legal snap scanconapialbacete.org/albacetefactura/docs/guialss.pdf · 2014. 4. 24. ·...

Legal Snap Scan

Solución integral para la digitalización certificada de documentos fiscales con validez fiscal y legal

Legal Snap Scan 1.0.5.15 - Guía de Usuarios

2 COPYRIGHT - ANF AC & TRADISE - 2009

Introducción ................................................................................................... 3

Introducción a la instalación ...................................................................... 4

Obtención certificado digital reconocido ................................. 4

Emision de los certificados ............................................................. 8

Instalación de Legal Snap Scan ................................................... 9

Definición de usuario administrador .......................................... 10

Activación de Licencia ................................................................. 11

Creación de usuarios .................................................................... 11

Asignación del scanner ................................................................ 12

Introducción al uso...................................................................................... 13

Funcionalidades: ......................................................................................... 13

Facturas recibidas: ......................................................................... 13

Histórico: ........................................................................................... 15

Documentos: ................................................................................... 16

eFactura: .......................................................................................... 18

Mantenimiento: .............................................................................. 18

Entidad: ............................................................................................ 19

¿Cómo digitalizar facturas de forma certificada? .............................. 20

Digitalización certificada con origen de datos ....................... 23

Análisis con OCR ............................................................................ 26

Crear una plantilla OCR: .............................................................. 26

Usar una plantilla OCR: ................................................................. 28

¿Cómo emitir facturas telemáticas desde Legal Snap Scan? .......... 29

¿Cómo importar facturas telemáticas a Legal Snap Scan? .............. 31

Consulta del histórico ................................................................................. 33

Exportación .................................................................................................. 34

Exportación documental ............................................................. 34

Exportación contable ................................................................... 35

Digitalización certificada de documentos ............................................ 41

Gestión de vínculos entre recursos digitalizados .................................. 42

Cierre fiscal ................................................................................................... 43

Preparación inspección ............................................................................. 43

Configuración de Legal Snap Scan ........................................................ 44

Actas .............................................................................................................. 46

Instalación multiusuario .............................................................................. 47

Escáner .......................................................................................................... 49

Homologar escáner USB: .............................................................. 49

Homologar escáner en red: ........................................................ 50

Asignación de un escáner en red .............................................. 51

Backup .......................................................................................................... 54

Comparación versiones programa ......................................................... 56

FAQ ................................................................................................................ 57



INTRODUCCIÓN

Bienvenido a esta Guía de Usuario de la solución de digitalización

certificada Legal Snap Scan desarrollada por ANF AC & Tradise. El

objetivo de esta Guía es facilitar el conocimiento del

funcionamiento de la aplicación a todos sus usuarios.

Como usuario usted podrá llegar a obtener las siguientes

funcionalidades:

Digitalización certificada de facturas.

Digitalización certificada de todo tipo de documentos.

Gestionar toda la documentación digitalizada.

Esta Guía se complementa con el Curso Interactivo para Operador

de Legal Snap Scan y con el entorno de soporte de Legal Snap

Scan, en el que pueden visualizarse los procesos mediante

animaciones reales del uso de la aplicación accesibles desde la

misma aplicación.

Resulta fundamental recordar que Legal Snap Scan ha sido

diseñado en base a la normativa vigente sobre digitalización

certificada, especialmente en los aspectos relacionados con la

conservación de facturas recibidas y otros documentos de carácter

fiscal. Por tanto, algunos de los procesos y conceptos que el

programa plantea no deberán ser evaluados en base a criterios

exclusivos de funcionalidad sino que deberá siempre atenderse a la

necesidad de cumplir lo establecido por la normativa de

referencia.



INTRODUCCIÓN A LA INSTALACIÓN

Legal Snap Scan es, fundamentalmente, una solución de

digitalización certificada y, por ello, requiere el uso de un

certificado digital reconocido y homologado por el prestador de

servicios de certificación ANF AC.

El certificado digital necesario pare Legal Snap Scan será de uno

de los dos tipos siguientes:

Persona física: Le permitirá acceder a la aplicación Legal Snap

Scan con el objeto de digitalizar sus propias facturas si es un

profesional autónomo o las de la empresa en la que está

empleado.

Persona jurídica: Le permitirá acceder a la aplicación Legal Snap

Scan con el objeto de digitalizar las facturas de la entidad

representada. (Este certificado solo puede ser otorgado a personas

con capacidad de representación de la entidad jurídica, es decir,

administradores o apoderados con poder general inscrito en el

Registro Mercantil o con poder especial para la solicitud del

certificado electrónico, este último no requiere inscripción en el

Registro Mercantil).

OBTENCIÓN CERTIFICADO DIGITAL RECONOCIDO

Una vez obtenido el código para la activación del certificado

digital, se puede activar el certificado mediante dos opciones:

1.- Utilizando el Asistente y personándose ante un notario.

2.- Personándose en un despacho oficial homologado por ANF AC.

1.- Utilizando el Asistente y personándose ante un notario.

A continuación se detallan los pasos a seguir con el Asistente:

En el primer paso del

asistente se debe

pulsar siguiente.

En el Paso 2 se deberá

tener el PenDrive

conectado y

detectado por

Windows,

escogeremos la letra

que se le ha asignado

al dispositivo

Plug&Sign y se pulsará

siguiente.



En el paso 3 se debe

pulsar en Siguiente.

En el paso 4 se deberá

introducir el código

del certificado que se

le ha facilitado y

pulsar siguiente.

En el Paso 5 se deberá

pulsar siguiente.

En el Paso 6 se deben

rellenar los datos

correspondientes y

pulsar siguiente.

Aparecerá un

formulario para ser

impreso.

Tras imprimirlo se

solicitará la

contraseña que

aparece en el

formulario, se deberá

introducir.



El siguiente paso es

ejecutar la aplicación

Plug&Sign ubicada

dentro del PenDrive en

la carpeta Plug&Sign.

Al ejecutarlo

aparecerá el Contrato

de Prestación, se debe

pulsar siguiente.

Se solicitará la

contraseña que

aparece en el

formulario que se ha

impreso.

En el siguiente paso se

pulsa en Siguiente:

Y finalmente se firmará y

enviará el contrato:

Puede ejecutar de nuevo

la aplicación Plug&Sign y

al pulsar el botón

Certificados, aparecerán

los certificados listados en

rojo, en el plazo de 48

horas su certificado será activado.

Como último paso se debe enviar el formulario firmado ante notario

a ANF Autoridad de Certificación – Gran Vía de las Corts Catalanes

996 4º2ª- 08018 Barcelona.



2.- Personándose en un despacho oficial homologado por ANF AC.

Debe contactar con alguno de los despachos homologados

repartidos por toda España y concertar una cita con el propósito

de activar su certificado digital, puede consultar el despacho más

cercano en la siguiente web:

http://www.anf.es/anf/red-social/200.4.2.html

Deberá personarse en el despacho con la documentación

necesaria (consulte al despacho qué documentación aportar).

Una vez finalizada la reunión en el despacho se le entregará un

PenDrive y una carta donde aparece el nombre de usuario y una

contraseña numérica.

Al conectar por primera vez en

su ordenador el dispositivo

Pug&Sign para su activación,

se abrirá una ventana que le

irá indicando los pasos a seguir

para completar el proceso.

En esta primera pantalla

deberá indicar la contraseña

proporcionada en la Carta de

Bienvenida junto al número de usuario.

A continuación deberá

comprobar que los datos que

se muestran corresponden a

los del solicitante del

certificado y apuntar la nueva

contraseña que quedará

asociada a su certificado

digital.

En la última pantalla el

asistente envía la solicitud de

su certificado al sistema de

validación de ANF AC, y en el

plazo de 48 horas su

certificado será activado.

http://www.anf.es/anf/red-social/200.4.2.html



EMISION DE LOS CERTIFICADOS

Pasadas 24-48 horas se emitirán los certificados, para que se

puedan incluir en su almacén de claves se debe ejecutar la

aplicación Plug&Sign. Le aparecerá por triplicado el siguiente

mensaje:

Una vez introducido el password correctamente, Plug&Sign

recupera la parte pública firmada y la vincula a la clave privada

que siempre ha permanecido bajo la exclusiva custodia del titular

del certificado. Los certificados se mostrarán en verde y ya podrá

ser empleado por el titular con plena validez.



INSTALACIÓN DE LEGAL SNAP SCAN

En cuanto disponga de su certificado digital activo podrá proceder

a instalar el programa Legal Snap Scan utilizando el CD

proporcionado. Los pasos que deberán seguirse son los siguientes:

1. Insertar el CD de instalación en la unidad lectora de

CD/DVD del ordenador en el que se desea realizar la instalación

principal de Legal Snap Scan y ejecutar la aplicación

LegalSnapScan.exe. A continuación se mostrará la pantalla de

presentación.

Para iniciar la instalación haga clic sobre la opción Instalar Legal

Snap Scan, situado en la parte inferior de la pantalla.

2. Para instalar Legal Snap Scan deberán realizarse los

siguientes dos pasos:

• Instalar sistema de base de datos

• Obtener instalador Legal Snap Scan

El primer paso iniciará la instalación del sistema de base de datos

MySQL 4.0, en el caso de que ya lo tenga instalado en su equipo no

es necesario reinstalarlo; si desconoce si lo tiene instalado ejecute la

instalación. En los sucesivos pasos de la instalación no modifique los

valores por defecto.

En el último paso, el asistente de instalación obtiene del servidor de

ANF Autoridad de Certificación la última versión disponible.



Al iniciar la descarga, su ordenador le preguntará si desea ejecutar

el archivo una vez descargado o guardarlo. Si elige la primera

opción el proceso de instalación se iniciará automáticamente al

finalizar la descarga del fichero de instalación. Si elige guardar,

deberá recordar la dirección elegida y ejecutar el archivo al

finalizar la descarga.

Una vez finalizada la instalación deberá poder localizar en

PROGRAMAS la opción Tradise y en el submenú la opción Legal

Snap Scan, a través de la cual podrá iniciar el programa.

DEFINICIÓN DE USUARIO ADMINISTRADOR

La primera vez que se accede a Legal Snap Scan el sistema

necesita determinar el usuario que debe ser registrado como

Administrador y que dispondrá de la capacidad de dar de alta

otros usuarios. Tan sólo se permite una cuenta de administrador en

el programa, este usuario no precisa de certificado y es el único

usuario que puede dar de alta y de baja los demás usuarios.

Se debe considerar que en caso de crear un usuario con

certificado el nombre y CIF/NIF deberán ser exactamente iguales a

los que aparecen en el Certificado Digital.

Se deberán introducir un nombre, NIF, y contraseña para este

usuario.

Deberemos cerrar el programa y volverlo a iniciar. Aparecerá el

control de acceso ya con el usuario administrador presente, lo

seleccionaremos, indicaremos la contraseña y se iniciará la

activación de licencia.



ACTIVACIÓN DE LICENCIA

Una vez identificado el usuario administrador del sistema, deberá

dar de alta la licencia de uso del programa, indicando los datos de

la entidad titular de la misma.

Debe dar de alta la licencia e indicar la empresa titular.

En el caso de que no disponga del código de licencia o quiera

probar el programa en su versión demo antes de iniciar la

legalización real de facturas escoja la opción Versión Demo. Para

pasar de versión Demo a versión Real se deberá acceder a la

última pestaña del Legal Snap Scan, Entidad y pulsar sobre “Pulse

aquí para activar el Legal Snap Scan”. Se permite borrar

completamente todos los datos registrados en el programa o tan

sólo borrar las facturas y documentos legalizados.

Tras pasar a la versión Real volverá a mostrarse la ventana para la

activación del Legal Snap Scan para poder introducir la licencia.

CREACIÓN DE USUARIOS

Una vez logado en Legal Snap Scan como el usuario administrador

se deberán crear los usuarios del programa.

Para ello se debe acceder al apartado Mantenimiento, botón

Usuarios y crear los usuarios. En caso de crear usuarios con

certificado se deberá poner exactamente el NIF/CIF que aparezca

en el certificado digital dependiendo de si es un certificado de

persona física/jurídica.

Al logarse con un usuario podremos saber el tipo de usuario por el

mensaje que aparece al pie de la aplicación.

Usuario sin certificado:

Usuario con certificado:



ASIGNACIÓN DEL SCANNER

Vinculado al proceso inicial de activación de la licencia, se ha de

seleccionar e indicar el scanner que dispone conectado a su

ordenador y que utilizará junto con la aplicación Legal Snap Scan.

Igualmente podrá encontrar el botón de seleccionar scanner

dentro del menú Mantenimiento.

Antes de iniciar la digitalización certificada se debe realizar el

proceso de identificación del scanner homologado que se

empleará conjuntamente con la aplicación Legal Snap Scan.

El proceso implica, en primer lugar, indicar el scanner que tiene

conectado, seguidamente se deberá digitalizar un documento de

prueba y, por último, se generará automáticamente un acta que se

deberá firmar para confirmar que el sistema muestra una imagen

fiel del documento digitalizado empleando el periférico

seleccionado. Es posible asignar el escáner cuando aún no se ha

obtenido el certificado digital; en ese caso el acta quedará

pendiente de firma, hasta que no se firme el acta las imágenes

recibidas mediante ese escáner no podrán ser legalizadas.

A continuación le indicamos paso a paso y con imágenes todo el

proceso:

1) Conectar el scanner y cargar una hoja para que sea digitalizada

como prueba que el periférico realiza una imagen correcta.

2) Dar al botón asignar escáner y elegir la marca y el modelo de su

escáner de la lista que se muestra (si no apareciera su modelo de

escáner en la lista consulte el punto Homologar escáner en el

apartado Asignación de un escáner en red).

3) Indicar a la aplicación que inicie la digitalización.

4) Al terminar el scanner se visualizará una ventana que muestra el

Acta de activación y verificación del correcto funcionamiento de

todo el proceso, que deberá firmar. En el caso de haber asignado

el escáner con un usuario sin certificado, ésta ventana no



aparecerá y se deberá firmar accediendo al apartado

Mantenimiento, Visor de Actas, seleccionando el acta de

activación del escáner y firmando el acta.

INTRODUCCIÓN AL USO

Debido a los distintos usos de Legal Snap Scan se aconseja una

lectura general de esta guía de usuario.

En primer lugar se exponen las distintas funcionalidades básicas de

Legal Snap Scan así como su ubicación dentro del programa.

Pasado ese contenido se explican casos de uso del programa que

serán útiles en casos específicos de utilización.

En cualquier caso se aconseja encarecidamente utilizar la ayuda

del mismo programa accesible pulsando la tecla F1 en cualquier

momento o haciendo clic en el botón ?. En ambos casos se

accederá a la web de soporte donde encontrará videos y

explicaciones botón a botón.

FUNCIONALIDADES:

Legal Snap Scan se divide en diversas pestañas cada una

vinculada a funcionalidades distintas. Encontramos actualmente 6

pestañas:

Facturas recibidas: entrada estándar de facturas

Histórico: consulta de facturas legalizadas

Documentos: entrada de documentos

Mantenimiento: configuración del programa

Entidad: Información de licencia y de empresa

FACTURAS RECIBIDAS:

Permite digitalizar las imágenes de facturas y gestionar el proceso

de clasificación y certificación de las mismas como paso previo a

su registro.

Este apartado tiene los siguientes botones funcionales

Digitalizar Facturas:

Dando a este botón se inicia la conexión con el escáner y digitaliza

las facturas que se encuentran preparadas en el periférico. Al

finalizar el proceso se muestra la relación de imágenes capturadas

(miniaturizadas) en el visor de imágenes.

Importar Facturas:

Nos permite importar facturas recibidas en cualquier tipo de

formato, el tratamiento posterior de la factura será idéntico al de



una factura escaneada. También permite la importación de

imágenes provenientes de una digitalización externa asegurada.

AGRUPAR:

Esta función permite seleccionar las imágenes que corresponden a

una misma factura, en el caso de facturas con varias hojas. Es

necesario realizar el proceso de agrupar imágenes para que Legal

Snap Scan asigne un único número al documento compuesto por

varias páginas. Así como también que solo se deba firmar una

única vez todo el documento.

DESAGRUPAR:

Esta función realiza el proceso inverso a la anterior. Al desagrupar la

aplicación desactiva la agrupación asignada al documento. Al

romper la agrupación todas las imágenes que formaban parte de

ella quedan listas para poder ser agrupadas de nuevo. También es

necesario desagrupar para poder eliminar una factura digitalizada.

Si se pulsa sobre la miniatura de la digitalización existe la posibilidad

de Desagrupar y eliminar, si se desea eliminar directamente todas

las digitalizaciones de esa agrupación.

ANALIZAR:

Esta función inicia el proceso OCR. En este momento el programa

analiza todo el documento reconociendo el texto y las cifras que

tiene para poder utilizarlas en el momento de su categorización.

Tenemos varias opciones:

Analizar: Analiza el documento seleccionado con la plantilla OCR

que indiquemos.

Analizar todo: Esta opción permite aplicar cada plantilla existente

con cada digitalización pendiente de ser categorizada. Para utilizar

esta opción de manera óptima se aconseja definir en las plantillas

una referencia, Legal Snap Scan la utilizará como discriminante

para escoger la plantilla que debe aplicar.

Analizar todo con la plantilla: Se aplicará la plantilla que se escoja a

todas las digitalizaciones pendientes de ser categorizadas.

Analizar con origen de datos: Analiza todos los documentos

pendientes de analizar y compara los datos obtenidos con los

datos importados de las facturas.

Crear nueva plantilla: Crea una nueva plantilla OCR en base al

documento seleccionado.

Editar plantilla: Modifica una plantilla OCR ya creada.

Editar plantilla con nueva referencia: Modifica una plantilla OCR ya

creada pero utilizando como base la imagen seleccionada.

Duplicar plantilla: Copia la plantilla OCR que indiquemos,

asignándole un nuevo nombre.

Eliminar plantilla: Borra la plantilla OCR que indiquemos de la lista

de plantillas.

ELIMINAR:

La factura seleccionada en el visor de imágenes se eliminará

permitiendo así una nueva digitalización.

IMPORTAR DATOS:

Esta función pone inicia el asistente para la incorporación a Legal

Snap Scan los datos de un archivo de facturas que ya se hubiera

generado anteriormente, debe ser de formato CSD, DB ó DBF. Tras

esta acción se permitirá el análisis con origen de datos.

FIRMA:

Con este botón se certifica el documento digitalizado mediante la

firma electrónica del Certificado de usuario conectado al

ordenador. La factura desaparecerá de la sección Facturas y será

enviada a la sección Histórico.



HISTÓRICO:

Permite realizar el mantenimiento y consulta de las facturas

recibidas gestionadas con la aplicación.


LISTA:

Permite ver la relación de facturas incorporadas al programa de

forma sucesiva y ordenada por los números de registro internos de

los documentos.

Se mostrarán los datos más relevantes de la factura.

VISOR:

Permite ver de forma ampliada la imagen digitalizada de la factura

seleccionada.

COMBINADO:

Permite ver al mismo tiempo la lista junto a la imagen ampliada de

la factura seleccionada.

BUSCAR:

Abre el asistente para localizar facturas mediante los campos

utilizados en el momento de su categorización y archivo, al ejecutar

la búsqueda se listarán las facturas que cumplan los requisitos.

LISTADOS:

Permite imprimir el listado de las facturas almacenadas de forma

segura en Legal Snap Scan. Tenemos dos opciones:

Listado vista actual: Creará un informe de las facturas que se estén

listando en la vista actual, en el informe se listarán los datos: Nº

factura, fecha, nombre emisor, base e impuestos.

Exportar a Excel vista actual: Genera un archivo Excel con los datos

de las facturas que se estén listando en la vista actual.

VER FACTURA FIRMADA:

Permite visualizar el informe de firma electrónica asociada a la

factura que tenga seleccionada. En él se puede observar los datos

del firmante, de la firma, el sello de tiempo, y la información de

estado. También nos ofrece un informe sobre la verificación de la

firma.

EDITAR:

Esta función nos permite modificar los datos de la factura

seleccionada, tanto de la información general, como de los

impuestos. Esta opción no estará disponible para las eFacturas

ELIMINAR:

Permite suprimir una factura que se encuentra firmada en Legal

Snap Scan. En el caso de que forme parte de un cierre fiscal

aparecerá un mensaje avisándonos.

EXPORTAR FACTURAS:

Nos permite crear una copia de las facturas que consten en el

intervalo de fechas que indiquemos, podemos exportar tan sólo las

facturas firmadas, las imágenes digitalizadas o las imágenes

digitalizadas en formato PDF.



IMPORTAR EFACTURA:

Permite la importación directa de las facturas recibidas ya firmadas.

Importar eFactura de cliente remoto (eFactura Reception):

Permite descargar de la plataforma eFactura.NET las eFacturas

recibidas en ella. Para poder utilizar esta opción se deberá tener

activo el servicio de eFactura.NET y en la sección Mantenimiento,

Configuración, eFactura Reception indicar el usuario y contraseña

de la plataforma.

CONTABILIDAD:

Permite generar los archivos necesarios para hacer la importación a

programas de gestión.

GRABAR CD:

Se iniciará el proceso para guardar copia de las facturas en un CD.

DOCUMENTOS:

Permite digitalizar de forma certificada cualquier otro tipo de

documento, así como importar cualquier tipo de archivo al entorno

seguro del programa. En este caso los criterios de clasificación de

los documentos pueden ser definidos por el usuario.


DIGITALIZAR DOCUMENTO:

Abre el proceso de digitalización de los documentos introducidos

en su scanner. Para su ejecución es preciso introducir la contraseña

correspondiente al Certificado digital del usuario. En cuanto se

realice la digitalización de un documento se visualizará su imagen

para a continuación clasificarlo y archivarlo.

LISTA:

Permite ver la relación de los documentos incorporadas al

programa de forma sucesiva y ordenada por los números de

registro interno.

VISOR:

Permite ver de forma ampliada la imagen de cada uno de los

documentos seleccionados.

COMBINADO:

Permite ver al mismo tiempo la lista junto a la imagen ampliada de

los documentos seleccionados.



BUSCAR:

Abre el asistente para localizar documentos mediante los campos

utilizados en el momento de su clasificación (Título, Palabras clave,

Referencia, Categoría, Subcategoría y fecha).

BORRAR:

Permite suprimir del archivo de Legal Snap Scan el documento

seleccionado.

LISTADOS:

Permite imprimir el listado de los documentos almacenados de

forma segura en Legal Snap Scan y que tiene listados en la vista

actual.

ANALIZAR:

Esta función inicia el proceso OCR. En este momento el programa

analiza todo el documento reconociendo el texto y las cifras que

tiene para poder utilizarlas en el momento de su categorización.

Tenemos varias opciones:

Analizar: Analiza el documento seleccionado con la plantilla OCR

que indiquemos.

Crear nueva plantilla: Crea una nueva plantilla OCR en base al

documento seleccionado.

Editar plantilla: Modifica una plantilla OCR ya creada.

Editar plantilla con nueva referencia: Modifica una plantilla OCR ya

creada pero utilizando como base la imagen seleccionada.

Duplicar plantilla: Copia la plantilla OCR que indiquemos,

asignándole un nuevo nombre.

Eliminar plantilla: Borra la plantilla OCR que indiquemos de la lista

de plantillas.

EXPLORAR:

Permite acceder al directorio de Windows para localizar cualquier

documento que tenga en sus carpetas para ser firmado y

archivado de forma segura en Legal Snap Scan.

FIRMAR:

Activa el proceso para firmar el documento que tuviera

seleccionado o todos los documentos que aparecen en la vista

actual. Deberá introducirse la contraseña del Certificado

electrónico asociada al usuario.

VER FIRMA:

Permite acceder al informe de la firma electrónica correspondiente

al documento seleccionado. En él se puede observar los datos del

firmante, de la firma, el sello de tiempo, y la información de estado.

También nos ofrece un informe sobre la verificación de la firma.

EXPORTAR DOCUMENTOS:

Nos permite crear una copia de los documentos que consten en el

intervalo de fechas que indiquemos, podemos exportar los

documentos, las imágenes digitalizadas o las imágenes

digitalizadas en formato PDF.



EFACTURA:

Nos permite el envío y recepción de facturas telemáticas.

Este apartado tiene los siguientes botones funcionales:

EDITOR E.FACTURA:

Permite crear desde el Legal Snap Scan las facturas que queramos

enviar, al finalizar todo el proceso de creación la factura se firmará,

se guardará en el histórico de facturas y se enviará al receptor de

la factura.

BUSCAR:

Filtra la lista de facturas, podemos localizar una factura en concreto

o un grupo de facturas con características comunes.

LISTADOS:

Se crea un informe de las facturas listadas.

IMPORTAR XML:

Permite introducir en el entorno del Legal Snap Scan las facturas

recibidas en formato xml.

ELIMINAR:

Nos permite borrar la factura seleccionada.

FIRMA:

Firma y envía a la sección Histórico las facturas pendientes de firma.

MANTENIMIENTO:

Integra las opciones de configuración y personalización de las

operaciones de mantenimiento de la aplicación y los usuarios

autorizados.


CONFIGURACIÓN:

Permite definir, entre otros, los siguientes parámetros: Tipo de

conexión que posee su equipo, ruta del repositorio donde se

almacenan los documentos archivados en el programa, la opción

de reiniciar la base de datos.

USUARIOS:

Permite activar y eliminar usuarios dentro de la aplicación, tan sólo

podrá acceder a este botón el usuario administrador.

ASIGNAR SCANNER:

Permite seleccionar la marca y modelo de scanner que va a estar

conectado a Legal Snap Scan. Al asignar un nuevo escáner deberá

hacer una digitalización de prueba y firmarla electrónicamente con

su certificado conforme esa digitalización es correcta.

PROVEEDORES/CLIENTES:

Permite dar de alta y modificar las empresas en la base de datos

de Legal Snap Scan.



VISOR DE ACTAS:

Permite acceder a todas las actas generadas por Legal Snap Scan

y firmadas con el Certificado Digital del usuario.

AUDITORIA:

Permite definir el entorno temporal de una inspección fiscal, así

como las direcciones de correo que se van a emplear para el

acceso y envío de la información que se requiera por las

autoridades competentes.

COPIA DE SEGURIDAD:

Generar copia de seguridad: Permite activar la generación y

restauración de copias de seguridad de la información contenida

en la base de datos de la aplicación.

Restaurar copia de seguridad: Permite restaurar el sistema a un

estado anterior si se tiene una copia de seguridad de una fecha

anterior.

Procesar envío interrumpido: Si el envío de la copia de seguridad se

ha interrumpido por algún motivo, se podrá proseguir pulsando este

botón.

LEGALIZAR CIERRE FISCAL:

Permite solicitar la inclusión de las facturas, que estén dentro de las

fechas introducidas, en el cierre fiscal.

ENTIDAD:

La aplicación permite gracias a este apartado dar de alta distintas

empresas, como usuarias del programa.

Este apartado tiene los siguientes botones funcionales:

CONTRATACIÓN:

Inicia el proceso de contratación del servicio de custodia o petición

de bono factura.

NUEVA:

Permite introducir una empresa nueva como usuaria del programa.

MODIFICAR:

Permite modificar una empresa ya introducida.

BORRAR:

Elimina la empresa seleccionada.

CONTRATACIÓN:

Permite contratar servicios extra de Legal Snap Scan.



¿CÓMO DIGITALIZAR FACTURAS DE FORMA CERTIFICADA?

La función principal de Legal Snap Scan es la digitalización

certificada de las facturas recibidas en papel para poder destruirlas

y realizar su archivo de forma únicamente digital.

La aplicación Legal Snap Scan incorpora la solución necesaria

para, cumpliendo la normativa vigente, destruir toda la

documentación en papel que reciben las empresas, así como

también proporciona las utilidades precisas para emitir las facturas

telemáticas sin tener que utilizar más el papel.

En este apartado podrá conocer el proceso completo desde que

recibe una factura en papel hasta que tiene la posibilidad de

destruirla una vez digitalizada de forma certificada e incorporada

en su gestor documental para su archivo y tratamiento ordinario.

Para digitalizar, de forma certificada, un documento de factura,

deben seguirse los siguientes pasos:

1a) Digitalización: Coloque todas las hojas que compongan una

misma factura en el alimentador de papel de su Scanner. Acceda

al apartado Facturas de Legal Snap Scan y pulse el botón

Digitalizar. Este proceso exige introducir la contraseña del

Certificado Digital del usuario cuando el programa lo solicite.

Una vez el scanner ha realizado su trabajo, Legal Snap Scan le

proporcionará la información en tres partes: a la izquierda de la

pantalla se muestra las miniaturas del conjunto de hojas que ha

digitalizado y están pendientes de tratar, seleccionando cualquiera

de ellas se mostrará la imagen ampliada en la zona central. En la

parte derecha se recoge el resumen de los datos de

categorización que se deben introducir para el correcto archivo y

posterior búsqueda y tratamiento de la factura digitalizada.

En el caso de que la factura digitalizada esté compuesta por más

de una hoja, se deberán seleccionar todas ellas al mismo tiempo

(utilizando la tecla Control y haciendo un clic en cada muestra en

miniatura), para luego dar al botón de Agrupar. De esta manera

Legal Snap Scan considerará como un único documento todas las

hojas de una misma factura.



1b) Digitalización externa: Una vez hayan sido escaneadas las

facturas y ya se hayan depositado en el directorio donde quedan

almacenadas, se debe pulsar el botón Importar Facturas y la

opción Importar Digitalización Externa.

Se solicitará cual es el directorio donde están las digitalizaciones

firmadas, se importarán todas las facturas almacenadas en dicho

directorio.

Finalmente Legal Snap Scan le proporcionará la información en tres

partes: a la izquierda de la pantalla se muestra las miniaturas del

conjunto de hojas que ha digitalizado y están pendientes de tratar,

seleccionando cualquiera de ellas se mostrará la imagen ampliada

en la zona central. En la parte derecha se recoge el resumen de los

datos de categorización que se deben introducir para el correcto

archivo y posterior búsqueda y tratamiento de la factura

digitalizada.

Nota: La digitalización externa tan solo permite importar imágenes

certificadas, obtenidas desde un escáner que genere imágenes

firmadas.

2) Categorizar y archivar: Una vez digitalizadas las facturas es

preciso realizar el proceso de categorización de las mismas en base

a los criterios de búsqueda que puedan ser necesarios en caso de

trámites o inspecciones de la Agencia Tributaria. Para ello Legal

Snap Scan ofrece en este apartado los elementos de

categorización que la normativa fiscal exige para las facturas o

documentos sustitutivos.

Para cumplimentar los datos de categorización de la parte

derecha se puede utilizar el botón ANALIZAR y el asistente OCR

introducirá los datos de la factura, o se pueden cumplimentar los

diferentes campos directamente.

En el caso de que los datos del emisor no se encuentren registrados,

se deberá acceder a la pestaña Mantenimiento pulsar en el botón

Proveedores/Clientes y se mostrará la pantalla de edición de nuevo

emisor de facturas, mediante la cual se podrá crear un nuevo

emisor, para hacerlo pulse el icono con el + en verde introduzca los

datos del nuevo emisor, pulse el botón de aceptar que aparece al



lado de los datos (esto incluirá el nuevo emisor en la lista de

emisores) y pulse el otro botón Aceptar de esta misma ventana.

Igualmente podrá comprobar los datos archivados tras la pestaña

de la derecha correspondiente a los impuestos de la factura

seleccionada, en esta pestaña puede incluir varios impuestos, cada

uno de diferente tipo, tanto por ciento y base.

Tras rellenar todos los campos que se indican se ha de dar al botón

Archivar, que se encuentra en la parte inferior del apartado

derecho, para que Legal Snap Scan asigne un número de

referencia al documento de factura digitalizada.

Tras ser archivada podrá acceder a las pestañas de Impuestos

(para la introducción de más de un impuestos, con distintas bases,

de diferente tipo…) y de Categorización extra que permite añadir

un valor a características definidas por el usuario.

3) Firma: A partir de éste momento las facturas digitalizadas estarán

listas para firmar y almacenarse de forma segura a través del

proceso de Firma.

La firma y el posterior almacenamiento seguro pueden realizarse

como continuación de los pasos anteriores o se puede realizar para

todo un grupo de facturas digitalizadas y archivadas en otro

momento anterior.

En cualquiera de los dos casos, dando al botón de Firma se le

seleccionarán todas las facturas digitalizadas y archivadas que

tenga en el visor de documentos en miniatura de la parte izquierda.

A continuación Legan Snap Scan le solicitará que introduzca la

contraseña asociada a su Certificado Digital, con lo que estará

firmando este proceso, y por último, podrá ver un Informe de

Publicación con los datos de la factura que se ha almacenado de

forma certificada y segura en el sistema.



Si alguna factura no ha podido ser legalizada aparecerá listada

como pendiente de firma y mostrará porqué no ha podido ser

firmada.

DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA CON ORIGEN DE DATOS

Este apartado explica cómo Legal Snap Scan permite digitalizar de

forma certificada y archivar las imágenes obtenidas sin necesidad

de pasar por el proceso de categorización de cada una de las

facturas necesario en el proceso general.

Si bien el uso del asistente OCR resulta adecuado para el proceso

de categorización y archivo de facturas recibidas por la empresa,

para aquellas otras facturas que hayan sido ya procesadas en su

entorno de administración, Legal Snap Scan ofrece una solución

más eficaz basada en la importación de los datos de facturas

recibidas.

La digitalización certificada con origen de datos se realizará en

aquellos casos en los que la empresa disponga de un programa de

gestión administrativa para la facturación o contabilidad que le

permita exportar los campos principales de cada una de las

facturas registradas mediante un fichero en formato CSV (fichero

de texto con separadores), DBF (DBase) ó DB (Paradox)

Si su programa de gestión administrativa le permite generar un

fichero del tipo CSV, DBF ó DB con los campos que son precisos

para la categorización de las facturas por Legal Snap Scan

(Número de factura, fecha de emisión, base, impuestos, NIF

receptor, NIF emisor, nombre del receptor y nombre del emisor),

éste podrá vincular cada una de las referencias de facturas con

cada una de las imágenes digitalizadas.



El procedimiento a seguir pasa por las siguientes fases:

1) SCANNER: digitalizar todas las facturas que queramos archivar.

2) IMPORTAR DATOS: Obtener desde el programa propio de gestión

administrativa los datos clave de las facturas digitalizadas mediante

un fichero en formato CSV con separadores. Los campos que

deben exportarse y el orden han de ser los siguientes:

Número de factura, fecha de emisión, base, impuestos, NIF

receptor, NIF emisor, nombre del receptor y nombre del emisor

Este procedimiento requiere en primer lugar crear, desde el

programa de gestión administrativa de su empresa, un fichero en

formato CSV (fichero de texto con separadores), DBF (DBase) ó DB

(Paradox) con los datos clave de las facturas para su correcta

categorización y almacenamiento por parte de Legal Snap Scan.

Para seguir con el proceso ha de dar al botón Importar Datos del

mismo apartado Facturas. A continuación deberá cumplimentar la

información solicitada indicando lo siguiente:

a) Seleccione el tipo de fichero que tiene creado con los datos a

importar. Escoja de entre las tres posibilidades ofrecidas:

- Formato CSV (fichero de texto con separadores)

- DBF (DBase)

- DB (Paradox)

b) Seleccione entre el tipo de tipo de separador que utilizar el

fichero con los datos que se importan

c) Introduzca un nombre para identificar el origen de datos que va

a importar.

d) Seleccione la carpeta de origen para realizar la importación del

fichero. En este caso puede localizar el lugar de la carpeta dado al

botón de los 3 puntos situado a la derecha.

Cuando complete la ventana como se muestra en la figura

siguiente imagen podrá dar al botón importar. A partir de este

momento podrá ver en la segunda pestaña de la misma ventana la

relación de datos importados (Visualización de los datos

recuperados). Tal como se observa en la siguiente imagen.

3) ANALIZAR CON ORIGEN DE DATOS: Pulse le botón Analizar con

origen de datos, opción que aparece en el submenú del botón

analizar.



Se abrirá una nueva ventana “Análisis del origen de datos”, en la

que se podrá realizar la vinculación entre las imágenes digitalizadas

de las facturas y los datos referidos a ellas importados a través del

fichero tipo CSV, DBF ó DB de la manera que se expone a

continuación:

En este punto hay dos maneras de proceder:

Crear las relaciones manualmente entre imagen digitalizada y

línea del origen datos o que el análisis del OCR extraiga los datos

de las facturas en base a un plantilla para compararlos con los

datos de cada línea del origen de datos y crear las relaciones

automáticamente.

a) Crear relaciones manualmente: Para conseguir que cada

factura quede vinculada a una línea de datos importados, es

preciso hacer doble clic sobre la imagen para que se amplíe y a

continuación seleccione la línea que corresponda a la factura, a

continuación pulse el botón archivar con lo que desaparecerá

tanto la imagen digitaliza como la línea de datos escogida ya que

se habrán enviado a la sección Facturas donde aparecerán listas

para firmar, puede repetir el proceso con el resto de facturas que

quedan.

b) Crear relaciones con OCR: En la ventana “Análisis del origen de

datos” pulse el botón Buscar coincidencias, a continuación elija la

plantilla OCR que utilizará para extraer los datos de las facturas

digitalizadas (la plantilla que se escoja debe coincidir con las

facturas digitalizadas para que se puedan extraer los datos) una

vez analizadas todas las facturas y comparados los datos extraídos

con cada una de las líneas del origen de datos (lógicamente la

duración de este proceso dependerá del número de facturas a

analizar) aparecerá la ventana “Visor de coincidencias”, en el caso

de que se hayan encontrados coincidencias o un mensaje que

indicará que no ha encontrado nada.

En esta ventana podrá corroborar que las coincidencias son

correctas, al aceptar desaparecerán de la ventana de análisis del

origen de datos todas aquellas facturas que hayan sido



relacionadas así como las líneas del origen de datos debido a que

serán enviadas a la sección Facturas donde aparecerán listas para

firmar, puede repetir el proceso con el resto de facturas que

quedan probando con otra plantilla OCR o asignando las

relaciones manualmente.

3) De vuelta a la sección Facturas podrá corroborar una vez más

que los datos introducidos para cada factura son los correctos.

Para ver cada factura tanto su digitalización como los datos

asignados, pulse en las miniaturas de cada factura. Si hay algún

dato incorrecto pude modificarlo directamente

4) Finalmente, como en el proceso general, pulse Firma y se

activará firmará de manera automática y masiva todas las facturas

archivadas pendientes de firma.

RESUMEN

Paso 1)

Digitalizar: se escanea un grupo de facturas.

Paso 2)

Importar: importará su origen de datos.

Paso 3)

Vincular: se puede hacer de manera manual o automática

utilizando una plantilla OCR.

Paso 4)

Firmar: se puede hacer en bloque para todas las facturas

pendientes.

ANÁLISIS CON OCR

El sistema de Reconocimiento Óptico de Caracteres nos permite

extraer de las facturas digitalizadas los datos relevantes de la

misma, gracias al OCR podemos automatizar el proceso de

inserción de datos necesario para el archivo y posterior firma de

facturas.

Este sistema funciona aplicando una plantilla a las facturas a

analizar, gracias a esa plantilla descarta toda la información no

relevante. Como es lógico, el primer paso será construir una

plantilla.

CREAR UNA PLANTILLA OCR:

1.- Se debe digitalizar con Legal Snap Scan una factura del tipo

que queremos obtener la plantilla.

2.- Se debe pulsar el menú desplegable del botón analizar y

seleccionamos la opción “crear nueva plantilla”, introducimos un

nombre identificativo de la plantilla, se pedirá que seleccionemos el

Emisor de la factura a quien corresponde este modelo de plantilla,

si pulsamos los prismáticos podremos ver una lista de todas las

empresas posibles, seleccione el emisor y pulse Aceptar; si no

apareciese la empresa pulse el icono con el + de color verde y

introduzca nombre y CIF de la empresa, pulse el botón Aceptar, y

de nuevo el botón Aceptar que aparece más abajo. Si se deseara

incluir alguna categoría extra a extraer de la factura también se

podría incluir. Finalmente pulse Crear.

3.- Aparecerá la ventana de edición de plantillas OCR donde

establecer las zonas necesarias para crear una plantilla.



En una plantilla OCR se asocian dos zonas con cada dato a extraer:

a) Una zona de OCR (rectángulo negro), que recuadrará el

dato a extraer

b) Una zona de calibrado (rectángulo azul y rojo centrado en

rectángulo gris)

La zona de calibrado servirá al OCR como referencia para obtener

la posición real del dato a extraer, se intentará que la zona de

calibrado cubra alguna palabra o dibujo característico que esté

relacionado con el dato a extraer. La zona OCR será donde busque

los caracteres y extraiga el dato.

4.- Para cada dato se debe repetir el mismo proceso hasta finalizar

con todos ellos:

1º Paso: Pulsar el botón del dato al que vamos a fijar una

zona OCR. (Por ejemplo Fecha)

2º Paso: Seleccionar el área donde aparece el dato que

queremos extraer. (Siguiendo el ejemplo 01/12/08)

3º Paso: Seleccionar el área que actuará como referencia.

4º Paso: Definir el tipo exacto de dato que se extraerá.

(Consultar Tabla de tipos de OCR)

5.- Cuando se haya hecho el mismo proceso con el resto de datos,

se debe pulsar Guardar.

6.- Se puede probar la plantilla desde el mismo editor. Si se pulsa el

botón Analizar se generará la extracción de los datos y se podrá

comprobar si funciona correctamente.

CONSEJOS:

En algunos casos especiales

se deberá ajustar tanto el

porcentaje de acierto y la

página donde buscar el

dato, en ese caso

seleccionaremos la zona de

referencia y se pulsará el

botón de Configuración del

calibrado:



El apartado coincidencia mínima permite ser más restrictivos a la

hora de encontrar coincidencias en la referencia.

En el campo Referencia a página se podrá fijar en que página se

deberá buscar la referencia (tan sólo aplicable en el caso de

plantillas de más una página).

Intente ajustar tanto los calibrados como las zonas OCR a los datos.

Lea las indicaciones paso a paso que aparecen en la parte superior

de la ventana de edición.

Si se desea crear una referencia cerca o encima de otra ya

existente se debe pulsar la tecla Control para que desaparezcan

las existentes y se pueda crear una nueva.

Si desea utilizar la función Analizar todo se recomienda seleccionar

una referencia de la factura. Esta marca debe ser algo que

caracterice de manera singular a este emisor de facturas.

Ojo Mágico:

Cuando la digitalización del documento no es todo lo nítida que

debería ser para que el OCR pueda capturar los datos (Tramas,

manchas, caracteres delgados en exceso, rayas verticales o

horizontales, colores invertidos…) se ha incluido una herramienta

con la que elevar el porcentaje de acierto, es el “Ojo Mágico”; tras

definir la zona de

USAR UNA PLANTILLA OCR:

Seleccione la imagen digitalizada de la factura, pulse el botón

analizar y escoja de las listas desplegables tanto el emisor como la

plantilla que desee utilizar.

Al finalizar el proceso se habrán rellenado los campos que le

aparecen a la derecha, revíselos por si debe modificar algún valor,

pulse Archivar y la factura ya estará lista para firmar.

También se puede usar la opción Analizar todo de ese mismo

menú, esta opción aplica todas las plantillas existentes a todas las

facturas digitalizadas. Como es lógico esta operación puede

demorarse bastante tiempo dependiendo del volumen de plantillas

y facturas.



Tabla de tipos de OCR:

ALFABETICO: Mayúsculas, minúsculas y puntuación {. , : ; - _}

ALFANUMERICO: Cualquier carácter

ALFANUMERICO MEJORADO: Cualquier carácter con diccionario

CANTIDAD: Dígitos {0..9} y {. , -}

CIF: Una letra seguido de 7 dígitos y un nuyúsculo

DNI: Dígitos seguido opcionalmente de una letra final

DNI/CIF: DNI o CIF

FECHA: Fecha numérica (Dígitos y puntuacion {. , : ; - _ / \}) con

diccionario (dd\mm\yyyy)

FECHA ALFANUMERICA: Fecha alfanumérica (el mes está en letras)

FECHA ALFANUMERICA AAMMDD: Fecha alfanumérica (el mes está

en letras) con diccionario (yyyy\mm\dd)

FECHA GRAL: Fecha numérica o fecha alfanumérica

FECHA GRAL AAMMDD: Fecha numérica o fecha alfanumérica con

diccionario (yyyy\mm\dd)

FECHA NUMERICA AAMMDD: Fecha numérica (Dígitos y puntuacion

{. , : ; - _ / \}) con diccionario (yyyy\mm\dd)

MAYÚSCULAS: Mayúculas y puntuacion {. , : ; - _}

MINÚSCULAS: Minúsculas y puntuacion {. , : ; - _}

MONEDA: Dígitos {0..9}, puntuacion {. , -} y simbolos de moneda {€ $

£}

NUMÉRICO: Dígitos {0..9}

NUYÚSCULOS: Mayúculas, puntuacion {. , : ; - _}, y dígitos

SIN MINÚSCULAS: Cualquier cosa menos las minúsculas

¿CÓMO EMITIR FACTURAS TELEMÁTICAS DESDE LEGAL SNAP SCAN?

Desde el editor e.Factura de la pestaña eFactura podemos editar

nuestras propias facturas para ser emitidas directamente desde el

programa, tras lo cual se genera una copia de la factura que

quedará custodiada en nuestro Legal Snap Scan con el resto de

facturas en la pestaña histórico.

El editor de facturas telemáticas nos permite definir todas las

características de la factura a emitir.



Botón Emisor: Deberá rellenar todos los campos requeridos para la

correcta emisión de la factura. También deberá configurar la

cuenta de correo desde la cual desea enviar la factura telemática,

se debe configurar en el apartado mantenimiento, configuración,

pestaña eFactura, deberá rellenar todos los campos para que el

envío se pueda hacer de manera correcta.

Botón Receptor: Permite fijar el receptor de la factura al que se

enviará la factura, aquí también se deberán rellenar los campos

solicitados y a que deberán aparecer en la factura generada.

Botón Conceptos: Permite primero definir los conceptos por

separado y de uno en uno pulsando el botón Añadir, aparecerá

una ventana para la introducción del concepto, se permite

introducir también un código para identificar el concepto. Desde

esta misma ventana si pulsamos el botón Añadir el concepto

seleccionado será añadido como una línea más de la factura. Para

la búsqueda de un conpeto en particular se ha facilitada una

búsqueda integrada en esta misma ventana desde la cual podrá

buscar por la descripción del concepto o por el código asignado.

Botón Abrir: Permite importar una factura en formato xml para

poderla editar para ser custodiada y enviada desde el Legal Snap

Scan. También permite abrir la última factura creada y abrir un

borrador de una eFactura guardada anteriormente.

Botón Previsualizar: Genera una visualización de cómo quedaría la

factura si se enviara; si falta algún campo imprescindible se nos

avisará de cuál es.

Botón Firmar y Enviar: Finalmente deberemos pulsar este botón para

que la factura se envíe (en caso de estar todos los campos

debidamente rellenados) y se guarde en el histórico de Legal Snap

Scan.

Botón Configuración: Permite fijar parámetros de la configuración

visual de la factura (Colores, fuentes, fondos…). Estas

modificaciones sólo se aplicarán si no hay definida ninguna plantilla

de transformación.

Guardar Borrador: Permite guardar una eFactura que se está

editando para una posterior reedición o envío.

Para editar una factura deberá introducir todos los datos

necesarios: N.Factura, emisor y receptor con todos los datos

cumplimentados y un concepto como mínimo. Como datos

opcionales se puede introducir una fecha de vencimiento,

observaciones, la forma de pago, un centro de coste y asignarle un

localizador a la factura.

El envío de la factura se hará de forma inmediata al pulsar el botón

Firmar y Enviar, el envío de la eFactura puede realizarse mediante la

plataforma eNotificación, para ello se deberá configurar el envío

en Mantenimiento, Configuración, eFactura.

El correo que reciba el receptor de la factura tendrá dos archivos

adjuntos: un archivo en formato html visualizable por cualquier

navegador y un archivo slc, que es el que tiene valor legal que

contiene la factura y la firma de manera integrada. Para poder

visualizar la factura en formato xml contenida en el archivo slc

debe utilizarse el visor que se indica en el correo:

http://www.tradise.com/recursos/eSLCViewer.exe

http://www.tradise.com/recursos/eSLCViewer.exe



Este visor permite:

Verificar la integridad del archivo integrado

Verificar la autoría de la firma

Visualizar la hora en la que se firmó la factura

Extraer el documento integrado (en este caso la factura en formato

xml)

Para poder hacer el envío de la eFactura directamente desde legal

Snap Scan se deberá configurar correctamente el apartado

eFactura de la pestaña Mantenimiento, botón Configuración.

¿CÓMO IMPORTAR FACTURAS TELEMÁTICAS A LEGAL SNAP SCAN?

Una vez se han empezado a recibir facturas telemáticas, Legal

Snap Scan actúa también como un receptor/contenedor seguro

de las mismas.

Las eFacturas recibidas pueden ser de distintos tipos:

- eFacturas generadas por Legal Snap Scan

- eFacturas recibidas en la plataforma

eFactura.NET/FacturaSostenible

- eFacturas generadas por otros medios

- eFacturas generadas por Legal Snap Scan:

Este tipo de eFacturas ya contienen toda la información que se

precisa, también contienen ya un firma válida por lo que no se

deberán volver a firmar.

La entrada de estas eFactura se deberá realizar directamente

desde la pestaña Histórico.

La manera aconsejable para proceder con este tipo de eFacturas

es:

1.- Al recibir la eFactura la validaremos y la depositaremos en una

carpeta con el único uso de contener las eFacturas.

2.- Desde la pestaña Histórico, se deberá pulsar el botón Importar

eFactura e indicar la carpeta donde se ubican las eFacturas.

3.- Legal Snap Scan mostrará la ventana de importación de

eFacturas donde podremos revisar las eFacturas encontradas en

dicha carpeta, tras revisar la corrección de las mismas se debe



pulsar el botón Aceptar de esta ventana. Las eFacturas serán

enviadas a Histórico junto con las demás eFacturas.

- eFacturas recibidas en la plataforma

eFactura.NET/FacturaSostenible:

Estas plataformas permites ser receptor de facturas telemáticas de

aquellos proveedores que han recibido una invitación por parte del

receptor usuario de eFactura.NET.

Para automatizar el proceso de recepción se debe configurar Legal

Snap Scan accediendo a la pestaña Mantenimiento,

Configuración, eFactura Reception; tan sólo se deberá indicar el

usuario y contraseña de la plataforma eFactura.NET.

Una vez configurado, en Histórico se debe pulsar el botón Importar

eFactura, Importar eFactura desde cliente remoto (eFactura

Reception). Aparecerá la ventana de importación de eFacturas

donde simplemente se deberá pulsar Aceptar.

- eFacturas generadas por otros medios:

Si se reciben facturas telemáticas que no han sido emitidas desde

Legal Snap Scan o las plataformas mencionadas, la importación no

puede ser directa.

El receptor de la eFactura deberá verificar la firma por los medios

que le haya facilitado el emisor de la factura telemática.

Nota: No se debería aceptar ninguna “factura telemática” que no

estuviera firmada digitalmente. Legal Snap Scan no es un

“legalizador” de facturas sin firmar.

Tras la verificación de la firma (Autoría e integridad de la factura)

en Facturas Recibidas se debe pulsar Importar Facturas o arrastrar y

soltar la carpeta de facturas en el entorno de Facturas Recibidas,

podremos importar una carpeta o tan solo una factura.

Si los datos de la factura no son extraídos automáticamente se

deberán introducir y firmar la factura como si de una factura

digitalizada se tratara.



CONSULTA DEL HISTÓRICO

Legal Snap Scan es una aplicación que proporciona todas las

soluciones propias de un gestor documental digitalizado.

Todos los documentos que se digitalicen de forma certificada a

través de Legal Snap Scan podrán ser tratados para consultar el

histórico, visualizar el contenido de cada uno de ellos y ver el

informe de la firma electrónica asociada a cada uno.

Para la consulta del histórico de facturas y documentos en general

ha de seguir los pasos siguientes:

Acceda al apartado Histórico, y dentro podrá obtener la lista de los

documentos digitalizados y almacenados de forma segura en Legal

Snap Scan. Igualmente podrá escoger entre ver los documentos

completos o mediante un combinado de ambas maneras, según

escoja entre los botones Lista, Visor o Combinado.

Para poder acceder al informe de las firmas que validan cada uno

de los documentos digitalizados y almacenados de forma segura

en Legal Snap Scan ha de dar al botón Ver de la parte superior de

la pantalla. La aplicación le mostrará el informe de la firma

electrónica asociada a la factura o documento que tuviera

seleccionada en ese momento.

También puede buscar un conjunto de facturas en concreto

utilizando la función del botón Buscar, este botón le permite,

mediante la definición de varios campos, la búsqueda de incluso

una factura en concreto.



Tras hacer una búsqueda le aparecerán listadas tan sólo las

facturas que el buscador ha encontrado.

La función listados permite crear un informe de las facturas que en

ese momento se están listando, este informe se puede exportar en

formato Excel.

También se permite ordenar los campos; tanto en el orden de las

columnas: Seleccionando la cabecera de la columna y

arrastrándola a la posición deseada; tanto en el orden de las

facturas por un determinado campo: Pulsando la cabecera de una

columna, se reordenarán los registros en orden ascendente por ese

campo.

EXPORTACIÓN

Legal Snap Scan permite la exportación de la información

introducida, permitiendo al usuario agilizar el proceso de entrega

de documentos, gestión de los mismo en software externos, gestión

contable de las facturas…

EXPORTACIÓN DOCUMENTAL

La exportación documental permite extraer del entorno de Legal

Snap Scan las facturas y documentos junto con los datos

introducidos como categorización de los mismos.

En todos los casos se exportará lo que en ese

momento se está visualizando en el listado de

facturas/documentos, gracias a ello se puede utilizar

primero la búsqueda de Histórico/Documentos como

elemento de filtrado y después proceder a la

exportación.

Al pulsar el botón Exportar Facturas/Documentos aparecerá las

opciones disponibles: Tipo de exportación y formato resumen.

Tipo de exportación: Permite escoger exportar documentos

firmados / originales / imágenes en PDF / documentos firmados en

PDF. Se exportará en el formato escogido, siempre que Legal Snap

Scan pueda tener acceso al mismo (Si se escoge extraer

documentos firmados, pero existen documentos que no lo están se

extraerán los originales).

Formato resumen: Permite escoger el archivo de metadatos que

acompañará los archivos.



- XML por documento: se acompañará cada documento

exportado de un XMLcon la información de los datos

introducidos como categorización.

- Resumen CSV: Se generará un archivo CSV con cabeceras,

delimitador de campos „“‟ y separador de datos „;‟.

- Resumen Excel: Se generará un archivo parecido al CSV con el

añadido de que se indicará mediante enlace directo el

documento.

EXPORTACIÓN CONTABLE

Legal Snap Scan permite exportar la información recogida en su

base de datos evitando repetir la introducción de asientos en

nuestro gestor contable. La exportación generará los archivos

necesarios para importar la información al gestor. En la exportación

tan sólo constarán las facturas recibidas que consten en el entorno

de Legal Snap Scan, es decir, aquellas que el receptor sea nuestra

empresa. En el siguiente ejemplo se deberían poder exportar todas

las facturas:

Antes de exportar debemos verificar que Legal Snap Scan posee

todos los datos necesarios para poder generar los archivos

contables.

Esta información requerida la debemos incluir en los datos de cada

empresa en la pestaña Contabilidad:

Para acceder a ese apartado se debe ir a Mantenimiento,

Proveedores/Clientes, seleccionar la empresa, pulsar en el botón de

Detalle

La pestaña Contabilidad mostrada en la primera imagen

pertenece a la entidad que utiliza el programa (la receptora de

facturas) y la segunda imagen pertenece a cualquier otra empresa

dada de alta en Legal Snap Scan. En los dos casos deberemos

explicitar la cuenta de proveedor del grupo 6 y del grupo 400;



además en el caso de la entidad receptora de facturas deberemos

indicar las cuentas para cada tipo de impuesto e indicar en el

campo “Exportación contable” el tipo de exportación que

queremos hacer (Contaplus, Sage100, A3…) . Si se quiere una

exportación contable a nivel analítico se deberá marcar la opción

Exportación analítica (Opción en versión Beta)

Si la exportación es a Sage100 se deberá incluir además el código

de empresa y si es necesario añadir a la lista de los impuestos el

Alias de cada uno.

Si la exportación es a A3 se deberá revisar la pestaña Contabilidad

para comprobar que los valores por defecto son correctos.

La exportación contable se ejecuta desde el botón localizado en la

pestaña Histórico. Al pulsarlo debernos elegir dónde y con qué

nombre se generarán los archivos contables. El sistema generará la

exportación de todas aquellas facturas que conste como receptor

de la factura la entidad que usa el Legal Snap Scan, si existe algún

error nos marcará el porqué:

En este caso una factura ha sido bien importada y tres no,

explicamos las posibles causas de que una factura no sea

importada:

El valor DEBE o HABER no pueden ser 0 a la vez: La base, los

impuestos o el total se han marcado con valor 0, se debe editar la

factura.

Subcuenta en blanco: Para ese % de impuesto no se ha

especificado una subcuenta, se debe modificar en los datos del

receptor.

Contrapartida en blanco: El emisor de la factura tiene los campos

del apartado contabilidad vacíos, se debe rellenar el apartado

Contabilidad del emisor.

Asiento descuadrado: La suma de la base y de los impuestos no es

igual al total. Se debe editar la factura para que cuadre.

Cuotas IVA no Coinciden: La suma de las bases de los impuestos no

es igual a la base declarada en la factura. Se deben editar los

impuestos de la factura.

En caso de querer que la exportación sea también de la

contabilidad a nivel analítico se deberán indicar las subcuentas de

detalle y los departamentos.

Para definir las cuentas de detalle se debe ir a Mantenimiento,

Proveedores/Clientes, seleccionar la empresa que es la receptora

de las facturas y pulsar en el botón de Detalle .



En la pestaña Contabilidad – Detalle gastos, el botón + permite

crear una descripción nueva con un código contable con el fin de

detallar el total de la factura.

En esta misma ventana se pueden definir los departamentos, en la

pestaña Contabilidad – Departamento:

Pulsando en el botón + se puede definir un nuevo departamento y

su descripción, si la exportación es a A3 o a Contaplus, si se pulsa

en el botón Cód. Departamento A3 o a Cód. Departamento

Contaplus.

A continuación se explica los tres casos que se pueden querer

obtener:

Distribución analítica

Distribución detallada

Distribución detallada y analítica

Distribución analítica:

La distribución analítica tiene como objetivo distribuir el importe de

la factura a diferentes departamentos.

Para obtener esta distribución se debe acceder a Histórico,

seleccionar la factura, pulsar en Editar, pestaña Categorización

extra, pulsar en el botón + y seleccionar la categorización

ContaAna. Si se pulsa en “Sin departamento asignado 0% de 0” se

accederá a la edición de la distribución. Se podrá escoger el

departamento, la base y el tanto por ciento que se le asignará a

este departamento. Se podrán añadir tantas distribuciones como

sea necesario.

Ej.: Se ha recibido una factura de 1000 euros de base que se deben

repartir a dos departamentos distintos, al Departamento 1 se le se

asignarán 800 euros y al Departamento 2 se le asignará el resto, 200

euros. Debería quedar repartido tal y como se muestra en la

imagen:

Nota: Se deben haber creado los departamentos tal y como se

especificó en páginas anteriores.



Distribución detallada:

La distribución detallada tiene como objetivo distribuir el importe de

la factura a diferentes subcuentas.




ContaDet. Si se pulsa en “Gasto Factura Base” se podrá definir la

parte de base y a que cuenta deberá ir. Se podrán añadir tantas

distribuciones como sea necesario.


repartir a dos cuentas distintas, al Departamento 1 se le se


euros. Debería quedar repartido tal y como se muestra en la

imagen:

Nota: Se deben haber creado las subcuentas de detalle tal y como

se especificó en páginas anteriores.

Bases exentas de impuestos: Si existen bases a las que no se

aplicará ningún impuesto en la distribución detallada crear una

nueva entrada indicando que los impuestos son al 0%.

Distribución detallada y analítica:

La distribución detallada y analítica permite combinar las dos

distribuciones para llevar un control más exhaustivo de la

contabilidad.




ContaDet. Si se pulsa en “Gasto Factura Base” se podrá definir la

parte de base y a que cuenta deberá ir, en esta misma ventana,

pulsando el botón + se podrán indicar los departamentos a los que

se repartirá está parte de la factura. Se podrán añadir tantas

distribuciones como sea necesario.


repartir a dos departamentos distintos, al Departamento 1 se le se


euros. De estos 800 euros se debe indicar que la mitad será del

Departamento 1 y el resto del Departamento 2. Debería quedar

repartido tal y como se muestra en la siguiente imagen.



Finalmente cuando se exporte la contabilidad, dicha distribución

quedará reflejada en la exportación:

Exportación en XML:

En caso de escoger la opción de exportar al formato Legal Snap

Scan XML se generará un XML con el fin de que sea el mismo

usuario quien a partir de ese XML, con toda la información contable

contenida en Legal Snap Scan, pueda generar un archivo acorde

con sus necesidades. La estructura de ese XML es la siguiente:

<CUENTA>

<CODCONTABLE>CuentaProveedor (grupo 400)</CODCONTABLE>

<TIPOPROV>Nacional:0/Comunitario:1/Internacional:2</TIPOPROV>

<NOMBRE>Nombre de la empresa</NOMBRE>

<NIFICIF>CIF o NIF</NIFICIF>

<DIRECCION />

<POBLACION />

<PROVINCIA />

<CODPOSTAL />

- <ASIENTO>

<ERROR>LSS ha detectado descuadre o error: otro (mirar lista de

errores)/LSS no ha detectado error o descuadre:0</ERROR>

<WARNING>LSS ha detectado algo raro: otro (mirar lista en el final

del mail)/LSS no ha detectado algo raro:0</WARNING>

<TOTAL>Total de esa línea</TOTAL>

<BASE>Base sobre la que se ha aplicado (En caso de ser

aplicativo, si no será 0)</BASE>

<PORCENTTAX>Porcentaje (En caso de ser aplicativo, si no será

0)</PORCENTTAX>



<INDEXCUENTA>0</INDEXCUENTA> informacion de la cuenta y los

asientos, indexcuenta es el indice en la lista de cuentas que está

asociada al asiento (solo en caso de los proveedores)

Indican tipo de Impuesto de la línea:

<REQUIV> </REQUIV>

<IRPF> </IRPF>

<IMPUESTO> </IMPUESTO>

<NUMASIENTO>Numero de asiento</NUMASIENTO>

<FECHAASIENTO>Fecha del asiento con formato

AAAAMMDD</FECHAASIENTO>

<NFACTURA>Número de la factura</NFACTURA>

<IDREFERENCE> referencia interna del Legal Snap Scan

</IDREFERENCE>

<CODCLIPROV /> código definido en la definición del proveedor

(necesario para algunos formatos de exportación)

<A3SubtipoFactura>01</A3SubtipoFactura>

<A3Impreso>01</A3Impreso>

Los dos anteriores son campos definidos para la exportación al

programa A3 (definibles desde la configuración del proveedor en el

apartado de contabilidad A3 y en casos puntuales en la

categorización extra con el alias a3conta)

<TIPO>Columna en la que debe contabilizarse: 0 es que va en la

columna del DEBE y 1 es que el importe corresponde a la columna

del HABER </TIPO>

<CODCONTABLE>Subcuenta del impuesto</CODCONTABLE>

<ALIASIVA /> alias del impuesto necesario para algunos formatos

de exportación

<CODCONTABLECONTRA> CuentaProveedor (grupo

400)</CODCONTABLECONTRA>

<FECHAFACTURA> Fecha de la factura con formato AAAAMMDD

</FECHAFACTURA>

Lista de errores:

(1):'El valor del DEBE o HABER no puede ser 0 a la vez';

(2): 'Asiento Descuadrado';

(3):'Cuotas IVA no Coinciden' ;

(4):'Subcuenta en blanco';

(5): 'Contrapartida en blanco';

(6): 'Factura Comunitaria, no se ha incluido el IVA';

(7):'';



DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE DOCUMENTOS

Legal Snap Scan es una aplicación que permite llevar a cabo una

completa gestión documental sobre todo tipo de documentos,

estos documentos pueden ser digitalizados con Legal Snap Scan o

importarse (utilizando el botón explorar o arrastrando y soltando

el/los archivos a importar)

Con lo cual permite digitalizar de forma certificada cualquier

documento, por ejemplo, para procesos de compulsa electrónica

en relaciones con la

Administración Pública o la firma

de un contrato recibido en soporte

impreso.

El concepto básico por el que se

rige Legal Snap Scan es el de la

categorización de los

documentos, necesario para su

archivo, gestión y búsqueda

garantizada. En el caso de

documentos digitalizados por el

usuario (que no sean facturas) o

documentos de cualquier otro tipo

(PDFs, XML, documentos de

texto…) Legal Snap Scan permite

definir su modelo de categorías y

subcategorías.

El sistema de asignación de categorías se encuentra en la parte

derecha de la ventana que se muestra justo después de realizar la

digitalización de los documentos.

En la imagen se muestran los campos que ha de completar para la

correcta categorización de los documentos digitalizados antes de

su archivo. Además de los campos de Categoría y Subcategoría,

con el campo Referencia cada documento puede ser vinculado a

una de las entidades registradas en el programa, y las Palabras

Clave podrá definir aquellas que permitirán la localización del

documento en futuras búsquedas.

También se pueden incluir categorías extra que serán campos libres

añadidos por el usuario en los que se pueden incluir información

que no se recoja en los otros campos por defecto.

En los documentos también se pueden aplicar las plantillas de OCR

con el fin de extraer automáticamente los datos relevantes.

Para información acerca de cómo crear la plantilla y aplicarla

consulte los apartados:

Análisis con OCR

Crear una plantilla OCR

Usar una plantilla OCR

Si lo desea, puede terminar el proceso de digitalización certificada

de documentos firmándolos, para lo cual deberá ejecutar la

función Firmar. Recuerde que le exigirá introducir la contraseña

asociada al Certificado Digital del usuario.

Este apartado también incorpora

la función de búsqueda. Dando

al botón Buscar de la parte

superior de la pantalla, se le

abrirá un completo asistente

para localizar cualquier

documento digitalizado por Legal Snap Scan.



GESTIÓN DE VÍNCULOS ENTRE RECURSOS DIGITALIZADOS

Si su gestión documental de su empresa requiere un grado mayor

de complejidad, Legal Snap Scan permite establecer vínculos entre

los diferentes documentos que están almacenados de forma

segura.

Se trata de que se establezca una relación específica entre, por

ejemplo, un contrato de servicio, los albaranes de entrega que se

generen durante la fase de prestación del servicio, las facturas

emitidas al cliente y los documentos de pago recibidos por el

cliente.

Legal Snap Scan ofrece la funcionalidad de vínculos para

establecer relaciones entre documentos de diferentes tipos. Una

vez establecido el vínculo, siempre podrá consultarse, para un

documento seleccionado, los vínculos establecidos con otros

documentos y acceder a estos últimos de forma directa.

Para establecer un vínculo entre documentos, deben seguirse los

siguientes pasos:

1) En cualquiera de las vistas principales de Facturas o

Documentos, hacer clic con el botón derecho sobre el documento

que se quiere realizar vínculos y seleccionar la opción Vínculos. Tal

como se muestra en la siguiente imagen.

2) En la pantalla de vínculos que se abrirá a continuación, se

encuentran las pestañas para acceder a los diferentes tipos de

documentos que pueden vincularse: facturas y documentos.

3) Para crear nuevos vínculos, únicamente debe activarse la

pestaña del tipo de documento que deseamos vincular, localizar el

documento en base a las opciones de Búsqueda, seleccionarlo y

elegir la opción Vincular.

4) Al finalizar la vinculación se mostrará en la primera pestaña

la relación de los documentos y facturas que haya seleccionado

pudiendo desvincular cualquier documento.



CIERRE FISCAL

La normativa sobre digitalización certificada establece la

obligación de firmar el conjunto de registros de facturas

digitalizadas que forman cada periodo fiscal. Todos los procesos

precisos en el cierre fiscal y la preparación ante una inspección se

encuentran en el apartado Mantenimiento.

Para realizar este trámite de cierre de un periodo fiscal ha de

seleccionar la opción Solicitar Cierre e indicar las fechas de inicio y

fin del periodo fiscal que se desea generar para cerrar, tal como se

muestra en la siguiente Imagen.

PREPARACIÓN INSPECCIÓN

En el caso de producirse una solicitud de inspección, Legal Snap

Scan provee la solución para que toda la documentación

requerida sea visualizable por el agente inspector.

Legal Snap Scan genera un registro de las facturas afectadas en

formato Excel para permitir los procesos de búsqueda y selección.

Cada registro contiene el enlace al documento de imagen

certificada depositado en el servicio de custodia de ANF AC.

Para generar este informe, debe pulsar el botón de auditoría que se

encuentra en el mismo apartado Mantenimiento

En el cuadro de diálogo que muestra Legal Snap Scan deberá

indicarse el intervalo de fechas que los enlaces a las facturas

deben estar disponibles, así como el intervalo de fechas de las

facturas requeridas a inspección. Igualmente se precisarán las

direcciones de correo electrónico en las que debe recibirse el

informe (su correo y el del agente inspector).



CONFIGURACIÓN DE LEGAL SNAP SCAN

El módulo de Configuración se encuentra en el apartado general

de Mantenimiento. Legal Snap Scan incluye aquí un conjunto de

opciones que permiten configurar algunos de los aspectos de su

funcionamiento. En algunos casos la personalización responderá a

las necesidades particulares de uso, en otros, se ofrecen opciones

de configuración para resolver necesidades específicas del sistema

informático en el que debe instalarse la aplicación.

Este módulo presenta las siguientes pestañas funcionales:

ENOTIFICACIÓN:

Permite indicar la cuenta de

eNotificación que se utilizará si

se realiza el envío con

notificación.

BASE DE DATOS:

El botón “Reiniciar

configuración de la base de

datos” permite elegir al reiniciar

Legal Snap Scan, la base de

datos en la cual alojará todo la

información, se recuerda que

debe ser MySQL 4.

SCANNER:

Nos permite elegir si queremos

ver la configuración del

escáner antes de iniciar cada

digitalización. También nos

permite fijar con el tipo de

archivos que va a generar el

escáner.

CONTABILIDAD:

Permite la introducción de

forma masiva de los datos de

las empresas que queremos

dar de alta en el Legal Snap

Scan, apra ser importado el

archivo debe tener el formato

csv y ordenado tal y cómo se

especifica en la imagen.

CATEGORIZACIÓN:

Permite crear una

categorización extra a añadir

a las facturas que se legalicen.



EFACTURA RECEPTION:

Permite indicar las cuentas de

eFactura/FacturaSostenible

de la que se descargará

automáticamente las

eFacturas recibidas.

CONEXIÓN:

Para aquellas empresas que

emplean una solución Proxy

basada en autenticación,

deberán emplear este

apartado para indicar a Legal

Snap Scan la dirección en la

que el Proxy presta el servicio

de conexión a Internet.

ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA:

Permite definir el tipo de

Backup por defecto que se

hará. Si este será enviado a

custodia o no.

EXPORTACIÓN:

Si desea que Legal Snap Scan

deposite una copia de cada

documento digitalizado de

forma certificada en una

carpeta del sistema para que

sea accesible por otras

aplicaciones, puede activar

este comportamiento en esta

pestaña indicándole en que carpeta desea exportar y qué tipo de

archivo desea exportar, si el archivo firmado o tan solo la imagen.

MULTIUSUARIO:

Legal Snap Scan es una

aplicación preparada para

soportar el acceso de múltiples

usuarios desde diferentes

estaciones de trabajo. Si el

objetivo es que todos los

usuarios guarden los

documentos en una carpeta

común, o que puedan acceder a la misma información y

contenidos, se deberá poner la misma ruta de repositorio en todos

los PCs teniendo en cuenta que esta carpeta debe ser visible para

todos.



EFACTURA:

Nos permite configurar la

cuenta de correo desde la que

enviaremos las eFacturas, esta

configuración se deberá hacer

antes de intentar enviar una

eFactura.

Si se desea firmar las eFacturas

con Firma Delegada se deberá

marcar la opción “Firmar eFactura con Firma Delegada”, el usuario

del servicio será la entidad activa en el momento de enviar la

eFactura y la contraseña será solicitada en cada envío.

Si se tiene activa una cuenta en eNotificación se puede configurar

para que el envío se procese mediante esa plataforma (con la

generación de actas que implica). En este mismo apartado se

puede comprobar si la configuración es correcta pulsando el botón

“Test Envío”.

Cuenta @yahoo: Servidor SMTP smtp.mail.yahoo.es, Puerto25.

Cuenta @hotmail: Servidor SMTP smtp.live.com, Puerto25,

marcar la opción el servidor requiere conexión segura.

Cuenta @gmail: Servidor SMTP smtp.gmail.com, Puerto587 (Es el

puerto al utilizar TLS), marcar la opción el servidor requiere conexión

segura.

Nota: En todos los casos el usuario y contraseña son las de acceso a

la cuenta de correo.

Estas cuentas son de carácter orientativo, se deberá comprobar si

los datos son correctos pulsando “Test Envío”.

ACTAS

Plan de Calidad y gestión de actas certificadas:

Como se ha comentado al inicio de esta Guía de Usuario, Legal

Snap Scan es una solución informática Jurídica, por tanto, incorpora

algunos elementos que en una aplicación meramente funcional no

se encuentran.

Legal Snap Scan resuelve la necesidad de registrar formalmente

algunos procesos mediante informes o actas que serán firmadas

con el certificado digital del usuario.

Legal Snap Scan tiene definidos un conjunto de eventos que

requieren la generación de un acta, por ejemplo, la identificación

del scanner homologado, la eliminación de un documento que ha

sido remitido a custodia, la solicitud de preparación de un entorno

de inspección, etc.

Básicamente un acta es un informe que describe la solicitud de

realizar un determinado evento por parte del usuario y que éste



debe firmar para que quede la debida constancia de todos los

parámetros precisos en un hipotético análisis pericial o forense.

En el caso de la imagen de acta de firma, el acta demuestra e

indica todos los parámetros respecto a la solicitud de un usuario de

eliminar una factura digitalizada y firmada que ya fue remitida al

entorno de custodia.

En el apartado Mantenimiento se encuentra la opción Visor de

Actas que permite revisar todas las actas generadas a través del

empleo de Legal Snap Scan.

INSTALACIÓN MULTIUSUARIO

El programa Legal Snap Scan permite ser configurado para el uso

compartido en red en el que varios usuarios con PCS diferentes

digitalizan, categorizan y archivan documentos visibles y accesibles

para todos.

Son dos partes las que hay que tener en cuenta a la hora de querer

crear una configuración multiusuario del Legal Snap Scan:

LA BASE DE DATOS:

Su ubicación debe ser accesible para todos los usuarios pues en

ella se almacena la información de los documentos, usuarios dados

de alta, plantillas…

EL REPOSITORIO:

Es la carpeta contenedora de los documentos que han sido

digitalizados junto con otros archivos necesarios para el

funcionamiento del programa.

BASE DE DATOS COMPARTIDA:

La instalación de la Base de datos MySQL 4, es un proceso que

debe hacerse antes de la instalación del Legal Snap Scan (en el

caso de que MySQL 4 no estuviera ya instalado), si queremos que

sea compartida por todos los usuarios deberemos instalarla en una

ubicación accesible para todos los usuarios (Servidor de nuestra

red), al hacer la instalación del Legal Snap Scan en los otros PCs nos

aparecerá la siguiente ventana:



Por defecto aparecerá como cadena de conexión “localhost”,

deberemos cambiarla y poner la dirección IP del servidor, así le

indicaremos donde encontrar la base de datos.

CARPETA DEL REPOSITORIO COMPARTIDA:

Para compartir todos los archivos asociados a Legal Snap Scan en

todas las instalaciones deberemos indicar la misma ruta de

repositorio, debe ser una carpeta accesible para todos los PCs.

Para indicar que carpeta será el repositorio debe ir a la sección

mantenimiento y en la pestaña Multiusuario definir la carpeta que

actuará como repositorio.

Ejemplo de instalación multiusuario partiendo de cero:

Se debe seleccionar un PC de la red local que actuará como

servidor (deberá estar accesible en red desde todos los PCs y

deberá estar encendido siempre que los otros PCs funcionen).

En ese PC se realizará una instalación completa de Legal Snap

Scan y se probará el correcto funcionamiento (Activación de

licencia, alta usuario con certificado, login con usuario con

certificado…).

En los PCs que se quiera utilizar el Legal Snap Scan que no sean el

servidor se deberá instalar solamente el Legal Snap Scan (no será

necesario instalar el MySQL en cada PC). Una vez instalado el Legal

Snap Scan en el ordenador “cliente” se ejecutará el programa,

dado que no encontrará el MySQL en la máquina local se solicitará

al usuario que se indique la dirección del servidor, se debe

introducir la dirección IP del PC servidor.

Nota: Para obtener la dirección IP de un PC se debe ir a Inicio,

Ejecutar, introducir “cmd” (sin comillas) y pulsar Intro, aparecerá

una ventana en la que se debe introducir “ipconfig” (sin comillas) y

pulsar Intro, aparecerá la dirección IP del PC:



Una vez introducida la dirección IP en el Pc cliente se podrá entrar

en Legal Snap Scan, ahora se debe indicar a esta instalación del

programa dónde encontrar el repositorio (carpeta donde se

encuentran las imágenes, miniaturas, plantillas…).

Esta carpeta debe ser la misma que la que tiene el servidor así que

se debe ir al PC servidor mirar que carpeta está indicada como

servidor (Consultar apartado anterior CARPETA DEL REPOSITORIO

COMPARTIDA) y se seleccionará esa misma carpeta desde la

instalación en el PC cliente.

Nota: La carpeta del repositorio tiene que ser una carpeta del

servidor accesible a todos los PCs y todos los PCs deben tener la

misma carpeta indicada en el apartado correspondiente en Legal

Snap Scan.

ESCÁNER

Al pulsar el botón Asignar escáner de la sección Mantenimiento

quizás no aparezca la marca y modelo de nuestro escáner y

tampoco lo encontremos en la pestaña Buscar/actualizar Escáner.

Eso es debido a que ese escáner en concreto no está homologado

en nuestra base de datos, para poder utilizar el escáner con Legal

Snap Scan deberá seguir el procedimiento para homologar su

escáner.

Básicamente hay dos tipos de escáner adaptables al entorno Legal

Snap Scan:

a) Escáneres conectados por USB: Normalmente escáneres de

sobremesa conectados directamente a nuestro PC, en este caso

tan sólo el usuario que tenga conectado el escáner en su PC será el

que pueda digitalizar documentos.

b) Escáneres en red: Escáneres con IP propia dentro de nuestra red

local, este tipo de escáner debe tener la opción scan to mail que

permite, sin mediación de ningún PC, enviar a un correo

electrónico la imagen escaneada.

HOMOLOGAR ESCÁNER USB:

1.- Enviar correo electrónico a [email protected] indicando en

el asunto “Escáner a homologar”, indique en el correo el modelo y

marca del escáner a homologar así como que se trata de un

modelo conectado por USB.

2.- Recibirá un correo con el archivo adjunto ReadScanner.zip,

descomprima el archivo en alguna carpeta de su disco.



3.- Instale el escáner a homologar y conéctelo (en el caso de no

haberlo hecho ya).

4.- Ejecute el programa ReadScanner.exe y pulse el botón Iniciar, al

pulsar el botón Guardar se generará un archivo con extensión .is

5.- Envíe ese archivo de nuevo a la cuenta de correo electrónico

[email protected]

6.- Recibirá dos archivos, uno con extensión .propierties y otro con

extensión .slc, coloque esos dos archivos en la carpeta:

C:\Archivos de

programa\Tradise\LegalSnapScan\LSSCorporate\drivers (en el

caso de una instalación típica).

7.- El escáner ya aparecerá en la lista Buscar/actualizar Escáner y

podrá continuar con normalidad la asignación de su escáner.

HOMOLOGAR ESCÁNER EN RED:

1.- Enviar correo electrónico a [email protected] indicando en

el asunto “Escáner a homologar”, indique en el correo el modelo y

marca del escáner a homologar así como que se trata de un

modelo de escáner en red que posee la opción de scan to mail.

2.- Configure el escáner tal y como se indica:

Cuenta: [email protected]

Servidor: smtp.anf.es

Usuario: box1074

Password: 10741074

3.- Digitalice una factura en formato TIFF, resolución 300ppp, y en

blanco y negro, y envíela desde el escáner a la cuenta

“[email protected]” indicando en el asunto “Homologación

escáner XXX” donde XXX debe ser el nombre del escáner que se

desea validar.

4.- Recibirá dos archivos, uno con extensión .propierties y otro con

extensión .slc, coloque esos dos archivos en la carpeta:

C:\Archivos de

programa\Tradise\LegalSnapScan\LSSCorporate\drivers (en el

caso de una instalación típica).

5.- El escáner ya aparecerá en la lista Buscar/actualizar Escáner y

podrá seleccionarlo.



ASIGNACIÓN DE UN ESCÁNER EN RED

Legal Snap Scan permite asignar un escáner en red ya instalado

cómo escáner de entrada de facturas y documentos para ser

digitalizados. A continuación se detallan los pasos a seguir:

1.- En la sección Mantenimiento pulse asignar escáner, en la

ventana que aparecerá pulse la pestaña Buscar/Actualizar

escáner.

Seleccione de la lista desplegable su escáner (en caso de no

aparecer el modelo consulte el punto Homologar escáner) y pulse

Seleccionar y Aceptar.

Se le solicitará que introduzca el password de su certificado (el

proceso de asignar un nuevo escáner debe estar certificado).

2.- Aparecerá una ventana que solicita introducir la dirección MAC

de red del escáner; la dirección MAC es un distintivo interno de

cualquier dispositivo conectado a internet con el cual se le

identifica unívocamente. Debido a que es un dato poco frecuente

puede pulsar el botón Consultar MAC por IP con lo que le

aparecerá una nueva ventana que le permite introducir la IP del

escáner en red y tras pulsar Aceptar encuentra la MAC del escáner.

Por favor verifique que en la ventana “Indique la dirección/es MAC

de red del escáner” tan solo aparece una línea de caracteres con

el siguiente formato: 04-AB-A8-9C-EE. Pulse Aceptar.

3.- Le aparecerán dos ventanas, quizás estén superpuestas, no

debe cerrar ninguna de las dos. La ventana “Inicialización del

escáner” indica que debe enviar el documento ahora, la ventana

“Legal Snap Scan – Servidor SendToMail” irá mostrando el proceso

de recepción del documento enviado, si se produce algún tipo de

error en esta ventana se nos informará.



Ahora debe ir al escáner y configurar la cuenta de correo con la

que el escáner envía de la siguiente manera:

Cuenta: [email protected]

Servidor: IP del equipo donde está instalado el Legal Snap

Scan

Usuario: <no hace falta poner nada>

Password: <no hace falta poner nada>

Resolución: 300ppp, blanco y negro, formato TIFF

Digitalice y envíe desde el escáner un documento cualquiera a la

dirección de correo [email protected], esta imagen será enviada

al Legal Snap Scan para confirmar que la digitalización se está

efectuando de manera correcta.

4.- Cuando la ventana Servidor SendToMail aparezca un texto

parecido al de la imagen, indicará que ha sido recibida la imagen.



5.- Ya puede cerrar la ventana “Inicialización del escáner” la

ventana “Legal Snap Scan – Servidor SendToMail” no deberá

cerrarse manualmente nunca, en este momento ya habrá recibido

el documento y le aparecerá la siguiente ventana:

Firme el acta que indica que está activando un escáner, esta acta

se guardará con el resto de actas accesibles desde la sección

Mantenimiento en el botón Visor de Actas; finalmente pulse salir

Se le indicará que el escáner ha sido inicializado, pulse OK.

Ya podrá recibir tanto documentos como facturas desde el

escáner.

La manera para enviar las digitalizaciones es la siguiente:

Si se desea enviar facturas digitalizadas, envíe desde el escáner a la

cuenta:

CIF de la empresa que usa el Legal Snap Scan y que tiene que

constar como entidad disponible en el [email protected]

Si se desea enviar documentos digitalizados, envíe desde el

escáner a la cuenta:

CIF de la empresa que usa el Legal Snap Scan y que tiene que

constar como entidad disponible en el [email protected]

La entidad que aparezca en el correo será la que reciba en el

programa las imágenes digitalizadas. Para recibir las digitalizaciones

en el programa Legal Snap Scan no es necesario estarlo

ejecutándolo como la entidad que recibirá las digitalizaciones, ni

siquiera es necesario tener ejecutando el programa; tan solo es

necesario tener activa la ventana SendToMail, que irá indicando el

proceso de envío de las digitalizaciones.



BACKUP

Legal Snap Scan incorpora un sistema de Backup en previsión de

desastres ocasionados en el PC (Borrado de datos, robo, virus…)

que genera una copia restaurarle que puede ser almacenada en

un soporte externo para mayor seguridad del usuario (Es muy

recomendable grabar las copias de seguridad en un soporte

externo al PC y a la propia red, como por ejemplo CDs, DVDs,

Memorias Flash o Discos Duros Externos). También se puede

contratar el servicio de Backup externo, en cuyo caso el Backup se

replicará en un servidor ajeno a la red local, el objetivo de ello es

que en el caso de desastre poder recuperar la información

almacenada en Legal Snap Scan. Para tener esta opción activa

debe ser contratada en la última pestaña de Legal Snap Scan,

botón Contratación, opción “Contratar Backup Legal Snap Scan”.

Generación Copia de seguridad:

La generación de la copia de seguridad se realiza desde el

apartado mantenimiento pulsando el botón Generar Copia de

Seguridad.

Se deberá seleccionar la carpeta de destino y el rango de fechas

que se desea cubrir con el Backup. Por defecto aparecerá como

fecha de inicio la última fecha hasta la que se hizo el Backup, en

cualquier caso las fechas son modificables por el usuario. La marca

“Enviar copia a Custodia Remota” permite enviar a custodia

remota en servidores externos la copia de seguridad íntegramente,

solamente se podrá acceder a este servicio tras contratarlo.

Si en el proceso de creación de la copia de seguridad Legal Snap

Scan detectase alguna irregularidad mostraría una pantalla

informando de la misma:



Si pulsamos Dar por buena la copia generará un archivo .sql y una

carpeta con los archivos encontrados.

En caso de no ocurrir ningún percance se generará un archivo .slc y

una carpeta con todos los archivos de las fechas seleccionadas.

Recuperación Copia de seguridad:

La recuperación de la copia de seguridad lleva Legal Snap Scan al

estado en el que se encontraba en el momento de la generación

de la copia de seguridad (Facturas, documentos, empresas,

usuarios, licencias…), la configuración de Legal Snap Scan se

deberá ajustar de nuevo.

Para la recuperación se deberá pulsar el botón Restaurar la copia

de seguridad, se deberá escoger la ubicación del archivo .slc

generado junto a la carpeta Legal Snap Scan.

Tras la recuperación aparecerá la posibilidad de cargar más copias

de seguridad de otros periodos para completar la recuperación.

Si no se dispone de más copias de seguridad se deberá pulsar Salir,

en el caso afirmativo se debe pulsar Continuar y seleccionar la

carpeta que contiene las copias de seguridad complementarias.



COMPARACIÓN VERSIONES PROGRAMA

VERSIÓN

OPEN DEMO REAL

Limitado a 50 facturas / documentos Digitalización certificada Usuarios con certificado Firma de documentos

Envío a auditoría Firma delegada Emisión eFactura

Backup

OCR

Categorización facturas y documentos

Importación documentos

Sin límite de usuarios / empresas / puestos finales

Envío por eNotificación Descarga eFactura.NET / Factura Sostenible

DEMO: Versión limitada a un uso de prueba, las firmas realizadas no serán validas

OPEN: Versión orientada a la recepción de facturas telemáticas

REAL: Versión completa y real.

FAQ

A continuación se presentan preguntas que pudieran surgir en la

instalación o uso de Legal Snap Scan:

¿Qué diferencia hay entre la versión demo y la versión real?

La versión demo tan sólo permitirá al usuario hacer la simulación de

la legalización a 50 facturas. La firma de facturas y documentos en

la versión demo sólo se simula ya que el autor de la firma

aparecerá siempre "usuario prueba prueba".

¿Cómo puedo pasar de la versión demo a la real?

Si ya se dispone de un licencia de Legal Snap Scan se deberá ir a la

sección Entidad y pulsar en "Pulse aquí para activar el Legal Snap

Scan". Se dará la opción de borrarlo todo o conservar usuarios y

empresas. Al reiniciar el Legal Snap Scan se permitirá introducir la

licencia.

Al logarme aparece un mensaje: "el usuario no existe" y no pudo

entrar

Esto puede ser por varias razones, se deben revisar todas por este

orden: ¿Está el PenDrive conectado y detectado por Windows?,

Está el PenDrive bloqueado contra escritura?, ¿Se ha dado de alta

ese usuario con el CIF/NIF?, ¿El certificado es de AR nivel 2? (Ese

tipo de certificado no puede usarse en Legal Snap Scan).

¿Qué limitación tiene un usuario sin certificado?

Un usuario sin certificado no puede hacer ninguna acción que

precisa de firma: Asignar escáner, firmar facturas o documentos,

enviar a auditoria o a custodia facturas.

Al iniciar Legal Snap Scan me aparece que no encuentra el

servidor de MySQL

Para que Legal Snap Scan funcione se debe tener el sistema gestor

de base de datos MySQL instalado y funcionando, si aún no lo ha

instalado acceda a la sección Instalación. En caso de tenerlo ya

instalado posiblemente no tiene iniciado el servicio. Para hacerlo

manualmente acceda a C:\mysql\bin y ejecute el archivo

winmysqladmin.exe aparecerá un semáforo al lado del reloj de

Windows, si está en verde ya está activo el servicio.

Al iniciar Legal Snap Scan me aparece "No se ha podido

establecer comunicación con el servidor"

La primera acción que ejecuta Legal Snap Scan es comprobar que

existe conexión a internet. Se debe comprobar que hay conexión a

internet. Comprobar también que se puede acceder a:

Página de prueba

Debería aparecer una página en blanco con la palabra OK.

También puede ser que tenga un proxy en su red, en tal caso

deberá configurarlo en Legal Snap Scan. Si tampoco fuera el caso

desactive todos los elementos de restricción que tenga operativos

en su PC (Firewalls y antivirus).

No puedo digitalizar con Legal Snap Scan

Para que Legal Snap Scan pueda digitalizar se debe haber

asignado un escáner. Para ello debe acceder con un usuario con

certificado y asignar el escáner desde la sección Mantenimiento. Si

ya se ha hecho eso y aún no aparece activo el botón para

digitalizar deberá asegurarse que está logandose en Legal Snap

Scan con un usuario con certificado.

https://www.anf.es/ok.txt



¿Puedo tener una instalación multiusuario de Legal Snap Scan?

Sí. Debido a lo particular de esta instalación recomendamos

ponerse en contacto con el servicio técnico de Legal Snap Scan.

¿Puede usar la misma instalación de Legal Snap Scan varias

empresas distintas?

Sí. Se deben dar de alta en Entidad, Nueva, e introducir el nombre y

CIF de la nueva entidad. Cada entidad tiene sus documentos

separados.

¿Puedo usar otro certificado digital que no sea el de ANF?

Sólo son admisibles los certificados emitidos por ANF. El resto de

certificados no son admisibles independientemente del emisor.

Se está acabando el bono de firma, ¿Qué debo hacer?

En la sección Entidad se puede ampliar el bono de firma, para ello

se debe pulsar el botón Contratación, Bono factura. Y seguir los

pasos.

Al enviar una eFactura desde el editor aparece "No ha

configurado la cuenta de correo"

En la sección Mantenimiento se deben rellenar los campos de

Configuración, pestaña eFactura. En ese mismo apartado podrá

verificar que la cuenta introducida funciona de manera correcta.

¿Realmente puedo eliminar la copia en papel de las facturas?

Legal Snap Scan se encuentra acreditado por Agencia Tributaria

como aplicación de digitalización certificada de facturas y en base

al art. 7 de la Orden EHA/962/2007 las empresas pueden prescindir

de los originales en papel si realizan un proceso de digitalización

certificada de las facturas recibidas contemplando los puntos que

establece la citada orden.

¿Qué ocurre si se estropea el escáner que tenía asignado en

Legal Snap Scan?

El proceso de activación puede realizarse en repetidas ocasiones

cuando así se requiera. Si su unidad de scanner ha sido

reemplazada por avería o por una de mayores prestaciones,

únicamente deberá instalarla en su sistema y, desde Legal Snap

Scan realizar el proceso de activación para la nueva unidad de

scanner.

¿Qué ocurre si se estropea el escáner que tenía asignado en

Legal Snap Scan?

El proceso de activación puede realizarse en repetidas ocasiones

cuando así se requiera. Si su unidad de scanner ha sido

reemplazada por avería o por una de mayores prestaciones,

únicamente deberá instalarla en su sistema y, desde Legal Snap

Scan realizar el proceso de activación para la nueva unidad de

scanner.

legal snap scanconapialbacete.org/albacetefactura/docs/guialss.pdf · 2014. 4. 24. ·...

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