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QUELS SONT LES ENJEUX DE LA DÉMATÉRIALISATION DE FACTURES ?
DOCUMENT CONFIDENTIEL – REPRODUCTION INTERDITE
Thomas Honegger – Directeur Filiale France
Aurélie Entrena – Responsable Marketing
Date : 10 décembre 2015
AGENDA
Esker en bref
Etat des lieux
Cadre réglementaire
Dématérialisation des factures clients
Les factures fournisseurs au travers de cas clients
Q&A
QUI EST ESKER ?
SAAS SOLUTION
+46 M€ de CA en 2014
+25M de documents traités chaque mois
Présence internationale
+11 000 clients actifs
QUELLES SONT NOS RELATIONS AVEC SAP ?
Esker partenaire certifié SAP
SAP France est client d’Esker
Esker utilise SAP depuis 2003
Près de 50% de nos clients utilisent SAP
Esker participe aux événements SAP aux 4 coins du monde
Esker est un partenaire historique des USF
LA FACTURE EN 3 CHIFFRES
+2,5 Mds de factures éditées par an en France dont ~3% au format électronique
36 millions de factures reçues chaque année par les 10 premiers distributeurs de la grande consommation français
100 Millions de factures adressées tous les ans aux administrations publiques par +1M de fournisseurs
LE COÛT DE TRAITEMENT DÉCOMPOSÉ
Préparation Facturation
Comptabilisation Envoi
Rapprochement Paiement
Archivage Gestion des
relances Gestion des
litiges Coûts de
trésorerie
FACTURE CLIENT ~8€
* Source structure de coûts :Arthur D.Little pour Post@xess/Deskom
0,30€ 1,20€ 0,50€-2€ 0,80€ 0,80€ 2,40€ 2€
Réception Enrichissement
Saisie Codification
Validation Paiement Archivage Gestion des
litiges
FACTURE FOURNISSEUR ~14€
0,90€ 1,40€ 5,40€ 2,80€ 1,50€ 1,80€
POSTULAT DE BASE
Pendant une durée de 6 ans à compter de la date à laquelle elle a été établie
Sous leur forme et leur contenu originels pour les factures (forme sous laquelle elles ont été transmises ou mises à disposition)
Dans tous les cas, l’entreprise doit être en mesure de garantir…
L’authenticité de l’origine de la pièce
L’intégrité du contenu
La lisibilité de la pièce
LA DIRECTIVE EUROPÉENNE
La Directive 2010/UE du 13 juillet 2010, transposée en droit français (article 62 de la loi 2012-1510 du 29 décembre 2012 et articles 289 V et VII du CGI) et commentée par l’Administration fiscale, vise notamment à assurer une égalité de traitement entre les factures quel que soit leur support
Egalité des traitement entre les factures papier et les factures dites électroniques
Mise en place par l’assujetti de contrôles permanents et documentés établissant une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et l’opération qui en est le fondement
– A l’exception des solutions en mode EDI ou signature électronique
Les possibilités :
PLUSIEURS FORMATS EN B2B
E-signature EDI Piste d’audit fiable
A v a n t a g e s / I n c o n v é n i e n t s d u m o d e d e d i f f u s i o n
- Risque zéro car la technologie est fiable et connue
- Complexité pour transaction internationale
- Intégration à l’ERP immédiate - Complexité de mise en œuvre spécificité
par secteur d’activité et par pays - Problématique d’interopérabilité - Evolutivité faible (pas souple). Prévoir des
modifications fréquentes - Gestion manuelle des erreurs - Nécessité d’un très haut volume pour
rentabiliser la mise en œuvre (> 1000 par mois et partenaire)
- Un simple email - Equivalence processus papier et
électronique - Nécessité de documenter et d’apporter la
preuve de l’intégrité et de l’authenticité de la facture en cas de contrôle fiscal (preuve de la transaction commerciale). Cette preuve doit de toute manière pouvoir être apportée (risque faible).
- Peut ne pas fonctionner à l’international
O f f r e d e v a l e u r d e s s o l u t i o n s E s k e r
- Expertise de TrustWeaver - Conformité dans plus de 40 pays - Portail web client :
- Obtention en ligne de l’accord du destinataire
- Archivage et consultation des factures en ligne
- Interopérabilité avec les grands acteurs du marché
- Expertise partenaire - Portail web client : archivage et
consultation des factures dans un format lisible
- Un seul et même service à la demande : pour les commandes et factures clients
- Traçabilité de chaque document et rapports (évènement d’audit, accusé de remise en poste ou de lecture)
- Portail web client : - Obtention en ligne de l’accord du
destinataire pour la facture électronique
- Archivage et consultation des factures en ligne
LES RISQUES ENCOURUS
Sanction en cas d’absence de piste d’audit ou de non fiabilité
Chez l’émetteur, TVA facturée est due
Chez le récepteur des factures la déduction de la TVA peut être remise en cause sous réserve d’apporter la preuve de la réalité de l’opération et l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité des factures en question
Factures de complaisance ou fictives
Les personnes qui, à l'occasion de l'exercice d'une activité professionnelle, travestissent ou dissimulent l'identité ou l'adresse de leurs fournisseurs ou de leurs clients ou acceptent sciemment l'utilisation d'une identité fictive ou d'un prête-nom sont passibles d'une amende fiscale égale à 50 % des sommes versées ou reçues au titre des opérations concernées
Les personnes qui délivrent une facture ne correspondant pas à une livraison ou à une prestation de services réelle (factures fictives) sont redevables d'une amende fiscale égale à 50 % du montant de la facture (CGI art. 1737, I-2)
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POINTS D’ACTUALITÉ
Facturation électronique à destination des administrations publiques
Directive Européenne 2014/55/EU d’avril 2014 qui oblige les fournisseurs des administrations publiques à transmettre leurs factures au format électronique
Portail mis à disposition par l’Etat : Chorus Portail Pro
Obligation entre 2017 et 2020 selon la taille des entreprises (ordonnance du 26 juin 2014)
Projet Loi Macron (en cours)
Dès 2017, les grandes entreprises devraient accepter les factures électroniques en tout état de cause.
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COMMISSION USF GT FINANCE – 10/12/2015
DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES CLIENTS
ENJEUX DE LA DÉMATÉRIALISATION
Facturation électronique
Gagner du temps au
service comptabilité
Réduire vos coûts
Répondre à la demande de certains
de vos clients
Envoyer les factures plus rapidement
Diminuer votre
encours client
Sécuriser les envois et les
tracer
Améliorer l’image de
votre entreprise
LES QUESTIONS À SE POSER
Quels sont les documents dont vous devez automatiser le
traitement ?
Vos factures sont-elles nationales ou internationales ?
Le traitement de vos factures est-il centralisé ou décentralisé ?
Quelles sont les applications qui génèrent vos factures ?
Comment pouvez-vous les consulter ? A partir de quelles
archives ?
Qui sont vos clients ? Ont-ils des exigences particulières en termes de réception ou format
de facturation ?
Combien de factures devez-vous envoyer chaque mois ? A combien de clients ?
Quelles sont les factures envoyées par courrier, par e-mail, par EDI ?
UNE DIFFUSION MULTICANALE
Interopérabilité
Fax
Portail Web
Courrier
www
Archivage
CLIENTS
Transmission sécurisée et intègre depuis SAP
Possibilité de mises en forme supplémentaires
Mise en place de règles de contrôles complémentaires
Ajout de traitements associés aux préférences clients
Statut des envois directement disponible depuis SAP
Accès aux archives et à la piste d’audit
INTÉRACTIONS AVEC
ANIMER LA DÉMATÉRIALISATION
EN INTERNE AUPRÈS DE VOS CLIENTS
Obtenir l’approbation des nouveaux clients
Collecter les canaux de réception de vos clients
Communiquer sur votre projet auprès de vos clients
Mise à disposition d’un espace clients
COMMISSION USF GT FINANCE – 10/12/2015
DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES FOURNISSEURS
POURQUOI AUTOMATISER ?
Fiabilisation des données
comptables
Amélioration de la transparence du processus
Réduction des délais de règlements
Sécurisation du processus
Amélioration de la relation fournisseurs
Diminution des coûts
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PARMI NOS CLIENTS
Capture Vérification Circuit
d’approbation Réception & Scan
PA
PIE
R -
SC
AN
– E
-mai
l
Archivage & Audit
SAP
E-Collaboration
+65% GAIN DE TEMPS
60% ÉCONOMIES
Visibilité
CONTRÔLE & PILOTAGE
Chiffres basés sur les résultats des clients d’Esker
PROCESSUS AUTOMATISÉ
CAS CLIENT : SOCIÉTÉ
3 départs en retraite
au service comptabilité
+ de 500 responsables
de la validation
50 000 factures fournisseurs
par an
90% de factures
avec commande
EX. D’INDICATEURS DE PERFORMANCE
Analyse de la performance de production Nombre de tâches effectuées sur un espace temps donné Nombre de traitements à effectuer ou effectués
Analyse de la performance du service Respect des délais Respect des objectifs fixés (deadlines, volumes traités, rejets ...) Temps de validation Points de blocage
Analyse de la performance global du process Temps de traitement Nombre de litiges / Nombre de retour
Indicateurs décisionnels / stratégiques Temps de traitement des fournisseurs stratégiques Délais de règlements Points de blocage Indicateurs de volumétrie traiter ou à traiter
FILES D’ATTENTE PERSONNALISÉES
Filtre de la vue
Informations complémentaires
Lien actif pour valider la facture
RÉCONCILIATION 3-WAYS
Lignes pré-remplies automatiquement en fonction des numéros de commandes
détectés dans la facture
Contrôle des quantités facturées par rapport aux commandes
et livraisons ouvertes
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Consultation de la liste des factures en attente d’approbation ou en litige
Visualisation de l’image de la facture reçue par le service comptable
Accès immédiat aux données clés de la facture - fournisseur et montants, imputations comptables et analytiques, ainsi qu’aux commentaires des valideurs précédents
Approbation, mise en litige ou renvoi d’une facture au valideur précédent, au comptable avec des commentaires.
APPROBATION MOBILE
INTÉRACTIONS AVEC
La solution Esker intègre toutes les fonctions d’automatisation des factures fournisseurs pour les entreprises utilisant SAP.
Construit de manière à s’intégrer parfaitement aux applications SAP, le circuit de traitement n’en reste pas moins flexible et indépendant.
Simulation de saisie de facture
Recherche données
SAP
PORTAIL FOURNISSEUR
Vous pouvez activer le portail pour vos fournisseurs quand vous le souhaitez. Cet espace permet aux fournisseurs de suivre en complète autonomie le traitement de leurs factures.
DONNEZ ACCÈS AUX FOURNISSEURS DE VOTRE CHOIX
Donnez accès aux statuts de règlements et réduisez le nombre d’appels fournisseurs.
Permettez aux fournisseurs de mettre leurs factures en ligne et réduisez la charge de travail des comptables.
Communiquez instantanément avec vos fournisseurs et améliorez l’efficacité du traitement des factures.
BÉNÉFICES CONSTATÉS
Retour sur investissement entre 3 et 8 mois
Accélération du temps de traitement jusqu’à 65%
Conformité des données enregistrées >99%
Réduction du coût de traitement de 40% à 60%
Meilleure pilotage de l’activité grâce à une visibilité accrue
Bonne relation avec vos fournisseurs
Support à la mise en place d’une organisation centralisée (CSP)
CE QUI NOUS REND UNIQUE
Méthodologie Agile
Obtenir une plus value immédiate grâce aux
solutions Esker grâce à la méthodologie agile de mise
en œuvre.
Pionnier du Cloud depuis 2005
Réaliser des économies d’automatisation sans achats, construire ou
maintenir les infrastructures IT en utilisant un SaaS model multi-tenant.
Une plateforme, Tous les processus
Quit Paper™ dans
pratiquement tous les proccess qui fonctionnent
avec des documents intégrés, une plateforme
collaborative.
Présence Globale
Bénéfice d’une solution d’automatisation globale déployée et supportée à
un niveau local.
