IFMSA

Programs:

the complete guide

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Developed by the Projects Support Division

December 2014

The International Federation of Medical Students’ Associations (IFMSA) is a non-profit, non-governmental organization representing associations of medical students worldwide. IFMSA was founded in 1951 and currently maintains 123 National Member Organizations from more than 100 countries across six continents, representing a network of 1.3 million medical students.

IFMSA envisions a world in which medical students unite for global health and are equipped with the knowledge, skills and values to take on health leadership roles locally and globally, so to shape a sustainable and healthy future.

IFMSA is recognized as a nongovernmental organization within the United Nations’ system and the World Health Organization; and works in collaboration with the World Medical Association.

This is an IFMSA Publication© 2014 - Only portions of this publication may be reproduced for non political and non profit purposes, provided mentioning the source.

DisclaimerThis publication contains the collective views of different contributors, the opinions expressed in this publication are those of the authors and do not necessarily reflect the position of IFMSA.

The mention of specific companies or of certain manufacturers’ products does not imply that they are endorsed or recommended by the IFMSA in preference to others of a similar nature that are not mentioned.

Imprint

Editor in ChiefLjiljana LukicProjects Support Division Director

ContributorsAnn-Kathrin Asen (Germany) PSD Regional Assistant for Europe

Karim El Sayed (Egypt) PSD Regional Assistant for the EMR

Transltors

David Imbago Jácome (Ecuador) General Assistant for the Americas

Elias Karam (France)

Moumini Niaone (Burkina Faso) PSD Regional Assistant for Africa

Publications Support DivisionFiras Yassine - LebanonMikolaj Maga - Poland

IFMSA

Notice All reasonable precautions have been taken by the IFMSA to verify the information contained in this publication. However, the published material is being distributed without warranty of any kind, either expressed or implied. The responsibility for the interpretation and use of the material herein lies with the reader.

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PublisherInternational Federation of Medical Students’ Associations (IFMSA)

International Secretariat:c/o Academic Medical CenterMeibergdreef 15 1105AZ

Amsterdam, The Netherlands

Phone: +31 2 05668823Email: gs@ifmsa.orgHomepage: www.ifmsa.org

Contact Us publications@ifmsa.org

Qu’est-ce qu’un programme de l’IFMSA ?

Les programmes de l’IFMSA correspondent à la concentration de différentes activités faites par les NMOs de l’IFMSA et par l’IFMSA au niveau international. Ces programmes visent des problématiques spécifiques que nous défendons en tant qu’étudiants en médecine et acteurs de santé publique en mettant en relation aux niveaux local, national et international les différents moyens qui aident l’IFMSA à remplir ses objectifs.

Tous les programmes de l’IFMSA relient le travail local et national des NMOs à la vision et aux missions de l’IFMSA. C’est aux NMOs de l’IFMSA de décider quels programmes devront être adoptés par l’IFMSA en votant pour ou contre les programmes proposés par le bureau éxécutif (executive board) et l’équipe d’officiels (team of officials) de l’IFMSA pendant les assemblées générales (general assembly). Les programmes seront coordonnés par des personnes qui leur seront dédiées (program coordinators) et supervisés par le bureau éxécutif de l’IFMSA (executive board) pour assurer la qualité de leur mise en œuvre, leur cohérence ainsi que leur viabilité à long terme.

Pourquoi passer des projets aux programmes ?

15 à 30% du temps passé sur un projet consiste pour le porteur de ce projet à en obtenir la reconnaissance par l’IFMSA

Seulement 0,4% des projets amènent à des opportunités de partenariat par an

Seulement 1,2% des projets incluent une relation avec un partenaire externe par an

18 projets par an sont destinés à être supprimés de l’IFMSA à cause de la bureaucracie de la section projet (Projects Support Division)

11 projets sont supprimés de l’IFMSA à cause de la bureaucracie de la section projet (Projects Support Division)

La plus grande partie des projets des NMOs peuvent aussi bien correspondre à des

campagnes, des évènements, des formations que des ateliers

(*) Ces chiffres ne sont pas basés sur un échantillon randomisé à cause du manque d’archives et peuvent donc présenter des biais.

Quel bénéfice en retirerez-vous ?

Plus d’efficacitéPlus d’opportunités de financements pour les OMNs

Une collaboration accrue entre les NMOs sur les mêmes problématiques

Plus de contacts extérieurs de l’IFMSA pour améliorer vos compétences dans des domaines spécifiquesPlus de soutien à vos activités locales et nationales.

Une connaissance approfondie de l’impact

que nous avons sur les différentes populations à travers le monde en tant qu’étudiants en médecine

Où en sommes-nous maintenant ?

En ce moment, les officiels (Team of Officials) et le bureau éxécutif (Executive Board) de l’IFMSA sont en train de préparer les programmes et les NMOs décideront lesquels ils veulent adopter.

Chacun d’entre vous peut prendre part au développement et à la mise en œuvre des programmes de l’IFMSA par l’intermédiaire de la section projet (Projects Support Division) et avec l’aide des groupes de travail (Small Working Groups) dédiés à la mise en œuvre de ces programmes (Implementation SWG).

Mise en place des programmes de l’IFMSA

Les programmes seront proposés par le bureau éxécutif de l’IFMSA et seront soumis au vote des OMNs pendant les assemblées générales (General Assembly). Le bureau éxécutif de l’IFMSA est à l’écoute de la TO et de toutes les NMOs en ce qui

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concerne la proposition de nouveaux programmes.

Pour plus d’informations et une description détaillée du processus de mise en place, veuillez vous référer aux motions concernant les programmes et aux directives relatives au fonctionnement des programmes (Programs Internal Operating Guidelines).

Structure des programmes de l’IFMSA

Nous encourageons toutes les OMNs et tous les membres de OMNs aussi bien au niveau local que national à rejoindre les programmes, en y inscrivant leur activités, que ce soit des projets, des campagnes, des cérémonies, des ateliers, des évènements, des formations ou des publications sur un thème spécifique (veuillez vous référer à “Comment rejoindre un programme de l’IFMSA?“ ci-dessous).

Ces activités bénéficient d’une coordination locale, nationale voire internationale avec l’aide et le soutien de la personne spécifiquement dédiée à un programme (Program Coordinator) et du responsable du comité permanent (Standing Committee Director) concernés.

Les Program Coordinators (1) permettent et facilitent la communication entre les OMNs

ayant des activités similaires, (2) organisent des activités internationales avec le soutien des OMNs et du réseau de l’IFMSA et (3) travaillent avec les responsables des comités permanents (Standing Committee Director) ainsi que les officiers de liaison (Liaison Officers) liés au programme en question pour créer de nouvelles opportunités, le tout dans l’esprit de suivre la vision de ces programmes et également en renforçant les compétences de l’IFMSA dans les domaines concernés.

Ces activités n’ont en elle-même pas nécessairement besoin d’être seulement des projets, des campagnes ou des événements, mais des travaux de recherche, des activités de formations de même que des campagnes de promotion aux niveaux local, national ou international.

Activités Développer de nombreuses activités locales, nationales ou internationales faites par les étudiants en médecine aussi bien que pour les étudiants en médecine qu’un public plus étendu sur des sujets spécifiques en lien avec les programmes et qui contribueront à remplir les missions de ces programmes.

Renforcement des capacités Construire une communauté d’étudiants en médecine possédant les connaissances et les compétences sur des problématiques spécifiques et procurant aux partenaires les occasions de pouvoir être mis en valeur au travers de différents événements, formations, campagnes et projets. Ainsi, les partenaires de l’IFMSA pourront contribuer à des formations aux niveaux national et international sur des sujets spécifiques.

Recherche Prouver le bien-fondé de l’inclusion d’une thématique à l’intérieur d’un programme. Les étudiants en médecine et l’IFMSA, dans leur volonté de provoquer le changement, doivent utiliser les résultats de la recherche mais également évaluer l’impact de l’utilisation de la recherche. Ils doivent également ouvrir les portes de la recherche aux étudiants en travaillant continuellement avec les chercheurs universitaires et autres parties concernées.

Recommandations et préconisations Prendre en compte que les activités et recherche issues du réseau de l’IFMSA représentent ce que les étudiants en médecine pensent et ce qu’ils veulent pour leur futur. Ces données doivent être utilisées pour influencer les politiques aussi bien nationales qu’internationales et également faire en sorte que les experts et les partenaires s’intéressent au réseau de l’IFMSA.

Comment rejoindre un programme de l’IFMSA ?

Pour rejoindre un programme de l’IFMSA, il faut que vous présentiez au moins une activité, quelle qu’elle soit, rentrant dans les missions et objectifs d’un du programme envisagé. La liste des programmes de l’IFMSA sera disponible sur www.ifmsa.org après le March Meeting 2015 et sera ensuite mise à jour après chaque Assemblée Générale.

Chaque activité (locale, nationale ou internationale) peut rejoindre un programme de l’IFMSA en remplissant le document dédié (Activity Enrolment Form) et en apportant une preuve de soutien signée par le président de la OMN. Ce document doit être envoyé au moins un mois avant que l’activité en question commence.

Les candidatures seront toutes examinées par le Program Coordinator et la réponse sera donnée dans un délai de deux semaines.

Ce court manuel a été rédigé pour vous aider et vous expliquer la marche à suivre pour inscrire vos activités dans un des programmes de l’IFMSA.

Les activités menées par les membres de l’IFMSA doivent être faites intelligemment: elles doivest être rattachées à un but spécifique, mesurable, réalisable et ancrés dans un contexte particulier.

Ce modèle a été fait pour vous donner à tous un solide point de départ si vous vous décidez à mener une activité officiellement reconnue par l’IFMSA.

Gardez bien en tête qu’il vaut mieux en faire moins mais avec de meilleure qualité. Faites donc en sorte que les documents que vous nous enverrez soient concis et aillent droit au but.

Affiliation d’une activité à un des programmes de l’IFMSAPour inscrire une activité au sein d’un programme de l’IFMSA, le responsable de cette action (activity coordinator) doit envoyer sa candidature à la personne responsable du programme concerné (program coordinator) un mois avant la date à laquelle cette action commence.

La candidature doit inclure :

Le formulaire de candidature (Activity Candidature Form) signé par le président de votre OMN et portant le tampon de votre OMNLe formulaire d’inscription d’une activité (Activity Enrolment Form) dument rempli

Les détails de ces formulaires seront vus plus loin. Pour pouvoir les remplir et donc porter votre candidature, vous devrez passer par un formulaire Google qui sera mis à votre disposition juste après la prochaine assemblée générale (General Assembly) de l’IFMSA.

La candidature sera examinée par le Coordinateur du Programme et le Directeur du Comité Permanent concerné dans les deux semaines après son envoi, après lesquelles l’acceptation ou le refus de la candidature vous sera notifié.

Pour qu’une activité puisse être affiliée à un programme de l’IFMSA, elle doit remplir les critères suivants :

Etre organisée par des membres de l’IFMSA (au moins une NMO)Correspondre à une des problématiques présentes dans le programme concernéAvoir des objectifs et des résultats clairs qui sont en accord avec ceux du programme concernéAvoir un impact mesurable sur la société en accord avec le programme concerné

Formulaire d’Inscription d’une Activité

Ci-dessous est expliqué ce à quoi vous devrez vous attendre en ouvrant le formulaire Google qui doit être envoyé pour inscrire une de vos activités dans un des programmes de l’IFMSA.

Nom de l’activitéIl n’y a pas d’exigences particulières quant à ce nom, mais gardez en tête qu’il sera utilisé pour évoquer votre activité par la suite.

ContactsNom du coordinateur de l’activitéAdresse mail du coordinateurL’OMN dont il vient

Informations sur votre actionLe(s) Comité(s) Permanent(s) concerné(s) Catégorie (projet, campagnes, événement, atelier, formation, autre)Niveau(x) (local, national, ou international)OMN(s) qui y participentDate à laquelle votre action doit commencerDate à laquelle votre action doit se terminer

Raisons pour lesquelles vous voulez rejoindre le programme

Quel programme de l’IFMSA souhaitez-vous que votre activité rejoigne?Dans quelle mesure votre activité correspond-

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elle aux objectifs et aux résultats attendus du programme concerné ?

Quelle est la problématique concernée?Quelle problèmatique au niveau social ou sanitaire votre action concerne-t-elle? Il peut y avoir plus d’une mais faites en sorte d’être concis (cette partie n’a pas vocation à être une description du projet).

Le public viséQuel public est visé par votre action? Il peut en avoir plus d’un, à ce moment-là il faudra diviser vos publics cibles en primaire, secondaire voire tertiaire par ordre d’importance. La priorisation de vos publics cibles est importante parce qu’elle participera à la détermination des objectifs et des résultats attendus de votre action ainsi que les indicateurs de réussite utilisés.

Description générale de votre actionExpliquez et décrivez ici votre activité. Quel en est le rationnel ? S’inscrit-elle dans un contexte historique, culturel ou politique particulier? En somme, il faut que vous expliquiez ici votre activité, son principe, mais également pourquoi selon vous cette activité est nécessaire.

Objectifs et indicateurs de réussiteExpliquez ici les objectifs de votre activité et également leurs indicateurs de réussite respectifs. Les objectifs doivent être spécifiques et les indicateurs doivent permettre de juger l’accomplissement de vos objectifs. Ces indicateurs doivent donc être mesurables. En effet souvent ces indicateurs sont seulement qualitatifs (ils indiquent seulement si l’action a été menée à bien ou non): dans ce cas vous devez utiliser des indicateurs associés quantitatifs.

Evaluation et surveillance prévuesExpliquez comment vous comptez évaluer votre activité, en incluant les pré et post-évaluations ainsi que les points communs et différences entre ces dernières. Nommez les indicateurs que vous allez utiliser pour évaluer et surveiller votre

activité qui permettront de mettre en évidence quel impact votre activité a eu sur le public cible et plus globalement sur votre environnement.

Evaluation de cette activité au sein du programme de l’IFMSA

Pour avoir de l’aide et du soutien pour vos activités de la part de l’IFMSA, le coordinateur d’une activité devra remplir et envoyer une évaluation (Activity Evaluation Form) au coordinateur du programme concerné dans un delai ne depassant pas les deux semaines suivant la fin de leur action.

Cette évaluation est basée sur les objectifs et indicateurs définis dans la description. Dans ce formulaire d’évaluation vous devrez brièvement expliquer, pour chaque indicateur, si votre action a atteint ses buts ou non. Si ce n’est pas le cas, vous devrez expliquer quelles difficultés votre équipe d’organisation a rencontrées qui ne vous pas permis de remplir un des buts de votre action (ce but se référant à un indicateur particulier). Si au cours de la réalisation de votre action vous trouvez d’autres moyens d’évaluer cette dernière ces derniers devront être inclus dans l’évaluation finale de votre action.

Formulaire d’évaluation de l’activité (activity evaluation form)

Organisation de votre activitéNombre de personnes présentes dans l’équipe d’organisation, y compris le nombre de bénévoles.

Public cibleQuelle est la taille de la population cible ?Combien de personnes avez-vous réussi à toucher en dehors de cette population cible ?

Ouverture vers l’extérieurNombre et dénominations des partenaires (locaux, nationaux, internationaux)Details sur la visibilité de votre activité (presse et autres médias locaux, nationaux, internationaux)

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Details concernant la reconnaissance de votre activité – prix, subventions, mentions dans des forums, mentions par des officiels (gouvernementaux, ministériels, OMS, et autres agences internationales)

ImpactDans quelle mesure l’activité a-t-elle atteint ses objectifs ?Détails sur l’impact de votre action basés sur les indicateurs et les objectifs que vous avez décrits précédemment.

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