studio total economic impact™ di forrester preparato per...

Studio Total Economic Impact™ di Forrester preparato per Microsoft

Total Economic Impact di Microsoft Office 365

Clienti Enterprise

Direttore del progetto: Jonathan Lipsitz

Giugno 2011

Forrester Consulting

Total Economic Impact di Microsoft Office 365 – Clienti Enterprise

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SOMMARIO Sintesi del documento ....................................................................................................................................................... 3

Fattori che influiscono su vantaggi e costi................................................................................................................. 8

Divulgazione .................................................................................................................................................................. 8

Struttura e metodologia dello studio TEI ....................................................................................................................... 9

Analisi................................................................................................................................................................................10

Punti salienti delle interviste .....................................................................................................................................10

Costi ..............................................................................................................................................................................13

Vantaggi .......................................................................................................................................................................19

Flessibilità.....................................................................................................................................................................31

Rischio ..........................................................................................................................................................................32

Riepilogo finanziario .......................................................................................................................................................36

Microsoft Office 365: Panoramica.................................................................................................................................38

Appendice A: Descrizione dell'organizzazione composita ........................................................................................41

Appendice B: Panoramica di Total Economic Impact™ .............................................................................................42

Appendice C: Glossario...................................................................................................................................................43

Appendice D: Considerazione dello studio nel contesto di altri studi TEI pubblicati recentemente..................44

Appendice E: Note conclusive........................................................................................................................................48

© 2011, Forrester Research, Inc. Tutti i diritti riservati. Ogni riproduzione non autorizzata è severamente vietata. Le informazioni sono basate sulle migliori risorse disponibili. Le opinioni riflettono le valutazioni del momento e sono soggette a modifica. Forrester®, Technographics®, Forrester Wave, RoleView, TechRadar e Total Economic Impact sono marchi di Forrester Research, Inc. Tutti gli altri marchi sono di proprietà delle rispettive società. Per ulteriori informazioni, visitare il sito www.forrester.com. Informazioni su Forrester Consulting Forrester Consulting offre servizi di consulenza indipendenti e obiettivi basati sulla ricerca destinati ai leader che desiderano affermarsi con successo all'interno delle loro organizzazioni. I servizi di consulenza Forrester, che vanno da brevi sessioni strategiche a studi personalizzati, mettono il lettore in collegamento diretto con gli analisti di ricerca che applicano la loro esperienza alle problematiche aziendali più specifiche. Per ulteriori informazioni, visitare il sito www.forrester.com/consulting.

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Sintesi del documento Le società stanno riconoscendo e realizzando gradualmente il valore dello spostamento dell'elaborazione dati dai loro uffici al cloud. Le società che un tempo producevano le loro capacità locali di elaborazione dati si stanno trasformando in progettisti e strateghi per i loro requisiti di calcolo in continua espansione, nonché in consumatori delle applicazioni e della potenza di elaborazione offerti da produttori di terze parti, che contribuiscono alla competitività delle società. I motivi sono semplici. Innanzitutto, per avere rilevanza e giustificare i loro costi, i professionisti IT non possono limitarsi alla manutenzione di hardware e software, ma devono impegnarsi per promuovere la crescita di fatturato e utili. Pertanto, se un provider di servizi cloud è in grado di fornire un'alternativa business-ready in modo più sicuro ed efficiente e a un prezzo competitivo, le organizzazioni IT devono valutare attentamente tale alternativa e ridistribuire il personale IT su progetti più business-critical. In secondo luogo, con una forza lavoro che diventa sempre più remota, mobile e dipendente da più dispositivi, il cloud è l'architettura ideale per fornire servizi a dipendenti su qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento e ovunque si trovino per mantenerli produttivi e in grado di collaborare. Contrariamente alle soluzioni locali tradizionali, i servizi cloud offrono point of presence (POP), scalabilità e attenzione ai dispositivi mobili, elementi necessari in un mondo che ha fatto della flessibilità geografica la sua principale caratteristica. Per entrambi i motivi, le organizzazioni IT che puntano alla crescita aziendale dovrebbero chiedersi innanzitutto cosa possa essere eseguito nel cloud e quindi cercare le ragioni per cui mantenere in locale un determinato carico di lavoro. Nel dicembre 2010, Microsoft ha commissionato a Forrester Consulting uno studio sul Total Economic Impact e sull'utile sugli investimenti (ROI) potenziale che le società potrebbero realizzare distribuendo Office 365, un insieme di distribuzioni cloud di Exchange Online (con Forefront Online Protection for Exchange), Lync Online, SharePoint Online e Office Professional Plus. Lo scopo dello studio consiste nel fornire alle grandi imprese (per definizione di Microsoft devono contare almeno 250 utenti) una struttura per valutare il potenziale impatto finanziario di Office 365 su tali organizzazioni. Lo studio non include tutti i potenziali vantaggi associati a ogni singolo prodotto, ma descrive in linea generale i vantaggi che è possibile trarre dall'intera suite e dalla transizione alla soluzione cloud di Microsoft. I lettori facciano riferimento ai singoli e dettagliati studi Total Economic Impact™ (TEI) per Office 2010, SharePoint 2010, Exchange 2010 e Lync 2010 disponibili visitando il sito www.microsoft.com/bpio. Nell'Appendice D è contenuta una sintesi di tali studi TEI.

Office 365 ha generato un utile sugli investimenti pari al 315% con tempi di recupero di quattro mesi per una grande impresa# composita. Oltre ad avere un costo totale di proprietà inferiore, Office 365 riduce sostanzialmente i tempi di implementazione rispetto a una soluzione locale analoga. Lo studio riguarda 10 organizzazioni (vedere pagina 9 per le relative descrizioni) che si sono impegnate a trasferire nel cloud tutta o parte della loro potenza di elaborazione nell'ambito della collaborazione e delle comunicazioni. Alcune hanno già acquisito esperienza con Microsoft Business Productivity Online Suite (BPOS) e stanno ora effettuando l'aggiornamento a Office 365. Nessuno dei leader IT coinvolti in questo studio descriverebbe se stesso come esperto di cloud computing, tuttavia questi clienti si aspettano di ottenere considerevoli vantaggi dalla decisione di trasferire la loro potenza di elaborazione oltre le pareti dei loro uffici. Registreranno una riduzione dei costi in categorie specifiche descritte nel dettaglio in questo studio: hardware, software, manodopera IT, minor numero di trasferte e maggiore produttività degli amministratori IT e degli utenti finali.

# Forrester ha creato un'organizzazione composita che riflette le caratteristiche dei dieci clienti intervistati. I risultati finanziari sono

da riferirsi alla grande impresa composita.

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In base alle società intervistate, Forrester ha rilevato che un'organizzazione composita potrebbe ottenere vantaggi superiori al valore generato con le funzionalità software locali esistenti. I loro knowledge worker potranno usufruire degli aggiornamenti e delle nuove funzionalità software non appena saranno disponibili, non dopo mesi o anni. I costi associati alla transizione a Office 365 sono prevedibili e suddivisibili nel tempo come costi operativi anziché come costi in conto capitale, che nella contabilità generale compaiono nelle voci in attivo. Uno dei leader IT intervistati per questo studio ha riassunto così: "Il CIO sta lavorando con il CFO per allontanare i costi dall'azienda. L'[adozione di Office 365] è uno dei modi che hanno identificato per conseguire questo obiettivo". Secondo altri, la maggiore mobilità degli information worker è il principale vantaggio derivante da questa transizione. "Il mondo è diventato il nostro ufficio. Le distanze geografiche non sono più un ostacolo. Esiste un'opportunità concreta per il lavoro a distanza (remote working) e per ridurre le trasferte. Office 365 è un dono del cielo". Forrester ha inoltre messo in evidenza le aspettative di questi leader in termini di disponibilità, ripristino di emergenza, archiviazione, conformità e sicurezza IT. Dai singoli colloqui tenuti con 10 clienti della versione beta di Office 365 e dall'analisi finanziaria che ne è derivata, Forrester ha rilevato che un'organizzazione composita basata sulle società intervistate può attendersi i vantaggi, i costi e l'utile sugli investimenti rettificato in base al rischio riportati nella Tabella 1. Per una descrizione dell'organizzazione composita, vedere l'Appendice A. Tabella 1 ROI rettificato in base al rischio su tre anni per l'organizzazione compositai

ROI Tempi di recupero

Tasso interno di rendimento (TIR)

Vantaggi totali (VA)

Costi totali (VA)

Valore attuale netto (VAN)

VAN per utente

315% 4 mesi 452% $5.426.329 ($1.307.074) $4.119.255 $4.119

Fonte: Forrester Research, Inc.

I tempi di distribuzione e recupero della soluzione, calcolati a partire dalla data Go live, si sono rivelati sostanzialmente più brevi rispetto a quelli che si sarebbero registrati per una soluzione analoga distribuita in locale.

Vantaggi. L'organizzazione composita ha ottenuto i vantaggi seguenti (i primi dieci sono inclusi nell'analisi del ROI) che rappresentano quelli ottenuti dalle società intervistate:

o Componenti hardware eliminati. In quanto soluzione cloud, Office 365 elimina in larga misura la necessità di installare e gestire componenti hardware. Nel corso di tre anni viene eliminata una spesa pari a $ 217.000 necessaria per l'acquisto o l'hosting di server Exchange, SharePoint e Lync, oltre che per le risorse di archiviazione. Sono incluse la struttura principale e una funzionalità di backup limitata.

o Software di terze parti eliminato. Office 365 include molte funzionalità che in una soluzione locale verrebbero acquistate separatamente da fornitori di terze parti. L'eliminazione di applicazioni antivirus/antispam (Forefront Online Protection for Exchange è incluso in Exchange Online) e di agenti di backup per la posta elettronica aggiuntivi comporta un taglio dei costi pari a $ 45.000.

o Risparmi in termini di Web conferencing. Office 365 include Microsoft Lync Online, una soluzione di Web conferencing completa. Lync sostituirà gradualmente la soluzione di Web conferencing esistente e in tre anni il risparmio ammonterà a $ 150.000.



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o Risparmi in termini di teleconferenze. Oltre a una soluzione di Web conferencing, l'organizzazione composita ha adottato una soluzione di teleconferenza tradizionale basata sul telefono. Questa soluzione verrà utilizzata sempre meno perché un numero maggiore di conferenze telefoniche interne verranno effettuate tramite la soluzione online Lync. Nel corso di tre anni il risparmio ammonterà a $ 72.000.

o Licenze EA (Contratto Enterprise) sostituite con la sottoscrizione di Office 365. Le licenze EA locali complete vengono sostituite con le sottoscrizioni di Office 365 e con Core CAL Bridge per Office 365 e Software Assurance per Windows. Alcune organizzazioni possono ritenere vantaggioso il passaggio dalle spese in conto capitale (capex) alle spese operative (opex). In tre anni, vengono sostituite licenze EA per circa $ 477.000. Questo vantaggio compensa parzialmente i costi associati alla sottoscrizione e alle licenze Microsoft descritti più avanti in questo studio e viene incluso in modo che nell'analisi del ROI si tenga conto solo dell'aumento netto dei costi. Ciò non rappresenta alcun tipo di sconto o riduzione dei costi totali corrisposti a Microsoft.

o Attività di implementazione locale ridotta. Il tempo necessario per implementare Office 365 è in genere inferiore a quello richiesto per un'installazione locale analoga. Il risparmio nei costi di implementazione locale ammonta approssimativamente a $ 63.000.

o Impegno ridotto del supporto IT. Con Office 365 non è più necessaria la manutenzione dell'hardware come descritto in precedenza e l'impegno richiesto per la gestione delle applicazioni risulta sensibilmente ridotto. Nel modello Office 365, Microsoft mette a disposizione un servizio di supporto tecnico che contribuisce anch'esso a eliminare parte dell'attività di assistenza di terze parti. L'organizzazione composita è stata in grado di riassegnare le risorse di supporto IT e assistenza tecnica, con un risparmio di $ 525.000 in tre anni.

o Spese di viaggio e relative emissioni di CO2 ridotte. La soluzione Lync Online, in combinazione con altri strumenti di collaborazione e produttività di Office 365, riduce la necessità di riunioni faccia a faccia con clienti e colleghi. Questa soluzione comporta un risparmio di oltre $ 993.000 e la riduzione delle emissioni di CO2 prodotte dai viaggi aerei che ne deriva è di 238.000 chilogrammi.

o Aumento di produttività dei knowledge worker. La suite 2010 che include Exchange Online, Lync Online, SharePoint Online e Office Professional Plus offre a tutti i knowledge worker sostanziali vantaggi in termini di produttività, in larga misura attribuibili a un sistema di comunicazione e di condivisione delle conoscenze notevolmente migliorato. Questo vantaggio è simile sia per la soluzione Office 365 online sia per le versioni locali. L'aumento della produttività realizzato nel corso di questo studio si attesta su $ 4.380.000.

o Aumento di produttività incrementale dei lavoratori mobili. Oltre all'aumento di produttività generale descritto in precedenza, Office 365 consente aumenti di produttività incrementali ai lavoratori mobili che durante le trasferte potranno usufruire di un migliore accesso ai documenti e alle risorse IT. Tali vantaggi interessano 250 tra consulenti e venditori e in tre anni consentono di ottenere un aumento di produttività pari a circa $ 956.000.

o Funzionalità migliorate/aggiornate e procedure di aggiornamento semplificate (non quantificate). Office 365 rende disponibili le ultime funzionalità senza richiedere il completamento di alcuna procedura di aggiornamento da parte del reparto IT. Gli utenti otterranno ulteriori vantaggi dalla disponibilità immediata di tali funzionalità.

o Migliore esperienza utente (non quantificata). Office 365 garantisce un'esperienza utente ottimale grazie all'accesso migliorato per chiunque lavori fuori sede, alle cassette postali di dimensioni maggiori e a sistemi di collaborazione semplificati.

o Sicurezza IT migliorata (non quantificata). Office 365 è in grado di garantire una maggiore sicurezza IT perché tutte le correzioni e gli aggiornamenti vengono effettuati da Microsoft non appena diventano disponibili. Microsoft è inoltre in grado di fornire un sistema di crittografia e autenticazione migliore rispetto a quello della soluzione locale precedente di una società.



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o Archiviazione e conformità migliorate (non quantificate). Office 365 migliora l'archiviazione eliminando i file PST locali di Outlook per la posta elettronica e centralizzando l'archiviazione dei documenti in cartelle SharePoint. Tutto ciò semplifica e velocizza le attività di individuazione e conformità.

o Disponibilità elevata e ripristino di emergenza migliorato (non quantificati). Office 365 offre la ridondanza geografica completa dell'archiviazione dati e consente agli utenti di accedere alle informazioni ovunque si trovino. Microsoft offre inoltre un contratto di servizio di uptime del 99,9% per tutti i componenti di Office 365. È importante tenere in considerazione i costi legati ai periodi di inattività per un'organizzazione nel valutare l'importanza del miglioramento delle funzionalità di ripristino di emergenza e disponibilità.

o Soluzioni cloud/locali ibride (non quantificate). Office 365 supporta soluzioni ibride in cui alcuni componenti e/o utenti sono ospitati in locale e altri nel cloud. La maggiore flessibilità che ne consegue consente di ridurre i costi in alcune aree senza rinunciare alle funzionalità di applicazioni altamente personalizzate. Molti dei clienti intervistati ha affermato di voler adottare una soluzione ibrida, specialmente per SharePoint.

Costi. L'organizzazione composita ha sostenuto i seguenti costi:

o Pianificazione iniziale e distribuzione pilota. Il tempo richiesto dalla pianificazione e dai test su Office 365 varia in larga misura in base alle dimensioni della società e della migrazione. Due risorse IT hanno dedicato 2,5 mesi a questa attività per un costo di circa $ 22.000.

o Attività di implementazione/migrazione. Le attività di implementazione e migrazione effettive dipendono anch'esse dal numero di utenti. Le società intervistate hanno scelto di procedere alla migrazione degli utenti in modo graduale oppure stabilendo una data precisa per l'operazione. Tre risorse IT dell'organizzazione composita hanno dedicato due mesi a questa attività per un costo totale $ 35.000.

o Hardware. Per ottenere SSO e federazione delle identità, occorre disporre di un server Active Directory Federation Services (ADFS) locale. Per la disponibilità elevata, può essere necessario averne due. L'organizzazione composita ha installato due server e, con tre anni di hosting interno, ha speso poco più di $ 21.000.

o Sottoscrizione e licenze Microsoft. Durante il primo anno di migrazione di un utente a Office 365, la sottoscrizione è coperta dalla licenza EA e dalle licenze server esistenti. A partire dal secondo anno, viene addebitata una sottoscrizione mensile con le licenze true-up Core CAL Bridge per Office 365 e Software Assurance per Windows. Per la durata dello studio, l'organizzazione composita ha speso circa $ 1.013.000 per sottoscrizioni e licenze true-up.

o Formazione. La formazione degli utenti finali per SharePoint, Lync e così via nel cloud è identica a quella per la soluzione locale. Ciononostante, questi costi sono inclusi nell'analisi finanziaria per ottenere un costo totale di proprietà preciso per l'aggiornamento alla suite 2010. Inoltre, è necessaria una formazione limitata per il reparto IT riguardo all'amministrazione di Office 365. Per queste due categorie, sono stati spesi $ 90.000 in formazione.



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o Amministrazione continua. L'amministrazione di Office 365 è notevolmente meno complessa rispetto a una soluzione locale analoga. Ciò si riflette nel vantaggio corrispondente indicato sopra. L'organizzazione composita ha richiesto 1,5 risorse FTE (full-time equivalent) per gestire Office 365 per gli utenti negli Stati Uniti e in due paesi europei. Il costo totale in tre anni è stato di $ 315.000.

o Larghezza di banda aggiuntiva. La necessità di larghezza di banda aggiuntiva può variare notevolmente in base alla larghezza di banda esistente disponibile, al numero di utenti e alla quantità di traffico generata. L'organizzazione composita ha speso $ 60.000 in tre anni per aumentare la larghezza di banda presso la sede centrale e in un altro ufficio di grandi dimensioni.

Figura 1 Flusso di cassa cumulativo rettificato in base al rischio su tre anni per l'organizzazione composita $5.000.000 $4.000.000 $3.000.000 $2.000.000 $1.000.000 $0 ($1.000.000) Periodo iniziale Anno 1 Anno 2 Anno 3

Costi (VA) Vantaggi (VA) Flusso di cassa cumulativo (VA) Fonte: Forrester Research, Inc.

$4.119.255

$2.439.087

$565.892

($258.566)



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Fattori che influiscono su vantaggi e costi

Nella Tabella 1 vengono illustrati i risultati finanziari rettificati in base al rischio che l'organizzazione composita può aspettarsi di ottenere. I valori rettificati in base al rischio tengono conto di eventuali potenziali incertezze o scostamenti presenti nella stima dei costi e dei vantaggi, che generano stime più conservative. I fattori indicati di seguito possono influire sui risultati finanziari di un'organizzazione:

Numero di utenti. I costi per la sottoscrizione di Office 365 sono calcolati per utente. Inoltre, un maggior numero di utenti potrebbe richiedere più dati per la migrazione, facendo lievitare di conseguenza i tempi e i costi di implementazione. Al contrario, maggiore è la base di utenti, maggiori dovrebbero essere i vantaggi ottenuti. Per i vantaggi legati alla produttività, le organizzazioni più grandi dovrebbero ottenere profitti molto maggiori che aumenteranno ROI e VAN.

Struttura delle licenze esistenti. I costi totali di licenze e sottoscrizioni possono variare in base ai livelli di licenza esistenti, alla presenza di una licenza EA e/o Software Assurance e alla data di implementazione della versione precedente, se applicabile. L'organizzazione dispone di una licenza Professional Desktop EA. Poiché la determinazione di tali costi può essere complessa, invitiamo il lettore a consultare Microsoft o il relativo partner di canale per comprendere eventuali nuovi costi di licenza o sottoscrizione nonché i costi di licenza precedenti che si potrebbero eliminare.

Componenti della soluzione Office 365 utilizzati. Un'organizzazione potrebbe decidere di non implementare tutti i componenti della soluzione Office 365, ovvero Exchange Online con Forefront Online Protection for Exchange, Office Professional Plus, Lync Online e SharePoint Online, Ciò ridurrà il costo di sottoscrizione mensile, ma può anche comportare la mancata realizzazione di alcune categorie di vantaggi discusse nello studio. È opportuno considerare quali eventuali vantaggi non si otterranno se non viene implementata l'intera suite.

Divulgazione

Il lettore deve essere consapevole di quanto segue:

Lo studio è commissionato da Microsoft e realizzato dal gruppo Forrester Consulting.

Forrester non fa alcuna supposizione in merito al ROI potenziale realizzato da altre organizzazioni. Forrester consiglia vivamente ai lettori di applicare le proprie stime entro la struttura fornita nel rapporto per valutare l'adeguatezza di un investimento in Microsoft Office 365.

Microsoft ha esaminato e fornito commenti e suggerimenti a Forrester, ma Forrester mantiene il controllo editoriale sullo studio e le relative conclusioni e non accetta modifiche allo studio che ne contraddicano le conclusioni o ne offuschino il significato.

I nomi dei clienti da intervistare sono stati forniti da Microsoft.



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Struttura e metodologia dello studio TEI Introduzione Dalle informazioni fornite nelle interviste, Forrester ha creato una struttura Total Economic Impact™ (TEI) per tali organizzazioni considerando l'implementazione di Microsoft Office 365. L'obiettivo della struttura è l'identificazione dei costi, dei vantaggi, della flessibilità e dei fattori di rischio che influiscono sulla decisione di investimento. Approccio e metodologia Forrester ha adottato un approccio a più fasi per valutare l'impatto che può avere Microsoft Office 365 su un'organizzazione (vedere la Figura 2). In particolare:

Sono state realizzate interviste al personale di marketing e vendite Microsoft e agli analisti Forrester per raccogliere dati relativi a Office 365 e al mercato delle soluzioni di collaborazione e produttività basate su cloud.

Sono state realizzate interviste a 10 organizzazioni che attualmente utilizzano la versione beta di Microsoft Office 365 per ottenere dati riguardo ai costi, ai vantaggi e ai rischi.

È stata progettata un'organizzazione composita in base alle caratteristiche delle organizzazioni intervistate (vedere l'Appendice A).

È stato costruito un modello finanziario rappresentativo delle interviste, tramite la metodologia TEI. Il modello finanziario è stato compilato con i dati relativi a costi e vantaggi ottenuti dalle interviste, applicati all'organizzazione composita.

Figura 2 Approccio TEI

Fonte: Forrester Research, Inc. Forrester ha utilizzato quattro elementi fondamentali della struttura TEI nella creazione del modello per Microsoft Office 365:

1. Costi.

2. Vantaggi per l'intera organizzazione.

3. Flessibilità.

4. Rischio. Data la crescente complessità delle imprese riguardo alle analisi del ROI correlato agli investimenti IT, la metodologia TEI di Forrester ha lo scopo di fornire una visione completa dell'impatto economico totale delle decisioni di acquisto. Per ulteriori informazioni sulla metodologia TEI, vedere l'Appendice B.

Mettere in atto il processo di due diligence

Intervistare i clienti

Progettare un'organizzazione

composita

Costruire un modello finanziario

utilizzando la struttura TEI

Scrivere un caso di studio



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Analisi

Punti salienti delle interviste

Per questo studio sono state realizzate 10 interviste a rappresentanti delle seguenti società (clienti Microsoft con sede negli Stati Uniti e in Europa):

1. Società di consulenza internazionale: leader globale nei servizi professionali locali e di consulenza, tecnologia e outsourcing con oltre 100.000 dipendenti. È una società di livello mondiale che include servizi IT e servizi Microsoft ospitati; esegue attualmente un'istanza globale di Exchange 2007 con Office Professional 2007 e Office Communications Server 2007 R2 (OCS 2007 R2).

2. Società di servizi comunali: società comunale con 600 dipendenti che intende separare i servizi IT

condivisi da quelli municipali; utilizza attualmente una combinazione di Office Professional 2003, 2007 e 2010 insieme a Exchange 2003. Tutte le soluzioni Microsoft dovranno essere sostituite nell'ambito della separazione dall'infrastruttura municipale.

3. Università: università privata con 12.000 utenti, inclusi 6.000 studenti. L'università dispone di un

sistema di posta elettronica locale e un sistema di calendario di terze parti che dovranno essere sostituiti. Sono presenti 300 utenti che utilizzano SharePoint 2007. L'università dispone di licenze di tipo Education per i prodotti Microsoft.

4. Società di servizi professionali ICT: è una società di servizi ICT con sede in Europa e oltre 12.000

dipendenti; attualmente utilizza una combinazione di Office Professional 2007 e 2010, Exchange 2007, SharePoint 2007 e OCS 2007 R2.

5. Studio di architettura: studio di architettura con 600 dipendenti distribuiti in 13 uffici, otto

dei quali negli Stati Uniti e cinque nel resto del mondo. La società utilizza le versioni 2003 di Exchange, SharePoint e Office Professional.

6. Banca: questa banca collabora con un partner Microsoft all'implementazione di Office 365.

Ha 1.500 dipendenti e utilizza le versioni 2003 di Exchange e Office Professional. 7. Società multimediale: questa società ha esternalizzato gran parte delle operazioni e

dell'infrastruttura IT a un partner Microsoft. La società ha più di 800 utenti che eseguono le versioni 2007 di Exchange e Office Professional.

8. Società logistica di materie prime agricole: questa organizzazione ha 1.500 utenti delle soluzioni

Microsoft su un totale di 4.000 dipendenti. I dipendenti sono distribuiti in decine di paesi in tutto il mondo. Vengono utilizzate diverse versioni di Exchange, SharePoint e Office Professional. In alcune sedi, inoltre, vengono utilizzate soluzioni non autorizzate dal gruppo IT centrale che verranno eliminate nell'ambito dell'implementazione globale di Office 365.

9. Società di ricambi automobilistici: società europea con 5.500 dipendenti, 1.200 dei quali sono

knowledge worker che utilizzeranno Office 365. Gli altri dipendenti lavorano in fabbrica. Sono presenti 11 sedi in Europa, Nord America e Asia. La società utilizza attualmente Exchange 2000 e Office Professional 2007.



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10. Organizzazione di testing e certificazione di conformità agli standard: la società ha più di 7.000 dipendenti distribuiti in decine di paesi in tutto il mondo. Sta effettuando la migrazione da una soluzione di posta elettronica concorrente. Attualmente, nelle sedi sono distribuiti Office Professional 2010, SharePoint 2010 e OCS 2007 R2.

Le 10 interviste hanno rivelato i seguenti punti salienti:

I motivi principali indicati per l'aggiornamento o la migrazione a Office 365 sono stati il desiderio di ridurre il costo totale di proprietà, semplificare l'amministrazione e fornire più rapidamente le caratteristiche più nuove. Di seguito vengono forniti alcuni commenti selezionati degli intervistati:

o "Lo stimolo di fondo è stato il desiderio di evitare la gestione di hardware, software o personale per mantenere la soluzione".

o "Avevamo intenzione di implementare le versioni più aggiornate di SharePoint e Outlook. Essenzialmente, ci servono più funzionalità e flessibilità".

o "La nostra società è cresciuta molto negli ultimi anni, sia organicamente che attraverso acquisizioni. Il reparto IT ha cercato di recuperare terreno. Per questo motivo, stiamo cercando di migliorare l'efficienza nella fornitura di servizi tecnologici alla società".

o "La nostra società è estremamente decentralizzata in diversi paesi. La nostra organizzazione IT è molto snella. L'utilizzo del cloud ridurrebbe la complessità a livello locale".

o "Il passaggio al cloud è stato deciso per ridurre i costi. Lasciare a Microsoft la gestione della posta elettronica ci garantisce che tutto funzioni al meglio".

o "Dalla prospettiva dei costi, 365 rappresenta la soluzione più interessante. Soprattutto perché disponiamo di una licenza EA con Microsoft. Da una prospettiva funzionale, la versione 2010 offre molto più delle versioni precedenti, in particolare Lync".

La riduzione significativa dei costi e dei processi associati ai normali cicli di aggiornamento di tre o quattro anni è un elemento molto importante.

o "Dovremmo affrontare l'aggiornamento di tutto l'hardware ogni tre o quattro anni. Questo, unitamente al lavoro associato, risulta molto costoso".

o "Il non dover aggiornare i componenti IT ogni pochi anni è un grande vantaggio per noi".

L'esistenza di licenze EA e Software Assurance ha semplificato la decisione di passare a Office 365.

o "La decisione è stata facile dato che avevamo un contratto Software Assurance già attivo".

o "Office 365 è stato offerto come parte di un aggiornamento EA".

o "Eravamo già passati a BPOS, per cui passare a Office 365 è stato un progresso naturale".

Office 365 include diversi nuovi servizi utili.

o "Sono inclusi software antivirus e antispam, una cosa in meno di cui preoccuparsi".

o "Le caratteristiche di ripristino di emergenza di Office 365 sono eccellenti".

o "I miglioramenti apportati a SharePoint e OCS [Lync] sono molto importanti per i nostri utenti".



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I reparti IT sono entusiasti di avere più tempo da dedicare ad aspetti maggiormente strategici.

o "Vogliamo che il nostro personale IT si dedichi a progetti strategici, non che si occupi soltanto dell'infrastruttura".

o "I nostri clienti sono alla ricerca di modi che consentano di evitare le attività [IT] di base".

La disponibilità di cassette postali di grandi dimensioni è considerata importante.

o "Una maggiore capacità migliorerà la produttività. I nostri utenti trascorrono molto tempo a pulire le cartelle Posta in arrivo perché non possono più inviare messaggi".

o "Con cassette postali più grandi il reparto IT avrà più tempo da dedicare ad altre attività, perché avere più spazio per la posta in arrivo è una delle maggiori richieste degli utenti".

o "Lo spazio delle cassette postali si sta esaurendo e non siamo in grado di fornire cassette postali più grandi in modo efficace con una soluzione locale".

L'implementazione beta e la migrazione a Office 365 è stata ritenuta piuttosto semplice.

o "La definizione dei criteri di sicurezza per la posta elettronica ha richiesto tempo, ma era un'attività che avremmo dovuto eseguire in ogni caso".

o "L'impostazione dei server ADFS era un po' confusa, ma la documentazione su questo argomento è stata migliorata molto".

o "La migrazione dei dati non sembra presentare difficoltà e ci offre la grande opportunità di pulire i nostri dati".

Le opinioni sui vantaggi delle spese in conto capitale (capex) rispetto alle spese operative (opex) sono state molto varie, ma per le società che hanno preferito le seconde la distribuzione di Office 365 è molto utile.

o "Le spese operative presentano dei vantaggi perché semplificano la fatturazione ai gruppi interni di servizi obbligatori e facoltativi".

o "L'importanza di un modello rispetto all'altro varia da un anno all'altro. Attualmente, è più facile ottenere fondi per le spese operative".

o "Sempre più società cercano di ridurre le spese in conto capitale. Il non dover acquistare hardware ogni tre anni e assumere consulenti per svolgere alcune attività offre parecchi vantaggi".

o "Una soluzione cloud era interessante dal punto di vista delle spese operative. Considerando il costo totale di proprietà, questo approccio ci è sembrato ottimale".



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Organizzazione composita In base alle interviste dei 10 clienti esistenti di Microsoft, Forrester ha creato una struttura TEI, una società composita e un'analisi del ROI associata che illustra le aree interessate dal punto di vista finanziario. L'organizzazione composita sintetizzata da Forrester in base a questi risultati rappresenta una società manifatturiera con sede negli Stati Uniti e con alcuni impianti in Europa. La società occupa un totale di 3.500 dipendenti, 1000 dei quali sono knowledge worker per i quali è stata effettuata la migrazione a Office 365. L'organizzazione dispone attualmente di Office Professional ed Exchange 2003 e di una distribuzione limitata di SharePoint 2003. Verrà implementata la suite completa di Office 365 E3, che include Exchange Online, SharePoint Online, Office Professional Plus e Lync Online. Come parte della licenza esistente, l'organizzazione composita dispone di contratti Professional Desktop EA e Software Assurance attivi. Una descrizione più dettagliata dell'organizzazione composita è disponibile nell'Appendice A. Presupposti della struttura Nella Tabella 2 sono indicati i presupposti del modello utilizzati da Forrester in questa analisi. Tabella 2 Presupposti del modello

Rif. Metrica Valore

A1 Costo annuale sostenuto* per risorsa IT FTE $70.000

A2 Costo annuale sostenuto* per lavoratore mobile $106.250

A3 Costo annuale sostenuto* per knowledge worker (in tutti i ruoli dell'organizzazione) $60.000

A4 Numero di utenti di Office 365 1.000

*Il costo sostenuto include assicurazione, ferie retribuite e altre spese sostenute dall'organizzazione. Fonte: Forrester Research, Inc.

Il tasso di sconto utilizzato nei calcoli di VA e VAN è il 12% e l'orizzonte temporale utilizzato per il modello finanziario è di tre anni. Le organizzazioni utilizzano in genere tassi di sconto compresi tra l'8% e il 16% a seconda dell'ambiente corrente. Si raccomanda ai lettori di consultare il reparto finanziario delle proprie società per determinare il tasso di sconto più appropriato da utilizzare nelle proprie organizzazioni.

Tutti i calcoli di questo studio sono effettuati in dollari statunitensi anche se alcuni dei clienti intervistati utilizzano l'euro come valuta principale. Alcuni valori in dollari presentati in questo studio sono stati arrotondati al valore intero più vicino in centesimi o dollari. Pertanto, è possibile che alcuni dei risultati dei calcoli nelle tabelle che seguono non corrispondano esattamente a quelli ottenuti dal lettore applicando le formule e i valori presentati.

Costi

Office 365 segue principalmente un modello di costi SaaS (Software-as-a-Service, software come servizio) con molte categorie di costi sostituite da sottoscrizioni di servizi. Come in qualsiasi progetto IT di grandi dimensioni, sono presenti costi anticipati di pianificazione e implementazione. Alcune categorie di costo presentano un vantaggio corrispondente. Tali vantaggi sono indicati nelle singole aree di costo e descritti in modo dettagliato nella sezione Vantaggi. Molti costi possono variare in base alle dimensioni dell'organizzazione del lettore. Pertanto, si consiglia al lettore di utilizzare il modello come base per determinare il valore TEI per la propria organizzazione.



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Costi per la pianificazione e la distribuzione pilota

I clienti che hanno partecipato a questo studio erano tutti utenti della versione beta di Office 365. L'impegno necessario per la versione beta viene interpretato come proxy per la pianificazione iniziale e l'attuazione di un progetto pilota. In linea generale, i clienti hanno ritenuto il processo semplice. Questa fase ha richiesto da un mese, nel caso di un cliente BPOS che ha effettuato la migrazione, a quattro mesi per un cliente che è migrato da una soluzione non Microsoft. In tutti i casi, la maggior parte del tempo è stata dedicata alla definizione della soluzione e alla migrazione delle cassette postali degli utenti. In genere, è stata necessaria una settimana per l'impostazione dell'infrastruttura ADFS.

L'organizzazione composita ha completato l'operazione unicamente con manodopera interna. Se si utilizzano consulenti esterni, i costi totali non dovrebbero variare molto, ma la manodopera interna viene sostituita da quella esterna.

Per l'organizzazione composita, due risorse FTE hanno lavorato per 2,5 mesi a questo progetto. Il costo mensile totale per una risorsa FTE è di $ 5.833. Due FTE per 2,5 mesi per $ 5.833 equivale a $ 21.875.

Tabella 3 Costi per la pianificazione e la distribuzione pilota


Costi del personale per le attività di implementazione/migrazione La maggior parte delle risorse viene utilizzata per la definizione dei criteri e la migrazione dei dati, cassette postali e documenti di SharePoint. La durata dell'impegno è direttamente collegata al numero di utenti e/o alla quantità di dati da migrare. A un'estremità dello spettro, un'organizzazione con più di 100.000 utenti pianificherà un anno per la migrazione. Per le organizzazioni con 500-2.000 dipendenti si prevede un periodo di uno-due mesi.

Le società hanno adottato una metodologia di implementazione e test tipica, cui ha fatto seguito la migrazione. Un intervistato ha affermato che "la velocità della migrazione dipende dalla volontà di interrompere le normali operazioni". L'approccio tipico consisteva nella migrazione di un determinato numero di utenti ogni notte o nel fine settimana, completando una sede o un gruppo per volta. Dopo la migrazione di tutti gli utenti, l'infrastruttura locale veniva smantellata.

Anche la formazione viene completata in questo periodo e verrà trattata in una categoria di costo separata più avanti in questo studio.

Questo impegno può essere completato da personale IT interno che disponga delle competenze richieste. La maggior parte dei clienti intervistati, infatti, utilizzava risorse interne. Un'alternativa prevede l'utilizzo di organizzazioni specializzate in servizi IT. Un'organizzazione ha stimato che il carico per i servizi di progettazione sarebbe compreso tra circa $ 10.000 e $ 20.000, mentre la gestione in outsourcing di una migrazione completa può richiedere da $ 30.000 a $ 100.000 (o una cifra superiore) a seconda del numero di utenti. L'organizzazione composita ha utilizzato risorse interne.

Questo impegno totale è inferiore a quello previsto per un'installazione locale. Il vantaggio corrispondente viene illustrato nella sezione Vantaggi di questo studio.

Rif. Metrica Calcolo Periodo iniziale

B1 Numero di FTE IT 2 B2 Numero di mesi 2,5 B3 Costo mensile sostenuto A1/12 mesi $5.833

Bt Costi per la pianificazione e la distribuzione pilota B1*B2*B3 $21.875



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Tabella 4 Costi del personale per le attività di implementazione/migrazione


C1 Numero di FTE IT 3

C2 Numero di mesi 2

C3 Costo mensile sostenuto A1/12 mesi $5.833

Ct Costi del personale per le attività di implementazione/migrazione C1*C2*C3 $35.000


Costi hardware Benché con Office 365 un'organizzazione possa eliminare l'hardware, resta comunque l'esigenza di un server ADFS per federazione delle identità e SSO. Ciò richiede in genere un server, a cui è possibile aggiungerne un altro per la disponibilità elevata. I requisiti tecnici non sono elevati, sarà sufficiente la configurazione di un tipico server medio. I server possono essere ospitati localmente o presso una struttura di co-locazione. La maggior parte delle società intervistate ospita i server in loco. L'organizzazione composita ospita i server in loco e alloca sovraccarichi per alimentazione, spazio, condizionamento e così via. Questi server verrebbero sostituiti ogni tre o quattro anni, secondo il ciclo di aggiornamento regolare dell'organizzazione. Il vantaggio corrispondente per i server Exchange, Lync e SharePoint non installati viene illustrato nella sezione Vantaggi di questo studio.

Tabella 5 Costi hardware

Rif. Metrica Calcolo Periodo iniziale Anno 1 Anno 2 Anno 3 Totale

D1 Numero di server ADFS 2

D2 Costo per server $7.000

D3 Manutenzione (D1*D2) [periodo

iniziale]*10% $1.400 $1.400 $1.400

D4 Costi di hosting in loco D1 [periodo iniziale]*$ 500 $1.000 $1.000 $1.000

Dt Costi hardware (D1*D2)+D3+D4 $14.000 $2.400 $2.400 $2.400 $21.200




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Sottoscrizione e licenze Microsoft Office 365 è un servizio in sottoscrizione il cui prezzo è stabilito per utente per mese. I prezzi di vendita variano in base a quali componenti della soluzione vengono inclusi. L'organizzazione composita utilizza il set di soluzioni E3, che include le versioni più recenti di Exchange Online, Lync Online, SharePoint Online e Office Professional Plus. Il prezzo di listino è di $ 24 per utente per mese, con la disponibilità di sconti per volume e durata del contratto. Durante il primo anno di migrazione di un utente a Office 365, tutti i costi di sottoscrizione sono coperti dall'EA esistente. Negli anni successivi, viene utilizzato il modello di sottoscrizione e le spese sono accreditate rispetto alle spese dell'EA esistente.

Le licenze EA coprono in genere i componenti aggiuntivi oltre ai prodotti destinati agli utenti di Office 365. Secondo Microsoft: "I CAL Suite Bridge vengono utilizzati nella transizione da una CAL Suite (locale) a una combinazione equivalente di prodotti e servizi online. Per questo motivo, i CAL Suite Bridge includono carichi di lavoro di CAL Suite non presenti in Office 365 o Windows Intune e consentono ai clienti di CAL Suite esistenti di mantenere la copertura Software Assurance (SA), l'impegno a livello aziendale e gli sconti sulle piattaforme corrispondenti per i carichi di lavoro che rimangono locali".

Il contratto Software Assurance copre spesso il sistema operativo Windows oltre alle applicazioni che vi vengono eseguite. Office 365 non include un percorso di aggiornamento per Windows. Pertanto, un'organizzazione può avere l'esigenza di pagare separatamente una copertura Software Assurance per il sistema operativo Windows oltre ai costi di Office 365 e CAL Suite Bridge.

Per offrire un confronto esatto, l'organizzazione composita ha deciso di sostenere i costi per le licenze Core CAL Bridge per Office 365 e Software Assurance per Windows. Ne consegue che ogni licenza per soluzioni Microsoft di cui disponeva l'organizzazione prima della migrazione è ancora attiva.

L'organizzazione composita continua a sostenere i costi della licenza EA per Professional Desktop e delle licenze server durante il periodo iniziale, mentre sono in corso pianificazione e migrazione, e l'anno 1. Per il periodo iniziale, ciò equivale a 4,5 mesi di costi.

I costi EA sostituiti a partire dall'anno 2 sono inclusi nella sezione Vantaggi di questo studio per riflettere i crediti.

Tabella 6 Sottoscrizione e licenze Microsoft


Anno 1 Anno 2 Anno 3 Totale

E1* EA e licenze server (solo periodo iniziale e anno 1)

$89.314 $238.171 $0 $0

E2* Costi di sottoscrizione di Office 365 (a partire dall'anno 2)

$ 23,25*1.000 utenti[A3]*12 mesi $279.000 $279.000

E3* Core CAL Bridge per Office 365 $15.000 $15.000

E4* Software Assurance per Windows $49.000 $49.000

Et Sottoscrizione e licenze Microsoft E1+E2+E3+E4 $89.314 $238.171 $343.000 $343.000 ($1.013.485)

*Questi numeri di riferimento indicano le righe e non vanno confusi con i set di soluzioni Office 365. Fonte: Forrester Research, Inc.



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Formazione La formazione degli utenti per Office 365 è uguale a quella della soluzione locale e il livello richiesto dipende dalla versione da cui migrano gli utenti, ad esempio Office Professional 2003. Ciononostante, i costi per la formazione degli utenti sono inclusi per offrire al lettore una visione completa del costo totale di proprietà. Alcune delle società intervistate utilizzavano società di formazione esterne, mentre altre si servivano di risorse interne a tale scopo. La formazione combinava in genere lezioni in aula e corsi online. Molti utenti preferirebbero rifiutare la formazione. L'organizzazione ID richiede una formazione specializzata sull'amministrazione di Office 365. Il numero di dipendenti che partecipano può variare in base alle dimensioni della società, ma il numero stabilito per una società delle dimensioni dell'organizzazione composita è di due risorse IT.

Tabella 7 Formazione



F1 Formazione IT $10.000 $0 $0 $0

F2 Formazione degli utenti finali $80.000 $0 $0 $0

Ft Formazione F1+F2 $90.000 $0 $0 $0 $90.000

Fonte: Forrester Research, Inc. Amministrazione continua L'impegno richiesto per amministrare Office 365 è notevolmente inferiore rispetto a una soluzione locale analoga. Il livello di impegno varia in base al numero di utenti. Le società più piccole intervistate hanno pianificato almeno una risorsa FTE, indipendentemente dalle dimensioni. Un'organizzazione con 10.000 utenti ha pianificato tre risorse FTE, una per Exchange e due per SharePoint. Per l'organizzazione composita, 1,5 risorse FTE è un valore in linea con quanto pianificato dalle società di dimensioni analoghe. Queste risorse copriranno sia le operazioni in Europa sia negli Stati Uniti. La maggior parte dell'impegno è dedicata alla gestione degli account utente, alla configurazione di Office 365 e alla manutenzione dei server ADFS. I risparmi nell'impegno amministrativo vengono illustrati nella sezione Vantaggi di questo studio.

Tabella 8 Amministrazione continua



G1 Numero di FTE IT 1,5 1,5 1,5

G2 Costo IT annuale sostenuto A1 $70.000 $70.000 $70.000

Gt Amministrazione continua G1*G2 $105.000 $105.000 $105.000 $315.000




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Larghezza di banda aggiuntiva Nessuna delle società intervistate aveva ancora deciso la quantità di larghezza di banda aggiuntiva eventualmente necessaria. Microsoft offre molti strumenti e whitepaper per il calcolo delle esigenze in termini di larghezza di banda. La larghezza di banda aggiuntiva richiesta dipende dalle dimensioni della pipe già in uso e dalle previsioni di utilizzo futuro. Una delle società intervistate che è anche una società di consulenza di Microsoft ha affermato: "Nessun cliente finora ha avuto l'esigenza di aumentare la larghezza di banda per BPOS [il predecessore di Office 365]. Se una situazione richiede un aggiornamento, si tratta in genere di una società con una linea T1 che ne deve aggiungere un'altra (probabilmente da $ 500 a $ 700 al mese). Se si tratta di una società di dimensioni maggiori, è possibile che debba passare da poche linee T1 a una connessione a fibre ottiche (100 MB). Nella mia città è possibile avere una connessione a 100 MB per $ 700 - $ 1.000 al mese". Per l'organizzazione composita, è stato presupposto un costo di $ 20.000 l'anno per la larghezza di banda aggiuntiva presso la sede centrale ed eventualmente in alcuni degli uffici più grandi. Si consiglia di consultare Microsoft per il calcolo dei requisiti futuri in termini di larghezza di banda e adottare le misure necessarie. In caso contrario, si rischia di incorrere in problemi delle prestazioni e in costi imprevisti. Tabella 9 Larghezza di banda aggiuntiva



H1 Larghezza di banda aggiuntiva $0 $20,000 $20,000 $20,000

Ht Larghezza di banda aggiuntiva H1 $0 $20,000 $20,000 $20,000 $60,000


Costi totali I costi totali sostenuti dall'organizzazione composita per l'implementazione e la gestione della soluzione Office 365 sono indicati nella Tabella 10 di seguito. Tabella 10 Costi totali (non rettificati in base al rischio)

Rif. Costi Periodo iniziale


Bt Costi per la pianificazione e la distribuzione pilota ($21.875) ($21.875)

Ct Costi del personale per le attività di implementazione/migrazione ($35.000) ($35.000)

Dt Costi hardware ($14.000) ($2.400) ($2.400) ($2.400) ($21.200)

Et Costi di sottoscrizione e licenze Microsoft ($89.314) ($238.171) ($343.000) ($343.000) ($1.013.485)

Ft Formazione ($90.000) ($90.000)



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Rif. Costi Periodo iniziale


Gt Amministrazione continua ($105.000) ($105.000) ($105.000) ($315.000)

Ht Larghezza di banda aggiuntiva ($20.000) ($20.000) ($20.000) ($60.000)

Totale ($250.189) ($365.571) ($470.400) ($470.400) ($1.556.560)


Vantaggi Nella prima parte della sezione Vantaggi sono illustrati i vantaggi quantitativi dell'organizzazione composita inclusi nell'analisi dell'utile sugli investimenti. Nella seconda parte vengono descritti i vantaggi qualitativi che sono stati rilevati dai clienti intervistati, ma non sono stati illustrati a fondo nel modello finanziario. I vantaggi qualitativi sono potenzialmente preziosi quanto quelli quantitativi e devono essere considerati nell'analisi del ROI totale realizzato con l'implementazione di Office 365. Hardware eliminato Con Office 365 si elimina la necessità dei server di Exchange, SharePoint e Lync. Non è inoltre più necessaria l'implementazione di una grande risorsa di archiviazione, SAN e/o collegamento diretto. Le dimensioni dell'infrastruttura locale dipendono dal numero di utenti e sedi, dalle dimensioni della cassetta postale e così via. Inoltre, Microsoft mette a disposizione cassette postali da 25 GB, che per una società sarebbe molto difficile distribuire a livello locale a un costo ragionevole. Anche la creazione di un'infrastruttura con una ridondanza geografica completa, come quella offerta da Microsoft, aumenterebbe i costi. Le società più grandi dell'organizzazione composita possono prevedere vantaggi più consistenti in questa categoria. Ad esempio, un cliente intervistato con più di 10.000 utenti prevede di eliminare 40 server di Exchange. È inoltre molto importante considerare che tutti i costi hardware dovrebbero essere sostenuti ogni tre o quattro anni, in base al regolare ciclo di aggiornamento. Per l'organizzazione composita, il costo del passaggio da una cassetta postale da 250 MB a una da 1 GB è incluso. Il conteggio dei server nella tabella seguente è basato sulla creazione di un'infrastruttura a disponibilità elevata. Sarebbero necessari due server di Exchange collocati in uno degli uffici europei per gli utenti. Oltre ai 13 server principali, sono stati configurati quattro server in una struttura di ripristino di emergenza a freddo per garantire servizi essenziali limitati in caso di grave emergenza. Questa soluzione non è paragonabile al livello di flessibilità del ripristino di emergenza intrinseco in Office 365. Nella sezione relativa ai vantaggi qualitativi di questo studio viene ulteriormente illustrato il ripristino di emergenza. La risorsa di archiviazione sarebbe molto probabilmente una combinazione di SAN per SharePoint e collegamento diretto per Exchange. Per motivi di semplicità, nella tabella è stato utilizzato un unico prezzo per terabyte.



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Tabella 11 Hardware eliminato

Rif. Metrica Calcolo Anno 1 Anno 2 Anno 3 Totale

I1 Numero di server di Exchange 6

I2 Numero di server SharePoint 4

I3 Numero di server Lync 3

I4 Server aggiuntivi per la struttura di ripristino di emergenza a freddo

4

I5 Costo per server $7.000

I6 Spazio di archiviazione non aggiunto (TB) - Exchange e SharePoint

4 0 2

I7 Costo per terabyte $5.000 $5.000 $5.000

I8 Costi hardware totali ([I1+I2+I3+I4]*I5)+(I6*I7) $139.000 $0 $10.000

I9 Manutenzione evitata Somma I8 [anno corrente]*10% $13.900 $13.900 $14.900

I10 Costi di hosting in loco (I1+I2+I3+I4)*$ 500 $8.500 $8.500 $8.500

It Hardware eliminato I8+I9+I10 $161.400 $22.400 $33.400 $217.200


Software di terze parti eliminato Office 365 include alcune caratteristiche che in una soluzione diversa verrebbero acquistate separatamente, in genere da fornitori di terze parti. Gli esempi forniti dai clienti intervistati includono le applicazioni antivirus/antispam (incluse in Office 365 con Forefront Online Protection for Exchange), la ricerca nelle cassette postali aziendali, il backup della posta elettronica e l'archiviazione. L'organizzazione composita disponeva unicamente di soluzioni antivirus/antispam e di backup della posta elettronica, pertanto tali costi sono inclusi nello studio. Un'altra area che consente l'eliminazione di software di terze parti è costituita dai sistemi di segreteria telefonica. Exchange Online include una soluzione di segreteria telefonica interamente ospitata per impianti telefonici locali. I clienti che integrano i propri impianti telefonici locali con Exchange Online possono smantellare i sistemi di segreteria telefonica locali ed eliminare i costi di manutenzione e backup associati. Nessuno dei clienti intervistati ha implementato questa opzione, ma un paio la stava considerando.



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Tabella 12 Software di terze parti eliminato


J1 Antivirus/antispam 1.000 utenti [A4]*$ 1/mese*12 $12.000 $12.000 $12.000

J2 Agente di backup della posta elettronica ($ 1.000*I1)+20% $7.200 $2.600 $2.600

Jt Software di terze parti eliminato J1+J2 $19.200 $13.200 $13.200 $45.600


Risparmi in termini di Web conferencing Lync Online offre una soluzione di Web conferencing completa che permetterà di limitare l'utilizzo delle soluzioni di Web conferencing di terze parti a favore di comunicazioni multimodali semplificate e integrate. Il vantaggio è inferiore nell'anno 1 in quanto gli utenti acquisiscono familiarità con Lync Online e migrano dalla soluzione di Web conferencing esistente. Tabella 13 Risparmi in termini di Web conferencing


K1 Costi della soluzione di Web conferencing $30.000 $60.000 $60.000

Kt Risparmi in termini di Web conferencing K1 $30.000 $60.000 $60.000 $150.000


Risparmi in termini di teleconferenze Oltre alle conferenze Web che verranno migrate a Lync Online, anche una parte significativa delle teleconferenze interne basate su telefono verrà effettuata tramite Lync Online. Grazie alla presenza, alla conferenza in un clic e ad altre caratteristiche, l'impostazione e la realizzazione di conferenze telefoniche è molto più semplice. Per questo motivo, gli utenti saranno più propensi a utilizzare Lync anziché configurare una teleconferenza. Nel primo anno dello studio, vengono effettuate meno chiamate tramite Lync mentre il cambio di comportamento è in atto. È importante notare che la versione corrente di Lync Online non include il servizio di telefonia vocale PSTN tradizionale. Pertanto, questo vantaggio riflette una migrazione di alcune conferenze telefoniche da una soluzione di teleconferenza, non la completa eliminazione del servizio di terze parti.



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Tabella 14 Risparmi in termini di teleconferenze


L1 Costo al minuto $0.12 $0.12 $0.12

L2 Utilizzo medio ridotto per utente (minuti) 120 240 240

L3 Numero di utenti A4 1.000 1.000 1.000

Lt Risparmi in termini di teleconferenze L1*L2*L3 $14.400 $28.800 $28.800 $72.000

Fonte: Forrester Research, Inc. Licenze EA sostituite per la sottoscrizione di Office 365 Le sfumature delle licenze EA sono state descritte in precedenza nella categoria di costo corrispondente. A partire dall'anno 2, le licenze EA precedenti per Professional Desktop, nonché le licenze server rilevanti, come Exchange, vengono sostituite dalle sottoscrizioni di Office 365. L'organizzazione composita sostiene inoltre i costi per le licenze Core CAL Bridge per Office 365 e Software Assurance per Windows per allineare l'offerta. In questo vantaggio sono illustrati i costi EA originali che sono stati sostituiti. Se l'organizzazione del lettore sarà un nuovo cliente Microsoft, dovrà determinare e aggiungere i costi di licenza per una soluzione locale nuova. I costi sostituiti vengono inclusi nella sezione dei vantaggi in modo che l'analisi del ROI si basi sui costi della soluzione incrementale corrisposti a Microsoft, ovvero la differenza tra i costi di sottoscrizione di Office 365 e i costi della licenza locale. In questo modo i lettori acquisiscono una visione chiara dell'impatto finanziario associato ai vantaggi che si possono realizzare investendo di più in Office 365, anziché mantenere le soluzioni Microsoft meno recenti. Ciò non diminuisce i pagamenti totali da corrispondere a Microsoft, come indicato nella sezione dei costi dello studio. Tabella 15 Licenze EA sostituite


M1 Licenze EA sostituite E1 [Anno 1] $0 $238.171 $238.171

Mt Licenze EA sostituite M1 $0 $238.171 $238.171 $476.342




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Attività di implementazione locale evitata Questo costo eliminato fa da corollario al costo dell'implementazione della versione cloud della soluzione. Oltre alla natura esclusiva di questi due costi, l'implementazione locale richiederebbe più tempo e impegno. Un cliente ha detto: "Dubito che avremmo potuto impostare Lync, Exchange e SharePoint entro la fine dell'anno. Tutte le funzionalità di comunicazione offerte da Lync ci servono subito per permettere ai dipendenti in ogni parte del mondo di collaborare con maggiore efficienza e offrire ai clienti un servizio migliore". Le società intervistate con dimensioni simili a quelle dell'organizzazione composita ritenevano unanimemente che l'installazione locale richiedesse un paio di risorse FTE per un periodo di quattro-sei mesi. Se si aggiunge uno dei componenti, ad esempio SharePoint, per la prima volta, è probabile che la durata sia maggiore. Per l'organizzazione composita, è la prima volta che viene implementato Lync Online per sfruttare i vantaggi delle caratteristiche di messaggistica istantanea, presenza e Web conferencing. L'implementazione include inoltre una distribuzione completa di SharePoint Online. È inoltre opportuno notare che una parte di questi costi del personale dovrebbero essere sostenuti a ogni aggiornamento della soluzione hardware o software come parte del normale ciclo di aggiornamento della società. Tabella 16 Attività di implementazione locale evitata


N1 Numero di giorni/uomo evitati 200

N2 Costo IT giornaliero sostenuto A1/220 giorni lavorativi $318,18

Nt Attività di implementazione locale evitata N1*N2 $63.636 $63.636


Impegno ridotto del supporto IT Un vantaggio importante di Office 365, come ogni altra soluzione SaaS, è l'impegno fortemente ridotto dell'amministrazione IT. Ciò include l'eliminazione di ogni impegno associato alla gestione dei server e la riduzione delle attività di gestione degli account utente. La modalità di realizzazione di questo risparmio varia da un'organizzazione a un'altra. Alcune potranno evitare l'assunzione di nuove risorse, altre potranno ridistribuire il surplus di capacità su progetti più strategici.

Per le società con dimensioni simili all'organizzazione composita, il risparmio in termini di risorse è compreso tra 1,5 e quattro FTE. Un'organizzazione più grande avrà un risparmio molto superiore. Un'organizzazione con più di 10.000 utenti ritiene di poter ridurre le risorse del supporto IT da 1,5 a sette FTE. In futuro sarà inoltre possibile assumere risorse del supporto IT meno qualificate e a costi inferiori.

Come parte di Office 365, Microsoft offre un supporto tecnico di livello 3. Ciò garantisce un ulteriore risparmio delle risorse. Per le società con dimensioni simili all'organizzazione composita, il risparmio previsto è compreso tra una e quattro risorse FTE. Per le organizzazioni più grandi, il risparmio in termini di supporto tecnico va da quattro a oltre 10 risorse FTE. Per entrambe le categorie di lavoratori, il risparmio dell'anno 1 è inferiore perché la transizione del personale dai ruoli esistenti ai nuovi richiede tempo.



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Tabella 17 Impegno ridotto del supporto IT


O1 Numero di risorse FTE di amministratore IT aggiuntive evitate 1 2 2

O2 Numero di risorse FTE del supporto tecnico di livello tre evitate 0,5 1 1

O3 Costo annuale sostenuto A1 $70.000 $70.000 $70.000

0t Impegno ridotto del supporto IT (O1+O2)*O3 $105.000 $210.000 $210.000 $525.000

Fonte: Forrester Research, Inc. Spese di viaggio e relative emissioni di CO2 ridotte Lync Online e altri strumenti di collaborazione e comunicazione inclusi in Office 365 riducono il numero di viaggi necessari, sia per le visite ai clienti sia per le riunioni interne. Oltre al risparmio economico, questi vantaggi migliorano la qualità della vita delle persone altrimenti obbligate a viaggiare. I 250 lavoratori mobili viaggiano, in media, 15 volte l'anno e altri 400 dipendenti viaggiano, in media, due volte l'anno. Nel primo anno dello studio, i viaggi totali sono stati ridotti del 2,5% man mano che gli utenti si abituavano a sostituire le riunioni faccia a faccia con la comunicazione e la collaborazione online. Entro l'anno 2 il risparmio è passato al 5% di tutti i viaggi, ovvero 265 viaggi l'anno.

Tabella 18 Viaggi ridotti


P1 Numero di lavoratori mobili 300 300 300

P2 Numero medio annuale di viaggi dei lavoratori mobili 15 15 15

P3 Numero di dipendenti interni che viaggiano 400 400 400

P4 Numero medio annuale di viaggi dei lavoratori interni 2 2 2

P5 Costo medio per viaggio $1.500 $1.500 $1.500

P6 Percentuale di viaggi evitati tramite la collaborazione online, le videoconferenze ecc. 2,5% 5% 5%

Pt Viaggi ridotti ((P1*P2)+(P3* P4))*P5*P6 $198.750 $397.500 $397.500 $993.750




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Nella Tabella 19 è illustrato il calcolo della metrica per il miglioramento corrispondente nell'impronta di CO2 dell'organizzazione composita, un elemento importante da inserire nei rapporti di sostenibilità ambientale e responsabilità sociale dell'azienda.ii

Tabella 19 Emissioni di CO2 ridotte


Q1 Numero di viaggi aerei evitati ((P1*P2)+(P3*P4))*P6 133 265 265

Q2 Distanza media (chilometri) 2.000 2.000 2.000

Q3 Chilometri per passeggero evitati Q1*Q2 266.000 530.000 530.000

Q4 Riduzione delle emissioni di CO2

Chilogrammi di CO2 per chilometro aereo per

passeggero 0,18 0,18

Qt Miglioramento dell'impronta di CO2: KG CO2

Q3*Q4 47.880 95.400 95.400 238.680

Fonte: Forrester Research, Inc. Aumento di produttività dei knowledge worker Office 365, come la soluzione locale, offre molti strumenti per una maggiore produttività in SharePoint, Lync e Office Professional. Tra le caratteristiche di Lync Online che contribuiscono al miglioramento della produttività indicate dalle società intervistate sono incluse presenza, messaggistica istantanea e comunicazioni unificate. Per SharePoint Online, gli intervistati hanno segnalato la maggiore facilità di collaborazione e di ricerca e recupero dei documenti. Outlook è particolarmente importante per il miglioramento della produttività in Office Professional. La disponibilità di una cassetta postale da 25 GB consente agli utenti di risparmiare tempo nell'eliminazione periodica degli elementi per liberare spazio, un'attività che, oltre a richiedere tempo, è considerata una seccatura. Gli utenti potranno risparmiare tempo anche grazie ad altre caratteristiche, come la visualizzazione Conversazione e Assistente Pianificazione. Di seguito vengono riportate alcune citazioni dei clienti intervistati che indicano come verrà migliorata la produttività.

"Lync ridurrà i tempi degli spostamenti in auto dei nostri dipendenti tra le diverse sedi. Attualmente abbiamo da 50 a 100 persone che viaggiano molto in auto".

"Utilizzeremo le videoconferenze con i nostri clienti e fornitori per ridurre i viaggi".

"Prevedo un aumento del 25% nella produttività grazie a una maggiore efficacia nella programmazione,

nella condivisione dei documenti e così via".



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"Gli utenti risparmieranno il tempo che dedicavano alla pulizia delle cassette postali troppo piccole".

"Otterremo molti risparmi con SharePoint. La collaborazione con i terzisti sarà utile per eseguire i

progetti con maggiore efficienza".

"Risparmieremo molti giorni (20%) nei tempi di risposta per RFI/RFP".

"Nell'ambito della collaborazione prevediamo molti cambiamenti positivi. Agli utenti piace la nostra attuale soluzione SharePoint di dimensioni ridotte e ci chiedono di utilizzarla, ma non possiamo accontentarli perché non siamo in grado di sostenerne l'espansione".

Nell'anno 1 dello studio si ottiene un vantaggio inferiore man mano che gli utenti acquisiscono familiarità con le soluzioni Office 365. Tabella 20 Aumento di produttività dei knowledge worker


R1

Exchange (gestione della Posta in arrivo, visualizzazione Conversazione ecc.) - minuti risparmiati per settimana

5 5 5

R2

Lync (messaggistica istantanea, presenza, comunicazioni unificate) - minuti risparmiati per settimana

20 70 70

R3 SharePoint (ricerca di documentie collaborazione) - minuti risparmiati per settimana

15 40 40

R4

Office Professional Plus (creazione condivisa, OneNote e caratteristiche migliorate) - minuti risparmiati per settimana

15 40 40

R5 Risparmio orario per settimana (R1+R2+R3+R4) / 60 minuti

0,92 2,58 2,58

R6 Settimane lavorative per anno 48 48 48

R7 Numero di utenti A4 1.000 1.000 1.000

R8 Costo orario medio sostenuto (knowledge worker) A3/2,000 ore $30,00 $30,00 $30,00

R9 Aumento di produttività potenziale totale R4*R5*R6*R7 $1.320.000 $3.720.000 $3.720.000

R10 Percentuale acquisita 50% 50% 50%

Rt Aumento di produttività dei knowledge worker R8*R9 $660.000 $1.860.000 $1.860.000 $4.380.000




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Nota sulla percentuale acquisita: Forrester presuppone che per i knowledge worker, solo una parte del tempo ottenuto grazie alla produttività migliorata, che va dal 50% al 75%, sarà effettivamente realizzato dall'organizzazione; non tutto il tempo risparmiato sarà convertito in output produttivo. Questa percentuale è superiore per i lavoratori che si occupano di più attività correlate ai processi e inferiore per chi occupa un ruolo impegnativo in termini di conoscenza. Aumento di produttività incrementale dei lavoratori mobili La maggior parte delle società intervistate ha descritto in che modo la produttività dei lavoratori mobili verrà migliorata grazie a Office 365. Questi miglioramenti si otterranno principalmente fornendo a tali lavoratori un accesso semplificato alle risorse IT aziendali, sfruttando la collaborazione in SharePoint Online e utilizzando Lync Online. Si tratta di un miglioramento incrementale della produttività generale descritta in precedenza. Di seguito vengono riportati alcuni commenti:

"Tutte le funzionalità sono nel cloud, per cui non è importante dove si trovi l'utente. Avrà facilmente accesso a Exchange, Lync e ai documenti. Questo è un aspetto davvero eccellente della soluzione. Quando torno a casa, mi basta avere il computer portatile per poter accedere a tutto senza VPN".

"Office 365 eviterà alcuni fastidi ai nostri consulenti, migliorandone la produttività. Offrirà agli utenti

chiave gli strumenti per sviluppare l'efficienza necessaria in questo campo. L'accesso senza problemi alla posta elettronica e a SharePoint, senza la necessità di VPN, è eccellente. Con Lync, molti strumenti per la produttività sono a portata di mano e ciò consente agli utenti di rispondere più rapidamente in qualsiasi situazione".

Nell'organizzazione composita 250 utenti di valore elevato viaggiano regolarmente. Si tratta di ingegneri senior e venditori. Secondo una stima conservativa, si è presupposto un aumento della produttività incrementale di 60 minuti a settimana, che, nell'anno 1, è stato realizzato solo per metà man mano che gli utenti acquisivano familiarità con la soluzione Office 365. Si consiglia ai lettori di considerare quanti utenti mobili riscontrano difficoltà che possono essere risolte da Office 365 e quale tipo di aumento della produttività si può prevedere. Tabella 21 Aumento di produttività incrementale dei lavoratori mobili


S1 Numero di lavoratori mobili P1 300 300 300

S2 Aumento della produttività aggiuntivo - minuti per settimana 30 60 60

S3 Settimane lavorative per anno R6 48 48 48

S4 Costo orario medio sostenuto (lavoratore mobile) A2/2.000 ore $53,13 $53,13 $53,13

S5 Aumento di produttività potenziale totale (S1*S2*S3*S4)/60 minuti $382.500 $765.000 $765.000

S6 Percentuale acquisita 50% 50% 50%

St Aumento di produttività incrementale dei lavoratori mobili S5*S6 $191.250 $382.500 $382.500 $956.250



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Fonte: Forrester Research, Inc. Vantaggi totali quantificati Nella Tabella 22 sono riepilogati i vantaggi totali quantificati realizzati dall'organizzazione composita con l'implementazione di Microsoft Office 365. Tabella 22 Vantaggi totali quantificati (non rettificati in base al rischio)

Rif. Vantaggi Anno 1 Anno 2 Anno 3 Totale

It Hardware eliminato $161.400 $22.400 $33.400 $217.200

Jt Software di terze parti eliminato $19.200 $13.200 $13.200 $45.600

Kt Risparmi in termini di Web conferencing $30.000 $60.000 $60.000 $150.000

Lt Risparmi in termini di teleconferenze $14.400 $28.800 $28.800 $72.000

Mt Licenze EA sostituite con la sottoscrizione di Office 365 $238.171 $238.171 $476.342

Nt Attività di implementazione locale evitata $63.636 $63.636

Ot Impegno ridotto del supporto IT $105.000 $210.000 $210.000 $525.000

Pt Viaggi ridotti $198.750 $397.500 $397.500 $993.750

Rt Aumento di produttività dei knowledge worker $660.000 $1.860.000 $1.860.000 $4.380.000

St Aumento di produttività incrementale dei lavoratori mobili $191.250 $382.500 $382.500 $956.250

Totale $1.443.636 $3.212.571 $3.223.571 $7.879.778

Fonte: Forrester Research, Inc. Vantaggi qualitativi

Funzionalità migliorate/aggiornate e procedure di aggiornamento semplificate

Office 365 consente di fornire agli utenti le funzionalità più recenti in modo facile e con un impegno minimo. Tutti gli aggiornamenti e le nuove caratteristiche sono inclusi nel costo di sottoscrizione e la loro implementazione può essere eseguita per alcuni o per tutti gli utenti tramite il provisioning automatizzato. I clienti intervistati hanno fornito alcuni esempi specifici di come potranno sfruttare le nuove funzionalità e caratteristiche e della semplificazione di questo processo.

"Sarà più facile migrare alle versioni più nuove. La maggior parte delle attività di migrazione sono eseguite da Microsoft. È sufficiente verificare che tutto funzioni per i propri processi aziendali".

"Avremo a disposizione ciò che ci occorre in tempi più brevi e potremo sempre utilizzare le versioni

più recenti".



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"Quando Microsoft rilascia un aggiornamento, è subito a nostra disposizione senza costi aggiuntivi. Microsoft inoltre effettua test di integrazione tra i diversi componenti di Office 365 garantendo la compatibilità con le versioni precedenti".

"Le funzionalità e le caratteristiche aggiuntive di cui disporremo con Office 365 sono molto utili,

in particolare rispetto alla precedente versione online di SharePoint e OCS".

"C'è molto entusiasmo per le possibilità offerte da Lync. Attualmente non disponiamo di alcuno strumento per le riunioni online. Gli utenti avranno la possibilità di comunicare tra loro in molti modi nuovi".

Migliore esperienza utente

L'esperienza degli utenti finali risulterà migliorata con Office 365 rispetto a un'installazione locale tipica. Di seguito sono riportati alcuni esempi forniti dagli intervistati:

Cassette postali aumentate a 25 GB.

Migliore accesso remoto che consente di lavorare da casa.

Tempi di inattività inferiori e risoluzione più rapida di alcuni problemi di accesso.

Collaborazione più facile con i clienti e altre terze parti.

Sicurezza IT migliorata

Alcuni grandi imprese sono in grado di fornire una sicurezza IT di alto livello. In questi casi, la sicurezza fornita da Office 365 non sarà inferiore. Le società che stentano a tenere il passo di tutte le sfide in termini di sicurezza riscontreranno un miglioramento della sicurezza IT. Tra i motivi alla base del miglioramento IT indicati dalle società intervistate sono inclusi i seguenti:

"La sicurezza dell'infrastruttura fornita da Microsoft è migliore di quella che potremmo attuare noi stessi, in particolare per quanto riguarda crittografia e autenticazione".

"La sicurezza dei dati sarà maggiore poiché tutti i file saranno archiviati centralmente, anziché su

unità locali".

"Avremo una granularità e un controllo migliori delle impostazioni di sicurezza rispetto ad alcune delle nostre attuali soluzioni interne e a BPOS".

"Dovremo ancora occuparci della gestione dei firewall, ma la sicurezza di posta elettronica e

SharePoint sarà completamente filtrata da Exchange. In questo modo i problemi di sicurezza saranno ridotti del 98%".

"Non dovremo preoccuparci di installare le ultime patch".

"Dalla prospettiva della sicurezza, non ci saranno problemi per noi, in particolare per gli uffici satellite

di piccole dimensioni".



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Archiviazione e conformità migliorate

Office 365 offre notevoli vantaggi nelle aree dell'archiviazione e della conformità grazie alle cassette postali più grandi e agli archivi dati condivisi, nonché a caratteristiche quali la conservazione a fini giudiziari e l'individuazione elettronica basata sul Web aggiunte in Exchange Online. I tempi necessari a soddisfare gli obblighi in termini di conformità e ricerca verranno ridotti. A tali soluzioni è associato un grande vantaggio che non è incluso nell'analisi del ROI. È opportuno considerare questa potenziale riduzione dei costi nel determinare l'impatto finanziario completo su un'organizzazione.

"La nostra attuale politica è quella di conservare tutto per sempre. Il nostro piano prevede l'utilizzo di SharePoint per la gestione dei documenti allo scopo di migliorare l'archiviazione e la conservazione dei dati. Saranno ancora necessari un paio di anni, ma con questa soluzione libereremo spazio di archiviazione in futuro".

"Stiamo utilizzando maggiormente l'archiviazione elettronica in SharePoint. Questo è uno dei motivi

principali del passaggio a Office 365. Gli utenti utilizzano maggiormente la digitalizzazione consentendo di migliorare l'archiviazione".

"L'individuazione può essere molto difficile. In Office 365 sono presenti diverse funzionalità utili

che semplificano questa attività".

"Come minimo, ci costringerà a pensare ai criteri di archiviazione. Saranno diversi a seconda del paese e del cliente, una situazione piuttosto complessa".

"Stiamo mettendo in atto nuovi criteri per la conservazione dei dati per la posta elettronica.

L'archiviazione sarà possibile solo in Office 365; elimineremo l'archiviazione PST".

"Per il reparto IT, non occorre che il mio team si occupi della ricerca per conformità e individuazione. L'ufficio legale potrà accedere direttamente agli archivi di documenti di Office 365. Ritengo che siano necessarie 250 ore l'anno per queste attività".

"Siamo soggetti a controlli tre volte l'anno e questa soluzione semplificherà le cose".

Disponibilità elevata e ripristino di emergenza migliorato

L'infrastruttura Microsoft per Office 365 sarà migliore, in termini di affidabilità e disponibilità, di quella che molte società potrebbero permettersi di creare internamente. La ridondanza geografica completa è un'area particolarmente difficile da replicare. Per molte società intervistate, questa caratteristica è stata essenziale per favorire la vendita. La parte quantitativa di questo studio include una funzionalità limitata di ripristino di emergenza che non rispecchia le potenzialità complete di Office 365. Di seguito vengono riportate alcune affermazioni sul valore delle funzionalità di disponibilità elevata e ripristino di emergenza di Office 365:

"La disponibilità migliora se esternalizzata a Microsoft. La protezione dal failover geospaziale è una caratteristica che non potremmo ottenere internamente. Affidabilità e contratto di servizio sono importanti".

"La disponibilità sarà certamente migliore. Ogni anno si verificano diversi guasti. Potrò dormire più

serenamente la notte sapendo che se si verifica un problema nel server di posta, Microsoft se ne occuperà, probabilmente prima che me ne accorga".



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"La presenza di più data center è importante. Il contratto di servizio per il tempo di attività del 99,9% è essenziale perché i clienti vogliono che la posta elettronica funzioni sempre".

"Microsoft dispone di un'infrastruttura a doppia ubicazione che una società come la nostra non

potrebbe creare. Attualmente, abbiamo una riserva a caldo anziché un'ubicazione di ripristino di emergenza che testiamo una volta l'anno. Si tratta di un punto critico, perché considero la posta elettronica l'applicazione più utilizzata e centrale per il lavoro".

"Microsoft offre una funzionalità di failover altamente flessibile che attualmente non abbiamo.

Ciò migliorerà i tempi di ripristino". Possibilità di soluzioni cloud/locali ibride

Office 365 supporta la distribuzione di soluzioni ibride in cui alcuni componenti, ad esempio Exchange, possono essere ospitati in locale, nel cloud o in un modello di coesistenza avanzata. Questa possibilità è stata ritenuta utile da diverse società intervistate poiché consente di mantenere applicazioni altamente personalizzate, in genere SharePoint, e supportare gruppi di utenti diversi in base a requisiti locali. È opportuno valutare quali componenti di Office 365 occorre continuare a ospitare in loco o in un modello di coesistenza. Di seguito vengono fornite alcune affermazioni degli intervistati:

"La possibilità di gestire un modello ibrido è molto importante per noi, potremo eseguire soluzioni locali e cloud contemporaneamente".

"Stiamo valutando un modello ibrido con versioni online e remote dei componenti della soluzione

Office 365 in esecuzione side-by-side. Così otterremo un'integrazione stretta con le nostre applicazioni SharePoint".

"La possibilità di integrazione indipendentemente dall'ubicazione delle cassette postali è molto

importante. Questa cambierà a seconda che un dipendente sia in ufficio o in viaggio".

Flessibilità

La flessibilità, come definita dal modello TEI, rappresenta un investimento in capacità o funzionalità aggiuntive che possono trasformarsi in vantaggi aziendali per futuri investimenti aggiuntivi. Un'organizzazione avrà così il diritto o la possibilità di impegnarsi in iniziative future, ma non l'obbligo di farlo. Sono molti gli scenari in cui un cliente potrebbe scegliere di implementare Office 365 e, in seguito, individuare ulteriori utilizzi e opportunità di business. La flessibilità verrà inoltre quantificata quando valutata come parte di un progetto specifico (descritto più dettagliatamente nell'Appendice B). Con Office 365 le organizzazioni diventano intrinsecamente più flessibili in termini di struttura e processi aziendali. Dal punto di vista organizzativo, l'infrastruttura in outsourcing garantisce maggiore scalabilità, capacità di riorganizzazione e possibilità di lavorare da sedi remote. I processi aziendali sono più flessibili perché la collaborazione risulta semplificata e i flussi di lavoro sono più agili. Gli intervistati hanno sottolineato il miglioramento della flessibilità per le loro organizzazioni.



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"Avremo la flessibilità necessaria per gestire le attività di riorganizzazione".

"Sarà ora possibile un'integrazione più rapida delle acquisizioni".

"Office 365 ci rende più agili. Nel nostro settore la capacità di integrare rapidamente una società dopo un'acquisizione è importante. L'infrastruttura in outsourcing sarà utile in questo senso. Potremo pagare per più utenti e aggiungere i nuovi dipendenti non appena entrano a far parte del gruppo".

"La scalabilità è più rapida rispetto all'ampliamento di un'infrastruttura locale".

"Con la collaborazione possiamo fare tutto più rapidamente".

"Possiamo aggiungere più facilmente nuove funzionalità in futuro quando si rendono necessarie per

l'azienda. Inoltre, potremo distribuire queste funzionalità solo a un sottogruppo di utenti. Rispetto alle licenze tradizionali, potremo abbattere i costi".

"Nei prossimi cinque anni, assisteremo a una rivoluzione nel modo di lavorare. Il lavoro remoto sarà

vantaggioso per tutti e consentirà di abbattere i costi di riscaldamento e proprietà".

"Il mondo è diventato il nostro ufficio. Le distanze geografiche non sono più un ostacolo. Esiste un'opportunità concreta per il lavoro a distanza (remote working) e per ridurre le trasferte. Infatti, oggi lavoro a casa. Office 365 è un dono del cielo".

Poiché può essere eseguito in coesistenza avanzata, Office 365 offre alle organizzazioni la flessibilità per migrare gli utenti in un periodo di tempo più lungo o mantenere temporaneamente alcuni utenti in una soluzione locale ibrida. Ciò può essere molto utile nelle organizzazioni più grandi con molti utenti da trasferire. Nell'analisi del ROI non è stato incluso alcun vantaggio in termini di flessibilità.

Rischio

Forrester definisce due tipi di rischio associati a questa analisi: rischio di implementazione e rischio di impatto. Per rischio di implementazione si intende il rischio che un investimento proposto in Office 365 possa deviare dai requisiti originali o previsti, facendo lievitare i costi anticipati. Con rischio di impatto si fa riferimento al rischio che le esigenze aziendali o tecnologiche dell'organizzazione non vengano soddisfatte dall'investimento in Office 365, riducendo i vantaggi totali globali. Maggiore è l'incertezza, più è ampio l'intervallo potenziale di risultati per le stime di costi e vantaggi. L'acquisizione quantitativa dei rischi di investimento e impatto tramite la rettifica diretta delle stime finanziarie consente di ottenere stime più significative e precise e una proiezione più accurata del ROI. In generale, i rischi influiscono sui costi e sui vantaggi aumentando e riducendo, rispettivamente, le stime originali. I numeri rettificati in base al rischio devono essere considerati previsioni realistiche, in quanto rappresentano i valori previsti considerando il rischio.



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I rischi di implementazione seguenti che influiscono sui costi sono identificati come parte dell'analisi:

Le sequenze temporali di implementazione iniziale possono essere più lunghe per le organizzazioni più grandi o per quelle che effettuano la migrazione da soluzioni non Microsoft.

I costi di sottoscrizione e licenze Microsoft possono essere notevolmente superiori se non si dispone

già di contratti EA e Software Assurance attivi. I rischi di impatto seguenti che influiscono sui vantaggi sono identificati come parte dell'analisi:

I costi eliminati, ad esempio per attività di implementazione, hardware e software, possono non venire realizzati completamente se il trasferimento alla soluzione cloud avviene solo per un sottogruppo di utenti. Il costo della gestione di un'infrastruttura locale non verrà eliminato interamente.

I risparmi in termini di produttività esclusivi di Office 365 possono essere inesistenti se è presente

un numero molto ridotto di lavoratori mobili. I vantaggi in termini di produttività generale associati all'integrazione delle soluzioni 2010, Exchange, Lync, SharePoint e Office Professional Plus, invece, saranno comunque tutti validi.

Sono presenti quattro rischi non associati all'analisi del ROI che sono esclusivi della soluzione Office 365.

1. Il primo consiste nel lasciare che i dati sensibili risiedano all'esterno dell'organizzazione. Benché questo punto sia stato segnalato da un paio di intervistati, essi ritenevano che il rischio di una violazione dei dati fosse in realtà minore in un data center Microsoft che in uno dell'organizzazione.

2. Il secondo rischio è associato alla rinuncia a parte del controllo in termini di configurazione e

pianificazione dell'implementazione della soluzione Microsoft. È stato affermato che questo rischio è analogo a qualsiasi opportunità di outsourcing e che per affrontarlo correttamente è essenziale un canale di comunicazione chiaro con il fornitore di outsourcing.

3. Il terzo rischio è un'interruzione del servizio di Microsoft. Benché Microsoft abbia progettato la

soluzione e offra un contratto di servizio per il tempo di attività del 99,9%, il rischio di un guasto in un data center Microsoft o un altro tipo di anomalia è sempre presente. Il rischio di un'interruzione del servizio è, nella maggior parte dei casi, minore rispetto a una soluzione locale. Inoltre, se Microsoft non rispetta un contratto di servizio, il cliente avrà diritto a un credito di servizio.

4. Infine, vi è il rischio di un'interruzione della connessione Internet di una società. Benché questa

eventualità sia improbabile, occorre tenerla in considerazione. Un intervistato ha affermato che "Il rischio che ciò accada non è tale da dissuaderci dal passare a Office 365". Questo rischio inoltre può essere mitigato utilizzando le aree di lavoro di SharePoint (in passato denominate Groove) che consentono agli utenti di lavorare in modalità offline e sincronizzare le modifiche apportate ai documenti quando Internet è di nuovo disponibile.

Nella Tabella 23 sono illustrati i valori utilizzati per rettificare in base al rischio e all'incertezza le stime di costi e vantaggi. Nel modello TEI viene utilizzato un metodo di distribuzione triangolare per calcolare i valori rettificati in base al rischio. Per costruire la distribuzione, è necessario innanzitutto stimare i valori basso, più probabile e alto che si possono realizzare nell'ambiente corrente. Il valore rettificato in base al rischio è la media della distribuzione di tali punti. Si consiglia ai lettori di applicare i propri intervalli di rischio in base al proprio grado di fiducia nelle stime di costi e vantaggi.



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Tabella 23 Rettifiche in base al rischio di costi e vantaggi

Costi Basso Più probabile

Alto Medio

Costi per la pianificazione iniziale e la distribuzione pilota (rischio medio) 100% 100% 115% 105%

Costi del personale per le attività di implementazione/migrazione (rischio medio) 100% 100% 115% 105%

Costi hardware (rischio basso) 98% 100% 105% 101%

Costi di sottoscrizione e licenze Microsoft (rischio basso) 98% 100% 105% 101%

Formazione (rischio medio) 100% 100% 115% 105%

Amministrazione continua (rischio basso) 98% 100% 105% 101%

Larghezza di banda aggiuntiva (rischio medio) 100% 100% 115% 105%

Vantaggi Basso Più probabile

Alto Medio

Hardware eliminato (rischio basso) 90% 100% 105% 98%

Software di terze parti eliminato (rischio medio) 80% 100% 103% 94%

Risparmi in termini di Web conferencing (rischio medio) 80% 100% 103% 94%

Risparmi in termini di teleconferenze (rischio medio) 80% 100% 103% 94%

Licenze EA sostituite con Office 365 (rischio basso) 90% 100% 105% 98%

Attività di implementazione locale evitata (rischio basso) 90% 100% 105% 98%

Impegno ridotto del supporto IT (rischio medio) 80% 100% 103% 94%

Viaggi ridotti (rischio medio) 80% 100% 103% 94%

Aumento di produttività dei knowledge worker (rischio alto) 50% 100% 100% 83% Aumento di produttività incrementale dei lavoratori mobili (rischio medio) 80% 100% 103% 94%




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Riepilogo finanziario I risultati finanziari calcolati nelle sezioni Costi e Vantaggi possono essere utilizzati per determinare ROI, TIR, VAN e periodo di recupero per l'investimento dell'organizzazione in Microsoft Office 365, come illustrato nella Tabella 24 di seguito. Tabella 24 Flusso di cassa - non rettificato in base al rischio

Flusso di cassa - stima originale

Periodo iniziale Anno 1 Anno 2 Anno 3 Totale VA

Costi ($250.189) ($365.571) ($470.400) ($470.400) ($1.556.560) ($1.286.413)

Vantaggi $1.443.636 $3.212.571 $3.223.571 $7.879.778 $6.144.477

Vantaggi netti ($250.189) $1.078.065 $2.742.171 $2.753.171 $6.323.218 $4.858.064

ROI 378% TIR 532% Tempi di recupero 3 mesi

Fonte: Forrester Research, Inc. Nella Tabella 25 riportata di seguito vengono illustrati i valori di ROI, TIR, VAN e tempi di recupero rettificati in base al rischio. Tali valori sono determinati applicando i valori di rettifica in base al rischio della Tabella 23 nella sezione Rischio ai numeri di costi e vantaggi delle Tabelle 10 e 20.

Tabella 25 Flusso di cassa - rettificato in base al rischio

Flusso di cassa - stime rettificate in base al rischio

Periodo iniziale Anno 1 Anno 2 Anno 3 Totale VA

Costi ($258.566) ($370.027) ($475.904) ($475.904) ($1.580.401) ($1.307.074)

Vantaggi $1.293.420 $2.825.640 $2.836.420 $6.955.479 $5.426.329

Vantaggi netti ($258.566) $923.393 $2.349.736 $2.360.516 $5.375.078 $4.119.255

ROI 315%

TIR 452% Tempi di recupero 4 mesi




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Figura 3 Flusso di cassa cumulativo rettificato in base al rischio su tre anni per l'organizzazione composita


$4.119.255

$2.439.087

$565.892

($258.566)

Periodo Anno 1 Anno 2 Anno 3

$5.000.000

$4.000.000

$3.000.000

$2.000.000

$1.000.000

$0

$1.000.000)

Costi (VA)

Vantaggi (VA)

Flusso di cassa cumulativo (VA)



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Microsoft Office 365: Panoramica Microsoft ha fornito la descrizione di Office 365 riportata di seguito.

Descrizione generale di Office 365

Microsoft Office 365 riunisce versioni cloud di prodotti di comunicazione e collaborazione e la versione più recente di applicazioni software desktop e Web. Office 365 è progettato per soddisfare le esigenze di organizzazioni di qualsiasi dimensione, dai professionisti indipendenti alle piccole, medie e grandi imprese, dagli enti governativi agli istituti scolastici. Office 365 rappresenta la collaborazione per tutti. Office 365 è basato su Office, il cuore della collaborazione, noto e riconosciuto per la facilità di utilizzo, la familiarità e la produttività. Office 365 è un servizio cloud fornito e supportato da Microsoft, unitamente ai migliori partner in tutto il mondo. Office 365 per aziende (piani E1-E4): per le organizzazioni con IT interno o IT partner

Microsoft Office 365 include gli strumenti di produttività e collaborazione più noti del settore offrendoli come servizio in sottoscrizione. Con i servizi cloud, un'organizzazione può abbattere i costi generali e offrire il giusto set di strumenti agli utenti che ne hanno bisogno, tutto con la garanzia di livelli di sicurezza e conformità appropriati. Microsoft è un fornitore affidabile, milioni di clienti utilizzano attualmente la suite Microsoft Business Productivity Online Services. Inoltre, Office 365 include un contratto di servizio con garanzia finanziaria che dà la sicurezza di avere scelto una soluzione cloud ottimale. Office Professional Plus

Microsoft Office Professional Plus (disponibile in piani di servizio di Microsoft Office 365 selezionati) offre Microsoft Office come servizio flessibile e prepagato, un'esperienza completa e di qualità per organizzazioni di qualsiasi dimensione. Microsoft Office Professional Plus include la versione più recente delle applicazioni desktop e Web di Office, connesse e fornite senza problemi con i servizi cloud, per accedere a documenti, posta elettronica e calendari dalla maggior parte dei dispositivi. Caratteristiche:

Gestione della posta in arrivo e del calendario con la visualizzazione Conversazione e altri strumenti di gestione avanzati di Microsoft Outlook.

Utilizzo delle potenzialità delle reti business e dei social network all'interno di Outlook con Outlook

Social Connector.

Possibilità di collaborare in modo controllato e sicuro con la creazione condivisa in tempo reale.

Condivisione immediata delle presentazioni in ogni parte del mondo con Trasmissione presentazioni di Microsoft PowerPoint.

Creazione di presentazioni avanzate utilizzando i nuovi strumenti di modifica video e foto

in PowerPoint.

Possibilità di lavorare praticamente ovunque e da qualsiasi dispositivo con Office Web Apps.



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Exchange Online

Microsoft Exchange Online è una soluzione completa per la posta elettronica, il calendario e i contatti fornita come servizio ospitato da Microsoft. Compilata sulle stesse tecnologie di Microsoft Exchange Server, Exchange Online offre agli utenti finali un'esperienza familiare su PC, Web e dispositivi mobili, fornendo agli amministratori IT strumenti basati sul Web per la gestione della distribuzione online. Exchange Online include le caratteristiche di base di Exchange Server, tra cui:

Cassette postali di grandi dimensioni: ogni utente ha a disposizione 25 GB di spazio di archiviazione standard per le cassette postali e la possibilità di inviare allegati di dimensioni fino a 25 MB.

Antivirus/antispam: è incluso Forefront Online Protection for Exchange, che offre diversi filtri e motori

di ricerca virus per la protezione dell'organizzazione da posta indesiderata, virus e tentativi di phishing.

Accesso basato sul Web: per l'accesso dei client Web, Outlook Web App offre un'esperienza di qualità basata su browser con un aspetto simile al client Outlook completo.

Mobilità: l'accesso mobile è disponibile da qualsiasi telefono in grado di ricevere posta elettronica, tra

cui i dispositivi Windows Phone, iPhone, Android, Palm, Nokia e Blackberry.

Calendario condiviso e contatti: gli utenti possono confrontare i calendari per pianificare le riunioni con Exchange Online e accedere alle funzionalità di collaborazione, ad esempio calendari condivisi, gruppi, elenco indirizzi globale, contatti esterni, attività, sale conferenze e delega.

SharePoint Online

Microsoft SharePoint Online include la tecnologia nota di Microsoft SharePoint Server ora disponibile come servizio online. SharePoint Online consente alle aziende di creare siti per la condivisione di documenti e informazioni con colleghi, partner e clienti. Caratteristiche

Gestione e condivisione di documenti e informazioni personali con i colleghi tramite MySites.

Sincronizzazione dei team grazie alla condivisione di raccolte documenti, elenchi attività e calendari con Siti del team.

Informazioni sempre aggiornate sulle notizie, gli eventi e gli aggiornamenti aziendali con Siti Intranet.

Creazione di documenti di Microsoft Office e salvataggio diretto in SharePoint Online.

Un'unica console per provisioning, monitoraggio e reporting dei servizi per semplificare la gestione.

Protezione dei contenuti sensibili con le autorizzazioni a livello di documento.

Accesso a documenti importanti offline tramite Area di lavoro di SharePoint.

Possibilità di comunicare in tempo reale con i colleghi dall'interno di SharePoint Online.



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Lync Online

Microsoft Lync Online è un servizio di comunicazione in cloud di prossima generazione che connette le persone in modi nuovi, in qualsiasi momento e praticamente ovunque. Lync Online offre funzionalità di comunicazione intuitive con presenza, messaggistica istantanea, chiamate audio e video e un'esperienza di riunioni online avanzata con conferenze audio, video e Web da PC. Lync Online consente agli amministratori IT di ridurre gli investimenti nell'infrastruttura IT e mantenere il controllo sulle autorizzazioni e i criteri di sicurezza degli utenti finali. Caratteristiche

Connessione ad altri utenti tramite messaggistica istantanea, videochiamate, fotografie dei contatti di Lync, feed di aggiornamento delle attività e schede contatto interattive in Microsoft Office.

Realizzazione di presentazioni online per clienti e colleghi con audio, video, condivisione schermo

e una lavagna virtuale.

Possibilità di invitare contatti esterni a partecipare con facilità alle riunioni online tramite un client Web o nativo.

Comunicazione con le organizzazioni esterne che utilizzano Lync tramite messaggistica istantanea,

audio e video tramite la federazione Lync.

Connessione con i contatti di Windows Live Messenger tramite messaggistica istantanea, chiamate audio e videochiamate direttamente da Lync.

Visualizzazione dello stato di presenza e comunicazione con un clic da Microsoft Outlook, SharePoint

e altre applicazioni di Office.

Microsoft Lync Server locale per VoIP aziendale completo (non incluso nello studio TEI)

Le organizzazioni che desiderano sfruttare i vantaggi completi di Microsoft Unified Communications possono acquistare e distribuire Microsoft Lync Server 2010 a livello locale come parte di Microsoft Office 365. Lync Server 2010 locale offre VoIP aziendale completo e un servizio locale di conferenza telefonica con accesso esterno, che permettono ai clienti di ridurre i costi e aumentare la produttività sostituendo o migliorando i sistemi PBX tradizionali. Questa opzione di distribuzione richiede che tutti i carichi di lavoro di Lync (messaggistica istantanea, riunioni e VoIP) siano distribuiti in locale. Lync Server 2010 in locale interagisce con Exchange Online e SharePoint Online, consentendo ai clienti di scegliere come passare al cloud.



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Appendice A: Descrizione dell'organizzazione composita Sulla base delle interviste effettuate a 10 grandi imprese che attualmente eseguono la versione beta di Office 365, Forrester ha creato un'organizzazione composita che riunisce le caratteristiche rilevate dalle interviste. Forrester ha quindi creato una struttura finanziaria TEI e un'analisi del ROI associata per la società composita. Tramite l'aggregazione delle conclusioni delle interviste dei clienti e il ritratto di un'organizzazione composita che ha tratto vantaggio dalla sostituzione della distribuzione locale della versione 2003 di varie soluzioni Microsoft con Microsoft Office 365, lo studio di Forrester illustra l'impatto finanziario dell'utilizzo di Microsoft Office 365 da parte di un cliente aziendale tipico. Forrester ha denominato l'organizzazione composita Sigma Safety Systems. Sigma è un fornitore di livello due del settore aereo che realizza una gamma di sistemi di sicurezza dei voli. La società produce, vende e distribuisce i suoi prodotti. L'azienda ha sede centrale in Oklahoma (Stati Uniti) e la maggior parte degli impianti si trovano negli Stati Uniti, con alcune sedi in rapida espansione in Europa. Occupa un totale di 3.500 dipendenti, 1.000 dei quali sono knowledge worker e 2.500 operai degli impianti produttivi. 800 knowledge worker sono distribuiti in sei uffici negli Stati Uniti. Duecento sono impiegati in tre uffici europei. Nell'organizzazione sono inoltre impiegati 200 venditori e consulenti, considerati lavoratori mobili che trascorrono la maggior parte del tempo in viaggio verso le sedi dei clienti. Tutti i knowledge worker sono passati al set di soluzioni Office 365 E3, che include Exchange, Lync, SharePoint e Office Professional Plus. In precedenza tutti gli utenti utilizzavano Exchange 2003 e Office Professional 2003, unitamente a una distribuzione limitata di SharePoint 2003. Nessuno utilizzava Lync/OCS. L'implementazione della soluzione precedente è stata effettuata nel 2005. Sigma ha deciso di aggiornare le versioni 2003 di Exchange e Office Professional per sfruttare i vantaggi delle nuove caratteristiche e dell'aggiunta di Lync e SharePoint. La riduzione dei costi e dell'impegno amministrativo ha portato l'organizzazione IT a confrontare l'implementazione del set di soluzioni 2010 locale con i servizi cloud di Office 365. In conclusione, la società ha deciso di passare a Office 365, con tutti i documenti, le cassette postali e gli strumenti di amministrazione nel cloud. Le applicazioni, ad esempio Word, Outlook, SharePoint e così via, sono installate nei computer degli utenti. Nello studio vengono esaminati i motivi alla base della decisione di Sigma di distribuire Office 365 anziché la soluzione locale equivalente.



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Appendice B: Panoramica di Total Economic Impact™ Total Economic Impact è una metodologia sviluppata da Forrester Research che migliora i processi decisionali di una società nell'ambito della tecnologia e assiste i fornitori nella comunicazione della proposta di valore dei prodotti e dei servizi ai clienti. La metodologia TEI aiuta le società a dimostrare, giustificare e realizzare il valore tangibile delle iniziative IT sia alla dirigenza sia alle principali parti interessate. La metodologia TEI è costituita da quattro componenti per la valutazione del valore dell'investimento: vantaggi, costi, rischi e flessibilità. Vantaggi I vantaggi rappresentano il valore fornito all'organizzazione degli utenti, IT e/o business unit, dal prodotto o progetto proposto. Spesso gli esercizi di giustificazione di prodotti e progetti sono focalizzati unicamente sui costi IT e sulla riduzione dei costi, lasciando poco spazio all'analisi degli effetti della tecnologia sull'intera organizzazione. La metodologia TEI e il modello finanziario risultante danno lo stesso peso alla misurazione dei vantaggi e dei costi, fornendo un'analisi completa degli effetti della tecnologia sull'intera organizzazione. Le stime di calcolo dei vantaggi prevedono un dialogo chiaro con l'organizzazione degli utenti per comprendere il valore specifico creato. Inoltre, Forrester richiede che venga stabilita una precisa linea di responsabilità tra la misurazione e la giustificazione delle stime dei vantaggi dopo il completamento del progetto. In questo modo viene garantito che le stime dei vantaggi siano direttamente collegate ai profitti. Costi I costi rappresentano l'investimento necessario per acquisire il valore, o i vantaggi, del progetto proposto. Il reparto IT o le business unit potrebbero sostenere costi sotto forma di manodopera, terzisti o materiali. Nei costi sono considerati tutti gli investimenti e le spese necessari per fornire il valore proposto. Inoltre, la categoria di costo in TEI tiene conto di eventuali costi incrementali nell'ambiente esistente per i costi continui associati alla soluzione. Tutti i costi devono essere legati ai vantaggi creati. Rischio Il rischio misura l'incertezza delle stime di vantaggi e costi contenuti nell'investimento. L'incertezza viene misurata in due modi: 1) la probabilità che le stime di costi e vantaggi rispecchino le proiezioni originali e 2) la probabilità che le stime vengano misurate e registrate nel tempo. Nella metodologia TEI viene applicata una funzione densità di probabilità nota come distribuzione triangolare ai valori immessi. Come minimo, vengono calcolati tre valori per stimare l'intervallo sottostante per ogni costo e vantaggio. Flessibilità Nella metodologia TEI, i vantaggi diretti rappresentano una parte del valore dell'investimento. Benché i vantaggi diretti possano in genere essere il modo principale per giustificare un progetto, Forrester ritiene che le organizzazioni debbano poter misurare il valore strategico di un investimento. La flessibilità rappresenta il valore che è possibile ottenere per futuri investimenti aggiuntivi basati sull'investimento iniziale già effettuato. Ad esempio, un investimento nell'aggiornamento a livello aziendale di una suite per la produttività Office può potenzialmente aumentare la standardizzazione, e l'efficienza, e ridurre i costi delle licenze. Tuttavia, una funzionalità di collaborazione incorporata può tradursi in una maggiore produttività dei lavoratori, se attivata. La collaborazione potrà essere utilizzata solo con un investimento aggiuntivo in termini di formazione in futuro. La possibilità di acquisire tale vantaggio ha tuttavia un valore presente che è possibile stimare. Il componente della flessibilità della metodologia TEI acquisisce tale valore.



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Appendice C: Glossario Tasso di sconto: tasso di interesse utilizzato nell'analisi del flusso di cassa per tenere conto del valore temporale del denaro. Benché la Federal Reserve Bank stabilisca un tasso di sconto, le società spesso ne impostano uno in base al settore aziendale e all'ambiente di investimento specifici. Forrester presuppone un tasso di sconto annuo del 10% per questa analisi. Le organizzazioni utilizzano in genere tassi di sconto compresi tra l'8% e il 16% a seconda dell'ambiente corrente. Si raccomanda ai lettori di consultare la propria organizzazione per determinare il tasso di sconto più appropriato da utilizzare nell'ambiente specifico. Valore attuale netto (VAN): valore corrente o attuale dei flussi di cassa netti futuri (attualizzati) dato un tasso di interesse (tasso di sconto). Un valore VAN di progetto positivo indica in genere che l'investimento deve essere effettuato, a meno che altri progetti abbiano VAN più elevati. Valore attuale (VA): valore corrente o attuale delle stime di costi e vantaggi (attualizzate) dato un tasso di interesse (tasso di sconto). Il VA di costi e vantaggi alimenta il valore attuale netto totale dei flussi di cassa. Tempi di recupero: punto di pareggio di un investimento. Il punto nel tempo in cui i vantaggi netti (vantaggi meno costi) equivalgono all'investimento o costo iniziale. Utile sugli investimenti (ROI): misura dell'utile previsto di un progetto in percentuale. Il ROI viene calcolato dividendo i vantaggi netti (vantaggi meno costi) per i costi. Nota sulle tabelle sul flusso di cassa Di seguito viene riportata una nota sulle tabelle sui flussi di cassa utilizzate in questo studio (vedere la tabella di esempio di seguito). La colonna dell'investimento iniziale contiene i costi sostenuti nell'ora 0, o all'inizio dell'anno 1. Tali costi non sono attualizzati. Tutti gli altri flussi di cassa degli anni 1-3 sono attualizzati in base al tasso di sconto (indicato nella sezione Presupposti della struttura) alla fine dell'anno. I calcoli del valore attuale (VA) sono calcolati per ogni stima totale di costi e vantaggi. I calcoli del valore attuale netto (VAN) non vengono calcolati fino alle tabelle di riepilogo e sono la somma dell'investimento iniziale e i flussi di cassa attualizzati per ogni anno. Tabella [Esempio] Tabella di esempio

Rif. Categoria Calcolo Costo iniziale Anno 1 Anno 2 Anno 3 Totale




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Appendice D: Considerazione dello studio nel contesto di altri studi TEI pubblicati recentemente Microsoft ha incaricato Forrester Research di condurre casi di studio Total Economic Impact™per calcolare il ROI potenziale per molti prodotti desktop e server e servizi online della società. Ogni studio contiene un'analisi quantitativa dettagliata basata sulle interviste di più clienti Microsoft che hanno utilizzato uno o più prodotti. Forrester si affida all'esperienza di questi clienti e alla loro articolazione di come costi, vantaggi, opzioni di flessibilità e rischi sono correlati a tali impatti finanziari. Il lettore di questi studi dovrà prestare attenzione nel trarre le conclusioni sui valori comparativi basati unicamente sulla metrica ROI calcolata da Forrester. Il ROI è una metrica che varia in base alle dimensioni e al tipo dell'organizzazione, nonché ai casi di utilizzo di un determinato prodotto. Di conseguenza, il confronto dei ROI anticipati tra gli studi senza il contesto completo dei presupposti alla base del ROI non produrranno un confronto equo. Nell'esaminare più casi di studio TEI di Forrester è consigliabile considerare quanto segue:

Le conclusioni di ogni studio sono basate su un diverso gruppo di organizzazioni di clienti, di varie dimensioni e settori diversi.

Le organizzazioni composite sintetizzate da Forrester in base alle interviste realizzate per ogni studio,

variano per dimensione, settore e caso di utilizzo, da 150 utenti a più di 5.000.

Le distribuzioni dei clienti dei prodotti Microsoft variano per estensione; nel periodo in cui è stato realizzato lo studio per molti era in corso la fase di test, precedente la distribuzione su larga scala.

Le differenze nelle caratteristiche, nelle funzionalità e nei casi di utilizzo dei prodotti (Lync Server 2010 e

Lync Online come parte di Office 365, ad esempio) genereranno calcoli diversi per costi, vantaggi e ROI.

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Total Economic Impact TM di Microsoft Exchange 2010 Online preparato per Microsoft Corporation, luglio 2011 da Amit Diddee

"Dalle interviste approfondite condotte da Forrester con i clienti di Microsoft Exchange Online sono emerse diverse importanti osservazioni. In base alle informazioni raccolte dalle interviste con i clienti attuali di Microsoft Exchange Online, Forrester ha rilevato che le organizzazioni possono realizzare vantaggi sotto forma di riduzione dei costi di archiviazione, risparmi nel personale IT, riduzione dei costi per i server di Microsoft Exchange e Windows, funzionalità avanzate di filtro dei messaggi, abbattimento dei costi per l'accesso mobile agli utenti di BlackBerry, risparmi nei sistemi di backup e nel personale associato e scalabilità a costi contenuti.

In base a tali conclusioni, le società che intendono implementare Microsoft Exchange Online possono individuare riduzioni dei costi e vantaggi per la produttività. Tramite la struttura TEI, molte società possono individuare il potenziale per un convincente business case per effettuare tale investimento".



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Total Economic Impact TM di Microsoft Forefront Endpoint Protection (FEP) 2010 preparato per Microsoft Corporation, maggio 2011 da Michael Speyer

"Le società intervistate hanno riscontrato i seguenti vantaggi quantificabili a livello economico:

o Impegno ridotto del personale dedicato alla risoluzioni di infezioni malware.

o Impegno ridotto del personale dedicato all'analisi degli avvisi di malware.

o Impegno ridotto del personale dedicato all'amministrazione desktop.

o Costi evitati per le licenze associate al software antimalware di terze parti smantellato.

Il risparmio in termini di personale per l'analisi e la risoluzione delle infezioni malware deriva dal minor numero di incidenti e dall'impegno ridotto necessario per porvi rimedio. Vi sono vantaggi aggiuntivi che non abbiamo quantificato, ad esempio l'esposizione ridotta dei dati sensibili, l'interruzione dei processi aziendali o il furto di dati. Cumulativamente, rappresentano una riduzione del rischio d'impresa".

Total Economic Impact TM di Microsoft Lync Server 2010 preparato per Microsoft Corporation, novembre 2010 da Jeffrey North

"Dalle interviste approfondite condotte da Forrester con i clienti di Microsoft Lync Server 2010 sono emerse importanti osservazioni sul valore aziendale dell'investimento in Lync 2010. Forrester ha rilevato che le organizzazioni possono realizzare vantaggi nei modi seguenti:

o Sostituzione di sistemi telefonici PBX con il software Lync Server 2010.

o Riduzioni dei costi per Web conferencing e teleconferenze.

o Risparmio nei costi del personale IT e del supporto tecnico.

o Produttività migliorata per i singoli e i gruppi di lavoro.

o Riduzione delle spese di viaggio.

Inoltre, benché non siano quantificate in questo caso di studio, Forrester consiglia ai potenziali implementatori di Lync Server 2010 di esaminare anche potenziali opzioni future per le seguenti categorie:

o Incorporamento di comunicazioni avanzate nelle applicazioni line-of-business, cambiando la modalità di utilizzo di questi strumenti in azienda.

o Estensione delle comunicazioni unificate oltre l'impresa, a partner, clienti e fornitori, tramite la federazione.

o Estensione di tecnologia Rich Presence, audioconferenze e accesso a più funzionalità di comunicazione ai lavoratori mobili.

Forrester ritiene che Lync Server 2010 prometta un significativo vantaggio competitivo rafforzando le relazioni di dipendenti, clienti e fornitori/partner nelle aziende che adottano queste tecnologie di collaborazione".



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Total Economic Impact TM di Microsoft Office SharePoint 2010 preparato per Microsoft Corporation, marzo 2010 da Jeffrey North

"Nella realizzazione delle interviste con i clienti di Microsoft, Forrester ha rilevato che le organizzazioni possono ottenere significativi vantaggi finanziari dal consolidamento della collaborazione, della gestione dei documenti, del software dei portali interni ed esterni e della ricerca in SharePoint Server 2010. Le nuove funzionalità di SharePoint 2010 possono completare le applicazioni line-of-business, per contabilità e finanze, business intelligence e altri carichi di lavoro complessi per alcune organizzazioni, consentendo di ridurre il numero dei fornitori e abbattere i costi di manutenzione e licenze software. È possibile ottenere vantaggi aggiuntivi grazie alla riduzione dell'amministrazione IT e alla semplificazione dello sviluppo di applicazioni, aggiornando gli ambienti di SharePoint 2003 e 2007 a SharePoint Server 2010.

Lo studio ha inoltre rilevato vantaggi in termini di miglioramento della collaborazione e della produttività degli information worker e indicazione di una collaborazione futura ancora maggiore man mano che le organizzazioni dei clienti sfruttano i vantaggi delle nuove funzionalità in SharePoint Server 2010.”

Total Economic Impact TM di Microsoft Office 2010 preparato per Microsoft Corporation, maggio 2010 da Bob Cormier

"Nella realizzazione delle interviste con i clienti di Microsoft, Forrester ha rilevato che l'organizzazione composita può ottenere significativi vantaggi rettificati in base al rischio nelle aree seguenti (vedere la sezione Vantaggi per ulteriori dettagli):

o Vantaggi in termini di produttività di creazione condivisa in un gruppo di sviluppo di vendite e business.

o Vantaggi per la produttività di OneNote per 40 team di progetto separati.

o Eliminazione degli strumenti di modifica foto e video di terze parti.

o Vantaggi associati alle funzionalità irrinunciabili di Office 2010 per la produttività e vantaggi associati all'utilizzo aggregato delle funzionalità e delle caratteristiche di Office 2010 seguenti: visualizzazione Backstage di Microsoft Office, barra multifunzione avanzata nelle applicazioni di Office 2010, Visualizzazione protetta di Microsoft, Anteprima Incolla, visualizzazione Conversazione, Azioni rapide, Anteprima calendario e grafici sparkline e slicer (Excel 2010)".

Total Economic Impact TM dell'implementazione della piattaforma di produttività Microsoft preparato per Microsoft Corporation, maggio 2010 da Michelle Bishop

"L'obiettivo di questo studio erano le organizzazioni che hanno implementato soluzioni composte da più prodotti basate sulle offerte più recenti di Microsoft per la produttività di Office, spesso combinate con un'infrastruttura basata su Windows Server 2008 R2. Forrester ha rilevato che queste organizzazioni hanno raggiunto vantaggi aggiuntivi con l'integrazione dei prodotti per gli utenti finali e per gli amministratori IT. In particolare, è stato riscontrato che l'organizzazione composita basata sull'insieme delle società intervistate, ha ottenuto:

Produttività e collaborazione migliorate

Miglioramenti nella produttività del personale, con conseguenti risparmi, in media, di 82,33 ore l'anno

o del 3,96% di tempo al giorno per dipendente per l'organizzazione composita. L'aumento di produttività è derivato da:



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1. Meno passaggi tra le applicazioni poiché le caratteristiche di collaborazione tra i diversi prodotti

sono più integrate e funzionano in modo ottimale insieme.

2. Accesso diretto ed efficiente alla disponibilità dei membri dei team tramite la caratteristica di Presenza che accelera la connessione alla persona di cui si ha bisogno.

3. Maggiore facilità di ricerca e accesso alle competenze e alle conoscenze tramite SharePoint MySites,

Active Directory e funzionalità di ricerca migliorate.

4. Meno tempo dedicato alla ricerca e alla gestione di documenti e posta elettronica grazie alle caratteristiche migliorate per la ricerca e la gestione della posta elettronica.

5. Utilizzo più rapido e frequente delle applicazioni e delle caratteristiche grazie alla coerenza dell'interfaccia utente della barra multifunzione in tutte le applicazioni.

6. Miglioramento della funzionalità di reporting, incorporamento, analisi e condivisione dei dati, per gli utenti di business intelligence (BI).

Processo di collaborazione migliorato grazie ad alcune funzionalità, ad esempio la creazione condivisa

di documenti per i team distribuiti, quali venditori, team di studi clinici o servizi professionali. Riduzione dei costi Riduzione dei costi derivante dalla sostituzione delle soluzioni di business intelligence legacy e dalla

riduzione della domanda di costose risorse di sviluppo grazie alle funzionalità disponibili in SharePoint 2010 ed Excel 2010.

Numero ridotto di viaggi con conseguente risparmio grazie alle esperienze di collaborazione

e comunicazioni tramite conferenze più integrate ed efficaci, nonché alla possibilità di visualizzare e modificare documenti su dispositivi diversi con Microsoft Office 2010 e SharePoint 2010.

Costi per conferenze e chiamate interurbane evitati mediante caratteristiche quali VoIP, Web conferencing,

videoconferenze e conferenze telefoniche con accesso esterno. Risparmi nell'amministrazione IT attraverso l'implementazione di un ambiente standardizzato,

con strumenti di amministrazione e gestione comuni tra SharePoint 2010, Exchange 2010 e Office Communications Server.

Riduzione nei costi di archiviazione della posta elettronica. Riduzione nei costi di formazione principalmente derivante da un'interfaccia utente coerente

tra le applicazioni. Lo studio ha inoltre individuato aree possibili di vantaggi futuri man mano che le organizzazioni dei clienti sfruttano i vantaggi delle nuove funzionalità nell'ambito di VoIP e della flessibilità di implementazione di soluzioni ospitate o locali di SharePoint".



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Appendice E: Note conclusive i Le metriche finanziarie sono rettificate in base al rischio da Forrester per tenere conto delle potenziali incertezze delle stime di costi e vantaggi. ii Le emissioni di CO2 nei viaggi aerei variano in base alla lunghezza del volo, da 0,24 kg di CO2 per passeggero per miglia per i voli brevi fino a 0,18 kg di CO2 per i voli lunghi. Fonte: fattore delle emissioni basato sui dati del 2006 raccolti nel Regno Unito e disponibili presso The World Resource Institute.

studio total economic impact™ di forrester preparato per...

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