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Curso de InformáticaFormadora: Andréa Aranda

Excel

1 – Introdução

O Excel é mais um dos programas do conjunto “Microsoft Office” .Enquanto o “Word é um processador de texto, o “Excel” é uma folha de cálculo, ou seja,permite-nos, através de fórmulas e funções, executar cálculos de uma forma fácil eordenada.

1 – Abrir o Excel

Tal como para todos os programas, o Excel inicia-se (ou abre-se) através do menuprogramas do botão iniciar (ou através de atalho no “Ambiente de trabalho”).

Depois de aberto o Excel tem o seguinte aspecto:

Ao contrário do “Word”, este programa apresenta-se em quadrículas, chamadas decélulas que são organizadas em colunas e linhas (256 colunas e 16384 linhas). Cada umadestas células é identificada por uma letra e um número (A1, B5, C25…).

O Word abre, por defeito, o “documento 1.doc”, o Excel abre por defeito o “livro1.xls”,ou seja, “.xls” é a extensão do ficheiro de “Excel”.

Quando abrimos ou criamos um livro no “Excel”, ele fica com 3 folhas, mas é possívelcriar mais folhas para o mesmo livro, basta para isso clicar com o botão direito

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Folhas do livro em Excel


do rato em cima de um dos separadores de folhas, escolher inserir e na nova janela queaparece escolher “folha de cálculo” e clicar no botão “ok”.

Assim como também é possível mudar o nome de cada uma das folhas de cálculo paramelhor se adaptar ao nosso projecto.O procedimento é o mesmo de inserir uma nova folha, apenas devemos seleccionar aopção “mudar o nome” em vez da opção “inserir”.Quanto a menus e botões, quase tudo o que foi dito em relação ao “Word” aplica-se ao“Excel”. Se repararmos bem as barras têm praticamente os mesmos botões e menus doprocessador de texto (“Word”).

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Barra de ferramentas

Barra de menus


2 – Gravar

A forma de guardar um documento ou livro no “Excel” e igual à do “Word”, basta paraisso ir ao menu “Ficheiro” e seleccionar a opção “guardar como”, escolher o nome eguardar o ficheiro no local pretendido.Atenção: É muito importante guardar o documento várias vezes durante o tempoem que se está a trabalhar, assim evita-se o risco de “perder” horas de trabalho seacontecer algum “percalço” com o computador.

3- As folhas de cálculo:As folhas de cálculo são um meio de organizar informação. As células são seleccionáveis uma a uma ou em conjunto (para seleccionar mais do queuma célula basta pressionar a tecla “shift” e clicar com o rato nas células que sepretende).

É “dentro” de cada uma destas células que nós vamos criar o nosso projecto, bastandopara isso seleccionar a célula pretendida e começar a escrever. Quando terminamos deescrever na célula, basta pressionar a tecla “enter” do teclado e a célula imediatamenteinferior à que escrevemos o texto fica seleccionada.Se pretendermos alterar alguma coisa na célula onde escrevemos, basta clicar com o ratoem cima da tecla ou utilizar a tecla “F2” do teclado. (Este último caso é mais eficaz sepretendermos fazer pequenas alterações apenas – como por exemplo uma letra malescrita).Para apagar o conteúdo de uma célula basta seleccioná-la e pressionar a tecla “delete” doteclado.

Cada célula do “Excel” é um elemento separado. Isto significa que quando escrevo umtexto ele fica dentro da célula e não passa para a célula seguinte, embora, aparentementeisso aconteça.

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Aqui parece que o texto está em 4células, mas na verdade está apenasna célula B6.Se tentarmos escrever na célula aolado (C6) o primeiro texto escritoficará oculto.


O primeiro texto ficou na célula B6, e ao escrever um novo texto na célula “C6” oanterior parece desaparecer. Na verdade cada célula tem um tamanho por defeito, mas sequisermos visualizar o texto todo contido numa célula podemos alterar esse tamanho,bastando para isso colocar o cursor do rato na intercepção de duas células e arrastar paraaumentar o tamanho.

Assim já é possível visualizar o texto contido em cada uma das duas células.Para copiar o conteúdo de uma célula basta seleccionar a célula pretendida, no cantoinferior direito aparecerá um quadrado, se colocarmos o rato em cima desse quadrado earrastarmos para as células contíguas, o conteúdo da célula será copiado para as célulasseleccionadas, incluindo a formatação que tenha sido feita anteriormente ou mesmo umfunção que tenha sido inserida.

As células do Excel permitem que escrevamos texto e/ou fórmulas e, é aqui, que está agrande diferença entre o “Word e o “Excel”.O “Excel” foi concebido essencialmente para fazer cálculos, por isso as fórmulas sãoessenciais.

3.1 – Conjunto de células (intervalos)

Á medida que formos trabalhando no Excel, torna-se, por vezes, necessário considerar ainformação contida num conjunto de células e não apenas a informação de uma célula só.Surge assim o conceito de intervalo.

Um intervalo, em “Excel”, é o conjunto de células que formam um quadrilátero, ou seja,o conjunto que seleccionado forma um quadrado na folha de cálculo.

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Todo o intervalo é definido e denominado pela coordenada do seu canto superioresquerdo e o canto inferior direito.Na figura abaixo podemos ver representado o intervalo B5:E10 (o intervalo tambémpodia ser chamado de E10:B5 ou E3:B10 ou B10:E3 a ordem é indiferente desde queestejam definidos o canto superior esquerdo e o canto inferior direito).

4 - Fórmulas:

4.1 – Texto ou números:Se inserirmos numa célula a operação completa, como por exemplo” 57+38”, o programa nãofará a operação, porque considera esta célula como sendo texto simples. O Excel considerarátodos os dados inseridos em células como texto quando o valor inserido que não for precedido dosinal de igualdade (=) ou do símbolo cardinal (#) ou quando não consegue encontrar qualquercritério que o faça considerar como número o valor inserido.

Que critérios (além do valor de igualdade) podem fazer o “Excel” considerar comonúmeros ou fórmulas os valores inseridos?Um desses critérios é definirmos, à partida, que as células a serem escritas deverão conternúmeros através da formatação de células.

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Intervalo com as coordenadas B5e E10

Para o “Excel” aqueles valores sãotexto, porque não encontramcritérios que o faça considerar deforma diferente.


Com a formatação das células também é possível inserir moeda, data, hora, percentageme todas as opções disponíveis na janela.Esta janela permite também alterar o alinhamento do texto dentro da célula, o tipo deletra, o limite (as linhas à volta da célula), o padrão de cada célula e ainda criar uma“password”para a célula (protecção).Uma vez formatada a célula o valor inserido será considerado como um número. (Paracopiar a formatação basta seleccionar a célula e com as teclas “ctrl+c” – copiar - e depoiscom as células “ctrl+v” - colar , ou então, utilizar os botões da barra de ferramentas) .

4.2 – Fórmulas simples:

Uma fórmula simples permite criar cálculos elementares como subtrair, somar, multiplicar edividir.A fórmula deverá ser sempre precedida de um sinal de igualdade (=).Este valor seguido da informação B4 colocará na célula o valor equivalente ao que estiver nacélula B4 (seja ele número, texto ou fórmula). Mas para efectuar uma operação aritmética, só poderei utilizar números, porque em matemáticanão se pode somar texto.Para isso inserimos numa célula (B5) um determinado valor (por exemplo 8) e em outra célula(C5) fazemos a seguinte operação:

=B5+6

Se fizermos “enter” premindo a tecla no teclado ou se seleccionarmos outra célula da nossa folhaa célula onde a fórmula estava inserida apresentar-nos-á o resultado da operação.

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Para formatar a células vãos àbarra de menus e clicarmos em“Formatar” e seleccionamos aopção “Formatar célula”, queabrirá a janela que se pode verna figura ao lado. Nesta janela seleccionamos“Número” e clicamos no botão“OK”


O mesmo acontecerá se em vez de um sinal de adição, colocarmos uma subtracção, umamultiplicação ou uma divisão.Também é possível somar o valor de duas células diferentes (ou mais), basta para issoinserirmos os valores em duas células diferentes e numa terceira colocar a operação.

Ou até fazermos operações sobre operações. Se quiséssemos poderíamos agora numaoutra célula fazer a adição dos valores de “F4” com “C5” e teríamos como valor final14,625.Exercícios:

1) Seleccione a célula B82) Seleccione o conjunto de células A1:L13) Seleccione o conjunto de células A1:L94) Seleccione as células A1, B1, C3, D8 e L95) Seleccione 10 células da coluna B6) Seleccione todas da coluna A,Be L7) Crie a seguinte tabela no intervalo de C5:H11

NOME IDADE MORADA PROFISSÃO TELEFONE E-MAILSusana Silva 25 Rua da Cruz 38 Enfermeira 21867953 [email protected] Ferreira 32 Av: dos Combatentes Doméstica 229783516 ------------------Fernando Lopes 45 R: de Costa Cabral, 5 3ºD Emp. escritório 25816789 [email protected] Pinto 52 Trav: das Flores 1358 5F comerciante 22 689745 ------------------Filipa Neves 18 Rua de Ceuta, 3584 estudante 252 897246 [email protected] Alves 75 Rua do Amial, 587 2º Esq. Reformado 255 897645 ------------------

8) Altere o tamanho das células para que todo o texto seja visível9) Formate para números as células da idade e do telefone10) Alinhe o texto dos títulos da tabela ao centro e ponha-os a negrito11) Crie três colunas à direita com os seguintes títulos:

- despesas Janeiro- despesas Fevereiro- despesas 2006

12) Insira valores em Euros em cada uma das linhas das duas primeiras colunas13) Introduza na última coluna os valores das despesas totais em euros de 2006. (Faça

uma adição do valor da coluna de Janeiro com o da coluna de Fevereiro).

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14) Some todas as idades 15) Calcule a média de idades

4.3 – Fórmulas complexas - funções:

As funções são simplificações de fórmulas mais complexas, não deixando, por isso de seremconsideradas fórmulas. Existe mais de uma centena de fórmulas no “Excel”, para visualizar asfunções temos que ir ao menu “Inserir” e seleccionar a opção “Função”:

Ou podemos também ir à barra de fórmulas e clicar nas letras “fx”:

A caixa de diálogo abaixo apresenta-nos uma série de funções que podemos seleccionar:

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Caixa de selecção ondepodemos escolher a funçãoque pretendemos.


Podemos seleccionar a categoria da função que queremos através da procura ou clicandona seta da caixa de selecção.A categoria que aparece por defeito reúne o conjunto de funções que foram utilizadasrecentemente (“Recém-utilizadas”).Regra geral a função de soma é das mais utilizadas, no entanto é possível seleccionar umasérie de funções diferentes, desde funções financeiras, a funções de trigonometria, debase de dados, de estatística, etc.

Como exemplo vamos utilizar a função de “soma”.A função de soma pertence à categoria da “Matemática e trigonometria”, por isso vamosseleccioná-la (sendo a função mais utilizada a soma aparece normalmente na categoria de“Recém-utilizadas”)Ao seleccionar a soma surge-nos uma nova caixa de diálogo onde devemos seleccionar ointervalo pretendido.

Na caixa de diálogo aparecem duas caixas de texto onde deveremos inserir ascoordenadas das células do intervalo seleccionado.Imaginemos que temos uma coluna de 10 linhas com valores inseridos e queremos saberqual a soma desses valores.

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Para obter o resultado poderíamos somar célula a célula (D3+D4+D5+D6+D7+D8+D9,…), mas isto levaria muito tempo. Imaginemos que tínhamos centenas de células parasomar, seria uma tarefa hercúlea. Para evitar esta situação usamos os intervalos e, nestecaso, iríamos somar o intervalo de D3:D19.Sendo assim na caixa de dialogo da função de soma, na caixa “Num 1” escrevemos ointervalo que queremos somar e clicamos no botão “ok”.O resultado da operação aparece na célula seleccionada (que neste caso seria a célulaD20).

Também é possível somar intervalos diferentes. Para isso basta escrever na caixa de textoda função escolhida (neste caso na caixa “Num 2”)o novo intervalo pretendido ouescrever o intervalo completo na caixa “Num 1”.

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Na barra de fórmulasaparece a operaçãoinserida. Podemos aqualquer momentoalterar os valores láinseridos


Se reparamos na barra de fórmulas vemos que ficou definido o intervalo E5:F11.O mesmo procedimento pode ser feito para o cálculo da média, apenas em vez deseleccionarmos “soma” seleccionamos “média”.

=MÈDIA(E5:F11) – devolve o valor da média dos valores contidos nointervalo seleccionado;

= CONTAR(E5:F11) - devolve o valor do número de células contidonaquele intervalo;

= AGORA() – devolve a data de hoje

Cálculo do IVA:- Valor total – multiplica-se o valor da célula ou intervalo por 1.21- Valor do IVA – multiplica-se o valor da célula ou intervalo por 21%

5 – Gráficos:

Os gráficos são muito úteis para ilustrar uma tabela com um conjunto de dados.Eles estão sempre ligados a uma folha dinâmica, o que significa que se alterar os dadosda folha de “Excel” os dados do gráfico serão também alterados.Para inserir um gráfico, vamos ao menu “Inserir” e seleccionamos a opção gráfico.Aparecerá seguinte caixa de diálogo:

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A primeira opção apresenta-nos os vários tipos e subtipos de gráficos que podemosseleccionar.As opções são variadas e a escolha depende do gosto pessoal, mas também dos dados quepretendemos inserir. (Se for um gráfico para ilustrar um conjunto de temperaturas de umasemana, por exemplo, é melhor seleccionar o gráfico de colunas, mas se for apercentagem de calorias consumidas em um dia, o melhor será o gráfico circular).

Podemos inserir os dados antes ou depois de criar o gráfico.Vamos experimentar inserir antes, porque criando uma tabela torna-se mais fácil avisualização do tipo de gráfico que pretendemos utilizar.

5.1 – Criar a tabela com os dados:

Para começar vamos criar uma tabela como a que temos abaixo:

Esta tabela representa as temperaturas médias de uma semana em 6 cidades portuguesas.Após inserirmos os dados vamos inserir o gráfico. Na barra de menus escolhemos“Inserir – gráfico” e na caixa de diálogo vamos seleccionar o tipo e subtipo de gráficopretendido.Neste caso, seleccionamos o gráfico de colunas com as colunas agrupadas.

Aqui teremos que seleccionar o intervalo de dados da nossa folha de cálculo.

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Descreve o que cadasubtipo de gráficorepresenta

Atenção:Temos sempre informações que nos explicam o que devemos fazer em cada quadro que aparece


Como já temos a tabela criada é só seleccioná-la.

O nosso intervalo vai do B3 ao I9. Ao seleccionarmos o nosso intervalo, o gráficoaparece imediatamente na nossa janela. (Se, ao vermos o gráfico, acharmos que não é suficientemente claro podemos voltar a tráse seleccionar outro.)

A janela seguinte permite-nos colocar as legendas no nosso gráfico (o título, a legendados eixos do gráfico), definir se queremos mais linhas nos nossos dois eixos, definir aposição da legenda, etc.A próxima janela contem a opção de inserção do gráfico numa página isolada ou namesma página onde temos a tabela.

Escolhemos a opção que queremos e clicamos em “concluir”. O nosso gráfico ficainserido na folha.

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Para alterar qualquer dado do nosso gráfico basta clicar duas vezes em cima do quequeremos alterar e uma caixa de diálogo aparecerá onde podemos seleccionar o quepretendemos alterar.

6 – Imprimir

A impressão no “Excel” requer mais alguns cuidados do que no “Word”. Antes de

imprimir seja o que for é conveniente fazer uma pré-visualização ( ) para ver seestamos a imprimir todos os dados na mesma folha.

Se estiver bem podemos seleccionar imprimir, senão podemos configurar as margens(alterar o tamanho das margens) ou seleccionar configurar para alterar o tamanho dafolha (A4, A3, B5, letter, etc.) ou pedir para pré-visualizar as quebras de página e entãoveremos a nossa folha com umas margens azuis à volta que representam as margens deimpressão. Tudo o que estiver fora da margem azul não será impresso. Estas margens sãoalteráveis, bastando para isso clicar com o rato e arrastar para um lado ou para o outro,para cima ou para baixo.

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Se tivéssemosseleccionado a inserção dográfico em outra folhaapareceria em baixo umafolha nova com o gráficolá criado


Para voltar à página normal, basta ir à pré-visualizar (o botão da barra de ferramentas) e,na janela de pré-visualização, clicar em “vista normal”.

Em relação às outras opções de impressão, elas são iguais às já previamente ensinadascom o programa “Word”.

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