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INFORME DE AUDITORÍA REGULAR CON ENFOQUE INTEGRAL

HOSPITAL DE CALDAS E.S.E. AÑO AUDITADO 2011 Y PARCIAL A JUNIO 30 DE 2012

AGEI-RC 4.11 2012 DICIEMBRE DE 2012

Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral modalidad Regular 4.11

Hospital de Caldas E.SE.

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AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

HOSPITAL DE CALDAS E.S.E. AÑO AUDITADO 2011 Y PARCIAL A JUNIO 30 DE 2012

LINDON ALBERTO CHAVARRIAGA MONTOYA Contralor Municipal

JUAN ROBERTO JIMÉNEZ CARMONA Director de Planeación y Control Fiscal

STELLA VALLEJO LÓPEZ Líder de Auditoria

DIANA CAROLINA OSORIO BUITRAGO Auditora

WILMAR ALFONSO MONTOYA BEDOYA Auditor



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TABLA DE CONTENIDO

1. DICTAMEN INTEGRAL................................................................................... 4

1.1. EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y RESULTADOS ..................................... 5

1.1.1. Gestión ................................................................................................ 6

1.1.2. Resultados........................................................................................... 9

1.1.3. Control de legalidad........................................................................... 13

1.1.4. Control Financiero ............................................................................. 15

1.1.5. Sistema de Control Interno ................................................................ 22

1.2. FENECIMIENTO DE CUENTA ............................................................. 28

2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA.............................................................. 33 2.1. GESTIÓN MISIONAL............................................................................ 33

2.2. GESTIÓN FINANCIERA ....................................................................... 53

2.3. GESTIÓN CONTRACTUAL.................................................................. 57



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1. DICTAMEN INTEGRAL

Manizales, enero 04 de 2013 Doctor JORGE ENRIQUE ROBLEDO CARDONA Gerente Encargado Hospital de Caldas E.S.E. Manizales La Contraloría General del Municipio de Manizales, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral modalidad Regular a la entidad que Usted dirige, a través de la evaluación de los principios de la gestión fiscal: economía, eficiencia, eficacia, equidad con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en las áreas, actividades o procesos examinados, el examen del Balance General al 31 de Diciembre de 2011 y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental por el año terminado en esa fecha. Dichos estados financieros fueron examinados y comparados con los del año anterior, los cuales fueron auditados por la Contraloría General del Municipio. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas internacionales de auditoría (NIAS), contenidas en la Guía de Auditoria de la Contraloría General de la Republica adoptada por la Contraloría de Manizales, mediante Resolución 515 de Diciembre 28 de 2011, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La Auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la contratación celebrada, el cumplimiento de las disposiciones legales y la comprobación de las operaciones financieras, administrativas y económicas; los estudios y análisis se encuentran debida y adecuadamente soportado, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría de Manizales.



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Es responsabilidad de la entidad el contenido de la información suministrada, la cual fue analizada por la Contraloría General del Municipio de Manizales; también es responsable por el diseño, implementación y mantenimiento de un sistema de control interno adecuado para el cumplimiento de la misión institucional. La responsabilidad de la Contraloría General del Municipio de Manizales consiste en producir un informe que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento o no de la cuenta, con fundamento en la evaluación de la gestión y resultados (Control de Gestión, de Resultados, Financiero (opinión sobre la razonabilidad de los Estados financieros), Legalidad y Control Interno) obtenidos por la administración de la entidad en las áreas y/o procesos auditados. En el trabajo de auditoría no se presentaron limitaciones que afectaran el alcance de nuestra auditoría.

Las observaciones fueron dadas a conocer y validadas en mesa de trabajo en desarrollo de la auditoría, las respuestas de la entidad fueron analizadas y se incorporaron en el presente informe, cuyo registro hace parte de los papeles de trabajo del proceso auditor.

Estas observaciones se constituyen en riesgos fiscales, para lo cual se tuvo en cuenta las circunstancias analizadas y valoradas en el proceso auditor, las respuestas dadas por la entidad en las diferentes entrevistas y visitas administrativas, a fin de garantizar el derecho de contradicción y la trazabilidad del riesgo fiscal.

1.1. EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y RESULTADOS

La evaluación de la gestión y resultados se fundamenta en los sistemas de control de: Gestión, Resultados, Legalidad, Financiero y Control Interno; que contemplan diferentes variables evaluadas en el desarrollo de la Auditoria.

CUADRO RESUMEN

COMPONENTE CALIFICACIÓN OBTENIDA MÁXIMA CALIFICACIÓN

CALIFICACIÓN EN PORCENTAJE

Control de Gestión -20% 1,625 3 54% Control de Resultados -30% 1,0000 3 33% Control de Legalidad -10% 2,4 3 80% Control Financiero -30% 3 3 100% Evaluación SCI o Mecanismos de Control -10% 2 3 67%



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1.1.1. Gestión

Dentro del componente de gestión es pertinente evaluar la eficiencia y la eficacia de los procesos administrativos, los indicadores, el ciclo presupuestal y la población objetivo y beneficiaria del Hospital de Caldas ESE. Las valoraciones realizadas a las diferentes variables se presentaron conclusiones que sustentan la calificación así:

1.1.1.1. Proceso administrativo

Considerando la teoría administrativa, la Contraloría General del Municipio de Manizales evaluó instrumentos gerenciales como la Dirección, Planeación, Organización, Control (seguimiento y monitoreo) y ejecución. Para dar cumplimiento a lo anterior se revisó el grado de implementación del Plan de Acción de la vigencia 2011 y el avance del 2012 con corte a junio 30, en el cual se fijaron metas claras para el direccionamiento del Hospital de Caldas ESE; los cuales sirvieron para el logro de los objetivos planteados para las vigencias relacionadas. En el Hospital de Caldas ESE, el proceso administrativo cuenta con instrumentos gerenciales como Plan de Acción que permiten medir el comportamiento de las actividades realizadas en pro del logro de los proyectos y metas establecidas, así mismo los manuales de contratación, política de cartera, tesorería, que permiten medir la función administrativa; todo esto se podría decir que conforma la carta de navegación de la empresa. El Plan de Acción para el año 2011 se fundamenta en siete (7) proyectos y sub programas, así:

� Citación Comité de vigilancia y Asamblea de Acreedores � Continuar con el proceso de Saneamiento de cartera en el HOSPITAL DE

CALDAS E.S.E � Recuperación de Cuotas Partes Pensionales



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� Garantizar ingresos para el Hospital de Caldas E.S.E a través de un cobro eficiente de excedentes de Aportes Patronales

� Actualización Históricos de Nómina � Implementación del nuevo Sistema de Información � Evaluación Convenio

Durante la revisión del avance del Plan de Acción para el año 2012 se observó que aumentaron los proyectos con respecto a la anterior vigencia, quedando así con 12 proyectos para ejecutar.

� Recuperación de Cuotas Partes Pensionales. � Garantizar ingresos para el Hospital de Caldas E.S.E a través de un cobro

eficiente de excedentes de Aportes Patronales. � Actualización Histórica de Nómina. � Mantenimiento del nuevo Sistema de Información. � Disminución de costos de nómina. � Seguimiento al convenio con SES. � Continuar con el proceso de Saneamiento de cartera en el Hospital de

Caldas E.S.E � Actualizar pasivo pensional en el Hospital de Caldas E.S.E � Actualizar Estructura Organizacional acorde con la Situación Real del

Hospital de Caldas E.S.E � Definir situación actual del Hospital de Caldas frente a su existencia � Culminar la organización y depuración del archivo central � Tener un ingreso de Mil quinientos millones de pesos para realizar el pago a

los pensionados

1.1.1.2. Gestión Misional

El Hospital de Caldas E.S.E. cuenta con instrumentos de planificación como el plan de acción, debidamente adoptado para la vigencia de 2011 el cual como se dijo en anterior evaluación, tiene un alcance limitado debido al no cumplimiento de su objetivo misional de prestar servicios de salud, lo que lo hace intrascendente en términos de impactos, pues en nada aporta al cumplimiento de metas, programas o subprogramas del Plan de Desarrollo que les corresponde estructurar a las IPS públicas.



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Es por ello que el Plan de Acción del Hospital de Caldas contempla objetivos y actividades de naturaleza administrativa o de apoyo y no contempla los objetivos misionales acordes con la naturaleza de una IPS que en últimas debe garantizar la rentabilidad financiera y social a partir de la explotación de su portafolio de servicios de salud. Dado que el Hospital de Caldas renunció a la prestación directa de los servicios de salud, se impactó negativamente la gestión financiera en cuanto a la generación de ingresos que le permitan mantener la viabilidad futura de la Empresa, motivo por el cual esta Contraloría realizó Función de Advertencia por el riesgo de de llegar a una liquidación, de persistir esta situación por cuanto sus ingresos no alcanzan a cubrir sus gastos de funcionamiento, gastos que en las vigencias de 2011 y 2012 ha sufragado con fuentes alternas de recursos pero finitas, esto es que se agotan en el tiempo, como es la devolución de excedente patronales. Se encontró en la evaluación que no se observan los principios que rigen la función administrativa por parte de los responsables de la administración de esta Institución Prestadora de Salud, toda vez que no han dado directrices o políticas para evitar el progresivo marchitamiento financiero del Hospital, lo que en el futuro lo puede llevar a su liquidación, siendo el municipio de Manizales quien en este evento deba asumir las obligaciones del centro hospitalario, incluido el pago de los pensionados. La única fuente de ingresos con vocación de permanencia en el tiempo la constituye hasta ahora el arrendamiento de sus instalaciones físicas y de los equipos de su propiedad, negocio en el cual la gestión financiera ha sido desfavorable pues en virtud del Convenio Interadministrativo 2009-010, que estableció nuevos parámetros de la retribución económica, ha generado una disminución en los ingresos, evidenciando un negocio inconveniente para los intereses del Hospital de Caldas. Si bien al Hospital le está permitido realizar los actos y convenios antes referidos, la no prestación directa de los servicios de salud para lo cual fue creado, denota falta de capacidad financiera, administrativa y operativa que en conjunto afectan la gestión misional y lo hacen depender de un tercero no sólo para la prestación de los servicios sino para la generación de los ingresos, los cuales resultan insuficientes bajo este esquema de negocios para atender sus exigibilidades contenidas en los acuerdos de reestructuración de pasivos, sino para con sus trabajadores y pensionados.



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Es por ello que el Hospital de Caldas no está en condiciones de cumplir con sus fines y objetivos institucionales, lo que compromete su viabilidad financiera y jurídica futura, en atención a que la persona jurídica Hospital de Caldas sólo está cumpliendo funciones de apoyo o administrativas, relacionadas con la atención de pensionados y el seguimiento al Convenio celebrado con Servicios Especiales de Salud SES.

1.1.1.3. Indicadores

Durante la evaluación de indicadores, la Contraloría General del Municipio de Manizales revisó la formulación, oportunidad, confiabilidad de la información o datos de las variables que los conforman: calidad, utilidad, relevancia y pertinencia de los resultados, de los indicadores presentados por el ente o asunto auditado los cuales miden las metas que como ya se enunció no comprenden los objetivos misionales.

1.1.1.4. Población objetivo y beneficiaria

El Hospital de Caldas, al no prestar directamente los servicios de salud tiene una población objetivo y beneficiaria reducida a la atención de peticiones quejas y denuncias en su gran mayoría relacionadas con solicitudes de certificaciones de bonos pensionales de los pensionados de la entidad. Además las denuncias o quejas que llegan de consideración son por situaciones de atención en salud que interponen contra el Hospital, son contestadas por el operador SES.

1.1.2. Resultados

La Contraloría General del Municipio de Manizales mediante esta evaluación estableció el grado de cumplimiento de los objetivos misionales en términos de cantidad, calidad, oportunidad. Complementariamente, se determinó el grado de avance y cumplimiento de las metas establecidas en los planes, programas y proyectos del Hospital de Caldas ESE en términos de cantidad, calidad, oportunidad, resultados y satisfacción de la población beneficiaria, así como, su coherencia con los objetivos misionales.



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Para la vigencia 2011 se determinó lo siguiente:

TOTAL PROYECTOS 7 TOTAL CALIFICACIÓN 1,63 PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO 54%

TOTAL DE PROYECTOS 7

ACCIONES CUMPLIDAS 3

ACCIONES PARCIALMENTE CUMPLIDAS 1

ACCIONES SIN CUMPLIR 3

Analizada la información de la matriz de calificación se observa que de 7 proyectos suscritos en el Plan de Acción de 2011, tres no se cumplieron, una de ellas se cumplió parcialmente y tres se cumplieron, lo que en porcentajes equivale a un 43%, 14% y 43% respectivamente. Durante la evaluación al Plan de Acción de la vigencia 2011 se encontró que se tenía como meta la recuperación de $475.000.000 por concepto de cuotas partes, de lo cual solo se logró un 7,31% así: Municipio de Palestina: $ 12.302.222,06 INVAMA: $ 5.528.713



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Municipio de Manizales $ 15.996.445 Hospital Facatativá $ 911.974 . TOTAL $ 34.739.354 Con lo anterior se denota la baja gestión del Hospital de Caldas, para el recaudo de cuotas partes, lo cual impacta negativamente el presupuesto de la entidad. Adicionalmente se tenía como meta culminar el proceso de digitalización de los registros históricos de nómina de los años 1960-2000 (aproximadamente 720.000) para ello se realizó el contrato N° 2009-01100 el cual tenía por objeto “Diseño y construcción del sistema de información para el almacenamiento del historial de nóminas de la institución y para la digitalización de las nóminas en el sistema, según propuesta adjunta” por un valor de $80.000.000 con una duración de 12 meses y/o hasta agotar la cuantía. Revisada la ejecución en 2011 solo se ha logrado el 35% de lo pactado, incumpliendo lo planeado para la mencionada vigencia. En cuanto a los sistemas de información, se tenía como meta en el año 2011 la implementación del mismo; durante la revisión se encontró que la entidad se encuentra en proceso de parametrización y que esta meta se programó para el año 2012. Con lo anterior se denota deficiencias en la elaboración del Plan de Acción 2011, pues se observa incumplimiento en uno de los principios de la Planeación como es la precisión, toda vez que el 43% de las acciones que se tenían previstas no se cumplieron, impactando negativamente la gestión de la entidad.

En la vigencia 2012 parcial a junio 30 se tiene lo siguiente:

TOTAL PROYECTOS 12 TOTAL CALIFICACIÓN 2,18 PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO 73%



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TOTAL DE PROYECTOS 12

ACCIONES CUMPLIDAS 4

ACCIONES PARCIALMENTE CUMPLIDAS 6

ACCIONES SIN CUMPLIR 2 Analizada la información de la matriz de calificación se observa que de 12 proyectos suscritos en el Plan de Acción de 2012, dos no se cumplieron, seis de ellas se cumplieron parcialmente y cuatro se cumplieron, lo que en porcentajes equivale a un 17%, 33% y 50% respectivamente. Es de anotar que esta evaluación es parcial y el Hospital aún se encuentra dentro de los tiempos para dar cumplimiento a los proyectos. Siendo recurrentes en la actividad de recuperación de cuotas partes para la vigencia 2012, el Hospital proyectó la recuperación de $226.265.371 para la vigencia, con la evaluación realizada se encontró que solo se recuperó $2.128.732 lo que corresponde a un 1% de la cifra planeada, denotándose así una baja gestión por parte de la entidad e impactando negativamente el presupuesto de la entidad.



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1.1.3. Control de legalidad

1.1.3.1. Gestión Contractual

Durante la revisión se encontró que la entidad cuenta con un Manual de Contratación adoptado mediante Resolución G-002-2006 del 31 de Marzo de 2006 por medio de la cual se adopta el acuerdo H-002-2006, este reglamento interno no ha sido actualizado no obstante los sustanciales cambios que ha sufrido la normatividad sobre la contratación estatal, generando riesgo de contrariar disposiciones de mayor jerarquía lo que origina a su vez impactos indebidos en la gestión administrativa y financiera de la entidad. Así mismo, el mencionado Estatuto Interno de Contratación no señala las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse en virtud de delegación de funciones, así como las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual. En evaluación realizada a la gestión contractual de la entidad, la Contraloría General del Municipio de Manizales revisó los ingresos recibidos según lo pactado en los convenios 053 de 2007 y el 010 de 2009 celebrados con S.E.S, encontrando que bajo la firma del primero se pactó, como retribución para el Hospital, el 6,5% de los ingresos brutos generados por la administración y operación de los servicios, este convenio que estuvo en vigencia durante 21 meses, le represento a la ESE unos ingresos en 2007 de $485.669.061 en 2008 $1.058.877.982 y para 2009 $1.505.613.980. El Hospital de Caldas suscribió el Convenio 053 de 2007 y el Convenio 010 de 2009 mediante el cual terceriza los servicios de salud para que sean prestados por SES. S.E.S, ha venido celebrando contratos de subarrendamiento, explotando a su favor las instalaciones físicas de propiedad del Hospital de Caldas, en tanto que este último ha celebrado contrato de arrendamiento para utilizar un bien inmueble ubicado en la carrera 22 # 4 A 21 del barrio los Alcázares de la ciudad de Manizales, y destinado como archivo de la entidad por el cual pago en la vigencia de 2011 la suma de $7.500.000 y en 2012 la suma de $7.725.000 para un total en estas dos vigencias de $15.225.000 los cuales representan un daño patrimonial ocasionado a la entidad producto de una gestión fiscal antieconómica, ineficiente e ineficaz que en términos generales no se aplicó al cumplimiento de los cometidos



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y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional del Hospital de Caldas que tiene el deber legal y estatutario de obtener rentabilidad financiera en sus negocios y operaciones. En la gestión contractual se detectó, que en el contrato 2011-000, suscrito con la empresa CONTACTAMOS S.A.S, por valor de $26.000.000, se realizó una adición que supera lo permitido según el manual de contratación, ya que esta fue de $26.133.480, además no se evidencio la suscripción de un OTROSI que justificara la adición realizada, situación que vulnera el lleno de las formalidades para los contratos que superen los cincuenta (50) SMLMV. Así mismo, La Contraloría General del Municipio de Manizales en el proceso de auditoria evidenció inconsistencias en las fechas en las cuales se debe cumplir con los requisitos para la celebración de los contratos, tales como las pólizas, estampillas, registros presupuestales y actas de inicio que no tienen una secuencia lógica con el deber ser para darle inicio a la relación contractual, situación que se relaciona en los siguientes contratos:

Nº Contrato Contratista Estampilla Póliza Publicación Acta de inicio

2012-002 31 de enero NEXIA 07-02-2012 02-02 2012 07-02-2012 01-02-2012

2011-010 15 de Diciembre NEXIA 22-12-2011 21-12-2011 22-12-2011 15-12-2011

2012-001 5 de Enero

GLORIA JIMENA TRIANA 24-01-2012 05-01-2012 24-01-2012 02-01-2012

2012-006 1 de Abril

CONTACTAMOS S.A.S 18-04-2012 02-01-2012* 18-04-2012 02-04-2012

2011-3-4-0740 de Mayo 6

FIDUCIARIA CAFETERA S.A 30-05-2011 10-05-2011 31-05-2011 06-05-2011

En cuanto al contrato de Software que se celebró en el año 2010, contrato 2010-007, por un valor de $44.900.120,oo con la Sociedad Informática y Gestión S.A “SIIGO S.A”, cuyo objeto era la Instalación, suministro e implementación del Software sistema de información integral y modular, que contenga los siguientes módulos: presupuesto oficial, contabilidad, tesorería, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, gestión de tesorería, inventarios de activos fijos, compras y nomina, en el Hospital de Caldas ESE. Se observó que este Software no está implementado en su totalidad ya que la información mediante la cual este funcionaria debe ser suministrada de manera manual, es decir, de cada uno de los empleados activos y los que han pasado por la institución que generan alguna vinculación con la



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entidad como los pensionados, ya que aún utilizan el sistema anterior o utilizan archivos de Excel para llevar una secuencia de algunos puntos del presupuesto. En cuanto a los requisitos contractuales de suma importancia, como es la suscripción de una minuta, se observó que en el contrato 2012 – 006 celebrado con la empresa CONTACTAMOS S.A.S cuyo valor es de $50.000.000,oo no se cumplió, pues se tomó como contrato la propuesta de negocios presentada por el contratista en la cual no se especifican acápites tan importantes como el valor, plazo, supervisión o interventoría, disponibilidad y reserva presupuestal, impuestos, relación laboral, indemnidad y caducidad. Es así como la entidad no estaría eximida frente a terceros por reclamaciones que se pudieran presentar en su contra, situación que representa un riesgo para el Hospital y los intereses del mismo. Además de lo anterior en la póliza presentada se está asegurando solo a los empleados del contratista, pero no al Hospital frente a posibles incumplimientos o inexactitudes en el servicio por parte de los trabajadores que el contratista dispone al servicio del Hospital. Se evidencio que el Hospital de Caldas E.S.E, aún no ha legalizado la tenencia de un área de 411 M2, valorado en $473 millones ocupado desde vigencias anteriores por la Dirección Territorial de Salud, según se reportó en el Informe de Auditoria Gubernamental con enfoque integral a la cuenta AGEI-RC-2.7 2011, sin que medie acto o contrato que formalice esta situación, lo que se constituye en un hecho irregular que afecta la gestión administrativa y financiera del Hospital de Caldas.

1.1.4. Control Financiero

Es responsabilidad de la administración de la entidad el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría General del Municipio de Manizales. La responsabilidad de la Contraloría General del Municipio de Manizales consiste en proferir opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables consolidados a diciembre 31 de 2011.



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“…La fiabilidad de la información contable fue valorada mediante análisis de las cuentas Otros Deudores, Edificaciones, Bienes adquiridos en Leasing, Recaudos a favor de terceros, Provisión para contingencias y provisión para pensiones, cuyos resultados permiten determinar que la entidad presenta situaciones que deben ser objeto de observación sobre los Estados Contables con corte a 31 de diciembre del año 2011, así, teniendo en cuenta lo siguiente:

- En el año 2011, se realizó una depuración importante de la cartera de difícil cobro por un valor de $2.841 millones, situación originada por los altos grados de incobrabilidad, debido a los desordenes administrativos presentados en los años de operación del Hospital, que no permitieron adjuntar los soportes respectivos para el cobro de derechos por los servicios prestados, No obstante haberse realizado el saneamiento de esta partida, a diciembre de 2012 se presenta en la cuenta Otros Deudores, un saldo de $12.361 millones, valor que debe ser objeto de depuración, con el fin de ajustarlo a la realidad económica, toda vez que el cobro de algunos derechos genera incertidumbre, por cuanto corresponden a valores con alto grado de incobrabilidad y elevada antigüedad.

- De igual manera se reporta en la cuenta Otros deudores, un saldo por cobrar al Municipio de Manizales por $2.377 millones, sin que existan documentos que acrediten un derecho cierto, presentando además un elevada antigüedad y alto grado de incobrabilidad, que afectan la razonabilidad de este activo.

- Así mismo, presenta un saldo por cobrar a Servicios Especiales de Salud por $

$434.9 millones, valor que debe ser objeto de depuración por cuanto constituye un derecho no cierto, debido a que las investigaciones adelantadas por la Entidad determinan, que este valor fue cancelado en cumplimiento del Contrato 2005-040 celebrado con Servicios Especiales de Salud.

- El Hospital de Caldas E.S.E., presenta a diciembre de 2011 bienes tangibles

representados en la Propiedad planta y equipo por un valor de $34.116 millones, en el cual se reporta como bien activo la Edificación-Hospital por un valor de $31.270 millones; situación que genera una sobreestimación en este grupo del activo, por cuanto al analizarse la dinámica operativa de este activo se tiene que mediante Convenio Interadministrativo No.010 del 28 de Julio de 2009, se establece la entrega a Servicios Especiales de Salud SES en calidad de administración, la totalidad del inmueble con todas sus instalaciones, por lo tanto su manejo contable corresponde a un Inmueble entregado a un tercero mediante contrato para su uso, administración y explotación.

- El avalúo realizado en el año 2011, al bien inmueble donde se encuentra ubicado

el Hospital de Caldas E.S.E, determinó un área de 411 M2, valorado en $473 millones, y ocupado por la Dirección Territorial de Salud. La Entidad no conoce la



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fecha y condiciones de entrega de este bien y no existen documentos que clarifique la operación realizada, además en el avalúo del Edificio, se incluye este valor, dado que éste bien no hace parte de la estructura del Hospital, y además es usufructuado por otra Entidad, diferente a Servicios Especiales de Salud. se genera una incertidumbre en la cuenta Clínica y hospitales.

- En el grupo Otros activos se reporta la cuenta 1941- Bienes adquiridos en leasing,

por un valor de $3.269 millones, dichos bienes fueron adquiridos en el año 2006, sin que a diciembre de 2011 se haya realizado la depreciación respectiva por la pérdida de capacidad operacional, debido a su utilización. Situación que genera una sobreestimación del activo.

- En relación con la Provisión para pensiones, se presenta un saldo que asciende a

$8.888 millones, valor que corresponde a un cálculo parcial de las cuotas partes de los pensionados, sin incluir en el cómputo del cálculo actuarial las pensiones y bonos pensionales del personal activo y retirado de la institución, conceptos que se hacen exigibles para determinar la exactitud de la cuantía a pagar y el reconocimiento del Pasivo.

- El Hospital de Caldas E.S.E., en cumplimiento de las exigencias legales, celebró el

contrato 2011-007, con el fin de lograr conocer el valor del pasivo pensional a su cargo. Como consecuencia de la ejecución de dicho contrato se logró determinar un pasivo pensional que asciende a $39.796 millones Al cierre del período contable no se lograron realizar los ajustes que permitieran reflejar razonabilidad en el saldo por este pasivo, presentándose una subestimación de $30.908 millones.

- En la cuenta Recaudos a favor de terceros se reporta un saldo de $ 11valor con

elevada antigüedad, el cual corresponde a compromisos que se originaron en retroactivos por salarios y prestaciones sociales desde año 2000, sobre los cuales no se tiene certeza, por lo tanto constituye una obligación no cierta. La Entidad debe adelantar un proceso depuración, con el fin de lograr la realidad financiera de este pasivo.

- Así mismo en la cuenta Otros ingresos recibidos por anticipado, se refleja a

diciembre de 2011 un saldo de $915 millones, valor que corresponde a consignaciones pendientes por identificar de años anteriores, sobre los cuales no se ha podido determinar su procedencia, situación que impide realizar la debida afectación del ingreso; generando además incertidumbre en relación con el saldo reportado por este pasivo.

- El valor reportado en Cuentas de Orden por demandas interpuestas por terceros

en contra de la Empresa Social del Estado, alcanza a diciembre de 2011 $5.003



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millones, sin que se hayan realizado evaluaciones de riesgo para constituir las provisiones que se requieran de acuerdo al análisis realizado; de igual manera no existe una metodología que permita tomar decisiones adecuadas respecto a la estimación de estos pasivos, que permita aminorar el impacto en las finanzas por los fallos que se puedan derivar en dichos procesos.

- Las incertidumbres, sobrevaloraciones y subvaloraciones encontradas en el activo,

que afectan la razonabilidad de los Estados contables suman $46.807 millones, valor que representa el 63.39% del total del activo reflejado a diciembre de 2011, el cual asciende a $73.843 millones. De igual manera las incertidumbres, sobrevaloraciones y subvaloraciones que afectan la razonabilidad de los Estados contables suman $31.834 millones, valor que supera lo reflejado a diciembre de 2011 por los pasivos, el cual asciende a $27.750millones, por el efecto que se generará por la actualización del pasivo pensional.

En nuestra opinión, por lo expresado en los párrafos precedentes, los estados contables del HOSPITAL DE CALDAS E.S.E., no presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año 2011 y los resultados del ejercicio económico del mismo año, de conformidad con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por la Contaduría General de la Nación, emitiéndose en consecuencia dictamen NEGATIVO. La evaluación del control interno contable realizada a los aspectos generales del proceso contable, a los activos, al pasivo, área del patrimonio y cuentas de resultados, indican un nivel de RIESGO ALTO, donde debe fortalecerse el proceso de saneamiento contable, la actualización de valores como el pasivo pensional y la reclasificación de activos, con el fin de garantizar mayor…” (Tomado de la auditoria AGEI-E- 3.4.-2011 de mayo de 2012).

De otra parte en la evaluación de la gestión financiera se encontró que la misma es desfavorable en lo relacionado con la suscripción del nuevo Convenio No 010 de 2009. En efecto, bajo la firma del convenio 010 del 28 de julio de 2009 vigente hasta la fecha y en el cual se pactó el 50% de las utilidades netas como retribución para el Hospital, por el aporte o entrega de los bienes muebles e inmuebles destinados al cumplimiento del objeto del convenio; con corte a 31 de diciembre de 2011 el Hospital de Caldas recibió ingresos por valor de $150.000.000 en lo restante de 2009, $567.844.150 en el 2010 y $338.668.000 en el 2011 para un total de $1.056.512.150 por 29 meses.



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Teniendo en cuenta que los gastos del Hospital de Caldas para los años 2008 a 2011 son de $8.979.986.996 y que en total por los dos convenios recibió $4.489.997.517, alcanzando a cubrir solo el 50% de los gastos de la entidad. Revisadas las proyecciones que realizó S.E.S al Hospital de Caldas para la firma del nuevo convenio se encontró que las mismas están muy alejadas de la realidad con una diferencia entre lo proyectado y lo real de $2.879.753.850 menos de ingresos para el Hospital de Caldas. La anterior realidad financiera lleva a ratificar el riesgo inminente de inviabilidad futura del Hospital de Caldas, razón por la cual se requiere de medidas urgentes que normalicen la situación del Centro asistencial para garantizar el principio de negocio en marcha, o gestión continuada, mediante el cumplimiento de sus estatutos que le imponen generar rentabilidad financiera y social. Lo anterior situación de riesgo se incrementa ante el incremento sustancial en las provisiones que revela SES en sus estados contables de 2010 y 2011 justamente cuando en vigencia del nuevo Convenio que establece una nueva forma de remuneración a partir de la utilidad neta, esto es, una vez hechas las deducciones por concepto de entre otros de la provisiones, situación que debe examinarse a profundidad en sede de SES a efectos de determinar la razonabilidad de las mismas, mediante una indagación preliminar, toda vez que se podría estar presentando daño patrimonial para el Hospital de Caldas ESE, en caso de que las mismas no estén ajustadas a la principios de la contabilidad pública y a las operaciones realizadas. En efecto, se realizaron provisiones de la siguiente manera:

Año Vr Provisión Año Vr Provisión 2007 $ 37.444.836 2010 $ 3.530.919.000 2008 $ 661.646.886 2010 $ 685.962.000 2009 $ 889.283.000 2011 $ 802.211.000

Además se debe adicionar el desconocimiento por parte de la ESE de la política de cartera de SES y la oportunidad y efectividad en el cobro de la misma, situaciones que generan un impacto directo en las utilidades al finalizar cada periodo y por su puesto en los ingresos para el Hospital de Caldas.



20

De otra parte desde el año 2005, el Municipio de Manizales adeuda al Hospital de Caldas E.S.E la suma de $2.377.670.000 que corresponden a las mesadas canceladas al fondo de pensiones del municipio y pagos de seguridad social del convenio de concurrencia, sin que se advierta o evidencie gestiones efectivas de cobro que le permitan solventar las finanzas de la E.S.E. con estos recursos. El Hospital de Caldas para conocer a cuánto asciende su pasivo pensional, celebro el contrato N° 2011 - 007 con la sociedad Consultores Asociados en Seguridad Social Ltda., cuyo objeto fue la “Proyección del cálculo actuarial y otras tareas relacionadas con el pasivo prestacional del Hospital de Caldas”, y fue ejecutado en su totalidad por valor de $29.000.000, resultado que se resume de la siguiente manera según información tomada del Acta de Junta Directiva N° 004 de Diciembre 14 de 2011:

Estos resultados, deben ser incorporados a los estados financieros de la entidad, y no se ha hecho, lo anterior ante la necesidad apremiante de tener una información veraz y oportuna para tomar decisiones frente al futuro financiero de la entidad. Desde al año 2002 el Hospital de Caldas E.S.E. se encuentra exento del pago del Impuesto Predial Unificado bajo el argumento de pertenecer a la red Pública Municipal y Departamental de Salud. En razón a lo anterior, se constató que el Hospital de Caldas E.S.E no se encuentra habilitado para prestar servicios de salud, toda vez que no tiene ningún servicio inscrito ante la Dirección Territorial de Salud de Caldas desde el 18 de junio de 2004.



21

1.1.4.1. Ciclo presupuestal:

La evaluación de la gestión presupuestal, está enmarcada por el Decreto 115 de 1996, “Por el cual se establecen normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de los presupuestos de las empresas industriales y comerciales del Estado y de las sociedades de economía mixta.” Mediante Resolución 022 del 28 de diciembre de 2010 y 019 del 27 de diciembre de 2011 emanada del Consejo Municipal de Política Fiscal- COMFIS aprobó el presupuesto de ingresos y gastos del HOSPITAL DE CALDAS ESE para las vigencias 2011 y 2012, el cual fue fijado en $5.598 millones de pesos y $3.935 millones de pesos respectivamente, en lo relacionado con el presupuesto de 2012 se encuentra en ejecución. El presupuesto definitivo para la vigencia 2011 quedó establecido en $5.598 millones y el Hospital de Caldas ESE cumplió en el aspecto legal con todos los requisitos, según lo establece el Decreto 115 de 1996 que fija las normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de presupuesto en las Empresas Industriales y Comerciales del Estado.

PRESUPUESTOS INGRESOS HOSPITAL DE CALDAS E.S.E.

AÑO FISCAL PPTO

DEFINITIVO RECAUDO

TOTAL POR

RECUADAR %EJECUTADO

2007 24.920.182.796 17.638.892.773 7.281.290.022 70,78

2008 7.546.058.527 6.558.927.047 108.923.758 86,92

2009 7.882.279.907 2.724.339.372 5.157.940.535 34,56

2010 5.709.672.326 5.600.748.568 108.923.758 98,09

2011 5.598.642.260 4.882.284.808 716.357.451 87,20 TOTAL INGRESOS $ 51.656.835.816 $ 37.405.192.568 $ 13.373.435.524 25,89 Analizada la ejecución presupuestal de Ingresos del Hospital de Caldas E.S.E, período 2007 - 2011, se presentó una tasa de incremento del 105,58%, a razón de que en el año 2010 le ingresaron excedentes por liquidación de aportes patronales que superó el recaudo del año 2009 en el 1,200%. Presupuesto de ejecución de gastos:



22

AÑO FISCAL PPTO INICIAL PPTO DISPONIBLE GIRO PPTO DEFINITIVO2007 15.728.491.865 4.292.676.612 19.890.172.868 26.256.182.796

2008 8.360.758.266 1.457.128.678 4.580.303.470 7.546.058.524

2009 7.754.078.953 2.797.374.450 2.385.714.045 7.882.279.908

2010 5.823.294.793 2.386.854.402 2.963.828.011 5.709.672.327

2011 5.598.642.260 2.819.998.163 2.653.067.317 5.598.648.260TOTAL INGRESOS $ 43.265.266.136 $ 13.754.032.305 $ 32.473.085.711 $ 52.992.841.814

PRESUPUESTO EGRESOS HOSPITAL DE CALDAS E.S.E.

Revisado el presupuesto de gastos de 2011 se encontró una ejecución del 97.76% que comparada con la ejecución de ingresos del 97.76% presenta un porcentaje razonable.

1.1.5. Sistema de Control Interno

1.1.5.1. Metodología de calificación

En desarrollo de la evaluación y conforme a los lineamientos de la Guía de Auditoría, adoptada por la Contraloría General del Municipio de Manizales mediante Resolución 515 de 2011, la evaluación del sistema de Control Interno del Hospital de Caldas E.S.E., busca determinar el grado de confianza que se pueda depositar en los mecanismos de control implementados en dos etapas, la primera en la fase de planeación y la segunda en la fase de ejecución, así:

1.1.5.2. Evaluación en la fase de planeación (Primera)

La evaluación en esta primera fase va encaminada a evaluar los controles identificados y relevantes en los diferentes procesos de la entidad, se determina la aplicación, la aplicación parcial o la no aplicación de estos a partir de un análisis de riesgos inherentes y de control de los 12 proyectos que contienen la estructura del Hospital de Caldas y que adicionalmente determinan los procesos de mayor impacto y riesgo de la entidad.

1.1.5.3. Evaluación en la fase de ejecución (Segunda)

A partir de las pruebas realizadas en la primera fase se establecen si los controles se encuentran diseñados de manera adecuada y mitigan el riesgo para el cual



23

fueron definidos; en esta fase se realizan pruebas adicionales sobre los controles identificados con el fin de determinar si estos son aplicados de manera eficiente.

1.1.5.4. Resultados de la Evaluación de Control Interno

Se

aplica

Se aplica

parcialmente

No se

aplicaEfectivo

Con

Deficiencias Inefectivo NA

Proceso 1 PLANEACIÓN DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL 12 1 2 10 2 1 2

Proceso 2 CONTROL Y EVALUACIÓN 4 2 0 4 0 2 0Proceso 3 SEVICIO Y ATENCIÓN AL PENSIONADO 6 1 1 5 0 1 1Proceso 4 SEGUIMIENTO CONVENIO OPERADOR 5 1 0 4 1 0 0Proceso 5 GESTIÓN JURIDICA 8 0 0 8 0 0 0Proceso 6 GESTIÓN FINANCIERA 21 3 0 16 4 4 0Proceso 7 ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO 4 3 4 5 2 0 4Proceso 8 APOYO LÓGISTICO 8 4 0 8 2 2 0Proceso 9 RIESGOS DE CORRUPCIÓN 15 7 1 16 4 2 1

83 22 8 76 15 12 8TOTAL

CONTRALORIA GENERAL DEL MUNICIPIO DE MANIZALESHOSPITAL DE CALDAS E.S.E

AUDITORIA REGULAR 4.11-2012EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

PRIMERA CALIFICACION SEGUNDA CALIFICACIONPROCESOS

La calificación realizada le otorga al Sistema de Control Interno del Hospital de Caldas E.S.E. un total ponderado del 1,32 o lo que es igual a un 83,76% de eficiencia en los mecanismos de control, el cual se ubica en la siguiente tabla:

RANGOS CALIFICACION

Entre 1 < 1,5 EFICIENTE Entre ≥ 1,5 ≤ 2 CON DEFICIENCIAS Entre ≥ 2 ≤ 3 INEFICIENTE



24

76430

2119

8

SE APLICA 83

RIESGOS QUE SE APLICAN

RIESGOS QUE SE APLICAN

PARCIALMENTE

SE APLICA PARCIALMENTE 22

EFECTIVO CON DEFICIENCIAS

INEFECTIVO N/A

NO SE APLICA 8RIESGOS QUE NO SE APLICAN

INEFECTIVO

EFECTIVO CON DEFICIENCIAS

INEFECTIVO

RESUMEN DE RIESGOS

Cualitativamente nos genera un resultado “EFICIENTE”, sobre los procesos analizados y evaluados:

Durante la evaluación la CGMM evaluó 113 riesgos de los cuales el 73% se aplican, el 20% se aplican parcialmente y el 7% no se aplican.

Durante la evaluación la CGMM evaluó 113 riesgos de los cuales el 73% se aplican, de ese porcentaje el 91% de los controles establecidos es efectivo, el 5% tiene deficiencias y un 4% restante de las acciones no son efectivas.



25

Proceso 1. Planeación y Direccionamiento Institucional: En la prueba de recorrido el grupo auditor detecto que en este proceso se cuenta con un Plan de Acción y se realizan evaluaciones semestrales a junio 30 y diciembre 30. Así mismo, cuenta con un modelo de Control Interno y se hacen evaluación. En la actualidad se viene cumpliendo con los compromisos de pagos de pensionados, Nóminas, Seguridad Social, Acuerdos de pagos, contratistas entre otros y en cuanto a la ley 550 de 1999, esta postergada para iniciar pagos a partir del año 2020. Las Actas del Comité Coordinador de Control Interno, se encuentran debidamente documentadas. Proceso 2. Control y Evaluación: En la prueba de recorrido el grupo auditor encontró que el Hospital de Caldas E.S.E. Cuenta con controles y evaluación a los soportes e informes salientes de la oficina de control interno.

Durante la evaluación la CGMM evaluó 113 riesgos de los cuales el 20% se aplican parcialmente, de ese porcentaje el 9% de los controles establecidos es efectivo, el 50% tiene deficiencias y un 41% restante de las acciones no son efectivas.



26

En lo relacionado con el plan de auditorías de se proyectaron 16 actividades y solo se ejecutaron 15 actividades, lo que llevo a un cumplimiento del 94%. Y de nueve (9) procesos, realizó evaluación a siete (7) procesos. El Hospital de Caldas E.S.E. desde el año 2009 tiene las tablas de retención documental aprobadas por el Comité de Archivo Municipal y se encuentran pendientes de su aplicación, la cual se hace simultáneamente a la organización y depuración de los Archivos Central y de Gestión y de acuerdo a los tiempos de retención establecidos. Se le argumenta al grupo auditor que no se ha asignado el presupuesto necesario para la organización de los archivos institucionales.

En cuanto al Archivo de Historias Clínicas, este fue transferido para su custodia y administración al operador de servicios asistenciales, de acuerdo al convenio vigente. Esta clase de archivos están regulados por la Resolución 1995 de 1999. Proceso 3. Servicio y Atención al Pensionado: Durante la prueba de recorrido se observó en el proceso de Servicio y Atención al Pensionado, cuenta con lineamientos para darle agilidad al trámite de bonos pensionales y derechos de petición. Las hojas de vida se encuentran digitadas en el sistema hasta el año 2001. En la actualidad las personas que digitan el bono tienen 10 días hábiles para generar el bono. En la actualidad no hay represamiento de bonos pensionales. Se maneja por medio del programa BONOS PENSIONALES. En la actualidad se está al día con el pago de pensionados, es decir, cuenta con dos tipos de pensionados: por concurrencia y propios: El 25 de cada mes se esta enviando al Municipio la cuota parte que le corresponde al HC por 473 pensionados, así: por concurrencia 232, por mesadas 220 y propios 21, encontrándose al día los pagos. El manejo de la nómina de pensionados, se hace por medio del programa de Antares y ahora se está haciendo migración al programa SIIGO. El Hospital de Caldas, utiliza mecanismos para la recuperación de cuotas partes adeudadas al HC.se han hecho circulaciones por parte de la entidad, para cobro persuasivo (un oficio anexan cuentas de cobro) y se tiene firmado un contrato para el cobro coactivos (Abogada María Isabel Jaramillo).



27

Proceso 4. Seguimiento Convenio Operador: Durante la prueba de recorrido se observó en el proceso que para el año 2011, se estableció un seguimiento al convenio por parte de la firma NEXIA el cual dejo un derrotero que se ha venido ejecutando internamente que permite establecer el cumplimiento a cabalidad de sus obligaciones. Proceso 5. Gestión Jurídica: Sobre este proceso el Hospital de Caldas, cumple con los cometidos legales en cuanto a su oportunidad y controles para su desarrollo y la defensa de los intereses patrimoniales de la entidad, además cuenta con herramientas tales como manual de contratación, comité de conciliación y pues si bien no lleva una estadística de las demandas o fallos en contra si las tiene identificadas cada una de ellas. Proceso 6. Gestión Financiera y Presupuestal: Sobre el proceso de control presupuestal, en la actualidad es manejado en una hoja de Excel, lo que genera para la entidad un riesgo alto tanto en el manejo como en la perdida de información. De acuerdo con lo anterior y teniendo en cuenta que el Hospital de Caldas adquirió desde junio 8 de 2010 un software administrativo y financiero SIIGO y aún no se ha puesto en marcha. A partir del 1º de enero de 2013 debe estar completamente terminada la etapa de parametrización entre Contabilidad, Presupuesto y Tesorería que actualmente se está manejando con el software SERVINTE. En lo relacionado con Estudios Financieros, actualmente se tiene proyectado el cobro de cuotas partes pensionales a algunas entidades, la mayoría de ellas pertenecientes al sector salud, pero la probabilidad de recuperación de recursos es incierta de acuerdo a lo establecido en el Artículo 78 de la Ley 1438 de 2011. Como estrategias para hacer cumplir los planes y acuerdos de pago, se tiene contratado con un profesional del derecho el cobro por concepto de letras y pagarés a favor de la ESE. Se realiza seguimiento para realizar cobro coactivo si hubiere lugar a ello.



28

Proceso 7. Administración del Talento Humano:

En este proceso la entidad cuenta con un plan de Capacitación, el cual fue adoptado mediante Resolución 57 del 7 de junio de 2011, con un presupuesto asignado para la implementación del Plan de Bienestar Social y Capacitación por un valor de $17.107.596,oo pesos para los funcionarios del HC. Se le informa al grupo auditor que para la vigencia de 2012 ya no existe el rubro, el cual no fue aprobado por el COMFIS. Se concluye que los controles detectados son manejados en el H.C. y se podría decir que se viene aplicando al menos en algunos controles, pero se evidencia que no se cumple con otros, pues argumentan que por la falta de presupuesto no se logra su desarrollo. Proceso 8. Apoyo Logístico: La entidad cumple con los requerimientos que por ley deben adoptar en cuanto al manejo del personal y su seguridad, así como con el avaluó e inventario de los bienes a su disposición y la seguridad de los mismos amparados en las pólizas correspondientes y que fueran relacionadas.

Proceso 9. Riesgos de Corrupción: En este proceso se evidencia que el Hospital de Caldas tiene controles establecidos.

1.2. FENECIMIENTO DE CUENTA De acuerdo con los resultados obtenidos, y con base en los factores evaluados de cada componente, en la “matriz de calificación gestión y resultados”, que cuenta con la ponderación de cada uno de los porcentajes de tal manera que su agregación genera la calificación final que será “favorable” cuando sea mayor a 80 puntos y “desfavorable” cuando sea igual o menor a 80 puntos.

CUADRO RESUMEN

COMPONENTE CALIFICACIÓN OBTENIDA MÁXIMA CALIFICACIÓN

CALIFICACIÓN EN PORCENTAJE

Control de Gestión -20% 1,625 3 54%



29

Control de Resultados -30% 1,0000 3 33% Control de Legalidad -10% 2,4 3 80% Control Financiero -30% 3 3 100% Evaluación SCI o Mecanismos de Control -10% 2 3 67%



30

COMPONENTE PRINCIPIOS VARIABLES A EVALUAR PROCESOS ACTIVIDADES CALIFICACIÓN POR FACTOR

MINIMO

PROMEDIO POR COMPONENTE

Existencia de un Plan de

Accion que se ajuste a la

realidad de la Entidad

Existencia de un Plan de

bienestar e incentivos

Seguimiento y evalualción

de los diferentes planes

Formulacion de

indicadores

Evaluación de indicadores

Formulacion de un Plan de

Compras

Ejecucion y seguimiento

del plan de compras

Cobertura, Focalización Demanda futura, Población objetivo y/o beneficiaria.

●Servicio y atencion al

pensionado.

●Seguimiento convenio

operador.

análisis y comportamiento

de los indicadores del

proceso

67%

Coherencia de las metas establecidas con el objeto misional de la

entidad

Evaluacion y seguimiento

de las acciones del Plan de

accion para las vigencias

2011 y 2012

Grado de avance y cumplimiento de las metas establecidas en términos

Cantidad, Calidad, Oportunidad, resultados y

satisfacción de la población beneficiaria y coherencia

con los objetivos misionales

● Planeación y

Direccionamiento

institucional.

● Control y Evaluación.

●Servicio y atencion al

pensionado.

●Seguimiento convenio

operador.

cumplimiento de las metas establecidas en los indicadores

33%

Existencia y aplicación de Manual de Contratación, debidamente actualizado Cumplimiento de la

normatividad aplicable

Contratación

Compras

Funcionamiento

Vinculaciones laborales

Gestion Contable y

financiera

Inventarios

Tramite de PQD

Tramite de demandas y

procesos judiciales

Con

trol

Fina

ncie

ro -3

0%

Economía, Eficacia

Opinión● Gestión Financiera Razonabilidad estados

financieros100% 3

Cumplimiento del Plan de Auditorias InternasSeguimientos a los Planes

de Mejoramiento

Internos.

Cumplimiento del Plan de

mejoramiento de la CGMM

Efectividad de los

controles establecidos

33%

80%

67%

AUDITORIA REGULAR 4.11-2012

MATRIZ DE CALIFICACIÓN DE LA GESTION Y RESULTADOS

Dirección, planeación, organización, control (seguimiento y monitoreo) y ejecución.

● Planeación y

Direccionamiento

institucional.

● Control y Evaluación.

1,625

44%

50%

67%

Manejo recursos presupuesto (planeación, asignación, ejecución y evaluación)

● Gestión Financiera

● Compras y

Contratación

Con

trol d

e G

estió

n -2

0%

Eficiencia y Eficacia

Formulación, Oportunidad Confiabilidad de la información o datos de las variables que los Utilidad Relevancia y Pertinencia de los resultados

● Control y Evaluacion

Con

trol d

e R

esul

tado

s -3

0%

Eficacia, Economía, Eficiencia, Equidad

Valoración Costos

ambientales

Grado de cumplimiento en términos de Cantidad, Calidad, Oportunidad y Coherencia con el Plan

Nacional de Desarrollo y/o planes del sector.

1,0000

2,4

2

Eval

uaci

ón S

CI o

M

ecan

ism

os d

e C

ontro

l -10

%

Eficacia, Eficiencia

Concepto ● Control y Evaluacion

● Planeación y Direccionamiento institucional.● Control y Evaluación.●Servicio y atencion al pensionado.●Seguimiento convenio operador.

Con

trol d

e Le

galid

ad -1

0%

Eficacia Normas externas e internas

aplicables

● Planeación y Direccionamiento

institucional.● Control y Evaluación.●Servicio y atencion al

pensionado.●Seguimiento convenio

operador. ● Administración del

Talento Humano.●Gestión Juridica●Gestión Financiera.● Apoyo Logistico



31

CALIFICACIÓN FINAL DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS 66%

FENECIMIENTO DE LA CUENTA

NO SE FENECE LA

CUENTA

Dado lo anterior y con base en la calificación de los componentes, obtenida en la evaluación de la Gestión y Resultados, la Contraloría General del Municipio NO FENECE la cuenta de la entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2011.



32

El Equipo Auditor. STELLA VALLEJO LÓPEZ WILMAR ALFONSO MONTOYA BEDOYA Líder de Auditoría Auditor

DIANA CAROLINA OSORIO BUITRAGO Auditora Supervisó: JUAN ROBERTO JIMÉNEZ CARMONA Director de Planeación y Control Fiscal



33

2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

Como resultado de la auditoria se han formulado las siguientes observaciones que se dieron a conocer a la entidad auditada, con el fin de que se fije la posición institucional, garantizar el ejercicio del derecho de contradicción y la trazabilidad de los hallazgos.

2.1. GESTIÓN MISIONAL. Hallazgo uno. Administrativa. Riesgo Fiscal. Cumplimiento de los objetivos misionales. Criterio. El Hospital de Caldas E.S.E., es una empresa social del estado, que de conformidad con los estatutos le corresponde la prestación de servicios de promoción, protección y recuperación de la salud. En el Acuerdo No. 208 de 1996, se adicionó este objeto, autorizando al hospital para asociarse con el fin de contratar insumos y servicios, vender servicios o paquetes de servicios de salud , conformar y hacer parte de entidades promotoras de salud y además podrá participar como accionista, socio fundador o no, con otras entidades públicas, compañías privadas, entidades descentralizadas indirectas o de segundo grado, que tengan fines iguales, similares o complementarios, pudiendo igualmente fusionarse con ellas o incorporarse a ellas o absorberlas o escindirse. En virtud de esta autorización se han celebrado los Convenios Interadministrativos No. 053 de 2007 y 2009-010, mediante los cuales se delega la administración y operación de todos los servicios conexos con la prestación de los servicios asistenciales, prestación de servicios ambulatorios y el manejo de la internación de pacientes, bajo los estándares e indicadores exigidos por el sistema general de seguridad social en salud y de garantía de la calidad. Para el desarrollo de dicha labor el Hospital le entrega a SES la administración de Inmuebles con todas las instalaciones y equipos de su propiedad.



34

Descripción de la situación. El Hospital de Caldas E.S.E. cuenta con instrumentos de planificación como el plan de acción, debidamente adoptado para la vigencia de 2011 el cual tiene un alcance limitado debido al no cumplimiento de su objetivo misional de prestar servicios de salud, lo que lo hace intrascendente en términos de impactos, pues en nada aporta al cumplimiento de metas, programas o subprogramas del Plan de Desarrollo que les corresponde estructurar a las IPS públicas. Es por ello que el Plan de Acción del Hospital de Caldas contempla objetivos y actividades de naturaleza administrativa o de apoyo y no contempla los objetivos misionales acordes con la naturaleza de una IPS que en últimas debe garantizar la rentabilidad financiera y social a partir de la explotación de su portafolio de servicios de salud. Dado que el Hospital de Caldas renunció a la prestación directa de los servicios de salud, se impactó negativamente la gestión financiera en cuanto a la generación de ingresos que le permitan mantener la viabilidad futura de la Empresa, motivo por el cual esta Contraloría advierte un riesgo fiscal para la entidad que puede amenazar su continuidad y llegar a la liquidación de persistir esta situación por cuanto sus ingresos no alcanzan a cubrir sus gastos de funcionamiento, gastos que en las vigencias de 2011 y 2012 ha sufragado con fuentes alternas de recursos pero finitas, esto es que se agotan en el tiempo, como es la devolución de excedente patronales. La situación de riesgo detectada exige de acciones concretas y efectivas en principio de la administración del Hospital de Caldas, esto es la Junta Directiva, la cual ha mostrado un papel pasivo y de baja dinámica en el establecimiento como es su deber estatutario de políticas, lineamientos y directrices para el desarrollo de los procesos misionales, administrativos, financieros y operativos de la entidad; así mismo le corresponde a la gerencia, acorde con su Plan de Desarrollo, proponer alternativas para lograr el equilibrio financiero entre ingresos, con fuentes permanentes, y los gastos que debe atender. De igual manera, es menester precisar que el Municipio de Manizales en virtud del principio eficacia de que trata el artículo 5 de la Ley 136 de 1994, le corresponde determinar con claridad la misión, propósito y metas de cada una de sus dependencias o entidades; definir al ciudadano como centro de su actuación



35

dentro de un enfoque de excelencia en la prestación de sus servicios y establecerá rigurosos sistemas de control de resultados y evaluación de programas y proyectos; motivo por el cual siendo el Hospital Caldas una IPS especializada en atención del tercer nivel, la administración municipal debe en atención a su capacidad técnica y operativa darle la mejor utilización y aprovechamiento a la infraestructura y equipos, en el marco de sus competencias constitucionales y legales, siendo la Junta Directiva el órgano que debe propender por lograr este objetivo impartiendo las directrices o lineamientos pertinentes. No guarda correspondencia con los principios que rigen la función administrativa la pasividad mostrada por los responsables de la administración de esta Institución Prestadora de Salud, prolongando una situación de marchitamiento financiero continuo que de no intervenirse llevará al Hospital indefectiblemente a su liquidación, siendo el municipio de Manizales quien en este evento deba asumir las obligaciones del centro hospitalario, incluido el pago de los pensionados. Lo anterior se sustenta en que la única fuente de ingresos con vocación de permanencia en el tiempo la constituye hasta ahora el arrendamiento de sus instalaciones físicas y de los equipos de su propiedad, negocio en el cual la gestión financiera ha sido desfavorable pues en virtud del Convenio Interadministrativo 2009-010, que estableció nuevos parámetros de la retribución económica, ha generado una disminución en los ingresos, evidenciando un negocio inconveniente para los intereses del Hospital de Caldas. Si bien al Hospital le está permitido realizar los actos y convenios antes referidos, la no prestación directa de los servicios de salud para lo cual fue creado, denota falta de capacidad financiera, administrativa y operativa que en conjunto afectan la gestión misional y lo hacen depender de un tercero no sólo para la prestación de los servicios sino para la generación de los ingresos, los cuales resultan insuficientes bajo este esquema de negocios para atender sus exigibilidades contenidas en los acuerdos de reestructuración de pasivos, sino para con sus trabajadores y pensionados. Es por ello que el Hospital de Caldas no está en condiciones de cumplir con sus fines y objetivos institucionales, lo que compromete su viabilidad financiera y jurídica futura, en atención a que la persona jurídica Hospital de Caldas sólo está cumpliendo funciones de apoyo o administrativas, relacionadas con la atención de pensionados y el seguimiento al Convenio celebrado con Servicios Especiales de Salud SES.



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Causa. Tercerización de los servicios de salud. Deficiencias en las proyecciones financieras para la generación de ingresos. Efecto. Cumplimiento parcial de sus objetivos y funciones estatutarias. Inminente inviabilidad financiera y jurídica. Respuesta de la entidad. “…Renuncia a la prestación de servicios de Salud. Esta apreciación hay que analizarla desde el punto de vista histórico, respecto de las causas que llevaron al cierre del Hospital de Caldas ESE como prestador directo de servicios de Salud. Para los años 1998 y 1999 el hospital comienza a presentar signos de deterioro en su función de garantizar las condiciones adecuadas de funcionamiento y prestación de servicios con calidad y eficiencia.

Por esta razón el entonces Ministerio de Salud y el de Hacienda, los gobiernos Departamental y Municipal y el mismo hospital llevaron a cabo una serie de gestiones para garantizar su sostenibilidad, las cuales concluyeron en los procesos de ajuste, reactivación económica y modernización… …Por estas circunstancias, desde el 18 de junio de 2004, y por decisión de la Junta Directiva que preside al Alcalde de Manizales, el hospital suspendió la prestación de todo tipo de servicios asistenciales. Lo único que funciona parcialmente desde entonces es el área administrativa.

Así pues, no se podría afirmar que el Hospital de Caldas “renunció” a la prestación de servicios de salud como parte fundamental de su objeto misional, si no que el mismo se fue viendo envuelto en una serie de complicaciones que a la larga llevaron a la supresión de tales servicios. Además, téngase en cuenta que la decisión fue tomada a nivel de su Junta Directiva, misma que se compone de diversos sectores de la sociedad y del municipio y en cabeza de la administración municipal… Dado que la entidad entro en un proceso de Reestructuración de pasivos, aunado a la reestructuración administrativa, se vio en la necesidad de cesar la contratación de su personal, y ello necesariamente hacia que la desvinculación del mismo estuviera



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acompañada de las correspondientes liquidaciones e indemnizaciones. Para la época, el año 2004, el hospital no contaba ya con recursos que le permitieran atender los elevados costos de la operación antedicha… …En vista de tal situación, se optó por hacer uso de los mecanismos que otorga la ley, y entre ellos se tiene la tercerización de los servicios, según lo contemplaba el Decreto 536 de 2004, plenamente vigente para la época. De esta forma tenemos que al momento de realizar u optar por la tercerización, estaban dadas las condiciones más que suficientes… Inviabilidad Financiera y Jurídica. Es claro que no puede hablar se inviabilidad jurídica para la existencia de una ESE que no preste directamente sus servicios, por cuanto las normas legales vigentes así lo permiten, y entre ellas tenemos la Circular Externa 067 de 2010, emanada de la Superintendencia Nacional de Salud, así como la Ley 1438 de 2011, articulo 59. Respecto a la inviabilidad financiera, una de las mayores dolencias de la entidad está relacionada con el pasivo Pensional, el cual una condición relativa frente a la ESE. En los precisos términos de la Ley 1438 de 2011, articulo 78, la gran mayoría del pasivo no le pertenece a la ESE y debe redirigirse su causación y cobro hacia las entidades real y verdaderamente concurrentes como lo son al municipio de Manizales, la Gobernación de Caldas y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Así pues, en el mediano plazo el presunto pasivo del hospital se debe ver sustancialmente disminuido, lo cual ayudaría a aclarar positivamente el panorama financiero de la entidad…” Posición de la Contraloría. Analizada la respuesta presentada por la entidad, se corrobora que el Hospital de Caldas presenta una situación de riesgo, además solo se limita a desarrollar objetivos y actividades de naturaleza administrativa o de apoyo y no contempla los objetivos misionales acordes con la naturaleza de una IPS que en últimas debe garantizar la rentabilidad financiera y social a partir de la explotación de su portafolio de servicios de salud y que en virtud a la tercerización de servicio a que se ve avocado no lo hace, puesto que este como a bien lo acepta en su respuesta renunció a la prestación directa de los servicios de salud impactando negativamente la gestión financiera en cuanto a la generación de ingresos que le permitan mantener la viabilidad futura de la Empresa, motivo por el cual esta Contraloría advierte un riesgo fiscal para la entidad que puede amenazar su



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continuidad y llegar a la liquidación de persistir esta situación por cuanto sus ingresos no alcanzan a cubrir sus gastos de funcionamiento. Cabe resaltar que por similar situación esta institución suspendió sus servicios en el año 2004, como consecuencia del inadecuado flujo de caja, estado de iliquidez que compromete la capacidad de pago de la institución y la limitación de la capacidad operativa de la misma a consecuencia de sus propios pasivos como lo es la carga pensional que sostiene, es así como la entidad debe buscar la manera de generar mayores ingresos que puedan sostener dichos gastos, ya que a la fecha la única fuente de ingresos con vocación de permanencia en el tiempo la constituye el convenio celebrado con SES, 010 de 2009, en el cual el operador es quien presta los servicios de salud en las instalaciones físicas y con los equipos de propiedad de la ESE, negocio en el cual la gestión financiera ha sido desfavorable, pues con los parámetros establecidos en la retribución económica se han generado pocos ingresos, evidenciando un negocio inconveniente para los intereses del Hospital de Caldas. Es por lo anterior que se determina una inviabilidad financiera y jurídica, la primera en atención a ingresos inferiores a los requeridos para atender sus obligaciones, y la segunda, por la existencia legal de una ESE que no cuenta con la habilitación para prestar servicios de salud. Por lo anteriormente expuesto, se confirma el hallazgo administrativo constitutivo de riesgo fiscal debiendo la entidad adoptar mecanismos correctivos pertinentes para mejorar la dinámica operativa. Hallazgo dos. Administrativo. Convenios de tercerización de los servicios de salud. Criterio. • Convenio 053 del 1 de septiembre de 2007: “…CLAUSULA SEXTA:

REMUNERACIÓN Y FORMA DE PAGO: el presente convenio no tiene un valor determinado, … c)El seis punto cinco por ciento (6.5%) de los ingresos brutos generados por la administración y operación de los servicios serán para el Hospital, los cuales girará SES mensualmente a la FIDUCIA…”



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• Convenio 010 del 28 de julio de 2009: “…CLAUSULA SEXTA: RETRIBUCIÓN PARA EL HOSPITAL DE CALDAS Y FORMA DE PAGO: el presente convenio no tiene un valor determinado, … a) el cincuenta por ciento (50%) del resultado neto será entregado al Hospital como retribución por parte o entrega de los bienes muebles e inmuebles destinados al cumplimiento del objeto de este convenio; b) el cincuenta (50%) restante ingresará al patrimonio de SES como retribución por la operación de sus propios servicios, integrados a la operación del Hospital. El resultado neto incluirá previamente las deducciones correspondientes a la provisión para mantenimiento, adquisición y reparación de equipos hospitalarios…”

Descripción de la situación. La Contraloría General del Municipio de Manizales realizada la evaluación en el Hospital de Caldas E.S.E. revisó los ingresos recibidos según lo pactado en las firmas de los convenios 053 del 1 de septiembre de 2007 y el 010 del 28 de julio de 2009 con S.E.S encontrando lo siguiente. Bajo la firma del convenio 053 entre el Hospital de Caldas y S.E.S se pactó el 6,5% de los ingresos brutos generados por la administración y operación de los servicios, este convenio que estuvo en vigencia durante 21 meses, le represento al Hospital unos ingresos en 2007 de $485.669.061 en 2008 $1.058.877.982 y para 2009 $1.505.613.980. Bajo la firma del convenio 010 del 28 de julio de 2009 vigente hasta la fecha y en el cual se pactó el 50% de las utilidades netas como retribución para el Hospital, por el aporte o entrega de los bienes muebles e inmuebles destinados al cumplimiento del objeto del convenio; con corte a 31 de diciembre de 2011 el Hospital de Caldas recibió ingresos por valor de $ 150.000.000 en lo restante de 2009, $567.844.150 en el 2010 y $338.668.000 en el 2011 para un total de $1.056.512.150 por 29 meses. Teniendo en cuenta que los gastos del Hospital de Caldas para los años 2008 a 2011 son de $8.979.986.996 y que en total por los dos convenios el Hospital de Caldas recibió $ 4.489.997.517, con esta cifra solo se alcanza a cubrir el 50% de los gastos de la entidad. Expuesto lo anterior, es importante resaltar que la principal fuente de ingresos para el Hospital de Caldas son los recibidos por la firma del Convenio con



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Servicios Especiales de Salud, analizada la información se observa como no se alcanza a cubrir sus obligaciones y que con la firma del segundo convenio desmejoró la situación financiera del hospital, pues por un total de 21 meses se recibió $ 3.433.477.329 con el convenio 053 y $1.056.000 por el convenio 010. Revisadas las proyecciones que realizó S.E.S al Hospital de Caldas para la firma del nuevo convenio se encontró que las mismas están muy alejadas de la realidad con una diferencia entre lo proyectado y lo real de $2.879.753.850 menos de ingresos para el Hospital de Caldas. La anterior realidad financiera lleva a ratificar el riesgo inminente de inviabilidad futura del Hospital de Caldas, razón por la cual se requiere de medidas urgentes que normalicen la situación del Centro asistencial para garantizar el principio de negocio en marcha, o gestión continuada, mediante el cumplimiento de sus estatutos que le imponen generar rentabilidad financiera y social. Causa. Celebración de Convenios con deficientes proyecciones financieras. Efecto. Generación limitada de ingresos por ineficiencia en la gestión que no se orienta a obtener el mayor resultado mediante la adecuada asignación y aprovechamiento de los recursos. Respuesta de la entidad. En este punto si bien es cierto que las cifras parecieran reflejar una situación no explicada, la realidad es que el desarrollo de los convenios trae aparejada la explicación para sus variaciones. Las variaciones en la capacidad de financiamiento que otorga el convenio a la E.S.E. encuentran explicación en la situación misma del sector salud. Aunque S.E.S. realizo sus propios estudios previos y presento proyecciones financieras de acuerdo a ello, las explicaciones del operador se han sustentado en situaciones externas que han llevado a que dichas proyecciones no se puedan cumplir, comprometiendo así los márgenes de utilidad.



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Respecto del primer convenio se debió cambiar la forma de remuneración justamente en razón a que de haberse continuado como venía, habría resultado en una imposibilidad plena para cumplir por parte de S.E.S. La Contraloría en su visita pudo evidenciar como S.E.S. adquirió deuda con la E.S.E., producto de los valores que debía transferir, pero que no lo estaba haciendo por sus problemas de flujo de caja. Debido a lo anterior, se decidió cambiar a un nuevo esquema de remuneración, que atendiera las utilidades netas de S.E.S., después de provisiones, dado que así se le podría dar una mejor sostenibilidad al convenio, y por ende darle una expectativa más aproximada y concreta a la E.S.E., respecto a sus ingresos por tal concepto. Las diferencias entre lo proyectado y lo real no serían objeto de cuestionamiento fiscal, pues aunque S.E.S. realizó las proyecciones, argumentan que las condiciones del mercado y del ejercicio comercial de la institución son las que han dado al traste con tales proyecciones, y ello no indica que las mismas se hubieren realizado mal, si no que obedecen principalmente a la públicamente conocida crisis del sector salud, en donde las EPS y las ARS adeudan cuantiosísimas sumas de dinero a las IPS sin que se vea una solución a corto plazo. En conclusión, el asunto podría circunscribirse a una interpretación de cifras, más que a un cuestionamiento en la realidad de las mismas, diferimos en la interpretación de las mismas. Posición de la Contraloría. Analizada la respuesta presentada por la entidad, se encuentra que la misma no se refiere a la esencia de la observación, pues si bien es cierto que el sector salud presenta crisis en cuanto al recaudo de las obligaciones económicas con las EPS y ARS, la observación no se ciñe a ello sino al modelo de negocio que se planteó con el nuevo convenio donde la retribución es insuficiente para el Hospital, que le permita sufragar con ella los gastos de sostenimiento como el pago a pensionados y nómina de empleados además de los gastos administrativos a que hubiere lugar. En cuanto a la justificación del porque debió cambiarse de convenio, la posición de la Contraloría en cuanto al anterior convenio, es decir, el 053 de 2007, se encamina a que resultaba más conveniente y rentable para el Hospital y por tal razón si SES no podía con ello tendría que haberse buscado otras opciones no solo de remuneración sino de operador que pudiera ofrecer unas mejores condiciones para la E.S.E., ya que la realidad financiera lleva a ratificar un riesgo inminente de inviabilidad futura del Hospital de Caldas, razón por la cual se requiere de medidas urgentes que normalicen la situación del Centro asistencial para garantizar el principio de negocio en marcha, o gestión continuada, mediante



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el cumplimiento de sus estatutos que le imponen generar rentabilidad financiera y social. Por lo anteriormente expuesto, se confirma el hallazgo administrativo debiendo la entidad adoptar los correctivos pertinentes para mejorar la dinámica operativa. Hallazgo tres. Administrativo. Cumplimiento del Plan de Acción Criterio. El Plan de Acción 2011 del Hospital de Caldas estableció lo siguiente: Programa: cumplimiento de las obligaciones financieras y saneamiento contable. Subprograma: Saneamiento de la cartera de la institución. Proyecto: recuperación de Cuotas Partes Pensionales. Programa: actualización de información personal y obligaciones pensionales. Subprograma: sistematización de históricos de nómina. Proyecto: actualización de históricos de nómina. Programa: sistemas de información Subprograma: implementación de los sistemas de información Proyecto: implementación del nuevo sistema informativo Descripción de la situación. La Contraloría General del Municipio de Manizales realizada la evaluación en el Hospital de Caldas E.S.E., encontró que no se realizó la actividad de recuperación de cuotas partes, en la cual se tenía como meta que ingresaran recursos económicos por valor de $475.000.000 y solo se recuperó $35.626.874 así: Municipio de Palestina: $12.302.222 Municipio de Manizales $ $15.996.445 INVAMA $5.528.713 Hospital Facatativá $911.974



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Con lo anterior se observa que el recaudo fue del 7,5% respecto de lo presupuestado, con lo que se denota una baja gestión financiera de la entidad para el recaudo de las cuotas partes. Adicionalmente se tenía como meta culminar el proceso de digitalización de los registros históricos de nómina de los años 1960-2000 (aproximadamente 720.000) para ello se realizó el contrato N° 2009-01100 el cual tenía por objeto “Diseño y construcción del sistema de información para el almacenamiento del historial de nóminas de la institución y para la digitalización de las nóminas en el sistema, según propuesta adjunta” por un valor de $80.000.000 con una duración de 12 meses y/o hasta agotar la cuantía contados a partir de la legalización del contrato. Revisada la ejecución en 2011 solo se ha logrado el 35% incumpliendo lo planeado para la mencionada vigencia. Con lo anterior se observa que no se tuvo en cuenta de la necesidad que se tenía al momento de realizar la contratación toda vez que esta debió ampliar el contrato hasta la vigencia 2012 y durante el reporte de seguimiento en la vigencia 2012 no se observa que esta se vaya a cumplir toda vez que su ejecución está en el 66% a la fecha de la revisión. Durante la vigencia 2012 se buscaba culminar con esta actividad y se observó que en el seguimiento a este contrato, esta tampoco se logró ejecutar dejándola así para ejecutar en el 2013. En cuanto a los sistemas de información, se tenía como meta en el año 2011 la implementación del mismo; durante la revisión se encontró que la entidad se encuentra en proceso de parametrización y que esta meta se programó para el año 2012. Lo anterior denota deficiencias en la elaboración del Plan de Acción 2011, pues se observa incumplimiento en uno de los principios de la Planeación como es la precisión, toda vez que el 43% de las acciones que se tenían previstas no se cumplieron, impactando así negativamente la gestión de la entidad. Causas. Deficiencias en la gestión para alcanzar las metas planeadas. Efecto.



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Impacto negativos en la gestión financiera y administrativa del Hospital de Caldas. Respuesta de la entidad. Recuperación de Cuotas Partes A pesar de las gestiones desarrolladas en etapa persuasiva, hasta la fecha el recaudo de tal cartera se ha visto sustancialmente reducido en razón de los cambios normativos que se han introducido con ocasión de la nulidad parcial del Decreto 306 de 2004 y la promulgación de la Ley 1438 de 2011, articulo 78. De conformidad con tales cambios, ahora se presenta una pugna jurídica entre las entidades del sector salud con ocasión de la responsabilidad financiera de las prestaciones y/o pasivos pensionales generados con anterioridad al día 31/12/1993. Los mismos argumentos que ha empleado el Hospital de Caldas ESE en la defensa de sus intereses, ahora son usados por parte de aquellos deudores de la entidad, y en ese orden de ideas se ha tornado sumamente difícil el recaudo. Adicionalmente, tenemos la entrada en vigencia de la Ley 1551 de 2012, que nos obliga a convocar una conciliación extrajudicial previa para todo aquel deudor que sea entidad territorial municipal, y tal tramite tiene una regulación que extiende los tiempos de gestión… Mediante los oficios HC – 761, HC – 763, HC – 764, HC – 768, HC – 767, HC – 750, HC- 751, HC – 766, HC – 753, HC – 757, HC – 755, HC – 749, HC – 760, HC – 759, HC- 754, HC – 748, HC – 752, HC – 757, HC – 758, HC – 944, HC – 941, HC – 943, HC- 940, HC – 942 y HC – 945, todos de 2011 se circularizo en fase persuasiva a los deudores de la entidad, sin embargo, no se recibió respuesta favorable a los cobros. En vista de lo anterior, se decidió contratar a un profesional externo para que se encargue de la sustanciación de los cobros en la fase coactiva y se está a la espera de los resultados de tales gestiones. Sistemas de información En relación con el sistema de información conocido como SIIGO, es necesario aclarar que las razones por las cuales el sistema no se encuentra implementado aún son netamente de carácter técnico y obedecen a factores ajenos a la voluntad de la entidad. Los ajustes que ha requerido el sistema se deben someter a un proceso de prueba y error que no se agota en un solo momento y en razón de ello se ha visto dilatada la puesta a punto del sistema.



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Es justamente para evitar afectar los procesos con errores o problemas evitables, que no se ha dado a servicio pleno el sistema, y constantemente se está avanzando en su próxima incorporación a los procesos diarios de la entidad. Posición de la Contraloría. Analizada la respuesta presentada por la entidad en cuanto a la Recuperación de Cuotas Partes y el sistemas de información, SIIGO, se evidencio la poca gestión por parte de la entidad en el cobro de la cuotas partes y lo que se ha implementado no ha sido eficiente puesto que no se han visto resultados tangibles, además, el sistema para manejar la información financiera, SIIGO, que viene desde el año 2010 no se ha implementado en su totalidad toda vez que el manejo del presupuesto de la entidad se realiza por medio de una hoja de cálculo o en un archivo Excel, lo que representa un alto riesgo. Igualmente sucede con el manejo de la nómina de pensionado y activos que aún no han sido migrados al nuevo sistema ya que esto debe hacerse de manera manual. Por lo anteriormente expuesto, se confirma el hallazgo administrativo debiendo la entidad adoptar los correctivos pertinentes para mejorar la dinámica operativa. Hallazgo cuatro. Administrativo con presunto alcance fiscal. Transversal al Municipio de Manizales. Pago Impuestos Predial Unificado Criterio. “Acuerdo 521 de Diciembre 13 de 2001. Artículo primero: A partir de la vigencia del presente acuerdo y hasta el año 2011, estarán exonerados del impuesto predial unificado, en las condiciones señaladas en cada numeral, los siguientes inmuebles: 12. Los inmuebles construidos de propiedad de las Empresas Sociales del Estado adscritas a la red Pública Municipal y Departamental de Salud y en donde actualmente funcionen sus instalaciones, en un cien (100%) por ciento del valor del impuesto a cargo.” “Resolución 835 del 28 de Febrero de 2002 Por medio de la cual se reconoce una exoneración. Artículo primero: Reconocer el beneficio tributario de exoneración del pago del Impuesto Predial Unificado, al Hospital de Caldas E.S.E., por el predio de su propiedad identificado



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con ficha catastral 1-02-0311-0003-000 ubicado entre las carreras 25 y 26 y las calles 48 y 49 de esta ciudad. Artículo segundo: La presente exoneración estará vigente desde el primero de marzo del año 2002 hasta el 31 de Diciembre de 2011, siempre y cuando el Hospital de Caldas conserve la propiedad y no cambie la destinación de dicho predio.” “Acuerdo 0722 del 20 de Diciembre de 2011 Por medio del cual se establecen unos beneficios Tributarios. Artículo Primero: A partir de la vigencia del presente acuerdo y hasta el 2016 estarán exonerados del impuesto predial unificado, Los inmuebles que a continuación se listan, en las condiciones señaladas en cada numeral: 9. Inmuebles de la red pública Municipal y Departamental de Salud. Los inmuebles construidos de propiedad de las Empresas Sociales del Estado adscritas a la red Pública Municipal y Departamental de Salud en los cuales funcionen sus instalaciones, tendrán derecho a una exoneración equivalente al cian (100%) por ciento del valor del impuesto a cargo.” “Resolución 2771 del 10 de Octubre de 2012 Por medio de la cual se reconoce una exoneración. Artículo Primero: RECONOCER la exoneración del pago de impuesto predial unificado a Hospital de Caldas E.S.E, identificado con Nit. 800.155.633, sobre el predio identificado con ficha catastral 1-02-0311-0003-000. Articulo Segundo: La presente exoneración rige desde el 01 de Enero de 2013 hasta el 31 de Diciembre de 2016.” Descripción de la situación. El Hospital de Caldas E.S.E, se encuentra exento desde al año 2002, del pago del Impuesto Predial Unificado en razón bajo el argumento de pertenecer a la red Pública Municipal y Departamental de Salud. Realizado el análisis correspondiente se constató que el Hospital de Caldas E.S.E no se encuentra habilitado para prestar servicios de salud, toda vez que no tiene ningún servicio inscrito ante la Dirección Territorial de Salud de Caldas desde el 18 de Junio de 2004 cuando se realizó el cierre total de los servicios de salud, lo



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anterior según oficio D-G-100-0739 de Noviembre 20 de 2012 expedido por la Dirección Territorial de Salud Caldas. Así las cosas, es menester resaltar que la exoneración al pago del Impuesto Predial Unificado no era procedente por no cumplir con los requisitos contemplados para acceder a dicho beneficio por no hacer parte de la red Pública Municipal y Departamental de Salud. En consecuencia se puede haber generado un daño patrimonial al Municipio de Manizales con las autorizaciones de exoneración realizadas desde la vigencia de 2004, lo que sugiere la realización de una Indagación Preliminar a efectos de determinar la existencia de los elementos constitutivos del daño patrimonial. Causa. Deficiencias en la aplicación de la reglamentación sobre exoneraciones del IPU. Efecto. Disminución en los ingresos municipales por conceder exoneraciones que no cumplen los requisitos establecidos, impactando negativamente la gestión fiscal desarrollada. Respuesta de la entidad. Exoneración entre el año 2002 y el 2011. Para la fecha en que se solicitó la exoneración estaban dadas todas y cada una de las condiciones para tener derecho a ella, y dado que se trata de un acto administrativo de carácter particular, con efectos en el tiempo, su vigencia estaba determinada por el termino en que fue concedida la exoneración, es decir, entre el año 2002 y el 2011. Recuérdese aquí que en los precisos términos del Código Contencioso Administrativo vigente durante dicho periodo, los efectos de la exoneración eran plenamente válidos y por ende no son reprochables en esta instancia. Exoneración entre el año 2013 y el 2016 No resulta claro en este punto como esta presuntamente comprometida la responsabilidad del Hospital de Caldas ESE, cuando en ejercicio del derecho de petición que cualquier



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persona natural o jurídica, pública o privada, se elevó a la administración municipal con el fin de que se estudiara y decidiera una solicitud de exoneración respecto del impuesto predial. Claramente la decisión no estaba, esta o estará en manos de la ESE, y la competencia exclusiva de la misma es del municipio de Manizales a través de su oficina respectiva. En ese orden de ideas, es claramente improcedente imputar responsabilidad fiscal o disciplinaria a la entidad por el simple hecho de haber elevado una petición y que la misma hubiere sido acogida. De otra parte, según la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República, Conceptos No. 80112-0070(A) de enero 15 de 2000; 80112-2480 de julio 26 de 2001; 80112-EE17314 de marzo 22 de 2006, consideró que en virtud del principio de unidad de caja, el daño patrimonial entre Entidades Públicas no existe. En esta instancia, se procede a informar a la oficina de Rentas del Municipio de Manizales, con el fin de allegar las precisiones y acciones a que haya lugar para aclarar esta situación. Posición de la Contraloría. Analizada la posición de la entidad respecto a la exoneración del impuesto predial al Hospital de Caldas E.S.E, que se dio bajo el cumplimiento de ciertos requisitos, y que a la fecha no existen, y los cuales debían verificarse para acceder al beneficio de la exoneración del pago ha dicho obligación tributaria. Así las cosas la contraloría General del Municipio de Manizales comparte la apreciación respecto a que la decisión no estaba en manos del Hospital, y la competencia exclusiva de la misma es del municipio de Manizales a través de su oficina respectiva, razón por la cual el hallazgo es transversal al Municipio de Manizales, siendo para el Hospital de Caldas un hallazgo de tipo administrativo que propenda por corregir a futuro situaciones similares. Hallazgo cinco. Administrativo. Legalización sobre la tenencia de un bien. Criterio. Constitución Política de Colombia Ley 610 de Agosto 15 de 2000



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“ARTICULO 6o. DAÑO PATRIMONIAL AL ESTADO. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías. Dicho daño podrá ocasionarse por acción u omisión de los servidores públicos o por la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento al patrimonio público.” Descripción de la situación. La Contraloría General del Municipio de Manizales en el proceso de auditoria evidencio que el Hospital de Caldas E.S.E, aún no ha legalizado la tenencia de un área de 411 M2, valorado en $473 millones ocupado desde vigencias anteriores por la Dirección Territorial de Salud, según se reportó en el Informe de Auditoria Gubernamental con enfoque integral a la cuenta AGEI-RC-2.7 2011, sin que medie acto o contrato que formalice esta situación, lo que se constituye en un hecho irregular que afecta la gestión administrativa y financiera del Hospital de Caldas. En este orden de ideas, se puede estar generando un daño patrimonial por violación al principio fiscal de la eficiencia el cual determina que la entidad pública debe propender por el mayor aprovechamiento posible de sus bienes a efectos de lograr el máximo resultado a partir de la óptima asignación de los recursos administrados, motivo por el cual se solicitará la iniciación de una indagación preliminar para que se valore si se ha generado un daño patrimonial por el desaprovechamiento de este bien fiscal. Causa. Deficiente aprovechamiento y legalización de los bienes fiscales de la entidad. Efecto.



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Deficiencia en la gestión que impacta la situación administrativa y financiera de la entidad. Respuesta de la entidad. La E.S.E. Hospital de Caldas ha venido adelantando las gestiones necesarias con el fin de formalizar la tenencia del bien referido por parte de la Dirección Territorial de Salud de Caldas. Es así como en Marzo 15 de 2012 se comunica formalmente al Director Territorial sobre los requerimientos de la Contraloría Municipal, dándose con ello el inicio de unas acciones, dentro de las cuales está el proyecto de contrato de comodato que ya es de conocimiento de dicha entidad departamental, por medio del cual se espera formalizar esta situación en el corto plazo. Posición de la Contraloría. Evaluada la respuesta presentada por el Hospital de Caldas E.S.E, se debe confirmar la deficiencia, toda vez que las diligencias que se adelantan no han sido eficientes ni eficaces pues la situación irregular persiste, lo que afecta la gestión administrativa y financiera del Hospital de Caldas. Por lo anteriormente expuesto, se confirma el hallazgo administrativo debiendo la entidad adoptar los correctivos pertinentes. Hallazgo seis. Administrativo. Pago de arrendamiento por el Hospital de Caldas. Criterio: Ley 42 de 1993 ARTÍCULO 8o. La vigilancia de la gestión fiscal del Estado se fundamenta en la eficiencia, la economía, la eficacia, la equidad y la valoración de los costos ambientales, de tal manera que permita determinar en la administración, en un período determinado, que la asignación de recursos sea la más conveniente para maximizar sus resultados; que en igualdad de condiciones de calidad los bienes y servicios se obtengan al menor costo; que sus resultados se logren de manera oportuna y guarden relación con sus objetivos y metas. Así mismo, que permita identificar los receptores de la acción económica y analizar la distribución de costos y beneficios entre sectores económicos y sociales y



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entre entidades territoriales y cuantificar el impacto por el uso o deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente y evaluar la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los mismos. Ley 610 de Agosto 15 de 2000 “ARTICULO 6o. DAÑO PATRIMONIAL AL ESTADO. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías. Dicho daño podrá ocasionarse por acción u omisión de los servidores públicos o por la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento al patrimonio público.” Descripción de la situación. El Hospital de Caldas suscribió el Convenio 053 de 2007 y el Convenio 010 del 28 de julio de 2009 mediante el cual terceriza los servicios de salud para que sean prestados por SES, para lo cual entrega a título de arrendamiento toda la planta física y los equipos propiedad del Hospital, recibiendo a cambio una contraprestación económica. La evaluación encontró que SES a su vez ha venido celebrando contratos de subarrendamiento explotando a su favor las instalaciones físicas propiedad del Hospital de Caldas, en tanto que el Hospital de Caldas ha celebrado contrato de arrendamiento para utilizar un bien inmueble ubicado en la carrera 22 # 4 A 21 del barrio los Alcázares de la ciudad de Manizales, el cual es destinado como archivo del Hospital de Caldas ESE y por el cual pagó en la vigencia de 2011 la suma de $7.500.000 y en 2012 la suma de $7.725.000 para un total en estas dos vigencias de $15.225.000 los cuales representan el daño patrimonial ocasionado a la entidad producto de una gestión fiscal antieconómica, ineficiente e ineficaz que en términos generales no se aplicó al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional del Hospital de Caldas que tiene el deber legal y estatutario de obtener rentabilidad financiera en sus negocios y operaciones.



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Causa. Desarrollo de una gestión fiscal ineficiente y antieconómica que no consulta los objetivos misionales de la entidad. Efecto. Detrimento patrimonial por indebida e ineficiente utilización de los bienes del hospital. Traumatismos para la consulta del archivo dada la ubicación distante del mismo. Respuesta de la entidad. La E.S.E. Hospital de Caldas ha hecho en sus edificaciones el reforzamiento estructural y la remodelación arquitectónica desde el año 2002, cuando se hicieron las primeras intervenciones sobre el Bloque de especialistas y parcialmente en el Bloque de Hospitalización. Posteriormente, hacia el año 2006, se continuó con el proceso en el resto de la edificación, reduciendo área innecesaria y pasando de aproximadamente 35.000 M2 a 21.000 M2 de área construida. Por razones de orden presupuestal paralelo a la insuficiencia de recursos, no se contempló la construcción de un bloque adicional para el archivo institucional; lo construido era para destinación de servicios asistenciales, administrativos y de apoyo industrial y logístico. De hecho, en la actualidad las áreas existentes tienen usos específicos en ese sentido, por lo cual no es posible ubicar archivos administrativos, como el que se tiene en al área alquilada. Una opción se refiere al espacio ocupado por las Historias Clínicas en las dependencias de la E.S.E, cedidas al operador S.E.S., las cuales una vez depuradas se espera liberar espacios para determinar si se podría traer el archivo administrativo. Posición de la Contraloría. Analizada la respuesta se confirma el hallazgo administrativo con alcance fiscal en atención a que la misma no desvirtúa la situación presentada, por el contrario se



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corrobora la gestión deficiente y antieconómica en atención a que teniendo el Hospital deficiencias financieras asuma costos adicionales que bien pudieron evitarse al momento de la suscripción de los Convenios en los cuales se entrega la planta física, lo que generó un daño patrimonial en la suma de $15.225.000 los cuales se procurará su recuperación mediante la acción fiscal pertinente.

2.2. GESTIÓN FINANCIERA Hallazgo siete. Administrativa con presunto alcance fiscal. Transversal al SES. Manejo de las provisiones por parte de SES. Criterio. Del año 2007 a 2009 el Hospital de Caldas y SES se rigieron por el Convenio 053 del 1 de septiembre de 2007 el cual establecía en su CLAUSULA SEXTA sobre la REMUNERACIÓN Y FORMA DE PAGO que SES reconocería el seis punto cinco por ciento (6.5%) de los ingresos brutos generados por la administración y operación de los servicios a favor del Hospital, los cuales girará mensualmente a un FIDUCIA. A partir del 28 de julio de 2009 las relaciones HOSPITAL DE CALDAS y SES se rigieron por el Convenio O10 -2009 el cual estableció en su CLAUSULA SEXTA que la forma de RETRIBUCIÓN PARA EL HOSPITAL DE CALDAS Y FORMA DE PAGO era equivalente al cincuenta por ciento (50%) del resultado neto del ejercicio obtenido por SES y que el cincuenta (50%) restante ingresará al patrimonio de SES como retribución por la operación de sus propios servicios, integrados a la operación del Hospital. El resultado neto incluirá previamente las deducciones correspondientes a la provisión para mantenimiento, adquisición y reparación de equipos hospitalarios. Descripción de la situación. La evaluación realizada por la Contraloría Municipal detectó un incremento sustancial en las provisiones que revela SES en sus estados contables de 2010 y 2011 justamente cuando en vigencia del nuevo Convenio que establece una nueva forma de remuneración a partir de la utilidad neta, esto es, una vez hechas las deducciones por concepto de entre otros de la provisiones, situación que debe examinarse a profundidad en sede de SES a efectos de determinar la



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razonabilidad de las mismas, mediante una indagación preliminar, toda vez que se podría estar presentando daño patrimonial para el Hospital de Caldas ESE, en caso de que las mismas no estén ajustadas a la principios de la contabilidad pública y a las operaciones realizadas. En efecto, en vigencia del Convenio 053 de 2007, la retribución era del seis punto cinco por ciento (6.5%) de los ingresos brutos generados por la administración y operación de los servicios, en las PROVISIONES que realizó el SES en las vigencias fiscales fue del 2% de los ingresos brutos, con los siguientes resultados:

AÑO Vr Provisión 2007 $ 37.444.836 2008 $ 661.646.886

2009 $ 889.283.000 Con el convenio 010 de 2009 la distribución es del 50% de las utilidades netas previa provisión para la reposición de equipos y mantenimiento de los mismos, generando desde entonces a la fecha los siguientes valores:

AÑO VR PROVISIÓN 2010 $ 3.530.919.000

2010 $ 685.962.000 2011 $ 802.211.000

Si a lo anterior adicionamos el desconocimiento por parte de la ESE de la política de cartera de SES y la oportunidad y efectividad en el cobro de la misma, situaciones con impacto directo en las utilidades al finalizar cada periodo y por su puesto en los ingresos para el Hospital de Caldas. Por lo anterior se debe evaluar en la indagación preliminar si las provisiones que realiza SES de cuentas incobrables se hacen al 100% del valor de las mismas y su incidencia en la liquidez para cubrir gastos básicos de operación, así como en la utilidad del ejercicio de SES y por consiguiente en el monto de la utilidad neta afectando el ingreso que le corresponde al Hospital del Caldas.



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Por lo anterior se debe iniciar una indagación preliminar con el objeto de determinar la razonabilidad de las provisiones efectuadas por SES y el posible daño patrimonial que con estas operaciones se hayan ocasionado al Hospital de Caldas. Causa. Discrecionalidad de SES para elaborar, procesar y producir la información financiera. Deficientes mecanismos de control y seguimiento para determinar la razonabilidad de la utilidad neta de cada ejercicio de SES. Efecto. Riesgos de pagos inferiores a los debidos que afectan los ingresos del Hospital de Caldas. Inviabilidad Financiera del Hospital de Caldas. Respuesta de la entidad. S.E.S. es una institución con autonomía administrativa, presupuestal y financiera en virtud de lo cual emite estados financieros acordes con su naturaleza comercial. Estos estados financieros están elaborados con base en unos principios y normas generalmente aceptados en Colombia. Dentro de estos principios y normas se encuentran aquellas que tienen relación directa con la forma de realizar sus provisiones, depreciaciones y amortizaciones que son intrínsecas al régimen de contabilidad aplicable a dicha empresa. La E.S.E. Hospital de Caldas, a través de la Interventoría del Convenio Interadministrativo suscrito con S.E.S., partiendo de la idoneidad del Profesional de la Contaduría que da fe pública de los mismos así como de la persona o entidad que estén cumpliendo con las funciones de Revisoría Fiscal, respetando las políticas contables, ha asumido y respetado la forma de realizar los registros de las operaciones económicas de la empresa S.E.S., al emitir sus estados financieros. Por tanto, al presentarse las notas contenidas en los Estados Financieros de S.E.S. ya que los mismos se encuentran debidamente refrendados y emitidos de acuerdo a las normas que regulan la materia, es especial la Ley 43 de 1.990, se hacen parte del soporte y las razones de sus cálculos. Posición de la Contraloría.



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Analizada la respuesta presentada por la entidad se debe manifestar que efectivamente le asiste la razón en el planteamiento teórico, pero no se tiene evidencia de las operaciones y soportes que fueron utilizados para determinar y registrar los saldos de las provisiones, los cuales deben ser evaluados y analizados a profundidad para determinar su fiabilidad. Por lo anteriormente expuesto, se confirma el hallazgo administrativo con presunto alcance fiscal debiendo la entidad adoptar los correctivos pertinentes. Hallazgo ocho. Administrativa. Gestión de cobro de deuda al Municipio Manizales. Criterio. Las entidades públicas deben procurar realizar una gestión financiera adecuada, lo que exige el cobro oportuno de sus acreencias con el objeto de poder financiar sus planes programas y proyectos. Descripción de la situación La situación financiera del Hospital de Caldas E.S.E viene presentando serias dificultades que han afectado el pago de sus obligaciones a corto y mediano plazo, entre ellas las relacionadas con pensionados debido a la insuficiencia de los ingresos que recibe. Desde el año 2005, el Municipio de Manizales adeuda al Hospital de Caldas E.S.E la suma de $2.377.670.000 que corresponden a las mesadas canceladas al fondo de pensiones del municipio y pagos de seguridad social del convenio de concurrencia, sin que se advierta o evidencie gestiones efectivas de cobro que le permitan solventar las finanzas de la E.S.E. con estos recursos. Causa. Gestiones inefectivas para el cobro de las acreencias. Efecto. Afectación de la capacidad de pago de obligaciones del Hospital de Caldas.



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Respuesta de la entidad. Los dineros aludidos han sido cobrados en diversas oportunidades sin que hasta la fecha se haya podido obtener su pago. La última ocasión en que se cobraron fue en el mes de octubre de 2012, cobro ante el cual el Municipio de Manizales, administrador de los recursos de la concurrencia, se limitó a responder que solo tenían el carácter de actores del convenio y seguían directrices del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Lo que aquí se espera es la gestión por parte del administrador de la concurrencia en el sentido de gestionar el reintegro de tales dineros por concepto de cuotas partes a cargo del Fondo Territorial de Pensiones, pero asumidas temporalmente por el Hospital de Caldas ESE como parte de la colaboración administrativa para la buena gestión pública, para los pagos de las mesadas de julio de 2005 a enero 2006 que correspondían al Convenio Concurrencia Posición de la Contraloría. Analizada la respuesta se encuentra que si bien se han generado unas cuentas de cobro, esta gestión no ha sido eficiente ni eficaz, sin que el hospital haya adelantado otras gestiones que le permitan obtener el pago de la acreencia; motivo por el cual el hallazgo debe confirmarse a efectos de que dinamice todas las actuaciones necesarias para el cobro efectivo de la misma.

2.3. GESTIÓN CONTRACTUAL Hallazgo nueve. Administrativa con presunto alcance fiscal y disciplinario. Adición de Contrato. Criterio Artículo 24 inciso 2 Resolución Nº G-002-2006 Del 31 de Marzo de 2006, por medio de la cual se adopta el Acuerdo H-002-2006 “Articulo 24. Modificaciones, adiciones o prorrogas del contrato. Cuando se presenten circunstancias especiales que a juicio de las partes ameriten la modificación del contrato en alguna o algunas de sus cláusulas, habrá lugar a la suscripción del respectivo contrato adicional o modificatorio de acuerdo a las circunstancias.



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Los contratos podrán adicionarse hasta en un cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial. En ningún caso se podrá prorrogar un contrato que se encuentre vencido.” Articulo 16 Resolución Nº G-002-2006 Del 31 de Marzo de 2006, por medio de la cual se adopta el Acuerdo H-002-2006 “Articulo 16. Contrato con formalidades plenas. Los acuerdos de voluntades cuyo valor exceda de cincuenta (50) SMLMV, se harán constar en documento escrito en el que se establecerán todos los elementos esenciales del contrato y demás cláusulas a que haya lugar de acuerdo con su naturaleza. Descripción de la situación. La Contraloría General del Municipio de Manizales detectó que en el contrato 2011-000 suscrito con la empresa CONTACTAMOS S.A.S por valor de $26.000.000 (Veintiséis Millones de Pesos) se realizó una posterior adición que supera lo permitido según el manual de contratación adoptado por el Hospital de Caldas E.S.E, ya que dicha adición fue de $26.133.480 (Veintiséis Millones Ciento Treinta y Tres Mil Cuatrocientos Ochenta pesos) tal y como consta en el Registro Presupuestal número 208 de Junio 21 de 2011 expedido por dicho valor, además no se evidencio la suscripción de un OTROSI que justificara la adición realizada, situación que vulnera lo contemplado en el manual de contratación, que reglamenta el procedimiento para celebrar los contratos que superen los cincuenta (50) SMLMV. Además de lo anterior no se suscribió una nueva póliza por el valor adicionado al contrato para proteger el cumplimiento y calidad del servicio situación que puede constituirse en un riesgo fiscal para la entidad contratante. En este orden de ideas no se sustentó y justificó la adición en valor del contrato y por tanto pudo haberse presentado una aplicación indebida de recursos motivo por el cual se debe profundizar mediante la activación de una indagación preliminar que determine si con esta operación se generó daño patrimonial a la entidad. Causa. Desconocimiento de las normas y estatutos implementados en la entidad. Deficiente control a los contratos que aún están en ejecución.



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Efecto. Presunta pérdida económica para la entidad que pueden generar daños patrimoniales impactando la gestión financiera de la organización. Respuesta de la entidad. Debemos anotar aquí al parecer un error de cálculo que ha llevado a la Contraloría a calificar o endilgar el incumplimiento de una norma cuando no ha habido tal. En esta observación se ponen de presente 2 artículos del estatuto de contratación de la entidad, uno de los cuales ha sido citado e interpretado fuera de contexto por un error de cálculo. Se cita el contrato de Contactamos S.A.S. y la presunta adición como infractores del artículo 16 de la norma interna contractual. Pues bien, dicha norma establece un tope de 50 smlmv para efectos de determinar cuándo será o no un contrato con formalidades plenas. El periodo del contrato auditado es el año 2011, por lo cual tenemos el valor del smlmv en $535.600. Si llevamos el anterior valor hasta su equivalente a cincuenta veces, nos da $26.780.000, tope a partir del cual se requerirían formalidades plenas para la contratación. Revisados los documentos, se encuentra que ni el contrato inicial, ni el subsiguiente sobrepasan tal tope para el 2011, razón esta que válidamente nos ubica en el campo de los contratos sin formalidades plenas, al tenor del artículo 15 del estatuto contractual del Hospital de Caldas E.S.E. Ello trae como consecuencia que no se está infringiendo el estatuto en dicho punto, pues claramente el contrato podía y debía ser celebrado sin formalidades plenas, y de conformidad con las normas civiles y comerciales. En este punto es donde toma relevancia la diferenciación que existe entre el régimen contractual aplicable a las E.S.E. y los medios ordinarios de la Ley 80 de 1993. Así las cosas, tenemos que los contratos celebrados con la empresa CONTACTAMOS S.A.S., por naturaleza, cuantía e identidad de las partes, son acuerdos de tipo comercial sometidos al derecho privado, y no regulados por la Ley 80 de 1993. Ello deviene en que dicha contratación no está sujeta a las formalidades del derecho público contractual, si no a las condiciones mínimas y básicas del derecho civil y/o comercial, pudiéndose entonces celebrar contratos de manera muy diferente a como lo plantea la Ley 80, y para el caso particular así se hizo mediante la aceptación tácita de la oferta comercial dada por la empresa contratista.



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Si bien es cierto que el articulo 24 tiene una restricción para efectos de modificar los contratos vigentes, la realidad indica que se incurrió en un desafortunado error de redacción y/o digitación cuando se solicitó el presupuesto para dar continuidad a las necesidades de contratación, ya que en realidad la solicitud y el presupuesto han debido indicar que se trataba de un contrato nuevo, y no de una adición. No podría hablarse aquí de aplicación indebida de recursos puesto que los mismos fueron destinados tal cual según se solicitaron, es decir, para la contratación de personal en misión provisto por la empresa CONTACTAMOS S.A.S. Ya en relación con la póliza, la empresa contratista cuenta con una póliza global para la cobertura de reclamaciones de tipo laboral, como es usual en la contratación privada. Posición de la Contraloría. Es claro para el grupo auditor que el Hospital de Caldas no se ciñe a lo establecido en el derecho público contractual, ley 80 de 1993, sino a las condiciones mínimas y básicas del derecho civil y/o comercial, motivo por el cual adopta su manual de contratación. Es menester resaltar que por medio de su manual de contratación adopta parámetros a efectos de realizar sus contrataciones y que estas sean realizadas con el cumplimiento de los requisitos que allí se contemplan, situación que no se cumplió puesto que vulnero lo consagrado en su artículo 24 adicionando más del 50% de lo pactado inicialmente como valor del contrato. En consideración a la argumentación a que fue un error de redacción y digitación cuando se solicitó el presupuesto para dar continuidad a las necesidades de contratación, ya que en realidad la solicitud y el presupuesto han debido indicar que se trataba de un contrato nuevo y no de una adición no se acepta pues para el grupo auditor es claro lo contemplado en la documentación la cual contemplaba que era una adición al contrato. Por lo anteriormente expuesto, se confirma el hallazgo administrativo con presunto alcance fiscal y disciplinario debiendo la entidad adoptar los correctivos pertinentes. Hallazgo diez. Administrativa. Con presunto alcance disciplinario. Desarrollo del proceso contractual.



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Criterio. Articulo 18 Resolución Nº G-002-2006 Del 31 de Marzo de 2006, por medio de la cual se adopta el Acuerdo H-002-2006. “Articulo 18 Perfeccionamiento del contrato. Los contratos que se celebren se perfeccionan cuando se logre por escrito el acuerdo de voluntades sobre el objeto y la contraprestación, y este se eleve a escrito, así como con el correspondiente registro del compromiso. Articulo 21 Resolución Nº G-002-2006 del 31 de Marzo de 2006, por medio de la cual se adopta el Acuerdo H-002-2006. “Articulo 21 cumplimiento de los requisitos de legalización del contrato. Una vez perfeccionado el contrato, el Hospital efectuara el registro presupuestal correspondiente y aprobara la garantía única y las pólizas de ley para dichos efectos, y el pago de los impuestos, tasas, estampillas y cargos a que haya lugar. Descripción de la situación. La Contraloría General del Municipio de Manizales en el proceso de auditoria evidenció inconsistencias en las fechas en las cuales se debe cumplir con los requisitos del proceso contractual tales como la constitución de pólizas una vez terminado el contrato, el pago de estampillas en la fase de ejecución y no de legalización del contrato, la expedición de certificados y registros presupuéstales por fuera de los términos establecidos en las normas presupuestales, así como actas de inicio que no tienen una secuencia lógica con el deber ser para darle inicio a la relación contractual, situación que se relaciona en los siguientes contratos:


2012-002 31 de enero

NEXIA 07-02-2012 02-02 2012 07-02-2012 01-02-2012

2011-010 15 de Diciembre NEXIA 22-12-2011 21-12-2011 22-12-2011 15-12-2011

2012-001 5 de Enero

GLORIA JIMENA TRIANA 24-01-2012 05-01-2012 24-01-2012 02-01-2012

2012-006 1 de Abril

CONTACTAMOS S.A.S 18-04-2012 02-01-2012* 18-04-2012 02-04-2012

2011-3-4-0740 FIDUCIARIA 30-05-2011 10-05-2011 31-05-2011 06-05-2011



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de Mayo 6 CAFETERA S.A

Causa. Inobservancia de las normas y estatutos implementados en la entidad. Deficiencias en los mecanismos de control implementados al proceso contractual. Efecto. Infracción de las normas contractuales vigentes, generando riesgos incurrir en responsabilidad de diversa índole. Respuesta de la entidad. En este sentido es necesario tener en cuenta varios aspectos, en algunos casos generales y en otros particulares en los casos que se mencionan. La E.S.E. Hospital de Caldas, en lo que a Contratación se refiere, se fundamenta en el Acuerdo 002 del 2006, emanado de la Junta Directiva de la Institución. El contrato 2012-002 suscrito con Nexia Montes Asociados, contempla las pólizas con vigencia desde el primero de Febrero de 2012, lo cual es coherente con la formalización del Acta de Inicio, que establece la misma fecha (se anexa). En este mismo caso se puede visualizar la fecha de cancelación de la publicación, la cual corresponde al 2 de Febrero de 2012, cumpliendo así con este requisito (se anexa copia de recibo). Es el caso del contrato 2011-2-4-0740, con Fiduciaria Cafetera S.A., cuyo inicio se da el 6 de Mayo de 2011 y la vigencia de las respectivas pólizas parten desde esa misma fecha (se anexan copias), y no del 10 de Mayo, como lo dice la auditoría de la Contraloría, por lo cual es procedente decir que desde un principio se encuentra cubierto; adicionalmente, la cláusula Trigésima de dicho contrato “dentro de los diez días siguientes se constituyen las pólizas”, estableciendo que el contratista cuenta con un tiempo para la presentación de las mismas, pero en ningún caso, ni implícita ni expresamente se está permitiendo tiempos dentro de la ejecución sin el cubrimiento de dichas garantías. En el caso del contrato 2012-006, Contactamos S.A.S., es de anotar que el proceso se hizo de acuerdo a lo normado en cuanto a recibir las ofertas, evaluarlas, comité de compras y la aceptación de la misma, configurándose así la relación contractual con la documentación soporte necesario.



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En cuanto al tema de las publicaciones, independientemente del momento del proceso contractual en que se realicen, es de anotar que en el régimen privado no se contempla dicha gestión, además que el Estatuto de Contratación de la institución tampoco establece alguna obligatoriedad al respecto. Adicionalmente, para el caso de los contratos 2012, el Decreto 019 de 2012, para efectos de agilizar los trámites, eliminó esta figura. La Oficina de Control Interno ha efectuado las auditorias y con base en ellas se vienen tomando las medidas necesarias para gestionar con mayor precisión en estos procesos contractuales. Posición de la Contraloría. Pese a que el Hospital de Caldas no se rige por la ley 80 de 1993 ya que adopto su propio manual de contratación, este debe cumplir con unos parámetros para llevar a cabo y darle inicio a su contratación, los cuales son: el pago de la estampilla pro-universidad, la publicación en la gaceta municipal, la suscripción de pólizas que amparen los riesgos que puedan presentarse y demás erogaciones a que hubiere lugar, lo anterior para efectos de legalizar la relación contractual y así darle inicio a la misma suscribiendo la respectiva acta de inicio. Corolario de lo anterior se denota una falta de planeación o planeación ineficaz por parte de la entidad ya que la gestión contractual debe tener coherencia respecto a los momentos en los cuales se debe cumplir con requisitos antes de iniciarse la relación contractual, es decir, antes de suscribirse el acta de inicio, razón por la cual el pago de impuestos y erogaciones deben ser anteriores, así como al iniciarse la relación contractual esta deba estar debidamente amparada, si así se exigiere. Así entonces al no cumplir con lo anterior se estaría celebrando contratos sin la respectiva legalización, ya que no se cumple con los requisitos previos establecidos. Por lo anteriormente expuesto, se confirma el hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario debiendo la entidad adoptar los correctivos pertinentes. Hallazgo once. Administrativo. Costo Beneficio contrato Software SIIGO. Criterio.



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La Ley 42 de 1993 consagra los principios de la gestión fiscal entre los cuales se encuentra el de eficiencia el cual es definido técnicamente como principio de eficiencia relación existente entre los recursos e insumos utilizados frente a los resultados obtenidos. Tiene dos medidas esenciales: técnica y económica. La técnica es el resultado de su medición en términos físicos (productividad) y la económica en términos monetarios (costos). Una operación eficiente produce la máxima cantidad de bienes y/o servicios con una cantidad adecuada de recursos. La Contraloría General del Municipio de Manizales en el proceso de auditoria evidencio que el Hospital de Caldas E.S.E celebró el contrato 2010-007 en el año 2010, para adquirir el Software SIIGO, por un valor de $44.900.120,oo (Cuarenta y Cuatro Millones Novecientos Mil Ciento Veinte Pesos) con la Sociedad Informática y Gestión S.A “SIIGO S.A”, cuyo objeto era la Instalación, suministro e implementación del Software sistema de información integral y modular, que contenga los siguientes módulos: presupuesto oficial, contabilidad, tesorería, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, gestión de tesorería, inventarios de activos fijos, compras y nomina, en el Hospital de Caldas ESE. Descripción de la situación La evaluación encontró que a la fecha el Software no está implementado en su totalidad toda vez que se viene alimentando manualmente con la información requerida para óptimo funcionamiento de cada uno de los módulos, en los cuales deben intervenir diferentes empleados, entre ellos algunos que ya han adquirido el estatus de pensionados, lo que ha dificultado el proceso, llevando a la entidad a seguir utilizando el sistema anterior o utilizan archivos de Excel para llevar una secuencia sobre el manejo del presupuesto. Así las cosas se puede establecer que es una práctica ineficaz y antieconómica para el Hospital de Caldas E.S.E. que puede generar un daño patrimonial a la entidad debido a la inutilización de las herramientas tecnológicas adquiridas. Causa. Deficiente control a los procesos de escogencia de los contratistas. Deficiencia en los estudios de conveniencia para la adquisición de un bien o servicio que realmente satisfaga las necesidades de la organización.



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Efecto. Aplicación indebida de recursos que no generan impactos en la gestión administrativa y financiera de la entidad. Respuesta de la entidad. Si bien es cierto que a la fecha el software no está implementado en su totalidad debido a problemas y circunstancias de tipo logístico, el proceso de selección y contratación del mismo se realizó atendiendo las normas y criterios establecidos para contratación estatal como lo fue en su momento la invitación publica fechada el 9 de abril de 2010 y en la cual se establecieron todas las condiciones que garantizaran la debida transparencia del proceso contractual llevado a cabo, previa justificación de la necesidad para adquirir este compromiso. En este proceso se presentaron dos oferentes de reconocida idoneidad, experiencia y capacidad económica como lo son las firmas SIIGO y HEINSOHN, siendo finalmente seleccionada la primera en atención a la evaluación técnica, jurídica y financiera, así como el concepto dado por el Comité de Compras de la entidad. De igual manera se llevaron a cabo los demás pasos del proceso contractual con la debida oportunidad y atendiendo las normas presupuestales y de contratación pertinentes. Posición de la Contraloría. El software contratado por el Hospital de Caldas cuyo objeto es, manejar el presupuesto oficial, la contabilidad, tesorería, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, gestión de tesorería, inventarios de activos fijos, compras y nomina, como a bien lo acepta la entidad, no está implementado en su totalidad debiendo a la fecha, después de dos años de su adquisición, estar en un 100% su implementación. En cuanto a la etapa precontractual no se discute que en atención a la evaluación técnica, jurídica y financiera, así como el concepto dado por el Comité de Compras de la entidad, esta fue la propuesta con el mejor precio y ofrecía lo que se planteó como objeto a contratar, es así que la Contraloría no discute este punto, sino que el resultado obtenido es ineficaz y antieconómico para el Hospital de Caldas E.S.E. ya que puede generar un daño patrimonial a la entidad debido a la inutilización de las herramientas tecnológicas adquiridas.



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Por lo anteriormente expuesto, se confirma el hallazgo administrativo debiendo la entidad adoptar los correctivos pertinentes. Hallazgo doce. Administrativa. Contrato sin las formalidades requeridas. Criterio Articulo 16 Resolución Nº G-002-2006 del 31 de Marzo de 2006, por medio de la cual se adopta el Acuerdo H-002-2006 “Articulo 16. Contrato con formalidades plenas. Los acuerdos de voluntades cuyo valor exceda de cincuenta (50) SMLMV, se harán constar en documento escrito en el que se establecerán todos los elementos esenciales del contrato y demás cláusulas a que haya lugar de acuerdo con su naturaleza. Descripción de la situación: La Contraloría General del Municipio de Manizales en el proceso de auditoria evidencio que en el contrato 2012–006 celebrado con la empresa CONTACTAMOS S.A.S cuyo valor es de $50.000.000,oo (Cincuenta Millones de Pesos) no se suscribió minuta del contrato sino que se tomó como tal la propuesta de negocios presentada por el contratista en la cual no se especifican acápites exigibles como el valor, plazo, supervisión o interventoría, disponibilidad y reserva presupuestal, impuestos, relación laboral, indemnidad y caducidad. Además de lo anterior en la póliza presentada se está asegurando solo a los empleados del contratista, pero no al Hospital frente a posibles incumplimientos o inexactitudes en el servicio por parte de los trabajadores que este, el contratista, dispone para el Hospital de Caldas E.S.E. Causa. Deficiente control a los procesos contractuales. Desconocimiento de las normas y estatutos implementados en la entidad. Efecto.



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Posibles perdidas económicas para la entidad que pueden generar daños patrimoniales impactando la gestión financiera de la organización. Respuesta de la entidad. De conformidad con lo establecido en el numeral 6 del artículo 195 de la Ley 100 de 1993, a las empresas sociales del estado en sus contratos no le son aplicables las normas de la contratación pública, que para el caso se encuentra regida principalmente por la Ley 80 de 1993. En la definición de contrato estatal dada por el estatuto general de contratación estatal (art. 32), nuestro legislador acoge un criterio subjetivo: “Son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores que celebren las entidades a que se refiere el presente estatuto, previstos en el derecho privado o en disposición especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad…”. Las E.S.E. no aparecen expresamente dentro de la enumeración de entidades estatales que trae el artículo 2º de la propia Ley 80 –ya que fueron creadas con posterioridad, en el año 1994. Por su parte, ya hemos dicho que el artículo 195 de la Ley 100 establece que los contratos de las Empresas Sociales del Estado están sujetos al derecho privado (civil y comercial, según sea pertinente)… …De lo dicho hasta ahora se colige que el contrato celebrado por una ESE en el que no se incluyen cláusulas excepcionales, si bien es un contrato estatal por encuadrar en la definición dada por el artículo 32 de la Ley 80, es un contrato íntegramente regido por el derecho privado que se ve integrado por las normas constitucionales (art. 209 de la C.P.) y legales (CCA) que regulan los principios generales de la función pública y de la contratación estatal y el régimen de inhabilidades e incompatibilidades de los funcionarios contratantes. En cambio, el contrato en el que se incluyen cláusulas excepcionales (interpretación, modificación y terminación unilateral) es una suerte de híbrido que está regido simultáneamente por el derecho privado y el derecho administrativo. El derecho privado será la nota predominante que regirá todas las situaciones contractuales distintas de las cláusulas excepcionales. Sólo en lo tocante las cláusulas excepcionales, en específico, se podría acudir al estatuto general de contratación de la Administración Pública, dejándose todo lo demás librado a los códigos civil y de comercio… Después de esta amplia exposición de argumentos jurídicos, se puede llegar a decir que al no estar la ESE plenamente sometida a las normas de la Ley 80 de 1993, válidamente se pueden celebrar acuerdos civiles o comerciales en las formas que tales legislaciones



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contemplan, y específicamente, en lo atinente a la oferta y su aceptación se tiene a la oferta mercantil “como una declaración unilateral de voluntad, dirigida por una persona a otra, por la cual la primera manifiesta su intención de considerarse ligada, si la otra parte acepta.” cuando se ha perfeccionado el consentimiento a través de la aceptación del destinatario, el cual origina el nacimiento de un acuerdo de voluntades. La oferta mercantil entonces, debidamente aceptada por el destinatario, implica para el oferente, el surgimiento de la obligación de cumplirla, so pena de indemnizar los perjuicios que puedan resultar de su eventual incumplimiento. Ese proyecto de negocio jurídico deberá estar clara y plenamente determinado y contener los elementos esenciales del negocio. Queda claro entonces que a la luz de la legislación civil y comercial aplicable el negocio jurídico con la empresa CONTACTAMOS SAS fue válidamente celebrado, aunque no se hubiere suscrito una minuta o contrato formal, sin perjuicio de lo establecido en el manual de contratación, toda vez que el texto del artículo lo que impone es definir las condiciones en que será celebrado el contrato, y ello se obtiene de la propuesta u oferta comercial que luego se convierte en contrato mediante la aceptación. En cuanto al tema de póliza, a la fecha en las relaciones contractuales con la empresa CONTACTAMOS S.A.S. no se ha presentado evento alguno para hacer reclamaciones frente a incumplimientos o calidad del servicio, pero con el fin de aumentar la cobertura frente al riesgo que pueda presentar para la E.S.E., se procederá a hacer la solicitud correspondiente. Posición de la Contraloría. Para la Contraloría General del Municipio de Manizales es claro que las Empresas Sociales del Estado en materia contractual se rigen por el derecho privado y estarán sujetas a la jurisdicción ordinaria, y podrán discrecionalmente utilizar las clausulas excepcionales previstas en el estatuto general de la contratación, así mismo es claro también que la junta directiva del Hospital de Caldas E.S.E adopto y aprobó mediante resolución “G-002 DEL 31 DE MARZO DE 2006” el manual de contratación el cual rige la contratación del Hospital necesaria para desarrollar y cumplir su objeto y funciones Así mismo, en dicho manual se plasman los requisitos para la celebración de los contratos que se entiende se deben cumplir pues así quedó estipulado.



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Para el efecto el contrato celebrado con la empresa CONTACTAMOS S.A.S no reúne los requisitos planteados en el artículo 16 del manual de contratación adoptado por la entidad, toda vez que al superar los 50 SMLMV debió suscribirse con las formalidades plenas en el cual se establecieran todos los elementos esenciales del contrato y demás clausulas a que hubiere lugar. Por lo anteriormente expuesto, se confirma el hallazgo administrativo debiendo la entidad adoptar los correctivos pertinentes.

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