CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS: ANÁLISE DA DIRETORIA DE COMUNICAÇÃO E ARQUIVO DO MINISTÉRIO

PÚBLICO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

MEC-UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE

IACS-INSTITUTO DE ARTES E COMUNICAÇÃO SOCIAL

GCI-DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO

NITERÓI

2015

DAIANA SOARES FERRAZ

CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS: ANÁLISE DA DIRETORIA DE COMUNICAÇÃO E ARQUIVO DO MINISTÉRIO PÚBLICO DO

ESTADO DO RIO DE JANEIRO

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao

Departamento de Ciência da Informação da

Universidade Federal Fluminense, como requisito

parcial para obtenção do Grau Bacharel em

Arquivologia.

Niterói 2015

Ficha Catalográfica

FERRAZ, Daiana Soares.

Classificação de documentos arquivísticos: análise da Diretoria de Comunicação e Arquivo do Ministério Público do Estado do Rio de Janeiro./ Daiana Soares Ferraz -2015.

44 f. Trabalho de Conclusão de Curso (bacharelado) – Universidade

Federal Fluminense, Niterói, RJ – 2015. Orientação: Profª. Lindalva Rosinete Silva Neves 1.Classificação de documentos arquivísticos. 2. Gestão de documentos. 3. Instrumentos de Classificação. 4. Plano de Classificação. 5.Tabela de Temporalidade de documentos. 6. Avaliação e destinação de documentos arquivísticos. I. Título

DAIANA SOARES FERRAZ

CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS: ANÁLISE DA DIRETORIA DE COMUNICAÇÃO E ARQUIVO DO MINISTÉRIO PÚBLICO DO

ESTADO DO RIO DE JANEIRO

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao

Departamento de Ciência da Informação da

Universidade Federal Fluminense, como requisito

parcial para obtenção do Grau Bacharel em

Arquivologia.

Aprovada em de 2015.

BANCA EXAMINADORA

Prof.ª LINDALVA ROSINETE SILVA NEVES – Orientadora UFF

Prof.ª MARGARETH DA SILVA UFF

Prof. GABRIEL MOORE FORELL BEVILACQUA UFF

Niterói

2015

Em primeiro lugar dedico este trabalho a

Deus, por me iluminar em toda a minha

caminhada, ao meu pai Marcelo Gil, minha

mãe Andrea Soares, ao meu irmão Marcelo

Henrique e ao meu amigo e namorado Diego

Xavier por todo carinho, apoio e dedicação,

obrigada por acreditarem em mim. Dedico a

vocês esta etapa da minha vida de todo

coração.

AGRADECIMENTOS

Em primeiro lugar agradeço a Deus por me dar saúde e fé para seguir firme na

minha jornada.

Agradeço à minha família, meus tios, à minha avó Graça Gonçalves, aos meus

pais e irmão que sempre foram muito presentes na minha vida, me aconselhando, me

ajudando, me apoiando e acreditando no meu potencial, obrigada.

Ao meu namorado Diego Xavier que sempre me apoiou e me ajudou, que foi

presente nos momentos felizes e que estendeu a mão nos momentos de adversidade,

obrigada por ser meu companheiro, amigo, confidente e fazer os meus dias mais cheios

de cor.

À minha amiga Ana Carolina Tayão com quem compartilhei o dia a dia da

universidade desde o 1º período: as tensões dos trabalhos e provas, as risadas e as

histórias da universidade. Obrigada por ter tornado mais alegre essa etapa da minha

vida.

Ao Vinicius Ferraz Bruno e Roberta Nascimento que desempenharam um papel

fundamental de me ajudar a concluir esta etapa.

Aos meus supervisores de estágio que compartilharam comigo suas experiências

e me ajudaram de maneira enriquecedora a aprender a prática da profissão, em especial

a Duala Pessoa e Eliana Flora.

Agradeço a todos os mestres da área por cada conhecimento compartilhado, aos

professores, a todos os colegas de faculdade e dos estágios por que passei obrigada por

cada momento vivido.

Todos estão escritos no livro da minha vida com

muito carinho!

“A informação é uma noção nuclear, mas problemática.

Daí toda sua ambiguidade: não se pode dizer quase nada

sobre ela, mas não se pode passar sem ela.”

Edgar Morin1

1 Apud Maria Odila Fonseca, 2012:13

RESUMO

Conceitos pertinentes à área Arquivística foram levantados a partir de revisão de

literatura, para entender como o processo de classificação de documentos Arquivísticos

é efetuado hoje no Brasil. Foram abordados os princípios da classificação frente aos

princípios da Arquivologia, como a classificação se integra na gestão de documentos, os

principais instrumentos e avaliação e destinação de documentos.

Uma análise do Ministério Público foi feita a fim de identificar como a

classificação funciona na prática de uma instituição pública, para aliar assim a teoria à

realidade da prática brasileira.

Palavras-Chave: Classificação de documentos arquivísticos. Gestão de documentos.

Instrumentos de Classificação. Plano de Classificação. Tabela de Temporalidade de

documentos. Avaliação e destinação de documentos arquivísticos.

ABSTRACT

Relevant concepts to the Archival area were raised from the literature review, to

understand how the process of classification of Archival documents is performed today

in Brazil. The principles of classification were discussed in relation to the principles of

archival science, as the classification integrates the management of documents, the

main instruments and evaluation and disposal of documents.

An analysis of the Public Prosecution Service was made in order to identify how

sorting works in the practice of a public institution, to combine so the theory to practical

reality.

Keywords: classification of archival documents; Document management; Classification

instruments; Classification plan; Table of Temporality of documents; Evaluation and

allocation of archival documents.

SUMÁRIO

1.1 PROBLEMA ........................................................................................................................... 11

1.2 JUSTIFICATIVA...................................................................................................................... 13

1.3 MARCO TEÓRICO CONCEITUAL ............................................................................................ 13

1.4 OBJETIVOS ...........................................................................................................................15

1.4.1 Geral .................................................................................................................................. 15

1.4.2 Específico ........................................................................................................................... 16

1.5 METODOLOGIA .................................................................................................................. 16

2 CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA ........................................................................................... 17

2.1 FUNDAMENTOS TEÓRICOS DA CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA .......................................... 17

2.2 PRINCIPIOS DA CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA ................................................................. 19

3 CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA NA GESTÃO DE DOCUMENTOS .......................................... 21

3.1. CONCEITOS BÁSICOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS ........................................................ 23

3.2 INSTRUMENTOS DE CLASSIFICAÇÃO NA GESTÃO DE DOCUMENTOS ................................ 24

3.2.1 Plano de Classificação ......................................................................................................... 25

3.2.2 Tabela de temporalidade ................................................................................................... 27

3.3. IMPACTO DA CLASSIFICAÇÃO NA AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS ............ 29

4 ANÁLISE DA CLASSIFICAÇÃO NO PROTOCOLO DO MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DO RIO

DE JANEIRO ..................................................................................................................................... 31

4.1 FUNÇÃO E ÁREAS DE ATUAÇÃO ......................................................................................... 31

4.2 SOFTWARE.......................................................................................................................... 32

4.3. DIRETORIA DE COMUNICAÇÃO E ARQUIVO ....................................................................... 33

4.3.1 A gerência de comunicação ................................................................................................ 33

4.3.2 Gerência de arquivo ........................................................................................................... 34

4.3.3 Identificação do usuário ..................................................................................................... 34

4.3.4 Métodos de arquivamento ................................................................................................. 34

4.3.5 Organograma ..................................................................................................................... 35

4.4 PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL ............................................................................ 36

4.5 METODOLOGIA DA CLASSIFICAÇÃO ................................................................................... 37

4.5.1 Entrevista com a diretora de comunicação e arquivo ......................................................... 38

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS ..................................................................................................... 40

BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................................. 41

APÊNDICE A – FORMULÁRIO DE ENTREVISTA .................................................................................. 44

11

1 INTRODUÇÃO

Este trabalho aborda de forma conceitual o tema classificação, os seus diferentes

métodos, quais princípios da área são incorporados em seu processo, como é feito o seu

processo e o que é necessário para fazê-lo. O estudo aborda o tema visando entender como

o processo de classificação é realizado atualmente no Brasil.

Em um segundo momento, este trabalho mostra como a classificação ocorre na

Diretoria de Comunicação e Arquivo no Ministério Público do Estado do Rio de Janeiro -

MPRJ, bem como os métodos são aplicados na gestão de documentos, os instrumentos

utilizados e como isso influencia na gestão dos documentos da Instituição.

Dessa forma, o trabalho apresenta os benefícios e a importância da classificação e

como essa prática influencia o ciclo de vida dos documentos do MPRJ.

1.1 PROBLEMA

A teoria das três idades divide o ciclo de vida dos documentos em corrente,

intermediário e permanente. Que segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia

Arquivística – DIBRATE são:

Arquivo corrente - o conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. DIBRATE (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 29) Arquivo intermediário – o conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação e arquivo permanente o conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. DIBRATE (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 32)

No entanto, se ocorrer à falta da gestão de documentos, alguns problemas surgirão,

tendo em vista que o ciclo de vida se resume a arquivos correntes e intermediários.

Assim, haverá falta da atividade matricial da gestão, que causa impacto em todo esse

ciclo vital, principalmente na classificação dos documentos.

12

Sabe-se que o documento nasce das atividades geradas pelas funções de uma

instituição de forma natural e orgânica, porém em determinado momento esse

documento terá de ser registrado em um protocolo que segundo Paes (2004, p. 27):

é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do

recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em

curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao

documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.

PAES (2004, p. 27):

São as principais atividades do protocolo o registro dos documentos recebidos e/ou

expedidos e o controle de seu trâmite. Para tal, é necessário o conhecimento de como

proceder para que o documento cumpra sua função dentro da instituição. Para isso, é

necessário que técnicas de Arquivo e protocolo sejam aplicadas a fim de evitar

problemas por falta de registro, por uma classificação errônea ou até mesmo pela falta

de classificação que compromete todas as atividades posteriores do Arquivo.

Segundo Bernardes, (1998) para o conhecimento efetivo da função da

documentação dentro de uma instituição é necessário conhecer a instituição em si, a

sua hierarquia, organograma, regulamentos e o conhecimento da legislação pertinente

às atividades da instituição, ou seja, é necessário o diagnóstico da instituição para tomar

conhecimento de todas as suas atividades, bem como das carências da empresa e seus

principais objetivos.

Assim, será possível ter profissionais capacitados para fazer o registro efetivo da

documentação do protocolo. Junto com um software e com os instrumentos adequados

para realizar a classificação do documento, seguindo técnicas de forma padrão e sempre

buscando melhorar as condições, já que os sistemas estão em constante mudança, bem

como o fluxo de documentação e suas peculiaridades estão sempre aumentando.

A partir dos processos citados o problema deste estudo concentra-se em responder

ao seguinte questionamento: - Quais impactos a classificação de documentos como atividade

13

matricial traz para o ciclo de vida dos documentos e como solucionar a recuperação da

informação?

1.2 JUSTIFICATIVA

O tema classificação de documentos arquivísticos foi escolhido por ser uma

etapa da gestão de documentos de suprema importância.

A falta de classificação traz inúmeras problemáticas a um Arquivo e estas

questões são abordadas, refletidas e discutidas neste trabalho.

A classificação tem grandes consequências em todo o ciclo de vida dos

documentos, cujo momento do primeiro registro dos documentos em um ambiente de

protocolo traz inúmeras vantagens de controle e recuperação da informação. Este pode

aliar para um melhor processo, um sistema informatizado que acompanhará o

documento em todas as outras etapas da gestão de documentos.

Dessa forma, percebe-se que tal assunto não se esgota neste estudo, mas

permite que neste caso, o pensamento sobre o tema seja discutido e consolidado como

mais um ponto de contribuição para a prática arquivística.

1.3 MARCO TEÓRICO CONCEITUAL

A classificação está presente em muitas ações cotidianas, pois o homem tem a

necessidade de classificar. Daí percebe-se a importância da classificação para o homem.

Mas porque classificar? A classificação permite que o homem de uma ordem lógica a

determinados objetos para fins intelectuais e práticos como localização, ordenação e

organização. Com a informação não é diferente, em Arquivos Modernos: princípios e

técnicas, Schellenberg (2007, p. 97) diz que “desde que se começou a registrar a história

em documentos surgiu para o homem o problema de organiza-los” então foram

adotados diversos tipos de organização.

Segundo Sousa (2002) a classificação na arquivística começa a ser pensada

quando a Arquivologia assume aspecto de disciplina, onde profissionais começam a

pensar em teorias e reflexões sobre prática e princípios arquivísticos depois da

publicação do Manual dos Holandeses no final do século XIX. A partir daí no mundo

14

anglo-saxão é formulada uma das teorias mais importantes da área, a teoria das 3

idades que divide a documentação em corrente, intermediária e permanente. Essa

teoria faz parte de uma linha de pensamento da arquivística integrada, desenvolvida no

Canadá, onde os documentos administrativos e os que são conservados para fins

históricos e culturais não são considerados distintos um dos outros.

Rodrigues (2007, p.2) comenta sobre o fato de ter havido após a Segunda Guerra

um “boom” documental e a necessidade de fazer todo um tratamento adequado para

que as informações não fossem perdidas.

A classificação faz parte deste tratamento, que seguindo a linha de pensamento

da arquivística integrada chama-se gestão de documentos.

O grande marco na história da classificação foi a criação do respeito aos fundos

que é essencial, já que não permite que documentos de proveniências diferentes se

misturem o que nos documentos arquivísticos é crucial, já que são documentos

acumulados naturalmente no qual seu contexto representa segundo SOUSA (1995, p.3)

“o produto de atividade do organismo ou pessoa”.

A partir daí começa a aparecer na literatura arquivística o tema classificação

onde diversas formas de organização foram adotadas.

Segundo a linha de pensamento de alguns autores como Sousa (1995) à idade

corrente do documento é o período mais propício para ser feita a avaliação de

documentos, para que sejam determinados os prazos de permanência no arquivo

corrente, a data de transferência para o arquivo intermediário, quais e quando serão

eliminados e os que têm caráter permanente.

Para ser feita a avaliação de documentos é necessário que já exista um

mecanismo de classificação na instituição, a partir dos principais instrumentos de

classificação nos tempos modernos. O plano de classificação é um desses instrumentos.

A implantação do plano de classificação requer que as ações geradoras de

documentos dentro de uma instituição sejam divididas em atividade-meio e fim.

O código de classificação de atividade meio para documentos da administração

pública foi criado em 28 de março de 1996 pelo Conselho Nacional de Arquivos -

CONARQ, para tentar sanar os problemas de classificação, pois os documentos eram

classificados por espécie documental, ordem cronológica ou numérica, o que ocasionava

15

uma má recuperação da informação para dar acesso aos usuários e para que tomadas

de decisões fossem tomadas com o apoio dos documentos da instituição. Na hora de

implementar o código de classificação de atividade-meio dado como padrão pelo

CONARQ é necessária sua adaptação para atender todas as necessidades da

instituição, de modo que não haja comprometimento da classificação de documentos.

Ainda sobre essa temática, existem discussões sobre a aplicabilidade deste código de

classificação realizado, especificamente para a administração pública trazendo carências

a instituições de outros portes.

Para que documentos sejam classificados torna-se imprescindível o

conhecimento organizacional e funcional da instituição, como mencionado

anteriormente, como fundamentais para o diagnóstico satisfatório que responderá

quais são os tipos de documentos gerados pelas atividades da mesma.

Sendo as principais atividades do protocolo o registro dos documentos recebidos

e/ou expedidos e o controle de seu tramite é necessário o conhecimento de como

proceder para que o documento cumpra sua função dentro da instituição. Para isso é

necessário que técnicas de Arquivo e protocolo sejam aplicadas a fim de evitar

problemas por falta de registro, por uma classificação errônea ou até mesmo pela falta

de classificação que compromete todas as atividades posteriores do Arquivo.

O presente trabalho mantém-se na linha de pensamento da arquivística

integrada abordando a partir da literatura arquivística como é a prática de classificação

no Brasil.

1.4 OBJETIVOS

1.4.1 Geral

Analisar a classificação de documentos, de forma embrionária, no Ministério Público

do Rio de Janeiro.

16

1.4.2 Específico

Identificar os impactos que a classificação arquivística traz para a avaliação e

destinação de documentos arquivísticos;

Descrever sucintamente alguns tipos de classificação e suas respectivas

metodologias;

Apresentar os instrumentos de classificação já existentes;

Demonstrar como ocorre o registro do documento no protocolo do MPRJ.

1.5 METODOLOGIA

A metodologia aplicada neste trabalho ocorreu através de revisões de literatura

no âmbito nacional, onde foram levantados diferentes pontos de vista sobre o tema

para que se compreenda o diálogo existente entre os autores. E, apresenta-se um breve

estudo de caso no Ministério Público do Estado do Rio de Janeiro a partir de análise do

material do site, de manuais e entrevista para saber como a classificação ocorre na

prática desta instituição jurídica que assume um grande papel para a sociedade.

17

2 CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA

Sabe-se que o ato de classificar está presente no cotidiano do homem, já que este

tem a necessidade de organizar suas ações, objetos, informações de maneira que gerem

conhecimento e processos.

A partir de leitura do primeiro capítulo de Sousa (2002) entende-se que o homem

organiza a informação desde que se começou a registra-la. Os métodos adotados para

essa organização eram proporcionais e satisfatórios para a quantidade de informação

produzida. Quando o número de produção da informação cresce de forma contínua

todos os métodos existentes não satisfazem mais as necessidades da organização,

surgindo a problemática da criação de técnicas que venham a suprir essas necessidades.

Na arquivística, a classificação é uma atividade de alto grau de importância e que

precede todas as outras atividades. A classificação de documentos arquivísticos causa

impacto em todo o ciclo de vida dos documentos, segundo Schellenberg (2007, p.81), “A

classificação é básica à eficiente administração de documentos correntes. Todos os

outros aspectos de um programa que vise ao controle de documentos dependem da

classificação.”.

2.1 FUNDAMENTOS TEÓRICOS DA CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA

Apesar do conhecimento sobre a importância da prática da classificação, não

existem na área estudos que aprofundem sobre a temática, fazendo assim necessária a

reflexão sobre os fundamentos que a trouxeram na história da arquivologia.

O que parece ser o fundamento teórico-metodológico da classificação de documentos arquivísticos é sem, dúvida a base sobre a qual tem se construído a Arquivística contemporânea: o princípio da proveniência, que delimita externamente o conjunto, e o princípio da ordem original, que dá o caminho para a organização interna do fundo. (TARCISO, 2004, p. 123)

De acordo com a perspectiva da citação acima, são abordados os fundamentos

teórico-metodológicos de documentos arquivísticos: o princípio da proveniência e o

principio da ordem original. O historiador francês Natalis de Wailly, foi o responsável por

um dos princípios mais importantes da Arquivologia, o princípio da proveniência, que

segundo Duchein (1986, p. 14) consiste em, “deixar agrupados, sem os misturar com

18

outros, os arquivos provenientes de uma administração, de um estabelecimento ou de

uma pessoa física ou moral”. O mesmo autor complementa que:

Nem administradores, nem arquivistas de diferentes países, demonstraram o menor escrúpulo em dividir e dispersar documentos de uma mesma origem, nem em reagrupar e misturar documentos de proveniências diferentes , quando a necessidade se fazia sentir, por motivo de comodidade. Todas as antigas classificações de arquivo que chegaram até nós foram concebidas por assuntos, temas ou locais, fato que indica ter sido rompida, para realiza-las, a ordem na qual os documentos haviam sido produzidos. O mal foi relativamente pequeno quando se tratava de classificar dessa forma, arquivos de um só organismo. Muito mais grave se tornou, porém, nos grandes depósitos de arquivos, onde foram reunidos arquivos de diferentes proveniências. DUCHEIN, (1986, p. 15)

Entende-se que até o século XIX, a classificação era adotada sem a preocupação

da origem administrativa do documento e o seu contexto no processo de produção,

levando em conta apenas os elementos intrínsecos do documento, o que causava uma

grande desordem no ponto de vista arquivístico, já que o respeito aos fundos não era

respeitado fazendo com que diferentes documentos de proveniências distintas fossem

misturados e sua ordem original não era mais identificada.

Assim são construídos os princípios da classificação, onde Tarciso cita Lopes para

explicar que:

Da mesma forma que a teoria das Três Idades tem sido usada para a avaliação, aqueles dois princípios (da proveniência e da ordem original) têm servido, principalmente, para definir estratégias de classificação. Portanto a discussão sobre esses dois princípios torna-se imprescindível para fundamentar toda a atividade de organização dos acervos documentais. LOPES (1996, p.73)

2

A partir dessa abordagem é possível compreender que a fundamentação teórica

da arquivística de acordo com o principio da proveniência e respeito aos fundos são

essenciais para uma classificação perene. Nesta, o primeiro critério a ser adotado será o

de classificar de forma natural os fundos de acordo com sua proveniência, afastando a

2 Apud SOUSA, (2003, p. 242).

19

problemática da classificação imediata a partir de características superficiais que não

representam o contexto onde a documentação está inserida e o processo que a gerou.

2.2 PRINCIPIOS DA CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA

A partir de leituras já citadas entende-se que a classificação arquivística tem o

objetivo de organizar a informação a partir do que reflete a instituição. O encadeamento

lógico demonstra que a documentação dentro da instituição, requer todo o

procedimento já mencionado, tais como: conhecimento da instituição em si, sua

hierarquia, organograma, regulamentos e da legislação pertinente às atividades da

instituição. Somente a partir desse entendimento, o arquivista poderá realizar o

diagnóstico correto da instituição para tomar conhecimento de todas as suas atividades,

bem como das carências da empresa e determinar se seus principais objetivos estão

sendo atingidos.

Outro conceito que vem sendo abordado na área da arquivística com fins do

conhecimento da documentação a ser classificada é a identificação sendo entendida

como:

O ato de determinar a identidade do documento de arquivo, de caracterizar elementos próprios e exclusivos que conferem essa identidade. Significa determinar estes elementos que o individualizam e o distinguem em seu conjunto. O processo de produção deste conhecimento implica em reunir informações sobre o documento em seu contexto de produção e descrever estes elementos que formam sua identidade, que revelam o seu vínculo arquivístico.(RODRIGUES, 2012, p. 200)

Ainda sobre o processo de identificação documental, pode-se dizer que este está

no estudo da vertente da gênese documental, sendo para Duranti (1997), “o

componente essencial do documento de arquivo, que revela sua verdadeira natureza,

que determina sua identidade, pois é definida pela sua ligação com o órgão que o

produziu.”.

Schellenberg(2006, p.84) afirma a necessidade do conhecimento da instituição e

da documentação produzida quando explica que “os três principais elementos a serem

considerados na classificação de documentos públicos são: a) a ação que os

20

documentos se referem; b) a estrutura do órgão que os produz; e c) o assunto dos

documentos”.

Sobre as ações que os documentos se referem pode-se dizer que ação

representa as funções e atividades que geram a documentação interna da instituição.

Estas atividades podem ser classificadas como:

Atividade-meio é a ação, encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na produção e acumulação de documentos comuns nos vários órgãos e entidades, documentos estes de caráter instrumental e acessório; e atividade-fim é a ação, encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para o efetivo desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na produção e acumulação de documentos típicos, de caráter substantivo e essencial para o seu funcionamento. (ARQUIVO DO ESTADO DE SÃO PAULO, p. 16)

Segundo Schellenberg (2006, p. 88) os elementos – função, organização e

assunto- entram na classificação de documentos públicos, podendo ser divido em três

tipos: funcional, organizacional e por assunto.

A classificação funcional é a representação lógica das funções, subfunções e atividades do organismo produtor. Por isso, ela independe da estrutura e de suas mudanças no decorrer do tempo. A classificação funcional é a mais apropriada para órgãos públicos do Poder Executivo que sofrem freqüentes alterações em sua estrutura, de acordo com as injunções políticas. Apesar de mais complexa, a classificação funcional é mais duradoura. (BERNARDES, 2008, p.21)

Schellenberg (2006, p.94) baseia seu trabalho nas classificações organizacional e

por assunto. Na primeira, a aplicação da classificação organizacional, ele afirma que

documentos são relacionados de acordo com a organização e podem ser fisicamente

separados em várias seções de um órgão, ou seja, podem ser descentralizados. Já na

classificação por assunto, o documento é classificado a partir da análise do assunto

principal, agrupando-os a partir do mesmo tema.

Esses princípios devem ser aplicados em conformidade com as necessidades da

instituição. É necessário mais uma vez enfatizar a importância dos recursos que a

instituição disponibilizará para o Arquivo, as atividades da empresa e todos os outros

aspectos que ajudem no planejamento estratégico do Arquivo que definirá qual o

método de classificação será adotado.

21

3 CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA NA GESTÃO DE DOCUMENTOS

Sendo o principal norteador da Arquivologia, a gestão de documentos foi

conceituada por diversos autores da área após a Segunda Guerra Mundial, para

controlar o acúmulo de grandes massas documentais geradas pelo desenvolvimento

cientifico e tecnológico.

O historiador norte americano Laurence Burnet define gestão de documentos, com

uma ótica voltada para a área da Arquivística, como:

o processo de reduzir seletivamente a proporções manipuláveis a massa de documentos, que é característica da civilização moderna, de forma a conservar permanentemente os que têm valor cultural sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa. (BURNET, 1979 apud JARDIM 1987, p.2)

Outra visão voltada para a administração, com objetivos de eficiência e eficácia,

foi elaborada pelos Estados Unidos e outros países anglo-saxônicos, na qual a definição

de gestão de documentos da legislação norte americana enfatiza que :

O planejamento, o controle, a direção, a organização, a capacitação, a promoção e outras atividades gerenciais relacionadas com a criação de documentos, sua manutenção, uso e eliminação, incluindo o manejo de correspondência, formulários, diretrizes, informes, documentos informáticos, microformas, recuperação da informação, fichários, correios, documentos vitais, equipamentos e materiais, máquinas reprográficas, técnicas de automação e elaboração de dados, preservação e centros de arquivamento intermediários ou outras instalações para armazenagem. (EUROPEAN ARCHIVAL CONFERENCE ON THE CREATION AND ORGA NIZATION OFCONTEMPORARY RECORDS, 1985 apud JARDIM 1987, p.1)

No Brasil, o conceito de Gestão de documentos é definido pelo DIBRATE

(ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.90) como “conjunto de procedimentos e operações

técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de

documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento

para guarda permanente”. Semelhante a esta definição, temos o conceito de INDOLFO:

22

o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. A gestão de documentos é operacionalizada através do planejamento, da organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental. Indolfo et al. (1995, p. 14)

Indolfo menciona sobre o tema que:

A diversidade de modelos existentes, em termos internacionais, levou a UNESCO, por intermédio do RAMP2, a apresentar uma definição do conceito de gestão de documentos como “domínio da gestão administrativa geral com vistas a assegurar a economia e a eficácia das operações desde a criação, manutenção e utilização, até a destinação final dos documentos”. INDOLFO ET AL., 1995, p. 35-36):

Sobre essa perspectiva Indolfo el al (1995) também apresenta as três fases da

gestão de documentos, sendo elas:

1ª Fase – Produção de documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles nãoessenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação; · 2ª Fase – Utilização de documentos: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessários ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite; · 3ª Fase – Destinação de documentos: envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda de documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanente (INDOLFO ET AL., 1995, p. 15).

Com tais definições a partir da literatura arquivística é possível observar que a

gestão de documentos está presente em todo o ciclo de vida de documentos. Tais

citações também revelam a necessidade de aprofundamento no tema para entender

como esta funciona e quais são os processos que fazem possível um programa alcançar

seu objetivo de gerir documentos com tamanha eficiência.

A classificação, na gestão de documentos se mostra essencial, como pode ser

constatado no manual de gestão de documentos do Estado do Rio de Janeiro – APERJ

(2012, p. 14):

23

Como função arquivística, a classificação pode ser considerada a espinha dorsal da gestão de documentos, que consiste em estabelecer a imagem do contexto onde são produzidos os documentos. Significa separar, diferenciar, distinguir ou dividir um conjunto de elementos da mesma composição (órgão produtor, competências, funções, atividades) em classes e subclasses documentais que se articulam formando o fundo de arquivo(APERJ, 2012, p. 14)

3.1. CONCEITOS BÁSICOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

Segundo Indolfo (2014) , no Seminário de descrição, classificação e recuperação

em arquivos:

Um programa de gestão de documentos é constituído por procedimentos, atividades e políticas com os quais a organização instrumentaliza, implementa e operacionaliza a gestão de documentos. A função da classificação é essencial para a gestão de documentos, por isso todos os outros elementos que compõem as atividades e procedimentos que visem ao efetivo controle do ciclo de vida de documentos dependem da classificação. (INDOLFO, 2014)

Dentro desse contexto, são abordados os conceitos e atividades básicas da

gestão de documentos.

Como o documento é o principal objeto desta gestão, faz-se necessário

entender quais são as particularidades desse objeto dentro da Arquivologia.

Segundo Bellotto (2007, p. 35), documento é o registro contido em uma

determinada forma:

Segundo a conceituação clássica e genérica, documento é qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico, ou fônico pelo qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo, o dossiê, a carta, a legislação, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, o objeto utilitário etc., enfim, tudo o que seja produzido, por motivos funcionais, jurídicos, científicos, técnicos, culturais ou artísticos, pela atividade humana.(BELLOTTO, 2007, p. 73).

O DIBRATE (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 73) conceitua documento como “uma

unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou o formato”.

De acordo com a literatura citada é possível observar que todo conteúdo

registrado em um suporte é considerado documento, porém para ser considerado

documento arquivístico (grifo nosso) são necessários alguns elementos, que segundo o

24

e-Arq Brasil define “seja produzido e/ou recebido e mantido por pessoa física ou

jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de

organicidade”.

Em Arquivos Modernos: princípios e técnicas, Schellenberg (2007, p.41) define

documento arquivistico da seguinte forma:

Todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies documentárias, independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos.(SCHELLENBERG, 2007, p. 41)

Na legislação brasileira, o artigo 3º da Lei nº 8.159 de 08 de janeiro de 1991

conceitua gestão de documentos como: “O conjunto de procedimentos e operações

técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase

corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda

permanente.”

Portanto, a classificação está inclusa nos procedimentos e operações técnicas da

gestão de documentos, cujo enfoque neste trabalho, prossegue com as ferramentas e

técnicas da classificação.

3.2 INSTRUMENTOS DE CLASSIFICAÇÃO NA GESTÃO DE DOCUMENTOS Para auxiliar na etapa da classificação e avaliação de documentos, são usadas

ferramentas que buscam normatizar este processo.

Os principais instrumentos que possibilitam a classificação e avaliação de documentos são, respectivamente, o plano de classificação e a tabela de temporalidade. Ambos devem ser constituídos com referência aos preceitos arquivísticos (de organicidade, coerência, adaptabilidade, etc.), adequando-se ao contexto de produção informacional. (SCAFER; LIMA, 2012, p. 06)

25

3.2.1 Plano de Classificação

Segundo o Decreto n.º 48.897/2004, art. 10), plano de classificação de

documentos é “o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de

arquivo”.

O instrumento plano de classificação é definido pelo CONARQ( 2001, p. 182),

como:

Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e análise do arquivo (1) por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes. CONARQ (2001,182)

Sendo a classificação uma atividade essencial da gestão de documentos, o

Conarq, através de uma Resolução em 1996, dispõe sobre o código de classificação de

atividade meio para a administração pública a fim de atender os requisitos da Lei nº

8.159 de 1991.

O plano de classificação de documentos do Conarq representa, sob o ponto de vista intelectual, as informações arquivísticas decorrentes do exercício de tais funções e atividades de uma organização ou pessoa física. Quanto mais a estrutura do arquivo e dos documentos que o constituem forem uma representação das suas funções, melhor e mais rápida será a recuperação da informação desejada (THOMASSEM, 2006, p. 7 apud PINHO, 2011, p.2)

O código de classificação do Conarq (2001, p. 9) tem as seguintes características:

No código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular. Para este instrumento adotou-se o modelo de código de classificação decimal. Como o próprio nome indica, o sistema decimal de classificação por assuntos constitui-se num código numérico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. ( CONARQ, 2001, p.9)

26

A partir da citação, percebe-se que o modelo atende somente aos documentos

de atividade meio de uma instituição, o que torna a implantação mais fácil, porque é

necessário somente adaptá-la às especificidades da instituição.

Para atender aos documentos de atividade fim, a instituição responsável deve

elaborar um plano de classificação para atender a essa demanda.

O Arquivo do Estado de São Paulo oferece um manual com o passo a passo para

formulação desse instrumento, enfatizando a necessidade de comissões de avaliação de

documentos com uma equipe multidisciplinar e mão de obra especializada para

trabalhar em conformidade com as suas determinações legais. O manual destrincha a

formulação do plano de classificação em onze momentos, sendo eles:

Momento 1: ESTUDANDO A ESTRUTURA ADMINISTRATIVA E O FUNCIONAMENTO DO ÓRGÃO/ENTIDADE; Momento 2: LEVANTANDO A LEGISLAÇÃO; Momento 3: IDENTIFICANDO E DETALHANDO A ESTRUTURA ATUALIZADA DO ÓRGÃO/ENTIDADE; Momento 4: TRANSFERINDO A ESTRUTURA ATUALIZADA DO ÓRGÃO/ENTIDADE PARA UM QUADRO; Momento 5: DETALHANDO A ESTRUTURA E LEVANTANDO AS ATRIBUIÇÕES DAS ÁREAS-FIM; Momento 6: AGRUPANDO AS ATRIBUIÇÕES IDÊNTICAS E SEMELHANTES POR DEPARTAMENTO; Momento 7: AGRUPANDO AS ATRIBUIÇÕES IDÊNTICAS E SEMELHANTES ENTRE OS DEPARTAMENTOS; Momento 8: PADRONIZANDO O NOME DAS ATRIBUIÇÕES; Momento 9: DETERMINANDO AS FUNÇÕES, SUBFUNÇÕES E ATIVIDADES; Momento 10: IDENTIFICANDO OS DOCUMENTOS GERADOS EM CADA ATIVIDADE; Momento 11: ATRIBUINDO CÓDIGOS A CADA SÉRIE DOCUMENTAL IDENTIFICADA. (ARQUIVO DO ESTADO DE SÃO PAULO ,2005, p.1-45)

Segundo o APERJ, os objetivos do plano de classificação são:

Identificar as atribuições do órgão produtor;

Identificar conjuntos documentais que possuam os mesmos requisitos;

Contextualizar a produção do documento com seu objetivo e processamento (tramitação na atividade ao qual está associado);

Apresentar às competências, funções e às atividades do organismo produtor, deixando explicitas as ligações entre os documentos;

Facilitar o arquivamento e a localização dos documentos de arquivo. Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro (2012, p.19)

27

Cordeiro e Rios (2010, p. 126) definem que:

o plano de classificação de documentos de arquivos é desenvolvido para ser aplicado já na fase corrente dos documentos de arquivos, sendo, portanto, um “instrumento de trabalho usado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades”. Seu objetivo é agrupar documentos sobre um mesmo assunto, representado por uma notação (codificação) e, também, implica na organização física dos documentos arquivados para a sua busca (recuperação) notacional. CORDEIRO,; RIOS, ( 2010, p. 126)

Percebe-se que o plano de classificação auxilia na análise e identificação do

assunto do documento, atribuindo uma notação para auxiliar em sua recuperação,

controle, avaliação e arquivamento.

3.2.2 Tabela de temporalidade

Segundo o Decreto n.º 48.897/2004, art.19 a Tabela de Temporalidade de Documentos é “o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental.”

A tabela de temporalidade pode ser definida pelo Conarq (2001, p. 43) como:

A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente – , além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação. CONARQ (2001, p.43)

No texto do Conarq (2001, p. 41) Classificação, temporalidade e destinação de

documentos de arquivo dizem respeito às atividades-meio da administração pública,

mencionando que a Tabela de Temporalidade começou a ser elaborada em 1993 pelo

28

SEPLAN, mas somente em 1994 com a implantação da câmara técnica de avaliação de

documentos foi oficializada. Para tanto, o mesmo requisito do código de classificação

pode ser elaborado por uma comissão permanente de avaliação servindo como

parâmetro para a criação da tabela de temporalidade. É sabido, no entanto, que a

elaboração desta tabela deve ocorrer, preferencialmente, na fase corrente da

documentação.

O Conarq (2001, p. 46-47) dispõe sobre a metodologia para elaboração da tabela

de temporalidade, com as seguintes diretrizes:

1. Levantamento de dados relativos às funções e atividades desenvolvidas na área de administração geral, bem como naquelas específicas do órgão (atividades-fim); 2. Definição dos conjuntos documentais; 3. Entrevistas com servidores responsáveis pelo planejamento e execução das atividades às quais se referem os conjuntos documentais definidos, obtendo informações referentes à vigência, à legislação que regula as atividades e os prazos de prescrição, à 47 existência de outras fontes recapitulativas, à frequência de uso dos documentos, e aos prazos de precaução, cuja necessidade é ditada pelas práticas administrativas; 4. Levantamento de informações sobre linhas de pesquisa; 5. Processamento das informações e preenchimento dos campos da tabela; 6. Encaminhamento da proposta à Comissão Permanente de Avaliação para apreciação dos prazos de guarda e destinação. CONARQ (2001, p. 46-47)

Ainda segundo o Conarq, após a elaboração do instrumento feito pela comissão

permanente de avaliação da instituição a mesma deverá:

1. Analisar a proposta, procedendo a alterações ou aprovando-a na íntegra; 2. Encaminhar a tabela à instituição arquivística pública na sua respectiva esfera de competência para aprovação; 3. Providenciar a divulgação da tabela aprovada, por intermédio de ato legal a ser publicado na imprensa oficial ou, na inexistência desta, em outro veículo de divulgação local. CONARQ (2001, p. 47)

Os objetivos da Tabela de Temporalidade segundo o APERJ são:

• Agilizar a recuperação dos documentos e das informações; • Apoiar a seleção e destinação dos documentos; • Reconhecer e preservar os documentos de guarda permanente; • Embasar a eliminação criteriosa de documentos; • Reduzir a massa documental acumulada; e • Liberar espaço físico. (ARQUIVO PUBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO, 2012, p.23)

29

Conclui-se que a Tabela de Temporalidade de documentos é um instrumento de

suma importância já que:

Consolida o estudo dos valores de cada tipo documental produzido, recebido ou acumulado pelo órgão ou entidade no exercício de suas atividades e que, uma vez devidamente oficializada, permitirá ao órgão ou entidade preservar os documentos que possuam valor probatório, informativo ou histórico e que sejam considerados de guarda permanente, ou ainda, eliminar com segurança e dentro da legalidade documentos públicos que sejam desprovidos de valor, sem que haja prejuízo à Administração ou à memória. (SAESP, 2008, p. 27)

3.3. IMPACTO DA CLASSIFICAÇÃO NA AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS

No artigo “A classificação e a avaliação de documentos: análise de sua aplicação

em um sistema de gestão de documentos arquivísticos digitais” os autores abordam

avaliação de documentos como:

Fase posterior à classificação cumpre a função de descartar o que não seja de interesse para as atividades das organizações, como, também, para a sociedade em geral, que busca informações para conhecer seu meio, seu passado e constituir uma identidade. Frente a isso, os critérios de avaliação devem ser pautados na visão crítica dos possíveis usos da informação arquivística. (SCHAFER ; LIMA ,2012, p. 141).

Assim, cada conjunto de documentos possui valor distinto, demonstrando que terão

destinos diferentes; porém, caso todos os documentos tivessem uma mesma

destinação, aqueles de grande valor se perderiam em meio a informações que não

necessitam de guarda.

A classificação de documentos é uma técnica de identificação e agrupamento sistemático de artigos semelhantes, segundo as características comuns que depois podem ser objeto de uma diferenciação. Também pode dizer-se que é um conjunto de convenções, métodos e regras de procedimentos estruturados logicamente e que permitem a classificação dos documentos por grupos ou categorias. A ideia fundamental de um sistema de classificação é, portanto, a de agrupar os documentos segundo uma estrutura. A implantação de um sistema de classificação em um órgão ou entidade constitui um desafio, pois implica a troca do conceito que os indivíduos têm da documentação, em seus costumes e comportamento no trabalho. O maior desafio não é conceber um plano de classificação, mas sim implantá-lo, pois a implantação do sistema implica a participação dos indivíduos que trabalham no órgão ou entidade. Se os indivíduos não sentem a necessidade de tal

30

sistema ou não estão convencidos de sua importância e das vantagens que trará para o órgão ou entidade e não possuem motivação para estabelecê - lo ou mantê-lo, o sistema, neste caso, deve ser imposto (COUTURE ;ROSSEAU apud OLIVEIRA, 2007)

No manual do Tribunal Superior Eleitoral - TSE, o passo a passo de como avaliar

documentos deixa explícita a necessidade dos instrumentos de classificação na

avaliação:

O conjunto de documentos acumulados e aqueles produzidos diariamente deverão ser classificados com base no Plano de Classificação e avaliados com base na Tabela de Temporalidade.(TRIBUNAL SUPERIOR ELEITORAL,(2012,p.27)

Após todo o processo de avaliação, a destinação de documentos é realizada segundo o TSE(2012, p. 25) com a finalidade de:

Definir o valor documental com o objetivo maior de preservar documentos importantes. A eliminação dos documentos desprovidos de valor é somente uma consequência. Portanto, ao realizar o descarte de documentos deve-se ter em mente identificar e guardar o que é importante para a memória institucional, e nunca priorizar apenas a liberação de espaço físico.(TRIBUNAL SUPERIOR ELEITORAL ,2012,p.25)

Percebe-se quanto o processo de classificação traz impactos na avaliação e

destinação documental, a partir dos instrumentos da classificação de documentos

arquivísticos que todo o procedimento é realizado.

Schafer e Lima (2012, p. 143) discorrem sobre a importância da classificação e

avaliação de documentos arquivísticos:

O desenvolvimento da gestão de documentos e informações interfere na qualidade das informações utilizadas pelas organizações e, para atingir esse objetivo, as adoções de instrumentos voltados à classificação e avaliação tornam-se indispensáveis. . (SCHAFER e LIMA, 2012, p. 143)

Dessa forma, demonstra o quanto uma classificação correta trará consequências

positivas, diminuindo os ricos de eliminação de informações necessárias à instituição e à

sociedade.

31

4 ANÁLISE DA CLASSIFICAÇÃO NO PROTOCOLO DO MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO

DO RIO DE JANEIRO

Este capítulo realiza um breve estudo de caso sobre a análise da gestão de

documentos no âmbito do Ministério Público do Estado do Rio de Janeiro.

De forma fundamentalmente teórica, foram levantados os dados da instituição e

visando apresentar sua atuação e objetivos, optou-se por realizar uma entrevista na

Diretoria de Comunicação e Arquivo, setor responsável da Instituição onde toda a

organização da documentação é normatizada para que o programa de gestão de

documentos seja desenvolvido. Além disso, é citado o texto onde se esclarece o

programa de Gestão de Documentos do Ministério Público.

Por último, é abordada a metodologia utilizada na classificação de documentos no

protocolo a fim de exemplificar os métodos utilizados no Brasil.

4.1 FUNÇÃO E ÁREAS DE ATUAÇÃO

O Ministério Público, consoante o art. 127, caput, da Constituição Federal, é uma

instituição permanente, essencial à função jurisdicional do Estado, incumbindo-lhe a

defesa da ordem jurídica, do regime democrático e dos interesses sociais e individuais

indisponíveis.

É configurado, no Brasil, como instituição autônoma e independente, que não

está subordinada aos Poderes Executivo, Legislativo ou Judiciário, o que lhe garante

condições de fiscalizar de forma mais efetiva o cumprimento da lei. A finalidade de

sua existência, como diz o próprio texto constitucional, é a defesa da ordem jurídica, do

regime democrático e dos interesses sociais e individuais indisponíveis, isto é, a função

de defesa da sociedade no regime democrático instituído pela Constituição de 1988,

tendo sua atuação comprometida com a defesa da cidadania e da dignidade da pessoa

humana.3

3 Retirado do site do MPRJ para explicar sua função e atuação, fonte completa na referência.

32

As áreas de atuação da instituição, produtoras de documentos incorporados a

inquéritos e peças de informação, são divididas em:

ATIVIDADES FIM :

Cidadania

Cível

Consumidor

Criminal

Eleitoral

Execução penal

Fundações

Infância

Investigação penal

Meio ambiente

Saúde

ATIVIDADES MEIO:

Diretoria de Comunicação e Arquivo

Núcleo de Saúde Ocupacional

Recursos Humanos

Secretaria Geral

Núcleo de Capacitação

Secretaria de Logística

Secretaria de Planejamento e Finanças

Secretaria de Tecnologia da Informação e de Comunicação

4.2 SOFTWARE

O software usado na instituição é denominado Módulo de Gestão de Processos –

33

MGP, desenvolvido em dezembro de 2005, um sistema para registro e

acompanhamento da tramitação de qualquer documento que circule na instituição, em

uma base de dados institucional.

Um dos objetivos do sistema é uniformizar os registros de entrada de

documentos no âmbito da Instituição, garantindo a efetividade da política de gestão

documental. Para tanto, foi elaborado um Código de Classificação de Assuntos e

implementadas Tabelas de Andamento e Tabelas de Documentos das diversas áreas.

Estes instrumentos serão substituídos pelas Tabelas Processuais Unificadas do Conselho

Nacional do Ministério Público - CNMP, nos termos da Resolução CNMP nº 63, de 01 de

dezembro de 2010. A adoção das Tabelas Unificadas objetiva, entre outros benefícios,

“melhorar o controle da movimentação processual e do tempo de duração dos

procedimentos” e “gerar dados estatísticos confiáveis, necessários à elaboração do

planejamento estratégico nacional e de cada um dos diversos ramos do Ministério

Público”.

Para supervisionar a utilização e o desempenho do Sistema MGP foi instituído

um Comitê Gestor, composto por integrantes da Sub procuradoria Geral de Justiça de

Administração e da Corregedoria-Geral do Ministério Público. Cabe também ao Comitê

Gestor, dentre as funções detalhadas pela Resolução Conjunta GPGJ/CGMP nº 05, de 22

de setembro de 2010, gerenciar a implementação das Tabelas Processuais Unificadas no

âmbito do MPRJ.

4.3. DIRETORIA DE COMUNICAÇÃO E ARQUIVO

Responsável pelas atividades de Protocolo e Arquivo no âmbito do Ministério

Público do Estado do Rio de Janeiro tem em sua estrutura, as gerências de comunicação

e arquivo.

4.3.1 A gerência de comunicação

A Gerência de Comunicação tem como principal função gerir as atividades de

protocolo do Ministério Público do Estado do Rio de Janeiro. Assim como em outras

34

instituições pública sua atribuição consiste em receber a documentação destinada ao

Ministério Público, registrando, autuando, distribuindo, arquivando e expedindo-a.

É o protocolo central da instituição.

Subordinada à Diretoria de Comunicação e Arquivo constitui a ponta do

Programa de Gestão Documental, assim como a Gerência de Arquivo é a destinatária

final dos documentos. Sua contribuição ao programa revela-se de grande relevância,

pois, se um documento não for devidamente cadastrado, sua tramitação estará

comprometida, dificultando a recuperação da informação.

4.3.2 Gerência de arquivo

Desde maio de 2007, a Gerência de Arquivo do Ministério Público do Estado do

Rio de Janeiro, que detém a guarda dos documentos acumulados pela Instituição, está

instalada no bairro de Santo Cristo. O espaço ocupado pela Gerência passou por uma

reforma e dispõe de área de depósito, sala de higienização e de trabalho.

O acervo atual é composto de fundos documentais, tais como: documentação do

antigo Ministério Público do Distrito Federal e Territórios; documentação do extinto

Estado da Guanabara e do antigo Estado do Rio de Janeiro. Todos, lamentavelmente,

com grandes lacunas.

4.3.3 Identificação do usuário

A Diretoria de Comunicação e Arquivo atende usuários, em sua maioria, do corpo de

funcionários do Ministério Público. São pessoas em busca de processos jurídicos para

tomar providências com os mesmos. Eles também têm usuários externos, pessoas que

dão entrada ou consultam processos. É relevante citar que a consulta só pode ocorrer se

não houver nível de sigilo.

4.3.4 Métodos de arquivamento

O método de arquivamento é o numérico simples, com o auxílio do Software MGP

que faz a recuperação numérica da caixa onde o processo está arquivado.

35

4.3.5 Organograma

Subprocuradoria-Geral de administração

Eduardo da Silva Lima Neto

Secretária Geral do MP Ana Carolina Barroso do

Amaral Cavalcante

Secretaria de tecnologia da informação e de

comunicação Ricardo Adolfo Rezende

Novello

Diretoria de comunicação e arquivo

Eliana Balbina Flora Sales

Gerência de Comunicação Luiz Fernando Moreira

Ildefonso Lima

Gerência de Arquivo Maria de Fátima Gonçalves

de Cunha

36

4.4 PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL

Com a edição da Resolução 1.733 de 30 de março de 2012, do Excelentíssimo

Procurador Geral de Justiça, instituindo a gestão de documentos no âmbito deste

Ministério Público, a Diretoria de Comunicação e Arquivo, com o apoio da Diretoria de

Tecnologia da Informação elaborou projeto para contratação de empresa especializada,

com o objetivo de fazer diagnóstico e elaborar proposta para a implementação de

Programa de Gestão Documental.

A implantação desse Programa é o principal objetivo do setor e sua importância

reside, primordialmente, no cumprimento da legislação arquivística em vigor - Lei

Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 - que estabelece a Política Nacional de

Arquivos.

Para efetivar a implantação do projeto, conta-se com o apoio da Comissão

Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério Público do Estado do Rio de

Janeiro, que tem entre suas atribuições gerir o Programa de Gestão Documental,

considerando a pertinência da utilização da tecnologia da informação, não só como

ferramenta importante na recuperação da informação, mas, sobretudo, as ferramentas

disponíveis para Gestão do Documento Eletrônico.

É importante destacar a oportunidade de racionalizar e otimizar a gestão de

documentos no Ministério Público do Estado do Rio de Janeiro, por meio da utilização

dessas tecnologias no tratamento da informação e na sistematização de arquivos, como

meio a permitir e facilitar o seu acesso, o compartilhamento, a interface com o sistema

corporativo MGP, o estabelecimento de diretrizes gerais quanto ao armazenamento de

documentos nas fases corrente e intermediária – incluindo informações contidas em

suporte digital.

Tal proposta contribuirá para a preservação da memória institucional, evitando a

acumulação indevida de documentos e a sua dispersão, bem como desempenhará papel

importante na definição da Política Institucional de Arquivos.4

4 Texto retirado do manual da Gerencia de Comunicação do MPRJ

37

4.5 METODOLOGIA DA CLASSIFICAÇÃO

A classificação ocorre na Gerência de Comunicação através de um estudo prévio

do documento para denominar a entrada e as referências cruzadas que lhe serão

atribuídas antes do arquivamento.

Os responsáveis pela classificação dos documentos precisam conhecer os

procedimentos e atividades do MPRJ para assim entender o porquê daquele documento

ter sido gerado e interpretar o contexto no qual está incluído.

Uma ferramenta facilitadora da classificação de documentos no setor é o MGP

(Módulo de Gestão Processual), que permite classificar o documento com ajuda do

código de classificação.

Incluindo a notação do assunto no sistema serão acrescidas as especificidades do

documento. Esse mecanismo permite o registro e o acompanhamento de trâmite

interno de documentos de forma segura, bem como uma recuperação da informação

ágil e segura. Além disso, a classificação no sistema traz as seguintes vantagens:

Registro detalhado de informações para cada tipo documental;

Acompanhamento de pendências de prazos para cada órgão envolvido no

processo gerador do documento;

Informação sobre localização do documento, a partir do histórico de tramites;

Informações sobre o local de arquivamento (arquivo corrente, intermediário ou

permanente e nº de caixa).

A partir do exposto, torna-se fundamental apresentar no próximo item a

entrevista com a diretora de comunicação e arquivo, que traz uma série de

complementos informacionais sobre a documentação abordada.

38

4.5.1 Entrevista com a diretora de comunicação e arquivo

Entrevista realizada no dia no dia 01 de julho de 2015 à Diretora de Comunicação e

Arquivo do Ministério Público do Estado do Rio de Janeiro, senhora Eliana Balbina Flora

Sales.

1. EXISTE UMA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIÇÃO DE DOCUMENTOS NO

MPRJ?

Sim, existe uma comissão permanente de avaliação de documentos desde 2009, cujo presidente é o Subprocurador-Geral de Justiça de Administração Eduardo da Silva Lima Neto.

2. O CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO E A TABELA DE TEMPORALIDADE DE ATIVIDADE

FIM FORAM IMPLANTADOS NA INSTITUIÇÃO?

O Código de Classificação foi desenvolvido nos anos 2005/2006 para este Ministério Público, que ficou disponível no MGP, até a entrada das Tabelas Unificadas do CNMP. Nossa Tabela de Temporalidade da atividade - meio foi aprovada com esta classificação. A TTD para atividade fim está em fase de elaboração.

3. A QUEM O MPRJ ESTÁ SUBORDINADO E DEVE ENVIAR AS LISTAS DE

ELIMINAÇÃO?

O Ministério Público é instituição permanente e dispõe de independência administrativa e orçamentária, conforme a Constituição de 1988. As listas de eliminação são aprovadas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e, publicados no Diário Oficial do Estado do Rio de Janeiro, os Editais de Ciência de Eliminação e os Termos de eliminação.

4. O MOMENTO DO REGISTRO DOS DOCUMENTOS NO MGP PODE SER

CONSIDERADO A PRIMEIRA ETAPA DA CLASSIFICAÇÃO?

Sim, quando os documentos chegam ao protocolo eles são registrados no MGP com uma classificação prévia que posteriormente será alterada nas promotorias.

39

5. QUAIS IMPACTOS A CLASSIFICAÇÃO PENSADA E PRATICADA NO MPRJ TRAZ PARA

O ACESSO À INFORMAÇÃO?

Com a prática do MPRJ de registrar e classificar os documentos e ainda a preocupação de se adequar a exigências do CNMP o MPRJ está seguro a atender às demandas da sociedade quanto aos pedidos de informações e aos indicadores estatísticos internos. Observando sempre a classificação de sigilo e a lei nº 12.527/2011.

40

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

A partir da literatura apresentada foi possível entender que a classificação é uma

atividade matricial e sua prática precisa ser uma realidade, para não haver prejuízos aos

princípios da Arquivologia como organicidade, fidedignidade e autenticidade.

Antes da atividade da classificação tomar repercussão na literatura, muitos

arquivos não tinham critérios de organização e destinação de documentos,

comprometendo seriamente a recuperação da informação.

Atualmente, apesar da Lei 8.159 ter sido aprovada em 1991, os arquivos precisam

implementar a gestão de documentos e se certificarem da utilização da prática de

classificação estar incorporada aos seus processos para concretizar os direitos da

sociedade perante a informação.

O plano de classificação e a tabela de temporalidade de atividade meio são

importantes, porém para uma Gestão Documental completa é insuficiente, já que todos

os documentos tanto de atividade meio e fim precisam ser classificados e avaliados de

maneira coerente visando que as etapas posteriores sejam realizadas com controle.

No MPRJ foi possível perceber que os instrumentos de classificação aliados à

utilização do software Módulo de Gestão Processual, permitem que o documento seja

classificado a partir de sua criação no setor de protocolo, o que traz impactos positivos

por todo o ciclo de vida dos documentos.

Dessa forma, conclui-se que a classificação precisa continuar a ser estudada e

incorporada a cultura organizacional das instituições. E, principalmente em âmbito

público, como o Ministério Público do Estado do Rio de Janeiro, para demonstrar

transparência em sua atividade além de garantir o acesso à informação de maneira

eficaz e eficiente.

41

BIBLIOGRAFIA

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temporalidade e destinação de documentos de arquivo; relativos às atividades-

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44

APÊNDICE A – FORMULÁRIO DE ENTREVISTA

1. EXISTE UMA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIÇÃO DE DOCUMENTOS NO

MPRJ?

2. O CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO E A TABELA DE TEMPORALIDADE DE ATIVIDADE

FIM FORAM IMPLANTADOS NA INSTITUIÇÃO?

3. A QUEM O MPRJ ESTÁ SUBORDINADO E DEVE ENVIAR AS LISTAS DE

ELIMINAÇÃO?

4. O MOMENTO DO REGISTRO DOS DOCUMENTOS NO MGP PODE SER

CONSIDERADO A PRIMEIRA ETAPA DA CLASSIFICAÇÃO?

5. QUAIS IMPACTOS A CLASSIFICAÇÃO PENSADA E PRATICADA NO MPRJ TRAZ PARA

O ACESSO À INFORMAÇÃO?