intraedu.dde.printraedu.dde.pr/osiatd/sie/dqc/shared documents/man… · web view2010/11/21 ·...

ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO

DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PARA DETERMINAR COMPARABILIDAD

ENTRE ESCUELAS DEL DEPARTAMENTO

DE EDUCACION DE PUERTO RICO

No Child Left Behind Act of 2001

Sección 1120A(c)

Área de Planificación y Desarrollo Educativo

PO Box 190759, San Juan PR 00919-0759

Febrero de 2011

Procedimientos para determinar comparabilidad entre escuelas Título I del DEPR

Guía de Cumplimiento para Puerto Rico

TABLA DE CONTENIDO

Página

1.0 Introducción ……………………………………………………………………. 3

2.0 Requisitos y disposiciones aplicables ………………………………………… 4

3.0 Definiciones …………………………………………………………………… 5

4.0 Siglas …………………………………………………………………………… 7

5.0 Perspectiva General de la estructura del DEPR …………………………… 7

6.0 Comparabilidad aplicable al DEPR ……….………………………………… 8

7.0 Responsabilidad de cada Oficina ……………………………………………… 9

8.0 Procedimiento para Calcular Comparabilidad ……………………………… 11

9.0 Calendario ……………………………………………………………………… 17

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GUÍA DE CUMPLIMIENTO

1.0 Introducción

El propósito de este manual de procedimientos es proveer al Departamento de Educación de Puerto Rico (DEPR) las políticas y los procedimientos necesarios para garantizar el cumplimiento con el requisito de comparabilidad, según especificado en la sección 1120A(c) del No Child Left Behind Act, (NCLB), establecer un calendario del proceso, describir las tareas necesarias para cumplir con el requisito de comparabilidad e identificar las oficinas del DEPR responsables de dichas tareas.

El Título I, Parte A del NCLB (P.L. 107-110) requiere que las agencias locales de educación (LEA, por sus siglas en inglés) provean servicios educativos comparables en las escuelas que reciben fondos del programa Título I a los servicios ofrecidos en las escuelas que no reciben fondos de dicho programa. Para que un LEA pueda recibir fondos bajo el programa Título I tiene que demostrar que los fondos estatales y locales se utilizan para proveer servicios en las escuelas que reciben fondos bajo este programa, que en su totalidad, sean al menos comparables a los servicios que se brindan en escuelas que no reciben fondos del Título I, Parte A [Sección 1120A(c)]. Si el LEA ofrece servicios a todas sus escuelas con fondos del programa Título I, Parte A, el LEA deberá usar los fondos estatales y locales para ofrecer servicios que sean sustancialmente comparables en cada escuela. Un LEA puede cumplir con los requisitos a base de nivel de grados o a base del distrito en su totalidad.

Este manual provee los procedimientos para cumplir con este requisito y mantener los documentos de apoyo correspondientes. El mismo incluye:

El calendario de actividades para demostrar comparabilidad;

Las oficinas responsables de realizar cada tarea dentro del proceso de determinación de comparabilidad ;

La medida y el proceso utilizado para determinar comparabilidad; y

Una descripción del ajuste necesario para lograr que todas las escuelas sean comparables.

Todos los datos y documentos de apoyo correspondientes al cálculo de comparabilidad deberán archivarse en la Oficina de Planificación del DEPR. Así mismo todos los datos y documentos de apoyo correspondientes a los ajustes realizados para hacer las escuelas

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comparables deberán archivarse en la Secretaria Auxiliar de Recursos Humanos. Estos documentos deberán demostrar que los servicios ofrecidos con fondos estatales a todas las escuelas cumplen con el requisito de comparabilidad.

2.0 Requisitos y disposiciones aplicables

El DEPR deberá garantizar que los fondos disponibles bajo el programa Título I, Parte A del NCLB se utilicen para ofrecer servicios adicionales a los servicios regulares que normalmente se provee a los estudiantes participantes. Se deberá cumplir con los tres requisitos fiscales relacionados con los gastos de fondos estatales regulares, a saber:

Mantener el esfuerzo fiscal con fondos estatales;

Proveer servicios a escuelas que reciben fondos del programa Título I, Parte A con fondos estatales que sean al menos comparables a los servicios provistos en las escuelas que no reciben fondos de dicho programa, o si un LEA ofrece servicios a todas sus escuelas con fondos el programa Título I, Parte A, el LEA deberá usar fondos estatales y locales para proveer servicios que sean sustancialmente comparables en cada escuela; y

Usar fondos del programa Título I, Parte A para complementar, no suplantar fondos regulares no federales.

En términos generales, las disposiciones del requisito de comparabilidad aplicables al DEPR son las siguientes:

El DEPR deberá documentar los procedimientos utilizados para determinar comparabilidad. Esto incluye el procedimiento por escrito, la matrícula que lo apoya y datos de las asignaciones de recursos estatales.

Ya que las escuelas del DEPR que no reciben fondos del programa Título I, Parte A son estadísticamente insignificantes, menos del 1%, el DEPR y el Departamento de Educación Federal (USDE) acordaron que se considerará que el DEPR da servicios a todas las escuelas con fondos del programa Título I, Parte A. Por lo tanto, el DEPR deberá usar fondos estatales para proveer servicios que sean sustancialmente comparables en cada escuela.

El requisito de comparabilidad se demostrará mediante la proporción de estudiantes por maestros básicos, basándose en cada nivel de grado. En este caso, una escuela se considerará comparable si la proporción de estudiantes por maestros básicos cae dentro

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del rango establecido, entre 90 y 110 por ciento, de la proporción de estudiantes a docentes maestros en el nivel de grado al que pertenece.

Si no es comparable, el ajuste de maestros básicos debe hacerse lo antes posible en el año escolar.

El requisito de comparabilidad deberá demostrarse entre escuelas con el mismo nivel de grado.

Se permite la agrupación por tamaño dentro de un nivel de grado si la escuela con más estudiantes tiene por lo menos dos veces la cantidad de estudiantes que la escuela con menos estudiantes..

Las escuelas con una matrícula de menos de 100 estudiantes están exentas de cumplir con requisito de comparabilidad.

3.0 Definiciones

Las siguientes definiciones son aplicables a este manual de procedimientos:

1. Comparabilidad - Requisito establecido en la sección 1120A(c) del NCLB el cual establece que una escuela puede recibir fondos del programa Título I, Parte A sólo si los fondos estatales y locales se utilizan para proveer servicios en las escuelas que reciben fondos bajo dicho programa, que en su totalidad, sean al menos comparables a los servicios que se brindan en escuelas que no reciben fondos del Título I, Parte A. Si el LEA ofrece servicios a todas sus escuelas con fondos del programa Título I, Parte A, el LEA deberá usar los fondos estatales y locales para ofrecer servicios que sean sustancialmente comparables en cada escuela. [Sección 1120A(c)]

2. Maestros básicos – Maestros sufragados con fondos estatales (en el caso de las escuelas TAS o las que no reciben fondos del programa Titulo I, Parte A) o los maestros estatales equivalentes (en el caso de las escuelas schoolwide) que ofrecen las siguientes cinco (5) materias: ciencias, matemáticas, inglés, español y estudios sociales.

3. Maestros estatales equivalentes – La cantidad de maestros cuyo puesto es sufragado del fondo schoolwide y que a base de la proporción de fondos estatales (PFE) asignados a cada escuela en relación al total de fondos schoolwide recibidos por la escuela, se atribuye a que son pagados con fondos estatales.

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4. Escuelas TAS – Escuelas que reciben fondos del programa Título I, Parte A pero que debido a que no cumplen con los requisitos establecidos en la NCLB para ser o no han solicitado ser escuelas SW no tienen la flexibilidad de consolidar los fondos en una sola cuenta contable. Por tal razón los maestros son sufragados ya sea con cuentas estatales

5. Escuelas SW – Escuelas que reciben fondos del Programa Título I, Parte A y que cumplen con los requisitos establecidos en la NCLB para consolidar los fondos estatales y de ciertos programas federales en una sola cuenta contable. Esto provee la flexibilidad fiscal de no tener que identificar el gasto incurrido a algún programa en particular. Debido a esta flexibilidad en la escuela no existe una distinción entre lo que son maestros sufragado con fondos estatales y maestros que son sufragado con fondos federales.

6. Año escolar – Periodo de 10 meses que comienza en agosto de cada año y termina en mayo del año siguiente.

7. M1– Formulario oficial de matrícula. El mismo refleja la matrícula hasta el último día laborable del mes de agosto. Esta incluye a todos los estudiantes de 5 a 17 años (inclusive) matriculados en escuelas con ofrecimiento académico. Para propósitos del cálculo de comparabilidad únicamente se incluirá los estudiantes matriculados en los grados PK hasta 12mo. Aquellos estudiantes clasificados como SGE, SGI SGS se estarán excluyendo del total M1 debido a que los servicios que se le proveen a esta población no son parte de la oferta básica educativa.

8. STAFF– Sistema de información administrado por la Oficina de Recursos Humanos el cual contiene la información de personal relacionada a los empleados del Departamento de Educación.

9. SIE – Sistema de información administrado por la Oficina de Planificación el cual contiene la información de la M1, así como otra información relacionada a la organización escolar de cada escuela pública.

10. Proporción – Medida estadística que establece la relación que existe entre cantidades medibles.

11. Nivel de grado – Grupo de escuelas con ofrecimientos académicos similares. El nivel de grado responde directamente a la estructura organizacional establecida por el DEPR.

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12. Proporción de estudiantes por maestros básicos – Consiste en un valor que indica, en promedio, cuantos estudiantes matriculados hay por cada maestro básico, ya sea a nivel de la escuela o a nivel de grado. Este es el método utilizado por el DEPR para realizar los cálculos para determinar si se cumple con el requisito de comparabilidad.

4.0 Siglas

1. SIE – Sistema de Información Estudiantil

2. STAFF – Sistema de Recursos Humanos y Nómina

3. SEA – Agencia Estatal de Educación

4. LEA – Agencia Local de Educación

5. TAS – “Target Assistance School”

6. SW – “Schoolwide Schools”

7. NCLB – “No Child Left Behind Act of 2001”

8. DEPR – Departamento de Educación de Puerto Rico

9. USDE – Departamento de Educación Federal

10. PFE – Proporción de Fondo Estatales

5.0 Perspectiva general de la estructura del DEPR

El DEPR es un sistema unitario y se desempeña como SEA y LEA a la vez. El DEPR está compuesto por cuatro niveles operacionales: Nivel Central (incluye la Oficina de Asuntos Federales), Regiones, Distritos y Escuelas. Debido a su estructura interna, las actividades de Título I, Parte A se realizan en todos los niveles operacionales. Por lo general, las funciones a nivel de SEA se realizan en el nivel central. Las funciones programáticas a nivel de LEA se llevan a cabo a nivel central, de distrito y de escuela. Las funciones administrativas de LEA, como por ejemplo compras, manejo de inventario y contabilidad, se realizan a nivel central y regional.

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Relación entre los niveles del DEPR que intervienen en el proceso del cálculo de Comparabilidad

NOTA: Diagrama 1: Relación entre los niveles del DEPR que intervienen en el proceso del cálculo de Comparabilidad. El diagrama que aparece arriba muestra la relación entre las diferentes oficinas del sistema del DEPR que intervienen en el proceso del cálculo de Comparabilidad. El nivel central se compone de las siguientes oficinas: Oficina del Secretario de Educación, Subsecretaría de Administración, y la Oficina de Asuntos Federales.

6.0 Comparabilidad, aplicable al DEPR

El concepto de comparabilidad requiere que las LEA ofrezcan servicios educativos a escuelas que reciben fondos del programa Título I, Parte A comparables a los servicios provistos a escuelas que no reciben fondos de dicho programa. Sin embargo, como se considera que el DEPR da servicios a todas las escuelas con fondos del programa Título I, Parte A el DEPR deberá usar fondos estatales y locales para proveer servicios que, en conjunto, sean sustancialmente comparables en cada escuela según requiere la Sección 1120A(c) del NCLB.

Llevar a cabo el cálculo de comparabilidad es un pre-requisito anual para recibir fondos del programa Título I, Parte A, ya que los mismos se asignan cada año. Según la Guía No Reglamentaria de Asuntos Fiscal del Programa Titulo I, emitida por el USDE y revisada en febrero de 2008, las escuelas con una matrícula con menos de 100 estudiantes NO se

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consideran al determinar si se cumple o no con el requisito de comparabilidad. La Oficina de Planificación del DEPR deberá validar la M1 para garantizar que la matrícula estudiantil sea correcta. Así mismo la Secretaria Auxiliar de Recursos Humanos deberá validar los maestros básicos incluidos en STAFF para garantizar que la información sea correcta.

Existen varias maneras para determinar si se cumple con el requisito de comparabilidad. La Guía No Reglamentaria de Asuntos Fiscales del Programa Titulo I establece el uso de cualquiera de las siguientes medidas para lograr este objetivo:

Proporción de estudiantes por maestros básicos; Proporción de estudiantes por sueldo de maestros básicos; Gasto por estudiante; o Un plan de asignación de recursos basado en características de los estudiantes, como

por ejemplo: nivel de pobreza, competencia limitada en inglés o discapacidad, etc.

De los métodos mencionados anteriormente, el DEPR aplicará el método de proporción de estudiantes por maestros básicos. Dicho método será explicado con mayor detalle en la siguiente sección. La utilización de este método para el cálculo de comparabilidad puede ser sustituida por cualquier a de los otros métodos validos, según sea necesario. De ser necesario, el DEPR comparará las escuelas por nivel de grado y por tamaño de grupos.

Al determinar comparabilidad [Sección 1120A(c) (2) (B) y (C)], el DEPR no tiene que incluir cambios no predecibles en la matrícula estudiantil ni en la asignación de personal que ocurran después de comenzado el año escolar.

7.0 Responsabilidades de cada Oficina

La Oficina de Planificación es la principal responsable de asegurar que el DEPR cumpla con el requisito de comparabilidad. Como parte del proceso para calcular comparabilidad tiene que realizar las siguientes tareas:

1. Establecer los niveles de grados que se utilizarán para realizar el cálculo de comparabilidad.

2. Certificar la M1 que será utilizara para el cálculo de comparabilidad.

3. Solicitar a la Oficina de Presupuesto la proporción de fondos estatales (PFE) en relación al total de fondos schoolwide asignados a cada escuela SW.

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4. Solicitar a la Secretaria Auxiliar de Recursos Humanos la base de datos de STAFF que contenga los maestros básicos.

5. Determinar la cantidad de maestros estatales equivalentes en cada escuela schoolwide.

6. Determinar la cantidad de maestros básicos por escuela.

7. Realizar el cálculo preliminar de comparabilidad y notificar a la Secretaria Auxiliar de Recursos Humanos los resultados del mismo.

8. Solicitar a la Secretaría Auxiliar de Recursos Humanos la base de datos de STAFF que contenga los maestros básicos, luego del movimientos realizado para hacer las escuelas comparables.

9. Realizar el cálculo de comparabilidad final y certificar los resultados del mismo.

10. Notificar a la Oficina de Asuntos Federales, mediante la certificación de comparabilidad, los resultados del cálculo de comparabilidad final.

La Oficina de Presupuesto es responsable de realizar las siguientes tareas:

1. Enviar a la Oficina de Planificación la proporción de fondos estatales (PFE) en relación al total de fondos schoolwide asignados a cada escuela SW.

La Secretaría Auxiliar de Recursos Humanos es responsable de realizar las siguientes tareas:

1. Enviar a la Oficina de Planificación la base de datos de STAFF que contenga los maestros básicos. La base de datos debe ser extraída de STAFF en la misma fecha que se certifico la M1 o en una fecha cercana. No debería haber de más de dos semanas de diferencia entre la fecha de la M1 y la base de datos de STAFF. Esto debido a que el cálculo de comparabildad es un “retrato” de la situación (tanto de la cantidad de estudiantes como de maestros) en un punto en el tiempo, por lo que has dos variables a ser utilizadas deben ser consistentes en el tiempo.

2. Solicitar a la Oficina de Planificación el resultado del cálculo preliminar de comparabilidad.

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3. Realizar los movimientos de maestros básicos entre escuelas necesarios para hacer que todas las escuelas sean comparables.

4. Notificar mediante un comunicado a las escuelas, mediante las Regiones, el resultado del cálculo de comparabilidad y los movimientos de maestros básicos que se estarán realizando para hacer las escuelas comparables.

5. Solicitar a las Regiones la evidencia de que se le notifico a las escuelas el resultado del cálculo de comparabilidad y los movimientos de maestros básicos necesarios para hacer las escuelas comparables.

6. Enviar a la Oficina de Planificación la base de datos de STAFF que contenga los maestros básicos, luego de haber realizado los movimientos necesarios para hacer las escuelas comparables.

La Región es responsable de realizar las siguientes tareas:

1. Notificar a las escuelas el resultado del cálculo de comparabilidad y los movimientos de maestros básicos necesarios para haces las escuelas comparables.

La Oficina de Asuntos Federales es responsable de realizar las siguientes tareas:

1. Solicitar a la Oficina de Planificación la certificación del resultado del cálculo final de comparabilidad.

8.0 Procedimientos para Calcular Comparabildad

A. Proporción de fondos estatales (PFE) en escuelas SW

Para determinar la PFE estatales en las escuelas SW la Oficina de Presupuesto realizará el siguiente procedimiento:

1. Extraerá de la distribución presupuestaria del fondo schoolwide las asignaciones de fondos por escuela de cada programa que consolidado fondos en SW.

2. Para cada escuela, dividirá la cantidad de fondos provenientes del fondo estatal entre el total de fondos schoolwide recibidos por la escuela.

PFE = Fondos estatales asignados a la escuela / Total de fondos schoolwide asignados a la escuela

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3. Enviará a la Oficina de Planificación una lista de todas las escuelas SW que contenga la siguiente información:

a. Código de la escuela

b. Nombre de la escuela

c. Región a la cual pertenece la escuela

d. Distrito al cual pertenece la escuela

e. El PFE de la escuela

B. Maestros básicos por escuelas

Para determinar la cantidad de maestros básicos por escuelas la Oficina de Planificación realizará el siguiente procedimiento:

1. Solicitará a la Oficina le Presupuesto la lista de las escuelas SW con la información del PFE por cada una de ellas.

2. Solicitará a la Secretaria Auxiliar de Recursos Humanos la base de datos con la información de los maestros básicos.

3. Segregará y totalizará por escuela cuantos maestros básicos tienen cada una de ellas. Para las escuelas TAS y las que no reciben fondos del programa Titulo I, Parte A esta es la cantidad de maestros básicos que se utilizará para propósitos del cálculo de comparabilidad.

4. Para cada escuela SW se determinará cuántos maestros estatales equivalentes tiene la escuela. Para esto se multiplicará el total de maestros básicos de la escuela por el PFE de la escuela. Este resultado es la cantidad de maestros básicos por escuela que se utilizará para propósito del cálculo de comparabilidad. Debido a que la cantidad de maestros no pueden ser decimales se utilizará la regla de redondeo de 0.5 para determinar el número entero de maestros básicos.

Maestros estatales equivalentes = (maestros básicos) x (PFE)

C. Niveles de grado12



Para establecer los niveles de grado a ser utilizados en el cálculo de comparabilidad la Oficina de Planificación realizará el siguiente procedimiento:

1. Preparará una lista de escuelas en la cual incluya la siguiente información:



c. Nivel de la escuela

d. M1 certificada de la escuela

2. Separará las escuelas que tienen menos de 100 estudiantes, según la M1. Estas escuelas no formaran parte del cálculo de comparabilidad.

3. Agrupará las escuelas por nivel y las organizará en orden ascendente por la cantidad de estudiantes.

4. Para todos los niveles que la escuela con más estudiantes sea al menos el doble de la escuela con menos estudiantes se segregará en escuelas pequeñas y escuelas grandes. Para determinar cuáles escuelas serán parte del grupo de escuelas pequeñas y cuales serán parte del grupo de escuelas grandes se utilizará la mediana.

Los niveles de grados que se establezcan deben responder a la organización de las escuelas establecida por el DEPR. Para el año fiscal 2010-11 los niveles de grados establecidos fueron los siguientes, aunque los mismos podrían variar de año en año en la medida que se modifique la organización de las escuelas.

Elemental – Pequeñas Elemental – Grandes Intermedia – Pequeñas Intermedia – Grandes Superior – Pequeñas Superior Grandes

Segundas Unidades – Pequeñas Segundas Unidades – Grandes Secundario – Pequeñas Secundario – Grandes Todos los grados Excluidas

D. Cálculo preliminar de comparabilidad

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Para realizar el cálculo preliminar de comparabilidad la Oficina de Planificación realizará el siguiente procedimiento:

1. Preparará una lista que contenga la siguiente información:



c. Nivel de grado al cual pertenece la escuela

d. M1 certificada de la escuela

e. Maestros básicos por escuela

2. Determinará el total de maestros básicos del nivel de grado (TMBNG). Esta cantidad se obtiene sumando todos los maestros básicos de todas las escuelas del nivel de grado.

3. Determinará el total de estudiantes del nivel de grado (TENG). Esta cantidad se obtiene sumando todos los estudiantes (M1) de todas las escuelas del nivel de grado.

4. Determinará la proporción de estudiante por maestro básico de cada escuela (PEMBE). Esto se obtiene dividiendo el total de estudiantes (M1) de la escuela entre el total de maestros básicos del a escuela.

PEMBE = M1 / maestros básicos

5. Determinará la proporción de estudiantes por maestros básicos del nivel de grado (PEMBNG). Esto se obtiene dividiendo el total de estudiantes del nivel de grado (TENG) entre el total de maestros básicos del nivel de grado (TMBNG).

PEMBNG = TENG / TMBNG

Para cada nivel de grado se establecerá un límite superior, el cual será el 110% del PEMBNG, y un límite inferior el cual será el 90% del PEMBNG.

6. Para determinar si una escuela es comparable se comparará el PEMBE con el PEMBNG del nivel de grado al cual pertenece. La escuela es comparable si su PEMBE cae dentro del límite inferior y el límite superior del nivel del grado.

7. Se preparará una lista de las escuelas que no son comparables y se enviará a la Secretaría Auxiliar de Recursos Humanos junto con la hoja de trabajo del cálculo

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preliminar de comparabilidad.

E. Movimiento de maestros básicos para hacer las escuelas comparables y notificación del resultado del cálculos de comparabilidad a las escuelas

Para realizar el movimiento de maestros básicos necesario para hacer las escuelas comparables y notificar a las escuelas el resultado del cálculo de comparabilidad la Secretaria Auxiliar de Recursos Humanos realizará el siguiente procedimiento:

1. Solicitará a la Oficina de Planificación el resultado del cálculo preliminar de comparabilidad. Esto incluye la lista de las escuelas no comparables y la hoja de trabajo en la cual se realizó el cálculo de comparabilidad.

2. Determinará la cantidad de maestros básicos que hay que añadir, en el caso de las escuelas cuyo PEMBE sea mayor que el límite superior del PEMBNG al cual pertenece, o remover, en el caso de las escuelas cuyo PEMBE sea menor que el límite inferior del PEMBNG al cual pertenece.

a. Para esto se restará la cantidad de maestros básicos necesarios de la cantidad de maestros básicos actuales que tiene la escuela.

Movimiento de maestro en escuela = maestros básicos necesarios – maestros básicos actuales

b. Para determinar la cantidad de maestros básicos necesarios de una escuela se dividirá el total de estudiantes de la escuela (M1) entre el PEMBNG al cual pertenece la escuela.

Maestros básicos necesarios = M1 / PEMBNG

c. Para determinar la cantidad de maestros básicos que hay que mover en las escuelas SW hay que tomar en consideración el factor de maestros básicos equivalentes. Para esto la cantidad de maestros básicos necesarios y la cantidad de maestros básicos actuales hay que dividirlas entre el PFE de la escuela de modo que se convierta en maestros básicos reales y no los equivalentes, tanto necesarios como actuales.

Maestros básicos necesarios reales = maestros básicos necesarios / PFE

Maestros básicos actuales reales = maestros básicos actuales / PFE

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3. Para validar que los movimientos de maestros básicos que se realizarán tendrá el resultado de hacer todas las escuelas comparables, antes de identificar los maestros que se moverán, se preparará un cálculo de comparabilidad con la cantidad de maestros básicos por escuela asumiendo que los movimientos indicados en el paso 2 se realizó. Esto debido que al mover los maestros básicos de escuela en escuela podría resultar en que el PEMBNG cambie y alguna escuela cuyo PEMBE haya estado bien cerca de cualquiera de los dos limites, superior o inferior, y con el PEMBNG nuevo resulte que no sea comparable. En dicho caso se tiene que realizar nuevamente este procedimiento hasta tanto todas las escuelas resulten comparables.

4. Una vez determinado que los movimientos de maestros básicos resultará en que las escuelas serán comparables, se identificará el maestro que será movido. Para esto se utilizará las cartas circulares, reglamentos, convenios y cualquier otro documento con fuerza de ley y dictamine como se tienen que realizar los movimientos de personal en el DEPR.

5. Entregará a las Regiones una comunicación para cada escuela en la cual indicara el resultado que tuvo su escuela en el cálculo de comparabilidad y el detalle del movimiento de maestros básicos que se tiene que hacer para que la escuela sea comparable, en el caso de que el resultado fue que no lo era.

6. La Región deberá entregar las cartas a las escuelas y obtener evidencia de dicha entrega mediante un acuse de recibo. Dicha evidencia será sometida a la Secretaria Auxiliar de Recursos Humanos.

7. Una vez notificado los movimientos de maestros básicos, la Región registrará en STAFF dichos movimientos.

8. La Secretaria Auxiliar de Recursos Humanos extraerá la base de datos de STAFF con la información de los maestros básicos por escuela y la someterá la misma a la Oficina de Planificación junto con un comunicado que indique que los movimientos de maestros básicos necesarios para que las escuelas sean comparables se realizaron.

F. Cálculo final de comparabilidad

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Para realizar el cálculo final de comparabilidad la Oficina de Planificación realizará el siguiente procedimiento:

1. Solicitará a la Secretaria Auxiliar de Recursos Humanos la base de datos de STAFF que contenga los maestros básicos luego de haberse realizado los movimientos de necesarios para que las escuelas sean comparables.

2. Realizará los mismos procedimientos descrito en el Cálculo preliminar de comparabilidad.

3. Notificará a la Oficina de Asuntos Federales, mediante una certificación, el resultado final del cálculo de comparabilidad.

9.0 Calendario

Este calendario detalla mes por mes la tarea específica a realizarse para cumplir con el requisito de comparabilidad.

Julio (Comienzo del año fiscal)

La Oficina de Presupuesto someterá a la Oficina de Planificación la proporción de fondos estatales (PFE) en relación al total de fondos schoolwide asignados a cada escuela SW.

Agosto (Comienzo de clases)

El último día de clases del mes de agosto es la fecha de corte para el cálculo oficial de la matrícula (M1).

Octubre

La Secretaria Auxiliar de Recursos Humanos someterá a la Oficina de Planificación la base de datos de STAFF con los maestros básicos por escuela.

La Oficina de Planificación realizará el cálculo preliminar de comparabilidad y someterá su resultado al a Secretaria Auxiliar de Recursos Humanos..

Octubre – Noviembre

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La Secretaría Auxiliar de Recursos Humanos analizará el resultado del cálculo preliminar de comparabilidad e identificará los movimientos de maestros básicos necesarios para hacer las escuelas comparables.

Diciembre

La Secretaría Auxiliar de Recursos Humanos notificara a las escuelas, mediante las Regiones, el resultado del cálculo de comparabilidad y los movimientos de maestros básicos necesarios para hacer las escuelas comparables.

Las Regiones entrar los movimientos de maestros básicos necesarios en STAFF.

La Secretaría Auxiliar de Recursos Humanos someterá a la Oficina de Planificación la base de datos de STAFF con los maestros básicos por escuela.’

La Oficina de Planificación realizará el cálculo final de comparabilidad y someterá el resultado final, mediante una certificación, a la Oficina de Asuntos Federales.

Enero

La Unidad de Monitoria de la Oficina de Asuntos Federales realizará una monitoria sobre la implementación de las políticas y de los procedimientos para cumplir con el requisito de comparabilidad.

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