la gestión documental efectiva en la empresa turística
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- Normativa documentación digitalizada. - Digitalización documental. Tipos de escaners - OCR - Formatos documentación digital. - Protección de documentación almacenada en dispositivos moviles -Buenas prácticas de archivo y compartición de documentacion digital. - Práctica de software de gestión y compartición documental on-line: la oficina digital.TRANSCRIPT
Gestión e-documental Paperless
Para esto utilizarás los papeles en tu oficina
Gestión e-documental Paperless ● PASOS :
1. SCANEADO DOCUMENTOSESCANERMESA DE REPRODUCCIÓN
Gestión e-documental Paperless
TIPOS DE SCANNER: De mano: documentos o 3D
De cámara plana. Alimentadores
Rotativo (de tambor)
Gestion e-documental Paperless ● ICR (Reconocimiento Inteligente de
Caracteres). Textos manuscritos● OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).
Imágenes de caracteres a imágenes de bits.● OMR (Reconomiento de Marcas Ópticas).
Reconocer casillas validadas. ● BARCODE (Código de barras).● Proyecto Transcriptorum. UPValencia
Gestion e-documental Paperless ● FORMATOS
BMP: Imagenes pequeñas o de poca resolución. Logos, marcas, …GIF: para animaciones o fondos transparentes (webs). 256 coloresPNG: no animaciones. Millones de colores.JPG/JEPG: imágenes a color real. Para transmitir en Internet.TIFF: para documentos en blanco y negro o color. Multipágina.
Gestion e-documental Paperless ● PDF/A
– Almacenamiento y archivo a largo plazo de la documentación. Necesario por la insuficiencia del PDF
– Se describen a si mismos, llevan en si toda la información necesaria y son independentes del reproductor
PDF/UA: accesibilidad universal
Gestión e-documental Paperless ● DIGITALIZACION CERTIFICADA:
Obtener copias digitales de las facturas con valor de original.Software homologado por la AEAT.Utilización firma electrónica y sello de tiempo.Eficacia jurídica de original-
Gestión e-documental Paperless
2. Programa gestión documental● Solución para nuevo problema● Mas problemólogos que solucionólogos● No hay problemas, solo soluciones que no
hemos encontrado● ECM (Enterprise Copies Management)
Gestión e-documental Paperless
● Archivo centralizado● Copias de seguridad. Copias remotas● Control de acceso a documentos LOPD● Búsqueda rápida de archivos
Gestión e-documental Paperless
3. DESTRUCCION ORIGINALES● Destructora de papel (tiras, virutas)● Destrucción certificada: emisión de un
certificado de destrucción.
Gestión e-documental Paperless ● Gestión documental requiere:
registro, asignación, seguimiento, clasificación, decisión de compartición o transferencia
– El sistema de clasificación debe ser entendible por otros departamentos.
– Etiquetado. Utilización colores corporativos según importancia aplicada.
● ISO 30300 – 30301● ISO 15489
Gestión e-documental Paperless ● Actividades de manera ordenada, eficaz y responsable● Respaldar y documentar la creación de políticas y toma de
decisiones a nivel directivo● Coherencia, continuidad y productividad a la gestion y
administracion● Garantizar la continuidad en caso de catastrofe● Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios incluidas
auditorias y supervisiones● Proporcionar protección y apoyo en los litigios● Proteger los intereses de la organización, los clientes y las
partes interesadas presentes y futuras● Apoyar y documentar las actividades de investigación y
desarrollo presentes y futuras, las realizaciones y los resultados● Establecer una identidad corporativa
Gestión e-documental Paperless
● Determinar los documentos que deberian ser creados en cada proceso de negocio, y la información que es necesario incluir en cada uno de ellos.
● Documentos: activo valioso y recurso importante de la organización.
● Conocimiento organizativo. Via esencial para capturar el conocimiento tacito de las personas y ponerlo en circulacion
Gestión e-documental Paperless
● JUEGO
Gestión e-documental Paperless ● ZERTIFIKA● ABDI● PLATAFORMA GESTION DOCUMENTAL
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