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Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes paraWindows (WBS31)Primera publicación: 23 de marzo de 2016

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C O N T E N I D O

Introducción 1

Visión general 1

Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx 3

Vista general de Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx 3

Instalación de las herramientas de productividad de WebEx 4

Instalación de las herramientas de productividad de WebEx 5

Abrir el cuadro de diálogo Configuración de WebEx 5

Instalar las opciones de las herramientas de productividad de WebEx 6

Acerca de la pestaña Cuenta 6

Acerca de la pestaña Configuración de Reunirse ahora 7

Acerca de la pestaña Preferencias 8

Acerca de la pestaña Herramientas 9

Comprobación de la versión de las herramientas de productividad 10

Comprobación de disponibilidad de actualizaciones 10

Desinstalar las herramientas de productividad de WebEx 10

Desinstalar las herramientas de productividad de WebEx mediante los comandos del menú

Inicio 11

Desinstalar las herramientas de productividad de WebEx mediante el Panel de control 11

Planificar una reunión 13

Vista general de Planificar una reunión 13

Configuración reuniones con Lotus Notes 13

Invitar a asistentes 15

Especificar un patrón de repetición para una reunión 16

Uso de repeticiones en la integración de WebEx con Lotus Notes 16

Uso de plantillas de reunión 19

Planificación en nombre de otro organizador 21

Vista general de Planificar para otro organizador 21

Configuración previa a la planificación con otro organizador 21

Planificación de una reunión con otro organizador 21

Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31) iii

Administración de reuniones 25

Descripción general de la administración de una reunión 25

Edición de una reunión planificada 25

Editar una reunión planificada 26

Inicio de una reunión como organizador 26

Cancelación de una reunión 27

Unirse a una reunión 27

Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)iv

Contenido

C A P Í T U L O 1Introducción

• Visión general, página 1

Visión generalLa integración de WebEx con Lotus Notes ofrece una manera cómoda de iniciar rápidamente una reunión deWebEx en línea, así como de añadirla o unirse a ella, en Lotus Notes sin necesidad de utilizar su sitio deWebEx (es decir, donde normalmente planifica las reuniones en línea y se une a ellas).

Las herramientas de productividad de WebEx se instalan automáticamente en el ordenador cuando iniciasesión en el sitio de WebEx. Si hay disponible nuevas versiones, el administrador del sitio, que dispone deprivilegios de administración del sistema, determina si las herramientas de productividad se pueden actualizarde forma automática a nuevas versiones. También puede instalar las herramientas de productividad de formamanual. Para obtener más información, consulte el apartado Instalación de las herramientas de productividadde WebEx.

Una vez instaladas las herramientas de productividad de WebEx, aparecen en Lotus Notes las opciones deWebEx para iniciar o añadir reuniones. La integración deWebEx con Lotus Notes también ofrece las siguientesprestaciones en Lotus Notes:

• Acceso rápido a Mi WebEx en su sitio de WebEx, lo que incluye su lista personal de reuniones, el perfilde usuario y otras opciones de la cuenta.

• La opción Reunirse ahora para iniciar una reunión instantánea (solo disponible en Meeting Center yTraining Center).

• Plantillas para invitaciones a reuniones.

Para mejorar la seguridad de sus reuniones, en la integración de WebEx con Lotus Notes se utiliza cifradoSSL (Secure Sockets Layer) de 128 bits en todos los datos que se envían y se recuperan del sitio de WebEx.

Lotus Notes todavía no es compatible con la versión para Mac de las herramientas de productividad deWebEx.

Nota

Antes de utilizar la integración de WebEx con Lotus Notes, asegúrese de que conoce este software, disponede una cuenta de usuario en el sitio de WebEx y la integración de WebEx con Lotus Notes es compatible consu sitio de WebEx.

Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31) 1

Guía del usuario de la integración de WebEx con Lotus Notes para Windows (WBS31)2

IntroducciónVisión general

C A P Í T U L O 2Instalar y configurar las herramientas deproductividad de WebEx

• Vista general de Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebEx, página 3

• Instalación de las herramientas de productividad de WebEx, página 4

• Instalación de las herramientas de productividad de WebEx, página 5

• Abrir el cuadro de diálogo Configuración de WebEx, página 5

• Instalar las opciones de las herramientas de productividad de WebEx, página 6

• Acerca de la pestaña Cuenta, página 6

• Acerca de la pestaña Configuración de Reunirse ahora, página 7

• Acerca de la pestaña Preferencias, página 8

• Acerca de la pestaña Herramientas, página 9

• Comprobación de la versión de las herramientas de productividad, página 10

• Comprobación de disponibilidad de actualizaciones, página 10

• Desinstalar las herramientas de productividad de WebEx, página 10

Vista general de Instalar y configurar las herramientas deproductividad de WebEx

Puede instalar las herramientas de productividad deWebEx para comenzar reuniones o unirse a ellas medianteel panel de Herramientas de productividad deWebEx,Microsoft Office, exploradoresWeb,Microsoft Outlooke IBM Lotus Notes, o puede planificar reuniones utilizando Microsoft Outlook o IBM Lotus Notes sin ir alsitio del servicio de WebEx.

Una vez instaladas las herramientas de productividad de WebEx, usted puede iniciar sesión y configurar lasopciones para su cuenta de WebEx, configurar las opciones de reuniones para reuniones instantáneas yplanificadas, establecer las preferencias para el panel de Herramientas de productividad deWebEx y seleccionarlas herramientas de productividad que utilizará con WebEx.


El cuadro de diálogo contiene las siguientes pestañas:

• Cuenta

• Configuración de Reunirse ahora

• Reuniones planificadas

• Preferencias

• Herramientas

Instalación de las herramientas de productividad de WebExSi el administrador del sitio ha activado las opciones de herramientas de productividad deWebEx para el sitiodel servicio WebEx, todas las herramientas de productividad de WebEx se instalan automáticamente en elsitio. Además, cuando estén disponibles nuevas versiones, las herramientas de productividad de WebEx seactualizarán de forma automática.

El proceso de instalación instala todas las herramientas de productividad deWebEx disponibles; sin embargo,en cualquier momento, usted puede cambiar sus preferencias acerca de las aplicaciones que utilizará con lasherramientas de productividad deWebEx y también puede cambiar otras preferencias de cuenta y de reunionesde WebEx configurando las opciones en el cuadro de diálogo Configuración de WebEx. Para obtener másinformación, consulte Instalar las opciones de las herramientas de productividad de WebEx, en la página 6.

Si es necesario, también puede descargar e instalar las herramientas de productividad de WebEx de formamanual. Antes de instalar las herramientas de productividad deWebEx, asegúrese de que el ordenador cumplacon los siguientes requisitos mínimos de sistema:

• Debe disponer de privilegios de administrador para su ordenador.

• Consulte las notas de la versión multiplataforma de WebEx para obtener información sobre los sistemasoperativos y exploradores compatibles, y otros requisitos del sistema.

• Procesador Intel x86 (Pentium 400 MHz o superior) o compatible.

• JavaScript y cookies activados en el explorador.

Si tiene una versión anterior de las Herramientas de productividad, deberá desinstalar dicha versión antesde instalar la nueva.

También es posible que tenga que cerrar aplicaciones como, por ejemplo, Microsoft Outlook y cualquierexplorador antes de instalar la nueva versión de las Herramientas de productividad. Estas aplicaciones sedeben volver a iniciar y es posible que tenga que iniciar sesión antes de poder verlas en la nueva interfaz.

La integración deWebEx para IBMLotus Notes se incluye en la instalación o descarga de las herramientasde productividad de WebEx solo si el administrador del sitio ha activado la opción de Lotus Notes parael sitio.

Nota

Los administradores del sistema también pueden llevar a cabo una instalación masiva en los ordenadores desu sitio. Para obtener información adicional, consulte laGuía del administrador de TI para la implementaciónmasiva de herramientas de productividad de WebEx en https://help.webex.com/docs/DOC-2631.


Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebExInstalación de las herramientas de productividad de WebEx

https://help.webex.com/docs/DOC-2631

Instalación de las herramientas de productividad de WebExProcedimiento

Paso 1 Inicie sesión en el sitio de WebEx.Paso 2 Seleccione la pestañaMeeting Center.Paso 3 En la barra de navegación izquierda, en Soporte, seleccione Descargas.Paso 4 En la página Descargas, junto al encabezado Herramientas de productividad deWebEx, seleccioneDescargar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Descarga de archivos.

Paso 5 Guarde el programa de instalación en su ordenador.El nombre del archivo de instalación tiene la extensión .msi.

Paso 6 Ejecute el archivo de instalación y siga las instrucciones.Aparecerá el cuadro de diálogo Herramientas de productividad de WebEx.

Paso 7 Introduzca la URL de su sitio de WebEx, el nombre de usuario y la contraseña.

Qué hacer a continuación

Una vez finalizada la instalación e iniciada la sesión en la cuenta de WebEx, compruebe la configuración enel cuadro de diálogo Configuración de WebEx. Para obtener más información, consulte Instalar las opcionesde las herramientas de productividad de WebEx, en la página 6.

Abrir el cuadro de diálogo Configuración de WebExAbra el cuadro de diálogo de Configuración de WebEx con alguna de las siguientes opciones:

• Desde el cuadro de diálogo Configuración deWebEx desde el menú Inicio, seleccione Inicio > Programas> WebEx > Herramientas de productividad > Configuración de WebEx.

• Desde el cuadro de diálogo Configuración de WebEx desde el panel de Herramientas de productividadde WebEx:

◦ Si el panel de Herramientas de productividad de WebEx todavía no está abierto, realice una de lasacciones siguientes:

◦ Haga doble clic en el icono de Herramientas de productividad de WebEx en el escritorio.

◦ Vaya a Inicio > Programas >WebEx > Herramientas de productividad > Herramientasde productividad de WebEx.

◦ En el panel de Herramientas de productividad de WebEx, seleccione Editar configuración deWebEx.

• Desde el cuadro de diálogo Configuración de WebEx desde Microsoft Outlook o IBM Lotus Notes, enel menú WebEx, seleccione Configuración de la cuenta.


Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebExInstalación de las herramientas de productividad de WebEx

• Desde el cuadro de diálogo Configuración de WebEx desde Microsoft Office, en Microsoft Word,Microsoft Excel o Microsoft PowerPoint, seleccione Configuración de WebEx.

Instalar las opciones de las herramientas de productividad deWebEx

Procedimiento

Paso 1 Abra el cuadro de diálogo Configuración de WebEx.Paso 2 En la pestaña Cuenta, inicie sesión en su cuenta especificando la URL del sitio de WebEx e indicando su

nombre de usuario y su contraseña. Para obtener información detallada, consulte Acerca de la pestaña Cuenta,en la página 6.

Paso 3 Seleccione Actualizar.Paso 4 Seleccione la pestaña Configuración de "Reunirse ahora".Paso 5 Especifique las opciones para las reuniones que comenzaron de forma instantánea desde el panel Herramientas

de productividad deWebEx,Microsoft Office, los exploradores, los menús del botón derecho y desdeMicrosoftOutlook o IBMLotus Notes. Para obtener información detallada, consulte Acerca de la pestaña Configuraciónde Reunirse ahora, en la página 7.

Paso 6 Seleccione la pestaña Preferencias.Paso 7 Especifique opciones para el panel de Herramientas de productividad de WebEx. Para obtener información

detallada, consulte Acerca de la pestaña Preferencias, en la página 8.Paso 8 Seleccione la pestaña Herramientas.Paso 9 Seleccione las aplicaciones con las que utilizará las integraciones de WebEx. Para obtener información

detallada, consulte Acerca de la pestaña Herramientas, en la página 9.

Acerca de la pestaña CuentaLas opciones de la cuenta le permiten iniciar sesión en su sitio de WebEx.

• URL del sitio: Introducir la URL de un sitio de WebEx Meeting Center en el que desee iniciar sesión.Ejemplo de formato de la URL: empresa.webex.com

Si introduce la URL de un sitio que no admita la integración con TelePresence, dichositio le permitirá planificar reuniones solo de WebEx y también le proporcionará ladocumentación correspondiente.

Nota

• Username: Introducir el nombre de usuario de la cuenta de organizador de su sitio de WebEx.

• Contraseña: Introducir la contraseña de la cuenta de organizador de su sitio de WebEx.


Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebExInstalar las opciones de las herramientas de productividad de WebEx

• Recordar mi contraseña: Guardar el nombre de usuario y la contraseña especificados, de manera queno sea necesario volver a introducir su nombre de usuario y la URL del sitio la próxima vez que seconecte.

• ¿Ha olvidado la contraseña?: Abrir la página ¿Olvidó su contraseña? en su sitio de WebEx, que lepermite enviar una solicitud de creación de una nueva contraseña.

• Cambiar la contraseña: Abrir un cuadro de diálogo que le permite especificar una nueva contraseña.

• Idioma: Verificar el idioma que está seleccionado actualmente para su sitio de WebEx.

• Configuración regional: Verificar el país o la zona que están seleccionados actualmente para su sitiode WebEx.

• Zona horaria: Verificar la zona horaria que está seleccionada actualmente para su sitio de WebEx.

• Cambiar la configuración del sitio Web del servicio WebEx: abrir la páginaMiWebEx > Mi perfilen su sitio de WebEx y realizar los cambios en su perfil.

• Actualizar: Actualizar el cuadro de diálogo Configuración de WebEx con las configuraciones másrecientes desde su sitio de WebEx.

Acerca de la pestaña Configuración de Reunirse ahoraLas opciones para reuniones instantáneas afectan a las reuniones que comenzaron de forma instantánea desdeel panel de Herramientas de productividad de WebEx, Microsoft Office, los exploradores, los programas demensajería instantánea, los menús del botón derecho y desde Microsoft Outlook o IBM Lotus Notes.

• Plantilla de reunión: Seleccionar la plantilla que debe usarse para la reunión.

• Tipo de reunión: Seleccionar el tipo de reunión deWebEx que desea utilizar para una reunión instantánea.Esta opción muestra únicamente los tipos de reunión disponibles para el sitio y la cuenta de usuario.

• Utilizar mi sala personal para reuniones instantáneas: Seleccionar la opción de usar su sala personalpara las reuniones instantáneas de manera predeterminada.

• Tema de la reunión: especificar el tema o el nombre de la reunión.

• Contraseña de la reunión: se solicita a los participantes que introduzcan la contraseña que ustedespecificó para entrar en la reunión. El sitio puede requerirle que todas las contraseñas cumplan ciertoscriterios de seguridad, como una longitud mínima y un número mínimo de letras, números o caracteresespeciales.

• Listar en calendario público: Incluir esta reunión en el calendario de reuniones del sitio del servicioWebEx. Disponible solo para reuniones, reuniones de ventas y sesiones de formación.

• Solicitar aprobación para el ingreso de asistentes: Especificar que desea que el cuadro de diálogoSolicitud para entrar aparezca en su pantalla cada vez que alguien desee entrar en su reunión. Disponiblesolo para sesiones de soporte.

• Conexión de audio: Seleccionar el tipo de conexión de audio que desea utilizar:

◦ Ninguno: Especificar que la reunión no incluye una conexión de audio o que la reunión incluyeuna conexión de audio para la que usted proporcionará información a aquellos participantes queutilicen otro método distinto a su servicio de reunión.


Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebExAcerca de la pestaña Configuración de Reunirse ahora

◦ Audio de WebEx: Especificar que la reunión incluye un audio de WebEx para su conexión deaudio, que le permite utilizar su teléfono o su ordenador como dispositivo de audio para participaren una reunión. Si selecciona esta opción, elija una de las siguientes opciones para el audio deWebEx:

• Mostrar números de llamada directa globales a los asistentes: seleccione si desea ofreceruna lista de números, como números locales o gratuitos, a los que pueden llamar los asistentesde otros países para conectar con el audio.

• Mostrar números gratuitos: seleccione si el sitio debe proporcionar un número de llamadagratuito y desea mostrarlo para que los asistentes puedan usarlo para conectarse al audio.

Tras iniciar la reunión, los participantes pueden utilizar el ordenador como o el teléfonocomo dispositivo de audio.

Nota

◦ Otra teleconferencia: Especificar que la reunión incluye una audioconferencia proporcionada porotro servicio. Al unirse a la reunión, los participantes se encuentran automáticamente con lasinstrucciones que usted escribió en el cuadro de texto.

Un participante debe tener una línea telefónica directa para recibir una llamada delservicio de teleconferencia. Sin embargo, un participante sin una línea telefónica directapuede entrar en una audioconferencia llamando a un número de teléfono, que siempreestá disponible en la ventana de la reunión.

Consejo

• Tono de entrada y salida: seleccionar el tono que se emite cuando un asistente se une o sale de laconexión de audio.

Acerca de la pestaña PreferenciasLas preferencias determinan algunas funciones del panel de Herramientas de productividad de WebEx.

• Siempre visible en el escritorio: Que el panel de Herramientas de productividad de WebEx aparezcaen cada aplicación o programa que esté abierto en su ordenador.

• Mostrar el panel de Herramientas de productividad de WebEx cuando se inicie Windows

• Mostrar el icono de las Herramientas de productividad en la barra de tareas

• Mostrar la función de planificación en el panel de Herramientas de productividad: Mostrar losenlaces Iniciar una reunión planificada y Planificar reunión en el panel. Si selecciona cualquiera de losvínculos, irá a las páginas correspondientes del sitio del servicio de WebEx.

• Libreta de direcciones predefinida: Seleccionar un programa de correo electrónico y de programaciónpara una libreta de direcciones predeterminada. Las Herramientas de productividad deWebEx se integrancon el programa de correo electrónico seleccionado para facilitarle la obtención de las direcciones decorreo de sus contactos. Si selecciona el panel de Herramientas de productividad deWebEx, se abre unalibreta de direcciones del programa de correo seleccionado.


Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebExAcerca de la pestaña Preferencias

• Opciones de iniciar reunión

◦ Permitirme cambiar el tema de la reunión cuando empiece la reunión

◦ Permitirme cambiar la contraseña de la reunión cuando empiece la reunión

Acerca de la pestaña HerramientasOpciones de herramientas determinan qué programas incluyen integraciones y accesos directos de WebEx.

• Envío de correo electrónico y planificación: Muestre la barra de herramientas de productividad deWebEx y comandos para planificar reuniones o iniciar reuniones instantáneas con las herramientas deproductividad de WebEx con Microsoft Outlook o IBM Lotus utilizando los contactos y el calendariodesde Microsoft Outlook o IBM Lotus.

• Microsoft

◦ Usar WebEx con Microsoft Office: Muestre los botones de WebEx para iniciar una reunióninstantánea con las herramientas de productividad de WebEx y compartir automáticamente unarchivo o documento seleccionado desde las aplicaciones siguientes de Microsoft Office:

• Excel

• PowerPoint

• Word

◦Mostrar barra de tareas en Internet Explorer: Mostrar la barra de herramientas de productividaddeWebEx que le permita iniciar reuniones instantáneas desde la barra de herramientas deMicrosoftInternet Explorer.

◦Mostrar en menús contextuales en Windows (requiere reiniciar): Mostrar un comando deWebEx que le permita iniciar una reunión instantánea y compartir de forma automática un archivoo documento seleccionado desde las ventanas de acceso directo con el botón derecho disponiblesen el explorador de Windows.

• Mozilla Firefox

◦Mostrar barra de herramientas en Firefox: Mostrar la barra de herramientas de productividadde WebEx que le permita iniciar reuniones instantáneas desde la barra de herramientas de Firefox.


Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebExAcerca de la pestaña Herramientas

Comprobación de la versión de las herramientas deproductividad

Procedimiento

Paso 1 En la barra de tareas deWindows, haga clic con el botón derecho en el iconoHerramientas de productividad.Paso 2 En el menú de las herramientas de productividad, seleccione Acerca de las herramientas de productividad

de WebEx para saber qué versión está actualmente instalada.Paso 3 Vaya al sitio de WebEx.Paso 4 Seleccione Soporte > Descargas.Paso 5 Debajo de "Acerca de Meeting Center", compruebe el número de versión indicado para las herramientas de

productividad.Paso 6 Si su versión no es la última que aparece en el sitio, seleccione Descargar debajo de «Herramientas de

productividad» en la página de descargas para obtener la versión más reciente.

Comprobación de disponibilidad de actualizacionesSi tiene habilitada la opción de recibir actualizaciones de las herramientas de productividad de WebEx, podrácomprobar si existe alguna actualización disponible.

Procedimiento

Paso 1 En la barra de tareas de Windows, haga clic con el botón derecho en el icono Herramientas de productividad.Paso 2 Seleccione Comprobar actualizaciones.

El sistema busca si hay nuevas actualizaciones disponibles. Si no existe ninguna, aparece un mensaje en elque se indica que la versión instalada es la más reciente. Si hay una actualización nueva disponible, puedeoptar por instalarla inmediatamente.

Asimismo, puede seleccionar el comando Comprobar actualizaciones del menú Planificar reuniónde WebEx en Microsoft Outlook.

Nota

Desinstalar las herramientas de productividad de WebExPuede desinstalar las herramientas de productividad de WebEx mediante los comandos del menú Inicio o elpanel de control.

Al desinstalar las herramientas de productividad, se eliminan todas las herramientas de productividad y losaccesos directos del ordenador. Si desea seguir utilizando algunas herramientas de productividad y desactivarotras, edite las opciones en el cuadro de diálogo Configuración de WebEx. Para obtener más información,consulte Instalar las opciones de las herramientas de productividad de WebEx, en la página 6.


Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebExComprobación de la versión de las herramientas de productividad

Desinstalar las herramientas de productividad de WebEx mediante loscomandos del menú Inicio

Procedimiento

Paso 1 Seleccione Inicio > Programas > WebEx > Herramientas de productividad > Desinstalar.Paso 2 Seleccione Sí para confirmar que desea desinstalar las herramientas de productividad de WebEx.

Desinstalar las herramientas de productividad de WebEx mediante el Panelde control

Procedimiento

Paso 1 Seleccione Inicio > Configuración > Panel de control.Paso 2 Haga doble clic en Agregar/Quitar programas.Paso 3 Seleccione Herramientas de productividad de WebEx.Paso 4 Seleccione Eliminar.Paso 5 Seleccione Sí para confirmar que desea desinstalar las herramientas de productividad de WebEx.


Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebExDesinstalar las herramientas de productividad de WebEx mediante los comandos del menú Inicio


Instalar y configurar las herramientas de productividad de WebExDesinstalar las herramientas de productividad de WebEx mediante el Panel de control

C A P Í T U L O 3Planificar una reunión

• Vista general de Planificar una reunión, página 13

• Configuración reuniones con Lotus Notes, página 13

• Uso de repeticiones en la integración de WebEx con Lotus Notes, página 16

• Uso de plantillas de reunión, página 19

Vista general de Planificar una reuniónAntes de programar una reunión en línea con la integración de WebEx con Lotus Notes, tenga en cuenta losiguiente:

• La integración de WebEx con Lotus Notes proporciona opciones básicas para planificar una reunión.Por lo tanto, algunas opciones que aparecen en el sitio de WebEx no están disponibles en la integraciónde WebEx con Lotus Notes. Para estas opciones adicionales, la integración de WebEx con Lotus Notesutiliza la configuración de la plantilla seleccionada para la reunión.

• La integración de WebEx con Lotus Notes no admite todas las opciones de repetición (periodicidad)disponibles en Lotus Notes.

• En las invitaciones a reuniones que envíe en Lotus Notes, la hora de inicio de la reunión aparecerá enla zona horaria configurada en su ordenador, no en la establecida en las preferencias del servicio.

• En el sitio de WebEx, todas las horas de las reuniones aparecerán en la zona horaria configurada en laspreferencias del sitio, independientemente de la zona horaria configurada en el ordenador. Para obtenerinformación detallada sobre las preferencias del sitio, consulte la documentación del sitio de WebEx.

Configuración reuniones con Lotus NotesLas herramientas de productividad de WebEx le permiten planificar reuniones en Lotus Notes, sin necesidadde ir al sitio de WebEx. Para configurar reuniones en línea con la integración de WebEx con Lotus Notes,abra una nueva solicitud de reunión y, a continuación, especifique la información y la configuración de lareunión.


Procedimiento

Paso 1 En la agenda de Lotus Notes, seleccione Planificar una reunión e introduzca la información de la reunión.La pestaña Nueva entrada de agenda aparece con el botón Añadir reunión de WebEx.

Paso 2 Especifique la información general de la reunión como, por ejemplo, el asunto, la hora, la ubicación, losinvitados y la periodicidad.

Paso 3 Seleccione Añadir reunión de WebEx.Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de WebEx.

Paso 4 Especifique la configuración de la reunión de WebEx y seleccione Aceptar.Si está planificando la reunión para otro organizador, el mensaje "Está planificando para [nombre delorganizador]" lo indica en el cuadro de diálogo Configuración de WebEx.

Paso 5 Realice una de las siguientes acciones:

• Seleccione Guardar y enviar invitaciones para enviar las invitaciones a los asistentes. Para obtenerinformación sobre cómo invitar a los asistentes, consulte Invitar a asistentes.

• Seleccione Guardar como borrador e invite a los asistentes a la reunión planificada más tarde.

Puede cambiar cualquier elemento de la configuración de su reunión después de planificarla.Nota

Las herramientas de productividad de WebEx añaden la reunión planificada a su agenda de Lotus Notes y alcalendario público del sitio de WebEx.


Planificar una reuniónConfiguración reuniones con Lotus Notes

Invitar a asistentesCuando utilice la integración de WebEx con Lotus Notes para planificar una reunión, puede seleccionar a losasistentes en cualquiera de las libretas de direcciones de Lotus Notes para invitarlos. También puede invitara los asistentes que no se encuentran en la lista de contactos de Lotus Notes si introduce sus direcciones decorreo electrónico.

Cuando invita a un asistente a una reunión planificada, este recibe un mensaje de invitación por correoelectrónico. En la invitación, se incluye información sobre la reunión, incluida la contraseña y un enlace quepuede seleccionar el asistente para unirse a la reunión.

Procedimiento

Paso 1 Si planificó una reunión con la integración deWebEx con Lotus Notes, abra la entrada de agenda en su agendade Lotus Notes.

Paso 2 Seleccione el icono de libreta de direcciones y en el panel de invitados seleccione los nombres de los invitadoso introdúzcalos de forma manual.

Los asistentes que invite mediante la integración de WebEx con Lotus Notes no aparecerán en lalista de asistentes en el sitio de WebEx.

Nota

Para obtener más información sobre cómo invitar a asistentes en Lotus Notes, consulte la ayuda de LotusNotes.


Planificar una reuniónInvitar a asistentes

Especificar un patrón de repetición para una reuniónSi utiliza las opciones de repetición de Lotus Notes, podrá especificar la frecuencia de la reunión. Por ejemplo,puede especificar que se repita cada miércoles a las 14:00 hasta la fecha especificada. La integración deWebExcon Lotus Notes planifica la reunión todos los días que haya especificado de acuerdo con la frecuencia.

No obstante, según el servicio, es posible que algunas de las opciones de Lotus Notes no sean compatibles.

Procedimiento

Paso 1 Si planificó una reunión con la integración deWebEx con Lotus Notes, abra la entrada de agenda en su agendade Lotus Notes.

Aparecerá el cuadro de diálogo de opciones de repetición.Paso 2 Especifique las opciones en el cuadro de diálogo y, a continuación, seleccione Aceptar.

Uso de repeticiones en la integración de WebEx con LotusNotes

La siguiente tabla describe cómo funciona WebEx con los patrones de repetición de Lotus Notes en el casode las reuniones de WebEx y las reuniones de conferencia personal de WebEx:


Planificar una reuniónEspecificar un patrón de repetición para una reunión

Tabla 1: WebEx Meetings

Equivalencia con WebExOpción Lotus NotesTipo

Cada 1-31 díasCada 1-31 díasDiaria

Para Meeting Center:

Cada 1-8 semanas el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves,viernes, sábado]

Para eventos de Event Center y sesiones de formación de TrainingCenter:

Cada semana el: [Domingo, Lunes,Martes, Miércoles, Jueves, Viernes,Sábado]

Si planifica una reunión que se repite cada X semanas (X > 1), en LotusNotes la reunión se programará según lo especificado en dicho programa,pero aparecerá como una reunión semanal en su sitio de WebEx.

Cada 1-8 semanas el: [domingo, lunes,martes, miércoles, jueves, viernes,sábado]

Semanal

Cada 1-12 meses, el 1-31Cada 1-12 meses, el 1-31Mensual

No admitido.Contar desde el final del mes

Cada 1-12 meses, el [1, 2]; Cada 1-12 meses, el [1, 2, 3, 4, último día]Cada 1-12 meses, el [1, 2]; Cada 1-12meses, el [1, 2, 3, 4, último día]

Cada año.

Si planifica una reunión que se repite cada X años (X > 1), en LotusNotes la reunión se programará según lo especificado en dicho programa,pero aparecerá como una reunión anual en su sitio de WebEx.

Cada 1-10 añosAnual

No admitido.Configuración personalizadaPersonalizado

Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.Comenzar desde fecha hasta fechaFecha definalización:

Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.Comenzar desde la fecha continuardurante X veces

No admitido.No moverEspecifiqueexcepciones

No admitido.Mover al viernes

No admitido.Mover al lunes

No admitido.Mover al día laboral más cercano

No admitido.Eliminar


Planificar una reuniónUso de repeticiones en la integración de WebEx con Lotus Notes

Tabla 2: Reuniones de conferencia personal de WebEx

Opción Convertido a reunión de Conferencia personal de WebExOpción Lotus NotesTipo

Todos los díasCada 1-31 díasDiaria

Cada 1-8 semanas el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves,viernes, sábado]

Cada 1-8 semanas el: [domingo, lunes,martes, miércoles, jueves, viernes,sábado]

Semanal

Cada mes, el [1, 2, 3, 4, último día] [Dom, Lun, Mar, Mié, Jue, Vie,Sáb]

Cada 1-12 meses, el 1-31Mensual

No admitido.Contar desde el final del mes

Cada 1 semana los [Dom, Lun, Mar, Mie, Jue, Vie, Sab]Cada 1º-12º mes, el [1º, 2º 3º, 4º,último][Dom, Lun, Mar, Mie, Jue, Vie,Sab]

No admitido.Cada 1-10 añosAnual

No admitido.Configuración personalizadaPersonalizado

Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.Comenzar desde fecha hasta fechaFecha definalización:

Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.Comenzar desde la fecha continuardurante X veces

No admitido.No moverEspecifiqueexcepciones

No admitido.Mover al viernes

No admitido.Mover al lunes

No admitido.Mover al día laboral más cercano

No admitido.Eliminar


Planificar una reuniónUso de repeticiones en la integración de WebEx con Lotus Notes

Para modificar o eliminar reuniones periódicas en Lotus Notes, tenga en cuenta lo siguiente:Nota

• Cuando edita una reunión periódica, por ejemplo, para volver a planificar la fecha o cambiar susopciones, los cambios que realiza en una única repetición los debe aplicar a todas las demás paraque surtan efecto en el sitio de WebEx. Si solo aplica los cambios a una única repetición, dichoscambios se reflejan en Lotus Notes, pero no en el calendario del sitio.

• Si cancela una única repetición de una reunión periódica, dicha repetición se eliminará de LotusNotes, pero permanecerá en el calendario. Debe eliminar todas las repeticiones de una reuniónperiódica en Lotus Notes para que se elimine del calendario.

Uso de plantillas de reuniónEn las plantillas de reunión se almacenan todos sus valores de configuración preferidos, de modo que puedeplanificar o iniciar una reunión en línea rápidamente seleccionando la plantilla y no tendrá que introducir lamisma configuración en cada reunión que planifique. No obstante, en las plantillas no se guardan el tema, lacontraseña, la fecha ni la hora.

Si nunca ha especificado una plantilla de reunión predeterminada en las herramientas de productividad en suordenador local, los valores predeterminados se ajustarán a la configuración de su sitio de WebEx. Una vezespecificada una plantilla de reunión predeterminada en las herramientas de productividad en su ordenadorlocal, los valores predeterminados se ajustarán a la configuración local.

Cuando planifica una reuniónmediante la integración deWebEx con Lotus Notes, puede seleccionar cualquierade las plantillas de reunión que haya guardado en el sitio de WebEx.

Aunque la integración de WebEx con Lotus Notes ofrece solo un subconjunto de todas las opciones quepuede usar para una reunión en línea, todas las opciones están preconfiguradas en una plantilla, aunqueno aparezcan en la integración. Por ejemplo, si configura privilegios concretos de los asistentes en unaplantilla, se establecen esos privilegios para la reunión. Las opciones de privilegios de asistentes no estándisponibles en la integración de WebEx con Lotus.

Una vez planificada una reunión, no podrá cambiar la plantilla.

Nota

Procedimiento

Paso 1 Para consultar la información de una plantilla, seleccione el botónConfiguración en la barra de herramientasde Lotus Notes y, a continuación, seleccione Plantillas de reunión.


Planificar una reuniónUso de plantillas de reunión

Aparecerá su lista de plantillas de reunión guardadas en el sitio de WebEx.

Paso 2 Seleccione una plantilla y, a continuación, Ver.


Planificar una reuniónUso de plantillas de reunión

C A P Í T U L O 4Planificación en nombre de otro organizador

• Vista general de Planificar para otro organizador, página 21

• Configuración previa a la planificación con otro organizador, página 21

Vista general de Planificar para otro organizadorPuede planificar una reunión deWebEx en nombre de otro organizador si este le concedió el permiso necesario.

Por ejemplo, si es un asistente administrativo de un director que necesita organizar reuniones de WebExperiódicamente, el director puede asignarlo para planificar reuniones en su nombre. Puede planificar, editary cancelar las reuniones de ese organizador.

Configuración previa a la planificación con otro organizadorPara poder planificar una reunión de WebEx con otro organizador, asegúrese de que tanto usted como elorganizador disponen de una cuenta de organizador de WebEx y de que ambos utilizan la misma versión delas herramientas de productividad de WebEx.

El organizador real realiza lo siguiente:

• Otorga permisos al organizador que va a planificar las reuniones de WebEx en el sitio de WebEx. Siusted es el organizador real, vaya aMi WebEx > Preferencias > Opciones de planificación. En elcuadro Permiso de planificación, introduzca las direcciones de correo electrónico de los organizadoresque desea que planifiquen reuniones en su nombre.

• Otorga permisos al organizador real que va a planificar las reuniones de WebEx en la agenda de LotusNotes. Para ello, el organizador selecciona a otra persona como delegado en Lotus Notes.

Planificación de una reunión con otro organizadorSi el organizador le ha otorgado los permisos necesarios, puede planificar una reunión en su nombre.

Si está planificando la reunión con otro organizador, se lo indicará un mensaje del cuadro de diálogoConfiguración de WebEx.


Procedimiento

Paso 1 En el menú de la agenda, seleccione Acción > Más > Abrir agenda de otra persona.

Aparece el cuadro de diálogo Agenda.Paso 2 Seleccione Otros y, a continuación, el nombre del organizador.

La próxima vez que planifique una reunión con este organizador, mientras sus permisos sigansiendo válidos, podrá seleccionar directamente su nombre en este menú.

Consejo

El calendario del organizador aparece como una ficha en su calendario.Paso 3 Seleccione la fecha y la hora en el calendario del organizador.

Aparece el cuadro de diálogo Entrada de agenda.Paso 4 Haga clic en Añadir reunión de WebEx en la parte superior del cuadro de diálogo de la Entrada de agenda.

Planifique la reunión. Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de WebEx.


Planificación en nombre de otro organizadorPlanificación de una reunión con otro organizador

Si está planificando la reunión con otro organizador, se lo indicará un mensaje del cuadro de diálogoConfiguración de WebEx.

Paso 5 Planifique la reunión.



C A P Í T U L O 5Administración de reuniones

• Descripción general de la administración de una reunión, página 25

• Edición de una reunión planificada, página 25

• Inicio de una reunión como organizador, página 26

• Cancelación de una reunión, página 27

• Unirse a una reunión, página 27

Descripción general de la administración de una reuniónDespués de planificar una reunión mediante la integración de WebEx con Lotus Notes, puede administrar lareunión, incluidas las siguientes tareas:

• Modificar una reunión. Los cambios que realice en la reunión en Lotus Notes se actualizanautomáticamente en su sitio de WebEx.

• Iniciar la reunión, si es el organizador.

• Cancelar la reunión en Lotus Notes, con lo que también se elimina en el sitio del servicio.

• Unirse a la reunión a la vez que los asistentes.

Edición de una reunión planificadaCuando planifica una reunión con la integración de WebEx con Lotus Notes, puede utilizar Lotus Notes paraeditarla en cualquier momento. Por ejemplo, puede cambiar la hora de inicio, especificar una nueva contraseña,elegir una opción de teleconferencia diferente, etc. Al editar una reunión planificada, con la integración deWebEx con Lotus Notes se envía una invitación actualizada a todos aquellos asistentes a los que ha invitadoa la reunión y se actualiza la información en el sitio de WebEx.


Importante • Si edita una reunión en el sitio de WebEx en lugar de con la integración de WebEx con Lotus Notes,sus cambios no aparecerán en Lotus Notes. Por ejemplo, si cambia la hora de inicio de la reuniónen su sitio, la hora de inicio no cambiará en la agenda de Lotus Notes. Por lo tanto, se recomiendaque solo utilice Lotus Notes para editar una reunión.

• Cuando utiliza Lotus Notes para editar una reunión periódica, los cambios que realiza en una únicarepetición de la reunión se deben aplicar a todas las demás para que surtan efecto en el sitio deWebEx. Si solo aplica los cambios a una única repetición, dichos cambios se reflejan en Lotus Notes,pero no en el calendario.

No puede cambiar la plantilla de una reunión planificada.Nota

Editar una reunión planificada

Procedimiento

Paso 1 En la agenda de Lotus Notes, localice la reunión que quiere editar y, a continuación, abra la pestaña de laentrada de la agenda.

Paso 2 Edite la información o cambie las opciones de la pantalla Reunión.Paso 3 Seleccione Editar reunión deWebEx para editar las opciones específicas de WebEx en el cuadro de diálogo

Configuración de la reunión.Paso 4 Seleccione Guardar y enviar invitaciones.

La reunión se actualizará en el sitio de WebEx.

Inicio de una reunión como organizadorCuando planifica una reunión con la integración de WebEx con Lotus Notes, puede comenzarla de una de lassiguientes maneras:

• En la agenda de Lotus Notes, abra la reunión y haga clic en el botón Iniciar, o copie y pegue el enlacepara comenzar la reunión en el explorador web.

El enlace que aparece en la entrada de su agenda es solamente para el organizador dela reunión. El enlace que aparece en las invitaciones de los asistentes es diferente; puedenhacer clic en él para unirse a la reunión.

Nota

• Inicie sesión en el sitio de WebEx y empiece la reunión desde la página Mis reuniones.


Administración de reunionesEditar una reunión planificada

Para obtener más información sobre cómo iniciar una reunión planificada desde el sitio de WebEx, consultela documentación del sitio.

Cancelación de una reuniónPara cancelar una reunión en línea planificada con Lotus Notes, tan solo debe utilizar las opciones decancelación disponibles en este programa. Todos los invitados recibirán de forma automática una notificaciónde cancelación. Asimismo, la reunión se cancelará en el sitio de WebEx.

Importante • Si planifica una reunión deWebEx en Lotus Notes, debe cancelarla directamente desde Lotus Notes.Si, en su lugar, intenta cancelarla desde WebEx, la reunión no desaparecerá de Lotus Notes.

• Si cancela una única repetición de una reunión periódica, dicha repetición se eliminará de LotusNotes, pero permanecerá en el calendario. Debe eliminar todas las repeticiones de una reuniónperiódica en Lotus Notes para eliminarla del calendario.

Para obtener más información sobre cómo cancelar una reunión en Lotus Notes, consulte la ayuda de LotusNotes.

Unirse a una reuniónSi el organizador de la reunión le invita a través de la integración de WebEx con Lotus Notes, recibirá unainvitación por correo electrónico con un enlace que puede seleccionar para unirse a la reunión. También puedeunirse a una reunión directamente desde el sitio de WebEx.

Acceso a una reunión mediante una invitación recibida por correo electrónico

Si recibe una invitación por correo electrónico para asistir a una reunión, puede unirse a esta de una de lassiguientes maneras:

Puede seleccionar el enlace que encontrará en la invitación para unirse a la reunión. Si selecciona este enlacedesde un ordenador, se unirá a la reunión desde este. Si selecciona el enlace desde un dispositivo móvil en elque está instalada la aplicación móvil de CiscoWebExMeetings, se le redirigirá a esta para unirse a la reunión.

Si no se une a la reunión por Internet y solo desea unirse con el teléfono, puede marcar los números de lainvitación a la reunión para acceder mediante llamada directa.

La invitación a la reunión contiene otra información que puede servir para unirse, como el número o códigode acceso, la contraseña de la reunión y la contraseña numérica necesaria para acceder con un sistema devídeo o un teléfono.

Si es el organizador y requiere la clave o el código de acceso de organizador, seleccione el enlace situado enla parte inferior de la invitación recibida por correo electrónico.

Incorporación a una reunión desde el sitio de WebEx

En lugar de unirse a la reunión haciendo clic en el enlace de su agenda de Lotus Notes, también puede hacerlodirectamente desde el sitio de WebEx de una de las siguientes maneras:

• En la página de inicio, introduzca el número de reunión.


Administración de reunionesCancelación de una reunión

• Inicie sesión en su sitio de WebEx y vaya bien aMeeting Center > Mis reuniones o bien aMiWebEx> Mis reuniones, seleccione Reuniones a las que está invitado en la lista y, después, el nombre de lareunión a la que se quiere unir.

En lugar de utilizar un programa de correo electrónico para unirse a una reunión, puede ir al sitio de WebEx.Si se trata de una reunión listada, busque la entrada de la reunión en el sitio, mediante el calendario de reunionesu otra lista de sesiones. También puede introducir el número de reunión en el sitio si no está listada. Puedeobtener el número de reunión de la invitación por correo electrónico o directamente del organizador de lareunión.

Para obtener más información sobre cómo entrar en una reunión mediante el sitio de WebEx, consulte ladocumentación del sitio.


Administración de reunionesUnirse a una reunión

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