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OffDaysGuide de Prise en main

Guide complet

Avril 2013

Gestion d’absence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03

Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16


Configuration . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35


Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

Mode RH

Mode MANAGER

Mode USER

Mode RH : Gestion d’absence

3

Tableau de bord

Absence

Vue graphique

Vue dynamique

Vue Calendrier

Introduire une demande

Editer une demande

Vue graphique

Vue dynamique

Configuration Menu Principal

Solde

Vue dynamique

Vue graphique

Ajouter des soldes de congé

Editer des soldes de congé

Interface de configuration

Limites Annuelles

Limites Mensuelles

Limites Journalières

Planning

Congés fixés

Travailleurs

Équipes

Sites

Mode RH – Menu Principal

4

Le menu principal donne accès

aux différents outils de gestion de congés et

absences.

Menu principal

Les filtres permettent de sélectionner

les employés, les équipes ou les sites à visualiser dans

une période donnée.

Menu filtres

Mode RH – Tableau de bord - Vue dynamique

5

Vue dynamique activée

Cette vue permet de visualiser pour les collaborateurs sélectionnés dans le menu « Filtres » l’état de

leur soldes de congés : Type de congé, crédit de base, heures consommées, heures en attente de

validation, heures de congés encore disponibles ainsi que leur disponibilité

Mode RH – Tableau de bord - Vue graphique

6

Vue graphique activée


leur soldes de congés : Type de congé (couleur), crédit de base, heures consommées, heures en attente

de validation, heures de congés encore disponibles, disponibilité en forme graphique.

7

Mode RH – Absence - Vue dynamique

Cette vue permet de visualiser pour les collaborateurs sélectionnés dans le menu « Filtres » la liste des

demandes de congés et leur statuts ainsi que leur période avec la possibilité de changer ces derniers.

8

Mode RH – Absence - Vue graphique


demandes de congés, leur statuts et leur période en forme graphique avec la possibilité de changer

ces derniers.

9

Mode RH – Absence - Vue calendrier

Cette vue permet de visualiser pour un collaborateur sélectionné dans le menu « Filtres » en forme

calendrier ses demandes de congés et leur statuts en code couleur avec la possibilité de changer ces

derniers.

10

Mode RH – Absence - Introduire une demande d’absence

Sauvegarder la demande

Choisir la date de début

Choisir le type de congé

Sélectionner un collaborateur pour lui

introduire une demande

Choisir 1 pour une journée complète,

et ½ pour une demi-journée

Choisir la date de fin

11

Commenter les modifications

Mode RH – Absence - Editer une demande d’absence

Sauvegarder le commentaire et la modification

Sauvegarder le commentaire

Supprimer la demande

Valider la demande Refuser la demande

Sauvegarder les modifications

12

Mode RH – Solde - Vue dynamique


soldes de congés ajoutées, leur type ainsi que leur disponibilité.

13

Mode RH – Solde - Vue graphique


soldes de congés ajoutées, leur type en code couleur ainsi que leur disponibilité en forme graphique.

14

Mode RH – Solde - Ajouter des soldes de congé

Choisir le collaborateur pour lui

ajouter des soldes de congés

Sauvegarder le solde

Introduire le solde

en heures et en minutes

Choisir la date de fin de

disponibilité

Choisir la date de début de

disponibilité

Choisir le type de

congé

15

Mode RH – Solde - Editer des soldes de congé

Sauvegarder le solde

Introduire en heures et en

minutes le solde

Choisir la date de fin de

disponibilité

Choisir la date de début de

disponibilité


Supprimer le solde

Mode RH : Configuration

16

Interface de configuration

Limites Annuelles

Limites Mensuelles

Limites Journalières

Planning

Congés fixés

Travailleurs

Équipes

Sites

Menu principal

Sous-menu

Boutons d’action

Boutons d’action

Contenu

Bouton Intitulé Utilité

Ajouter Ajouter un élément du panier de droite vers celui de gauche

Retirer Retirer un élément du panier de gauche vers celui de droite

Sauvegarder Sauvegarder les modifications

Sauvegarder et Suivant Sauv. et passer au menu suivant ou rajouter une ligne au tableau

Sauvegarder et Suivant x2 Sauv. et passer au menu après le suivant

Revenir à la racine Revenir au tout début du Sous-menu (liste des profils)

Précédent Revenir à la page précédente

Modifier Modifier une entrée

Valider Valider une requête (ex. : demande de congé)

Refuser Refuser une requête

Supprimer Supprimer une entrée

17

Mode RH : Configuration – Interface de configuration

Définition :

• Compteurs permettant de fixer des limites sur base annuelle. Ex. : Nombre de congés.

Créer des Types :

• Ils permettent de distinguer les congés entre eux, ainsi que les absences. Ex. : congé légal ≠ congé parental.

• Donner un Nom et une Référence (abréviation).

• Choisir la nature « congé » ou « absence ».

• Sélectionner les sites qui ont accès à ce type.

• Ajouter un commentaire éventuel.

• Sauvegarder.

Créer des Profils :

• Ils permettent d’attribuer plusieurs types de congés ou absences à une personne ou un groupe de personne.


• Sélectionner les sites qui ont accès à ce profil.


• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (Paramétrage).

Paramétrer les profils créés :

• Une fois créés, les profils attendent de recevoir des compteurs.

• Choisir le type (Ex. : congé).

• Introduire la valeur limite du compteur au format « heure : min ».

• Introduire la période de validité.

• Choisir la répétitivité annuelle si nécessaire.

• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (pour rajouter un nouveau compteur).

18

Mode RH : Configuration – Limites Annuelles

Définition :

• Compteurs permettant de fixer des limites sur base mensuelle. Ex. : Nombre d’heures reportées par mois.

Créer des Types :

• Ils permettent de créer des variables qui seront utilisées dans les formules. Ex. : balance négative ou positive.




• Sauvegarder.


• Ils permettent d’attribuer plusieurs types de variable à une personne ou un groupe de personne.







• Choisir le type (Ex. : heures max mensuelles).

• Introduire la valeur du compteur, « heure : min ». Choisir la répétitivité mensuelle si nécessaire.


19

Mode RH : Configuration – Limites Mensuelles

Définition :

• Compteurs permettant de fixer des limites sur base journalière. Ex. : Nombre d’heure de travail.

Créer des Types :

• Ils permettent de créer des variables qui seront utilisées dans les formules. Ex. : heures de travail moyen.




• Sauvegarder.









• Choisir le type (Ex. : heures de travail par jour).

• Introduire la valeur du compteur, « heure : min ».


20

Mode RH : Configuration – Limites Journalières

Définition :

• Compteurs permettant de regrouper les Limites Journalières et les Plages Horaires dans un même profil.


• Ils permettent d’attribuer un planning à une personne ou un groupe de personne.







• Choisir le profil de Limites Journalières du premier jour.

• Choisir le profil de Plages Horaires du premier jour.

• Rajouter un jour au planning en cliquant Sauvegarder et Suivant.

• Répéter ces opérations autant de fois qu’il y a de jours dans un cycle* du planning.

• Sauvegarder.

* Un cycle du planning représente typiquement une semaine mais dans certains secteurs, les travailleurs ont un

planning qui boucle sur 2 ou 3 semaines (avec des shifts entre chaque semaine). Cette option permet de fixer le

cycle de manière totalement flexible !

21

Mode RH : Configuration – Planning

Définition :

• Compteurs permettant d’établir des congés dont la date est déjà fixée. Ex. : Jour de l’an.

Créer des Types :

• Ils permettent de distinguer les congés entre eux. Ex. : jour férié ≠ congé conventionnel.




• Sauvegarder.









• Donner un Nom à la première échéance du congé.

• Choisir le type (Ex. : jour férié) et la période du congé : « A partir de » et « Jusqu’à ».

• Choisir la répétitivité annuelle si nécessaire.

• Sélectionner les travailleurs concernés par le congé.

• Rajouter une autre échéance du congé en cliquant Sauvegarder et Suivant.

• Répéter ces opérations autant de fois qu’il y a d’échéances du congés.

• Sauvegarder.

22

Mode RH : Configuration – Congés Fixés

Définition :

• Toute personne travaillant ou ayant travaillé au sein de l’organisation doit être enregistrée pour que ses données

soient calculées. Un compte personnel est également mis à sa disposition pour accéder à ses données.

Inscrire des Travailleurs :

• Les personnes sont enregistrées avec leurs données personnelles.

• Les informations obligatoires sont Nom, Prénom, Email (=Login), Mot de Passe, Langue et Profil d’accès général*

• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (Param. Accès) ou Sauvegarder et Suivant (Param. Contrat-Plannings).

Attribuer des accès pour les équipes:

• Une fois créés, les travailleurs doivent être placés dans des équipes.

• Dans la colonne « Autres équipes », sélectionner l’équipe à laquelle le travailleur a accès (maintenir la touche du

clavier « Ctrl » enfoncée pour en sélectionner plusieurs).

• Dans la colonne « Profils d’accès », sélectionner le rôle (cf. Config. Equipes) de la personne par rapport à l’équipe.

• Cliquer Ajouter pour faire passer les équipes sélectionnées dans la colonne « Equipes : Profil d’accès ».

• Pour enlever des équipes de la colonne « Equipes : Profil d’accès », sélectionner puis cliquer Retirer.

Attribuer des contrats-plannings :

• Pour que les données du travailleur soient calculées, il faut lui attribuer une ou plusieurs périodes, en indiquant le

régime de travail. C’est-à-dire que l’on va lier le travailleur aux Paramètres Temporels (=Contrat-Planning).

• Donner un Nom au contrat-planning et sélectionner la période de validité « A partir de » et « Jusqu’à ». Si l’un des

champs de la période n’est pas compléter, le programme suppose une période infinie (=CDI).

• Sélectionner les Paramètres Temporels adéquats (Limites Annuelle, Mensuelle, Hebdomadaire et Planning).

• Attribuer une date au premier jour d’un cycle (Ex. : la première semaine d’un cycle commence le lundi 03/01/2012).

• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant pour ajouter un nouveau contrat-planning.

* Le Profil d’accès général permet de limiter l’accès à l’interface de Configuration

23

Mode RH : Configuration – Travailleurs

Définition :

• Les Equipes permettent de regrouper les travailleurs qui ont accès à une même équipe. Ex. : Michael travaille dans

l’équipe « IT » pour laquelle on lui donnera l’accès « Travailleur »*. Alors que John, qui est Directeur des RH, a

l’accès « Admin »* puisqu’il doit pouvoir visualiser les congés des travailleurs même s’il n’appartient pas à « IT ».

Créer des Equipes :

• Ils permettent de regrouper des travailleurs.



• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (Param. Travailleurs).

Attribuer des travailleurs avec leur accès :

• Une fois créées, les équipes attendent de recevoir des travailleurs.

• Dans la colonne « Autres travailleurs », sélectionner les personnes qui ont accès à l’équipe (maintenir la touche du


• Dans la colonne « Profils d’accès », sélectionner le rôle* de la personne par rapport à l’équipe.

• Cliquer Ajouter pour faire passer les travailleurs sélectionnés dans la colonne « Membres de l’équipe ».

• Pour enlever des travailleurs de la colonne « Membres de l’équipe », sélectionner puis cliquer Retirer.

* Il est possible de créer une infinité de Profil d’accès en fonction du besoin et du rôle du travailleur en question.

Typiquement nous proposons les 4 Profils d’accès :

• « Travailleur », dont les heures de travail et les congés sont comptabilisés pour l’équipe

• « Manager », comptabilisé, avec possibilité de visualiser et gérer les données des membres de l’équipe

• « Admin », non comptabilisé, avec possibilité de visualiser, gérer et configurer

• « Super Admin », non comptabilisé, avec possibilité de configurer en profondeur

24

Mode RH : Configuration – Equipes

Définition :

• Les Sites permettent de regrouper les équipes qui ont accès au même contenu . Ex. : jour férié « Martin Luther

King Day » visible pour le site « USA » mais pas pour le site « France ».

Créer des sites :

• Ils permettent de regrouper des équipes.



• Sauvegarder ou Sauvegarder et Suivant (Param. Equipes).

Attribuer des équipes :

• Une fois créés, les sites attendent de recevoir des équipes.

• Dans la colonne « Autres équipes », sélectionner les équipes qui appartiennent au site (maintenir la touche du


• Cliquer Ajouter pour faire passer les équipes sélectionnées dans la colonne « Equipes du site ».

• Pour enlever des équipes de la colonne « Equipes du site », sélectionner puis cliquer Retirer.

25

Mode RH : Configuration – Sites

Mode MANAGER : Gestion d’absence

26

Tableau de bord

Absence

Vue graphique

Vue dynamique

Vue calendrier

Introduire une demande d’absence

Editer une demande d’absence

Vue graphique

Vue dynamique

Menu Principal

Mode MANAGER – Menu Principal

27



absences.

Menu principal

Les filtres permettent de sélectionner

les employés, les équipes ou les sites à visualiser

dans une période donnée.

Menu filtres

Mode MANAGER – Tableau de bord - Vue dynamique

28



leur soldes de congés : Type de congé, crédit de base, heures consommées, heures en attente de

validation, heures de congés encore disponibles ainsi que leur disponibilité

Mode MANAGER – Tableau de bord - Vue graphique

29



leur soldes de congés : Type de congé (couleur), crédit de base, heures consommées, heures en attente

de validation, heures de congés encore disponibles, disponibilité en forme graphique.

30

Mode MANAGER – Absence - Vue dynamique


demandes de congés et leur statuts ainsi que leur période avec la possibilité de changer ces derniers.

31

Mode MANAGER – Absence - Vue graphique


demandes de congés, leur statuts et leur période en forme graphique avec la possibilité de changer

ces derniers.

32

Mode MANAGER – Absence - Vue calendrier

Cette vue permet de visualiser pour un collaborateur sélectionné dans le menu « Filtres » en

forme calendrier ses demandes de congés et leur statuts en code couleur avec la possibilité

de changer ces derniers.

33

Commenter la demande d’absence

Mode MANAGER – Absence - Introduire une demande d’absence



Sélectionner un collaborateur

pour lui introduire une demande

Choisir la date de début




34

Mode MANAGER – Absence - Editer une demande d’absence







35







Mode MANAGER – Absence - Editer une demande d’absence

Mode MANAGER : Configuration -Paramétrer votre compte

36

Modifier les paramètres de votre compte. Les champs (*) sont requis

Mode USER : Gestion d’absence

37

Tableau de bord

Absence

Compte

Vue graphique

Vue dynamique

Vue calendrier

Introduire une demande d’absence

Editer une demande d’absence

Paramétrer votre compte

Menu Principal

Mode USER – Menu Principal

38



absences.

Menu principal

Les filtres permettent de sélectionner la période

de visualisation.

Menu filtres

Mode USER – Tableau de bord - Vue dynamique

39


Cette vue permet de visualiser l’état des soldes de congés : Type de congé, crédit de base, heures

consommées, heures en attente de validation, heures de congés encore disponibles ainsi que leur

disponibilité

Introduire une nouvelle demande

Mode USER – Tableau de bord - Vue graphique

40


Cette vue permet de visualiser l’état des soldes de congés : Type de congé, crédit de base, heures

consommées, heures en attente de validation, heures de congés encore disponibles ainsi que leur

disponibilité en forme graphique

Mode USER – Absence - Vue Calendrier

41

Une demande de congé en cours Une demande de congé refusée

Une demande de congé acceptée

Editer la demande

42

Mode USER – Absence - Introduire une demande d’absence

Commenter la demande d’absence


Choisir le type de congéChoisir la date de début




43

Commenter votre demande

Mode USER – Absence - Editer une demande d’absence

Choisir une date de fin



Sauvegarder la modification

Choisir une date de début

Mode USER – Configuration - Paramétrer votre compte

44

Modifier les paramètres de votre compte. Les champs (*) sont obligatoires

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