co manual usuario compras

7/25/2019 CO Manual Usuario Compras

1/441

MANUAL DEL USUARIO

COMPRAS

Versin 6


2/441

2009Softland Inversiones S.L. Todos los derechos reservados. Softland, el logo de Softland, Exactusy el logo de Exactus ERP son marcas registradas o marcas comerciales de Softland Inversiones S.L. enLatinoamrica, Espaa y/u otros pases. Todas las dems marcas son propiedad de sus respectivosfabricantes.


3/441

Compras Error! No text of specified style in document. i

NDICE GENERAL

Acerca de esta Gua 1

Nota Introductoria .................... ............. ............. ............. ............. ............. ............. ............. 1Audiencia ............................................................................................................................ 1

Conocimiento Necesario ........................................................................................ 1Convenciones Utilizadas ...................................................................................................... 1Documentacin Adicional .................................................................................................... 2

Introduccin a Compras 3

Nota Introductoria .................... ............. ............. ............. ............. ............. ............. ............. 3Caractersticas ..................................................................................................................... 3Beneficios ........................................................................................................................... 6

Definicin de las Caractersticas Generales de la Compaa 8

Nota Introductoria .................... ............. ............. ............. ............. ............. ............. ............. 8Integracin .......................................................................................................................... 8

Integracin de Compras con otros Mdulos del Sistema 9

Cmo se Implanta el Mdulo? .......................................................................................... 10Cmo entrar a Compras? .................................................................................................. 11Parmetros del Mdulo ...................................................................................................... 11

Descripcin de Carpetas ....................................................................................... 11

Informacin General para las Transacciones de Compras 39

Nota Introductoria .................... ............. ............. ............. ............. ............. ............. ........... 39Compradores ..................................................................................................................... 41

Ingreso de Datos .................................................................................................. 42Gastos ............................................................................................................................... 42

Ingreso de Datos .................................................................................................. 43Impuestos .......................................................................................................................... 44

Ingreso de Datos .................................................................................................. 45Funciones Especiales ........................................................................................... 56Instrucciones Especficas ..................................................................................... 57

Aranceles .......................................................................................................................... 59Ingreso de Datos .................................................................................................. 60

Direcciones de Embarque .................................................................................................. 67Ingreso de Datos .................................................................................................. 68

Rangos de Autorizacin por Departamento ........................................................................ 68Ingreso de Datos .................................................................................................. 69

Montos de Autorizacin por Usuario .................................................................................. 70Ingreso de Datos .................................................................................................. 71


4/441

Compras Error! No text of specified style in document. ii

Datos de Compra ................................................................................................................71Ingreso de Datos ...................................................................................................72Funciones Especiales ............................................................................................76Instrucciones Especficas ......................................................................................77

Artculos -Proveedores .......................................................................................................78Ingreso de Datos ...................................................................................................79

Proveedores 81

Nota Introductoria ........... .............. ............ .............. ............. ............ ............. ............. ........81Mantenimiento de Proveedores ...........................................................................................82

Ingreso de Datos ...................................................................................................82Funciones Especiales ............................................................................................91Instrucciones Especficas ......................................................................................92

Transacciones 102

Nota Introductoria ........... .............. ............ .............. ............. ............ ............. ............. ...... 102Solicitudes ....................................................................................................................... 103

Ingreso de Datos ................................................................................................. 105

Funciones Especiales .......................................................................................... 112Instrucciones Especficas .................................................................................... 114rdenes............................................................................................................................ 118

Ingreso de Datos ................................................................................................. 121Funciones Especiales .......................................................................................... 152Instrucciones Especficas .................................................................................... 156

Embarques ....................................................................................................................... 181Ingreso de Datos ................................................................................................. 184Funciones Especiales .......................................................................................... 220Instrucciones Especficas .................................................................................... 224

Liquidaciones de Compra ................................................................................................. 258Ingreso de Datos ................................................................................................. 260Funciones Especiales .......................................................................................... 276Instrucciones Especficas .................................................................................... 277

Pedidos sugeridos ............ .............. ............ .............. ............ ............. ............. ............. ...... 295Manejo de Datos ................................................................................................. 295

Documentos de compra .................................................................................................... 307Manejo de Datos ................................................................................................. 307

Integracin de CO con PY 316

Nota Introductoria ........... .............. ............ .............. ............. ............ ............. ............. ...... 316Funcionalidades de la integracin........................................................................ 316Presupuesto de Materiales ............ .............. ............ ............. ............. ............. ...... 317Solicitudes de compra con proyectos y fases ........ ............. ............. ............. ........ 318rdenes de compra con proyectos y fases ............. ............. ............. ............. ........ 319Embarques con proyectos y fases ............ ............. ............. ............. ............. ........ 322

Consulta 323

Nota Introductoria ........... .............. ............ .............. ............. ............ ............. ............. ...... 323Solicitudes ....................................................................................................................... 323


5/441

Compras Error! No text of specified style in document. iii

Manejo de la Consulta de Solicitudes ................................................................. 323Funciones Especiales ......................................................................................... 325Instrucciones Especficas ................................................................................... 326

Lneas de Solicitudes ....................................................................................................... 332Manejo de la Consulta de Lneas de Solicitudes ............. ............. ............. ........... 332Instrucciones Especficas ................................................................................... 334

rdenes ........................................................................................................................... 334Manejo de la Consulta de rdenes...................................................................... 335Funciones Especiales ......................................................................................... 337Instrucciones Especficas ................................................................................... 338

Lneas de rdenes ........................................................................................................... 348Manejo de la Consulta de Lneas de rdenes ............. ............. ............ ............. ... 348Instrucciones Especficas ................................................................................... 351

Documentos .................................................................................................................... 351Funciones Especiales ......................................................................................... 352Manejo de la Consulta de Documentos ............................................................... 352

Precios ............................................................................................................................ 363

Reportes 367

Nota Introductoria .................... ............. ............. ............. ............. ............. ............. ......... 367Proveedores de Solicitudes .............................................................................................. 367Abastecimiento de Solicitudes ......................................................................................... 368Histrico de Compras ...................................................................................................... 369Variacin de Costos ......................................................................................................... 370Plazos de Reabastecimiento ............................................................................................. 371Porcentaje de Ajuste de Costo .......................................................................................... 371Liquidacin de Compra ................................................................................................... 373rdenes con Recibido de Ms .......................................................................................... 375Embarques con Recibido de Ms ..................................................................................... 376Analtico de Devoluciones ............................................................................................... 377Reporte de Retaceo .......................................................................................................... 377

Clculo de valores .............................................................................................. 380

Procesos 381

Nota Introductoria .................... ............. ............. ............. ............. ............. ............. ......... 381Movimiento Contable ...................................................................................................... 381Liquidacin por Lotes ...................................................................................................... 383Carga de Solicitudes de Compra ...................................................................................... 384

Ingreso de Datos ................................................................................................ 385Funciones Especiales ......................................................................................... 387

Reclculo Porcentajes de Ajuste....................................................................................... 388

Funcionalidad de Cuentas por Pagar relacionada con Liquidaciones deCompra 391

Nota Introductoria .................... ............. ............. ............. ............. ............. ............. ......... 391

Rutinas Configurables 394


6/441

Compras Error! No text of specified style in document. iv

Hook para popular la columna Pedidos.......................................................................... 394Hook para Aplicacin de Embarques ................................................................................ 397

Variables que intervienen en el proceso de aplicacin ............. ............. ............ .... 398Funciones del Hook (Interfaz) ............................................................................. 400

Hook para el uso de Artculos Alternos en Embarques (GBM) ....................... ............. ...... 406Variables que intervienen en el proceso de aplicacin ............. ............. ............ .... 407Funciones del Hook (Interfaz) ............................................................................. 407

Parmetros en Archivos *.ini 413

Nota Introductoria ........... .............. ............ .............. ............. ............ ............. ............. ...... 413CO_SOLODATOSDECOMPRAS=SI ................. ............. ............. ............. ........ 413LIQUIDAROTROSSINIMPUESTOS=SI ................. ............. ............. ............. ... 414[EMAIL] ............................................................................................................ 414CP_RUBRO1=SEGURO ............. .............. ............ .............. ............ ............. ...... 415CP_RUBRO2=FLETE,DOCUMENTACION ............... ............. ............. ............ 415

Generacin de Asientos Contables y Conversin de Monedas 417

Nota introductoria .................... ............. ............. ............. ............. ............. ............. .......... 417

Parmetros Iniciales ......................................................................................................... 418Moneda del Proveedor y Caracterstica Multimoneda ....................... ............. ...... 418Tipo de Cambio por Omisin ............ ............. ............. ............. ............. ............. . 419Integracin Contable ............ ............. ............. ............. ............. ............. ............. . 420Cuentas Contables .............................................................................................. 421

Filosofa de Trabajo del Mdulo ....................................................................................... 422Transacciones de Compras Generadoras de Asientos Contables .. ............. ............. ............ 423

Ingreso a Inventario ............................................................................................ 423Ajuste al Liquidar el Embarque ............. ............. ............. ............. ............. .......... 426

Control de Seguridad 431

Nota Introductoria ........... .............. ............ .............. ............. ............ ............. ............. ...... 431Definicin de los Privilegios ............................................................................................. 431

Glosario 435


7/441

Compras Error! No text of specified style in document. 1

INTRODUCCIN GENERAL

Acerca de esta Gua

NOTA INTRODUCTORIAEl mdulo de Compras se encarga de llevar el control de las transaccionesrelacionadas con la adquisicin de las materias primas y los suministros quelos proveedores abastecen a la empresa. Mediante el mdulo de Compras,las existencias en el inventario del mdulo de Control de Inventarios se

actualizan y de la misma manera se actualizan los documentos pendientes depago de la empresa en el mdulo de Cuentas por Pagar.

Compras tambin se encarga de registrar los movimientos asociados con lacompra de materias primas y suministros en la contabilidad de la empresa, lacual es procesada por el mdulo de Contabilidad General.

AUDIENCIAEste manual va dirigido a aquellas personas que van utilizar el mdulo deCompras y que requieran ejecutar el proceso de registro de solicitudes decompra, creacin y envo de rdenes de compra y recibo de mercadera (tanto

interna como de importaciones), as como la informacin que relaciona a cadaproveedor con los artculos que ofrezca y sus condiciones de pago, precios ylotes mltiplos de compras.

CONOCIMIENTONECESARIOEste manual asume que el lector conoce el ciclo bsico operativo del Controlde Inventarios, Cuentas por Pagar y de la Contabilidad Generalprincipalmente.

CONVENCIONES UTILIZADASA continuacin se presenta una tabla que muestra el significado del formatoutilizado en esta gua.


8/441

Compras Error! No text of specified style in document. 2

Caracterstica Se refiere a...Negrita Especial Texto que se desea recalcar

Negrita Cursiva Mdulos u opciones de Exactus

Nota Presenta condiciones importantes sobre eltema

Advertencia Muestra situaciones de cuidado en elproceso descrito

Tip Brinda consejos al usuario que le facilitarnel uso de Exactus

Adems se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos que se mencionarna lo largo de la gua y que se considera que el usuario acepta como normal:

cuando se hace referencia al trmino"sistema",se trata del conjuntode todos los mdulos que componen el producto.

por lo tanto, el trmino "mdulo" se refiere a cada unidad quecompone el sistema. Los mdulos sern: Contabilidad General,Administracin del Sistema, Compras, ControlBancario, etc.

La gua tomar por un hecho que el usuario tiene instaladas todas lasopciones y caractersticas posibles que identifican al sistema, demanera que, el desarrollo de los temas de cada opcin se presentarcon base en este criterio.

DOCUMENTACIN ADICIONALA continuacin se hace referencia a otros documentos que pueden serconsultados y que se relacionan con este mdulo.

Si desea conocer de... Refirase a...Seguridad de Exactus Manual de Administracin del Sistema

Configuracin de Exactus Manual de Configuracin del Exactus.ini

Configuracin de Compaas Manual de Administracin del Sistema

Definicin de Tipos de Cambio Manual de Administracin del Sistema

Definicin de Centros de Costo Manual de Administracin del Sistema

Definicin de Perodos Contables Manual de Administracin del SistemaCargadores dinmicos Manual de Cargadores Dinmicos


9/441

Compras Introduccin a Compras 3

CAPTULO 1

I ntroduccin a Compras

NOTA INTRODUCTORIAEste captulo muestra aspectos generales del mdulo de Compras. Sedetalla:

las caractersticas generales de Compras

el manejo general del sistema

la ejecucin de funciones estndar del sistema Exactus

los beneficios que se obtendrn al utilizar el mdulo de Compras

definiciones

CARACTERSTICAS Manejo del listado de proveedores de la compaa:

o presenta informacin general para contactar al proveedor

o capacidad de trabajar con proveedores con monedas distintas a la

de la compaao define las caractersticas de crdito que otorga el proveedor, con el

fin de establecer las polticas para el pago de documentos acrdito.

Relaciona directamente los artculos con el proveedor que lossuministra:

o establece las condiciones para la compra que se realizan alproveedor en cuanto a la cantidad ptima de adquisicin para lacompaa, segn las capacidades y necesidades de consumo.

o muestra el tiempo (en das) que tardar en abastecerse un pedido,desde el momento en que el proveedor recibe la orden de comprahasta que los artculos ingresan en el inventario

o establece ajustes al costo de los artculos cuando los proveedoresson extranjeros, para estimar de la manera ms cercana a la


10/441


realidad el costo de traer el artculo hasta la compaa y con el cualel lote ser ingresado a la bodega

o maneja una lista de precios para cada artculo segn el proveedorque lo distribuya y de acuerdo con la unidad de medida en que elproveedor vende y su moneda local

o lleva control del tipo de arancel que debe pagar el artculo cuandoes suministrado por un proveedor extranjero

o permite al usuario definir si al costo del artculo se le cargar elmonto correspondiente al impuesto 1 y la forma en que steimpuesto se calcula con base en los precios y descuentos de cadaartculo.

Presenta varias opciones para el manejo de requerimientos de materiaprima o suministros, para varios niveles de la compaa solicitudes decompra, para los requerimientos que surgen en cualquierdepartamento, rdenes de compra, para la comunicacin directa entreel proveedor y el departamento de compras, y finalmente embarques,para la documentacin y chequeo de los artculos y cantidadesrecibidas, aceptadas, rechazadas e ingresadas a la bodega:

o permite que los usuarios de cualquier departamento de la compaaingrese todos sus requerimientos de materias primas, suministros,etc.

o el sistema lleva control del departamento del cual surge lasolicitud, as como la fecha en que se origina y la fecha para lacual se requieren los artculos

o lleva control del grado de satisfaccin de cada solicitud, y ademsen forma individual, de cada artculo de la solicitud

o permite la aprobacin de todas las solicitudes, por parte de losencargados de departamento, de modo que se analice su urgencia ysu necesidad

o asimismo elabora reportes especiales donde se obtienen detallesimportantes de cada solicitud

o presenta la opcin de generacin manual o automtica de rdenesde artculos ya sea a partir de los requerimientos establecidos enlas solicitudes o bien, por aquellos que se ingresan directamente enel departamento de Compras

o lleva control de las fechas importantes para la satisfaccin de laorden de compra, tales como fecha de creacin, requerida, fechaprometida, fecha en que la orden debe ser embarcada para cumplircon la fecha requerida, etc.


11/441


o permite modificar las caractersticas de pago al proveedor, segncondiciones particulares de la orden

o se lleva control de los usuarios que realizan procesos importantessobre la orden de compra, tales como aprobacin, confirmacin ycierre.

o presenta el detalle de los rubros que determinarn el monto totalpor pagar por la orden de compra. El usuario tiene la capacidad deajustar el clculo de varios de estos rubros a sus propiasnecesidades.

o permite la confirmacin de rdenes de compra, de modo que unavez que el proveedor recibe el documento y confirma que puedesatisfacerlo, se actualizan las existencias en trnsito de losartculos involucrados

o permite revertir el proceso de confirmacin

o permite la impresin de las rdenes de comprao lleva control de los artculos que se reciben en la compaa, por

medio de documentos de embarque.

o permite definir el detalle de la mercadera recibida, aceptada yrechazada, de modo que el pago se realice nicamente sobreaquellos artculos que fueron aceptados

o lleva control de lotes, localizaciones y bodegas en los cuales sealmacenar el artculo una vez que se ingrese al inventario

o lleva control detallado de las fechas en que el embarque debe estaren cada uno de los puntos de control

o permite actualizar el costo fiscal del inventario, cuando se han

realizado recibos con costos estimadoso obtiene reportes detallados de cada uno de los documentos de

embarque

o permite realizar devoluciones de embarques recibidos

Presenta reportes variados acerca de las principales caractersticas delmdulo, tales como:

o listado de los proveedores que tienen pedidos pendientes y que anno se han generado las rdenes de compra correspondientes

o listado de las solicitudes de compra satisfechas con la mercaderaque se ha recibido en la bodega

o listado de todos los artculos que han sido pedidos al proveedor, demodo que exista al menos una orden de compra o un documentode embarque para cada uno de ellos


12/441


o listado para cada artculo, de los costos estimados, reales y fiscalespara todos los embarques donde se ha considerado

o listado, por proveedor, de todas las rdenes de compra que hansido asignadas a los distintos embarques

o listado de las variaciones en el porcentaje de ajuste costo deproveedores extranjeros

o listado de la devoluciones de embarques que hayan sido recibidos

Control de los empleados autorizados a realizar, aprobar y enviarrdenes de compra.

Listado de los aranceles que aplican a artculos importados, los cualesse calculan por medio de las frmulas construidas para los impuestosasociados con stos.

Listado de los gastos adicionales en que se puede incurrir para definirel costo real de los artculos importados.

Listado de los impuestos que afectarn el costo de los artculosimportados. El sistema permite que los impuestos se definan segnlas necesidades especficas de cada compaa, por medio de laconstruccin de sus propias frmulas.

Integracin de todas las transacciones de compras y su efecto sobre lacontabilidad de la compaa.

Integracin con el mdulo de Requerimientos de Materiales para lageneracin de solicitudes de compra a partir de las rdenes generadasen la explosin de materiales.

Permite realizar la actualizacin del costo fiscal (liquidacin) de

varios embarques en un solo proceso. Recalcula automticamente los porcentajes de ajuste de costo de los

proveedores extranjeros.

Presenta varias opciones para la configuracin general de lasfunciones del mdulo.

BENEFICIOS Ayuda la comunicacin entre departamentos en los aspectos relativos al

trmite para la adquisicin de suministros, materia prima, refacciones,etc.

Posibilita dar seguimiento a todos los pedidos realizados, desde elmomento que se comunican al proveedor hasta que se hace el ingreso ala bodega.


13/441


Facilita el recibo de mercadera y el ingreso en el inventario, alactualizar directamente las existencias del mismo, registrar los costos ydeterminar la ubicacin donde se depositarn los artculos.

Apoyo directo a produccin, en la generacin automtica de rdenes decompra como producto del resultado obtenido en la explosin de

materiales.

Promueve una apropiada segmentacin de la responsabilidad de losfuncionarios de las empresas en relacin con el proceso de compra debienes y servicios, con lo cual se logra un balance adecuado de lacarga de trabajo.

Facilita el trabajo de digitacin de datos debido a funcionesautomticas de generacin de pedidos o solicitudes de compra, graciasa la integracin con otros sistemas.


14/441

Compras Definicin de las Caractersticas Generales de la Compaa 8

CAPTULO 2

Definicin de las Caractersti casGenerales de la Compaa

NOTA INTRODUCTORIAEn este captulo se explicarn los aspectos generales que tienen que definirsetanto en el mdulo de Compras como en otros mdulos de Exactus

relacionados a ste, para que el sistema se ajuste a las necesidades particularesde cada compaa.

Dentro de esta seccin se van a considerar los siguientes aspectos:

La integracin de Comprascon los otros mdulos de Exactus.

La secuencia que se debe seguir para implantar el mdulo.

La definicin de los Parmetros del Mdulo

INTEGRACINEl mdulo de Compras est integrado con los siguientes mdulos:

o Administracin del Sistema

o Contabilidad General

o Control de Inventario

o Recursos Humanos

o Control de Nmina

o Cuentas por Pagar

o Control Bancario


15/441


Integracin de Compras con otros Mdulos del Sistema

Del mdulo de Administracin del Sistema toma informacin de lastablas de datos tal como los pases, los tipos de cambio, los cdigos y elporcentaje de los impuestos, y las monedas asociadas de cada pas.

Los asientos generados por transacciones contables son registrados en elmdulo de Contabilidad General.

Por otra parte el sistema actualiza las existencias de los artculos en elinventario del mdulo de Control de Inventario; y utiliza la informacin delos registros de empleados de la empresa (denominados compradores), quecontiene el mdulo de Control de Nmina o el de Recursos Humanos.

Comprasgenera facturas de compra que son registradas para el control delmdulo de Cuentas por Pagar. La generacin de facturas se permitir paraaquellos casos en donde la misma ingresa con el embarque, si la factura esanterior o posterior al embarque deber utilizarse el mdulo de Cuentas porPagarpara ingresar el documento.

Tiene integracin con el mdulo de Requerimiento de Materiales alpermitir cargar las solicitudes de compra que son sugeridas por este mdulodel rea de Manufactura cuando se genera una explosin de materiales.


16/441


CMO SE IMPLANTA EL MDULO?Para lograr la mxima integracin del sistema, deben haberse terminado las

implantaciones de los mdulos de Administracin del Sistema,Contabilidad General, Control de Inventarioy Recursos Humanoso Control de Nmina, antes de implantar el mdulo de Compras.

El orden en que se inicializarn los datos es el siguiente:

Del mdulo de Administracin del Sistema

Tipos de Cambio

Cdigos de Impuesto

Categoras de Proveedores

Pases

Monedas

Condiciones de Pago

Entidades Financieras

Bodegas

Departamentos

Del mdulo de Contabilidad General

Tipos de Asiento

Paquetes

Cuentas Contables

Del mdulo de Control de Inventario

Artculos

Unidades de Medida

Del mdulo de Recursos Humanos o Control de Nmina

Empleados

Del mdulo de Compras

Parmetros del Mdulo

Compradores

Aranceles

Proveedores

Deber corroborar que todos los datos antes mencionados estn debidamenteinstalados en sus mdulos respectivos, para asegurar el funcionamientoadecuado del mdulo de Compras.


17/441


CMO ENTRAR A COMPRAS?En relacin con el presente mdulo, en el integrador del sistema, localice el

cono de Compras, identificado con esta imagen , luego sitese con elcursor sobre el dicho cono y presione el botn izquierdo del ratn una solavez, desplegndose de esta manera, dentro de la ventana del integrador, elmen principal para dicho mdulo.

PARMETROS DEL MDULOEn esta seccin se definen todos los aspectos generales, tanto de formato comode contenido, que afectarn las funciones del mdulo. La pantalla deParmetros del Mdulofunciona por medio de Carpetas, que controlan losdiferentes aspectos de funcionamiento en el mdulo.

Un usuario en particular podra tener el privilegio de grabar los parmetros delmdulo, establecidos en las casillas de las carpetas de la pantalla.

DESCRIPCIN DE CARPETAS

GeneralContiene aspectos generales del manejo del mdulo tales como la definicinde los consecutivos para los registros de solicitudes, rdenes de compra yembarques, as como parmetros que determinan el manejo de dichos

documentos.


18/441


Carpeta General

Los parmetros a definir son los siguientes:

Consecutivos: en esta seccin se define el patrn y se lleva registro delnmero del ltimo documento ingresado a la base de datos.

Mscara: corresponde al patrn para establecer la numeracin de losdocumentos de compras. Este patrn es posible determinarlo cuando nose ha ingresado ningn documento de compras a la base de datos. Unavez que se cree dicho documento, el campo se harNo Editable.

Consecutivo: despliega el nmero del ltimo documento que se haingresado a la base de datos. Conforme se vayan creando registros, elsistema ir actualizando el consecutivo desplegado en este campo.

Se supone que la asignacin de los nmeros de documentos seguir unconsecutivo, sin embargo, el usuario puede asignar cualquier otronmero, siempre y cuando cumpla con la mscara establecida y elnmero no se haya asignado a otro documento anteriormente.

ltima Solicitud: para este parmetro se despliegan tanto el patrn definidopara su numeracin, as como el nmero asignado a la ltima solicitud decompra que se haya creado.


19/441


ltima Orden de Compra: para las rdenes de compra se despliegan lamscara definida y el nmero asignado a la ltima orden que se haya creado.

ltimo Embarque: de igual forma que en los dos casos anteriores. Para losdocumentos de embarque se despliega tanto la mscara como el consecutivoasignado al ltimo documento creado.

ltimo CRM: esta casilla se refiere al consecutivo que se asigna a losdocumentos de embarque una vez que se ingresen al inventario los artculoscontenidos en cada uno de ellos. Las siglas CRM significan Control de Recibode Materiales, y se refiere al orden de ingreso en bodega de cada embarque,para llevar seguimiento de cada uno.

Para el CRM no se debe definir ningn patrn especfico, el sistema asignacada uno de manera natural, es decir, comenzando desde la unidad (1). Elusuario no puede modificar el CRM asignada a cada documento, el sistema esquien determina cul nmero debe ser establecido. Antes de que el Embarquesea recibido en la bodega, el documento desplegar en la casilla

correspondiente al CRM, las siglas ND (No Definido).ltima Liquidacin: de igual forma que en los casos anteriores. Para lasliquidaciones se despliega tanto la mscara como el consecutivo asignado alltimo documento creado.

Ultima Devolucin: conlas devoluciones se despliega tambin una mscaray un consecutivo asignado al ltimo documento creado.

ltima Devolucin: muestra el ltimo consecutivo de devolucionesutilizado.

Usar Rubros: en esta casilla se define si las solicitudes, rdenes yembarques de compra usarn rubros (SI) o no los utilizarn (NO). En casoafirmativo, se deber definir el ttulo que tendr cada rubro en las tres carpetascorrespondientes a Rubros para Solicitudes de Compra, rdenes de Compra yEmbarques.

Cantidad rechazada aumenta backorder: al marcar esta opcin seestablece que, cuando se ingresan los artculos (considerados en losdocumentos de embarque) al inventario, la cantidad definida comoRechazadaen el embarque se carga a la cantidad en backorder de la orden de compra,para ser asociada a un nuevo embarque y as satisfacer los requerimientos delos departamentos. Por el contrario, si la opcin no se marca, las cantidadesrechazadas en los embarques no se pedirn nuevamente al proveedor.

Integracin contable: el usuario debe especificar si el mdulo tieneintegracin contable. Si esta opcin no est marcada la carpeta Contable se

desactiva.


20/441


Utilizar consecutivo de Inventario para devoluciones: muestra lamscara que se le aplica al consecutivo de devoluciones de compra y unacasilla para ingresar el cdigo del mismo.

Si no se utilizan consecutivos de inventario se permite el ingreso delconsecutivo inicial y la mscara del campo por parte del usuario. Si se indicautilizar un consecutivo de Control de Inventario ambos campos seinhabilitan para edicin y se les asigna el valor correspondiente de acuerdo alconsecutivo utilizado.

El manejo del consecutivo se hace de la siguiente manera:

Si en inventario se ha definido que se utilizan consecutivos, se habilitaren la carpeta General de los parmetros de Compras un botn dechequeo para indicar si se desea utilizar los consecutivos definidos en elmdulo de Control de Inventario, (si est seleccionado indica ques).

Por otro lado si en Control de Inventario no se utilizanconsecutivos o no se selecciona el botn de chequeo, se utilizar para lasdevoluciones un consecutivo propio de Compras,(de la misma maneraque se utiliza en las otras transacciones del mdulo). Este consecutivotendr la misma operatividad que los dems consecutivos del mdulo.

Adems se incluye otro campo para indicar el cdigo del consecutivo decontrol de inventario a utilizar, esta campo nicamente se activar si seha seleccionado el botn de chequeo que indica utilizar los consecutivosde inventario, este campo tendr una tabla de ayuda para seleccionar elconsecutivo a utilizar o si se digita debe validar que el mismo estregistrado, adems las operaciones mostradas en la tabla o si se digita porel usuario sern aquellos consecutivos que tengan dentro de sus

transacciones asociadas la devolucin de compras.Nota importante:Recuerde que los consecutivos de Control de Inventario tienen lasiguiente informacin:

o Cdigo del consecutivo.

o Datos de auditora.

o Descripcin del consecutivo.

o Mascar.

o Siguiente valor.

o Bandera de edicin.

o Admite mltiples tipos de transacciones.

o Formato de impresin.


21/441


o Todas las operaciones

Usar bitcora de transacciones: esta funcionalidad marcada lo que harser crear un archivo de bitcora con el detalle de la aplicacin detransacciones de inventario. Este archivo ser un punto log y quedar en lainstalacin de Exactus.

Restringir mediante privilegios uso de centros de costo: si estaopcin se encuentra marcada el sistema verificar los privilegios de losusuarios al momento de tratar de realizar aplicaciones donde se usen centrosde costo. Dicha asociacin centro de costo- usuario se debe hacer desdeAdministracin\Centros de costo, todo esto desde el mdulo de Compras.

Utilizar distribucin contable del impuesto asociado al artculo:Este parmetro se mostrar habilitado si desde el mdulo de Cuentas porPagar se marca el parmetro utilizar distribucin contable por impuesto.Bsicamente al estar marcado se parmetro en CP lo que se le ordena alsistema es que utilice los cdigos de impuesto asociados al proveedor, sin

embargo al marcar entonces este parmetro en CO le decimos al sistema queobvie esa orden y que utilice los cdigos de impuesto asociados al artculo; esas que cada lnea de artculo llevar su propio impuesto desglosado en elasiento de la factura.

Observaciones:

1. Cuando la factura se crea desde CPy se asocia a CO, no hay forma de quese pueda tomar la distribucin de impuestos por cada artculo asociado.

2. Si las facturas se cargan desde CP, si se es posible contemplar cada lneade las facturas, y se puede tomar la distribucin de impuestos por cadaartculo asociado.

Permite comprar ms de la cantidad mxima registrada en Control

de Proyectos:este parmetro marcado permite que se pueda comprar msde la cantidad mxima registrada en Control de Proyectos; esto sin tomar encuenta tambin los consumos realizados desde CI.Es decir se pueden comprarartculos ligados a proyectos y fases sin tomar en cuenta esta restriccin delmdulo de Control de Proyectos.

rdenesDentro de esta carpeta se definen los parmetros globales ligados con lasoperaciones de las rdenes de compra del mdulo.


22/441


Carpeta rdenes


Observaciones: dentro de este espacio se ingresan notas adicionales oleyendas que se requieran ingresar en el reporte de rdenes de compra y quesean aplicables para todos los reportes. Cuando se crea una orden de comprael sistema traer la leyenda definida en esta casilla que ser incluida dentro e

las observaciones de la orden en la carpeta Textos y una vez all podr sermodificada por el usuario si fuese necesario.

Agregar interseccin artculoproveedor en rdenes de compra:este parmetro permite que el sistema ingrese los datos de la relacin artculo

proveedor en las rdenes de compra que sean creadas. Al hacer esto elsistema, el usuario no tendr que definir estos datos sino que el sistema traerla informacin registrada en la base de datos dentro de la opcin ArtculosProveedoresdel men principal.

Mostrar montos en moneda local y de la orden: mediante esta casillael usuario indica si se desea presentar la informacin para las rdenes decompra tanto en moneda de cotizacin como en la moneda de la orden. De no

estar seleccionada esta opcin los datos de la orden de compra se mostrarnnicamente en la moneda de cotizacin. La seleccin o no de esta opcinafectar tanto a las rdenes con artculos de importacin como a las compras


23/441


locales, en el caso de las compras locales los valores mostrados en estosvalores ser el mismo.

Simplificar compra Local:si se checa esta casilla el usuario indica que sedesea tener la opcin de realizar una transaccin de orden de compra yembarque desde un solo lugar (rdenes de Compra), esto para efectos de hacerms giles las compras a proveedores locales. Al checar esta opcin se habilitauna pestaa que nos permite observar una pantalla para parametrizar algunascaractersticas de este mtodo. El detalle de esta opcin se explica en laexplicacin de dicha pantalla.

Nmero mximo de lneas en las rdenes: Indica el nmero mximode lneas por orden de compra que se pueden imprimir.

Consolidar lneas: Existen dos opciones bajo esta casilla:

Por artculo:

Validar al dig i tar campo :si se utiliza esta opcin el sistema valida al

momento de digitar la nueva lnea si el cdigo de ingreso actual ya fueingresado en una lnea anterior y le da la opcin al usuario de consolidaren una misma lnea la informacin sumando las cantidades de las doslneas, si se elige no consolidar las lneas se mantienen por separado.

Validar al guardar la orden de compra:si se utiliza esta opcin elsistema valida si el cdigo de ingreso actual ya fue ingresado en otraslneas hasta que se trate de guardar el documento, al igual que en laanterior si se consolida se suman las cantidades de un mismo artculo enuna lnea, y si no se consolida se mantienen las lneas por separado.

Es importante destacar que se pueden utilizar las dos opciones marcadas,para que as si no se ha decidido consolidar durante el ingreso de los datosse pueda consolidar hasta que se guarde.

Por artculo y fecha requerida: Al marcar esta opcin se permiteque cuando se carguen artculos iguales que provengan de distintassolicitudes de compra, el sistema sumar las cantidades ordenadas decada artculo y las desplegar en una nica lnea en la orden decompra. Esta consolidacin se har nicamente para aquellas lneasque adems de tener el mismo cdigo de artculo su fecha requeridasea la misma.

Aprobacin de rdenes de compra por jerarqua: esta opcinmarcada activar la funcionalidad de aprobacin de rdenes de compra enforma jerrquica, de modo que los usuarios que puedan aprobar una ordentengan necesariamente que estar autorizados con montos mximos respectivos

para poder aprobar, igualmente se debern digitar rangos de autorizacin pordepartamento.


24/441


Adems si se usa esta opcin marcada se usar otro estado de la orden el cualse llama Por Aprobar.

Nmero de das para envo de correos: Cuando una orden es

pasada al estado Por aprobar se enva un correo a los usuarios quepodrn aprobar la orden. En caso de que la cantidad de aprobacionesrequeridas para ese monto no se haya cumplido dentro de los das aqudigitados, se enva un correo nuevamente a los usuarios que no hanaprobado y pueden hacerlo.

SimplificacinDentro de esta carpeta se definen los parmetros globales ligados con lasimplificacin de compras locales.

Carpeta Simplificacin


Sugerencia de montos de Factura:

Sugerir impuestos segn mon to de factura: el sistema desglosa

los impuestos segn el monto total de la factura; por ejemplo si en elmonto total de la factura colocamos 100, y el impuesto de ventas sesupone que es de un 13%, el sistema nos sugiere un impuesto de 11.5,asumiendo que el monto de 100 es el 113% total.


25/441


Sugerir montos de la orden de compra segn cantidadaceptada: mediante este mtodo el sistema sugiere el monto segn lacantidad aceptada, esto lo hace sin sugerir impuestos, excepto losimpuestos que la lnea ya contenga desde las lneas de la orden.

Monto de factura diferente a monto de la orden:

Prorratear diferencia y uti l izar como costos reales en elembarque y la factura: si se elige esta opcin el sistema registrar loscostos reales de ingreso a inventario afectando todos los artculos con ladiferencia entre la factura y la orden (sea diferencia positiva o negativa);para esto se deben utilizar como costos reales en el embarque y la factura.

No prorratear; registrar diferencia en la factura, realizandoingreso co n precios de la orden: esta opcin se usa si se desea quese registre el embarque con los precios de la orden de compra, pero que lafactura de compra refleje la diferencia entre la orden y la factura; estocausar que no se registre costo real y se pueda liquidar la diferencia

posteriormente; sin embargo el ingreso al inventario se realizara con elcosto estimado, correspondiente a la orden.

Adicionalmente si se desea que las diferencias positivas se registren en laorden de compra con una lnea adicional, se puede marcar la caja deRegistrar diferencia positiva en la orden con el artculo; e indicar elartculo comodn (que debe de ser tipo servicio) que se usar para laoperacin. Esto causar que se liquide el embarque, registrando costosreales iguales a los estimados y los montos de las facturas iguales a esoscostos.

Validacin por porcentaje de variacin entre la orden y la factura:

Adv ert ir al usuario al sobrepasar el: se puede elegir el porcentaje de

variacin entre la factura y la orden de compra, este mostrar unaadvertencia al sobrepasar el porcentaje elegido y permitir al usuariocontinuar o detener la operacin.

Detener el proc eso al so brepasar el: se puede elegir el porcentajede variacin entre la factura y la orden de compra, este mostrar unaadvertencia al sobrepasar el porcentaje elegido y en este caso no serpermitido continuar con la operacin.

Nota: si se coloca 0% el porcentaje de variacin permitido sercompletamente inexistente, si por el contrario se deja en blanco elsistema no realizar dichas validaciones.

EmbarquesDentro de esta carpeta se agrupan todos los parmetros que tiene que ver conla transaccin de embarques.


26/441


Carpeta Embarques

Los parmetros a definir son:

Porcentaje variacin de costo: dentro de esta casilla se ingresa elporcentaje de variacin de costo que se permitir en la aceptacin de unembarque, es decir que al momento de aplicar el embarque el sistema revisarel costo estimado o real contra el costo actual del artculo en el inventario, si

dicha variacin sobrepasa el porcentaje de variacin el sistema desplegar unmensaje advirtiendo dicha situacin, y ser decisin del usuario si aplica o noel embarque.

Nota:Si el porcentaje de variacin est en cero, el sistema interpretar estocomo no hacer dicha validacin, por lo que dejar aplicar cualquierembarque sin verificar el costo de los artculos.

Eliminar restriccin de embarque previo al liquidar:si este parmetroest activo se elimina la validacin del sistema que exista un embarqueregistrado previo al proceso de liquidacin.

Incluir en embarques, lneas con backorder en cero : al marcar estaopcin se establece que, en la pantalla de Carga de Lneas de rdenes de

Compra, se desplegarn todas las lneas o pedidos de las rdenes con estado"Backorder".

Esto significa que si en una orden de compra se solicitan tres artculos,definidos en tres lneas de pedidos distintas y que dos de estos artculos ya se


27/441


han asignado a documentos de embarque en un 100%, es decir, la columnaBackorderdespliega un cero, pero que el tercero tiene un saldo de 50 unidadesde compra.

Entonces, al marcar esta opcin, en la pantalla deCarga de Lneas de rdenesde Compra, la cual se despliega al crear un embarque, se desplegarn las tres

lneas de la orden, las dos con saldo cero y la lnea de pedido con un backorderde 50 unidades de compra.

Por el contrario, si esta opcin no se marca, entonces al cargar las lneas depedido al documento de Embarque, nicamente se desplegarn aquellosartculos que tengan saldo o backorder estrictamente mayor que cero.

Recibido de ms afecta backorder: si este parmetro est marcadoindica que las cantidades recibidas de ms afectan el backorder de la orden decompra asociada a la lnea del embarque en la cual se recibi de ms.

Si se selecciona, cada vez que se reciban unidades de ms en un embarque,stas se descontarn del backorder de la orden (si hay suficientes unidadesdisponibles). En caso de no seleccionarse el parmetro, el backorder de laorden no sufrir alteraciones.

Unidades recibidas de ms se cancelan: si este parmetro seselecciona indica que las unidades recibidas de ms se deben cancelar. Esteparmetro solo aplica para las unidades recibidas de ms en los embarques.

Entonces, si en un embarque x se recibe de ms para cualquier artculo yeste parmetro se encuentra marcado, esas cantidades de ms tienen un costo,y se costo afectar el costo unitario del artculo en el inventario.

Por el contrario, si este parmetro se encuentra desmarcado, esas unidades dems entrarn al inventario con un costo cero, y obviamente no afectarn elcosto unitario del artculo.

Generar factura en lnea al aplicar embarque: por medio de esteparmetro se define si la generacin de facturas de compra es en lnea opaquete.

En caso de que se escoja crear en lnea las facturas de compra, segenerarn al momento de aplicar el embarque.

Si no se marca el sistema asume que ser por paquetey las facturas segenerarn por medio de la carga de facturas que provee el mdulo deCuentas por Pagar.

Todos los embarques con factura de compra: este parmetro obliga ahacer ingreso de la factura de compra para todos los embarques, sin embargo

dicha opcin se puede cambiar desde el mismo embarque para se nicoembarque, esto siempre y cuando el usuario tenga privilegios para hacerlo.


28/441


Permitir slo un proveedor por embarque: por medio de esteparmetro se obliga a incluir un proveedor al momento de realizar elembarque.

Flete Seguro y Documentacin/Tipo Prorrateo: dentro de esta casillase escoge el tipo de prorrateo por defecto para distribuir el monto por flete,seguro y documentacin. El sistema soportar los tipos de prorrateos quepermite el "hook" de liquidacin de compras (Cantidad, Costo EstimadoLocal, Peso Bruto, Peso Neto, Precio,Promedio, Volumen) y el valor que elsistema define por omisin esPrecio. Estos datos no se encontrarn activos siel mdulo de Cuentas por Pagar no se encuentra instalado.

Devoluciones de Compras/Aplicar Nota de Crdito al aplicar ladevolucin: este parmetro indica si la nota de crdito se aplicarautomticamente al aplicar la devolucin de mercadera.

En la opcin de embarques, una vez que el mismo ha sido ingresado alinventario (Recibido), se activa la carpeta donde se podr editar las

devoluciones relacionadas con el mismo. En las devoluciones se permite (si elembarque tiene relacionada una factura de compra) que se genere una nota deCrdito (corresponde a un dbito en Cuenta por Pagar) al proveedor por elmonto de la devolucin y esta nota quede aplicada automticamente en CP.

Liquidaciones/Artculos con costo promedio:

Considerar transacciones histricas: Recalcula el costo promedioactual de los artculos considerando el impacto que ocasionan las variacionesde costo sobre las transacciones histricas; esta opcin aparece marcada pordefault.

Considerar variaciones sobre existencias: Recalcula el costopromedio actual con base en el impacto que ocasionan las variaciones (de

costo) sobre el costo de las existencias inventariadas [recomendado porrendimiento], es decir, no realiza el recorrido sobre las transaccioneshistricas. Es necesario tomar en cuenta que bajo este mtodo el clculo denuevo costo promedio no ser exacto, esto porque no estamos tomando encuenta entradas y salidas del artculo, se toma la existencia actual y semodifica todo el costo del inventario al nuevo costo promedio, como semenciona para el tema del rendimiento el proceso de clculo es ms rpidopero se debe considerar que el costo del inventario puede variar bastante.

Liquidaciones/Artculos con costo UEPS/PEPS:

Contabilizar variaciones por liquidacin: Contabilizar la variaciones decosto por liquidacin de compras (default).

Aplicar al inventario las variaciones: Aplicar al inventario lasvariaciones de costo por liquidacin de compras.


29/441


Afecta la capa de costo respectiva:Afecta la capa de costo respectiva(default, si se marca el radio button respectivo). Esto es, el sistema buscaexactamente la capa asociada al embarque y realiza la actualizacin en lamisma capa.

Afecta la primera capa de costo: Afecta la primera capa de costo (laprimera en caso de PEPS y la ltima en caso de UEPS). En este caso elsistema trabaja dependiendo del tipo de costeo, es decir:

Si el costeo es PEPS se busca la primera capa que entr (la msantigua) con existencias y trabaja sobre la misma.

Si se trata de UEPS la actualizacin se realiza sobre la capa msreciente.

Distribuir costos no aplicados en otras capas: Distribuir en otrascapas los costos no aplicados a la capa seleccionada por falta de existencias. Elobjetivo de esta opcin es evitar el uso de la contabilizacin (siempre y

cuando se tengan existencias), de forma tal que si la capa en la que se hizo elembarque es de 100 unidades y la que se va a afectar tiene solamente 40 enexistencia el sistema pueda seguir realizando ajustes en las capas subsiguienteshasta afectar el equivalente a las 100 unidades originales.

Notas: Es importante considerar que las opciones marcadas en ambos casossern consideradas como las predeterminadas cuando se realicen lasliquidaciones (tanto Normal como Batch).

En el caso de los artculos con costo UEPS/PEPS si se selecciona la opcin deaplicar al inventario las variaciones de costos y NO el check de distribuir enotras capas, si las existencias de la Capa no son suficientes se contabiliza ladiferencia.

VariosEn esta carpeta se definen aspectos generales tanto del manejo de rdenes decompra as como de documentos de embarque. Adems se definen losdecimales para las cantidades y los montos desplegados en los documentos decompra. Adems, permite establecer el factor de redondeo para los montosdefinidos en la moneda local.


30/441


Carpeta Varios


Bodega por Omisin: en esta casilla se define la bodega que, por omisin,ser asignada a todas las rdenes de compra que se creen. Recuerde que labodega se define tanto a nivel de orden de compra como para lnea de pedido,de manera que, si el usuario no define lo contrario, el sistema desplegar labodega definida en esta casilla en ambos campos.

Tipo de Cambio por Omisin: el tipo de cambio que se defina en estacasilla ser el que el sistema utilice para calcular los costos estimados de losartculos considerados en los Embarques, con base en los cuales, si no seconocen los costos reales, los artculos sern ingresados en el inventario.

Ntese que el sistema no utiliza el cdigo del tipo de cambio por omisindefinido en el mdulo de Administracin del Sistema. El usuario,solamente debe elegir el cdigo del tipo de cambio de la tabla de tipos decambio que utilizar el sistema para realizar las transacciones de compra.

% Mximo de ajuste al costo: en este campo se debe definir el porcentajemximo que se podr asignar a un artculo distribuido por un proveedorextranjero, en el campo denominado % Ajuste Costo.

En la seccin "Cmo Definir los Artculos del Proveedor?" en la pgina 94,se explica el detalle del campo de % Ajuste Costo para cada artculo de unproveedor extranjero.


31/441


Impuesto 1 se afecta por: en esta casilla se debe determinar la forma en laque el sistema calcular el impuesto 1. Existen tres posibilidades:

Descuento en lnea: se refiere al descuento otorgado por el proveedor

para cada artculo de una orden de compra especfica.

Ambos descuentos: se refiere al descuento en lnea que ofrece elproveedor ms un descuento general (igual para todos los artculos) de laorden de compra. Este descuento general se define en la carpeta de Otros

de la opcin de Proveedores!y aplica sobre todas las rdenes de compradel proveedor, pero puede ser modificado segn las caractersticasparticulares de cada orden.

Ningn descuento: el impuesto 1 se calcula directamente sobre el montoque se obtiene al multiplicar la Cantidad Ordenaday elPrecio Unitariodel artculo.

El usuario decide, en la opcin de Datos de Compra, para cada artculoespecfico si el impuesto 1 afecta o no el costo. En caso afirmativo, el sistemacalcular dicho impuesto segn la establecida enImpuesto 1 se Afecta por.

Impuesto 2 se afecta por: en esta casilla se debe determinar la forma en laque el sistema calcular el impuesto 2. Para el clculo del impuesto 2 se utilizala siguiente frmula:

Impuesto 2 = (((Precio unitario *Cantidad)< -((Porc. desc. Lnea / 100) * (Precio unitario* Cantidad)) >

)* porcentaje impuesto 2 / 100))


32/441


As mismo existen seis posibilidades de calcular este impuesto 2,explicaremos tres debido a que las otras tres estn explicadas anteriormente:

Impuesto 1: se refiere a la aplicacin del impuesto 2 sobre el artculo

despus de haber aplicado el impuesto 1. Impuesto 1 y descuento en lnea: se refiere a la aplicacin del

impuesto 2 sobre el artculo, despus de haber aplicado el impuesto 1y el descuento en lnea.

Impuesto 1 y ambos descuentos: se refiere a la aplicacin delimpuesto 2 sobre el artculo despus de haber aplicado el impuesto 1 yambos descuentos.

Tipo de prorrateo: este ser el tipo de prorrateo que se sugiera para lasliquidaciones de compra: Existen dos tipos, el normal y el estndar. Estos seexplican ms adelante en este documento.

Prioridad en solicitudes: La prioridades que se pueden elegir ac son:

baja, media y alta, y esta prioridad ser la que se sugiera al hacer solicitudes decompra, sin embargo el usuario puede cambiar el tipo de prioridad en lasolicitud.

Factor de Redondeo: el usuario deber establecer la cantidad a la cual elsistema deber redondear los montos definidos en moneda local.

Analice, detalladamente los siguientes ejemplos:

Precio del artculo = 450.58

Factor de redondeo Moneda Local = 1

Accin: el sistema redondear el precio del artculo a 451.00. Es decir, generamltiplos de 1 y redondea al mltiplo ms cercano.

Precio del artculo = 450.58Factor de redondeo Moneda Local = 4

Accin: el sistema redondear el precio del artculo a 452.00. Es decir, generamltiplos de 4 y redondea al mltiplo ms cercano.

Por lo tanto, el sistema genera mltiplos del factor de redondeo y redondea elprecio al monto mltiplo ms cercano.

Aplicar % de Ajuste de Costo:este parmetro presenta dos opciones:

Antes de impuestos: implica que se aplica el porcentaje de ajusteantes de registrar los impuestos.

Despus de impuestos: implica que se aplica el porcentaje de ajuste

despus de registrar los impuestos.Indica si el porcentaje de ajuste de costo (para proveedores locales) se aplicaral coto del artculo antes o despus del clculo de impuestos.


33/441


Decimales: en esta seccin se debe determinar el nmero de decimales quedesplegarn las Cantidadesde artculos solicitadas y el Precioasociado acada lnea de pedido, en todas las opciones del men de Operaciones.

Tipo de Liquidacin: en este campo se escoge el tipo de liquidacin quepor omisin aplicar el sistema. Esto es, al ejecutar el proceso, ya sea desde laopcin de Embarques o bien desde Liquidacin por Lote, se presentar lapantalla donde se despliega seleccionado el tipo de liquidacin que se definidesde esta casilla. Las dos opciones son:

Por Contabilizacin: este mtodo ejecutar el clculo de liquidacinafectando nicamente la contabilizacin del inventario, de la siguiente manera:Si al momento de liquidar el embarque se presenta una diferencia entre elcosto estimado y el real, se generar un asiento contable que afectar la cuentade inventario por el monto de la diferencia, nicamente, no as los costos delos artculos. Este tipo de liquidacin aplica para todos aquellos artculo cuyocosto fiscal sea diferente del Promedio.

Por ajustes de Costos Promedios: este mtodo aplica nicamente si elcosto fiscal del artculo es Promedio, y adems del asiento contable queafecta el inventario, generar una transaccin de ajuste de costo para afectar elcosto promedio de los artculos.

Indistintamente del tipo de liquidacin que se sugiera, el programa liquidarcada uno de los artculos de acuerdo al tipo de costeo definido para el mismo.

PedidosDentro de esta carpeta se definen los parmetros que estn relacionadosdirectamente con los pedidos que son generados dentro de este mdulo.


34/441


Carpeta Pedidos

En esta carpeta se incluyen tres opciones:

Visualizar columnas de pedidos en solicitudes de compra

Visualizar columnas de pedidos en rdenes de compra

Visualizar columnas de pedidos en embarque

Cada uno de ellos indica si ser visible la columna de pedidos en las lneas delas solicitudes, rdenes y embarques. Si est seleccionado cualquiera de losparmetros, ser posible la visualizacin de las columnas de pedidos en lastransacciones de Compras.

Cada columna desplegar los pedidos asociados a dicha lnea, y para que elsistema actualice la informacin se tiene un "hook" (vea la seccin "RutinasConfigurables" en la pgina 394).


35/441


Direcciones

Carpeta Direcciones

La informacin que se encuentra en esta carpeta se refiere a las direccionesdonde se deben referir las rdenes de compra, se distinguen dos diferentes. Ladireccin donde los proveedores debern enviar la mercadera solicitada en lasrdenes de compra que se creen, y tambin se presenta la direccin donde sedeben cobrar las facturas generadas debido a los embarques enviados.

Direccin de Embarque

Direccin Fiscal Comprador

Por omisin, todas las rdenes de compra que se creen desplegarn lasdirecciones de embarque y cobro definidas desde esta opcin. Sin embargo, elusuario puede modificarlas en la carpeta Direccinde la opcin rdenes, demanera que se adecue a las caractersticas particulares de cada orden.

Las secciones definidas para los datos de las direcciones de embarque y de

cobro tienen cada una un cono ( ) respectivamente, los cuales permitendesplegar un tipo especfico de direccin el cual se caracterizar por el espacioy cantidad de casillas que permitan realizar un detalle personalizado de lasdirecciones que se registren.

El procedimiento para definir una direccin es el siguiente:


36/441


1. Dentro de los parmetros globales se debe ingresar a la carpetaDirecciones.

2. Dentro de esta carpeta el usuario debe presionar el cono quecorresponda a la clase de direccin que va a definir: ya seaEmbarque o Fiscal Comprador. Al presionar este cono elsistema desplegar una ventana titulada Direccin detalladadonde se presentan las casillas que se deben llenar con el fin dedetallar la direccin.

Recuerde que los tipos de direcciones que se pueden utilizar son definidos enel mdulo de Administracin del Sistema.Debido a esto el nmero decampos y el tipo de informacin a completar en cada tipo de direccin variarde acuerdo a las definiciones que el usuario haya hecho. Si el usuario norecuerda el cdigo del tipo de direccin puede presionar la tecla F1.

Cabe mencionar, que tanto las direcciones de Embarque como la de Fiscal

Comprador, pueden o no tener el mismo tipo de direccin.

ContableEn esta carpeta se establecen los aspectos necesarios para realizar laintegracin con la contabilidad de las transacciones de Compras. Entre lainformacin que es preciso establecer se encuentra el tipo de asiento, paquetecontable y cuentas contables.


37/441


Carpeta Contable


Tipo de Asiento por Omisin: se debe establecer el tipo de asiento que segenerar cuando se realiza la contabilizacin de las transacciones de comprade materias primas o suministros.

La clasificacin de los tipos de asiento se utiliza para agrupar los asientos conbase en el tipo de transaccin al cual corresponden.

Paquete por Omisin: en esta casilla se debe definir el cdigo del paquetecontable en el cual se almacenarn los asientos generados debido a lastransacciones de compra.

Los paquetes contables se crean para clasificar los asientos con base en uncriterio especfico. De esta manera, un paquete contable podra contenerasientos por transacciones similares (ingreso de artculos al inventario), portransacciones realizadas desde el mismo mdulo (Compras), asientosgenerados por un mismo usuario(Encargado de Bodega), y otros criterios.

La informacin que se defina en estos dos campos ser la que el sistemaconsiderar cada vez que se ejecute el proceso de Movimiento Contable.

Cuentas Contables: en esta carpeta el usuario define las cuentas contablesque se afectarn cuando se realizan los asientos asociados con cada tipo detransaccin de compra de materias primas o suministros. Los tipos demovimiento de compra por considerar son los siguientes:


38/441


Trnsito Local: en esta casilla debe anotarse la cuenta contable queparticipar en la generacin de asientos debido al ingreso de artculos alinventario. Esta cuenta se utilizar nicamente cuando el artculo esdistribuido por un proveedor local.

La otra cuenta que participa en el asiento es la cuenta de inventario,asignada al artculo en el mdulo de Control de Inventario.

Cuando se ingresan los artculos en el inventario la cuenta de inventariodel artculo aumenta, como es un activo, se registra un dbito, debe, ocargo. Por lo tanto, en la cuenta de Trnsito Local se registra uncrdito, haber, o abono.

Trnsito Exterior: en esta casilla debe anotarse la cuenta contable queparticipar en la generacin de asientos debido al ingreso de artculos alinventario. Esta cuenta se utilizar nicamente cuando el artculo esdistribuido por un proveedor extranjero.

La otra cuenta que participa en el asiento es la cuenta de inventario,asignada al artculo en el mdulo de Control de Inventario.

Cuando se ingresan los artculos en el inventario la cuenta de inventariodel artculo aumenta, como es un activo, se registra un dbito, debe, ocargo. Por lo tanto, en la cuenta de Trnsito Exterior se registra uncrdito, haber, o abono.

Generacin de Asiento: recuerde que el nombre de esta opcin"Generacin de ....." vara de acuerdo a lo definido por el usuario en losParmetros de Contabilidad General, en la carpeta Asientos, en la opcinNombre para "Asiento":.

Esta opcin establece la forma en que se realizar la integracin contable delas transacciones de este mdulo. Cuando se registra un documento decualquier tipo, se iniciar el proceso de integracin contable.

Se despliegan tres opciones, el usuario puede marcar cualquier combinacinque considere conveniente. Las opciones que se presentan son:

Visualizar

Modificar

Aplicar automticamenteExisten seis posibles modalidades de la integracin contable, segn semarquen o desmarquen las opciones presentadas anteriormente. Estasmodalidades corresponden a:

Visualizar Modificar


39/441


Aplicar automticamenteSi no se marca ninguna opcin, el sistema genera el asiento contable y lomanda al diario, pero ste no se puede ver desde este mdulo.

Visualizar

Modificar

Aplicar automticamenteAl marcar nicamente la opcin de aplicar automticamente, el asientocontable se genera pero se manda directamente al mayor, tampoco se puedever desde este mdulo.

Visualizar

Modificar

Aplicar automticamenteSi se marca solamente la opcin de visualizar, el usuario podr ver el asientocontable desde este mdulo, sin hacerle ninguna modificacin y el sistemamanda el documento al diario de la contabilidad.

Visualizar

Modificar

Aplicar automticamenteEn esta opcin se puede ver y modificar el asiento contable desde este mdulo,el sistema manda el asiento al diario de la contabilidad, para su posterioraprobacin.

Visualizar Modificar

Aplicar automticamenteSi se activan las tres opciones, el usuario puede ver y modificar el asientodesde el mdulo de Compras, el sistema mandar el asiento directamente almayor de la contabilidad.

Visualizar

Modificar

Aplicar automticamenteEn esta opcin se puede ver el asiento, sin embargo no se le puede hacerninguna modificacin, el sistema lo manda directamente al mayor.


40/441


Contabilidad por Omisin: el usuario puede elegir si desea generar losasientos para la Contabilidad Fiscal, la Contabilidad Corporativa, o en Ambas.

Rubros

Carpeta Rubros

Rubros SolicitudesEn esta carpeta se definen los nombres de los rubros adicionales que puedenser ingresados en las solicitudes de compra.

Se cuenta con cinco rubros adicionales que son editados en la opcinSolicitudes de Compra.

Rubros rdenesEn esta carpeta se definen los nombres de los rubros adicionales que puedenser ingresados en las rdenes de compra.

Se cuenta con cinco rubros adicionales que son editados en la opcin

rdenes de Compra.


41/441


Rubros EmbarquesEn esta carpeta se definen los nombres de los rubros adicionales que puedenser ingresados en los embarques de compra.

Se cuenta con cinco rubros adicionales que son editados en la opcinEmbarques de Compra.

Presupuesto

Carpeta Presupuesto

Dentro de esta carpeta se presentan los siguientes parmetros:

Integracin con Control Presupuestal: este parmetro indica si hayintegracin con el mdulo de Control Presupuestal, si est marcado se activanlas casillas siguientes, si no las mismas se muestran deshabilitadas.

Paquete:dentro de esta casilla se ingresa el paquete de control presupuestalasociado.

Presupuesto: dentro de esta casilla se define el presupuesto de controlpresupuestal que se sugerir al momento de realizar una orden de compra.


42/441


Calcular apartado segn monto total de la orden: es para indicar si elmonto del apartado se calcula o no como el monto total de la orden.

Si se desmarca esta opcin, el sistema calcular el monto del apartado como elprecio total de las lneas, ms el impuesto 1 de todas las lneas cuyos artculosestn marcados con el impuesto 1 como parte del costo, de lo contrario(opcin marcada) el impuesto 1 no se tomar en cuenta como costo de lamercadera al momento de ingresar al inventario.

Importante: Como la configuracin de los datos de compra respecto alimpuesto parte del costo se toma directamente de los datos de compra; si nose tiene marcada la opcin de calcular el monto del apartado como el montototal en los parmetros del mdulo, y se modifica la configuracin de losdatos de compra, es probable que se produzcan diferencias entre el clculodel apartado y el clculo de la reversin del apartado por cualquier cambiode estado de la orden de compra.

Flete Seguro y Documentacin Orden de Compra Tipo

Prorrateo:se ingresa el tipo de prorrateo por defecto para los gastos de laorden de compra (Cantidad, Peso Bruto, Peso Neto, Precio,Promedio,Volumen).

Sugerir centro de costo y cuenta contable de compras en OC ySolicitudes:este parmetro al ser activado indica si se debe sugerir el centrode costo y la cuenta contable en la solicitud u orden de compra, al aprobardicha solicitud u orden) en caso de que no sea ingresado por el usuario.

nico centro de costo por orden de compra: este parmetro indica sislo es posible especificar un centro de costo por orden de compra

Permitir sobre ejecutar el presupuesto: este parmetro indica si esposible sobregirar el presupuesto, (estas validaciones el sistema las ejecuta al

aprobar la orden de compra o al modificar la partida desde el embarque).

Nota importante: para poder utilizar la integracin de controlpresupuestal con Compras es requerido que en el mdulo deContabilidad Generalen parmetros del mdulo se encuentre marcadala opcin Integracin con Control Presupuestal,


43/441


y que en la cuenta que se encuentre dentro del presupuesto se encuentremarcada la opcin Valida Presupuesto de CR.

Si estas opciones se encuentran desmarcadas, al intentar realizar el apartadopresupuestal el sistema enviar un mensaje que dir que no existe montodisponible para generar el apartado. Lo que realmente se quiere advertir es quela cuenta en cuestin no Valida Presupuesto CR.


44/441



45/441

Compras Informacin General para las Transacciones de Compras 39

CAPTULO 3

I nformacin General para lasTransacciones de Compras

NOTA INTRODUCTORIAEn este captulo se presentan las opciones del men en las que se debe haceringreso de informacin para alimentar el sistema. Las opciones de

administracin de Compras definen parmetros utilizados a nivel de estemdulo as como caractersticas para determinar el manejo de los datosutilizados en las diferentes opciones.

Algunas de las opciones se presentan en otros mdulos que estn ligados aCompras como es el caso de Administracin del Sistema y Cuentaspor Pagar.

Las funciones que conforman esta seccin son:

Compradores: dentro de esta opcin se crea el registro de cada uno delos compradores que son los responsables de darle seguimiento a laorden de compra.

Gastos: son rubros que son asociados a las liquidaciones de compra y

pueden ser definidos por tipo (arancel, cantidad, costo estimado, pesobruto, peso neto, precio, promedio, volumen).

Impuestos: dentro de esta opcin se definen los registros de losimpuestos que se utilizarn en el clculo de la liquidacin para losgastos y facturas de los embarques que son recibidas.

Aranceles: dentro de esta opcin se definen los registros de losimpuestos que se asociarn a los impuestos.

Direcciones de Embarque: dentro de esta opcin se presenta unaseccin donde es posible definir diferentes direcciones de embarquepara la creacin de las rdenes de compra.

La direccin de embarque se utiliza al crear la orden de compra. Parasoportar mltiples direcciones se crear un mantenimiento dedirecciones asociado al men de administracin del mdulo,permitindole al usuario indicar un cdigo con su correspondiente


46/441


descripcin (para identificar cada direccin) y la direccin. Ademsse debe modificar la carpeta de Direccin de la orden de compra paraincluir un Combo Box en donde se podr seleccionar una direccindiferente a la indicada (siempre se sugerir la direccin de embarque

indicada en los parmetros del mdulo). Rangos de autorizacin por departamento: dentro de esta tabla se

deben establecer los departamentos y los montos mximos que sepueden aprobar para estos departamentos as como el nmero deautorizaciones requeridas por un especfico departamento para unrango especfico en moneda local.

Montos de autorizacin por usuario: dentro de esta tabla se debenrelacionar usuarios con departamentos asignndoles montos mximosa poder aprobar por usuario en departamentos especficos. Si unusuario no tiene definida esta relacin en esta tabla el mismo no podraprobar rdenes de compra.

Datos de Compra: esta opcin permite determinar y asignar losproveedores que suplen los artculos de materia prima, repuestos,suministros, y otros para la compaa. Se presenta una tabla con todoslos artculos de la compaa definidos en la base de datos, los cualespueden tener asignados uno o ms proveedores, sin embargo elsistema presentar una lnea por artculo dentro de la tabla. Inclusopuede que los artculos desplegados no tengan relacin alguna con lastransacciones de compra. Al modificar los datos de compra, el usuarioser capaz de asociar proveedores al artculo desplegado.

Artculo Proveedor: dentro de esta opcin se definen lascaractersticas que determinan la relacin entre los artculos y los

proveedores.Se presenta el listado de todas las posibles relaciones entre ambos. Esto es, unartculo se desplegar tantas veces como proveedores tenga asignados yviceversa. Al definir una nueva relacin el usuario deber establecer tanto elartculo como el proveedor que estarn involucrados.

En todos los casos, las pantallas de creacin - modificacin de relaciones serniguales a las que se presentaron en la opcin de Proveedores!, la diferencia sebasar en la edicin del artculo o del proveedor.

Desde esta opcin no se pueden crear nuevos registros, ya sean de artculos ode proveedores, solamente se pueden asociar unos con otros para establecerquin (proveedor) suministra qu (artculo). Los artculos se crean desde elmdulo de Control de Inventario y los proveedores mediante la opcinProveedores! en el men principal del mdulo de Compras o bien, fueroncreados en el mdulo deCuentas por Pagar desde donde se les da tambinmantenimiento.


47/441


Si no recuerda los cdigos correspondientes que fueron definidos para elartculo, basta con ubicar el cursor sobre la casilla correspondiente y presionarla tecla F1, o hacer un doble click con el botn izquierdo del ratn.

El sistema desplegar la tabla de datos que contiene la informacin que debe iren el campo escogido. Entonces se podr escoger el registro requerido,marcando con el highlight la lnea correspondiente y presionandoposteriormente la tecla Enter, o de igual forma con un doble click.

Todas las pantallas que desplieguen el campo de cdigo de artculo brindan laposibilidad de capturar tanto un cdigo de artculo como un cdigo de barrasde inventario o de venta.

Si existiera ms de un artculo con el mismo cdigo de barras de inventario ode ventas, al presionar la tecla Tab, se desplegar una ventana en la cual semuestran los cdigos asociados a ese artculo permitindole al usuarioseleccionar el que realmente busca.

De igual manera, la tecla F2 le permitir obtener informacin correspondienteal cdigo de artculo de proveedor.

COMPRADORESCuando se definen las rdenes de compra que se enviarn al proveedor, sepuede establecer quin es el comprador.

El comprador se asocia con algn empleado de la empresa quien deberesponsabilizarse por darle seguimiento a la orden de compra y quegeneralmente, es quien crea esa orden.

Los compradores son empleados de la empresa, de manera que el cdigo del

comprador debe asociarse con algn empleado definido en la tabla deempleados en el mdulo de Recursos Humanos o en Control deNmina.

Los compradores pueden estar activos o inactivos. Cuando un empleado noest autorizado para realizar pedidos a los proveedores su estado es inactivo,es decir, no puede asociarse con una orden de compra.

Un mismo empleado puede estar asociado a dos o ms registros decompradores y presentar en cada uno de ellos estados distintos. Por ejemplo, siel empleadoEMP-01est asociado con los registros de compradores COM-01y COM-02, de manera que el primero est activo (casilla marcada) y elsegundo inactivo (casilla sin marca), entonces el empleadoEMP-01solamentepodr estar relacionado con las rdenes de compra a proveedores como elcomprador COM-01.


48/441


Pantalla de Compradores

INGRESO DEDATOSPara agregar un comprador no existe una ventana especfica para el proceso,solamente el cursor se posiciona en una lnea nueva y ah mismo se digitan losdatos que son los siguientes:

Cdigo del Comprador Cdigo del Empleado

Marcar si el Comprador est activo o no

GASTOSEn esta opcin se definen los tipos de gastos que se podrn asociar con lasliquidaciones de compra, as como la forma en la que sern distribuidos entrelos artculos asociados.


49/441


Pantalla de definicin de Gastos

INGRESO DEDATOSEn la tabla de datos se deben establecer los siguientes datos:

Gasto: cdigo de identificacin del gasto.

Descripcin: nombre descriptivo del registro.

Tipo Prorrateo: en este campo se presenta un listado con las posibles formasde distribuir el monto del gasto entre los artculos que considerar el gasto.Los tipos de prorrateo de los gastos son los siguientes:

Cantidad

Precio

Costo Estimado Local

Peso Bruto

Peso Neto

Volumen Promedio

Arancel


50/441


Para mayor informacin de la forma en la que se comporta cada prorrateoconsulte la seccin "Prorrateo de Gastos en la pgina 281".

Al asociar el gasto con una liquidacin, por omisin se sugerir el tipo deprorrateo definido en esta opcin. Sin embargo, el usuario tendr laposibilidad de modificarlo desde la carpeta Gastos (Prorrateo) enLiquidaciones de Compra.

IMPUESTOSEn esta opcin se definen los impuestos que sern asociados a los aranceles ya partir de stos se definir el clculo de la liquidacin para los gastos yfacturas tipo otra.

Esta opcin permite construir frmulas para la definicin de los impuestos, lascuales son verificadas por el sistema. Asimismo se da al usuario un

mecanismo para incluir funciones que sern consideradas primitivas y quepodr utilizar para futuras definiciones de frmulas.

Tabla de Impuestos

Sin embargo, la definicin de funciones primitivas se presentarposteriormente. Por el momento se va a explicar la forma en la que se definenlas frmulas para el clculo de los impuestos, a partir de las funcionesprimitivas que se tienen definidas en el dynalib.


51/441


INGRESO DEDATOSPara agregar nuevos impuestos a la tabla de datos, el sistema despliega unapantalla en la cual se debe establecer toda la informacin que caracterizardicho impuesto.

El primer paso en la definicin de impuestos ser establecer el cdigo deidentificacin del mismo as como su descripcin.

La pantalla presenta tres carpetas en las cuales se define

co manual usuario compras

Documents