fredag den 25 februari 20112

Taktiskt inköp 4 poäng

Svante Axelsson Mobil: 070-623 64 59

E-mail: svante.axelsson@effso.com

3

Kraljic’s purchasing matrix as a basis for choice of strategy

Leverage items(Competitive

procurement)

Strategic items(Partnership)

Standard items(System agreement +

e-business solution)

Bottleneck items(Reliable supply +

search

alternative)

High

Low

Financial

impact

HighLow Supply risk

Source: van Weele, Purchasing and Supply

Chain Management, 2002

Inköps övergripande roller

A van Weele

• Cost(Kostnadsminskning)

• Value (Kundvärdeskapande)

• Risk

(Riskhantering)

Björn Axelsson

• Rationaliseringsroll (Kostnadsminskning)

• Utvecklingsroll (Kundvärdeskapande)

• Strukturroll

(Påverka leverantörsmarknaden)

Cost of purchased goods

Cost for salary

Other costs

Revenue

TotalCost of sold products

Net income before depreciation

Interest-Income

Net profit after depreciation Profit

margin

ROI

RevenueDepreciation

Receivables

Revenue

CashFixed assets

Current assets

Capital employed

Store + GIP

Capital Turn over

+

+

+

+

+ +

-

-

x

CEO/CFO – Map DuPont model

Agreementprocess

Needs analysis process

Marketanalysisprocess

Supplyprocess

Payment &Follow-upprocess

Generic Purchasing process

Define need:Product or service technical demandAlternative solutionsVolumes actual total and in timeSupply, lead-times and flexible demandPrice, payment- delivery-termsCSR demandTrade offs – balance different internal and external demandsOthers: Spare parts, serviceTooling - conditionsCall off quantitiesCurrency, price variation terms

Defineneed

Alternativesolutions Specification

FunctionalQualityaspects

Analysing-Tools

Needsanalysis process

Supplier Market “as is”

Informationmeans

Supplier

evaluation

DevelopSuppliermarket

Navigate in the global market:

- Google

- Open door for information

- Fairs, exhibitions, invitation on home page

- Advertising

- Catalogues

- Supplier catalogues

- Colleges in purchasing

Supplier Marketanalysis

Supplier

evaluation

DevelopSuppliermarket

Agreement Process covers:

- Request for information

- Prequalification of suppliers (optional)

- Dialogue with suppliers and Negotiations

- Set up and Decision re Supplier(s)

- Conditions

- Supply plan

- Quality assurance process

- Documentation requirement

RFI &

Pre- Q

RFQOfferEvaluation

Supplier

choiceNegotiation Agreement

Agreementprocess

Supplier

evaluation

DevelopSuppliermarket

Supply Process covers:

- Call offs /Order

- Order acknowledgement

- Supply plan and re-planning

- Logistics, incl. Transport, storage and documentation

- Receiving and inspection (Quality, number, timeliness)

- Check vs. conditions

Supplyprocess

Call of & Order-Acknowledge-

ment

Supply &

RecivingReplanning

Changes

Quality-

check

Supplier

evaluation

DevelopSuppliermarket

Payment & follow up Process covers:

- Payment against conditions

- Statistics on process efficiency

- Statistics on supplier performance

- Feed back to supplier

- Information internally

- Improvement plans

Payment &follow up

process

PaymentSupplier

performanceProcess

efficiency

Development

plans

Mätning &Uppföljningav Inköps-processen

Agreementprocess

Needs analysis process

Marketanalysisprocess

Supplyprocess

Payment &Follow-upprocess

Generic Purchasing process

Agreementprocess

Needs analysis process

Marketanalysisprocess

Supplyprocess

Payment &Follow-upprocess

Generic Purchasing processvsStrategic, Tactic and Operative procurement

Strategic

Tactic Operative

Taktiskt / operativt inköpKälla: Purchasing management av A.J. Van Weele

fredag den 25 februari 201114

Internal

customer

Avgöra

Produkt

spec

Lev.

val

Skriva

kontrakt

Order

läggning

Order

styrning

Efter

Leverans

hantering

Leve-

rantör

Purchasing function

Tactical purchasing Operative purchasing / order

Sourcing Supply

Procurement

Buying

Upphandlingsprocess

Vilka steg som upphandlingen skall

passera. Oftast finns inom en organisation

en generisk upphandlingsprocess som

sedan anpassas för den enskilda

upphandlingen. Mindre omfattningar och

enklare produkter genomförs med fördel

med en förenklad process.

Upphandlingsprocess

Ett enkelt exempel följer nedan:

UpphandlingsprocessenI det traditionella inköpet är upphandlingsprocessen ofta av just denna

sekventiella karaktär. I det moderna inköpet, som är mer tvärfunktionellt, består

processen ofta av parallella aktiviteter. Exempelvis innebär köp av en

OEM/ODM-produkt att konstruktionsarbete löper parallellt med

avtalstecknanden i flera steg.

Upphandlingsprocessen

Vid planeringen är det viktigt att ta hänsyn till anbudsgivarnas egen process och

tidsbehov. Inköparen bör därför tänka igenom vilka steg som finns på

anbudsgivarsidan, exempelvis:

Strategiskt inköp är den högsta ansvarsnivå och i princip

alltid en centraliserad funktion ibland en global funktion. Det

strategiska inköpet kan vara representerat i företagsledningen.

Följande ansvar brukar ligga inom strategiskt inköp:

• Utformning av olika typer av (interna och externa) policys

• Utformning av anskaffningsprocesser

• Delegering av arbetsuppgifter och utformning av

arbetsbeskrivningar

• Utveckling av system och planer för leverantörsutveckling

• Beslut om större upphandlingar, outsourcingaktiviteter,

investeringar

• Upphandling/tecknande av långtidsavtal, partnerskapsavtal etc

• Sortiments- och leverantörsstrategier

Taktiskt v/s strategiskt inköp

Tydliga begrepp inte etablerade och de används om vart annat.

En tankemodell är att se på tidsfaktorn:

Operativt 0 - 0,5 år

Taktiskt 0,5 - 2 år

Strategiskt 2 år >

fredag den 25 februari 201120

Taktiskt inköp effektuerar den strategiskt utstakade vägen

genom att välja produkter och leverantörer och lägga upp

logistiska flöden. Taktiskt inköp kan vara såväl centraliserat

som decentraliserat, men oftast centraliserat. Följande

ansvar brukar ligga inom taktiskt inköp:

• Omförhandling/tecknande av ramavtal på årsbasis

• Program för konstruktionsförbättringar eller standardisering

• Leverantörsutvärdering med syfte att förbättra

leveranskvaliteten

• Program för minskning av leverantörsbasen

• Program för leverantörsutveckling

Operativt inköp har den dagliga kontakten med

leverantörerna. Operativt inköp är ofta en

decentraliserad funktion. Följande aktiviteter är

vanliga inom operativt inköp:

• Orderläggning

• Leveransbevakning

• Problemhantering avseende fakturor, fel och

brister

• Bevakning av leverans- och leverantörsutfall

Taktiskt Inköp

• Disciplinen taktiskt inköp omfattar arbetet med att effektuera organisationens inköpsstrategier och optimera anskaffningslösningar.

• Ofta handlar det om att effektivisera logistiken kring den externa anskaffningen, men det kan också innebära att utveckla leverantörer, organisation eller programverktyg.

Taktiskt Inköp, forts

• Det taktiska inköpet var länge en del av det strategiska inköpet, eftersom mycket styrs i de avtal som tecknas med leverantörerna men numera har taktiskt inköp alltmer utvecklats till en egen disciplin.

• Det strategiska inköpet måste förstås fortfarande vara samordnat med det taktiska. Taktiskt inköp är i större utsträckning decentraliserat än vad strategiskt inköp är och arbetar på kortare sikt.

fredag den 25 februari 2011

Taktiskt inköpares vardag

Marknadsbevakning. (förmedla internt)

Utmana specifikationer

Offertförfrågan /-utvärdering.

Leverantörsbedömning

Kontraktsförhandling / -skrivning

Leverantörsutvärdering.

Leverantörsutveckling. (verksamhetsutveckling)

Inköps roll vs Kravspecifikationen

• Ifrågasätta

• Utmana

• Föreslå alternativ

1. Kvalitetsnivå

2. Omfattning

3. Låsning till leverantör

4. Standard vs Specifik

5. Sortimentsbegränsning (nyttja de som finns)

Styrning av Taktiskt Inköp - InköpspolicyInköpspolicyn är ledningens viktigaste verktyg för styrning av

inköpsverksamheten. I en decentraliserad inköpsorganisation får denna policy stor betydelse, eftersom det handlar om att få en mängd olika enheter att gå i samma riktning. Inköpspolicyn kan dels kommunicera interna mål och regler, dels vilka krav som ställs på leverantörer. En inköpspolicy brukar innehålla några av följande element:

• Leveranspolicy (beställningsprocess, leveransplanering)

• Kvalitetspolicy (kvalitetsförbättringar)

• Materialkostnadspolicy (styrning av materialkostnader och priser, kostnadsreduktioner)

• Leverantörspolicy (sourcingaktiviteter, leverantörsförbättringar)

• Kommunikationspolicy (interna och externa kontakter)

• Uppförandekod, s.k. social policy (sociala och etiska krav)

Inköpspolicy - Intern

En inköpspolicy delas upp i intern och extern del. I en del fall finns det kopplingar till av organisationen tillämpade nyckeltal. Den interna delen brukar innehålla målsättningar för organisationen, exempelvis:

• Affärsmässighet

• Kostnadsreduktion

• Ledtidsförbättringar, rättidighet

• Konkurrensutsättning

• Etiska förhållningsregler

Inköpspolicy - Extern

Den externa delen av en inköpspolicy innehåller främst leverantörspolicy samt uppförandekod (s.k. 'code of conduct'). Det kan också finnas inslag av kvalitetspolicy. Den externa delen av en inköpspolicy beskrivs på en del företag i en leverantörshandbok eller leverantörsportal. Vanligen beskrivs mål och medel för förbättringsprogram avseende produkter, kvalitet och kostnader. Det är dock viktigt att understryka att inköpspolicyn endast skall vara ett övergripande dokument. Processer, detaljregler mm arbetas hellre in i en handbok, kvalitetsavtal eller motsvarande.

Uppförandekod

• Uppförandekoden används gentemot leverantörerna för att styra dessa mot sociala och etiska regler som anses särskilt viktiga. Ofta skrivs också in i avtal att de ska följa uppförandekoden, exempelvis genom ett så kallat leverantörskvalificeringsavtal.

Man bör även ta in i vilken utsträckning detta gäller i 2, 3 el 4 nivåns underleverantörer

Code of conductDe vanligaste kraven i en uppförandekod, 'code of conduct' för leverantörer brukar vara:

• All anställning hos leverantören skall vara frivillig

• Alla anställda hos leverantören skall ha en angiven minimiålder

• Alla anställda hos leverantören skall arbeta mindre än ett visst antal timmar per vecka.

• Leverantören måste följa arbets- och anställningslagar

• Leverantören måste följa lagar för ersättning och kollektivavtal

• Alla anställda måste behandlas humant

• Leverantören får inte diskriminera vid anställningsbeslut

• Leverantörens anläggningar måste uppfylla lagstadgade och avtalade säkerhetsregler

• Leverantören måste ha en beredskapsplan

• Leverantören måste informera de anställda om dessa förhållningsregler

• Efterlevnaden av dessa förhållningsregler är föremål för auditering.

Marknaden

Vad är marknaden?

En marknad är summan av alla affärer som görs i ett definierat område/bransch.

Vilka marknadssegment finns det?

• Det finns ….. St (DBP)

Marknad

• Typer av marknad

• Geografiska marknader

• B2B vs Konsumentmarknad

• Macroekonomi

Markets

•Analyze

• Local vs Global

• Regulated vs Free

• Competitive Porters 5 Forces

• Shortage or surplus

Supplier markets

•Make use of vs Interfere

• Present, latent suppliers and potential suppliers

•Supplier development improvements in present fields

•Develop capable suppliers into new fields

• Create new suppliers

Göra Affärer

Vad är det?

• Krävs köpare och säljare

• Två (eller fler) parter vars mål kan mötas så att de önskar göra en affär.

• De har (ofta – inte alltid) motstridiga intressen på ett antal områden

1. Fördelning av resurser

2. Kvalitetsnivå

3. Prioriteringar

• En process

• Många aktörer (på båda sidor)

• Se möjligheter

• Vara medveten om risker

• Kunna hantera riskerna

• Kunna sluta avtal

Göra Affärer

Marknad

• Lokal marknad

• Regional marknad

• Global marknad

Marknad

• Komponent marknad

• Tjänste marknad

• Råmateriel marknad

• osv

40

Olika marknadsstrukturer

• Monopol

• Oligopol

• Viss konkurrens

• Perfekt konkurrens

Vad har vi lärt oss

• Vad är och hur definieras Inköp?

• Hur påverkar Inköp organisationens resultat?

• Offentlig upphandling

• Hur styrs Operativt Inköp och vilka operativa processer finns tillgängliga?

• Leverantörsmätning

• Marknaden

• Affärer - kontext

Kort om Effso

Effso utvecklar Inköpsorganisationer

genom att:

• Hjälpa till med rekrytering

• Hyra ut resurskonsulter vid arbetstoppar

• Träna befintlig personal genom workshops

• Tillhandahålla en verktygslåda

• Stå för drift av inköp av indirekt material

Jobbar heltäckande men BARA inom INKÖP