IT VISION December 2014, nr 2, jaargang 11

Vijf redenen om overte gaan op ITaaS

08

Aandachtspunten voor Enterprise Mobility

16

Vier mythes over cloudback-up ontrafeld

12

Van Chief Information Officer naar Chief Innovation Officer

04

UNIT4 Cloud Desktop: De meest complete en veilige online werkplek voor uw organisatie

Als organisatie wilt u uw medewerkers optimaal ondersteunen. Hiervoor is een moderne werkplek van groot belang. Zo’n werkplek moet aan veel vereisten voldoen: snelheid, flexibiliteit, betrouwbaarheid, veiligheid én overal toegankelijk. Maar de techniek moet wel beheersbaar blijven. Speelt dit in uw organisatie? Dan is de UNIT4 Cloud Desktop een goede oplossing.

De UNIT4 Cloud Desktop is een veilige online werkplek die overal, altijd en vanaf vrijwel elk device toegang geeft tot e-mail, bestanden, Microsoft programma’s en andere bedrijfsapplicaties. Het helpt u de oude traditionele IT-wereld met de nieuwe realiteit te verbinden.

• Op vrijwel elk type user device toegankelijk• Altijd en overal te benaderen• Inclusief standaard Microsoft Office applicaties, back-up en antivirus• Integratiemogelijkheden met overige kantoorapplicaties (ook oudere systemen)• Beheer door UNIT4• Vast bedrag per gebruiker per maand

Johan Arensman

ISO 27001Certificate No. IS 565903

3

IT VISION

In 4 stappen naar de CIO van de toekomst

Verouderde technologie noodzaakt tot ERP

investeringen

CASE

IT Vision is een uitgave van UNIT4 IT Solutions voor klanten en relaties. IT Vision wordt verspreid in Nederland in een oplage van 5000 exemplaren.

Redactie: Linda Geerdink, Richard Wimmer, Bart Hoogenraad, Tom ModderkolkTekstbijdragen: Jurriaan van Oortmessen, Patrick Tak, Ronald Bruins, EVault® Opmaak: RisignAdresgegevens: Papendorpseweg 1003528 BJ UtrechtTel: 088 247 17 77

itsolutions@unit4.comwww.unit4.nl/hybridcomputing

Van Chief Information Officer naar Chief Innovation Officer 4

In 4 stappen naar de CIO van de toekomst 6

Column: De tijd van maatwerk is voorbij 7

Vijf redenen om over te gaan op ITaaS 8

De transitie van ONS Accountants & Belastingadviseurs naar de cloud van UNIT4 10

Vier mythes over cloud back-up ontrafeld 12

UNIT4 Online Back-up (productnieuws) 15

Aandachtspunten voor Enterprise Mobility 16

Verouderde technologie noodzaakt tot ERP investeringen 18

Word lid van Innovatief ICT Nederland 20

Een nieuw gezicht op deze pagina! Ik stel mij graag even voor. Mijn naam is Johan Arensman en sinds 1 juli 2014 de opvolger van Jack van der Velde als Directeur van UNIT4 IT Solutions. Deze rol combineer ik met mijn andere verantwoordelijkheden als Directeur UNIT4 Software B.V. Jack is vertrokken, maar blijft aan UNIT4 verbonden als Directeur Asia & Pacific.

Ik heb de eer u kort de onderwerpen in dit magazine toe te lichten. In deze tijd waarin veranderingen elkaar razendsnel opvolgen, zien wij dat organisaties nieuwe eisen stellen aan de rol van de IT-manager of CIO. De CIO wordt meer en meer geacht innovatieve technische oplossingen te bieden waarmee de business vooruit kan. Zijn rol verandert naar Chief Innovation Officer. In ons coverartikel gaan we hierop in en we geven u een concreet stappenplan.

Verder gaan we in dit magazine in op een aantal oplossingen waar veel organisaties behoefte aan hebben. Door de toegenomen afhankelijkheid van digitale informatie systemen is een goede back-up van gegevens uiterst belangrijk voor de continuïteit. De cloud biedt hiervoor uitstekende oplossingen, maar er gaan veel spookverhalen rond. Vier van deze ‘mythes’ ontrafelen wij voor u.

Een ander actueel onderwerp is enterprise mobility. Deze trend zal nog vele fases kennen in de toekomst, maar het is zaak ook nu al te zorgen dat uw MDM-beleid op orde is én dat het beheer en support van devices beheersbaar is. UNIT4 heeft de mogelijkheid u op dit vlak te ondersteunen.

Ten slotte wil ik u wijzen op het referentverhaal van ONS Accountants & Belastingadviseurs, zij gebruiken naar volle tevredenheid hun UNIT4 applicaties uit de UNIT4 cloud.

Veel leesplezier!

Johan Arensman,Directeur

NIEUWE ONTWIKKELINGEN

181006

4

Waarom de CIO de katalysator van innovatie is…De rol van de CIO verandert. Met de digitalisering van de bedrijfsvoering fungeert hij niet langer als ondersteuning van de business. Nee, hij is de dragende kracht achter een innovatieproces dat de business toekomstbestendiger moet maken. Míts hij daarvoor zelf de voorwaarden creëert.

Van Chief Information Officer naar Chief Innovation Officer

De machtige orkaanWanneer boekte u voor het laatst een vlieg-ticket zónder daarbij online te gaan? Of liep u een bank binnen om geld over te maken? Of zocht u het nummer van dat ene restau-rant met behulp van een telefoonboek?

Met elke dag die aan ons voorbij trekt, bege-ven meer en meer diensten zich online. U kunt investeren in een piepklein initiatief waar u twee uur geleden nog nooit van gehoord had. Uw energieverbruik bekijkt u met uw telefoon of tablet. En uw gebruikt een app, zodra u van A naar B gebracht wenst te worden, waarbij u de mogelijkheid heeft bij een wildvreemde in de auto te stappen.

RatraceDe digitalisering werpt zich op deze manier op als een machtige orkaan, die alles op haar pad verbuigt, verdraait óf vernietigt. Wie niet mee wil of kan óf te laat schakelt, komt op harde wijze in aanraking met de gevolgen. Vraag dat maar aan de muziekwinkels en drukkerijen. Of kijk naar de huidige taxibranche, dat worstelt met de opkomst van ‘taxi-app’ Uber.

Bedrijven moeten digitaliseren in een poging bij te blijven in de ratrace die dagelijks lijkt te evolueren. Maar het is meer dan simpelweg bijblijven. De technologische ontwikkelingen bieden bedrijven óók de mogelijkheid zichzelf opnieuw uit te vinden en zichzelf te profileren.

De dragende kracht achter dit innovatiepro-ces? De Chief Information Officer.

De ‘money making’ CIOIn de zoektocht naar de ideale digital enter-prise hebben organisaties behoefte aan een aanspreekpunt, een voortrekker. Maar wie? De business heeft weinig weet van IT. Andersom geldt hetzelfde vooroordeel. Blijft er één functie over die zowel organisatorisch als qua competenties precies tussen beide werelden in zweeft. Inderdaad, de CIO. Als cruciale verbinding tussen de business en IT is hij als geen ander in staat de voorwaarden te creëren die innovatieve, digitale concepten mogelijk maken, die uiteindelijk weer passen bij de digitalisering van de samenleving.

5

COVERSTORY

Toegevoegde waardeDeze visie komt ook tot uiting in de groeicijfers van bedrijven, blijkt uit onderzoek. Bij succes-volle Nederlandse bedrijven - met een groeiver-wachting van meer dan vijf procent over 2014 - kende de CIO over het algemeen namelijk een andere rol in vergelijking met minder succes-volle bedrijven. De CIO was daar veel directer betrokken bij het identificeren en inbrengen van nieuwe technologieën. De overige bedrijven legden die taken veel meer neer bij managers op een lager niveau in de organisatie.

Opvallende voetnoot in dat verhaal: de CIO’s van deze succesvolle, Nederlandse bedrijven keken bij de aanschaf van hun nieuwe tech-nologieën veel meer naar de toegevoegde waarde van de innovatie dan naar de prijs. Bij bedrijven die over 2014 verwachtten te krim-pen was de prijs in veel meer gevallen leidend.

VerschuivingHet toont aan dat de rol van CIO verschuift. De CIO neemt met grote stappen afstand van het predicaat ‘omhooggevallen IT-manager’. Met zijn kennis van IT-toepassingen is hij in staat productie, omzet en winst te optimaliseren. De CIO gaat van Chief Information Officer naar Chief Innovation Officer. De ‘money making’ CIO – zoals Gartner dat in een eerder stadium al omschreef – lijkt een feit.

Officer – de leiding nemen op de route naar innovatie. Dat is niet per definitie een dood-zonde. Maar het is juist de techniek die de ontwikkelingen drijft: het werkveld waar het profiel van de CIO in eerste instantie het beste op aansluit.

InnovatiepredikersWil de CIO zijn potentiele voortrekkersrol ook in de praktijk vervullen, dan dient hij zich enigszins los te trekken van de dagelijkse sleur rondom de interne IT-infrastructuur.

De huidige generatie CIO’s die hun rol als Chief Innovation Officer waarmaken, vol-doen grofweg aan zes eigenschappen. Ze hebben een strategische visie op de wijze waarop technologie de business in de toe-komst transformeert. Ze zijn onvermoeibare innovatiepredikers. Ze focussen zich op het onderhouden van de relaties die uiteindelijk tot groei moeten leiden. Ze zorgen ervoor dat de rest van de boardroom hun visie begrijpt. Ze houden zich tot op zekere hoogte afzijdig van de dagelijkse IT-infra-structuur. Én ze deinzen niet terug voor het nemen van risico’s.

De lerende CIOHet eisenpakket dat komt kijken bij de nieuwe rol van de CIO is uitgebreid. En het is volgens Gartner uiteindelijk maar de vraag of alle CIO’s meekunnen in deze ontwikkelingen.

Een toekomst als Chief Innovation Officer is dan ook vooral weggelegd voor de CIO’s die bereid zijn hun carrière multidisciplinair in te vullen, vult EY aan. Dat begint al met een opleiding die verder gaat dan alleen IT, maar ook zakelijke en wetenschappelijke beginse-len aanhaalt. Daarnaast dienen CIO’s ook tij-dens hun actieve carrière zich te verrijken, door te werken of zich te verdiepen in onder-delen van de organisatie die van oudsher meer tegen de business aanschurken dan IT.

RevolutieZo verbuigt, verdraait of vernietigt de tech-nologische revolutie niet alleen de business, maar ook de rol van de CIO. En waar organi-saties moeten inspelen op deze ontwikkelin-gen, willen ze het hoofd boven water hou-den, daar geldt vanzelfsprekend hetzelfde voor de CIO. Alleen dán kan de CIO uit-groeien tot Chief Innovation Officer.

De proactieve CIODe rol van Chief Innovation Officer vraagt om een andere invulling van de taken van de CIO. En het is in eerste instantie aan de CIO zélf om die voortrekkersrol te vervullen. Wil de CIO fungeren als dé innovatie-aanjager van de business, dan moet hij zich nieuwe vaardigheden, werkwijzen én een nieuwe mindset aanleren, stelt ook Ernst & Young.

Want afhankelijk van de sector waarin het bedrijf actief is, geeft de rest van de organi-satie veelal niet de aanzet voor de invulling van een nieuwe rol. De ervaring leert dat de CIO als individu zijn organisatie op proac-tieve wijze dient te overtuigen van de moge-lijkheden van het digitale tijdperk. In plaats van reactief te wachten op het moment dat datzelfde digitale tijdperk het voortbestaan van het bedrijf in gevaar brengt.

BoardroomHet is geen verrassing dat voornamelijk de organisaties die actief zijn in de IT-gevoelige sectoren – denk aan IT- en telecommunica-tiebedrijven, maar óók aan banken - aanto-nen dat hier de mogelijkheden en de toe-komst van de CIO liggen. CIO’s vervullen hier al meer prominentere rollen dan hun colle-ga’s elders. Zo heeft 53 procent van de CIO’s in deze IT-sectoren een vaste plaats in de boardroom. Ter vergelijking: in andere secto-ren is dit slechts 17 procent.

De riskerende CIODe digitalisering van de samenleving heeft tot gevolg dat de functie van CIO aan waarde en aanzien wint. Wat heet: Gartner constateert dat meer en meer CIO’s in de boardroom inmiddels ‘leiding geven aan dis-cussies in de boardroom over onderwerpen als cloud, mobile en analytics’.

Maar het feit dat meer en meer CIO’s mogen plaatsnemen in de boardroom, betekent niet per definitie dat ze ook daadwerkelijk gebruik maken van hun kwaliteiten. Op dat vlakken liggen er mogelijkheden, oordeelt EY. “CIO’s herkennen de noodzaak te focussen op groeimogelijkheden, maar ze falen nog vaak in het aanleggen van relaties met de absolute top van de business.”

Volgens EY bestaat daardoor het gevaar dat business managers of geheel nieuwe functi-onarissen – bijvoorbeeld de Chief Digital

Zo verbuigt, verdraait of vernietigt

de technologische revolutie niet

alleen de business, maar ook de rol

van de CIO.

In 4 stappen naar de CIO van de toekomstDe CIO kan dé dragende kracht zijn achter een innovatieproces dat de business toekomstbestendiger moet maken. Moet hij wel zélf de voorwaarden creëren. Een stappenplan.

Wees ambitieusCIO’s van allerlei soorten bedrijven zetten digitale technologieën in

om de business te transformeren. De digitale mogelijkheden zijn veelal voorhanden. Maar die mogelijkheden komen veelal alleen tot uiting, op het moment dat CIO’s die zélf willen ontplooien. Onderzoek van Ernst & Young wijst bijvoorbeeld uit dat zelfs in IT-sectoren slechts de helft van de CIO’s van mening is dat zij het voortouw moeten nemen voor digitale innovatie. Ruimte voor verbetering dus.

Wees proactiefHet zijn de ‘IT-gevoelige’ bedrijven – denk aan

telecommunicatiebedrijven, banken en softwareproducenten – die het voortouw nemen in het ontluiken van digitale mogelijkheden. De CIO vervult bij deze bedrijven ook een prominentere rol dan bij bedrijven in andere sectoren. Zo heeft 53 procent van de CIO’s een plek in de

boardroom. Ter vergelijking: gerekend over alle sectoren is dit slechts 17 procent.

Het zijn ook de CIO’s van ‘IT-gevoelige’ bedrijven die succesfactoren beter herkennen. Denk aan communicatie, leiderschap en een duidelijke focus op groei. Nog belangrijker is de wijze waarop deze CIO’s meer strategische betrokkenheid tonen bij de business, zodra het over digitale transformatie gaat.

Wees innovatiefBijna vier op de tien CIO’s in ‘IT-gevoelige’ sectoren zijn in

staat op basis van digitale technologieën de business te innoveren, becijfert EY. Ze beschikken over een zes unieke eigenschappen, die het klassieke speelveld van de CIO ontstijgen.

Zo zijn innovatief. Stimuleren ze groei. Hebben ze een strategische visie op de wijze waarop technologie de business verandert.

En kunnen ze die ook implementeren. Zorgen ze er voor dat hun visie begrepen wordt. Kijken ze verder dan IT-projecten en de IT-infrastructuur. En – boven alles – lopen ze niet weg voor het nemen van risico’s.

Wees multidisciplinairDe CIO’s die een meer strategische leiderschapsrol vervullen óf willen

vervullen, hebben een aantal zeer bewuste keuzes gemaakt tijdens hun carrières. Dat begint al met hun opleiding, waarin ze – naast IT – zich ook hebben toegelegd op economi-sche en exacte vakken.

Die lijn trekken ze door tijdens hun werkende leven. Ze zoeken bewust naar mogelijkheden ervaring op te doen in andere geografische regio’s óf andere afdelingen van de business. Ze tonen daarnaast ook betrokkenheid buiten de eigen organisatie, bijvoorbeeld door een advies- of bestuursfunctie te vervullen.

6

1

23

4

Patrick Tak Principal Consultant

7

COLUMNDe tijd van maatwerk is voorbij… leve het maatwerkZo’n titel voor een column vraagt om uitleg. Komt eraan! Maatwerk is voor orga-nisaties die denken dat hun bedrijfsprocessen zo uniek zijn dat standaardoplossin-gen voor hen niet werken. Lange tijd ging die vlieger op. Maatwerk bestaat immers veel langer en standaarden in ICT stonden in het begin synoniem voor ‘net-niet-oplossingen’. Maar maatwerk heeft een groot nadeel: het is moeilijk aanpasbaar. Het maakt de kosten van veranderingen hoog. In tijden waarin orga-nisaties aan veel veranderingen onderhevig zijn, heeft de opkomst van de cloud het maatwerk definitief naar de geschiedenisboeken verdrongen. Er komt wel een ander soort maatwerk voor terug: maatwerk in klantbenadering.

Maatwerk heeft ICT-leveranciers veel geld opgeleverd. Maar in het cloudtijdperk moeten ze hun bedrijfsmodel aanpassen om bestaansrecht te hebben. Ook voor organisaties is het wennen, want maatwerkleveranciers zijn enorm klantgericht. Elke specifieke wens kan én wordt op maat gerealiseerd. Maar wat is nu de echte toegevoegde waarde hiervan? Zie maatwerk als een drug: het geeft even voldoening maar al snel wil je meer om hetzelfde effect te krijgen. Ik zal uitleggen waarom.

Door maatwerk past de ICT-omgeving een organisatie als een oude jas, is het credo. Wel even, maar al snel begint het te piepen en te kraken. Organisaties ver-anderen en dit geeft steeds nieuwe eisen aan systemen waarmee organisaties werken. Geen nood, een telefoontje naar de ICT-leverancier, die zet de meter aan en levert een oplossing waardoor de boel weer in beweging komt. De leverancier is blij, want de kassa rinkelt. Maar is de klant ook blij? Alles werkt, dat wel. Maar door al die aanpassingen wordt de IT zo ingewikkeld en duur dat het vrijwel onbeheersbaar is.

De cloud maakt een einde aan maatwerk. De cloud staat synoniem voor stan-daardisatie. Kenmerkend van de cloud is een centrale omgeving, die de leverancier beheert en onderhoudt. Organisaties worden hiermee flink ontzorgd. Er komen steeds meer cloudtoepassingen beschikbaar. Die kunnen met elkaar communice-ren door gebruik van open standaarden. Door het combineren van die standaard-componenten ontstaat een integrale – vaak hybride - oplossing die het positieve van de maatwerkervaring geeft. Alles werkt samen en als organisatie betaal je niet voor functionaliteit waar je eigenlijk niets aan hebt.

Als je ontevreden bent over een leverancier van klassieke maatwerkoplossingen, kom je er niet van af omdat de systemen helemaal vervlochten zijn met de bedrijfsprocessen en mogelijk nog niet afgeschreven zijn. Ben je ontevreden over een cloudleverancier dan stop je gewoon met betalen. Je betaalt immers een vast bedrag per maand. Vervolgens zoek je een andere leverancier die oplossingen biedt die je makkelijk kunt integreren in je huidige IT. Goede cloudleveranciers beseffen dit en zullen je wat betreft dienstverlening die maatwerk ervaring geven. Ze luisteren naar de wensen want doen ze dat niet dan zijn de klanten weg. Daar-door verdwijnt de tijd van het klassieke maatwerk, maar er komt maatwerk in klantbenadering voor terug. Leve het maatwerk dus.

WERK IN UITVOERINGDe ICT-specialisten van UNIT4 zijn van alle markten thuis! Hieronder een greep uit onze projecten:

Gondrand LogisticsUpgrade back-office (120 servers)Oplevering: gerealiseerd

UNIT4 GezondheidszorgRealisatie UNIT4 Cura SaaS-platform omgeving met 120 serversOplevering: gerealiseerd

ReadeInrichting en implementatie van wireless access infrastructuurOplevering: gerealiseerd

Infinitas LearningHybrid Computing platform voor nieuwe document management omgevingOplevering: december 2014

Achmea Creative ServicesMigratie naar de UNIT4 CloudOplevering: december 2014

Royal Boskalis WestministerUitbreiding Server Based Computing platform ten behoeve van DockWiseOplevering: december 2014

Hoogheemraadschap DelflandMigratie VMware en Deepsecurity omgevingenOplevering: januari 2015

Stichting Kompaan de BochtOpwaarderen hardware, Hypervisor en Server based computing omgevingOplevering: januari 2015

Stichting Bartiméus Sonneheerdt Adviestraject voor veilige ontsluiting van cloudoplos-sing voor cliënten videoportaal Oplevering: Q1 2015

VEZETImplementatie veilige ontsluiting WebfarmOplevering: februari 2015

8

Fata morgana?Technologie maakt steeds meer mogelijk en kan de business meer dan ooit ondersteunen. Overal en altijd. Een keer inloggen en direct toegang tot alle software, zelfs al zijn de pak-ketten afkomstig van verschillende leveranciers. Samen met anderen tegelijk in een document werken zonder zorgen dat er informatie kwijt raakt. Niet gevangen zitten in een bedrijfssys-teem dat alleen maar geld kost en de business niet ondersteunt. Dit zijn enkele uitgangspun-ten van de business, maar dat is niet altijd mogelijk, zo geeft de IT-manager aan.

Vijf redenen om over te gaan op ITaaSNa SaaS, IaaS, PaaS is de stap naar ITaaS niet meer zo groot. ITaaS? Jazeker, IT as a Service. De complete IT – hosting, beheer van software en hardware, support, contacten én contracten met leveranciers – als dienst afnemen en daarmee uitbesteden. Je zet de computer of tablet aan en de IT is beschikbaar. De software ondersteunt het werk, draait snel en goed via veilige verbindingen. Dankzij goede monitoring is een storing al verholpen voordat de gebruiker er last van kan hebben. Dan ondersteunt IT de business echt.

Het is te kostbaar om huidige systemen te vervangen en bovendien is er onvoldoende kennis om de ontwikkelingen bij te houden, stelt de IT-manager. Kennis van security op allerlei devices, kennis van performance, kennis van de verschillende softwaresyste-men, kennis van back-ups én oog houden voor innovatie. Het groeit de IT-manager langzamerhand boven het hoofd.

De IT-manager wil de regisseur zijn tussen de business en de ondersteuning. Hij wil niet meer al die ellende van falende systemen

over zichzelf en zijn afdeling heen te krijgen. Hij wil geen olietanker zijn maar wendbaar als een speedboot zodat hij de business goed kan ondersteunen. Maar hoe dan? De cloud in met de IT? Klinkt aantrekkelijk maar hoe beheers je de afstemming tussen de cloudaanbieders? Applicaties moeten met elkaar integreren…Heel simpel, door ITaaS, het volledig uitbe-steden van de IT aan een gespecialiseerde partij. De IT als dienst afnemen, of te wel overstappen op IT managed services, heeft vijf belangrijke voordelen:

9

IT VISIONBijblijven bij technolo-gische ontwikkelingen

Technologische ontwikkelingen gaan te snel om bij te kunnen benen als organisatie die IT niet als corebusiness heeft. Bovendien zijn organisaties steeds afhankelijker van technologie waardoor een storing een gigantische impact heeft op de bedrijfsvoe-ring. Met ITaaS is het veel eenvoudiger om te profiteren van de mogelijkheden die de technologie biedt, zonder dat je zelf in deze kennis hoeft te investeren.

Betalen naar gebruik

Net als bij SaaS, PaaS en IaaS zijn de kosten flexibel en voorspelbaar. Je betaalt de IT-diensten die je nodig hebt. Zeker voor orga-nisaties die constant in verandering zijn, is ITaaS interessant. Dit IT-concept maakt het mogelijk de IT te laten meebewegen met de organisatie, waardoor de kosten van veran-dering lager uitpakken.

Kortom, genoeg voordelen om ook de IT over te laten aan een specialist, zodat je organisatie in staat is te anticiperen op ver-anderingen die komen.

Meer flexibiliteit

Als je de IT zelf doet, is die altijd of te groot of te klein of verouderd. Als je IT inkoopt dan neem je toekomstige ontwikkelingen als uit-gangspunt. Is dit groei dan koop je daarop in. Na de aankoop is de capaciteit te groot. Er komt een moment dat de IT-resources pre-cies aansluiten op de behoefte en daarna is er ondercapaciteit waardoor je als organisa-tie gevangen komt te zitten in de IT. Bij het concept ITaaS is het eenvoudiger om IT-diensten in of uit te schakelen. Denk aan het direct extra licenties of opslagcapaciteit afnemen of deze beperken indien nodig. Zo kan je als organisatie beter inspelen op de markt en makkelijker innoveren. Samen met de IT-dienstverlener kan je als IT-manager continu bepalen welke IT-omgeving het meest geschikt is. Je krijgt dan IT op maat.

Ontzorgen

Wanneer je applicaties uit de cloud afneemt, ontstaan naast voordelen ook nieuwe uitda-gingen. Verschillende cloudlocaties maken integraties noodzakelijk en zorgen voor een diversiteit in beheer en geboden serviceni-veau. Je krijgt dan te maken met tijdrovend leveranciermanagement. Als je kiest voor ITaaS, dan kies je voor een cloudonafhanke-lijke leverancier, die eenduidige servicelevels biedt over alle applicaties en systemen en kennis heeft van cloudintegraties. Eén con-tactpartij betekent één aanspreekpunt, dat biedt echt ontzorging.

Innoveren

Veel organisaties innoveren niet omdat hun ICT hen hierin beperkt. Ze hebben appara-tuur en software gekocht maar die voldoet niet meer. Toch nemen ze er geen afscheid van omdat de aankoop pas over een bepaalde periode is afgeschreven. Door eer-der afscheid te nemen van bepaalde syste-men, krijgen ze te maken met een enorme desinvestering. Daardoor blijvenveel kansen voor innovatie onbenut. Door de IT als dienst af te nemen, blijft u in gesprek met de leve-rancier om zo de IT-vraag in balans te hou-den met het IT-aanbod.

UNIT4 Hybrid ComputingMet UNIT4 Hybrid Computing beschikt u over een complete én flexibele ontzorging op het gebied van cloud computing. UNIT4 neemt de zorg over de techniek en het beheer van uw complete hybrid cloud omgeving uit handen, ongeacht of deze in onze UNIT4 Cloud, een private of public cloud of op uw eigen locatie draait. Ons uitgebreide dienstenpak-ket biedt u volledig technisch en functioneel beheer en kosteneffici-ente shared services.

Meer informatie: www.unit4.nl/hybridcomputing

10

“Stabiliteit en een goede performance”De transitie van ONS Accountants & Belastingadviseurs naar de cloud van UNIT4

ONS Accountants & Belastingadviseurs heeft sinds 2006 de ICT in de cloud ondergebracht. Destijds was al de gedachte dat ze geen omkijken wilden hebben naar het onderhoud en beheer. Dit ging een tijd goed maar de hostingpartij kon de lappendeken aan applicaties die door de jaren heen ontstond niet meer in de lucht houden. Frequente storingen waren het gevolg. Deskundigen lieten weten dat de stabiliteit toeneemt na implementatie van applicaties van één leverancier. ONS heeft gekozen voor de totaaloplossing van UNIT4 vanuit de cloud. “Het personeel heeft niets van de transitie gemerkt en de performance en stabiliteit zijn flink verbeterd.”

11

CASE

ONS bedient hoofdzakelijk MKB-bedrijven met administratieve, bedrijfskundige, fiscale en pensioen dienstverlening. Daarbij zetten de zestig medewerkers van het kantoor met vestigingen in Huissen en Elst vooral in op kwaliteit. De organisatie ziet zichzelf als controller van MKB-ondernemingen die zelf de financiële expertise niet in huis hebben. Diverse medewerkers komen van een big four kantoor en bieden kwaliteit vanuit een risicobenadering tegen een scherpe prijs, vertelt Gert van der Vliet (RA), directeur bij ONS. “Wij volgen uiteraard de wettelijke eisen, maar vragen daarnaast waar de ondernemer van wakker ligt. Dat is op dit moment de financiering en innovatie. Nergens in Europa zijn banken zo terughoudend met financiering als in Nederland. Dan adviseren wij de ondernemer over alternatieve vormen. Overigens zijn ondernemers door de economische situatie realistischer geworden over de financiering van hun groei of innovatie.”

Vrijdag de 13eRealistisch over hun ICT is ONS al vele jaren. Het kantoor heeft naar eigen zeggen als een van de eerste kantoren in Nederland besloten om de ICT in de cloud te zetten. Vlak voordat de ICT naar een hostingpartij over zou gaan, crashte op vrijdag 13 januari 2006 de installatie die in huis draaide. Er moest hulp van Microsoft uit Amerika aan te pas komen om de ICT weer

draaiende te krijgen. “Toen was ons helemaal duidelijk: het beheer en onderhoud moeten we niet meer zelf willen doen”, zegt Antoine Freriks, belastingadviseur en directeur bij ONS.

Best-of-breedIn de jaren daarna groeide de organisatie en daarmee ook de automatisering. ONS was een echte best-of-breed-organisatie, vertelt Johan Peters (RA), eveneens directeur bij ONS. Steeds meer pakketten werden aan elkaar geknoopt, maar op een gegeven moment begonnen er performanceproblemen op te treden en ook de stabiliteit verminderde. “We hebben hierover gesproken met onze toenmalige hostingpartij maar ook met externe deskundigen”, aldus Peters. “Wij kregen van verschillende kanten te horen dat het beter is om te kiezen voor één leverancier voor alle pakketten. Die zijn beter te integreren en bovendien voorkom je zo dat leveranciers naar elkaar wijzen bij het lokaliseren van een storing.”

TotaaloplossingHet kostte tijd om die boodschap te laten landen. ONS was tevreden over de functio-naliteit van de toenmalige automatisering. Toen bleek dat de hostingpartij de stabiliteit niet kon verbeteren, is ONS zich gaan oriën-teren. Het kantoor werkte al met software van UNIT4 voor de salarisadministratie en de controlepraktijk. “UNIT4 bleek de meest voor de hand liggende softwarepartner omdat ze een totaaloplossing bieden”, aldus Peters. “Een kantoor dat in een vergelijkbare situatie zat als wij, vertelde tijdens een vaktechnisch overleg dat UNIT4 ook hosting biedt. Toen was de keuze gemaakt.”

In april 2013 is de overgang naar de UNIT4-pakketten in de cloud gestart. Zaken die nog niet geautomatiseerd waren, zoals de opslag van dossiers, werden geautomatiseerd. CRM is omgezet en alle benodigde applicaties werden

in het datacenter van UNIT4 geïmplemen-teerd. In september 2013 is ONS ook nog eens verhuisd. “We vroegen UNIT4 of de gewenste livedatum haalbaar was en er is bevestigend gereageerd, mits we er strak boven op zouden zitten”, vertelt Antoine Freriks.

ProjectgroepenOp 2 januari 2014 konden alle medewerkers over op de nieuwe werkomgeving die draaide in de cloud van UNIT4. UNIT4 zorgt voor het onderhoud en beheer van de soft-ware maar ook voor de glasvezelverbindin-gen. Medewerkers hebben geen hinder ondervonden van de transitie. Ze moesten weliswaar met nieuwe software aan de slag, maar door de vorming van projectgroepen tijdens de implementatie zijn medewerkers erbij betrokken. “We hebben onze beste mensen op onderdelen laten meedenken over de automatisering”, vertelt Gert van der Vliet. “Die mensen droegen ook een stuk verantwoordelijkheid van het probleem. We hebben de automatisering niet over de schutting gegooid, maar echt samen met gebruikers overlegd over de ideale situatie. Die gebruikers hebben tegen anderen gezegd dat er iets moois op automatisering-gebied aankomt. De automatisering is daar-door echt een succes geworden. We zijn echt tevreden over de UNIT4-applicaties die in de cloud draaien en over de dienstverlening van UNIT4. Ze zijn er echt voor ONS.”

Het team van ONS

“Toen was ons helemaal duidelijk:

het beheer en onderhoud moeten

we niet meer zelf willen doen”

“UNIT4 bleek de meest voor

de hand liggende software-

partner omdat ze een totaal-

oplossing bieden”

12

Is back-up in de cloud echt zo gevaarlijk?

Vier mythes over cloud back-up ontrafeld

Mythe nr. 1: Het is onmogelijk om de privacy van data in de cloud te waarborgen Dit is momenteel misschien wel de meest wijdverbreide en meest schadelijke mythe over cloud computing. Door de aard van het concept stelt de cloud data op een zeker punt bloot aan de nieuwsgierige ogen van onbe-voegden, of niet soms? Is dat niet het grootste nadeel van cloud computing in het algemeen?

Het antwoord op beide vragen is “Nee, mits het cloud back-up en recovery platform correct wordt opgezet.” Ja, uit een lekkende cloud kunnen data terechtkomen op plaatsen waar ze niet thuishoren, maar een goed geïmplementeerde encryptie kan ervoor zorgen dat data, zelfs in een cloudomgeving, ontoegankelijk blijven. Hieronder leest u hoe.

Waarheid: Goed versleutelde data zijn overal even veilig, ook in de cloud De eerste vraag die elke IT-organisatie zich moet stellen als wordt overwogen om back-ups in de cloud te bewaren, is hoe de cloud provider de data beveiligt. Hoe encrypt de service provider de data? Multipoint encryptie is absoluut noodzakelijk voor dataprotectie, iets wat veel organisaties niet begrijpen of liever negeren.

De cloud ondergaat momenteel een belangrijke realiteitstoets die het enthousiasme deels heeft getemperd. Kostbare calamiteiten, onvoorspelbare storingen en zelfs zorgen over een spionerende overheid hebben de groei van de cloud acceptatie geremd, met name op het vlak van back-up en recovery.

Veel van de bezwaren tegen de cloud komen voort uit mythes die alom als waar worden doorverteld. Simpel gezegd is back-up in de cloud lang niet zo gevaarlijk als sommigen denken. Bovendien geldt dat slecht nieuws, of het nu klopt of niet, zich snel verspreidt, terwijl goed nieuws over back-up en recovery in de cloud IT-afdelingen veel langzamer bereikt.

Dat goede nieuws bestaat echter wel degelijk. In dit artikel kijken we naar vier populaire en schadelijke mythes rond back-up en recovery in de cloud en zetten we die recht. Daarmee laten we zien dat de cloud nog steeds een geschikte optie is voor back-up, misschien wel de beste.

MYTHE

WAARHEID

“De cloud voldoet niet aan eisen

voor veiligheid, toegang,

compliance en snelheid .” Of toch ?

13

IT VISIONDe eerste best practice in encryptie is encrypten bij de bron. Het belangrijkste is een programma te vinden, dat de data encrypt voordat deze de eigen omgeving van de organisatie verlaat. Interessant is, dat een groot deel van de bedrijfsdata niet bij de bron wordt versleuteld, waardoor de data in het datacenter of op laptops of mobiele apparaten kwetsbaar is. Als u een cloud provider kunt vinden met multipoint encryptie, hebt u een betere data privacy dan veel bedrijfssystemen.

Het volgende belangrijke moment voor encryptie is wanneer data wordt verzonden. Data moet altijd zijn versleuteld terwijl het zich over het netwerk van een organisatie, naar en van een cloud provider verplaatst. Het laatste cruciale moment voor de encryptie is als de data in opslag is in het datacenter van de cloud.

Het beheer van encryptiesleutels is ook een belangrijke overweging. Deze sleutels moeten worden opgeslagen op een plaats die gescheiden is van de versleutelde data om te voorkomen dat er één enkel point of compromise (POC) is. Daarom hoort een cloud provider nooit de encryptiesleutel van een organisatie te beheren. Ook mag een cloud provider de data niet decoderen ten behoeve van deduplicatie.

Organisaties moeten altijd hun eigen encryptiesleutels beheren en moeten eisen dat data te allen tijde versleuteld blijft. Elk compromis ten aanzien hiervan brengt de databeveiliging in gevaar. Uitbesteden aan een cloud provider heeft zin – tot op zekere hoogte. Het kan echter niet de bedoeling zijn dat de ‘sleutels tot het koninkrijk’ hierbij worden weggegeven.

Mythe nr. 2: Het is onmogelijk om controle te houden over wie toegang heeft tot data in de cloud Zelfs als de data versleuteld is, is er nog de vraag wie er toegang toe heeft. Veel IT’ers geloven dat het vrijwel onmogelijk is om de toegang tot data in de cloud te regelen, of in ieder geval zo ingewikkeld dat het onhaalbaar is.

Het is echter niet alleen mogelijk om de toegang tot data in de cloud te regelen, het is noodzakelijk. Het hoeft bovendien niet onoverkomelijk complex te zijn. Er zijn verschillende manieren om ervoor te zorgen dat alleen bevoegde ogen toegang hebben tot data in de cloud.

Waarheid: Niemand heeft toegang tot uw data in de cloud, tenzij u ze die toegang verschaft Het is van cruciaal belang dat organisaties de toegang van de cloud provider tot de firewall van het netwerk nauw definiëren en dat bedrijven alleen na authenticatie toegang verlenen tot data. Daarnaast moeten klanten hun service providers vragen hoe zij het netwerkverkeer controleren op afwijkingen die duiden op binnenkomende DoS-/DDoS-aanvallen. Preventie plus de mogelijkheid tot recovery is een veel betere strategie dan recovery alleen.

Wie ervoor wil zorgen dat alleen de juiste mensen toegang hebben tot de data, moet er natuurlijk voor zorgen dat alleen de juiste mensen toegang hebben tot het datacenter. Fysieke systemen waar gebruikersdata wordt bewaard, mogen alleen toegankelijk zijn voor werknemers die een goede reden hebben om daar te komen, en datacenters voor de authenticatie en het beheer van sleutels moeten volledig ontoegankelijk zijn voor werknemers die niet over de juiste rechten beschikken.

Als andere werknemers of bevoegde inge-huurde bedrijven om welke reden dan ook toegang tot het datacenter moeten hebben, moeten ze worden ingelogd en voortdurend worden begeleid door werknemers met de vereiste rechten. De beste architectuur is zo gebouwd dat twee bevoegde werknemers nodig zijn om toegang te krijgen tot data. In

veel gevallen is een externe provider beter in staat om deze beveiligingsmaatregelen te implementeren dan de interne IT-afdeling van een bedrijf.

Mythe nr. 3: De cloud gaat niet samen met compliance Compliance is gecompliceerd en cruciaal. Vooral in sectoren zoals het bankwezen en de gezondheidszorg kan compliance een organisatie letterlijk maken of breken. Veel organisaties zijn bang voor compliance problemen en bewaren hun back-ups liever niet in de cloud.

Het is echter niet nodig om de cloud af te wijzen. Als back-up en recovery in de cloud op de juiste manier wordt aangepakt, past het goed binnen de parameters van compliance. Het belangrijkste is om een service provider te vinden die geloofwaardig is wat betreft compliance en die daarvan bewijs kan overleggen.

Waarheid: Met een geaccrediteerde cloud provider kan compliance zelfs eenvoudiger worden Het is absoluut noodzakelijk dat cloud provi-ders bekend zijn met de wetgeving inzake compliance en toegang tot data en zich daar-aan houden, en dat ze zich onderwerpen of hebben onderworpen aan audits die de beveiliging van hun systemen bevestigen. Due diligence is wat dat betreft de best practice. Audits bieden klanten die de cloud gebruiken de zekerheid dat cloud service providers in

14

compliance zijn met de landelijke, provinciale en andere overheidsbepalingen om te zorgen voor data privacy en dataprotectie.

Formele onafhankelijke audits volgens ISO 27001 en SSAE 16 kunnen bevestigen, dat de datacenters van de cloud provider voldoen aan de strenge vereisten omtrent fysieke beveiliging, fysieke toegang en interne audits. De audit zorgt er ook voor dat cloud providers hun controleactiviteiten en proces-sen aan hun klanten en de controleurs van hun klanten kunnen presenteren in de vorm van een standaard rapportage.

IT-professionals moeten ook altijd “wat gebeurt er als” vragen stellen aan cloud providers. Dat zijn de vragen die IT’ers zouden moeten beantwoorden als officiële instanties of bedrijfsadvocaten komen aankloppen. De belangrijkste hiervan is: Wat gebeurt er als de provider wordt gevraagd om de data van een organisatie te overleggen? Voor compliance is ook de houdbaarheidstermijn van data van belang. Als een organisatie data slechts zes jaar lang hoeft te bewaren, moeten de IT’ers precies begrijpen hoe de cloud provider die data uit de roulatie neemt of permanent vernietigt zodat niemand er meer toegang toe heeft.

Mythe nr. 4: Met back-up in de cloud is geen snelle recovery mogelijk Een laatste hardnekkige mythe over de cloud is dat het weliswaar een goedkope optie is voor back-up, maar nutteloos voor de belangrijkere broer van back-up: recovery. Back-ups van gegevens zijn immers waardeloos als de organisatie de data na een calamiteit niet snel kan herstellen. Veel IT’ers

maken liever onsite back-ups, ongeacht de kosten, omdat ze denken dat het intern herstellen van data efficiënter is dan herstel binnen een cloud model.

Deze mythe is simpelweg niet waar, zolang de cloud provider heeft gezorgd voor een veilige en te herstellen configuratie voor de data van de organisatie.

Waarheid: Cloud recovery kan net zo snel – of nog sneller – dan onsite recovery Onder de belangrijkste factoren die klanten moeten onderzoeken zijn het aantal en de locatie van de datacenters van een cloud provider. Hoe redundant zijn de data back-ups, en bevinden de datacenters zich gevaarlijk dicht bij elkaar, zodat een ramp er twee of meer zou kunnen treffen?

Klanten moeten er tevens voor zorgen dat ze de gegarandeerde recovery tijd van een service provider begrijpen en zich ervan verzekeren dat die past bij de behoeften van de organisatie. Kan een bedrijf overleven als de recovery 24 uur duurt, of moet het binnen 4 uur gebeuren?

Preventief handelen door cloud providers kan hier van grote waarde zijn. De cloud provider kan bijvoorbeeld weersvoorspellin-gen volgen en zijn klanten laten weten wan-neer een calamiteit hun kant op komt.

Als organisaties hun due diligence doen en een service provider vinden die volgens de afspraken of beter presteert, is de recovery tijd niet alleen geen probleem, maar over het algemeen ook veel korter dan wat deze onsite zou zijn geweest.

Tot slot: de ene cloud – en cloud provider – is de andere niet De mythes over back-up en recovery in de cloud zijn niet geheel verzonnen. Cloud calamiteiten doen zich inderdaad voor, en zowel organisaties als cloud providers moe-ten waakzaam blijven voor het up and run-ning houden van een beveiligd, te herstellen cloud platform. Als ze daarin slagen, kunnen de resultaten enorm zijn en kunnen de mythes eenvoudig worden weerlegd.

Bedrijven kunnen zonder twijfel voordeel behalen als ze data naar de cloud verplaatsen. De cloud is elastisch en efficiënt. De cloud kan de productiviteit van gebruikers verbeteren en de last van IT-personeel verlichten, zodat tijd en geld wordt bespaard. In de cloud is zowel eenvoudige bestandsuitwisseling als de back-up van bedrijfskritische data mogelijk. Het is echter belangrijk om te onthouden dat de ene cloud of provider de andere niet is. Organisaties moeten:

• begrijpen welke technologieën en best practices noodzakelijk zijn om een ijzersterke, rotsvaste cloud omgeving mogelijk te maken;

• bekend zijn met de staat van dienst van de service provider, weten wat diens kerncompetenties zijn en hoe goed deze passen bij de behoeften van het bedrijf;

• beseffen dat een service provider een verlengstuk is van een IT-team en hoort op te treden als een vertrouwd adviseur wanneer het noodlot toeslaat;

• erop bedacht zijn dat storingen kunnen optreden, maar als dat leidt tot een bedrijfsonderbreking, moet de organisatie een duidelijk beeld hebben van hoe de service provider de SLA in verband met de recovery heeft opgesteld – en zich ervan verzekeren dat de SLA gegarandeerd is.

Gewapend met de waarheid over back-up en recovery in de cloud en een beter begrip van de achterliggende processen, het personeel en de technologische problemen, kunnen IT’ers back-up in de cloud van een bron van onzekerheid en twijfel omzetten in een bedrijfsvoordeel. En dan kunnen ze iets ervaren wat ze misschien nooit hadden verwacht van een verhuizing naar de cloud: gemoedsrust.

Dit artikel is gebaseerd op de whitepaper Vier mythes over cloud back-up van Seagate®

De voordelen van UNIT4 Online Back-up:• voor private, public en on-premise

omgevingen;• heldere SLA én live support;• eenvoudig te implementeren;• maakt gebruik van de bewezen

EVault® techniek• snel, betrouwbaar en veilig;• volledig gecertificeerde

dienstverlening;• maandelijkse kosten, geen

investeringen vooraf.

UNIT4 Online Back-upFlexibele, kostenefficiënte én veilige cloudoplossing beschermt uw kostbare data

Moderne bedrijven zijn volledig afhankelijk van informatiesystemen, bijvoorbeeld voor de boekhouding, CRM en logistieke systemen. Bovendien slaan steeds meer organisaties zeer veel informatie - zoals offertes, contracten of werkinstructies - alleen nog maar digitaal op. Verlies van data kan het voortbestaan van een bedrijf ernstig bedreigen. Organisaties zoeken daarom naar manieren om zich tegen een dergelijk verlies te beschermen. UNIT4 Online Back-up helpt dit probleem te adresseren.

Iedere IT-manager die recent bestanden of gegevens is kwijtgeraakt en daar de gevol-gen van ervaart zal het beamen. Een goede back-up oplossing is onmisbaar. Hoe goed is uw back-up oplossing eigenlijk?. In geval van een calamiteit blijkt in de praktijk maar al te vaak dat er geen goede back-up was ingere-geld, dat het terugzetten van gegevens of bestanden (van tape) niet lukt of een hele grote effort is. En hoe snel bent u weer “up and running” na bijvoorbeeld een brand als uw back-up tapes onsite zijn opgeslagen?

Hybride omgevingenHet huidige IT-landschap is complex. Veel organisaties kennen een hybride infra-structuur met integraties met public clouds - zoals AWS en Azure - en maken gebruik van remote werkplekken. Dit stelt extra eisen aan een back-up oplossing. Bij het gebruik van public clouds moet u zelf zorgen voor een goede back-up oplossing van uw ge-gevens. En zijn de data van uw bijkantoren en thuiswerkplekken wel beschermd?

UNIT4 Online Back-upUNIT4 Online Back-up is een dienst waarmee u bestanden en gegevens tegen verlies kunt beschermen door back-ups vanuit alle omgevingen veilig in de UNIT4 Cloud op te slaan. De professionals van UNIT4 bieden indien nodig ondersteuning bij het herstel van uw kwijtgeraakte data. De dienstverlening van UNIT4 is volledig gecertificeerd volgens de belangrijkste certificeringen voor informatiebeveiliging.

U bepaalt het zelfU kunt via het UNIT4 Online Back-up web portaal zelf aangeven welke bestanden en gegevens u wilt beschermen en - in geval van verlies - welke gegevens en bestanden u wilt terughalen. UNIT4 Online Back-up zorgt voor een automatische back-up op een

ingestelde tijd, bijvoorbeeld in de avond. U kiest bovendien zelf hoelang wij de gegevens voor u bewaren.

Zekerheid met vaste maandelijkse kostenHet nut van een goede back-up oplossing is helder. Maar het vervangen van een bestaande back-up oplossing is kostbaar. UNIT4 Online Back-up is een dienst met maandelijkse kosten op basis van het volume van uw data en het back-up schema dat u kiest. U heeft dus geen investeringen vooraf.

Meer informatie Wilt u meer informatie over de mogelijkheden van UNIT4 Online Back-up voor uw organisatie? Kijk op www.unit4.nl/onlinebackup of neem contact met ons op via telefoonnummer 088 247 17 77.

UNIT4 Online Back-up is powered by Seagate®

Vault (secundair)

INTERNET

Server ServerServer

Vault (primair)

15

PRODUCT

2007 2013 2015 2016 2018

EMM MobileWorkspaces

MobilePartners

UnifiedEnterprisePlatform

MDM

16

Aandachtspunten voor Enterprise Mobility

Het gebruik van mobiele apparaten zoals smartphones en tablets biedt kansen, maar brengt ook beheeruitdagingen met zich mee. Om daar goed mee om te kunnen gaan doen organisaties er goed aan om een Mobile Device Management (MDM) oplossing te gebruiken. Een MDM-oplossing helpt IT-afde-lingen met beveiliging, monitoring, beheer en ondersteuning van mobiele apparaten. Het is daarmee een essentieel hulpmiddel voor een goed BYOD-beleid (Bring Your Own Device). Medewerkers krijgen toegang tot een mobiele werkruimte, wat volgens experts niet alleen de toekomst is van werken, maar ook van leven. Met mobiele werkruimtes kunnen organisaties hun werknemers veilige apps, bestanden en diensten bieden - op elk appa-raat en over elk netwerk.

Vijf fases van mobility1

De eerste fase van mobility management (MDM) startte in 2007, het jaar dat de iPhone massaal doorbrak en ook zijn intrede deed in de zakelijke markt. De tweede fase, enterprise mobile management (EMM),

begon in 2013. De volgende fase is die van mobiele werkruimtes. Deze gaat in 2015 echt van start. Medewerkers kunnen altijd en overal toegang krijgen tot hun digitale werk-omgeving - ongeacht het apparaat dat ze ervoor gebruiken. In 2016 zal naar verwach-ting de fase ‘mobile partners’ beginnen. Organisaties gaan dan samenwerken met hun partners en klanten en hen helpen de mobility-reis te voltooien. Uiteindelijk zal rond 2018 de fase van het unified enterprise platform (UEF) van start gaan. Organisaties zullen dan hun mobiele platforms willen integreren om medewerkers, partners en klanten te ondersteunen.

Gebruik eigen mobiele apparaatMedewerkers geven steeds meer de voorkeur aan het gebruik van hun eigen mobiele appa-raat - om thuis of onderweg ook zakelijke e-mails te kunnen lezen en beantwoorden en informatie op te zoeken die bijvoorbeeld nodig is voor een afspraak. Ze willen immers flexibel kunnen werken en niet langer gebon-den zijn aan een laptop, PC of mobiele tele-

foon van de zaak. Organisaties doen er ver-standig aan hun beleid af te stemmen op deze wens van de medewerkers, want sim-pelweg verbieden werkt niet. Uiteraard wel rekening houdend met de mogelijkheden die binnen de organisatie liggen.

BYOD of niet?Ervoor kiezen om niet met BYOD te werken, maar zelf mobiele apparaten voor medewerkers te verstrekken, is ook een beleid. Een weloverwogen keuze in welke applicaties beschikbaar zijn voor welke medewerkers hoort hierbij. Wellicht wilt u het gebruik van bepaalde apps aan banden leggen. Dit kan per afdeling of zelfs per functie verschillen. Denk ook na over wat te doen als er apparaten kapot gaan, kwijt raken of gestolen worden. Bepaal ook welke apparaten u al dan niet ondersteunt. Het is zaak dat uw beheerafdeling zo min mogelijk tijd en geld kwijt is aan het beheer van alle verschillende technologieën.

1 Bron: Citrix

Ondernemingen veranderen snel. De snelle opkomst van technologische ontwikkelingen als social media, mobile, analytics en cloud (wat analistenbureau Gartner de “Nexus of Forces” noemt) leidt er toe dat veel ondernemingen nadenken over strategie en beleid op dit gebied. Medewerkers nemen hun eigen smartphones en tablets steeds vaker mee naar hun werk, downloaden applicaties en creëren hun eigen IT. Hoe houdt u dit beheersbaar?

UNIT4 Mobile Device ManagementOm te voorkomen dat de IT-afdeling overuren moet draaien om aan alle beheer- en supportvragen te kunnen voldoen, zijn er verschillende MDM-oplossingen beschikbaar op de markt. UNIT4 heeft hiervoor de dienst UNIT4 Mobile Device Management ingericht, een complete oplossing voor Enterprise Mobility Management (EMM) die IT-afdelingen helpt mobile devices effectief en efficiënt te beheren.

De consultants van UNIT4 kunnen organisaties ondersteunen om op beleidsgebied de juiste keuzes te maken. Ook kunnen ze organisaties door het hele proces - van beleids-ontwerp tot MDM-implementatie - leiden. UNIT4 Mobile Device Management werkt met de techniek van Citrix XenMobile voor de configuratie, ondersteuning en beveiliging van mobiele apparaten met MDM.

De dienst kent een vaste prijs per gebruiker per maand

17

IT VISIONDrie aandachtspuntenEr zijn drie belangrijke aandachtspunten om mobiele apparaten van toegevoegde waarde te laten zijn in de organisatie: mobiliteitsbe-leid, mobile apps en beveiliging.

1. Mobiliteitsbeleid Veel organisaties ontwerpen een beleid om het gebruik van eigen mobiele apparaten in goede banen te leiden en te kunnen beant-woorden aan vraagstukken die IT-consume-rization met zich meebrengt. Het is raad-zaam om eerst verschillende gebruikersgroepen te identificeren. Vervol-gens definieert u in het beleid welke soft-ware, hardware en diensten uw organisatie gaat ondersteunen. Bepaal ook de veilig-heidsbehoeftes, inclusief details wat betreft het voorkomen van dataverlies, authentica-tie- en encryptierichtlijnen, richtlijnen voor veiligheidsprocedures, etc. De richtlijnen die-nen uiteraard te voldoen aan de plaatselijke wettelijke vereisten. Het beste is om gebrui-kers te verplichten zich te houden aan de plaatselijke wetgeving. Het is beter om één gecombineerd beleid te hebben dan verschil-lende individuele. Om te voorkomen dat gebruikers het beleid niet lezen, heeft het een maximale omvang van vijf A4’tjes. Ook gedetailleerde kosten van verantwoordelijk-heden, uitgaverichtlijnen etc. komen in het beleid te staan.

2. Mobile AppsSmartphones en tablets brengen apps naar het bedrijfsleven. De meeste apps zijn consu-mentgericht, maar veel bedrijven onderzoe-ken hoe ze de desktop uit kunnen breiden met een of meer zakelijke apps. Veel organi-saties hebben moeite met het stellen van prioriteiten en het mobiel maken van hun applicaties. Dat begint al bij de keuze welke applicaties mobiel te maken. Het is belangrijk om eerst dieper in te gaan op de gebruikers. Wie in je organisatie zijn je typische mobiele gebruikers en wie niet? Wat zijn hun gebrui-kerseisen? Koppel die aan individuele, line-of-business of bedrijfsdoelstellingen. Goed over deze doelstellingen nadenken helpt organisaties het mobiele proces in kaart te brengen. Uiteindelijk moet de organisatie die applicaties en data mobiel maken die nodig zijn voor een toename van omzet, samen-werking en productiviteit.

3. BeveiligingOrganisaties onderzoeken wat ze voor vei-ligheidseisen moeten formuleren. Sommige bedrijven die met BYOD werken, hebben de laatste jaren het gevoel gekregen dat ze de controle zijn verloren over waar hun data is. In zo’n omgeving kan de opslag van bedrijfs-informatie op mobiele apparaten van werk-nemers een reëel risico zijn. MDM-oplossin-gen kunnen zulke gevaren inperken. Om het mobiliteitsbeleid te waarborgen, overwegen veel organisaties die hun applicaties mobiel toegankelijk willen maken om ook gebruik te gaan maken van Mobile Application Management (MAM). Dat helpt organisaties om mobiele apps te creëren, beveiligen, dis-tribueren, beheren en analyseren.

Deze drie aandachtspunten zullen uiteindelijk leiden tot verschillende veranderingen; • de manier waarop medewerkers hun taken

uitvoeren; • waar en wanneer data en apps opgeslagen

worden; • en hoe productiviteit en samenwerking

wordt gemeten.

Maar het mobiele werken begint met een goed beleid en de keuze voor de huiste MDM-oplossing.

18

Verouderde technologie noodzaakt tot ERP-investeringenIs het al tijd voor een ERP-systeem uit de cloud?

Digitalisering heeft het IT-landschap sterk veranderd. ERP blijft hierbij voor veel organisaties een belangrijk aandachtspunt. Uit onderzoek komt naar voren dat bij ruim een derde van de organisaties ERP in de top 5 van investeringsplannen voor de komende periode staat. Deze belangstelling is voornamelijk gedreven door de noodzaak verouderde techniek te vervangen en de kostenefficiëntie te vergroten. Dat brengt ons op de vraag: ERP uit de cloud, is dat een goed idee?

In deze tijd waarin mensen altijd en overal kun-nen beschikken over alle informatie via internet, neemt het ongeduld toe. Mensen verwachten niet alleen privé, maar ook op de werkvloer onmiddellijke toegang tot actuele informatie - op kantoor, thuis én onderweg. Zo’n houding past goed bij een dienstverlenende economie waarin deelnemers direct willen handelen. Deze ontwikkeling leidt ook tot een verandering in de ERP-wereld, waar transacties centraal stonden in plaats van (ongeduldige) mensen. ERP trans-formeert tot een gebruiksvriendelijk bedrijfssys-teem dat ook is te benaderen via mobiele devi-ces via de cloud. Dit artikel belicht de voordelen van ERP vanuit de cloud.

Eerlijk is eerlijk, een cloud ERP-oplossing ter ondersteuning van alle bedrijfsprocessen voor alle soorten organisaties zal nog op zich laten wachten. Vanuit technisch oogpunt is

het mogelijk. De acceptatie van de cloud als leveringsmodel bij de verschillende organisa-ties verloopt echter geleidelijk. In iedere industrie zal je zien dat de cloud vanuit een bottom-up benadering de organisatie in zal gaan. Het MKB loopt hierin voorop. Het begint met commodity-achtige functionali-teit, zoals webconferencing of tekstverwer-kingssoftware. Zijn de ervaringen positief dan gaat ook software ter ondersteuning voor primaire processen naar de cloud. Die acceptatiecurve zal ook zo gaan bij grote organisaties. Binnen de grote organisaties ontstaan communities die met elkaar praten over de ervaringen met cloudapplicaties. Op een bepaald moment dringen deze ervarin-gen door tot het C-level. De betreffende cloudleverancier(s) zullen de mensen op C-level uitleg mogen geven over veiligheid, beschikbaarheid en kosten. Raakt de CxO

overtuigd dan zullen ook grote bedrijven steeds meer ERP-functies, ook voor de pri-maire processen, vanuit de cloud afnemen, maar het begint bottom-up.

Integratie functionaliteitERP vanuit de cloud veroorzaakt niet alleen de meeste veranderingen in de opbouw en levering van ERP. Ook aan de leverancierskant zijn er veranderingen ten opzichte van traditi-onele on-premise ERP. Een cloud ERP kan namelijk ook bestaan uit functionaliteit van verschillende leveranciers die naadloos met elkaar kan communiceren. De cloud biedt kansen om communicatie tussen business applicaties optimaal te doen met behulp van webservices. Je hoeft straks niet meer na te denken of het ene stuk software kan commu-niceren met andere software als die voldoen aan breed geaccepteerde open standaarden.

19

IT VISION

Flexibele ERP-softwareDynamische organisaties hebben behoefte aan flexibele ERP-software. Software die niet alleen de behoefte van vandaag ondersteunt maar die u ook snel en kosteneffectief aanpast aan de realiteit van morgen.

De handelssector, zorgsector, publieke en zakelijke dienstverleners; ze hebben 1 ding gemeen: veranderingen zijn aan de orde van de dag. Denk aan reorganisaties, verande-ringen in het bedrijfsmodel, fusies, overnames, desinvesteringen, nieuwe wet- en regelgeving etc. In de ERP-software van UNIT4 voert u zelfstandig aanpassingen door om te voldoen aan de veranderende eisen van uw organisatie. Zo beweegt uw informa-tiesysteem eenvoudig mee met de dynamiek in uw branche. In tijden van hoogconjunc-tuur maar ook in periodes van crisis.

UNIT4 ERP-software:• UNIT4 Agresso: voor de publieke en zakelijke dienstverlening• UNIT4 Agresso Wholesale: voor de handelssector• UNIT4 Cura: voor de zorgsector

Vijf voordelen

De cloud levert vijf belangrijke voordelen op:• implementatiegemak• flexibiliteit• lagere kosten bij verandering• device onafhankelijke toegang• betere beveiliging (controversieel)

1. ImplementatiegemakEen cloud-ERP is succesvol als er breed geaccepteerde volwassen standaarden zijn die het integreren van standaard software van verschillende leveranciers eenvoudig maakt. Zo kunnen organisaties naar best-of-breed over gaan maar wel profiteren van de ERP-gedachte dat al hun business applicaties met elkaar informatie kunnen uitwisselen. Er hoeft dan niet meer worden nagedacht over ingewikkelde koppelingen. Daardoor neemt de implementatietijd aanzienlijk af. Dat is het grote voordeel van een ERP in de cloud

Een ERP-oplossing in de cloud is eenvoudig uit te breiden met nieuwe gebruikers of andere afdelingen. De installatie van software is niet nodig, gebruikers moeten toegang krijgen tot voor hen relevante onderdelen van het sys-teem. Via de webbrowser is de functionaliteit dan te benaderen. Dat gaat een stuk sneller en goedkoper dan met traditionele on-premise software en scheelt een hoop lokale resources.

2. FlexibiliteitOmdat de hosting van cloud software in state-of-the-art datacentra met de nieuwste com-putertechnologie plaatsvindt, kunnen organi-saties met een cloud ERP snel inspelen op veranderende eisen. Zo is het eenvoudig op- en neer te schalen als de vraag van gebruikers groeit of krimpt. Het snel uitrollen van proces-sen in de organisatie en zelfs het betrekken van klanten en leveranciers bij het online bestellen en betalen, wordt aanzienlijk een-voudiger met een cloud ERP. De kosten van de IT-infrastructuur, voortdurend onderhoud en vernieuwing van apparatuur verminderen enorm dankzij cloudoplossingen. Ook vergroot het vermogen van de organisatie om snel te reageren op veranderende zakelijke behoeften.

3. Lagere kosten bij veranderingEr wordt vaak beweerd dat de gebruikskosten van cloud software goedkoper zijn. Dat zou best weleens waar kunnen zijn als je naar de kosten kijkt van de technologische infrastruc-tuur en vernieuwing, onderhoud en andere bij-komende kosten die in de maandelijkse ‘per-

gebruiker-per-maand’ kosten zitten. Veel organisaties vinden dat door het abonnements-kostenmodel, de overheadkosten meer direct in lijn zijn met zakelijke groei. Vooral organisaties die veelvuldig te maken krijgen met veranderin-gen zullen profiteren van lagere kosten. Dit vanwege de flexibiliteit die een cloud ERP biedt.

4. Device onafhankelijke toegangGebruikers kunnen gebruikmaken van cloud software via praktisch ieder apparaat met een webbrowser, dus ook via mobiele apparaten als laptops, tablet en smartphones. Veel ERP-functionaliteit is beschikbaar via een mobiele apps. Als een organisatie zo’n mobiele oplos-sing integreert in de ERP-strategie, kunnen gebruikers efficiënter werken, omdat ze waar en wanneer dat nodig is toegang hebben tot data en processen. Ze kunnen dan bijvoor-beeld altijd en overal online orders verwerken in de backoffice, en snel en veilig actuele pro-duct- en klantinformatie inzien, wijzigen en invoeren. Dat bevordert de productiviteit, het serviceniveau en de monitoring van de pro-cessen en marges, en faciliteert de samen-werking. Dat leidt tot betere en effectievere besluitvorming en productiviteit.

5. Betere beveiligingDit is wellicht controversieel te noemen, maar het is een feit dat veel organisaties - het MKB in het bijzonder - moeite hebben een volledig veilige IT-infrastructuur te bou-wen en onderhouden. Blijven voldoen aan de

constant veranderende veiligheidseisen met het oog op groeiende cyberveiligheidsrisico’s is zeer complex en vereist doorlopend grote investeringen. Dat IT in huis draait, is geen garantie dat het veilig is, omdat de veiligheid afhankelijk is van het kennisniveau van de IT-afdeling. Cloud software draait in datacentra met professionele fysieke en digitale beveili-ging. Die is voorzien van betere rampenher-stel- en back-upvoorzieningen dan bedrijven zelf kunnen bewerkstelligen.

Social mediaDankzij trends als social, mobile, analytics en cloud (SMAC) transformeert een ERP van noodzakelijk kwaad naar een gebruiksvriende-lijk platform dat op elk device beschikbaar is en overal te benaderen. Door de sociale elemen-ten vinden gebruikers het ook leuker om met ERP te werken. Een ERP is er dan niet meer uitsluitend voor ondersteuning van de bedrijfs-processen. Er ontstaan community’s binnen de organisatie, waardoor de scheidslijn tussen werk en privé verwatert. De sociale functies zijn gekoppeld aan werkstroomautomatise-ring, neem Chatter bij Salesforce.com. Maar gebruikers gaan ook onderling, via hun smart-phone, communiceren over onderwerpen die verder strekken dan uitsluitend bedrijfsproces-sen. ERP verschuift hierdoor van de achterka-mertjes naar de voorgevel en daardoor bloeit ERP als nooit tevoren.

20

Kennis delen met vakgenoten?Word lid van Innovatief ICT Nederland

Innovatief ICT Nederland is een besloten netwerkgroep exclusief voor IT professionals. Het doel van de groep is kennis uitwisselen over innovatie van IT. 

De discussies binnen deze groep zijn met name gericht op het raakvlak tussen IT en de business. Issues op het gebied van de beheersbaarheid, efficiency, effectiviteit en kwaliteit van IT komen aan bod. Maar ook actuele trends en nieuwe technologische mogelijkheden worden besproken

Lid worden is gratis. Meld u aan via:www.unit4.nl/innovatiefict

Innovatief ICT Nederland is een initiatief van UNIT4.