Maanweg 174, 2516 AB The Hague, The Netherlands – Maanweg 174, 2516 AB La Haye, Pays‐Bas www.icc‐cpi.intTelephone – Téléphone +31(0)70 515 85 15 / Facsimile – Télécopie +31(0)70 515 85 55   

Le Greffe 

The Registry  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Project to define policies governing relations between the ICC and intermediaries1 

   

 

 

                                                      DRAFT                                  May 2010  

 

       

                                                           1 This is a working document, which does not reflect so far the official position of the Court. 

Page: 2 / 25 

 

CONTENTS  

I.  Introduction 

II.  Policies on intermediaries: 

1.  How to identify and select intermediaries 

2.  Criteria for Selection of Intermediaries 

3.  Establishing a Relationship with an Intermediary 

4.  Managing Relationships with Intermediaries 

5.  Consequences of a Relationship with an Intermediary 

III. Monitoring and Evaluation 

IV.  Budgetary Implications 

V.  Annexes 

Page: 3 / 25 

 

I.  Introduction  

The objective of the present project is to improve efficiency of the Court’s operations as well as to provide transparency and clarity for third parties who may interact with the Court.  The present project arose out of a realization of the existence of a vacuum and the lack of a clear framework to govern the Court’s relationship with  intermediaries.   Many parts of the Court rely on  intermediaries already and cooperate with  them sometimes on  the basis of a  formal  framework  or merely  on  an  informal  basis.    Intermediaries  carry  out work  at  the Court’s request, or on their own initiative.  There is disparity between how different organs and  units  of  the  Court  engage  intermediaries  in  many  aspects  including  criteria  for selection, nature of the relationship and support provided.  At this stage in the Court’s development, it was identified that there is a need for a standard setting  exercise  to  provide  guidance  to  different  parts  of  the  Court,  to  identify  good practices in different areas and provide clarity to those outside the Court who may wish to engage with the Court.  There  is no definition of  the  term “intermediary”  in any of  the  legal  texts of  the Court as such,  though  there  are  references  to  different  forms  of  engagement  with  third  parties.  However, the Court has consistently received questions regarding the relationship between intermediaries  and  the  Court.  Consequently,  in  2009  the  Registrar  decided  to  initiate  a consultation  process  on  policies  and  practices  as  regards  to  the  selection,  protection  and support of  intermediaries with  the objective  to clarify and harmonise  internal policies and practices where possible. The relevant units of the Office of the Prosecutor and the Registry, the Secretariat of  the Trust Fund  for Victims and  the Offices of Public Counsel  for Victims and  for  the Defence, with a  representative of  the Presidency as observer, came  together  to explore to what extent it was possible to establish a common framework that would serve to guide  the Court  in  its relations with  intermediaries.   The present document  is  the result of that process. As a first step, an internal Working Group was established and information on a wide range of key  issues relating  to relationships with  intermediaries were shared  in  the form of questionnaires. Other policy documents, Standard Operating Procedures (SOPs) etc. were also shared.   Consultations were also held with external stakeholders  including some intermediaries,  and  the  policies  and  practices  of  other  international  organisations  were examined to see to what extent they could provide useful models.  

Page: 4 / 25 

 

The outcomes  expected  from  this project  include  the  elaboration of  common  standards  in areas where  this  is  possible,  including written  guidelines,  SOPs,  templates  and  standard forms.  Context for the exercise  The  Court’s  activities  regularly  take  place  in  different  countries  far  from  the  Court’s headquarters and each of which involves distinct challenges. To facilitate these activities in the field, the Court uses different forms of field presence. The Court’s activities also depend to  a  large  extent  on  the  cooperation  it  receives  from  community,  regional,  national (governmental)  organizations  and  individuals  operating  in  the  country where  the  Court operates. To carry out  their  respective  functions effectively,  the different organs and units of  the  Court2 must  establish  contacts  within  local  communities,  where  appropriate,  and work together with reliable local actors, so‐called intermediaries.  The Court recognizes  the efforts carried out by  intermediaries cooperating with  the Court, particularly at community and  local  level. The Court equally recognizes  the  fact  that  these individuals  and  organisations  working  locally  together  with  the  Court  in  one  way  or another, play a    role  in  supporting  the Court  in accomplishing  the objectives of  the Rome Statute.   The  table below summarises some of  the main purposes  for which organs and units of  the Court interact with intermediaries.  

Function  Organ/Unit  Activities carried out (non‐exhaustive)  

a. To assist in carrying out outreach and public information activities in the field. 

PIDS 

coordinates 

• Raise awareness of the affected communities in “situation” countries about the Court and its work and conduct outreach activities 

• Raise public awareness about the Court and provide information relating to the Court 

• Inform victims about the TFV • Organise capacity building workshops for or with local actors (including officials, media, legal profession, community leaders, NGOs) 

 

                                                           2 The term “organs and units of the Court” will be used throughout this document.  The main parts 

of the Court that interact with intermediaries are the relevant units of the Office of the Prosecutor 

and the Registry, the Trust Fund for Victims and the Office of Public Counsel for Victims. 

Comment [F1]: It is NOT proposed that the two tables below would be included in the eventual document (but could be in an annex and simply summarised here). However they are included here at this stage for the sake of discussion. 

Page: 5 / 25 

 

b. To assist a party to conduct investigations in identifying evidentiary leads and/or witnesses and facilitate contact with witnesses. 

OTP 

Counsel 

• Monitor the situations and document international crimes 

• Assist in the preservation of evidence • Assist the OTP to locate and contact witnesses and other investigative leads, and/or to maintain contacts between the OTP and witnesses (for both investigation and protection purposes), particularly where it is adjudged to be too insecure for OTP staff to do so directly 

• Assist Defence Counsel to contact potential witnesses and collect evidence for a particular submission 

• Assist legal representatives of victims to contact potential witnesses and collect evidence for a particular submission 

 

c. To assist (potential) victims in relation to submission of an application, request for supplementary information and / or notification of decisions concerning representations, participation or reparations. 

VPRS 

OPCV 

 

• Identify victims in affected communities • Inform victims in affected areas about their rights 

• Assist victims to get in touch with the Court • Assist Court staff to meet with victims • Assist victims in completing applications for representations, participation or reparation 

• Provide support and assistance to victims linked to their participation, e.g. psychosocial services, security, legal services etc. 

• Facilitate the information flow between the Court and the victim applicants eg to obtain missing information or implement other orders of the Chambers 

• Assist victims to understand judicial decisions of the Court relevant to them  (eg regarding common legal representation or criteria for acceptance as a victim) 

 

d. To communicate with a victim / witness, in situations in which direct communication could endanger the safety of the victim/witness. 

OTP 

VWU 

Counsel 

VPRS 

 

• Assist OTP to communicate with victims/witnesses 

• Facilitate the flow of information between the Court and the victim applicants 

• Assist the OPCV or VPRS to communicate with victims 

• Act as the first contact point, receiving security concerns and providing them with advice 

• Monitor the physical and psychological well‐being of victims and witnesses 

• Locate and/or provide medical assistance, psychological support and other services for victims and witnesses 

• Assist witnesses to appear before the Court 

 

Page: 6 / 25 

 

e. To liaise between Legal Representatives and Victims for the purposes of victim participation / reparations. 

Counsel 

 

 

• Facilitate contact between victims and their legal representative to convey information to clients, collect evidence for a particular submission, and determine victims’ views and concerns and/or obtain instructions 

 f. To assist the TFV to identify potential benefactors and / or to implement TFV schemes in connection with the use of their ‘other resources’ or to implement reparations orders of the Court 

TFV 

 

• Inform victims about the TFV • Assist staff of the Secretariat of the TFV to identify and implement projects for the benefit of victims and their families, and to communicate with victims 

 

Below  is  a  summary  in a different  form of  the main  tasks  conducted by  intermediaries  in relation to the relevant organs/units of the Court.  

Organ/ 

Section Description of Tasks  

Close partnership with partners at grassroots  level (local NGOs,  traditional/religious  leaders,  local 

authorities, and especially victims themselves) 

Assisting  victims  to  ‘assist  themselves’  through  empowering  them  to  undertake  rehabilitation 

activities  to help  them  restore, as  far as possible,  the  life  they had or would have had  if  they had 

not been victims of the crimes under the jurisdiction of the ICC 

Mobilizing  victims  into  groups with  similar  characteristics  regarding  levels  of  victimisation  and 

capacity  to  respond/rehabilitate  in  order  to  provide  group  assistance  and  encourage  self  help 

initiatives 

Working  with  communities,  insisting  on  a  mixed  participation  of  families  and  communities 

alongside victims in the rehabilitation of their communities 

TFV 

As direct recipients of funds from the TFV/ICC to administer to victims 

Providing  lead  information  that  may  assist  an  investigation,  in  particular  in  relation  to  other 

individuals who may be potential witnesses 

Initiating  contact,  assisting  in  arranging  meetings  and  maintaining  contact  with  relevant 

individuals 

Establishing  initial  contact  and  approaching  victims  of  sexual  violence,  traumatised  witnesses, 

children or elderly persons with whom he or she developed a relationship of trust 

Providing accompanying support  to a witness during  the screening and  interview, upon witness’s 

request and where this is practicable 

Assisting with logistical support and assistance for witnesses, as appropriate 

OTP 

Assisting in monitoring the safety and well‐being of the witnesses 

Page: 7 / 25 

 

Organ/ 

Section Description of Tasks  

Assisting in seeking and receiving views of victims at all stages of the work of the OTP in order to 

be mindful of and to take into account their interests 

OPCV  Facilitating contact with victims represented by the Office 

Inform victims about their rights before the ICC, including preparing relevant materials 

Assist victims in completing the application forms for participation or reparation 

Act as  channel of  contact between  the  ICC and  the victims  in order  to keep  them  informed about 

developments concerning the status of their applications or of developments in the proceedings, or 

to  request missing  information  or  documents, where  there  is  no  legal  representative    (these  are 

duties of the Registry under Rule 92 RPE and Regulation 86.4, ROC) 

Act  as  a  channel  of  contact  between  the  ICC  and  the  victims where  the  Registry  is  ordered  to 

implement specific requests by Chambers 

Facilitate meetings or other direct contact (such as by telephone) between the ICC and the victims  

Identify  and  inform  the Court  regarding  any  security  concerns of  applicants  or victims  linked  to 

participation in proceedings 

Assist the Court to identify communities of victims and potential intermediaries 

VPRS 

Assist the Court in preparing and testing materials, evaluate impact of the Court’s activities, etc. 

OPCD  See “Issues raised” below 

 

 

The need to develop clear and transparent policies is rooted in the Court’s overall strategic goals  to  be:  (1)  a  model  of  international  criminal  justice,  (2)  a  well‐recognized  and adequately  supported  institution  and  (3)  a model  of public  administration.    In particular, Objective  3  of  the  first  Strategic Goal  is  to  further develop policies  for  implementing  the quality  standards  specified  in  the  Statute  and  the Rules  of  Procedure  and  Evidence with respect  to  all  participants  in  proceedings  and  persons  otherwise  affected  by  the  Court’s activities. Also  relevant  is  Strategic Goal  3:  to  achieve  the  desired  results with minimal resources and through streamlined structures and processes, within a common ICC culture, while maintaining flexibility.  With a view to implementing these overall strategic goals, the Court  has  already  elaborated  several  strategies  in  specific  areas  including  outreach  and victims that were drawn upon in the present exercise.  

Page: 8 / 25 

 

The  necessity  for  specific  requirements  for  some  parts  of  the  Court  is  recognized,  as  a number of offices and individuals operate independently within the structure of the Court, although  they share  the common mission. Harmonising will not be possible  in some cases, where different roles require different policies.  As  the  proposed  outcomes  of  the  project  contain  innovations,  the  effectiveness  will  be monitored and  the various outcomes updated where  required  to  integrate  lessons  learned. For this reason a mechanism for monitoring and evaluation has been built in to the process.  FOR DISCUSSION:  

• To what  extent  should  the present exercise aim  to  establish duties and obligations on intermediaries (as well as on the Court), such as ethical working standards?   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Page: 9 / 25 

 

II.   Policies on intermediaries 1.  How to identify and select intermediaries  1.1.  Scope of  the term “intermediary” covered by the present Guidelines  The first  task  that was  identified by  the Working Group was  the need  to define clearly  the notion of “intermediary”, which  is a  term used by different organs and units of  the Court but not always using the same definition.  It would then be possible to proceed to define the rights and obligations that flow from this.  The result of the exercise to attempt to define the categories of intermediary, and the relevant legal and policy frameworks is set out in Annex 1.  Although in the Rome Statute or Rules of Procedure and Evidence, there is no definition of an  “intermediary”,  the  role  of  third  parties  of  various  kinds  and  capacities  is mentioned directly or indirectly either in the legal texts of the Court or various policy documents of the Court.    The essence of the notion of an intermediary  is someone who acts between one person and another; who facilitates contact or provides a link between one of the organs or units of the Court on  the one hand, and victims, witnesses, beneficiaries or affected communities more broadly on the other (refer to the different definitions of victim in the Strategy on Victims).   

  As  such,  it  is  to be distinguished  from where  the Court  simply  contracts an  individual or company to provide services in the field.  Examples of this would be where an individual or group  is contracted  to prepare a mapping of victims  in a particular area, or a hotel  that  is paid for the use of a meeting room.  The notion of an intermediary does not necessarily imply that the Court itself has requested the  intermediary  to assist; an  intermediary might be chosen by a victim or other person  to assist them in making contact with the Court.  Acting as an intermediary in most cases is not a full‐time occupation. An intermediary may assist  the  Court  on  a  one‐off  basis,  or may  cooperate  with  the  Court  over  an  extended period of  time and/or  in relation  to multiple communications.   An  intermediary may work with only one organ or unit of  the Court, or  it may have contact with multiple organs and units or with individual counsel.  Further, in many cases, there is not just one ‘intermediary’ serving as a conduit between  the  ICC and victims,  instead,  it  is often  the case  that a  large 

Page: 10 / 25 

 

organisation may be working  locally with multiple  local groups and  it  involves a chain of contacts.   The responses to the internal and external questionnaires revealed that intermediaries come from  a wide  variety  of  backgrounds.    They  often  tend  to  be  local  non‐governmental  or community based organisations who are very close to the communities most affected by the crimes in question.3  An intermediary can also be an individual.  In some circumstances, an international  organisation  or  agency  operating  in  the  relevant  country  might  be  an intermediary, or a governmental body.   Many intermediaries are located in or near affected communities,  although  some  still have  to  travel  long distances  to meet with  victims who may be scattered over a wide area with difficult road communication. Some intermediaries are located in cities or outside the country, but if so, they would themselves normally work with intermediaries who are closer to the victim communities.  The  questionnaire  asked whether  intermediaries  had  changed  the  scope  of  their work  in order  to  undertake  Court‐related  activities.    The  answers  revealed  that  the  work  of  the intermediaries  has  changed  to  some  extent  in  order  to  accommodate  Court‐related activities,  including conducting  interviews with victims and witnesses and assisting  in  the victim  application  process.    It  was  mentioned  that  some  intermediaries  changed  their strategies  to  include Court‐  related activities. Some  intermediaries allocated  resources and staff  exclusively  for  carrying  out  work  related  to  the  VPRS  due  to  the  requirements  of confidentiality  and  security.  Some  local  intermediaries  in  the  affected  areas  have  been focusing on the Court‐related activities, such as outreach and information dissemination.   The determining factor in whether or not a relationship is covered by the present project is not  the  nature  of  the  individual  or  organisation,  but  the  nature  of  the  function  that  they carry out in relation to the Court.  

Not all of those who cooperate with the Court will be considered intermediaries for the purposes of  this project. For  instance, some entities, such as  inter‐governmental organisations (IGOs) and 

                                                           3 Among the types of individuals who act as intermediaries were the following: community or local 

leaders, traditional, cultural or religious leaders, members of NGOs, human rights defenders, 

lawyers, journalists, IDP leaders, volunteers, university professors, teachers, victims.  Among the 

organisations were: local NGOs, international NGOs, community based organisations, associations, 

victims’  groups, women’s associations, religious institutions, human rights organisations, local 

communities, organisations in the diaspora, local councils, universities.  Others included local 

authorities, parliamentarians, national authorities and inter‐governmental organisations. 

Page: 11 / 25 

 

national authorities whose relationship with the Court is based on co‐operation agreements (such as  Memorandum  of  Understanding  (MoU),  national  implementing  legislation  etc.),  are  not considered as intermediaries for this purpose.   An example might be where national authorities agree to assist in the protection of witnesses.   

 Also excluded from the scope of this exercise, at least so far as protection is concerned, are intermediaries who are  themselves victims or potential witnesses, and who  therefore may be entitled to the protection of the Court in their own right (for instance already catered for under Rule 87 of the Rules of Procedure and Evidence).  Intermediaries may act with or without a contractual relationship with the ICC.   

 

FOR DISCUSSION: 

• Whether  the  elements  covered  in  this  document  and  the  annexes  are  sufficient  to  cover intermediaries  who  link  defence  counsel  or  legal  representatives  of  victims  with  the victims/witnesses/others with whom they want to be in contact. 

1.1.  Why the Court works with intermediaries   

As Pre‐Trial Chamber  I  found  in a decision of 8 November 2008: “intermediaries who  assist applicants  in  accessing  the  Court  are  essential  to  the  proper  progress  of  the  proceedings”  for instance  in explaining and providing support to victims  in relation to their participation  in proceedings (ICC001/04‐545 paragraph 25).   Intermediaries  may  provide  (a  combination  of)  the  following  assistance  to  the  Court, depending on their nature, expertise and location:  

a) Access  to  (remote)  affected  geographical  areas:  Intermediaries,  because  of  their permanent presence on the ground, may have access to areas where the Court has no or limited access  to victims, witnesses and/or affected communities. Often  the Court works with  intermediaries  to  establish  the  first  contact  with  witnesses,  victims  and  others. Intermediaries  also  serve  a  function  in  enabling  the  OTP  and  the  Registry  to  take  a proactive and preventative approach to witness protection issues.  After the first contact, the Court attempts to have a direct relationship with the witnesses, victims and others, but due  to security risks,  logistical challenges  in  the  field and  limited resources  the Court  is not always able to reach out directly. 

 b) Specialized experience / expertise (Legal / working with victims):  Intermediaries might 

have a good understanding and knowledge of the Court due to their normal professional experience  or  specific  interest.  Furthermore,  due  to  Outreach,  awareness  raising  and 

Page: 12 / 25 

 

training  activities,  an  increasing  number  of  organisations  and  individuals  have  good knowledge and understanding of the Court’s activities.  

Intermediaries might have experience  in working with victims from their country. Some have specialized expertise in working with specific categories of victims, such as women, young girls and children. Some, such as legal aid providers, have experiences in working with victims in judicial related activities. 

 c) Cultural,  linguistic  and  proximity  to  affected  communities:  The  cultural  and  societal 

norms  in many communities make  it difficult  for outsiders  to communicate with people from  the  communities  without  going  through  local  leaders.  Intermediaries  are  more familiar with the affected communities, speak the languages spoken by them, can inform the Court of  the best way  to  communicate  respecting  societal norms  and  customs,  and have often experienced themselves the same conflict or crime (sometimes they are or have been, witnesses  / victims  themselves). Consulting with  intermediaries, particularly  those from affected communities will also often be useful in seeking and receiving the views of the victims in order to be mindful of and to take into account their interests. 

  Often,  intermediaries  already  have  relationships  of  trust  and  confidence  with victims, and can therefore facilitate the contact with victims/witnesses. Furthermore, in  the  standard  application  form  to  apply  to participate  as  victims  in proceedings, applicants  are  asked  to  indicate  how  they would  like  to  be  contacted.  Frequently, due to the lack of a telephone or a postal address, victims indicate that they wish to be contacted via an intermediary.  

 

d) Security: The  security  situation  in many places would make  it difficult  for  ICC  staff  to directly and openly access particular  communities, or  to do  so  in a  low profile manner without the assistance of local intermediaries.  

Intermediaries serve a function in enabling the OTP to identify witnesses and to take a  proactive  and  preventative  approach  to  witness  protection  issues.  Through intermediaries,  the OTP  is able  to  reduce  the number of  individuals  it has  to  come into direct contact with. 

 

In some instances, functions could be carried out either by intermediaries or by Court staff.  For instance, the function of assisting victims directly to apply to participate in proceedings and  for  reparations  and  to  disseminate  information  on  the  development  of  judicial proceedings could be achieved to some extent by increasing the number of VPRS field staff.  Likewise, more outreach activities could be conducted in targeted areas with an increase in staff of PIDS.   The advantages would be  that Registry staff are security vetted and benefit from  the privileges and  immunities of  the Court  in performing  their duties;  and also  that they  receive  security  training  from  the  Court  and  could  implement  best  practices  in 

Page: 13 / 25 

 

protecting victim applicants.    In other words, this is to some extent a question of choice as to the level and scale of activities of the Court as compared to other local actors.  However, in other instances, the use of intermediaries will be of assistance.  One reason for this  is  the factors and constraints faced by the ICC set out above that make intermediaries best, and sometimes uniquely, placed to enable communication to take place between  the  Court  and  victims.        In  particular,  the  security  concerns  in  many  places sometimes make  it advisable that contact with victims or witnesses be made through, or at least  involving,  intermediaries.    In such cases  it  is best  for Court staff not  to be directly  in contact with victims, at least initially.  Another  reason  is  that  regardless  of what  the Court  itself  does,  some  intermediaries will themselves choose  to undertake activities  in relation  to  the Court, such as  to assist victims to  apply  for  participation  or  to  conduct  sensibilisation  activities.    In  other  words,  it  is sometimes victims  themselves, or  the  intermediaries, who decide  to make contact with  the Court rather than the other way around.   1.2.   Challenges and disadvantages of working with intermediaries 

The  propriety  and  efficacy  of  using  intermediaries  may  potentially  be  affected  by  the following:  

(1) Intermediaries  are  not  necessarily  familiar  with  the  development  of  the  judicial proceedings before the Court. This may, for  instance, affect their ability to assist the victims to formulate their applications in a timely and proper manner, if they are not kept regularly informed of developments; 

(2) The  Court  lacks  sufficient  mechanisms  for  controlling  or  monitoring  activities carried out by intermediaries; 

(3) Intermediaries  are normally  affiliated with particular  interest groups, which might not always be consistent with the best interest of the victims; 

(4) Intermediaries are not necessarily trained in security and protection matters, and (5) Some  intermediaries may be  in  contact with more  than one organ and  section(s) of 

the  Court,  even  though  each  organ  or  unit  of  the  Court might  not  be  aware  that others  are  in  contact  with  the  same  intermediary.  This  can  have  adverse consequences. 

    

Page: 14 / 25 

 

1.3. What roles should and should not be played by intermediaries  The  following  comments  have  been  provided  in  response  to  the  questionnaires  completed  by external commentators, particularly NGOs:  

• The  general  sense  of  ‘intermediaries’  consulted  on  their  role  and  relationship with  the Court  is  that  of  frustration.  They  feel  that  the  various  organs  of  the Court  have  been asking a  tremendous amount  from  ‘intermediaries’;  to accomplish basic Court  tasks;  the work undertaken by ‘intermediaries’ is not being sufficiently recognised by the Court; and that  the most  basic  needs  of  ‘intermediaries’  resulting  from  this work,  especially  their need for protection and for logistical and other support, is not recognised by the Court.  

 • In some instances, the Court’s lack of resources in its own budget has been used to assign 

tasks  onto  ‘intermediaries’.  The  core  functions  of  the  Court  should  be  undertaken  by officials of  the Court.  ‘Intermediaries’ may  assist  and  support but  should not be  called upon to undertake core functions.    

 • The  fact  that  the Court’s  own  outreach  is  so  limited  in means  that  the  ‘intermediaries’ 

receive  the  brunt  of  the  society’s  complaints  about  the  functioning  of  the  Court. ‘Intermediaries’  are  also  at  the  receiving  end  of  the  complaints  from  victims when  the victims see that their cases have not advanced or have not been recognised by the Court. Victims  have  a  range  of  concerns  about  the Court process,  including  the  selectivity  of charges. Not only  is  this unfair to  ‘intermediaries’;  it also further blurs the distinction of who  and what  the  Court  is  (and who  represents  it),  and  heightens  security  risks  for ‘intermediaries’. 

 

FOR DISCUSSION: 

• Are  there  some  things  that  the  Court  should  always  do  itself  and  never  outsource  to intermediaries? Is it necessary to define those? 

• Establish  a  clear  understanding  of what  is meant  by  “intermediary”  and  the  relevant legal and policy framework. 

 

2. Criteria for Selection of Intermediaries  2.1.  Established vetting procedures  After information was shared within the Working Group, it was seen that some organs and units of  the Court  already  conduct  assessments  of  intermediaries,  and  have  developed  criteria  and vetting procedures for that purpose.    The  OTP  develops  profiles  on  intermediaries  and  conducts  initial  assessments  in  order  to evaluate their functionality against defined criteria. 

Page: 15 / 25 

 

 The  VPRS  gathers  information  about  intermediaries  and maintains  profiles with  reference  to selection  criteria,  in  order  to determine which  intermediaries  to work with  and/or  to  evaluate their capacity and how to work with them.  It is important that an evaluation of an intermediary is not just a one‐off exercise, but monitoring should  continue  throughout  the  entire  period  of  the  relationship  with  the  intermediary  to ascertain whether changes have taken place, particularly as regards potential risks.   2.2.   Scope for choosing intermediaries  Some  organs  and  units  of  the Court  have  greater  scope  to  exercise  choice  than  others  in  the selection of intermediaries. A distinction needs to be made between two situations:  a)  Situations where the relevant organ or unit of the Court is in a position to choose whether or not to work with a particular intermediary, and b)  Situations where the relevant organ or unit of the Court is not in a position to choose whether or not to work with a particular intermediary.  An  example  of  the  second  category  is  the  VPRS  when  receiving  applications  for participation  or  reparations.    The  VPRS  has  found  that  in  reality  it  is  not  always  in  a position  to  select  intermediaries.    In practice,  intermediaries are often  self‐selected and/or chosen by the victims, i.e. they decide on their own volition to engage in activities to assist victims  in  relation  to  ICC  proceedings  and  approach  VPRS,  either  in  order  to  present applications or to express their intention to do so.   Where  the  VPRS  itself  decides  to  contact  a  victim,  for  instance  to  follow  up  on  an application,  in  reality  its  choice  of  intermediary will  be  limited.    Some  victims will  have specified  in  their  applications  that  they  wish  to  be  contacted  through  a  particular intermediary.   Even where  the  options  for  choosing  intermediaries  are  limited,  efforts  are  still made  to evaluate  intermediaries  according  to  defined  criteria.    The  VPRS  takes  steps  to  gather information  about  intermediaries  and  to  evaluate  them.    Issues  arising  from  such  a procedure might potentially be a matter for judicial consideration.4  Further, steps might be 

                                                           4 The example of the Kenya Article 15 representations, where the VPRS explained to the Chamber in 

detail the process by which it identified and evaluated intermediaries used for targeting community 

leaders in accordance with the Chamber’s Order needs to be added in this footnote. 

Page: 16 / 25 

 

taken to address problems  identified through  the screening procedure, such as deficiencies in the ability of intermediaries to safeguard confidential information.   FOR DISCUSSION:  

• Should  there be  common  criteria and a  common  screening/vetting procedure  for  all organs/units of the Court (even if the results are not shared)? 

• What  are  the  consequences  of  non‐compliance  by  intermediaries  for  different organs/units?  

• Proposal of  the TFV: To avoid any  conflict of  interest, a  confidential database will  be  established  for  verifying  and  monitoring  whether  an  intermediary  is simultaneously working with different organs of  the Court and monitoring any possible  conflict  of  interest  arising  from  the  inter‐relationship  between intermediaries and different organs of the Court. At the same time, the database will  also  contribute  towards  preventing  particular  intermediaries  becoming overloaded with  too much demand  from  the Court, and will  enable one part of the  Court  to  see  what  form  of  support  might  have  been  provided  to  the intermediary by another. 

• Proposal of the VPRS: since it may not be feasible for organs and units to agree to  sharing  information  about  their  intermediaries  through  a  confidential database,  consideration  should  be  given  to  a  mechanism  for  sharing  at  least certain    information  about  intermediaries  (eg  drawing  attention  to  problems encountered with a particular intermediary etc.). 

Page: 17 / 25 

 

3.  Establishing a relationship with an Intermediary  

[To be completed]  Formalising the relationship  Establishing mutual rights and obligations  Clarifying terms and conditions with the intermediary  Determining  the  appropriate  status  for  the  relationship:  MOU/Contract/Agreement,  or informal, non‐contractual relationship?  Forms of  contract or MoU are  in use by different organs and units of  the Court, however these are not uniform.  Code of ethics to be given to intermediaries setting out what is expected in interactions with victims?  

FOR DISCUSSION: 

• Can  any  common  factors  or  principles  be  identified  for  determining  in  what circumstances a formal contractual agreement would be made and in what circumstances an informal non‐contractual relationship be maintained? 

• Should  intermediaries  be  given  a  code  of  ethics  governing  interaction  between intermediaries and victims (Annex 4)? 

Page: 18 / 25 

 

4.  Managing relationships with Intermediaries 4.1.   Support provided by the ICC to intermediaries  

The  results  of  the  consultation process  show  that  only  some  intermediaries  receive  funds from donors  to  carry  out Court  related  tasks. Therefore  they  often have  limited  financial and  human  resources  and  their  fundraising  capacity  is  low.    Problems  faced  by intermediaries  include:  lack of resources, staffing and facilities, security, and constraints  in reaching remote areas.   This part will deal with two questions:  • The circumstances in which different forms of support are provided to intermediaries by 

the Court, and • Where support is given, the basis on which it is provided.  The approaches of the different organs and units of the Court currently vary  in relation to both aspects.  Furthermore,  a  distinction  can  be made  between  two  things.   On  the  one  hand,  to  pay  / reimburse  for work  carried  out  by  intermediaries  on  a  voluntary  basis  need  to  be  very carefully considered so as to avoid a) putting the Registry’s neutrality and impartiality into question and b) creating a  financial  interest  that could put  into question  the objectivity of the intermediaries.  On  the other hand, where  the Court effectively out‐sources certain  tasks  to  intermediaries, or requests intermediaries to provide assistance in carrying out those tasks, then at least the costs incurred in carrying out such tasks should be reimbursed.  When  interacting with  intermediaries  the  terms and conditions under which Court‐related activities  should  be  carried  out,  and  the  level  of  support  and  protection  that  could  be expected,  often  differs  between  different  parts  of  the  Court  and  is  confusing  to intermediaries.    In  some  instances,  there  are  sound  reasons why  policies  of  the  different parts  of  the Court  vary.    In  other  areas,  there  seems  to  be  no  reason why  harmonisation could not  take place.    It  is  incumbent upon  the different organs and units of  the Court  to make  every  effort  to  take  a  consistent  approach,  always  taking  into  account  the differing mandates of each.   

Page: 19 / 25 

 

 

4.1.1.  Material resources 

Remuneration / fees for services   FOR DISCUSSION: 

• Is it the case that some parts of the Court pay intermediaries and others do not, for the same type of work? (remuneration / fees for services / per diems) 

• If this is the case, is this an issue or should the Court aim to be consistent?  

4.1.2.  Reimbursement of costs 

Reimbursement  scales  for  contracted  intermediaries  should  be  consistent  in  all  organs  / units  of  the  Court.  It  seems  desirable  to  develop  common  standards  based  on  certain criteria, including objectivity and impartiality, for expenses incurred as a result of carrying out functions at the request of an organ /   unit / section of the Court. This also reduces  the chance  of  intermediaries  choosing  to work  for  the  organ  /  unit  that  pays  the most.  The amounts are to be adapted per country and will be revised regularly.  

4.1.3.  Material support 

Intermediaries  frequently  lack  basic  resources  required  for  carrying  out  their  activities effectively.   This may  include  equipment  and materials  that  are  essential  for maintaining the  confidentiality  and  security  of  information.   For  instance, many  lack  secure  offices  or other premises.  This can create risks for the security of information and persons. 

4.1.4  Capacity building 

The expertise and capacity of the intermediaries is diverse. Different organs and units of the Court provide training to intermediaries, sometimes jointly.  Strengthening  the  capacity  of  intermediaries  also  has  the  benefit  of  contributing  towards strengthening national mechanisms related to combating impunity for international crimes.  FOR DISCUSSION: 

• The NGOs make the criticism that many of the tasks coming from or relating to the ICC are complex and do not relate to the realities on the ground and that the Court expects too much from intermediaries. Training alone will not resolve the problem. 

   

Page: 20 / 25 

 

   

4.1.5.  Other forms of support 

4.1.5.1  Psychosocial care and support 

 FOR DISCUSSION: 

• The  NGO  Victims  Rights Working  Group  has  proposed  that  the  Court  provides psychological care and support for intermediaries who assist the Court to deal with victims and witnesses and experience trauma as a result of such work.  How to react to  this proposal?   Could  the Court provide written guidelines, or  referrals  to  local organisations? 

4.1.5.2  Acknowledgement / Recognition of legal status 

 FOR DISCUSSION: 

• Who  should decide what  is  recommendable  for which  intermediary? What  to do  if intermediary wants  recognition,  but  Court  thinks  confidentiality  is  necessary  for security reasons, or vice versa? 

  FOR DISCUSSION: 

• Which  of  the  above  forms  of  support,  if  any,  should  be  conditional  upon  an intermediary having been screened according to the selection criteria in the previous section (OPCD proposal)? 

Page: 21 / 25 

 

4.2.  Security and Protection   One of the most frequently mentioned concerns raised with the Court by intermediaries are security concerns.   Many  intermediaries fear  that  their work with victims  in relation  to  the ICC exposes them to risks or potential risks.   They want to know what the Court would do if they were exposed to threats to their security as a result of their connection to the Court.  The  internal  and  the  external  questionnaires  revealed  that  both  intermediaries  and  the organs  and  units  of  the  Court  that  work  with  them  believe  that  the  security  of intermediaries  is compromised by  interaction with  the Court  (footnote answers to Q 11 of the Questionnaire).56    Further,  the  results  of  the  survey  indicated  that  intermediaries  are often exposed to risks due to their normal business, but had also often changed the scope of their work in order to work with the Court.   Different  parts  of  the  Court  already  conduct  analysis  of  the  risks  prior  to  establishing  a relationship  with  an  intermediary  and/or  prepared  plans  to  mitigate  foreseeable  risks.7  Some  have  produced  guidelines  for  intermediaries  on  risk  prevention  and management.  These documents were  shared within  the Working Group and  there appeared  to be  scope for  consolidation  into  a  single  document  that  could  serve  as  guidance  Court‐wide.    If necessary, versions specific to a situation could be prepared.  At least one judicial decision has shed light on the responsibilities of the Court.  On 13 May 2008,  in an appeal  in  the Katanga  case,  the Appeals Chamber decided  that: “Rule 81(4) of the Rules of Procedure and Evidence should be  read  to  include  the words  ʺpersons at risk on  account  of  the  activities  of  the  Courtʺ  so  as  to  reflect  the  intention  of  the  States  that adopted the Rome Statute and the Rules of Procedure and Evidence, as expressed in article 54(3)(f) of the Statute and in other parts of the Statute and the Rules, to protect that category 

                                                           5 Risks faced by intermediaries might include insecurity and persecution, intimidation and threats, 

arrest, or violence directed against them, their families or associates. 6 The level of risk may not necessarily be linked to the actual role in relation to the Court.  For 

instance, intermediaries may be at risk due to the fact that they are seen as having a relationship 

with the Court, whether they are assisting the Prosecutor in identifying evidentiary leads or 

assisting PIDS in outreach activities. 7 For instance Regulation 36 of the OTP Regulations: Prior to contacting a person to be questioned in 

connection with an investigation, the Office shall collect as much information as possible on the level 

of  risk  involved  for  that  person  as  well  as  for  others  who  may  be  at  risk  on  account  of  such 

questioning,  including  those  who  facilitated  contact  between  the  Office  and  the  person  to  be 

questioned. 

Page: 22 / 25 

 

of persons.”8  The Chamber acknowledged that there are provisions in the Rome Statute and the Rules  of Procedure  and Evidence  “aimed  at  ensuring  that persons  are not put  at  risk through the activities of the Court and which are not limited to the protection of witnesses and victims and members of their families only.”9    The application of this principle outside the scope of redactions is unclear, and the Appeals Chamber has also held  that protective measures should restrict  the rights of  the suspect or accused  only  so  far  as  necessary,  and  that  if  less  restrictive  protective  measures  are sufficient  and  feasible,  a  Chamber  must  choose  those  measures  over  more  restrictive measures.10    In so far as uncertainties as to the scope of these legal obligations remain, it is incumbent on the Court  to nevertheless adopt clear and  transparent policies so  that  intermediaries know what they can expect from the Court as regards protection.   There  is  scope  for  harmonisation  and  policy  development  in  the  following  areas: prevention, management of confidential information and response. 

4.2.1. Prevention

 Preventing  the  exposure  of  the  identity  of  intermediaries  is  one  important way  in which risks can be prevented.  However this has to be balanced against the interests of publicity of proceedings and the rights of the defence.  Conducting risk analysis prior to establishing a relationship with an intermediary.  ICC staff exercising (harmonised) best practices when interacting with intermediaries. 

4.2.2.   Confidentiality agreements 

 Problems arise because many intermediaries are not in a position to safeguard the confidentiality of information.  Nor have they received training on methods of securing information.  

                                                           8 ICC‐01/04‐01/07‐475, paragraph 1, and see also paragraph 56. 9 ICC‐01/04‐01/07‐475, paragraph 43. 10 ICC‐01/04‐01/06‐773 of 14 December 2006 in the Lubanga case, paragraph 33. 

Page: 23 / 25 

 

Some  parts  of  the  Court  had  difficulties  in  ensuring  the  confidentiality  of  information  on intermediaries, through different internal administrative processes at the Court. 

4.2.3.  Responses to security threats 

 FOR DISCUSSION: 

• Should  there  be  any  difference  in  the  protection  offered  by  the  Court  to  intermediaries between those whose relationship with the Court is formalised and those where it is not? 

• Conduct a  thorough  legal and operational  review of what measures of protection  could be provided to intermediaries who are at risk on account of the activities of the Court? 

 5.  Consequences of a Relationship with an Intermediary  

[To be completed]  

- Legal disputes and claims - Security  concerns and demands  for protection: how  to assess, and what  constitutes 

an appropriate response  

Page: 24 / 25 

 

III. Monitoring and Evaluation   [To be completed)  ICC  Staff,  staff  from  intermediary  organizations,  individual  intermediaries,  victims,  and witnesses will participate in a comprehensive monitoring process using the following methods: 

 A) Staff and stakeholders surveys B) Semi‐structured interviews with Key informants C) Case studies D) Desk top review of policies and procedures  E) Permanent observation and complaint mechanism 

 

IV.  Budgetary implications  

Potential impact of the guidelines on the sectional budgets.    

 

Page: 25 / 25 

 

V.  Annexes  

1 Legal /Policy Framework for the Court’s relations with intermediaries (draft available) 

2 Criteria for selection of intermediaries (draft available) 

3 Standard Contracts / MoUs / agreements between the Court and an intermediary (to be developed) 

4 Rules of Ethics governing interactions between intermediaries and victims (draft available) 

5 Common standards for reimbursement of costs (draft available for some aspects) 

6 Good Practice Sharing: Guidelines for intermediaries on Risk Prevention & Management (draft available) 

7 Questionnaires, internal and external (available) 

8 List of policy documents (guidelines, SOPs etc) shared by members of the Working Group (to be developed)