diap tema 6-7

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Material elaborado por Manuel Aln Ziga

PROGRAMA DE ESPECIALIZACIN EN PROGRAMA DE ESPECIALIZACIN EN ADMINISTRACIN DE PROYECTOSADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Mdulo I

Marco conceptual y prctico de la Administracin de Proyectos (Modalidad Virtual)

Ing. Manuel Aln Ziga, MAP, MCTS

Octubre, 2009


Facilitador

Ing. Manuel Aln Ziga,MAP,MCTS

Licenciado en Ingeniera en Construccin (ITCR).

Master en Administracin de Proyectos (UCI).

Microsoft Certified Technology Specialist (MCTS, MicrosoftCorp.).

E-mail: [email protected] / [email protected]

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TEMA SEIS

Acta de Constitucin del Proyecto y Plan de Gestin del Proyecto

Acta de Constitucin del ProyectoActa de Constitucin del Proyecto

Se le conoce tambin como ProjectCharter y Acta Constitutiva del Proyecto.

Es el documento que autorizaformalmente un proyecto o una fase ydocumenta los requisitos iniciales quesatisfacen las necesidades y expectativasde los interesados.

El proyecto comienza formalmente con lafirma del acta de constitucin.


marcelasequeiraHighlight

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Acta de Constitucin del ProyectoActa de Constitucin del Proyecto

Contiene como mnimo:

Nombre del proyecto.

Propsito o justificacin del proyecto.

Objetivo general y especficos.

Audiencia (a quienes va dirigido).

Descripcin general del proyecto (qu comprende y qu nocomprende).

Patrocinador, Director y Equipo del proyecto.

Estructura del Proyecto.

Plazo, cronograma de hitos y monto inicial estimado del proyecto.

Asunciones, restricciones y limitantes del proyecto.

Listado de involucrados (stakeholders).


Plan de Gestin del ProyectoPlan de Gestin del Proyecto

Es el documento que contiene lasacciones necesarias para definir, preparar,integrar y coordinar todos los planessubsidiarias.

Este plan se desarrolla a travs de unaserie de procesos integrados hasta llegaral cierre del proyecto.

Describe el Cmo? se llegar al objetivoo resultado esperado del proyecto.

















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TEMA SIETE

Proyectos vs Cambios

SI BUSCAS RESULTADOS DIFERENTES, SI BUSCAS RESULTADOS DIFERENTES,

ENTONCES NO SIGAS HACIENDO LO ENTONCES NO SIGAS HACIENDO LO

MISMOMISMO

ALBERT ALBERT EINSTEINEINSTEIN

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Proyectos vs CambiosProyectos vs Cambios

Qu es el cambio?Qu es el cambio?

Es un evento que es situacional y externo anosotros. Es algo que se detiene o seinicia. Puede ser el comenzar un nuevotrabajo, el inicio de un nuevo proyecto, elnacimiento de un hijo, el trabajo enequipo, el lanzamiento de un nuevoproducto..




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Cmo reaccionamos?Cmo reaccionamos?

El cambioEl cambio

Algo se detiene Algo nuevo inicia

Cambio



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El cambioEl cambio

?

Cambio De

productoJefe

nuevo

Nuevas Polticas

de trabajo

Cambio de puesto

Cambios

Qu cambiosest viviendo usted hoy?

Cambio: Algo que inicia o se detiene Algo que sucede de una manera diferente Es externo

Proceso de transicinProceso de transicin

Zona Neutral

Finalizacin Nuevo inicio

Transicin: Es una reorientacin sicolgica gradual que nossucede internamente cuando tratamos de adaptarnos al cambio




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ZONA DE CONFORT

GananciaCambio

Perdida

Transicin

Seales de transicinSeales de transicin

Sentimiento de culpabilidad.

Resentimiento.

Temor o miedo.

Ansiedad.

Introspeccin.

Tensin.







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Paradigmas ante el cambioParadigmas ante el cambio

Me tienen que capacitar

No me preocupa, tengo muchos aos detrabajar en esta empresa o proyectos

Eso solo afecta a los nuevos

Yo estoy en propiedad, salados losinterinos

Apego a un paradigmaApego a un paradigma

OO OO OO

OO OO OO

OO OO OO

Puedes unir estos 9 puntos con4 lneas sin levantar el lpiz del papel?

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Apego a un paradigmaApego a un paradigma

No conocer

No poder

No querer

No conocer

No poder

No querer

Ante el cambioAnte el cambioSe ha demostrado que las personas se enfrentan aprincipalmente dos obstculos:

No estn dispuestas o no pueden modificar lasconductas arraigadas desde mucho tiempoatrs.

Como el cambio dura poco, tras un periodo deintentar hacer las cosas de diferente manera, laspersonas vuelven a sus patrones tradicionalesde conducta.





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Fases del cambioFases del cambio

El descongelamiento.

Introduccin a los cambios.

Recongelamiento.

Desarraigarse de prcticaso comportamientos quequieren modificarse(Comprensin).

Comprende los procesos atravs de los cuales seaprehenden e introducenlos nuevoscomportamientos.

Proceso final y de sumaimportancia en el procesode adaptacin.

Rol de la percepcinRol de la percepcin







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Tipos de percepcin ante el cambioTipos de percepcin ante el cambio

Desfavorable.Relativamente neutro.Favorable.

Con respecto a que?

En resumenEn resumen

Si la persona se percibe como unprobable perdedor debido al cambio,tender a estar en contra del cambio. Sise percibe como un probable ganador,tender a estar a favor. Si se percibe comopoco afectado por el cambio tender aser neutral.

La percepcin de la persona sobre elcontenido del cambio, puede ser diferenteal contenido del cambio mismo.



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Fases de resistencia al cambioFases de resistencia al cambioResistencia debido a NO participacin enla decisin sobre el cambio:

Menor influencia percibida. Reduccin de autoestima o poder. Futura marginacin en decisiones deimportancia.

Menor acceso al proceso de toma dedecisiones.

Mayor riesgo a errores en decisionesfuturas.

Cunto dura el cambio?Cunto dura el cambio?

Situacininicial

Ruptura dela inercia

Decaimientotemporal

TransicinEstabilizacin

del cambio

Situacin objetivo

Duracin del cambio

Tiempo

Niv

el de

pe

rform

ance

Situacininicial

Ruptura dela inercia

Decaimientotemporal

TransicinEstabilizacin

del cambio

Situacin objetivo

Duracin del cambio

Tiempo

Niv

el de

pe

rform

ance







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Fases de resistencia al cambioFases de resistencia al cambio

Resistencia hacia mayor incertidumbreacerca del resultado final.

En este caso, la percepcin sobre lasconsecuencias del cambio indica queexiste una mayor incertidumbre conrespecto al resultado esperado.

El resultado representa una mayorexpectativa de prdida.

Fases de resistencia al cambioFases de resistencia al cambio

La gente se opone a todo aquello que implique prdida en el futuro con relacin a lo que espera en ese futuro o lo que posee en el

presente?.




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Existe entonces la resistencia hacia Existe entonces la resistencia hacia el CAMBIO?el CAMBIO?

Acciones ante el cambioAcciones ante el cambio

Razones para la obediencia:Acuerdo con la decisin del otro. Identificacin sicolgica con algo mucho mayor.

Sentido de obligacin moral.Afinidad con otros.





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Razones para la indiferencia (neutral).

Hbito.Evitar ser parte del grupo perdedor.


Razones para la NO obediencia:Temor a sanciones. Sentido de impotencia o de imposibilidad de afectar el resultado.

Guardar las apariencias. Enemistad con otros.









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El cambio en los proyectosEl cambio en los proyectos

Casi no existe evidencia deproyectos realizados exactamente deacuerdo con el plan original; loscambios son inevitables y debenesperarse. Lo importante es la formaen que el Equipo del Proyecto, elDirector respondern ymanejarn los mismos.

Lo real y lo comnLo real y lo comn

Tendencia natural. Consecuencia.

Tomar decisiones informalesConfusin. No se asegura la continuidad

y efectividad a travs de los involucrados.

Comunicar decisiones verbalmenteConflictos y confusin. Informacin

tarda y obsoleta.

No evaluar impactos y justificaciones

No se cumple con el programa porque los compromisos del contrato no estn

vigentes.

Ignorar y omitir el actualizar la documentacin

Proyecto fuera de presupuesto.

Crecer gradualmente el alcance Clientes y proveedores molestos.













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Diagrama de flujo de control de Diagrama de flujo de control de cambioscambios

Solicitud deCambio

Justifica

AutorizacinNo procede NO

NO

SI

SI

ActualizacinSI

Orden de Cambio documentada (OC)

Se actualizan: Cronograma, presupuesto, EDT, Plan del Proyecto.

Se afecta: Tiempo, Costo, Calidad, Alcance y Riesgo.

Pasos a seguirPasos a seguir

1) Se genera un cambio que afecta el proyecto debido a:

Solicitud del cliente (SC). Errores u omisiones (E / O).Condiciones inesperadas (CI).Oportunidades de mejora (OM).






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Pasos a seguirPasos a seguir

2. Se llena y se presenta al Director laSolicitud de Cambio.

3. Gerente y Equipo revisan y justifican ono el cambio, paralelo al impacto delmismo.

4. Se presenta la solicitud potencial alpatrocinador.

5. Se actualiza la documentacinrespectiva.

Sistema de control de cambiosSistema de control de cambios

Administrar los cambiosacontecidos de tal formaque:

Aaden valor al proyecto.

Que se logre laautorizacin formal yevaluacin del impacto.

Se actualicen losdocumentos respectivos.

Para que sirve?










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Sistema de control de cambiosSistema de control de cambios

Solicitud de cambio.

Justificacin.

Evaluacin delimpacto.

Autorizacin.

Relacin de cambios.

Actualizacin dedocumentosafectados.

Qu incluye?

Qu debe hacer el Director o Qu debe hacer el Director o Gerente de Proyecto ante el cambio? Gerente de Proyecto ante el cambio?








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Rol del Director de ProyectoRol del Director de Proyecto

Preparar a la organizacin delproyecto ante el cambio (cambio vscultura).

Comunicacin clara y concreta conlos miembros del proyecto.

Refuerzo hacia la identificacin decmo favorece el cambio aplantearse.


Implementarlo bajo un criterio deproceso evolutivo educativo.

Buscar todos los medios posiblespara buscar un clima organizacionalganador.

Planificar el cambio con el mayordetalle posible.








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Motivar al personal. Plantear unsistema muy bien estructurado derecompensas.

Solicitar previamente todos losrecursos necesarios.

Dar seguimiento al progreso yefectividad del cambio en el proyecto.

Adptese al cambioAdptese al cambio




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MUCHAS GRACIASMUCHAS GRACIAS

Final de los Temas VI y VII


diap tema 6-7

Documents

proyecto qu

nuevo proyecto

manuel aln zigafacilitadoring

material elaborado

manuel aln zigaplan

proyectoacta de constitucin

proyectoplan de gestin

administracin de proyectos