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CAPITULO IV MANUAL DE CONTROL INTERNO FINANCIERO CONTABLE

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CAPITULO IV

DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO FINANCIERO CONTABLE

QUE CONTRIBUYA A LA EVALUACIÓN Y CONTROL DE CREDITOS

OTORGADOS POR LAS ASOCIACIONES Y FUNDACIONES SIN FINES DE

LUCRO (ONG´S) A LOS MICROEMPRESARIOS DEL AREA METROPOLITANA DE

SAN SALVADOR.

1. GENERALIDADES

La propuesta tiene como propósito proveer una herramienta de control interno

financiero contable en el otorgamiento de créditos a los microempresarios, otorgados

por las asociaciones y fundaciones sin fines de lucro del área metropolitana de San

Salvador, el cual contribuirá a que estas organizaciones dispongan de un instrumento

que les permita una mayor efectividad en las operaciones financieras desarrolladas a

través del departamento de créditos de dichas instituciones.

Este manual es el resultado de la recopilación de datos, a través de la investigación

de campo realizada, la cual constituye la base para el desarrollo del mismo, ya que

de las conclusiones y recomendaciones derivadas de la investigación, determinamos

la necesidad que tienen las asociaciones y fundaciones sin fines de lucro (ONG´S)

de contar con un manual, el cual se considera que contribuirá en gran medida a una

adecuada gestión administrativa de las organizaciones no gubernamentales en el

departamento de créditos, beneficiando así a los microempresarios que utilizan estas

medidas de financiamiento para su desarrollo y de esa forma aumentar su

contribución en el crecimiento socioeconómico del país.


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2. OBJETIVOS 2.1 General Diseñar un manual de control interno financiero contable, para alcanzar una mayor

efectividad en la evaluación y otorgamiento de los créditos realizados por las

asociaciones y fundaciones sin fines de lucro (ONG´S) del área metropolitana de San

Salvador.

2.2 Específicos a) Identificar las áreas operativas, donde existen debilidades o es efectivo el control

interno financiero, respecto a las operaciones efectuadas por las asociaciones y

fundaciones sin fines de lucro (ONG´S) del área metropolitana de San Salvador.

b) Elaborar procedimientos sistemáticos y cronológicos en las operaciones de

financiamiento que realizan las asociaciones y fundaciones sin fines de lucro

(ONG´S) del área metropolitana de San Salvador.

c) Proporcionar una herramienta de control interno financiero contable que les

permita manejar adecuadamente las operaciones del departamento de créditos y

cobros de las organizaciones previamente referidas.

3. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA. La importancia de diseñar un manual de control interno financiero contable para el

otorgamiento de los créditos, consiste en la necesidad de controlar eficientemente las

operaciones que intervienen en el manejo de los préstamos otorgados.


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Con este documento, las organizaciones no gubernamentales estarán encaminadas

hacia una eficiente recuperación de sus cuentas por cobrar, que les permita disponer

de un nivel óptimo de recursos que les permitirá la oportunidad de cumplir con las

obligaciones a corto plazo, además ayudará en gran medida a la minimización de

gastos para la gestión operativa y administrativa de dichas organizaciones, en

especial en lo referente a los cobros, con lo que se espera que la cartera de clientes

morosos, se reduzca significativamente y por ende lograr una mayor eficiencia en la

gestión desarrollada.

Así mismo será de gran provecho para las personas involucradas en la toma de

decisiones.

4. JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA. En El Salvador, existen organizaciones no gubernamentales que se dedican a apoyar

al sector productivo de microempresarios, por medio del otorgamiento de créditos

para que pueden formar sus propios negocios y así generar fuentes de empleo, ya

que en su mayoría no son consideradas como sujetas de crédito por el sistema

financiero para ejecutar sus actividades en forma eficiente y oportuna y tomando en

cuenta la facilidad crediticia de estas organizaciones y evaluando que estas no

cuentan con las herramientas suficientes para el control evaluación y otorgamiento

de créditos es importante la implementación de un manual de control interno

financiero contable para el logro de sus objetivos.

El sector empresarial es cada día más importante para la economía nacional, ya que

es generadora de empleos, lo que hace cada vez más necesaria su capacitación, no

solo en aspectos productivos si no también en áreas como administración y finanzas,

de esta forma se contribuye al éxito empresarial de dicho sector que es apoyado por

las organizaciones no gubernamentales.


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La presentación de esta propuesta busca fundamentalmente orientar a las

organizaciones no gubernamentales, en la aplicación de esta herramienta tan valiosa

en el control interno financiero contable, facilitando de esta manera el manejo y

control eficiente del departamento de créditos y cobros.


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5. PROPUESTA DEL ESQUEMA PARA EL DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO FINANCIERO CONTABLE QUE CONTRIBUYA A LA EVALUACIÓN Y CONTROL DE CREDITOS OTORGADOS POR LAS ASOCIACIONES Y FUNDACIONES SIN FINES DE LUCRO (ONG`S) A LOS MICROEMPRESARIOS DEL AREA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR.

GENERALIDADES

OBJETIVOS

IMPORTANCIA

CARACTERISTICAS

POLITICAS

FASE I CONTROL INTERNO PARA LA EVALUACION Y OTORGAMIENTO DE LOS CREDITOS

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CREDITO

ASESORIA AL CLIENTE

ENTREGA DE SOLICITUD

ANALISIS DEL CREDITO

CONTRATACION DEL CREDITO

SUPERVISION Y MONITOREOFASE II

CONTROL INTERNO

PARA EL

COBRO, DE LOS

CREDITOS

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL COBROS DE LOS CREDITO

COBROS

SUPERVISION Y MONITOREO

FASE III CONTROL INTERNO PARA CONTABILIZAR LOS CREDITOS

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

PARA LA

CONTABILIZACIÓN DE LOS CREDITOS

CREDITOS

COBROS

CUENTAS INCOBRABLES


PLAN DE IMPLEMENTACION

CONTROL INTERNO

OTORGAMIENTO DE CREDITOS

RECUPERACION DE CREDITOS

CONTABILIZACION DE LOS CREDITOS

COMPONENTES DEL CONTROL QUE SE RELACIONAN EN EL OTORGAMIENTO DE LOS CREDITOS EL AMBIENTE DE CONTROL VALORACIÓN DEL RIESGO ACTIVIDADES DE CONTROL LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN SUPERVISION

COMPONENTES DEL CONTROL QUE SE RELACIONAN CON EL COBRO DE LOS CREDITOS VALORACIÓN DEL RIESGO ACTIVIDADES DE CONTROL LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN SUPERVISION

COMPONENTES DEL CONTROL QUE SE RELACIONAN EN LA CONTABILIZACION DE LOS CREDITOS VALORACIÓN DEL RIESGO

ACTIVIDADES DE CONTROL LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN SUPERVISION


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5.1 GENERALIDADES DEL MANUAL

5.1.1 GENERALIDADES

El manual de control interno financiero contable para el departamento de créditos de

las asociaciones y fundaciones sin fines de lucro (ONG´S), ha sido desarrollado

como un documento básico que describe en forma general los procedimientos y las

responsabilidades de las personas involucradas para cumplir con los objetivos

trazados.

El objeto de este manual es mejorar la evaluación y control en las operaciones que

se realizan al momento de otorgar los créditos, con el fin de darles una mayor

atención a los microempresarios que gozan de estos servicios.

GENERALIDADES

OBJETIVOS

IMPORTANCIA

CARACTERISTICAS

CONTROL NTERNO

POLITICAS

OTORGAMIENTO DE CREDITOS

CONTABILIZACION DE LOS CREDITOS

RECUPERACION DE CREDITOS


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Dicho manual es la base para la elaboración de toda la documentación que sirve de

guía para la ejecución adecuada de los encargados del departamento de créditos y

que además es esencial para el entrenamiento de los nuevos colaboradores.

5.1.1.1 OBJETIVOS

Los objetivos que se persiguen a través de este manual de control interno financiero

contable son:

Contar con una herramienta que les permita mejorar las operaciones financieras

en el área de créditos de las asociaciones y fundaciones sin fines de lucro

(ONG´S).

Proporcionar los procedimientos técnicos sistemáticos financieros necesarios

para definir y desarrollar adecuadamente la administración del área de créditos.

Facilitar a las asociaciones y fundaciones sin fines de lucro (ONG´S) los

flujogramas de procedimientos útiles para el àrea de créditos.

Diseñar un instrumento de control para el funcionamiento de las actividades y

operaciones del área de créditos. Donde se establecen las funciones y

responsabilidades de las personas que están a cargo del área de créditos, así

como aquellos que tengan relación directa con el área.

Lograr que la información proveniente del área de créditos sea confiable, útil y

oportuna para el proceso de toma de decisiones.


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5.1.1.2 IMPORTANCIA

El manual de control interno financiero contable es de mucha importancia, por que

permite a las asociaciones y fundaciones sin fines de lucro (ONG´S) establecer los

procedimientos necesarios para desarrollar cada una de las actividades en el

departamento de créditos, ya que es de vital importancia contar con una herramienta

técnica que sirva de guía a las personas involucradas en este proceso, también sirve

como un instructivo para facilitar la labor de las operaciones financieras relacionadas

con los créditos.

Con la creación de este manual se mejorarán las operaciones del departamento de

créditos, ya que este departamento debe optimizar sus actividades para ofrecer un

servicio eficaz y provechoso para los usuarios.

5.1.1.3 CARACTERISTICAS

Al aplicar el manual de control interno financiero contable en las asociaciones y

fundaciones sin fines de lucro se pueden mencionar las siguientes características

que señalan las razones concretas de por que se debe contar con esta herramienta:

Satisfacer las necesidades reales del departamento de créditos que cuente con

instrucciones apropiadas en los procedimientos establecidos para el uso y manejo

del manual.

Facilita los diferentes pasos a realizar mediante cada procedimiento en el

otorgamiento del crédito.

Presenta una redacción simple, corta y comprensible para que el personal del

àrea de créditos lo asimile fácilmente.


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5.1.1.4 CONTROL INTERNO

La estructura del control interno define el ámbito organizativo en la que se desarrolla

la función del control, teniendo como unidad de referencia el centro de

responsabilidad o de actividad, el cual es de utilidad en el control de programas y

actividades y se refiere a una unidad operativa de la organización.

5.1.1.4.1 El control administrativo Influye en el plan de la organización y los procedimientos y registros relacionados

con los procesos de decisión que llevan a la autorización de las transacciones por

parte de la dirección.

5.1.1.4.2 El control contable

Consiste en el plan de organización y los procedimientos y registros referentes a la

salvaguarde de los activos corrientes y a la fiabilidad de los registros financieros y, en

consecuencia, esta diseñado para proporcionar una razonable seguridad que:

Las transacciones se efectúan de acuerdo con la autorización general o

especifica de la administración.

Las transacciones se registran, según sea necesario; para permitir la

preparación de los estados financieros de acuerdo con los principios de

contabilidad generalmente aceptados o cuales quiera otros criterios aplicables

a tales estados; y para ejercer el control sobre los activos.

El acceso a los activos esta permitido únicamente con la autorización de la

dirección.


111

El activo corriente contabilizado se compara con las existencias físicas a

intervalos de tiempo razonables y se adoptan las medidas correspondientes

en el caso que existan diferencias.

5.1.1.5 POLITICAS

Las políticas deberán estar encaminadas a minimizar el riesgo a través de un

eficiente proceso de control del otorgamiento y seguimiento de los créditos,

definiendo los limites de autorización delegados por la administración superior a las

diferentes instancias para autorizar créditos, así también definir los términos y

condiciones de los mismos

5.1.1.5.1 Políticas para el otorgamiento de los créditos

a. Sujetos de crédito Los sujetos de crédito son las personas que tengan la capacidad financiera

empresarial y solvencia moral comprobada para poder pagar y que cumplan con los

siguientes requisitos:

No deberá ser menor de edad de 18 años, ni mayor de 60 años; así como

tampoco podrá ser incapacitado por la ley para adquirir responsabilidades.

Deberá contar con referencias crediticias y estas deberán ser verificadas.

Tener una dirección exacta de fácil acceso, de referencia estable en los

últimos dos años.

Saber leer y escribir.


112

b. Montos Los montos máximos a otorgar dependerán del análisis económico financiero que se

practique al cliente para la capacidad de pago, para el cual contamos con los

montos de crédito a autorizar los cuales se detallan en la tabla siguiente:

DESDE HASTA $ 300.00 $ 500.00

$ 501.00 $ 1,000.00

$ 1,001.00 $ 1,500.00

$ 1,501.00 $ 2,000.00

$ 2,001.00 $ 2,500.00

c. Plazos

El plazo mínimo será de veinte días, y el plazo máximo para otorgar un crédito será

de un mes dependiendo siempre y cuando del monto que el cliente solicite y su

respectiva capacidad de pago.

d. Refinanciamientos

Se define como refinanciamiento, el otorgamiento de un nuevo crédito o el cambio en

las condiciones pactadas o establecidas en el crédito inicial. Los refinanciamientos se

aprobaran bajo las siguientes condiciones:

Haber cancelado como mínimo el 50% del crédito actual y sin ningún atraso

en el pago de las cuotas durante el tiempo transcurrido.


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Al aprobar un refinanciamiento se deberá evaluar al cliente como si se le

volviera a otorgar nuevamente el crédito, consecuentemente, se deberá

analizar la capacidad de pago del cliente, verificar la realidad de sus ingresos

y conocer a profundidad sus compromisos actuales.

Todos los refinanciamientos aprobados deberán llevar una condición especial,

indicando que en caso de mora, el plazo del crédito se dará por vencido y la

obligación será exigible de inmediato.

e. Documentación mínima requerida Para proceder a evaluar y resolver las solicitudes de crédito, se deberá obtener

como mínimo la siguiente información:

Datos generales del solicitante.

Constancia de ingresos del solicitante.

Se pedirá un mínimo de dos referencias comerciales o una que sea

sustancialmente superior al crédito que se encuentra solicitando.

Estas referencias no deberán tener más de dos años de antigüedad y aun

cuando se presenten por escrito deberán observar esta regla.

Copia del Documento Único de Identidad (DUI) del deudor.

Copia del Numero de Identificación Tributaria (NIT) del deudor.

5.1.1.5.2 Políticas para el cobro y recuperación de los créditos

a. Cobros normales

La empresa deberá asignar un cobrador para realizar la gestión de cobro, de

acuerdo a la ubicación y destinatario de los clientes.


114

El área de créditos y cobros deberá realizar recordatorios a los clientes a

través de una llamadas telefónica una semana antes del vencimiento de la

cuota.

El área de créditos y cobros emitirá mensualmente el estado de cuenta de los

clientes y se remitirá previamente a los clientes para que efectúe el pago

respectivo.

b. Recuperación de cuentas incobrables

En caso que el crédito se recupere por la vía judicial el cliente incurrirá en los

siguientes costos:

Luego de gestionar en varias ocasiones los cobros y al no tener resultados

favorables, se procederá a la recuperación por la vía judicial.

Las costas procesales generadas por recuperación de cuentas morosas,

serán cargados a los créditos.

5.1.1.5.3 Políticas para la contabilización de los créditos

Los registros se llevaran en castellano, y presentados en moneda de curso

legal.

El periodo contable será considerado del 01 de enero al 31 de diciembre de

cada año.

Mensualmente se hará provisión para cuentas incobrables del 1%, sobre el

saldo de las cuentas por cobrar el cual será ajustado al 31 de diciembre de

cada ejercicio impositivo.


115

Para que una cuenta de un cliente sea disminuida o aumentada deberá

aplicarse el principio de realización, el cual reflejara los movimientos en el

momento real del evento.


116

FASE I 5.2 OTORGAMIENTO DE LOS CREDITOS

En la fase I, se detallan los procedimientos que se deben de aplicar en el

otorgamiento del crédito como las normas y procedimientos en forma cronológica en

cada uno de los contenidos siguientes; asesoría al cliente, entrega de solicitud,

análisis de la solicitud de crédito, contratación del crédito y supervisión y monitoreo

que es quien revisa que cada uno de los procedimientos sean ejecutados según el

esquema presentado.

Los componentes del control interno que se relacionan con el otorgamiento de los

créditos de detallan a continuación:

FASE I

CONTROL INTERNO

PARA LA

EVALUACION Y OTORGAMIENTO

DE LOS DE CREDITOS

COMPONENTES DEL CONTROL QUE SE RELACIONAN EN EL OTORGAMIENTO DE LOS CRÉDITO • AMBIENTE DE CONTROL

• LA VALORACIÓN DEL RIESGO

• ACTIVIDADES DE CONTROL

• LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

• SUPERVISION

NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS

EN EL

OTORGAMIENTO

DE LOS CREDITOS

ASESORIA AL CLIENTE

ENTREGA DE SOLICITUD

ANALISIS DE LA SOLICITUD DE CREDITO

CONTRATACIÓN DEL CRÉDITO



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a. El ambiente de control Establece el entorno de una organización, influyendo la conciencia de control de las

personas. Constituye el fundamento de los componentes del control interno,

proporcionando disciplina en la estructura de la organización, este componente lo

asociamos con la asesoría al cliente ya que encierra la estructura del recurso

humano según detalle:

Integridad y valores éticos, es la sana integridad y los valores éticos,

particularmente en la alta administración, han sido desarrollados,

comprendidos y adoptados, fijando el estándar de conducta.

Comité de dirección, es la junta de directores que emite y ejercita la

responsabilidad al momento de los equívocos.

Filosofía de dirección, es estilo del administrador y los controles a ejercer.

Estructura organizativa, es la que soporta el alcance de un eficaz control

interno, la autoridad y responsabilidad.

b. La valoración del riesgo

Es la identificación de la entidad y el análisis de los riesgos importantes para lograr

los objetivos formando una base para la determinación de cómo los riesgos deben

ser manejados, este componente lo asociamos con lo que es la contratación del

crédito ya que la organización se esta arriesgando al aprobar un crédito que este sea

recuperable o que no lo sea.


118

c. Actividades de control Las constituyen las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que las

directrices de la administración son llevadas a cabo, este componente lo

relacionamos con todos los procedimientos ya que se relaciona con: Asesoría al

cliente, entrega de solicitud, análisis de la solicitud de crédito, contratación del

crédito y la supervisión y monitoreo.

d. La información y comunicación Representan la identificación, captura el intercambio de la información en forma y

tiempo que permita al personal llevar a cabo sus responsabilidades, de igual forma

relacionamos todos los procedimientos en este componente ya que para que una

organización funcione debe existir comunicación entre los compañeros de trabajo.

e. Supervisión Es un proceso que asegura la calidad del control interno sobre el tiempo, en cuanto

la supervisión se asocia a los procedimientos que aplicamos en el monitoreo de cada

fase para disponer de la transparencia de cada uno de los pasos ejecutados.

Debido al incremento en el número de ONG´S que desean administrar programas de

créditos, es imprescindible que cada una de estas organizaciones dispongan de un

manual de procedimientos para el otorgamiento de créditos, en el cual se definan los

distintos pasos a seguir, lo cual ayudaría a una mayor agilización en el trámite de un

crédito, ya que esto beneficiaría a la organización.

Este, manual es la expresión de los procedimientos administrativos a través de los

cuales se canaliza la actividad operativa, como también la formulación de normas

básicas a las cuales deberán ajustarse los empleados.


119

NORMAS

ONG: MGYML

PROCESO: OTORGAMIENTO DE CREDITOS

SUB-PROCESO: ASESORIA AL CLIENTE (1)

OBJETIVO: Crear la necesidad de adquirir créditos con nuestras organizaciones.

NORMAS

1. Brindar al cliente seguridad, seriedad y responsabilidad en cuanto al

servicio que la organización proporciona, que el cliente se sienta satisfecho

con el ejecutivo que le esta brindando la asesoría.

2. Que el cliente despeje todas las interrogantes con relación al servicio que la

organización brinda.

3. Hacer sentir al cliente que es de mucha importancia para la organización,

por tal deberá ser tratado de la mejor manera posible.

4. Citar los beneficios que el cliente puede tener al adquirir un crédito, como

agilidad en el proceso de otorgamiento del crédito, intereses y montos de

crédito dependiendo del tiempo que lo este solicitando (plazo), etc.

5. Para concluir con la asesoría el cliente deberá sentir que encontró lo que

buscaba.


120

PROCEDIMIENTOS

DESCRIPCION RESPONSABLE

1. Se presenta a la organización a solicitar

información sobre las líneas de créditos

Cliente

2. Informa y asesora sobre las líneas de

crédito.

3. Da a conocer los montos mínimos y

máximos que se otorgan.

4. Proporciona información sobre los

plazos concedidos para el pago de los

créditos.

5. La tasa de interés dependiendo del

monto y plazo de crédito.

6. Requisitos que debe cumplir para ser

objeto de crédito.

7. Fin

Ejecutivo de créditos

PROCCIFC001


121

FLUJOGRAMA ONG: MGYML


SUB-PROCESO: ASESORIA AL CLIENTE (1) CLIENTE EJECUTIVO DE CREDITOS

Se presenta a la organización a solicitar información sobre las

líneas de créditos

Informa y asesora sobre las líneas de

crédito

Da a conocer los montos mínimos y máximos que se

otorgan

Proporciona información sobre los plazos

concedidos para el pago de los créditos

Inicio

Indica la tasa de interés dependiendo del monto

y plazo de crédito

Informa sobre los requisitos que debe

cumplir para ser objeto de crédito

Fin


122

NORMAS

ONG: MGYML


SUB-PROCESO: ENTREGA DE SOLICITUD AL CLIENTE (2)

NORMAS

1. La solicitud de crédito tendrá plasmado el nombre y los apellidos del

solicitante de la misma forma que se encuentra en su DUI y respectivo NIT.

2. En caso de aquellas personas que suelen ser socialmente conocidas por

otros nombres no deberán ser utilizados para este tipo de trámite.

3. La dirección sea esta rural o urbana, deberá contener lo siguiente: Número o

nombre de la calle; número de vivienda; nombre de colonia o barrio; nombre

de la ciudad o población con su respectivo departamento.

4. En caso de las locaciones rurales podrán utilizarse los puntos de referencias,

pero como una ayuda para encontrar las direcciones de los solicitantes y

siempre deberán ser antecedidos por una dirección formal.

5. Los montos a otorgar son: El mínimo es de trescientos dólares y el máximo

haciende a dos mil quinientos dólares.


123

PROCEDIMIENTOS


1. Se le entrega la solicitud de

crédito

2. Recibe la solicitud

3. Llena la solicitud de créditos y le

adjunta la documentación

indicada en la solicitud.

4. Regresa a la organización con la

solicitud llena con sus respectivos

anexos dos días después de

entregarle la solicitud.

5. Entrega la solicitud llena al

ejecutivo de créditos

6. Recibe la solicitud con los

requisitos solicitados para por

entrar al proceso de crèdito.

7. Fin


Cliente


PROCCIFC002


124

FLUJOGRAMA

ONG: MGYML


SUB-PROCESO: ENTREGA DE SOLICITUD AL CLIENTE (2)

EJECUTIVO DE CREDITO

CLIENTE

Inicio

Entrega la solicitud de

crédito

Recibe la solicitud

Llena la solicitud de crédito y le adjunta la

documentación necesaria

Entrega la solicitud al ejecutivo de

créditos

Recibe la solicitud con sus anexos

Fin

Regresa a la organización con la solicitud llena con sus respectivos

anexos


125

NORMAS ONG: MGYML


SUB-PROCESO: ANALISIS DE LA SOLICITUD DE CREDITO (3)

OBJETIVO: Evaluar las solicitudes de créditos para su aprobación o denegación

NORMAS

1. La investigación incluye todos aquellos pasos orientados a comprobar la

veracidad de los datos proporcionados por el solicitante, establecer su

capacidad económica al momento de hacer los pagos.

2. Una vez se haya obtenido el resultado satisfactorio en la investigación del

solicitante, se informará vía telefónica a este, sobre la aprobación del crédito

y a través de una carta, las condiciones del mismo.

3. Las solicitudes de crédito serán rechazadas, cuando se dieren cualquiera de

las siguientes condiciones:

a. Cuando los solicitantes aparezcan con malas referencias comerciales.

b. Cuando no aparezcan en las empresas referidas, pero que a través de la

investigación se determine que tiene mala experiencia crediticia en otras

organizaciones de crédito


126

c. Cuando los solicitantes vivan en lugares de difícil acceso y cuya residencia

no se pueda verificar por los mismos motivos, imposibilitando así

cualquier otra gestión futura de cobro

d. clientes con quienes no se tenga la suficiente experiencia crediticia, los

menores de dieciocho años ni los mayores de sesenta años, así como

los jubilados


127

PROCEDIMIENTOS

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

1. Inicio

2. Entrega la solicitud de crédito

para su respectivo análisis


3. Revisa la solicitud que este

completamente llena con sus

respectivos anexos

4. Análisis financiero para

determinar la capacidad de pago

5. Confirma, referencias personales

y referencias comerciales

6. Realiza visitas para confirmar la

información

7. Posterior al análisis financiero,

remite el expediente con sus

observaciones y

recomendaciones al comité de

créditos

Analista de créditos

8. Recibe el expediente con sus

respectivas observaciones

9. Analiza y discute la solicitud de

crédito para aprobarlo o denegarlo

Comité de créditos

10. Recibe la resolución para notificar

al cliente el resultado luego de

transcurrir ocho días hábiles

Servicio al cliente


128



SUB-PROCESO: ANALISIS DE LA SOLICITUD DE CREDITO (3)

EJECUTIVO DE

CREDITOS

ANALISTA DE CREDITOS

COMITÉ DE CREDITOS

SERVICIO AL

CLIENTE

Inicio

Entrega la solicitud de crédito para su respectivo análisis

Confirma, referencias personales y referencias

comerciales

Realiza visitas para confirmar la información

Recibe el expediente con sus respectivas

observaciones

Fin

Revisa la solicitud que este completamente

llena con sus respectivos anexos

Posterior al análisis financiero, remite el expediente con sus

observaciones y recomendaciones al comité de créditos

Recibe la resolución para

notificar al cliente el resultado

Análisis financiero para determinar la capacidad

de pago

Analiza y discute la solicitud de crédito para aprobarlo o

denegarlo


129

NORMAS ONG: MGYML


SUB-PROCESO: CONTRATACION DEL CREDITO (4)

OBJETIVO: Documentar el desembolso realizado al beneficiario

NORMAS

1. Todos los comprobantes para la contratación del crédito, deberán estar

firmados de aceptado por el cliente.

2. Los pagarés deberán ser firmados por el cliente, al igual que la carta

compromiso.

3. Para realizar el proceso de elaboración del cheque se deberá verificar la

documentación de autorización del crédito con su respectiva firma de

autorización por el comité de crédito.

4. Entregar al cliente la calendarización del vencimiento de sus cuotas a partir

de la fecha de contratación del crédito.


130

PROCEDIMIENTOS


1. Remite expediente a la unidad de

contratación

Servicio al cliente

2. Recibe expediente.

3. Elabora documento de

contratación del crédito.

4. Coordina con cliente la fecha de

contratación del crédito.

5. Lleva a cabo la contratación del

crédito.

Unidad de contratación

6. Firma documento de contratación

de crédito

Cliente

7. Traslada expediente para trámite

de cheque

Unidad de contratación

8. Recibe el expediente para el

trámite del cheque

correspondiente

9. Elabora el cheque

Auxiliar de créditos

PROCCIFC004


131

10. Recibe el cheque

11. Entrega cheque al cliente

Servicio cliente

11. Recibe el cheque y firma

12. Fin

Cliente


132



SUB-PROCESO: CONTRATACION DEL CREDITO (4)

SERVICIO AL

CLIENTE

UNIDAD DE

CONTRATACION

AUXILIAR DE

CREDITOS Y

COBROS

CLIENTE

Inicio

Remite expediente a la unidad de contratación

Recibe expediente

Elabora documento de contratación del

crédito

Se le avisa al cliente la fecha de contratación del

crédito

Traslada expediente para

trámite de cheque

Firma documento de contratación de

crédito

Lleva a cabo la contratación del

crédito

Recibe el expediente para el trámite del

cheque correspondiente

Recibe expediente con cheque y

entrega cheque al cliente

Recibe el cheque y firma de recibido

Fin


133

NORMAS

ONG: MGYML


SUB-PROCESO: SUPERVISION Y MONITOREO DEL PROCESO PARA EL OTORGAMIENTO DEL CREDITO (5)

OBJETIVO: Verificar el cumplimiento de las normas y procedimientos de crédito.

NORMAS

1. El área de supervisión y monitoreo deberá realizar trimestralmente la

verificación de los procedimientos establecidos en el proceso de otorgamiento

de crédito, con el fin de garantizar el fiel cumplimiento de las políticas y

normas. Esto deberá realizarse dentro de los primeros diez días hábiles del

mes inmediato superior al mes a evaluar.

2. Para efectuar el análisis se deberá seleccionar aleatoriamente un 25% de los

expedientes de clientes a los cuales se haya otorgado crédito durante el

trimestre anterior.

3. El área de supervisión y monitoreo deberá estar encaminada a proporcionar

acciones preventivas, correctivas y de mejoramiento, para optimizar el

funcionamiento en el proceso de otorgamiento de créditos.

4. Deberán garantizarse la autenticidad de los créditos, a través de la verificación

de los documentos legales ( DUI, NIT y solicitud de crédito ) que respaldan

dichas operaciones. Será necesario verificar el cumplimiento del tiempo que se

le indicó al cliente que obtendría una respuesta afirmativa o negativa.


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PROCEDIMIENTOS DESCRIPCION RESPONSABLE

1. Inicio.

2. Revisar el cumplimiento de las

normas y procedimientos en cada

proceso de crédito.

3. Verifica que los procedimientos

hayan sido ejecutados en cada uno

de los proceso para el otorgamiento

del crédito.

4. Revisa que los créditos aprobados

tengan el soporte correspondiente.

5. Revisa el cumplimiento del tiempo

en el proceso del otorgamiento de

los créditos.

6. Envía el informe al administrador de

las observaciones durante la

supervisión.

Jefe de créditos

PROCCIFC005


135

7. Recibe el informe de la supervisión

ejecutada por el jefe del comité de

créditos.

8. Tomar acciones correctivas para

ser ejecutadas.

9. Fin

Director


136



SUB-PROCESO: SUPERVISION Y MONITOREO (5)

JEFE DE CREDITOS

DIRECTOR

Inicio

Verifica que los procedimientos hayan

sido ejecutados en cada uno de los proceso para

el otorgamiento del crédito

Revisar el cumplimiento de las normas y

procedimientos en cada proceso de crédito

Revisa que los créditos aprobados tengan el

soporte correspondiente

Revisa el cumplimiento del tiempo en el proceso del otorgamiento de los

créditos

Envía el informe al gerente general de las

observaciones durante la supervisión Tomar acciones

correctivas para ser ejecutadas

Fin

Recibe el informe de la supervisión ejecutada por el jefe del comité

de créditos


137

FASE II 5.3 COBRANZA DE LOS CREDITOS

En la fase II, se encuentran los procedimientos adecuados que utilizamos para la

recuperación de los créditos como se muestran en el esquema siguiente:

Los componentes del control interno que se relacionan en la fase II de la cobranza de

los créditos se detallan a continuación:

a. La valoración del riesgo

La organización deberá ser consciente de los riesgos y enfrentarlos. Debe señalar

objetivos, también debe establecer mecanismos para identificar, analizar y

administrar los riesgos relacionados en la evaluación y análisis de la solicitud del

crédito.

El reporte financiero de cuentas por cobrar, es el que representa en forma clara y

detallada el record crediticio y permite el análisis e identificación de riesgos sobre la

divulgación de los créditos, en base al reporte se determinan las cuentas incobrables

FASE II

CONTROL INTERNO

PARA EL

COBRO, DE LOS CREDITOS

COMPONENTES DEL CONTROL QUE SE RELACIONAN CON EL COBRO DE LOS CREDITOS • LA VALORACIÓN DEL

RIESGO • ACTIVIDADES DE

CONTROL • LA INFORMACIÓN Y

COMUNICACIÓN • SUPERVISION

NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS

EN LOS

COBROS DE LOS

CREDITOS

COBROS



138

A efecto de gestionar la recuperación de estos según procedimientos previamente

establecidos.

Los riesgos de control, la organización identifica y analiza los datos presentados que

tan confiables estos pueden ser, de hecho por más controles que lleven la

organización siempre cabe de posibilidad del riesgo sobre todo cuando se trata de

aprobar un crédito y desde luego la recuperación del mismo.

b. Actividades de control Se debe establecer y ejecutar políticas y procedimientos para asegurar que se están

aplicando efectivamente las acciones indicadas por la administración como

necesarias para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos de la

organización, de tal forma que se establecen procedimientos de verificación

orientados a revisar procesos, gestiones y políticas de cobro.

c. La información y comunicación Los mecanismos de información y comunicación son de gran importancia en la fase

de cobro ya que es de donde sobrevive la organización por lo tanto se le da prioridad

en la comunicación la gestión adecuada de las personas encargadas de realizar esta

actividad por ello la organización ayuda a capturar e intercambiar la información

necesaria para conducir, administrar y controlar todos los procedimientos

relacionados a la cobranza de los créditos.


139

d. Supervisión

Este componente es indispensable en la fase de cobros y recuperación de créditos

por lo tanto la supervisión se debe realizar de forma especifica para no omitir ningún

detalle según las políticas, normas y procedimientos aplicados en el procedo de

cobranza.

Clasificación de la cartera de créditos:

CATEGORIA

DESCRIPCIÓN

“A”

Son aquellos créditos que no presentan

dudas respecto a su recuperación, si es

posibles realizan los pagos antes del

vencimiento de la fecha indicada

“B”

Esto significa que el deudor puede

atender la totalidad de sus obligaciones

financieras, sin embargo existen

situaciones que de no ser controladas o

corregidas en su oportunidad, podrían

comprometer la capacidad futura de pago

del deudor


140

“C”

Esto quiere decir que el deudor tiene

problemas para atender normalmente la

totalidad de sus compromisos financieros,

que de no ser corregidos pueden resultar

en una pérdida para la organización.

“D”

Significa que es altamente improbable

que el deudor pueda atender a la

totalidad de sus compromisos financieros.

El deudor no puede pagar ni capital ni

intereses, presentando una situación

financiera crítica.

“E”

Esto quiere decir que las deudas son

consideradas incobrables pese a que

pueda existir un valor de recuperación

bajo en el futuro. El deudor ha

suspendido sus pagos. Además, se

encuentra en estado de insolvencia

decretada.

Aporte de Equipo de Tesis


141

NORMAS

ONG: MGYML

PROCESO: RECUPERACIÓN DE CREDITOS

SUB-PROCESO: COBROS (1)

OBJETIVO: Establecer los procedimientos para la eficaz recuperación de las

cuentas moratorias.

NORMAS

1. La efectiva administración de las cobranzas será responsabilidad del jefe de

créditos y cobros ya que este deberá rendir cuentas al gerente general.

2. Todo cheque recibido deberá ser reservado inmediatamente.

3. El efectivo recibido por los cobros efectuados diariamente, deberá ser

remesado el mismo día o más tardar el día siguiente por la mañana sin

contratiempo alguno.

4. Los cheques recibidos por los cobros deberán ser emitidos a nombre de la

organización en ningún momento el cheque podrá ser emitido a nombre de

tercera persona, con el fin de evitar la malversación o desvío de los fondos

provenientes de los cobros, se deberá contratar póliza de seguro de fidelidad

para el personal involucrado en el proceso de cobro y manejo del efectivo

recibido.


142

PROCEDIMIENTOS


1. Inicio.

2. Prepara reporte de cuentas por

cobrar.

3. Envía reporte de cuentas por

cobrar al jefe del comité de

créditos.

Asistente de créditos

4. Recibe el reporte de las cuentas

por cobrar.

5. Revisa detalladamente el reporte

de las cuentas por cobrar.

6. En base al reporte ya revisado

elabora los planes de cobro, es

decir el detalle de los clientes

donde realizara los cobros.

7. Envía planes de cobros a los

cobradores.

Jefe de créditos

PROCCIFC006


143

8. Reciben los planes de cobros

para ejecutarlos.

9. Realizan los respectivos cobros

según el plan de cobros.

10. Luego de realizar los cobros,

preparan reporte con los cobros

realizados.

11. Envían reporte de los cobros

realizados.

Cobradores

12. Reciben reporte con el efectivo y

sus respectivos recibos de cada

cliente.

13. Revisan que los recibos

pertenezcan al cliente según el

reporte.

14. Preparan remesa y la envían al

banco para el debido depósito.

15. Fin

Encargada de caja


144




ASISTENTE DE CREDITOS

JEFE DE CREDITOS

COBRADORES

ENCARGADO DE CAJA

Inicio

Prepara reporte de cuentas por cobrar

Revisa detalladamente el

reporte de las cuentas por cobrar

Envía reporte de cuentas por cobrar al

jefe del comité de créditos

Reciben los planes de cobros para ejecutarlos

Fin

Recibe el reporte de las cuentas por

cobrar

En base al reporte ya revisado elabora los planes de cobro

Envía planes de cobros a los cobradores

Luego de realizar los cobros, preparan

reportes

Envían reporte de los cobros realizados

Revisan que los recibos pertenezcan al

cliente según el reporte

Preparan remesa y la envían al banco para

el depósito

Reciben reporte con el efectivo y sus

respectivos recibos de cada cliente


145

NORMAS ONG: MGYML



OBJETIVO: Verificar el cumplimiento de las políticas, norma y procedimientos de cobros.

NORMAS

1. El área de supervisión y monitoreo deberá realizar trimestralmente una

revisión completa para verificar que se cumplió con la aplicación de

políticas, normas y procedimientos establecidos. Esto deberá realizarse

dentro de los primeros diez días hábiles del mes inmediato superior del

trimestre a evaluar.

2. Para efectuar el análisis se deberán seleccionar aleatoreamente del auxiliar

de cuentas por cobrar, los clientes a los cuales se les haya otorgado crédito

durante el trimestre anterior.

3. El área de supervisión y monitoreo deberá estar encaminado a proponer

acciones preventivas, correctivas y de mejoramiento, para optimizar el

funcionamiento de cualquier área, operación o recurso necesario para la

recuperación de los créditos

4. Deberá garantizarse la probabilidad de recuperación de los créditos, a

través de la verificación de los documentos legales que respaldan los

créditos otorgados.

5. Será necesario verificar el cumplimiento de cada proceso para la

recuperación de dichos créditos.


146


1. Inicio

2. Selecciona aliatoreamente el 25%

de la cartera de clientes del

trimestre anterior sobre los

reportes de cuentas por cobrar

que se le proporcionan para que

realice las revisiones pertinentes.

3. Revisa el cumplimento de los

procedimientos para la

recuperación de créditos.

4. Verifica que se hayan realizado

las cobranzas en el tiempo

estipulado de estos clientes.

5. Luego de culminar con la

supervisión de los clientes

escogidos al azar, prepara

informe con las observaciones.

Jefe de créditos

PROCCIFC007


147

6. Envía el informe a la gerencia

general con las observaciones

encontradas por el área de

supervisión y monitoreo.

7. Recibe informe del área de

supervisión y monitoreo de la

cobranza realizada.

8. Analiza el informe y evalúa las

observaciones para ponerlas en

marcha.

9. Fin

Director


148




JEFE DE CREDITOS

DIRECTOR

Inicio

Selecciona aleatoriamente el 25% de la cartera de clientes del trimestre

anterior

Revisa el cumplimento de los procedimientos para la recuperación de créditos

Verifica que se hayan realizado las cobranzas en

el tiempo estipulado de estos clientes

Luego de culminar con la supervisión de los clientes escogidos al azar, prepara

informe con las observaciones

Envía el informe a la gerencia general con las

observaciones encontradas en la supervisión y

monitoreo Analiza el informe y evalúa las observaciones para ponerlas en marcha

Fin

Recibe informe de la supervisión y monitoreo de la cobranza realizada


149

FASE III 5.4 CONTABILIZACION DE LOS CREDITOS

En la fase III, se encuentra la contabilización de los créditos otorgados por las

Asociaciones y Fundaciones sin fines de lucro (ONG´S), aplicando los las normas y

procedimientos idóneos a cada uno de los contenidos según se muestran en el

esquema propuesto.

Los componentes del control interno que se relacionan en la fase III relacionada con

la cobranza de los créditos otorgados por las Asociaciones y Fundaciones sin fines

de lucro (ONG´S), son los siguientes:

a. Las actividades de control Son aquellas que realizan las gerencias de la organización para cumplir diariamente

con las actividades asignadas. Estas actividades están expresadas en las políticas y

procedimientos.

FASE III

EL CONTROL

INTERNO

PARA EL REGISTRO

CONTABLE DE LOS CREDITOS

COMPONENTES DEL

CONTROL QUE SE RELACIONAN EN LA

CONTABILIZACION DE LOS CRÉDITOS

ACTIVIDADES DE

CONTROL EVALUACIÓN DEL

RIESGO SUPERVISION

NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS PARA

CONTABILIZAR LOS CREDITOS

CREDITOS

COBROS

CUENTAS INCOBRABLES



150

Ejemplo de estas actividades son aprobación y autorización; conciliación;

segregación de funciones; salvaguarda de activos; indicadores de desempeño;

análisis y registros de información veraz y oportuna; revisión de informes; controles

sobre procedimientos de información.

Las actividades de control son importantes, no solo porque en si misma implican la

forma correcta de los registros contables, sino debido a que son el medio idóneo de

asegurar una información confiable, debido a ello este componente lo relacionamos

con el registro contable del crédito, cobro, cuentas incobrables y supervisión y

monitoreo.

c. Evaluación de riesgos Es la base para determinar que en cualquier control aplicado cabe la posibilidad del

riesgo, se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos

específicos asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la

organización como en el interior de la misma.

La evaluación de riesgos debe ser una responsabilidad ineludible para todos los

niveles que están involucrados en el logro de los objetivos.

c. Supervisión

Es un proceso evalúa acciones ejecutadas en la fase de contabilización de los

créditos, y operaciones derivadas para establecer si hay desviaciones y adoptar

medidas correctivas que mantengan la acción dentro de los límites establecidos, el

propósito del control es tomar acciones correctivas para asegurar el cumplimiento de

los objetivos de la organización en los procedimientos contables del crédito, cobros y

cuentas incobrables.


151

NORMAS

ONG: MGYML

PROCESO: CONTABILIZACIÓN

SUB-PROCESO: CREDITOS (1)

OBJETIVO: Contabilizar los créditos otorgados a diario

NORMAS

1. Revisar que todo expediente de crédito contenga la documentación respectiva

según lo señalado en la fase I.

2. Para la contabilización de los créditos es indispensable hacer la codificación

respectiva basándonos en el manual y catalogo aplicación de cuentas.

3. Todo crédito otorgado deberá registrarse por separado para minimizar tiempo

al momento de conciliar saldos.

4. Los registros contables por los créditos otorgados deberán registrarse

diariamente a más tardar el día siguiente de haberse efectuado la contratación

respectiva.


152

PROCEDIMIENTOS


1. Inicio.

2. Revisa los reportes que recibe del

departamento de créditos y

cobros.

3. Revisa el correlativo y cálculos

aritméticos de los comprobantes.

4. Codifica y prepara los registros

para su respectiva contabilización.

5. Saca impresos los registros que

ha contabilizado.

6. Envía los registros impresos al

contador general.

Auxiliar contable

7. Recibe las partidas de diario y las

revisa, cuentas contables y

cálculos aritméticos.

8. Luego de revisar los registros los

firma y los aprueba.

Contador general

PROCCIFC008


153

9. Envía los registros para que los

archive el auxiliar contable.

10. Recibe y archiva los documentos

y elabora conciliación de saldos

contables contra reporte del

departamento de créditos.

11. Fin

Auxiliar contable


154



SUB-PROCESO: CREDITOS (1)

AUXILIAR CONTABLE

CONTADOR GENERAL

Inicio

Revisa los reportes que recibe del departamento de créditos y cobros

Saca impresos los registros que ha contabilizado

Recibe las partidas de diario y las revisa, cuentas contables

y cálculos aritméticos

Fin

Revisa el correlativo y cálculos aritméticos de los

comprobantes.

Codifica y prepara los registros para su respectiva

contabilización

Luego de revisar los registros los firma y los aprueba

Recibe y archiva los documentos y elabora conciliación de saldos

contables contra reporte del departamento de créditos

Envía los registros impresos al contador

general

Envía los registros para que los archive el auxiliar

contable


155

NORMAS

ONG: MGYML



OBJETIVO: Contabilizar los cobros realizados

NORMAS

1. Deberán contabilizarse a diario los abonos de los clientes, los registros

contables no deberán de estar atrasados en más de dos días hábiles.

2. Antes de contabilizar cualquier crédito se deberá codificar según la

nomenclatura del catalogo de cuentas y manual de aplicación.

3. A todo crédito nuevo se deberá asignarle un número correlativo para no hacer

aplicaciones a clientes que no corresponde.

4. Asegurarse que los abonos se apliquen al cliente correcto, de esta manera no

se duplicará el trabajo al momento de conciliar saldos.

5. Todo cheque recibido deberá ser reservado inmediatamente y remesarlo en

su respectiva cuenta; sí el banco lo rechaza, la comisión que cobra será

aplicado al cliente por emitir cheques sin fondos o con errores de escritura.


156


1. Inicio

2. Recibe el reporte de cobros y revisa

que este con sus anexos

correspondientes.

3. Revisa que cada recibe descrito en el

reporte este de soporte con sus

respectivas remesas.

4. Realiza las sumatorias

correspondientes y luego codifica

para contabilizar los registros

5. Luego de contabilizar los cobros saca

impresos los registros contables.

6. Envía los registros impresos al

contador general.

7. Recibe los registros contables

elaborados por el auxiliar contable.

Auxiliar de contabilidad

Contador general

PROCCIFC009


157

8. Revisa las cuentas aplicadas y hace

cálculos aritméticos y los autoriza y

firma de revisado.

9. Envía los registros ya firmados al

auxiliar contable para que los

archive.


firmados por el contador general y los

archiva

11. Fin

Auxiliar de contabilidad


158




AUXILIAR CONTABLE

CONTADOR GENERAL

Inicio

Recibe el reporte de cobros y revisa que éste con sus

anexos correspondientes

Recibe los registros contables elaborados por el auxiliar

contable

Fin

Revisa que cada recibo escrito en el reporte éste con

su respectiva remesa

Realiza las sumatorias correspondientes y luego codifica para su registro

Luego de contabilizar los cobros saca impresos los

registros contables

Revisa las cuentas aplicadas y hace cálculos aritméticos y los

autoriza y firma de revisado

Envía los registros impresos al contador general

Envía los registros ya firmados al auxiliar contable para que los

archive

Recibe los registros contables firmados por el contador

general y los archiva


159

NORMAS ONG: MGYML


SUB-PROCESO: CUENTAS INCOBRABLES (3)

OBJETIVO: Establecer los procesos para el control y registro contable de las

cuentas incobrables

NORMAS

1. Mensualmente se hará una provisión para las cuentas incobrables. La

provisión se registrará con un cargo a la cuenta de gastos provisión para

cuentas incobrables, y un crédito a la cuenta de balance reserva para cuentas

incobrables (cuenta complementaria de las cuentas por cobrar).

2. Luego de que pase un año y no se haya recibido ningún abono a la cuenta de

un cliente, este se considerará como incobrable. La cancelación de cuentas

incobrables deberán registrarse cargando la cuenta del balance reserva para

cuentas incobrables y un crédito a la cuenta de balance cuentas por cobrar o

documentos por cobrar según indique el catálogo de cuentas que se esté

utilizando.

3. En caso de recibir abono de las cuentas ya liquidadas se considerara como

otros Ingresos, siempre y cuando este corresponda a cuentas ya liquidadas

de un ejercicio anterior. Si este corresponde al mismo período se revierte la

provisión con una contra partida dejando de anexo la provisión antes

registrada.


160


1. Inicio

2. Recibe los documentos de las

cuentas incobrables

3. Revisa que los documentos

contengan los anexos

correspondientes

4. Realiza cálculos aritméticos y codifica

para registrarlos contables

5. Envía registros contables al contador

general para revisarlos

Auxiliar contable


elaborados por el auxiliar contable

7. Verifica, cálculos aritméticos y

cuentas contables, autoriza y firma los

registros

8. Envía registros contables al auxiliar

contable para que los archive.

Contador general

PROCCIFC010


161


revisados por el contador general y

los archiva.

10. Fin

Auxiliar contable


162

FLUJOGRAMA

ONG: MGYML


SUB-PROCESO: CUENTAS INCOBRABLES (3)

AUXILIAR CONTABLE

CONTADOR GENERAL

Fin

Inicio

Recibe los documentos de las cuentas incobrables

Revisa que los documentos contengan

los anexos correspondientes

Realiza cálculos aritméticos y codifica

para registrarlos contables

Envía registros contables al contador general para

revisarlos

Verifica, cálculos aritméticos y cuentas contables, autoriza y

firma los registros

Recibe los registros contables elaborados por el auxiliar contable

Envía registros contables al auxiliar contable para

que los archive

Recibe los registros contables revisados por el

contador general y los archiva.


163

NORMAS ONG: MGYML



OBJETIVO: Verificar el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos de

contabilización de las operaciones.

NORMAS

1. El área de supervisión y el monitoreo deberán realizarse mensualmente, con

el propósito de garantizar el fiel cumplimiento de las políticas, las normas y los

procedimientos establecidos por la organización. Esto deberá realizarse dentro

de los primeros diez días hábiles del mes inmediato superior al mes a evaluar.

2. Para efectuar la verificación se deberá tomar en cuenta las aplicaciones

contables que estén basados en las normas internaciones de contabilidad y

que se apeguen a la legislación Salvadoreña.

3. El área de supervisión y monitoreo deberían estar encaminados a proponer,

acciones preventivas y de mejoramiento, para optimizar el funcionamiento del

departamento de contabilidad.


164


1. Inicio

2. Solicita la documentación

correspondiente a los créditos

concedidos en el mes anterior

3. Verifica que por cada crédito

otorgado se haya realizado los

registros contables

correspondientes con su respectivo

soporte.

4. En base a la supervisión practicada

emite un informe sobre los

procedimientos contables aplicados

con recomendación

5. Envía informe a la gerencia general

con las recomendaciones que

considera necesarias tomar en

cuenta

Área de supervisión y monitoreo

PROCCIFC011


165

6. Recibe el informe resultado de la

supervisión por el contador general

7. Revisa y analiza el informe sobre la

supervisión y monitoreo de la

contabilización de los créditos y

cobros

8. Tomar acciones correctivas para

ejecutarlas en contabilidad

9. Fin

Director


166

FLUJOGRAMA

ONG: MGYML



AREA DE SUPERVISION Y MONITOREO

DIRECTOR

Fin

Solicita la documentación correspondiente a los

créditos concedidos en el trimestre anterior

Verifica que por cada crédito otorgado se haya

realizado los registros contables correspondientes con su respectivo soporte

Envía informe a la gerencia general con las

recomendaciones que considera necesarias tomar

en cuenta

Recibe el informe resultado del área de supervisión y

monitoreo

Inicio

En base a la supervisión practicada emite un informe sobre los

procedimientos contables aplicados con

recomendación

Tomar acciones correctivas para ejecutarlas en el

departamento de contabilidad

Revisa y analiza el informe sobre la supervisión y

monitoreo de la contabilización de los

créditos y cobros


167

ADMINISTRACION DE CREDITOS OBJETIVO

Establecer las acciones que permitan la administración de créditos aprobados a los

microempresarios.

ALCANCE

Aplica desde el asesoramiento al solicitante de las diferentes líneas de Créditos

hasta su otorgamiento.

RESPONSABILIDADES

Servicio al cliente: Informar y asesorar al solicitante sobre líneas de créditos, así como elaborar

cheque por desembolso.

Analista de Créditos: Visitar el lugar de trabajo del solicitante para verificar que la información

plasmada en la solicitud sea veraz

Departamento de Contabilidad: Contabilizar y registrar las transacciones generadas por el

otorgamiento del crédito.

DESARROLLO

INFORMACIÓN

Servicio al cliente: asesora sobre diferentes Líneas de crédito, recibe Solicitud de

Crédito y Desembolsa el Crédito


168

RECEPCIÓN DE SOLICITUD

Servicio al cliente, verifica que la solicitud contenga los datos indicados en ella;

solicita copia de DUI y NIT. Si el crédito es con pagare o letra de cambio solicita

original y endoso del mismo.

DESEMBOLSO

Servicio al cliente: elabora documentación que se adjunta al desembolso del crédito,

firma las hojas de concesión de crédito en apartado “Elaborado Por”, elabora cheque

por desembolso, entrega a Jefe de créditos.

Jefe de Créditos autoriza desembolso, firma toda la documentación adjunta, en

Comprobante de Concesión de préstamo firma en apartado “Autorizado por”,

devuelve expediente a oficial de servicio.

Servicio al cliente solicita firma a Cliente en Comprobante de Concesión de Préstamo

y en toda la documentación adjunta al desembolso. Entrega cheque.

ARCHIVO EXPEDIENTE

Servicio al cliente entrega expediente junto con una copia del proceso a Jefe de

créditos para su verificación de documentos y firmas.

Posterior al cierre diario, emite reporte de desembolso y verifica que datos de

créditos otorgados un día anterior estén correctos


169

Jefe de créditos, envía expediente a contabilidad para archivarlo.

Contabilidad, recibe archivo para registrarlo y archivarlo

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Solicitud de Crédito

Formulario de Cesión de créditos

RECUPERACION DE CREDITOS OBJETIVO

Establecer la gestión de Recuperación de préstamos de créditos en la mora de un

día en adelante, hasta lograr su total recuperación.

ALCANCE Comprende todos los préstamos y tarjeta de crédito en situación de mora.

RESPONSABILIDADES

El jefe del Créditos, es el responsable de entregar semanalmente los reportes de los

clientes con préstamos en mora desde un día en adelante, para la distribución de las

carteras a los cobradores.

Auxiliar de créditos es el responsable de notificar y brindar información a clientes con

préstamos en mora.


170

Los cobradores son responsables de la recuperación de la gestión de cobranza en

mora, en el domicilio y lugar de trabajo del deudor y codeudores (si los hubiera).

DESARROLLO

Jefe de créditos emite reporte de Préstamos en mora por rango y cliente y priorizar

casos de recuperación con moras de 61 días en adelante.

Jefe de créditos envía reportes de préstamos en mora a cobradores.

Cobradores reciben reportes de acuerdo a letras asignadas

Los primeros 30 días de mora anotara las gestiones solamente en reporte de mora

que le emite el jefe de créditos. Después de 31 días de mora los cobradores proceden a completar datos del cliente en

tarjeta de control de préstamos en mora, anotando solamente en la hoja de gestión las

acciones que realice y que no se puedan evidenciar por escrito como (llamadas telefónicas,

gestiones verbales con el deudor y/o codeudores) las notas entregadas en visitas realizadas

, cartas de mora, informes presentados al jefe de créditos será suficiente que sean anexadas

al expediente adjunto a la hoja de gestión; luego consulta en el sistema de crédito para ver la

situación actual del cliente.

Cliente recibe carta, dándose por enterado. Firma copia y se le presentan

alternativas de pago.

Si el cliente cancela, cobrador recibe pago y emite recibo provisional entregándole

copia firmada de este al cliente.

Cobrador realiza pago en caja y entrega efectivo o cheque a encargada de caja.


171

Encargada de Caja recibe pago, aplica en sistema y emite recibo original. Firma y

entrega a cobradores.

Cobradores reciben comprobante de pago firmado y sellado y procede a anotar en

formulario tarjeta de control de préstamos en mora.

Si cliente manifiesta que ha cancelado en una entidad del sistema financiero donde

la organización tiene cuentas corrientes donde puede realizar estos depósitos

solicitara informe de pago a departamento de contabilidad quien consolida cada tres

semanas las cuentas de los bancos e informa al departamento de de créditos las

notas pendientes de aplicar, para que estas sean aplicadas con valor fecha.

DE NO OBTENER RESULTADOS CON LA PRIMERA GESTIÓN

Cobradores hace 3 gestiones más por escrito con deudor y codeudores (si los hay)

de la siguiente manera:

Se visita y entrega carta de recordatorio a deudor y codeudor si los hubiera

En los casos que después de haber realizado las tres ultimas gestiones y no se

tenga ninguna respuesta por parte del deudor se emitirá carta donde se le informa

que se han agotado las gestiones, y que si en un plazo de 72 hrs. No cumple será

convocado a una reunión para hacerle ver que esta en mora.

Si no hay resultado positivo de las acciones anteriores, ejecutiva llena formulario de

convocatoria y entrega a cliente, luego hace un informe confidencial de situación de

cliente en mora donde anota observaciones y recomendaciones del caso y remite a

jefe del créditos para que este lo presente al Recuperación de Préstamos en mora,

donde se le plantearan alternativas de solución al cliente.


172

Si cliente asiste a convocatoria, los miembros de la reunión analizan caso, escuchan

planteamiento del cliente y le proponen soluciones a la mora.

Los miembros de la reunión emite nota que pueden ser: plan de pago,

refinanciamiento, plazo de pago, provisión de intereses y refinanciamiento.

Si cliente opta por plan de pago: se establece la cuota a pagar, atendiendo monto y

período concedido, cobrador anota en tarjeta de control de préstamos en mora y da

seguimiento para ver si hay cumplimiento por parte del deudor, hasta quedar al día

con el préstamo.

SI EL CLIENTE OPTA POR CREDITO REFINANCIADO

Auxiliar de crédito hace visitas a cliente y explica situación de mora y lo asesora,

explicándole las alternativas de solución.

Si acepta, auxiliar de créditos entrega documentos y requisitos a cumplir y le da

seguimiento en el Área de créditos hasta la resolución del caso.

Si se trata de un caso con condiciones especiales el auxiliar de créditos deberá

adjuntar la nota acordad en la reunión.

Si el caso a refinanciar tiene costas procesales por estar con juicio en un juzgado el

auxiliar de créditos deberá solicitar el total de los gastos al notario e incorporar el

total de estos a la solicitud de refinanciamiento.

Si soluciona caso de mora, tarjeta de control de préstamos en mora se archiva en

expediente de cliente.

Auxiliar de créditos hace nota resumen de la situación del cliente, anexa resolución

de la reunión entrega al jefe de créditos para obtener resolución del caso.


173

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Expediente del cliente

Nota de lo Acordado en reunión

Acuerdos Consejo de Administración

Tarjeta de Control de préstamos en mora

Recibos provisionales

Reporte de préstamos en mora por clientes

Reporte de cartera de préstamos en mora


174

6. PLAN DE IMPLEMENTACION

6.1 GENERALIDADES

El plan de implementación del manual de control interno financiero contable para las

organizaciones no gubernamentales que otorgan créditos a los microempresarios del

área metropolita de San Salvador, consta del establecimiento de los objetos, la

divulgación del manual, los documentos que se tendrán que usar, el cronograma de

actividades y la formulación y evaluación de la actualización constante.

6.2 OBJETIVOS

a) Dar a conocer los beneficios que proporciona el manual de control interno

financiero contable a las organizaciones no gubernamentales que se dedican

al otorgamiento de créditos.

b) Actualizar el ambiente de control interno para el departamento de créditos y

cobros y disponer de mejor manejo del efectivo.

c) Capacitar al recurso humano en la ejecución y aplicación de procedimientos

en los procesos del otorgamiento de los créditos brindando una mejor atención

al cliente y proyectando una imagen de seguridad en el momento que un

cliente aborde a cualquiera de nuestros ejecutivos de créditos


175

6.3 Divulgación

El manual de control interno financiero contable será divulgado mediante el

desarrollo de capacitaciones teóricas y prácticas directas con el personal

involucrado desde la asesoría al clienta hasta la recuperación de los créditos, así

como también al personal del departamento de contabilidad, por lo tanto la

divulgación del manual costa de los siguientes aspectos:

6.3.1 Servicio al cliente.

Cuya función principal será la atención al cliente, brindar asesoría necesaria a los

solicitantes de créditos, para lo cual será necesario que cumpla con las siguientes

características: Excelente presentación, excelentes relaciones interpersonales,

habilidad para tratar con el público, con estudios universitarios a nivel de tercer

ciclo en comunicaciones y experiencia de un año en puestos similares.

6.3.2 Ejecutivos de créditos

Quienes serán los encargados de promover los créditos que ofrecen las

organizaciones, además de proveer información general y detallada de los créditos

a los solicitantes, y realizar los cobros por los respectivos créditos características

que deben cumplir: Excelente presentación, responsables, honrados, con excelente

creatividad, suficiente modalidad de palabrería, dos años de experiencia en créditos

y estudios universitarios en mercadotecnia.

6.3.3 Asistente de créditos y cobros

Esta ayuda a los ejecutivos de créditos para confirmar cualquier información vía

telefónica de igual forma en un dado momento puede dar información al cliente

sobre los créditos y pueden enviar los recordatorios de estados de cuenta a los


176

Clientes y mantener al día los registros y expediente de los clientes estos deberán

cumplir con los siguientes requisitos: Estudiantes de licenciatura de administración

de empresas, comunicaciones o mercadeo, análisis de créditos analizar la

información financiera que proporcionan los clientes, así como también en la

recuperación de cuentas por cobrar.

6.3.4 Comité de créditos

Este de encarga de la aprobación o denegación de los créditos, en el comité para

autorización de algún crédito tienen que estar presentes todos los integrantes de no

ser así la a probación de cualquier crédito será retenido hasta previa autorización.

Esta integrado por cinco personas incluyendo al jefe del comité de créditos.

6.3.5 Jefe de créditos y cobros

Este será el responsable principal para la efectiva administración de las cuentas por

cobrar, realizar la planificación en la recuperación de las cuentas por cobrar y

presentar informe mensual del estado de las cuentas por cobrar a la gerencia

general, requisitos que debe cumplir ser licenciado en administración de empresas

con una amplia gestión de las cobranzas y análisis de créditos.

6.3.6 Cobradores

Cuya función será realizar los cobros a los clientes, repartir la documentación

correspondiente a cada cliente. Los requisitos que debe cumplir son ser bachiller y

que conozca la nomenclatura de la zona donde serán asignados para realizar la

cobranza, ser honrando y que haya laborado como cobrador en otras empresas.


177

6.3.7 Administrador La función del administrador es, velar por que las actividades estén distribuidas

correctamente a si como la persona que la ejecute sea apta, también será el

responsable de la divulgación e implementación del manual según la organización

lo necesite.

6.3.8 Área del departamento de contabilidad

Será la encargada dé realizar los registros contables de las operaciones de la

organización entre otras funciones para lo cual se necesita como mínimo que sean

estudiantes en licenciatura en contaduría publica a nivel de tercer año y haber

trabajado en el departamento de contabilidad mínimo tres años en tareas similares.

Esta área de contabilidad se necesita de dos auxiliares contables y el contador

general que se convierte en el jefe del área contable.

El contador general será responsable del are de contabilidad y que el área funcione

como debe ser, tendrá que supervisar el trabo de los auxiliares para poder

mantener al día la contabilidad cualquier atraso contable será responsabilidad del

contador general, requisitos que debe cumplir el contador general, ser graduado de

licenciatura en contaduría publica, con cinco de experiencia en puestos similares.

6.4 DOCUMENTACION A UTILIZAR Solicitud de crédito

Voucher

Pagarés

Reporte de liquidación de cobros

Autorización de créditos


178

Recibos de cobros

Estados de cuenta

Cartas de cobros

Reporte de planes de cobros

Comprobante de caja por los ingresos

Comprobante de egresos

6.5 BENEFICIOS

El manual de control interno financiero contables permitirá a las organización no

gubernamentales ( ONG´S) obtener mejores resultados, ya que las operaciones van

a serán mas efectivas en la medida que se utilice está herramienta que es de vital

importancia. La efectividad de la operaciones permitan un mayor control en cada una

de las operaciones que se realicen en el departamento de créditos, cobros y en el

departamento de contabilidad, este control interno proporcionará criterios efectivos

para informar o reportar a la gerencias asuntos de interés o recomendaciones

relacionadas a dicho departamento.

Los procedimientos plasmados en el manual ayudara a que las organizaciones sin

fines de lucro brinden un mayor atención al cliente facilitando así la aprobación

prontuaria de lo que es el crédito teniendo de forma detallada cada un de los pasos

de esta manera la administración de las organizaciones marchara mucho mejor por

tanto la producción aumentara significativamente.

Esta herramienta servirá no solo a la organización en estudio si no también a toda

aquellas organizaciones cuya actividad sea la de otorgar créditos a microempresarios

en nuestro país.

Con la creación e implementación del manual de control interno financiero contables

se mejora la efectividad en el departamento de créditos y cobros.


179

7. CRONOGRAMA PARA LA IMPLEMENTACION

No TIEMPO

DESCRIPCION 1 2 3 4 5

1 Aprobación y aceptación de la propuesta Administrador

2 Divulgación de la propuesta Administrador

3 Planeamiento, beneficios y ventajas Administrador

4 Dar a conocer las politicas, objetivos, Administrador

normas y procedimientos

5 Aplicación de los procedimiento Administrador

6 Supervisión y monitoreo Administrador

7 Velar por que se aplique cada proceso según Administrador

el manual propuesto

SEMANAS

RESPONSABLE


180

8. PRUSUPUESTO DE IMPLEMENTACIÓN

DESCRIPCION PARCIAL MONTO

HONORARIOS $ 4,100.00

Asesoria Ejecutivos de créditos 3,000.00

Capacitación personal del depto. de creditos 1,100.00

EQUIPO DE COMPUTO $ 900.00

Computadora 650.00

Escritoria 150.00

Impresora 100.00

OTROS $ 500.00

Papeleria y utiles 200.00

Imprevistos 300.00

TOTAL DEL PRESUPUESTO $ 5,500.00

capitulo iv - ri.ufg.edu.svri.ufg.edu.sv/jspui/bitstream/11592/7160/5/657.458-f634d-capitulo... ·...

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