complemento de brown paper
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El Equipo de Rediseño y las Sesiones de Trabajo
REDISEÑOREDISEÑO Página 162Página 162
Es necesario se nombre a un equipo con la
responsabilidad de realizar el rediseño de cada
proceso.
Líder del Proyecto.
Responsable del
proceso (dueño).
Internos.
Externos.
Facilitador.
¿Clientes? / usuarios
¿Proveedores?
Asesor en SI.
Asesor en RH.
Asesor en finanzas.
Asesor en
normatividad.
REDISEÑO....(Cont.)REDISEÑO....(Cont.) Páginas 162Páginas 162- 164- 164
Número Norma
1 Las reuniones de trabajo son para aportar ideas y llegar a soluciones.
2 Conservar los turnos al hablar.
3 Las propuestas deben ser concretas y específicas.
4 No explicar las aportaciones a menos que sea solicitado.
5 Respetar las ideas sin importar el nivel jerárquico actual o estudios de la
persona que las propone.
6 Criticar las ideas. No criticar a las personas.
7 Agotar los temas en discusión para que todo el equipo esté de acuerdo
en lo que se va a hacer.
8
Si a alguien se le ocurre una idea que no está directamente relacionada
con lo que se está discutiendo, anotarla y sugerirla para discusión en
cuanto haya oportunidad.
Página 164Página 164Tabla 9.2Tabla 9.2
REDISEÑO....(Cont.)REDISEÑO....(Cont.)
REDISEÑO....(Cont.)REDISEÑO....(Cont.) Página 166Página 166
El brown paper es una metodología que se
utiliza para describir y entender un proceso
existente.
Antes de iniciar con el brown paper de un
proceso es necesario recordar que:
Página 175Página 175BROWN PAPERBROWN PAPER
Los procesos en las organizaciones
funcionales ya existen, el problema principal
es que están “partidos” por lo que nadie es
responsable de ellos en su totalidad, sólo se
encuentran responsables de partes del
proceso.
Se tienen diferentes tipos de actividades
dentro de los procesos.
Página 175Página 175BROWN....(Cont.)BROWN....(Cont.)
La herramienta tradicional para realizar el brown
paper es el Post - it.
Es necesario que el nivel de detalle al que se
ilustre el proceso sea lo suficientemente bueno
como para poder analizar actividades
sustanciales, pero no tan específico que lleve a
detalles insignificantes que impliquen pérdida de
tiempo.
Página 176Página 176BROWN....(Cont.)BROWN....(Cont.)
Ejemplos de actividades sustanciales:
Recibe llamada.
Llena solicitud.
Actualiza base de datos.
Da respuesta al cliente.
Valida cálculos financieros.
Envía correo electrónico.
Atiende reporte.
Imprime formato.
BROWN....(Cont.)BROWN....(Cont.)
BROWN....(Cont.)BROWN....(Cont.)
Especificar claramente a qué segmento de
clientes se está pretendiendo darles valor con
el proceso que se va a ilustrar.
El tiempo de elaboración NO DEBE ser
superior a ocho horas.
Iniciar por los extremos del proceso, para lo
que se recomienda plantear las siguientes
preguntas según el tipo de proceso:
En los En los PProcesos de rocesos de NNegocioegocio (sustantivos) (sustantivos):
¿Cuál es el Gatillo del Proceso?¿Cuál es el Gatillo del Proceso?
¿Cuál es el Fin del Proceso?¿Cuál es el Fin del Proceso?
¿Hay Valor para el Cliente?¿Hay Valor para el Cliente?
¿Nos Pagaría por Ello?¿Nos Pagaría por Ello?
¿Cómo se Refleja este Valor para la Compañía?¿Cómo se Refleja este Valor para la Compañía?
¿Es un Proceso?¿Es un Proceso?
Página 129Página 129BROWN....(Cont.)BROWN....(Cont.)
En los En los PProcesos de rocesos de SSoporteoporte (Adjetivos: asuma
que una compañía ajena lo va a hacer):
¿Cuál es el Gatillo del Proceso?¿Cuál es el Gatillo del Proceso?
¿Cuál es el Fin del Proceso?¿Cuál es el Fin del Proceso?
¿Hay Valor para el Usuario?¿Hay Valor para el Usuario?
¿Les Pagaríamos por Ello?¿Les Pagaríamos por Ello?
¿Es un Proceso?¿Es un Proceso?
Página 147Página 147BROWN....(Cont.)BROWN....(Cont.)
Planeación y dotación de
infraestructura de TI
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Fecha Calendario
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Sistema transaccional
disponible
Generación y dotación
de reportes periódicos
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Búsqueda, Dictamen e Implantación de Nuevas Soluciones de TI
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Mantenimiento de equipo y/o
aplicaciones en condiciones óptimas
Red
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Mantenimiento de la red en
condiciones óptimas
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Capacitación Efectiva en TI y
Aplicaciones
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Atención a Necesidades Especiales de Información
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Cambio Tecnológico
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Dia
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Figura 8.13Figura 8.13Página 150Página 150
Se ilustrará el proceso como está y no como
se supone debe estar.
Iniciar por los extremos del proceso los cuales
están ilustrados en el Mapa de Alto Nivel.
Usar “post-its” de diferentes colores
asignando uno diferente por tipo de actividad.
La metodología recomienda los siguientes
aspectos específicos:
BROWN....(Cont.)BROWN....(Cont.)
BROWN....(Cont.)BROWN....(Cont.)
Ejemplos de asignación de colores:
o Amarillo: actividades.
o Fucsia: decisiones.
o Azul: sistemas de información.
o Verde: verificaciones.
o Naranja: papel (formatos).
o Verde claro: conectores y fines.
o Morado: cambio de área.
o Lila: relaciones con otros procesos.
Usar copias de los formatos reales que se
utilizan en los diferentes pasos del proceso
para ilustrarlo más claramente: solicitudes,
hojas de pedido, entradas y salidas de
almacén, facturas, etc.
Páginas 176-177Páginas 176-177BROWN....(Cont.)BROWN....(Cont.)
En los “post-its” se coloca la información
“sujeto - verbo en tercera persona -
complemento”.
En los “post-its” que se refieran a decisiones
debe haber una pregunta exclusivamente con
dos posibles respuestas: “sí” y “no”, por lo
que el “post it” tendrá dos salidas. Este es el
único tipo de actividad donde el “post-it” se
coloca en forma de rombo.
BROWN....(Cont.)BROWN....(Cont.)
Se recomienda primero ilustrar la opción del
proceso “más directa” en la cual se llega más
rápidamente al fin del proceso (condiciones
ideales), y posteriormente “regresar” a las
condiciones no ideales donde probablemente
se usarán conectores para “regresar” a la
opción más directa.
El flujo debe ser continuo y preferentemente
de izquierda a derecha.
BROWN....(Cont.)BROWN....(Cont.)
