guia de audioria.pdf

INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA DEL DISTRITO FEDERAL

GUA GENERAL DE AUDITORA

AGOSTO DE 2006


NDICE

Pginas

Introduccin 3

Disposiciones Generales 3

I. Objetivo 3

II. Marco Jurdico 3

III. Definicin 3

IV. Programa Anual de Auditora 4

V. Metodologa para el Desarrollo del Trabajo de Auditora 5

1. Planeacin 5

1.1 Inicio de la auditora 5

1.2 Solicitudes de informacin 5

1.3 Acta de inicio de auditora 6

1.4 Planeacin detallada 7

2. Ejecucin de trabajos de auditora 7

2.1 Papeles de trabajo 9

2.2 Supervisin del trabajo de auditora 12

3. Informe de Auditora 13

VI. Seguimiento de Observaciones 15

VII. Control de Auditora 16


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INTRODUCCIN El documento que se presenta a continuacin incluye actividades a desarrollar en el proceso de auditora dentro de la Contralora del Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal, con la finalidad de agilizar su aplicacin. Cabe hacer mencin, que para la elaboracin de la presente Gua, se tom como referencia lo sealado en las Normas Generales de Auditora Pblica emitidas por la Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, ahora Secretara de la Funcin Pblica, as como en las normas de observancia obligatoria que rigen la actuacin profesional del auditor en sus respectivos mbitos de competencia, emitidas por el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, A.C. (IMCP), y el Instituto Mexicano de Auditores Internos, A.C. DISPOSICIONES GENERALES La Contralora del Instituto observar las Normas Generales de Auditora Pblica emitidas por la Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, ahora Secretara de la Funcin Pblica, en todo aquello que no se oponga a sus funciones y atribuciones previstas en la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal y el Reglamento Interior del Instituto. En virtud de lo anterior, los servidores pblicos del Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal, debern observar las reglas contenidas en la presente Gua, as como a los requerimientos que formule la Contralora para efectos de cumplir con las atribuciones que le confiere la Ley de Transparencia y dems normatividad aplicable. I. OBJETIVO Normar y estandarizar el trabajo de auditora desarrollado por el personal de la Contralora del Instituto. II. MARCO LEGAL Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal, artculos 76 y 77, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 8 de mayo de 2003, ltima reforma del 29 de mayo de 2006. Cdigo Financiero del Distrito Federal, artculos 448 y 514, publicado el 30 de diciembre de 2005, en el que se reforma, adiciona y deroga disposiciones del Cdigo Financiero del D.F. Decreto de Presupuesto de Egresos del Distrito Federal para el ejercicio fiscal del ao 2006 en sus artculos 32 y 67, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 30 de diciembre de 2005 Reglamento Interior del Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal, artculo 29, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 28 de abril 2006. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos, ltima reforma publicada en el Diario Oficial de la Federacin el 13 de junio de 2003.


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III. DEFINICIN La auditora pblica es una actividad independiente de apoyo a la funcin directiva, enfocada al examen objetivo, sistemtico y de evaluacin de: las operaciones financieras y administrativas realizadas; de procedimientos implantados; de la estructura orgnica en operacin y de los objetivos y metas alcanzados, con el propsito de determinar el grado de eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, y apego a la normatividad con que se han administrado los recursos pblicos que les fueron suministrados, as como la calidad con que se prestan sus servicios. IV. PROGRAMA ANUAL DE AUDITORA La base para la realizacin de los trabajos en la materia, es el Programa Anual de Auditora, cuyo objetivo es determinar, de acuerdo a la fuerza de trabajo de la Contralora, el nmero de auditoras, objetivos y tiempo en que se realizarn los trabajos de fiscalizacin, as como la cantidad de semanas-hombre que se destinarn a las funciones de quejas y denuncias, responsabilidades e inconformidades. Para la elaboracin del Programa, la Contralora realizar una investigacin previa a las reas del Instituto, seleccionando las operaciones, procesos o recursos donde se considere necesario llevar a cabo una auditora, lo cual permitir identificar los riesgos que podran impactar significativamente la capacidad del Instituto para alcanzar sus objetivos. En ese orden de ideas, la evaluacin de riesgos deber considerar los siguientes aspectos:

1. Identificar y documentar en una cdula de trabajo los riesgos principales del Instituto.

2. Calificar los riesgos identificados por su importancia y probabilidad de ocurrencia.

3. Con base en los puntos anteriores, integrar un tablero o mapa de riesgos de las reas del Instituto, que permita una visualizacin clara de su impacto y probabilidad de ocurrencia.

Tanto la evaluacin de la importancia del riesgo como de la probabilidad de ocurrencia, debe calificarse sin considerar los procesos y controles que la institucin ya tiene implementados para administrar dichos riesgos.

4. Una vez terminada la evaluacin de riesgos, se proceder a definir el nmero de auditora a realizar.

5. Ya definido el nmero de auditoras se proceder a la distribucin de la fuerza de trabajo, en cuanto al nmero de semanas a invertir en los trabajos de auditora, juntas, capacitacin, vacaciones, etc.

6. Finalmente se procede a la integracin del Programa Anual de Auditora detallado con su respectivo resumen.

En el anexo 1 se presentan las herramientas para la elaboracin del Programa Anual de Auditora.


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V. METODOLOGA PARA EL DESARROLLO DEL TRABAJO DE AUDITORA El trabajo de auditora comprende tres etapas: Planeacin, Ejecucin y Emisin del Informe. 1. Planeacin: El auditor llevar a cabo una investigacin preliminar del rea por auditar, que le permita conocer los antecedentes y rubro por revisar, con la finalidad de determinar los objetivos y actividades que se efectuarn, estableciendo los tiempos asignados para la revisin. Dichos aspectos se precisaran en la Carta Planeacin y en el Cronograma de Actividades a Desarrollar. La base para la elaboracin de la Carta Planeacin es el Programa Anual de Auditora y la investigacin que se realiza sobre el rea a auditar, cuyo objetivo del documento es conocer la estructura orgnica del rea auditada, los aspectos de control interno, el marco jurdico y la posible problemtica que pudiese presentarse en el transcurso de la revisin, lo anterior servir de soporte para la planeacin de actividades, considerando los aspectos del anexo 2. La Carta Planeacin estar respaldada con el Cronograma de Actividades a Desarrollar, en el cual se detallan las actividades que el grupo de auditora efectuar desde el inicio hasta su conclusin, debiendo considerar los aspectos del anexo 3 para su elaboracin. 1.1 Inicio de la Auditora La prctica de auditora invariablemente se lleva a cabo mediante mandato escrito denominado Orden de Auditora, con las siguientes caractersticas: 9 Dirigirse al servidor pblico de mayor jerarqua responsable del rea por auditar. 9 Estar debidamente fundamentada y motivada. 9 Citar al grupo de auditores que practicarn la revisin, incluyendo al responsable de

la misma. 9 Describir de manera general los alcances de la auditora y el perodo por revisar. 9 Estar firmada por el Contralor, o por quin ste haya designado para tal fin. La orden

de auditora se entregar a quin va dirigida, obteniendo de puo y letra de ste, el acuse de recibo en una copia de la misma (o en su caso se entregar al servidor pblico designado para tal efecto). Adems de turnarse copia a las instancias correspondientes.

En el anexo 4 se incluye el modelo de orden de auditora. 1.2 Solicitud de informacin Cuando derivado de la revisin a un rea o rubro especfico y sea necesario obtener informacin y documentacin vinculada con sta y obre en poder de otra rea a la que no se le est practicando la auditora; as como cuando sea necesario obtener informacin del rea auditada, se proceder a elaborar una solicitud de informacin, lo anterior con fundamento


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en el artculo 47 fracciones XIX y XXIV de la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos y articulo 29, fraccin VIII, del Reglamento Interior del Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal, debiendo entregar, el rea auditada, la documentacin y/o informacin en la fecha sealada en la solicitud. En el anexo 5 se incluye el modelo de solicitud de informacin. 1.3 Acta de Inicio de Auditora En todas las revisiones que practique la Contralora invariablemente se levantar Acta de Inicio de Auditora o bien Acta Complementaria por Ampliacin o Sustitucin de personal, ampliacin de alcance y/o del perodo, y en su caso, por la verificacin de documentacin, elaboracin de informacin, o cualquier otra eventualidad (pues cabe la posibilidad de determinar irregularidades con presunta responsabilidad), en las que se harn constar los siguientes aspectos: 9 Lugar, hora y fecha del acto. 9 Nombre de todos los participantes, nmero de identificacin oficial y/o institucional,

as como el nombre de la unidad administrativa de adscripcin. 9 Nmero de orden de auditora, fecha, nombre de la persona a quin va dirigida y

quin la emiti. 9 El apartado de hechos del acta, que describir la forma en que se presentaron los

auditores actuantes, con quin se presentaron y el documento con el que se identificaron los que intervienen en el acta. Asimismo, se har constar la entrega de la orden de auditora a quin va dirigida o a la persona designada para atenderla, de la que se obtendr el acuse de recibo de su puo y letra as como el sello oficial del rea auditada en una copia de la orden de auditora.

9 En el levantamiento del acta se requerir a la persona con quien se entiende la

diligencia, el nombramiento de dos testigos de asistencia; en caso de negativa, los auditores actuantes nombrarn a dichos testigos, hecho que quedar asentado en el acta.

Tambin debern incluirse los siguientes datos de los testigos:

a) Nombre completo.

b) Nacionalidad.

c) Domicilio oficial o particular.

d) Nmero de identificacin con que acrediten su personalidad.

e) Registro Federal de Contribuyentes con homoclave.

f) Sealamiento de que los testigos aceptaron el nombramiento.


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9 Posteriormente, los auditores actuantes solicitarn a la persona con que se entiende la diligencia, si desea agregar algn otro hecho.

En caso positivo se le otorgar la palabra y, en caso negativo, se proceder al cierre y trmino del acta. En el anexo 6 se incluyen las especificaciones para el levantamiento del acta y el modelo para su elaboracin. I.4 Planeacin detallada Esta actividad deber realizarse previo a la ejecucin de la auditora por el auditor encargado del grupo y ser sobre el rea o rubro asignado para su anlisis. Esta planeacin se documentar en el formato denominado Marco Conceptual, considerando los siguientes aspectos:

9 Identificacin de la auditora.

9 Aspectos por revisar.

9 Objetivo que se persigue.

9 Universo y muestra por revisar. 9 Procedimientos que se desahogarn durante el desarrollo del trabajo.

9 Conclusiones.

La informacin anterior se obtiene del anlisis al sistema de control interno (a travs de la aplicacin del cuestionario de control interno, al titular del rea por auditar), que le permite al auditor comprender el ambiente de control y el grado de confianza que debe tener sobre las operaciones por analizar. Con la planeacin detallada, el auditor podr identificar el trabajo que ejecutar, adems de permitirle el seguimiento de los avances que ste va obteniendo para el establecimiento de los procedimientos por desahogar; delimita las responsabilidades y evita duplicidad de funciones en la auditora. En el marco conceptual se deber especificar cada partida, rubro o actividad por auditar, para que con base en lo anterior, se revise y, en su caso, se adecue el cronograma de actividades por realizar, mismo que contendr el programa detallado de la revisin. Considerar el modelo del anexo 7 para su elaboracin. 2. Ejecucin del trabajo de Auditora En la etapa de ejecucin, el auditor deber obtener evidencia suficiente del rea o rubro que se analiza para contar con elementos de juicio suficientes que le permitan determinar el


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grado de veracidad de la documentacin revisada, as como la confiabilidad de los sistemas y registros examinados, para con ello, estar en posibilidades de emitir una opinin. La ejecucin del trabajo de auditora se aplica de manera lgica y sistemtica para que el auditor rena elementos informativos suficientes y necesarios para cubrir sus pruebas selectivas, a travs de cuatro fases: 9 Recopilacin de datos: El auditor se allega de informacin y documentacin

necesaria para su revisin, la cual deber estar relacionada con el rea, programa o rubro que se analiza a fin de alcanzar el objetivo planteado.

9 Registro de datos: Se lleva a cabo en los documentos denominados Papeles de

Trabajo, en los cuales se incluyen los datos referentes al anlisis, comprobacin y conclusin de las operaciones examinadas.

9 Anlisis de la informacin: Consiste en desagregar los elementos de un todo para

ser examinados en detalle y obtener un juicio sobre el todo o sobre cada una de sus partes. Cabe sealar que la profundidad del anlisis estar en funcin del objetivo planteado en relacin directa con la problemtica determinada.

9 Evaluacin de los Resultados: Slo es posible si se consideran los elementos de

juicio suficientes para emitir una opinin, lo cual deber reflejarse en cdulas de observaciones donde se describirn las irregularidades detectadas, sus causas y efectos, el fundamento legal transgredido y las recomendaciones que el auditor proponga para resolver la problemtica.

Para poder efectuar las fases antes mencionadas, deben aplicarse tcnicas y procedimientos de auditora, mismos que a continuacin se mencionan:

1. Estudio General: Caractersticas generales del rea, tales como programas, objetivos, conceptos, rubros a revisar, presupuesto, estados financieros, etc.

2. Anlisis: Clasificacin de los distintos elementos individuales que forman una cuenta,

rubro o concepto, saldos, movimientos contables, etc.

3. Inspeccin: Examen fsico de bienes materiales o documentos, con la finalidad de verificar la autenticidad de un activo o de una operacin registrada en la contabilidad financiera, presupuestal, segn sea el caso.

4. Confirmacin: Obtencin de comunicacin escrita, y puede ser aplicada de diferentes

formas:

Positiva: se envan datos a la persona y se le solicita que confirme la informacin y que emita sus comentarios, en su caso.

Negativa: se envan datos al confirmante y se le solicita de respuesta solo si est en desacuerdo con la informacin presentada.

Nula: No se envan datos y se solicita informacin sobre saldos, movimientos o cualquier otro dato necesario para la auditora.


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5. Investigacin: Obtencin de informacin, datos y comentarios de los servidores pblicos del rea auditada, lo que permitir al auditor formarse un juicio sobre algunos saldos u operaciones realizadas por el rea auditada.

6. Declaracin: Manifestacin por escrito por escrito, con la firma del servidor pblico que emite la declaratoria sobre la informacin o datos solicitados por el auditor. Esta tcnica debe ser aplicada a las personas que directamente conocen de la situacin que se analiza y puede realizarse mediante una solicitud de informacin o una comparecencia donde la declaratoria de la persona queda asentada en un acta.

7. Certificacin: Obtencin de un documento en el que se asegure la verdad de un

hecho o documento legalizado con la firma de una autoridad que cuente con tal atribucin.

8. Observacin: Presencia fsica del auditor para verificar como se realiza una

operacin o hecho.

9. Clculo: Verificacin matemtica de las operaciones contables, presupuestales, etc.

10. Compulsa: Consiste en la visita domiciliaria a proveedores, contratistas y prestadores de servicio para solicitarles documentacin y compararla con la presentada por el rea auditada. En este caso, el auditor asiste directamente al domicilio del tercero y levanta un acta de la visita (consultar la Gua para la solicitud de documentos y datos a proveedores, contratista y prestadores de servicio en forma personal).

2.1 Papeles de trabajo La aplicacin de los procedimientos de auditora se hace constar en cdulas de trabajo, las cuales deben contener evidencia de la planeacin, ejecucin, conclusin y supervisin del trabajo y de los informes que se generen. Cabe sealar que para la elaboracin e integracin de los papeles de trabajo el auditor deber considerar lo sealado en la Gua para la Elaboracin de Papeles de Trabajo. Las cdulas de trabajo se clasifican en: 9 Sumarias: Son el resumen de los procedimientos aplicados a un grupo homogneo

de conceptos o datos que estn analizados en otras cdulas (concentrados de informacin).

9 Analticas: Son el desarrollo de un procedimiento sobre un concepto u operacin

especfico, contenido en las cdulas sumarias. Cdula de observaciones: Es el documento en el que se concentrarn las observaciones determinadas por el auditor y contendr un apartado donde los responsables del rea auditada registrarn la fecha compromiso para atender las recomendaciones y, en su caso, las acciones que ejecutarn para lograrlo. En este mismo apartado se anotar el nombre y


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cargo de los servidores pblicos responsables del rea u operacin donde surgieron las observaciones, obtenindose las respectivas firmas. El Contralor y los auditores comentarn las cdulas de observaciones con los responsables de la operacin revisada y del rea auditada, hasta dos das antes de su presentacin formal en el informe de auditora. De esa reunin podrn obtenerse elementos adicionales que ratifiquen la irregularidad, as como las causas que las provocan. En cualquiera de los casos, la discusin permite al auditor tener plena confianza y solidez en los planteamientos detallados en la cdula de observaciones. Asimismo, concertar con los servidores pblicos las recomendaciones que incluyan aquellas acciones que permitan dar solucin, no solo a la desviacin detectada, sino a la problemtica esencial que ocasionan las irregularidades. Es importante sealar, que si derivado de la investigacin se determinan irregularidades que conlleven responsabilidades o dao patrimonial, el auditor encargado informar al Contralor, anexando la documentacin que la sustenta y elaborar el informe correspondiente, de acuerdo con lo sealado en la Gua para la Elaboracin e Integracin de Expedientes de Casos con presunta Responsabilidad de Servidores Pblicos del Instituto. Para que las recomendaciones incidan favorablemente en la mejora de las actividades y operaciones y elimine la recurrencia en las desviaciones, en la elaboracin de las cdulas de observaciones deban considerarse los siguientes aspectos: 9 Definir la problemtica observada.

9 Identificar las causas reales que provocaron las desviaciones.

9 Visualizar las repercusiones a corto y mediano plazo que ocasionan las desviaciones

en procesos, actividades o unidades responsables que se interrelacionan con el aspecto auditado.

9 Plantear recomendaciones concertadas con el rea auditada, que solucionen en un

tiempo razonable las causas reales de las irregularidades y eviten la incidencia en otras unidades relacionadas con el rea, proceso o aspecto auditado.

Cdulas de seguimiento: Manifiestan el avance en la atencin de irregularidades detectadas durante la auditora, en ellas se verifica que las recomendaciones hechas por el auditor y las acciones implantadas por el rea revisada, hayan sido aplicadas y que permitan la solucin de la problemtica o, en su caso, el avance en su solucin. Asimismo, las cdulas deben contener, adems de la identificacin de la auditora, los siguientes datos: 9 La observacin a la cual se da seguimiento.

9 Las acciones realizadas por el rea operativa para dar solucin a la problemtica

planteada. 9 El juicio u opinin del auditor para considerar solventada o no la irregularidad.

9 En caso de no estar solventada la observacin, el replanteamiento que propone el

auditor, mediante medidas correctivas y/o preventivas para solventarlas.


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9 La fecha compromiso en la que el rea auditada considera resolver las

irregularidades. 9 Nombre del titular del rea auditada y su firma.

Al igual que las cdulas de observaciones, las de seguimiento deben ser comentadas con el responsable del rea auditada, hasta dos das antes de quedar plasmadas en el informe de auditora. De manera general en el anexo 8 y 9 se mencionan las especificaciones que deben contener las cdulas. Nota: Debe evitarse obtener fotocopia de todos los documentos analizados, si se llegan a utilizar reportes y resmenes elaborados por las reas revisadas, a esos documentos se les deber dar el mismo tratamiento como si fuera un papel de trabajo elaborado por el auditor, siempre y cuando lleve la anotacin de donde se obtuvo y como se verific la veracidad de la informacin; basta con dejar marcas en las cdulas correspondientes como evidencia del procedimiento aplicado o de que fueron analizados, a excepcin de aquellos que sustentan una presunta responsabilidad, en cuyo caso se obtendr toda la documentacin que soporte la irregularidad y no debern contener ninguna anotacin realizada por el auditor, ya que debern integrarse al expediente que se enve al rea de responsabilidad o la autoridad competente. Los papeles de trabajo contienen claves que permiten enlazar datos y localizar el anlisis de esos datos en otras cdulas. Estas claves se conocen como ndices, referencias y marcas de auditora.

9 ndice: Son claves que permiten localizar el lugar exacto de una cdula en el o los legajos de papeles de trabajo (debern anotarse en la esquina superior derecha de cada foja).

9 Referencias: Son el enlace entre cifras o informacin que aparece en las diferentes

cdulas, que se anotan para cruzar los datos.

9 Marcas: Son seales que se anotan junto a la informacin plasmada por el auditor para evidenciar las investigaciones realizadas.

Nota: La Contralora deber contar con los sistemas de ndices alfanumricos que consideren ms adecuados, siendo de uso obligatorio y homogneo para los auditores. Para efectos de esta Gua, en el anexo 10 se relacionan las marcas ms comunes en el trabajo de auditora. Las reglas generales para la elaboracin de los papeles de trabajo son: 9 Identificar el rea o rubro revisado, la fecha de elaboracin de la cdula, nombre y

firma del auditor que la elabor y firma del responsable del grupo de auditora como evidencia de la supervisin que realiz.

9 Deben ser completos y suficientemente detallados de tal manera que permita su

inmediata comprensin sin dificultad alguna y sin perder claridad.


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9 Contener fuentes de informacin, ndices, cruces, marcas, referencias, conclusin y notas.

9 Ser pulcros, legibles y ordenados lgicamente. 9 Ser elaborados con bolgrafo de tinta negra o mediante impresiones claras de

computadora, con el fin de asegurar su contenido. 9 La informacin contenida en los expedientes de auditora es de carcter confidencial

y exclusiva de la instancia fiscalizadora; no obstante el auditor podr proporcionarlos cuando reciba un requerimiento judicial para brindar informacin contenida en ellos.

Al concluir la revisin, los papeles de trabajo formarn parte del expediente de auditora, por lo que deben integrarse en legajos ordenados de manera lgica y ser resguardados en el archivo documental del Instituto. 2.1.1 Supervisin del Trabajo de Auditora La supervisin persigue los siguientes objetivos: 9 Incrementar la calidad de las auditoras, a travs de la revisin constante del trabajo

del auditor, en funcin de los objetivos planeados. 9 Buscar que el desarrollo de las revisiones se logre con la mxima eficiencia, eficacia

y economa, con apego a las Normas Generales de Auditora, Normas y procedimientos de auditora y Normas para atestiguar y dems normatividad aplicable.

9 Lograr que los auditores desarrollen la capacidad necesaria para la prctica de la

auditora pblica. 9 Elaborar los papeles de trabajo de tal forma que stos apoyen adecuadamente los

objetivos y proporcionen informacin objetiva, adems de obtener evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente.

9 Conocer de inmediato y en cualquier momento el avance de la auditora.

9 Determinar si se han aplicado ntegramente los procedimientos y tcnicas especficos

de auditora. La intensidad de la supervisin que se ejerce sobre los auditores es inversamente proporcional al nivel de experiencia, conocimientos y capacidad profesional del auditor; entre menores sean estos atributos mayor ser la supervisin. Tambin influye en el grado de supervisin la dificultad y especialidad del aspecto que se audita; ms no se debe coartar la libertad y se debe ser flexible al aplicar la supervisin. En cualquier caso debe abarcar la verificacin de: 9 La correcta planeacin de los trabajos.


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9 La ejecucin del trabajo conforme a la Carta Planeacin y la verificacin de su

cumplimiento; el Marco Conceptual y las modificaciones autorizadas a los mismos, el cumplimiento de los tiempos establecidos en el Cronograma de Actividades a Desarrollar y en su caso, explicar las variaciones, observando que el resultado de la aplicacin de procedimientos y tcnicas sea congruente con los alcances previstos.

9 La correcta formulacin de los papeles de trabajo.

9 El debido respaldo de las observaciones y conclusiones.

9 El adecuado cumplimiento de los objetivos de la auditora.

9 Los requisitos de calidad de los informes de auditora en cuanto al alcance de la

revisin, precisin, claridad y objetividad y que se formulen en trminos constructivos y convincentes.

9 El cumplimiento de los procedimientos de auditora de aplicacin general.

9 La correcta determinacin, redaccin y clasificacin de las observaciones, as como

la congruencia y calidad de las acciones correctivas y preventivas recomendadas. Por lo anterior, la funcin de supervisin de los trabajos de auditora debe ser aplicada en las etapas de inicio, de ejecucin del trabajo y conclusin de la auditora y dejar evidencia de la supervisin realizada en los papeles de trabajo. 3. Informe de Auditora Concluida la etapa de ejecucin, el Contralor debe comunicar al Presidente del Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal y al titular del rea auditada, los resultados determinados durante su intervencin, a travs del documento denominado Informe de Auditora. El informe de auditora debe contener la declaracin formal del auditor de haber desarrollado su trabajo de conformidad con los procedimientos de auditora de aplicacin general o hacer constar que as est reflejado en papeles de trabajo. El informe consta de cinco elementos:

A) Oficio de Envo (informe ejecutivo) Es el documento mediante el cual se hace oficial el envo del informe al Presidente del Instituto y al titular del rea auditada. El objetivo principal de este informe es que de forma resumida se den a conocer las observaciones determinadas, describiendo de manera clara y precisa los principales problemas que enfrenta el rea auditada, as como los rubros o conceptos analizados, con base en las desviaciones determinadas, su origen, repercusiones y efectos, tal como se estableci en las cdulas de observaciones. El informe ejecutivo tiene dos modalidades: 9 Informe ejecutivo de una auditora.


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9 Informe ejecutivo de una auditora de seguimiento. En los anexos 11 y 12 se presentan las especificaciones, caractersticas y modelos respectivos.

B) Cartula del Informe Presenta un resumen de los datos ms importantes de la auditora para su fcil identificacin; contiene entre otros aspectos, el nombre del rea auditada, tipo de auditora, perodo auditado, nmero de control de la auditora, fechas de inicio y trmino, fecha de discusin de observaciones y nombre de los responsables de la auditora.

C) ndice Se numeran los captulos que integran el informe, sealando el nmero de la pgina donde se localiza cada apartado.

D) Cuerpo del Informe Se dan a conocer los resultados de los trabajos realizados de manera resumida; y se estructura de la siguiente manera: 9 Antecedentes: Se anotarn las causas que originaron la revisin, las principales

funciones u operaciones del rea evaluada y cualquier otro elemento que sea necesario mencionar.

9 Perodo: Indica el lapso en que se realizaron los trabajos de auditora.

9 Objetivo: Los logros que se propusieron alcanzar con la revisin.

9 Alcances: Seala las reas evaluadas, cantidad e importe de las actividades u

operaciones revisadas y su proporcin porcentual respecto a sus universos particulares.

9 Resultados del trabajo desarrollado: En este apartado se describen los aspectos

relevantes identificados durante la auditora, pero no como una transcripcin o sntesis de las observaciones determinadas ni la mencin de desviaciones especficas o particulares.

Los resultados incluidos en el informe deben corresponder a problemas definidos con precisin y que sean el origen de las desviaciones, tal y como fueron plasmados en las cdulas de observaciones, haciendo hincapi en las repercusiones dentro de procesos, actividades o reas auditadas.

Adems, los resultados deben proporcionar informacin valiosa para la toma de decisiones por parte de los servidores pblicos responsables de atenderlas; por ello, el auditor vincular las diferentes desviaciones para mostrar cmo, en su conjunto, repercuten y afectan la planeacin, programacin y ejecucin de los programas y consecuentemente el logro de los objetivos.


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El objetivo del informe va ms all de evidenciar los errores o deficiencias, tambin destaca los aciertos que fueron identificados. En este sentido, debe hacerse referencia a los elementos de xito que permitieron el logro de los objetivos.

9 Conclusin y recomendaciones: Como importante es sealar las deficiencias ms

significativas, tambin lo es promover acciones que conlleven su solucin; por ello, dentro del informe de auditora se incluirn las conclusiones y recomendaciones generales.

Debido a que en las cdulas de observaciones quedaron escritas recomendaciones especficas concertadas con los servidores pblicos responsables de atenderlas, la recomendacin general debe estar planteada de tal manera que aporte elementos para la toma de decisiones en la planeacin, programacin, organizacin, ejecucin, control y evaluacin de los programas asignados al rea auditada.

E) Observaciones

Se incluyen todas las cdulas de observaciones comentadas y firmadas por los servidores pblicos responsables de las reas donde surgieron, tambin deben estar firmadas por el responsable del rea de auditora como evidencia de la supervisin que realiz y de la formalizacin de su envo al rea auditada. VI. Seguimiento de Observaciones A travs de las auditoras de seguimiento se verifican las acciones realizadas por el rea auditada para atender las recomendaciones preventivas y correctivas sugeridas en auditoras anteriores, a fin de que se corrija la problemtica detectada y se evite su recurrencia. Con la finalidad de dar cumplimiento al artculo 77, fraccin VII de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal, y artculo 29 fraccin IV del Reglamento Interior del Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal, se establece como plazo mximo para la atencin de observaciones y/o recomendaciones, 30 das hbiles contados a partir de la entrega del informe de auditora al titular del rea auditada. Dentro del plazo de los 30 das hbiles, la Contralora, podr ordenar una auditora de seguimiento al rea correspondiente para verificar la atencin de las observaciones. Para que la Contralora pueda dar por atendidas las observaciones, requerir al rea auditada presentar, dentro del plazo establecido, la documentacin y argumentos que estime necesarios para su solventacin, si transcurrido el plazo, el rea no presenta la documentacin suficiente para su atencin, la Contralora proceder de conformidad con la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos, llevando a cabo las investigaciones correspondientes y, en su caso, imponer las sanciones administrativas a que hubiere lugar.


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En caso de presentarse circunstancias que desfasen los perodos de atencin de las observaciones derivados de la ejecucin de auditora y seguimientos, ser necesario que los responsables de las reas auditadas avisen sobre tal situacin de manera inmediata y por escrito a la Contralora, la cual podr autorizar una prrroga en casos debidamente justificados y por nica vez. La solicitud de prrroga deber ser solicitada por escrito, por el responsable del rea auditada, con cinco das hbiles de anticipacin a la fecha lmite para la atencin de observaciones, siendo necesario que se expliquen claramente las razones por las cuales se retrasar la entrega de informacin de que se trate y el tiempo que se requerir para su atencin. El Contralor ser el responsable de analizar si cada solicitud est debidamente motivada, y si procede otorgar la prrroga solicitada. Las solicitudes de prrroga que se tramiten con posterioridad al plazo establecido en este prrafo no surtirn efecto alguno. VII. Control de Auditora Para llevar a cabo el control de las auditoras se emplearan dos formatos: Cdula nica de Auditora y Evaluacin de la Auditora. a) Cdula nica de Auditora Este documento concentra la informacin general que se deriv de la revisin: datos de identificacin, cantidad de observaciones, personal participante e importes fiscalizados. La cdula ser firmada por el jefe de grupo de auditora y avalada por el responsable del rea de auditora o, en su caso, por quien haya designado el Contralor. El anexo 13 incluye el modelo y las especificaciones para el llenado de la Cdula nica de Auditora.

b) Evaluacin de la Auditora Parte importante de la ejecucin del trabajo de auditora es alcanzar los objetivos planteados para la revisin, por ello es conveniente evaluar la auditora como tal, mediante un cuestionario sencillo, el cual debe elaborar el jefe de grupo de la auditora, de acuerdo con las especificaciones del anexo 14. En este cuestionario se destaca la planeacin de la auditora, la elaboracin de papeles de trabajo, y la ejecucin de los trabajos.


PROGRAMA ANUAL DE AUDITORA

ANEXO 1

anexo 1 herraminetas-elaboracion PAAI.xls

CONTRALORA MODELO DE ADMINISTRACIN DE RIESGOS

TEORA

Identifica y Mide Riesgos:

O

a) Permite comparar graficamente los 1.- Identificar riesgos que impactenModelo de Administracin rea, operacin,funcin,programa o

I

riesgos detectados. O la capacidad de la institucin para alcande reisgos. (MAR) proceso

C

b) Se miden por su impacto total sobre T zar sus objetivos.

I

los objetivos de la Institucin. I 2.- Proporcionar informacin para focaliINSTRUMENTO

F

c) Es utilizado por varios Directores, S zacin del PAT.Visualiza los riesgo.

E

Gerentes, Supervisores y estrategas. O 3.- Evaluar y fortalecer los sistemas deMapa de Riesgo. Valora su impacto.

N

d) Herramienta til que permite una P control existentes.(MR) Planea revisin de controles.

E

adecuada Planeacin anual de las Acti O 4.- Asegurar el cumplimiento de los

B

vidadesde control y auditora en los pro R objetivos.cesos y reas de mayor riesgo. P 5.- Confiabilidad de informacin financiera

cumplimiento de normatividad; Salvaguardade activos fijos.

T I P O S

I.- DE ATENCIN INMEDIATA.- Es necesario la evaluacinde los sistemas o procesos. (de prioridad alta) M E T O D O L O G I A

(CDULAS)II.- DE ATENCIN PERIDICA.-Significativo, probabilidad deocurrencia menor, evaluar dos veces al ao dependiendo la 1 Identificar los riesgos principales de la institucin.confianza y el grado de razonabilidad. (de prioridad alta)

2 Asignar nivel de importanciaIII.- DE SEGUIMIENTO.- Menos significativos con alta probabilidad 10 al valor de mayor jerarquiade ocurrencia. (revisar por lo menos una vez al ao). 1 al valor de menor jerarquia

IV.- CONTROLADOS.- De baja importancia, seguimiento y control 3 Use cada nmero slo una vez.mnimo, salvo cambios sustanciales.

4 Calificar las probabilidad de ocurrencia5 riesgo que seguramente ocurrir1 representa riego improbable

5 Al final de la cdula enliste otros riesgos significativos

CONTRALORA CDULA DE EVALUACIN DE RIESGOS

CDULA DE EVALUACIN DE RIESGOS (Anexo 1)Importancia Probabilidad de

ocurrencia(Califique de 1 al 10, siendo

10 el riesgo ms significativo)

(Califique de 1 al 5, siendo 5 el de ocurrencia mas

probable)

Normatividad 1. Falta de un marco normativo especfico para el Instituto (manuales, linemaientos, reglas, polticas)

Normatividad 2. Que los cambios normativos y las iniciativas por parte de las instancias reguladoras puedan generarmayores presiones competitivas y afectar significativamente a la institucin para conducir la operacin demanera eficiente.

Normatividad 3. Bajo desempeo en el cumplimiento de los programas, derivado de procedimientos y normasdesactualizadas y mal difundidas.

Cumplimiento de la LTAIPDF

4. Falta de atencin oportuna a las solicitudes de informacin requeridas por la ciudadana.

Adquisiciones 5. Riesgo de que las bases de licitacin no estn adecuadamente diseadas y motiven posiblesinconformidades e incumplimientos con la Ley y su Reglamento.

Adquisiciones 6. Que en los contratos de adquisiciones, arrendamientos y prestacin de servicios no se presenten fianzas degaranta decumplimiento y no se apliquen sanciones por incumplimientos.

Adquisiciones 7. Que en el caso de adjudicaciones directas, no se encuentren apropiadamente justificadas.

Programas Gubernamentales

8. Cambios en las reglas de operacin que rigen los programas, los cuales no puedan ser aplicadosadecuadamente o que se hagan fuera de tiempo.

Programas Gubernamentales

9. Que la institucin no tenga la capacidad de implementar adecuadamente las disposiciones de losprogramas, debido a la falta de procedimientos idneos, supervisin apropiada y capacitacin oportuna.

Contratacin de Obra Pblica

10. Que en los contratos de obra no se presenten fianzas de garanta de cumplimiento y no se apliquensanciones por incumplimientos.

Obra Pblica 11. Aplicacin extempornea de sanciones.

Clase de Riesgo Definicin del RiesgoRiesgos de Incumplimiento Normativo

Riesgos de Adquisiciones

Riesgos de Incumplimiento de Programas

Riesgos de Obra Pblica






probable) Clase de Riesgo Definicin del RiesgoObra Pblica 12. Pagos en exceso por obra sobreestimada, por ajustes en costos o precios unitarios.Obra Pblica 13. Supervisin deficiente de obra.Obra Pblica 14. Pago de obra no ejecutada o fuera de contrato.

Control Presupuestal 15. Incumplimiento en el ejercicio del presupuesto, derivado de transferencias incorrectamente aplicadas.

Control Presupuestal 16. Incumplimiento en la comprobacin oportuna de erogaciones.

Tecnologa de Informacin

18. Baja efectividad y eficiencia de los sistemas de informacin, debido a la atencin parcial de losrequerimientos de los usuarios responsables..

Tecnologa de Informacin

19. Prdida o degradacin de la informacin contenida en las bases de datos institucionales, por falta demecanismos de seguridad fsica y lgica.

Medicin del Desempeo 20. Ausencia de indicadores que muestren el comportamiento del desempeo institucional en las reas clave deresultados.

Medicin del Desempeo 21. Inadecuada aplicacin de los recursos, provocada por la falta de normas y estndares de desempeo.

Medicin del Desempeo 22. Falta de oportunidad en la aplicacin de medidas correctivas derivadas de la actualizacin peridica de lasnormas de desempeo establecidas para los indicadores.

Reporte financiero 23. El riesgo de que los informes financieros destinados a diversas instancias incluyan errores significativos uomitan hechos importantes, hacindolos por lo tanto inexactos.

17. Sobre ejercicio en partidas sujetas a racionalidad, derivado de la falta de informacin confiable y oportuna.

Riesgos de Informacin

Riesgos Presupuestales

Control Presupuestal

Riesgos de Desempeo

Riesgos de Revelacin financiera

Reporte financiero 24. Informacin financiera con errores u omisiones significativas, que impidan el cabal cumplimiento de lasobligaciones a que est sujeta la institucin, ante sus rganos de gobierno y otras instancias que regulan suoperacin.






probable) Clase de Riesgo Definicin del Riesgo

Impuestos 25. Incumplimiento de obligaciones ante terceros (fiscales y sociales), como resultado de informacin errnea einoportuna.

Ingresos 26. Disminucin en los ingresos de la institucin, debido a gestiones inadecuadas en la cobranza o en el controlde cartera.

Salvaguarda de Activos 27. Desperdicio o dao de los activos provocado por la falta de mecanismos de salvaguarda y proteccin.

Riesgos de Incumplimiento de Obligaciones Fiscales y de Seguridad Social

Riesgos de prdida o mal uso

"PROGRAMA ANUAL DE AUDITORA"

CONCENTRADO DE CDULA DE EVALUACIN DE RIESGOS

MAPA DE RIESGOS

10 (II) (I)

9

8

ATENCIN PERIDICA ATENCIN INMEDIATA 7

6

5 (IV) (III)

4

3

CONTROLADO DE SEGUIMIENTO

2

1

00 1 2 3 4 5

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

I.- DE ATENCIN INMEDIATA.- Es necesario la evaluacinde los sistemas o procesos. (de prioridad alta)

II.- DE ATENCIN PERIDICA.-Significativo, probabilidad deocurrencia menor, evaluar dos veces al ao dependiendo laconfianza y el grado de razonabilidad. (de prioridad alta)

III.- DE SEGUIMIENTO.- Menos significativos con alta probabilidad de ocurrencia. (revisar por lo menos una vez al ao).

IV.- CONTROLADOS.- De baja importancia, seguimiento y controlmnimo, salvo cambios sustanciales.

IMPO

RTA

NC

IA

UNIDAD O REA ADMINISTRATIVA: AO :

INICIO TRMINO REVISIN HOMBRENo. PROGRE-

SIVO REAS INVOLUCRADASCLASIFICACIN

PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO DETALLAD

DESCRIPCIN DE LA AUDITORA Y/O REVISIN

HOJA 1/1

DA MES AO

TOTAL DE SEMANASOBJETIVO DE LA REVISIN Y/O AUDITORA

SEMANA DE

INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA DEL DISTRITO FEDERALCONTRALORA

PROGRAMA DE TRABAJO 20XX

1%1%1%1%1%1%1%1%1%1%

AUDITORA

CONTROL Y SEGUIMIENTO

ASESORIA, CONSULTORA Y ACT. BUENGOBIERNOQUEJAS, DENUNCIAS, RESPONSABILIDADES EINCONFORMIDADESPLANEACIN, DIRECCIN Y SUPERVISIN

INFORMES A CONSEJEROS Y OTRASINSTANCIASJUNTAS Y CONSEJOS

ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS

CAPACITACIN

VACACIONES E INCAPACIDADES

AUDITORA CONTROL Y SEGUIMIENTO

ASESORIA, CONSULTORA Y

ACT. BUEN GOBIERNO

QUEJAS, DENUNCIAS, RESPONSABILIDADES E

INCONFORMIDADES

PLANEACIN, DIRECCIN Y SUPERVISIN

INFORMES A CONSEJEROS Y

OTRAS INSTANCIAS

JUNTAS Y CONSEJOS

ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS CAPACITACIN

VACACIONES E INCAPACIDADES

TOTAL SEMANAS

Hctor Luis Hernndez Hidalgo 0

Romn Ignacio Toledo Robles 0

Liz Ariadna Becerra Montalvo 0

TOTALES 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

#DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!

CONTRALORADISTRIBUCIN DE LA FUERZA DE TRABAJO PARA 20XX

PORCENTAJES

#DIV/0! #DIV/0!

NOMBRE DEL PERSONAL ADSCRITO A LA CONTRALORA

PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO

UNIDAD O REA ADMINISTRATIVA: CONTRALORA AO :

PROGRAMACIN

DEPARTAMENTO O REA A SEGUNDO TRIMESTRE TERCER TRIMESTRE CUARTO TRIMESTRE

REVISAR 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 5 5 51 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2

AUDITORA 0CONTROL 0ASESORA, CONSULTORA Y ACTIVIDADES DE APOYO AL BUEN GOBIERNO 0QUEJAS, DENUNCIAS, RESPONSABILIADES E INCONFORMIDADES 0

PLANTILLA FUNCIONAL DE LA CONTRALORA 4 PLANEACIN, DIRECCIN Y SUPERVICIN 0INFORMES A CONSEJEROS Y OTRAS INSTANCIAS 0JUNTAS Y CONSEJOS 0ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS 0CAPACITACIN 0VACACIONES E INCAPACIDADES 0

TOTAL DE LA FUERZA DE TRABAJO DE LA CONTRALORA INTERNA 0

PRIMER TRIMESTRENo. PROG. DE AUD/ REV.

DA MES AO

AUDITORA / REVISIN / SEGUIMIENTO

HOJA 1/1

TOTAL SEMANAS AUD.

/ REV.

TOTAL SEMANAS HOMBRE

RESUMEN


CARTA PLANEACIN ANEXO 2

CARTA PLANEACIN

CONTRLORA

No. de Revisin (1) rea a Revisar (2) Fecha: (3)

Tipo de Revisin: (4) Trimestre (5)

I. Antecedentes (6)

II. Objetivo (7)

III. Alcances (8)

IV. Problemtica (9)

V. Estrategia (10)

VI. Personal Comisionado (11)

Nombre Iniciales Firma Rbrica

ELABOR (12)

SUPERVIS (13)

Nombre y firma Nombre y firma

Instructivo de llenado del modelo de Carta de Planeacin

Identificador Descripcin

1. Asentar el nmero de la auditora que se practica, de acuerdo con el Programa Anual de Auditora Interna.

2. Anotar el nombre del rea sujeta a revisin.

3. Citar la fecha de elaboracin de la Carta de Planeacin.

4. Inidcar el tipo de auditora que se practica.

5. Anotar el trimestre en el que se llevar a cabo la auditora.

6. En este apartado se har mencin a los antecedentes del rea, programa o rubro por auditar, describiendo su estructura, marco legal aplicable, principales polticas y funciones, actividades que realiza, distribucin fsica de las reas de trabajo, resultados ms importantes en auditoras anteriores, informacin financiera y presupuestaria, as como los dems elementos que permitan al auditor tener un conocimiento general antes de iniciar la auditora.

7. Describir el objetivo de la auditora, el que deber ser congruente con lo establecido en el Programa Anual de Auditora. Este objetivo debe caracterizarse por ser claro, preciso, medible y alcanzable.

8. Citar de manera general cules sern los alcances de la revisin, mismos que pueden referirse a ejercicios, perodos, programas o proyectos, rubros, partidas o cuentas especficas, sealando sus cifras, importes y datos.

9. En este apartado se describen los problemas a los que pueden enfrentarse los auditores para el desahogo de la auditora como pueden ser: especialidad de las operaciones, atraso en el registro o desarrollo de funciones, actitud del personal auditado, antigedad de las operaciones.

10. En este punto se indican las acciones que el auditor promueve para reducir el efecto de la problemtica que pudiese incidir en los resultados de la auditora. La estrategia debe considerar el tiempo asignado a la revisin y el personal con que se cuenta, debe ser viable y canalizarse a la solucin inmediata de los problemas que presenta la revisin, inclusive puede ser una justificacin a la modificacin del tiempo asignado a la revisin o en la cantidad o perfil de los auditores.

11. Se anotar el nombre completo del personal asignado a la auditora, y las iniciales de su nombre, rbrica y firma corta para identificar sus papeles de trabajo; adems, estar relacionado en el cronograma de las actividades a desarrollar, en el cual se describirn las actividades especficas de cada auditor, de acuerdo con las instrucciones del anexo 3.

12. Anotar el nombre y firma de la persona que elabor la carta (corresponder al jefe del grupo comisionado).

13. Anotar el nombre y firma de la persona que da el visto bueno a la carta.


CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ANEXO 3

HOJA:(1)REA POR AUDITAR: (2) No. DE REVISIN: (3)

TIPO DE REVISIN: (4)

No. ACTIVIDAD % AUD. T DAS1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

E (10) (11)

R (10) (11)

E

R

E

R

E

R

E

R

E

R

E

R

E

R

E

R

E

R

E

R

E

R

ER

SABADO/DOMINGO Estimado (14)PERSONAL (12) (13) Real (15)

ASUETO PARTICIPANTE

ESTIMADO.REAL

T: TIEMPO. % PORCENTAJE E: ESTIMADO. DEL ALCANCER: REAL

(16)Elabor

FECHA: FECHA:Vo. Bo.

(8) (9)

(17)

RESULTADOS DE AUDITORA

PLANEACIN DE LA AUDITORA

EJECUCIN DE LA AUDITORA

INICIO DE LA AUDITORA

(7)(6)

CONTRALORAINSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA DEL DISTRITO FEDERAL

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES A DESARROLLAR

MES: (5)

Instructivo de llenado del Cronograma de Actividades a Desarrollar

Identificador Anotar:

1. Nmero consecutivo de la hoja.

2. Nombre del rea sujeta a revisin.

3. Nmero de la auditora asignado de acuerdo con el Programa Anual Auditora Interna o el nmero consecutivo que le corresponda tratndose de una auditora no programada.

4. Tipo de auditora que se va a ejecutar de acuerdo con el Programa Anual de Auditora o el nmero consecutivo que le corresponda tratndose de auditoras no programadas.

5. Mes en el que se desarrollarn las actividades de auditora.

6. Nmero consecutivo de las actividades.

7. Descripcin de cada una de las actividades que se van a realizar durante la auditora.

8. Porcentaje susceptible de revisar en cada una de las actividades o rubros, cuando proceda.

9. Iniciales del o los auditores a los que se les asign la actividad.

10. Estos renglones se refieren en primera instancia al tiempo estimado en que se considera llevar a cabo una actividad y la segunda al tiempo en que se realiz. La forma de llenarlo es sombreando los recuadros de los das que dura una actividad, segn los sombreados de la esquina inferior izquierda del formato.

11. Cantidad de das programados y utilizados en el desarrollo de la actividad.

12. Iniciales de los auditores comisionados, mismas que sirven de referencia para identificar quin realiza la actividad, de acuerdo con el numeral 11 anterior.

13. En seguida de las iniciales de cada auditor se anota el nombre completo del mismo.

14. Totalizar la cantidad de das estimados en la revisin por el auditor.

15. Totalizar la cantidad de das reales invertidos en la revisin por el auditor.

16. Nombre y firma de la persona que elabor el cronograma, as como fecha de elaboracin.

17. Nombre y firma de la persona que da el visto bueno al cronograma, as como fecha de supervisin.


ORDEN DE AUDITORA ANEXO 4

INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA DEL DISTRITO FEDERAL CONTRALORA OFICIO No. INFODF/C/ /2006 Mxico, D.F., a de de 2006 (3) Asunto: Se ordena la prctica de auditora.

(4) P r e s e n t e

Con objeto de verificar y promover en esa Unidad Administrativa el cumplimiento de sus programas sustantivos, y con fundamento en lo dispuesto por los artculos 76 y 77 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal, reformada el vigente; artculo 29 del Reglamento Interior del Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 28 de abril de 2006; artculos 32 y 67 (5) del Decreto de Presupuesto de Egresos del Distrito Federal para el ejercicio fiscal 2006, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 30 de diciembre de 2005; y artculos 448 y 514 del Cdigo Financiero del Distrito Federal vigente, se le notifica que a partir de la fecha de recepcin del presente, se llevar a cabo la revisin No. (6) , a esa unidad administrativa. Para tal efecto, se servir proporcionar a los CC. Servidores Pblicos: (7) , los registros, reportes, informes, correspondencia y dems efectos relativos a sus operaciones financieras, presupuestales y de consecucin de metas que estimen necesarios, as como suministrarles todos los datos e informacin que soliciten para la ejecucin de la auditora. Comunico a usted que la auditora tiene como objetivo(s) (8) se practicar al (a los) concepto (s) de_________________correspondiente al periodo_______________. Asimismo, le agradecer girar sus instrucciones a quien corresponda a efecto de que el personal comisionado tenga acceso a las instalaciones de esa Unidad y se le brinden las facilidades necesarias para la realizacin de su cometido. Y queda apercibido que de no dar las facilidades necesarias, oponerse a la prctica de la auditora o no proporcionar en forma completa y oportuna los informes, datos y documentos a los auditores comisionados, se proceder de conformidad con lo dispuesto por la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos.

A T E N T A M E N T E

(9)

(10) C.c.p. (11)

Instructivo de llenado del modelo de Orden de Auditora


1. Anotar el nombre de la Contralora.

2. Anotar el nmero de oficio que corresponda.

3. Citar la localidad y fecha de elaboracin de la orden de auditora. La fecha debe corresponder al inicio efectivo de la auditora, de acuerdo con la programacin inicial.

4. Mencionar el nombre y cargo de la persona a la cual se dirige la orden.

5. Actualizar de forma anual los artculos del Decreto de Presupuesto de Egresos del Distrito Federal, del ejercicio fiscal correspondiente y del Cdigo Financiero del Distrito Federal vigente.

6. Anotar el nmero de auditora y tipo, de acuerdo con el asignado en el Programa Anual de Auditora o el nmero consecutivo que le corresponda tratndose de auditoras no programadas.

7. Relacionar al personal comisionado, incluyendo al responsable del rea de auditora.

8. Citar de manera general los objetivos y alcances de los conceptos a revisar y el periodo por revisar, para el caso de las auditoras de seguimiento especificar los antecedentes de las revisiones donde se determinaron las observaciones.

9. Anotar el cargo del Contralor.

10. Citar el nombre del Contralor.

11. Citar los nombres, cargos y adscripcin de los servidores pblicos a los que se enviar copia de la orden.


SOLICITUD DE INFORMACIN ANEXO 5

CONTRALORA

SOLICITUD DE DOCUMENTACIN E INFORMACIN

No. de solicitud:_____

Unidad Administrativa:

La presente solicitud de informacin se hace con fundamento en los artculos 47 fracciones XIX y XXIV de la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos; artculo 29 fraccin VIII, del Reglamento Interior del Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal, y al amparo de la Orden de Auditora No. _____.

1. (indicar la informacin solicitada al rea).

2. (relacionar la informacin que ya fue proporcionada), pero que se enumera en este documento para darle formalidad.

9

9 9

3. (listar la documentacin que deber ser remitida a esta Contralora)

9 9

9

Nota:

En caso de no contar con la documentacin requerida, favor de notificarlo por escrito.

Fecha de solicitud: Solicitante: Puesto: Firma: Solicitado a: Cargo: Fecha lmite para la entrega:


ACTA DE INICIO ANEXO 6

01704001 En la Ciudad de Mxico, Distrito Federal, siendo las (indicar la hora del inicio del acto) horas, del da (indicar el da, mes y ao correspondiente), por los CC. (mencionar el nombre completo de los auditores comisionados), adscritos a la Contralora del Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal, hace constar que se constituy legalmente en las oficinas que ocupa (indicar el nombre del rea auditada), ubicadas en la calle La Morena 865, Local 1, Col. Narvarte Poniente, Delegacin Benito Jurez, C.P. 03020, Mxico, Distrito Federal, a efecto de hacer constar los siguientes: -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------HECHOS---------------------------------------------------En la hora y fecha mencionada el auditor actuante se presenta en la oficina citada y ante la presencia del (indicar el nombre del titular del rea auditada, as como el cargo que desempea), del Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal, procede a identificarse con credencial (indicar tipo y nmero de la identificacin) expedida por (mencionar el rea que expide la credencial). Acto seguido, hace entrega formal del original de la orden de auditora nmero, (anotar el nmero y fecha de la orden de auditora) , emitida por el Contralor del Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal, al C. (citar el nombre de la persona que atiende la diligencia), quien firma para constancia de su puo y letra en una copia de la misma orden, en la cual tambin se estamp el sello oficial del rea visitada, acto con el que se tiene por formalmente notificada la orden de auditora que nos ocupa. Para los efectos del desahogo de los trabajos a que la misma se contrae, se solicita al (indicar el cargo de la persona que recibe el documento) que la recibe se identifique, exhibiendo, (anotar el tipo y nmero de la identificacin que presente), expedida a su favor por (indicar la instancia que la expide), documento que se tiene a la vista y en el que se aprecia en su margen derecho una fotografa cuyos rasgos fisonmicos corresponden a su portador a quien en este acto se le devuelve por as haberlo solicitado.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Los auditores pblicos exponen al titular de la Unidad Administrativa visitada el alcance de los trabajos a desarrollar, los cuales se ejecutarn al amparo y en cumplimiento de la orden de auditora citada, mismos que estarn enfocados a: (mencionar los alcances de la revisin, perodo por auditar y tiempo en el que se practicarn los procedimientos de auditora) -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------El tiempo estimado para realizar los procedimientos de auditora necesarios, ser del (indicar el perodo de la revisin), en la inteligencia de que en el desarrollo de la auditora se podr solicitar y analizar alguna otra reglamentacin que se considere necesaria.----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Acto seguido se solicita al C. (nombre de la persona con quin se atiende la diligencia), designe dos testigos de asistencia advertido de que en su negativa sern nombrados por los auditores actuantes. A esta solicitud el visitado designa a los CC. (mencionar los nombre completos de las personas designadas como testigos, domicilios oficiales o particulares, documento con que se identifican, RFC y nacionalidad), quienes aceptan la designacin.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------PASA AL FOLIO 01704002 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------VIENE DEL FOLIO 01704001---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------El C. (nombre de la persona con quien se entiende la diligencia), previo apercibimiento para conducirse con verdad y advertido de las penas en que incurren los que declaran con falsedad ante autoridad distinta a la Judicial, segn lo dispone el articulo 311 del Cdigo Penal del Distrito Federal, manifiesta llamarse como ha quedado asentado, tener la edad de (anotar la edad del visitado) aos, de estado civil (anotar el estado civil del visitado), originario (anotar la localidad y estado de nacimiento del visitado), con domicilio en (anotar el domicilio particular u oficial, del visitado), y Registro Federal de Contribuyentes nmero (anotar el registro federal de contribuyentes del visitado), dice que en este acto recibe el original de la orden de auditora nmero (citar el nmero y fecha de la orden de auditora), hecho con el que se da por formalmente notificado y se pone a las ordenes de los auditores actuantes para atender los requerimientos que le formulen para que cumplan su cometido.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------No habiendo ms hechos que hacer constar se da por concluida la prctica de esta diligencia, siendo las (anotar la hora de conclusin del acto) de la misma fecha en que fue iniciada, asimismo previa lectura de lo asentado, la firman al margen y al calce de todos y cada uno de sus folios los que en ella intervinieron, hacindose constar que este documento fue elaborado en original y cuatro copias, de las cuales se entrega una legible al servidor pblico con el que se entendi la diligencia.----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------CONSTE----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Por (Mencionar el nombre del rea que intervino en el acta)

C. (Nombre y firma de la persona que atendi la diligencia)

Por la Contralora.

(Nombre y firma del auditor) (Nombre y firma del auditor)

Testigos de Asistencia

(Nombre y firma del testigo) (Nombre y firma del testigo)

Aspectos a considerar en la formulacin del Acta de Inicio de Auditora

El Acta de Inicio es un documento de carcter oficial que narra las circunstancias especficas del inicio de una auditora, por lo que en su elaboracin deben guardarse las formalidades que se mencionan a continuacin:

1. Contiene los datos a detalle de las circunstancias, documentos y personas que intervienen en el acto.

2. Inicia ubicando el lugar y fecha del acto.

Posteriormente menciona quines intervienen en el acto y el objetivo del mismo.

El apartado de hechos describe las situaciones bajo las cuales se levanta el acta y finalmente incluye una salida.

3. El acta se transcribe a rengln continuo y, en caso de que el texto quede a la mitad del rengln, el resto de ste se testa con guiones hasta el margen derecho de la hoja.

4. Siempre debe darse un folio a cada foja del acta. Se recomienda un folio de 8 dgitos que identifiquen los siguientes datos de izquierda a derecha:

Primeros 3 dgitos: Nmero de la orden de auditora.

Dos dgitos siguientes: Los dos ltimos dgitos del ao.

ltimos 3 dgitos: un nmero consecutivo de tres dgitos.

Ejemplo Orden Ao Consecutivo Folio

017 06 001 01706001

5. Al finalizar una hoja, el ltimo rengln deber hacer referencia a la foja que contina, con la leyenda Pasa al folio..., incluyendo el folio de la foja siguiente.

La leyenda quedar al centro del ltimo rengln y, tanto a la izquierda como a la derecha, se utilizarn guiones. Ejemplo:

---------------------------------------------Pasa al folio 01706002---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

De la misma manera, el primer rengln del folio siguiente, contendr la leyenda Viene del folio... centrado y, tanto a la izquierda como a la derecha, se utilizarn guiones. Ejemplo:

---------------------------------------------Viene del folio 01706001------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Aspectos a considerar en la formulacin del Acta de Inicio de Auditora

6. El acta se levanta en original y cuatro copias, que sern firmadas de forma autgrafa al final y se rubricarn cada una de las fojas que la constituyen, con la siguiente distribucin:

Original: En el supuesto de existir casos con presunta responsabilidad, se integra en el original del expediente que se enva al rea de responsabilidades.

Cuando no existan casos con presunta responsabilidad, se integra en el expediente de la auditora.

Primera copia: Se entrega a la persona con quien se entendi la diligencia.

Segunda copia: En el supuesto de existir casos con presunta responsabilidad, se integra en la copia del expediente que se envi al rea de responsabilidades y queda en los archivos del rea de auditora.

Cuando no existen casos con presunta responsabilidad, se integra en el expediente de la auditora.

Tercera copia: Se integra en el expediente de la auditora.

Cuarta Copia: Se integra en el archivo consecutivo de actas de auditora.

7. El formato anexo indica el modelo que se utilizar como acta y los datos que contendr.

8. Con el objeto de hacer ms ilustrativa el Acta de Inicio de Auditora, en el propio modelo de acta se incluyen los aspectos por describir en cada caso.


MARCO CONCEPTUAL

ANEXO 7

MARCO CONCEPTUAL

No. de Revisin: Tipo de Auditora:

(1) (4)

rea a Revisar: (2) Fecha: Auditor:

(3) (5)

Rubro: (6) Objetivo: (7) Universo: (8) Muestra: (9) Procedimientos: (10) 9 9 9

Conclusin: (11)

Elabor: Supervis: Firma: Firma: Fecha: Fecha:

Instructivo de llenado del modelo de Marco Conceptual

Identificador Descripcin 1. Anotar el nmero de la auditora de acuerdo con el Programa Anual de Auditora.2. Sealar el rea a la cual se aplica la auditora. 3. Anotar la fecha de elaboracin del Marco Conceptual. 4. Mencionar el tipo de auditora que se practica. 5. Anotar las iniciales del auditor que elabor el Marco Conceptual. 6. El rubro se refiere al aspecto especfico asignado al auditor para su anlisis, por

ejemplo: el rea a la que se le practica la auditora es administracin y finanzas. La planeacin general arroj como rea susceptible de revisin la Tesorera, por lo que el auditor podr incluir cualquiera de las operaciones que lleva a cabo sta (como fondos fijos o revolventes, pagos, ingresos, bancos en sus diferentes modalidades, etc.) de acuerdo con los datos que se manifestaron en la planeacin general, misma que debe ser congruente con el Programa Anual de Control y Auditora, salvo que fuera una auditora no programada.

7. Se describir el fin que se persigue al efectuar la revisin del rubro seleccionado, recuerde siempre que los objetivos deben ser claros, concisos, medibles y alcanzables.

8. En este espacio se desglosarn las cifras totales de las operaciones que se analizarn, tanto las financieras como las fsicas, estos datos son cifras globales que se obtienen de los estados financieros o de los reportes presupuestarios. En todos los casos debe mencionarse la situacin de los datos o cifras que se estn manejando (ejercido, autorizado, devengado, saldo a una fecha determinada).

9. En este apartado se indicarn los criterios utilizados para seleccionar la muestra, tambin se har mencin de las cifras fsico financieras por muestrear en nmeros relativos y absolutos.

10. En este espacio se mencionan las tcnicas especficas a desarrollar y los procedimientos que llevar a cabo el auditor para cumplir con su objetivo, el desglose de los procedimientos debe tener un orden cronolgico y ser congruente con las operaciones a revisar, se desagregarn tantos procedimientos como sea necesario, para cubrir el alcance que se previ para la revisin del rubro o aspecto en cuestin.

11. Una vez concluida la revisin de las operaciones, en este apartado se citarn las observaciones determinadas, en forma resumida.


CDULA DE OBSERVACIONES ANEXO 8

Contralora

Cdula de Observaciones

Hojas No._____de_____ Nmero de Auditora: Nmero de Observacin: Monto Fiscalizable: Monto Fiscalizado: Monto de la Irregularidad:

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

rea Auditada: (7) Tipo de Auditora: (8)

Observacin (9)

Recomendaciones

Observacin: (9)

Correctiva: (10)

Causa: (9)

Efecto: (9)

Preventiva: (10)

Fundamento Legal: (9)

Fecha Compromiso: (11)

(12) (12) Nombre y firma del titular del rea auditada Nombre y firma del responsable de atender la

observacin

(12) Nombre y firma

Contralor

La presenta observacin fue comentada con el (mencionar el nombre y cargo del titular del rea auditada), el da ___ de _____ de 20XX.

Instructivo de llenado para el Modelo de Cdula de Observaciones


1 Asentar el nmero consecutivo que corresponda a la observacin dentro del informe y el total de hojas que conforman el mismo. (la paginacin se efectuar una vez que se cuente con el informe completo).

2 Indicar el nmero asignado a la auditora, segn el Programa Anual de Auditora Interna.

3 Nmero asignado a la observacin dentro de la auditora.

4 Monto total de la partida del gasto ejercido a que se refiere la observacin, de acuerdo con las cifras presupuestarias, cuando proceda cuantificar.

5 Monto de la partida de gasto que se tom como muestra para su revisin y anlisis, cuando proceda cuantificar.

6 Monto determinado como irregular en la observacin, cuando proceda cuantificar.

7 Nombre del rea a la que se practic la auditora.

8 Tipo de auditora de acuerdo con lo especificado en el Programa Anual de Auditora.

9 Ttulo de la Observacin. El ttulo debe describir de manera general la irregularidad. Observacin: Describir pormenorizados los hechos, conductas u omisiones de la observacin, identificando los elementos que la constituyen y cuantificando, en su caso, el monto de la irregularidad.

Instructivo de llenado para el Modelo de Cdula de Observaciones


Causa: Sealar el motivo que dio origen a la observacin en este caso, deben identificarse las causas reales que motivan la irregularidad.

Efecto: Sealar las posibles deficiencias que en un futuro puedan generarse con la continuacin de la irregularidad y el impacto en otras operaciones.

Fundamento Legal: Indicar la normatividad, lineamientos y/o procedimientos transgredidos, por los actos u omisiones descritos en la observacin.

10 Correctiva: Determinar acciones inmediatas de solucin a los hechos irregulares.

Preventiva: Recomendacin que permite evitar la recurrencia en las irregularidades determinadas y que elimina por completo las causas que la originan.

Las recomendaciones deben estar concertadas con los servidores pblicos responsables de su aplicacin.

11 Fecha compromiso: En este espacio debe plasmarse la fecha en la que el servidor pblico responsable del rea donde se determinaron las observaciones se compromete a resolver la problemtica citada para solventarlas y, cuando proceda, las acciones de mejora que propone para atenderlas. Adems, despus del comentario de las observaciones debe firmar cada cdula sealando nombre, cargo y fecha.

12 Nombre y firma del titular del rea auditada, del responsable de atender la observacin y del Contralor.

1


CDULA DE SEGUIMIENTO ANEXO 9

Contralora

Cdula de Seguimiento

Hojas No._____de_____ Nmero de Auditora: Nmero de Observacin: Monto Fiscalizable: Monto Fiscalizado: Monto de la Irregularidad:

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

rea Auditada: (7) Tipo de Auditora: (8) Observacin: Solventada: (9) Recurrente: (10) Avance: (11)

2

Observacin(12) Situacin Actual Replanteamiento Fecha Compromiso

Observacin Original (12) Recomendaciones Originales

(13) (14) (15)

(16) (16) Nombre, firma y cargo del titular del rea auditada Nombre , firma y cargo del responsable de

atender la observacin

(16) Nombre y firma

Contralor

La presenta observacin fue comentada con el (mencionar el nombre y cargo del titular del rea auditada), el da ___ de _____ de 20XX.

3

Instructivo para el Modelo de Cdula de Seguimiento


1 Asentar el nmero consecutivo que corresponda a la cdula en el informe y el total de hojas que conforman el mismo (la paginacin se efectuar una vez que se cuente con el informe completo).

2 Citar el nmero asignado a la auditora, segn el Programa Anual de Auditora o el nmero consecutivo que le corresponda tratndose de auditoras no programadas.

3 Nmero asignado a la observacin en la auditora original.

4 Monto total de la partida de ingresos o de gasto a que se refiere la observacin original.

5 Monto de la partida de ingresos o de gasto que se tom como muestra para su revisin y anlisis en la observacin original.

6 Monto determinado como irregular en la observacin original.

7 Nombre del rea a la que se practica la auditora de seguimiento.

8 Tipo de auditora de acuerdo con el Programa Anual de Auditora.

9 Marcar con una X si la observacin ha sido solventada de acuerdo con al anlisis practicado.

10 Marcar con una X si la observacin no ha sido solventada de acuerdo con el anlisis practicado.

11 Anotar el porcentaje de avance que el auditor considera que se tiene, de acuerdo con las acciones implementadas por el rea que fue auditada y a esa fecha no se ha solventado la observacin.

4


12 En este espacio se deber transcribir nicamente el ttulo y la observacin original a la cual se da seguimiento, as como las recomendaciones propuestas, tal como se encuentran en la cdula original de observaciones.

Las causas, efectos y principios legales no se incluyen.

13 En este apartado se har un breve resumen de las acciones implantadas por las reas responsables de dar atencin a las recomendaciones sealadas en la observacin original, o que acciones establecieron por no poder cumplir con la recomendacin original o, en su caso, las omisiones en que se ha incurrido para solventar la observacin.

Asimismo, se debern indicar los motivos por los cuales el auditor considera dar por solventada o no la observacin.

14 En caso de que la recomendacin original no permita dar solucin a la observacin, sta se deber replantear.

15 En caso de aprobarse el replanteamiento, se verificar que no se haya vencido el plazo para solventar la observacin, bajo ese supuesto, no se modificar la recomendacin, en caso contrario, se establecer una nueva fecha en la que el responsable del rea auditada implementar los replanteamientos.

Asimismo, asentar nombre y cargo del servidor pblico responsable de dar atencin a la observacin; quin deber firmar la cdula.

16 Nombre y firma del titular del rea auditada, del responsable de atender la observacin y del Contralor.


MARCAS DE AUDITORA ANEXO 10

Marcas de Auditora

A continuacin se presentan las marcas ms comunes que se utilizan en el trabajo de auditora; sin embargo, pueden ser utilizadas otras marcas, mismas que debern ser definidas al calce de la cdula o en una cdula de marcas al final del expediente, que permita su fcil consulta.

Marca Significado

Clculo verificado.

Cifra cuadrada.

Cifra que no debe ser considerada. Es decir, no incluirse en tabulaciones, sumatorias, inventarios, etc.

Documento pendiente por aclarar, revisar o localizar. Punto pendiente por aclarar, revisar o localizar.

Punto pendiente que fue aclarado, verificado o comprobado.

Nota: Estas dos marcas de pendiente slo son temporales. De hecho, no deben existir puntos pendientes de verificar, solicitar o revisar en los papeles de trabajo, pues stos deben ser completos.

Confrontado contra registro.

Confrontado contra documento original

Confrontado contra evidencia fsica. Se utiliza cuando algn dato o cifra que conste en la cdula se compara contra bienes o artculos tangibles, ejemplo: bienes inventariados o fondos arqueados.

Pedido, contrato o dato por confirmar mediante compulsa.

Marca Significado

Obs. Referencia de alguna irregularidad en el papel de trabajo, que posteriormente se describir en una cdula de observacin.

Adicionalmente a las marcas descritas, existe el uso de conectores y notas que permiten al auditor referenciar y comentar la informacin contenida en sus papeles de trabajo:

Conectores Notas

1 1 2 2 A B C

Los conectores son nmeros arbigos encerrados en crculo con una flecha que indica la direccin donde se encuentra el conector correspondiente y se utiliza para identificar dos datos o cifras en una cdula que dependen uno de otro, haciendo referencia en todos los casos al mismo dato o cifra, pero con diferentes niveles de desagregacin.

Por su parte, las notas son referencias alfabticas dentro del papel de trabajo, que son explicadas al calce de la cdula. Se utilizan para ampliar, explicar o hacer alguna acotacin sobre un dato, cifra o elemento incluido en la cdula.


INFORME DE AUDITORA ANEXO 11

CONTRALORA

rgano Autnomo: (1)

Tipo de Auditora: (3) Hoja Nm. de (4) y (5)

rea revisada: (2) Nm. de auditora: (6)

I n f o r m e d e A u d i t o r a

Nmero de auditora: (Anotar el nmero de la auditora). rgano Autnomo: (Nombre del Instituto). rea Auditada: (Nombre completo del rea revisada). Tipo de Auditora: (Modalidad de auditora de que se trate). Periodo Revisado: (Lapso en que se realizaron las operaciones revisadas). Fecha de Inicio: (Fecha en que dio inicio la auditora). Fecha de Conclusin: (Fecha en que dio trmino la auditora). Fecha de Discusin: (Fecha en que se efectu el comentario de las observaciones con los servidores

pblicos de las reas responsables). Auditor Coordinador: (Nombre del Contralor).

CONTRALORA

rgano Autnomo: (1)



ndice Pgina Anotar el nmero de pgina donde se ubica cada captulo.

I. Antecedentes. II. Perodo, Objetivo y Alcance de la Revisin. III. Resultado del Trabajo Desarrollado. IV. Conclusin y Recomendacin General. V. Cdulas de Observaciones.

CONTRALORA

rgano Autnomo: (1)



I. Antecedentes Indicar la causa que dio origen a la revisin, as como el nmero y fecha de la orden de auditora, fecha de notificacin y los datos de quien la recibi. Sealar el rea que se audit, as como su objetivo primordial. II. Perodo, Objetivo y Alcance de la Revisin II.1. Perodo Deber sealarse el lapso en el que se realiz la auditora. II.2 Objetivo Debern sealarse los propsitos que se persiguieron con la revisin efectuada, mismos que debieron determinarse desde el momento de hacer la planeacin de la auditora, dichos objetivos debern presentarse de manera clara y concisa. II.3 Alcance Se puntualizar el perodo que comprendi la revisin y el ejercicio analizado, identificando por cada partida, cuenta o rubro de revisin, el volumen de actividades y operaciones revisadas, as como el importe que representaron, de acuerdo con los universos determinados. Deber incluir la declaracin de haberse desarrollado el trabajo de conformidad con las Normas Generales de Auditora Pblica y la Gua General de Auditora, y aplicando los procedimientos que se consideraron necesarios para cada caso, en la medida de las circunstancias.

CONTRALORA

rgano Autnomo: (1)



III. Resultado del Trabajo Desarrollado Debern resumirse las principales deficiencias u omisiones detectadas en la revisin con la finalidad de captar la atencin e inters hacia aquellos aspectos relevantes que requieren mayor cuidado y celeridad para su resolucin. Por ello, es necesario realizar un anlisis de los resultados obtenidos, a fin de identificar las causas originales que provocan las deficiencias, efectuando una interrelacin de las observaciones que permita visualizar la problemtica y las repercusiones que puede originar en otras reas, programas u operaciones. IV. Conclusin y Recomendacin General Deber plasmarse la opinin que como resultado de la revisin practicada tiene el auditor sobre los logros alcanzados, el cumplimiento de objetivos, metas, normatividad aplicable y confiabilidad de los sistemas de control e informacin del rea auditada. La recomendacin que se plantee debe apoyar a la solucin de la problemtica detectada, cuidando de mantener congruencia con las recomendaciones contenidas en las cdulas de observaciones. Adems, la recomendacin debe ser objetiva, aplicable, concreta y dirigirse al origen de las desviaciones, evitando en todo momento textos ambiguos que no fomenten acciones concretas.

CONTRALORA

rgano Autnomo: (1)



V. Observaciones (En este apartado se anexa copia de las cdulas de observaciones debidamente firmadas tanto por los servidores pblicos responsables de atenderlas, como del responsable del rea de la Contralora).

Instructivo de llenado del modelo de Informe de Auditora.

Identificador Descripcin 1 Indicar el nombre del Instituto. 2 Nombre del rea auditada. 3 Tipo de auditora de acuerdo con el Programa Anual de Auditora. 4 El oficio de envo (Informe Ejecutivo) lleva una paginacin independiente del

resto del informe, por lo que la paginacin consta de dos partes: una que inicia en el oficio de envo y otra que inicia a partir de la portada.

5 Nmero total de hojas que integran el Oficio de Envo y el Informe Largo. 6 Nmero de la auditora que corresponda, de acuerdo con el Programa Anual de

Auditora.


INFORME EJECUTIVO ANEXO 11 BIS

CONTRALORA

rgano Autnomo: (1)



Oficio No. (Anotar el nmero que corresponda).

Fecha: (Anotar la fecha de envo del informe). (Anotar el nombre del servidor pblico a quien se dirige el informe). (Cargo del destinatario). (Domicilio institucional del destinatario). P r e s e n t e . Como resultado de la revisin practicada a (indicar el rea revisada) al amparo y en cumplimiento de la orden de auditora No. (anotar el nmero del oficio de la orden de auditora) de fecha (mencionar la fecha de emisin de la orden de auditora), envo el informe con las observaciones determinadas y recomendaciones propuestas, que fueron comentadas por los auditores comisionados con los servidores pblicos superiores y de mandos medios, responsables de atenderlas. De las (anotar la cantidad total de observaciones determinadas) observaciones que se consignan en el apartado V cdulas de observaciones, destacan por su importancia las siguientes: (Citar de manera clara y precisa la principal problemtica detectada, de acuerdo con los sealamientos del numeral 3 inciso D).

CONTRALORA

rgano Autnomo: (1)



Al respecto, le solicito gire sus instrucciones a fin de que se implementen las medidas correctivas y preventivas acordadas conforme a los trminos y plazos establecidos con el rea auditada, toda vez que en un plazo de (mencionar el tiempo en que se realizar la auditora de seguimiento) realizaremos la auditora de seguimiento correspondiente, a fin de constatar la solventacin de las observaciones detectadas. A T E N T A M E N T E EL CONTRALOR (NOMBRE Y FIRMA). c.c.p. (Anotar las instancias a las cuales se turnar copia del informe).

Instructivo de llenado del modelo de Informe de Ejecutivo.

Identificado

guia de audioria.pdf

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