IFMSA Programs:the complete guide

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Developed by the Projects Support Division

December 2014

The International Federation of Medical Students’ Associations (IFMSA) is a non-profit, non-governmental organization representing associations of medical students worldwide. IFMSA was founded in 1951 and currently maintains 123 National Member Organizations from more than 100 countries across six continents, representing a network of 1.3 million medical students.

IFMSA envisions a world in which medical students unite for global health and are equipped with the knowledge, skills and values to take on health leadership roles locally and globally, so to shape a sustainable and healthy future.

IFMSA is recognized as a nongovernmental organization within the United Nations’ system and the World Health Organization; and works in collaboration with the World Medical Association.

This is an IFMSA Publication© 2014 - Only portions of this publication may be reproduced for non political and non profit purposes, provided mentioning the source.

DisclaimerThis publication contains the collective views of different contributors, the opinions expressed in this publication are those of the authors and do not necessarily reflect the position of IFMSA.

The mention of specific companies or of certain manufacturers’ products does not imply that they are endorsed or recommended by the IFMSA in preference to others of a similar nature that are not mentioned.

Imprint

Editor in ChiefLjiljana LukicProjects Support Division Director

ContributorsAnn-Kathrin Asen (Germany) PSD Regional Assistant for Europe

Karim El Sayed (Egypt) PSD Regional Assistant for the EMR

Transltors

David Imbago Jácome (Ecuador) General Assistant for the Americas

Elias Karam (France)

Moumini Niaone (Burkina Faso) PSD Regional Assistant for Africa

Publications Support DivisionFiras Yassine - LebanonMikolaj Maga - Poland

IFMSA

Notice All reasonable precautions have been taken by the IFMSA to verify the information contained in this publication. However, the published material is being distributed without warranty of any kind, either expressed or implied. The responsibility for the interpretation and use of the material herein lies with the reader.

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PublisherInternational Federation of Medical Students’ Associations (IFMSA)

International Secretariat:c/o Academic Medical CenterMeibergdreef 15 1105AZ

Amsterdam, The Netherlands

Phone: +31 2 05668823Email: gs@ifmsa.orgHomepage: www.ifmsa.org

Contact Us publications@ifmsa.org

Qué es un Programa de IFMSA?Los programas de IFMSA son corrientes centralizadas de diferentes actividades realizadas por las Organizaciones Nacionales Miembros (ONM) e IFMSA internacional. Los programas de IFMSA abordan problemas dentro de un campo específico que nosotros como estudiantes de medicina y promotores de la salud global, defendemos al conectar actividades y oportunidades locales, nacionales e internacionales que contribuyan al resultado final.

Todos los programas de IFMSA conectan el trabajo de las ONM a nivel local y nacional con la visión y misión de IFMSA. Las ONM deciden qué programas han de ser adoptadas por IFMSA por votación de los programas propuestos por el Directorio Ejecutivo y el equipo de oficiales durante la Asamblea General. Los programas son coordinados por los coordinadores de programas y supervisados por el Directorio Ejecutivo para asegurar la calidad de la aplicación, la coherencia y la sostenibilidad de los programas.

Por qué cambiamos de Proyectos de IFMSA?

15-30% del cronograma de un proyecto de IFMSA se gasta aplicando para reconocimiento por parte de IFMSA

0.4% de los proyectos se vinculan con oportunidades externas al año

1.2% de los proyectos usan representación externa al año

18 proyectos propuestos para renovación debido a burocracia en la División de Soporte

11 proyectos son removidos de IFMSA debido a burocracia en la División de Soporte

La mayoría de los proyectos de las ONM son descritos como campañas, eventos, entrenamientos o talleres

(*) Las estadísticas no se crean a partir de una muestra aleatoria

debido a la falta de archivos y en consecuencia son sometidos a

sesgos.

Qué se obtiene de ella?

Más eficiencia

Más oportunidades de financiamiento para las

ONM

Más colaboración entre ONMs y actividades trabajando en el mismo tema

Más oportunidades externas para desarrollo de capacidades

Más apoyo para actividades locales y nacionales

Visión del impacto que como estudiantes de medicina tenemos en la salud de las comunidades en todo el mundo.

Dónde estamos ahora?

Al momento IFMSA, el Equipo de Oficiales y el Directorio Ejecutivo están construyendo los Programas de IFMSA y las ONMs tendrán la oportunidad de decidir cual de estos programas quieren que sean adoptados por IFMSA. Cualquiera puede ser parte del desarrollo y la implementación de los Programas de IFMSA a través de la División de Proyectos y bajo la ayuda del Pequeño Grupo de Trabajo de Implementación.

Inicio de los Programas de IFMSA

Los nuevos programas son propuestos por el Directorio Ejecutivo de IFMSA y son votados por las ONMs de IFMSA durante la Asamblea General de IFMSA. El Directorio Ejecutivo es guiado por el Equipo de Oficiales o cualquier ONM sobre la propuesta de cualquier programa nuevo. Para más información e información detallada del proceso de iniciación, por favor remitir a los Estatutos de Programas y la Guía de Operación Interna de Programas.

Estructura de los Programas de IFMSA

Todas las ONMs y los miembros de las ONMs a nivel local y nacional son animados a unirse a un Programa de IFMSA a través de la inscripción de sus actividades, ya sean proyectos, campañas, celebraciones, talleres, eventos, entrenamientos o publicaciones basadas en un tema (por favor referir a “¿Cómo unirse a un Programa de IFMSA?” a continuación). Estas actividades son coordinadas a nivel local, nacional o internacional con la ayuda y apoyo del Coordinador de Programa y el Director del Comité Permanente relevante. El Coordinador

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de Programa permite y facilita la comunicación entre actividades similares y las ONMs, organiza actividades internacionales con el apoyo de las ONMs y todos los miembros generales y trabaja con el Director del COmité Permanente relevante y el Oficial de Enlace para crear nuevas oportunidades, todos con el objetivo de lograr que la visión y misión del programa mientras mejoran su desempeño en IFMSA.

Internamente, estas actividades no necesitan ser sólo proyectos, campañas, eventos, etc. sino diferentes investigaciones y actividades de desarrollo de capacidades, así como esfuerzos organizados de abogacía a nivel local, nacional e internacional.

Actividades Desarrollando numerosas actividades en comunidades locales, nacionales e internacionales, facilitadas por estudiantes de medicina para estudiantes de medicina, así como para el público en temas específicos relacionados con el tema del programa que contribuyan a conseguir las metas generales del programa.

Desarrollo de capacidades Construyendo una comunidad de estudiantes de medicina equipada de conocimiento y habilidades en temas específicos y proveyendo de oportunidades para socios externos a través de diferentes eventos, entrenamientos, campañas y proyectos. De esta forma los externos de IFMSA podrán contribuir al desarrollo de capacidades nacional e internacional en temas específicos.

Investigación Proveyendo evidencia para el desarrollo de temas específicos en un tema del programa. Los estudiantes de medicina e IFMSA deberían usar la investigación cuando proporcionen el cambio, evaluación del impacto y creación de oportunidades para estudiantes de medicina en investigación, mientras trabajan juntos con académicos y otros interesados.

Abogacía Las Actividades y la investigación hecha por nuestros miembros representan lo que los estudiantes de medicina en todo el mundo piensan y quieren para su futuro. Esto debería ser usado para influenciar políticas a nivel nacional e internacional así como para traer expertos y externos a nuestros miembros para aprender.

Cómo unirse a un Programa de IFMSA?

Para unirte a un Programa de IFMSA, debes tener una actividad interesante (proyecto, evento, conferencia, taller, campaña, celebración, etc.) que esté en línea con las metas de un Programa de IFMSA. Podrás encontrar una lista y descripciones de los Programas de IFMSA en ifmsa.irg después de la Reunión de Marzo 2015 y la lista será actualizada después de cada Asamblea General.

Cualquier actividad local, nacional o internacional, puede unirse a un Programa de IFMSA llenando el Formulario de Inscripción de una Actividad firmada con el apoyo del Presidente de tu ONM. Este formulario debe ser enviado al menos un mes antes del inicio de la actividad. La aplicación será revisada por el Coordinador de PRograma y el Coordinador de la Actividad será informado en dos semanas acerca de si la actividad ha sido aceptada para formar parte del Programa de IFMSA.

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Este es un manual para ayudarte a involucrar tu actividad en un Programa de IFMSA

Las actividades de IFMSA deben ser SMART: específicas, medibles, alcanzables, realistas y con un periodo de tiempo establecido. Esta plantilla ha sido hecha para dar a todos un punto de partida sólido, cuando quieran llevar a cabo una actividad oficial de IFMSA. Tiene el propósito de ayudarte a cubrir todos los aspectos de la actividad antes de empezar a trabajar. Y recuerda: menos es más, así que asegúrate de que todo el documento sea conciso y al grano.

Afiliación de una actividad en un Programa de IFMSA

Para que una actividad se afilie a un Programa de IFMSA, el coordinador de la actividad debe mandar una aplicación al Coordinador del Programa del respectivo Programa de IFMSA un mes antes de la fecha de inicio de la actividad.

La aplicación para la afiliación de la Actividad al Programa de IFMSA debe incluir:

Formulario de Candidatura de la Actividad firmada y estampada por el Presidente de la Organización NacionalFormulario de Inscripción de la Actividad llenado

El Formulario de Inscripción de la Actividad será explicado más abajo, pero no es aquí donde lo presentas. Lo presentas a través de un Formulario de Google fácil de llenar, que estará disponible después de la siguiente Asamblea General de IFMSA.

El Formulario de Inscripción es evaluado por el Coordinador del Programa y el Director del Comité Permanente pertinente dentro de dos semanas después de la presentación del Formulario de Inscripción, después de lo cual el solicitante será notificado de los resultados.

Para que una actividad sea afiliada a un Programa de IFMSA, debe cumplir lo siguiente:

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Ser organizada por los miembros de al menos una Organización NacionalTrabajar en un tema relacionado con el Programa de IFMSA al cual está aplicando para afiliarseTener metas claras, objetivos y resultados que concuerden con la meta y los objetivos del Programa al cual estará afiliadoTener impacto feasible y medible en la sociedad que está de acuerdo al Programa al cual está aplicando para afiliarse

Formulario de Inscripción de la Actividad

La siguiente descripción explica que esperar cuando abras el formulario de Google, el cual es necesario enviar como parte de la aplicación para afiliación en un Programa de IFMSA.

Nombre de la ActividadEsto no debe tener un título atrayente, pero será

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el nombre que usaremos para referirnos a la actividad.

Detalles de ContactoNombre del coordinador de la actividadCorreo electrónico del coordinador de la actividadOrganización Nacional del coordinador de la actividad

Información sobre la actividadComité Permanente (uno o varios)Categoría (proyecto, campaña, evento, taller, entrenamiento, otro)Nivel (local, nacional, internacional - una o más Organizaciones Nacionales)Organización Nacional u Organizaciones Nacionales involucradas en la organización de la actividad (una o varias)Fecha esperada del inicio de la actividadFecha esperada del fin de la actividad

Razón para unirse al Programa de IFMSAEn qué Programa de IFMSA quieres involucrar/

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afiliar tu actividad?Cómo esta actividad contribuye a las metas y resultados esperados del Programa de IFMSA?Cuál es el problema a ser tratado?Qué problema en la sociedad y la salud es lo que quieres hacer frente? Puede haber más de un propósito, pero asegúrate de que esta sección sea concisa. Tenga en cuenta que no está destinado a ser un resumen de la descripción.

Grupos destinatarios Quién se beneficiará de esta actividad? Es posible que tenga dos o más grupos. En ese caso, usted debe dividirlos en grupos destinatarios primarios, secundarios e incluso terciarios. Esta priorización de los grupos meta es importante porque va a determinar los resultados y los objetivos de la actividad esperados y sus indicadores de éxito.

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Descripción general de la actividadEn esta sección se describen y explica tu actividad. Cuál es la razón de ser de esta actividad? Existe un contexto histórico, cultural o político? Que es la estructura de la actividad, por ejemplo, una agenda general para el taller, o los eventos que desea llevar a cabo como parte de la campaña? Con todo, aquí es donde se explica lo que la actividad se trata, por qué es necesaria, etc.

Objetivos e indicadores de éxitoIncluir los objetivos y sus respectivos indicadores de éxito aquí. Los objetivos deben ser específicos, y los indicadores deben permitir evaluar si has alcanzado tus objetivos. Así, los indicadores están ahí para que pueda medir el éxito de su actividad y, en consecuencia, deben ser medibles. A menudo, los indicadores no pueden medir directamente si se ha alcanzado el objetivo o no. En estos casos, puede que tenga que utilizar los llamados indicadores indirectos.

Planes para evaluación y monitoreoExplica cómo vas a hacer una evaluación, incluyendo pre y evaluación posterior y cómo éstos serán comparables. Nombra los indicadores a evaluar y vigilar, que serán capaces de mostrar la magnitud del impacto que tu actividad ha realizado en su grupo objetivo y la comunidad.

Evaluación de la Actividad dentro de un Programa de IFMSA

Con el fin de obtener una retroalimentación del Coordinador del Programa y para ser capaz de obtener ayuda y apoyo en sus actividades a través del Programa de IFMSA, el coordinador de la actividad deberá presentar un Formulario de Evaluación de la Actividad a más tardar dos semanas después de la finalización de la actividad.

La evaluación se basa en los objetivos e indicadores que se definen en esta descripción de la actividad. El formulario de evaluación tendrá, para cada indicador, una explicación breve de si la actividad

alcanzó su meta o no. Si no, se debe explicar cuáles son los desafíos que el equipo tuvo para ser incapaz de cumplir con la meta definida por dicho indicador en particular. Si se identifican más formas de evaluar la actividad, en el transcurso del período de la actividad, naturalmente deben ser incluidos en la evaluación también.

Formulario de Evaluación de la Actividad

Organización de la ActividadNúmero de personas en la organización de la Actividad, incluyendo el número de voluntarios

BeneficiariosCuántas personas del grupo objetivo de la actividad se ha conseguido llegar?Se alcanzó y cuántas personas fuera de su grupo objetivo?

ReconocimientoSocios (local, nacional, internacional) - número y nombresVisibilidad (publicaciones, medios de comunicación-locales, nacionales, internacionales;) - Número y nombresReconocimiento - premios, becas, foros

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oficiales (gobierno, ministerios, la OMS, otras agencias internacionales) - Número y nombres

ImpactoEn qué medida la actividad logró alcanzar las metas?Explicación del impacto basada en indicadores y objetivos descritos en el Formulario de inscripción de Actividades

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