Housing Forum 5New Friends 6-7Open Enrollment 8

John’s Space 2Kudos 3Process Reengineering 4

WHAT’S INSIDE

Inside Facilities

octubre 2010 the newsletter of Facilities Management Services

USC FMS RECONOCIDO EN LA CONFERENCIA ANUAL DE APPA

FACILITIESinside

Chuck O’Regan y Tom Glynn aceptan la porción en efectivo del Premio para Prácticas Innovadoras y Efectivas de funcionarios de APPA. El dinero serrá utilizado para financiar una iniciativa de satisfacción de empleado. Consulte la página 4 para el artículo.

2010 APPA Award for Innovative and Effective Practices

2

Después de mucha planificación y la anticipación, la inauguración de C.L. “Max” Nikias el 15 de Octubre de 2010 como el undécimo presidente de la universidad no decepcionó. La ceremonia fue verdaderamente un espectáculo digno de un evento que ocurre con tan poca frecuencia durante la vida de la universidad.

Durante su discurso, el Presidente Nikias articuló claramente su plan para mantener las tradiciones de USC mientras simultáneamente lidera la universidad en una nueva era.

Reconoció los problemas que enfrentamos debido a la incertidumbre de la actual crisis financiera mundial, sin embargo reconoció la oportunidad única de la universidad para elevar su importancia en un mundo en evolución y globalización de nunca como una universidad de investigación de estreno.

En las próximas semanas y meses, mientras Presidente Nikias continua a desvelar sus planes para la universidad, nosotros en FMS nos posicionamos para llevar a nuestra organización al próximo nivel. Debemos estar preparados para servir a la universidad en cualquier sendero que tome.

En medio de todo lo demás, nosotros estamos ocupados preparando para la Reunión de Todo Personal de FMS en Noviembre 4ro. En ese momento, nosotros celebraremos algunos de nuestros logros y hablaremos de algunos de nuestros planes para el futuro. Espero ver a cada uno de ustedes el 4 de Noviembre en el nuevo Tutor Campus Center.

JOHN’S SPACE ORIENTACIÓN DE FMSUFMS lanzó una nueva y mejor versión de su programa de entrenamiento para administrativos el 13 de septiembre de 2010. El nuevo programa presenta oportunidades de aprendizaje combinado – clases tradicionales, a propio paso a través del internet, seminarios en grupo y por internet son las opciones ofrecidas. Un plan de estudio ha sido desarrollado para cada nivel de administrativos.

The Great California ShakeOut @ FMSThe statewide Great California ShakeOut on October 21 provided FMS an opportunity to test the emergency response plan and keep FMS ready for action.

For more information on how to prepare at home visit: http://www.shakeout.org

3

September 01, 2010

Good morning Angel (Burgos),

Again, thank you and your team for this great support. We at WMSC (Wrigley Marine Science Center on Catalina Island) operate with a much higher level of confidence knowing we have your assistance.

I will be returning to the island on 9/10. I’ll review your reports (always clean and clear) and give you a call.

All the best,

Sean ConnerProgram ManagerUSC Wrigley Institute for Environmental Studies

KUDOS

Friday, September 24, 2010

Chuck,

I can’t thank you enough. Mike Rogers was here within 30 minutes of ourcall. He had the problem fixed in literally 2 minutes.

I appreciate knowing the classroom will be secure this weekend.

Thanks again for your great service!

Regina NordahlAssociate DeanSchool of Policy Planning and Development

Sometimes I forget to just take a moment and remind myself how pretty the @USCedu campus is :)

posted by @fudgepopsticles

posted on Twitter

Editor: Linda M. Chapital

Associate Editor/Layout: Dahiana Arditto

Contributors: Marian PurcellHR Staff

Photographers: Dahiana Arditto

Greg DesarioHR Staff

Translation: Vilma Perez, Benito Ramos

Research: FMS Human Resources Staff

3434 S. Grand Ave. Los Angeles, California

90007-3161213.740.3056

is published by Facilities Management Services, University of Southern California

FACILITIESinside

Guarde la Fecha

Almuerzo de Festividades de

FMS

Viernes, 17 de Diciembre de 2010Town & Gown

11: 30 a.m. hasta la 1: 30 p.m.

August 24, 2010

Dear Mr. Huber, I just wanted to take a moment to commend Mr. Ronald Johnson of your department for excellent service to the School of Theatre. He is always so helpful and takes care immediately of notes in his areas of service.

I spoke with him this morning about some fluorescent lights that were out in the second floor of the CWT building, and he immediately examined the lights, determining that the ballasts were faulty. As he went to replace them, he noted that the ballasts in use in the light fixtures were intended for three (3) lamp fixtures, and he duly changed them to two (2) lamp ballasts as should have been in the fixtures originally.

I really appreciate the care which he takes in his work and wanted you to know that he has always been enormously helpful to me and to all the staff and faculty in my building.

Have a great day!

Best,Elsbeth M. Collins, Assistant Professor of Theatre Practice

Congratulations to Eric Warren and the Athletic Fields Crew and Russell Wright and the Zone 1 Maintenance Shop for recognition by the Department of Athletics for their contributions to the success of the USC Trojan athletic programs.

Fight On!

Cambiando la Manera que Técnicos de Instalaciones Obtengan Partes y Materiales¿Cómo hace una gran universidad de investigación mover su taller de suministros de mantenimiento fuera de campus mientras simultáneamente aumenta la cantidad actual de técnicos’ “tiempo de llave en el equipo,” y elevar la tasa de terminación de órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo? Facilities Management Services (FMS) en la Universidad del Sur de California’s (USC) University Park Campus simplemente cambió su paradigma de servicio. En vez de técnicos buscando partes y suministros, partes y suministros fueron llevados a ellos.

Espacio de Campus: Un PremiumUSC decidió trasladar FMS fuera del campus para hacer una obra disponible de construcción para la Escuela de Artes Cinemáticas. De preocupación primaria de FMS fue el traslado del taller de suministros de mantenimiento, situado a sólo unos metros de distancia y utilizados por los técnicos en la realización de más de 1.000 órdenes cada mes.

La nueva ubicación, aproximadamente un cuarto de milla fuera de campus, era inaccesible a través de su flota de vehículos de mantenimiento de carros de golf eléctrico. A pesar del cambio en la ubicación, FMS estableció un objetivo para mejorar el nivel de servicios de mantenimiento para el campus. Encontrando Oportunidad Entre Proceso y Procedimiento Antiguos El departamento de Desarrollo Organizacional de FMS (OD) trabajó con Hickling & Associates (www.hicklingassociates.com) para crear el clima interno y la infraestructura favorable del cambio de apoyo organizacional.

El Comité Directivo – personal de primera línea, asi como las operaciones y gerentes administrativos – proporcionarón información sobre el proceso de adquisición existente, que fue impredecible con alta variación en el tiempo de ciclo y una cantidad significativa de técnico de tiempo gastado en viaje. Este escaso valor del tiempo de técnico fue ineficiente y contribuyó a la dificultad a planificar el trabajo e informar a los clientes de plazos de los proyectos.

El nuevo diseño Esta en VivoHickling & Associates facilitaron el proceso de superar las barreras de la percepción y con el Comité Directivo trajo el sistema personalizado a la vida por:• Defininiendo el objetivo• Facilitando el desarrollo del rediseño • Desarrollando detallados Procedimientos de Operación

Universidad del Sur de CaliforniaProceso de Reingenieria de Partes Y Materiales de Mantenimiento

Duane Hickling, Fredric Maupin, Donna Buchanan

Estándar (SOPs) para apoyar el nuevo proceso • Probando el proceso para asegurar su viabilidad • Estableciendo métricas para evaluar y vigilar el proceso• Desarrollando y entregando entrenamiento a todos que

tocaron el proceso • Implementando, monitoriando y midiendo el proceso

para obtener los resultados esperados.

Fomento de Capacidad: Crece el Grupo de Habilidad de Organización• El Comité Directivo se unió en las actividades y procesos

que normalmente no fueron parte de su día de trabajo. Esto llevó al desarrollo de habilidad que se es utilizado para otras iniciativas a través de la organización como:

• Comercializando el nuevo diseño de proceso a la organización y obteniendo compra operacional del personal de primera línea.

• Creando Procedimientos de Operación Estándar así como habilidades para seguimiento y mantenimiento actualizado de SOPs.

• Vendiendo el uso de la tecnologia móvil confiable y relativamente fácil de usar a sus colegas.

• Estableciendo los parámetros para el monitoreo, y proporcionar recomendaciones sobre una prueba piloto del proceso.

• Desarrollando un programa de entrenamiento y entrenar a sus colegas en los Procedimientos de Operación Estándar en ambos Español e Inglés.

• Desarrollando proyecto administrativo, trabajo en equipo y habilidades para resolver problemas para dirigir cada etapa del proyecto.

Y Los Resultados Fueron….El Comité Directivo creó grupo métricos para realizar un seguimiento de éxito y áreas con problemas potenciales que se centraron en nueve partes importantes de los procesos de trabajo creados por el rediseño. El comité encontró que:1. El uso de la tecnología existente de comunicación

para ordenar partes y materiales del sitio de trabajo ha aumentado eficiencia de servicio y eficacia

2. La cantidad de tiempo de técnicos que dedican realizando trabajo de mantenimiento ha aumentado significativamente eliminando tiempo de viaje excesivo para recoger partes y materiales.

3. Técnicos ahora reciben órdenes de trabajo para la semana, lo que les permite ver el trabajo de antemano y ordenar materials necesarios. Esta planificacion proporciona la oportunidad de informar con mayor precision a los clientes cuando se completará el trabajo.

4. El nuevo proceso ha mejorado la gestión del rendimiento permitiendo a Facilities Management Services para poner

Reprinted from the Sep/Oct 2010 version of Facilities Manager, published by APPA

4

un adhiere a estándares de desempeño para varias prioridades de trabajo (por ejemplo, emergencia, rutina, mantenimiento preventivo, etc.).

5. Hubo una reducción inicial en el costo de materiales y suministros consumidos.

6. Orden de trabajo completado de Mantenimiento Preventivo, tasas aumentaron de aproximadamente 62% a 78% dentro de seis meses.

7. Los técnicos del taller de suministros (Stockroom) rastrean horarios de entrega y exactitud de entregas. Las entregas están 96% exactas. Durante los tres primeros meses, las llamadas voluntarias disminuidas a 13 por mes, mientras que hubo un aumento en el uso del sistema a casi 100% de todas las órdenes.

8. Con el uso de la mensajería de texto de 2 vías, ha disminuido el tráfico de voz en las radios de 2 vías aumentando la disponibilidad de espacio aéreo para emergencias y otra comunicación organizativa crítica.

9. La iniciativa proporcionó una oportunidad única para la participación de empleado en la resolución de problemas y la oportunidad para la colaboración departamental transversal que resultó en moral aumentada, aumento la comunicación entre departamentos y la mayor capacidad organizativa para completar exitosamente otros programas continuos de mejora.

Ambos John Welsh, Vice Presidente Asociado de USC Facilities Management Services y Chuck O’Regan, Director Ejecutivo de Operaciones, están de acuerdo en que las principales razones para el éxito de esta iniciativa son que FMS se asoció con los consultadores para establecer la vision, objetivos concretos y el enfoque para lograr efectivamente el esfuerzo. Más importante, FMS incluyó una sección transversal diversa de la organización, incluyendo trabajadores de primera linea, en el análisis y reingenieria de esfuerzo. El progreso del Comité Directivo también ha sido un factor crucial.

Para ver el informe completo visite la página Web de USC Facilities Management Services: http://www.USC.edu/FMS/Documents/WhitePaperUSCInnovativeEffectivePractices.PDF

On August 3, 2010, representatives from FMS, USC Housing Services and USC Hospitality Services came together to identify ways by which we might better serve each other and the university community.

The result -- agreement to establish short-term, cross-divisional teams to delve into these issues:

• EnergyEfficiency&Sustainability• CostControl• StandardizationofProjectManagementProcess• StandardizationofSpecifications,PartsandMaterials• Datapointaccess• StrategicBudgetPlanning• WorkRequestsFollowUpProcess

Facilities Management hosts Housing and Hospitality for a joint Forum

The FMS employee recruitment video, “No Better Place,” has been updated. Visit http://www.usc.edu/fms/video/video_recruitment.shtml to see the new video as well as several employee vignettes.

Congratulations to

President C. L. “Max” Nikias

on his inauguration

as the 11th President

of the

University of Southern California.

Thanks to all the FMS employees who worked so diligently to

make the inauguration such a successful event.

President C. L. Max Nikias and Niki C. Nikias. Photo/Steve Cohn at www.usc.edu

fyi5

6

NEW FRIENDSDonald SporeOperations Zone 4 Plumber 07/01/10Birthplace: Los Angeles, CA | Married | Favorites: Tri-tip, Granada’s,

Discovery Channel, hunting, fishing, and camping | Before USC: MOE Plumbing

Roy NystromElevator Shop, Elevator Maintenance Mechanic, 07/12/10 | Birthplace: Buffalo, NY. Married | Favorites: Vegetarian

food, Phil’s Fish Market at Moss Landing, Metal art | Before USC: R.S./ Kone Elevators

Hector GarciaHSC Custodial, Custodial Supervisor, 07/12/10 | Birthplace: Gardena, CA | Married | Favorites: Pizza, L.A. Food Show, ESPN,

Any sport and anything outdoors Ex: Dodgers, Trojans, Tampa Bay Buccaneers Before USC: Elly Nesis Co.

Bahram AghakoochekEngineering Services, Mechanical Engineer, 07/14/10 | Birthplace: Iran Married | Favorites: All food except pork,

In-N-Out, Sports shows, walking and playing soccer | Before USC: Tmad Taylor & Gaines

David Esparza MenaLandscape,Groundskeeper, 07/22/10 | Birthplace: Zacatecas, Mexico | Married Favorites: Mole, doing

repairs at home | Before USC: Oakridge Landscape Inc.

Bernetta LondonHSC Custodial, Supervisor, 09/01/2010Birthplace: Los Angeles, CA |Single | Favorites: Mexican, Los Jarritos-

Pomona, Dancing with the Stars, Chopped, Food Network, reading, computer puzzles, writing | Before USC: Sodexo Facilities Management Company

Jose TorresHSC Custodial, Custodian, 09/02/10Birthplace: Gardena, CA | Single | Favorites: Everything, Married with

Children, watching football, baseball, and basketball | Before USC: MJO Staffing

Calixto Alex LeanoHSC Custodial, Custodian, 09/16/10Married | Favorites: Filipino food, Pinoy-Pinay Filipino Fast Food, Food

Network, Playing Basketball Before USC: United States Postal Service

Ycynthia YoungHSC Custodial, Custodian, 09/30/10Birthplace: Los Angeles, CA | Single Favorites: Fish, Outback Steak House,

The Wendy Williams Experience, Reading Before USC: The Arcona Studio

Pedro Hernandez Gonzalez Operations Zone 2 08/05/10 | Birthplace: Compton, CA | Married Favorites: Mariscos,

Amazon, Brazilian, Bait Car, Whip Out, and The First 48, Music production, air soft, and war games | Previously: FMS Landscape

STUDENT WORKERS

Chao WangCAD Services, 06/17/10 Birthplace: Beijing, China | Favorites: Bubba Gump Shrimp Co., Big Bang Theory Swimming and

Basketball | Career Aspirations: Working as an IT Engineer

Jonalyn Abraham Events...06/21/10 Birthplace: Los Angeles, CA | Favorites: Sweet Potatoes Fries, Starbucks, Glee, Piano, Guitar,

Drawing, Bicycling/Cycling Career Aspirations: Architect

Amit Trisal MIS, 6/22/10 | Birthplace: India | Favorites: Indian cuisine, KFC, Friends, YouTube, and Shutterfly.com, Listening to music,

reading, and going for walks | Career Aspirations: Electrical Engineer special-izing in Computer Architecture

Robert Sandberg CAD Services, 8/16/10 Birthplace: Riverside, CAFavorites: Seafood, Chris Steakhouse, Snow-boarding, racquetball

Career Aspirations: Construction management industry

Christopher Sullivan Events, 8/19/10 Birth-place: Boston, MAFavorites: Chicken Par-mesan, Maggiano’s Little Italy, Seinfeld, Ten-

nis, water skiing, and hiking | Career Aspirations: Cardiologist

Candace Witten Events, 8/25/10 Birthplace: Los Angeles, CA | Favorites: Seafood, Chili’s, True Blood, Spending time with

friends | Career Aspirations: Social Work

Danning Shi Network Services, 8/30/10 Birthplace: China Favorites: Chocolates, Cheesecake Factory, House, Watching TV |

Career Aspirations: Engineering Manager

Amanda Chan Facilities Human Resources, 09/02/10 Birthplace: Olympia, WA | Favorites: Sushi, The Must, The Office, Design/

Architecture | Career Aspirations: Urban planning and development

Wanda Wong FMS AVP Office 09/16/10 Birthplace: Hong Kong Favorites: Japanese Food, C.F. Cheung, CSI, reading, hiking, watching movies/

PROMOTION

7

2010 CALENDAROF EVENTS

1-3 Parents Weekend 15 Installation of the 11th President of USC 30 Homecoming

1-8 Hanukkah 4 All-Staff Meeting 11 Veterans Day 25-26 Thanksgiving (UH)

3 Classes End 17 FMS Holiday Luncheon 25 Christmas (UH) 27-31 Winter Recess

OCTOBER

NOVEMBER

DECEMBER

dramas Career Aspirations: Corporate Communications

Wenying Li Network Services 09/24/10 | Birthplace: China | Favorites: Chinese Food,Yixin, Google, MU-sic | Career Aspirations:

Head my own IT/software company

Greg Mercurio CAD Services, 09/24/10 Birthplace: Cincinnati, Ohio | Favorites: Bar-B-Q, Sushi, Simpsons, surfing, running, cycling

Career Aspirations: Structural Engineer

Jason Michael Landscape & Grounds09/28/10 | Birthplace: Bluefield, West Virginia Favorites: Chocolate mousse pie, Macaroni

Grill, Psych, play sports, relax | Career Aspirations: Research Chemist

Prashant Maloo Network Services 10/20/10 |Birthplace: Ahmednagar, IndiaFavorites: Panipuri, Gar-den Court, Heros, danc-

ing, cooking, acting | Career Aspira-tions: Complete PHD at USC

Jose Garcia, Facilities Operations, Heavy Equipment, retired on March 31, 2010 after 23 years of dedicated service to the university.

Joseph Frausto, Facilities Opera-tions – HSC Preventive Maintenance Electrician, May 31, 2010 after 39 years of dedicated service to the university.

Facilities Management ServicesReunión de Todo Personal

4 de Noviembre de 20109:15 – 11:30 a.m.Grand Ballroom

Tutor Campus Center

FMS ALL STAFF

Presidential Inauguration Committee FMS Updates John Welsh Organizational Priority Chuck O’ReganReview

FMS Sustainable Eric Johnson Practices Update Professional Development Brittany Lichtig Policies and Procedures Ruth Fajardo

Break out Groups Ruth, Brittany & Carol Fern

FMS Leadership ForumAugust 24, 2010

AGENDA

23 YearsRETIREMENTS

39 Years

Employee Name DepartmentNelson Claborn CSS Lock ShopRocky Coffman CSS AuxiliariesKenneth Galbraith CSS ConstructionBrian Mendez FHRRonald Johnson Zone 1Romeo Samaco UPMCarol Clay HSC AdministrationBlake Griffith HMT PMDan Rodrigue HMT PMJulee Kang CAD ServicesCarol Clay HSC Administration Benito Ramos FHRCasey Davis CSS Lock ShopRodolfo Martinez IrrigationAlejandro Felix Irrigation

&Above Beyond

Certificates redeemed August 21 through October 8, 2010.

Congratulations to all the recipients!

• 9

Lugar: HSC NML Computer Lab Rm 204 Day Shift Landscape/Custodian/Trades/Admin Martes, Nov. 2, 8:30AM – 12:00PM 3er Horario Custodians/Trades Viernes, Noviembre 5, 4:00PM – 6:00PM Lugar: UPC HSH Computer Lab Rm 212 Landscape/ATH Fields/IRR/HQ/MOW Lunes, Noviembre 8, 9:00AM – 11:00AM Zones 1-4/Special Services/Fleet Services Lunes, Noviembre 8, 1:00PM – 3:00PM Central Shops/UPM Shops/Stockroom/Admin Martes, Noviembre 9, 9:30AM – 11:30AM Lugar: CDF FHR Computer Lab Rm 152E Central Shops/UPM Shops/Stockroom/Admin Martes, Noviembre 9h, 12:00PM – 2:30PM

Sesión de repuesta Viernes, Noviembre 12, 8:00AM – 2:00PM

Facilities Management Services

EXPOSICIÓN DE BENEFICIOS

A presentarse en

UPC – miércoles, noviembre 3 9:30AM – 2:00PM

Lugar: Von KleinSmid Center Plaza

HSC- jueves, noviembre 4 10:00AM – 3:00PM Lugar: HSC Quad

Inscripción Abierta Sesiones de capacitación de eTrac

INSCRIPCIÓN ABIERTA 2010

eTrac

Haciendo cambios a sus beneficies usando eTrac Esto es lo que puede hacer en eTrac: • Cancelar cobertura • Agregar o cambiar plan médico o dental • Agregar o eliminar dependientes y/o cónyuge

(documentación de relación será necesitada para dependientes nuevos)

• Empezar una cuenta de gasto flexible para el 2011 (Toma efecto Enero 1, 2011)

• Hacer cambios a sus planes de jubilación • Matricularse o solicitar algún cambio en su seguro

de vida y/o seguro de muerte accidental y pérdida parcial de cuerpo (Accidental Death & Dismemberment (AD&D))

• Agregar o eliminar el plan Hyatt Legal

Contacte su supervisor para apuntarse en una de las sesiones solamente si hará cambios.

Inscripción Abierta ocurre

Noviembre 1 - 12