manual de compras y adquisiciones

MANUAL

DE

VERSIN: 1.0

MANUAL DE

COMPRAS Y

ADQUISICIONES

ENERO 2009

MANUAL DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

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TABLA DE CONTENIDO

Pag. AUTORIZACIN 02 MARCO HISTRICO.. 03 VISIN.. 04 MISIN 05 VALORES.. 06 PRINCIPIOS... 07 I. INTRODUCCIN.. 09 II. OBJETIVO DEL MANUAL 10 III. LINEAMIENTOS GENERALES.. 11 IV. LINEAMIENTOS ESPECFICOS.. 12 V. PROCEDIMIENTOS DE ACTUACIN. 18 VI. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE UTILIZACIN.. 23


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AUTORIZACIN

Con fundamento en el estatuto general de la Universidad Insurgentes en su

ARTCULO TRIGSIMO TERCERO.- Son atribuciones y obligaciones del Rector:

prrafo XV, Autorizar y expedir en coordinacin con la Secretara General

Administrativa, el Manual de Organizacin General de la Universidad y dems

manuales internos; se expide el presente Manual.

La Rectora, Q.F.B. Argelia Hernndez Espinosa, el Secretario General

Administrativo Ing. Federico Montiel de la Fuente y el Director General

Administrativo Lic. Flavio Guzmn Florentino, bajo la facultades asignadas,

respectivamente.

AUTORIZAN

______________________________

Ing. Federico Montiel de la Fuente

Secretario General Administrativo

______________________________

Q.F.B. Argelia Hernndez Espinoza

Rectora

Revisa

___________________________

Lic. Flavio Guzmn Florentino

Director General Administrativo


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MARCO HISTRICO

La Universidad Insurgentes nace como respuesta a la demanda de Educacin

Tcnica Comercial, teniendo como objetivo ser una Institucin de Educacin

Superior slida. La Universidad Insurgentes encamina sus objetivos de formacin

a que el alumno, en un marco de libertad responsable, alcance sus metas de

formacin acadmica; su compromiso educativo es que el individuo aprenda para

que pueda interpretar la realidad y la transforme a favor de su bien personal y del

bienestar social.

El crecimiento de la Universidad Insurgentes ha sido relevante. Surge en

1976 y a la fecha se compone de diecisis planteles, siendo el primero, el

Colegio Ejecutivas de Mxico, S. C., creado en 1976, que ahora, es el PLANTEL

NORTE, en 1980 se abren el Instituto Mexicano de Turismo, S.C. (Instituto Lucas

de Palacio) y el Instituto Secretarial Especializado Monaq, siendo PLANTEL

VIADUCTO y PLANTEL LAMOS respectivamente, en 1985 se forma la

Sociedad Mexicana de Estudios Universitarios, S.C., actualmente PLANTEL

TLALPAN, en 1992 se crea el Instituto Iberoamericano de Informtica, S. C. hoy

PLANTEL SUR, en 1994 se establece el PLANTEL XOLA. En 1995 estos seis

Planteles se consolidan en una sola Institucin tomando el nombre de

UNIVERSIDAD INSURGENTES. Posterior a esta alianza, en el ao 2002 se abre

el PLANTEL SUR II. En el 2003 el COLEGIO INSURGENTES abri sus puertas,

y actualmente se ubica en el plantel Sur II, la UI se extiende al interior de la

repblica, abriendo los PLANTELES ECATEPEC y LEN. En el 2005 se

abrieron los PLANTELES TLAHUAC Y TOREO, y en el 2006 iniciaron

operaciones los planteles TLALNEPANTLA, CIUDAD AZTECA, VIA MORELOS,

SAN ANGEL Y CENTRO.


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VISIN

Ser una Institucin centrada en el estudiante, reconocida por la calidad de su

docencia y de sus programas acadmicos; con procesos continuos de evaluacin

institucional y acreditacin acadmica, con amplia cobertura en el pas y con

convenios de cooperacin nacional e internacional.


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MISIN Contribuir al desarrollo acadmico de nuestros estudiantes, para el logro de su

mejor desempeo laboral y de su calidad de vida.


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VALORES Los VALORES que cultiva en la convivencia cotidiana de su comunidad son: Libertad: La capacidad especficamente humana de elegirse a s mismo, esto es, autodeterminarse. Hacer consiente al individuo que la verdadera eleccin de uno mismo significa hacerse cargo de una existencia, construyndose un proyecto de vida que contribuya al bien comn. Responsabilidad: Las decisiones que tomamos no son aisladas, sino que indefectiblemente involucran al otro, por ello, la responsabilidad es la honestidad y el compromiso de la persona, primero para consigo misma y en consecuencia para con los dems, e implica la asuncin de los aciertos, pero tambin de los yerros y las omisiones, as como la reparacin de los daos. Respeto: Es el reconocimiento de que hay lmites infranqueables en la interaccin con el otro, esto es, que hay un espacio fsico, moral y espiritual que es personal e ntimo y que obedece a la dignidad de cada persona y que por tanto a nadie le es lcito traspasar. En el respeto hay un reconocimiento de la igualdad con los otros, y por ende nada legitima la imposicin, ni la exclusin, ni el aprovechamiento utilitarista del otro. Honestidad: El ser veraz, la verdad; que es autenticidad y transparencia que se manifiesta por la palabra pero que tiene por antecedente la rectitud en el pensar y la conviccin en el sentir. Perseverancia: La perseverancia se muestra en el esfuerzo por ver realizado cada uno de los momentos de nuestro proyecto de vida; es el deseo y la pasin quienes lo animan. Perseverar es la combinacin de aliento, de tenacidad y de estrategia pero tambin es la paciencia en la prosecucin del fin. Ninguna obra digna de mencin se ha conseguido sin la perseverancia. Justicia: Entendida como un valor que atraviesa todos y cada uno de los valores antes mencionados; como un estado de equilibrio, de orden (lmite) y de armona, por lo que es principio, es medio y es fin en la vivencia de cada uno de los valores. Cooperacin: Es la participacin de los actores para la consecucin de un fin. Todos los valores mencionados son fundamentales y estn ntimamente relacionados; ninguno de ellos es comprensible en su totalidad sin los dems; ninguno puede ser aislado del resto sin perder su sentido.


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Solidaridad: Comprendida como una red de apoyo correspondido, con firmes y estrechos lazos de unin que potencia los esfuerzos conjuntos de una manera inteligente y equitativa en aras de un fin.

PRINCIPIOS

Los PRINCIPIOS y lneas de accin que observa para el cumplimiento de su Misin Institucional son:

Desarrollar su quehacer educativo como una institucin laica.

Respetar la libertad de expresin acorde con los valores institucionales.

Ajena a partidos polticos y grupos religiosos.

Promover los valores de la libertad, responsabilidad, respeto, honestidad, perseverancia, cooperacin, solidaridad y justicia.

Generar en la comunidad universitaria, conocimiento que trascienda el mbito escolar e impacte su vida cotidiana y profesional.

Contribuir a la formacin integral de la comunidad universitaria para la mejora de su calidad de vida y de la sociedad.

Desarrollar ticamente el quehacer universitario cotidiano.

Fomentar una cultura de calidad, orientada a la mejora continua basada en la retroalimentacin de la comunidad universitaria.

Fomentar una cultura de cumplimiento de los compromisos.

Contar con una administracin eficiente, efectiva y financieramente slida orientada a al cumplimiento de la misin universitaria.

Asegurar que la estructura, lineamientos, polticas y procedimientos administrativos faciliten el buen funcionamiento de las actividades acadmicas.

Promover que el quehacer universitario se lleve a cabo en un marco de desarrollo sustentable.

Propiciar la participacin de la comunidad en los diferentes mbitos de la vida institucional.

Otorgar igual oportunidad de ingreso y permanencia a los alumnos, personal docente y administrativo con apego a los valores, polticas y lineamientos institucionales.

Fomentar la libertad de ctedra en el ejercicio acadmico, de modo que el estudiante logre los objetivos de aprendizaje planteados.


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Crear un ambiente pre-universitario y universitario de pluralidad, de convivencia respetuosa y de orientacin a buenas actitudes.

Generar oportunidades de estudio y acreditacin acadmica para ms estudiantes, mediante la apertura de planteles estratgicamente ubicados en la Repblica Mexicana.

Facilitar la movilidad e intercambio acadmico de alumnos y profesores dentro del pas y en el extranjero.


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I. INTRODUCCIN

Los aos ms recientes, han estado marcados por una competencia creciente y por una reduccin de mrgenes de utilidad, que han obligado a las instituciones a centrarse en la bsqueda de la eficiencia en todas las actividades que llevan a cabo. El incremento constante de los costos, la creciente competencia y por ende la incesante disminucin de los mrgenes de utilidad, nos estn obligando a buscar medidas que nos ayuden a desligarnos de las consecuencias perniciosas de este crculo vicioso, Slo aquellos que sean ms eficientes en la forma en que gestionan todos los aspectos de su negocio afrontarn el futuro con xito. Esto nos est obligando a la bsqueda de la eficiencia y a la optimizacin de los recursos existentes. Por ello, se establecen en el presente manual, las normas para regular el egreso de fondos de la Universidad, para concretar el pago a la decisin de compra o contratacin de bienes y servicios, en todos los planteles y reas corporativas a nivel institucional, bajo la caracterstica de una adecuada aplicacin de recursos, control interno de los mismos y la medicin del costo-beneficio buscando los mejores mrgenes de rentabilidad. Este manual se emite de acuerdo a lo solicitado por la Junta de Gobierno, fue elaborado por la Lic. Haydee E. Torres Lpez y revisado por el Lic. Flavio Guzmn Florentino y Zury Duek . Siendo esta la primera edicin.

Mxico D. F. 20 de marzo de 2009.


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II. OBJETIVO DEL MANUAL

Este manual tiene el propsito de entregarle la informacin

necesaria, para que el usuario pueda realizar de manera exitosa la

requisicin para la Adquisicin de Artculos de Consumo (papelera,

artculos de oficina, limpieza y consumibles de copiado y cmputo),

tambin para la adquisicin de Mobiliario, equipo y Servicios de

mantenimiento, para ordenar, organizar y controlar las

adquisiciones y pagos, de tal manera que permita realizar el control

Presupuestal, eficientar el gasto y asegurar un proceso que

garantice, que los productos adquiridos, cumplen con los requisitos

de calidad establecidos por la UNIVERSIDAD INSURGENTES y dar

cumplimiento a la norma NMX ISO-9000-2000.


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III. LINEAMIENTOS GENERALES

Toda decisin respecto a una solicitud de compra de bienes o contratacin de servicios, debe tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

a) Cualquier solicitud de adquisicin o contratacin de bienes o servicios, independientemente de la jerarqua del solicitante, debe cumplir con los requisitos sealados en el presente documento.

b) Toda solicitud para la adquisicin de bienes o servicios, debe consultar en

primera instancia la base de datos de proveedores, del rea de compras. c) La antelacin de criterios de seleccin de un proveedor o producto, debe

ser valuado por el cumplimiento de los requisitos de la UNIVERSIDAD INSURGENTES., el historial del proveedor, el precio, el tiempo de entrega y la garanta. La responsabilidad final en la decisin de la compra o adquisicin recae sobre el TESORERO.

d) Toda compra debe contar con la factura fiscal correspondiente.

e) Todas las solicitudes de cheques invariablemente sern enviadas a la

Direccin General Administrativa, de lo contrario no se podr gestionar el cheque.

f) Las reas solicitantes sern las responsables de justificar la necesidad de

comprar los bienes y/o servicios, mediante el procedimiento de compras y adquisiciones.

g) Es responsabilidad del Director de Plantel programar oportunamente la

solicitud de autorizacin de compra, para contar con los insumos suficientes para la operacin del plantel.

h) Los planteles y reas administrativas se abstendrn de hacer compras y/o

adquisiciones de bienes y/o servicios de cmputo, redes y/o sistemas, sin la intervencin de la coordinacin de sistemas y de la autorizacin del Secretario General Administrativo, as mismo toda adquisicin referente a publicidad y promocin se realizar nicamente por la Direccin de Mercadotecnia.


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IV. LINEAMIENTOS ESPECIFICOS EVALUACIN DE PROVEEDORES

A) Es responsabilidad del rea de tesorera realizar, documentar e informar por escrito a los planteles y/o encargados de las adquisiciones o compras, la lista de los proveedores confiables con las respectivas valoraciones (ISO 9001/2000)

B) Para poder tomar una decisin sobre compra de material, equipo o adquisicin de un servicio, a un proveedor que no este autorizado, se tendrn que considerar como mnimo tres cotizaciones. La decisin final de la compra recae sobre el Tesorero

C) Criterios de evaluacin de proveedores

1) La Universidad Insurgentes tendr la facultad de efectuar la evaluacin de proveedores de acuerdo a los criterios de referencias, ahorro, especificaciones (calidad del bien o servicio) y tiempos de entrega, cumplimiento total de lo entregado y/o al anlisis de costo beneficio.

2) Se evaluar a los proveedores y se emitir la informacin de la

negociacin para que los dems departamentos, planteles y/o reas conozcan los convenios, compromisos y condiciones logrados con los proveedores y en base a esto solicitar la autorizacin para la compra, realizar sus pedidos directamente y realizar seguimiento del suministro del material solicitado.

3) Seleccionar los mejores proveedores artculo por compra, considerando

y evaluando los requisitos de oportunidad, calidad, costo y servicio, para determinar la mejor opcin y lograr el suministro necesario.

4) Obtener de los proveedores diversas alternativas de crdito y

descuento para seleccionar en su momento la que ms satisfaga la situacin financiera de la institucin.

ORDENES COMPRA

A) Todos los gastos del plantel o rea corporativa, debern tener previamente

autorizada la orden de compra en original y una copia.


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B) Para el caso de compra de equipo y material de Cmputo deber tener, la autorizacin del Secretario General Administrativo y el Vo. Bo. Del Coordinador de Sistemas, la Publicidad deber ser contratada a travs de la Direccin de Mercadotecnia.

C) Las solicitudes de autorizacin de compra de los artculos de papelera,

toner y limpieza debern realizarse de manera quincenal (01 al 05 y del 15 al 20)

D) Las rdenes de compra se recibirn los martes y jueves de 9:00 a 18:30

hrs. Y el trmite de autorizacin tardar mximo tres das hbiles.

SOLICITUD DE CHEQUE

A) Las solicitudes de cheques sin excepcin se harn llegar a la Direccin General Administrativa, para que stas se tramiten debern de llevar anexa la documentacin soporte (originales), salvo que se trate de gastos a comprobar que requerir de la descripcin exacta del gasto a realizar (Invariablemente deber anexar la orden de compra). Sin dicha documentacin no se podr tramitar ningn cheque.

B) El monto de la factura debe de ser igual al que aparece en la orden de compra y la cotizacin.

C) Las solicitudes de cheques la Direccin General Administrativa, slo las tramitar, los lunes, mircoles y viernes (se reciben todos los das de lunes a viernes), programe sus solicitudes y envela como mnimo 10 das hbiles antes de requerir el pago.

D) Las solicitudes de cheque se debern concentrar en una hoja tamao carta (incluir todos los cheques que se requieran) en original y copia para acuse de recibido y firmados por el director General (lamos, Xola, Viaducto y Norte) y en todos los casos por el Director del Plantel.

E) Para el caso de solicitudes de cheques de compras de bienes y servicios la factura deber indicar el nombre y firma de la persona que reciba los bienes y / o el servicio e indicar para que rea se utilizarn. (Sello, anexo 5).

F) En las solicitudes por reembolso a los alumnos (a excepcin de becas menores al 100%) deber anexar el recibo original correspondiente.

G) Para el caso de reembolsos por becas (UNAM. SEP y UIN) deber anexar la relacin de becados con su porcentaje.

H) No se realizaran reembolsos por cheques, de becas menores al 100%, los porcentajes se aplicaran a colegiaturas posteriores.


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I) Para el caso de adquisicin de libros, anexar a la solicitud correspondiente, el formato que auditora solicit. (Anexo 6)

J) En las solicitudes por concepto de anticipos, se deber anexar la factura correspondiente al monto solicitado.

K) Los cheques que se soliciten a nombre de una persona moral, invariablemente se expedirn con la leyenda Para abono en cuenta del beneficiario, asimismo aquellos que se requieren para personas fsicas con actividades empresariales.

L) Para el caso de pagos a la SEP y/o UNAM (cuando aplique), las solicitudes debern traer anexo el formato 5 debidamente requisitado y con la firma del representante legal de la UIN, Las solicitudes de pagos por exmenes extraordinarios, titulaciones, certificados parciales o totales, etc. Invariablemente debern traer el formato relacin de alumnos anexo 9

M) Los cheques solicitados se entregarn en la Direccin General Administrativa, con copia de pliza debidamente firmada por la persona que reciba el cheque, con el recibo de acuse correspondiente.

N) nicamente se recibirn solicitudes de cheques, con facturas del mes anterior, los primeros dez das del mes siguiente.

O) Los cheques se firmarn nicamente los das martes y jueves.

P) Los cheques para pagos a la Tesorera de la Federacin y a la Compaa de Luz y Fuerza no debern solicitarse a nombre de un tercero

NOTA: El rea de expedicin de cheques no aceptar solicitudes enviadas por otros medios que no sea a travs de los procedimientos establecidos en el presente manual. CAJA CHICA

A) Slo se tramitaran solicitudes de caja chica dos veces al mes. B) En los gastos por conceptos de pasajes se deber indicar el lugar al que se

acude y el asunto o motivo a tratar, adems el vale debe contener el nombre y firma de la persona que realiza el gasto y la firma del director.


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C) Los comprobantes anexos a los reembolsos por caja chica (a excepcin de pasajes y pago por recoleccin de basura) debern ser notas o remisiones (ambas debern traer el sello del lugar donde se adquiera el producto) y facturas con todos los requisitos fiscales, en el caso de compras en tiendas de autoservicio la factura deber traer anexo el ticket correspondiente.

D) En las solicitudes por reembolsos de caja chica, no se aceptaran

comprobantes de proveedores autorizados (crdito), por prstamos personales, gastos a comprobar o gastos an no efectuados.

E) Para solicitar la reposicin de la caja chica la solicitud no deber ser menor

a 1,000 ni mayor al fondo asignado.

F) Los gastos que se hagan de caja chica debern estar separados por conceptos y as mismo debern ir desglosados en el formato Desglose de Caja Chica. (Anexo 4).

CONCENTRADO DE SOLICITUDES DE CHEQUE

A) Las solicitudes se debern tramitar en una hoja tamao carta (incluir todos los cheques que se requieran) para evitar desperdicios de papel y contar con un mejor control.

B) En el caso de que una persona solicite cheques para diferentes planteles, debern de separarlos por plantel en una misma solicitud. (Anexo 3)

C) Si se requieren dos a ms cheques a nombre del mismo beneficiario, se

sumarn los importes y se solicitar un cheque por el importe total. (Anexo 2).

GASTOS A COMPROBAR A) Las solicitudes de cheques que sean a comprobar debern cumplir con la

siguiente formalidad :

La orden de compra.

Descripcin del bien material o servicio que se pretende adquirir.

El costo

Nombre del proveedor.

Copia de la factura o comprobante (cuando sea posible)


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Una vez realizados los gastos, los comprobantes deber enviarlos al Tesorero, y en el caso de existir alguna diferencia a favor del solicitante, adjuntar la solicitud de cheque por la cantidad correspondiente.

RECEPCION DE CHEQUES PLANTEL Y PROVEEDORES

A) La Direccin General Administrativa entregar (a los planteles o reas corporativas) los cheques con el original de la pliza, quedndose en su poder los originales de los comprobantes y la copia de la pliza de cheque debidamente firmada por la persona que lo reciba (las cuales se enviaran a contabilidad).

B) Tratndose de pago a proveedores o finiquitos del personal docente, debern ser cobrados en un plazo mximo de un mes. Transcurrido dicho plazo deber cancelar los cheques y enviarlos al rea de Tesorera.

C) Los reembolsos por beca se entregaran en el rea de Tesorera, nicamente al beneficiario del cheque, previa identificacin (Credencial de Elector o credencial de la UIN).

D) Los cheques de proveedores corporativos como Office Depot, Tecno Clean, Mario Moya, Concepto Risogrfico, Electropura, pintura, y cualquier otro proveedor que se integre, se entregaran directamente en el rea de Tesorera.

POLTICAS DE PAGO A PROVEEDORES Y PRESTADORES DE SERVICIOS.

A) Se podrn hacer los pagos a travs de transferencias electrnicas, previa solicitud por escrito de los proveedores, siempre y cuando estos tengan cuenta en el banco que la Universidad maneje, enven el nmero de cuenta o la clabe y el nmero de sucursal.

B) La Universidad Insurgentes cuidar que los pagos que se efecten con

cargo a su presupuesto aprobado se realicen con sujecin a los siguientes requisitos:

I- Que se efecten dentro del ejercicio fiscal que corresponda. II- Que se encuentren debidamente justificados y comprobados con los documentos originales respectivos y con los requisitos fiscales correspondientes.


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III- Es responsabilidad de la direccin del plantel la supervisin de las compras y adquisiciones para realizar la comparacin de precios y / o cotizaciones que se efectan para la decisin de la compra y / o contratacin de un servicio.(ISO)


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V. PROCEDIMIENTOS DE ACTUACIN


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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

DEPARTAMENTO

DE CHEQUESTESORERA

DIRECCIN

GENERAL

ADMINISTRATIVA

PLANTEL O REA

CORPORATIVA

REQUERIMIENTO

DE UN BIEN O

SERVICIO

ENVA ORDEN DE

COMPRA

ENTREGA DEL

PRESUPUESTO

ELABORACIN DEL

PRESUPUESTO DEL

REA O PLANTEL

INICIO

AUTORIZA

SI NO

RECIBE Y REVISA

PRESUPUESTO PARA

DETERMINAR

AUTORIZACIN

NO

RECIBE ORDEN DE

COMPRA PARA

AUTORIZACIN

SI

AUTORIZA

ENVA LA

SOLICITUD DE

CHEQUE

REALIZA COMPRA

RECIBE FACTURA

ELABORA

SOLICITUD DE

CHEQUE

SI

FIRMA ACUSES DE

RECIBO Y ENVA LA

SOLICITUD

RECIBE SOLICITUD

DE CHEQUE

NO

ES CORRECTA

REVISA

DOCUMENTACIN

SOPORTE

SI

ES CORRECTA

RECIBE CHEQUE Y

COTEJA CONTRA

ACUSE Y LA SOLICITUD

ENVIADA

ENTREGA CHEQUE

ELABORA CHEQUE

Y SOLICITA FIRMAS

ENVA CHEQUE

CON ACUSE DE

RECIBO

ENTREGA ACUSE

DE RECIBO

PROTEGE

CONEXIN HSBC

RECIBE SOLICITUD

DE CHEQUE

NO

ENTREGA CHEQUE

ES CORRECTA

CONFIRMA LA

ENTREGA DE

MERCANCA CON EL

PLANTEL

RECIBE CHEQUE

SE PAGA AL

PROVEEDOR

SI

FIN


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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

N SECUENCIA DE ETAPAS

ACTIVIDAD AREA RESPONSABLE

1.

Elaboracin del

presupuesto del rea o plantel

1.1 Analiza y proyecta gastos de acuerdo a las necesidades de

funcionamiento del rea o plantel.

1.2 Elabora Presupuesto.

1.3 Enva presupuesto para su autorizacin.

PLANTEL O REA CORPORATIVA

2.

Revisin y autorizacin del

presupuesto

2.1 Recibe el presupuesto del rea o plantel

2.2 Revisa el presupuesto y

analiza factibilidad. 2.3 Autoriza el presupuesto.

DIRECCIN GENERAL

ADMINISTRATIVA

3.

Requerimiento de compra o

adquisicin del bien o servicio

3.1 Detecta la necesidad de compra de un bien o servicio

3.2 Solicita mediante el formato de orden de compra el bien o servicio

USUARIO

4.

Evaluacin de la

conveniencia de la compra o

adquisicin del bien o servicio

4.1 Recibe la lista de proveedores confiables.

4.2 Analiza de acuerdo al tipo de compra que se solicita su conveniencia considerando

el impacto de la no adquisicin.

4.3 Obtiene tres cotizaciones de diferentes proveedores autorizados. (ISO)

4.4 Evala conforme al criterio de especificaciones (calidad), ahorro y tiempo de entrega

mediante un anlisis de costo beneficio.

4.5 Elabora la solicitud de autorizacin de compra en duplicado (anexo 1)

4.6 Enva la solicitud de compra para autorizacin.

PLANTEL O REA

CORPORATIVA


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5.

Autorizacin de la

orden de compra

5.1 Evala y selecciona a los proveedores de acuerdo a los

criterios establecidos de 80%-100% confiables 60%-79% condicionados mediante un

anlisis de cumplimiento de especificaciones, tiempos de

entrega, precio y crdito de dejando evidencia documentada.

5.2 Elabora la lista de proveedores

confiables y condicionados y la actualiza cada seis meses. (anexo

9) 5.3 Enva la lista de proveedores

confiables cada que sea

actualizada. 5.4 Recaba la informacin sobre la entrega

de la mercanca de los proveedores con el encargado del plantel, para la evaluacin y actualizacin de las lista.

5.5. Recibe rdenes de compra. 5.6 Analiza conveniencia, considerando el

impacto de no adquisicin y evala conforme al criterio de especificaciones (calidad), ahorro y tiempo de entrega mediante un anlisis de costo beneficio

5.7 Da el visto bueno de la solicitud de autorizacin de compra y/o determina otro proveedor de acuerdo al criterio anterior.

5.8 Firma de autorizacin o habla al emisor de la orden de compra, cambia de proveedor o en el caso de ser totalmente rechazada elabora un documento evidenciando la decisin.

5.9 Enva solicitud de autorizacin de compra autorizada al plantel.

TESORERA

6.1 Recibe orden de compra autorizada o rechazada con la evidencia


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6.

Realizacin de la compra

documentada. 6.2 Solicita el bien o servicio al proveedor o

notifica al rea de tesorera el impacto de la no adquisicin en el desarrollo de las actividades de trabajo, para su reconsideracin.




6.

Realizacin de la compra

6.3 Recibe y revisa la factura y mercanca solicitada verificando que se encuentre de acuerdo a las especificaciones solicitadas y sella factura (anexo 5).

6.4 Notifica al rea de tesorera las condiciones bajo las cuales recibi la mercanca o las continencias surgidas, para que estas sean consideras en las evaluaciones de los proveedores. (anexo 8)

6.5 Entrega el bien o servicio al solicitante. 6.6 Realiza concentrado de cheques (anexo

3) y solicitud de cheque (anexo 2) 6.7 Enva la factura sellada, requisitado el

concentrado de cheques y las solicitud de cheques a la direccin general administrativa


7.

Trmite para la elaboracin de

cheques

7.1 Revisa factura sellada, el concentrado de cheques contra las solicitudes.

7.2 Da el visto bueno de la factura y las solicitudes de cheques.

7.3 Enva la solicitud de cheque para elaboracin y firma de autorizacin.

DIRECCIN GENERAL

ADMINISTRATIVA

8.

Elaboracin de

cheques y recoleccin de firmas

8.1 Elabora cheque 8.2 Firma de autorizacin 8.3 Protege en conexin HSBC 8.4 Enva el cheque firmado a Direccin

General Administrativa para su entrega.

DEPARTAMENTO

DE CHEQUES

9.

Recepcin de cheques y entrega

9.1 Recibe cheques 9.2 Coteja contra acuse y solicitud. 9.3 Entregan al plantel o al rea respectiva.

DIRECCIN GENERAL

ADMINISTRATIVA

10.

Recibe cheque y realiza pago al proveedor

10.1 Recibe el cheque 10.2 Revisa los datos 10.4 Paga al proveedor

PLANTEL O REA

CORPORATIVA


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VI. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE UTILIZACIN

1. Solicitud de Autorizacin para Comprar. 2. Solicitud de Cheque

3. Concentrado de cheques

4. Desglose de caja chica

5. Instructivo de Sello para recepcin de mercanca

6. Formato de adquisicin de bibliografa

7. Ejemplo de Orden de Compra


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FORMATO DE REQUERIMIENTO


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SOLICITUD DE AUTORIZACIN PARA COMPRAR


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1. FORMATO 23 SOLICITUD DE CHEQUE

manual de compras y adquisiciones

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