Docente APRE

Martina Desole• Head of Unit Innovation and International Cooperation

• H2020 National Contact Point (NCP) Nanotechnologies, Advanced Materials,Advanced Manufacturing and Processing, and Biotechnology

I have a degree in International law and a Master in Global Environmental Policies. I workin the field of science diplomacy and promotion of research and innovation, helpingresearchers and entrepreneurs to find a way to be funded by Europe for their ideas, andEurope to implement Cooperation policies in science and innovation with other Countries.I have been appointed as National Contact Point of the European Commission in Italy forNMP since 2002.

Since 2012 I have the role of Head of Unit for International Cooperation and Innovation,the position carries Management, Strategy, Monitoring and Advisory functions.

I supervise the Enterprise Europe Network activities of APRE.

As project manager I coordinate and manage several International cooperation project,focusing in the past years on Canada, India, South Africa and the US.

I believe in the respect of the planet, the animals and the human beings and I try to actaccordingly every day.

16.00 Presentazione del webinar

Cos’è il Consortium AgreementOrganizzazione del consorzioGestione finanziariaLa tutela della proprietà intellettuale

16.40 Sessione di domande

17.00 Chiusura del webinar

Agenda

Il Consortium Agreement

Cosa è il Consortium Agreement?

Il CA è un accordo privato siglato fra i partecipanti ad un’azione indiretta (ades. un progetto) finanziata nell’ambito del Programma Quadro per disciplinarealcune questioni che potrebbero emergere durante la vita del progetto.

È un accordo privato fra le parti in cui la EC non ne è parte!

La stipula è OBBLIGATORIA salvo quando sia diversamente previsto dal bando

Compatibile con il Grant Agreement che prevale in caso di contraddizioni

6

Chi lo firma?

PO

COORDINATORE

PARTNER

ConsortiumAgreement

GrantAgreement

7

DOCUMENTOFIRMA

QUANDO

PARTI

CHI

CONTENUTO

COSA

Grant

Agreement

Al termine della

negoziazione

Beneficiari e

Commissione

Europea

Sancisce o diritti e gli obblighi dei

beneficiari nei confronti della UE

le regole di PI non sono

negoziabili

Consortium

Agreement

Durante la

negoziazione

Coordinatore di

Progetto

e

gli altri beneficiari

stabilisce le basi giuridiche per la

suddivisione dei diritti, obblighi e

responsabilità tra I beneficiari

le regole di PI devono essere

concordate tra i partner

Grant Vs Consortium Agreement

IPR Helpdesk Fact Sheethttps://www.iprhelpdesk.eu/sites/default/files/newsdocuments/FS_How_to_manage_IP_in_H2020_grant_p

reparation_0.pdf

Attori coinvoltiUniversità Centri di ricercaIndustrie PMI

CoordinatoreBeneficiario

• Ufficio legale • Grant office • Ufficio valorizzazione della ricerca

Chi si occupa della redazione del CA

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Timeline

CA Guidance

Consortium Agreement

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Organizzazione interna e gestione del consorzio:

- Contributo tecnico e risorse messe a disposizione da ciascuna parte - Piano di produzione per attività correlate e a finalità di programmazione- Contributi attesi, massimo effort atteso- Comitati: istituzione, composizione, ruolo e natura, coordinamento

Regole di PI:

- Confidenzialità - Individuazione del Background - Uso della PI generata in parallelo al progetto- Proprietà/co-titolarità dei risultati- Tutela legale dei risultati- Sfruttamento dei risultati e diritti di accesso

Risoluzione delle controversie interne relative al CA:

- Sanzioni per inadempimento delle obbligazioni assunte in virtù dell’accordo- Legge applicabile e meccanismi di risoluzione delle controversie

CA checklist (non ufficiale)

IPR Helpdesk Fact Sheethttps://www.iprhelpdesk.eu/sites/default/files/newsdocuments/FS_How_to_manage_IP_in_H2020_grant_p

reparation_0.pdf

Modelli di Consortium AgreementDESCA DIGITAL EUROPE EUCAR

… però ATTENZIONE!!!Il CA deve essere tagliato SU MISURA per il progetto

Secondo:

– lo schema di finanziamento utilizzato (RIA, IA, CSA…)

– le attività del progetto

– la dimensione

– la tipologia dei partner

– la struttura organizzativa (WP, Task, Comitati, responsabilità …

– la gestione finanziaria

– le decisioni in merito alla proprietà intellettuale (IPR)

Governance organizzativa

• uguaglianza dei contraentistessi diritti/stessi obblighi; decisioni condivise

• separazione tra gli organi strutture decisionali e strutture esecutive o operative

• creazione di comitati/gruppi consultivi specialistici (exploitation committee!)

• divisione del progetto scientifico in work packagesdi ricerca o per attività (ad es. formazione, dimostrazione)

Per una buona governance

• il flusso delle comunicazioni tra i partecipanti

• le modifiche al Work Plan

• i sistemi di spesa e di amministrazione del contributo

• il monitoraggio delle attività

• le modalità di reporting

• i momenti di incontro (votazioni, quorum, verbali …)

• le procedure di decisione (chidecide cosa)

• la risoluzione di conflitti

• le procedure per il cambiamento di controllo

• i reclami e richieste

• le questioni legate agli IPR

• le modalità comuni di sfruttamento

• le procedure per le pubblicazioni …

Condividere e disciplinare

CoordinatoreNei vari modelli di CA il ruolo del Coordinatore può essere più o meno

“accentratore”. Le responsabilità generali da tenere comunque in considerazione sono:

• La presentazione dei rapporti e dei deliverables alla Commissione;

• L’ amministrazione, la preparazione delle minute e la nomina del Chairman dell’Assemblea Generale

e del Comitato Esecutivo e il follow-up delle loro decisioni.

• La trasmissione di ogni documento e informazione concernente il progetto a e fra i Leader di Sub

progetto/WP e gli altri Contraenti

• Il trattenimento dell’anticipo (advance payment) e il trasferimento delle somme spettanti ai

Contraenti.

Il beneficiario

• svolgere il lavoro, monitorarlo e renderne conto agli altri

• identificare la persona responsabile e comunicare l’eventuale cambiamento

• fornire le informazioni richieste per consegna dei report e dei deliverable

• partecipare ai meeting di progetto

• assicurare che il proprio rappresentante sia in grado di prendere decisioni (votare) per conto dell’organizzazione (es. ingresso di un nuovo beneficiario.)

• Inserire nel CA una lista delle figure che hanno diritto di voto per conto dell’organizzazione

• aderire ai principi etici

Organizzative del consorzioLe parti sono libere di definire la struttura organizzativa che meglio si adatti alle proprie esigenze. In questa sezione devono illustrare come sarà gestito il progetto, la struttura organizzativa, le procedure ed i sistemi che permettono ai rapporti tra i contraenti di svolgersi nel modo più efficiente.

il N° degli organi varia a seconda della complessità del progetto

• ASSEMBLEA PLENARIA

– (tutti i partner;)

• COMITATO ESECUTIVO

– (coordinatore+ leader dei subprogetto/wp)

• BOARD DEI WP

– (tutti i partner di sub progetto o wp)

• ALTRI BOARD SPECIFICI

– (IPR; GENDER; ETICA;etc.)

Assemblea generale – organo decisionaleè l’organo decisionale del progetto nel quale sono rappresentati gli organismi partecipanti ed ha l’ultima parola su:

con votazione a maggioranza• l’orientamento politico strategico del consorzio• il programma di attività e le modifiche • il piano per la valorizzazione• il budget e la ripartizione del contributo tra

i partecipanti• delibera sulle proposte del comitato esecutivo

con votazione unanime• quando il contratto richiede il parere del “consorzio”

• per l’opposizione all’entrata di un nuovo partner, o all’esclusione un partner, o all’uscita di un partner

effettua le nomine• ad es. i membri del comitato scientifico

Comitato esecutivo – organo esecutivoè l’organo che effettivamente dirige il progetto; è composto dal coordinatore e da un numero ristretto di partecipanti : ad es. Work package leader o i partner maggiori (es. con un contributo oltre una soglia stabilita)

• prepara annualmente il programma di attività ed il budget

relativo con la ripartizione del contributo tra i partner

• mette in opera gli orientamenti scientifici stabiliti dall’Assemblea

• stabilisce i rapporti di attività, finanziari ecc.

• propone la soppressione di Task, Work Package o l’implementazione

di nuove attività

• propone norme e procedure comuni (per la rendicontazione, per i subcontraenti, ecc.)

• propone la relazione motivata per l’esclusione di un partner

External Expert Advisory Board * - Organo consultativo

• Nominato e guidato dal Comitato Esecutivo

• Supporta le decisioni dell’Assemblea Generale

• NDA con ogni Membro dell’EEAB

• Il Coordinatore intermedia con EEAB

• Membri EEAB possono partecipare all’Assemblea Generale ma senza diritto di voto

* Opzionale

Riunioni• l’Assemblea dovrà riunirsi almeno una volta l’anno

per approvare i rapporti annuali ed il nuovo programma di attività per i 18 mesi successivi, da inviare alla Commissione ogni 12 mesi

• il Comitato Esecutivo dovrà riunirsi più spesso per assemblare e valutare i rapporti e preparare quanto l’Assemblea sarà chiamata a deliberarese il CA prevede che i versamenti del contributo siano a cadenza semestrale (o minore) e che i rapporti di attività abbiano la medesima frequenza, le riunioni aumenteranno in conseguenza

Definire le tempistiche per la notifica delle riunioni, la consegna dell’agenda e le minute

Governance finanziaria

Principi generali (I)• Pagamenti calcolati sulla base dei costi di ciascun beneficiario

approvati dalla CE

• L’ammontare complessivo dei pagamenti non può eccederel’ammontare massimo di contributo UE di cui all’art.5 del GA

• Applicando la percentuale di finanziamento prevista perbeneficiario

• Il contributo UE non può generare alcun profitto (check receipt)

• Nel CA è importante tenere presente le possibili implicazioni dellereceipt che in Horizon 2020 vanno considerate a livello di progettoe non di beneficiario. Le entrate generate dal progetto (anche se daun solo beneficiario) possono ridurre il contributo penalizzandotutto il consorzio.

GA

CA

Receipt

ENTRATE GENERATE DAL PROGETTO

(fatta eccezione per i risultati)

ENTRATE GENERATE DALLA VENDITA DI ASSETS GENERATI DAL PROGETTO

CONTRIBUTI IN KIND:

- Specifici per il progetto- A titolo gratuito

CONTRIBUTI FINANZIARIspecificamente diretti al

finanziamento dei costi eleggibili del progetto

RECEIPT

REGOLA NO PROFIT CONTRIBUTO CMUNITARIO + RECEIPT < TOT COSTI ELEGGIBILI

DA APPLICARE A LIVELLO DI PROGETTO E NON PER BENEFICIARIO

Principi generali (II)• Un partner che rendiconta di meno rispetto alla propria parte di

contributo UE, sarà rimborsato solo in relazione ai suoi costi eleggibili

• Un partner che rendiconta di più rispetto alla propria parte di contributoUE, sarà rimborsato fino alla concorrenza di tale cifra, previa la possibilità

di eventuali compensazioni con somme non spese a consuntivo.

BEST PRACTICE APRE ->

CA

Distribuzione del contributo

Responsabilità del coordinatore, in base a:

• Budget stimato nel Grant Agreement e/o modificato nel corso del progetto con l’accordo dei partner

• Approvazione CE dei Rapporti periodici di Attività/Finanziari

• Modalità di pagamento previste dalla CE, eventualmente integrate da previsioni “ad hoc” concordate tra le parti in sede di Consortium Agreement

Grant Agreement

ART.21 PAGAMENTI• I pagamenti sono effettuati al Coordinatore secondo le seguenti modalità:• pre-finanziamento entro 30 giorni dall’entrata in vigore del contratto o 10 giorni

prima della data d’inzio del progetto (si sceglie la data più tardiva)• una trattenuta pari al 5% del totale del grant, destinata al Fondo di Garanzia, viene

effettuata alla fonte sull’ammontare del prefinanziamento• pagamento/i intermedi a rimborso dei costi eleggibili dichiarati entro 90 giorni dalla

ricezione del periodic report; il pagamento intermedio è condizionato all’approvazionedel periodic report

• pagamento finale successivamente all’approvazione del rapporto finale

• Il pre-finanziamento + i pagamenti periodici non possono superare il 90%dell’importo totale del grant

IN CASO DI RITARDATO PAGAMENTO rispetto ai termini contrattuali, i beneficiari hanno diritto agli interessi maturati calcolati al tasso applicato dalla BCE nelle sue operazioni di

rifinanziamento maggiorato di 3,5 punti

Pagamenti: punti di attenzione

• I pagamenti sono effettuati esclusivamente dal coordinatore

• Indicare il termine entro il quale il coordinatore, ricevuto il contributo, è tenuto a trasferire i fondi alle parti.

• Spese bancarie per il trasferimento fondi dal coordinatore ai partner? Chi le sostiene?

• Rateizzazione del pre-financing?

• Previsione di compensazione cassa/pagamento intermedio nel trasferimento fondi al partner

• Allegare al CA i riferimenti bancari delle parti (bank accounts)

Pagamenti: Conseguenze del recesso1. Il contributo UE sarà limitato ai soli costi eleggibili sostenuti dalla parte

recedente e approvati dalla CE entro la data effettiva di recesso, nonchéquelli relativi agli impegni inderogabili assunti prima di tale data

2. Al di fuori dell’ipotesi di cui al punto 1), la parte recedente è tenuta arestituire al coordinatore le somme residuali erogate (eg. pre-financing)

3. Il recesso va notificato in tempo utile (2/3 mesi) alle altre Parti e allaCommissione

4. Normalmente, il consorzio si pronuncia all’unanimità nell’ipotesi di recessodi una parte (disciplinare in sede di attribuzione compiti agli organidecisionali)

5. I tasks ed il budget relativi all’attività residuale della parte recedentevengono ridistribuiti tra gli altri beneficiari, a seconda delle rispettivecompetenze

6. Qualora non sia possibile individuare le competenze necessarie all’internodel consorzio, è possibile fa accedere un nuovo beneficiario ovvero lanciareun bando competitivo

GA

CA

Defaulting Party: Implementazione tecnica

I beneficiari hanno una RESPONSABILITA’ TECNICA CONGIUNTA e SOLIDALE neiconfronti della CE

DEFAULTING PARTY=gli altri beneficiari sono tenuti a rispettare gli obblighi contrattuali assunti dal partner senzaun contributo UE aggiuntivoa meno che la CE li esoneri espressamente da tale obbligo

RP

• L’organo decisionale competente, identificata l’inadempienza, ne darà

comunicazione scritta alla parte interessata, la quale avrà un termine

prefissato (30-45-60 giorni) per porvi rimedio

• Se l’inadempienza non è dovuta a cause di forza maggiore e la parte non è

in grado di rimediare, l’organo decisionale competente può decidere di porre

termine alla partecipazione

CA

Defaulting Party (2)

FONDO di GARANZIA sostituisce il meccanismo di RESPONSABILITA’ FINANZIARIA COLLETTIVA

La responsabilità finanziaria di ciascun beneficiario è limitata ai propri debiti

Il 5% del contributo UE viene dedotto al momento del pre-financing

Interessi finanziari generati dal Fondo utilizzati per coprire eventuali perdite della CE

Al termine del GA, nel caso di perdite, a ciascun beneficiario può essere dedotto finoall’1% del contributo UE (fanno eccezione enti pubblici, Università, nonchè qualsiasi altraorganizzazione la cui partecipazione sia garantita da uno Stato Membro o Associato)

Definizione: i diritti legali che derivano dall’attività intellettuale in campo industriale, scientifico, letterario o artistico

IP mira a salvaguardare i creatori o altri inventori di beni intellettuali garantendo loro un deteminato periodo in cui possono controlloare l’uso che viene fatto delle loro produzioni

Due aree:

Proprietà Industriale Copyright

• Invenzioni• Design industriale • Trademark• Nomi commerciali• …

• Lavori artistici, letterari o scientifici• Performances artistiche, audio e video

PROPRIETA’ INTELLETTUALE

RESULTS

RESULTS & BACKGROUND

• Proprietà• Trasferimento• Protezione• Sfruttamento• Disseminazione

• Diritti di accesso

IP: Concetti fondamentali

European IPR Helpdesk

VocabularyKey terms in the context of Horizon 2020 projects are:

• Background

• Results

• Exploitation

• Dissemination

• Access rights

I Beneficiari cooperano all’interno del consorzio

per eseguire il progetto

Scambiandosi spesso informazioni, conoscenze (software, brevetti, metodi, etc.)

Per beneficiare delle risorse degli altri, portare avanti le proprie attività o sfruttare i propri risultati.

Le informazioni che i beneficiari si scambiano riguardano sia le conoscenze pre-esistenti che quelle generate dal progetto (background and results).

Premessa

European IPR Helpdesk

Access Rights (I)• Each project partner has the right to request access rights to the other project partner‘s background

and results as long as it needs them in order to carry out its work under the project or to use its own results (these are minimum access rights).

• Shall be made in writing.

• To avoid conflicts, it is recommended that beneficiaries agree (e.g. in the consortium agreement) on a common interpretation of what is “needed”

• Are to be requested/granted throughout the duration and up to 1 year (or as otherwise agreed in the CA) after the end of the project for exploitation needs; Once requested, access rights may be exercised as long as they are needed for exploiting the results (e.g. until the background patent expires).

• Access rights do not confer the right to grant sub-licences.

European IPR Helpdesk

Access Rights (II)

Granting of Access Rights

Access to background Access toforeground

Project implementation Royalty-free Royalty-free

Use of results Royalty-free, or on fairand reasonable conditions

Royalty-free, or on fairand reasonable conditions

Alcune domande che dovremmo porci PRIMA!

Perché siamo interessati a partecipare al progetto?, prestigio accademico, contributo finanziario, sfruttamento tecnologico e finanziario

Siamo consapevoli del nostro valore “tecnologico” aggiunto per il progetto?

Conosciamo le possibili applicazioni dei risultati del progetto?

Siamo disponibili ad investire tempo e sforzi per negoziare la proprietà dei risultati con gli altro partner?

Sappiamo come proteggere i risultati? Siamo interessati al loro sfruttamento?

Se i risultati del progetto possono essere protetti, siamo disponibili a farci carico delle procedure di protezione?

Le spese sostenute per la stesura del Consortium Agreement sono rendicontabili?

NO perché il CA viene firmato prima dell’inizio delle attività di progetto.

Tuttavia le spese sostenute per le modifiche al contratto potranno essere rendicontate se

effettuate nel corso dell’azione.

Link utiliDESCA

http://www.desca-2020.eu/about-desca/

DIGITAL EUROPE

http://www.digitaleurope.org/Services/H2020ModelConsortiumAgreement.aspx

EUCAR

http://www.eucar.be/eucar-model-consortium-agreement-horizon-2020/

IPR HELPDESK

https://www.iprhelpdesk.eu/library/fact-sheets

Prossimi Corsi di formazione

http://www.apre.it/corsi-di-formazione/