comment former vos champions wrike ? atelier 2tour/france... · 2018-10-26 · les bonnes pratiques...

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Déploiement et adoption : comment former vos champions Wrike ?Atelier 2

Productivity Tour 2018, Paris

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Introduction

● Présentation Rapide● Pourquoi avoir choisi cet atelier ?● Pour vous qu’est-ce qu’une bonne adoption ?● Comment s’est faites la transition avec Wrike ?● Les échecs et les succès dans l’adoption ?● Pensez-vous que votre adoption est optimale ? Échelle de 0-5.

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1. Les Bonnes Pratiques : a. le “Pourquoi” b. le “Comment”

2. Mais la Gestion du Changement, c’est aussi tenir compte des personnalités

3. Des Questions ?

Notre agenda


Pour vous le choix de Wrike est évident...

«Besoin de visibilité de haut en bas, non seulement dans mon propre travail, mais pour tous les travaux du département»

«Besoin d'un endroit unique pour tout travail et collaboration»

«Pouvoir attribuer des tâches ou des projets à plusieurs utilisateurs dans différentes équipes»

«Aider à identifierles goulots d'étranglement dans nos processus»

«Mieux évaluer les ressources disponibles et qui peut ou ne peut pas faire plus de travail»

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Mais ce n’est pas le cas pour tout le monde...


Le Pourquoi


Le Pourquoi : l’intérêt personnelConsidérations d’utilisateurs finaux :● Pourquoi devrais-je utiliser Wrike ?● Pourquoi cette décision a été prise ?● Que suis-je censé faire avec Wrike ?● En quoi ma contribution s’inscrit dans un “tout” ?

Considérations du Management :Est-ce que l’utilisateur final comprend :● Pourquoi il est nécessaire d’utiliser Wrike ?● Comment sa contribution s’inscrit dans l’effort collectif ?● Quels sont les buts à atteindre avec Wrike ?


× « Vous devez mettre à jour les statuts des tâches pour tous les travaux qui vous sont affectés. À compter de demain, tout le monde soit se connecter quotidiennement à Wrike. »

× « Il est obligatoire de vérifier vos notifications dans votre boîte de réception avant de commencer votre journée et avant de partir du bureau. »

× « Tous vos projets et tâches doivent être saisis dans Wrike et les statuts doivent être mis à jour quotidiennement. »

● « Wrike va aider à prioriser notre travail et nous donner une plus grande visibilité sur nos ressources disponibles. Cela peut se faire avec la participation de tous en se connectant quotidiennement à Wrike. »

● « En enregistrant et en complétant votre travail dans Wrike, nous aurons une meilleure visibilité sur ce que tout le monde fait, identifierons comment mieux allouer es ressources, et nous aurons un endroit unique pour la collaboration. »

● « Wrike vous aidera à mieux hiérarchiser le travail et à réduire le temps perdu lors des réunions de statut hebdomadaires. »

Communication: quel est mon intérêt personnel?Mauvaise Communication Bonne Communication


Communiquer par des questions

Avec la participation de chacun dans Wrike, nous aurons une visibilité sur tout le travail, ce qui réduira considérablementle nombre de réunions. Cela peut être réalisé si tous les utilisateurs mettent à jour leur statut dans Wrike et vérifient leurs notifications dans leur boîte de réception quotidiennement.

Dans quelle mesure est-il frustrant de ne pas avoir de visibilité sur le travail des uns et des autres, de déterminer où se trouve un projet et de perdre du temps dans les réunions de mise à jour ?


Communiquer le Pourquoi

Comment “Le Pourquoi de Wrike” est-il communiqué ?

● Communication par email

● Réunions par Équipe ou Département

● “Lunch and learn”

● Chat (Hangouts, Slack)

● Mass login email


Le Pourquoi de Wrike ➔ Ce sera votre unique point de rencontre. Tout votre travail sera centralisé dans Wrike.

Il regroupera vos discussions et travaux. Vous devez juste avoir une connection internet pour travailler de votre ordinateur ou téléphone mobile.

➔ Wrike vous aidera à mieux dormir la nuit.➔ Avant Wrike le travail était dispersé entre différents outils comme les emails,

share drives…➔ Cet outil nous permettra d'être transparent et de remplir nos objectifs.➔ La charge de travail est transparente dans Wrike donc les managers peuvent réallouer

le travail plus facilement et justement.➔ Si nous utilisons Wrike au maximum, cet outil nous permettra

de réduire le nombre d’emails et de meetings tout en améliorant notre productivité et en priorisant notre travail au maximum.

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Vous avez fait 50% du chemin...


Le Comment


Cahier des Charges

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Les pratiques de WrikeCombien de fois un utilisateur devrait se connecter a Wrike ?Quelles sont les attentes sur l’usage de Wrike ?➔ Tous les matins > commencer la journée sur Wrike.➔ Avant de quitter le bureau > organiser le lendemain + vérifier

si des changements ont été effectués➔ Si c’est pas dans Wrike ca n’existe pas !

Comment le travail est initié ?➔ Nouveaux travaux doivent être soumis via les formulaires de requête.➔ Les nouveaux travaux seront dispatchés par les traffic managers


Les pratiques de WrikeEst-ce que les utilisateurs sont responsablesde la creation des taches ou seulement les admins ?

➔ Seulement les gestionnaires de projet peuvent créer les tâches et projets.➔ Tous les nouveaux projets doivent être créés via des templates/modèles

Existe-il des regles specifiques de nommage ?

➔ Projets : Nom > PM > Jalon Campagne SEO - Michel Martin - 23/10/18➔ Tâches : Commencer le nom avec un verbe d’action


Les pratiques de WrikeOu dois-je voir mon travail à effectuer ?➔ Toutes vos taches assignees se retrouvent dans l’espace Mon Travail.

Par exemple “Qu’est-ce que je dois faire aujourd’hui ?”, “Sur quoi dois-je travailler cette semaine ?” ou encore “Qu’est-ce que je peux remettre à plus tard ?” - vous pouvez gérer dans Mon Travail.

➔ Vous pouvez prendre contrôle de votre agenda et bouger les tâches.

Ou le travail est-il effectué ? ➔ Projets : dates de complétion + propriétaires spécifiques➔ Tous les projets SES doivent se trouver dans le dossier parent SES.

Les tâches sont dans les projets.


Organiser les réunions

➔ Toutes les informations de meetings doivent être dans Wrike - agendas / notes / actions à prendre

➔ Toutes les actions peuvent être référencées dans la description de la tâche et celle-ci doit être placée dans le bon projet.

➔ Si des actions sont à prendre la personne en charge du meeting doit @mentionné les personnes en charge de ces actions dans la tâche. Les différentes actions peuvent être divisées en sous-tâches.


Ressources

Où les utilisateurs peuvent poser leur questions ?

➔ Vos champions : Citez vos champion ici pour que tout le monde puisse voir qui contacter pour les questions.

➔ Le centre d’aide est un endroit où ils peuvent trouver des tonnes d’articles concernant les fonctionnalités de Wrike.

➔ La communauté de Wrike permet de communiquer avec les autres utilisateurs et Wrike experts pour partager leurs expériences.


Les clés pour adopter Wrike avec succès Inscrivez Wrike dans la Quotidienneté du TravailUtiliser Wrike pour organiser de meilleurs meetings et monitorer les actions à effectuer. Capturer les objectifs trimestriels dans Wrike et les lier à des initiatives

Maîtriser votreProductivitéEncourager les membres de l'équipe à gérer leur to-do lists dans Wrike

Apporter une touche humaineCréer une équipe de Champions WrikeFaites un lancement positifCélébrer les “petites victoires”Cultiver l'identité de votre Équipe

Créer vos processusclés dans WrikeUtiliser des modèles pour les projets répétablesCapturer l’origine du travail dans Wrike

Scripter les mouvements critiquesComment le travailArrive dans Wrike?Qui doit faire Quoi? Quelle fréquence?

Créer des objectifsclairs et convaincantsPourquoi Wrike? Pourquoi Maintenant? Qu’y a-t-il pour moi? Relier tout cela aux objectifs importants

Faire de Wrike le

centre de Tout


Des questions ?


Tenir Compte des Personnalités


Les Sceptiques● Les Maîtres du “Pourquoi”

● Analysent soigneusementles tenants et aboutissants pour comprendre l’objectif

● Peuvent se baser sur des informations erronées

● Peut amener une formede négationnisme.

● Comprendre les ressorts de leur(s) opinion(s)

● Les impliquer dès le début pour montrer que leur opinion compte


Les Castors Impatiens● Adoptent immédiatement avec

enthousiasme

● Poussent pour l’adoption le plus rapidement possible

● Impatience = Impulsivité

● Aller trop vite sans savoir peut faire plus de mal que de bien

● Les impliquer dès le début

● Leur donner une vue d’ensemble

● Etre patient pour contrôler l'impulsivité


Les Esprits Libres

● Adeptes de l’improvisation

● N’aiment pas les procédures compliquées

● Leur aversion pourles processus structures peut créer de la confusion dans l'équipe

● Leur laisser une certaine liberté de manoeuvre au début quitte à resserrer par la suite.


Les Technophobes

● Technique = chinois

● Changer habitudes = parcoursdu combattant

● La technologie devient un ennemi plutôt qu’une ressource

● Leur laisser l’ancien outil pour un moment

● Dupliquer les tâches dans les 2 outils

● Fixer des objectifs d’adoption bas et les augmenter lentement


Les “Dramatise Tout”● Imaginent spontanément les

conséquences d’une transition au superlatif, de préférence dans le sens négatif

● Peuvent alimenter des peurs irrationnelles

● Empêcher la prise de risque

● Leur laisser l’ancien outil pour un moment

● Dupliquer les tâchesdans les 2 outils

● Fixer des objectifs d’adoption bas et les augmenter lentement


Les “Moi Je”● Forgent leur propre opinion

indépendamment des attenteset opinions des autres

● Dans beaucoup d'équipe c’est un fardeau

● Personnalité la plus difficileà gérer en équipe

● Expriment leurs opinions haut et fort et peuventdevenir une épine

● Contrecarrer leur comportement

● Utiliser la pression de leurs collègues > amener à constater que le groupe pense différemment


Les “Je Sais Tout”● Grosse capacité cognitive et

en sont conscients

● Inébranlable confiance en leurs opinions

● Peut baser son opinion sur des données obsolètes >pas à jour

● Difficile de distinguerun “Je sais tout” d’un “Je savais tout”

● Leur faire comprendre qu’il ne savent pas tout

● Mettre le groupe/l’equipe en avant pour les décisions


Des questions ?

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