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Ré!. PRQ42001

Index 02/10

PROCEDURE QUALITE

PRQ42001 MAÎTRISE DES DOCUMENTS

AGENCE NATIONALE DE L'AvIATION CIVILE

PROCEDUREMAITRISE DES DOCUMENTS

PROCEDURE QUALITE


Ré!. PRQ42001

Version 02Date mai 2014/10

1. OBJET

La présente procédure définit les règles pour assurer la maîtrise de tous les documents (internes et externes) requispour le système de management de la qualité de l'ANAC.

Elleannule et remplace la procédure SQ-PRO-001-A-10GESTIONDELA DOCUMENTATIONdu 23mars 2010

2. CHAMP D'APPLICATION

La présente procédure s'applique à l'ensemble des documents qualité de l'ANAC : Manuel Qualité, fiche d'identité deprocessus, procédures, cartes de travail, enregistrements ... etc., ainsi que les documents d'origine externe.

3. DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE ET SUPPORTS

Norme ISO9001-2008 : 4.2.3 «Maîtrise des Documents»

Norme ISO9000-2005.

3.1. FORMULAIRES

- FRM42001« Fiche de Diffusion des Documents»

- FRM42002 « Liste des Documents Internes»

- FRM42003-« Fiche de proposition de documents »

- FRM42004 « Fiche de diffusion des documents Qualité»

4. DÉFINITIONS &ABRÉVIATIONS :

4.1. DÉFINITIONS

• Document:Un document est un support qui contient et véhicule des données et qui peut être présenté sous différentesformes: papier, support numérique, photographie ...

• Enregistrement:Un enregistrement est la preuve de l'accomplissement d'une action ou d'un événement. 1/permet de conserver, devalider et/ou de protéger les données relatives à cette action ou à cet événement (visa, vérification, compte rendu,revue ... ), quelle que soit la forme (papier, support informatique .. .).

• Système deManagement de la Qualité (S M Q) :Système permettant d'établir une politique et des objectifs qualité et de les atteindre.

• Processus(PRP):Ensemble d'activités corrélées ou interactives qui transforment des éléments d'entrée en éléments de sortie.

• Procédure (PRQ) :Manière spécifiée d'accomplir une activité ou un processus. C'est une règle écrite d'organisation qui décrit lesdémarches à entreprendre pour obtenir un résultat fixé.

• Carte de travail (CT) :Manière détaillée décrivant les tâches permettant le bon déroulement d'une activité.

• Liste de vérification ou check-list (LV ou CKL):Document construit dans le but de vérifier méthodiquement les étapes nécessaires d'une procédure pour qu'elle sedéroule avec le maximum de sécurité.

• Manuel deManagement de la Qualité (MMQ):Document décrivant le SMQ de l'ANAC et son fonctionnement global.

• Traçabilité :Aptitude à retracer l'historique de la mise en œuvre ou l'emplacement de ce qui est examiné.

4.2.ABRÉVIATIONS:

RQ: ResponsableQualité

5. RESPONSABILITES

Le Responsable Qualité est responsable de la vérification de l'application et de la mise à jour de la présente procédure.

Agence Nationale de l'Aviation Civile

PROCEDURE QUALITE


Ré!. PRQ42001

02mai 2014

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6. DISPOSITIONS APPLICABLES

6.1. STRUCTURE DOCUMENTAIRE

MANUEL QUALITE

PROCESSUS

PROCEDURES

CARTES DE TRAVAIL -INSTRUCTIONS - FORMULAIRES - CHECK-LIST

ENREGISTREMENTS - RAPPORTS

6.2. MAÎTRISE DES DOCUMENTS EXTERNES

Les documents d'origine externe et requis pour le Système Management de la Qualité, listés ci-dessous, sontenregistrés comme suit:

Nature du document externe Responsable de l'enregistrement

Annexes de l'CACI Cellule qualité

Documents de l'CACI Cellule qualité

Documents émanant des organismes d'état (lois, ordonnances, décrets, Direction des affaires juridiquesarrêtés, etc.)

Documentation, émanant de l'industrie aéronautique (exploitants Direction concernéeaériens, fournisseurs de services de navigation aérienne, gestionnaires

d'aéroport, etc ...).

La Documentation émanant des fournisseurs Direction administrative et financière

6.2.1. IDENTIFICATION

Lesdocuments d'origine externe sont identifiés par type, intitulé et version.

6.2.2.DIFFUSION

Après réception par la Cellule Qualité les directeurs correspondants en définissent les destinataires puis lesdiffusent selon le document de référence avec le FRM42001 « Fiche de Diffusion des Documents», une copie duFRM42001est transmise à la Cellule Qualité.

Lesdocuments diffusés uniquement pour consultation (exemple: Journal officiel ... etc.) sont classé au niveaudu secrétariat de la Direction générale.

6.2.1. ENREGISTREMENTS

Lesdocuments externes sont listés par le RQdans le logiciel de gestion de la qualité QUALlBCX, rubri« Document -GED»et à la bibliothèque de l'ANAC pour tout ce qui concerne la documentation de l'

Le RQest le responsable de l'élimination des versions périmées.

6.2.2.MISE À JOUR

Une fois par an ces documents sont contrôlés par le responsable qualité pour s'assurer de savalidation ou de sonactualisation.


Ré!. PRQ42001PROCEDURE QUALITE

PRQ42001 MAÎTRISE DESDOCUMENTSVersion 02

DatePage

mai 20144/10

6.3. MAÎTRISE DES DOCUMENTS INTERNES

Les documents internes (les documents administratifs relatifs à l'organisation, les Règlements aéronautiques gabonais(RAG), sont les documents établis et gérés par chaque direction. Ils sont listés dans le FRM42002 «Liste des DocumentsInternes». Une copie du FRM42002 est transmise à la Cellule Qualité:

Les documents du SMQ sont listés par le RQ dans le logiciel de gestion de la qualité QUALIBOX, rubrique « Document-GED».

6.4. ÉLABORATION DES DOCUMENTS (RÉDACTION, VÉRIFICATION ET APPROBATION)

6.4.1. DOCUMENT NIVEAU 1 : MANUEL QUALITÉ

La rédaction du Manuel de Management de la Qualité est confiée à la Cellule Qualité.

-La VÉRIFICATION du contenu (exactitude, complet, réalisable) est assurée par le RQ

-Le MMo, est revu en Revue de direction et APPROUVÉ par le Directeur général.

6.4.2.DoCUMENT NIVEAUX 2 ET 3 : PROCESSUS ET PROCÉDURES

-Le DÉCLENCHEMENT de la rédaction des processus, procédures est assuré par le RQ suite à un audit, unenouvelle exigence ou à un besoin.

-La RÉDACTION de ces documents est confiée à toute personne compétente désignée par le RQ en concertationavec le directeur concerné.

- La VÉRIFICATION du contenu (exact, exhaustif, réalisable) est assurée par le Directeur concerné par sa miseen œuvre et APPROUVÉ par le Directeur général après visa du Responsable Qualité.

6.4.3.DoCUMENT NIVEAU 4 ET 5: LES DOCUMENTS OPÉRATIONNELS ET LES ENREGISTREMENTS

-Les documents opérationnels nécessaires: Cartes de travail, instructions, listes de vérification, etc ....

-Les documents nécessaires à la formation, à l'exploitation, etc ...

-Les documents d'enregistrement nécessaires à la démonstration d'obtention de la qualité requise: listes devérification renseignées, comptes rendus de Revues de Direction, rapports d'audits, rapports d'inspections,etc ...

Toute personne peut suggérer la création d'un document en remplissant le formulaire FRM42003-« Fiche deproposition de documents », si la suggestion est retenue par le Directeur concerné. Ce dernier, en concertationavec le RQ désigne alors la personne ou le groupe qui va rédiger le document.

La gestion des enregistrements (conservation jarchivage) est spécifiée dans la procédure PRQ42002« Maîtrisedes Enregistrements»

6.5. RÉDACTION/VÉRIFICATION

La RÉDACTION DU CONTENU des procédures ou des documents opérationnels est en premier lieu du ressort duDirecteur de la structure concernée, qui s'assure de la COHÉRENCE et de la CONFORMITÉ des données par rapport àl'activité concernée et aux exigences internes et externes.

Par ailleurs la VÉRIFICATION DE LA FORME est du ressort du Responsable Qualité.

Celui-ci veille à :

La cohérence du document avec l'ensemble des documents Qualité.

La conformité du document par rapport aux normes, ainsi qu'à la Politique Qualité de l'ANAC.

La forme du document par rapport aux règles définies dans la présente procédure.

Le vérificateur d'un document modifié doit avoir la même fonction que le vérificateur du document à sa création saufexigences particulières du RQ.

La remise en service d'un document supprimé, avec ou sans modification, nécessite une nouvelle vérification. Levérificateur du document remis en service doit avoir la même fonction que le vérificateur du document à sa créationsauf exigences particulières du RQ.

6.6. ApPROBATION

L'APPROBATION CONSISTE EN UNE AUTORISATION D'UTILISATION DU DOCUMENT


PROCEDURE QUALITE

PRQ42001 MAÎTRISE DESDOCUMENTS

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Version 02Date mai 2014Page S/10

Tout document qualité, une fois vérifié par le RQ,est présenté au Directeur général pour approbation. Cederniervérifie la cohérence de son contenu par rapport aux objectifs escomptés.

Une fois que le document est approuvé, le Directeur général appose la date et sa signature sur le cartouche inférieurde la page de garde.

Lesdocuments rédigés par la Cellule Qualité sont vérifiés par le RQet approuvés par le Directeur général.

L'original du document est conservé dans un classeur par le Responsable Qualité.

L'application d'une procédure devient effective dès l'approbation du document, confirmée par son identification dansle contenu des listes de diffusion FRM42004 « Fiche de diffusion des documents Qualité».

Lesenregistrements des procédures et des documents opérationnels, se font conformément à la procédurePRQ42002 « Maîtrise des enregistrements »,

6.7. DIFFUSION DES DOCUMENTS

LERESPONSABLEQUALITÉESTRESPONSABLEDELA DIFFUSIONDUDOCUMENT.Il est interdit de diffuser un document sans sonautorisation. Cette autorisation est matérialisée par son visa sur le cartouche

Ladiffusion d'un exemplaire, papier ou électronique, d'un document existant sous forme électronique est réalisée àpartir de l'exemplaire vérifié et approuvé du document électronique (sauf l'exemplaire papier du responsable qualitéréalisé précédemment pour la vérification et l'approbation du document).

Le RQgère la transition entre l'ancien et le nouveau document.

Le RQdétermine les destinataires de la diffusion du document.

Lespersonnes chargées par le RQde la diffusion du document s'assurent que les précautions nécessaires à sapréservation sont prises.

Lespersonnes chargées par le RQde l'élimination des exemplaires périmés s'assurent de leur destruction

6.8.ARCHIVAGE, DIFFUSION & DESTRUCTION:

Le RQconserve l'originale de tous les documents relatifs au Système Management de la Qualité pour une duréed'archivage déterminée selon la procédure PRQ42003 « Archivage »,

Il récupère les versions périmées des structures et les détruit par déchiquetage mécanique.

L'ensemble des documents et la dernière version est disponible sur le serveur ou sur QUALIBOX par type dedocuments et par domaine.

Un exemplaire de tous les documents périmés à la version N-1est archivé sous forme informatique par le responsablequalité pour permettre de retrouver un historique de chaque document.

6.8.1. DIFFUSION & DESTRUCTION:

Après l'approbation par le responsable qualité de la modification ou de la création d'un document, ce dernier est misen ligne sur le serveur en lecture seule. Il est donc accessible à l'ensemble du personnel. Un message d'avertissementest envoyé sur la messagerie de l'ensemble du personnel pour l'avertir. Chaque personne est responsable de ladestruction de l'ensemble des documents périmés en sa possession, l'édition de ces derniers étant sous saresponsabilité.

6.9. IDENTIFICATION DES DOCUMENTS:

L'identification des Règlements aéronautiques gabonais (RAG) est définie par la directive RAG-D-GENo01-AProcédurepour l'élaboration des éléments indicatifs enmatière d'aviation civile.

6.9.1.CODE

Le responsable qualité attribue au document un code de la forme AAAXXYYV.

Les3 lettres AAA précisent la nature du document:

- MMQ pour le « Manuel de Management de la qualité »,

PRPpour les processus qualité,

PRQpour les procédures qualité,

ERQpour les enregistrements qualité,


PROCEDURE QUALITE


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Version 02Date mai 2014/10

FRM pour les formulaires qualité.

Les 2 chiffres XX représentent le numéro du chapitre et du sous-chapitre (0 si pas de sous-chapitre) du référentielISO9001 - 2008 correspondant au document.

Les3 chiffres YYYreprésentent le premier numéro libre dans l'ordre croissant en commençant par 001.

Le code d'un document supprimé ne peut être réutilisé sauf pour une remise en service du document, avec ousans modification.

6.9.2.1NDICE

L'indice d'un document à sa création est 01.

L'indice passe de 01 à 02 lors de la première modification du document puis 03, ...

La remise en service d'un document, avec ou sans modification, nécessite un changement d'indice.

6.9.3. ÉCRITURE

Le code s'écrit en majuscule sans séparation entre les groupes de caractères (exemple: PRQ42001).

On peut écrire le code et l'indice sous une forme abrégée en réunissant le code, le caractère «, » et l'indice en unseul groupe (exemple: PRQ42001.01).

6.9.4.DATE

La date d'approbation d'un document modifié est la date d'approbation de la modification.

Ladate d'approbation d'un document remis en service, avec ou sans modification, est la date de remise en servicedu document.

6.10. STRUCTURE DESDOCUMENTS

Lastructure des RAGest décrite dans le règlement RAG0 :Généralités

6.10.1. Tous LESDOCUMENTS

•••••• C'LA NATURE DU DOCUMENT

Datei;(-< Ré!. PRQ52002

~ LE NOM DU DOCUMENT Version 02Page 6/10

Sur l'entête de toutes les pages figurent:

,/ Le logo de l'ANAC.

,/ La nature du document (ex: Manuel de management de la Qualité, Procédure, Instruction, etc. .. )

,/ Le nom du document

,/ La référence du document (codification)

,/ Laversion (numéroté de 01 à nn)

,/ La date de la version

,/ Le numéro de page (lin pages)

Le pied de page suivant est utilisé uniquement sur la première page des documents


PROCEDURE QUALITE

PRQ42001 MAÎTRISE DES DOCUMENTSVersion

Date02

Réf. PRQ42001

mai 2014

Sur ce pied de page figurent:

Un tableau de l'état des révisions:

./ L'indice de révision

./ La nature de la révision: Création, modification ... etc.

./ Date d'application: date d'application de la procédure

Un tableau de validation:

Où sont mentionnés le rédacteur, le vérificateur et l'approbateur du document avec leur nom, fonction, visa etla date.

7.1.1.LES PROCÉDURES

Le contenu d'une procédure est structuré de la manière suivante:

1. But:

Définir les objectifs à atteindre par la procédure.

2. Domaine d'application:

Définir les limites d'application de la procédure (où, quand et pourquoi).

3. Documents de référence et supports:

Citer les normes et les documents internes qui régissent la procédure.

Citer les supports (formulaires, liste de vérification, ... ) requis par la procédure.

4. Définitions et abréviations:

Définir précisément les termes spécifiques utilisés dans les procédures ainsi que les abréviationsemployées.

5. Responsabilité:

Chaque responsable de structure veille à l'application des documents relatifs au Système Managementde la Qualité, ainsi qu'à leur mise à jour.

6. Dispositions applicables:

Il s'agit d'identifier le qui fait quoi, comment, où, quand et pourquoi les activités sont réalisées.

Le rédacteur définit les moyens et enregistrements à utiliser, ainsi que les résultats à obtenir.

Le contenu d'une procédure peut être: un texte ou un texte accompagné d'un logigramme, ou unlogigramme uniquement.

7.1.2.LES PROCESSUS

Lafiche d'identité du processus, généré par QUALIBOX se présente de la manière suivante:


PROCEDURE QUALITE


FICHE D'IDENTITE DU PROCESSUS

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~~ftt"SU!'Lapal~et.leobjeotih.,..tit:i,"~.W<ll.str •••. rAHAC •• a..Ia""ftOl!lMW.~ •• cispositiora.ftl..dscadie.~..,...,....d' •••• l.~.La~n'"~~.pourazur!l'et~ •• qualitIêœs~.I·~des __ da.~de$ctienb.

[);&U: 20111/2012

Pik7te1: 1 Pitote 2 :HOOŒ NGUEMA !IITEOtI:: 1NOOYENDAMA

DocuneatsGED~ IUI~

PAP4OCIO'.OIt-MiIUrCiOWIT DE LA. (I.IAU1"Î

POQ42002.00 MAÎTllSEŒS!lIIIfGISTIBIfI

PRQ42OD1.01 ~ DE LA DOt\.NfK1JJlOIC

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02mai 2014

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PROCEDURE QUALITE Ré!. PRQ42001

Version 020 PRQ42001 MAÎTRISE DES DOCUMENTS Date mai 2014

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. [ FICHE D'IDENTITE DU PROCESSUS 1kI>1PRP<IOOO2- Qualité et ~ permanent I~ 1

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PROCEDURE QUALITE


Rél. PRQ42001

Action

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02mai 201410/10

le logigramme du processus: Schématisation du processus par un diagramme.

Voici comment Concevoir un logigramme :CONVENTION POUR lE~lOGIGRAMME

Non

Action 2Oui

Action 1

Exprim é en term es d'événem ent déclenchantl'application de la procédure

Exprimé en terme d'action: Elaborer, rédiger,planifier, fabriquer, analyser

Exprimé sous forme d'interrogation; deuxalternatives: Oui/Non

Triangle tête en bas: pour une entrée dansune procédure en venant d'une autre procédureTriangle tête en haut: sortie vers une autre procédure

FIN
