flexforum 5 + 6 februari 2009 copyright © flexservice 2009 flexforum 200921 flexforum 5 + 6...

FlexForum 5 + 6 februari 2009

1 Copyright © FlexService 2009FlexForum 2009 2


Deel : Premiums2



Krachtige FlexService Premiums

• Koppeling Keesing Documentscan

• Prijsafspraken

• MassaMutatie

• FlexImport/Declaratie

• FlexTijd

• Termijnfacturatie

• Schonen&Archiveren



Koppeling Keesing Documentscan

• Controle van het identiteitsbewijs is steeds belangrijker, en met meer buitenlandse papieren steeds moeilijker

• Keesing Documentscan biedt mogelijkheid identiteitsbewijs op echtheid te controleren

• Koppeling tussen FlexService en Keesing Documentscan– Start Keesing intake-wizard vanuit FlexService– Geef reeds ingevoerde gegevens door– Upload het ingescande identiteitsbewijs– Haal resultaten van Keesing op en sla ze op in FlexService– Blokkeer indien identiteitsbewijs niet de status ‘OK’ heeft




Gegevens over het identiteitsbewijs worden al in FlexService ingevuld in module Kandidaat. Achter de ‘paperclip’ kan een scan worden gezet van het identeitsdocument. Dit inscannen en hier neerzetten kan overigens grotendeels automatisch met de ook beschikbare koppeling met Lexmark Mulitfunctionals.




Start het controleren van het identiteitsbewijs vanuit het menu. Getoond worden de gegevens die naar Keesing worden gestuurd. Met [OK] wordt de ‘Keesing intake-wizard’ gestart.




De ‘Keesing intake-wizard’ draait in een webbrowser. Kandidaatnummer, nationaliteit en BSN die zijn doorgegeven vanuit FlexService staan al ingevuld. De medewerker wordt een reeks vragen gesteld over het identiteitsbewijs.




Keesing is internationaal specialist in waardepapieren. De medewerker wordt begeleid in het beoordelen van het identiteitsdocument met afbeeldingen van echtheidskenmerken.




Ondertussen heeft FlexService de gekoppelde scan van het identiteitsdocument ‘geuploaded’ naar Keesing. Het is mogelijk om de scan nog wat bij te werken voor een goede verwerking.




De informatie op het identiteitsdocument wordt uit de scan gehaald en komt beschikbaar als gestructureerde gegevens. De gegevens worden opgeslagen in de Keesing database. En er wordt een status gegeven aan het document. Dat kan zijn OK, maar ook bijvoorbeeld dat het is doorgestuurd naar de Koninklijke Marechaussee voor een nadere blik of om te worden vergeleken met het register van vermiste documenten.




Na het afsluiten van de Keesing ‘intake wizard’ kan in FlexService het resultaat van de controle bij Keesing worden opgehaald. Deze gegevens worden ook in de FlexService database opgeslagen. Het is mogelijk hierbij al aanwezige gegevens te overschrijven door de gegevens die Keesing heeft verzameld. Ook kan worden ingesteld dat de controle op de bedrijfsregels op de diverse plekken binnen FlexService blokkeren als het identeitsdocument niet de status ‘OK’ heeft.




Ook kan een rapport worden opgevraagd bij Keesing met daarin de antwoorden die in de ‘intake-wizard’ zijn gegeven, de status van het document en de scan.



Koppeling Keesing Documentscan: Samenvatting

• Integreert de belangrijke controle op het identiteitsbewijs in het FlexService proces.

• Geen dubbele invoer; Beschikbare gegevens doorgezet naar Keesing (inclusief het ingescande en in FlexService gekoppelde identiteitsbewijs).

• Geverifieerde gegevens terug van Keesing in de FlexService database.

• Blokkeer in FlexService via de controles op de bedrijfsregels als het identiteitsbewijs niet OK is volgens Keesing.



Prijsafspraken

• Leg éénmaal vast de afspraken over lonen, tarieven, marges, urensoorten en vergoedingen, en pas ze telkens toe.

• Leidt tot consistente lonen en tarieven, zonder menselijke rekenfouten en verloren tijd door het opzoeken van de klantenmap en afspraken.

• Leg vast bij klantrelatie, bureau en/of regeling. FlexService pakt automatisch de juiste waarde. (inclusief het omhoog zoeken in de organisatiestructuur van klantrelatie of bureau)

• Heel complexe afspraken mogelijk.

• Zet via prijsafspraken een minimum waar niet onder kan worden gegaan in de contracten.

• Scheelt minuten voor elk contract dat wordt aangemaakt.



Prijsafspraken: Vastleggen

Prijsafspraken kunnen worden vastgeled bij klantrelaties, bureaus en regelingen (CAO’s). Hierdoor kan de functionaliteit ook worden gebruikt om bijvoorbeeld de loontabel bij een CAO, of algemeen prijsbeleid van het bureau vast te leggen en automatisch toe te passen. Bij een prijsafspaak kan worden opgegeven voor welke situatie deze geldt. Naast de periode waarover de prijsafpaak gaat is dat bijvoorbeeld sector, fase, (groep van) contractuncties, CAO/beloningsregeling of bij klantrelaties alleen als er wordt gewerkt op een bepaalde afdeling op kostenplaats. Combinaties zijn mogelijk. FlexService zal steeds de best passende prijsafspraak kiezen en toepassen in de contracten.




Als is vastgelegd wanneer (in welke situatie) de prijsafspraak geldt wordt daarna opgegeven wat de afpraken zijn. Er zijn vijf soorten afspraken die kunnen worden opgegeven: Loon/Tarief, Marge, Urensoorten, Vergoedingen en Reserveringen.




Bij Loon/Tarief-afspraken kunnen lonen per leeftijd worden opgegeven. Ook tarieven kunnen worden ingevuld, maar die kunnen ook worden berekend op basis van Marge-afspraken.




Bij Marge-afspraken kan op meerdere manieren worden opgegeven hoe de marge (en daarmee tarief) moet worden uitgerekend: Als margepercentage, een margebedrag, of via een tarieffactor (apart op te geven voor de basis- en opslag bij andere uren). Ook kan een bodemmarge worden aangegeven.




Bij Urensoorten kunnen standaard urensoorten worden opgegeven. Deze worden met de opgegeven percentages automatisch in het contract toegevoegd. Scheelt veel invoerwerk.




Hetzelfde geldt voor Vergoedingen. Ook deze kunnen automatisch met de juiste bedragen in het contract worden gezet.



Prijsafspraken: Toepassen

Als een nieuw contract wordt gemaakt worden de prijsafspraken toegepast. FlexService gaat op zoek naar de best passende afspraak. Deze kan zijn vastgelegd bij de klantrelatie in het contract, eventuele bovenliggende klantrelaties in de klantrelatiestructuur, bij het bureau (vestiging) die eigenaar is van het contract, eventueel bovenliggende bureaus, of bij de CAO die voor het contract geldt. De meest precieze afspraak wordt genomen. Dus als er voor de klantrelatie een afspraak is opgegeven, overschrijft deze de afspraak bij bureau of CAO. Dit zoeken wordt apart gedaan voor loon/tarief, marge, urensoorten en vergoedingen, dus er kan een loontabel uit de CAO worden genomen, gecombineerd met marge-afspraken vastgelegd bij de klantrelatie. Met de gevonden afspraken worden alle bedragen in het contract uitgerekend zodat de medewerkers nauwelijks nog werk er aan hebben.



Prijsafspraken: Testen

Het scherm ‘Test Prijsafspraken’ is beschikbaar in modules Klantrelatie, Aanvraag, Plaatsing en Contract. Hiermee kan worden gezien (getest) wat de lonen en tarieven worden als er op grond van de bekende gegevens een contract zou worden aangemaakt. Automatisch worden de aanwezige gegevens ingevuld, zoals hierboven in module Aanvraag. Geef zelf eventueel aanvullende gegevens op waarmee rekening moet worden gehouden.



Prijsafspraken: Testen

Met knop [Testen] worden de prijsafspraken toegepast op dezelfde manier als bij het aanmaken van een contract. Vanuit module Klantrelatie kan zo worden getest of de prijsafspraken goed zijn ingevuld. Vanuit module Aanvraag kan dit handig zijn voor het maken van een offerte voor de klant.



Prijsafspraken: Samenvatting

• Leg éénmaal vast de afspraken over lonen, tarieven, marges, urensoorten en vergoedingen, en pas ze telkens toe.

• Consistentie tussen contracten en vestigingen. FlexService doet het zoek, toevoeg en rekenwerk.

• Scheelt minuten voor elk contract dat wordt aangemaakt.

‘White Paper’ beschikbaar.

Vraag hem aan.



MassaMutatie

• In één keer een voor een hele reeks contracten loon en/of tarief wijzigen.

• Inmiddels goed in gebruik en hoog gewaardeerd.

• Scheelt heel veel werk bij bijvoorbeeld CAO-wijzigingen of algemene tariefaanpassingen.

• Te maken wijzigingen van te voren te testen en te controleren.



MassaMutatie: Stappen

• Selecteer de contracten die moeten worden gemuteerd

Specificeer de wijzigingen en test de door te voeren mutaties

2

1

Voer de wijzigingen in één keer door in alle geselecteerde contracten

3



MassaMutatie: Selecteren

1Selecteer welke contracten moeten worden gewijzigd (gemuteerd) door het opgeven van voorwaarden waaraan de contracten moeten voldoen. Bijvoorbeeld van een bepaalde sector, fase, componentmodel, of bij een bepaalde klantrelatie of eigenaar. Knop [Selecteren] haalt alle contracten op die voldoen aan de voorwaarden.



MassaMutatie: Selecteren

Met knop [Specificatie] kan het specificatiescherm worden verborgen en het resultaat getoond. Er is nog niets gewijzigd; alleen de selectie is gemaakt. Controleer of dit de contracten zijn die meemoeten in de MassaMutatie. Regels (contracten) kunnen eventueel nog uit de selectie worden verwijderd door vinkveld ‘Selecteren’.



2MassaMutatie: Testen

In ondertab ‘Mutatie’ kan worden aangegeven wat de wijziging moet zijn. Dit kan worden opgegeven in een percentage of bedrag voor loon en/of tarief. Maar ook een actie als ‘verhogen tot het minimumloon’. Geef aan of en hoe het tarief moet veranderen bij wijziging in het loon, ingangsdatum van de wijzigingen en of contracten na wijziging meteen op status ‘Actief moeten komen.



MassaMutatie: Testen

Met knop [Testen] wordt voor alle geselecteerde contracten uitgerekend wat de opgegeven mutatie voor gevolg heeft voor loon en tarief. Deze worden getoond, en kunnen gecontroleerd. Gebruik eventueel de export naar MS Excel om de wijzigingen extra goed langs te lopen. Er is nog steeds niets daadwerkelijk doorgevoerd, dus aanpassingen zijn nog steeds mogelijk.



MassaMutatie: Muteren

Als alles klopt kan met knop [Muteren] de daadwerkelijke mutatie in gang gezet. De geselecteerde contracten worden nu volgens de opgegeven wijziging verwerkt met één druk op de knop. Er worden nieuwe versies van de contracten aangemaakt waarmee meteen kan worden verder gewerkt.



MassaMutatie: Samenvatting

• In één keer een voor een hele reeks contracten loon en/of tarief wijzigen.

• Scheelt heel veel werk bij bijvoorbeeld CAO-wijzigingen of algemene tariefaanpassingen.

• Komende uitbreidingen zijn o.a. met terugwerkende kracht muteren en automatisch declaraties corrigeren

Handleiding beschikbaar.

Vraag hem aan.



• Importeer gegevens over gewerkte uren en vergoedingen/inhoudingen

• Maakt gewone FlexService declaraties die kunnen worden verloond/gefactureerd en gecorrigeerd

FlexService Declaraties

FlexService Importtabel declaraties

Bestand met gegevens over

uren, vergoedingen en

inhoudingen

‘Mappen’

Meestal specifiek (maatwerk) Generiek: FlexService module Import

Importdefinitie

Maken Gebruiken

Inlezen Verwerken

FlexImport/Declaratie



• Welke gegevens in bestand, en waar in de importtabel moeten deze worden weggeschreven

• Resultaat is importdefinitie

• Eénmalig per bestand

• Standaard aanwezig: HR-XML Timecard

‘Mappen’




Declaraties: Importeren (FlexImport)

zie: www.setu.nl



Inlezen


• Lees bestand in de importtabel (de database) zodat de gegevens kunnen worden verwerkt

• Of schrijf rechtstreeks naar de importtabel




Inlezen

Bestanden, of hele folders (directories) in één keer, kunnen eenvoudig worden ingelezen in FlexService via de FlexImport ‘Importeren bestanden’.




Inlezen

Alle ingelezen regels worden getoond in module Import, tabblad Declaratie. Vanuit hier kan de verwerking worden gestart die de regels verwerken tot declaraties in FlexService.



Bij het verwerken kunnen fouten optreden. Deze leiden tot ‘uitval’, regels die niet kunnen worden verwerkt. Bijvoorbeeld omdat het contract waaronder de regels moeten worden verwerkt niet kan worden gevonden, of dat de opgegeven periode buiten de geldigheid van het contract valt. Deze regels kunnen later eventueel alsnog worden verwerkt als de oorzaak is weggenomen.

Verwerken





Verwerken

De declaraties die vanuit de geïmporteerde gegevens worden aangemaakt zijn normale FlexService declaraties. Ze onderscheiden zich niet van declaraties die met de hand zijn aangemaakt. Dus kunnen gewoon verloond/gefactureerd, en eventueel gecorrigeerd worden als elke andere declaratie.





Vraag hem aan.

• Beschikbaar en al intensief in gebruik

• Inregelen heel snel terugverdiend door grote besparing op capaciteit (= FTE’s die niet hoeven te coderen maar commercieel bezig kunnen zijn)

• Sneller en met veel minder fouten

• Nog krachtiger in samenhang met FlexTijd



Zie verder in deel 4 (Release 4.0)

FlexTijd

• Verwerk gewerkte tijden naar gewerkte uren en vergoedingen

• Resulteert in normale FlexService declaraties die kunnen worden verloond/gefactureerd en gecorrigeerd.

• Leg kennis eenmaal centraal vast, en iedereen kan declaraties inoeren die voldoen aan de regels uit de CAO.

• Reeds beschikbaar en live bij klanten (Release 3.6)

• Nog krachtiger in combinatie met FlexImport

>>



Termijnfacturatie

• Voor facturatie van Werving&Selectie (of Lidmaatschap): Een geslaagde plaatsing mag worden gefactureerd in één of meer toekomstige termijnen

• Factureer automatisch op bepaalde, vooraf vastgelegde momenten; Niet meer handmatig bijhouden in de agenda

• Controle door de BackOffice via accorderen

• Corrigeren



Termijnfacturatie: Stappen

• Vastleggen van een schema met termijnen waarin gefactureerd moet gaan worden

Eventueel accorderen door de BackOffice (zijn de leveringsvoorwaarden goed toegepast?)

2

1

Facturen worden aangemaakt op opgegeven dag/week

3



1Termijnfacturatie: Schema en termijnen

Maak een Termijnschema aan met daarin de gegevens over de fee en de grondslag voor de fee. Het ‘Te factureren bedrag’ zal in termijnen moeten worden uitgefactureerd.



Termijnfacturatie: Schema en termijnen

De termijnen geven aan welk bedrag op welk moment moet worden gefactureerd. Dat moment kan worden opgegeven als een week of als een datum.



Termijnfacturatie: Schema en termijnen

Er is ook nog een andere mogelijkheid om de benodigde gegevens voor Termijnfacturatie op te geven. Dat kan via tabblad Emolument. Dit is een eenvoudiger manier om de bedragen en termijnen in te geven. Achter de schermen wordt hiervoor dan automatisch alsnog een termijnschema met termijnen gemaakt.

In tabblad Emolument kunnen velden ontoegankelijk worden gemaakt als het ongewenst is dat deze gegevens kunnen worden ingevoerd. FlexService rekent ze dan zelf uit.



Termijnfacturatie: Accorderen

2Het is mogelijk ingevoerde schema’s/termijnen niet meteen actief te laten worden opgepakt door de facturatie maar eerst op status ‘TeAccorderen’ te zetten. In module Proces, tabblad FacturatieAccorderen, worden de betrokken plaatsingen dan getoond en kunnen worden geaccordeerd of afgewezen. Indien accoord dan wordt het schema actief en kan factureren beginnen.



Termijnfacturatie: Accorderen

Extra mogelijkheid in tabblad FacturatieAccorderen is alle plaatsingen ‘Werving&Selectie’ (instelbaar) te tonen. Zo valt ook te controleren of wel alle plaatsingen die zouden moeten worden gefactureerd ook daadwerkelijk een schema hebben en dus worden opgepakt door de facturatie.



Termijnfacturatie: Factureren

3De Termijnfacturatie is een onderdeel van module Facturatie die er voor zorgt dat de termijnen worden verwerkt tot factuurregels en facturen. De Termijnfacturatie kan op drie manieren worden gestart: (1) Als onderdeel van de normale facturatie (van declaraties) zoals deze meestal wekelijks in FlexService wordt gedaan (2) In de EindeDag, de procedure die aan het eind van elke dag in FlexService wordt uitgevoerd (3) Met de hand vanuit module Facturatie (als afgebeeld boven).



Termijnfacturatie: Factureren

De facturen aangemaakt door Termijnfacturatie verschijnen – op het juiste moment (week/datum) – op dezelfde plek als de andere facturen en kunnen ook vanuit daar mee worden afgedrukt. Op de termijnfacturen wordt ook netjes de BTW berekend en de bedragen gejournaliseerd naar de financiële administratie. In de Management Informatie zijn ze als aparte groep facturen herkenbaar zodat gericht kan worden gerapporteerd.



Termijnfacturatie: Corrigeren

Als het te factureren bedrag of termijnen niet kloppen kan het schema worden gewijzigd. Er wordt met knop [Wijzigen] een nieuwe versie van het schema aangemaakt waarin de wijzigingen kunnen worden gemaakt. Deze wijzigingen kunnen indien gewenst natuurlijk ook weer worden geaccordeerd via tabblad FacturatieAccorderen in module Proces.

Als een termijn als is uitgefactureerd (verwerkt) dan kan deze worden gecorrigeerd. FlexService zorgt dan automatisch voor een creditfactuur voor de verwerkte termijn, en natuurlijk op het juiste moment weer een nieuwe factuur voor de aangepaste termijn.



Termijnfacturatie: Samenvatting

• Factureer termijnen automatisch volgens een schema op het juiste moment

• Mis geen termijnen meer, factureer niet te laat

• Compleet met: Accorderen, Corrigeren, Verantwoording en Management Informatie

• Uitbreiding: Abonnementen


Vraag hem aan.

//



Schonen&Archiveren

• Twee acties voor het onderhouden van de gegevens en de database: Schonen en Archiveren

• Schonen = Verwijderen gegevens op basis van vooraf opgegeven criteriaBijvoorbeeld: - Kandidaten die nooit zijn geplaatst en verloond en waarmee al twee jaar geen contact is geweest- Klantrelaties die door de vestigingen op verwijderd zijn gezet- Aangemaakte declaraties van x weken geleden die niet zijn gebruikt

Nog niet beschikbaar

• Archiveren = Oude gegevens apart zetten zodat queries sneller gaan en de database kleiner wordt(inclusief het eventueel weer terughalen van de gegevens indien nodig)



Archiveren

In de FlexAdministrator, module Administratie kan worden aangegeven voor verschillende soorten gegevens na hoeveel weken ze moeten worden gearchiveerd.



Archiveren

Archiveren kan worden gestart vanuit dit scherm, maar kan ook worden opgenomen in de EindeDag (de procedure die in FlexService aan het einde van de dag wordt uitgevoerd) en zo automatisch worden gedaan.

1. Kijk welke gegevens in aanmerking komen op basis van de verwerkingweek

2. Kopieëer gegevens vanuit hoofdtabellen naar archieftabellen (eventueel in een andere database)

3. Verwijder gegevens uit hoofdtabellen zodat deze kleiner worden (is sneller querieën)



Archiveren

Na archiveren zijn de tabellen in FlexService kleiner geworden. Hierdoor kunnen queries sneller worden uitgevoerd, zodat schermen in FlexService sneller openen. Als de archieftabellen ook nog in andere database worden gezet wordt de FlexService database kleiner. Dit heeft voordelen bij het maken van backups en restores.



Archiveren

Mochten gearchiveerde gegevens alsnog een keer nodig zijn kunnen ze worden teruggehaald uit het archief. De gegevens worden dan weer teruggezet in de FlexService tabellen en kunnen weer worden getoond in schermen en rapporten.



Krachtige FlexService Premiums

EINDE <<

• Koppeling Keesing Documentscan

• Prijsafspraken

• MassaMutatie

• FlexImport/Declaratie

• FlexTijd

• Termijnfacturatie

• Schonen&Archiveren

flexforum 5 + 6 februari 2009 copyright © flexservice 2009 flexforum 200921 flexforum 5 + 6...

Documents

copyright flexservice

flexservice het resultaat

het flexservice proces

het identiteitsbewijs

keesing database

flexservice ingevuld

terug van keesing

status van het document