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DOCUMENTOS ELECTRONICOS VOCABULARIO

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INTRODUCCIN

Este Vocabulario sobre documentos electrnicos y administracin electrnica ha sido elaborado por la Mesa como complemento necesario del trabajo que ha venido desarrollando en los ltimos aos. Es el resultado final de la discusin y seleccin efectuada sobre un elenco inicial mucho ms amplio. Con l, pretendemos contribuir a difundir, clarificar y unificar conceptos claves para el conocimiento y la comprensin del tema. En este sentido, los criterios que han presidido su redaccin y seleccin han sido los de coherencia, claridad y concisin.

En este conjunto de 46 trminos, pueden identificarse dos grupos: por un lado,

algunos vocablos generales, pocos y bien conocidos, relacionados con el mbito de las tecnologas de la informacin y la comunicacin (as dato, base de datos, tratamiento de datos o registro informtico). Por otro, las entradas directamente relacionadas con el tema de la Administracin electrnica y los documentos electrnicos de archivo, que constituyen la mayora en el Vocabulario. stas pretenden representar aquellas acciones que integran el contenido fundamental de la gestin de documentos electrnicos de archivo. A su lado, algunos otros designan conceptos archivsticos que son necesarios para dar coherencia y proporcionar el adecuado contexto al resto.

La mayor parte de las definiciones proceden de fuentes ajenas. As se ha declarado al pie de cada entrada. Cuando sta no consta, ha sido elaborada por la Mesa. Entre las fuentes manejadas, destaca por el nmero de trminos que se han tomado (12 entradas) el Modelo de Requisitos para la gestin de documentos electrnicos: especificacin Moreq. Adems, se han incluido entradas procedentes de fuentes legales (Reglamento de la Ley de propiedad intelectual, Ley de firma electrnica y Ley de proteccin de datos personales), normas internacionales (ISO 15489), normas nacionales (Estrofa), diccionarios de terminologa archivstica (Dictionary of Archival Terminology, Diccionario de terminologa archivstica) y bibliografa especializada en diversas lenguas.


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ESTRUCTURA

MATERIA TRMINO ARCHIVSTICA Autenticacin

Clase Clasificacin Cuadro de clasificacin Documento de archivo

INFORMTICA Bases de datos Dato Documento electrnico Registro informtico Soporte electrnico Tratamiento de datos

ADMINISTRACIN ELECTRNICA

Administracin electrnica Flujos de procedimiento electrnico Firma electrnica Firma electrnica avanzada Firma electrnica reconocida Gestin electrnica de expedientes Procedimiento administrativo electrnico

DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ELECTRNICOS

Administrador Archivo electrnico Autenticacin Autenticidad del documento electrnico de archivo Captura Clase Conservacin del documento de archivo electrnico Contexto [del documento electrnico de archivo] Conversin Eliminacin Disociacin de datos Documento electrnico de archivo Encriptacin Estructura del documento electrnico de archivo Expediente electrnico Expediente mixto Exportacin Extracto Firma electrnica Firma electrnica avanzada Firma electrnica reconocida Formato electrnico Gestin de documentos electrnicos de archivo/Gestin documental electrnica Integridad del documento electrnico de archivo Medidas de seguridad Metadato(s) Migracin Nivel de seguridad Norma de conservacin (custodia) Pista de auditora Presentacin Registro Sistema de gestin de documentos electrnicos de archivo


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VOCABULARIO

ADMINISTRACIN ELECTRNICA

Es la forma de Administracin que utiliza medios electrnicos para el mejor cumplimiento de sus fines. Comprende la Administracin en lnea, o acceso electrnico a los servicios pblicos, y la Democracia electrnica, o fomento de la participacin ciudadana a travs de las tecnologas de la informacin y la comunicacin.

MINISTERIO DE ADMINISTRACIONES PBLICAS. Racionalizacin de las polticas de Administracin electrnica en la Unin Europea. Un repaso a los Grupos de Trabajo de Administracin electrnica (http://www.map.es/csi/pdf/RacionalEsp.pdf)

ADMINISTRADOR

Perfil del responsable de la realizacin de las operaciones cotidianas propias de la poltica de gestin de documentos electrnicos de archivo en el marco de la organizacin. Esta definicin constituye una simplificacin. Sobre todo en las grandes organizaciones, las tareas que en esta especificacin se atribuyen a los administradores se pueden dividir entre varios perfiles, con ttulos como el de gestor de documentos electrnicos de archivo, responsable de documentos electrnicos de archivo, archivero, etc.

MOREQ: Modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos: especificacin MoReq. Bruxelles, Luxembourg: CECA; CEE; CEEA, 2001. [Consulta junio de 2004]. Disponible en internet en.

ARCHIVO ELECTRNICO

Conjunto organizado de documentos producidos, recibidos y conservados por una institucin o persona a travs de un medio electrnico en el desarrollo de sus actividades y que se mantiene accesible en tales medios.

AUTENTICACIN

El acto de verificar que un documento o una reproduccin de un documento es lo que pretende ser.

Adaptacin de la definicin de Dictionary of Archival Terminology. Munich: KG Saur, 1988. Citada en Authenticity of Electronic Records: a report prepared for UNESCO. Paris: ICA, 2001, part 1, p. 5. [consulta junio de 2004]. Disponible en internet en .

AUTENTICIDAD DEL DOCUMENTO ELECTRNICO DE ARCHIVO

La cualidad que tiene el documento electrnico del que se puede probar:


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a) Que refleja la voluntad del creador

b) Que ha sido capturado por voluntad de su creador y, en el mbito de las telecomunicaciones, remitido a su destinatario o recibido por ste

c) Que ha sido creado o, en el mbito de las telecomunicaciones, enviado o recibido en momento (fecha) que se consigna.

d) Que conserva su carcter de documento original e inalterado, o puede dar indicacin de cualquier manipulacin posterior Adaptacion de: ISO 15489-1. Information and documentation-records management. Geneva: international organization for standards, 2001, clause 7.2.2. Citada en authenticity of electronic records: a report prepared for unesco. Paris: ICA, 2001, part 1, p. 5. [consulta junio de 2004]. Disponible en internet en .

BASES DE DATOS

Conjunto de datos o de otros elementos dispuestos de manera sistemtica o metdica y accesibles individualmente por medios electrnicos o de otra forma.

Adaptacin de: Art 12.2 Real decreto legislativo 1/1996 de 12 de abril por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, regularizando, aclarando y armonizando las disposiciones legales vigentes sobre la materia. BOE n 97 de 22 de abril de 1996.

CAPTURA

Incorporacin de un documento al Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo (SGDEA). Incluye registro, clasificacin, adicin de metadatos y almacenamiento de un documento electrnico de archivo en un sistema que gestiona documentos electrnicos de archivo.


CLASE

Divisin jerrquica o nivel de clasificacin.

CLASIFICACIN

Operacin archivstica que consiste en el establecimiento de las categoras y grupos que reflejan la estructura jerrquica del fondo.

DICCIONARIO de terminologa archivstica. Madrid: Subdireccin General de los Archivos Estatales, 1995, p. 27.

CONSERVACIN DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO ELECTRNICO

Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar por un lado las unidades fsicas bajo las mejores condiciones posibles para evitar daos y repararlos cuando han ocurrido, y por otro y sobre todo, el conjunto de actividades necesarias


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para asegurar un acceso continuado a los documentos, ms all de las consideraciones tecnolgicas y de los dispositivos de almacenamiento. Ello supondr la permanencia del documento de archivo electrnico en la forma que permita que ste sea recuperado y una vez recuperado proporcione evidencia fehaciente y autntica de la actividad que lo ha producido. Adaptacin de las definiciones y especificaciones sobre conservacin de archivos y conservacin de documentos de: Diccionario de Terminologa Archivstica del Ministerio de Cultura; Gua para el manejo de archivos electrnicos en una perspectiva archivstica del Comit de Archivos Electrnicos

CONTEXTO

Conjunto de datos que informa de las relaciones del documento con la actividad de la que da testimonio, con su creador y con el sistema socio-jurdico en el que una y otro se enmarcan.

Adaptacin libre de DURANTI, Luciana. Prservation de lintegrit des donnes lectroniques, en Actes du DLM-Forum sur les donnes lisibles par machine. Bruxelles, 18-20 dcembre 1996. Luxemburg: Office des publications officielles des Commnunauts europennes, 1997, p.61.

CONVERSIN Vase MIGRACIN.

CUADRO DE CLASIFICACIN

Modelo lgico que representa de forma sistemtica las categoras establecidas como resultado de la operacin archivstica de clasificacin en las que se agrupan los documentos generados por una organizacin, y describe las relaciones de esos documentos con las actividades que los generan. Adaptacin libre a partir del trmino Clasificacin de MOREQ: Modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos: especificacin MoReq. Bruxelles, Luxembourg: CECA; CEE; CEEA, 2001. [Consulta junio de 2005]. Disponible en internet en ; DICCIONARIO de terminologa archivstica. Madrid: Subdireccin General de los Archivos Estatales, 1995, p. 27; SHEPHERD, Elizabeth, YEO, Geoffrey, Managing records. A handbook of principles and practice. London: Facet, 2004, p.73.

DATO

Elemento de informacin que puede procesar un ordenador. Son las palabras, nmeros, imgenes o sonidos que integran el contenido de un documento.

(AYALA, Marta Stiefel; AYALA, Reynaldo; LAU, Jess.Technical dictionary of library and information sciencia: english/spanish, spanish/english.... New York & London:Garland Publishing, 1993) + adptacin de BEARMAN, David. The electronic office, en Electronic evidence: strategies for managing records in contemporary organization, Pittsburg: Archives&Museums Informatics, 1994, p. 149.

DISOCIACIN DE DATOS


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Proceso de ocultacin de la informacin confidencial en un documento electrnico de archivo.

Nota: Puede comprender la aplicacin de rectngulos opacos que oculten nombres, etc. (el equivalente electrnico a la censura con tinta de documentos en papel) o bien la eliminacin de ciertas pginas.

Nota: En ningn caso afecta a la integridad del documento electrnico de archivo. La disociacin de datos se lleva a cabo sobre una copia del documento electrnico de archivo denominada extracto.


DOCUMENTO DE ARCHIVO

Testimonio y prueba de un hecho o de una accin, dentro de la gestin institucional o personal y conservado para su uso, que puede estar constituido por una sola unidad documental o por varias formando un expediente, en cualquier soporte, incluido el electrnico. Adaptacin de la definicin de unidad documental de ARCHIVOS municipales: propuesta de cuadro de clasificacin de fondos de ayuntamientos. Madrid: ANABAD, etc, 1996, p. 15.

DOCUMENTO ELECTRNICO

Toda representacin de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida (por una persona o institucin) por medios electrnicos y almacenada de un modo idneo para permitir su uso posterior.

Definicin salvo lo expresado entre parntesis- recogida de la Ley n 19.799 sobre documentos electrnicos, firma electrnica y servicios de certificacin de dicha firma de Chile. Diario Oficial de 12 de abril de 2002.

DOCUMENTO electrnico DE ARCHIVO

Documento de archivo generado y conservado electrnicamente.

ELIMINACIN

Proceso de destruccin o borrado de documentos electrnicos de archivo de forma que no sea posible reconstruccin alguna.

Definicin del trmino DESTRUCCIN del vocabulario de MOREQ: Modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos: especificacin MoReq. Bruxelles, Luxembourg: CECA; CEE; CEEA, 2001. [Consulta junio de 2004]. Disponible en internet en.

ENCRIPTACIN

Mtodo o sistema empleado para encriptar un texto, entendiendo por encriptar la tcnica de transformar un mensaje inteligible en otro que slo puedan entender las personas autorizadas a ello.


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ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO electrnico DE ARCHIVO

Relacin que existe entre los elementos lgicos que constituyen el documento electrnico. Enlaza el contexto y el contenido de forma que hace evidente el primero y contribuye a que los usuarios entiendan el documento. Puede estar incluida en el documento o ser aadida como una entidad separada.

Adaptacin libre de la definicin de la Gua de la informacin electrnica: cmo tratar los datos legibles por mquina y la documentacin electrnica. Luxemburgo: DLM-FORUM. Electronic Records; Oficina de las publicaciones oficiales de las Comunidades Europeas, 1997. [Consulta de junio de 2004]. (Traduccin al espaol de Jos Mara Fernndez Hevia, 2000). Disponible en internet en y de: SHEPHERD, Elizabeth, YEO, Geoffrey, Managing records. A handbook of principles and practice. London: Facet, 2004, pp. 10-11.

EXPEDIENTE ELECTRNICO

Conjunto de documentos electrnicos de archivo tramitados con arreglo a un mismo procedimiento relacionados entre s por medios electrnicos.

Nota: Este trmino se emplea a menudo en sentido amplio para designar los volmenes electrnicos. Las relaciones a las que se alude vienen establecidas por el procedimiento administrativo.

Adaptacin de la definicin de MOREQ: Modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos: especificacin MoReq. Bruxelles, Luxembourg: CECA; CEE; CEEA, 2001. [Consulta junio de 2004]. Disponible en internet en.

EXPEDIENTE MIXTO

Un conjunto de documentos de archivo, electrnicos y tradicionales, relacionados entre s, y conservados en parte en soporte electrnico, en el marco del SGDEA (Sistema de gestin de documentos electrnicos de archivo), y en parte como expediente tradicional fuera del SGDEA.

MOREQ: Modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos: especificacin MoReq. Bruxelles; Luxembourg: CECA; CEE; CEEA, 2001. [Consulta junio de 2004]. Disponible en internet en.

EXPORTACIN

Proceso de elaboracin de una copia de expedientes electrnicos completos para su incorporacin a otro sistema. Nota: A diferencia de lo que sucede en la transferencia, tras la exportacin los expedientes siguen en el SGDEA.



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EXTRACTO

Un documento electrnico de archivo en el que se han realizado a partir de otro ciertas modificaciones dirigidas a eliminar u ocultar, pero no a aadir ni modificar, el contenido ya existente. Nota: A menudo, estos cambios se deben a la existencia de restricciones en la revelacin de informacin. As, un documento de archivo no se podr consultar hasta que se hayan ocultado o eliminado los nombres de las personas. En este caso, se crea un extracto del documento de archivo en el que los nombres pasan a ser ilegibles. Este proceso de ocultacin puede denominarse disociacin de datos.

Basado en MOREQ: Modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos: especificacin MoReq. Bruxelles, Luxembourg: CECA; CEE; CEEA, 2001. [Consulta junio de 2004]. Disponible en internet en.

FLUJOS DE PROCEDIMIENTO ELECTRNICO

Relaciones, definidas por reglas, entre las tareas de un proceso que se desarrollen en soportes, medios y aplicaciones electrnicos, informticos y telemticos.

Adaptacin libre de la definicin de FLUJO en ESTROFA V1.1.: Especificaciones para el tratamiento de flujos automatizados.

FIRMA ELECTRNICA

Conjunto de datos en forma electrnica, consignados junto a otros o asociados funcionalmente con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificacin del firmante.

Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrnica. BOE n 304, de 20 de diciembre de 2003, art. 3.1.

FIRMA ELECTRNICA AVANZADA

Es la firma electrnica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que est vinculada al firmante de manera nica y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.

Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrnica. BOE n 304, de 20 de diciembre de 2003, art. 3.2.

FIRMA ELECTRNICA RECONOCIDA

Es la firma electrnica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creacin de firma. Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrnica. BOE n 304, de 20 de diciembre de 2003, art. 3.3.


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FORMATO ELECTRNICO

Disposicin y codificacin particular de los datos contenidos en un documento electrnico en el momento de su creacin.

DAZ RODRGUEZ, Alfonso. Administracin electrnica y gestin de archivos. En Documentos electrnicos en la Administracin. Regulacin jurdica y gestin archivstica. Murcia, 2002.

GESTIN DE DOCUMENTOS electrnicos DE ARCHIVO / gestin documental electrnica

Conjunto de procedimientos y operaciones que pretenden el establecimiento de normas y directrices sobre la creacin y tratamiento de documentos electrnicos de archivo y su conservacin.

PREZ ALMANSA, Luis; Daz Rodrguez, Alfonso. Documentos electrnicos en la Administracin. Relacin jurdica y gestin archivstica. Murcia: Consejera de Educacin y Cultura, 2002.

GESTIN ELECTRNICA DE EXPEDIENTES

Conjunto de actuaciones realizadas mediante tcnicas electrnicas, informticas o telemticas encaminadas a controlar la fase de produccin de los documentos generados a partir de un procedimiento por medios convencionales o electrnicos.

INTEGRIDAD DEL DOCUMENTO ELECTRNICO DE ARCHIVO

Existencia completa e inalterada del documento electrnico de archivo. Basada en: MORO CABERO, Manuela: La gestin de documentos electrnicos en la Norma ISO 15849 sobre gestin de documentos administrativos. Tbula: Revista de Archivos de Castilla y Len, n 5, 2002, p. 122.

LASO BALLESTEROS, Isidro. Estrategias de preservacin de documentos digitales. Tabula: revista de archivos de Castilla y Len, n 5. 2002, pp. 134.

PREZ ALMANSA, Luis; Daz Rodrguez, Alfonso: Documentos electrnicos en la Administracin. Relacin jurdica y gestin archivstica. Murcia: Consejera de Educacin y Cultura, 2002.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

Accin o procedimientos destinados a garantizar la seguridad de un documento electrnico de archivo.

AYALA, Marta Stiefel; AYALA, Reynaldo; LAU, Jess.Technical dictionary of library and information sciencia: english/spanish, spanish/english.....New York&London: Garland Publishing, 1993).

METADATO(S)

Datos presentes o asociados en cualquier documento electrnico que describen el contexto, estructura, contenido, calidad, condicin y otras caractersticas esenciales de los datos, y permiten su localizacin, inteligibilidad y uso.


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Adaptacin libre de la definicin de documento electrnico de: Guide pour la gestion archivistique des documents lectroniques. Paris: Conseil International des Archives, 1997, p. 26.

MIGRACIN

Resultado de la accin de cambiar el medio de almacenamiento y/o los caracteres externos del documento, dejando intactos los caracteres internos y conservando la veracidad y la autenticidad del documento.

Versin de la entrada Convert records de: GENESIS and preservation of an agencys archival fonds. Glossary . [Consulta de octubre de 2003]. Disponible en internet en .

NIVEL DE SEGURIDAD

Tcnicas de control electrnico para cumplir las normas que rigen el acceso a ste.

NORMA DE CONSERVACIN (CUSTODIA)

Conjunto de instrucciones asignadas a una clase que determinan el perodo de tiempo que es preciso que la organizacin conserve los documentos electrnicos de archivo por motivos relacionados con su actividad, as como el destino final de los documentos electrnicos de archivo una vez haya finalizado dicho periodo.

Nota: la recopilacin de normas de conservacin que afectan a un fondo documental se denomina calendario de conservacin. (N. del T.)


PISTA DE AUDITORA

Informacin sobre las transacciones u otras actividades que hayan influido o modificado entidades, como, por ejemplo, los elementos de metadatos, y que aporta detalles suficientes para permitir la reconstruccin de la actividad anterior.

Nota: Habitualmente, la pista de auditora est formada por una o ms listas, o bien por una base de datos que puede visualizarse en ese formato. Cuando se trata de transacciones informatizadas, un sistema informtico genera tales listas; cuando se trata de actividades manuales, la lista se elabora de forma manual. En la presente especificacin se trata sobre todo el primer caso.


PRESENTACIN

Manifestacin de un documento electrnico de archivo, representado de forma que permite que los usuarios lo consulten.

Nota: Puede comprender la visualizacin en pantalla, la impresin y las presentaciones impresas, sonoras o multimedia.


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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO ELECTRNICO

Conjunto de actuaciones administrativas que se desarrollen en soportes, medios y aplicaciones electrnicos, informticos y telemticos.

Adaptacin libre de Real Decreto 263/1996, de 16 febrero. Regula la utilizacin de tcnicas electrnicas, informticas y telemticas por la Administracin General del Estado.

REGISTRO

Acto por el que se adjudica a un documento electrnico de archivo un identificador nico en el momento de su entrada en el sistema.

Nota: Esta operacin suele conllevar la grabacin de metadatos importantes en un documento, como por ejemplo todos los datos necesarios para la identificacin de las personas y actos en cuestin, as como el contexto documental de los documentos de archivo (Glosario del proyecto UBC-MAS).

Adaptacin de MOREQ: Modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos: especificacin MoReq. Bruxelles, Luxembourg: CECA; CEE; CEEA, 2001. [Consulta junio de 2004]. Disponible en internet en.

REGISTRO INFORMTICO

En el contexto de una base de datos, un registro es una unidad de informacin formada por un conjunto de datos heterogneos agrupados en torno a uno, denominado indicativo.

Adaptacin de la definicin y explicacin que aparece en MINGUET, Jess Mara; GARCA, Jos Maximino; MUOZ GARCA, Manuel. Archivos, ficheros y bases de datos informticos. Zaragoza: Distresa, 1985, pp. 13-14 y de:

LUQUE RUIZ, Irene; ROMERO DEL CASTILLO, Juan Antonio; GMEZ-NIETO, Miguel ngel. Ficheros: organizaciones clsicas para el almacenamiento de la informacin. Crdoba: Servicio de Publicaciones de la Universidad de Crdoba, 1998, p. 15.

SISTEMA DE GESTIN DE DOCUMENTOs ELECTRNICOs de archivo

Conjunto de operaciones y actuaciones realizadas mediante tcnicas electrnicas, informticas o telemticas encaminadas al control y archivo de los documentos electrnicos producidos y recibidos por una persona fsica o jurdica en el desarrollo de sus actividades con el fin de que renan los requisitos necesarios de gestin y evidencia a lo largo de todo sus ciclo vital. Adaptacin libre inspirada en la definicin de Recordkeeping and record-preservation system que aparece en Genesis and preservation of an agencys archival fonds. Glossary . [Consulta de octubre de 2003].

Consultable en internet en http://www.interpares.org/UBCProject/gloss.htm>.


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SOPORTE ELECTRNICO

Objeto sobre el cual o en el cual es posible grabar o recuperar datos electrnicamente. (M. A. Davarra Rodrguez. El documento electrnico en la vigente Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del procedimiento Administrativo Comn. Revista de Administraciones Pblicas, n 131, mayo-agosto, 1993, p 477-478. Citado por Bauz Martorell. Procedimiento administrativo electrnico. Granada: Comares, 2002, p 13.)

TRATAMIENTO DE DATOS:

Operaciones y procedimientos tcnicos de carcter automatizado o no, que permitan la recogida, grabacin, conservacin, elaboracin, modificacin, bloqueo y cancelacin, as como las cesiones de datos que resulten de comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencias.

Ley 15/1999, de 13 de diciembre de proteccin de datos de carcter personal. BOE n 298, de 14 de diciembre, art. 3 c).

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