STUDENT INTERNSHIP

SUCCESS PACKET

March 31, 2016

Maximizing Your Internship Experience 

Successful internships depend on many things including clear expectations of both the intern and the employer; excellent communication, interpersonal, organization, and time management skills; as well as specific skills required in the field. New interns must be able to work independently as well as have the ability to function as part of a team. Employers seek interns who are motivated, willing to do a good job, do more than is expected, and exhibit a positive attitude. Last but not least, employers want employees who arrive and leave on time and adhere to the dress code and other rules of the organization. 

Follow these tips to maximize your internship experience and increase your chances of turning it into a full‐time job: 

1. Set Personal, Educational and Professional GoalsWhile some internships are very structured, others are not, so you need to spend some time beforeyou start the internship setting goals that you want to accomplish. Maybe it's deciding on what areawithin marketing that you want to specialize, or learning new skills, or building your network.Whatever your goals, you will feel a greater sense of accomplishment once you achieve them. Thesegoals should be discussed, first with your faculty sponsor, and then with the employer.  The employerand the student should then agree on the tasks to be undertaken and the learning outcomes to beachieved. To achieve the greatest benefits from the internship program for both the student and theemployer, learning outcomes and tasks should be individually tailored to suit the particularcircumstances. Hint: Setting unrealistic goals could make even a good internship seem bad, so makesure your goals are realistic and attainable in your internship.

2. Make a Good ImpressionAs an intern it is your responsibility to show your supervisor and others within the organization thatyou have what it takes, both personally and professionally, to fit in with the corporate culture. Takingtime to learn about the mission of the organization and what it values in its employees, can provideessential information on how they identify and define success. Hint: Make an effort to fit in.

3. Build a Strong Relationship with Your Supervisors (Faculty and Employer)Be sure to keep your supervisors abreast of your work and accomplishments by checking in frequentlyand making sure you are meeting his/her expectations. Once you have identified your jobresponsibilities and you understand your supervisor's expectations, work hard to demonstrate yourpersonal initiative and your ability to work both independently and as part of a team.Hint: Developing professional connections as an intern will give you a head start in developing aprofessional network.

Schedule Regular Meetings with Your Supervisor(s).Sound obvious? Well, maybe, but you may get a supervisor who never schedules meetings withyou or travels quite a bit, so you have to make sure to have regular meetings where you canshare experiences and lessons learned, both good and bad, as well as give progress reports.Hint: While you want to keep your supervisor abreast of your accomplishments, remember toalso be a good listener and learn as much as you can during these meetings.

Seek InputCommunicating with employers on your job performance will provide an opportunity for you toimprove and make the necessary changes during the course of your internship. This input canbe crucial in helping you to improve your job performance through clarification of thesupervisor's expectations. Hint: Problems can often be avoided once expectations have beenopenly communicated and everyone is clearly on the same page.

3/31 0013/31 001

4.   Demonstrate a Strong Work Ethic Establishing a willingness to get the work done at all costs while maintaining a positive attitude gives the employer confidence that you will become a valuable member of the team if hired as an employee. Hint: Consider working extra hours (beyond the required number for the internship) to show your work ethic to your supervisor(s). 

  Complete Assigned Projects on Time 

If you foresee a challenge with a deadline on a project you are working on, make sure you notify your supervisor and ask for any input he/she might provide or ask for an extension to get the project completed. Be sure that you offer a valid reason for the project delay such as other unforeseen problems or other work priorities that needed to be addressed prior to getting the specific project completed on time. Hint: Don’t procrastinate. 

  Approach All Tasks with Enthusiasm and a Positive Attitude 

In just about every company, the new hire/intern is going to have to "pay his or her dues." You will undoubtedly be given some grunt work to do, such as making photocopies, but the key is to complete all your work assignments with the same level of enthusiasm and professionalism. The employer will trust you to complete more difficult tasks once they recognize your ability to handle the  small  stuff.  Hint:  Asking  for  additional  and more  challenging work will  be  accepted more positively by  an  employer  if  you've  accepted  responsibility  for  the more  tedious  tasks  that  are required to do the job on a daily basis. 

  Avoid Negativity 

The quickest way to kill a good internship is being negative. So, avoid complaining, being rude, disrespecting coworkers, arriving late, leaving early, being closed‐minded, missing deadlines, appearing arrogant, wearing improper attire, acting unprofessionally, appearing inflexible, and taking part in office politics. Hint: A common mistake among interns and new hires is treating secretaries and clerks as being beneath them; avoid this behavior at all costs. 

 5.   Always Follow Company Rules and Established Guidelines 

Becoming part of the corporate culture includes learning the established dress code of the corporation. It also means learning time allotted and what's expected for established lunch periods and breaks. Take your time to learn the rules and guidelines expected by the organization before jumping in and making any serious mistakes. Also, check out company policy on personal emails, phone calls, and internet use to avoid any awkward and embarrassing situations. Hint: There is a fine line between taking initiative and being perceived as a "know‐it‐all," and for interns especially, it is best to err on the side of caution. 

 6.    Identify New Issues Not Currently Being Addressed by the Organization 

You can offer your insight on problems you identify and discuss how you might solve that problem or fill that need within the company. Employers seek people who can think outside the box and identify solutions to current problems that management may not have yet identified or addressed. Hint: Be prepared to offer solutions that you think might work to solve a specific problem or situation. 

  Show Initiative and Ask for Additional Work 

Take every opportunity presented to you to attend company or industry meetings, conferences, and events; participate in training workshops; and read all company materials. Meetings like these can often offer a good chance to increase your knowledge, network, and build relationships. Employers love employees who dive into tackling tough problems and who think "outside the box" in finding solutions. If you do not have enough work to do, be sure to check with your supervisor to see if he/she has any additional work that they can provide you with. If not, check to see if you can assist others in getting their work completed which may also teach you new skills in the process.  Hint: Just make sure you work with your supervisor(s) so you don't overstep your authority and make sure you share successes with him/her. Look for opportunities to learn and be a team player. 

   

3/31 0023/31 002

7.   Ask Questions Always remember that an internship is a learning experience for you. While the employer expects to get a certain level of work from you, you are not expected to know everything. Seek advice and raise questions whenever you encounter something that  is not familiar to you. Be open‐minded about new ideas and procedures; remember that you don't know everything and that your professors didn't teach you everything. Hint: Smart people know that there really  is no such thing as a dumb question, so ask before doing. 

 8.   Get as Much Exposure as Possible 

Employers seek individuals who can work well in a team environment and who have particular strengths that will add to the overall accomplishments of the group. Some of the best internships rotate you among departments and supervisors, but if yours doesn't, don't let that stop you from tackling new tasks, meeting people outside your department, and attending company social events. The more you are exposed to new ideas and new people, the more you'll learn. Hint: Joining the company softball team (or other informal groups) is a great opportunity to meet new people in a relaxed and informal environment. 

  Find a Mentor 

A mentor is someone at a higher level in the organization that looks out for you and makes sure you are learning what you need to know and accomplishing what you need to do. Having a mentor that you respect will help to make the internship experience much less stressful. The mentor will also provide you with someone to learn from and a place to get your questions answered. Seek out a professional mentor that you trust and don't be afraid to ask him/her questions and suggestions on ways you can improve your performance and increase your current level of knowledge and skills. You can ask what it takes to move up in the field, both in the organization and in the specific industry. A mentor can also shield you from office politics and be a good sounding board for you to discuss ideas, ask questions, etc. Hint: Your supervisor could be your mentor, but you might find others within the organization that you can learn from as well. 

  Network, Network, Network 

Networking is about relationship building. Once you develop a strong networking group, you will develop a better sense of what it takes to be successful and learn how to create a network that can assist you in accomplishing your career goals. One of the key tools of job‐hunting is utilizing your network to find your next career step, whether another internship or a job upon graduation (and beyond). Build professional relationships with your supervisor(s) and other managers in the organization. These people are also a good source for getting other job‐hunting advice and tips from their years of experience. Hint: Even if you have a bad experience on an internship, never burn your bridges, because you never know when you may need to call on the employer in the future. Always leave on good terms. 

 9.    Join a Professional Association 

Participating in professional associations provides students with an excellent opportunity to meet people currently working in the field. This also provides information on what professional journals people in the field are reading as well as any MBA level job openings that may be currently available in other organizations. Hint: Future employers appreciate knowing that you are interested in keeping abreast of current issues and developments. 

 10. Create a Portfolio 

One of your goals with any internship is leaving it with some tangible results, both for your resume and your career portfolio. Keeping a journal may help you remember all the things you accomplished on your internship. For instance a special project or some special system that you helped develop.  Hint: When you go on job interviews, make sure that you highlight your internship experience and provide examples, it will set you apart from applicants with little or no relevant on‐the‐job experience. 

    

3/31 0033/31 003

11. Express Your Interest in Working for the Company By expressing an interest in the company, you will be letting the company know that you consider the organization a place that you would like to work. Even though there may not be any current positions available, by letting your supervisor know that you would be interested in working for the company, you may be more likely to be contacted once a position opens up. If you'd like to work at the company after graduation, make sure you stay in touch with your contacts. Send them emails with updates on relevant courses or your future plans. Even if you decide on a different career direction, you will still have an excellent source of references. Hint: Before your internship comes to a close, schedule a meeting with your supervisor and/or HR representative to discuss additional opportunities that might be available to you, such as fulltime employment or an extension of your internship. 

 12. Enjoy Yourself 

Most internships are great experiences, so make sure you have some fun while you're working and learning. Don't be so uptight that you are perceived as something you're not. Get to know the other interns that are working with you or in other departments and make this an experience to remember.  Hint: Have fun!!!

3/31 0043/31 004

  

 

 

 

 

 

 

INTERNSHIP AGREEMENT  

STUDENT RESPONSIBILITIES AND EXPECTATIONS 

 

 1. I will complete the required Internship Application Packet in its entirety and return it to the department chair 

and faculty sponsor no later than 1 week after accepting my internship offer. I understand that this information is critical for verifying my employment, my supervisor’s contact information and relevant position description and, if applicable, for receiving academic credit for my internship.  

2. It is my responsibility to complete the academic requirements for this internship as specified by my supervising faculty sponsor.  These requirements will typically include, but are not limited to, a journal of activities and a project or paper. 

 3. I understand that I must complete a final internship evaluation and return it to my internship faculty supervisor 

no later than 2 weeks after completing my internship outlining my internship experience.  

4. I understand that my internship faculty supervisor may personally visit with my internship company/supervisor during the course of my internship experience and will request they complete an evaluation on me as well. This personal attention is necessary to establish or maintain a professional relationship with this organization for future students and gather any information about how any improvements can be made. 

 

5. I understand the importance of scheduling a final meeting with my supervisor to thank him/her for the opportunity and to discuss future opportunities with the organization, whether immediately, or after graduation (if such a position is desired). 

 

6. I will notify my internship faculty supervisor and department chair of any changes to this agreement, or of any problems that may develop during the internship. 

    

By signing this agreement I am verifying that I have read and understand all the terms and conditions of completing an 

internship for academic credit. 

___________________________________________________________________________________________ 

Printed Full Name 

___________________________________________________________________________________________ 

Student Signature                                                                           Date 

  

 

3/31 0053/31 005

Internship and Experiential Learning Information Sheet 

Richards College of Business  

Your internship application packet should include this form, along with a letter of offer and an official job description, both on official letterhead  

and signed by an official of the organization, as well as the university’s Directed Readings, Independent Study, Internship, Variable Credit Approval 

Form.  (See page 2 for complete guidelines and requirements. Contact your academic advisor if you have any questions.) 

_______________________  _______________________  _______________  917____________________ (Last name)      (First name)      (Middle)      UWG Student ID 

 

________________________________________    _______________________________________ (UWG Email Address)             (Phone)  ____   Mobile  ____   Home   ____ Work 

 

_________________________      ________________________       ____________      __________________________ Major              Minor              GPA               Classification: Fr, So, Jr, Sr, Gr  

______________________________________________    _______________________    _________    ____________ Permanent Address:  Street            City          State    Zip 

 

______________________________________________    _______________________    _________    ____________ UWG/Mailing Address:  Street          City          State    Zip 

 

Please check one:  Internship:  ___  Co‐op:  ___  If Co‐op:   ____  Alternating    ____ Parallel 

 

Other Learning Opportunity:  ___  Please specify: ______________________________________________________     

 

Semester and Year:   ______________  Hours per week:  ____  Compensation/Salary:  ___________ (Please note:  Unpaid internships with for‐profit organizations must meet the requirements published by the U.S. DOL in Fact Sheet #71. See your 

department chair or the assistant dean for more information.) 

 

________________________________________  _________________________________________________ Employing Organization Name        Employing Organization Address 

_________________________________  _________________________________  ________________ Employing Organization Contact Name     Contact Email Address        Contact Phone  

U.S. Citizen:  ___ Yes   ___ No   If no, do you have a F‐1 Visa? __ Yes   ___ No   If yes, do you have a work permit?  ___ Yes   ___  

Release Statement I hereby authorize UWG and the Richards College of Business to release, on my behalf, such information contained in my education records as is 

necessary to aid employers in determining my potential for employment as an intern (i.e., transcript, resume, application, references, etc.)  I 

understand that this information will be disclosed to those persons within the employing organization who have been determined by that 

organization to have a need to know.   If accepted for a co‐op position, I understand that transcript information may be made available on a regular 

basis to my co‐op employer.  I understand that this information is released pursuant to Section 438(b) 4(B) of the Family and Education Rights and 

Privacy Act of 1974 and will not be release to any other part without my express consent. 

_____________________________________  ________________________________________   _______________________________ 

(Printed Name)        (Signature)          (Date) 

   

3/31 0063/31 006

WHAT IS AN INTERNSHIP?  “An internship is a form of experiential learning that integrates knowledge and theory learned in the classroom with practical application and skills development in a professional setting. Internships give students the opportunity to gain valuable applied experience and make connections in professional fields they are considering for career paths; and give employers the opportunity to guide and evaluate talent.”   (National Association of Colleges and Employers (NACE).  NACE further states that “an internship is a legitimate learning experience benefitting the student and not simply an operational work experience that just happens to be conducted by a student.” 

Internships for students in the Richards College of Business at UWG may be awarded academic credit upon review and approval by the appropriate department chair and the dean/dean’s designee.  The basic requirements and procedures for application to the department are listed below.  

ACADEMIC REQUIREMENTS 

Full major status and at least a 2.5 GPA is required.  The student will work with a professor to determine the academic requirements of the internship. At a minimum these requirements will include the following: (1) a journal of activities; (2) a research paper or project; and (3) an evaluation from the supervisor. 

STUDENT RESPONSIBILITIES and INSTRUCTIONS for Obtaining Academic Credit for an Internship 

1. Print and complete the following form: Richards College Internship and Experiential Learning Information Form.  2. Obtain a letter and an official job description from the employer, describing and verifying the internship 

employment and signed by a representative of the employer; (Internship credit will not normally be given for a position where a student is currently employed and is not gaining any new knowledge, skills or abilities.)  

3. Submit the form, the employer letter and official job description to the department chairperson of your major for review and approval; 

4. Following approval by the chair, the student will identify a faculty sponsor to direct the internship and who will specify the academic deliverables for successful completion; 

5. The faculty sponsor will complete the Internship Credit Form (UWG Independent Study, Directed Readings, Internship and Variable Credit Form), which will be included in the application packet. 

6. The student should submit all required application forms and materials to the department chair for final approval and signature. * 

7. After approval by the department chair, the complete packet of information should be submitted to the Richards College Dean/Designee for review and final approval (Miller Hall, Room 1208); 

8. The final step is submitting the credit approval form (signed by the Assistant Dean) to the Registrar's Office to register the internship. To receive academic credit, internships must be registered on or before the last day of drop/add at the beginning of the semester.  

Special Note: All internships with for‐profit entities will typically be paid internships, pursuant to U.S. Department of Labor guidelines published in Fact Sheet #71: Internship Programs Under the Fair Labor Standards Act.   

*For students desiring to intern with a for‐profit organization at a rate below minimum wage (including unpaid) the 

following three forms must also be completed and included in the application packet.  

Student Verification Form for Unpaid Internships with For‐Profit Organizations Employer Verification Form for Unpaid Internship with For‐Profit Organizations Faculty Verification Form for Unpaid Internship with For‐Profit Organizations 

 

3/31 0073/31 007

3/31 0083/31 008

3/31 0093/31 009

3/31 0103/31 010

 Student Evaluation of Internship Experience 

 **Confidential:  For Richards College Purposes Only**  

(Please Print or Type and Submit to Supervising Faculty on or before the last day of classes for the semester)  

Student Intern’s Name: ____________________________________  Major _______________________  UWG ID 917__________  

Internship Title: _____________________________________________  Dates of Internship:  _____________ to _______________  Organization: _________________________________________  Department: __________________________________________  Immediate Supervisor Name and Title: ___________________________________________________________________________  Faculty Supervisor Name and Department:  _______________________________________________________________________  How did you find out about this internship?  (Circle the most appropriate)  Academic Advisor or Other Faculty/Staff  Personal Network (friend, family)   UWG Career Services  Networking Event  Other:  (Please describe) ___________________________________________________________________________________________________  Briefly describe the internship and your major responsibilities/duties:  ____________________________________________________________  _______________________________________________________________________________________________________________________  _______________________________________________________________________________________________________________________  Would you recommend this organization to others for internship opportunities?    ____ Yes     ____ No  If no, why not? ___________________________________________________________________________________________________________  

 Please give your candid opinion of the following aspects of your internship: 

Strongly Disagree 

   Neutral 

    Strongly       Agree 

My site supervisor gave me appropriate support and direction throughout the internship, and monitored my work and progress. 

1               2               3               4               5 

The quantity of my work assignments and the responsibilities I was given were appropriate.  1               2               3               4               5 

My supervisor or other staff provided assistance as needed in clarifying work assignments and my role in the work environment. 

 1               2               3               4               5 

My work assignments and responsibilities enabled me to apply my knowledge and skills.  1               2               3               4               5 

The work I did was challenging and stimulating and gave me a realistic view of the field and career. 

 1               2               3               4               5 

My faculty supervisor was supportive and gave clear instructions regarding expectations during the internship and deliverables required of me at the conclusion of the internship. 

 1               2               3               4               5 

I gained valuable knowledge and insight that helped me better understand careers available in this area and organization. 

 1               2               3               4               5 

I would consider working for this organization if given the opportunity.  1               2               3               4               5 

 Please add any comments on your overall experience, both positive and negative, and note any advice you would give to future students who are considering an internship with this organization:  (You may attach additional comments on a separate sheet, if needed.)  _______________________________________________________________________________________________________________________  _______________________________________________________________________________________________________________________     ___________________________________________________________  ________________________________________________________ Signature               Date 

3/31 011

  

Employer Evaluation of Intern  Please provide us with information regarding your University of West Georgia, Richards College of Business, student intern’s performance.  A return envelope is provided for your convenience.  Your candid evaluation will assist us in validating our curriculum and the skills development of our students. We encourage you to meet with the student to discuss this evaluation and his/her overall performance.  Comments and additional feedback or recommendations may be attached. 

 Student Intern’s Name: ________________________________________________________________________________  

On a scale of 1 to 5, please indicate your evaluation of the student intern and his or her performance during the internship by circling the appropriate rating beside each area in the table below.      Strongly                                                       Strongly 

Disagree                Neutral                         Agree 

Displays proficiency in the analysis of problems.  1                2                 3                 4                 5 

Applies analytical skills to solve complex business problems  1                2                 3                 4                 5 

Interacts effectively with peers and subordinates.  1                2                 3                 4                 5 

Adapts well to a variety of social situations in the workplace.  1                2                 3                 4                 5 

Conducts him/herself in a professional manner.  1                2                 3                 4                 5 

Demonstrates social interaction skills with clients, suppliers, and other business contacts.  1                2                 3                 4                 5 

Recognizes the need for cross‐functional approaches.  1                2                 3                 4                 5 

Applies knowledge from multiple functional areas in business dealings.  1                2                 3                 4                 5 

Makes meaningful contributions in a team environment.  1                2                 3                 4                 5 

Displays effective leadership skills.  1                2                 3                 4                 5 

Has a realistic understanding of his/her strengths and weaknesses.  1                2                 3                 4                 5 

Has well developed career goals.  1                2                 3                 4                 5 

Consistently seeks out opportunities for professional growth.  1                2                 3                 4                 5 

Communicates well in writing.  1                2                 3                 4                 5 

Demonstrates competency in speaking before groups or making presentations.  1                2                 3                 4                 5 

Understands the consequences of decisions for other units within the organization.  1                2                 3                 4                 5 

Understands how his/her decisions affect others within the organization.  1                2                 3                 4                 5 

Understands how decisions affect customers.  1                2                 3                 4                 5 

Understands the strategic implications of decisions.  1                2                 3                 4                 5 

Hiring this intern was a good decision.  1                2                 3                 4                 5 

This intern has an opportunity for regular employment with our organization.  1                2                 3                 4                 5 

 If this student intern has accepted regular fulltime employment with your organization, please indicate the job title and starting date:  __________________________________________________________________  _______________________________________________ Position Title                Start Date of Regular Employment     _______________________________________________________  ________________________________________________________________ Supervisor’s Name and Title          Supervisor’s Signature          Date  _______________________________________________________ _________________________________________________________________ Organization            Supervisor’s Email        Supervisor’s Phone 

3/31 012