manual gesti n de contratos chile compras
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Indice
1. Introduccin
2. Ciclo de Trabajo para Gestionar Fichas de Contratos
3. Iconografa de Navegacin
4. Aplicacin de Gestin de Contratos (on line)
4.1 Generacin de la Ficha de Contrato
4.2 Buscar Items Adjudicados
4.3 Creacin de la Ficha de Contrato
4.4 Gestin de Ficha de Contratos
4.4.1 Bsqueda de Ficha de Contrato
4.4.2 Visualizacin de la Ficha de Contrato
4.4.3 Configuracin de Alerta de Contratos
4.4.4 Contrato Conexo
4.4.5 Pantalla de subida de Ficha de Contratos
4.4.6 Pantalla para la Publicacin de Ficha de Contratos
4.4.7 Bsqueda Pblica de Ficha de Contratos
5. Aplicacin en Computador del Usuario (off line) del Editor de Ficha de Contrato
5.1 Instalacin del Editor de Ficha de Ficha de Contrato
5.2 Abrir Ficha de Contrato
5.3 Visualizacin de Informacin Precargada de la Ficha de Contrato
5.4 Informacin General
5.5 Visualizacin de informacin General
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5.6 Informacin Contable y Unidad Requirente
5.6.1 Agregar Nuevos Registros Contables
5.6.2 Modificar Registros Contables
5.6.3 Eliminar Registros Contables
5.7 Vigencia
5.7.1 Renovacin de un Contrato
5.7.2 Modificar Vigencia
5.7.3 Eliminar Vigencia
5.8 Trmino Anticipado
5.8.1 Agregar Trmino de Contrato
5.8.2 Modificar Trmino Anticipado
5.8.3 Eliminar Trmino Anticipado
5.9 Pagos
5.9.1 Agregar Pagos
5.9.2 Modificar Pagos y Eliminar Pagos
5.9.3 Ejecutar Pago
5.10 Garantas
5.10.1 Agregar Garantas
5.10.2 Modificar Garantas y Eliminar Garantas
5.10.3 Devolucin de Garantas
5.11 Sanciones
5.11.1 Agregar Sancin
5.11.2 Modificar y Eliminar Sanciones
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La Direccin ChileCompra pone a disposicin de los usuarios de la plataforma de licitacioneswww.mercadopublico.cl la Aplicacin de Gestin de Contratos, con el objetivo de entregar unanueva herramienta que contribuye a la modernizacin del Estado al aumentar en forma exponen-
cial los niveles de transparencia y eficiencia en las compras pblicas. Gracias a esta aplicacin, laciudadana y los proveedores pueden acceder a todos los contratos asociados a procesos decompra, conocer su seguimiento y qu sucede en caso de existir contratos conexos, por ejemplo.
Beneficia asimismo a los 850 organismos pblicos que operan en el mercado pblico, al podercontar los funcionarios con un sistema en lnea que les permite gestionar sus contratos, realizarseguimiento y control de los contratos que se encuentran en ejecucin, llevar un registro detalla-do y actualizado de la informacin relevante para la vida de un contrato, como fechas de venci-miento, boletas de garanta, hitos de pagos, multas, entre otros.
El ciclo de compras en el mercado pblico, que concluye actualmente en la adjudicacin y genera-cin de la orden de compra, se extiende ahora hasta la incorporacin del contrato y toda sugestin posterior, que incluye pagos, manejo de garanta, aplicacin de sanciones, recepciones
conforme, entre otras gestiones.
Esta aplicacin surgi producto de un diagnstico realizado el ao 2010, en el cual se evidenci lafalta de herramientas de gestin asociadas a contratos en los organismos pblicos, y la necesidadde incorporar nuevas funcionalidades que permitieran centralizar y compartir la informacin,como asimismo, agilizar la gestin de contratos, desde la firma hasta el cierre y finalizacin delcontrato.
Una vez que un contrato se encuentre aprobado por resolucin o decreto, segn corresponda, eladministrador de dicho contrato deber elaborar una Ficha de Contrato, con toda la informacinbsica del mismo, la que posteriormente ser gestionada, actualizada y publicada enwww.mercadopublico.cl para quedar a disposicin de cualquier interesado.
Dentro de las funcionalidades que permite esta nueva aplicacin, se encuentran: la generacin deuna ficha en www.mercadopublico.cl; la configuracin de alertas para vigencias, pagos y garantas;el registro de los hechos relevantes de los contratos; facilitando a las entidades los procesos deadministracin, coordinacin y/o supervisin de cada uno de sus contratos, entre otros.
El uso adecuado de esta aplicacin requiere de un proceso de capacitacin y el acompaamientode un manual que permita acceder en forma rpida a los procedimientos para la realizacin deciertas tareas claves en la gestin de contratos. El objetivo de este manual es graficar la secuenciade pasos que permitan realizar dicha gestin, por lo cual le invitamos a leer atentamente estedocumento, como asimismo, conservarlo como material de consulta y referencia futura.
1. Introduccin
La Gestin de Contratos en lnea permite a los compradores pblicos llevar enforma ordenada sus contratos y poner esta informacin a disposicin de la
comunidad, aumentando en forma relevante los niveles de transparencia yeficiencia en el sistema de compras pblicas. A su vez, los proveedores podrn
acceder a informacin asociada a los contratos, identificando nuevasoportunidades de negocio.
Felipe GoyaDirector de ChileCompra.
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Trabajos On Line
Generacin de la ficha delcontrato se realiza en
ambiente web.
Trabajos Off Line
Gestin de la ficha decontrato se realiza en el
computador del usuario.
La aplicacin trabaja en dos ambientes diferentes:
Los siguientes diagramas muestran el Ciclo de Trabajo para Gestionar las Fichas de Contratos. El
primer Diagrama muestra el caso de la Creacin de una Ficha de Contrato por primera vez y el
segundo Diagrama muestra el ciclo de trabajo requerido para actualizar una Ficha de Contrato, una
vez que sta ya ha sido creada.
2. Ciclo de Trabajo para Gestionar Fichas de Contratos
Creacin de Ficha de Contrato
Actualizacin de Ficha de Contrato
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Y define dos nuevos roles:
1)Administrador de Contrato:
Estos roles pueden ser asignados a usuarios existentes en
Mercado Pblico, o a nuevos usuarios, decisin que quedar
a cargo de cada organismo comprador.
Observe
Beneficios
Utilizando la aplicacin de gestin de contratos usted podr obtener los siguientes
beneficios:
Contar con una ficha de contrato, que tendr toda la informacin asociada a la licitacin y su
correspondiente contrato.
Contar con un sistema que le enviar alertas para recordar plazos de contratos vencidos, realizar
renovaciones de estos, entre otras.
Llevar un registro organizado de las garantas entregadas por cada uno de sus
proveedores.
Saber oportunamente, si es necesario imponer sanciones o trmino anticipado a un contrato.
Verificar las fechas de cumplimiento de sus proveedores.
Verificar si las condiciones del contrato se cumplen cabalmente.
Consultar aspectos especficos de cada uno de los contratos que se encuentra
gestionando.
Pagar oportunamente a sus proveedores.
Crea la ficha de contrato (ficha resumida de contrato a partir de los datos adjudicados)
Gestiona la informacin contenida en la ficha de contrato.
2)Supervisor de Contrato:
Valida las modificaciones realizadas por el administrador de contrato en la aplicacin
off-line y publica los cambios realizados en Mercado Pblico.
El presente manual contiene la informacin necesaria para el correcto manejo de la aplicacin y
desarrollar con calidad la gestin de contratos.
Para ver en detalle los pasos a seguir para Crear una Ficha de Contrato, consultar los puntos 4.1 al
4.3 de este Manual. Para ver los pasos a seguir para completar o actualizar la informacin de una
Ficha de Contrato, consultar los puntos 5.4 al 5.11 del presente Manual.
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3. Iconografa de Navegacin
Estos conos indican si el contrato
se encuentra vigente (verde), por
vencer (amarillo) o vencido (rojo),
segn su fecha de finalizacin.
La configuracin de estas alarmas
se realiza en la opcin Contratos /
Configuracin de Alerta de
Contratos del men superior desu escritorio.
Este cono permite realizar la
descarga de la ficha de contrato
en su computador personal.
Si el cursor est activo respecto de este cono, ello
significa que podr ser descargado a su computa-
dor personal y se abrir una ventana donde solicita
al usuario seleccionar la ruta donde guardar la
informacin.
Si el cursor est inactivo, ello indica que la ficha
est siendo utilizada por otro usuario y por lotanto no podr realizar ninguna accin al respecto.
Este cono permite volver a subir a www.mercadopublico.cl la ficha trabajada desde el
computador personal.
Este cono permite visualizar la ficha de un contrato y su gestin.
Permite generar el contrato conexo asociado a un contrato.
Recuerde que si el cursor est activo respecto de cada uno de estos conos, usted podr realizar las
acciones correspondientes.
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Acciones Adicionales
El usuario con el rol de Supervisor de contratos podr realizar las siguientes acciones:
Publicar es la accin que permite que la ficha del contrato y todos los adjuntos
sean visibles desde el ambiente pblico por todos los ciudadanos. El cono slo
es visible para el usuario que cuente con tal rol. Una misma persona puede tenerel rol de administrador y de supervisor de contratos.
Liberar es la accin que permite recuperar una ficha que fue descargada a el
computador del usuario y que por algn motivo no se ha vuelto a subir a
www.mercadopublico.cl.
Abrir/Editar es la accin que permite abrir y editar una ficha que est publicada y
que por algn motivo (error, omisin, correccin u otro) necesita editarse. Con
este paso se habilita el cono de edicin en su escritorio.
RecuerdePara ingresar la ficha a www.mercadopublico.cl, debe
realizarlo mediante la opcin Subir
Es conveniente esperar unos minutos para realizar el acto
de publicar por parte de un usuario supervisor. De esta
manera se asegura que el proceso sea el correcto y que
la informacin actualizada pueda visualizarse.
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4. Aplicacin de Gestin de Contratos (on line)
Contratos
Buscar Ficha de
Contratos
Generar Ficha de
Contrato
Congurar alarmas
Congurar Ficha de
Contratos
Contratos
BuscarF cha de
Contratos
GenerarF cha de
Contrato
Conguraralarmas
CongurarFicha de
Contratos
Una vez adjudicada la licitacin,la aplicacin de gestin de contratos permite generar la ficha de
contratos de manera automtica y transparente al usuario, heredando los datos de la adjudicacin
(la cual contiene datos de la licitacin y de las(s) oferta(s). En el caso de existir ms de una oferta
adjudicada, se generarn tantas opciones como ofertas adjudicadas haya.
ImportanteLa aplicacin de contrato slo permite la gestin de contratos generados a travs de la platafor-
ma www.mercadopublico.cl, incluidos los de compra urgente o convenio marco, donde se emitauna orden de compra.
Una vez ingresado al escritorio de www.mercadopublico.cl el usuario podr encontrar en su men
principal la opcin Contratos que, al presionarla, se desplegar la subopcin generar Ficha de
Contrato.
Cuando ingrese a www.mercadopublico.cl con su nombre de usuario y clave, podr ver la nueva
opcin de men de contrato en su escritorio.
El usuario debe tener asignado el rol de Administrador de Contrato y/o Supervisor de Contrato.
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4.1 Generacin de Ficha de Contrato
La Ficha de Contrato puede provenir ya sea desde el ID (identificador) de una licitacin o desde el
ID (identificador) de una orden de compra.
a) Si proviene desde una licitacin, se debe hacer ingreso del ID de la licitacin.
Luego se debe presionar el botn Buscar el cual nos redirigir a una nueva pgina, en donde sedeben seleccionar l o los tems adjudicados por proveedor para la generacin del contrato. Ver
Buscar Fichas de Contrato.
b) Si proviene desde una orden de compra, se debe ingresar el Identificador de la orden
de compra:
El resultado de la bsqueda se refleja en una tabla de la siguiente manera:
Cuando una ficha de contrato se genera a partir de una orden de compra hay que presionar el
cono Editar para acceder a la pgina que permite completar los datos bsicos.
Buscar
2142-10-CM11
La numeracin correlat
va de la ficha de contra
asignado se genera una
vez adjudicada la
licitacin o aceptada laorden de compra. Esta
codificacin est
relacionada con el rea
cargo de la administra
cin del contrato.
Recuerde
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Al realizar la bsqueda se debe seleccionar el o los tems de la licitacin adjudicada, correspon-
diente al proveedor respecto del cual se desea generar una ficha de contrato.
En el caso de ser varios los tems adjudicados y que se seleccionen algunos, al presionar el botn
Generar Contrato, la aplicacin muestra el siguiente mensaje:
A continuacin se muestra un ejemplo de una bsqueda por tems adjudicados:
Rut Proveedor Items Adjudicados Seleccione un Item
4.2 Buscar tems Adjudicados
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4.3 Creacin de la Ficha de Contrato
Es importante sealar que las Clusulas se deben seleccionar en esta pantalla en base al
contrato que se est gestionando, pues esas caractersticas se heredarn como funcionalidades
en la ficha que se descargue al computador personal del administrador del contrato. Por ejemplo,
si se selecciona la clusula Tiene Clusula de Renovacin, se podr realizar esta operacin; de lo
contrario aparecer bloqueada dicha opcin en el Editor off line. Similar situacin suceder con el
trmino anticipado y con la modificacin de contrato.
A continuacin se procede a ingresar la informacin bsica necesaria para crear la ficha del
contrato mediante el siguiente formulario:
Segundo Paso: Adjuntar Anexos. En esta etapa se facilita adjuntar los documentos que respaldan
la creacin del contrato.
Primer Paso:Generacin del encabezado de la ficha del contrato.
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4.4 Gestin de Ficha de Contratos
Desde el buscador de su escritorio en www.mercadopublico.cl, podr buscar la ficha de los contra-
tos generados por su institucin o publicados en www.mercadopublico.cl.
4.4.2 Visualizacin de la Ficha de Contrato
4.4.1 Bsqueda de Ficha de Contrato
La informacin bsica extrada de la adjudicacin, ms la informacin completada por el usuario y
la informacin peridica de la gestin se muestran en la ficha siguiente:
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Nota: esta configura-
cin se aplicar a todos
los contratos que
administra, no pudien-
do realizar una configu-
racin particular para
cada ficha de contrato.
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4.4.3 Configuracin de Alerta de Contratos
El usuario puede configurar el umbral de los vencimientos de las garantas, vencimientos de
contratos e hitos de pago.
4.4.4 Contrato Conexo
Si usted desea efectuar la ficha de un contrato conexo debe ingresar al buscador de fichas de
contrato y realizar la bsqueda de la ficha del contrato relacionado. Debe entonces seleccionar el
icono, y acceder a la siguiente pantalla.
En cada casilla se deber indicar el N de das corridos previos a los respectivos vencimientos, en
que el usuario desea que la aplicacin active la alarma para avisar de que prximamente secumplir: la vigencia del contrato, de la garanta o la fecha de los pagos, segn sea el caso
Presione el botn Agregar y se desplegar un formulario para ingresar la informacin asociada a
la ficha del contrato conexo, siguiendo los mismos pasos realizados con la ficha de contrato
original
Agregar
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4.4.5 Pantalla de subida de Ficha de Contratos
Cuando la ficha es subida exitosamente, la aplicacin devuelve este mensaje:
Para subir la ficha de contratos trabajada en el computador del usuario, se debe acceder al escri-
torio del Comprador a travs de www.mercadopublico.cl, luego seleccionar la opcin Buscar Ficha
de Contrato, a travs del ID del Contrato o el ID de la respectiva Licitacin u Orden de Compra, y
una vez seleccionado el respectivo contrato, presionar la opcin Subir.
Una vez realizado este paso, la ficha quedar en estado Por Publicar, por lo cual ser necesario
que el Supervisor ingrese a la aplicacin con su clave para revisar la ficha de contrato y si toda la
informacin est correcta, proceder a la publicacin de la ficha actualizada en
www.mercadopublico.cl
Subir Ficha de Contrato
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4.4.6 Pantalla para la Publicacin de Ficha de Contratos
Una vez que el Administrador de Contrato ha subido la Ficha de Contrato con las actualizaciones
realizadas, el usuario con el perfil Supervisor puede realizar la publicacin de una Ficha de
Contratos. En tal caso, la Ficha de Contratos debe estar en estado por publicar.
Las acciones a realizar son: Ingresar a opcin de men Contrato, Publicar Ficha de Contrato. Se
selecciona una bsqueda rpida, ingresando el ID de Contrato o por el buscador avanzado ingre-
sando el ID Licitacin, Id Orden de Compra, por RUT del proveedor o por rango de fechas de vigen-
cia del contrato.
POR PUBLICAR
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El usuario Supervisor puede verificar antes de publicar si los cambios son correctos, revisando la
ficha de contrato. Si est de acuerdo, debe Aceptar.
En este ejemplo, el supervisor verifica a travs de la ficha si las actualizaciones realizadas por elusuario administrador son pertinentes:
Publicar
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Si el Supervisor est de acuerdo con las actualizaciones realizadas a la ficha, presiona el botn
Publicar y de esta manera la Ficha de Gestin de Contratos est en estado publicado.
Las fichas de contrato una vez publicadas quedan disponibles para ser visualizadas
por toda la ciudadana a travs de www.mercadopublico.cl.
Importante
4.4.7 Bsqueda pblica de Fichas de Contratos
Una vez que las fichas de contratos se encuentran publicadas en www.mercadopublico.cl quedan
disponibles para que cualquier interesado pueda acceder a esta informacin. Para esto, se debe
acceder al sitio web www.mercadopublico.cl y seleccionar en su portada la opcin: Ir a Buscar
Contratos:
Publicado
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Luego, se puede hacer la bsqueda de Fichas de Contratos por:
ID de Contrato
Comprador
Proveedor
Fechas de Vigencia
Luego, una vez realizada la bsqueda, aparecer la opcin seleccionada, tal como aparece a
continuacin:
Y al presionar en el Nmero de Ficha de contrato, se podr acceder al detalle de la misma:
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Note que para hacer esta bsqueda no es necesario que el interesado sea usuario de Mercado
Pblico, puesto que no se le exige nombre de usuario ni contrasea, por tanto, se facilita el acceso
de la informacin de contratos para toda la ciudadana, aumentando la transparencia del mercado
de compras pblicas.
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5. Aplicacin en Computador del usuario (off line)del Editor de Ficha de Contrato
5.1 Instalacin del Editor de Ficha de Contrato
En el sitio de ChileCompra http://www.chilecompra.cl/gestiondecontratos.html encontrar el link
para descargar la aplicacin Editor de Ficha de Gestin de Contrato.
El instalador de la aplicacin EditorFichaContrato.zip sugiere la siguiente estructura de almace-
namiento, que facilita la posterior bsqueda de las Fichas de Contrato almacenadas:
a) El software del EditorFichaContrato.zip se descargar en la siguiente carpeta de su computador:
C:\MercadoPublico\Software de Editor Fichas de Contrato
ImportanteRequerimientos TcnicosSistema Operativo Micro-soft Windows XP, Vista y 7,con los ltimos servicespack instalados.Microsoft Framework .NET2.0 con los ltimos servicespack instalados.Espacio en disco: 100 MB almenos.
Memoria RAM: 512 MB osuperior.Microsoft Internet Explorer5.0.1 o Superior.
C:\MercadoPublico\Software de Fichas de Contrato\
Para descargar la aplicacin, presione el botn Editor Gestin de Contratos, luego presione la
opcin Guardar y finalmente para instalar, abra este archivo y siga las instrucciones de instalacin
que le sugerir la aplicacin.
EDITOR DE GESTIN DECONTRATOS
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Para abrir una ficha de contrato existen 2 opciones:
a) Opcin 1 desde barra de herramientas.
1.En la barra de herramientas vaya al icono de abrir contratos como se muestra en la siguiente
imagen:
La ficha es un archivo
XML. Se sugiere no
editar el archivo desde
fuera de la aplicacin,
dado que cualquier
alteracin generar que
la plataforma desconoz-
ca el archivo y no pueda
subir la informacin
trabajada en su compu-
tador a la plataforma
www.mercadopublico.cl
Observe
c) El usuario descargar las fichas desde Mercado Pblico y stas se almacenarn en su computa-
dor en la siguiente carpeta:C:\MercadoPublico\Software de Fichas de Contrato\Repositorio de Fichas
De esta manera se instal en su computador la aplicacin O Line y la estructura de carpetas que
permitir la gestin de las chas de contrato de manera local.
5.2 Abrir Ficha de Contrato
Para comenzar a trabajar en las fichas de contratos en forma offline, el usuario debe abrir la
aplicacin de gestin de contratos desde el escritorio de su computador, tal como se muestra a
continuacin:
b) En la siguiente carpeta se almacenarn por defecto las carpetas con los documentos asociados
a cada contrato que usted bajar de Mercado Pblico:
C:\MercadoPublico\Software de Editor Fichas de Contrato\Documentos de Contrato
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2. Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo solicitando seleccionar la ficha que desea
abrir como se muestra en la siguiente imagen:
3. Seleccione el archivo y presione abrir. Con esto se cargarn las distintas secciones del
contrato.
b) Opcin 2 desde Men de Contrato.
1. En el men de contratos haga clic sobre la opcin abrir tal como se muestra en la
siguiente imagen:
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2. Se exhibir el siguiente cuadro de dilogo solicitando seleccionar la ficha que desea abrir, como
se muestra en la siguiente imagen:
3. Seleccione el archivo y presione abrir. Con esto se cargarn las distintas secciones del contrato.
ImportanteSi al descargar la Ficha de Contrato, presion cancelar, no bajar a su computador ningn
archivo (ficha de contrato), pero la ficha quedar en estado Descargado de esta manera
no se podr volver a bajar. Para resolver esta situacin, DEBE el usuario Supervisor buscar
la ficha en el buscador rpido o en el avanzado y presionar la accin Liberar.
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Una vez que el usuario abre la ficha de contrato en su computador se proceder a visualizar todo el
contenido de la ficha en las distintas secciones que conforman el rbol de navegacin.
Por defecto la primera pgina que muestra la aplicacin, contiene informacin precargada desde la
web, como se muestra a continuacin:
5.3 Visualizacin de informacin precargada de la ficha de Contrato
Reglas de negocio sobre la informacin precargada del Contrato No se puede modificar off line la informacin ingresada en la ficha por el usuario en
www.mercadopublico.cl.
Los archivos adjuntos desde la aplicacin web, asociados a la creacin del contrato,
slo son visibles en esta pantalla anterior y en la tabla de archivos como muestra a
continuacin la siguiente imagen:
ObserveLa columna Archivos representa la ruta fsica donde
quedan los documentos adjuntos y el icono de visualizar
permite ver el documento adjunto.
RecuerdeCada vez que actualice la
informacin del contrato,
baje la ficha desde
www.mercadopublico.cl,
complete la informacin
mediante el Editor de
Gestin de Contrato y suba
esa ficha a
www.mercadopublico.cl
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Adjuntar archivos
La aplicacin del Editor de Ficha de Contratos permite adjuntar archivos en su computador
personal de la siguiente manera:
1. Seleccione el tipo de documento, esto ltimo depende de la carpeta que tiene seleccionada
(por ejemplo, Resolucin).
2. Presionar el cono de la lupa y buscar el archivo que desea adjuntar en su computador.
3. Seleccionar la carpeta, el archivo y presionar Abrir.
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4. El documento ser cargado en la tabla:
Presionando el vnculo en Archivos o bien el cono de la lupa para visualizar, podr ver el
archivo.
5. Para eliminar presionar el cono rojo con una cruz.
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5.4 Informacin General
Para navegar sobre las secciones del contrato, haga clic sobre cada una de las secciones del rbol,
las que se exhibirn del lado derecho de la pantalla, como se muestra en la siguiente imagen:
O bien puede presionar los botones Siguiente y Atrs que se encuentran en la parte inferior de
las secciones, como se muestra en la siguiente imagen, para navegar por las distintas secciones:
Observe
Los campos con * son decarcter obligatorio.
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5.5 Visualizacin Informacin General
El contenido de esta seccin es generado desde la aplicacin web (en ambiente
www.mercadopublico.cl) y bajada a disco del computador del usuario de la ficha.
1. Para visualizar la informacin haga clic sobre el ttulo Informacin General del rbol de
navegacin.2. Se mostrar la siguiente pantalla:
RecuerdeCuando se descarga una ficha de contrato al computador del usuario, sta
queda sin poder utilizarse desde www.mercadopublico.cl, hasta que es
cargada (o subida) nuevamente a www.mercadopublico.cl. Esto para evitar
que dos personas trabajen sobre una misma ficha.
Reglas de negocio sobre la Informacin General del Contrato
No se puede modificar off line la informacin ingresada en la ficha por el usuario enwww.mercadopublico.cl, excepto el campo contacto, en el cual pueden agregarse o actualizar
los datos de contacto del proveedor.
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5.6 Informacin Contable y Unidad Requirente
Este panel se compone de dos secciones, una que es modificable por parte del usuario y otra que
es completada por la aplicacin web al momento de realizar la descarga de la ficha.
A continuacin se muestra una imagen de este panel:
Reglas de negocio sobre Informacin Contabley Unidad Requirente Se pueden agregar n cantidad de registros contables, siempre y cuando no excedan el
monto total del contrato, ya que la aplicacin valida las cantidades.
Los registros contables una vez que son almacenados en la web, y aprobados por el
Supervisor de contratos, no son modificables.
La informacin de unidad(es) Requirente(s) es slo para visualizar y no se pueden
realizar modificaciones sobre ella desde la aplicacin en el computador del usuario.
La informacin de administrador del contrato es slo para visualizar y no se pueden
realizar modificaciones sobre ellos desde la aplicacin en el computador del usuario.
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5.6.1 Agregar nuevos registros contables
1. Para agregar nuevos registros contables, presione el botn Agregar registro como se muestra en
la siguiente imagen:
Se desplegar la siguiente ventana:
Complete la informacin solicitada considerando que:
Nmero de Cuenta es el Nmero de Cuenta Contable, alfanumrico, el cual al menos, debe
contener 5 caracteres.
Centro de costo puede ser slo nmero o alfanumrico. La aplicacin permite distribuir en
diferentes centros de costo el monto de la imputacin.
Imputacin Presupuestaria es el Nmero de Cuenta Presupuestaria, alfanumrico.
Monto debe registrar slo nmeros con . (punto) o , (coma).
Unidad de moneda, en la cual est expresado el monto del contrato a informar.
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2. Luego presione Grabar; si se graba con xito, aparecer el siguiente mensaje:
3. Presione aceptar.
4. La ventana actual se cerrar y la tabla ser refrescada con la nueva informacin, como se
muestra en la siguiente imagen:
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Recuerde que slo podrn ser modificados aquellos registros contables no publicados en
www.mercadopublico.cl.
1. Para modificar un registro contable presione Modificar (en el icono del lpiz), como se muestra
en la siguiente imagen:
2. Se abrir la siguiente ventana con la informacin del registro a modificar, como se muestra en
la siguiente imagen:
3. Realice los cambios que estime convenientes y presione Grabar.
4. Aparecer el siguiente mensaje como resultado:
5. Presione Aceptar.
6. La ventana actual se cerrar y la grilla ser
refrescada con la nueva informacin, como se
muestra en la siguiente imagen:
ObserveSe muestra la fecha de
ingreso del registro.
5.6.2 Modificar Registros Contables
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5.6.3 Eliminar Registros Contables
Recuerde que slo podrn ser eliminados aquellos registros contables con estado publicado.
1. Para eliminar un registro contable, haga clic en el icono de papelera que se muestra en la tabla,
como se muestra en la siguiente imagen:
2. Se mostrar un mensaje de alerta indicando si est seguro de eliminar el registro contable, si es
as presione s:
3. Presione s, y el registro ser eliminado de la tabla como se muestra en la siguiente imagen:
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5.7 Vigencia
La vigencia de un contrato est representada por la duracin inicial del contrato, ms todas las
renovaciones asociadas que tuviera este contrato.
Al panel de vigencia se accede realizando click sobre el rbol de navegacin, seccin vigencia,
como se muestra en la imagen:
El panel de vigencia se presenta de la siguiente manera con informacin que el usuario no puedemodificar directamente en la aplicacin, salvo que exista una renovacin.
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Slo podrn ser renovados aquellos contratos que en la aplicacin web (en
www.mercadopublico.cl), fueron creados activando la clusula de renovacin.
La renovacin de un contrato slo podr realizarse en el plazo de tiempo definido en las
alarmas de la aplicacin, dado el umbral de tiempo (alarmas), que configur el usuario.
Ver explicacin de archivo de configuracin.
La Aplicacin asume que la fecha de renovacin siempre ser la fecha de trmino de un
contrato ms 1 da.
La fecha de trmino de un contrato no podr ser menor a la fecha de inicio de la reno-
vacin. La unidad de moneda de la renovacin de contrato es la misma que la moneda del
monto total del contrato.
Una renovacin debe incorporar a lo menos un archivo adjunto.
Las vigencias, una vez que son almacenadas en la web y aprobadas por el Supervisor de
contratos, no son modificables.
Una vigencia est compuesta por 1 o varios archivos adjuntos.
Reglas de negocio sobre Renovaciones
5.7.1 Renovacin de un contrato
1. Para agregar una renovacin el contrato debe estar vencido o bien con el umbral de tolerancia
ya definido. Si lo anterior se cumple, presione el botn Renovar:
Renovar
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3. Ingrese la informacin que desee considerando las reglas de negocios definidas en este
apartado.
ImportanteLa moneda del contrato ser
heredada y no podr ser
modificada.
2. Se mostrar la siguiente ventana:
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Al ingresar la duracin de la renovacin y la unidad de tiempo, la fecha de trmino del contrato
ser calculada automticamente.
Debe incluir al menos un archivo adjunto.
Una vez que se han completado los datos, presione grabar y se mostrar la siguiente informacin:
4. Presione aceptar, los cambios se vern reflejados en la grilla como se muestra en la siguienteimagen:
5. Ntese que el grupo de vigencia en la parte superior actualiza la fecha de finalizacin del
contrato y la duracin en das como se muestra en la imagen:
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5.7.2 Modificar Vigencia
Recuerde que slo podrn ser modificadas aquellas vigencias no publicadas en
www.mercadopublico.cl.
1. Para modificar la vigencia presione Modificar (con el cono del lpiz) como se muestra en la
siguiente imagen:
2. Presione modificar y se mostrar una ventana con un formulario, como se muestra en la siguien-
te imagen:
3. Modifique la informacin que estime conveniente y presione grabar.
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4. Se desplegar el siguiente mensaje, y presione aceptar.
5. Se actualizarn los datos en la tabla y si modific datos en las fechas de la Vigencia, se vern
reflejadas en la parte superior de sta.
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5.7.3 Eliminar Vigencias
Recuerde que slo podrn ser eliminadas aquellas vigencias no publicadas en
www.mercadopublico.cl.
1. Para eliminar una vigencia, haga clic en el icono de cruz que aparece en la tabla, como se
muestra en la siguiente imagen:
2. Se mostrar un mensaje de alerta indicando si est seguro de eliminar la vigencia. Si es as,
presione S:
3. Presione S, y el registro ser eliminado de la grilla como se muestra en la siguiente imagen:
ObserveAl eliminar la vigencia, el
grupo de vigencias con
las fechas es actualizado.
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5.8 Trmino Anticipado
El trmino anticipado de un contrato est representado por el cambio de fecha de finalizacin de
un contrato.
El panel de trmino se accede realizando clic sobre el rbol de navegacin, seccin Trmino
Anticipado, como se muestra en la imagen:
Se muestra una caja de verificacin que indica si tiene trmino anticipado, y de ser as, se activa
el botn de trmino anticipado.
Se puede terminar anticipadamente un contrato en cualquier momento, dependiendo de las
condiciones asumidas en el contrato.
Podr generarse slo un trmino anticipado.
La fecha de trmino anticipado, no puede ser menor a la fecha de inicio del contrato.
Un contrato terminado anticipadamente y publicado en www.mercadopublico.cl como
terminado, no puede ser modificado.
El trmino anticipado una vez que es almacenado en la web y aprobado por el Supervisor de
contrato, no es modificable.
Reglas de Negocio sobre Trmino Anticipado
ImportanteSlo podrn ser terminados antici-
padamente aquellos contratos que
en la aplicacin web, fueron creados
con clusula de trmino anticipado
activa.
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5.8.1 Agregar Trmino de Contrato
1. Para registrar un trmino anticipado de contrato, este se puede realizar en cualquier momento.
El contrato debe cumplir con la clusula que habilita que se pueda terminar en forma anticipada.
Presione el botn Terminar Contrato:
2. Se mostrar el siguiente formulario:
3. Complete la informacin segn las reglas de negocio definidas. Los campos con * son de
carcter obligatorio.
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4. Presione Grabar, y se mostrar el siguiente mensaje:
5. Presione aceptar. Se cerrar la ventana actual y se actualizar la grilla, como se muestra en la
siguiente imagen:
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5.8.2 Modificar Trmino Anticipado
1. Para editar un trmino anticipado presione Modificar, presionando el icono del lpiz como se
muestra en la siguiente imagen:
2. Se mostrar el formulario desde donde podr realizar las modificaciones que estime conve-
niente:
3. Realice los cambios que estime convenientes y presione Grabar.
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4. Aparecer el siguiente mensaje como resultado:
5. Se cerrar la ventana actual y se mostrar la informacin actualizada.
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5.8.3 Eliminar Trmino Anticipado
Recuerde que slo podr ser eliminado aquel trmino anticipado no publicado en
www.mercadopublico.cl
1. Para eliminar un trmino anticipado, haga clic en el icono de papelera que aparece en la tabla,
como se muestra en la siguiente imagen:
2. Se mostrar un mensaje de alerta indicando si est seguro de eliminar el registro contable, si
es as presione S:
3. Presione S, y el registro ser eliminado de la tabla.
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5.9.1 Agregar Pago
1. Se puede agregar un pago en cualquier momento, presionando el botn agregar pago.
2. Se mostrar la siguiente ventana:
Este formulario se divide en dos partes:
a) La que se encuentra en la parte superior que define informacin estimada del pago.
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b) La que se encuentra en la parte inferior que define informacin de la ejecucin del pago:
Ambas informaciones pueden ser llenadas de inmediato o con desfases de tiempo.
Pero al agregar un pago, slo se controla la informacin de la definicin de la cuota como datos
obligatorios. En el caso de las rdenes de compra deben estar aceptadas, si no es as, la orden de
compra no aparecer en la grilla que se despliega al presionar Buscar OC.
3. Complete la informacin necesaria y presione Grabar. Se mostrar el siguiente mensaje de
xito. Presione Aceptar.
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5.9.2 Modificar Pagos y Eliminar Pagos
La modificacin y eliminacin de pagos funciona igual que las eliminaciones y modificaciones de
los apartados anteriores.
5.9.3 Ejecutar Pago
La ejecucin de pago hace que se registre la informacin efectiva del pago, por lo tanto, se
validarn los datos obligatorios para que se pueda ingresar el pago.
1. Desde la grilla de pagos existe una funcionalidad que es la ejecucin del pago, como se muestra
en la siguiente imagen. Haga clic sobre l.
2. Se mostrar el siguiente formulario de ingreso.
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3. Complete los datos que se requieren.
4. Una vez completado, presione Grabar. Se mostrar el siguiente mensaje:
5. Los cambios anteriores se reflejarn en la tabla.
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Al momento de ser ingresado un contrato en la aplicacin web se define la cantidad de
garantas asociadas a un contrato.
El nmero de garantas no podr exceder la cantidad ya definida.
La fecha de vencimiento de la garanta no puede ser menor a la fecha del contrato.
La fecha de vencimiento no podr ser menor a la duracin del contrato.
Una garanta no puede ser retirada si se encuentra cobrada.
Una garanta asociada a una sancin no puede ser eliminada ni retirada.
Reglas de Negocio sobre Garantas
5.10 Garantas
Las garantas de un contrato son aquellos documentos que permiten respaldar la ejecucin de un
contrato.
Al panel de garanta se accede haciendo click sobre el rbol de navegacin seccin Garantas. Se
muestra la siguiente imagen:
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5.10.1 Agregar Garanta
1. Para agregar una garanta al contrato, se puede realizar en cualquier momento, presionando el
botn Agregar garanta
2. Se mostrar la siguiente ventana donde solicitar informacin de ingreso de la garanta.
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3. Complete la informacin solicitada.
4. Presione Grabar. Se mostrar el siguiente mensaje y presione Aceptar.
5. Se actualizar la tabla de garantas.
5.10.2 Modificar Garantas y Eliminar Garantas
La modificacin y eliminacin de garantas funciona igual que las eliminaciones y Modificaciones
de los apartados anteriores.
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5.10.3 Devolucin de Garantas
Para hacer el registro de la devolucin de garantas, se debe usar la opcin Retirar Garantas.
Para esto, se deben seguir los siguientes pasos:
1. Desde la opcin Garantas, hacer click en el cono Retirar, en la garanta respectiva.
2. Se mostrar la ventana de retiro de garantas:
3. Complete la informacin correspondiente y presione Guardar.
4. Los cambios se vern reflejados en la tabla de garantas.
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Se pueden aplicar todas las sanciones segn se haya especificado en el contrato.
La fecha de la sancin no puede ser menor a la fecha de inicio del contrato.
Las sanciones que aplican sobre cobro de boletas de garantas, deben quedar reflejados
actualizando la fecha de cobro de la garanta.
Las sanciones que aplican sobre el cobro de boletas de garantas, equivalen al monto y
moneda estipulados en la garanta.
Reglas de Negocio sobre Sanciones
5.11 Sanciones
Las sanciones son multas, cobros de garantas y otros, que el organismo aplica sobre un contrato
por no cumplimientos o faltas en los plazos de entrega.
Al panel de sanciones se accede haciendo clic sobre el rbol de navegacin seccin Sanciones,
como se muestra en la siguiente imagen:
Sanciones
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5.11.1 Agregar Sancin
1. Para agregar una sancin al contrato se puede realizar en cualquier momento, presionando el
botn agregar.
2. Se mostrar la siguiente ventana donde se solicitar informacin de ingreso de la sancin.
Agregar
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3. Seleccione el tipo de sancin. En caso de que seleccione cobro de boleta de Garanta, se modifi-
car el actual formulario al que se muestra a continuacin:
4. Presione Grabar. Se mostrar un mensaje de xito y se actualizar la tabla.
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5. Se actualizar la tabla de garantas.
5.11.2 Modificar y Eliminar Sanciones
La modificacin y eliminacin de garantas se realiza de la misma manera que las eliminaciones y
modificaciones de los apartados anteriores.
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Desarrollado por:
Direccin ChileCompra con la colaboracin de la Universidad de las Amricas.
Impreso por:
Trama Impresores S.A.
www.chilecompra.cl
ENERO 2012
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La Gestin de Contratos en lnea permite a los compradorespblicos llevar en forma ordenada sus contratos y poner estainformacin a disposicin de la comunidad, aumentando enforma relevante los niveles de transparencia y eficiencia enel sistema de compras pblicas de ChileFelipe Goya
Director de ChileCompra