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27.09.2013 Karen Piwek / Marcus Fischer
Optimierungder QM-Dokumentation
im medizinischen Laboratorium an mehreren Standorten
Anwendungsbeispiel
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Gliederung
- Organisationsstruktur / Institutsvorstellung- Chronologie- Umstrukturierung / Implementierung- Fazit
Zentrallaboratorium – SOP-Speed am Standort Gießen u. Marburg – AAL 2013
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Organisationsstruktur / Institutsvorstellung
Zentrallaboratorium – SOP-Speed am Standort Gießen u. Marburg – AAL 2013
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Organisationsstruktur / Institutsvorstellung
- Ca. 11 Mio. Analysen / Jahr (Grundlage Halbjahr 2013)
- Ca. 650 Parameter (Durchschnitt Halbjahr 2013)
- 50 Onlines- 24h-Diagnostik mit u. a. 6 Analysenstraßen
2 x Klinische Chemie / Immunchemie 2 x Urinchemie 2 x Hämatologie
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Chronologie
- SOP-Speed ist im Zentrallabor in Gießen (ZL-GI) seit dem Jahr 2002 im Einsatz, wurde im Zuge der damals anstehenden Akkreditierung eingeführt
- Der gesamte Zeitrahmen von der Beauftragung der SOP-Speed Software bis zur ersten Akkreditierungsbegehung betrug damals 9 Monateund umfasste die Sichtung des existierenden Dokumentenbestandes (MS-Office), die Beratung zur Konfiguration der Software, die Anwenderschulung und die Implementierung der Software.
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Chronologie
- Innerhalb der letzten Jahre gab es mehrere Umstrukturierungen im GI-ZL
- Die umfangreiche Programmdokumentation sowie der unkomplizierte Support seitens SOP-Speed haben die Wiederherstellung des Systemstatus(Revalidierung) nach einem Komplett-Umzugsehr erleichtert. Auch neue Mitarbeiter können sich schnell ins SOP-Speed-System einarbeiten
- 2005 wurden die beiden ehemals getrenntenUniversitätskliniken in Gießen und Marburg auf Beschluss des Landes Hessen zusammengeschlossenund 2006 privatisiert
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Chronologie
- 01.10.2010 Fusion Zentrallabor GI u. MR zum Institut für Laboratoriumsmedizin und Pathobiochemie, Molekulare Diagnostik unter Leitung von Prof. Dr. Harald Renz
- 2012 entschied man sich für die Erweiterung des SOP-Speed-QM-Dokumentationssystems von Gießen auf den Standort Marburg
- Am Standort MR wurde bis ins Jahr 2012 ausschließlich mit einem „word-/excel-/visio-basiertem QM-Dokumentations-System“ gearbeitet
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Umstrukturierung/Implementierung
Mitte 2012 wurden die Qualitätsmanagementhandbücher[QMH-GI und QMH-MR] im Rahmen der
ersten gemeinsamen Reakkreditierung (12/2012)nach DIN EN ISO 15189
harmonisiert zum QMH-GI/MR zusammengefasst.
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Umstrukturierung/Implementierung
Aufgaben, die zu lösen waren:
• Sichtung und Neustrukturierung des Dokumentenbestandes an beiden Standorten: Welche Dokumente sollten an beiden Standorten gelten, welchen nur in GI, welche nur in MR?
• Die Anpassung der Dokumentation musste im laufenden Betrieb erfolgen
• Standort MR hatte anfangs noch keinen direkten Zugriff auf den Datenserver in GI
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Umstrukturierung/Implementierung
Weitere Aufgaben, die zu lösen waren:
• Gemeinsames QMH sollte erstellt werden• Die teilweise bereits gemeinsame Nutzung von
Dokumenten sollte sukzessive erweitert werden.• Das Dokumentenmanagementsystem musste mit
diesen in der Übergangszeit heterogenen Datenbeständen umgehen können.
(Beispieldokumente nachfolgend)
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Umstrukturierung/Implementierung
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Umstrukturierung/Implementierung
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Umstrukturierung/Implementierung
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Umstrukturierung/Implementierung
Dokumentenkenntnis kann in SOP-Speed auch elektronisch bestätigt werden und ist ab sofort mit
Schulungsfragen kombinierbar!
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Umstrukturierung/Implementierung
Welche Unterstützung gab es vom Anbieter?
• SOP-Speed stellt spezielle Checklisten zur Umstellung von Dokumentationen bereit, die die Vorbereitung erleichtern.
• Technischer und fachlicher Support sind nicht getrennt – so können inhaltliche und fachliche Fragen effektiv erörtert werden.
• Unterstützung ist vor Ort und über Online-Support möglich.
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Umstrukturierung/Implementierung
Welche Unterstützung gab es vom Anbieter?
• SOP-Speed stellt spezielle Checklisten zur Umstellung von Dokumentationen bereit.
• Technischer und fachlicher Support sind nicht getrennt – so können inhaltliche und fachliche Fragen effektiv erörtert werden.
• Unterstützung ist vor Ort und über Online-Support möglich.
Ausschnitt aus Checkliste
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Umstrukturierung/Implementierung
Ein großer Schritt in die richtige Richtung:
• Seit Mitte August 2013 hat MR den direkten Zugriff auf den SOP-Server in GI
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Umstrukturierung/Implementierung
Die nächsten Schritte werden neben der finalisierten fachlichen Harmonisierung GI/MR ein gemeinsam verbessertes Layout sein.Wichtiger Programmvorteil: Dies kann im laufenden Betrieb vorbereitet werden und nach Entscheidung über die Programmfunktion „Dokumente an aktuelle Vorgaben anpassen“ en bloc durchgeführt werden.
Daher unsere Empfehlung bei Harmonisierungen /Implementierungen eines bereits bestehenden Systems:• Vorab das bestehende System weiter ausrollen und
nach diesem vollendeten Prozess weitere Verbesserungen vornehmen!
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Fazit
Als Vorteile der QM-Dokumentation mit SOP-Speed erwiesen sich:
• einfache Standardisierung (Layout) und Verschlankung
• flexibler Dokumentenschlüssel und frei wählbare Dokumentkategorien erleichtern die Aufnahme des zusätzlichen Dokumentenbestandes am neuen Standort
• eigenständige Listengenerierung (Bsp. gültige Dokumente)schnell abrufbar
• für die Zukunft anstehende weitere Umstrukturierungen (z.B. ergänzter Dokumentenschlüssel) können bereits jetzt „im Hintergrund“ vorbereitet und angelegt werden
• Bekanntheit von SOP-Speed bei Gutachtern und hohe Akzeptanz
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Fazit
Im Rahmen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)
erwies sich die Einführung / Erweiterung der professionellen
QM-Dokumentations-Software SOP-Speed und die damit
verbundene Vereinheitlichung der QM-Dokumentation
als gute Entscheidung.
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„Wo ein Arbeits‐Anfang ist,ist auch ein Arbeits‐Ende in Sicht;
‐ wobei der stete Tropfen den Stein höhlt!“
Vielen Dankfür
Ihre Aufmerksamkeit!
Infos zu www.sop-speed.de
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