INFORMATIONAL PACKAGE FOR

CONSUMERS RECEIVING SERVICES FROM THE PERSONAL CARE ASSISTANT PROGRAM (PCA).

October 17, 2016

PAQUETE INFORMATIVO PARA CONSUMIDORES QUE RECIBEN SERVICIOS DEL PROGRAMA DEL

ASSISTENTE DE CUIDADO PERSONAL (PCA).

Octubre 17, 2016

This package contains basic information for all of the consumers of The Fiscal Intermediary Program

For more information, updates and useful links, please visit our website

http://www.nearcfi.org/

Or you could call our Customer Service Department at

978-762-8307 or, 1-800-231-5409

Representatives are available Monday — Friday, 9 AM — 5 PM

Este paquete contiene información básica para los consumidores Del Programa del Intermediario Fiscal

Para más información, actualizaciones y acceso a enlaces útiles, por favor visite nuestra página

de internet:

http://www.nearcfi.org/

O llame a nuestra unidad de Servicio al Cliente al

978-762-8307 o al, 1-800-231-5409

Nuestros representantes están disponibles de Lunes — Viernes, 9 AM — 5 PM

Northeast Arc

FISCAL INTERMEDIARY Telephone Directory

Customer Service Hours: Monday - Friday 9:00 AM to 5:00 PM

Toll Free Number: 800-231-5409 Customer Service Number: 978-762-8307 Timesheet Fax: 978-777-3635 (available 24 hrs) All Other Paperwork Fax: 978-750-3639 (available 24 hrs)

Confirmation of receipt of timesheets: FI is now paperless; however, if you fax your time sheets we are able to confirm that we received

your time sheet base on the time you faxed it. See schedule below for calling us:

If You faxed it Times to call FI Customer Service Friday afternoon to Sunday night After 3.00 PM on Monday Between Monday morning and 4.00 PM After 3.00 PM on Tuesday After 4.00 PM Monday your timesheet will be considered late

This time sheet if correct will be paid the next payroll cycle.

If you have a problem faxing your timesheets to the Fiscal intermediary Office fax line 978-777-3635 on weekends. Please report the problem by calling our answering service at 978-762-4878.

Northeast Arc INTERMEDIARIO FISCAL DIRECTORIO TELEFONICO

Horario de Servicio al Cliente: Lunes –Viernes 9:00 am a 5:00 pm

Número de teléfono libre de cargos: 800-231-5409 Número de teléfono de Servicio al cliente: 978-762-8307 Número de Fax (Sólo) para Hojas de tiempo: 978-777-3635 (Disponible 24 horas) Número de Fax para otros documentos: 978-750-3639 (Disponible 24 horas)

Confirmación de hojas de tiempo recibidas:

En FI ahora no se imprimen papeles, pero si usted manda sus hojas vía Fax, podemos confirmar si recibimos su hoja basado en el tiempo de cuando usted mando la hoja por fax. Vea el siguiente horario para su referencia:

Tiempo de envío por fax: Horario para llamar a FI Servicio alTarde del Viernes a Domingo por la noche Después de las 3.00 PM del Lunes Entre Lunes en la mañana a las 4.00 PM Después de las 3.00 PM del Martes Después de las 4.00 PM del lunes su hoja seconsiderara como tarde.

Si la hojas están correctas, se pagaran en elsiguiente ciclo de nómina.

Si usted experimenta algún problema al mandar su hoja de tiempo a través del fax durante el

fin de semana usando el número de fax 978-777-3635. Por favor, reporte el problema IIamando a nuestro servicio de mensajería al 978-762-4878.

INSTANCES WHEN PCA HOURS CANNOT BE PAID

We would like to share with you about the instances when the Northeast Arc Fiscal Intermediary Department will not be able to process payments for your PCAs:

Hours submitted while the consumer enrolls with other program/provider:

· Group Adult Foster Care or Adult Foster Care

· Inpatient on a facility (Hospital, Nursing home, etc.)

· Admitted to a Long Term Care Facility

· Hours attending in Adult Day Habilitation

Late timesheets submission without applicable reason

Late timesheet will not be accepted unless consumer has applicable reasons and provide with necessary documentation such as:

· The member was retroactively enrolled with MassHealth.

· Making a change to the member’s MassHealth ID number.

Consumer cannot hire the following member as his/her PCA:

· Parent (if the consumer is a minor)

· Surrogate

· Consumer’s spouse

· Legal Guardian

· Foster Parent

SITUACIONES EN LAS QUE LAS HORAS DE PCA NO SERAN PAGADAS

Queremos compartir con ustedes este recordatorio de las situaciones en las que el Intermediario Fiscal del Northeast Arc no podrá procesar el pago para sus PCAs:

Horas sometidas mientras el consumidor está:

· Recibiendo cuidado Foster de Adulto en Grupo o Cuidado de Adulto Foster

· Hospitalizado en un Hospital, Hogar de Ancianos, Etc.

· Admitido en un Centro de Atención a largo plazo

· Atendiendo a Día de Habilitación para Adultos

Si las hojas de tiempo son sometidas tarde sin una razón aplicable

Hojas de tiempo no serán aceptadas a menos que el consumidor tenga una razón aplicable y pueda proveer la documentación necesaria, por ejemplo:

· El miembro está inscrito retroactivo en su cobertura de su corredor de Seguro Medico

· El miembro hizo un cambio en su número de identificación con MassHealth.

Consumidores que reciben los servicios de PCA no pueden contratar como PCA a las siguientes Personas:

· Padres (si el consumidor es un menor de edad)

· Sustituto

· Esposo(a) del Consumidor

· Guardian Legal

· Padres Foster

FISCAL INTERMEDIARY

WORKER’S COMPENSATION POLICY POLICY: To purchase/provide each consumer with Workers’ Compensation insurance. GENERAL: To provide consumers with all information relevant to the Workers’ Compensation

insurance policy. This FI workers’ Compensation policy is inserted into the FI packages and distributed to consumers by the Skills Trainer.

PROCEDURE: Any Personal Care Assistant who is actively working for a consumer who is enrolled

with the PCA program and as an active payroll with the Fiscal Intermediary Department is eligible for Workers’ Compensation should they get injured while working for the consumer.

The following is information you may need to know about our Workers compensation policy:

Workers’ compensation Carrier:

Atlantic Charter 25 New Chardon Street

Boston, MA 02114

Workers’ compensation Agent:

HUB International New England LLC. 299 Ballardvale St.

Wilmington, MA 01877 Tel: (978) 657-5100

Contact Person:

If a PCA should get injured while working for you and wants to submit a claims; Or if you have any questions about the Workers’ compensation policy, please contact the Senior Claims Advisor,

Paul Hammond at (617) 488-6546.

POLIZA DE COMPENSACION AL TRABAJADOR POLIZA: Para comprar/ proveer a cada consumidor con un seguro de compensación del

trabajador. GENERAL: Para proveer a los consumidores toda la información relevante a la póliza del

seguro de compensación del trabajador. Esta póliza es insertada en el paquete de formularios del FI y distribuido por los entrenadores de destreza a los consumidores.

PROCEDIMIENTO: Cualquier Asistente de cuidado personal (PCA) que este trabajando

actualmente para un consumidor que esté inscrito en el Programa del PCA y este activo en la nómina con el Departamento del Intermediario Fiscal es elegible para el seguro de compensación al trabajador si este PCA incurre en un accidente mientras trabaja para con el consumidor.

Usted necesitara saber la siguiente información acerca de su Póliza de Compensación al Trabajador:

Portador del Seguro de Compensación al Trabajador

Atlantic Charter 25 New Chardon St. Boston, MA 2114

Agente del Seguro de Compensación al Trabajador

Hub International New England LLC.

299 Ballardvale St. Wilmington, MA 01877

Tel: (978) 657-5100

Persona de Contacto Si el PCA se hiere o sufre un accidente mientras trabaja para el consumidor y quiere someter una demanda; o si usted tiene alguna pregunta acerca de su Seguro de Compensación al Trabajador, por favor contacte al Consejero de Demandas:

Paul Hammond al (617) 488-6546

The Commonwealth of Massachusetts DEPARTMENT OF INDUSTRIAL ACCIDENTS 1Congress Street, Suite 100, Boston, Massachusetts 02114-2017 617-727-4900 - http://www.state.ma.us/dia

As required by Massachusetts General Law, Chapter 152, Sections 21, 22 & 30, this will give you notice that I (we) have provided for payment to our injured employees under the above-mentioned chapter by

insuring with:

Atlantic Charter Insurance Company 617-488-6500 NAME OF INSURANCE COMPANY

25 New Chardon Street, Boston, MA 02114 ADDRESS OF INSURANCE COMPANY

POLICY NUMBER EFFECTIVE DATES

HUB International, 229 Ballardvale St., Wilmington, MA 01887 978-657-5100 NAME OF INSURANCE AGENT ADDRESS PHONE #

EMPLOYER ADDRESS

EMPLOYER’S WORKERS’ COMPENSATION OFFICER (IF ANY) DATE

MEDICAL TREATMENT The above named insurer is required in cases of personal injuries arising out of and in the course of employment to furnish adequate and reasonable hospital and medical services in accordance with the provisions of the Workers’ Compensation Act. A copy of the First Report of Injury must be given to the injured employee. The employee may select his or her own physician. The reasonable cost of the ser- vices provided by the treating physician will be paid by the insurer, if the treatment is necessary and reasonably connected to the work related injury. In cases requiring hospital attention, employees are hereby notified that the insurer has arranged for such attention at the

Nearest Hospital to Consumer’s Home NAME OF HOSPITAL ADDRESS

TO BE POSTED BY EMPLOYER

The Commonwealth of Massachusetts DEPARTMENT OF INDUSTRIAL ACCIDENTS 1 Congress Street, Suite 100, Boston, Massachusetts 02114-2017

617-727-4900 - http://www.mass.gov/dia De acuerdo con lo dispuesto por los artículos 21, 22 y 30 del capítulo 152 de las Leyes Generales de Massachussets, por el presente notificamos que hemos previsto el pago a nuestros empleados lesionados, conforme al capítulo antes mencionado, mediante un seguro con:

Atlantic Charter Insurance Company 617-488-6500

NOMBRE DE LA COMPAÑÍA DE SEGURO

25 New Chardon Street, Boston, MA 02114 DOMICILIO DE LA COMPAÑÍA DE SEGURO

NÚMERO DE PÓLIZA FECHAS DE VIGENCIA

HUB International, 229 Ballardvale St., Wilmington, MA 01887 978-657-5100

NOMBRE DEL AGENTE DE SEGUROS DOMICILIO TELÉFONO

EMPLEADOR DOMICILIO

FUNCIONARIO DEL EMPLEADOR PARA ACCIDENTES DE TRABAJO (SI HUBIERA) FECHA

TRATAMIENTO MÉDICO En caso de lesiones personales ocurridas a raíz del trabajo o durante el trabajo, la aseguradora cuyo nombre aparece arriba debe prestar servicios médicos y hospitalarios adecuados razonables de acuerdo con lo dispuesto por la Ley de Accidentes de Trabajo. El empleado lesionado debe recibir una copia del Primer Informe de Lesión. El empleado puede elegir su propio médico. El costo razonable de los servicios prestados por el médico que asista en el caso será abonado por la aseguradora, siempre que el tratamiento sea necesario y esté razonablemente relacionado con la lesión ocupacional. En caso de que se necesite atención hospitalaria, por la presente se notifica a los empleados que la aseguradora ha dispuesto que esa atención sea prestada en:

Nearest Hospital to Consumer’s Home

NOMBRE DEL HOSPITAL DOMICILIO

ANUNCIO PUBLICADO POR EL EMPLEADOR

FISCAL INTERMEDIARY

COMPLAINT & GRIEVANCE POLICY

POLICY: Consumers enrolled in the PCA Program through the Northeast Arc have a right to express their grievances. It is our intent to assure consumer satisfaction and to educate consumers on how to file a complaint. Any consumer who feels they have been unjustly treated has the right to file a grievance.

GENERAL: The FI staff values your opinion and we want to know if we are not doing an adequate

job. This policy is inserted into the Fiscal Intermediary packages and distributed to consumers by the Skills Trainers. This policy is also readily available in the Fiscal Intermediary office.

PROCEDURE:

1. Contact the Fiscal Intermediary office at (978) 762-8307 to voice your grievance.

2. Your name, date of call, time of call, and grievance will be logged.

3. The FI office will contact the consumer/surrogate within 24 hours of which the complaint was filed

with a response and corrective action plan.

4. If you (consumer/surrogate) are not satisfied with the FI response, notification of your dissatisfaction must be filed with the FI office within 3 business days and a hearing will be scheduled.

INTERMEDIARIO FISCAL

POLIZA DE QUEJAS Y RECLAMACION

POLIZA: Consumidores inscritos en el Programa del PCA a través del Northeast Arc tienen el derecho de expresar sus quejas. Es nuestra intención asegurar la satisfacción de nuestros consumidores y educarlos en cómo hacer una queja formalmente. Cualquier consumidor que sienta que haya sido tratado injustamente tiene el derecho que hacer una queja formal.

GENERAL: El equipo del Intermediario Fiscal valora su opinión y queremos saber si no estamos

haciendo nuestro trabajo adecuadamente. Esta póliza es insertada en los paquetes del Intermediario Fiscal y distribuida a nuestros consumidores a través de los Entrenadores de Destrezas. Esta póliza también está disponible en nuestras oficinas del Intermediario Fiscal.

PROCEDIMIENTO:

1. Contacte la oficina del Intermediario Fiscal al (978) 762-8307 para expresar su queja y/o

reclamación.

2. Su nombre, fecha de la llamada, hora de la llamada y queja será grabada en nuestros records.

3. La oficina del Intermediario Fiscal contactara al Consumidor/Sustituto dentro de las siguientes 2 horas en las cuales se hizo la queja con una respuesta y un plan de acción correctiva.

4. Si usted (Consumidor/Sustituto) no está satisfecho con la respuesta del Intermediario Fiscal, una

notificación de su insatisfacción debe de ser archivada con la Oficina del Intermediario Fiscal dentro de los siguientes 3 días laborables y una reunión será programada.

 

PCA Home Care Quality Workforce Council

The PCA Quality Home Care Workforce Council was created to make it easier for individuals with disabilities to find and hire PCAs under the MassHealth Personal Care Attendant program. The PCA Workforce Council was established to create a PCA referral directory that lists people who are interested in working as PCAs, recruit new PCAs to work, represent the PCAs when bargaining with the union on wages and benefits, and help to inform consumers and PCAs about opportunities for PCAs to receive additional training.

Consumers can search for PCAs who might meet their needs by visiting www.masspcadirectory.org. Consumers will continue to be responsible for hiring and all other employer responsibilities, including interviewing and reference checks. For more information on the directory, please go to the website www.mass.gov/pca and click on "Directory". Reminder: The PCA registry is optional. Consumers are also able to hire PCAs without using the PCA registry. To learn about the Council and its current activities, visit the web site at www.mass.gov/pca. Contacting the PCA Workforce Council: PCA Council 600 Washington Street, 6th Floor Boston, MA 02111 tel. 617-210-5715 pcacouncil@state.ma.us

CONSEJO DEL PODER LABORAL DEL CUIDADO EN EL

HOGAR/PCA

El Consejo del Poder Laboral del Cuidado en el Hogar/ PCA fue creado para hacerse más fácil a los individuos con discapacidades la búsqueda y proceso de contratación de PCAs bajo el Programa de Asistencia del Cuidado Personal del Masshealth. El Consejo del Poder Laboral fue establecido para crear un directorio de referidos para PCAs que lista personas que están interesadas en trabajar como PCAs, para reclutar nuevos PCAs para trabajar, representar a los PCAs cuando hay que negociar con la Unión con respecto a salarios y beneficios y para ayudar a informar a los consumidores y PCAs acerca de las oportunidades que tengan los PCAs para entrenamiento adicional.

Los consumidores pueden hacer una búsqueda de PCAs quienes puedan cualificar para cubrir sus requisitos al visitar la página web: www.masspcadirectory.org. Consumidores continuaran con la responsabilidad de contratar y otras responsabilidades relacionadas con el proceso de empleo, incluyendo hacer la entrevista y chequeos de referencias. Para más información en del directorio, por favor visite la página web: www.mass.gov/pca y haga click en "Directory". Recordatorio: El registro de PCAs es opcional. Consumidores también pueden contratar PCAs sin tener que utilizar el Registro de PCAs. Para aprender más sobre el Consejo y sus actividades actuales, por favor visite la página web: www.mass.gov/pca. Contactar al Consejo del Poder Laboral del PCA: PCA Council 600 Washington Street, 6th Floor Boston, MA 02111 tel. 617-210-5715 pcacouncil@state.ma.us

A MESSAGE TO CONSUMERS FROM THE PCA WORKFORCE COUNCIL

ABOUT THE PCA NEW HIRE ORIENTATION PROGRAM

January 2015

The PCA Workforce Council supports your role as a PCA employer, including your responsibility to train and supervise your PCA. We also want to work with you to strengthen and protect this important program. In order to do so, we have developed and piloted a 3-hour standardized PCA New Hire Orientation.

Effective immediately, New PCAs must complete the PCA New Hire Orientation requirement within 6 months from their date of hire. New PCAs who fail to complete the Orientation within the six months; an after-tax payroll deduction equal to two dollars ($2.00) per hour will apply, until such time as they complete the Orientation program.

If the New PCA completes the Orientation within 2 months of their 6 month anniversary date, the payroll deductions will cease and all accumulated deductions will be returned. If the New PCA completes the Orientation after 8 months of the date of hire and submits the correct paperwork, the payroll deductions will cease but they will forfeit all accumulated deductions.

Note: New PCAs hired between January 1, 2014 to January 31, 2015 will have 6 months from the date of this notice to complete the Orientation.

The new Orientation will instruct new PCAs about

The Principles of Independent Living The Operational Procedures of the PCA Program Worker Rights Fraud, Abuse, and Neglect

In addition to this information, your new PCA will also receive resources including information on the role of the 1199 SEIU, the role of the PCA Workforce Council, the Rewarding Work web portal and other key resources. Your role as the employer and supervisor is not affected by this orientation. During a PCA New Hire Orientation, the new PCA is not trained on how to assist you; this is your responsibility. Other important things to know about a PCA New Hire Orientation:

The number of hours of PCA assistance you are receiving is not affected. New PCAs will be paid to attend only one, 3-hour orientation session A PCA New Hire Orientation curriculum has been developed and is available online at

www.mass.gov/pca please click on the Welcome sign to locate the Orientation materials. There are two options for this orientation: 1. A group session offered by the Homecare Training

Benefit or, 2. as a consumer, you can choose to provide the orientation yourself, but if you do this, you must certify you have used the approved curriculum.

If you have additional questions, you may contact the PCA Workforce Council at 600 Washington St. Room 7264 Boston, MA 02111 or by email at pcacouncil@state.ma.us

A MESSAGE TO CONSUMERS FROM THE PCA WORKFORCE COUNCIL ABOUT THE PCA NEW HIRE ORIENTATION PROGRAM

El Consejo de Fuerza Laboral de los PCA apoya su papel como un empleador de PCA, incluyendo su responsabilidad de entrenar y supervisar a su PCA. Nosotros también queremos trabajar con usted para fortalecer y proteger este programa importante. Para poder lograr esto, hemos desarrollado una Orientación Para Nuevos Empleados PCA estándar. Efectivo inmediatamente, nuevos PCA tienen que completar el requerimiento de la Orientación Para Nuevo Empleado PCA dentro de seis meses desde su fecha de comienzo como empleado. Nuevos PCA que no logren completar la orientación dentro de los seis meses - se les aplicará una deducción de nómina, después de impuestos, equivalente a dos dólares ($2.00) por hora, hasta que completen el programa de orientación. Si el nuevo PCA completa la orientación dentro de 2 meses de su fecha de aniversario de 6 meses, las deducciones de nómina se terminaran y se devolverán todas las deducciones acumuladas. Si el nuevo PCA completa la orientación luego de 8 meses de su fecha de comienzo y somete el papeleo correcto, las deducciones de nómina terminaran pero perderán todas las deducciones acumuladas.

Aviso: Nuevos PCA quienes comenzaron como empleados entre enero 1, 2014 y enero 31, 2015 tendrán 6 meses desde la fecha del aviso para completar la Orientación. ● La nueva orientación les informará a los PCA sobre ● Los Principios de la Vivienda Independiente ● Los Procedimientos Operacionales del Programa de PCA ● Los Derechos de los Trabajadores ● Fraude, Abuso y Negligencia

Adicional a esta información, su nuevo PCA también recibirá recursos incluyendo información sobre el papel del 1199 SEIU, el papel del Consejo de Fuerza Laboral de PCA (PCA Workforce Council), el portal de web de Rewarding Work y otros recursos claves. Su papel como empleador y supervisor no es afectado por esta orientación. El PCA no es entrenado en cómo asistirle a usted durante la Orientación Sobre Nuevo Empleo; esto es responsabilidad de usted. Otros detalles importantes de saber sobre el Programa de Orientación Para Nuevos Empleados PCA:

● La cantidad de horas que usted recibe de asistencia de PCA no es afectada. ● Se le pagará solamente una sesión de orientación de 3 horas a su nuevo PCA por atender. ● Se ha desarrollado un currículo para la Orientación Para Nuevos Empleados PCA la puedes

encontrar en http://www.mass.gov/pca . Favor de darle click donde dice Bienvenido (Welcome) para tener acceso a los materiales para la Orientación.

● Hay dos opciones para esta orientación: 1- las sesiones de Orientación Para Nuevos Empleados PCA serán llevadas a cabo en lugares accesibles en todo el estado o 2, usted como empleador puede optar por proveer la orientación, pero si usted hace esto, tendrá que certificar que usted ha utilizado el currículo aprobado.

Si usted tiene alguna pregunta adicional, puede comunicarse con el Consejo de Fuerza Laboral de los PCA, 600 Washington St, Room 7264 Boston, MA 02111 o por correo electrónico al pcacouncil@state.ma.us .

Please do not use Write Out, we will not accept these timesheet and will be send back to consumer unprocessed.

Por favor, no utilice corrector líquido, nosotros no aceptaremos estas hojas de tiempo y se le serán devueltas sin ser procesadas.

Prior Authorization hours (For FFS /MassHealth consumer only): When you receive your payroll check delivery envelope there is a table to indicate the number of hours that you have used on the front cover page of the envelope. Please review the number of hours available to be used to ensure that your PCA will get pay by MassHealth. If you use more hours weekly than your MassHealth authorization allows, your Prior Authorization hours may be exhausted. It will be your responsibility to pay your PCA with your own funding, withhold and pay all payroll taxes due and deduct and pay any Union Dues. SAMPLE:

AB12 MAIL John Doe

123 Example Road Boston, MA 12345

Approval Status Report

P1010101010 EFFECTIVE 1/8/2014-1/7/2015 APPROVED SPENT AVAIL

DAY 1357.75 1065 292.75

NIGHT 0.00 0 0.00

HOLIDAY 15.00 10 5.00

OT 0.00 0 0.00

************************************************

**** Sick Time hours (For ALL consumer): Effective July 1, 2015, Personal Care Attendants shall be eligible for Earned Sick Leave.

Sick time can only be reported on a separate form: the PCA Sick Time Activity Form Time Sheet. Any sick time reported on a Regular Activity Form Time Sheet will not be processed for payment. Please familiarize yourself with the general provisions of Earned Sick time that attach with PCA hiring package Should you have questions regarding your accrued Earned Sick Leave, you may contact the Fiscal Intermediary

Horas Autorizadas Previamente (Para los consumidores de FFS/MassHealth

solamente): Cuando usted recibe el sobre con el pago de la nómina, habrá una tabla que indica el número de horas que usted ha utilizado en la hoja del frente de covertura. Por favor, revise el número de horas disponibles en su balance para su uso futuro para asegurarse que se PCA sea pagado por MassHealth. Si usted utiliza más horas a la semana de las que usted fue aprobado por MassHealth, su Balance de Horas Aprobadas puede que se termine antes de tiempo. Sera su responsabilidad pagarle a su PCA con su propio dinero, y además retener y pagar todos los impuestos de nóminas y deducir y pagar los cargos de la unión del PCA. EJEMPLO:

AB12 MAIL John Doe

123 Example Road Boston, MA 12345

Reporte del estado de la Aprobación

P1010101010 EFFECTIVO 1/8/2014-1/7/2015 APPROVADO USADO DISPONIBLE

DIA 1357.75 1065 292.75

NOCHE 0.00 0 0.00 Dia Feriado 15.00 10 5.00

OT 0.00 0 0.00

****************************************************

Horas de Tiempo de Enfermedad (Para todos los consumidores):

Efectivo el 1º de Julio del 2015, todos los Asistentes de Cuidado Personal son elegibles para el beneficio de Horas de Enfermedad. El Tiempo de Enfermedad solo puede ser reportado en una hoja por separado llamada: la hoja de tiempo para reportar las horas de enfermedad del PCA. Cualquier hora de enfermedad reportada en una hoja de tiempo regular no será procesada para pago. Por favor, oriéntese acerca de las provisiones generales del beneficio de horas de enfermedad que esta adjunto al paquete de contratación del PCA/empleado. Si usted tiene alguna pregunta acerca del beneficio de horas de enfermedad, usted puede contactar a su Intermediario Fiscal.

EARNED SICK TIME Notice of Employee Rights

Beginning July 1, 2015, Massachusetts employees have the right to earn and take sick leave from work.

WHO QUALIFIES? -------All employees in Massachusetts

can earn sick time.

This includes full-time, part-time, temporary, and seasonal employees.

HOW IS IT EARNED? Q Employees earn 1 hour of sick time for every

30 hours they work.

Q Employees can earn and use up to 40 hours per year if they work enough hours.

Q Employees with unused earned sick time at the end of the year can rollover up to 40 hours.

Q Employees begin earning sick time on their first day of work and may begin using earned sick time 90 days after starting work.

WILL IT BE PAID?

Q If an employer has 11 or more employees, sick time must be paid.

Q For employers with 1 O or fewer employees, sick time may be unpaid.

Q Paid sick time must be paid on the same schedule and at the same rate as regular wages.

WHEN CAN IT BE USED? Q An employee can use sick time when the employee

or the employee's child, spouse, parent, or parent of a spouse is sick, has a medical appointment, or to address the effects of domestic violence.

Q The smallest amount of sick time an employee can take is one hour.

Q Sick time cannot be used as an excuse to be late for work without advance notice of a proper use.

Q Use of sick time for other purposes is not allowed and may result in an employee being disciplined.

CAN AN EMPLOYER HAVE A DIFFERENT POLICY? Yes. An employer can have their own sick leave or paid time off policy, so long as employees can use at least the

same amount of time, for the same reasons, and with the same job-protections as under the Earned Sick Time Law.

RETALIATION Q Employees using earned sick time cannnot be fired

or otherwise retaliated against for exercising or attempting to exercise rights under the law.

Q Examples of retaliation include: denying use or delaying payment of earned sick time, firing an employee, taking away work hours, or giving the employee undesirable assignments.

NOTICE & VERIFICATION Q Employees must notify their employer

before they use sick time, except in a emergency.

Q Employers may require employees to use a reasonable notification system the employer creates

Q If an employee is out of work for 3 consecutive days OR uses sick time within 2 weeks of leaving their job, an employer may require documentation from a medical provider.

DO YOU HAVE QUESTIONS? Call the Fair Labor Division at 617-727-3465 0 E-Mail us at EarnedSickTime@state.ma.us

Visit www.mass.gov/ago/earnedsicktime

@ Commonwealth of Massachusetts

Office of the Attorney General

The Attorney General enforces the Earned Sick Time Law and regulations. It is unlawful to violate any provision of the Earned Sick Time Law.

Violations of any provision of the Earned Sick time law, M.G.L. c. 149, § 148C, or these regulations, 940 CMR 33.00 shall be subject to paragraphs (1), (2), (4) , (6) and (7) of subsection (b) of M.G.L. c. 149, §27C(b) and to § 150.

This notice is intended to inform. Full text of the law and regulations are available at www.mass.gov/ago/earnedsicktime.

All MassHealth PCA consumers have a responsibility to be sure they, or their surrogates, are managing their PCA services in accordance with the rules and regulations of the PCA program. Historically, there have been relatively few instances of fraud in the PCA program. However, fraud is not only a crime but wastes money and can weaken the PCA program. Any suspicion of fraud must be reported to the Office of State Auditor’s Bureau of Special Investigations (BSI) for further investigation and action. Their number is 617-727-6771. Your PCM agency or FI are also required to report any suspicion of fraud on the part of a consumer, a PCA, surrogate, or other party. Some tips:

Make sure your time sheet is filled out accurately and only for time that your PCA actually worked.

If you are hospitalized, your PCA can be paid for taking you to the hospital and picking you up, but cannot be paid for any of the time that you are in the hospital.

MassHealth can only pay your PCAs to provide you with physical assistance with activities of daily living (ADLs) (such as bathing, dressing, eating, mobility assistance, and medication assistance) or instrumental activities of daily living (IADLs) (laundry, shopping, housekeeping, transportation to medical appointments, etc). MassHealth cannot pay your PCA for recreational, social or respite activities.

Please remember that, as the PCA’s employer, you must pay your PCA for any hours worked, even if you think the PCA did not do a good job. If you do not pay your PCA, your PCA has the right to file a complaint for non-payment of wages with the Attorney General’s fair wage and labor division.

Remember to track the number of hours your PCAs work. Your PCAs should be hired to work only up to the number of hours per week or per night that MassHealth has authorized for you. If you overbill your weekly hours, you run the risk of running out of units on your prior authorization before it expires. Billing more hours than you were authorized for may also result in a fraud report. If your medical condition has changed and you require more assistance with ADLs and IADLs, you may contact your PCM agency to request an increase in your PCA hours.

The fiscal intermediary cannot pay your PCAs and you will be responsible for paying your PCAs if: You are no longer eligible for MassHealth on the dates submitted on the

timesheet; Your prior authorization for PCA services has expired and has not been

renewed; or You do not have enough units on your prior authorization to cover the

hours worked by your PCA

Todos los consumidores del Programa de PCA De MassHealth tienen la responsabilidad de asegurarse de que ellos, o sus Sustitutos, supervisen sus servicios de PCA de acuerdo a las reglas y regulaciones del Programa del PCA. Históricamente, ha habido algunas situaciones de fraude en el Programa de PCA. Fraude no es solo un crimen, sino una pérdida de dinero, lo que debilita el Programa de PCA. Cualquier sospecha de fraude, debe de ser reportada a la oficina del Auditor del Estado (Departamento de Investigaciones Especiales) BSI para más investigación y acción. El número de teléfono de este Departamento es el 617-727-6771. Se les es también requerido a su Agencia de PCM o su FI reportar cualquier sospecha de fraude de parte del consumidor, de un PCA, Sustituto o de cualquier otra persona. Algunas ideas: Asegúrese de que su hoja de tiempo sea completada correctamente y solo por tiempo que

su PCA haya trabajo en realidad. Si usted está hospitalizado, su PCA puede ser pagado por el tiempo que le tomo llevar al

consumidor al hospital y recogerlo, pero NO será pagado durante el tiempo de que el consumidor este en el Hospital admitido.

MassHealth solo puede pagarle a su PCA que provee asistencia física con actividades de diario vivir (ADLs)( como por ejemplo, bañarse, cambiarse, comer, asistencia para moverse, y asistencia para medicaciones) o para actividades instrumentales de diario vivir (IADLs)(por ejemplo, lavar la ropa, ir de compras, quehaceres del hogar, transportación a citas médicas, etc). MassHealth no pagara a su PCA por actividades recreativas, sociales o de descanso/relajamiento.

Por favor recuerde que, como un empleador de PCAs, usted debe de pagarle a su PCA por todas sus horas trabajadas, esto es aunque usted crea que su PCA no hiso un buen trabajo. Si usted no le paga a su PCA, su PCA tiene el derecho de poner una queja de No-Pago con la División de pagos y labor justos del Attorney General.

Recuerde de llevar la cuenta del número de horas que su PCA trabaja. Su PCA debe ser contratado solamente para trabajar hasta la cantidad de horas que especifica su autorización antes de su expiración. Facturar más de las horas que usted ha sido autorizado puede que también resulte en un reporte de fraude. Si su condición médica ha cambiado y usted requiere más asistencia con sus ADLs y IADLs, usted puede contactar a su agencia de PCM para solicitar un incremento en sus horas de PCA.

El Intermediario Fiscal, no puede pagarle a su PCA y usted será responsable de pagarle a su PCA si se presentan estos casos:

o Usted no es elegible a través de MassHealth por las fechas que sometió en sus hojas de tiempo.

o Su autorización de servicios de PCA ha expirado y no ha sido renovada, o o No tiene suficientes horas de balance en su autorización para cubrir las horas

trabajadas de su PCA.

Why you should pay your PCA on time?

Section 148. Every person having employees in his service shall pay weekly or bi-weekly each such employee the wages earned by him to within six days of the termination of the pay period during which the wages were earned if employed for five or six days in a calendar week, or to within seven days of the termination of the pay period during which the wages were earned if such employee is employed seven days in a calendar week, or in the case of an employee who has worked for a period of less than five days, hereinafter called a casual employee, shall, within seven days after the termination of such period, pay the wages earned by such casual employee during such period, but any employee leaving his employment shall be paid in full on the following regular pay day. For more detail, follow the link below https://malegislature.gov/Laws/GeneralLaws/PartI/TitleXXI/Chapter149/Section148

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Why you need to re-hire you PCAs if they have not work?

Federal law mandates that all employers, regardless of size or type of business, comply with their state's New Hire Reporting requirements. In Massachusetts, the new hire requirements apply to all employers regardless of size. The Massachusetts new hire reporting requirements can be found in Chapter 830 of the Code of Massachusetts Regulations, Section 62E.2.1

Effective Date of Employment and Effective Date of Reinstatement, date of commencement of employment or reinstatement of employment after a lapse in pay of 30 calendar days or more, but no later than the first day for which the employee or independent contractor is eligible for compensation or, in the case of an independent contractor re-hired under a new contract, the date of commencement of employment under the new contract.

For more detail, follow the link below http://www.mass.gov/dor/businesses/help-and-resources/legal-library/regulations/62e-00-wage-reporting-system/830-cmr-62e21-reporting-of-new-hires.html

Por qué debo pagarle a tiempo a mi PCA?

Sección #148. Cada persona que tenga empleados a su servicio debe de pagar semanal o quincenal a cada uno de sus empleados el salario Ganado por ellos dentro de 6 días después de que termina el periodo de pago durante el cual el salado fue ganado por el empleado por 5 o 6 días en una semana de calendario, o entre 7 días después de la terminación el periodo de pago en el cual el salario haya sido ganado si su empleado trabaja una jornada de 7 días a la semana. O si su empleado trabaja menos de 5 días a la semana, será catalogado como un empleado casual, el cual, debe de ser pagado dentro de 7 días después de haber concluido dicho periodo, este empleado casual debe de ganarse ese salario dentro de ese periodo especificado. Pero todo empleado que abandone su trabajo debe de ser pagado completamente en el siguiente día regular de pago.

Para más información, acceda al siguiente link en el internet: https://malegislature.gov/Laws/GeneralLaws/PartI/TitleXXI/Chapter149/Section148

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Por qué debe de re-contratar a su PCA si no ha trabajado?

Las leyes Federales mandan a que todos los empleadores, sin importar el trabajo y el tipo de negocio, deben de obedecer las leyes de su estado en cuanto a requerimientos de reportar sus nuevos empleados. En Massachusetts, los requerimientos de nuevos empleados aplican a todos los empleadores sin importar el tamaño. Estos requerimientos pueden ser encontrados en el Capítulo #830 del Código de regulaciones de Massachusetts, Sección # 62E.2.1

Efectivo la fecha de empleo y la fecha de recontratación, la fecha en que se comience el empleo o se restituye después de un lapso en pago de 30 días o más, pero no más tarde del primer día en el que el empleado o el contratista independiente sea elegible para compensación o, en caso de que el contratista independiente sea recontratado bajo un nuevo contrato, será la fecha en que comenzó el nuevo empleo bajo el nuevo contrato.

Para más detalles, acceda al siguiente link en el internet: http://www.mass.gov/dor/businesses/help-and-resources/legal-library/regulations/62e-00-wage-reporting-system/830-cmr-62e21-reporting-of-new-hires.html

Dear Consumer/ Surrogate: As your Fiscal Intermediary, our department would need the most recent contact information for Consumer and PCA in order to provide proper and faster services to contact. You could complete the Change Form and Supply Request Forms and let us know if changes as following: Consumer: Change of residence address Change of mailing address (clearly indicate only for mailing)

Phone number Employee/PCA:

Change of address Phone number Termination

Last day of work Reason of Termination

Supply Request for

Timesheets Payment Schedule Calendar (A-L or M-Z) Direct Deposit Application Employee PCA Hire Package Any other forms

Form could be mail to NeArc FI Dept, 6 Southside Road, Danvers MA 01923 or Fax (978)-750-3639. Please do not hesitate to contact Northeast Arc FI customer service at (978) 762-8307 if you have any questions or concerns in regarding this form. Best regards, Fiscal Intermediary Department Northeast Arc, Inc.

Estimado consumidor/Sustituto: Como su Intermediario Fiscal, nuestro departamento necesita su más reciente información de contacto tanto para el consumidor como la de su PCA para poder proveer los servicios apropiadamente y de manera rápida. Usted puede completar el Formulario de solicitud de cambios y formularios en blanco, y dejarnos saber si los cambios son como siguen: Consumidor: Cambio en la dirección de domicilio Cambio en la dirección de correo (Indique claramente que es para correo solamente)

Numero telefónico Empleado/PCA:

Cambio de dirección Numero telefonico Terminacion de empleo

Fecha del ultimo dia de trabajo Razon de la terminacion

Solicitud de formularios en blanco:

Hojas de tiempo Calendario/ horarios de pagos de nómina (A-L o M-Z) Aplicación para Depósito Directo

Paquete de contratación para nuevos PCAs Cualquier otro formulario

Este formulario puede ser enviado al NeArc FI Dept por correo o por fax al, 6 Southside Road, Danvers MA 01923 o Fax (978)-750-3639. Por favor, no dude en contactar a la unidad de Servicio al Cliente del Northeast Arc FI al (978) 762-8307 si tiene alguna pregunta acerca de este formulario. Gracias de antemano, Departamento del Intermediario Fiscal Northeast Arc, Inc.

1872

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Change Form and Supply Request fax to (978)-750-3639 or mail to Ne-Arc FI Dept., 6 Southside Road, Danvers MA 01923

This Change Form is submitted to change information for: Consumer PCA

Consumer Number Consumer Name

Last 4 Digits of PCA SSN PCA Name

Type of Change (Required)

Consumer Address

Telephone Number

PCA Address

Other

Change Requested By (Required)

Consumer/Surrogate

PCA

PCM Agency

PCA Terminated: Last Day of Work / / Reason for Termination: PCA Quit PCA Terminated for Misconduct PCA Terminated - No Misconduct

Explanation:

Address

Address

City State Zip Code

Phone Number Cell Phone Number

Email Address

Consumer/Surrogate Name (Print) Consumer/Surrogate Signature Date

PCA Name (Print) PCA Signature Date

PCM Agency Staff Name & Title (Print) PCM Agency Staff Signature Date

Supply Request:

Timesheets Payment Schedule Direct Deposit Application Form W4 / M-4 PCA Hire Package Change Form Form W-5

Other