instructivo gestion de documentos_std

DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICADIVISION PRODUCCION SECCION SEGURIDAD INFORMATICA

INSTRUCTIVO INSTRUCTIVO

GESTION DE DOCUMENTOS GESTION DE DOCUMENTOS (SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO –STD)(SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO –STD)

ING.MARIA ROSARIO PEREZ CASTILLOING.MARIA ROSARIO PEREZ CASTILLO

GESTION DE DOCUMENTOS – VERSION 2 Fecha actualización: 08/05/2014 Página 1 de 25


DOCUMENTOS EMITIDOS (GENERACION DE CORRELATIVO)

1. INGRESAR AL PORTAL

2. CLICK EN APLICATIVOS



3. CLICK EN SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO “STD3”

4. INGRESAR USUARIO Y CONTRASEÑA DE LA JEFA DE LA SECCION

5. IR A DOCUMENTOS EMITIDOS REGISTRO



6. EN DESTINO: CLIKC INTERNO

7. EN TIPO DE DOCUMENTO : ELEGIR CARTA,INFORME,MEMORANDO U HOJA DE ENVIO



8. EN DESTINO AREA: INGRESAR EL CODIGO DEL AREA

9. CLIK RESP./JEFE



10. EN DESTINO AREA: SI NO SE CONOCE EL CODIGO

CLIK RESP./JEFE

11. EN BUSCAR

SE INGRESA EL AREA A BUSCAR



POR EJEMPLO BUSCAR DIVISION CANALES REMOTOS Y VIRTUALES

EN BUSCAR INGRESO LA PALABRA CANALES

CLICK EN BUSCAR

12. MUESTRA TODAS LA LISTA CON LA PALABRA CNALES

MARCAR EL RECUADRO DE LA DIV.CANALES REMOTOS Y VIRTUALES

13. CLICK AGREGAR

LA DIV. CANALES REMOTOS Y VIRTUALES PASARA AL OTRO RECUADRO



14. SI DESEAMOS ELIMINAR

SE MARCA LO QUE SE DESEA ELIMINAR

CLICK ELIMINAR

15. QUEDA ELIMINADO



16. CLICK ACEPTAR

17. SE MUESTRA EL CODIGO ,EL NOMBRE DE LA DIVISION CANALES REMOTOS Y

VIRTUALES Y EL NOMBRE DEL JEFE



18. SI EL DOCUMENTO VA HACER COPIADO A OTRAS AREAS

EN COPIA: INGRESAR EL CODIGO DEL AREA

CLICK EN RECUADRO DE TRES PUNTOS

POR EJEMPLO COPIADO A LA DIVISION GESTION DE TI

DEPARTAMENTO DE PLANEAMIENTO Y DESARROLLO

DEPARTAMENTO DE RIESGOS

19. SI NO SE CONOCE EL CODIGO SE HACE CLICK EN EL RECUADRO DE TRES PUNTOS



20. SE INGRESA EL AREA A BUSCAR

PLANEAMIENTO

CLICK BUSCAR

21. MARCAR CUADRO (2800) DPTO.PLANEAMIENTO Y DESARROLLO

AGREGAR

EL DPTO.PASA AL OTRO RECUADRO



ACEPTAR

22. EN BUSCAR INGRESO RIESGO

BUSCAR

23. MUESTRA LA LISTA DE LAS AREAS CON LA PALABRA RIESGO

SE MARCA EL DPTO. DE RIESGOS

CLICK AGREGAR

EL DPTO.RIESGOS PASA AL OTRO RECUADRO



YA TENEMOS LAS TRES AREAS COPIADAS

ACEPTAR

24. SE MUESTRAN LAS TRES AREAS A COPIAR

25. SE INGRESA

EL ASUNTO DEL DOCUMENTO

LA REFERENCIA DEL DOCUMENTO

EL CUERPO DEL DOCUMENTO



26. TIPO DE CORRESPONDENCIA: ELEGIR FISICO

27. ESPERA DE RESPUESTA : MARCAR

SI: SI SE ESPERA RESPUESTA

NO SI NO SE ESPERA RESPUESTA



28. PRIORIDAD: ELEGIR

NORMAL

URGENTE

O MUY URGENTE

29. GENERAR CORRELATIVO



30. ADJUNTAMOS EL DOCUMENTO

31. CLICK SALIR



32. MUESTRA LA PAGINA CENTRAL

VERIFICAR SI SE HA EMITIDO EL DOCUMENTO

BUSQUEDA

33. TIPO: EMITIDOS

AREA DE REGISTRO 2434

FECHA MINIMA:ELEGIR FECHA



FECHA MAXIMA :ELEGIR

BUSCAR

34. BUSCAR

35. MUESTRA TODOS LOS DOCUMENTOS EMITIDOS POR LA SECCION SEGURIDAD

INFORMATICA

CLICK EN EL ESTADO DE CUALQUIER DOCUMENTO PARA VERIFICAR QUE ESTE

EMITIDO



36. DOCUMENTO ENVIADO CORRECTAMENTE ES CUANDO DICE:

USUARIO GENERO CORRELATIVO

USUARIO ENVIO DOCUMENTO PARA APROBACIÓN

37. SALIR



38. SALIR



39. SE HA REMITIDO EL DOCUMENTO SATISFACTORIAMENTE

INGRESAR LOS DOCUMENTOS EMITIDOS



1. INGRESAR A LA IP: \\10.7.105.41 SE HA COMPARTIDO LA CARPETA

INFORMACION_COMPARTIDA

GESTION DE DOCUMENTOS

DOCUMENTOS EMITIDOS

2. ELEGIR EL DOCUMENTO EMITIDO

3. INGRESAR EL DOCUMENTO



CONSIDERACIONES PARA MANTENER EL ESTANDAR:

Memo N 025_DivGestion_Cotizacion_Soporte Identidades_AR

DOUCMENTO – NUMERO – AREA – NOMBRE CORTO QUE IDENTIFIQUE EL CONTENIDO

– INICIALES DEL QUE LO ELABORA

DESCARGAR DOCUMENTOS1. INGRESAR A LA CARPETA COMPARTIDA



2. DOCUMENTOS EMITIDOS

BUSCAR EL CORRELATIVO

CAMBIAR EL ESTADO DE PROCESO A ESTADO ATENDIDO

RESPUESTA:SE INGRESA EL DOCUMENTO O ACCION QUE SE REALIZO INDICANDO LA

FECHA QUE JUSTIFICA EL DESCARGO

COMENTARIO:SE INGRESA EN QUE ARCHIVO ESTA ,INDICAR EL NOMBRE Y EL

NUMERO

VER EL INDICE DE GESTION DE DOCUMENTOS

3. NDICE DE GESTION DE DOCUMENTOS

OTROS


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