表格：让数据说话的工具

主讲人：汪伦（wanglun0826)2009年11月30日

导引

在我们的工作或生活中，发生着很多涉及数据说话的事情，数据说话，通常需要用表格来表达，可是，我们惯常的思维方式是能不能给个试样表格，我来参照编表……。

1、前几天，我请助手给我一份word文档上的众多资料给整理成一览表，结果交上来的却还分单位的情况表

2、做业务的时候，要求企业会计做出一份分年度的收益和成本预测表，结果，报来的却是收益、成本、费用明细表

3、做审计的时候，编制的审计工作底稿基本上都是表格形式，很多人说，没有模板，我到底怎么做呀

………………………….

我们探讨俩个问题：

一、表格编制的基本原理

二、如何用表格让数据说话

一、表格编制的基本原理（1）

（一）表格是一种二维的平面反映工具

通常，简单的表格 基本元素及架构往往由主栏和宾栏组成：

表格横向：称为“主栏”，内容为比较项目的一个方面的要素。如：时期、同业、尺度、比例、增减等

表格纵向：称为“宾栏”，内容可以为比较项目的另外一个交叉的要素，如：收益、成本、利润等

空白处为数据信息，当把两个或两个以上的项目相互“交叉”的数据放到一起时候，即具有比较分析的功用。

比较项目中可以运用时间（上下年度或同期）、具体购销或费用项目、同业等空间，属于时空的比较。

一、表格编制的基本原理（2）

成本分析的二维表格

单位（部门或业务部）： 金额单位 日期：

成本项目 计划 占比例 实际 占比例 差异 上年同期 变化原因

商品成本 100

运输费用 20

工资费用 15

维护费用 10

工程费用 25

合计

一、表格编制的基本原理（3）（二）表格涉及主体和基本标志1、任何表格都通常需要标注主体（如单位或个人），如果没有

主体就属于非正式表格或简单分析模拟

2、数据的表格通常需要注明数据的单位，如分析表、预测表、

审计工作底稿中的表格等

3、表格一般需要注明编制人员、责任人员和编制日期等

4、很多分析性的表格也需要合计等内容

5、表格往往人员统计数据，但数据不是唯一的信息，所以经常

需要设置备注的栏目，用以说明具体的补充定性信息

6、编制表格目的是为了分析，所以很多情况下需要留有分析或

标识的空间。

一、表格编制的基本原理（4）（三）表格的编制需要考虑层次和勾稽

1、表格的层次往往是根据分析考察的目的而定的，如分为汇总表、分类表、明细表等层次。层次不同阅读者习惯不同，其金额等单位等甚至都会不同的。层次越高信息浓缩越高，范围也越广。低一层次的往往起解释作用。

2、表格的勾稽通常是起复核作用的，似乎是告诉人们，欲知详情如何，且看明细分解。这种勾稽往往需要使用一些标识来进行的。

3、一组有层次有勾稽的表格构成一幅与情况相互结合的立体信息。

资产评估结果汇总表评估基准日：2009年11月17日

资产占有单位：

项 目 账面价值 申报值 评估价值 增值额 增值率%

A B C D=C-B E=（C-B）/B*100%

流动资产 1

长期投资 2

固定资产 3 - 120.06 其中：在建工程 4

建筑物 5

设 备 6 - 120.06无形资产 7

其中：土地使用权 8

其他资产 9

资产总计 10

流动负债 11

长期负债 12

负债总计 13

净资产 14

固定资产清查评估明细表

评估基准日：2009年11月17日

资产占有单位：

设备启用

帐面数 评估价值 增值率

编号日期

原值 净值 原值 成新率% 净值 %

1络筒机

苏州第三纺机厂台 2

1977108,000.00 15 16,200.00

2高温高压染色机

前洲印染机械设备厂

台 21977

170,000.00 15 25,500.00

3蒸汽烘房

外协建造座 1

197755,000.00 15 8,250.00

4锅炉及辅机

无名牌套 1

1977500,000.00 15 75,000.00

5络筒机

兴化纺机厂台 1

198554,000.00 20 10,800.00

6络筒机

兴化纺机厂台 1

199054,000.00 30 16,200.00

合计 941,000.00 151,950.00

资产名称 生产厂家

计量单位

数量

序号

一、表格编制的基本原理（5）（四）一张表格中也可以浓缩多个比较要素，遵循系统规则

浓缩，是表格 大的特征，是对可以量化的要素的数据化信息的浓缩。同时，另外一个特征就是比较，是要素之间在时空上的比较。

资产负债表，浓缩了资产、负债、所有者权益三大要素－－空间上：反映着资金的来源、去向和积累等信息，时间上：作出上下年度的动态期间比较。

损益表，浓缩了收入、成本和利润三大要素－－空间上：反映了赚在哪里的情况，时间上也是动态比较

现金流量表，浓缩了企业经营活动、投资活动、融资活动三大资金方面的要素－－空间上：以资金流动为线索展开，时间上：它本身就是为了一个上下年度之间的比较计算结果。

上面这三张表之间又存在着不同角度方面的内容。至于审计、评估方面，工作底稿无不是以某种标志为线索来设

计的。

一、表格编制的基本原理（6）（五）表格与情况结合是表格说话的关键

1、数据信息代表不了全部

2、闭门造车的表格上不了台面，避免搞数据

游戏

3、把活生生的经营管理活动搬到表格中才有

灵气

4、要让表格活起来，起控制作用的往往是制

作中需要有情况的配套

5、情况是什么？它往往是流程、环节、操作

中的难题以及协调配合的解决办法。

一、表格编制的基本原理（7）（六）表格分解着情况，也归纳着情况

现代电脑的普遍使用，使得表格制作更为科学和快捷。EXCEL表的分解、转换、自动的统计归纳等功能节省了我们的时间，为我们把大量的时间用于判断分析提供了条件。但设计表格却是需要与目的和情况等联系的。

1、ERP通过超级的链接功能，把表格制作技术分解开来，由不同的部门或人员操作，但我们知道，总控是关键，从原始记录表格到目标表格，都需要根据企业具体信息需要来设计的，交给电脑及软件的只是计算分解和归纳的过程。

2、VBA和BI软件通过转换功能，由基础信息表格转换为分类分层的分析决策类浓缩化的表格（也包括图表等），那么，设备只是机械，软件也很难去包括全部的，需要解决的可是原始表格的设计、填制、传输和目标表格的设计等，也许，这才是我们利用表格说话的真谛所在啊

一、表格编制的基本原理（8）表格编制基本原理的小结

1、表格的制作不单纯是技术层面的，更为重要的是认识层面的。

2、表格的编制是为了让自己或别人看的，表格是需要分清层次的，如其不然，就反映不出整体的思路，看的人也不明所以。

3、表格的编制与分析的目的相联系，是有线索可言的，表格用数据化信息来表达认识提供分析、判断、推断和决策参考的。

4、表格有必要与情况结合在一起的。即在某些表格制作基本原理下，如何将分析目的与表格提供信息结合起来。唯定性和定量结合的信息人们才人员理解。

5、表格说话，既是归纳着什么，又是演绎着什么。

二、表格与目标、情况的嫁接和说话问题

（以晓雷的成本管控所举案例为据）

案例一：成本怪圈的表格展示案例：企业销售尚可，但现金不足、成本失控，老板生气、部

门推诿，那么这个问题谁职责？1、财务部：只能按照采购和销售部门的要求付款，无法/无力

控制成本；2、采购部：很多原材料在设计中都是独家供应商，采购部没

有议价权；3、生产部门：营销预测经常变，经常继续下一批订单，半成

品堆积；4、销售部：市场竞争激烈，客户要求严格，要满足客户的需

求；5、售后服务部：客户需求是上帝，尽可能满足，有些零部件

采取特殊方式运输，运费惊人；6、研发部：产品竞争力来自其独特的设计，需要独特的盼望

和技术，成本高，周期长，才能脱颖而出。财务部信息多，那么能否用表格摆一摆数据来镇住这些人，让

老板明白真相呢。－－我们能否从资金占用量、时间、比例为线索，来分析一下同业平均、过去同期、再结合具体情况摆出问题实质所在呢？

资金占用分析表（基本情况表）

部门（环节） 项目 本年实际 计划 同行平均 上年同期 比较差异 评价 补充资料

购入金额 购进价格

用料金额 主材数量

材料结存

付款周期

完工成本 完工产量

半成品成本

在产品成本

生产周期

销售金额 销售数量

成本金额 销售价格

收款金额 移交数量

产品结存

收款周期

订单数

运费额 运输方式

服务项目数 服务项目数量

开支金额 单项服务费

项目数 有无替代的

合计

研发部

售后部

销售部

生产部

采购部

分析说明

1、该表为以资金占用为线索的分析总表，具体各

部门情况可以结合数量等信息列示细表进行分析

2、在具体中还可以考虑按照各部门占用资金比

例，以及与行业平均数比较，拿出差异的证据

3、可以结合存货占用量、往来资金占用量及其动

态变化来分析客观原因和人为责任原因。

4、考虑各部门之间销售与资金占用的经验数据

案例二：成本管控是所有的环节都降低成本？

案例：制定下年成本降低任务的时候，所有的部门都在降低成本。研发部门要提高研发速度，加快上市时间；采购部门要降低采购成本；生产部门要降低物耗和人力成本等。

问题一：都在讲成本，成本哪里去了？降低成本的本质是降低不增值的部分，而不是平均化的降低所

有的成本，甚至有的成本部门还要有针对性地提高。采购部门降低成本，其潜台词可能就是降低采购材料的质量；

生产部门降低人力成本，其潜台词可能是大量起用新人，会影响产品的质量。这些问题 终都会转移到下游的售后部门。

问题二；降低成本的目的是什么？

降低成本合理性分析

部门（环节） 项目三年平均成

本率 行业成本率 比较差异 评价

主材价格

主材数量

材料金额

材料成本

人工成本

制造费用

销售费用

销售数量

退货数量

运费额

服务项目数

开支金额

项目数

合计

研发部

售后部

销售部

生产部

采购部

分析说明

1、该表主栏以成本率的角度出发来考虑合理性，宾栏分部门并且考虑影响成本的要素比较

2、该表还可以补充表格来描述收入增长与成本增长之间的关系

3、该表还需考虑是否增加补充表格以反映收入增减与成本增减之间的比例

4、该表的另外一个需要补充的是降低成本的目的与提升利润之关系。但从合力与分力的角度来说，各部门如改没有形成合力的话，对于总的成本降低的作用就非常有限，甚至反倒加大了总成本。同时，低质量的产品对客户的伤害，更是无法用数字衡量的。

案例三：标准成本管控方法的有效应用分析

案例：公司采用oracle系统，选用标准成本法，拥有数百种材料，每个月进行更新。在库存材料、产成品、在产品等产生差异，面对数百种类型的产成品，如何进行分摊？

问题一：标准成本的目的是什么？问题二：标准成本达到成本管控的目的了吗？

从源头分析，标准成本配套的是正向的流程，从市场调研、立项研发、试产、采购、生产、销售，再根据不同阶段降低不同的成本额度日本公司的目标成本，配套的是逆向的流程，即先确

定市场接受的价格倒推出，分解出目标的市场费用、生产成本、运营费用、研发费用。

标准成本合理性分析表

（正向）成本领域 项目 期间 标准成本 占比例 实际成本 占比例 收益（支出） 利润 评价

市场调研

立项研发

设计成本

购置资产

培训人员

资金成本

试产成本

采购成本

材料成本

人工成本

制造费用

其他成本

销售费用

运输费用

网点建设

模式建设

其他成本

损失成本

合计

配套阶段成本

销售阶段成本

生产阶段成本

前期投资成本

分析说明

1、该表类似于进行投资可行性研究中的投资

成本分析（正向）

2、该表以项目建设阶段为线索展开分析，其

中的收益可以是现金流也可以是收入额

3、该表打破会计科目的内容，改为大成本的

范围作为依据

4、该表主栏设定为收入、成本和利润的比较

因素

案例四：面对料工费进行成本管控？

一谈到成本，自然而然就想到了料工费的分配。同样，一谈到成本管控，很多人就局限于料工费的管控，如材料的价格和耗费，单位人工的高低等，这就是成本管控的全部吗？

问题一：成本的层次性：1、战略成本：站在企业战略方向选择的高度。战略成本的选

定，意味着企业成本管控空间的大小。2、运营成本：利润表的费用和成本部分。大多企业通过预算

模式进行管控，即限定了业务支出的范围。3、料工费成本：产品的料工费成本。以上三个层次，成本管控区间逐渐变小。问题二：成本的延展性案例：公司生产手机，万事俱备，只缺少一个非常小的只有几

角钱的配件。因为对房产能有限，不能及时供货。假设手机晚一天上市就要损失五元钱。如何解决？解决方法：多支付2000元，对方加班解决。

从单一配件上看，成本损失了2000元；但从手机整体上看，及时上市，多赚了几万元钱。

这就是打通产业链的好处。

成本总盘分析表

成本领域 项目 相关收益 占比例 跨期效益预计 评价

制造成本

采购费用

销售费用

研发成本

协作成本

税费成本

资金成本

项目运营成本

利息成本

分配成本

筹资费用

战略运作费

占用资金成本

暂时增加费税

多开支费用

损失成本

合计

应急成本

战略决策成本

筹资成本

投资成本

经营成本

分析说明

1、成本总盘需要考虑战略成本范畴（一览

表），其范围可能与财务上有一些不同

2、具体各类成本表按照财务上习惯来分析

3、有关总盘表格数据可以进行动态比较和横

向比较

4、线索为考量成本与收益增长之间的动态关

系

案例五：减小的成本管控就是好的方式？

成本管理、资金管理和税务管理，是管理者关

注的三个重点。几种短期有效的成本管控方式：压缩预算、创

造条件逼迫供应商降价或延期付款、严格考核员工等。

问题：见效的管控方式就是好的吗？

成本管控方式比较分析表

项目第一年成

本第一年收

入 损失 利润第二年成

本第二年收

入 损失 利润 第三年 ……

压缩预算

延期付款

提前收款

减少存货占用

合计

分析说明

1、以所采用的方式为线索，可以明细化分析

对应关系

2、比较各个年度的成本与收益之间的关系，

寻找相应的规律性

表格说话问题小结

1、用表格说话，必须了解经营基本流程和各

部门决定成本增减的要素

2、用表格说话，需要某种入手的视角，或者说，以某个“共同”要素为基本线索

3、用表格说话，还需要有可供参考的公认指

标或水平