Manual Básico de ContPAQ® para Windows®

®Windows y sus versiones son marcas registradas de Microsoft Corporation. ®ContPAQ y Computación en Acción® son marcas registradas por Computación en Acción, S.A. de C.V. ™ Soñar Poder Crecer es un distintivo registrado por Computación en Acción, S.A. de C.V. © Copyright 2003. Derechos reservados Computación en Acción ®, S.A. de C.V. © Copyright 2003. Manual elaborado y explicado por: Carlos Alberto kyo203@hotmail.com

En México, el paquete contable por excelencia, por su facilidad de uso es desarrollado por la entidad Computación en Acción, S.A. de C.V.; es un paquete muy completo que, capturando la información correctamente, nos puede mostrar ésta de una forma analítica, veraz y oportuna. Introducción. Es de importancia saber que versiones nuevas de ContPAQ, como lo son, ContPAQ 2001, 2002, 2003 o 2004 requieren que posteriormente se instale el servidor de licencias en entornos de Windows Millenium Edition, Windows 2000 Professional y Advanced Server, Windows XP Home y Professional Edition y, Windows 2003 Server Standard o Enterprise Edition. Esto debido a que nos marca diversos errores. Por consiguiente, es vital, si no se proporciona el servidor de licencias acompañado con el CD de instalación, se descargue éste del servidor FTP de Computación en Acción en la Internet (World Wide Web). Una vez descargado o bajados los archivos al disco duro, en el caso de haberlo bajado de la internet, se debe abrir el archivo de Winzip y extraer los archivos del servidor de licencias a una carpeta de fácil acceso y proceder a la instalación dando doble clic con el mouse o ratón en el archivo “Instalar.exe”, por lo general se procede así:

1. Descomprimir los archivos en una carpeta:

2. Doble clic en el archivo “Instalar.exe” y aparecerá una ventana como la siguiente:

3. Se da clic en siguiente y aparecerá la siguiente ventana:

4. Como se observa, muestra otros directorios, al que nosotros nos interesa proteger es el directorio C:\CompacW\Empresas\ ; por lo que se procede a seleccionar los demás directorios y dar clic en el botón “Remover”, posterior a eso, dar clic en siguiente y aparecerá la ventana donde nos pide en donde deseamos se nos instale el servidor de licencias, yo recomiendo no mover nada y dar clic en siguiente y proseguir a terminar la instalación.

Para instalar ContPAQ se debe proceder a introducir el CD que contiene la instalación de los archivos de la versión de ContPAQ que deseemos. El proceso a seguir para instalar ContPAQ es como a continuación se describe (para este caso ContPAQ 2003):

1. Copiar los archivos al disco duro en una carpeta de fácil acceso y dar doble clic en el archivo “Instalar.exe”.

2. Enseguida, una vez preparado el programa para instalarse, aparecerá una ventana como esta:

3. Seguir los pasos de instalación y una vez instalado el programa ir al menú inicio, programas, Compac – ContPAQ 2003 -> ContPAQ 2003.lnk o en el escritorio dar doble click en el icono “Contpaq 2003.lnk”

4. A continuación al cargarse el programa aparecerá una ventana como esta:

5. Se da clic en el botón ACEPTAR, como se observa se pueden dar de alta usuarios con sus respectivas contraseñas y derechos o ponerle contraseña al usuario maestro llamado SUPERVISOR; y aparecerá una ventana como la siguiente:

6. Para ponerle o cambiar la contraseña del usuario maestro o dar de alta usuarios con distintos derechos se procede así:

a. Ir al menú “Archivos” y seleccionar “Usuarios y acceso” o presionar la combinación de teclas “Ctrl.+u”.

b. Aparecerá una ventana como la siguiente:

c. Para poner o cambiar la contraseña al usuario maestro llamado SUPERVISOR nos posicionamos en “Nombre del usuario” y escogemos en usuario maestro y aparecerá, la primera vez no tendrá contraseña, pero en este caso si, por lo que si no la tiene nada más se procede a escribirla y dar clic en aceptar; a continuación se podrán ver todos los derechos que posee esa cuenta, los cuales no se pueden modificar:

d. En este caso, ya tiene una contraseña, por lo que para cambiarla

nada más se debe escribir y dar clic en aceptar. Nos pedirá confirmar la clave, para lo que la volvemos a escribir, damos clic en aceptar y tendremos una nueva clave de acceso.

Para dar de alta un usuario, sólo se deben repetir los pasos “a” y “b” y proceder como a continuación se muestra:

e. Escribir el usuario que deseamos dar de alta en “Nombre del

usuario”, en “Nombre completo” podemos poner nuestro nombre o una descripción, en Clave obviamente introducimos la contraseña que deseemos, en “Claves asumidas” ponemos la prioridad que tiene el usuario; pero recomiendo no ponerle nada y escoger manualmente todo lo que deseemos utilizar, en “Lista de empresas” dejar en “Todas” y, daremos de alta este usuario en todas las empresas (dar de alta sin escoger nada como aparece en la foto).

f. Damos clic en aceptar y nos pedirá que confirmemos la contraseña, la escribimos y damos clic en aceptar y habremos dado de alta un usuario.

Con ésto ya tendremos dado de alta un usuario. Ahora bien, para darle derechos al usuario procedemos así:

g. Escogemos al usuario y damos clic en nombre completo, ésto es para que aparezca lo que llenamos anteriormente.

h. En “Lista de empresas” escogemos “Todas” y comenzamos a llenar todo lo que deseemos pueda hacer el nuevo usuario, damos clic en aceptar y quedarán guardados los cambios.

Saber hacer bien esto es muy importante, en especial cuando se está trabajando en red, debido a que así, se puede acceder con diferentes usuarios, en especial en el caso de los despachos contables. Ahora bien, ya sabiendo como establecer o cambiar contraseñas y como dar de alta un usuario y modificar sus derechos, se pueden hacer dos cosas:

• Saber que usuario está activo, • Cambiar usuario de ingreso.

Para saber que usuario está activo, sólo se debe ir al menú “Archivos” y escoger “Usuarios activos…”, así: Para cambiar el usuario de ingreso, debemos ir al menú “Archivos” y escoger “Cambiar usuario de ingreso…”, así:

En seguida, se abrirá la ventana mediante la cual accesamos al sistema la primera vez, en la que escribiremos el nombre de usuario tal y como lo dimos de alta y la contraseña; con lo cuál ahora el usuario activo cambiará.

7. Para comenzar a utilizar el programa debemos dar de alta la empresa que deseemos, esto se hace dando clic en el menú “Archivos” y escoger “Empresas” o la combinación de teclas “Ctrl.+e”, así:

A continuación aparecerá una ventana como ésta:

8. Para crear una empresa, en esa ventana, damos clic en el botón “Instalar” y aparecerá una ventana como ésta:

9. Ahora se procede a llenar los datos que se requieren en esa ventana: Empresa, en “Catálogos Preinstalados” se puede elegir entre ninguno, de empresa comercial, de empresa de servicios o

un catálogo general, para este caso dejamos en ninguno, en “estructura de la cuenta” ponemos como se explicó en la en tema de cómo establecer un catálogo (o la que se desee), en “Valor” el que se desee, ponemos que cada segmento es un nivel y damos clic en el botón “Aceptar”, así:

Nota: El sistema tiene una falla debido a que no permite que el usuario que dimos de alta tenga todos los privilegios con las empresas que demos de alta, una solución es que cada que demos de alta una empresa borremos los usuarios o el usuario que dimos de alta y repitamos la operación de darlo de alta de nuevo para todas las empresas.

10. Una vez dada de alta la empresa se procede a abrirla, ésto se hace con menú “Archivos” y escoger “Empresas…”, seleccionamos la empresa que deseamos abrir y damos clic en el botón “Aceptar”.

Lo cuál nos abrirá la empresa y podremos trabajar en ella.

11. Ya en la empresa tenemos varios menus:

A. Menú “Archivos”, el cuál contiene, entre otras cosas, la opción

“Redefinir Empresa”(la cual nos sirve para llenar los datos de la empresa y modificar ciertos parámetros); “Respaldar empresa”(el cual nos sirve para hacer una copia de seguridad de la empresa a un disco floppy de 3 ½ o al disco duro en el directorio donde se encuentra la empresa en la carpeta “RESP”), “Restaurar empresa” (el cual nos sirve para recuperar la copia que respaldamos).

B. Menú “Edición” que sólo nos sirve para cortar, copiar o pegar. C. Menú “Pólizas”, el cuál contiene, entre otras cosas, la opción

“Pólizas…” (el cual nos sirve para ir capturando las pólizas) y las opciones de “Bajar y Cargar pólizas…” (las cuales nos sirven de forma similar que con las empresas, pero con pólizas. Con “Bajar pólizas” podemos respaldar las pólizas como nosotros deseemos, por mes o periodo ya sea todas o sólo las de diario, las de ingresos, egresos o cheque, etc. Con “Cargar pólizas” tenemos un efecto contrario, esta acción nos sirve para restaurar pólizas previamente respaldadas)

Nota: Las pólizas se respaldan en archivo de texto de formato TXT, no se pueden escribir asientos contables directamente en ellos por que se hechan a perder, pero esto no quiere decir que no podamos hacer alguno que otro truco con ellas para ahorrarnos trabajo. Pero esto se los dejo a su imaginación jejej

D. Menú “Reportes”, el cual es importantísimo, nos sirve para obtener e imprimir toda la información que deseemos, balances generales, balances comparativos, catálogos de cuentas, auxiliares, imprimir pólizas, etc.

E. Menú “Catálogo”, el cual contiene, entre otras cosas, la opción

“Catálogo” (la cual nos sirve para capturar nuestro catálogo e ir dando de alta las cuentas del mismo, así como para cambiarles el nombre o la fecha de alta u otras cosas), “Desplegar el Catálogo” (lo cual nos sirve para ver rápidamente las cuentas sin necesidad de imprimir el catálogo completo, sería como una guía por si no lo hemos impreso para saber cuál es el número de la última cuenta o subcuenta que agregamos o renombrar rápidamente las cuentas o subcuentas) “Cargar y Bajar catálogo” (los cuales sirven para respaldar y restaurar el catálogo).

F. Menú “Activos fijos”, el cuál contiene entre otras cosas, “Catálogo de activos fijos” (Para por si lo deseamos capturar los datos de los activos fijos de la empresa y diversos parámetros que nos ayudarán a calcular su depreciación y la deducción inmediata de inversiones entre otras cosas que requieren conocimientos contables y fiscales), “Bajar y Cargar catálogo de activos fijos” (que nos sirven para respaldar o restaurar el catálogo de activos fijos anteriormente capturado), “Depreciación de activos fijos” y “Base IMPAC”

G. Menú “Reexpresión”, con el cual se pueden definir las cuentas y realizar el proceso de reexpresión (requiere conocimientos contables y fiscales avanzados).

H. Menú “Devolución de IVA”, el cual tiene opción para

“Catálogo de proveedores”, “Bajar y Cargar proveedores” y; “Generar la devolución de IVA” (igual que el anterior requiere de conocimientos).

I. Menú “Cierre”, con el cual se puede, entre otras cosas, “Realizar el cierre de periodos o del ejercicio”, hacer pólizas de cierre, “Eliminar periodos anteriores”, consultar un estado de cuadre del sistema, ajustar el periodo o hacer pólizas de ajuste por diferencia cambiaria.

J. Menú “Ventanas” y;

K. Menú “Ayuda”.

Captura. La captura del catálogo al dar de alta las cuentas y de las pólizas de ingresos y de diario en ContPAQ es muy sencilla, para dar de alta las cuentas en el catálogo se procede como sigue:

1. Se escoge el menú “Catálogo” y escogemos “Catálogo…”, o la combinación de teclas (Ctrl.+F3); con lo cual nos aparecerá una ventana como la siguiente:

B. Se procede a llenar los datos según corresponda: “No. de Cuenta” (aquí va el número de cuenta que asignamos en el catálogo), “Nombre” (aquí se escribe el nombre que deseamos poner ej. ACTIVO, CLIENTES, VENTAS DE CONTADO, etc), en “Subcuenta de y Nombre” (Estos se ponen automáticamente y nos indican que la subcuenta pertenece a determinada cuenta) , “Tipo de la cuenta” (aquí se pone si la cuenta es de activo deudora, activo acreedora, pasivo deudora, etc,), “Fecha” (aquí ponemos la fecha que deseamos la cuenta sea dada de alta); en “Dígito agrupador y Moneda para captura” se debe dejar así, “Cuenta de mayor” (aquí se indica si la cuenta que damos de alta es o no cuenta de mayor, si es título o si es subtítulo), al terminar de llenar damos clic en el botón “Aceptar” y podremos seguir dando de alta cuentas, de lo contrario obviamente damos clic en el botón “Cancelar”.

Para poder imprimir el catálogo que capturamos se procede a escoger el menú “Reportes”, escoger “Reportes de catálogos…” y escoger “Catálogo de cuentas…”, así: Aparecerá una ventana como la siguiente:

Esta ventana está muy amigable y nos permite hacer nuestro reporte de catálogo como deseemos. Al dar clic en aceptar nos aparecerá una ventana, llamada salida de reportes, en la que nos dice si queremos verlo en pantalla, imprimirlo o mandarlo a disco floppy o de 3 ½. Para llevar a cabo la captura en ContPAQ de las pólizas de ingresos y diario, se deben seguir las normas descritas anteriormente para hacer una póliza, sólo que se pasará tal y cuál se registró contablemente en el sistema así:

1. Escoger el menú “Pólizas” y dar clic en “Pólizas…” con lo que aparecerá la ventana siguiente:

Como se puede observar, esta ventana es muy amigable y de fácil comprensión; podemos indicarle si es prepóliza y su importe, si es una póliza de ajuste del diario de pólizas; en los datos de la póliza es muy sencillo, nos pide la fecha, el tipo de póliza que es, el número de póliza, el concepto y se pasa a la parte donde se registran los asientos escribiendo el número de cuenta y los cargos o abonos, la referencia y el concepto.