instructivo syscafe info exogena

8/18/2019 Instructivo SysCafe Info Exogena

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SysCafé S.A Nit 900083058-7

Cra 3 No. 38A-18 B/ La Castellana Ibagué-Tolima PBX. 2705666 Cel 315-2822613 312-4031126

FORMATO 1001

(Versión 8)

RESOLUCION 11429 DE OCTUBRE 31 DE 2011.

Pasos para parametrizar en el software contable SysCafé el reporte del formato

1001 versión 8 para presentación de medios magnéticos.

Paso Nº 1

En el catalogo “plan de cuentas” del menú “Archivos”, parametrice las diferentes

cuentas con el respectivo número de formato y código como lo indica el grafico

001, la información exógena se puede parametrizar a nivel de Auxiliares osubcuentas según se requiera.

Uno de los principales cambios en el formato 1001 es que integra el formato 1002

(Retenciones practicadas), por lo cual debe parametrizar las cuentas contables de

la retención en la fuente con el mismo código que utilizo en la cuenta del gasto o la

causación para relacionarlos en el formato como lo indica la grafica 002.

Grafico 001 Grafico 002


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Adicionalmente, revise la paremetrización de las cuentas de impuesto como lo son

Retefuente y Reteiva en el catalogo “Plan de cuentas”, Recuerde que debe estar

parametrizadas como “Requieren tercero” y “Cuentas de impuestos”,

adicionalmente revise que el “Tipo” concuerde con la cuenta, En la cuenta deReteiva digite “1001”en la casilla formato como lo muestra el grafico 003.

Grafico 003

Las columnas “Retención asumida a título de IVA al régimen simplificado” y

“Retención asumida a título de IVA al régimen Común” del formato 1001

dependerá su información de la parametrización anterior, mas la clasificación

tributaria de cada tercero, para ello parametrice mediante la opción “Catalogo de

terceros” del menú Archivos, si el tercero objeto del pago o abono en cuenta

pertenece al régimen común o simplificado, como lo ilustra la grafica 004.


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Grafico 004

Paso Nº 2

Las notas contables, comprobantes de egreso, recibos de caja, y en

general los comprobantes en los cuales se digitan códigoscontables, se modificaron adicionando en la parte inferior un nuevo

botón. el cual tiene la función de guardar el valor del IVA que no se

contabiliza, es decir el que hace parte de un mayor valor en el costo

o gasto. Ejemplo: IVA asumido como mayor valor en la compra de

activos fijos.

Al dar clic en el botón “Pgter” podrá ingresar la base (Valor del pago a tercero sin

IVA) o el valor del IVA asumido. Por defecto los valores del pago y del IVA

asumido se irán a las columnas del formato 1001 en “Valor pagos o abonos que

son deducibles” e “IVA que estaba incluido como mayor valor del gastodeducible”, si el pago a terceros No es deducible de renta, favor seleccione la

casilla “No deducible en renta” como lo indica la grafica 005 con ello los valores se

acumulan en las columnas “Valor del pago No deducible” e “IVA que estaba

incluido como un mayor valor del gasto No deducible”


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Grafico 005

El valor del IVA asumido se registrará en la columna BASE 2 de las imputaciones

contables de cada comprobante, como lo indica el grafico 006

Grafico 006


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Al digitar la cuenta del Reteiva en notas contables y recibos de caja el sistema

solicitara “Base”, es el valor del pago al tercero antes de IVA y solicita “Base 2”,

allí se debe digitar el valor del IVA asumido como lo indica el grafico 007.

Grafico 007

En las compras, cuando el valor del IVA se lleva como un mayor valor del

inventario, es decir que ese IVA no es deducible, se debe parametrizar en el

catalogo de artículos las diferentes referencias con su respectiva tarifa del IVA,

luego en la compra debe diligenciarla de forma tradicional seleccionando la casilla

“ Ajuste manual del IVA”, de esta forma al digitar el valor con IVA incluido del

articulo, el sistema calculará el valor del IVA asumido, dividiendo el valor total en la

tarifa del iva correspondiente por articulo, Como lo ilustra las graficas 008 y 009


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Grafico 008

Grafico 009


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Ejemplo: Costo total del articulo 129.800 Iva incluido. Producto gravado al 16%

Base: 111.896,55 Valor del Iva asumido: 17.903,45

Paso Nº 3

Para generar el formato 1001, por favor ingrese a Informes – Fiscales –

Información exógena - Dian.

Al ingresar, seleccione el periodo a presentar, por defecto el sistema toma el

periodo de Enero a Diciembre del año anterior. Luego seleccione el formato 1001,

como lo ilustra la grafica 009


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Grafico 010

La opción “Todo excepto los seleccionados”, permite presentar los movimientos

débitos de la cuenta de inventarios y excluir a su vez el movimiento crédito de las

facturas de venta y notas de inventarios.

Adicional a lo anterior en el campo de cuentas relacionadas existe la opción paraconfigurar de acuerdo a la resolución 11429 el formato 1001, 1005 y 1006.

En el formato 1001 encontrará las siguientes opciones:


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Por ultimo, oprima el botón Excel para ver el formato 1001 en una hoja de cálculo,

la cual podrá copiar y pegar en el pre validador tributario.

FORMATO 1005

Los parámetros para diligenciar el formato 1005, son similares al 1001 en cuanto a

que se debe tener configuradas en el “Catalogo plan de cuentas” los campos de

Formato y Concepto.

1. Primer paso:

Para generar el formato 1005, ingrese a Informes – Fiscales – Información

exógena – Dian, y seleccione el formato 1005.


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2. Segundo paso:

Configure las cuentas contables dependiendo de la aplicación1, tal como lo ilustra

la imagen, tenga en cuenta que el sistema solo exportara el movimiento debito de

las cuentas seleccionadas.



1 La “aplicación” para este formato se refiere a la ubicación o columna en la cual se reflejarán los respectivos

valores


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FORMATO 1006

Los parámetros para diligenciar el formato 1006, son similares al 1001 en cuantose debe tener configuradas en el “Catalogo plan de cuentas” los campos de

Formato y Concepto.

1. Primer paso:

Para generar el formato 1006, ingrese a Informes – Fiscales – Información

exógena – Dian, y seleccione el formato 1006.


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2. Segundo paso:

Configure las cuentas contables dependiendo de la aplicación2, tal como lo ilustra

la imagen, tenga en cuenta que el sistema solo exportará el movimiento Crédito de

las cuentas seleccionadas.



2 La “aplicación” para este formato se refiere a la ubicación o columna en la cual se reflejarán los respectivos

valores


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PROCESO DE COPIADO DE LAS HOJAS DE MICROSOFT EXCEL AL

PREVALIDADOR TRIBUTARIO DIAN.

Una vez exportada la información a Microsoft Excel desde el aplicativo de SysCafé

como lo ilustra la imagen, verifique que las columnas concuerden con las del pre

validador Tributario.

En segunda instancia, cuente cuantas Celdas de registros contiene el archivo dela hoja de cálculo de Excel, Una vez se tenga este número ingrese al pre validador

tributario en la opción “Complementos”, digite el número de registros a incluir, tal

como lo indica el siguiente grafico.

Para este ejemplo incluiremos 10 Registros, finalice la operación dando clic sobre

el botón “Agregar”.

Como verán esta opción permite que se adicionen el número de casillas

deseadas.


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También en esta pestaña encontrará la opción de eliminar Celdas, tenga en

cuenta que para poder copiar información desde Excel el número de celdas debe

ser exacto a las que desea pegar, de lo contrario encontrara el mensaje que se

muestra en el grafico.


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Para terminar con el proceso de copiado y pegado de la información de Excel al

pre validador, homologue la información y cuando este lista para subir, seleccione

todos los registros, copie utilizando las teclas Control + C y péguelos utilizando las

teclas Control + V en el pre validar tributario, de esta forma tendrá la informaciónen el Pre validador, lista para ser validada.

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