manual de pedidos y adquisiciones v14.00

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ADMINISTRATIVA S IGA-ML

Filemon Sulca Peña 1

SUBMÓDULO DE ADQUISICIONES

SUBMÓDULO DE PEDIDOS



INDICE

I. REGISTRO DEL PEDIDO DE COMPRA DE B/S .............................................................................. 3

A. AUTORIZAR TOTAL DEL PEDIDO: .................................................................................................. 10

B. AUTORIZACIÓN DEL PEDIDO PARCIAL: ...................................................................................... 10

III. PAO ACTUALIZADO .......................................................................................................................... 13

A. GENERACIÓN DE P.A.O: EXISTEN DOS OPCIONES: .............................................................................. 13

1. ORDEN DE COMPRA DIRECTA. ................................................................................................. 13

2. CONSOLIDADO DE PEDIDOS. .................................................................................................... 16

B. ESTUDIO DE MERCADO .................................................................................................................... 21

C. AUTORIZACION PRESUPUESTAL .................................................................................................. 24

IV. CUADRO DE ADQUISICION ............................................................................................................. 26

V. ORDENES DE COMPRA Y/O SERVICIO ......................................................................................... 28



I. REGISTRO DEL PEDIDO DE COMPRA DE B/S

1. Dar clic en Pedidos >>Registro de Pedido>>Pedidos de Compra de B/S.

2. Vemos Centro de Costos de nivel superior – GOBIERNO REGIONAL.

3. Se muestra la pantalla Registro de Pedidos de Compra con los siguientes

campos:

Clic en la carpeta amarilla

Seleccionamos el mes

Seleccionamos el Centro de Costo, clic en Binoculares

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2

3



4. En la siguente, en Campo seleccionamos Descripción, luego en Dato

colocamos en este caso Infraestructura ”infra”

5. Clic derecho para insertar la cabecera del pedido

Clic derecho en el área del recuadro rojo para insertar la cabecera del pedido

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5



6. Registrar los campos de la cabecera del pedido: fecha, meta, fte/rubro, Tarea,

Tipo Uso, CHECK EN EXTERNO �� DESTINO y seleccionar O para entrega en

Obra , entregar a, Motivo y finalmente clic en .

7. Para registrar el detalle del pedido.

b. Clic derecho >> Insertar Bien

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8. Se muestra la pantalla para buscar el ítem a solicitar e ingresamos la cantidad.

9. Si es necesario registrar las especificaciones técnicas

a. Ingresamos la cantidad.

b. Clic para guardar

Clic en la carpeta amarilla para registrar las especificaciones técnicas

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10. Aparece el ítem elegido, con la clase, familia y unidad correspondiente.

11. Para eliminar un ítem de este pedido.

a. Clic derecho para insertar las especificaciones técnicas.

b. Clic en guardar.

Seleccionamos el Ítem que queremos eliminar y hacemos clic derecho.

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12. Una vez que hemos terminado el registro de los Ítems debemos dar Visto Bueno

al Pedido que aún se encuentra en estado pendiente.

Si el Pedido no cambia al Estado de VB Jefe no se puede avanzar a la siguiente etapa que es la Autorización del Pedido.

13. Observamos que el estado cambió a VB JEBE, en este estado de VB Jefe no se podrá realizar cambios en el pedido.

Para regresar al estado anterior, PENDIENTE

Clic en Pendiente

Clic para dar VB

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II. AUTORIZACION DE PEDIDO

1. Hecho el pedido, ingresamos a la opción de autorización de pedidos.

2. Elegimos el centro de costo al que pertenece el pedido que vamos a autorizar, y hacemos clic en la carpeta amarilla. Todos los centros de costo que tengan pedidos pendientes de autorizar se mostraran en color verde, y los que no los tengan se mostrarán en color negro.

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3. Tenemos dos opciones: autorizar el pedido total o autorizar una parte del

pedido. a. AUTORIZAR TOTAL DEL PEDIDO: Hacemos clic en el botón >>Para Compra.

b. AUTORIZACIÓN DEL PEDIDO PARCIAL: Ingresamos en la carpeta amarilla de cada uno de los ítems solicitados.

En la parte de la venta que corresponde a >>Autorización de Pedido de Compra , tenemos una caja de texto >>Cant. Aprobada , ahí registramos la cantidad que deseamos autorizar (debe ser menor a la cantidad solicitada). Y finalmente hacemos clic en >>

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Repetimos el procedimiento para cada uno de los ítems solicitados y finalmente hacemos clic en el botón >>Autorizar

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4. Una vez autorizado el pedido, pasa automáticamente del estado VB JEFE al

estado Aprobado , en cualquiera de los dos casos anteriores.

5. Verificar que el pedido que estamos autorizando cuenta con disponibilidad

presupuestal, hacienda clic en el botón >> Disponibilidad Pptal, Podemos observar que en nuestro caso contamos con disponibilidad presupuestal para esta cadena y el clasificador correspondiente.

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III. PAO ACTUALIZADO

A. GENERACIÓN DE P.A.O: Existen dos opciones:

1. ORDEN DE COMPRA DIRECTA.

a. Clic en el botón >>Genera PAO

OJO: se opta por esta opción siempre y cuando todas los items van ha ser una sola

compra

b. Nos parece una ventana de actualización de precios masiva, que nos permite registrar el precio de los ítems, registramos los precios unitarios que corresponden y hacemos clic en guardar. En algunos casos no se muestra esta ventana porque el sistema asume el precio de la última compra realizada para ese ítem, que se va actualizando en catálogo de precios.

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c. Aparece una ventana que nos indica el numero de PAO que se va a generar, hacemos clic en >> Aceptar

d. Detalle de PAO.- seleccionamos, responsable de la Meta, Modalidad de Adquisición, Proc. Selección, mes propuesto, objeto, Síntesis, etc. Luego grabar

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e. Salimos de la ventana de autorización de pedido e ingresamos a la opción >>Programación>>Plan Anual de Obtención – Logística>> P.A.O. Actualizado.

f. Observamos que en la parte final se ha generado el P.A.O Nº 1128.

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2. CONSOLIDADO DE PEDIDOS. a. Ingresamos a la opción >>Programación>>Plan Anual de Obtención –

Logística>>P.A.O. Actualizado

b. Hacer clic derecho >>Insertar PAO desde pedidos.

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c. Elegimos si lo que vamos a consolidar son bienes o servicios, por ítem o

clase y el tipo de uso.

d. Nos muestra la relación de ítems que han sido autorizados para compra. Y marcamos con un check los que deseamos consolidar, así mismo filtramos el clasificador de gasto, metas, centros de costo, tareas, en ese orden.

1. Seleccionamos bien o servicio

2. Ordenados por Clase o por ítem

3. Seleccionamos tipo de uso.

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Hacer clic en y aceptamos el mensaje al usuario. e. Nos parece una ventana de actualización de precios masiva, que nos permite registrar el precio de los ítems, registramos los precios unitarios que corresponden y hacemos clic en guardar. En algunos casos no se muestra esta ventana porque el sistema asume el precio de la última compra realizada para ese ítem, que está en catálogo de precios.

f. Aparece el número de consolidado que se va a generar y el número de

P.A.O., luego aceptamos.

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g. Seleccionamos el P.A.O. y hacemos clic en el botón >> Detalle del P.A.O.

h. Registramos los campos que faltan: Responsable, Mes propuesto, código CIU,

Objeto, Síntesis de especificaciones técnicas, finalmente clic en y salimos.

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i. Podemos modificar el precio de los ítems, seleccionando la opción >>Ajuste

por P.A.O. en la columna estado del P.A.O, como se muestra en la figura.

j. Una ves cambiado el estado a >>Ajuste x P.A.O. ingresamos en la carpeta amarilla. Aparece la siguiente ventana. Ingresamos nuevamente en la carpeta amarilla que corresponde a cada Ítem.

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k. Podemos modificar el precio, en la caja de texto Precio Unitario, como se

muestra en la figura. Finalmente hacemos clic en guardar.

Luego de hacer la actualización se debe regresar el estado del P.A.O. de la opción >>Ajuste x P.A.O . a la opción >>Pendiente, para realizar ESTUDIO DE MERCADO. B. ESTUDIO DE MERCADO

1. Imprimir para cotización

Al hacer clic muestra la siguiente pantalla

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En esta pantalla seleccionamos nuestro pedido y vamos al Icono de la Impresora y hacemos clic.

Seguido, seleccionamos solicitud de cotizacion

Seguido, para imprimir cotizacion sin proveedor seleccionamos GENERAL y luego clic en aceptar.

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Registrar estudio de Mercado Registro de valor por fuente Calculo de valor referencial

Revisar Manual de estudio de mercado

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C. AUTORIZACION PRESUPUESTAL 1. Seleccionamos el P.A.O. con el que vamos a trabajar y hacemos clic en

el botón >> Autorización Presupuestal.

2. Ingresamos los datos faltantes referentes al requerimiento y luego

hacemos clic en .

3. Aparecerá el Nº y fecha de Certificación. Aceptar los mensajes al usuario.

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4. Clic en el icono de la impresora para mostrar el formato de Certificación

Presupuestal.

5. Se muestra el siguiente formato

Generada la certificación presupuestal, debemos elegir la ruta, existen tres opciones: - Cuadro de Adquisición: Compras que no generan un proceso de selección ni

tampoco un contrato. Puede ser automático y manual AUTOMÁTICO. - es generado de forma automática cuadro de adquisiciones para luego pasar a generar la Orden de Compra o Servicios, siempre en cuando la fecha de orden sea del DIA. MANUAL. - se pasa a generar cuadro de adquisiciones de forma manual la ventaja de esta opción es regularizar la fecha.

- Contrato: Permite registrar en el sistema el contrato, su cronograma y las órdenes de compra que deriven de este.

- Procesos de Selección: Cuando se requiere hacer un proceso de selección y registrarlo en el sistema.

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IV. CUADRO DE ADQUISICION Para ingresar al Cuadro de Adquisición puede ser porque, hemos registrado un Contrato que deriva en un Cuadro de Adquisición, Proceso de Selección y porque en la Ruta del PAO actualizado, hemos enviado directamente a Cuadro de Adquisición. 1. Ingresar a la opción que se muestra en la figura:

2. Se muestra la relación de Cuadros de Adquisición generados a la fecha y

hacemos clic derecho >> Insertar Cuadro de Adquisición.

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3. En la pantalla que se muestra: En cuanto a la procedencia puede ser: Contrato, Proceso de selección (PS) o PAO.

4. Registramos la fecha, marcamos con un check el que corresponde y luego

guardar.

5. Aceptamos el mensaje al usuario: Desea Generar el Cuadro de Adquisición 6. Se muestra la pantalla y el Cuadro de adquisición, se ha generado en color azul,

salimos de la pantalla.

1. Seleccionamos si es Bien o Servicio

2. Seleccionamos la procedencia

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V. ORDENES DE COMPRA Y/O SERVICIO 1. Ingresamos a la orden de compra.

2. Seleccionamos el mes y luego hacemos clic derecho.

3. Ingresamos la información necesaria, empezando por el Cuadro de adquisiciones, proveedor, almacén, mejor fecha de pago, etc y guardamos.

a. Seleccionamos el mes

b. Clic derecho

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Seleccionamos el almacén que se hará responsable de la recepción de los materiales.

4. Registramos la glosa, marcas, etc.

En la glosa colocamos si es entrega en obra o en grifo

5. Guardamos y salimos para comprometer la orden de compra en la opción >> Fase Compromiso Definitivo.

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6. Hacemos clic para en la opción >>comprometer,

PARA REALIZAR ORDEN DE SERVICIO ES SIMILAR A O/C EXCEPTO NO SE SELECCIONA ALMACEN

Cualquier duda escribir a: Filemon Sulca Peña Consultor MEF para la Implantación del SIGA [email protected] [email protected]

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manual de pedidos y adquisiciones v14.00

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