Gestión del AlcanceGestión del Alcance

Gestión del Alcance e InvolucradosGestión del Alcance e Involucrados

Mentor MSc(c). Esp Alexis Olvany Torres Ch.Análisis y Diseño de Sistemas de Información

Administración

• APP• Administración

Tradicional

Planificación

Do I really look like a guy with a plan?You know what I am? I'm a dog chasingcars. I wouldn't know what to do withone if I caught it. You know, I just dothings

JokerJoker

¿Qué es Alcance?

¿Proyecto?

¿Producto?

¿Programa?

¿Necesidades?¿Necesidades?

¿Expectativas?

¿Involucrados?

Gestión del Alcance

Procesos necesarios para garantizarque el proyecto incluya todo (yúnicamente todo) el trabajorequerido para completarlo con éxito.Su objetivo principal es definir ySu objetivo principal es definir ycontrolar qué se incluye y qué no seincluye en el proyecto.

PMI, 2013

Alcance

Las características y

• Producto • Proyecto

• Trabajo que debe realizarse Las características y funciones que definen un producto, servicio o resultado.

• Trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas.

PMI, 2013

Procesos Alcance

• Planificación • Monitoreo y

Control

Planificar la gestión del alcance

Recopilar Requisitos

Definir el Alcance

• Crear la EDT

• Validar el Alcance

• Controlar el Alcance

PMI, 2013

¿Por qué gestionar el Alcance?

Herramientas Gestión Alcance(Línea Base)

• Declaración del Alcance

• EDT

Diccionario • Diccionario EDT

• Plan de Gestión del Alcance

PMI, 2013

.1 Inputs.1 Inputs.1 Organizational process assets.1 Organizational process assets.2 .2 Project Scope statementProject Scope statement.3 .3 Project Scope Management Project Scope Management

planplan

WBS (Work Breakdown Structure)WBS (Work Breakdown Structure)Crear Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

11

planplan.4 Approved change requests.4 Approved change requests

.2 Tools & Techniques.2 Tools & Techniques.1 WBS templates.1 WBS templates.2 .2 DecompositionDecomposition

.3 Outputs.3 Outputs.1 Project .1 Project ScopeScope statement statement

(updates)(updates).2 Work breakdown structure.2 Work breakdown structure.3 WBS dictionary.3 WBS dictionary

WBS (Work Breakdown Structure)WBS (Work Breakdown Structure)Crear Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

12

.3 WBS dictionary.3 WBS dictionary

.4 Scope Baseline.4 Scope Baseline

.5 Project scope management .5 Project scope management plan (updates)plan (updates)

.4 Requested changes.4 Requested changes

Diccionario de la Estructura Desglose del Trabajo Diccionario de la Estructura Desglose del Trabajo

(EDT / WBS(EDT / WBS))

El diccionario de la EDT / WBS El diccionario de la EDT / WBS incluye una breve incluye una breve definición del definición del alcance o enunciado del trabajo,alcance o enunciado del trabajo,

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alcance o enunciado del trabajo,alcance o enunciado del trabajo,productos entregables definidos, una productos entregables definidos, una lista de actividades asociadas y una lista de actividades asociadas y una lista de hitos.lista de hitos.

EjemploEjemploDICCIONARIO WBSDICCIONARIO WBS ( Descripción de la Actividad )

Nombre de Proyecto___________

Actividad No._____

Fecha_______

Persona Asignada__________

Descripción de la Actividad ( Que trabajo es autorizado )

Objetivos Cuantificados

Descripción del Producto (¿Cuál es el resultado final de la actividad o el paquete de trabajo? )

Criterio de Aceptación ( ¿Cómo el miembro del equipo será capaz de revisar su propio trabajo? )

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trabajo? )

Entregables

Suposiciones

Recursos Asignados

Duración

Costo

Fecha

Interdependencias: Antes de la actividad___________________ Después de la Actividad________________

Aprobado por: Administrador de Proyecto___________________________________Fecha:______________

Gestión Alcance

(Esquema)

Planificar gestióndel alcance

Recopilar Requisitos

Definir el Alcance

Crear la EDT

Validar el Alcance

Controlar el Alcance

PMI, 2013

Planificar la gestión del alcance

Es el proceso de crear el plan de gestión del alcance que documenta como el alcance del proyecto será definido, validado y controlado.

PMI, 2013

Planificar la gestión del alcance

Entradas

• Plan de gestión de proyecto

• Chárter

T & H

• Juicio de expertos

• Reuniones

Salidas

• Plan de gestión del alcance

• Plan de gestión • Chárter

• Factores ambientales de la empresa

• Activos de los procesos de la organización

• Plan de gestión de los requisitos

PMI, 2013

Plan de Gestión de Requisitos

Documenta la manera en que se analizarán, documentarán y gestionarán los requisitos a lo largo del proyecto. largo del proyecto.

PMI, 2013

Recopilar Requisitos

Consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. El éxito del proyecto depende directamente del cuidado que se tenga en obtener y del cuidado que se tenga en obtener y gestionar los requisitos del proyecto y del producto.

PMI, 2013

Recopilar Requisitos

Entradas

•Plan de gestión del alcance

•Plan de gestión de requisitos

•Chárter

T & H

•Entrevistas

•Focus Groups

•Talleres

•Técnicas de Creatividad

Salidas

•Documentación de Requisitos

•Matriz de Trazabilidad de Requisitos

•Chárter

•Plan de gestión de Involucrados

•Registro de involucrados

Creatividad

•Técnicas de Toma de Decisiones

•Cuestionarios

•Observaciones

•Prototipos

•…

PMI, 2013

Documentación de Requisitos

� Describe como los requisitos individuales cumplen con lasnecesidades del proyecto.

� Pueden comenzar a un alto nivel e ir convirtiéndosegradualmente en requisitos más detallados, conforme se vaconociendo más.conociendo más.

� Requisitos deben ser claros (medibles y comprobables),rastreables, completos, coherentes y aceptables para losinteresados clave.

PMI, 2013

¿Qué características deben tener los requisitos?

S.M.A.R.T.

Specific

Measurable

Achievable

eSpecífico

Medible

Alcanzable

Relevant

Time based

Realista

Tiempo establecido

Chamoun, 2002

S.M.A.R.T.E.R.

Specific

Measurable

Achievable

Relevant

eSpecífico

Medible

Alcanzable

RealistaRelevant

Time based

Ethical

Rewarding

Realista

Tiempo establecido

Ético

Reconocimiento

Matriz de Trazabilidad de Requisitos

Vincula los requisitos con su origen y los monitorea a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Busca asegurar que cada requisito agrega valor a la empresa, vinculándolo con objetivos de la empresa y del proyecto.

Permite monitorear los requisitos a lo largo del ciclo de vida, ayuda a asegurar que al final del proyecto se entreguen los requisitos aprobados en la documentación de requisitos.en la documentación de requisitos.

Proporciona una estructura para gestionar los cambios al alcance del producto.

PMI, 2013

Matriz de Trazabilidad

de Requisitosde Requisitos

Requirement Information Relationship Traceability

ID Requirement Priority Category SourceRelates to Objective

Manifests in WBS Deliverable Verification Validation

Definir el Alcance

Consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. La preparación de una declaración detallada del alcance del proyecto es fundamental para su éxito, se elabora a partir de los entregables principales, los supuestos y las restricciones que se documentan durante el inicio del proyecto.

Durante el proceso de planificación, el alcance del proyecto se define y Durante el proceso de planificación, el alcance del proyecto se define y se describe de manera más específica conforme se va recabando

mayor información acerca del proyecto.

PMI, 2008

Definir el Alcance

Entradas

• Chárter

• Documentación de Requisitos

T & H

• Juicio Experto

• Análisis de Producto

• Identificación de

Salidas

• Declaración del Alcance del Proyecto

• Actualización de los Requisitos

• Activos Organizacionales

• Identificación de Alternativas (Ingeniería de Valor)

• Talleres

• Actualización de los documentos del Proyecto

PMI, 2008

Declaración del Alcance

del Proyectodel Proyecto

C ó d ig o d e l p r o y e c t o

< E s c r i b a e l c ó d ig o c o r r e s p o n d ie n te >

Á r e a d e a p l i c a c i ó n N o m b r e d e l s o l i c i t a n t e< Á r e a ( s ) e n l a q u e s e i d e n t i f i c a e l p r o y e c to >N o m b r e d e l d i r e c t o r d e l p r o y e c t o N o m b r e d e l P a t r o c in a d o r< P e r s o n a r e s p o n s a b le d e l a a d m in i s t r a c i ó n d e p r o y e c to >

< N o m b r e d e l P a t r o c in a d o r , q u i e n a p o r t a l o s r e c u r s o s >

P r o v e e u n a v i s ió n a n i v e l e je c u t iv o d e l P la n d e P r o y e c t o : id e n t i f i c a la n e c e s id a d o e l p r o b le m a d e n e g o c io o d e la o r g a n iz a c ió n a r e s o lv e r

D e s c r i p c i ó n d e l p r o y e c t o< B r e v e d e s c r i p c ió n d e l p r o p ó s i t o d e l p r o y e c t o a t r a v é s d e s u c i c l o d e v i d a >

N o m b r e d e l p r o y e c t o< N o m b r e c o n e l c u a l s e c o n o c e r á e l P r o y e c to >

< N o m b r e d e l c l i e n t e o u s u a r i o s s o l i c i t a n t e >

E N F O Q U E D E L P R O Y E C T O

D E F IN IC IO N D E L A L C A N C E D E L P R O Y E C T OF e c h a d e e la b o r a c ió n d e l a lc a n c e

< d d /m m /a a a a >

IN F O R M A C IÓ N G E N E R A L D E L P R O Y E C T O

S u p u e s t o s

F a c t o r e s c r í t i c o s d e é x i t o< In d e n t i f i c a r l o s f a c to r e s c r í t i c o s d e é x i t o d e l p r o y e c to >

1 .              < F a c t o r e s q u e s e r á n c o n s id e r a d o s r e a le s o c i e r t o s p a r a e l p r o y e c to >2 .            …

R e s t r i c c io n e s o l i m i t a c io n e s1 .             < F a c t o r e s q u e l im i t a n l a s o p c i o n e s d i s p o n i b l e s p a r a e l e q u ip o d e l p r o y e c t o , p o r e je m p lo ,p r e s u p u e s t o , a s ig n a c i o n d e p e r s o n a l y t i e m p o >

2 .              …E x c lu s i o n e s1 .              < E l e m e n to s q u e n o s e v a n a e n t r e g a r c o m o r e s u l t a d o d e l p r o y e c t o >2 .              …

1 .             < D e f i n i r l o s e n t r e g a b l e s m a y o r e s n e c e s a r i o s p a r a c u m p l i r c o n lo s r e q u e r i m ie n t o s d e lp r o y e c to >2 .              …M e d id a s1 .             < C a l i f i c a n e l r e n d i m ie n t o d e la e n t r e g a , m id e n e l d e s e m p e ñ o , n o e l c o s to o d u r a c ió n d e lp r o y e c to >

< 1 . O b je t i v o e s p e c í f i c o 1 , 2 . O b je t i v o e s p e c í f i c o 2 . , . . . >A B O R D A J E D E L P R O Y E C T O

D e s c r ib e la e s t r a t e g ia p a r a d e s a r r o l la r e l p r o y e c t o

E n t r e g a b le s

< B r e v e d e s c r i p c i o n d e l a n e c e s id a d o p r o b l e m á t i c a q u e e n f r e n t a l a o r g a n i z a c ió n y q u e ju s t i f i c a e lp r o y e c to >

O b je t i v o d e l p r o y e c t o< C r i t e r i o s e n fo c a d o s a la e n t r e g a d e l p r o y e c to , ( A c c i ó n d e l V e r b o e n in f i n i t i v o + E n t r e g a p r i n c ip a ld e l p r o y e c t o + M a r c o d e T i e m p o ( p a r a e l / a n te s d e l d d / m m / a a a a ) + C o s t o ( c o l o n e s , d o l a r e s ) >

O b je t i v o s e s p e c í f i c o s d e l p r o y e c t o

< B r e v e d e s c r i p c ió n d e l p r o p ó s i t o d e l p r o y e c t o a t r a v é s d e s u c i c l o d e v i d a >P r o b l e m a o N e c e s id a d d e N e g o c io u O r g a n iz a c i o n a l a r e s o lv e r

CO-DEPENDENCIA

Alcance

Tiempo Costo

Calidad Calidad

Calidad

¿Por qué pasa esto?

Quien no sabe a donde va, cualquier camino lo llevará al lugar equivocado. llevará al lugar equivocado.

Proverbio Árabe

Bibliografía

Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® 2008). Management Body of Knowledge (PMBOK® 2008). Fourth Edit. Pennsylvania, Estados Unidos: PMI, 2008.

Chamoun, Y. Administración Profesional de Proyectos. La Guía. México: Edit. McGraw-Hill, 2002.