Information Management

Scanjour iBox Findability™Dan Thomsen, Product Manager

Organisationers information management udfordringer

Man ved ikke hvad man har/ved, der er ingen overblik

Videnarbejdere kan ikke finde det de har

Det er svært at stille det rette spørgsmål

Informationer er spredt på tværs af systemer

Med hver deres måde at arbejde med informationer på

Med hver deres type af egenskaber og metadata

Der er ingen enterprise wide metadata model

Studier har vist, at videnarbejdere gennemsnitlig spilder op til 10 timer ugentlig på at søge efter informationer samt at duplikerer informationer. The Hidden Costs of Information Work IDC. April 2006

Hvad er information management

Effektiv Information management er :• Evnen til udnytte information mest effektivt til at

understøtte forretningen og forretnings processer på

• Evnen til at træffe de rigtige beslutninger på baggrund af de alle relevante informationer

• Minimere omkostningerne ved at:- opsamle informationer- organisere informationer- gøre informationer tilgængelige

Informationer bliver gemt i forskellige typer af systemer, som hver for sig har forskellige evner til at håndtere eller ikke-håndtere metadata

? File Server SharePoint ESDH

MetadataMetadata

SearchIndex

Datakilder har ofte ingen eller forskellige typer af metadata

Findability™ er lav*: 50% af brugerne anvender kun ét søgeord Fritekstsøgning fanger kun 33% af relevante informationer Brugere der søger anvender ikke samme ord som forfattere

Konventionel fritekstsøgning

* Kilde: BBC, Danish Broadcasting Corporation, Forrester, BT og Alta Vista

? File Server SharePoint ESDH

MetadataMetadata

. . . hvilke resulterer i konventionel fritekstsøgning med lav Findability™

iBoxServer Struktureret iBox søgning på tværs af forskellige platforme

Bibliotekskort Bibliotekskort Bibliotekskort Bibliotekskort

Autoklassifikation

iBox infrastruktur

Central (meta) metadata model på tværs af platforme

? File Server SharePoint ESDH

MetadataMetadata

Metadata Model

Klassifikation / mapning

Navigation og søgningX XFindability™=

Enterprise wide

Model på tværs af repositories

Understøtter metadata fuldt ud:

Lister

Taxonomier

Ontologier

Rettigheder

Dynamiske ændringer

Audit trail

Enterprise wide

Håndtere eksisterende metadata

Evnen til at mappe metadata på tværs

Flere forskellgei metoder til autoklassification

Enterprise wide

Struktureret tilgang kom bineret med fritekst

Overblik

Præcis effektiv navigation og filter

Intuitiv og nem måde at spørge og finde – effektiv GUI

Findability™ komponenter

iBox udnytter og håndtere eksisterende datastrukturer, samt anvender dette til effektiv klassifikation af ustrukturerede informationer

Struktureretdata iBox Metadata Model

Ustruktureredeinformation

Kundeansvarlig

Industri

Kunde adresse

Forfatter

Emne

ProjektType

Afdeling

Projekt

Kunder

Kontoradresse

Rolle

Dokumenttype

?

File Server

SharePoint

SharePoint

Active Directory

ERP

SQL

Andet

Kundeansvarlig

Industri

Kundeadresse

Titel: ”Proposal ....”

Forfatter

Projekttype

Afdeling

Kunde

Kontoradresse

Rolle

Projekt

Lokation

Dokumenttype

Felt / Property

EmneIndhold Forfatter

Forfatter

Relationer

iBox laver et bibliotektskortet på filen: ”Proposal ....”

iBox anvender unikt forskellige metoder for autoklassifikation for at få den mest effektive klassifikation

iBox Kunder