european school brussels i

A V E N U E D U V E R T C H A S S E U R 4 6 , 1 1 8 0 U C C L E W W W . E E B 1 . E U

EUROPEAN SCHOOL BRUSSELS I

SECURITY POLICY AND PROCEDURES

The mission of the European School Brussels I : To provide a quality education in a safe and nurturing multilingual and multicultural learning environment. Based on trust and

respect, the school celebrates diversity and recognizes the value of effort, critical thinking and cooperation to achieve excellence.

Orig.: EN (FR available) Version I – July 2014

EEBI - Security policy and procedures

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A V E N U E D U V E R T C H A S S E U R 4 6 , 1 1 8 0 U C C L E W W W . E E B 1 . E U

TABLE OF CONTENTS PAGE

1 SECURITY POLICY ............................................................................................. 1

1.1 Policy statement .................................................................................................... 1 1.2 Roles and Responsibilities ......................................................................................... 1 1.3 Information ........................................................................................................... 3 1.4 Emergency communication ........................................................................................ 3

2 CONTROLLED ACCESS DURING THE SCHOOL DAY ......................................................... 4

2.1 Site control arrangements ......................................................................................... 4 2.2 Supervision of pupils ................................................................................................ 6 2.3 Vehicles on site ...................................................................................................... 7 2.4 Locking of gates and entrances ................................................................................... 7 2.5 Video surveillance ................................................................................................... 7

3 ACTION IN EVENT OF INCIDENTS ............................................................................ 8

3.1 Security alert ......................................................................................................... 8 3.2 Evacuation ............................................................................................................ 8 3.3 Lock-down exercises ................................................................................................ 8 3.4 Fire ..................................................................................................................... 9 3.5 Gas leak ............................................................................................................... 9 3.6 Bomb Threats ........................................................................................................ 9 3.7 Hazardous materials/toxic spills ................................................................................. 9 3.8 Suspicious letter/package/substance ......................................................................... 10

4 MEDICAL EMERGENCIES/ACCIDENTS ...................................................................... 11

4.1 Infirmary ............................................................................................................ 11 4.2 Contagious illnesses ............................................................................................... 12 4.3 Epileptic fits ........................................................................................................ 12 4.4 Allergies ............................................................................................................. 12 4.5 Accidents ........................................................................................................... 12 4.6 Medicines at school ............................................................................................... 13 4.7 Procedure to follow in case of an accident in the laboratories (secondary) ........................... 13

5 HEALTH AND SAFETY ....................................................................................... 14

5.1 Buildings inspection and site cleaning ......................................................................... 14 5.2 The canteen ........................................................................................................ 14 5.3 Transport and road safety ....................................................................................... 14 5.4 School trips ......................................................................................................... 15 5.5 Bullying/harassment .............................................................................................. 15 5.6 Staff ................................................................................................................. 15 5.7 Smoking ............................................................................................................. 15 5.8 Bad weather conditions .......................................................................................... 15 5.9 Personal property ................................................................................................. 16 5.10 Crime prevention .................................................................................................. 16 5.11 External persons participating in school activities .......................................................... 16 5.12 Events organised on school premises outside school hours ................................................ 16

6 STAFF TRAINING ............................................................................................. 16

7 DATA PROTECTION .......................................................................................... 16

8 RISK ASSESSMENT ........................................................................................... 16

9 MONITORING AND REVIEW ................................................................................. 17

10 ANNEXES...................................................................................................... 18

11 OTHER RELEVANT DOCUMENTS ........................................................................... 18

ANNEXES


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1

1 SECURITY POLICY

1.1 Policy statement

The Director of the European School Brussels I (EEBI) acknowledges and accepts her responsibility to provide a safe and secure environment at EEBI for all pupils, members of staff and visitors. This policy document outlines the framework within which the security procedures operate. The Director will provide staff with the necessary resources, information and training to implement the security procedures. When deemed necessary, the Director will seek expert advice in order to evaluate the security risks and the actions required to address them. In order to ensure the safety of members of the school community, the Director will, where appropriate, be informed of any breaches or failures of the policy to be able to take the necessary corrective action.

1.2 Roles and Responsibilities

All members of staff, pupils and visitors have a responsibility to ensure that security is maintained at EEBI. The specific tasks allocated to groups and individuals are summarised below.

1.2.1 The Director

The Director has overall responsibility for the security policy and its effective implementation throughout the school. In particular, the Director will:

set up and maintain procedures in school that comply with the security policy;

ensure that all members of staff receive information, instruction and training in the security policy and procedures. Assign specific security roles to members of staff;

monitor the implementation of the policy and security procedures;

instigate appropriate action where staff have ignored or shown a disregard for security

matters;

establish a system for the reporting, recording and investigation of breaches of the policy and take reasonable steps to prevent reoccurrence;

ensure that all visitors and external contractors comply with the security policy;

ensure that security is taken into account when considering any proposed or impending

changes, e.g. building or renovation works, new equipment, staff reorganisation, room allocation or usage, etc.

The Director shall delegate some of the above responsibilities to the Administrator of EEBI and to the Deputy Directors.

1.2.2 The Management

The School’s Management will periodically review the security policy and procedures.

1.2.3 The Deputy Directors

The Deputy Directors shall provide input into review of the security policy and procedures and take into consideration specific aspects of security in relation to their cycles. They shall ensure that teaching staff, particularly new staff, are informed about the security policy and procedures, and endeavour to make sure that these are respected at all times.


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2

1.2.4 The Administrator

The Administrator plays a key role in supporting the Director with implementation of the security policy and procedures. He/she must ensure that administrative staff and contractors are informed about security policy and procedures, and that these are respected at all times.

1.2.5 The Health and Safety Committee

The Health and Safety Committee assist in the implementation of the school’s security procedures and help to monitor and improve the performance of the school security measures.

1.2.6 Members of Staff

All staff will comply with this policy and the procedural arrangements made by the Director to ensure the safety of children, employees and others on the school site. Those listed below have been given specific responsibilities for school security.

Responsible person/s Security issue/specific duties

Director Overall responsibility for security at EEBI

School Management Reviewing EEBI’s security policy on an annual basis

Administrator Day to day management and implementation of policy : - inform PAS staff, particularly new staff, on security policy

and procedures - control of contractors - monitor performance - review and update procedures - security of sports installations and playground equipment - maintenance of buildings and installations / facilities

Deputy Directors Contribute to review of overall security policy and security procedures relevant to their respective cycle.

- Assess and improve security procedures - Inform teaching staff re: security policy and procedures - Ensure implementation of policies and procedures by staff

in their cycle - Organisation of surveillance of all school and

extracurricular activities

Teachers Display of security, evacuation and medical emergency notices in classrooms.

Technicians/Workers Checking the condition of buildings and facilities and maintaining the safe operation of all appliances

Security staff Securing school entrance/exits Locking external doors and making site secure Patrol of the campus

Security staff and admin staff Control of visitors/Issue badges

Director/Administrator Security risk Assessment: Review annually and discuss with the Management team to use as part of policy review

All staff Shutting doors and windows and turning off plugs: Make sure everything is turned off, valuable locked away and windows/doors shut when leaving

All members of staff have a responsibility to ensure that they act with reasonable care with regards to the security of the premises, staff and school equipment. In particular, all staff have a responsibility to:

secure windows and doors when rooms are not in use and upon their departure at the end of the day;


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3

ensure that valuable equipment such as cameras, PCs and laptops are locked away when not in use;

ensure that valuable school equipment such laptops are kept secure when taken off school premises;

ensure data and information is secure through careful protection of passwords, memory sticks, awareness of security of confidential information;

report any security concerns to the Administrator.

1.2.7 Pupils

Pupils will be encouraged to exercise personal responsibility for the security of themselves and others.

Pupils will cooperate with the arrangements made for the security of the school. Breaches of the school security arrangements are a breach of the school’s Behaviour Policy and the pupils’ Code of Conduct.

1.3 Information

All staff must be aware of the school’s security procedures, particularly new staff and staff that have been given a specific role to play. Staff induction will include receiving a copy of the school’s security policy and procedures. Replacement staff should also receive a copy. All locally recruited staff are expected to provide the school with an ‘extrait de casier judiciaire’ (official criminal record) prior to taking up their post. All third parties that use or work on the premises and grounds should be informed about the security procedures and will be expected to comply. Parents will be informed about the school’s security arrangements and what they are expected to do, for example when dropping off/collecting their children or when visiting the school. For individual situations of danger or threat to a pupil, please refer to EEBI’s Child Protection Policy and Procedures document (currently in draft format).

1.4 Emergency communication

EEBI uses a pyramid system and the website in case the whole school community has to be alerted, for example when normal school activities are disrupted due to snow. Emergency numbers must be readily available to identified staff. In emergency situations when conventional means of communication may be disrupted, an alternative means of communication must be available. The Director, Deputy Directors and the Administrator are responsible for maintaining mobile telephones to be used when hard-line communication becomes unavailable. These phones will be on their person, or immediately available, at all times during their workday. In the event that the emergency is such that the use of mobile phones are not recommended, i.e. bomb threat, and the hard-line communication system is not operable, the designated person will leave the campus to make any necessary notifications and report back to the Director. Periodic tests of the communication equipment will be made and documentation of such tests maintained by the Administrator.


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4

2 CONTROLLED ACCESS DURING THE SCHOOL DAY

EEBI has balanced the need to provide a welcoming environment whilst maintaining the safety of pupils and staff. Site control arrangements such as the presence of security guards and the use of visitors’ badges are in place to ensure that unauthorised visitors do not present an unacceptable risk to pupils or to staff.

2.1 Site control arrangements

2.1.1 Security guards

The security guards perform the following surveillance duties: - first point of contact for all external visitors entering the site; - check all vehicles entering and leaving the site; - deal with delivery arrivals and reception of parcels; - help to coordinate the buses and the pupils using the buses; - check the exit cards of all secondary pupils; - escort vehicles onto the site in case of problems (e.g. ambulance, police, big lorries etc); - patrol the site during the day and at night; - open and lock the gates on the Uccle and Berkendael sites.

The guards should not be asked to intervene in disciplinary matters within the school.

2.1.2 Site entrances

The Uccle site has two main entrances, Chaussée de Waterloo 1137 and Avenue du Vert Chasseur 46. The Chaussée de Waterloo entrance has two gates, one for pedestrians and vehicles to enter by and one (“small gate”) for nursery/primary pupils and their parents. Berkendael has one entrance on rue Berkendael 70-74, 1190 Brussels.

2.1.3 Pupils

The access arrangements for pupils are as follows:

UCCLE Entrance

Primary pupils may enter via Chaussée de Waterloo (small gate) between 7.451 and 8.30.

Secondary pupils may enter via Chaussée de Waterloo (big gate) from 7.45 onwards.

All pupils may enter via Av. Du Vert Chasseur from 7.45 onwards2. Exit

Nursery/primary pupils exit via the small gate on Chaussée de Waterloo between 15.45 and 16.15 on Monday, Tuesday, Thursday, Friday and between 12.20 and 13.00 on Wednesday (and 12.30 and 13.00 on Friday for nursery and P1).

Secondary pupils may exit via Chaussée de Waterloo (main entrance) up until 17.00 on Monday, Tuesday, Thursday and Friday (14.00 on Wednesday). Secondary pupils who wish to leave the site during the school day must show their exit cards to the guards.

Cyclists and motor cyclists must dismount at the barrier and walk within the campus. Bicycles and motorcycles must be left in the areas provided to that effect. (The use of bicycles, scooters, skateboards and rollerblades are not allowed on site.) Unless under the supervision of a member of staff, pupils are not allowed in the school buildings or the playground outside their normal school hours.

1 7.40 if accompanying siblings are taking the bus to Berkendael. 2 7.40 if accompanying siblings are taking the bus to Berkendael.


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5

Parents and members of staff attending school events outside normal school hours must supervise their own children at all times, since the school cannot be held responsible for the children then. BERKENDAEL: Morning: Entrance on foot: Parents who accompany their children on foot may bring them to the respective welcome area between 7.55 and 8.15. Parents are asked to leave the premises immediately afterwards. Coming to school by car: Parents who come by car are asked to respect the traffic code when dropping off their children in front of the school. Afternoon: On foot: Nursery parents pick their children up in class. Primary parents pick their children up in the reception hall at 15.40 Monday, Tuesday, Thursday and 12.20 Wednesday and Friday. By car: Parents may use the parking space in the afternoon after requesting permission from the Deputy Director and closely adhering to the timetable and the advice of the guard. Monday, Tuesday, Thursday; 15.00 – 15.40 Wednesday and Friday; 12.05-12.15.

2.1.4 Members of Staff

The arrangements for members of staff are as follows: UCCLE Entrance:

The Av du Vert Chasseur entrance is open as from 07.00 for members of staff; this is the preferred entrance for vehicles (cars, motorbikes and bicycles).

The Chaussée de Waterloo entrance is limited to school buses and to deliveries; staff may only enter via Chaussée de Waterloo in vehicles between 7.00 and 7.30.

Cyclists and motor cyclists must dismount at the barrier and walk within the campus. Bicycles and motorcycles must be left in the areas provided to that effect.

If you enter school by car, the ‘macaron’ (the special sticker for cars) must be visible on the windscreen of the car in order to enter.

Exit:

Staff may leave via the Vert Chasseur between 07.00 and 21.30.

Staff in vehicles may leave via Chaussée de Waterloo at the following times:

Monday, Tuesday, and Thursday 08.30-14.40 and 16.30-17.00

Wednesday 08.30-11.25 and 12.50-14.00

Friday 08.30-11.55 and 16.30-17.00. Staff should carry their school badges with them at all items and identify themselves when asked by the security guards. BERKENDAEL: Members of staff may enter as from 6.45 and stay until 18.15 at the latest.


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2.1.5 Opening times of school gates during term time

UCCLE GATES OPENING TIMES

VERT CHASSEUR

Open 7.00-21.30

WATERLOO – big gate (*)

Open : Monday, Tuesday, Thursday, Friday 07.00-17.00

Open : Wednesdays 07.00-14.00

WATERLOO – small gate

Morning 07.40-08.30

Afternoon : Monday, Tuesday, Thursday, Friday 15.35-16.15

Wednesday 12.20-13.00

Friday 11.20-13.00

(*) Open from 6.00 exclusively for deliveries. During holidays, the Waterloo big school gate is open between 7.30 and 16.30. All teachers must request approval in advance from the relevant Deputy Director for permission to enter.

BERKENDAEL GATES OPENING TIMES

Entrance to school gate Gates will be closed at 8.30

2.1.6 Control of visitors

The control of visitors is a fundamental part of the school’s security policy for the safeguarding of both people and property.

On the Uccle site, the policy is that: o All visitors and parents coming into school outside the normal times or outside general

parents’ meetings must report to the security guards upon arrival. o No access must be given to the site without visitors being interrogated. o Upon arrival, all visitors are issued with a ‘visitors’ pass to be returned to the guards when

leaving the premises and a ‘visitors’ badge to be worn at all times. This includes parents, helpers, contractors and any other person that is not school staff or member of the Administrative Board or APEEE or APEEE Service.

o Cleaning staff (and other contractors) – All staff have to sign the list with the security guards when entering and leaving the school.

o For the various evening events organised by the Management team, entrance is via Avenue du Vert Chasseur and the exit via Chaussée de Waterloo unless otherwise stated in the invitation for the event. Please pay attention to the school calendar (primary/secondary), the ‘informations hebdomadaires’ and the screens situated around the school.

On the Berkendael site: All visitors must report to the security guard upon arrival.

2.2 Supervision of pupils

The school’s overall safeguarding strategy requires that teachers and surveillants carry out efficient supervision just before and after school and during breaks. See Annex I for the locations and times of the day when and where supervision is carried out for nursery and primary and guidelines for supervision of the 12 duty zones allocated for the secondary school. See the ABC guide for detailed supervision rules for nursery and primary.


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During the lunchtime break there are ‘surveillants de midi’ on both sites to supervise the pupils. Yellow vests must be worn when staff supervise Nursery or Primary pupils. At Berkendael there are three surveillants on duty in the morning from 7.40 and another five from 7.55 until school begins, during break time and then 20 minutes after school finishes.

2.3 Vehicles on site

Vehicle speed on campus is limited to 15 km per hour and pedestrians have right of way. All vehicles must be parked within the car park during school hours except vehicles duly authorised by the Management team. Cars may not be left in the car park overnight, at weekends or during holiday periods. If, for any reason you are obliged to do so, please request permission from the Administrator. Note that the school is not insured against theft or damage caused to any vehicle left on the premises.

2.4 Locking of gates and entrances

At different times of the day the school security arrangements require the locking of various gates and entrances (see 2.1.5 Opening times of school gates).

2.5 Video surveillance

Uccle has 21 cameras, Berkendael has eight. In case of an incident the recording will be examined by the school authorities.


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3 ACTION IN EVENT OF INCIDENTS

3.1 Security alert

If you see anything or anybody suspicious anywhere on the school site, report it immediately to:

Security Alert Pattern 1: SUSPICIOUS PACKAGE OR PERSON

Members of staff to contact – UCCLE Telephone numbers

Security guards: Chaussée de Waterloo entrance Vert Chasseur entrance

02 373 8653 or 858 02 373 8657 or 757

The Administrator 02 373 8701

Alternatively, please contact one of the following: School Reception The School Caretaker The Executive Secretary

02 373 8686 0476 62 4829 / 02 373 8776 0486 186737 / 02 373 8600

Members of staff to contact – BERKENDAEL Telephone numbers

Security guard 02 340 1486 /486

The Caretaker 02 340 1484 /484

The Deputy Director 02 340 1481

3.2 Evacuation

Two evacuation exercises (one announced and one unannounced) take place every year. Teachers should ensure that the notices are clearly displayed in the classroom and that pupils are familiar with them, as well as the localisation of the exit door(s) nearest to the relevant classroom and the assembly point corresponding to the building. Report any incident/mistakes to the Administrator. When the alarm sounds, evacuation is to begin immediately. Teachers in class or anywhere else on site (including the staffroom) are expected to respect the instructions scrupulously and follow the evacuation routes and assignments located in their classrooms in order to ensure that pupils are safely evacuated. When leaving the room, doors are to be closed but not locked. Teachers will take roll in the evacuation area and notify the member of the security team if any student is missing. Teachers will remain responsible for their class until relieved by a member of the security team.

3.3 Lock-down exercises

Individuals who first witness a weapon use or hostage situation should immediately report the situation to the Administrator (follow Security Alert Pattern 1 above). All staff members in the immediate vicinity are to move students from the crisis area. When there is a threat inside the building or on site, for example an intruder, staff should keep pupils in their classrooms and lock the doors and secure the windows, i.e. lock-down alert. Pupils in the playground must go to the nearest class or canteen/gym/library. No one is to be permitted to leave the classroom or premise until the "All Clear" announcement has been made. Teachers shall continue with the teaching activity or otherwise engage the students to promote a calm atmosphere. Students shall be directed to stay away from windows and doors and to take a position of cover. Switch off lights.


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Parents are strongly advised not to phone the school in lock-down situations as it may jeopardise members of staff’s ability to communicate with each other and with the emergency services.

3.4 Fire

If a fire should break out at Uccle, phone one of the three school technicians immediately, or the Caretaker or the Administrator according to the order below:

Security Alert Pattern 2: FIRE

Member of staff Uccle Telephone

Technician responsible for security 023738 759


Technician 023738 762

Caretaker 023738 776

Administrator 023738 701

Executive Secretary 023738 600

School Reception 023738 686

The technicians shall deal with the fire, set off the fire alarm, contact the Director and/ or call the fire brigade whilst the teacher evacuates the pupils. If a fire should break out at Berkendael, contact the security guard or the caretaker:

Member of staff Berkendael Telephone

Security guard 02 340 1486 /486

Caretaker 02 340 1484 /484

See Annex II for fire instructions for Uccle and for Berkendael.

3.5 Gas leak

See Annex III for information on what to do if there is a gas leak. In brief, the number to phone is 701, the School’s Administrator.

3.6 Bomb Threats

Persons receiving a bomb threat shall perform the following: 1. Identify number in information window on phone if possible. 2. Attempt to ascertain all the information requested on the Bomb Threat Form (see Annex IV). 3. Write down the exact information. 4. Attempt to keep the caller on the phone for as long as possible. 5. Notify the Administrator (701) immediately.

3.7 Hazardous materials/toxic spills

A. Truck or Tanker Accident When a school employee observes a situation which may jeopardize the safety of the school, s/he is to immediately contact the Administrator. The Administrator or member of the school’s security team will attempt to identify the material. The Administrator will contact the police and fire units. Note the proximity of the accident to the school along with wind direction. All pupils shall be directed from outside areas to enter safe buildings immediately. B. Chemical/Toxic Spills On/Near Campus


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Notification shall immediately be made to the Administrator. Members of the security team shall be deployed to the site to ensure that students and staff remain away from the area. The Administrator/technicians will contact the emergency services. Pupils will be directed away from the affected areas to safe buildings/areas. C. Secure Buildings All staff shall remain indoors unless otherwise directed by members of the security team or emergency services. Close all doors and windows. Unless receiving such direction, no one will leave the buildings.

Teachers will continue with educational activities to maintain a controlled environment. Only trained personnel shall attempt to assist in clean up and rescue. DO NOT LOCK DOORS!

3.8 Suspicious letter/package/substance

Upon locating a suspicious letter/package, contact the Technicians/Administrator (please refer to Security Alert Pattern 2 above). Do not touch the letter/package. Ensure that pupils leave the area immediately. The Technicians/Administrator will follow the usual procedure in such cases. When a substance is deemed to have a creditable risk, the following precautions should be implemented:

Be careful not to breathe or touch the substance. Leave the substance where it is, exit the room and close the door to the room. Wash your hands with soap, water and a small amount of bleach. If the substance was inhaled, blow your nose and save the tissue in a plastic bag. If the substance gets on clothing, change clothes and bag the used clothing in a plastic bag. Inform the laboratory assistants – See Security Alert Pattern 3 below – plus the infirmary and

follow their instructions. NB: A notice for teachers to use in their classrooms containing the contact numbers within EEBI for action in the event of security incidents is in Annex V.


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4 MEDICAL EMERGENCIES/ACCIDENTS

4.1 Infirmary

On the Uccle site, there are three nurses in the morning and two nurses in the afternoon on Monday, Tuesday and Thursday. On Wednesdays there are two nurses in the morning and one in the afternoon. On Friday there are two nurses all day. At Berkendael there is one nurse throughout the day 7.40-16.20 and between 7.40-12.45 on Wednesdays. On Friday there is a nurse between 7.40-12.40. For a:

4.1.1 Minor medical problem/accident in class/playground:

- Assess whether you can deal with it directly (reassure the pupil, calm him/her down) - Phone the nurse to ask for advice.

4.1.2 More serious medical problem/accident in class/playground:

- Send the pupil, if possible, directly to the nurse accompanied by another pupil. - Phone the nurse to explain the nature of the problem, indicate the name of the pupil and your

classroom number/the area in the playground where the incident has occurred. - Follow his/her advice. NB: Teachers should not contact parents, the infirmary will do that if necessary. If you do not have access to a phone, send a pupil to the nurse straight away and ask for her to come.

4.1.3 Major medical problem or accident, in the playground or in the classroom, please phone the nurses/doctor immediately on:

Uccle Infirmary

Extension : 635 Mobile : 754 Tel : 02/373.86.35 E-mail : [email protected]

Berkendael Infirmary

Extension : 487 Mobile : 02 340 1487 Tel : 02/340.14.82 (external) E-mail : [email protected]

State the name of the pupil/member of staff if known to you and the classroom/area in the playground where the incident has occurred. In case of life threatening injuries, do not try to move the pupil. If qualified, render first aid as appropriate. Do not leave the pupil in order to seek assistance. Direct other pupils away from the immediate vicinity. The Director should be informed of all accidents which required a transfer to hospital. Annex VI shows the medical emergency notice to be displayed in all classrooms.


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4.2 Contagious illnesses

If a pupil is diagnosed with a contagious illness such as measles, scarlet fever, chickenpox, head lice etc, the relevant teacher should make sure the infirmary is informed so that they can prepare a letter to inform the relevant group of parents (the class, the year, the other children on the school bus, etc.).

4.3 Epileptic fits

Parents are requested to let their child’s teachers know if their child suffers from epilepsy. See Annex VII on information in FR and EN on how best to deal with someone if they are having an epileptic fit. If you have a child with epilepsy in your class, make sure that the information on how to help them is at hand.

4.4 Allergies

All serious known cases must be signalled by providing a notice with the name, photo and type of allergy of each child concerned in the classes, canteen and infirmary and staff room and sending the information by mail to colleagues.

4.4.1 Anaphylaxis

Anaphylaxis is a life-threatening allergic reaction that can occur quickly (as fast as within a couple of minutes). Most severe allergic emergencies are treated with a shot of the anti-allergic drug epinephrine. What are the symptoms?

o Hives, itchiness and redness on the skin, lips, eyelids or other parts of the body

o Wheezing and/or difficulty breathing

o Swelling of the tongue, throat and nose

o Nausea, stomach cramping and vomiting or diarrhoea

o Dizziness and fainting or loss of consciousness, which can lead to shock and heart failure

4.4.2 What to do in case of an allergy crisis?

Seek immediate medical help. Contact the infirmary.

4.5 Accidents

4.5.1 Nursery

Accident in the nursery playground: actions to be taken by nursery assistants:- 1. Entrust your class to a colleague. 2. Go to the infirmary if it isn’t too serious. 3. If the incident is serious, contact the infirmary as quickly as possible to know what to do

and to let the teacher know as quickly as possible. 4. Explain the facts to the class teacher.

Accident in class (or gym, library, etc):

1. Depending on the seriousness, take the child to the infirmary or ask the nurses to come. 2. If there is no assistant in class, ask for help from the closest colleague.

4.5.2 Primary and Secondary

See Section 4.1 Infirmary.


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4.6 Medicines at school

The infirmary has an assortment of medicines (selected by the School Doctor). If a pupil needs a certain medicine s/he can bring it to the infirmary and it will be stored in a medicine cabinet with his/her name on it. The infirmary may request the prescription for this medicine by the doctor.

All medicine is locked in a medicine cabinet with the exception of emergency medications and self-administered medications. At the end of the day all cabinets and doors of the infirmary are locked (for security and reasons of confidentiality). If the medical team need to leave the infirmary during the day (e.g. for an emergency) they lock the door. They can be contacted via their mobile. A message will be displayed on the door. Parents are expected to inform the school about the medication needed by their child.

4.7 Procedure to follow in case of an accident in the laboratories (secondary)

The teacher in charge of the class should: remain with his/her pupil(s). phone the nurses (if necessary), telephone 635. turn off gas/electricity (if need be). send a pupil immediately to the nearest laboratory assistant for help. in case of absence of the laboratory assistant, send a pupil to the nearest teacher for

assistance. The nurse will call for an ambulance if necessary and contact the parents. The laboratory assistant will then phone the Administrator or one of the technicians for help if need be, clearly specifying their name, location and the support required.

Security Alert pattern 3: LABORATORY ACCIDENT

Member of staff Telephone

Laboratory assistants

649 615 655 668

Administrator

701 / 751 or 02 37 38 701 or 0496 969 915

Technicians

762 759 758

The Administrator or technician will then call the emergency services and inform the guards.

Annex VIII contains a list of emergency numbers outside of EEBI (police, fire, ambulance, etc).


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5 HEALTH AND SAFETY

5.1 Buildings inspection and site cleaning

The Health and Safety Committee has played a key role in reviewing and taking action on safety and security aspects at EEBI for over 10 years. Members comprise the Director (President), the Administrator, the Deputy Directors, the Principal Education Advisor, representatives from the teachers, pupils, parents and PAS, the School Doctor, the Transport Manager and the guards. Meetings are held twice a year, and provide a mechanism for all members of the school community to provide input into security and health issues at school. Matters such as access to the site, the arrival and departure of school buses, safety in the laboratories, surveillance of children, public health, site inspections, organisation of events, management of crises and purchase and technical maintenance of equipment are discussed. The Administrator holds regular meetings with the firm responsible for the cleaning of the site to address general matters or issues causing concern.

5.2 The canteen

The canteen is managed by APEEE-Services, therefore is outside the remit of the School’s Management. In relation to security, aside from the working rules for staff, it has regular hygiene audits and raw material analysis by different companies and an annual medical visit for all the staff. Checks on fire security are carried out by an external company. The canteen’s hygiene manual includes the following criteria:

o Food security o Personal hygiene o Le principe de marche en avant (principle of foodstuffs advancing through specially

designated clean zones in order to minimise the risk of food contamination) o Reception of merchandise o Product storage o Preparation o Distribution of meals o Demonstration dish o Freeze and defrost o Management of unused food o Waste disposal o Dish washing o Cleaning and disinfection – check-sheet.

5.3 Transport and road safety

The transport service is also managed by APEEE-Services, therefore is outside the remit of the School’s Management. Nevertheless, owing to the importance of the school transport system in safeguarding pupils, the rules which apply to all bus drivers and surveillants are included in Annex IX. The transport office works in close cooperation with the School’s Management and the pupil’s Code of Conduct is in force throughout the journey. Surveillants and drivers must ensure it is respected. Any problems related to discipline on the buses (e.g. bad behaviour, insults) must be reported to the Principal Education Advisor, Mrs Brigitte Tarantino for the secondary, and Helle Guldbaek for the nursery/primary. Whilst on site, cars are instructed to drive at 15 km per hour. Pedestrians have right of way.


____________________________________________________________________________________________________________

15

A steering group with representatives from the APEEE-Services, the Transport office and the School will report to the Health and Safety Committee twice a year on matters concerning supervision of the arrival and departure of school buses. Bike safety - The police visit the school regularly to give pupils instructions on how to cycle safely on the roads. Secondary school pupils cycling to school on a regular basis receive specific training at the beginning of the school year.

5.4 School trips

A risk assessment is carried out for school trips outside Belgium and for all “visites educatives” of the Nursery and Primary cycles.

5.5 Bullying/harassment

The School does not tolerate any bullying and has an anti-bullying policy (see Nursery/Primary and Secondary versions on the School website). If a pupil has an accident at school and nurses suspect that bullying is involved, they inform either the Pedagogical Secretary of the Nursery/Primary cycle or the relevant Educational Advisor of the secondary cycle. They then take the appropriate action depending on the circumstances.

5.6 Staff

Our school is connected to the following external service for prevention and protection at work: IDEWE Rue de la Loi 23 1040 Brussels Phone: 02 237 33 24 Each employee may consult the medical officer at IDEWE if s/he has questions or health problems with reference to his/her work. If an employee is suffering from bullying, violence or undesirable sexual behaviour at work, they may speak in confidence to an external safety counsellor at IDEWE (telephone 016 390 530).

5.7 Smoking

It is forbidden to smoke on or directly outside school premises in accordance with the royal national decree of 5th May 2006.

5.8 Bad weather conditions

During break time, the bell has a particular sound if the weather is such that children need to go in. In windy weather, the playground areas with trees are cordoned off. Nursery/Primary: 1. In case of very strong winds : pupils stay inside; take charge of classes which don’t have assistants

at that time (consultation of colleagues to know where to go, or notice in case of bad weather 2. Snow :

o Clear the ground promptly. o Late arrival of the buses: nursery person no longer present on the way, there are the guards

who meet the children. o It would then be necessary to let the nursery know who would then send an assistant or a

teacher to take charge of the children. 3. Floods : quick system of cleaning : indication of the person to contact


____________________________________________________________________________________________________________

16

5.9 Personal property

Personal property remains the responsibility of its owner. This includes both staff and pupils’ personal property. Everyone is discouraged from bringing any valuable personal property to school. Rollerblades, skate-boards, scooters and rugby balls (except for soft balls) are not allowed in school. Lost property should be handed to the school’s Eureka office.

5.10 Crime prevention

Uccle police operate a Police/School liaison service where officers visit schools on a regular basis, including EEBI. An Inspector is responsible for EEBI, with whom the School maintains regular contacts.

5.11 External persons participating in school activities

See document on Extranet under documents to download.

5.12 Events organised on school premises outside school hours

In the process of being reviewed. NB: for individual situations of danger or threat to a pupil, please refer to EEBI’s Child Protection Policy and Procedures document (currently in draft format).

6 STAFF TRAINING

Our school is particularly committed to providing training on first aid for both teaching and administrative staff. Other areas of training currently being considered for staff are crisis management and the child restraint procedure. We aim to provide information on security and health to recently appointed teachers on aspects related to the practical and pedagogical.

7 DATA PROTECTION

All staff sign an IT Charter. The content of pupils’ and personnel’s files is confidential. Care must be taken over keeping all documents, including examination papers, confidential. Examination papers found unattended must be taken to the Villa (1st floor). All other documents should be taken to the Chateau. They must not be left in the pigeon holes.

8 RISK ASSESSMENT

Security risk assessments are carried out on a regular basis and results and findings recorded. An annual overview is presented by the Director in the Annual School Activity Report. The risk assessment will take into account, among other criteria:

- the layout of the school; - past incidents related to security; - the performance of other security measures already in place or that could be implemented; - the cost of physical security improvements and the availability of funding.


____________________________________________________________________________________________________________

17

Where justified by consideration of the risk, the Director will ensure that physical security measures are installed. Where physical controls are not justified; the Director will ensure that other controls are implemented by the school to ensure the safety of pupils and staff. See Annex X for the security risk assessment forms used.

9 MONITORING AND REVIEW

The Director will monitor the performance of this policy and report any breaches, failings or security related incidents to the School’s Management, the Health & Safety Committee and/or the Administrative Board. The School’s Management shall review security aspects via reporting from the Director and from the Health and Safety Committee. This document shall be distributed to all members of staff, as well as the APEEE and APEEE-Services, and shall be reviewed and updated on an annual basis.

Signed (Administrator): Date

Signed (Director): Date

Next review date: June 2015

________________________________________________________________________________________ File reference: T:\Secretariat\Sécurité\brochure d'information sur la securité\most up to date versions\Security Policy and Procedures EN - July 14 FINAL.doc


____________________________________________________________________________________________________________

18

10 ANNEXES

I Surveillance in the nursery/primary and secondary II Fire instructions Uccle and Berkendael III Gas leak IV Bomb threat form V Security notice for teachers – emergency numbers within EEBI VI Medical emergency notice VII How to deal with epileptic fits VIII List of emergency numbers outside of EEBI IX Transport rules for bus drivers and surveillants X Risk Assessment forms

11 OTHER RELEVANT DOCUMENTS

Other EEBI documents related to security Where to find

Anti-bullying policy School website: Kindergarten and Primary school/Anti-bullying policy Secondary school/School policy/Anti-bullying policy

ABC Guide for nursery/primary On the blog

Security procedures specific to the nursery/primary.

Available on the blog soon.

Surveillance Plan Extranet (docs to download)

External persons participating in school activities

Extranet (docs to download)

IT Charter Extranet (docs to download)

EEBI Child protection policy and procedures In the process of being drafted

Organisation of events outside the school timetable

In the process of being reviewed

Other documents related to security in the ES Where to find

Child protection (ref 2007-D-441-en-5) www.eursc.eu

Annex I

SURVEILLANCE AVANT LES COURS (version du 28/8/14)

7h55 - 8h15

ZONE LUNDI MARDI MERCREDI JEUDI VENDREDI

Cour Erasme (milieu) (E5) Christiansen Just Mahal Chadjideris Clarke

Parcours aventure/Rond Point

(C1+C2)

Stroehlein Paccaud Cuquerella Poglodzinska Dury

Cour Gutenberg (G2) Pelarda Büsing Holst Nielsen Spitaler Ferrill-Jacob

Hall Gutenberg (G3) Perdereau D’Ottavi Lang Baud Vasta

Cour Château (C3) Cuella Chahret St-Onge O’hAnluain Blond

Cour Erasme (préau +

toilettes) (E3)

Santacreu Fodorne Gianfreda Botka Sandez

SURVEILLANCE APRES LES COURS

Lu – ma – je – ve : 15h45 – 16h05

Me : 12h30 - 12h50


Ring (parcours aventure secondaire) (A) Malgarini Lazaro Molina+Golaszewska Schaumann Moulin+Sajgo

Ring (Aristote Breughel) (B) Ciccarone Zubelewicz Marenco Vergez Zaber

Ring (Breughel descente Château) (C) Jolliet Balatoni John Devaux Moldes

Ring (descente Château grande grille ch. de Waterloo) (D) Grand Bihl Foster Borghus Agacka

Petite grille pour piétons ch. de Waterloo (E) Lancelot McQuiston Lopez Staffe Vandendries

Annex I

SURVEILLANCE PENDANT LES 2 PETITES RECREATIONS (29/8/14) S’il fait mauvais temps exceptionnel, après la sonnerie spéciale (trois coups), les enseignants de la période précédant la petite récréation devront garder les enfants

dans la classe jusqu’à la sonnerie de fin de récréation. Les enfants rejoindront alors seuls le cours suivant.

2° année : - matin : de 9h45 à 10h00 : - après-midi : de 14h15 à 14h35 (mercredi : 11h00-11h20)

3°, 4° et 5° année : - matin : de 9h45 à 10h00 : - après-midi de 14h00 à 14h15 (mercredi : 11h30-11h45)

ZONE LUNDI MARDI MERCREDI JEUDI VENDREDI E1 : cour Erasme

Petit bois + toilettes Erasme

Matin

2° après-midi

Zubelewicz

Christiansen

Christiansen

Molina

Just

Molina

Molina

Christiansen

Christiansen

/

3° après-midi Schaumann Malgarini Foster Schaumann Foster

E2 : cour Erasme

plaine de jeux

Matin

2° après-midi

Jolliet

Jolliet

Botka

Gianfreda

Ciccarone

McQuiston

Just

Just

Molina

/

3° après-midi Mahal Marenco Mahal Spitaler Vandendries

E3 : cour Erasme

préau+toilettes gymnase

Matin

2° après-midi

Baud

McQuiston

McQuiston

Baud

Esposto

Jolliet

Baud

Baud

McQuiston

/

3° après-midi Borghus Foster Agacka Brennan Borghus

E4 : cour Erasme

coin Erasme/gymnase

Matin

2° après-midi

Fodorne

Sandez

Privitelli

Botka

John

Sandez

Agacka

Botka

Sandez

/

3° après-midi Vergez Lazaro Lazaro Malgarini Vergez

E5 : cour Erasme

milieu

Matin

2° après-midi

Poglodzinska

Poglodzinska

Just

Poglodzinska

Zubelewicz

Gianfreda

Botka

Gianfreda

Poglodzinska

/

3° après-midi Fodorne Fodorne Perdereau Santacreu Mahal

G1 : cour Gutenberg

limite Breughel/ligne jaune

Matin

Après-midi

John

Bihl

Perdereau

Ferrill-Jacob

Ferrill-Jacob

O’hAnluain

Moldes

Ferrill-Jacob

Zaber

Lazaro

G2 : cour Gutenberg

cour/devant préau

Matin

Après-midi

Lopez+Golaszewska

Lopez

Zubelewicz+ Golaszewska

Vasta

Sajgo+ Golaszewska

Grand

Dury+D’Ottavi

Borghus

Malgarini+

Golaszewska

Clarke

G3 : cour Gutenberg

préau

Matin

Après-midi

Vasta

Sajgo

Lancelot

Privitelli

Spitaler

Dury

O’hAnluain

Staffe

O’hAnluain

Privitelli

G4 : cour Gutenberg

coin Gutenberg/escalier

Matin

Après-midi

Sajgo

Holst Nielsen

Ravindran

Holst Nielsen

Santacreu

Holst Nielsen

Clarke

Zaber

Bihl

Moulin

G5 : cour Gutenberg

(plaine de jeux derrière le

Gut.)

Matin

Après-midi

Santacreu

Blond

Bihl

Schaumann

Blond

Lopez

Cuquerella

Cuquerella

Brennan

John

C1 : parcours aventure Matin

Après-midi

Staffe

Cuquerella

Devaux

Grand

Staffe

Devaux

Lancelot

Blond

Moulin

Lancelot

C2 : cour derrière Château

Matin

Après-midi

Perdereau

Clarke

Ciccarone

Spitaler

Dury

Esposto

Brennan

Marenco

Ciccarone

Esposto

C3 : cour devant Château

Matin

Après-midi

Lang

Marenco

Moulin

D’Ottavi

Vasta

Zaber

Lang

Devaux

Gianfreda

Grand

C4 : autour du Château Matin

Après-midi

Vandendries

Moldes

Moldes

Mir

Sandez

Vergez

Vandendries

D’Ottavi

Jolliet

Agacka

Annex I

16/7/14 Année scolaire 2014/15

SURVEILLANCES BERKENDAEL

AVANT LES COURS : 7h55-8h15


Terrain de foot Just Gamst Gadomska Alvarez Foscheri

Devant les toilettes Tothne Vercauteren Vercauteren Esposto Vercauteren

PENDANT LES PETITES RECREATIONS

Matin : de 9.45-10.00

Après-midi : 14.30-14.50, mercredi : 11.00-11.20


Terrain de foot Matin Après-midi

Gamst Tothne

Just Gamst

Gamst Just

Just Gamst

Tothne /

Devant les toilettes Matin Après-midi

Ojja Sieracka

Ojja Gadomska

Tothne Sieracka

Sieracka Ojja

Ojja /

Milieu de cour Matin Après-midi

Sieracka Foscheri

Alvarez Vercauteren

Alvarez Alvarez

Foscheri Tothne

Foscheri /

Le bateau Matin Après-midi

Fostiez Gadomska

Ceulers Fostiez

Fostiez Ceulers

Gadomska Ceulers+Fostiez

Gadomska /

APRES LES COURS : 15.40-16.00, mercredi : 12.20-12.40, vendredi : 12.15-12.35


Salle de grenouille Saal Ojja Sieracka Fostiez Ceulers

Annex I

ANNEX I

zone

endroit

récréation 10.35 – 10.55

période 6 période 7

12.35- 12.55 13.00-13.20 13.25-13.45 13.50-14.10

A. cour Van Houtte – villa

Veiller à ce que les deux roues arrivent doucement et stationnent sur la zone qui leur est réservée. Pas de jeux de ballon.

B. cour Platon hémicycle Zone de détente et de jeux où le ballon n’est pas accepté. Contrôler le niveau O, les WC (tags, vandalisme). Aucun élève dans les couloirs.

C. cour basket Erasme (basket s1/s2/s3)

Espace réservé pour le basket. Veiller au bon déroulement des jeux.

D. cour foot chemin le long du Platon

Les ballons ronds et légers uniquement sont autorisés à l’intérieur de l’espace grillagé. Veiller à une répartition équitable. Jeux de ballon dangereux à bannir.

E. arrière bâtiment arts – grille Waterloo

Propice pour sortir de l’école à travers les buissons vers les propriétés voisines + tabagisme Il faut donc être vigilant.

F. complexe sportif (foot/basket s6/s7)

Ballons de foot autorisés uniquement dans cette zone. Vérifier au partage équitable de la surface et au bon déroulement des jeux. Surveiller les espaces environnants

G. parking bus arrière Aristote (basket s4/s5) Veiller au bon déroulement des jeux. Surveiller les espaces environnants.

H. bâtiment des sciences (Da Vinci)

Contrôler le sous-sol où il a des casiers. Vider le bâtiment. Les élèves ne sont pas autorisés à stationner dans les couloirs.

I. bâtiment Aristote Vider le bâtiment. Les élèves ne sont pas autorisés à rester dans les couloirs. Interdire l’accès aux étages avant la sonnerie.

J. Platon couloirs niveau 0-1

Veiller à ce que les élèves ne restent pas dans les couloirs. Les faire sortir et les empêcher de rentrer et de monter avant la sonnerie.

K. Platon couloirs étages 2 et 3

Vider les couloirs. Se positionner au niveau du palier du 1

er étage et interdire l’accès aux étages avant la sonnerie.

L. Cafétéria S1-S2-S3 Veiller au respect des personnels et des lieux. Eviter les bousculades. Faire se ranger les élèves dans le calme.

M. Cafétéria S4-S7 Veiller au respect des personnels et des lieux et au comportement des élèves. Réguler les débordements.

N. bâtiment Breughel –arts Veiller à ce que les élèves ne restent pas dans les couloirs aux étages. Les faire sortir du bâtiment. Contrôler les casiers.

Annex II

Exercice Incendie – Uccle sep 14

EXERCICE INCENDIE – UCCLE

Toute personne sans exception se trouvant dans l'enceinte de l'école au moment d'une alerte ou d'un exercice d'évacuation est tenue de respecter et de faire respecter ces consignes qui existent pour la sécurité de tous.

Les objectifs de ces consignes sont : l'éloignement des personnes des bâtiments; le maintien du calme et la sécurisation et le recensement des enfants ; le bon fonctionnement des services de secours.

1. LE SIGNAL D'ALARME

ALARME (sirène continue avec une durée d’une minute).

Le signal d'alarme sera déclenché sur l'ordre du Directeur ou, en son absence, d'un membre de la Direction de l'école. [En cas de vraie alerte, l’enseignant donne l’alarme, en poussant sur le bouton, et téléphone à un des trois techniciens responsables de la sécurité - tel 759 ou 758 ou 762.]

Le Directeur ou l'un des membres de la Direction en avertira la police et les services compétents.

Au signal d'alarme, tout enseignant dans l'enceinte de l'école est immédiatement réquisitionné.


LES ENSEIGNANTS (ÉVACUATEURS) Avant l’exercice, les enseignants doivent : Communiquer aux élèves comment agir lors du retentissement de la sirène d’évacuation du bâtiment;

Vérifier où se trouve le point de rassemblement sur le plan d’évacuation;

Noter les noms des élèves au point de rassemblement.

2. L'ALARME PENDANT LES COURS

Au signal d'alarme, veuillez noter que :

Tout changement de cours ou d'enseignant est supprimé.

L'enseignant qui se trouve avec une classe au moment de l'alerte doit rester avec cette classe jusqu'à la fin de l'alarme.

Les consignes d’évacuation des locaux doivent être strictement respectées.

3. L'ALARME PENDANT LES PAUSES

Interdit de rentrer dans les bâtiments Si le signal d'alarme sonne pendant une pause (récréation, pause de midi), tout enseignant est de service

immédiatement ainsi que le personnel de surveillance et les moniteurs des activités périscolaires, qui doivent immédiatement se rendre au point de rassemblement.

Les enseignants, personnel administratif et de service, les moniteurs d’activités périscolaires et les élèves se comporteront pour les consignes de sécurité comme s’il s’agissait de l’heure de cours suivante.


4. POINT DE RASSEMBLEMENT

Restez sur place avec votre classe. Vérifiez obligatoirement les présences et les absences. Attendez les instructions de la Direction.

Maintenez le calme et le bon ordre à tout moment. Mettez vite fin à toute surexcitation et à toute inquiétude de la part des élèves. Ne permettez pas la transmission de rumeurs ni de communications non officielles.

5. L'ORGANISATION CENTRALE

Toute communication officielle vous sera transmise par les membres de la Direction ou par des courriers désignés pour cette tâche. Des informations et des instructions vous seront transmises par mégaphone ou téléphone portable aussi vite et aussi fréquemment que possible.

La fin de l'alarme sera annoncée par trois coups de sirène et par mégaphone.

6. LE SERVICE MEDICAL (secouriste)

Après consultation et après avoir été prévenu à l’avance qu’il s’agit d’un exercice et qu’il n’y a pas contre-ordre de la part de la direction, le service médical n’évacue pas le bâtiment Breughel, sauf lorsque l’exercice se déroule au bâtiment BREUGHEL.

7. MOUVEMENT DES VEHICULES ET DES PERSONNES PENDANT L'ALARME

Mouvement des véhicules

Bus garés sur le ring Les bus stationneront de manière à laisser passer le camion des pompiers par le rond- point du Château. Toute circulation de véhicule pour entrer ou pour sortir du site et du garage est interdite.

Mouvement des personnes

Des personnes qui arrivent à l'école pendant une alarme (élèves, membres du personnel et parents) ne peuvent pas entrer.


Personne ne sort pendant une alarme.

Les gardes de l’école:

seront prévenus de l’exercice incendie Ils auront un rôle de surveillance sur l’interdiction de circulation des véhicules entrants ou sortants sur le site et au parking.

devront bien connaître le classeur « Plan pompier» et orienter les pompiers dans la bonne direction du lieu

concerné.

devront bien diriger la circulation des secours lors de la présence des bus sur le site.


8. PERSONNES A MOBILITE REDUITE : « L’accompagnement rapproché » Une personne valide présente au même niveau du bâtiment et peut-être dans le même local « ou plusieurs en cas d’absence » sera désignée et informée sur sa mission d’accompagnement de la personne à mobilité réduite (et sur les limites de cette mission).

Cet accompagnement se fera juste après le passage du flux principal du groupe à évacuer, en restant proche du serre-file (personne chargée de l’évacuation du groupe).

Le choix du « portage » d’une personne à mobilité réduite, par des personnes valides :

Portage de la personne avec son fauteuil roulant ou avec une chaise prise sur place. Portage sans fauteuil ni chaise, avec pour technique « bras liés par deux personnes valides ».

Le portage dépendra des résultats de l’évaluation du poids total à porter et des capacités physiques des porteurs désignés (2, 3 ou 4 porteurs ?).3 Pas de possibilité de faire un accompagnement rapproché Mettre en sécurité les personnes à mobilité réduite, quelques minutes dans un local, dans l’attente des secours extérieurs. 4

IL FAUT VEILLER A BIEN REPERER LE LOCAL OU LES PERSONNES SONT PLACES EX : mettre un repère sur la porte ou la

fenêtre. Conseils: Les personnes à mobilité réduite doivent disposer d’informations claires, précises et fiables. Une personne à mobilité réduite peut être prise en charge par n’importe quelle catégorie de personnes valides, dans la limite de la disponibilité des personnes valides, de leurs capacités physiques et de leur entraînement à réaliser un portage ou un accompagnement rapproché.

3 L’école doit prévoir la formation et l’entraînement périodique des porteurs avec la personne à porter, en dehors des exercices d’évacuation programmés ainsi que la disponibilité des porteurs, pour le jour en question. 4 La Direction aura d’abord estimé le temps d’intervention des secours extérieurs, en concertation avec les pompiers (parfois inférieur à 10 minutes, parfois plus…) pour choisir un ou plusieurs locaux adaptés.


9. EQUIPE DE CONTROLE

SUPERVISEUR M. SEGERS Peter

EQUIPE DE PREMIERE INTERVENTION (E.P.I)

Rôle à tenir : Membres de l’équipe E.P.I. :

1. Entre le moment de détection incendie et le début de la propagation du feu, il faut veiller sur : La rapidité d’intervention qui dépend de l’organisation des premières mesures et notamment de la mise au

point : de l’alarme, de la signalisation et du bon fonctionnement du matériel d’extinction ; La bonne utilisation des moyens, ce qui implique obligatoirement une formation et un entrainement régulier du

personnel. 2. Prévenir après constatation de l’ampleur du sinistre, donner l’ordre aux évacuateurs (enseignants) d’évacuer en

suivant « les consignes évacuation des locaux ». 3. Prévenir l’Administrateur (M. SEGERS).

M. MORICEAU Stephane M. NECHELPUT Patrick M. DE SUTTER Harry M. BACHIRI Mohammed

SECOURISTES (La liste sera modifiée sous la réserve du suivi des formations)

Rôle à tenir : Membres de l’équipe Secouriste : POINT

1. Lorsque le bâtiment sera évacué, le secouriste va se rendre au point de rassemblement indiqué à côté avec sa trousse de secours et organise sa préparation au secours; se met en relation avec l’infirmerie. Ils donnent au professeur un papier de présence à remplir.

2. Si c’est le bâtiment Breughel qui est évacué, les secouristes et l’infirmerie doivent se rendre au point de rassemblement pour ce bâtiment.

3. Une fois que tout est bien en place lors du rassemblement : recensement avec les évacuateurs (professeurs) de la présence de tous les élèves. En cas de manquement prévenir les vérificateurs ainsi que l’E. P. I.

M. VAN ZIELEGHEM Alain Mme VERLOOY Ann Mme GERMIS Judith Mme TAILLIE Carine Mme VAN DEN DRIESSCHE Leslie Mme VAN GEITE Myriam Mme DEKOSTER Lobke M. GODEFROIDT Jimmy Mme GOBERT Catherine

1 2 3 4 5 6 7 8 9


LES VERIFICATEURS

Rôle à tenir :

Après l’alarme: les vérificateurs se rendent au bâtiment indiqué avec le formulaire à remplir. Ils vérifient que toutes les personnes dans le bâtiment sont bien évacuées et que les consignes d’évacuation sont bien respectées.

Après l’exercice : ils remplissent le formulaire de fin d’exercice.

Bâtiment Vérificateurs (Contrôleurs du Bâtiment) No du point

rassemblement

Point de rassemblement

Aristote Mme DE CUYPER 1 Parking Aristote

Château M VAN ROMPAEY 4 Pelouse Waterloo

Pré-vert Mme LIPSIN et Mme RECALDE 2 Pelouse Sport

Complexe sportif M. DERAEDT 2 Pelouse Sport

Piscine Mme DECRAENE 2 Pelouse Sport

Da Vinci (Sciences) Mme KASANDER et Mme VAN SWEEVELT 7 Parking Opstal

Erasmus

Gymnase primaire

Mme TELLMANN et M ANDRY

Mme GULBAEK

4

4

Pelouse Waterloo

Pelouse Rond-Point, Château

Gutenberg Mme PACCAUD 5 Pelouse Waterloo

Michelangelo (Arts), Breughel Mme DE GREEF et Mme STOLA-MAJ 3 Parking Michelangelo

Platon Mme TARANTINO 3 Parking Michelangelo (Arts)

Villa M. SAUCEZ et Mme GRONINGER 1 Parking Aristote

Van Houtte 1er Service (12h35 à 13h) M. EL YOUSFI 2 / 9 Pelouse sport /Devant villa

Van Houtte 2ieme Service (13h25 à 14h) M. PAULET 2 / 9 Pelouse sport /Devant villa

M. AJNAN et M. VANHAELEN sont les vérificateurs des bâtiments comme réserve. (Ce tableau peut être modifié chaque année selon la disposition du personnel).


Consignes

d’évacuation des locaux

Dès le déclenchement du signal d’alarme, la personne

chargée de l’évacuation organisera l’évacuation dans le

respect des consignes suivantes:

Laissez vos affaires sur place. Fermez les fenêtres. Coupez les énergies (si des consignes particulières

sont affichées). Fermez les portes, sans verrouiller les serrures. Quittez le local rapidement et suivez le chemin vers

le point de rassemblement. Ne revenez jamais en arrière pendant

l’évacuation. Restez groupés sur tout le trajet d’évacuation. Vous ne retournerez dans le local qu’après y avoir

été autorisés et accompagnés de la personne chargée d’évacuation.

L’ascenseur ne peut pas être utilisé.


Information à communiquer aux élèves Objectif Expliquer aux élèves ce que l’on va faire, pourquoi, comment, et dans quel esprit.

Le message essentiel à faire passer aux enfants: « Un exercice

d’évacuation n’est pas une récréation, c’est un apprentissage; on apprend à évacuer, en s’y exerçant plusieurs fois ».

Information spécifique aux élèves afin qu’ils

puissent : Etre capable d’identifier le signal d’évacuation.

Etre capable d’identifier le cheminement à prendre jusqu’à la sortie.

Etre capable de se rassembler autour de l’enseignant au point de

rassemblement et de répondre à l’appel de son nom.

Etre capable de rentrer dans les locaux, avec son professeur, à la fin de l’exercice et sans désordre.

Ce que le professeur va dire, expliquer aux élèves :

On va entendre une sonnerie particulière, assez forte. Il faudra la

reconnaître et sortir rapidement des bâtiments de l’école et s’en éloigner.


Chacun arrêtera ce qu’il est en train de faire (le professeur et les élèves) ; on ne rangera rien, on n’emportera rien (sauf le professeur qui emportera son cahier d’appel).

On fermera les fenêtres et on quittera le local en restant bien

groupés et sans se dépêcher. Le professeur sortira le dernier (il fermera la porte mais sans la

verrouiller). Le professeur montrera la direction à prendre (à droite, à gauche

ou en face). On se rassemblera à un endroit précis : (voire consignes

d’évacuation des locaux). Cet endroit précis aura été défini et noté sur la fiche de consignes affichée dans chaque local.

En arrivant au point de rassemblement, le professeur reçoit un papier pour noter tous les noms des élèves. Après, il le donne au vérificateur ou à la secouriste.

La fin de l’exercice sera signalée par la Direction (moyens prévus à

l’avance et connus de tout le monde Ex : parlophone…).

On rentrera normalement en classe. Après être revenus en classe, on reparlera sur l’exercice pour voir

si c’était bien, s’il y a des choses à améliorer pour la prochaine fois, s’il y a des questions à poser … ou des explications à donner

Et la classe reprendra son travail normal …


FORMULAIRE A REMPLIR PAR Les vérificateurs du bâtiment à évacuer Document à compléter aussitôt après l’exercice et à remettre sans délai à l’Administrateur.

Nom et prénom de la personne chargée d’évacuation qui établit ce bilan

ponctuel : ………………………………………………………………………

BATIMENT :……………………………………………………………………

L’exercice : Le jour de l’exercice :

1. Jour et date : ……………………………… Heure : …………

Durée de l’évacuation……

2. Nombre de personnes qui ont évacué ce lieu :

Elèves : … Adultes : ……

Personnes à mobilité réduite : …….

Autres personnes (parents d’élèves, visiteurs occasionnels, etc.) : …..

Autres…………………………………………………………………….

Respect de la réglementation et des consignes

Avant de quitter le local à évacuer :

Vous avez entendu le signal d’alarme pour évacuation, de manière très

évidente, tenant compte du bruit ambiant dans le local :

OUI NON

Bonne indication aux groupes d’élèves la direction à prendre dès la

sortie du local

OUI NON

Les personnes évacuées ont laissé leurs affaires dans le local

OUI NON

Vous avez vérifié que personne ne restait dans le local évacué

OUI NON

Contrôle de la fermeture des portes sans les verrouiller

OUI NON


L’évacuation du local s’est faite sans bousculade notable

OUI NON

Et si non, la bousculade vous a semblé être due à une cause (ou

plusieurs) parmi les suivantes :

Sol encombré mobilier gênant

Allée de largeur insuffisante comportement agité

_ autre cause : …………………………………………………………………………………………………

Entre le local à évacuer et le « point de rassemblement » : Au cours du trajet entre le local évacué et la zone de rassemblement,

les personnes évacuées sont toujours restées bien groupées

OUI NON Nombre de personnes du bâtiment qui sont retournées en arrière

pendant l’évacuation : …… OU 0

Le trajet jusqu'à le point de rassemblent s’est déroulé sans bousculade

notable :

OUI NON





_ autre cause : …………………………………………………………………………………………

Arrivée au « point de rassemblement » : Les professeurs ont bien noté les noms des élèves :

OUI NON

Leur groupe s’est rassemblé autour d’eux, bien séparé des autres

groupes :

OUI NON

Leur groupe était au complet : OUI

Et si non, combien d’élèves manquaient à l’appel ? ……

Vous avez entendu de manière évidente le signal particulier de fin

d’exercice afin que chacun regagne son local :

OUI NON

Le retour dans le local s’est passé de manière satisfaisante : OUI


Et si non, notez vos observations :

…………………………………………………………………

Tout ce que vous auriez envie de dire après cet exercice : ................................................................................................................…………

................................................................................................................…………

................................................................................................................…………

Fait le : ………… Signature de la personne qui a établi ce formulaire

ANNEX II

Exercice Incendie - Berkendael sep 14

EXERCICE INCENDIE – BERKENDAEL

Toute personne sans exception se trouvant dans l'enceinte de l'école au moment d'une alerte ou d'un exercice d'évacuation est tenue de respecter et de faire respecter ces consignes qui existent pour la sécurité de tous.

Les objectifs de ces consignes sont : l'éloignement des personnes des bâtiments; le maintien du calme et la sécurisation et le recensement des enfants ; le bon fonctionnement des services de secours.

1. LE SIGNAL D'ALARME

ALARME (sirène continue avec une durée d’une minute).

Le signal d'alarme sera déclenché sur l'ordre de la Directrice-adjoint, ou en l’absence de la Directrice-adjoint, de la personne ayant reçu les délégations de responsabilités. [En cas de vrai alerte, l’enseignant donne l’alarme, en poussant sur le bouton, et téléphone le garde 02 340 1486/486 ou le concierge 02 340 1484/484]

La Directrice-adjoint en avertira la police et les services compétents.

Au signal d'alarme, tout enseignant dans l'enceinte de l'école est immédiatement réquisitionné.


LES ENSEIGNANTS (ÉVACUATEURS) Avant l’exercice, les enseignants doivent :

communiquer aux élèves comment agir lors du retentissement de la sirène d’évacuation du bâtiment.

Vérifier où se trouve la zone de rassemblement sur les plans d’évacuation.

Noter les noms des élèves au point de rassemblement.

2. L'ALARME PENDANT LES COURS

Au signal d'alarme, veuillez noter que :

Tout changement de cours ou d'enseignant est supprimé.

L'enseignant qui se trouve avec une classe au moment de l'alerte doit rester avec cette classe jusqu'à la fin de l'alarme.

Les consignes d’évacuation des locaux doivent être strictement respectées.

3. L'ALARME PENDANT LES PAUSES

Interdit de rentrer dans les bâtiments


Si le signal d'alarme sonne pendant une pause (récréation, pause de midi), tout enseignant est de service immédiatement ainsi que le personnel de surveillance et les moniteurs des activités périscolaires, qui doivent immédiatement se rendre au point de rassemblement

Les enseignants, personnel administratif et de service, les moniteurs d’activités périscolaires et les élèves se comporteront pour les consignes de sécurité comme s’il s’agissait de l’heure de cours suivante.

4. POINT DE RASSEMBLEMENT/ZONE

Restez sur place avec votre classe. Vérifiez obligatoirement les présences et les absences. Attendez les instructions de la Direction.

Maintenez le calme et le bon ordre à tout moment. Mettez vite fin à toute surexcitation et à toute inquiétude de la part des élèves. Ne permettez pas la transmission de rumeurs ni de communications non officielles.

5. L'ORGANISATION CENTRALE

Toute communication officielle vous sera transmise par les membres de la Direction ou par des courriers désignés pour cette tâche. Des informations et des instructions vous seront transmises par mégaphone ou téléphone portable aussi vite et aussi fréquemment que possible.

La fin de l'alarme sera annoncée par trois coups de sirène et par mégaphone.

6. LE SERVICE MEDICAL (Secouriste)

Après consultation et après avoir été prévenu à l’avance qu’il s’agit d’un exercice et qu’il n’y a pas contre-ordre de la part de la direction, le service médical n’évacue pas l’infirmerie.


7. MOUVEMENT DES VEHICULES ET DES PERSONNES PENDANT L'ALARME

Mouvement des véhicules

Au signal d’alarme, et pendant la durée de l’alarme, toute circulation de véhicule pour entrer ou pour sortir

du site est interdite.

Mouvement des personnes

Des personnes qui arrivent à l'école pendant une alarme (élèves, membres du personnel et parents) ne peuvent pas entrer.

Personne ne sort pendant une alarme.

Le garde de l’école:

seront prévenus de l’exercice incendie Ils auront un rôle de surveillance sur l’interdiction de circulation des véhicules entrants ou sortants sur le site et au parking.

devront bien connaître le classeur « Plan pompier» et orienter les pompiers dans la bonne direction du lieu

concerné.

devront bien diriger la circulation des secours lors de la présence des bus sur le site.


8. PERSONNES A MOBILITE REDUITE : « L’accompagnement rapproché » Une personne valide présente au même niveau du bâtiment et peut-être dans le même local « ou plusieurs en cas d’absence » sera désignée et informée sur sa mission d’accompagnement de la personne à mobilité réduite (et sur les limites de cette mission).

Cet accompagnement se fera juste après le passage du flux principal du groupe à évacuer, en restant proche du serre-file (personne chargée de l’évacuation du groupe).

Le choix du « portage » d’une personne à mobilité réduite, par des personnes valides :

Portage de la personne avec son fauteuil roulant ou avec une chaise prise sur place. Portage sans fauteuil ni chaise, avec pour technique « bras liés par deux personnes valides ».

Le portage dépendra des résultats de l’évaluation du poids total à porter et des capacités physiques des porteurs désignés (2, 3 ou 4 porteurs ?).5 Pas de possibilité de faire un accompagnement rapproché Mettre en sécurité les personnes à mobilité réduite, quelques minutes dans un local, dans l’attente des secours extérieurs. 6

IL FAUT VEILLER A BIEN REPERER LE LOCAL OU LES PERSONNES SONT PLACES EX : mettre un repère sur la porte ou la

fenêtre. Conseils: Les personnes à mobilité réduite doivent disposer d’informations claires, précises et fiables. Une personne à mobilité réduite peut être prise en charge par n’importe quelle catégorie de personnes valides, dans la limite de la disponibilité des personnes valides, de leurs capacités physiques et de leur entraînement à réaliser un portage ou un accompagnement rapproché.

5 L’école doit prévoir la formation et l’entraînement périodique des porteurs avec la personne à porter, en dehors des exercices d’évacuation programmés ainsi que la disponibilité des porteurs, pour le jour en question. 6 La Direction aura d’abord estimé le temps d’intervention des secours extérieurs, en concertation avec les pompiers (parfois inférieur à 10 minutes, parfois plus…) pour choisir un ou plusieurs locaux adaptés.


9. EQUIPE DE CONTROLE

SUPERVISEUR M. SEGERS Peter

EQUIPE DE PREMIERE INTERVENTION (E.P.I)

Rôle à tenir : Membres de l’équipe E.P.I.

4. Entre le moment de détection incendie et le début de la propagation du feu, il faut veiller sur : La rapidité d’intervention qui dépend de l’organisation des premières mesures et notamment de la mise au

point : de l’alarme, de la signalisation et du bon fonctionnement du matériel d’extinction ; La bonne utilisation des moyens, ce qui implique obligatoirement une formation et un entrainement régulier du

personnel. 5. Prévenir après constatation de l’ampleur du sinistre, donner l’ordre aux évacuateurs (enseignants) d’évacuer en

suivant « les consignes évacuation des locaux » voir annexe I. 6. Prévenir l’Administrateur (M. SEGERS).

M. MORICEAU Stephane M. NECHELPUT Patrick M. DE SUTTER Harry

SECOURISTE

Rôle à tenir : Secouriste

La secouriste reste sur place dans l’infirmerie à moins qu’il y a contre-ordre de la part de la direction.

Mme LE GRAND Nadia


LES VERIFICATEURS

Rôle à tenir Après l’alarme: les vérificateurs se rendent au bâtiment indiqué avec le formulaire à remplir Ils vérifient que toutes les personnes dans le bâtiment sont bien évacuées et que les consignes d’évacuation sont

bien respectées. Après l’exercice: ils remplissent le formulaire de fin d’exercice.

Niveau -1 Niveau 0 Niveau +1 Niveau +2 Niveau +3 Vérificateurs

ZONE 1 AR01, AR03 AR04, AR05, AR06, AR07, AR20, AR21 Restaurant

Salles de sport

Mme NIJHOF Lieke

ZONE 2 AR10, AR11, AR12, Infirmerie

A110, A103, A104, A111, A105, A106,

A112

A210, A203, A204, A205, A206, A211

A303, A304, A305, A306, A310, A311

M OZCELIK Baki

ZONE 3 AS01, AS02 AS03, AS04

Mme FREYMANN Martine

ZONE 4 AS 10 AS 11

Restaurant

Halsdorf A101, A102, A120

A201, A202, A220

A301, A302 Mme NORDSTROM Charlotta

(Ce tableau peut être modifié chaque année selon la disposition du personnel).


Consignes

d’évacuation des locaux

Dès le déclenchement du signal d’alarme, la personne

chargée de l’évacuation organisera l’évacuation dans le

respect des consignes suivantes:

Laissez vos affaires sur place. Fermez les fenêtres. Coupez les énergies (si des consignes particulières

sont affichées). Fermez les portes, sans verrouiller les serrures. Quittez le local rapidement et suivez le chemin vers

le point de rassemblement. Ne revenez jamais en arrière pendant

l’évacuation. Restez groupés sur tout le trajet d’évacuation. Vous ne retournerez dans le local qu’après y avoir

été autorisés et accompagnés de la personne chargée d’évacuation.

L’ascenseur ne peut pas être utilisé.


Information à communiquer aux élèves Objectif Expliquer aux élèves ce que l’on va faire, pourquoi, comment, et dans quel esprit.

Le message essentiel à faire passer aux enfants: « Un exercice

d’évacuation n’est pas une récréation, c’est un apprentissage; on apprend à évacuer, en s’y exerçant plusieurs fois ».

Information spécifique aux élèves afin qu’ils

puissent : Etre capable d’identifier le signal d’évacuation.

Etre capable d’identifier le cheminement à prendre jusqu’à la sortie.

Etre capable de se rassembler autour de l’enseignant au point de

rassemblement et de répondre à l’appel de son nom.

Etre capable de rentrer dans les locaux, avec son professeur, à la fin de l’exercice et sans désordre.

Ce que le professeur va dire, expliquer aux élèves :

On va entendre une sonnerie particulière, assez forte. Il faudra la

reconnaître et sortir rapidement des bâtiments de l’école et s’en éloigner.


Chacun arrêtera ce qu’il est en train de faire (le professeur et les élèves) ; on ne rangera rien, on n’emportera rien (sauf le professeur qui emportera son cahier d’appel).

On fermera les fenêtres et on quittera le local en restant bien

groupés et sans se dépêcher. Le professeur sortira le dernier (il fermera la porte mais sans la

verrouiller). Le professeur montrera la direction à prendre (à droite, à gauche

ou en face). On se rassemblera à un endroit précis : (voire consignes

d’évacuation des locaux). Cet endroit précis aura été défini et noté sur la fiche de consignes affichée dans chaque local.

En arrivant au point de rassemblement, le professeur reçoit un papier pour noter tous les noms des élèves. Après, il le donne au vérificateur ou à la secouriste.

La fin de l’exercice sera signalée par la Direction (moyens prévus à

l’avance et connus de tout le monde Ex : parlophone…).

On rentrera normalement en classe. Après être revenus en classe, on reparlera sur l’exercice pour voir

si c’était bien, s’il y a des choses à améliorer pour la prochaine fois, s’il y a des questions à poser … ou des explications à donner

Et la classe reprendra son travail normal …


FORMULAIRE A REMPLIR PAR Les vérificateurs du bâtiment à évacuer

Document à compléter aussitôt après l’exercice et à remettre sans délai à l’Administrateur.

Nom et prénom de la personne chargée d’évacuation qui établit ce bilan

ponctuel : ………………………………………………………………………

BATIMENT :……………………………………………………………………

L’exercice : Le jour de l’exercice :

1. Jour et date : ……………………………… Heure : …………

Durée de l’évacuation……

2. Nombre de personnes qui ont évacué ce lieu :

Elèves : … Adultes : ……

Personnes à mobilité réduite : …….

Autres personnes (parents d’élèves, visiteurs occasionnels, etc.) : …..

Autres …………………………………………………….

Respect de la réglementation et des consignes

Avant de quitter le local à évacuer :

Vous avez entendu le signal d’alarme pour évacuation, de manière très

évidente, tenant compte du bruit ambiant dans le local :

OUI NON

Bonne indication aux groupes d’élèves la direction à prendre dès la

sortie du local

OUI NON

Les personnes évacuées ont laissé leurs affaires dans le local

OUI NON

Vous avez vérifié que personne ne restait dans le local évacué

OUI NON

Contrôle de la fermeture des portes sans les verrouiller


OUI NON

L’évacuation du local s’est faite sans bousculade notable

OUI NON





_ autre cause : …………………………………………………………………………………………………

Entre le local à évacuer et la « zone de rassemblement » : Au cours du trajet entre le local évacué et la zone de rassemblement,

les personnes évacuées sont toujours restées bien groupées

OUI NON Nombre de personnes du bâtiment qui sont retournées en arrière

pendant l’évacuation : …… OU 0

Le trajet jusqu'à la zone de rassemblent s’est déroulé sans bousculade

notable :

OUI NON





_ autre cause : …………………………………………………………………………………………

Arrivée à la « zone de rassemblement » : Les professeurs ont bien noté les noms des élèves :

OUI NON

Leur groupe s’est rassemblé autour d’eux, bien séparé des autres

groupes :

OUI NON

Leur groupe était au complet : OUI

Et si non, combien d’élèves manquaient à l’appel ? ……

Vous avez entendu de manière évidente le signal particulier de fin

d’exercice afin que chacun regagne son local :

OUI NON


Le retour dans le local s’est passé de manière satisfaisante : OUI

Et si non, notez vos observations :

…………………………………………………………………

Tout ce que vous auriez envie de dire après cet exercice : ................................................................................................................…………

................................................................................................................…………

................................................................................................................…………

Fait le : ………… Signature de la personne qui a établi ce formulaire

Annex III

ANNEX IV

Bomb Threat Report Form

School Site: Date: Time of call: Time length of call Exact words of caller Voice characteristics (Sex, Age, Tone, Accent, etc) Background Noises Where is the bomb located? When is the bomb set to explode? What does it look like? What kind of bomb is it?

ANNEX V

SECURITY NOTICE If you see anything or anybody suspicious anywhere on the school site, report it immediately to:

Security Alert Pattern 1:

Members of staff to contact – UCCLE Telephone numbers

Security guards (SGI): Chaussée de Waterloo entrance Vert Chasseur entrance Opstal entrance

02 373 8653 or 858 02 373 8657 or 757 02 373 8623

The Administrator 02 373 8701

Alternatively, please contact one of the following: School Reception The School Caretaker The Executive Secretary

02 373 8686 0476 62 4829 / 02 373 8776 0486 186737 / 02 373 8600

Members of staff to contact – BERKENDAEL Telephone numbers

Security guard – SGI 02 340 1486 /486

The Caretaker 02 340 1484 /484

The Deputy Director 02 340 1481

If a fire should break out at Uccle, phone one of the three school technicians immediately, or the Caretaker or the Administrator according to the order below:

Security Alert Pattern 2:

Member of staff Uccle Telephone



Technician 023738 762

Caretaker 023738 776

Administrator 023738 701

Executive Secretary 023738 600

School Reception 023738 686

The technicians shall deal with the fire, set off the fire alarm, contact the Director and/ or call the fire brigade whilst the teacher evacuates the pupils. If a fire should break out at Berkendael, contact the security guard or the caretaker:

Member of staff Berkendael Telephone

Security guard - SGI 02 340 1486 /486

Caretaker 02 340 1484 /484

ANNEX VI

WHAT TO DO IN CASE OF MEDICAL PROBLEMS IN SCHOOL

NEVER CALL PARENTS BEFORE CHECKING WITH THE INFIRMARY

Minor medical problem : -> Try to solve the problem locally (band-aid, reassuring, calming, observing) -> When in doubt, call the infirmary Serious medical problem: -> Send the pupil accompanied by a friend to the infirmary -> When in doubt, call the infirmary

02/373.86.35 or 635

02/373.87.54 or 754

ANNEX VII

PROCEDURE TO FOLLOW WHEN A PUPIL HAS AN EPILEPTIC FIT

Uccle Infirmary : Extension : 635 Mobile : 754 Tel : 02/373.86.35

Berkendael Infirmary : Extension : 487 Mobile : 02 340 1487 Tel: 02 340 1482

Minor Epileptic attack

Isolated or multiple symptoms :

- child appears vacant

- small movements of the body

- vacant look

- loss of contact

- stays in the same position

- length of time: 1 to 2 minutes

What to do :

- an adult should stay with the child

- inform the nurse

- put him/her in the recovery position in a safe place

- cover him/her at the end of the attack

Major Epileptic attack

Isolated or multiple symptoms : - child appears vacant - no vocal or visual contact - jerky body movements - sometimes a loss of urine - length of time: 1 to 2 minutes

What to do : - calmly and gently and without restricting

movement, put the child in the recovery position in a safe place

- remove any dangerous objects which could cause injury

- inform the nurse - do not take any action to protect the tongue

or prevent locking of the jaw because involuntary bites can be very severe

- cover the child at the end of the attack

NB: Security position:

- the child can vomit during and/or after the attack - any medication should be given by a medically qualified person - in the case of fainting, hypotension or hyperventilation, the response should be the

same - after the attack, the child will sleep for about 1 to 2 hours

ANNEX VII

Position de sécurité en cas de crise d’épilepsie

ANNEX VIII

EMERGENCY NUMBERS TELEPHONE

POLICE 101

FIRE 112

AMBULANCE 100

SUICIDE PREVENTION CENTRE 0800 32 123

ANTI-POISON CENTRE 070 245 245

CHILD FOCUS (disappearance, abduction, sexual abuse)

116 000

UCCLE POLICE 02 373 58 11

ANNEX IXa

RECOMMANDATIONS FIGURANT AUX CAHIERS DES CHARGES

Le numéro du circuit

doit être placé sur le pare-brise de façon bien lisible, de préférence côté trottoir.

N'oubliez pas de munir votre véhicule des panneaux de transport scolaire légaux.

Arrivée des bus: Les bus sont attendus sur l’aire de l’école à Uccle:

- Le matin de 7h40 à 8h00

- L’après-midi de 14h45 à 15h30 départ 16h

- Le mercredi de 11h30 à 12h15 départ 12h40

- Le vendredi midi de 12h15 à 12h45 départ 13h20

Les 4 clignotants fonctionnent à chaque arrêt

pendant que les enfants montent ou descendent du bus.

Le temps d’arrêt sera compatible avec la sécurité requise pour tous.

Ne jamais laisser un enfant seul à la rue.

Au cas où les personnes chargées de prendre les plus petits enfants ne sont pas présentes à

l’arrêt, le chauffeur prend immédiatement contact avec la permanence du Bureau de

Transport et garde l’enfant dans le bus en attendant nos consignes.

A ne pas oublier ! 1. Les circuits, définis par le bureau de transport et donnés à la compagnie en charge du

trajet, sont communiqués en début d’année aux Ministère de la Région de Bruxelles

Capitale.

Toute modification de trajet se fait exclusivement par une demande aux responsables

du bureau de transport qui la prendra en considération et communiquera sa décision

par écrit à la compagnie de transport concernée.

2. Par mesure de sécurité, le conducteur ne s’arrêtera pas devant le domicile des élèves,

sauf si cet endroit coïncide avec un arrêt établi par le donneur d’ordre.

3. De jeunes surveillants assisteront le conducteur dans la plupart des tournées pour

maintenir et vérifier:

- la discipline à la montée et descente du véhicule

- la discipline dans le véhicule

- le respect des arrêts respectifs des enfants

- la présence de la personne chargée d’accueillir les enfants aux arrêts

ANNEX IXa

Les interdits

1. Fumer dans le véhicule ni sur le site de l’école ou aux abords de l’école.

2. Manœuvrer sur le parking en présence des élèves et sans guidance.

3. Démarrer avant que tous les élèves ne soient assis dans le véhicule

4. Faire asseoir des élèves, autres que le surveillant, sur le siège

de l’accompagnateur.

5. . Démarrer avant l’heure prévue du point de départ ou de n’importe

quel arrêt, sauf si tous les élèves sont présents.

6. Déposer un enfant qui s’est trompé de véhicule ou d’arrêt, ou dont

les parents ne sont pas à l’arrêt. Dans pareil cas il faut prendre contact

immédiatement avec la permanence du bureau.

7. Circuler avec les portes du véhicule ouvertes.

8. Faire monter ou descendre des élèves par la porte arrière.

9. Modifier les arrêts et les itinéraires.

10. Transporter d’autres personnes que les élèves de l’école sauf

autorisation préalable du comité de transport.

11. Prendre position vis-à-vis des parents ou des élèves quant à l’organisation

du transport.

ANNEX IXb

RECOMMANDATIONS AUX SURVEILLANTS DES BUS SCOLAIRES

- envers les élèves :

1. Tu veilles à ce que l'atmosphère reste sereine dans le bus et qu'une certaine

discipline soit respectée.

Calme, maîtrise de soi, courtoisie et équité sont tes atouts pour être à l'écoute

vraie de tes condisciples.

2. Tu vérifies que tous les élèves qui montent dans le bus ont un titre de transport

valable

ou sont repris sur une liste distribuée par le bureau; les tickets sont à remettre

au bureau.

Tu signales la présence d'enfants sans titre de transport aux responsables

présents

avant la sortie des bus.

3 Le matin à l’arrivée du bus à l’école, tu fais entrer tous les élèves dans le site

scolaire, même s’ils n’ont pas cours en 1ère période.

Tu vérifies qu’aucun élève endormi ne reparte avec le bus. Pour des raisons

pratiques certains bus débarquent les élèves au coin de l'avenue Hamoir, tu

prendras les plus petits enfants en charge pour les amener en toute sécurité à

l’intérieur de l’école.

4 L’après-midi, tu te présentes, au plus vite, "à ton bus Tu fais monter les élèves

dès leur arrivée et leur interdira d’en descendre avant d’arriver à leur arrêt.

Avant le départ de l’école, le surveillant vérifie qu’aucun élève ne manque ou

qu’aucun élève n’est en trop dans le car. Le cas échéant tu le signales

immédiatement au responsable du bureau de transport qui avisera.

5 Pendant le trajet, tu t’assures que tous les élèves sont et restent assis et ont

attaché leur ceinture (là où elles sont disponibles).

6 Les enfants de l’école maternelle et des deux premières années primaires

seront placés à l’avant du bus (pas aux 2 premiers rangs) et jamais à la place

centrale

au fond du bus, pour des raisons de sécurité.

7 Tu aides les petits enfants pour monter ou descendre dans les meilleurs délais

mais

en toute sécurité, en cas d’urgence, tu les aides à traverser la route. Il est

interdit

de monter ou de descendre par les portes arrières du véhicule ( sauf le matin).

8 Il est strictement interdit de manger, boire ou fumer dans le bus!

ANNEX IXb

Rappel : Un des surveillants doit obligatoirement rester à l’avant du bus !!!

- en général :

1. Le premier atout du surveillant est la courtoisie envers les chauffeurs les

condisciples et les parents

2. L’écoute objective de tous les voyageurs, sans jugement ou parti pris permettra

d’entendre ce que les uns et les autres ont à dire.

3. Etre entendu et se savoir entendu : une des clés pour de bonnes relations

sans tensions dans le car et des voyages agréables.

4. Tu veilles à ce que l’autobus ne quitte pas l'arrêt avant l’heure prévue, sauf si

tous les élèves sont présents.

a. Après chaque trajet, matin et soir, tu es le dernier à quitter le véhicule.

b. Tu vérifies qu'aucun élève endormi reste dans le bus et tu contrôles

qu’aucun dégât n'a été occasionné dans le bus et, le cas échéant

tu le signales immédiatement au bureau de transport.

c. Les objets trouvés sont à remettre au bureau. Si tu descends avant

le dernier arrêt, avant de descendre tu inspecteras le bus et réveilleras

les enfants endormis et tu préviendras le chauffeur.

5. Tu vérifies que les enfants descendent au bon arrêt, tu fais descendre les

enfants qui ont l'autorisation de le faire seul et vérifies que les autres soient bien

attendus

par les personnes responsables. Au cas où personne n’attend l’enfant à l’arrêt,

le bus reste sur place et tu prends immédiatement contact avec la

permanence

au bureau de transport qui donnera les instructions nécessaires.

6. Il est strictement interdit d’arrêter ou de faire arrêter le bus à d’autres arrêts

que ceux repris sur les listings du transport. Tout changement doit être demandé

au préalable et être confirmé par un nouveau listing émanant du bureau.

7. Tout objet dangereux (couteaux, ciseaux, canifs, briquets etc.), tout objet

gênant (ballons, billes, etc.).sera immédiatement confisqué et remis aux

responsables

du transport.

8. En cas d’accident ou de panne, tu veilles à ce que les élèves ne quittent pas le

bus avant l’arrivée du véhicule de dépannage. Tu veilleras à un transfert dans le

calme en prenant d'abord les plus petits en charge. Préviens toujours les

responsables du bureau (cf. numéros en bas de page).

ANNEX IXb

En cas de blessés, tu dois composer immédiatement le 112 (les secours) et leur

expliquer la situation. Ensuite, appelle les responsables du transport.

9. Attends le bus, même s’il est en retard. Après 5 minutes de retard téléphone

au bureau de transport (tél bas de page). Nous vous demanderons

éventuellement de faire le trajet avec vos parents et au passage prévenir les

autres élèves,

soit le cas échéant, de prendre un taxi.

10. En cas de comportement inadéquat en général (disputes, actes de brutalité

ou de violence), tu en informes immédiatement les responsables du bureau de

transport qui prendront les mesures qui s’imposent. Le surveillant notera

l’incident sur les feuilles réservées à cet effet dans son book: il est interdit au

surveillant d’écrire dans l’agenda des élèves. Celui-ci est réservé à la direction

del’école.

Ne punissez pas, ne portez jamais la main sur un élève !

11. En cas de conflits entre élèves, ou de comportement générant le désordre,

tu sépareras les antagonistes et écouteras les versions de chacun et

rapporteras immédiatement les faits, en toute objectivité, aux responsables et

tu noteras l’incident sur les feuilles réservées à cet effet dans ton book

12. C'est uniquement toi qui as l'autorisation d'ouvrir les fenêtres.

13. Le rapport est à remettre au bureau au moins une fois par mois.

Un bon travail à tous dans la bonne humeur et la joie !

ANNEX X

RISK ASSESSMENT MATRIX This form must be used to carry out an assessment of the potential risks on the school site concerning security, maintenance and/or administrative matters. It should be handed in to the Bursar/Administrator on completion.

Subject of risk assessment : …………………………………………………………… Date: …………………………………………………………… Name of person: …………………………………………………………… Signature: ……………………………………………………………

Likelihood Consequences

Insignificant 1

Minor 2

Moderate 3

Major 4

Severe 5

A-Almost certain

B-Likely

C-Possible

D-Unlikely

E-Rare

Please put a cross in the corresponding box (see box at the bottom of the page).

Comments:

Further action required: NB: for information purposes only

Likelihood Consequences

Insignificant 1

Minor 2

Moderate 3

Major 4

Severe 5

A-Almost certain High High Extreme Extreme Extreme

B-Likely Moderate High High Extreme Extreme

C-Possible Low Moderate High Extreme Extreme

D-Unlikely Low Low Moderate High Extreme

E-Rare Low Low Moderate High High

ANNEX X

RISK ASSESSMENT PROCESS 1. The Context: 2. Identify Risks – Brainstorm ideas and group under appropriate risk headings. Consider the effects on people (staff, students and other people), information, physical assets and finances, reputation. Write the final list onto the table (risk assessment summary). 3. Analyse risks – Determine consequences and likelihood of each risk. Write these items onto the table next to each risk.

Consequences Likelihood

Level Descriptor Level Descriptor

1 Insignificant A Almost certain

2 Minor B Likely

3 Moderate C Possible

4 Major D Unlikely

5 Severe E Rare

4. Evaluate Risks – Use the grid below to identify the level of risk. If you are not happy with the level of risk, then proceed to step 5.

Likelihood

Consequences

Insignificant 1

Minor 2

Moderate 3

Major 4

Severe 5

A-Almost certain High High Extreme Extreme Extreme

B-Likely Moderate High High Extreme Extreme

C-Possible Low Moderate High Extreme Extreme

D-Unlikely Low Low Moderate High Extreme

E-Rare Low Low Moderate High High

5. Identify and evaluate existing risk controls – Identify what happens already to manage the risks and consider how well these strategies are working (good, adequate, variable). How does this affect the level of risk? Fill these items in on the timetable. If you are not happy with the level of risk at this stage proceed to step 6. 6. Further risk treatments and opportunities for improvement – What actions are needed to bring risks to an acceptable level (these actions are incorporated into other planning processes and include responsibilities, resources and timelines)? What opportunities are there for improvement? Write these onto the table. 7. Communicate and consult, monitor and review should be incorporated throughout the process. 8. Review the assessment on a regular basis. File the documentation.

ANNEX X

Date: Review date:

Risks identified / Domain Analysis and Evaluation of Risk Controls

Further risk arrangements

Actions taken Further action needed /

Opportunities for improvement

This RISK ASSESSMENT SUMMARY provides documentation of efficient management practice and must be read in conjunction with the Business Continuity Plan table. File appropriately. File location: T: Direction/Risk Assessment

RISK ASSESSMENT SUMMARY – CONFIDENTIAL Uccle, Date 2012

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