tempo, attività, obiettivi, parte 2 goal setting
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Cosa
voglio fare
Perché
voglio
farlo
Quando
Performance ManagementKnowledge
Management
Project
Management
Time
Management
Perché
Parte 1: Perchè
Dal Tempo agli Obiettivi
Strumento di
pianificazione
del tempo:
cose (attività, mansioni, compiti,
appuntamenti) che devo fare ….
voglio fare
lavorare per
compiti
Lavorare per
obiettivi
l’attenzione è rivolta ai risultati
non alle azioni
Cambia il FOCUS MENTALE
Obiettivo motivo per agire motivazione
Che cosa ?
Perché ?
Come ?
Risultato / Obiettivo
Scopo / Motivi
Azioni
Situazione attuale ?
Motivazione
Efficacia: indica la accuratezza e la
completezza con la quale gli utenti
raggiungono determinati risultati;
Efficienza: indica le risorse spese in
relazione alla accuratezza e
completezza con la quale gli utenti
raggiungono determinati risultati;
Efficienza / Efficacia
Caratteristiche delle persone efficienti / efficaci:
1 Sanno cosa vogliono (= hanno ben chiaro i loro
obiettivi)
2
3
È più frequente incontrare persone che NON sanno cosa
vogliono (propensione del cervello a concentrarsi sul NON)
L’OBIETTIVO deve essere chiaro e specifico (sistema di
attivazione reticolare)
Sanno perché vogliono quel obiettivo = hanno
uno scopo Non sono gli obiettivi che ci motivano ma le emozioni
collegate a quel obiettivo
Motivazione = motivo + azione
Quando il perché è abbastanza forte il come non è mai un
problema
Sanno cosa devono fare per farlo accadere
Hanno un piano d’azione (= PIANO OPERATIVO)
Vantaggi degli obiettivi
Indirizzano il FOCUS MENTALE (SAR)
Aumentano la motivazione
Possiamo sfruttare l’anticipazione mentale
(pianificazione)
Rappresentano un riferimento
Aiutano ad evitare distrazioni
Permettono di monitorare il lavoro
Caratteristiche degli Obiettivi
Specifici e misurabili
Positivi
Definibili nel tempo
Fattibili e motivanti (equilibrio)
N° max: 9+1
A lungo termine
A medio termine
A breve termine
Non esistono persone motivate
e altre demotivate,
esistono invece obiettivi in
grado di motivare o di
demotivare.
Struttura del Piano Operativo
Piano Operativo Aziendale
Obiettivo: andare a Milano
Caratteristiche degli obiettivi:
Caratteristiche: Ad esempio:
Specifici e misurabili 251 km (circa 2 ore 34 min)
Positivi Vado a vedere un concerto dei Pink
Floyd !
Definibili nel tempo Domani
Fattibili e motivanti (equilibrio) Non è a New York ! Vado matto per i
Pink Floyd: ho un motivo (emozione)
per agire.
Categorie
I principali gruppi di attività su cui
lavoriamo ogni giorno e che ci
permettono di raggiungere i nostri
obiettivi.
Aree principali all’interno delle quali
dovete concentrare i vostri sforzi e a
cui dovete dedicare tempo.
Le categorie: gli obiettivi intermedi
Le categorie: gli obiettivi intermedi
Attività
Compiti, progetti che svolgiamo
ogni giorno
Somma di azioni
Le attività
Le azioni
Riepilogando ….
Processi lineari
Categoria 1
Categoria 2
Categoria …
Categoria n
OBIETTIVO
Processi ciclici
OBIETTIVO
Categoria 1
Categoria 2Categoria …
Categoria n
1. Quali sono, in questo momento, i vostri 2
obiettivi più importanti per la vostra carriera?
2. Quali sono, in questo momento, i vostri 2
obiettivi più importanti in campo finanziario?
3. Quali sono, in questo momento, i vostri 2
obiettivi più importanti riguardanti la vostra
famiglia o i rapporti sociali?
4. Quali sono, in questo momento, i vostri 2
obiettivi più importanti per la salute e la
forma fisica?
Creare un Piano Operativo:
domande esempio
Quanti ?
Solo professionali
o anche privati ?
Creare un Piano Operativo:
gli obiettivi
Creare un Piano Operativo:
approccio top->down
Partendo dagli Obiettivi:
1. Che obiettivi voglio raggiungere ?
2. Quali devo raggiungere ?
3. Cosa mi aspetto da me stesso ?
4. Che indirizzo voglio dare alla mia vita ?
Creare un Piano Operativo:
approccio down -> top
Partendo dalle attività quotidiane:
1. Perché faccio determinate attività ?
2. Qual è il loro scopo finale? A che
obiettivo mi portano ?
3. Quali attività vorrei fare ?
4. Che attività dovrei svolgere ?
Creare un Piano Operativo:
le categorie
Gruppi di attività collegate da un
senso logico;
rappresentano le strade da
percorrere per raggiungere gli
obiettivi;
aspetti che non dobbiamo
tralasciare per raggiungere
l’obiettivo.
per un responsabile marketing un obiettivo potrebbe essere la strategia.
Questa a sua volta si può dividere nelle seguenti categorie: pubblicità,
assistenza, prezzo, distribuzione,…..
per un responsabile di produzione un obiettivo potrebbero essere gli
impianti, obiettivo che dividerà nelle seguenti categorie: manutenzione,
riparazione, assistenza, acquisti,…..
un responsabile acquisti potrebbe avere come obiettivo la gestione dei
fornitori, che si suddividerà in varie categorie: contratti, relazioni, liste, ….
Un addetto alle vendite dovrà gestire l’obiettivo dei nuovi clienti dividendolo
nelle categorie: elenco potenziali, visite a potenziali, offerte potenziali, …
Un avvocato che si porrà l’obiettivo dell’insegnamento dovrà gestire
probabilmente le categorie: lezioni, redazione articoli, esami
Una segretaria deve sicuramente avere l’obiettivo di gestire i compiti
abituali, suddivisi nella categoria corrispondenza, posta, archivio,
comunicazioni, …
Pensando a degli obiettivi personali chiunque di noi potrebbe avere degli
interessi sportivi, che potranno essere divisi nelle categorie fitness, palestra,
mountain bike, ….
Ancora un obiettivo personale potrebbe essere la gestione della casa, con
le categorie acqua, gas, …, manutenzione, …..
Esempi di Obiettivi e Categorie
2.2 Personalizzare le Categorie
Visualizzazione delle attività
Nella visualizzazione “Per Categorie”
le attività saranno visualizzate
rispecchiando il piano operativo
e dandoci costantemente una
completa overview della nostra
situazione
Cosa
penso di
voler fare
Cosa
dovrei fare (auspicabile)
Cosa in
realtà sto
facendo