PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVOS

ESPECIFICACIONES

FORMATOS

DOCUMENTOS

EXTERNOS

RESPONSABILIDADES REFERENCIAS

Revisión y

Aprobación Cambios –

Actualizaciones

PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVOS

ESPECIFICACIONES

FORMATOS

DOCUMENTOS

EXTERNOS

ELABORACION REVISIÓN Y

APROBACIÓN

PUBLICACIÓN Y

CONSULTA

DIFUSIÓN Y

APLICACIÓN

CAMBIOS Y

ACTUALIZACION

• Identificar el tipo de documento que se elabora considerando:

• Lineamientos y descripción general de procesos.

PROCEDIMIENTO

• Descripción de actividades relacionadas a instrucciones detalladas.

INSTRUCTIVO • Documento para

registrar datos.

FORMATO

• Documento que establece requisitos.

ESPECIFICACIÓN

• Los instructivos que incluyan lineamientos además de instrucciones de actividades deben tratarse como procedimientos.

ELABORACION REVISIÓN Y

APROBACIÓN

PUBLICACIÓN Y

CONSULTA

DIFUSIÓN Y

APLICACIÓN

CAMBIOS Y

ACTUALIZACION

PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVOS

ESPECIFICACIONES

FORMATOS

DOCUMENTOS

EXTERNOS

• Incluir el nombre de documento y el logotipo vigente de la Unidad

de Negocio.

NOMBRE LOGOTIPO

• Elaborar el documento con un enfoque didáctico y visual, con el objeto de crear documentación corta y de fácil comprensión, en los casos que sean aplicables.

ELABORACION REVISIÓN Y

APROBACIÓN

PUBLICACIÓN Y

CONSULTA

DIFUSIÓN Y

APLICACIÓN

CAMBIOS Y

ACTUALIZACION

PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVOS

ESPECIFICACIONES

FORMATOS

DOCUMENTOS

EXTERNOS

• Utilizar la paleta de color del Manual de Identidad de CELEC. Puede usarse la gama respectiva.

CMYK RGB

C0-M18-Y100-K0

C100-M73-Y0-K2

C0-M95-Y100-K0

K65

R255-G207-B1

R0-G84-B164

R238-G49-B36

R89-G89-B89

K0 R255-G255-B255

MODELO DE COLOR

ELABORACION REVISIÓN Y

APROBACIÓN

PUBLICACIÓN Y

CONSULTA

DIFUSIÓN Y

APLICACIÓN

CAMBIOS Y

ACTUALIZACION

PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVOS

ESPECIFICACIONES

FORMATOS

DOCUMENTOS

EXTERNOS

• El documento debe asegurar la agilidad y optimización de procesos.

• En caso de requerir codificación, cada área es responsable de la asignación y control de código.

• Incluir como referencia la legislación, normas y otros documentos fuente.

• La redacción del documento debe ser en tiempo presente.

• El documento original debe estar impreso y sumillado de forma clara y legible, incluyendo sus anexos.

• Las especificaciones o formatos requeridos en un procedimiento o instructivo debe considerarse como anexo.

ELABORACION REVISIÓN Y

APROBACIÓN

PUBLICACIÓN Y

CONSULTA

DIFUSIÓN Y

APLICACIÓN

CAMBIOS Y

ACTUALIZACION

PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVOS

ESPECIFICACIONES

FORMATOS

DOCUMENTOS

EXTERNOS

SUBGERENCIA O

JEFATURA GERENCIAL PROCEDIMIENTO

INSTRUCTIVO

ESPECIFICACIONES

FORMATOS

REVISIÓN APROBACIÓN

NIVEL ANTERIOR A

SUBGERENCIA O A

JEFATURA

GERENCIAL

GERENCIA

• La aprobación del documento se realiza mediante un memorando con la firma del responsable de revisión y adjuntando el documento sumillado.

• El responsable de la aprobación debe incluir la firma y fecha a partir de la cual entra en vigencia el documento.

SUBGERENCIA O

JEFATURA

GERENCIAL

ELABORACION REVISIÓN Y

APROBACIÓN

PUBLICACIÓN Y

CONSULTA

DIFUSIÓN Y

APLICACIÓN

CAMBIOS Y

ACTUALIZACION

PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVOS

ESPECIFICACIONES

FORMATOS

DOCUMENTOS

EXTERNOS

• Los formatos o especificaciones que son parte de un procedimiento aplica su nivel de revisión y aprobación.

• En caso de ser necesario el nivel de aprobación considera la revisión legal del documento, sin embargo es responsabilidad del área la identificación de los requisitos legales correspondientes lo cuales deben constar como referencias.

ELABORACION REVISIÓN Y

APROBACIÓN

PUBLICACIÓN Y

CONSULTA

DIFUSIÓN Y

APLICACIÓN

CAMBIOS Y

ACTUALIZACION

PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVOS

ESPECIFICACIONES

FORMATOS

DOCUMENTOS

EXTERNOS

DOCUMENTO

APROBADO

GESTIÓN

ORGANIZACIONAL

• El memorando de aprobación junto con el procedimiento o instructivo sumillado y el archivo digital se entrega a Gestión Organizacional para su publicación en el sistema documental para su consulta.

http://docuhpa.celec.com.ec/alfresco

ELABORACION REVISIÓN Y

APROBACIÓN

PUBLICACIÓN Y

CONSULTA

DIFUSIÓN Y

APLICACIÓN

CAMBIOS Y

ACTUALIZACION

PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVOS

ESPECIFICACIONES

FORMATOS

DOCUMENTOS

EXTERNOS

DOCUMENTO

APROBADO PUNTOS DE USO

• El procedimiento o instructivo oficial vigente corresponde

únicamente al disponible en la herramienta de gestión documental. • La impresiones se consideran copia no controladas. • El área es responsable de asegurar que las copias de las versiones

vigentes se encuentran disponibles y controladas en los puntos de uso para su aplicación cuando sea necesario.

ELABORACION REVISIÓN Y

APROBACIÓN

PUBLICACIÓN Y

CONSULTA

DIFUSIÓN Y

APLICACIÓN

CAMBIOS Y

ACTUALIZACION

PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVOS

ESPECIFICACIONES

FORMATOS

DOCUMENTOS

EXTERNOS

• El área es responsable de realizar la difusión, entrenamiento y/o

capacitación para lograr las competencias requeridas para su aplicación. • En caso de capacitación o entrenamiento el área debe notificar a la

Subgerencia Administrativa su planificación y registros de asistencia y solicitar la logística necesaria.

• Así mismo debe gestionar los recursos y herramientas necesarias.

AREA PERSONAL

INVOLUCRADO

ELABORACION REVISIÓN Y

APROBACIÓN

PUBLICACIÓN Y

CONSULTA

DIFUSIÓN Y

APLICACIÓN

CAMBIOS Y

ACTUALIZACION

PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVOS

ESPECIFICACIONES

FORMATOS

DOCUMENTOS

EXTERNOS

Incorporar los cambios en el documento y continuar con el

ciclo a partir de la revisión y aprobación, incluyendo en el

memorando el control de cambios realizados.

ELABORACION REVISIÓN Y

APROBACIÓN

PUBLICACIÓN Y

CONSULTA

DIFUSIÓN Y

APLICACIÓN

CAMBIOS Y

ACTUALIZACION

PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVOS

ESPECIFICACIONES

FORMATOS

DOCUMENTOS

EXTERNOS

• Los documentos que presenten políticas, instrucciones y/o

disposiciones de Organismos Externos (incluidos los de Matriz de

CELEC EP), diferentes a leyes, deben ser entregados a la

Subgerencia de Gestión Organizacional para su publicación en el

sistema documental para su consulta.

• El documento externo oficial vigente corresponde únicamente al disponible en la herramienta de gestión documental.

PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVOS

ESPECIFICACIONES

FORMATOS

DOCUMENTOS

EXTERNOS

• La impresiones se consideran copia no controladas. El área es responsable de asegurar que las copias de las versiones vigentes se encuentran disponibles y controladas en los puntos de uso para su aplicación cuando sea necesario.

PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVOS

ESPECIFICACIONES

FORMATOS

DOCUMENTOS

EXTERNOS

ÁREA

GESTIÓN

ORGANIZACIONAL

Ingresar documento

vigente

Aprobar Difundir

Controlar

versiones

Entregar

documento

vigente

PERSONAL

INVOLUCRADO

Aplicar

documento

Enviar para

control

previo

Realizar

Control previo

JEFES DE

ÁREA

Elaborar o

actualizar

GERENCIA, SUBGERENCIAS,

JEFATURAS GERENCIALES Revisar Aprobar

Asegurar uso de

documentos vigentes

PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVOS

ESPECIFICACIONES

FORMATOS

DOCUMENTOS

EXTERNOS

• Norma de Gestión de Calidad ISO 9001. Norma de gestión de

documento ISO 10013.

• Manual de Identidad Matriz

• Manual de Control Interno de la Contraloría

• NOTA: Pendiente desarrollar el procedimiento para control de

registros y planos.

NOTAS

• Completar procedimiento para planos,

registros(archivo).

• Contratación de gestión de archivo

• Incentivar la cultura de procesos