strategie asirys - departamente

8/7/2019 Strategie ASIRYS - departamente

1/8

1 Strategia ASIRYS

Responsabiliti Asistent RU:

DEPARTAMENTUL DE RESURSE UMANE: Manager Resurse Umane + Asistent Resurse Umane

Obiectivul: minim 2 voluntari noi activi pe lun n organizaie!Responsabiliti Manager RU:

elaboreaz mpreun cu asistentul planuri/strategii (convenionale, dar mai alesneconvenionale)pentru a atrage noi voluntari n organizaie;

implementeaz aceste planuri; organizeaz petreceri destinate voluntarilor i gsete soluii pentru a-i menine

motivai (organizeaz activiti i aplic tehnici de teambuilding);

d sarcini celorlali voluntari din departament; elaboreaz planuri de training/formare pe diverse teme necesare voluntarilor din

organizaie;

elaboreaz lunar un (mini) raport de activitate.

vine cu propuneri i l susine pe manager n etapa de planificare i organizare aevenimentelor menionate mai sus;

centralizeaz datele/informaiile despre toi voluntarii asociaiei prin realizareaunor fie1 ce le vor anexa ntr-un catalog/dosar;

organizeaz sesiuni de informare despre activitile/proiectele organizaiei n coli.Fiecare departament va avea un numr mai mare sau mai mic de

voluntari. Ca manager sau asistent de departament, voluntarii te vor

sprijini n realizarea activitilor.Aadar e nevoie s-i informezi, s-iformezi, s le solicii ajutorul, s le rspunzi la ntrebri, s le explici

cu detalii, s le monitorizezi activitatea astfel nct atunci cnd irecompensezi s o faci corect i mai ales s-i motivezi prin activiti

nonformale i o atmosfer prietenoas.

1Aceste fie sunt constituite din: un test de aptitudini aplicat fiecrui voluntar nainte de ancepe activitatea,

de o fi cu fotografie, date personale, copie buletin; de un contract de voluntariat, de o fi tip unde se vorcompleta toate activitile realizate de acesta.


2/8

2 Strategia ASIRYS

DEPARTAMENTUL MARKETING: Manager MARKETING + Asistent MARKETING

Responsabiliti Manager MARKETING

Obiectivul: promovarea permanent prin canale online i offline a activitii iproiectelor organizaiei n rndul diferitelor grupuri int (tineri, ceteni etc.).

comunicarea (creterea numrului de comentarii) cu prietenii, fanii, asociaiile pefacebook, youtube i de pe celelalte platfome online ale asociaie;

redactarea scenariilor de promo-uri, spoturi promoionale i concursuri; realizarea de filmulee, centralizarea fotografiilor i a materialelor de comunicare(comunicate de pres, emailuri relevante, baz de date cu parteneri, voluntari,

poteniali voluntari etc.);

comunicarea cu partenerii internaionali i naionali prin intermediul prezentrilor/filmuleelor;

elaborarea de campanii de comunicare cu publicurile int; organizarea de ntlniri creative-media pentru atragerea de voluntari pasionai de

IT/media/online;

elaborarea materialor audio-video de promovare a rezultatelor (diseminare) pentrufiecare proiect al organizaiei.

update la reele sociale (postarea de articole/filme relevante); vine cu propuneri i l susine pe manager n etapa de planificare i organizare a

evenimentelor menionate mai sus; citirea emailurilor i sortarea informaiilor relevante: cursuri, finanri, articole

interesante;

mobilizarea voluntarilor pentru a participa activ n cadrul reelelor sociale; promovarea proiectelor aflate n derulare prin mijloace media.

Managerul i asistentul trebuie s delege i celorlali voluntari dindepartament o activitate sau mai multe astfel nct departamentul n cauz

s fie cel mai bun!

Responsabiliti Asistent MARKETING:


3/8

3 Strategia ASIRYS

DEPARTAMENTUL DE RELAII PUBLICE (PR): Manager de PR + Asistent de PR

Obiectivul: Dezvoltarea reputaiei asociaiei ca fiind o organizaie activ,creativ, profesionist.

meninerea colaborrilor cu partenerii actuali din Romnia (presa, instituii culturaleetc.) i identificarea/dezvoltarea de noi parteneriate;

redactarea comunicatelor de pres; redactarea diferitelor rapoarte, prezentri i alte materiale de interes pentru

voluntari, parteneri i alte grupuri;

scrierea de articole pe teme diverse pentru siteurile organizaiei (atragerea devoluntari pasionai de scris);

participarea la diferite evenimente (forumuri, dezbateri, seminarii etc.); colaborarea strns cu echipa de management, inclusiv cu preedintele organizaiei

pentru elaborarea strategiei de PR a organizaiei.

susinerea managerului n elaborarea materialelor de comunicare; redactarea materialelor de mulumire destinate sponsorilor sau colaboratorilor; realizarea unui dosar de pres; informarea de pe siteurile de specialitate despre evenimentele ONG sau PR n vederea

participrii organizaiei;

monitorizarea mass-mediei de specialitate i ntocmirea unui raport care s coninmodele de bun practic, fonduri de finanare lansate, tehnici noi de educaienonformal, cursuri de formare lansate etc.

Pentru a fi mai uor de comunicat n cadrul organizaiei vom crea un gruppe yahoo, care i va avea ca membri pe toi voluntarii ASIRYS, unde toate

rapoartele, informaiile, ntrebrile, dilemele, proiectele vor fidiseminate.

Activitile propuse n cadrul fiecrui departament sunt cu titlu derecomandare, ele pot fi dezvoltate sau chiar schimbate. Pentru a deveni

profesionist att tu, ct i departamentul tu, secretul e s te informezi.

Cu ct citeti mai multe siteuri, articole, cri n domeniu, cu att i vorveni mai multe (SUPER) idei!

Responsabiliti Manager PR:

Responsabilit i Asistent de PR


4/8

4 Strategia ASIRYS

DEPARTAMENTUL DE RELAII INTERNAIONALE (RI): Manager RI + Asistent RI

Obiectivul: creterea vizibilitii i credibilitii ASIRYS n rndul organizaiilorinternaionale.

organizeaz cursuri (nonformale) de limbi strine pentru voluntari; comunic cu partenerii din organizaiile partenere internaionale; traduce rapoarte, prezentri, articole, proiecte n limba englez i le promoveaz

online i offline;

organizeaz evenimente internaionalen cadrul asociaiei; propune iniiative sau proiecte internaionale.

l ajut pe manager n activitile menionate mai sus;comunic prin intermediul reelelor de socializare cu voluntari din organizaiilepartenere;

realizeaz o baz de date cu informaii despre partenerii i voluntarii internaionali.

Fiecare departament va ncerca s-i dezvolte activitatea la potenial maxim iva ncerca s atrag tineri spre voluntariat. Va exista anual o gal unde se vorpremia cele mai active departamente i cei mai de succes manageri iasisteni.

Nu ateptai ca cineva (ex: preedintele) s v propun sau s v spun ce sfacei! Luai iniiativa i valorificai orice idee! Fiecare departament va aveala dispoziie o list cu surse de informare (cri, articole, siteuri).

Cel puin o dat pe lun va exista o sesiune de evaluare, n care fiecaredepartament ca prezenta un mic raport cu realizri/lecii nvate/propuneride proiecte. Fiecare departament va fi evaluat prin acordarea unui punctaj de

la 1 la 10 de ctre fiecare voluntar implicat n echipa de management.

Res onsabilit i Mana er RI

Responsabiliti Asistent RI


5/8

5 Strategia ASIRYS

DEPARTAMENTUL DE FUNDRAISING: Manager Fundraising + Asistent Fundraising

Obiectiv: Satragem fonduri pentru a ne finana proiectele! (1000 de formulare 2%, 100de formulare 3% etc.)

va strnge fonduri folosind oportunitile existente n Romnia (2%, 3% pentruONG);

va elabora strategii de atragere/comunicare/convingere/mulumire a potenialilorfinanatori;

va pregti i trimite proiecte de sponsorizare ctre finanatori, incluznd ONG,organizaii guvernamentale i alte organizaii relevantedin ar i strintate;

va organiza evenimente de networking/socializare unde vor fi reunii voluntari,reprezentani ai sponsorilor, presa etc.

va scrie n mod regulat rapoarte privind activitile i tendinele de fundraising iva oferi consultan membrilor celorlalte departamente privind oportuniti definanare;

va ajuta managerul de departament la realizarea activitilor menionate mai sus; va realiza o baz de date cu poteniali finanatori; va asigura meninerea adecvat a documentelor care atest fondurile strnse; va confirma i va mulumi prompt donatorului pentru toate donaiile primite.

n fiecare an, n luna martie vor fi alegeri n cadrul organizaiei. Voluntarii din

cadrul organizaiei vor putea candida pentru o anumit funcie sau n caz c nusunt candidaturi, voluntarii organizaiei vor putea propune candidai dincadrul organizaiei. ncepnd cu luna martie 2012, va exista un vicepreedinteal organizaiei, care va fi ales dintre cei mai activi voluntari ai organizaiei.

Fiecare este liber s renune n orice moment la activitatea pe care orealizeaz n organizaie. n acel moment va fi evaluat i va primi fia derecomandare care va meniona abilitile i competenele dobndite, precumi numrul de ore dedicate voluntariatului. ns dac i-a asumat de exempluun proiect de finanare (este n echipa de management) va trebui s se implicepn la finalizarea proiectului.

Responsabiliti Manager FUNDRAISING:

Res onsabilit i Asistent FUNDRAISING:


6/8

6 Strategia ASIRYS

DEPARTAMENTUL SCRIERE DE PROIECTE

Obiectivul: minim un proiect scris pe lun.

n acest departament oricine din organizaie, care dorete s nvee s scrie i splanifice proiecte va putea participa. Cei care au scris proiectele vor putea fi manageri sau

membri n echipa de proiect, ns doar cu condiia de a fi activi i n cadruldepartamentului din care fac parte. De obicei, pentru a scrie un proiect bun e nevoie i deexperien, atfel riti s realizezi un proiect ce nu poate fi pus n practic. Un proiect vaputea fi scris de toat echipa sau se va lucra n echipe mai mici. Ideile de proiect vorputea fi propuse de orice voluntar al organizaiei.

Avantajele de a fi activ n acest departament sunt:

cel mai important e c i vei dezvolta vocabularul, ceea ce te va ajuta s teexprimi liber i profesionistatt scris, ct i oral;

i vei putea pune n practic orice idee, asta nseamn c prin proiectele cevor fi implementate vei cltori, vei cunoate noi persoane, te vei distra i veinva... enorm!;

pe viitor se preconizeaz c fiecare instituie i firm dezvoltat va lucra pebaz de proiecte, prin urmare veidobndi o competence va fi foarte binepltit!

Colaboratori externi:

Vom atrage voluntari din orae mai mari, interesai deactivitatea asociaiei: studeni, masteranzi, doctoranzi. Acetia i vorputea realiza lucrrile practice n cadrul organizaiei contribuindastfel att la dezvoltarea personal a voluntarilor printr-un schimb deexperien, ct i cu idei de noi proiecte. Vom organiza o dat la 2luni sau mai des sesiuni de networking cu tineri din alte orae sau

specialiti/profesori/pensionari cu oricine e interesat s contribuie ladezvoltarea personal, profesional, cultural i social a tinerilor ila dezvoltarea comunitii.

Proiectele organizaiei i propun s formeze tineri competeni, viitorilideri i profesioniti pe piaa muncii, oameni mplinii pe toate

planurile, care s ajute i comunitatea s se dezvolte!

Dac ar fis alegi ntre o activitate pltit care i aduce doarbani i o

activitate voluntardin care nvei enorm, alege educaia, e cea maibun invetiie pe termen lung!


7/8

7 Strategia ASIRYS

fiecare departament va urma sesiuni de training pentru a dobndi abiliti iniialespecifice; de asemenea, va beneficia de asisten din partea coordonatoruluiorganizaiei;

la finalul fiecrei luni de activitate, se va organiza osesiune de evaluare, unde fiecare departament va prezenta un

mini-raport de activitate i va veni cu propuneri de noiproiecte/activiti/evenimente etc.;

anual, va fi organizat o gal a voluntarilor ASIRYS, undecei mai activi tineri vor fi premiai;

se vor organiza anual cel puin 2 proiecte de schimb internaional; anual pentru cei din echipa de management (membri ai departamenului de scriere de

proiecte) se va organiza o deplasare/bootcamp destinat scrierii de noi proiecte(asemntor cuSucevia).

Nu te compara cu ceilali i ndrznete s fii tu nsui. Nu te uita nograda vecinului, ci ncearc s fii bunn ceea ce faci fr a te pune ncompetiiecu ceilali voluntari. Nu-ibrfi colegii chiar dac nu eti deacord cu ei sau nu-i place stilul lor. ncearc s fii omul care uneteechipa i nu cel care gsete nod n papur pentru orice i oricine.

Prin ceea ce faci dezvoli proiecte pentru ora, pentru ali tineri,dezvoli Romnia, te dezvoli pe tine. Orice fapt bun va fi rspltit(ciudat, dar vei deveni mai norocos!) aa c druiete! Dac un coleg a

greit, atunci nu-l defiina cu reprouri. ncearc s-i spuiconstructiv, pe un ton ct mai prietenescunde a greit i d-i o soluiedac e nevoie.

Nu uita, trateazcu respect pe oricine! De la orice persoan poinvai niciodat nu tii cine se ascunde n spatele unor haine ponosite.

ACTIVIT I CONSTANTE

PRINCIPII PENTRU SUCCES


8/8

8 Strategia ASIRYS

li se va deconta transportul 100% n tabere, deplasri2; vor avea prioritate pentru a participa la proiectele internaionale de sending (noi

fiind organizaia care trimite);

vor avea acces la biblioteca ASIRYS; vor nva s coordoneze un departament, ivor dezvolta spiritul antreprenorial;

vor putea experimenta idei, proiecte, devenind mairesponsabili i dobndind un CV bogat;

vor participa la traininguri de management ncalitate de reprezentani ai asociaiei;

pe pagina web a organizaiei fiecare voluntar vaavea o fotografie i o mic descriere, ceea ce i va cretevizibilitatea ntr-un mod pozitiv n mediul online;

n cazul n care organizaia va dezvolta proiecte mari, cei mai activi, care prinactivitatea lor au dobndit experien relevant, vor putea deveni angajai aiorganizaiei;

la finalul mandatului fiecare voluntar manager sau asistent va avea o fi derecomandare din partea organizaiei unde i se vor meniona toate abilitile icompetenele dobndite;

se vor distra, vor cunoate oameni noi, vor beneficia de tabere i excursii gratuite; se vor dezvolta personal i profesional (doar prin experiment pois-i dai seama ce

vrei cu adevrat s faci n via);

vor avea ansa de a schimban binei de a ajuta diverse grupuri dezavantajate; vor putea beneficia de burse de practicinternaionale; dac vei trata cu seriozitate activitatea pe care o facei, vei fi mai pregtii chiar

i dectproaspeii absolveni de universitate! .... list de beneficii incomplet!

Toate aceste avantaje le-am obinut prin dezvoltarea ASIRYS. A trebuit sm dedic 100%, dar satisfaciile pe care le-am obinut sunt nemsurate. Nu

te mai plictisetinici dac vrei, oameni de toate vrstele te trateaz curespect, te dezvoli att de mult nct la un moment dat oamenii te sun i

i ofer joburi! Mai simplu pot spune csimi c trieti.

2

Aceste avantaje sunt valabile doar pentru cei care fac treab, adic se implic i au rezultate nactivitatea din departamente.

AVANTAJELE MANAGERILOR I ASISTENILOR DE DEPARTAMENTE ASIRYS:

strategie asirys - departamente

Documents