Cmo crear

un Repositorio Institucional

Manual LEADIRS II

Por Mary R. Barton, MIT Libraries, [at] mit.edu y Margaret M. Waters, asesora, [at] aya.yale.edu

patrocinado por The Cambridge-MIT Institute (CMI).

Copyright 2004-2005 MIT Libraries

Cmo crear un Repositorio Institucional

Manual LEADIRS II

Tabla de Contenidos

Captulo 1: Cmo crear un Repositorio Institucional. 5 Captulo 2: Organizar su Servicio de Repositorio Institucional. 13 Captulo 3: Cmo elegir la plataforma de software del Repositorio Institucional. 76 Captulo 4: Marco legal regulador y poltica de desarrollo. 107 Captulo 5: Directrices para la planificacin de costes del Repositorio Institucional. 143

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Captulo 1: Cmo crear un Repositorio Institucional

Introduccin El programa de seminarios sobre el Aprendizaje de Repositorios Institucionales Digitales (LEADIRS) trata de describir e ilustrar cmo se crea un Repositorio Institucional en lnea. La serie de seminarios LEADIRS presenta a un grupo de especialis-tas del Reino Unido y del extranjero que comparten su habilidad y su experiencia a la hora de crear Repositorios Institucionales. Este manual es un suplemento a las presentaciones del seminario y ofrece consejos prcticos as como hojas de trabajo que puede usar para empezar su propio programa de repositorio. Siempre que es posible, le remitimos a ejemplos del mundo real de ayuda a la orga-nizacin o presentaciones realizadas por equipos bibliotecarios uni-versitarios en el Reino Unido y en el extranjero. La informacin de este manual es lo ms exhaustiva posible. Dado que cada servicio de Repositorio Institucional ser nico para la institucin dnde se ha creado, se pretende que esta informacin sea de utilidad y que de lugar a comentarios y anlisis. No pretende ser prescriptiva ya que no podemos saber o anticipar los retos y recursos concretos de su institucin. Los autores agradecen a Margret Branschofsky y Julie Walker, cole-gas en MIT Libraries, el permiso para adaptar el contenido de la pgina web DSpace Federation y el proyecto DSpace de MIT para este manual. Cmo usar este material El material LEADIRS est dirigido a personal bibliotecario universi-tario y a personal directivo cuya plantilla est creando Repositorios Institucionales. Cada captulo tiene informacin destinada al perso-nal directivo del servicio, as como materiales especficos, en el cap-tulo de la tecnologa, por ejemplo.

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Tambin se ofrece informacin sobre el coste de programas de Repositorios Institucionales. Aprendiendo de otros Cuando sea posible, proporcionamos enlaces y referencias de Uni-versidades que ya han diseado o creado un Repositorio Institucio-nal, de manera que pueda ver ejemplos reales de planes de servicio, poltica de contenido, materiales de marketing, etc. Estudio de casos Para mostrar cmo determinadas Universidades del Reino Unido han enfocado cada fase de diseo, creacin y funcionamiento de un Repositorio Institucional, presentamos una serie de casos. Estos, proporcionan un punto de partida para los seminarios LEADIRS as como entre los equipos de Repositorios Institucionales de su Uni-versidad. Compruebe cmo colegas de otras Universidades se en-frentan y solucionan problemas parecidos a los suyos. Para mayor informacin Para cada etapa de creacin de un Repositorio Institucional, presen-tamos las mejores pginas web, publicaciones y recursos en lnea para ayudarle a crear su propio proyecto. Observaciones Los Repositorios Institucionales son una nueva e incipiente clase de servicios y software. La tecnologa est cambiando constantemente y se publica nueva informacin sobre la creacin y funcionamiento de estos servicios constantemente. La informacin que le propor-cionamos en la serie LEADIRS y este manual pretende ayudarle a manejar toda esta cantidad de informacin. Debido a que su servicio de Repositorio Institucional es nico para su institucin, nuestra

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informacin no es prescriptiva y tampoco pretende abarcarlo todo en cuanto a las directrices e informacin que proporcionamos. Qu es un Repositorio Institucional? Un Repositorio Institucional es una base de datos compuesta de un grupo de servicios destinados a capturar, almacenar, ordenar, preservar y redistribuir la documentacin acadmica de la Univer-sidad en formato digital. La organizacin SPARC define los Repositorios Institucionales como sigue:

-Pertenecen a una institucin. -Son de mbito acadmico. -Son acumulativos y perpetuos. -Son abiertos e interactivos.

Cuando decimos que los Repositorios Institucionales son abiertos e interactivos queremos decir que cumplen con el OAI y permiten acceso abierto a la documentacin acadmica. Clifford Lynch define los RIs de la siguiente forma: Un Repositorio Institucional universitario es un conjunto de servicios que ofrece la Universidad a los miembros de su comunidad para la direccin y distribucin de materiales digitales creados por la institucin y los miembros de esa comunidad. Es esencial un compromiso organizati-vo para la administracin de estos materiales digitales, incluyendo la preservacin a largo plazo cuando sea necesario, as como la organi-zacin y acceso o su distribucin. Clifford A. Lynch, "Institutional Repositories: Essential Infrastructure for Scholarship in the Digital Age" ARL, no. 226 (February 2003): 1-7.

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Incremento actual En los ltimos aos ha habido un movimiento importante que ha llevado a las bibliotecas a considerar la posibilidad de crear reposi-torios. Muchos de ustedes habrn ledo el informe del Comit de Tecnologa y Ciencia del Congreso, publicado a principio de ao, el cual recomienda que todas las instituciones de educacin superior usen Repositorios Institucionales donde se pueda almacenar lo que se publique y donde se pueda leer de forma gratuita en lnea. El informe tambin sugiere a los organismos econmicos gubernamen-tales que obliguen a sus investigadores beneficiarios a depositar una copia de sus artculos de esta forma. Como cada vez hay ms cantidad de investigaciones y material acadmico en forma digital, recuperar y conservar este material tiene mltiples finalidades. El Informe del Congreso refuerza este punto: Los repositorios tienen dos propsitos fundamentales: permitir a los autores distribuir sus artculos de investigacin gratis va Internet, y asegurar la conservacin de los mismos en un entor-no electrnico y dinmico. Cmo usa la gente los Repositorios Institucionales? Las Universidades y bibliotecas de investigacin de todo el mundo utilizan los Repositorios Institucionales del siguiente modo:

Comunicacin acadmica. Conservacin de materiales de aprendizaje y de cursos. Publicaciones electrnicas. Organizacin de las colecciones de documentos de investi-

gacin. Conservacin de materiales digitales a largo plazo.

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Aumento del prestigio de la Universidad exponiendo sus in-vestigaciones acadmicas.

Relevancia institucional del papel de la biblioteca. Conocimiento sobre la direccin. Evaluacin sobre la investigacin. Animacin a la creacin de un acceso abierto a la investiga-

cin acadmica. Conservacin de colecciones digitalizadas.

Cada Universidad tiene su propia idiosincrasia, as como valores nicos que requieren un mtodo personalizado. El modelo de in-formacin que mejor se ajuste a su Universidad no ser el adecuado para todas. Referencias Consultar los SAEB (Soluciones de Aprendizaje del Editor y la Bi-blioteca) en Informe Pathfinder en lnea basado en repositorios, captulo 5, Usos, donde encontrar una excelente descripcin de los mltiples usos de los Repositorios Institucionales: (http://www.palsgroup.org.uk/) Principales actuaciones para crear un Reposi-torio Institucional En general, los siguientes pasos son las piedras angulares para crear un Repositorio Institucional. Los presentamos aqu en orden lgico, aunque luego habr diferencias segn los casos:

Aprendizaje sobre el proceso leyendo y examinando otros Repositorios Institucionales.

Desarrollar una definicin y un plan de servicio: Realizar una evaluacin de las necesidades de

su Universidad.

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Desarrollar un modelo de coste basado en este plan.

Crear una planificacin y un horario. Desarrollar polticas de actuacin que ges-

tionen la recopilacin de contenidos, su dis-tribucin y mantenimiento.

Formar el equipo. Tecnologa (elegir e instalar el software). Marketing. Difundir el servicio. Puesta en funcionamiento del mismo.

Observaciones: la eleccin de la tecnologa debe reflejar los re-quisitos especificados en el captulo de la planificacin de servicio. Mencionamos la tecnologa, software y hardware, en un captulo aparte. Use la hoja de trabajo al final de cada captulo para empezar a crear su propia organizacin de servicio. Retos ms comunes Los problemas y dificultades a los que se enfrentan los equipos a la hora de poner en marcha un repositorio incluyen los siguientes aspectos:

Grado de acogida por parte del personal acadmico. Proporcionar sustancialidad. Desarrollar un plan de actuacin. Gestionar los derechos de propiedad intelectual. Apoyo universitario. Control de costes. Conservacin digital. Identificar a las principales partes interesadas.

Este manual trata estos retos principales y le remite a ejemplos y referencias para mayor informacin. Ver tambin el estudio de ca-sos para aprender cmo otros equipos afrontan estos retos al po-ner en marcha los repositorios.

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Cmo empezar Si est empezando a disear y crear un Repositorio Institucional preste atencin a este captulo para planificar lo que su servicio ofrecer y conocer las decisiones que se han de tomar. El diseo de su servicio es bsico para posteriores elecciones sobre presupuesto y tecnologa. Si ya ha empezado a crear un repositorio Si ya ha empezado a crear un Repositorio Institucional, compare su planificacin actual con el material del captulo dos para comprobar si ya hay pasos o decisiones adicionales que quiera considerar antes de proceder. En todo el manual, incluimos hojas de trabajo que puede usar para llevar un control de preguntas y dudas pertinentes, llevando un seguimiento de su progreso comparado con las mues-tras de planificacin de servicio que presentamos. Referencias clave Durante los dos ltimos aos ha aumentado la informacin publica-da sobre Repositorios Institucionales. Presentamos los enlaces y referencias ms tiles para ayudarle encontrar informacin con ra-pidez. Consideramos referencias indispensables los siguientes artcu-los y pginas web: Digital Preservation Coalition: http://www.dpconline.org/graphics/ Crow, Raym. (2002) The Case for Institutional Repositories: A SPARC Position Paper, Washington, DC: Scholarly Publishing & Academic Resources Coalition: http://www.arl.org/sparc/IR/IR_Final_Release_102.pdf

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Lynch, Clifford A. "Institutional Repositories: Essential Infrastruc-ture for Scholarship in the Digital Age" ARL, no. 226 (February 2003): http://www.arl.org/newsltr/226/ir.html SHERPA: http://www.sherpa.ac.uk/documents/ SPARC Europe: http://www.sparceurope.org/index.html Consulte Repositorios Institucionales en funciona-miento A veces es til ver cmo otras Universidades e instituciones cultu-rales han organizado o presentan sus repositorios. Los siguientes sitios web enlazan con una gran variedad de repositorios y archivos en lnea. Lista en impresiones electrnicas de los repositorios del Reino Unido: http://www.rdn.ac.uk/projects/eprints-uk/repositories/ The Open Archives Forum, List of Repositories: www.oaforum.org/oaf_db/list_db/list_repositories.php SPARC Europe, list of European institutional repositories: http://www.sparceurope.org/Repositories/index.html#Europe Siguiente paso En la siguiente seccin le guiaremos a travs de los principales pasos para crear un Repositorio Institucional y las preguntas elementales que necesita responder en el proceso.

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Captulo 2: Planificacin del servicio de

Repositorio Institucional

Introduccin Esta seccin se refiere a las fases de planificacin para crear un Re-positorio Institucional (RI), incluyendo la planificacin, el personal, el marketing y la difusin del servicio. Los captulos siguientes se refie-ren a la eleccin de la tecnologa, materia y poltica de propiedad intelectual as como al coste del diseo. Quin debe leer esta seccin? El material de planificacin del servicio est dirigido a personal bi-bliotecario universitario y personal directivo, cuya plantilla est cre-ando Repositorios Institucionales. Tambin sern interesantes, para personal directivo financiero y de personal, las secciones sobre la evaluacin de los recursos existentes y las habilidades que requiere el personal para hacer funcionar un Repositorio Institucional. Primera fase del servicio Si est empezando a disear y crear un Repositorio Institucional, cntrese en este captulo para empezar la planificacin de lo que su servicio ofrecer y para determinar algunas de las decisiones que deber tomar. Su diseo del servicio es el fundamento para poste-riores elecciones de presupuesto y tecnologa. En el primer captulo empezamos definiendo Repositorios Institu-cionales y explicando algunos de los muchos usos que tienen. En este captulo, nos adentramos en la fase de planificacin e incluimos un ejemplo que puede personalizar para ajustarlo a su servicio.

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Servicios ya en marcha Si ya ha empezado a crear un Repositorio Institucional, compare su planificacin con la que se incluye aqu, para ver si ya hay pasos o decisiones adicionales que necesite tomar antes de proceder. Incluimos hojas de trabajo que puede usar para mantener un control de cuestiones y dudas pertinentes, y para controlar su progreso comparndolo con la planificacin de muestra que le presentamos. Desarrollando su modelo de servicio Es importante definir de forma precisa cmo se usar el sistema y qu tipo de servicios ofrecer. Por ejemplo, algunas Universidades crean su Repositorio Institucional para guardar solamente investi-gaciones acadmicas. Otras amplan la definicin de servicio para incluir tesis de alumnos, materiales docentes o informes universita-rios. Es preferible que decida esto antes de crear la infraestructura tcnica de un Repositorio Institucional. Esta seccin describe cmo definir su servicio de Repositorio Insti-tucional y luego presenta los pasos y decisiones principales que un equipo tendr que afrontar a la hora de planificar este servicio. Cmo definir lo que su servicio ofrece? Un Repositorio Institucional no se define nicamente por el softwa-re y la base de datos que contiene sus colecciones digitales. Es un conjunto de servicios para aquellos que almacenan contenidos, tan-to las comunidades acadmicas y de investigacin que abarca como para los usuarios finales. Desarrollar una definicin de servicio para su Repositorio Institu-cional significa especificar lo que ofrecer a sus usuarios. Usted de-termina los formatos, los servicios, el papel de la biblioteca en rela-

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cin a las comunidades que depositarn sus contenidos y la planifi-cacin del desarrollo del servicio. Para crear su definicin de servicio, usted y su equipo respondern a una serie de preguntas. Por ejemplo, qu tipo de contenidos aceptarn?, quin puede depositar contenidos en el repositorio?, quin proporcionar los metadatos?. Por ejemplo, algunos Repositorios Institucionales aceptan solamente el material revisado por sus colegas. Otros como la University of Californias Digital Library, aceptan materiales prepublicados. La Edinburgh University Library lanz un repositorio para las diserta-ciones y tesis electrnicas (EDTs) llamado Theses Alive!: (http://www.thesesalive.ac.uk/ta_h y ome.shtml). Otras incluyen objetos de aprendizaje, materiales educativos y otros artculos que no se encuentran en texto impreso. Cmo crear su definicin de servicio Para crear el modelo de servicio, su equipo necesita por lo menos responder a las siguientes preguntas:

Cul es la misin del servicio?. Qu tipo de contenidos aceptar?. Quines son los usuarios principales?. Quines son las principales partes interesadas?. Qu servicios ofrecera si tuviera recursos ilimitados?. Qu puede permitirse ofrecer?. Cobrara por los servicios?. Qu responsabilidades tendr la biblioteca vs. la comu-nidad de contenidos?. Cules son sus principales prioridades de servicio?. Cules son sus prioridades a corto y a largo plazo?.

Servicios de Repositorios Institucionales Esta seccin detalla los tipos de servicios que ofrece un Repositorio Institucional. Utilice esta seccin para elaborar una descripcin de-

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tallada sobre el material de apoyo que sus usuarios y visitantes pue-dan encontrar en este repositorio. Este servicio y la seccin de apoyo conducen a la planificacin de la puesta en marcha del recurso. Un servicio y apoyo ms extenso y complejo producen mayores costes. Una forma de controlar los costes es ofrecer un nivel de servicio y apoyo gratuitos, reservndo-se la opcin de ofrecer otros servicios prepago. Puede que el per-sonal directivo quiera desarrollar una lnea distinta de actuacin para estas dos categoras. Los Repositorios Institucionales pueden proporcionar muchos ser-vicios, unos que se apoyan en tecnologa disponible actualmente, otros que sern desarrollados a corto plazo y por ltimo los que todava se encuentran en la etapa de identificacin de necesidades. Sin duda todava existe una cuarta categora de necesidades que sern planteadas por los usuarios de las nuevas metodologas sobre enseanza e investigacin digital. Aunque es posible la planificacin de estos servicios en el futuro, es importante reconocer las limita-ciones de los actuales sistemas. Servicios gratuitos vs. Servicios de cobro La siguiente tabla muestra la variedad de servicios que un equipo de biblioteca puede ofrecer en un Repositorio Institucional. En este ejemplo, algunos servicios estn disponibles de forma gratuita y otros previo pago, basndose en la recuperacin de costes. Su ser-vicio puede ofrecer algunos o la mayora de stos dependiendo de cmo se estructure el Repositorio Institucional y las necesidades de su comunidad. El cobro por los servicios de un Repositorio Institucional especfico depende de su previsin de coste que comentaremos en la seccin de planificacin de costes en este manual. En el ejemplo que se muestra a continuacin, se cobra a las comunidades de contenido por contratar servicios extra con la biblioteca.

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Servicio de Repositorios Institucionales Servicios Centrales (gratuitos)

Servicios Premium (prepago)

Establecer los departamentos acadmicos y las comu-nidades de contenidos en el Repositorio Institucional

Servicio de Metadatos: Consulta de servicios de Metadatos

Servicio de Metadatos: Creacin de Metadatos de clientes

Apoyo a los usuarios suministradores de contenido Servicios documentales: Escaneado OCR Formato de archivos

Asignacin de espacio de archivo : bsico Asignacin de espacio de archivo : extra

Importacin de datos por lotes (Batch): Colecciones Histricas Colecciones digitalizadas recientemente

Gestin de Sistemas Informticos Otros:

Referencias La Universidad de Rochester ofrece una variedad de servicios cen-trales o gratuitos, junto con servicios Premium para recuperar cos-tes. Para ms informacin ver el servicio DSpace de la Universidad de Rochester, enumeracin de servicios centrales vs. servicios pre-mium: http://www.library.rochester.edu/index.cfm?PAGE=1362 Formas de Organizar el Contenido Cada servicio de Repositorio Institucional organiza su contenido de la manera que mejor se ajuste a la particularidad de su Universidad y de su estructura acadmica. Muchas Universidades se organizan segn los centros o departamentos de investigacin. ste no es desde luego el nico principio organizativo. La Universidad de Kan-sas lo hace usando comunidades hbridas de la siguiente manera: 1. Comunidades Formales: constan de departamentos, centros de investigacin y grupos ya existentes, con directrices de aporta-

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cin de contenido establecidas y volumen de trabajo. Ejemplo: De-partamento de Neurociencia. 2. Comunidad por reas Temticas: acceso abierto, todo el personal acadmico puede aportar contenidos, o a travs de terce-ros. El personal de la biblioteca revisa el contenido antes de colgarlo en la red. Ejemplo: Policy Research Institute. 3. Comunidades de Inters: Un grupo ad hoc, departamentos interfacultativos. La organizacin de las comunidades de contenido depende de los intereses y acuerdos de sus integrantes. La mayora del software necesita ser adaptado a las comunidades de contenido. Vea el captulo de tecnologa para comentar las capacidades actuales de los principales sistemas de software. Ejemplos de definiciones de servicios de Repositorios Institucionales Al trabajar con sus colegas y con la ayuda de las hojas de trabajo de este manual empezar a perfilar una definicin de servicio para su Repositorio Institucional. Varios equipos de servicios de Reposito-rios Institucionales han publicado informacin sobre modelos de servicio. stos son ejemplos valiosos de cmo otros han soluciona-do algunos de los problemas a los que ustedes se enfrentan ahora. University of Glasgow: http://www.lib.gla.ac.uk/daedalus/docs/eprintsleaflet.pdf Queensland University: http://www.qut.edu.au/admin/mopp/F/F_01_03.html University of Rochester: http://www.library.rochester.edu/index.cfm?PAGE=1362 Queens University in Canada: http://library.queensu.ca/webir/planning/q_space_planning_document.htm

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Ohio State University: https://dspace.lib.ohio-state.edu/retrieve/335/KBRogers.pdf Cmo formar un equipo En primer lugar habr que elegir al personal responsable de cada una de las siguientes tareas:

Administracin de encuestas o entrevistas acadmicas y de personal. Realizar una evaluacin de necesidades. Sintetizar los resultados de las encuestas. Desarrollar su modelo de servicio. Desarrollar su modelo de coste. Realizar evaluaciones de recursos. Llevar a cabo un anlisis gap (de espacios). Desarrollar documentos de requisitos. Desarrollar presentaciones para personal acadmico y usuarios potenciales.

Estos miembros del personal constituyen el equipo de planificacin. La representacin del equipo debera incluir personal experto de administracin de bibliotecas con responsabilidad presupuestaria, personal de archivos y alguien cuyo papel sea el de interactuar regu-larmente con el profesorado. El equipo de planificacin debera tener un margen de algunos me-ses para desarrollar el modelo de servicio, el coste asociado, la im-plementacin del hardware y la personalizacin local del software. Cmo realizar una encuesta de evaluacin de necesidades Una pieza clave para su plan de servicio es conocer las necesidades especficas de su comunidad acadmica. Cmo se publican y alma-cenan en la actualidad los trabajos acadmicos del campus?, quines son las principales partes interesadas que se deben incluir en su

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planificacin?, qu recursos informticos estn disponibles en el campus?, cul es la percepcin acadmica de los problemas a la hora de dirigir materiales digitales?... Una evaluacin de necesidades clave incluye encuestas tanto formales como informales a la comu-nidad. Encuestas informales: se incluyen encuentros cara a cara con administradores y profesorado de forma individual, contactos por e-mail y supervisin de los servicios de publicacin en lnea existentes en el campus. Encuestas formales: pueden incluir encuestas al personal acadmico bien en papel o en lnea, as como presentaciones y se-siones de Q&A con departamentos y grupos acadmicos. Usted puede personalizar la hoja de trabajo: encuesta acadmica de este captulo para adecuarla a su servicio. sela para saber cmo publica el profesorado en la actualidad sus investigaciones y como podra usar un Repositorio Institucional universitario. Referencias Un equipo de la Biblioteca de la Universidad de Rochester se em-barc en el estudio de las necesidades acadmicas: Use a Shoehorn or Design a better Shoe (Utilize un calzador o disee un zapato mejor): co-diseo de un Repositorio Institucional por David Lin-dahl y Nancy Foster, disponible en lnea en: http://docushare.lib.rochester.edu/docushare/dsweb/Get/Document- 13710/Participatory+Design+Conference+Paper+2004.07.31.pdf. La pgina web del equipo de Rochester documenta los estudios y resultados: http://docushare.lib.rochester.edu/docushare/dsweb/View/Collection-331

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Cmo crear un plan de servicio Un tpico plan de servicio de Repositorio Institucional se divide en tres perodos: comienzo, desarrollo y madurez. Estos perodos son piedras angulares en el desarrollo por fases y permiten diferenciar niveles de compromiso de recursos para afrontar estos objetivos. Muchas instituciones prefieren comenzar con un servicio pequeo y manejable, acompaado de un programa de marketing cuyo objetivo inicial sea hacerse visible en la comunidad. Conforme crece el in-ters, se aaden comunidades de contenido y departamentos acadmicos adicionales. Nota: Las actividades y servicios que aparecen a continuacin tie-nen como finalidad dar ideas, no ser una lista definitiva. Planificacin Temporal Establezca perodos durante los cuales tendrn lugar las actividades. Actividades tpicas del perodo incluyen:

Identificar el equipo del servicio y perfilar las responsabi-lidades. Identificar a los primeros usuarios para empezar a aa-dir contenidos en una fase piloto o beta.

o Identificar colecciones histricas para adquirir contenidos. o Identificar nuevos contenidos de investigacin. o Identificar lderes de pensamiento en el campus.

Desarrollar planes de actuacin. Elegir e identificar tecnologas. Desarrollar un equipo asesor.

o Personal bibliotecario. o Profesorado.

Abogar por el servicio en el campus. o Administradores especializados. o Profesorado.

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Personal Utilice las hojas de trabajo de este manual para buscar personal que aporte dedicacin y habilidades al equipo. Tanto si puede contratar nuevo personal como si no, o si confa en el ya existente, necesita identificar las cualidades del personal del que dispone. Adems pue-de que necesite contratar recursos adicionales, dependiendo de su servicio y de los recursos ya existentes. Dependiendo del tamao y alcance de su servicio de Repositorio Institucional puede que necesite contratar o recolocar recursos para realizar las siguientes tareas:

Servicio y apoyo: Ayudar al establecimiento de la comunidad.

o Diseo de la pgina web. o Definicin de la coleccin. o Definicin del volumen de trabajo (esto se puede aplicar a aquellos que estn implementando sola-mente el DSpace). o Cargar lotes de colecciones histricas.

Ayudando los usuarios. o Ayuda telefnica. o Ayuda en lnea. o Documentacin en lnea. o Pginas FAQ.

Revisar metadatos. Hacer que el personal de la biblioteca cree metadatos. Desarrollar esquemas de metadatos personalizados. Dirigir colecciones. Consultar con comunidades y con autores sobre la conservacin.

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Estas tareas de ayuda al usuario y direccin de servicio pueden ser creadas por personal ya existente o por el nuevo personal. En algu-nas Universidades, un miembro del personal dedica la mitad de su tiempo o ms a este servicio, mientras que en otras, las tareas se dividen entre el personal existente que contina con sus responsa-bilidades en otros programas. Funciones de ayuda al usuario y roles tecnolgicos Para un servicio grande o ya establecido, hay dos funciones primor-diales: una principalmente tcnica (sistemas informticos / tecno-loga) y otra de ayuda a los usuarios, que gestione el Repositorio Institucional con el profesorado y el personal. Tambin ofrecemos una hoja de trabajo con las habilidades necesarias para cada uno de los papeles ms destacados en el equipo. Ver la hoja de trabajo: Personal de este manual con descripciones del tipo de trabajo y habilidades requeridas para estos puestos. Direccin de apoyo al usuario (o personal directivo de servicio de Repositorio Institucional en algunas pginas web). Especialista en sistemas informticos/informacin, para dirigir la tecnologa. De nuevo, dependiendo del alcance de su servicio y del presupuesto del que dispone, puede o no contratar nuevo personal para estas funciones, o encontrar/desarrollar estas habilidades con el personal del que ya dispone. Cmo poner en marcha un programa piloto Cada servicio de Repositorio Institucional se compone de coleccio-nes de contenido, a veces llamadas comunidades. Estos son gru-pos que aaden contenidos a un Repositorio Institucional, departa-mentos acadmicos o administrativos, Universidades, centros de investigacin, unidades de laboratorios etc.

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Muchas Universidades han encontrado til poner en marcha un programa piloto para su repositorio comn, eligiendo en un pri-mer momento a unos pocos usuarios iniciales que prueban el soft-ware y han aceptado unirse al programa previamente. Esto facilita la atencin a un grupo de contenido y de usuarios ase-quibles al sistema, probar el software, suprimir procedimientos, y comprobar la poltica de actuacin y las expectativas antes de poner el servicio a disposicin de toda la Universidad. Una vez que se ha elegido una coleccin para aadir psela al pro-grama piloto, elija a alguien como enlace en ese departamento para trabajar con el personal del repositorio y el equipo de implementa-cin. Cmo conseguir las comunidades de contenido Encontrar comunidades en su institucin para participar en un pro-grama piloto o de primeros usuarios puede llevarle tiempo. Aqu tiene algunas sugerencias para encontrar comunidades de primeros usuarios: Entrevistar a jefaturas de departamento y profesorado. Escribir un artculo para una publicacin o revista acadmica y pedir voluntarios. Presentar el servicio de Repositorio Institucional a investigadores y editores que publiquen contenidos en el campus. Contactar con departamentos, laboratorios, centros de investiga-cin, etc., que publiquen contenidos en la web. Enviar informacin por e-mail sobre el servicio de Repositorio Institucional a los foros de discusin de su institucin. Puede que tambin quiera sondear al profesorado para averiguar lo que necesita de un Repositorio Institucional. Ver la muestra de encuesta acadmica para obtener ideas de cmo cuantificar las ne-cesidades del personal acadmico.

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Criterios de seleccin Los criterios de seleccin para los primeros usuarios pueden incluir los siguientes atributos: Un grupo o departamento que est de acuerdo con su misin. Diversidad entre las disciplinas. Diversidad de tipos de contenido o formatos. Incluir ejemplos diferentes sobre temas de gestin de los dere-chos de propiedad intelectual. Colecciones de tamao manejable en lugar de grandsimas colec-ciones. Opinin de los principales responsables o cargos del campus. Proporcionar una red de recuperacin de contenido, identificar el contenido que est a punto de perderse. Una comunidad predispuesta a la conservacin digital y experien-cia en la interpretacin de datos Lo ms importante de todo es un enlace fuerte y de confianza dentro de la comunidad para trabajar con el equipo de servicio del Repositorio Institucional. Los criterios de seleccin varan dependiendo de la fase de desarro-llo que se est implementando. Cmo encontrar un coordinador interno adecuado Cuando reclute nuevas comunidades de primeros usuarios, encon-trar un coordinador interno adecuado que dirija el trabajo de la comunidad es la mitad de la batalla. Puede encontrar esta persona en uno de los siguientes puestos:

Coordinador de Publicaciones. Ayudante del Decano. Director de la pgina web. Personal administrativo.

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Hay que advertir que no suele ser un profesor la persona que sirve de enlace con el equipo de implementacin. Hoja de trabajo: Cmo identificar a los potenciales Primeros Usuarios Mientras que busca un departamento acadmico o centros de in-vestigacin para que se unan a su programa o servicio, puede usar una hoja de trabajo de muestra para hacer un seguimiento de los atributos pertinentes de cada departamento. Esto puede ayudar a establecer prioridades en su plan de servicio. Cmo hacer el Marketing de su servicio de Repositorio Institucional Cuando se crea un servicio, es imprescindible difundir cmo va a beneficiar dicho servicio a la comunidad universitaria, en otras pala-bras hacer marketing y anunciar el nuevo servicio al campus. Algunos equipos han tenido xito al centrarse en un grupo de lde-res de pensamiento del campus, haciendo que se comprometieran primero para fomentar el inters por el servicio. Otro equipo con-tact con todos los webmasters e investigadores de la Universidad para hacerlos partcipes y que as difundiesen la informacin entre aquellos que en la actualidad enviaban contenidos acadmicos a las pginas web de la Universidad y de los departamentos. Usuarios potenciales Profesorado Algunos docentes ya son conscientes de los beneficios de los Repo-sitorios Institucionales; otros estn menos versados en las nuevas tecnologas y el modo en que stas pueden ayudarles a gestionar la propiedad digital. Incluso existen los que no son conscientes de que

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sus trabajos estn en peligro por la forma en que son gestionados en la actualidad. Administracin Defender este servicio dentro de la institucin anfitriona es de vital importancia para la sostenibilidad. Pblico externo Los lderes de pensamiento que se benefician de que sea posible un amplio acceso a un Repositorio Institucional agradecen el reco-nocimiento de los medios y tambin que la difusin de lugar tanto a un aumento de suministradores de contenido como de usuarios finales. El grupo incluye docentes y administradores centrales.

Publicaciones institucionales. Coordinacin con la oficina de relaciones pblicas de la Universidad. Desarrollo de la pgina web. Sesiones de feedback para el usuario.

o Grupos de discusin para el usuario. o Sesiones sobre la usabilidad.

Grupos asesores de docentes.

Marketing de ideas Hay muchas formas creativas para vender su Repositorio Institucio-nal a su institucin. Puede usar ideas y herramientas que le propor-cionamos aqu para que conozcan su servicio y lo adopten. Cmo usar un mtodo descendente

Un mtodo descendente se centra en los Vicerrectores, Decanos y Administradores. Se usa el boca a boca y la in-fluencia directa. Segn este mtodo, usted ayuda a conven-

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cer a los cargos directivos de la institucin para tener un repositorio digital, comentndolo a los profesores y al per-sonal. Consiga apoyo institucional involucrando al profesorado y administradores influyentes antes de lanzar el servicio. Desarrolle algn ejemplo que demuestre el valor del re-positorio para la institucin como conjunto, mostrando in-vestigaciones universitarias y el beneficio para la investiga-cin acadmica.

Cmo usar un mtodo ascendente

Un mtodo ascendente ofrece servicio al profesorado, al personal, a las comunidades que publican en la pgina web de su Universidad, al personal tcnico de los departamentos y a los grupos que publican. Siguiendo este mtodo, usted crea la necesidad de un Repositorio Institucional antes de pedir apoyo a un nivel superior. Consiga que el profesorado se interese en conservar su trabajo a largo plazo. Pdale a su comit docente asesor que describa a sus co-legas los beneficios que comporta usar un Repositorio Insti-tucional. Valore que los diferentes departamentos tienen sus parti-cularidades en cuanto a produccin acadmica, necesidades digitales, etc. Su mtodo debe tener esto en cuenta. Busque el apoyo acadmico en una amplia gama de disci-plinas, cada una con sus caractersticas y con diferentes ne-cesidades de publicacin digitales. Acrquese al profesorado que ha publicado en las pginas web de su departamento o facultad. Renase con los editores y webmasters y ofrzcales el servicio. Ellos conocen los retos del uso y conservacin del contenido en lnea y pueden ser grandes aliados para los Repositorios Institucionales.

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Colabore con otras iniciativas del campus interesadas en tener contenido en lnea, cursos, etc.

Cmo fomentar el inters en la Universidad

Presente su servicio en reuniones del campus, a grupos de investigacin, a departamentos, al personal, a profesores, al servicio de informtica, etc. (individualmente, por telfo-no, en persona). Escriba una nota de prensa anunciando el lanzamiento y distribuya folletos informativos por todo el campus inclu-yendo informes de la facultad. Coordine la publicidad con los departamentos, biblioteca y todo el mbito universitario. Comparta copias del marke-ting, psters, folletos, con las oficinas informativas, pginas web, etc. Use folletos impresos, psters, presentaciones y la pgina web de la Universidad para publicitar el servicio. Planifique actividades en el campus y en el entorno de las comunidades de contenido para publicitar el lanzamiento de su servicio. Organice una sesin inicial para que el personal de la bi-blioteca conozca los servicios de Repositorios Instituciona-les, planteen dudas y sepan qu son. Justifique la existencia de un programa de Repositorio Ins-titucional antes de lanzar el servicio mediante un programa piloto o de primer usuario. Haga publicidad tanto dentro como fuera de la Universi-dad. Algunos docentes se fijan en los artculos de los peri-dicos locales y piden ms informacin. Escuche al profesorado y los usuarios finales del campus, y sea flexible respecto a sus expectativas mientras rene los requisitos. Promueva el inters en la conservacin a largo plazo en el campus.

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Ofrezca presentaciones sobre temas de inters para el profesorado y que estn relacionados con Repositorios Ins-titucionales como el copyright, los derechos de propiedad intelectual en la era digital, etc.

Cmo mantenerse en contacto con comunidades de contenido

Encueste a las comunidades de contenido anualmente pa-ra conseguir informacin y reunir nuevos requisitos etc. Use una solicitud anual para verificar las decisiones sobre la poltica de actuacin. Ponga en funcionamiento una lnea de ayuda de forma que los que envan contenido y el personal directivo se dirija al directorio de ayuda al usuario . Haga un seguimiento de resolucin de problemas y suge-rencias de mejora. Comparta FAQs con las comunidades de contenido del campus.

Vea tambin las lecciones de marketing de otros equipos de Reposi-torios Institucionales.

Cmo aadir contenido al servicio Entre los equipos de Repositorios Institucionales encuestados, la prioridad y mayor reto al que se enfrentan es conseguir que el pro-fesorado y el personal enven contenido. Una vez que conocen el servicio y valoran su importancia, muchos docentes se interesan en la idea del repositorio. Pero conseguir que enven su contenido es el siguiente reto al que se enfrenta.

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Cmo conseguir la participacin acadmica Entre las maneras de conseguir la participacin acadmica podemos incluir esfuerzos en los siguientes frentes: Marketing El profesorado tiene que or hablar de su servicio de Repositorio Institucional muchas veces, durante, antes y en diferentes fuentes (impresas, en lnea, en persona). Una buena regla de oro es que alguien necesita que le expongan algo una media de siete veces antes de que sea completamente consciente de su existencia. Asegrese de describir explcitamente los beneficios de su servicio para el pro-fesorado. Tecnologa La interfaz de usuario de su servicio debe ser atractiva, fcil de usar y bien documentada. Colaboracin Trabaje con otros editores de web y pginas web del campus para comprobar quines estn ya enviando materiales de investigacin acadmica en lnea de cara a buscar su apoyo y ayuda. Si alguien en el campus est trabajando con materiales de aprendizaje en lnea, puede que usted necesite colaborar con ellos en cuanto al conteni-do que va a ser tambin guardado en un Repositorio Institucional. Poltica de propiedad intelectual Cuanto ms fcil sea para docentes o departamentos aadir conte-nido, ms probable es que lo hagan. Puede que tenga que ofrecer directrices o incluso ayuda para clarificar asuntos de derechos de propiedad intelectual. Referencias

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Muchos servicios de Repositorios Institucionales se enfrentan a la dificultad de conseguir participacin acadmica. Morag Mackie, di-rector del proyecto de apoyo de la Universidad de Glasgow DAEDALUS, ofrece consejo a compaeros de otras Universidades en un artculo excelente: Repositorios Institucionales: Estrategias prcticas del proyecto DAEDALUS, por Morag Mackie, Ariadne, Abril 2004: http://www.ariadne.ac.uk/issue39/mackie/. Ver tambin la presentacin de David Prosser titulada: Si lo cree, vendrn?, crear un repositorio (2004), disponible en: http://eprints.rclis.org/archive/00001005/01/Group7.pdf. Cmo promocionar su servicio en el campus Promocin y peticin de colaboracin para su Repositorio Institucional Identificar colaboradores en los departamentos acadmicos que puedan animar a otros colegas a participar es a menudo el mtodo ms valioso. Los centros sern ms receptivos para proporcionar contenido si no piensan que los envos y la conservacin electrnica afectarn a las normas probadas y testadas de las comunicaciones acadmicas. El mensaje fundamental debera ser no pare de enviar documentos a las revistas revisadas de compaeros, pero por favor gurdelos en los archivos de impresin electrnica tambin. Es importante que los archivos de documentos electrnicos se gestionen de tal forma que se centren en las necesidades y los mo-delos de trabajo de los investigadores. El procedimiento debe ser sencillo para que ellos contribuyan. Cree un proyecto de pgina web que est unido al mismo archi-vo. Esto puede actuar como un foco de desarrollo y noticias. D publicidad al repositorio en las revistas universitarias incluyen-do los informes del usuario de la biblioteca: la distribucin de mate-

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rial sobre el valor de los Repositorios Institucionales, como el folle-to SPARC Create Change; hacer presentaciones en los departamen-tos y en los comits universitarios. Fuente: A Guide to Setting Up Institutional Repositories, from CARL Institutional Repositories Pilot Project, Online Resource Por-tal: http://www.carl-abrc.ca/projects/ir/setting-up.htm] Ejemplos El programa DAEDALUS de la Universidad de Glasgow ofrece un folleto donde explica su servicio al profesorado: http://www.lib.gla.ac.uk/daedalus/docs/eprintsleaflet.pdf. Vea la gua en lnea del proyecto de Repositorio Institucional CARL para docentes y personal de la biblioteca universitaria Simon Fraser y la asociacin canadiense de bibliotecas de investigacin (CARL): http://www.carl-abrc.ca/projects/ir/ Aqu presentan sus procedimientos, recursos, as como directrices y polticas de actuacin para aadir contenido al sistema. La Universi-dad de Queens en Canad tambin publica sus directrices y polticas de actuacin en lnea: http://library.queensu.ca/webir/qspace-project/guidelines.htm. Prctica y ayuda al usuario Mientras planifica su servicio, considere la cantidad de pruebas prcticas y apoyo que quiere ofrecer. Cada uno de los diferentes grupos de usuarios necesita una explicacin general del servicio, sus caractersticas y cmo se usa. Adems, el personal de biblioteca que crea metadatos y aade con-tenido requiere de prcticas especficas para su trabajo. El profeso-rado y las personas designadas necesitan prctica para aadir conte-nido al sistema y establecer reas temticas por departamentos o centros de investigacin.

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Personal de biblioteca: o Procedimientos legales, comprensin de los obje-tivos del servicio etc. o Interfaz de usuario, aadir contenido. o Procedimientos de metadatos. o Mtodos de investigacin.

Docentes y personal becario/administrativo: o Procedimientos generales, comprensin de los objetivos del servicio etc. o Interfaz del usuario, aadir contenido. o Creacin de metadatos.

Referencias sobre la planificacin del servicio Ms adelante aparecen artculos recopilados sobre planificacin del servicio y sobre cmo crear un Repositorio Institucional. Tambin incluimos aqu listas de servicios de Repositorios Institu-cionales para que pueda ver de primera mano cmo otros organi-zan y presentan sus colecciones. Referencias generales Budapest Open Access Initiative: http://www.soros.org/openaccess/ Campbell, Lorna M., Kerry Blinco, Jon Mason. Manejo e Implementa-cin de un Repositorio, 2004: http://www.jisc.ac.uk/uploaded_documents/Altilab04-repositories.pdf CARL Educause library: http://www.educause.edu/asp/doclib/subject_docs.asp?TermID=671 Digital Preservation Coalition: http://www.dpconline.org/graphics/

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DSpace Project Implementing DSpace section of DSpace.org web-site: http://dspace.org/implement/index.html Nixon, William J. The evolution of an institutional impression electronics archive at the University of Glasgow. Ariadne Issue 32, July 8, 2002. http://www.ariadne.ac.uk/issue32/eprint-archives/ Pinfield, Stephen; Gardner, Mike and John MacColl. Setting up an institutional impression electronic archive. Ariadne, Issue 31: April 11, 2002: http://www.ariadne.ac.uk/issue31/eprint-archives/ Pinfield, Stephen. Open archives and UK institutions: an overview. D-LibMagazine, 9, 3, March 2003: http://www.dlib.org/dlib/march03/pinfield/03pinfield.html. Pinfield, Stephen. Creating institutional impression electronic repositories. Serials, 15, 3, November 2002, pp. 261-264: http://wwwdb.library.nottingham.ac.uk/ep1/documents/doc1/00/00/00/64/index.html Queens University Canada, QSpace project plan: http://library.queensu.ca/webir/planning/q_space_planning_document.htm Rogers, Sally A. Developing an Institutional Knowledge Bank at Ohio State University. From Concept to Action Plan, 2003: https://dspace.lib.ohio-state.edu/retrieve/335/KBRogers.pdf Shearer, Kathleen. A Step-by-Step Guide to Setting Up an Institutional Repository. September 2002: http://www.carl-abrc.ca/projects/ir/setting-up.htm SHERPA localiza y enva enlaces a publicaciones importantes sobre la creacin de repositorios eprints: http://www.sherpa.ac.uk/documents/

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SHERPA Project Proposal, Version 2, October 2002: http://www.sherpa.ac.uk/documents/proposal.pdf SPARC Europe: http://www.sparceurope.org/index.html SPARC Europe FAQ: http://www.sparceurope.org/Repositories/index.html SPARC Institutional Repository Checklist and Resource Guide: http://www.arl.org/sparc/IR/IR_Guide.html Directorios de Repositorios Institucionales Lista ePrints de repositorios en UK: http://www.rdn.ac.uk/projects/eprints-uk/repositories/ PALS report on Institutional Repositories (PDF), page 43 available from the Projects page of the PALS site: http://www.palsgroup.org.uk/. SPARC Europe, list of European institutional repositories: http://www.sparceurope.org/Repositories/index.html#Europe SPARC Institutional Repository Checklist and Resource Guide: http://www.arl.org/sparc/IR/IR_Guide.html#appendix

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Informacin sobre cmo conseguir la participacin de la Facultad Mackie, Morag. Filling Institutional Repositories: Practical strategies from the DAEDALUS Project. Ariadne. April 2004: http://www.ariadne.ac.uk/issue39/mackie/ Prosser, David. If You Build it, Will They Come? Filling an Institutional Repository. Presentation. (2004): http://eprints.rclis.org/archive/00001005/01/Group7.pdf Referencias sobre la planificacin de servicio JISC Biannual Project Report, incluye un listado sobre proceso de planificacin y documentos: http://hairst.cdlr.strath.ac.uk/documents/HaIRST-FAIR-BR0204.pdf Queens University: Q-Space Project Plan: http://library.queensu.ca/webir/planning/q_space_planning_document.htm Software Project Management Templates and Tools: http://www.projectconnections.com/knowhow/template_list/newformat/planningscl Washington State University. Cost Factors in Digitisation: http://digitalwa.statelib.wa.gov/newsite/projectmgmt/costfactors.htm Documentos de primera mano sobre la creacin de un Repositorio Institucional Beaudoin, Patsy and Margret Branschofsky. MITs DSpace Experience: A Case Study. (2004): http://www.dspace.org/implement/case-study.pdf

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The Glasgow ePrints Service at the University of Glasgow describe su servicio en un folleto para la Facultad y la plantilla: http://www.lib.gla.ac.uk/daedalus/docs/eprintsleaflet.pdf Hubbard, Bill. Building Repositories of eprints in UK Research Universi-ties. In Capturing Edinburgh's Research event, University of Edinburgh Library, Edinburgh, 23 October 2003. Presentacin PowerPoint disponible en: http://www.thesesalive.ac.uk/archive/SherpaEdinburgh.ppt Sally Rogers del equipo Ohio State University DSpace escribe sobre el proceso de planificacin de su RI, llamado KnowledgeBank: https://dspace.lib.ohio-state.edu/retrieve/335/KBRogers.pdf Queensland University, Australia. Da a conocer la definicin del servicio de su ePrint: http://www.qut.edu.au/admin/mopp/F/F_01_03.html Queens University, Canad publica su modelo de servicio IR y su plan de proyecto: http://library.queensu.ca/webir/planning/q_space_planning_document.htm The University of Rochester publica el modelo de servicio para su proyecto de Repositorio Institucional DSpace: http://www.library.rochester.edu/index.cfm?PAGE=1362 Vanderbilt University Library staff comparten sus planes para incluir un proyecto de RI en los planes estratgicos de la Universidad: http://staffweb.library.vanderbilt.edu/strategicplan/diglib/recommendations.htm y http://staffweb.library.vanderbilt.edu/strategicplan/diglib/report/reporttosteering.doc

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Secciones del manual de la planificacin de servicio Esta seccin ofrece una serie de hojas de trabajo e ideas de planifi-cacin para ayudarle a empezar a planificar su servicio de Reposito-rio Institucional.

Hoja de trabajo: agenda de planificacin del trabajo. Hoja de trabajo: servicio de Repositorio Institucional: gratuito o prepago. Hoja de trabajo: definicin de modelo de servicio. Hoja de trabajo: personal. Hoja de trabajo: identificacin de los Primeros Usuarios. Proyecto de planificacin: muestra de encuesta acadmi-ca. Proyecto de planificacin: lecciones aprendidas. Marketing: lecciones aprendidas. Marketing: muestra del plan de comunicaciones.

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Hoja de trabajo: proyecto de planificacin Esta seccin presenta los pasos y decisiones principales en las reas a las que se enfrenta un equipo cuando crea un repositorio institu-cional.

Proyectodeplanificacin Primeras

semanas Fase preliminar

Fase anterior al lanzamiento

Presentacin del proyecto

Actuaciones a largo plazo

Definicin del servicio Formacin del equipo Eleccin de la tecnolog-a

Programa para primeros usuarios

Dando a conocer el servicio

Difusin de actividades Funcionamiento del servicio

Pasos detallados del proceso de planificacin Desarrolle una definicin del servicio. Sondee las necesidades acadmicas. Forme un equipo.

Evalu las capacidades del personal actual. Contrate y reasigne personal segn sea necesario. Tecnologa. Evale y elija la plataforma de software. Instale sistemas de software y hardware.

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Marketing.

Elabore materiales de marketing. Elabore pginas web, folletos, y otros vehculos de comuni-cacin.

Programa para primeros usuarios.

Carga por lotes de colecciones ya existentes. Prctica y establecimiento de nuevas colecciones de conte-nido.

Lanzamiento del servicio.

Difusin de actuaciones. Campaas de marketing. Cursos de formacin para los que aportan contenido.

Funcionamiento del servicio.

Tareas a largo plazo, funcionamiento del sistema, hacer cre-cer el sistema, etc.

Apoyo al sistema. Lnea de apoyo.

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Hoja de trabajo: servicios de repositorios institucio-nales, gratuitos o prepago Su equipo de implementacin puede usar esta hoja de trabajo para determinar qu servicios podra ofrecer su repositorio institucional y si los ofertar de forma gratuita o prepago sobre la base de recu-peracin de costes. Considere si su servicio de repositorio institucional ofertar cada uno de estos servicios y si es as, determine si tiene intencin de cobrar cargo adicional. Esta lista no es exhaustiva, slo cubre los servicios tpicos que se les piden a los repositorios institucionales para proporcionar contenido a los que aportan material y usuarios. Su servicio es exclusivo y puede tener ms o menos servicios dependiendo de las necesidades de su comunidad. Recordatorio: use un mtodo por fases

Cuando planifique los servicios que ofertar en su repositorio insti-tucional es de utilidad hacer una amplia lista de servicios al comien-zo. No necesitar ofertar todos estos servicios al principio, puede ofertar nuevos servicios en fases, comienzo, crecimiento y madurez, conforme a las habilidades y la experiencia del personal aumenten.

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Servicios de Repositorio Institucional Servicio bsico

(gratuito) Servicio premium

(prepago) Alta de departamentos acadmicos y otras comunidades de contenido en los RI

Consulta de metadatos Creacin de metadatos de los usuarios Preparacin de suministradores de contenido

Apoyo al usuario para suministradores de contenido (rbitro de conflictos, etc.)

Servicios documentales Escner OCR Formateo de archivos

Asignacin de almacenaje bsico Espacio de depsito extra Importacin de datos

Colecciones histricas Colecciones digitalizadas

recientemente

Informe del usuario Manejo de sistemas informticos Otros :

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Hoja de trabajo: definicin de modelo de servicio

Para establecer una definicin de modelo de servicio detallada ara su servicio de repositorio institucional, el equipo de implementacin debe considerar los siguientes asuntos y cuestiones. Esta lista no es exhaustiva, es slo una sugerencia. Las necesidades particulares de su institucin dictarn los parmetros de la defini-cin de su servicio. Tenga en cuenta los temas y cuestiones adicio-nales que le proporcionamos a continuacin.

Cul es la misin de su servicio?:

Aumentar el alcance de la investigacin acadmica. Aumentar la visibilidad/prestigio de la institucin. Crear un papel de liderazgo institucional para la biblio-

teca. Mostrar la produccin de la investigacin universitaria. Prepara para RAE. Dirigir los costes informticos de la institucin. Guardar los registros institucionales. Proporcionar servicios esenciales del profesorado. Ayudar la personal bibliotecario a enfrentarse a los re-

tos del mundo digital. Albergar las colecciones digitalizadas. Gestionar materiales de aprendizaje. Promocionar un espacio abierto. Otros.

Qu tipos de documentos aceptar?:

Informacin publicada y revisada por sus colegas. Pre-prints. Bases de datos. Materiales de investigacin. Materiales de aprendizaje. Registros institucionales.

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Tesis. Actas. Revistas electrnicas. Otros.

Quines son los usuarios clave?:

Profesorado. Personal de biblioteca. Estudiantes. Administradores. Investigadores internos. Investigadores externos. Otros.

Quines son las principales partes interesadas?:

Profesorado. Personal de biblioteca. Estudiantes. Administradores. Investigadores internos. Investigadores externos. Otros.

Qu servicios ofrecera si tuviera unos recursos limitados?.

Qu puede ofrecer?.

Cobrar por los servicios?.

Qu responsabilidad tendr la biblioteca vs. la comunidad

de contenido?.

Cules son las prioridades de su servicio principal?.

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Cules son las prioridades del programa a corto y largo plazo?.

Otros asuntos relevantes para su institucin:

__________________________________________________ __________________________________________________ __________________________________________________

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Hojas de trabajo: personal

Para conformar el equipo que desarrolle su repositorio institucional, pensar en las funciones que necesita cubrir, bien utilizando perso-nal ya existente, bien repartiendo la responsabilidad entre varios o distribuyendo su tiempo, o bien con nuevos contratos. Cmo contratar personal para los servicios al usuario y tareas de apoyo Use esta tabla para anotar a las personas de su plantilla que puedan contribuir por su capacidad y disponibilidad a su servicio de reposi-torio institucional.

Servicios al usuario y tareas de apoyo Plantilla

disponible % Dedicacin

temporal

Establecer las colecciones de contenido o comunidades.

Diseo web. Definicin de la coleccin. Definicin de flujos de trabajo. Carga de colecciones histricos por

lotes.

Soporte al usuario. Ayuda telefnica. Oferta de ayuda en lnea. Creacin de documentacin en

lnea.

Escribir FAQs. Revisin de metadatos Disponer de personal para la creacin de

metadatos.

Desarrollar esquemas de metadatos persona-lizados.

Dirigir las colecciones. Consultar con comunidades y autores para la

conservacin.

______________________________________

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Hoja de trabajo: personal Dependiendo del personal existente y de los fondos que tenga dis-ponibles, puede contratar nuevo personal o no para el inicio del repositorio institucional. En esta hoja de trabajo, ofrecemos dos formas de buscar personal con las habilidades necesarias para llevar su servicio : encontrar miembros del personal y comprobar sus habilidades o enumerar las caractersticas necesarias para hacerse cargo del servicio y luego encontrar o contratar al personal que rena esas condiciones. Estudio de personal y habilidades necesarias

Datos personales Habilidades % dedicacin temporal Categora

Ej.JoseSmithProgramador50%Enplantilla

Contratado

Temporal

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Cmo localizar personal que proporcione el perfil necesa-rio para el servicio

Habilidades Datos personales % dedicacin temporal Categora

ProgramadorEj.JoseSmith50%Enplantilla

Contratado Temporal

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Descripciones de ejemplos de trabajo Las siguientes descripciones de trabajo muestran las dos funciones principales en un equipo de RI:

Una direccin de apoyo al usuario. Un puesto de especialista de sistemas de informacin y tecnolgicos.

Puede que decida contratar/designar un individuo para cada funcin, o puede encontrarlo entre los miembros de personal existente. Lo importante es que estas habilidades se dediquen al servicio y no las posea un solo miembro del personal Observaciones: En estas descripciones de ejemplos de trabajo, no hemos enumerado las funciones y cometidos tradicionales de la biblioteca que contribuyen a los servicios de Repositorio Institucio-nal. stas son bien conocidas. Nos centramos ms bien en la necesi-dad de las nuevas funciones y conocimientos que ocasiona la imple-mentacin de un Repositorio Institucional.

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Descripcin de un ejemplo de trabajo: Direccin de apoyo al usuario La direccin de apoyo al usuario tiene la responsabilidad de organi-zar la comunicacin y apoyar a los usuarios de los repositorios, en particular a aquellos usuarios que aaden contenido al sistema. Este puesto requiere a una persona formada, entusiasta y motivada. Responsabilidades Ser responsable principal de todos los aspectos del apoyo del usuario del sistema. Realizar las prcticas de usuario con los miembros de la bibliote-ca y los que aportan contenido. Proporcionar su experiencia y ayuda al personal de los servicios de bibliotecas pblicas que apoyen a los usuarios finales de los RI. Coordinar y dirigir la definicin y establecimiento de los nuevos grupos de contenido de RI y coordinar y estar en comunicacin con los especialistas temticos de la biblioteca. Realizar un acercamiento a la comunidad universitaria, incluyen-do visitas a la pgina web del profesorado y sesiones abiertas de prctica. Hacer recomendaciones a los programadores de sistemas in-formticos basndose en la informacin de docentes, suministrado-res de contenido y personal de la biblioteca. Trabajar con organizaciones de relaciones pblicas para dar pu-blicidad al servicio de Repositorio Institucional. Coordinar el depsito de colecciones histricas con la direccin del sistema incluyendo evaluacin de la coleccin, consulta de meta-

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datos, indicadores de conversin y desarrollo de cruces de metada-tos si fuera necesario. Canalizar las consultas sobre la forma de actuacin de la Univer-sidad y temas legales y de regulacin relacionados con la propiedad intelectual y la investigacin esponsorizada mientras se refieran al servicio de Repositorio Institucional. Trabajar en proyectos y equipos con la biblioteca y otros grupos de la Universidad que estn a favor de los servicios del RI (como por ejemplo el grupo asesor de metadatos, las iniciativas de educa-cin en lnea etc.). Presidir el equipo asesor del servicio y participar en el comit de poltica de actuacin. Cualificaciones del personal Mster en Biblioteconoma o experiencia equivalente. Experiencia en apoyo en contextos acadmicos sobre la utiliza-cin de software basado en la web. Amplio conocimiento de prcticas y objetivos de la biblioteca, especialmente en relacin con la tecnologa. Conocimiento prctico de las herramientas de publicaciones basadas en la web (por ejemplo HTML). Excelentes habilidades de comunicacin, escritas y orales, y de relacin interpersonal.

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Comprensin de la funcin de la biblioteca y capacidad para transmitir la misin del sistema y su funcionalidad de manera clara al personal y a los usuarios de la Universidad. Cualificaciones adicionales Otras experiencias importantes: Experiencia en el apoyo a sistemas de biblioteca complejos. Conocimiento de los intereses de la comunidad universitaria y

de los investigadores.

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Descripcin de muestra de trabajo: direccin de sistemas de informacin y tecnologa Para dirigir un sistema de Repositorio Institucional se necesita tam-bin personal que acepte la responsabilidad principal en el campo de la tecnologa. Al informar a la direccin adjunta para tecnologa de la biblioteca, la direccin de sistemas de informacin y tecnologa tiene la responsa-bilidad en todos los aspectos de la direccin tcnica del Repositorio Institucional. Este puesto requiere una persona con conocimientos, entusiasta y motivada. Responsabilidades Tiene la responsabilidad principal en todos los aspectos de la direccin tcnica del sistema. Coordinar el trabajo relacionado que se realiza con Libraries Systems Office y personal IS, incluyendo las prcticas. Contribuir a la solucin de problemas y otras mejoras del siste-ma si son aplicables (principalmente en sistemas abiertos). Realizar la monitorizacin, examen y solucin de problemas del sistema. Proporcionar sistemas de administracin. Supervisar y actualizar programas de utilidad y middleware. Desarrollar sistemas de mejora probados. Dirigir contratos de hardware y tareas de sistema de administra-cin para los servidores del RI, documentando temas para participar

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en proyectos y equipos que trabajan en actividades relacionadas con el servicio de RI. Cualificaciones del personal Mster en Informtica o Biblioteconoma, o experiencia equiva-lente. Experiencia en programacin (en general, Java) y en dirigir cdi-gos escritos para otros. Comprensin de los temas de desarrollo en la red (sobre todo de la web). Experiencia con los sistemas Unix y habilidades bsicas con sis-temas de administracin. Experiencia en proyectos y procedimientos de desarrollo de Open Source cuya fuente se comparte con la comunidad (solamente para proyectos de cdigo abierto).

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Hojas trabajo: Cmo identificar a los potenciales Primeros Usuarios Aqu tiene algunas categoras tiles para elegir colecciones o comu-nidades de contenido para incluirlas en un programa piloto para primeros usuarios:

Comuni-

dad

Formatos

Cuestio-nes IP

Tama-o de

la colec-cin

Meta-datos

Asis-tencia Flujo

de datos

Usua-rios Tpi-cos

Lde-res de

Opi-nin

Atraer amplia

au-diencia

Editorial Universita-ria

X X X X

Estadstica DVI, teX, PostScript

X

Botnica Imgenes, Datos, Audio

FGDC, Dubln Core

X X

Informti-ca

Software, Cdigos

X X X

Tesis en lnea

Mltiples Formatos

X MARC X

Medicina Imgenes mdicas,

Datos

X X

Filologa Clsica

Textos, Mltiples fuentes

X MARC

Econmi-cas

X

MARC X X

GIS Data-sets

ASCII, DBtables,

ESRI, RASTER

FGDC

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Planificacin del proyecto: ejemplo de encues-ta al profesorado Como parte del paso de evaluacin de las necesidades del campus puede que quiera desarrollar detalladamente las prcticas y expecta-tivas de los investigadores y docentes de cara a la publicacin y dis-tribucin de sus trabajos. Referencias Esta encuesta es una adaptacin de la encuesta usada por el equipo DSpace en MIT. En un estudio aparte, un equipo de la Universidad de Rochester se embarc en el estudio de las necesidades acadmi-cas: Utilice un calzador o disee un zapato mejor: co-diseo de un repo-sitorio universitario por David Lindahl y Nancy Foster, disponible en lnea en: http://docushare.lib.rochester.edu/docushare/dsweb/Get/Document-13710/Participatory+Design+Conference+Paper+2004.07.31.pdf. Ejemplo de preguntas de una evaluacin de necesi-dades Hemos desarrollado una serie de preguntas que usted puede perso-nalizar y completar para sondear al profesorado de su Universidad sobre sus planes de Repositorios Institucionales. 1. A qu facultad pertenece en la Universidad?. 2. Cunto tiempo lleva en la Universidad?. 3. Es usted profesor fijo?. 4. Qu importancia tienen para usted las siguientes afirmaciones sobre los beneficios que ofrece un Repositorio Institucional. Un Repositorio Institucional sera una herramienta valiosa si pudiera:

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Hacer versiones pre-impresas de mi investigacin dispo-nibles para un pblico mundial. Hacer que mi investigacin est disponible ms rpida-mente que mediante el proceso de publicacin tradicional. Proporcionar tipos de material que no han estado dis-ponibles a travs del proceso de publicacin tradicional, in-cluyendo grandes bases de datos y formatos multimedia como audio, video e imgenes grficas. Hacer que mi investigacin est disponible con poco es-fuerzo por mi parte y sin tener que mantener una pgina web propia. Proporcionar la conservacin duradera de mis materia-les de investigacin digitales. Facilitar la bsqueda y localizacin de mi trabajo a otras personas. Permitir la bsqueda de los hallazgos ms actuales de mis colegas en la Universidad. Conservar la investigacin de la Universidad en un lugar central y cmodo.

5. Qu formatos digitales usa para crear su material de investiga-cin, para conferencias u otras comunicaciones acadmicas?:

Formatos de datos. Cdigos fuente. Formatos binarios. Formatos BinHex. Formatos de postdata. Formatos en vdeo. Formatos de imagen grfica.

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Formatos de audio. Formatos de texto. Formatos de descripcin de pgina. Formatos de Microsoft Office Suite. Otros.

6. Qu formatos utilizara en un Repositorio Institucional?:

Formatos de datos. Cdigos fuente. Formatos binarios. Formatos BinHex. Formatos postdata. Formatos de video. Formatos de imagen grfica. Formatos de audio. Formatos de texto. Formatos de descripcin de pgina. Formatos de Microsoft Office Suite. Otros.

7. Si dispone de artculos preimpresos, cmo los distribuira?:

Envindolos a mi propia pgina web. Envindolos a la pgina web de mi departamento. Envindolos a una pgina de pre-impresin de una disci-plina especfica. Envindolos por correo electrnico. Enviando copias en papel. Otros, por favor especificar.

8. De cuntos artculos revisados por colegas, informes de confe-rencias, bases de datos u otros tipos de comunicacin acadmica es autor o coautor anualmente?:

0-1 al ao. 2-4 al ao.

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5-7 al ao. 8-10 al ao. Ms de 10 al ao.

9. Cuando enva un artculo u otro trabajo a publicar como lo reali-za? (Seleccione hasta tres de los requisitos ms comunes):

Pago el copyright de todos los materiales enviados a la editorial. Pago una tarifa plana para enviar materiales. Se me pide que pague por pgina. En un artculo, ninguna parte esencial de su contenido, tablas o cifras, pueden publicarse o enviarse a otro lugar an-tes de enviarlo a la editorial. Se pueden enviar preimpresos en servidores reconoci-dos si el servidor lo notifica a la editorial en el momento del envo del artculo o con otras restricciones menores. Me reservo el derecho a enviar el trabajo final a la red. Me reservo el derecho a usar los materiales publicados en los cursos que imparto. No me involucro en el proceso de envo por lo que es-tos requisitos me son desconocidos. Otros.

10. En general, qu inters tiene usted en usar un Repositorio Insti-tucional cuando est disponible en esta Universidad?:

Extremadamente interesado. De alguna manera interesado. Indiferente. No muy interesado. No interesado en absoluto.

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11. Mi preocupacin a la hora de enviar material a un Repositorio Institucional incluye (seleccione sus tres preocupaciones principa-les):

Me preocupa que pueda ser una publicacin con distri-bucin exclusiva y no me permita enviar mi trabajo a revis-tas. Dudo a la hora de enviar mi trabajo a un repositorio que no tiene una poltica de actuacin de revisin formal u otros procesos de control de calidad. Prefiero que slo estn disponibles para el acceso pbli-co mis trabajos publicados de manera formal. Dudo en asignar derechos de distribucin de mis traba-jos acadmicos a la Universidad. Me preocupara el riesgo de que patenten mis ideas. Me preocupa que los trabajos enviados a un Repositorio Institucional no tengan valor en los ndices de citacin y no cuenten para la titularidad. Me incomoda usar recursos electrnicos como procesa-dores de texto, hojas de clculo, Internet y correo electr-nico. Ya envo a un servidor de pre-impresin. Otros.

12. La Biblioteca de la Universidad est considerando la posibilidad de ampliar su servicio de Repositorio Institucional bsico para in-cluir algunos servicios de cliente y de consulta. Por favor indique su inters en usar los siguientes servicios:

Servicios de informacin personalizada: o No los usara. o Probablemente no los usara. o Podra o no usarlos. o Probablemente los usara. o Desde luego los usara.

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Servicios reporting personalizados: o No los usara. o Probablemente no los usara. o Podra o no usarlos. o Probablemente los usara. o Desde luego los usara.

Servicios de publicacin:

o No los usara. o Probablemente no los usara. o Podra o no usarlos. o Probablemente los usara. o Desde luego los usara.

Servicios de conversin digital:

o No los usara. o Probablemente no los usara. o Podra o no usarlos. o Probablemente los usara. o Desde luego los usara.

Servicios para reformatear documentos:

o No los usara. o Probablemente no los usara. o Podra o no usarlos. o Probablemente los usara. o Desde luego los usara.

Servicios de administracin de la coleccin:

o No los usara. o Probablemente no los usara. o Podra o no usarlos. o Probablemente los usara. o Desde luego los usara.

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Consulta de Metadatos: o No los usara. o Probablemente no los usara. o Podra o no usarlos. o Probablemente los usara. o Desde luego los usara.

Servicios de Metadatos:

o No los usara. o Probablemente no los usara. o Podra o no usarlos. o Probablemente los usara. o Desde luego los usara.

Servicios de importacin Batch:

o No los usara. o Probablemente no los usara. o Podra o no usarlos. o Probablemente los usara. o Desde luego los usara.

13. En su departamento, quin toma las decisiones sobre la compra de servicios como los que se mencionan con anterioridad?:

Los profesores individualmente. La jefatura del laboratorio, centro o departamento. Personal oficial del departamento administrativo. Otros.

14. Cmo obtiene la mayora de la informacin sobre programas o iniciativas universitarias?:

Peridicos universitarios. Peridicos de estudiantes. Pgina web de la Universidad. Informes de la facultad. Informes del departamento.

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Peridico local. Otros, por favor especifique.

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Planificacin del Proyecto: lecciones aprendi-das Aqu presentamos las principales lecciones aprendidas, en esencia, lo que estos equipos desearan haber sabido sobre su servicio de Repositorio Institucional antes de embarcarse en el proyecto. Ya que cada Repositorio Institucional es diferente, puede que estas ideas no se ajusten a su servicio. Los equipos que ya estn implementando Repositorios Instituciona-les indican que las siguientes estrategias y tcticas son tiles en la planificacin de sus respectivos servicios de RI. Direccin Es importante negociar la gestin y planificacin operativa al mis-mo tiempo que destinar esfuerzos a los aspectos tcnicos. Cuando se rena con los decanos y administradores, preprese para responder a preguntas sobre costes y copyright, y sobre la mejora del prestigio de la institucin. Sea flexible a la hora de definir su modelo de servicio, puede lle-varle varios intentos, y retomar algunas decisiones durante la fase de implementacin. El calendario acadmico influye enormemente en la implementa-cin del servicio. Comunique el desarrollo y progreso de su servicio al personal de la Biblioteca durante el proceso de difusin y adaptacin. Los equipos multifuncionales de personal de biblioteca son muy importantes para planificar el trabajo y que ste resulte provechoso.

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o Analizar el impacto en el personal. o Creacin de una estructura de direccin representativa. o Desarrollo del plan de comunicacin. o Prever un futuro conjunto de servicios Premium. o Integracin del servicio de repositorio en todos los mbi-tos del quehacer diario de la biblioteca.

Acentuacin de la importancia de la direccin debida a la incerti-dumbre. Desarrollo profesional del personal de la biblioteca. Muchas pginas web sealan que la gestin de los contenidos de investigacin acadmica a travs del servicio de RI ayuda a situar a la biblioteca en un papel ms activo en los procesos de la investigacin acadmica. La poltica de actuacin de su RI necesita explicaciones y ejemplos claros. Tecnologa Algunas instituciones sobrepasaron rpidamente su capacidad de almacenamiento inicial. Se envi ms contenido, archivos ms gran-des de lo planificado. Tenga esto en cuenta a la hora de calcular la capacidad. Es de utilidad tener un servidor que permita cargar nuevas colec-ciones/comunidades en un entorno de prueba sin influir en el siste-ma de produccin. Adquisicin de contenido Algunos servicios encuentran polticamente ventajoso aadir los materiales de investigacin del equipo directivo de los centros para ayudar a aumentar la aceptacin acadmica del RI.

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Los docentes generalmente no envan su propio contenido, s lo hacen el personal investigador del departamento, editores de la web o personal administrativo. Cuando se cargan grandes colecciones de contenido, algunos servicios encuentran til conseguir fondos preseleccionados para la carga masiva de colecciones, la coleccin de la prensa universitaria por ejemplo. Preseleccionar una coleccin con contenido ya existente tambin ayuda a traer a ms usuarios finales y otras colecciones de conteni-do. Observaciones: Vea tambin la Seccin de Lecciones Aprendidas de Marketing de este captulo.

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Marketing. Lecciones aprendidas Cuando haga el marketing de su servicio de Repositorio Institucio-nal, los equipos de implementacin habrn aprendido una serie de lecciones sobre cmo comunicar los beneficios y ventajas de usar un RI. Comparta aqu las decisiones ms importantes que ha asumi-do para hacer el marketing de sus servicios de RI. Cmo hacer correr la voz Muchos equipos de Repositorios Institucionales acentan la im-portancia de educar al profesorado sobre por qu es importante un Repositorio Institucional. Las costumbres y el funcionamiento tradicional de la facultad necesitan cambiar. Prepare un discurso resumido para describir su servicio y sus beneficios de forma breve. Querr tener una rpida descripcin de los beneficios del servicio cuando vea a un administrador o pro-fesor relevante esperando el ascensor. La comunicacin continuada en el campus es vital. Dirjase a las comunidades a menudo, use informes, seguimiento personal y llamadas telefnicas para responder preguntas, recordar el com-promiso de la comunidad para conseguir que se aada nuevo conte-nido al repositorio. Valorar el momento idneo es crtico. El verano es oportuno para vender su servicio, si los docentes se encuentran por all. Tam-bin es un buen momento para que el personal aprenda algo nuevo. Durante el comienzo y el final del trimestre acadmico se puede perder su mensaje. Mantenga un estrecho contacto con comunidades ya existentes. El personal de la institucin se debe turnar para contactar con co-munidades y enviar contenido y avances acerca del servicio Tener

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algunos miembros del equipo en contacto con la comunidad permite no dejar de lado los compromisos con la misma. Recoja experiencias positivas, comentarios de los investigadores y grficos de tiempo para comprobar cunto tarda una comunidad en animar a otras a ponerse en marcha. Trabaje con la oficina de becas para llegar a investigadores que necesitan demostrar mediante propuestas de becas como se distri-buir y se conservar su trabajo. Invierta su tiempo y recursos en poner en marcha una comuni-dad, arranque rpido con servicios de xito como un Formulario de Creacin de Nueva Comunidad. Disciplinas diferentes investigan de forma diferente, y tienen diversas necesidades de contenido y publicacin. Dirjase a ellas de forma especfica. Eduque a los investigadores en asuntos digitales, de conserva-cin etc. Esto hace mucho ms fcil convencerlos para que aadan su investigacin a un Repositorio Institucional. Ventas fciles, es decir, mostrar a cada acadmico de forma individual lo fcil qu es enviar y encontrar contenido. Tener un identificador pertinente a su investigacin es el me-jor punto de venta para un Repositorio Institucional cuando hablamos con investigadores. El boca a boca entre el profesorado y usuarios finales no tiene precio. Cuando los que aaden contenido y los usuarios empiezan a utilizar un Repositorio Institucional, los comentarios se pueden ex-tender rpidamente por su institucin. El xito no siempre es consecuencia inmediata despus de publi-car un artculo, hacer una presentacin o persuadir a un investiga-

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dor para que conserve su trabajo. Sus esfuerzos de marketing finalmente son recompensados, incluso si no lo parece al prin-cipio. Use el trmino visibilidad adems de acceso abierto, es un trmino ms suave y para algunos se entiende mejor. Cmo recopilar colecciones/comunidades de conte-nido Lanzar una nueva comunidad de contenido en un Repositorio Institucional constituye un largo proceso. Tener en cuenta el calendario acadmico. Tenga en cuenta la importancia de la publicidad. Las polticas de actuacin de la comunidad se establecen de forma jerrquica. Por ejemplo, la direccin del departamento acadmico ser probablemente quien tomar decisiones sobre acep-tacin de contenido en el departamento de la comunidad de un Repositorio Institucional. El concepto de acceso abierto puede ser difcil de entender. Si nos centramos ms en el contenido y en la conservacin digi-tal ser ms fcil defenderlo ante el profesorado. El equipo de Repositorio Institucional puede utilizar contactos personales para iniciar programas piloto. Salga y hable con grupos de la facultad y docentes de forma individual. Los criterios para seleccionar comunidades de primeros usua-rios cambian a lo largo del proceso. Conforme cree comunidades, el tamao de la coleccin y la diversidad de formatos sern ms im-portantes que al comienzo.

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Los responsables de colecciones de la biblioteca son muy tiles para conseguir primeros usuarios. Cada ao sondee la comunidad para ver quin la forma, quien est a cargo de enviar contenido etc. Esto mantiene sus informes actualizados y es tambin una forma de ponerse en contacto con todas las comunidades anualmente. El personal de la comunidad cambia a menudo. Cmo conseguir que enven contenido Procure la inclusin de nuevas colecciones de contenido de for-ma bianual, en otoo y primavera. Esto supone una motivacin para completarlas y aumentar la difusin. Tambin abre las expecta-tivas sobre cundo aparecern nuevas colecciones de contenido. Los usuarios que aportan contenido necesitan bastante prctica para introducir metadatos correctamente. Una vez que el profesorado y el personal estn entrenados para introducir contenido, sus metadatos resultan muy valiosos. Puede haber algunos problemas con los envos y con la falta de control de autoridades. El control de autoridades es absolutamente necesario para los metadatos: por ejemplo usar mens dropdown con los nombres del autor, nombres del departamento, titulaciones ofertadas, etc. Si el profesorado tiene problemas para enviar contenido podra intentar entrenar a estudiantes graduados para hacerlo, as como para introducir metadatos, buscar contenido para aadir, etc.

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Aspectos principales para captar a los Primeros Usuarios Identificadores de contenido estables. Apoyo constante a la investigacin universitaria. Control de la comunidad y del autor. La clusula de auto archivo es fundamental. Recalque esto al pro-fesorado que est preocupado por la clusula de la primera publica-cin en los contratos.

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Marketing: ejemplo del Plan de comunicacin Para lanzar un servicio de Repositorio Institucional en su Universi-dad necesita sensibilizar a la organizacin sobre su servicio. Este ejemplo del plan de comunicacin ilustra las distintas formas en las que puede llegar a la comunidad universitaria y crear inters entre el profesorado, el personal y los usuarios finales. Aqu ofrecemos un ejemplo del plan de comunicacin basado en el equipo DSpace en MIT. Usted puede personalizarlo para adaptarlo a su Repositorio Institucional. Tenga en cuenta que las actuaciones y documentos que incluya en su plan de comunicacin dependern de las caractersticas de su sistema y su Universidad. Este plan tiene como objetivo llegar a todo el pblico potencial, incluyendo al personal de la biblioteca, docentes e investigadores, usuarios finales del contenido, alumnado y pblico general. Ejemplo de plan de comunicacin La primera tabla que aparece a continuacin identifica las actividades que se llevarn a cabo, mientras que la segunda describe las actua-ciones relacionadas con la fecha de arranque del servicio.

Inicio de actividades de comunicacin

Actividad

Objetivo Persona/s

Responsable

Audiencia

Periodicidad

Sitio Web Repo-sitorio

Proporcionar informacin general sobre el Repositorio

Direccin de Apoyo al Usuario

General Mantenimiento continuo

Informe en Lnea Distribuir noticias sobre el Repositorio

Direccin de Apoyo al Usuario

Personal Biblioteca, Grupo de asesores, Grupo de Usuarios Iniciales

Trimestral

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Reuniones con Profesores y otros grupos de la Comunidad Universitaria

Dar a conocer a potenciales comunidades los servicios de Reposito-rio

Direccin de Apoyo al Usuario

Profesorado, comunidades de contenido

Mantenimiento continuo

FAQ Responder a las preguntas ms frecuen-tes

Personal directivo de apoyo al sistema y Direccin de apoyo al usuario

General Segn necesi-dades

Puesta al da de publicaciones de la Universidad

Incorporar el Repositorio en los servi-cios de biblio-teca

Oficina de prensa de la Universidad

Personal bibliotecario

Anual

Enlaces de pgi-nas web (pgina web, pginas departamentales, temticas, etc.)

Incorporar el Repositorio en los servi-cios de biblio-teca

Webmasters Usuarios de la pgina web

Segn necesi-dades

Comunicacin sobre actividades

Actividad

Objetivo Persona/s Respon-sable

Audiencia

Una referencia en la pgina web principal de la Universidad

Anunciar eventos de lanzamiento, con-

cienciar de la existen-cia del Servicio de

Repositorio

Oficina de Prensa de la Universidad

Campus

Reunin de todo el personal

Concienciar al perso-nal del Repositorio,

responder preguntas

Equipos de planifica-cin

Personal de la Biblio-teca

Artculos en revistas y peridicos sobre el Campus

Promover la partici-pacin; crear con-cienciacin en el

Campus

Direccin de Apoyo al Usuario y Oficina de Prensa de la Univer-

sidad

Campus, Profesora-do, Alumnos

Demostracin en tiempo real para la Biblioteca

Informacin sobre el proyecto de Reposi-

torio

Direccin del sistema de RI,

Direccin de apoyo al usuario

Consejo de Direccin de la Biblioteca

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Conferencia para el personal de Tecno-logas de la Informa-cin

Concienciar a otros miembros del Cam-

pus

Direccin de apoyo al usuario

Personal de Tecno-logas de la Informa-

cin

Reunin de todo el personal de la Biblio-teca

Compartir el informe final de todo el

comit de planifica-cin

Equipo de planifica-cin del Repositorio

Plantilla de la Biblio-teca

Alumnos Recaudacin de fondos

Oficina de prensa de la Universidad

Alumnos

Folleto impreso Informacin general sobre el servicio de

Repositorio

Oficina de Prensa de la Universidad

Usuarios en general

Todo el Profesorado, correo electrnico

Promover el lanza-miento del evento

Oficina de Prensa de la Universidad

Profesorado

Informes de Prensa para lanzamiento

Anunciar el lanza-miento del Reposito-

rio

Oficina de Prensa de la Universidad

Pblico en general, Investigadores,

Personal de Bibliote-ca

Lanzamiento del evento

Celebrar el lanza-miento del Reposito-rio y recaudar fondos

Oficina de Prensa de la Universidad

Comunidad Universi-taria, donantes

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Captulo 3: Cmo elegir una plataforma de software para

un Repositorio Institucional

Una vez determinada la necesidad de crear un Repositorio Institu-cional y empezar a planificar lo que oferta el servicio, es hora de examinar cuidadosamente los sistemas disponibles para elegir el que se adapte a sus necesidades. El personal directivo de la biblioteca necesita compaginar la necesi-dad de innovacin en la gestin de los archivos digitales con los recursos disponibles y las limitaciones del presupuesto. Cada plata-forma de Repositorio Institucional tiene puntos fuertes propios. Este documento presenta la tecnologa y las plataformas de software disponibles. Nuestro propsito aqu no es recomendarle un slo sistema. Su eleccin del mismo depende de las necesidades particu-lares de su institucin. Otro de los pasos ms importantes es visitar otras iniciativas de RI en lnea para comprobar el alcance, calidad y facilidad de uso para el usuario. Observaciones: Vea la lista de bibliotecas universitarias que usan cada uno de los sistemas de software para un Repositorio Institu-cional, resumidos en la seccin Plataformas de software para Reposi-torios Institucionales. Usos potenciales Las plataformas de Repositori