Introduccin

Gestin de las comunicaciones en Proyectossegn el PMBOK del PMIFuentes principales:Kathy Schwalbe, Information Technology Project Management, Seventh Edition, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Fifth EditionPrepar: Ing. Ismael Castaeda FuentesVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, Ecuador1AgendaObjetivosDefinir algunos trminos utilizados en esta presentacinMostrar el entorno PMI Pmbok Procesos reas de conocimientoMostrar los procesos en el rea de gestin de las comunicacionesConclusionesVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorObjetivos de la presentacinMostrar la importancia de una buena comunicacin en los proyectos Mostrar elementos de la planificacin de las comunicaciones del proyecto, incluyendo el Plan de gestin de las comunicaciones y el anlisis de las comunicaciones con los interesados Describir varios mtodos de distribucin de informacin del proyecto; ver la importancia de atender las necesidades individuales de comunicacin, y calcular el nmero de canales de comunicacin en un proyecto Comprender cmo los principales resultados de los informes de rendimiento ayudan a los interesados a mantenerse informados acerca de los recursos del proyecto Reconocer la importancia de una buena gestin de comunicaciones para las relaciones con los interesados y para resolver los problemas

VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorNo en P3TrminosProyecto Un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado nico" (PMBOK Guide, quinta edicin)PMIProject Management Institute, Inc.PmbokProject Management body of Knowledge. Libro gua para la Gerencia y Gestin de ProyectosInteresados del proyectoPersonas involucradas o afectadas por las actividades del proyectoCultura organizacional Conjunto de supuestos, valores y comportamientos que caracterizan el funcionamiento de una organizacin

VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorProcesoSerie de acciones dirigidas a un determinado resultado

Cada proceso caracterizado por:

TrminosEntradasEntrada 1Entrada 2Entrada 3Entrada nSalidasSalida 1Salida 2Salida 3Salida rHerramientas y tcnicasHerramienta 1Herramienta mTcnica 1Tcnica jVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, Ecuador5

Grupo del Proceso de Iniciacin Grupo del Proceso de PlanificacinGrupo del Proceso de Ejecucin Grupo del Proceso de Seguimiento y ControlGrupo del Proceso de CierreEl Pmbok define cinco grupos de procesosProcesos de Direccin de proyectosVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorNivel de Actividad e interaccin entre procesos (PMBOK Guide)Grupo de Procesos de IniciacinGrupo de Procesos de PlanificacinGrupo de Procesos de EjecucinGrupo de Procesos de Seguimiento y ControlGrupo de Procesos de CierreFinalizacinInicioTIEMPONivel de Interaccin entre ProcesosVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorNivel de Actividad e interaccin entre procesos (PMBOK Guide)Grupo de Procesos de IniciacinGrupo de Procesos de PlanificacinGrupo de Procesos de EjecucinGrupo de Procesos de Seguimiento y ControlGrupo de Procesos de CierreFinalizacinInicioTIEMPONivel de Interaccin entre ProcesosVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, Ecuador

Expectativas y necesidades de los interesados del proyectoGestin del alcanceGestin del tiempoGestin decostosGestin de La calidad10 reas del conocimientoFunciones fundamentalesFunciones facilitadorasProyecto 2Proyecto 3Proyecto 4Proyecto 5Portafolio de proyectosGestin deRecursos humanosGestin de la comunicacinGestin del riesgoGestin de lasadquisicionesGestin de losinteresadosProyecto 1Gestin de la integracin del proyectoreas de conocimiento - Programa - PortafolioVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorSe pueden relacionar las principales actividades de cada grupo de procesos de la direccin de proyectos con las diez reas de conocimiento utilizadas por la Gua PMBOK Grupos de procesos - reas de Conocimiento

VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorGrupos de Procesos - reas del Conocimiento (PMBOK Guide)

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Grupos de Procesos - reas del Conocimiento (PMBOK Guide)VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, Ecuador

Grupos de Procesos - reas del Conocimiento (PMBOK Guide)VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorImportancia de gestionar las comunicacionesCaso del correo electrnicoCaso de la persona que no recibe la informacinLa falta de comunicacin, para muchos proyectos es la mayor amenazaEl 90% del tiempo de los directores de proyecto estn comunicandoLos problemas ms frecuentes que enfrentan los directores de proyecto estn relacionados con las comunicacionesCaso de los directores de proyecto novatos y los experimentadosAtencin a los interesadosQu informacin necesitanQu informacin necesito de ellos Se necesita planificar, estructurar y controlar la informacin de los proyectosVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorProcesos de la gestin de las comunicacionesPlanificar la Gestin de las Comunicaciones: Desarrollar el plan de comunicaciones con base en las necesidades y requerimientos de informacin de los interesados y los activos de la organizacinGestionar las Comunicaciones Crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y disponer de la informacin segn el plan de gestin de las comunicaciones.Controlar las Comunicaciones Hacer seguimiento y control de las comunicaciones para garantizar que las necesidades de informacin de los interesados se cumplen. Esto incluye informes de estado, medicin del avance y proyeccionesVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorPlanificar la gestin de las comunicacionesInformacin durante el proyectoAlmacenarMantenerDistribuirRecuperarDestino de la informacin al terminarVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorFactores ambientales de la EmpresaEstructura y cultura de la organizacinNormas de la IndustriaLeyes y/o normas GubernamentalesInfraestructuraRecursos humanos existentesAdministracin de personalSistemas de autorizacin de trabajo de la compaaCondiciones del mercadoClima polticoCanales de comunicacinVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorCultura OrganizacionalCultura objetiva: Se caracteriza por su historia, fundadores, hroes

Cultura Subjetiva: Supuestos compartidos: como pensamos aqu .Valores compartidos: en que creemos aqu.Significados compartidos: como interpretamos las cosas.Entendidos compartidos: como se hacen las cosas aqu.Imagen corporativa compartida: como nos ven.

Algunos Tipos de culturaAcademia:profesionales recin graduados, los preparan para asumir puestos especializados.Club:Lealtad y compromiso, la antigedad es la clave. La edad y la experiencia cuentan.Innovadores y tomadores de riesgoGrandes incentivos por la creatividad y resultadosFortaleza:Compaas que lucha por sobrevivir.Con poca seguridad

17Activos de los Procesos de la OrganizacinProcesosProcedimientosInstructivosPlantillasFormatos

Bases de datos corporativas de conocimiento

Bases de datos comercialesCmo hacer las cosasNormasPolticasQu instrumentos utilizar...RiesgosLecciones aprendidasRegistrosDocumentosInformes de resultadosHoras de trabajoCostos incurridosArchivos de proyectosInformacin histricaMedicin de procesosLneas base (alcance, costo, )CronogramasCalendariosDiagramasPresupuestosDatos financierasDficitsGestin de riesgosGestin de problemasGestin de configuracinGestin de CalidadVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, Ecuador18Distribuir la informacinCon el contenido apropiadoOfrecer la informacin correcta A las personas adecuadas En el momento oportuno En un formato tilConsideraciones importantes: Utilizar una tecnologa apropiada para la distribucin de la informacin Utilizar mtodos formales e informales para la distribucin de informacinVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorDistribuir la informacinNo esconder informacin crucial No tener miedo de reportar informacin de situaciones adversasLa comunicacin oral a travs de reuniones y conversaciones informales ayuda a dar informacin importante - buena y mala - a la luz pblica VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorImportancia de la comunicacin cara a caraInvestigaciones indican que en una interaccin cara a cara: 58 por ciento de la comunicacin es a travs del lenguaje del cuerpo 35 por ciento de la comunicacin es a travs de la forma en que se dicen las palabras 7 por ciento de la comunicacin es a travs del contenido o las palabras que se dicenPrestar atencin a algo ms que solo a las palabras que alguien diceEl timbre y tono de voz de una persona y lenguaje corporal dice mucho acerca de cmo l o ella realmente se siente VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorFomentar ms interacciones cara a caraReuniones frecuentes y cortas suelen ser muy eficaces en proyectosLas reuniones agendadas obligan a las personas a centrarse en lo que realmente necesitan comunicar Algunas empresas tienen polticas restrictivas con respecto al uso del correo electrnico durante algunas horas del da o incluso durante varios das de la semana VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorPreferencias personales afectan las necesidades de comunicacinLos introvertidos prefieren comunicaciones ms privadas, mientras que los extrovertidos prefieren discutir las cosas en pblicoA las personas intuitivas les gusta entender el panorama general mientras los receptivos necesitan detalles paso a pasoA los pensadores les gusta conocer la lgica detrs de las decisiones, mientras que las personas sentimentales quieren saber cmo las afecta personalmente Los que juzgan se ven obligados a hacer cumplir los plazos, mientras que los que perciben necesitan ms ayuda en el desarrollo y seguimiento de los planes

VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorOtras consideraciones sobre comunicacionesRara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el remitenteLa ubicacin geogrfica y antecedentes culturales afectan la complejidad de las comunicaciones del proyecto Diferentes horarios laborablesBarreras idiomticasDiferentes normas culturales VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, Ecuador24Nmero de canales de informacinA medida que aumenta el nmero de personas involucradas, aumenta la complejidad de las comunicaciones, porque hay ms canales de comunicacin o caminos a travs de los cuales las personas pueden comunicarse Nmero de canales de comunicacin = (n * (n-1)) / 2Donde n es el nmero de personas involucradas

2 Personas, 1 canal de comunicacin4 Personas, 6 canales de comunicacin3 Personas, 3 canales de comunicacinVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorSugerencias para mejorar las comunicacionesRealizar reuniones efectivasUsar email y otras tecnologas de forma eficienteUsar plantillas para las comunicaciones del proyectoVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorEjemplo de anlisis de comunicaciones con los interesados del proyectoInteresadosNombre del documentoFormato del documentoPersona de contactoFrecuenciaGerencia del clientes Reporte mensual de estadoCopia ImpresaTom SilvaPrimer da del mesEquipo de negocios del clienteReporte mensual de estadoCopia Impresa

Julie GrantPrimer da del mesEquipo tcnico del clienteReporte mensual de estadoEmailLi ChauPrimer da del mesGerencia InternaReporte mensual de estadoCopia Impresa

Bob ThomsonPrimer da del mesEquipo tcnico y de negocios internoReporte mensual de estadoIntranetAngie LiuPrimer da del mesSubcontratista de capacitacinPlan de capacitacinCopia ImpresaJonathan KrausNoviembre 1, 2008Subcontratista de softwarePlan de implementacin de softwareEmail

Najwa GatesJunio 1, 2008Comentario: En la cabecera del correo electrnico ponga titulo y fecha del documento y tenga en cuenta el acuso de reciboVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorPlanificar la Gestin de las ComunicacionesProceso que:Pertenece al grupo del Proceso de PlanificacinPertenece al rea de conocimiento Gestin de las Comunicaciones del proyecto EntradasPlan para la Direccin del ProyectoRegistro de InteresadosFactores Ambientales de la EmpresaActivos de los Procesos de la OrganizacinSalidasPlan de Gestin de las comunicacionesActualizaciones a los Documentos del ProyectoHerramientas y tcnicasAnlisis de requisitos de comunicacionesTecnologa de comunicacionesModelos de comunicacinMtodos de comunicacinReunionesVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorPlan de Gestin de las Comunicaciones - ContenidoRequerimientos de comunicaciones de los interesados Informacin que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y nivel de detalle Persona responsable de comunicar la informacin Persona o grupos que recibirn la informacin Mtodos o tecnologas usadas para transmitir la informacin, como memorandos, correo electrnico y / o comunicados de prensa Frecuencia de la comunicacin, por ejemplo, semanal Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de mando (nombres) para el escalamiento de polmicas que no puedan resolverse a un nivel inferior del personal Mtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de las comunicaciones a medida que avanza y se desarrolla el proyectoGlosario de terminologa comn

VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorInteresadosPlan para la direccin del proyecto y planes subsidiariosPlan para la direccin del ProyectoAdquisicionesRiesgosAlcanceRecursos humanos

CalidadCostosTiempoComunicacionesPlanes subsidiariosVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, Ecuador30Gestionar las comunicacionesMientras se ejecuta el proyecto los interesados necesitan recibir informacinSe deben seguir los lineamientos del Plan de gestin de las comunicacionesSe deben utilizar los modelos, tecnologa y mtodos apropiadosLas comunicaciones deben serEfectivasEficientesEntendiblesSatisfacer las necesidades de los interesadosSe deben elaborar informes de desempeoVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorInformar el desempeoLos Informes de desempeo mantienen a los interesados informados sobre cmo se utilizan los recursos para lograr los objetivos del proyecto Informes de estado Describen donde se encuentra el proyecto en un punto especfico en el tiempo Informes de progreso Describen lo que el equipo del proyecto ha realizado durante un determinado perodo de tiempo Pronsticos Predicen el estado futuro del proyecto y el progreso, basado en la informacin del pasado y las tendenciasVariacinValor ganadoDocumento con las lecciones aprendidasVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorUsar plantillas para las comunicaciones del proyectoMuchas personas tienen miedo de pedir ayuda Proporcionar ejemplos y plantillas para las comunicaciones del proyecto ahorra tiempo y dinero Las organizaciones pueden desarrollar sus propias plantillas, utilizar algunas proporcionadas por organizaciones externasMuchas investigaciones muestran que compaas que tienen xito en la gestin de proyectos hacen uso efectivo de plantillasVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorEjemplo de plantilla para la descripcin del proyectoDescripcin Proyecto XObjetivo: Describa el objetivo del proyecto en una o dos frases. Enfquese en los beneficiosAlcance: Describa brevemente el alcance del proyecto. Qu funciones del negocio estn involucradas y cules son los principales productos del proyecto?Supuestos: Resuma los principales supuestos del proyectoCosto: De el costo estimado del proyecto. Si lo desea, liste el costo total por ao.Cronograma: Resuma la informacin del diagrama de Gantt del proyecto, enfocndose en las tareas globales y en los hitos

VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorEjemplo de informe mensual de progresoI. Logros para el mes de mes:Describa los logros ms importantes. Relacinelos con el diagrama de Gantt.Describa otros logros importantes. Si un problema del mes anterior fue resuelto lstelo como logro.II. Planes para mes siguiente:Describa los tems ms importantes a alcanzar en el siguiente mes. Relacinelos con el diagrama de Gantt.Describa otros tems importantes a lograr.III. Problemas: Liste brevemente los problemas importantes. Los gerentes no quieren sorpresas y quieren ayudar para alcanzar el xito del proyecto, por lo tanto no dude en indicar los problemas.IV. Cambios del proyecto (Fecha y descripcin): Liste cualquier cambio solicitado o aprobado. Incluya la fecha del cambio y una breve descripcin.VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorEjemplo de elementos finales de documentacin del proyectoI. Descripcin del proyectoII. Propsito del proyecto, con datos, informacin y soportes de respaldoIII: Informacin original y revisada del contrato y documentos de aceptacin del clienteIV. Planes del proyecto y Cronogramas originales y revisados (EDT, Diagramas de Gantt, Diagramas de red, estimacin de costos, plan de gestin de las comunicaciones, etc.)V. Documentos de diseoVI. Reporte final del proyectoVII. Entregables, si aplicanVIII. Reportes de auditoraIX. Informe de lecciones aprendidasX. Copias de todos los reportes de estado, minutas de reunin, y otras comunicaciones escritas y electrnicasVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorArchivos del proyectoEs muy importante organizar y preparar los archivos del proyectoArchivos del proyecto Conjunto completo de registros organizados del proyecto que ofrecen una historia exacta del proyecto

Estos archivos pueden proporcionar informacin valiosa para futuros proyectosVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorSitio Web del proyectoMuchos equipos de proyecto crean un sitio Web para el proyecto donde se almacenan los documentos importantes y otra informacin VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorEjemplo usando Microsoft Project

VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorSoftware en la gestin de las comunicacionesHay muchas herramientas de software que ayudan en las comunicaciones de un proyectoHoy, muchas personas trabajan de forma remota, total o parcialmenteEl software de gestin de proyectos generalmente incluye caractersticas para facilitar las comunicaciones virtualesHerramientas como la mensajera instantnea y los blogs pueden ayudar en las comunicaciones del proyectoVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorGestionar las ComunicacionesEntradasPlan de Gestin de ComunicacionesInformes de rendimiento del TrabajoFactores Ambientales de la EmpresaActivos de los Procesos de la OrganizacinSalidasComunicaciones del ProyectoActualizaciones al Plan para la Direccin del ProyectoActualizaciones a los Documentos del ProyectoActualizaciones a los Activos de los Procesos de la OrganizacinHerramientas y tcnicasTecnologa de ComunicacionesModelos de ComunicacinMtodos de ComunicacinSistemas de Gestin de InformacinInformes de RendimientoVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorControlar las ComunicacionesEvaluar segn lo planeadoVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorControlar las ComunicacionesEntradasPlan para la Direccin del ProyectoComunicaciones del ProyectoRegistro de IncidentesDatos de rendimiento del trabajoActivos de los Procesos de la OrganizacinSalidasInformes de rendimiento del trabajoSolicitudes de CambioActualizaciones al Plan para la Direccin del ProyectoActualizaciones a los documentos del ProyectoActualizaciones a los Activos de los Procesos de la OrganizacinHerramientas y tcnicasSistemas de gestin de informacinJuicio de ExpertosReunionesVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorAtributos del proyecto Un proyecto: Tiene un propsito nico Es temporal Se desarrolla utilizando elaboracin progresiva Requiere recursos, a menudo de diversas reas Generalmente tiene un cliente principal (customer) y/o un patrocinador (sponsor)Implica incertidumbreVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorInteresados del proyectoInteresados del proyectoPersonas involucradas o afectadas por las actividades del proyectoEntre los Interesados se incluyen: El Patrocinador del proyectoEl gerente de proyectoEl equipo del proyecto El personal de apoyo Clientes Usuarios Proveedores Los opositores al proyecto

VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorGestin del Proyecto vs Gestin del Portafolio

Objetivos tcticosObjetivos estratgicosGestin del proyectoEstamos llevando a cabo bien nuestros proyectos?Estn nuestros proyectos a tiempo y dentro del presupuesto?Los interesados del proyecto saben lo que deberan estar haciendo? Gestin del portafolioEstamos trabajando en los proyectos correctos?Estamos investigando en las reas correctas?Tenemos los recursos adecuados para ser competitivos?VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorProyectos no pueden ejecutarse aisladosLos proyectos deben operar en un entorno amplio de organizacin Los altos directivos deben asegurarse que los proyectos siguen apoyando las necesidades actuales de la EmpresaLos gerentes de proyecto necesitan utilizar el enfoque sistmicoLos gerentes debe tener una visin holstica para la realizacin de proyectos en el contexto de la organizacin

VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorProyectos no pueden ejecutarse aislados

VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorNecesidad de estndares organizacionalesLos estndares y directrices ayudan a los gerentes de proyectos a ser ms efectivos La alta gerencia puede fomentar: La utilizacin de formularios estndar y programas informticos para la gestin de proyectos El desarrollo y uso de directrices para redactar los planes de un proyecto o para proporcionar informacin del estado La creacin de una oficina de gestin de proyectos o centro de excelencia

VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, Ecuador

VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorCiclo de vida del proyectoNiveles tpicos de costos y personal CaractersticasNivel de costoDotacin de personalInfluencia de los interesadosRiesgosIncertidumbresCosto de los cambiosInicio del proyectoOrganizacin y preparacinLlevando a cabo el trabajoCierre del proyectoActa de constitucin del proyectoPlan para la direccin del proyectoEntregables aceptadosDocumentos del proyecto archivadosNivel de costos y personalTiempoSalidas de la gerencia del proyectoEstructura del ciclo de vidaVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorEn las primeras fases de un ciclo de vida del proyecto: Las necesidades de recursos son generalmente ms bajas El nivel de incertidumbre (riesgo) es ms alto Las partes interesadas del proyecto tienen la mayor oportunidad de influir en el proyecto En las fases medias de un ciclo de vida del proyecto: La certeza de completar un proyecto aumenta Se necesitan ms recursos La fase final de un ciclo de vida del proyecto se centra en: Velar por que se cumplan los requisitos del proyecto El patrocinador aprueba la realizacin del proyecto

Grupos de Procesos - reas del Conocimiento (PMBOK Guide)VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorGrupo del proceso de IniciacinReconocer y comenzar un nuevo proyecto o fase del proyecto Algunas organizaciones utilizan una fase de pre-inicioOtras organizaciones incluyen otros elementos como parte del inicio, como por ejemplo, un caso de negocioEl objetivo principal es formalizar la seleccin e inicio de los proyectosSalidas importantes: Asignar el gerente de proyecto Identificar los interesadosRealizar un caso de negocio Elaborar el Acta de constitucin del proyecto, firmada

VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, Ecuador54Grupo de Procesos de IniciacinQu sucede?Se define el alcance inicial y recursos financieros inicialesSe selecciona el Director del ProyectoSe divide en fasesSe toma la decisin de continuar cada fase o el proyecto

Qu debe saber hacer el Gerente?Evaluar la factibilidad de los productos y servicios dentro de los supuestos y restriccionesDefinir el alcance (a alto nivel)Realizar el anlisis de interesados clavesIdentificar supuestos y restricciones basadas en la informacin histrica, de cliente y de expertosDesarrollar el Acta de Constitucin del proyectoObtener la aprobacin del Acta de Constitucin del proyecto para formalizar la autoridad del gerenteVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorGrupo del Proceso de PlanificacinEl objetivo principal de la planificacin del proyecto es orientar la ejecucin

La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del rea de Conocimiento Gestin de la Integracin. Esta rea de Conocimiento coordina y unifica los procesos de las otras reas de ConocimientoVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorGrupo de Procesos de planificacinQu sucede?Hay que desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto y los planes subsidiariosSe requiere especificar cundo se culminan los esfuerzos de planificacin

Qu debe saber hacer el gerente?Evaluar requerimientos detallados para establecer los entregablesCrear la EDTDesarrollar los planes subsidiarios, incluyendo la gestin de cambiosPresentar el Plan para la Direccin del Proyecto a los interesados (si se requiere)Conducir el inicio (kick off)VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorGrupo del Proceso de EjecucinLos procesos de ejecucin comprenden las acciones necesarias para asegurar que las actividades del plan del proyecto se lleven a caboLlevar a cabo la ejecucin del proyecto, por lo general toma la mayor parte del tiempo y de recursos, Los gerentes de proyectos deben utilizar sus habilidades de liderazgo para manejar los muchos desafos que se producen durante la ejecucin del proyecto Muchos patrocinadores e interesados del proyecto se centran en los entregables relacionados con los productos, servicios o resultados esperados del proyecto Un reporte de hitos puede ayudar a centrarse en completar los principales hitos

La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del rea de Conocimiento Gestin de la Integracin. Esta rea de Conocimiento coordina y unifica los procesos de las otras reas de ConocimientoVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorGrupo de Procesos de EjecucinQu sucede?Se integran y realizan las actividades conforme al Plan para la Direccin del ProyectoEs posible que se requiera replanificar la lnea baseSe usa la mayor parte del presupuesto

Qu debe saber hacer el gerente?Obtener y gerenciar los recursosEjecutar las tareas definidas en el Plan para la Direccin del ProyectoImplementar los cambios aprobados en el Plan para la Direccin del ProyectoMaximizar el desempeo del equipoVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorGrupo del Proceso de Seguimiento y ControlSe mide el progreso hacia los objetivos del proyectoSe monitorean desviaciones del plan y se toman acciones correctivas Salidas Informes de rendimientoSolicitudes de cambioActualizaciones de los distintos planes

La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del rea de Conocimiento Gestin de la Integracin. Esta rea de Conocimiento coordina y unifica los procesos de las otras reas de ConocimientoVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorGrupo de Procesos de Seguimiento y ControlQu sucede?El proyecto se modifica a travs del tiempoLas tareas del proyecto requieren seguimiento

Qu debe saber hacer el gerente?Observar y medir el desempeo a fin de identificar variaciones, desarrollar acciones correctiva aprobadas e informar a los interesadosGerenciar los cambios actualizando el Plan para la Direccin del ProyectoAsegurar los entregables de acuerdo con los estndares de calidadActualizar el registro de riesgosEvaluar las acciones correctivas para la solucin de hallazgos (issues)Comunicar el estado del proyecto a los interesadosVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorGrupo del Proceso de CierreImplica obtener la aceptacin por parte del cliente de los productos y servicios finales Incluso si los proyectos no se han completado, debera poder aprenderse del pasado, Las salidas incluyen los archivos del proyecto y lecciones aprendidas, parte de los activos de proceso de la organizacin La mayora de los proyectos tambin incluyen un informe final y presentacin ante el auspiciador o directivos

La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del rea de Conocimiento Gestin de la Integracin. Esta rea de Conocimiento coordina y unifica los procesos de las otras reas de ConocimientoVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorGrupo de Procesos de CierreQu sucede?Se entregan los productos a los clientesSe cierran las adquisicionesSe liberan los recursos

Qu debe saber hacer el gerente?Obtener la aceptacin del cliente/patrocinador para confirmar que se cumpli con el alcance y los entregablesTransferir la propiedad de los entregables a los interesadosDistribuir el informe final del proyectoRecopilar las lecciones aprendidasArchivar los documentos del proyectoMedir la satisfaccin del clienteVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorActivos de los Procesos de la OrganizacinSon los planes, procesos, polticas, procedimientos y conocimiento, usados en la organizacin

Lista no exhaustivaProcesosProcedimientosInstructivosGuasEstndaresFormatosBases de datosLecciones aprendidasPolticasInformacin histrica

VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorActa de constitucin del proyectoPuntos tpicos a tratar:Objetivo del proyectoAlcance del proyectoEstructura de tareasMetodologa de ImplementacinGerente del proyectoEquipo del proyectoHitos o Entregables del ProyectoProcedimientos de entregasCriterios de aceptacinRiesgos identificadosFactores de xitoSolucin de conflictosVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, Ecuador65Solicitar respuestas de proveedoresDecidir:A quin(es) invitarPrepararles la documentacin pertinenteQu se espera como respuestaPropuestasOfertas Las organizaciones pueden anunciar la adquisicin de bienes y servicios de varias maneras Ir al proveedor preferido Buscar varios proveedores potenciales Publicar en medios que frecuenten los posibles proveedoresInvitar a una conferencia a los posibles oferentes (esto puede ayudar a aclarar las expectativas del comprador)

VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorPlan Communications Management4.2Develop Project Management Plan10.1Plan Communications Management10.2Manage Communications13.1Identify stakeholders13.3Manage Stakeholder EngagementProject Communications ManagementOrganizational process assetsEnterprise environmental factorsProject management planProject documents updatesStakeholder registerEnterprise/OrganizationProject documentsCommunications management planVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorPlan Communications ManagementInputsProject management planStakeholder registerEnterprise environmental factorsOrganizational process assetsOutputsCommunications management planProject documents updatesTools & TechniquesCommunication requirements analysisCommunication technologyCommunication modelsCommunication methodsMeetingsVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorManage Communications4.2Develop Project Management Plan4.4Monitor and Control Project Work10.1Plan Communications Management10.2Manage Communications10.3Control CommunicationsProject Communications ManagementEnterprise environmental factorsOrganizational process assetsWork performance reportsOrganizational process assets updatesProject management plan updatesEnterprise/OrganizationProject documentsCommunications management planProject documents updatesProject communicationsVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorManage CommunicationsInputsCommunications management planWork performance reportsEnterprise environmental factorsOrganizational process assetsOutputsProject communicationsProject management plan updatesProject documents updatesOrganizational process assets updatesTools & TechniquesCommunication technologyCommunication modelsCommunication methodsInformation management systemsPerformance reportingVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorControl Communications4.2Develop Project Management Plan4.3Direct and Manage Project Work4.4Monitor and Control Project Work4.5Perform Integrated Change Control10.2Manage Communications10.3Control Communications13.3Manage Stakeholder EngagementProject Communications ManagementProject management planProject documents updatesWork performance dataWork performance informationChange requestsOrganizational process assets updatesOrganizational process assetsProject management plan updatesEnterprise/OrganizationProject documentsProject communicationsIssue logVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorControl CommunicationsInputsProject management planProject communicationsIssue logWork performance dataOrganizational process assetsOutputsWork performance reportsChange requestsProject management plan updatesProject documents updatesOrganizational process assets updatesTools & TechniquesInformation management systemsExpert judgmentMeetingsVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorDesarrollar el plan para la direccin del proyectoPlan para la direccin del ProyectoInteresadosAdquisicionesRiesgosComunicacionesRecursos humanos

CalidadCostosTiempoAlcanceProceso donde se documentan las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. Salida: Plan para la direccin del proyectoEstablece el orden y caractersticas de los procesos del proyecto desde su planeacin hasta su cierre y ayuda a orientar la ejecucin y el control del proyectoEntradas: Acta de constitucin del proyectoPlanes subsidiarios que pertenecen a otras reas del conocimiento aun no vistasFactores ambientales de la empresaActivos de los procesos de la organizacinLo elaboran:Gerente del proyectoEquipo de direccin del proyecto (PMO)Acta de constitucin del proyectoFactores Ambientales de la EmpresaActivos de los Procesos de la OrganizacinVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorElaborar una declaracin preliminar del alcance del proyecto : trabajar con los Interesados, especialmente los usuarios de los productos, servicios o resultados, para desarrollar los requerimientos de alto nivel y crear una declaracin preliminar del alcance

73Planificar la Gestin de las Comunicaciones4.2Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto10.1Planificar la gestin de las Comunicaciones10.2Gestionar las Comunicaciones13.1Identificar a los Interesados13.3Gestionar los compromisos de los InteresadosGestin de Comunicaciones del ProyectoActivos de procesos de la organizacinFactores ambientales de la EmpresaPlan de direccin del proyectoDocumentos del proyecto actualizadosRegistro de interesadosEmpresa/OrganizacinDocumentos del proyectoPlan de gestin de las comunicacionesVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorGestionar las Comunicaciones4.2Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto4.4Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto10.1Planificar la gestin de las Comunicaciones10.2Gestionar las Comunicaciones10.3Controlar las ComunicacionesGestin de Comunicaciones del ProyectoFactores ambientales de la EmpresaActivos de procesos de la organizacinInformes sobre el desempeo del trabajoActivos de procesos de la organizacin actualizadosPlan de direccin del proyecto actualizadoEmpresa/OrganizacinDocumentos del proyectoPlan de gestin de las comunicacionesDocumentos del proyecto actualizadosComunicaciones del proyectoVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorControlar las Comunicaciones4.2Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto4.3Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto4.4Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto4.5Realizar el Control Integrado de Cambios10.2Gestionar las Comunicaciones10.3Controlar las Comunicaciones13.3Gestionar los compromisos de los InteresadosGestin de Comunicaciones del ProyectoPlan de direccin del proyectoDocumentos del proyecto actualizadosDatos sobre el desempeo del trabajoInformacin sobre el desempeo del trabajoSolicitud de cambiosActivos de procesos de la organizacin actualizadosActivos de procesos de la organizacinPlan de direccin del proyecto actualizadoEmpresa/OrganizacinDocumentos del proyectoComunicaciones del proyectoRegistro de asuntosVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorEjemplo de tabla de eleccin de medioComo un buen medio se adapta a:Copia ImpresaLlama da telefnicaMensaje de vozEmailReunin

Sitio WebCompromiso de evaluacin323313Crear consensos323313Mediar en un conflicto323313Resolver malentendidos313323Abordar comportamiento negativo323213Expresar apoyo o aprecio122123Fomentar pensamientos creativos233133Hacer una afirmacin irnica322313Trasmitir un documento de referencia133331Reforzar la autoridad123312Suministrar registros permanentes133131Mantener la confidencialidad212313Transmitir informacin simple321123Hacer preguntas informales321133Hacer preguntas simples331133Dar instrucciones complejas333212Dirigir mucha gente233 o 1*231Convenciones: Valor 1 = Excelente. Valor 2 = Adecuado, Valor 3 = Inapropiado* Depende de la funcionalidad del sistemaVer: Galati, Tess. Email Composition and Communication (EmC2) Practical Communications, Inc. 2001 - www.praccom.comVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorEntender necesidades de comunicacin grupales e individualesLas personas no son partes intercambiables No se puede asumir que una tarea prevista inicialmente para que la realice una persona en dos meses, se puede hacer en un mes con dos personas: Brooks, en el libro The Mythical Man-Month*, Nueve mujeres no pueden producir un beb en un mes! * Ley Brooks: "agregar ms personas a un proyecto retrasado, lo hace demorar an ms"Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/The_Mythical_Man-Month http://barrapunto.com/~pacoescriba/journal/29784 VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorPreparar el escenario para dar malas noticiasQueridos pap y mam, o debera decir abuelo y abuela: S, estoy embarazada. No, no estoy casada an. Larry, mi novio, dej su trabajo. Sus jefes no parecen apreciar las habilidades que ha aprendido desde que dej la escuela secundaria. Larry se ve mucho ms joven que t, pap, aunque l es tres aos mayor. Voy a dejar la universidad y conseguir un trabajo para que podamos tener un apartamento antes de que nazca el beb. He encontrado un hermoso apartamento sobre un taller de reparacin de autos 24 horas. Con un buen aislamiento, los gases de escape y el ruido no nos molestar. Estoy muy feliz. Pens que ustedes tambin lo estaran. Con amor, Ashley

P.D. No hay tal Larry. No estoy embarazada. No me voy a casar. No pienso dejar la escuela, pero estoy recibiendo una psima calificacin en Qumica. Slo quera darles un poco de perspectiva.VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorReuniones eficacesDeterminar si una reunin se puede evitar Definir el propsito y resultados esperados de la reuninDeterminar quin debe asistir a la reunin Proveer a los participantes un orden del da antes de la reunin Preparar folletos y ayudas visuales, y hacer los arreglos logsticos antes la reuninEjecutar la reunin profesionalmente Construir relaciones VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, EcuadorVIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - Quito, Ecuador