Staff Exchange Program 2015 

In the interconnected and globalized environment in which we operate, there is increasing awareness and appreciation of the value of an international experience for employees, particularly those working within higher education.  Whilst many staff have the opportunity to participate in international conferences as part of their role, all too often, visits are brief, interaction is limited and opportunities for development and  learning are  restricted. The costs associated with sending staff on such visits are also prohibitive, particularly considering timeframes in‐country. With this in mind, combining an international conference visit with a more meaningful exchange/placement has the potential to expand upon the value of such an experience, whilst providing multiple benefits for both participants and host institutions. Participants can gain  new  skills, motivation,  perspectives  and  an  expanded  network,  whilst  host  institutions  gain  a temporary staff member who can provide a fresh outlook and insight into the programs and services they provide.   Based on the success of a trial  in 2014 (involving staff from Otago University, NZ and the University of Brighton, UK), Accommodation Services, La Trobe University will again be offering and hosting a staff exchange program. The program will provide an opportunity for staff working within the student housing sector/student engagement field to combine attendance at the Australasian Association of College and University Housing Officers  Conference  (AACUHO)  in  April  2015  in  Brisbane  (or  other  conference  of interest) with an accompanying placement/exchange opportunity within Accommodation  Services,  La Trobe University, Melbourne.   An appropriate reciprocal conference and placement term would be dependent on the  location of the visiting staff member’s institution. Two positions will be available to international staff members in 2015 based on the following conditions.  Requirements:  Commitment from host and partner institution for reciprocal exchange opportunity scheduled in 

in  conjunction with  relevant  international  conference  (for example AACUHO, ACUHO‐I, ASRA, CUBO, AMOSSHE etc.)  

Provision of accommodation and selected meals during the program by both institutions   Arrangement  of  visiting  schedule  including  opportunity  for  networking,  informal  dialogue, 

shadowing, cultural exchange activities, and option of pre‐determined relevant project(s).   

Eligibility for Involvement: 

Any  staff  member,  regardless  of  role  (Residential  Education/Life,  Facilities  Management, Administrative, Senior Management etc.) would be considered so long as they could demonstrate value from the experience. 

The staff member from the host and visiting institution are not required to be from the same field.   Outcomes of the Exchange:  Professional  and  personal  development  opportunity  for  visiting  and  host  staff  and  housing 

operations   Enhanced international networking and collaboration opportunities  

 

 

Opportunity to review and explore operating practices through insight and perspective of visiting staff member  

Formal reporting and evaluation process at conclusion of conference and placement opportunity   Promotion of  the  staff exchange  through AACUHO  Student Residences Management  Journal/ 

other publications as deemed appropriate   Responsibility of Host Institution:  Offer of accommodation on‐campus for the duration of the conference and placement   Breakfast and dinner throughout the program  Provision of a 7 – 14 day placement opportunity shadowing colleague(s) in a similar position with 

the option of management of a pre‐determined project(s) (exact duration to be negotiated)  Possibility of arrangement of visits to other institutions in host country as deemed appropriate   Determination  of  an  appropriate  host  manager/placement  supervisor  for  the  visiting  staff 

member   Design of a formal schedule for the visiting staff member including opportunities to network with 

host staff,  formal meetings and project work, and cultural exchange activities after hours and weekends.  

 Responsibility of Visiting Staff:  Completion of an application/expression of interest process to participate in the exchange with 

determination of suitability and final selection by host and partner University.  Active participation in the conference and placement schedule at the host institution   Completion  of  a  formal  report  (in  collaboration  with  placement  supervisor)  outlining  and 

providing  an  opportunity  to  highlight  learning,  outcomes,  application  to  role  and  housing operations.  

Organization and payment of international and domestic flights, conference registration, meals not specified, personal expenditure and other miscellaneous activities not listed. 

 Important Dates for 2015 Program:  

Date  Activity 

2 Feb  Application  from  Visiting  Staff/Institution  to Accommodation  Services,  La  Trobe University 

9 Feb  Selection of Staff (if multiple applications). Selection would be made on the basis of the  value  of  the  exchange  for  the  staff  member  and  their  field  of  expertise. Discussion regarding return visit conference opportunities and placement dates.  

6 March   Formalization of draft schedule for visiting staff member, confirming dates of stay. Including project work, meet and greets, cultural exchange activities. 

April   AACUHO Conference & Placement (dates TBA in discussion with Visiting and Host Institution) 

April – end 2015  Determination of appropriate conference and placement dates for Accommodation Services, La Trobe Staff based on discussion with Visiting Institution.  

As appropriate  Reporting and Evaluation of Exchange Program by staff involved.  

 Australian Exchange Manager Contact:    Laura Burge  

Residential Education Manger, La Trobe University L.Burge@latrobe.edu.au, +61 3 9479 1072 

 

 

  

 Staff Exchange Program 2015 

Accommodation Services, La Trobe University Application Form 

 

Department/ University Details  

Department   

University   

Contact Person   

Title   

Phone   

Email   

 Applicant Details  

Name   

Position Title   

Overview of Duties 

        

Phone    

Email   

      

 

 

In addition to completing the application form, the Applicant must provide:  

1. Supporting letter from appropriate Supervisor/ Head of Department 2. Resume 

 AUSTRALIAN VISIT DETAILS  Proposed Host Conference:  

Conference    

Dates   

 Internship Preferences:  

Preferred Dates    

Areas of interest/ projects/ desired learning outcomes (e.g., Residential education/life, student engagement, administration, student services, management etc.) 

                            

  

 

 

Applicant should provide responses to the following questions:  

1. Reason for wanting to apply for the exchange program                    

2. Benefits to be gained from involvement in the exchange program (both for the host and visiting university). What contribution would you provide? 

             RETURN VISIT DETAILS  Suggested Conference for Return La Trobe Staff Member:  

Conference    

Dates   

  

Due Date for Submission to Laura Burge (L.Burge@latrobe.edu.au): 2 February 2015