universidad salesiana de bolivia - aula...

Lic Aud. Roger Flores Sistemas de Información Contable

1

UNIVERSIDAD SALESIANA DE BOLIVIA

CARRERA DE INGENIERIA DE SISTEMAS

DOSSIER SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE

Docente: Lic. Roger Flores Fernández

II - 2011


2

DEDICATORIA

El presente texto: “Sistemas de Información Contable”, dedico a:

Mi madre y familia por haberme apoyado moral y materialmente para su elaboración.

A los estudiantes de las diferentes Instituciones de Educación Superior, como fuente de inspiración, para elaborar este instrumento que les sirva de guía en su formación profesional

Lic. Aud. Roger Flores Fernández


3

Mi trayectoria

Auditor en la Dirección de Auditoria de Sector Económico en la Contraloría de la Republica.

Inspector en la División de Fiscalización del Banco Central de Bolivia.

Jefe del Departamento del Balance Monetario del Banco Central de Bolivia.

Inspector de la Superintendencia de Bancos.

Maestrante en Mención de “Auditoria y Control Financiero” de la carrera de Auditoria

de la UMSA.

Profesor de Estado, Magisterio Fiscal.

Profesor en la Escuela Superior de Administración de Empresas en las materias de:

o Contabilidad Básica.

o Contabilidad Bancaria.

o Contabilidad Superior.

o Contabilidad de Costos.

Docente Titular de la carrera de Informática de la UMSA en área de Sistemas Gerenciales y Contables.

Docente de la carrera de Auditoria de la UMSA materia de Contabilidad Intermedia

Docente de la materia de Sistemas de Información Contable en la Universidad Salesiana

de Bolivia.


4

INDICE Página

UNIDAD 1.- INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD 8

1.1 La empresa, sus elementos y clasificación 9 1.2 Orígenes y etimología de la contabilidad 11 1.3 Administración y contabilidad 11 1.4 Importancia y objetivos de la contabilidad 12 1.5 Normas y principios de contabilidad generalmente aceptados 12 1.6 Cualidades de la información contable 15 1.7 Usuarios de la información contable y sus necesidades 16 1.8 Lectura 17 1.9 Ejercicios 17

UNIDAD 2.- LAS CUENTAS CONTABLES 21

2.1 La transacción comercial 22 2.2 Las cuentas, su concepto 22 2.3 Esquemas de la cuenta 22 2.4 Clasificación 23 2.5 Reglas del movimiento y saldos característicos de las cuentas 24 2.6 La partida doble 26 2.7 El plan de cuentas 26 2.8 Lectura 31 2.9 Ejercicios 31

UNIDAD 3.- SISTEMA CONTABLE 33

3.1 Concepto 34 3.2 Elementos 34 3.3 Organización del sistema contable 36 3.4 Inicio de un sistema contable 37 3.5 Balance inicial 37 3.6 Ecuación fundamental de la contabilidad y sus ecuaciones derivadas 38 3.7 Ejemplo 38 3.8 Lectura 39 3.9 Ejercicio 39

UNIDAD 4.- LOS REGISTROS CONTABLES 41

4.1 Importancia y aspectos legales 42 4.2 El proceso contable 42 4.3 Libro diario, concepto, diseño, comprobantes de diario y su clasificación 43 4.4 Asiento contable, simple y compuesto: Concepto, elementos y clasificación 46 4.5 Libro mayor, concepto, diseño y pasos para su registro 47 4.6 Balance de comprobación de sumas y saldos, concepto, diseño,

forma de elaboración.

50 4.7 Hoja de trabajo de seis columnas 52 4.8 Libro de compras y ventas 53 4.9 Ejemplo 53 4.10 Lectura 63 4.11 Ejercicio 63


5

UNIDAD 5.- TRATAMIENTO CONTABLE IMPOSITIVO (IVA E IT) 66

5.1 Introducción 66 5.2 Impuesto al valor agregado 66 5.3 Impuesto a las transacciones 68 5.4 Ejemplo 70 5.5 Lectura 76 5.6 Ejercicios 76

UNIDAD 6.- ASIENTOS DE JUSTE 78

6.1 Introducción 79 6.2 Contabilidad a base de efectivo y a base de devengado 80 6.3 Concepto de asiento de ajuste 80 6.4 Características 80 6.5 Clasificación 80 6.6 Hoja de trabajo con base devengado. Concepto 90 6.7 Clasificación 90 6.8 Lectura 96 6.9 Ejercicio 96

UNIDAD 7.- INVENTARIOS 97

7.1 Concepto 98 7.2 Características 98 7.3 Naturaleza de la cuenta 98 7.4 Control de inventarios 98 7.5 Sistemas de inventarios y Método de Evaluación 98 7.6 Lectura 108 7.7 Ejercicio 108

UNIDAD 8.- ESTADOS FINANCIEROS 110

8.1 Concepto 111 8.2 Características 111 8.3 Periodicidad de los estados financieros 111 8.4 Clasificación 111 8.5 Estados de resultados 111 8.6 Balance General 113 8.7 Ejemplo 118 8.8 Lectura 120 8.9 Ejercicio 120

UNIDAD 9 ASIENTOS DE CIERRE 121

9.1 Introducción 121 9.2 Concepto 121 9.3 Clases de asientos de cierre. 121 9.4 Ejemplo 122 9.5 Lectura 124 9.6 Ejercicios 124


6

UNIDAD 10 SISTEMAS DE CONTABILIDAD DE COSTOS 125

10.1 Introducción 125 10.2 Concepto de contabilidad de costos 125 10.3 Diferencia costos y gasto 125 10.4 Elementos del costo 125 10.5 Clasificación de costos 126 10.6 Ejemplo 127 10.7 Lectura 131 10.8 Ejercicio 131

UNIDAD 11 PRESUPUESTO 133

11.1 Antecedentes 133 11.2 Etimología y concepto de Presupuesto 133 11.3 Requisitos 134 11.4 Características 137 11.5 Preparación de un presupuesto de caja 138 11.6 Ejemplo 139 11.7 Lectura 141 11.7 Ejercicio 142

BIBLIOGRAFÍA

143

GLOSARIO

144


7

.

OBJETIVOS DE LA MATERIA

GENERAL

Desarrollar la teoría y práctica de la contabilidad básica de acuerdo a sus fundamentos y normas, como registro y manejo de la información económico-financiera de una empresa, para diseñar un sistema informático contable.

Comprender teoría y práctica del manejo de la contabilidad de costos y del prosupuesto y su incidencia en la formulación del estado de costo y ejecución presupuestaria respectivamente en la organización.

ESPECÍFICOS

- Introducir al alumno en los conceptos de normas y fundamentos de la

contabilidad básica, para procesar las operaciones de una empresa, que le permita sistematizar la información contable.

- Facilitar la comprensión del contenido de las unidades de la materia, mediante

ejercicios prácticos.

- Mostrar la importancia de la información contable básica, de costos y de presupuestos, como base para la toma de decisiones gerenciales.

- Promover el dominio y adiestramiento de las técnicas contables para obtener

habilidades y competencias


8

UNIDAD 1.- INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

Competencia.- El estudiante debe saber que la empresa es un escenario para la aplicación de: la administración de sus elementos o recursos y la contabilidad con sus normas que procesa transacciones comerciales y obtener reportes de información contable útil para la toma de decisiones de sus usuarios.

EMPRESA

Es

Unidad productiva de bienes y servicios

Tiene los siguientes Elementos:

FINAN- CIERO

HUMANO

Aplica

MATERIAL

SISTEMAS DE INF Y COMUNIC.

ADMINISTRACIÓN - Proceso eficiente de operaciones -

y

CONTABILIDAD Proceso de información financiera.

Para la

TOMA DE DECISIONES


9

1.1 La empresa, sus elementos y clasificación

La actividad económica se define como la actividad humana encaminada a la lucha contra la escasez, es decir, a la consecución de los medios – bienes y servicios – escasos con los que el hombre puede satisfacer sus múltiples necesidades (alimentos, vestido y vivienda), y consiste en la producción e intercambio de esos bienes y servicios escasos. Para ello se combinan bienes naturales, capital, tecnología y trabajo humano.

En todas las épocas, desde que en tiempos primitivos comenzó la diferencia social del trabajo, han existido organizaciones cuya finalidad es la producción de bienes y servicios útiles para el hombre. Estas organizaciones consideradas en amplio sentido, son los que se han venido en llamar empresa.

Definición de empresa.- Empresa es un termino nada fácil de definir, ya que a este concepto se le dan diversos enfoques (económico, jurídico filosófico, social, etc.). En su más simple acepción significa la acción de emprender una cosa u obra con un riesgo implícito.

Empresa es una unidad productiva de bienes y servicios destinados a satisfacer necesidades humanas.

De manera general, sin embargo, podemos definir a la empresa como un “Grupo social en el que, a través de la administración del capital y el trabajo, se producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad.

Empresa es la organización jurídica – económica propia de una o varias personas que aportan capital y/o trabajo por su cuenta y riesgo para producir o proporcionar determinados bienes de consumo con el propósito de obtener ganancia.

Es necesario tener en cuenta que los profesionales, funcionarios y obreros, prestan servicios en una entidad u organización empresarial.

Sus elementos.- La empresa está conformada por los siguientes elementos: a) Financiero b) Humano c) Materiales y d) Tecnología de información y comunicación.

Financiero. Uno de los elementos para la puesta en marcha de la empresa es el capital financiero (en dinero o en especie), que se consigue mediante aportes de personas que pueden constituirse en socios o capitalista siguiendo ciertas reglas de una sociedad en base al Código de Comercio.

Humano, representa el elemento activo que presta servicios intelectuales o manuales a la empresa, a cambio de una remuneración que se denomina sueldo o salario.

Materiales, son los elementos mensurables en términos monetarios y son: El inmueble, donde funcionan las oficinas de la organización para desarrollar sus

actividades de producción, comercialización y de administración.


10

Equipos, máquinas, motores y otros elementos utilizados en el proceso productivo y/o de servicios.

El mobiliario necesario para la ejecución de labores comerciales y administrativas como escritorios, vitrinas, máquinas de calcular, papelería referida a comprobantes, facturas, recibos, planillas, etc.

Los vehículos que utiliza la empresa para uso del personal administrativo y de producción.

Tecnología de información y comunicación, constituida por: líneas telefónicas software y hardware de la computadora, servicios de Internet y telecomunicaciones, con los cuales los miembros de la organización obtienen información disponible para profundizar sus conocimientos y tomar decisiones en forma oportuna.

Clases de empresa.- El avance tecnológico y económico y la demanda de productos y servicios del mercado, ha originado la existencia de gran diversidad de empresas. A continuación se presentan algunos de los criterios de clasificación de las empresas:

De acuerdo al ramo de actividad las empresas se clasifican en:

a) Comerciales.- Se dedican a la compra y venta de todo tipo de mercaderías sin que las mismas sufran transformación, para luego comercializarlos, es decir, las empresas comerciales sirven de nexo entre la oferta y demanda de productos en el mercado. Ejemplo: los Supermercados.

b) Industriales.- Por lo general se dedican a la obtención de un producto final, a través de uno o varios procesos de transformación, para ser comercializado, con el concurso de elementos humanos y materiales. Ejemplo: La Cervecería Boliviana de Bolivia.

c) De servicios.- Son aquellas en las que el trabajo o servicio personal son su patrimonio principal y los beneficios están fijados por la calidad y la técnica del trabajo o servicio personal prestado, como ejemplo: las empresas de transporte, de energía eléctrica, etc.

d) Extractivas.- Se dedican a la explotación de recursos o yacimientos naturales renovables como: ganadería, madera, etc. y no renovables como: petróleo, minerales, etc. De acuerdo a su organización las empresas se clasifican como sigue:

a) Unipersonales, son aquellas cuyo patrimonio pertenece a un solo dueño y

b) Sociedades, son las que tienen como propietario de su patrimonio a dos o mas socios y

el Código de Comercio reconoce las siguientes clases: - Sociedades colectivas – En comandita – De responsabilidad limitada – Sociedades anónimas y Cooperativas. Sociedades colectivas.- La responsabilidad de los socios es solidaria e ilimitada de todas las obligaciones sociales de la empresa. Sociedades de Responsabilidad Limitada.- La responsabilidad de sus socios es limitada hasta el monto de sus aportes de capital.


11

Sociedades en Comandita Simple.- Constituida por dos clases de socios: socios colectivos o gestores y socios comanditarios. Los primeros responden en forma solidaria y mancomunada de todas las obligaciones sociales de la organización, mientras que la responsabilidad de los socios comanditarios es limitada a sus aportes de capital. Sociedad en Comandita por acciones.- Sus características son similares a la anterior sociedad, con la excepción de que el capital comanditario está representado por acciones. Sociedades Anónimas.- Son sociedades de capital, el mismo que está representado por acciones, cuya responsabilidad de los socios es limitada al número de acciones que estos posean. La empresa Cooperativa.- Es una asociación de personas que organizan y administran empresas económicas para satisfacer una variada gama de necesidades. Se basan en el esfuerzo propio y ayuda mutua de sus asociados.

1.2 Orígenes y etimología de la Contabilidad.-

Orígenes.- Para rememorar los orígenes de la contabilidad es necesario recordar que las más antiguas civilizaciones conocían operaciones aritméticas rudimentarias. Una muestra palpable del desarrollo de estas actividades es la creación de la moneda como único instrumento de intercambio. Los orígenes de la contabilidad se remontan a los años 3600 a 4000, antes de Cristo. Entre las primeras formas de anotación contable tenemos: la denominada Terraja, las Pizarras Babilónicas, el Quipus, etc. La primera evidencia de un sistema casi completo de teneduría de libros, se halló en los registros a dos cartularios de un mercader de Génova, Italia (1340); a partir de esa fecha en adelante existen evidencias que la partida doble comenzó a utilizarse simultáneamente en varios centros de comercio italianos. La primera obra impresa que trata sobre contabilidad data de 1494, siendo su autor Fray Lucca Paccioli, quién escribió el libro “Suma Aritmética, Geometría, Porportioni et Proportionalista”, en cuyo tractacus XI, Particularis de computis et scripturis”, se encuentran los 36 capítulos que tratan sobre temas relativos a la contabilidad, y en particular el método contable denominado “partida doble”.

Etimología.- Etimológicamente el término contabilidad deriva del latín “Computare”, que significa contar o computar.

1.3 Administración y Contabilidad

La administración es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa para lograr un propósito dado. Combina los recursos de un ente para posibilitar el logro de sus fines, cuya consecución es necesaria para satisfacer tanto a quienes intervienen en el ente como a algunas personas que interactúan con el mismo.

La gestión administrativa implica entre otras tareas: a) Tomar decisiones, que significa elegir un curso de acción de varias alternativas en base

a información;


12

b) Ejecución de lo decidido; c) Control de los resultados generados por la acción tomada y por los efectos de los

hechos del contexto en el cual el ente está inmerso.

Por su parte, tomar decisiones requiere contar con información proporcionada tanto por los controles sobre lo actuado como las relativas al contexto.

Entre los elementos que proporcionan tales informaciones está la contabilidad.

La Contabilidad, parte integrante del sistema de información de un ente, es la técnica de procesamiento de datos que permite obtener información expresada en términos de moneda sobre la composición y evolución del patrimonio de dicho ente, los bienes de propiedad de terceros en su poder y ciertas contingencias para: la toma de decisiones de administradores y terceros interesados.

Por lo tanto, puede caracterizarse al sistema contable como un subsistema del sistema de información de la empresa o ente de que se trate. Por su parte, el sistema de información es parte integrante del sistema de control interno del ente, el cual puede ser definido como el conjunto de elementos, normas y procedimientos destinados a lograr a través de una efectiva planificación, ejecución y control, el ejercicio eficiente de la gestión, para el logro de los fines de la organización.

1.4 Importancia y objetivos de la Contabilidad

La importancia de la contabilidad, es la de comunicar información económica y financiera confiable a los usuarios internos y externos de una organización para los fines consiguientes.

El objetivo básico de la contabilidad es proporcionar mediante los Estados Financieros información útil para toma decisiones y control, referida al patrimonio del ente, a su evolución, los bienes de terceros en poder del ente y a ciertas contingencias.

Otro objetivo de importancia es el cumplimiento de normas legales. Nuestro Código de Comercio en su artículo 36 dispone lo siguiente: Todo comerciante está en la obligación de llevar una contabilidad adecuada a la naturaleza, importancia y organización de la empresa, sobre una base uniforme que permita demostrar la situación de sus negocios y una justificación clara de todos y cada uno de sus actos y operaciones sujetos a su contabilización, debiendo además conservar en buen estado los libros, documentos y correspondencia que los respalden.

1.5 Normas y principios de contabilidad generalmente aceptados.-

Las normas de contabilidad y de auditoria vigentes en nuestro país, fueron emitidas por el Consejo Técnico Nacional de Auditoria y Contabilidad y refrendadas por el Comité Ejecutivo del Colegio de Auditores de Bolivia. El Consejo técnico a la fecha de emisión del presente texto tiene aprobado las siguientes resoluciones:


13

Resolución No. 01/94 Aplicación de las Normas de Auditoria y Contabilidad en la Republica de Bolivia

Resolución No. 02/94 Aplicación de las Normas Internacionales de la profesión de Auditoria y Contabilidad de la Republica de Bolivia

Resolución No. 01/2003 Normas Internacionales de Contabilidad NCs y Auditoria NIAs

Código de Ética Profesional del Contador Público Autorizado Resolución No. 004/2004 Normas Contables y de Auditoria, aplicables al Sector

Público del País. Resolución No. 5/2004 Normas Internacionales de Contabilidad del Sector

Publico

Resolución No. 01/94 Aplicación de las Normas de Auditoria y Contabilidad en la República de Bolivia

Esta resolución fue aprobada en sesión del Consejo Técnico Nacional de Auditoria y Contabilidad No. 5/94 de febrero de 1994, y su parte resolutiva dice lo siguiente:

“Mantener en vigencia las siguientes Decisiones, Recomendaciones e Informes que se convierten en Normas, Borradores de Normas e Informes”:

NORMAS DE CONTABILIDAD NC No. 1 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados NC No. 2 Tratamiento Contable de los hechos posteriores al cierre del ejercicio NC No. 3 Estados Financieros a moneda constante NC No. 4 Revalorización de activos fijos NC No. 5 Principios de Contabilidad para la Industria Minera NC No. 6 Principios contable de las diferencias de cambio NC No. 7 Valuación de inversiones permanentes NC No. 8 Consolidación de estados financieros NC No. 9 Normas de contabilidad para la Industria Petrolera NC No. 10 Tratamiento contable de los arrendamientos NC No. 11 Información esencial requerida para una adecuada exposición de los estados financieros NC No.12 Tratamiento contable de operaciones en moneda extranjera cuando coexisten más de un tipo de cambio NC No. 13 Cambios contables y su exposición NC No. 14 Políticas contables su exposición y revelación

Resolución 02/94 Aplicación de las Normas Internacionales de la Profesión de Auditoria y Contabilidad en la República de Bolivia

Esta resolución fue aprobada en reunión de Consejo No. 8/94 de 10 de mayo de 1994, que su parte resolutiva dice lo siguiente:


14

“Adoptar los pronunciamientos técnicos emitidos por la Federación Internacional de Contabilidad (IFAC) únicamente en ausencia de pronunciamientos técnicos específicos del país o reglamentaciones sobre un asunto determinado.

Anteponer los pronunciamientos y reglamentos locales, en caso que los pronunciamientos de la IFAC difieran de, o estén en conflicto con estos sobre un asunto en particular.

Compatibilizar los pronunciamientos de la IFAC con los pronunciamientos y reglamentaciones técnicas locales

Mientras se emitan normas locales difundir y poner a disposición de la profesión en Bolivia los pronunciamientos de la IFAC: las Normas Internacionales de Contabilidad y Normas Internacionales de Auditoria.

Resolución No. 01/2003 Normas Internacionales de Contabilidad NCs y Auditoria NIAs Esta resolución fue aprobada en reunión del CTNAC de 26 de febrero de 2003, que su parte resolutiva dice lo siguiente:

Derogar la vigencia de la Resolución No. 03/95, aprobada por el Consejo

Técnico Nacional de Auditoria y Contabilidad en reunión de 29 de agosto de 1995.

Recomendar la adopción en la Republica de Bolivia de las Normas Internacionales de Contabilidad NICs) y Normas Internacionales de Auditoria (NIAs) emitidas por el Concejo de Normas Internaciones de Contabilidad IASB y la Federación Internacional de Contadores IFAC , para su aplicación únicamente en ausencia de pronunciamientos técnicos específicos del país o reglamentaciones locales sobre asuntos determinados.

Difundir y poner a disposición de los profesionales contables del país, mediante las publicaciones correspondientes, las siguientes: Normas Internacionales de Contabilidad NICs de 1 a 41, Normas Internacionales de Auditoria NIAs de 100 a 1100.

Resolución No. 04/2004 Normas Contables y de Auditoria, aplicables al Sector Público del País

Esta resolución fue aprobada en reunión de Consejo de 7 de abril de 2004. Su parte resolutiva dice:

Confirmar la adopción de las Normas de Contabilidad y de Auditoria, emitidas

por el Ministerio de Hacienda y la Contraloría General de la República, para su aplicación por los profesionales en las áreas de Contabilidad y Auditoria que prestan sus servicios en las entidades del Sector Publico a nivel nacional.

Difundir y poner a disposición de los profesionales que prestan servicios en las áreas de Contabilidad y de Auditoria, mediante publicación correspondiente de las siguientes normas:

- Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada, aprobada según Resolución Suprema No. 218040 de 29 de julio de 1997.


15

- Normas Básicas del Sistema de Presupuesto, aprobada con Resolución Suprema No, 217095 de 4 de julio de 1997. - Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental, aprobada con Resolución No. CGR-1/070/2000 de la Contraloría General de la República. - Normas de Auditoria Gubernamental, aprobadas con Resolución No. CGR- 1/199/2002 de la Contraloría General de la República.

Resolución No. 05/2004 Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público

Esta resolución fue aprobada en reunión de Consejo de 7 de abril de 2004. Su parte resolutiva dice:

Confirmar la adopción de la Normas Internacionales de Contabilidad del Sector

Público, emitidas por la Federación Internacional de Contadores (IFAC) para su aplicación por los Auditores y/o Contadores Públicos Autorizados en la República de Bolivia

Difundir y poner a disposición de los Auditores y/o Contadores Públicos del país mediante la publicación correspondiente, de las siguientes Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Publico: Del NICSP-1 al NICSP-20.

Resolución Nº 2/2010 de 30 de octubre de 2010: Normas de Información Financiera – NIF en convergencia con las Normas Internacionales (NIIF – NIC).

1.6 Cualidades de la información contable.-

Las cualidades de la información contable fueron fijadas en la XIIIa Conferencia Interamericana de Contabilidad realizada en la Ciudad de Panamá el año 1979, con el siguiente detalle:

a) Utilidad: La información debe ser útil y beneficiosa para lo cual debe satisfacer los

requisitos de pertinencia, confiabilidad, claridad, comparabilidad y oportunidad; b) Pertinencia: La información debe ser apta para satisfacer razonablemente las

necesidades de los usuarios mas comunes, entendiéndose por tales a los proveedores de recursos del ente (acreedores), propietarios con fines de lucro, contribuyentes o entes sin fines de lucro, etc.;

c) Confiabilidad: La información debe permitir que los usuarios puedan depender de ella al tomar sus decisiones. Para ser confiable debe satisfacer los requisitos de representabilidad y verificabilidad;

d) Representabilidad: Debe existir una razonable correspondencia entre la información suministrada y los fenómenos que ésta pretende describir. Para que pueda considerarse representativa debe satisfacer los requisitos de integridad, certidumbre, esencialidad, racionalidad, aproximación a la realidad, prudencia, irremplazabilidad y subjetividad;

e) Integridad: La información debe incluir todo lo necesario para una presentación fidedigna del hecho económico que pretende describir;


16

f) Certidumbre: La información debe elaborarse sobre la base de un conocimiento seguro y claro de los acontecimientos que describe;

g) Esencialidad: La información sobre un fenómeno debe dar preeminencia a su esencia económica, por sobre su forma instrumental o jurídica;

h) Racionalidad: La información debe resultar de la aplicación de un método adecuado fundado en el razonamiento lógico;

i) Aproximación a la realidad: La información debe estar comprendida entre los estrechos límites de la aproximación a la realidad buscando un acercamiento a la exactitud;

j) Prudencia: Al preparar la información debe actuarse con cautela y precaución en la consideración de las incertidumbres inherentes a la situación presente, tendiendo así a evitar los riesgos que podría emanar de la información que se comunica;

k) Irremplazabilidad: La información no debe ser susceptible de reemplazo por otra más eficiente;

l) Objetividad: Las normas para preparar la información contable deben ser aplicadas imparcialmente, sin deformaciones por subordinación a condiciones particulares del emisor;

m) Verificabilidad: La información debe ser susceptible de comprobación independiente mediante demostraciones que la acrediten y confirmen;

n) Claridad: Ser inteligible, fácil de comprender y accesible para los acreedores, inversionistas y otros usuarios;

o) Comparabilidad: La información debe satisfacer en la mayor medida posible los requisitos de comparabilidad que pudieran requerir sus usuarios;

p) Oportunidad: La información debe emitirse en tiempo y lugar con la capacidad de influir en la toma de decisiones;

q) Productividad o rentabilidad de la información: La información debe prestar una utilidad para los objetivos de los usuarios, que exceda los esfuerzos necesarios para su obtención (relación costo – eficiencia).

1.7 Usuarios de la información contable y sus necesidades.-

Los usuarios de los informes contables, pueden ser clasificados en:

a) Internos: para uso exclusivo dentro del ente emisor, por socios, administradores y empleados de la entidad.

Ante los accionistas son los responsables del suministro veraz, legal y oportuno de la información procesada por el sistema contable.

Los administradores son los responsables del crecimiento, estabilidad, resultados y nivel de riesgo asumido por la entidad. A ellos compete asignar los recursos necesarios para el normal funcionamiento del sistema dentro de la organización, o bien para contratarlo fuera de ella.

Los empleados se hallaran interesados en saber si están trabajando en una empresa sólida donde tienen la posibilidad de progresar y disfrutar de un empleo estable, sobre todo a la hora de considerar posibles ofertas de otras entidades.


17

b) Externos: para su suministro de terceros como proveedores de bienes, servicios o crédito en general; los clientes de la entidad; instituciones que recaudan impuestos y de fiscalización. Ante el gobierno son responsables de proporcionar información confiable, legal y oportuna procesada por el sistema contable.

Los proveedores de recursos, para tomar la decisión de serlo, estarán interesados no solo en el concepto moral que le merezca la entidad, sino también en su posición financiera y capacidad de pago a corto y largo plazo.

Los clientes de la entidad deben formarse un concepto de su capacidad crediticia, y los estados financieros son una buena indicación de ello.

Las instituciones que recaudan impuestos son usuarios de la información contable para el control de los importes declarados por los contribuyentes.

Las instituciones de fiscalización utilizan la información contable para verificar el manejo eficiente de sus recursos financieros y si sus operaciones están enmarcadas a disposiciones legales.

1.8 Lectura: Alberto Ziaurriz Belzurregui Contabilidad General I, Editorial Cultural S.A. 1987,

Páginas 41 al 66. Compendio de Normas de Contabilidad Nacionales 2004 del Consejo Técnico de Auditoria y Contabilidad. Paginas 1 al 6.

1.9 Ejercicios:

1.- Cuestionario.- Consultado otra bibliografía, dar respuesta a las siguientes preguntas:

1) ¿Qué es empresa? 2) ¿Cuáles son los elementos de la empresa? 3) ¿Cómo se clasifican las empresas? 4) ¿Cuáles son los orígenes y etimología de la Contabilidad? 5) ¿Qué es Contabilidad? Dar dos definiciones 6) ¿Cuáles son los objetivos de la Contabilidad? 7) ¿Qué es administración? 8) ¿Qué significa tomar decisiones? 9) ¿Cuáles son las cualidades de la información contable? 10) ¿Quiénes son los usuarios de la información contable? 11) Desarrollar la NC No.1 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados 12) Aparte de los autores que se indican en la bibliografía básica, buscar la existencia de otros cinco, anotando los siguientes datos:

TITUTO AUTOR EDICIÓN AÑO 1.- 2.- 3.- 4.- 5.-


18

2.- Control de lectura

A.- Subrayar la respuesta que usted considere correcta a las siguientes preguntas: 1.- Los libros de contabilidad más antiguos datan de: a) 1430 b) 1494 c) 1340

2.- A qué país corresponde el desarrollo de los primeros formularios de tesorería y de los ábacos durante los primeros siglos de nuestra era: a) España b) Estados Unidos c) China

3.- El primer libro contable publicado fue escrito por: a) Luca Pacioli b) Juan Funes c) Enrique Fowler N.

4.- ¿Que sostiene el PCGA Bienes Económicos? a) Los estados financieros se refieren a los bienes materiales e inmateriales que poseen

valor, por ende susceptibles a ser valuados en términos monetarios b) Las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer el resultado

económico son los que competen a un ejercicio sin entrar a considerar si se han cobrado o pagado.

c) Las normas particulares utilizadas para preparar los estados financieros de una empresa, deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio a otro.

5.- ¿En qué consiste la cualidad de la información contables Oportunidad? a) La información producida por la contabilidad debe ser eficaz y eficiente, de modo tal

que sirva para satisfacer razonablemente las necesidades de los diferentes usuarios de la misma.

b) Los estados financieros se refieren siempre a entes determinados, a periodos de plazo ciertos y a las diversas transacciones ocurridas de carácter económico.

c) Esta información debe ser puesta en conocimiento de los usuarios, para que éstos puedan adoptar en tiempo y forma, las decisiones convenientes

6.- ¿Qué es administración? a) Es un proceso social que se ocupa de planificar y controlar uso de los recursos

financieros. b) Como administración, las personas realizan función de planeación, organizar,

integración de personal, dirección y control los recursos de la empresa. c) Es dirigir al elemento humano en empresas, de acuerdo a sus objetivos.

7.- Los clientes de la empresa a qué tipo de usuarios corresponde a) Internos b) Externos

8.- A qué tipo de sociedad corresponde la siguiente afirmación “Pluralidad de persona que aportan capital y trabajo o solo este último, qué responden en forma personal, solidaria de las obligaciones contraídas por la sociedad. a) Sociedad anónima b) S. R. L. c) Colectiva


19

9.- ¿De la definición de la contabilidad a que recursos se refieren “... procesa datos acerca de bienes de terceros en su poder”? a) Capital de la empresa b) Aportes financieros de socios c) Préstamos bancarios

10.- ¿Qué significa información contable para usted? a) Información contenida en registros de contabilidad b) Reportes de transacciones comerciales de la organización c) Estados Financieros

B.- Dar respuesta a las siguientes preguntas: 1.- Detallar las Normas Contables de la Resolución No. 1 del Consejo Técnico Nacional de Auditoria y Contabilidad. 2.- En 5 líneas explicar los tipos de usuarios de la información contable 3.- ¿Qué se entiende por Administración? 4.- ¿Qué se entiende por información contable? 5.- ¿Cuál es la etimología de la contabilidad?

C.- Preguntas con respuesta múltiple. Anotar en el espacio correspondiente el inciso de la respuesta correcta en caso de tener. 1.- Principio Fundamental o Postulado Básico de Equidad. ............ 2.- Concepto de Empresa............ 3.- ¿Que se entiende por Contabilidad? .............. 4.- ¿Cuales son los elementos de la empresa?............. 5.- PCGA empresa en marcha.............. 6.- ¿Qué se entiende por empresa industrial? ............ 7.- ¿Qué es una sociedad anónima?............. 8.- ¿En qué consiste la cualidad de la información contable Confiabilidad? ............ 9.- ¿Qué se entiende por empresa unipersonal? .............. 10.- ¿Indicar 2 ejemplos recursos naturales renovables? .............

RESPUESTAS: a) Son sociedades de capital, el mismo que está representado por acciones, cuya responsabilidad de los socios es limitada al número de acciones que estos posean.

b) Son las transforman materia prima mediante varios procesos para obtener un producto final.

c) Son la empresa en las que el trabajo o servicio personal son su patrimonio principal y los beneficios están fijados par la calidad y la tecnología de trabajo prestado al mercado.

d) Las empresas en marcha son aquellas es necesario medir el resultado de la gestión de tiempo en tiempo, ya sea para satisfacer razones de administración, legales, fiscales, o para cumplir compromisos financieros.

e) Se entiende que los estados financieros pertenecen a una organización económica cuya existencia corporal tiene plena y proyección futura.


20

f) Dichos elementos son Libro Diario, Libro Mayor Balance de Comprobación de Sumas y Saldos.

g) Es una entidad jurídica que realiza actividades económicas gracias a las aportaciones de capital de personas ajenas a la actividad de la empresa, los accionistas.

h) Es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son, cuando menos, de carácter financiero, así como de interpretar sus resultados.

i) Este principio entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en contabilidad, puesto que los que utilizan los datos contables pueden encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto.

j) Son: financieros, humanos, materiales y sistemas.

k) El petróleo y minerales

l) La información debe suministrase en tiempo tal que tenga la mayor capacidad posible de influir en la toma de decisiones.

m) El propietario del patrimonio de la empresa pertenece a un grupo de socios


21

UNIDAD 2.- LAS CUENTAS CONTABLES

Competencia.- El estudiante debe conocer que las empresas registran sus operaciones habituales en libros contables mediante “Cuentas”, que facilitan el registro y control de sus recursos, sabiendo su clasificación, las reglas que rigen su movimiento y su saldo característico.

CUENTA CONTABLE

Es una Sirve para

Clasificación metódica y

Registrar cronológicame

de las

Operaciones

y se clasifican en: con diseño

Activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos

Debe Haber

Están sujetos a:

Reglas del movimiento de cuentas

de y

Tienen la siguiente regla:

Activos y gastos

Pasivos, patrimonio e ingresos

En la columna Debe inician y aumentan

En la columna Haber disminuyen

En la columna Debe disminuyen

En la columna Haber inician y aumentan

Su saldo es

DeudSoursaldo e

Acreedor

Sirven para realizar

Asientos contables


22

Fecha

Descripción

Ref.

Debe

Haber

Saldo

2.1. La transacción comercial.- Todas las organizaciones empresariales participan en mercados

competitivos y de acuerdo a su actividad principal efectúan diariamente transacciones comerciales u operaciones de compra y venta de bienes o servicios, pagos de obligaciones, cancelación de planillas de sueldos, etc. En el caso de adquirir al contado un equipo de computación (activo), el negociante aplica su disponibilidad de recursos monetarios (activo) para lograr ese objetivo; constituyendo la transacción en este caso “un intercambio de valores”.

Concepto.- Las transacciones comerciales u operaciones, son los cambios registrados en el activo, el pasivo y el capital de la empresa, expresados en términos de dinero, que da como resultado la transferencia de valores entre partes que intervienen. Las Transacciones comerciales son actos que realiza el comerciante con fines de lucro.

2.2 Las cuentas, su concepto.- Las entidades para facilitar el registro de sus transacciones y

control de sus recursos financieros, utilizan cuentas, que contablemente significan la clasificación metódica y ordenada de operaciones similares bajo un título o nombre común y apropiado. Por ejemplo, en lugar de denominaciones de: efectivo, disponible, dinero, recursos monetarios, etc. la contabilidad, utiliza el título de Caja.

2.3 Esquemas de la cuenta.- Los esquemas o diseños de la cuenta difieren de un negocio a otro,

son elaborados y aplicados de acuerdo a las necesidades del sistema contable de la empresa. Los diseños mas utilizados en nuestro medio son las siguientes:

a) Configuración de la letra T.- Es la representación mas simple de una cuenta, utilizada

para agilitar el registro de clasificación de las operaciones en el libro mayor, su diseño es el siguiente:

TITULO DE LA CUENTA

D e b e Haber

Lado izquierdo Lado derecho Lado débito Lado crédito Cargo Abono

Los diseños más comunes de una cuenta empleados en las empresas con datos importantes de los asientos contables, son los que incluyen a seis u ocho columnas que se exponen a continuación.

b) Esquema de seis columnas.-

RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA TITULO DE LA CUENTA CODIGO...... .


23

c) Esquema de ocho columnas.-

RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA

TITULO DE LA CUENTA CÓDIGO.......

Fecha Descripción R. Debe Fecha Descripción R. Haber

2.4 Clasificación.- Las cuentas de acuerdo a su naturaleza se clasifican en: reales o de balance,

nominales o de resultados, y de orden.

Las cuentas reales son expuestas en el balance general, a su vez se dividen en activos, pasivos y patrimonio. Las cuentas nominales que se exponen en el Estado de Resultados, se clasifican en ingresos, gastos y costo de ventas. Las cuentas de orden se dividen en deudoras y acreedoras. Los activos son los valores apreciables en dinero, derechos de cobro por deudas y bienes tangibles de propiedad de la empresa. Los pasivos representan todas las deudas u obligaciones contraídas por la empresa, para su cancelación en el futuro ya sea a corto plazo y largo plazo. Se entiende por corto plazo por el lapso de un año y largo plazo al tiempo que sobrepase al ejercicio contable. El patrimonio es el valor neto de las posesiones de una empresa, es decir, la diferencia existente entre sus activos y pasivos. Son los aportes de capital del dueño o dueños para constituir el negocio, e incluye las utilidades y reservas.

Las cuentas nominales son llamadas también de resultados porque al final de un ejercicio contable expresan las utilidades o perdidas alcanzadas, mediante una clasificación de ingresos, de costos y de gastos. Son expuestas en el Estado de Resultados. Además estas cuentas son transitorias porque se cancelan al cierre del periodo contable. Hablamos de utilidad cuando los ingresos son mayores a los gastos y perdida cuando los gastos son mayores a los ingresos.

Los ingresos son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia. Los ingresos se clasifican en ordinarios y extraordinarios. Los ingresos ordinarios son los que se obtienen de transacciones de la actividad principal que realiza la empresa por la venta de bienes y servicios. Los ingresos extraordinarios denominados también como “otros ingresos”, son los obtenidos en forma eventual de una fuente distinta a la actividad principal, como por ejemplo ganancias por la venta de activos fijos e inversiones realizadas.

Los gastos son los pagos que efectúa la empresa por servicios y elementos necesarios para su buen funcionamiento que genere ingresos. Estos egresos constituyen un gasto o una


24

pérdida porque los valores utilizados no son recuperables, como las operaciones por pago de: sueldos, arrendamientos, servicios básicos públicos, impuestos, seguros, depreciaciones de activos fijos y otros. Los gastos también se clasifican en gastos ordinarios y otros gastos. Los gastos ordinarios están referidos con el sostenimiento de la actividad principal de la empresa, y otros gastos tienen que ver con gastos esporádicos distintos al giro específico que tiene el negocio.

El costo de ventas representa el valor de adquisición de los productos o artículos destinados a la venta, tiene cuentas que representan aplicaciones de recursos en el proceso de comercialización o producción efectuados en una empresa, cuyos valores son recuperadas en operaciones de venta.

Las cuentas de orden denominadas también cuentas de memorando, son aquellas que no tienen incidencia sobre el patrimonio de una empresa. Estas cuentas se clasifican en deudoras y acreedoras. Las cuentas de orden deudoras, representan las cuentas destinadas para la contabilización de operaciones con terceros, que por su naturaleza, no integran el activo, pasivo o patrimonio neto de la empresa ni afectan sus resultados. Comprende administración de: valores y bienes, valores en cobranza, valores y bienes recibidos en custodia. Ejemplo: Valores y bienes recibidos en consignación Las cuentas de orden acreedoras, representan la contrapartida de las cuentas de orden deudoras. Ejemplo: Acreedores por valores y bienes recibidos en consignación.

2.5 Reglas que rigen el movimiento de las cuentas y saldos característicos.- Estas reglas

constituyen el fundamento básico para registrar adecuadamente las operaciones del negocio en el libro diario y por tipo de cuentas las exponemos a continuación:

CUENTAS DE ACTIVO

Debe Haber

Lado en que: Lado en que empiezan y disminuyen y se aumentan cancelan Saldo deudor

CUENTAS DE PASIVO

Debe Haber

Lado en que: Lado en que: disminuyen y se empiezan y cancelan aumentan

Saldo acreedor


25

CUENTAS DE PATRIMONIO

Debe Haber


Saldo acreedor

CUENTAS DE INGRESOS

Debe Haber


Saldo acreedor

CUENTAS DE GASTOS

Debe Haber

Lado en que: Lado en que empiezan y disminuyen y se aumentan cancelan Saldo deudor

CUENTAS DE COSTO DE VENTA

Debe Haber

Lado en que: Lado en que: empiezan y disminuyen y se aumentan cancelan Saldo deudor


26

RESUMEN DE LAS REGLAS QUE RIGEN EL MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS

Nro. CUENTAS DEBE HABER SALDOS 1.- Activos + - Deudor 2.- Pasivos - + Acreedor 3.- Patrimonio - + Acreedor 4.- Ingresos - + Acreedor 5.- Gastos + - Deudor 6.- Costo de Ventas + - Deudor

REFERENCIA

+ Significa: inicio y aumento - Significa: disminución y cancelación

2.6 La partida doble.- La partida doble es uno de los métodos mas difundidos y aplicados en los

sistemas contables de las organizaciones, que consiste en el registro contable de las operaciones afectando a no menos de dos cuentas, una que se debita y otra que se acredita. En forma rudimentaria, el método ya estaba en uso en Venecia en el siglo XIV. Su divulgación masiva se debe al Fray Luca Pacioli, quien en 1494 explicó los detalles básicos de su funcionamiento.

Ejemplo: La Comercial La Paz, inicia sus actividades con un capital en efectivo de Bs. 100.000.-. Aplicando la partida doble, el registro contable de la transacción es como sigue:

CAJA

DEBE HABER

100.000.-

CAPITAL

DEBE HABER

100.000.- 2.7 El plan de cuentas.- El plan de cuentas denominado también nomenclatura de cuentas, es un

documento oficial del sistema contable de la empresa, que consiste en un listado ordenado y codificado de cuentas de balance, de resultados y de orden, que permite captar información de las transacciones comerciales en los registros contables. Está elaborado de acuerdo a la actividad económica del negocio.


27

Las cuentas pueden ser codificadas en el plan de cuentas en las siguientes formas: numérica, alfabética o alfanumérica. A continuación se presenta un plan de cuentas con una codificación numérica, que comúnmente es utilizado:

PLAN DE CUENTAS PARA UNA EMPRESA COMERCIAL

1 ACTIVO 11 ACTIVO CORRIENTE 111 DISPONIBLE 1111 CAJA 11111 CAJA MONEDA NACIONAL 11112 CAJA MONEDA EXTRANJERA 1112 CAJA CHICA 1113 BANCOS 11131 BANCOS MONEDA NACIONAL 11132 BANCOS MONEDA EXTRANJERA 1114 CAJA DE AHORRO 11141 CAJA DE AHORRO MONEDA NACIONAL 11142 CAJA DE AHORRO MONEDA EXTRANJERA 1115 DEPÓSITOS A PLAZO FIJO 11151 DPF MONEDA NACIONAL 11152 DPF MONEDA EXTRANJERA 112 DEUDORES 1121 CUENTAS POR COBRAR 11211 CLIENTE A 11212 CLIENTE B 1122 DOCUMENTOS POR COBRAR 11221 CLIENTE A 11222 CLIENTE B 1123 CRÉDITO FISCAL IVA 1124 PRESTAMOS AL PERSONAL 1125 ANTICIPOS AL PERSONAL 1126 CUENTA PERSONAL SOCIOS 11261 SOCIO A 11262 SOCIO B 113 BIENES DE CAMBIO 1131 INVENTARIO DE MERCADERÍAS 11311 PRODUCTO A 11312 PRODUCTO B 1132 MERCADERÍAS EN TRANSITO 1133 ANTICIPO A PROVEEDORES 12 ACTIVO NO CORRIENTE 121 BIENES DE USO 1211 TERRENOS 1212 EDIFICIOS 12121 VALOR ACTUAL EDIFICIOS


28

12122 (DEPRECIACIÓN ACUMULADA EDIFICIOS) 1213 MUEBLES Y ENSERES 12131 VALOR ACTUAL MUEBLES Y ENSERES 12132 (DEPRECIACIÓN ACUMULADA MUEBLES Y ENSERES) 1214 MAQUINARIA Y EQUIPO 12141 VALOR ACTUAL MAQUINARIA Y EQUIPO 12142 (DEPRECIACIÓN ACUMULADA MAQUINARIA Y EQUIPO) 1215 VEHÍCULOS 12151 VALOR ACTUAL VEHÍCULOS 12152 (DEPRECIACIÓN ACUMULADA VEHÍCULOS) 1216 HERRAMIENTAS 12161 VALOR ACTUAL HERRAMIENTAS 12162 (DEPRECIACIÓN ACUMULADA HERRAMIENTAS) 1217 EQUIPO DE COMPUTACIÓN 12171 VALOR ACTUAL 12172 (DEPRECIACIÓN EQUIPO DE COMPUTACIÓN) 122 DIFERIDOS 1221 GASTOS PAGADOS POR ADELANTADO 12211 SEGUROS 12212 ALQUILERES 123 INVERSIONES 1231 ACCIONES 1232 PARTICIPACIONES

2 PASIVO 21 PASIVO CORRIENTE 211 CUENTAS POR PAGAR 212 DOCUMENTOS POR PAGAR 213 IMPUESTOS POR PAGAR 2131 IMPUESTO A LAS TRANSACCIONES POR PAGAR 2132 IVA POR PAGAR 2133 IUE POR PAGAR 214 APORTES Y RETENCIONES POR PAGAR 2141 FONDO DE PENSIONES BÁSICAS 2142 FONDO DE PENSIONES COMPLEMENTARIAS 2143 CUOTA MORTUORIA 2144 CAJA NACIONAL DE SALUD 2145 INSTITUTO DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN LABORAL 215 DEBITO FISCAL IVA 216 OBLIGACIONES CON EL PERSONAL 2161 SUELDOS Y SALARIOS POR PAGAR 2162 AGUINALDO POR PAGAR 2163 FINIQUITOS POR PAGAR 217 ACREEDORES VARIOS 2171 COTEL 2172 ENTEL 2173 AGUAS DEL ILLIMANI


29

2174 ELECTROPAZ 218 INGRESOS COBRADOS POR ADELANTADO 2181 ALQUILERES COBRADOS POR ANTICIPADO 2182 INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO 2183 ANTICIPO DE CLIENTES 22 PASIVO NO CORRIENTE 221 OBLIGACIONES BANCARIAS 2211 PRESTAMOS HIPOTECARIOS 2212 PRESTAMOS DOCUMENTARIOS 222 OBLIGACIONES POR EMISIÓN DE BONOS 23 PROVISIONES 231 PROVISIÓN PARA BENEFICIOS SOCIALES 2311 PROVISIÓN PARA PRIMAS 2312 PROVISIÓN PARA AGUINALDOS 2313 PROVISIÓN PARA VACACIONES 2314 PROVISIÓN PARA INDEMNIZACIONES 2315 OTRAS PROVISIONES

3 PATRIMONIO 31 CAPITAL SOCIAL 32 RESERVA LEGAL 33 RESERVA PARA REVALUOS TÉCNICOS 34 RESERVA CONSTITUTARIA 35 AJUSTE GLOBAL DEL PATRIMONIO 36 UTILIDADES RETENIDAS 37 (PERDIDAS ACUMULADAS) 38 UTILIDAD DE LA GESTIÓN

4 INGRESOS 41 INGRESOS ORDINARIOS 411 VENTAS 412 (DEVOLUCIÓN, DESCUENTO Y BONIFICACIONES EN VENTAS) 42 INGRESOS EXTRAORDINARIOS 421 VENTA DE BIENES DE USO 422 VENTA DE DESPERDICIOS 423 COMISIONES GANADAS 424 INGRESOS FINANCIEROS 425 INTERESES PERCIBIDOS 426 DIFERENCIA DE CAMBIO 427 AJUSTE POR INFLACIÓN Y TENENCIA DE BIENES

5 GASTOS 51 OPERACIONALES 511 GASTOS DEL PERSONAL 5111 SUELDOS 5112 HORAS EXTRAS Y RECARGOS 5113 COMISIONES


30

5114 VACACIONES 5115 CARGAS SOCIALES 5116 CAPACITACIÓN 5117 DOTACIÓN AL PERSONAL 512 SERVICIOS 5121 AGUA POTABLE 5122 TELÉFONO 5123 ENERGÍA ELÉCTRICA 5124 ASEO Y VIGILANCIA 5125 CORREO 5126 PASAJES Y VIÁTICOS 5127 SERVICIO DE TE 513 SEGUROS 514 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 5141 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 5142 MUEBLES Y ENSERES 5143 MAQUINARIA Y EQUIPO 5144 VEHÍCULOS 5145 HERRAMIENTAS 5146 EQUIPO DE COMPUTACIÓN 515 DEPRECIACIÓN 5151 EDIFICIOS 5152 MUEBLES Y ENSERES 5153 MAQUINARIA Y EQUIPO 5154 VEHÍCULOS 5155 HERRAMIENTAS 5156 EQUIPO DE COMPUTACIÓN 517 OTROS GASTOS 5171 GASTOS NOTARIALES 5172 INTERESES Y MULTAS POR INCUMPLIMIENTO 5173 ALQUILERES PAGADOS 5174 IMPUESTO A LAS TRANSACCIONES 5175 IMPUESTO SOBRE LAS UTILIDADES 52 GASTOS EXTRAORDINARIOS 521 PERDIDA EN VENTA BIENES DE USO 522 DIFERENCIA DE CAMBIO 523 AJUSTE POR INFLACIÓN Y TENENCIA DE BIENES

6 COSTO DE LA MERCADERÍA VENDIDA 61 COSTO DE VENTAS 62 INVENTARIO INICIAL DE MERCADERÍAS 63 COMPRAS 64 (DEVOLUCIONES, REBAJAS Y DESCUENTOS EN COMPRAS) 65 FLETES Y ACARREOS EN COMPRAS


31

7 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS 71 DERECHOS CONTINGENTES 711 VALORES Y BIENES RECIBIDOS EN CONSIGNACIÓN 712 GARANTÍAS RECIBIDAS

8 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS 81 OBLIGACIONES CONTINGENTES 811 ACREEDORES POR VALORES Y BIENES EN CONSIGNACIÓN 812 ACREEDORES POR GARANTÍAS RECIBIDAS

NOTA: Los gastos operativos también pueden ser clasificados en: administrativos, de ventas y financieros.

2.8 Lectura: Juan Funes Orellana. ABC de la Contabilidad. Centro de Investigaciones

Empresariales Peña del Villar 2000. Pgs. 138 - 162. 2.9 Ejercicios:

1.- Cuestionario.- Consultado otros autores dar respuesta a las siguientes preguntas: 1) ¿Qué es una operación contable? 2) ¿Cómo se clasifican las cuentas? 3) ¿Qué es cuenta de activo? 4) ¿Qué es cuenta de pasivo? 5) ¿Qué es cuenta de ingreso? 6) ¿Qué es cuenta de egreso? 7) ¿Qué es costo de ventas? 8) ¿Qué es cuenta de patrimonio? 9) ¿Cuáles son las reglas que rigen el movimiento de las cuentas? 10) ¿Qué es plan de cuentas? 11) ¿Cuáles son las cuentas reguladoras?

2.- Control de lectura

Definición de términos contables. Subrayar la respuesta correcta justificando en dos líneas su posición a las siguientes preguntas: 1.- Transacción comercial a) Comercialización de productos de primera necesidad b) Compras de bienes c) Intercambio de valores

2.- Cuenta contable a) Denominaciones similares que se utilizan para registrar operaciones b) Clasificación metódica y ordenada de transacciones c) Rendición de cuentas por fondos recibidos 3.- Datos que considera la configuración de una cuenta con diseño en T a) Fecha, descripción, debe y haber b) Título de la cuenta, debe, haber y saldo característico c) Debe, haber y saldo de la cuenta


32

4.- Clasificación de las cuentas reales a) Ingresos, gastos y costo de ventas b) Patrimonio, Activo y Pasivo c) Cuentas de orden deudoras y acreedoras

5.- Activos a) Son valores netos de posesiones de las organizaciones b) Representan deudas u obligaciones contraídas por la empresa c) Son los bienes, valores y derechos de la empresa

6.- Movimiento y saldo característico de los pasivos a) En columna haber aumenta, en columna debe disminuye y saldo acreedor b) En columna debe aumenta, en columna haber disminuye y saldo deudor c) En columna debe disminuye y columna haber aumenta y su saldo es deudor

7.- Tipo de cuenta a la que pertenece “sueldos pagados”: a) Activo b) Pasivo c) Gasto

8.- Que grupos de cuentas tienen el mismo comportamiento y saldo característico a) Activo, pasivo y patrimonio b) Ingreso, egresos y costo de ventas c) Activos con gastos y pasivos, patrimonio e ingresos

9.- Plan de cuentas a) Conjunto de transacciones comerciales registradas en el diario b) Conjunto de cuentas clasificadas y codificadas para registras las operaciones c) Son cursos de acción para alcanzar objetivo de la empresa

10.- Saldo de las cuentas en general a) Diferencia entre importes totales de las columnas debe y haber o viceversa b) Deudor y acreedor c) Diferencia en entre posesiones y deudas de la empresa


33

UNIDAD 3.- SISTEMA CONTABLE

Competencia.- El estudiante debe saber como se organiza un sistema contable en la empresa, para captar, procesar, registrar y almacenar información contable.

SISTEMA CONTABLE

Es un

Subsistema de información que capta, procesa, registra y almacena datos contables

Compuesto por: y

Elemento humano

Elemento material

Conformado por

Contador público autorizado

Que procesan

Personal auxiliar de la rama

Medios de registro Plan de cuentas

Información contable usando: Registros contables

Comprobante contable

Informes contables


34

3.1 Concepto.- Sabemos que sistema, es un conjunto de partes interdependientes que procesan y

transforman los elementos de entrada en elementos de salida. Entonces el sistema contable es un subsistema del sistema de información de la empresa que: capta, procesa, registra y almacena información contable, y pone a disposición de sus usuarios tanto dentro como fuera de la organización, para la toma de decisiones.

3.2 Elementos.- El sistema contable consta de los siguientes elementos:

1) Elemento humano, presente en todas las etapas del proceso contable constituido

por: el Contador Público, profesional con título en provisión nacional, padrón profesional e inscripción en el colegio respectivo, autorizado para el procesamiento de la información contable y su presentación ante los organismos de fiscalización y tributación, de acuerdo a normas y principios vigentes, y el personal auxiliar con conocimientos básicos de la materia contable. El sistema contable para su posterior automatización en su proceso requerirá de otro profesional como Licenciado en Informática o Ingeniero de sistemas.

2) Elemento material, constituido a su vez por:

a) Medios de registro como manual y electrónico b) El plan de cuentas c) Manual de cuentas d) Los registros contables e) Los comprobantes de contabilidad f) Mecanismos de control g) Modelos de informes contables

A continuación se desarrolla a cada uno de dichos elementos

El medio de registro manual, es la forma de procesamiento más simple de contabilidad, donde los registros son efectuados en forma manuscrita, con uso de máquinas de escribir, de calcular y de computadoras personales.

Esta forma de procesamiento de datos tiene las siguientes características.

1) La lectura de los datos de entrada es realizada por la persona que tiene a su cargo. 2) La clasificación de lo datos es manual, por ejemplo, que si se trata de registrar

ventas, será tarea de alguna persona ordenar previamente las facturas por número correlativo.

3) Los registros en diarios y mayores se practican en forma manuscrita, con máquinas de escribir o computadoras personales.

4) Los cálculos se realizan manualmente o con ayuda de máquina de calcular. 5) Los datos almacenados como débitos, créditos y saldos son realizados por ojo

humano. 6) El sistema manual obtiene como resultado salida de información manuscrita,

tipografiado o con uso de computadoras personales.

El medio de registro electrónico, procesa datos mediante un sistema de cómputo, que está integrado por un procesador central y otros cuatro dispositivos de hardware. Un


35

procesador central contiene componentes que manejan la información virgen para ponerla más útil y controla las otras partes del sistema de cómputo.

Los dispositivos de almacenamiento o memoria secundaria (discos magnéticos) alimentan los datos y los programas en el procesador central y los almacenan para uso posterior. Los dispositivos de entrada, como los teclados, lectoras digitales, scanners o el ratón (mouse) de las computadoras, transforman los datos y las instrucciones a una forma electrónica para alimentarla a la computadora.

Los dispositivos de salida, como las impresoras, terminales de pantalla en video, graficadores, dispositivos de salida por voz, transforman los datos electrónicos producidos por el sistema de cómputo y los muestran de manera que las personas los entiendan.

Los dispositivos de comunicaciones ayudan al control de las comunicaciones entre el procesador central, los dispositivos de entrada y salida y los usuarios finales.

Gráficamente el sistema de cómputo se muestra a continuación:

Almacenamiento Secundario (memoria)

- Disco magnético - Cinta magnética - Disco óptico

Dispositivos de entrada - Teclado - Ratón (mouse) - Dispositivos de entrada

para voz - Lectoras ópticas digitales

Procesador central CPU Unidad lógica/ aritmética

Unidad de control Almacenamiento primario (memoria)

Dispositivos de salida

- Impresoras - Terminal en pantalla

de video. - Graficadores - Salidas por voz

Dispositivos de comunicación

Para el proceso contable existen sistemas computarizados contables que emiten reportes de información similares que el medio manual y que resultan más oportunos para la toma de decisiones.


36

El plan de cuentas.- El plan de cuentas denominado también nomenclatura de cuentas, es un documento oficial del sistema contable de la empresa, que consiste en un listado ordenado y codificado de cuentas de balance, de resultados y de orden, que permite el registro de las transacciones comerciales en los registros contables. Está elaborado de acuerdo a la actividad económica del negocio.

Manual de cuentas.- Es un instrumento complementario al plan de cuentas, que tiene por finalidad describir por cada cuenta: su concepto, cuando se debita, cuando se acredita y su saldo característico, facilitando de esta manera el registro adecuado de cada una de las operaciones del negocio de acuerdo a normas y procedimientos contables.

Los registros contables.- Los libros de contabilidad registran y almacenan a las transacciones que efectúan las empresas como: libro diario, libro mayor, inventarios de existencias, hojas de trabajo, estados financieros etc. A la fecha han evolucionado las formas de los libros, sus rayados, y uso de los medios de registro, llegando hasta los sistemas computarizados contables.

Comprobantes de contabilidad.- Son hojas preimpresas o impresas a través de medios electrónicos, en las cuales se registran las transacciones una por separado, considerando datos como fecha, cuentas que se debitan, cuentas que acreditan, sus importes y glosas adjuntando documentos de respaldo tales como facturas, recibos, estados de cuenta, planillas, etc. En su conjunto estos comprobantes constituyen el libro diario.

Mecanismos de control, para verificar, que el sistema ha captado datos necesarios de todas las operaciones con el respaldo documentario respectivo.

Modelos de informes contables, como modelos de informes podemos mencionar como ejemplo: el estado de resultados y el balance general, que posteriormente veremos en la unidad correspondiente.

3.3 Organización del sistema contable.- Organizar implica tomar decisiones acerca de los

siguientes aspectos: a) Las tareas a asignar a cada persona integrante del sector contable b) Los medios de registros a emplear manuales o electrónicos c) El plan de cuentas a utilizar d) La cantidad y características de los registros a utilizar e) La forma en que se deberá producir el ingreso de los diversos comprobantes al sector

contable f) Los controles a practicar sobre la entrada de datos al proceso, salida de cada proceso

particular y los saldos periódicos y las constancias que deben dejarse de su realización. g) El diseño de los informes contables a preparar, la periodicidad con que se emitirán y

sus destinatarios.

Para tomar estas decisiones deben tenerse en cuenta los requerimientos de los usuarios de la información producida por el sector contable, y las restricciones de carácter económico de la organización.


37

3.4 Inicio de un sistema contable.- El propietario de un negocio, antes de empezar con un

sistema de contabilidad, debe determinar cuanto es el valor neto de sus posesiones. El valor neto de sus posesiones es igual a la diferencia que existe entre el total de sus posesiones y el total de sus deudas. La cifra resultante representa el valor de lo que realmente le pertenece.

Para fines explicativos veremos el siguiente ejemplo: En fecha 4 de enero de 2000 el señor Oscar Alvarez, con la finalidad de iniciar un sistema de contabilidad a su negocio “Comercial Continental”, previamente debe determinar el valor neto de sus posesiones. Entonces como primer paso detalla sus posesiones y deudas como sigue:

Sus posesiones Sus deudas Efectivo disponible Inmueble para uso de oficinas Un automóvil Toyota Una línea telefónica de COTEL

Bs.20.000.- Bs.56.800.- Bs.25.000.- Bs. 4.400.-

A Toyosa Ltda. A mueblería El Roble A Garaje Romero

Bs.5.000.- Bs. 800.- Bs. 400.-

Solución El señor Rodríguez determina el valor neto de las posesiones de su negocio de la siguiente manera:

Comercial “Continental” Valor Neto de sus posesiones

Total de sus posesiones Bs.106.200.- Menos: Total de sus deudas Bs. 6.200.- Valor neto de sus posesiones Bs.100.000.-

3.5 Balance inicial.- El balance inicial llamado también balance de apertura o estado de

situación inicial, es un informe financiero elaborado a fecha de inicio de actividades del negocio. La exposición de su contenido es la siguiente:

Encabezamiento: El balance inicial tiene el siguiente contenido: Línea 1 Razón Social del negocio Línea 2 Nombre del informe financiero Línea 3 Fecha de informe Línea 4 Unidades monetarias en las que se expresa el informe posterior a la línea 4, el balance inicial comprende tres secciones: Activos, Pasivos y Patrimonio. En el lado izquierdo, bajo el título de activos y utilizando cuentas con sus importes detalla todas las posesiones del negocio, en el lado derecho bajo el título de pasivos sus deudas, inmediatamente después del total de pasivos y bajo el título de patrimonio expone el valor neto de sus posesiones, es decir, su capital con el cual la empresa inicia sus actividades. El balance inicial de la Comercial Continental es el siguiente:


38

Comercial “Continental” Balance Inicial

Al 4 de enero de 2000 (Expresado en bolivianos)

Activos Pasivos Bancos 20.000.- Cuentas por pagar 6.200.- Edificios 56.800.- Toyosa Ltda. 5.000.- Vehículos 25.000.- Mueblería El Roble 800.- Inversiones 4.400.- Garaje Romero 400.-

Total Pasivo 6.200.- Patrimonio

O. Álvarez, Capital 100.000.- Total Activo 106.200.- Total Pasivo y Patrimonio 106.200.-

FIRMA CONTADOR FIRMA GERENTE 3.6 Ecuación fundamental de la Contabilidad y ecuaciones derivadas.- En cualquier estado de

situación como ser, balance inicial o de apertura y balance general se cumple la siguiente ecuación: El total de activos (A) es igual al total de pasivos (P) más el total de patrimonio (C). Este importante principio puede resumirse como: A = P + C Las ecuaciones derivadas de la misma son: P = A – C y C = A – P

Gráficamente podemos representar la ecuación fundamental de la contabilidad considerando los datos de la Comercial La Paz como sigue:

Descomponiendo la composición del patrimonio, la fórmula fundamental se presenta:

A = P + C + I – E donde I = Ingreso, E = Egreso Haciendo positivos a todos los componentes de ecuación, tenemos la siguiente expresión:

A + E = P + C + I

3.7 Ejemplo.-


39

Activos Pasivos Caja Mobiliario de oficina Vehículos

92.670.- 2.300.-

27.000.-

Cuentas por pagar Importadora Ruiz Impuestos por pagar

6.000.-

470.-

El señor Jaime Rodríguez, inaugura su negocio el 1/06/04 con la razón social Micro Market “Rodríguez” y con la finalidad de aplicar un sistema de contabilidad para registrar adecuadamente sus transacciones comerciales, inicialmente debe determinar el valor neto de sus posesiones en base a la información que presenta:

Sus posesiones: Sus deudas: Dinero en efectivo Bs.92.670.- A Importadora Ruiz 6.000.- Mobiliario de oficina Bs. 2.300.- A Servicio de Impuestos 470.- Una camioneta Nissan Bs.27.000.- Equipo de computación Bs. 4.500.-

Trabajo a realizar: a) Valor neto de sus posesiones, b) Balance Inicial Solución a) El señor Rodríguez determina el valor neto de las posesiones de su negocio como

sigue: Micro Market “Rodríguez”

Valor Neto de sus Posesiones Total de sus posesiones Bs.126.470.- Menos: Total de sus deudas Bs. 6.470.- Valor neto de sus posesiones Bs.120.000.-

========= b) El balance inicial del Micro Market “Rodríguez” es el siguiente:

Micro Market “Rodríguez”

Balance Inicial Al 1 de junio de 2004

(Expresado en bolivianos)

Equipo de computación 4.500.- Total Pasivos 6.470.-

Patrimonio J. Rodríguez, capital 120.000.-

Total Activos 126.470.- Total Pasivo y Patrimonio 126.470.-

FIRMA CONTADOR FIRMA GERENTE 3.8 Lectura: Enrique Fowler Newton. Organización del Sistema Contable. Ediciones Machi

1992. Pgs. 113 a 167. 3.9 Ejercicio:


40

1.- Practica El señor Mario Martinez, propietario de la Mueblería el Roble, el 1ro. de abril del año 2004 con la finalidad de iniciar un sistema de contabilidad que le permita el registro y control de sus recursos financieros, previamente debe determinar el valor neto se sus posesiones y luego su Balance de Apertura en base a la siguiente información:

Sus posesiones

Dinero en efectivo Bs. 43.000.- Para uso de oficina dos escritorios c/u a Bs.700, dos sillas c/u a Bs.300 y una credenza Bs. 800 Una casa Bs. 58.000.- Inventario de mercaderías Bs. 30.000.- Una línea telefónica Bs. 6.400.- Una computadora personal Bs. 7.000.- Una camioneta _ ? _ Total posesiones Bs.202.400.-

Sus deudas Prestamos por pagar Bs. 12.000.- Cuentas por pagar (Barraca El Alto) Bs. 5.000.- Servicios de Impuestos Bs. 1.000.-

Trabajo a realizar

1. Determinar el Valor Neto de Posesiones 2. Balance de apertura 3. Afirmar verdadero o falso que: el valor de la camioneta Bs.31.000.

2.- Teoría.- Desarrollar los siguientes términos contables:

a) Concepto de Sistemas Contables b) Elementos de un Sistema Contable c) Elementos materiales de un Sistema Contable d) Manual de cuentas e) Organización de un Sistema Contable f) Valor neto de posesiones g) Balance inicial h) Estructura del Balance inicial i) Ecuación fundamental de la contabilidad


41

es

es

es

es

UNIDAD 4.- LOS REGISTROS CONTABLES

Competencia.- El estudiante debe conocer que las organizaciones empresariales para la captación y procesamiento de información de sus operaciones, cuentan con registros contables según el Art. 37 del Código de Comercio. Desarrollar habilidades y aplicar procedimientos para el registro adecuado y oportuno de las transacciones comerciales.

LOS REGISTROS CONTABLES

Según el código de comercio son:

Libro diario

Libro mayor

Inventario s

Balances

es Registro cronológico de operaciones

es Clasifica las operaciones

mediante cuentas

es Recuento físico de existencias

es Estados financieros que

sirven para la toma de decisiones.


42

4.1 Importancia y aspectos legales.-

Sabemos que la contabilidad procesa datos de operaciones que influyen en la composición y evolución del patrimonio de una organización empresarial y bienes de terceros en su poder.

Los registros contables constituyen elementos del sistema contable en donde se registran y almacenan datos de transacciones comerciales derivados de la actividad específica que desarrolla la empresa y como ejemplo podemos citar entre otros: el libro diario y el libro mayor.

A pesar que su uso data de mucho tiempo atrás, no ha podido ser desplazado por otra clase de registros. A la fecha han evolucionado las formas de los libros, sus rayados, y uso de los medios de registro, aplicando incluso sistemas computarizados contables.

Los propietarios de una empresa ven de primordial importancia llevar libros de contabilidad para el registro de transacciones, por dos razones importantes: una de orden legal de exigencia obligatoria (Código de Comercio, Ley 1606, Ley 1178, etc.) y otra por la gestión administrativa que consiste en la toma de decisiones de los usuarios de la información contable.

El Código de Comercio aprobado con Decreto Ley No. 14379, en su artículo 37 (Clases de Libros), sostiene que los empresarios están obligados a llevar los siguientes libros contables: Diario, Mayor y de Inventarios y Balances, salvo que por Ley se exijan específicamente otros libros. Además, es importante conocer los requisitos y condiciones legales de los registros contables, enunciados en los siguientes artículos del C. C.:

36, Obligación de llevar contabilidad 40, Forma de presentación de libros 41, Idioma y moneda 42, Prohibiciones 43, Sanciones 44, Registro en los libros Diario y Mayor 45, Concentración y anotación por periodos 46, Inventarios y balances 52, Conservación de libros y papeles de comercio

4.2.El proceso contable.-

Los pasos que sigue la contabilidad dentro de un periodo contable, desde la elaboración de la situación financiera a fecha de inicio de actividades y las transacciones comerciales realizadas posteriormente en la organización, hasta llegar a los estados financieros, son los siguientes:

1. Balance Inicial. El proceso contable se inicia en la elaboración del Balance de apertura que presenta los activos, pasivos y patrimonio, con los cuales comienza sus actividades.


43

2. Registro de operaciones.- Cumplido el paso 1, son contabilizadas cronológica y ordenadas todas las operaciones o transacciones efectuadas en la empresa en Libro Diario.

3. Llenar el Libro Mayor.- Se clasifican las transacciones comerciales anotadas del

Libro Diario, mediante uso de cuentas.

4. Balance de Comprobación de Sumas y Saldos.- Verifica la confiabilidad de la información contenida en los libros Diario y Mayor, mediante controles cruzados cuantitativos.

5. Asientos de ajuste.- Consisten en modificar y corregir saldos de algunas cuentas, de

manera que en los estados financieros a una determinada fecha, figuren con sus saldos confiables y razonables.

6. Hojas de trabajo.- Son informes resumidos auxiliares que pueden constar de 6, 8, 10,

o mas columnas según las necesidades del contador, que facilitan la elaboración de los estados financieros mediante una clasificación de cuentas ajustadas de resultados y balance.

7. Estados Financieros.- Luego son elaborados los estados financieros que exponen de

manera agregada y resumida los resultados económicos y financieros de la organización.

8. Asientos de Cierre.- Finalmente, se corren los asientos de ajuste: preparatorio y

definitivo con la finalidad de saldar las cuentas de resultados y de balance. 4.3 Libro Diario

4.3.1 Concepto.- El Libro Diario denominado también Libro de primera entrada es el registro

formal cronológico y ordenado de las transacciones comerciales u operaciones del negocio efectuadas mediante asientos contables.

Se denomina libro de primera entrada, por ser el registro que utiliza la organización para practicar por primera vez la contabilización de datos originales de sus operaciones.

Decimos que es un registro formal, puesto que el Código de Comercio enuncia la obligación que tiene el comerciante de llevar el Libro Diario en sus artículos. 37 y 44.

Hoy podemos afirmar que constituye una base de datos de hechos y cifras para elaborar los demás registros.

4.3.2 Diseño.- El Libro Diario expone los siguientes formatos en su presentación: a)

Tradicional b) Mediante comprobantes


44

a) Libro Diario tradicional, es aquel en el que se registran varias operaciones por cada página o folio. Actualmente es utilizado en negocios pequeños y para fines didácticos y tiene el siguiente formato:

RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA La Paz- Bolivia

LIBRO DIARIO Folio No.

Fecha Detalle Ref.- Debe Habar

a

B

c

D

d

Las columnas del Libro Diario con este diseño, captan la siguiente información:

a) Fecha.- Bajo este titulo se anotan la fecha de la transacción. b) Detalle.- Bajo este título se registran: títulos de las cuentas que debitan y se acreditan.

Luego se anota la glosa del asiento contable c) Referencia.- Bajo este título se anotan los códigos de las cuentas. d) Debe.- Bajo este título se registran los importes de las cuentas que se debitan. e) Haber.- Bajo este título se anotan los importes de las cuentas que acreditan.

b) Comprobantes de diario.- Los comprobantes de diario constituyen El Libro Diario mediante Comprobantes, son hojas preimpresas o impresas a través de medios electrónicos, en las cuales se registran una transacción comercial por separado. Los comprobantes de diario llevan adjunto documentos mercantiles necesarios como evidencia de las operaciones.

Clasificación.- Los comprobantes de diario se clasifican en: 1) Comprobantes de diario ingreso, 2) Comprobantes de diario egreso y 3) Comprobantes de diario traspaso.

1) Comprobantes de diario ingreso.- Son aquellos registros que contabilizan transacciones

comerciales que generan ingreso efectivo de recursos monetarios y tienen el siguiente formato:


45


COMPROBANTE DE DIARIO INCRESO CDI No. La Paz, ___de de 200x

Código Detalle Debe Haber

a

b

c

d

Son: 00/100 bolivianos Preparado por:

Revisado por:

Aprobado por

2) Comprobantes de diario egreso.- Son los registros que contabilizan operaciones que

generan salida efectiva de recursos monetarios de la empresa. Su formato es el siguiente:


COMPROBANTE DE DIARIO EGRESO CDE No. La Paz, _ de_ _de 200x


a

b

c

d

Son: 00/100 bolivianos Preparado por:

Revisado por:

Aprobado por

c) Comprobantes de diario traspaso.- Estos comprobantes están referidos a registros de operaciones en las cuales no intervienen ingresos ni egresos de recursos monetarios, es decir, utilizan la contabilidad a base de devengado. Su formato es como sigue:


46


COMPROBANTE DE DIARIO TRASPASO CDT No. La Paz, _ de_ _de 200x


a

b

c

d

Son: 00/100 bolivianos e

Preparado por: f

Revisado por: g

Aprobado por

En las columnas de los Comprobantes de Diario, se registran la siguiente información:

a) Código.- Bajo este titulo se anotan los códigos de la cuentas de acuerdo a plan de cuentas de la empresa.

b) Detalle.- Bajo este título se registran: títulos de las cuentas que debitan y se acreditan. Luego se anota la glosa del asiento contable de la operación y datos de los documentos mercantiles que adjuntan como respaldo.

c) Debe.- Bajo este título se registran los importes de las cuentas que se debitan. d) Haber.- Bajo este título se anotan los importes de las cuentas que acreditan. e) Preparado por.- Tiene por finalidad registrar el nombre completo, cargo y firma del

funcionario que ha elaborado el comprobante. f) Revisado por.- Se registra el nombre completo, cargo y firma del funcionario que ha

revisado la elaboración del comprobante. g) Aprobado por.- En la columna se registra el nombre completo, cargo y firma del

funcionario que ha aprobado la elaboración y revisión del comprobante. 4.4 Asiento contable.-

4.4.1 Concepto.- Asiento contable es el registro de las transacciones comerciales en los

comprobantes y libros de diario, de acuerdo a normas y procedimientos de contabilidad y disposiciones del Código de Comercio.

4.4.2 Elementos.- Un asiento contable está constituido por los siguientes elementos:

1) Número del asiento 2) Fecha de la operación 3) Cuenta o cuentas que se debitan con sus respectivos importes 4) Cuenta o cuentas que se acreditan con sus importes respectivos 5) Código de las cuentas 6) Glosa, significa una explicación breve de la operación.


47

4.4.3 Clasificación.- Los asientos contables podemos clasificar de acuerdo a los siguientes

criterios:

Por su composición en: simples y compuestos Por su cronología en el ejercicio contable, se clasifican en: inicial, normales de ejercicio,

de ajustes, de cierre y de reapertura de ejercicio.

Asiento simple.- Es el registro de una operación en el libro de diario, que afecta únicamente a dos cuentas, una que se debita y otra que se acredita.

Asiento compuesto.- Es el registro de una transacción comercial, que afecta a mas de dos cuentas, pueden ser una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, o dos o mas cuentas deudoras y una acreedora.

Asiento inicial.- Es el asiento contable que se registra los activos, pasivos y patrimonio con los cuales inicia sus actividades la empresa.

Asientos normales de ejercicio.- Son los asientos que registran a las operaciones sucedidas diariamente con posterioridad al asiento inicial y durante dicho ejercicio.

4.5 Libro Mayor

4.5.1 Concepto.- El libro mayor denominado también libro de segunda entrada o libro

centralizador, es el conjunto de cuentas ordenadas de acuerdo al plan de cuentas de la empresa, el que a manera de clasificador registra por separado a las cuentas que intervienen en los asientos registrados en el libro diario y forma parte de los libros principales.

Se llama libro de segunda entrada, porque es el segundo registro para practicar la contabilización de las operaciones anotadas previamente en libro diario. Es denominado también libro centralizador de cuentas, puesto que la información clasificada que proporciona, es útil para determinar sus saldos y elaborar los estados de cada cuenta.

4.5.2 Diseño.- Los diseños del libro mayor no disponen de una norma estandarizada de

aplicación universal, difieren de un negocio a otro, responden a requerimientos y necesidades del sistema contable implantado en la empresa. El libro mayor de acuerdo a los esquemas existentes de cuentas y señalados en el capitulo No. 2, podemos clasificar con sigue:

a) Libro mayor con cuentas en T.- Este libro mayor es un conjunto de cuentas con el esquema de la letra T, registrados de los asientos del libro diario. Se emplea para agilitar el registro de las operaciones y con fines didácticos de enseñanza del proceso contable.

Ejemplo.-


48

RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA

RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA Pagina No.1 La Paz - Bolivia

LIBRO MAYOR

CUENTA A CUENTA B

Debe Haber Debe Haber

CUENTA ......... CUENTA Z

Debe Haber Debe Haber

b) Libro mayor con cuentas de 6 columnas.- El libro mayor bajo este formato podemos representar como sigue:


RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA La Paz Bolivia

RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA La Paz Bolivia

TITULO DE LA CUENTA Código..... Fecha Descripción Ref. Debe Haber Saldo

El diseño de la cuenta, empieza con los siguientes títulos: la Razón Social de la empresa, ciudad y país, número correlativo, título de la cuenta y su código. Las columnas de las cuentas, registran los siguientes datos de los asientos contables: (1) Fecha de la operación


49

RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA

(2) Concepto o contra-cuenta (3) No. de asiento del comprobante o libro de diario. (4) Débito o cargo de la cuenta (5) Crédito o abono de la cuenta (6) Saldo de la cuenta luego de cada registro

c) Libro mayor con cuentas de 8 columnas.- Este libro mayor presenta el siguiente formato:


RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA La Paz Bolivia

RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA La Paz Bolivia

TITULO DE LA EMPRESA Código..... Fecha Descripción R. Debe Fecha Descripción R. Haber

El diseño de la cuenta, también empieza con los siguientes títulos: la Razón social de la empresa, ciudad y país, número correlativo, título de la cuenta y su código.

La cuenta se compone de dos lados, el izquierdo se emplea para registras sus débitos y el derecho para anotar sus créditos. Sus columnas tienen el siguiente significado:

(1) Fecha del asiento contable (2) Descripción de la transacción o contra-cuenta (3) Bajo el título de referencia, se anota el número de asiento o comprobante contable,

otros anotan el número de página del diario. (4) El importe que se debita o se acredita.

En un sistema manual de contabilidad, los libros mayores con cuentas de 6 u 8 columnas en su diseño, son los que a manera de fichero o clasificador utilizan una página o tarjeta para cada título para registrar su movimiento manualmente. También el sistema computarizado de contabilidad, emite reportes con estos formatos, con cuentas ordenadas de acuerdo al Plan de Cuentas de la empresa, a una fecha determinada en forma automática.

4.5.3 Traslado del libro diario al libro mayor.

Este traslado denominado también pase o mayorizar, es el proceso de transcribir el débito o crédito de una cuenta del asiento registrado en el libro diario o comprobante de diario, al libro mayor.

Los pasos para mayorizar una cuenta de 6 columnas son los siguientes:


50

No.

Cuentas Sumas Saldos

Debe Haber Deudor Acreedo a.

b.

c.

d.

e.

f.

a) Anotar el número correlativo de la cuenta del mayor en el espacio destinado b) Anotar el título completo de la cuenta c) Anotar el código de la cuenta en el espacio reservado en su diseño. d) Anotar la fecha del asiento del libro o comprobante de diario en la columna No.1 e) Explicar brevemente el concepto por el cual se apropió la cuenta o contra-cuenta en la

columna No.2 f) Anotar el número de asiento o comprobante de diario de la cuenta mayorizada en la

columna No.3 g) Anotar el importe debitado en el asiento o comprobante de diario de la cuenta

mayorizada en la columna No.4. h) Anotar el importe acreditado en el asiento o comprobante de diario de la cuenta

mayorizada en la columna No.5. i) Anotar la diferencia determinada entre la columna debe y haber o viceversa en la

columna No. 6. 4.6 Balance de comprobación de sumas y saldos.-

4.6.1 Concepto.-

Es un informe resumido auxiliar de la empresa, elaborado a fines de un periodo contable, con fines de controlar la confiabilidad de la información contenida en términos monetarios de débitos y créditos de las cuentas del Libro Diario y del Libro Mayor, mediante procesos cruzados cuantitativos.

4.6.2 Diseño.-

El Balance de Comprobación de Sumas y Saldos en su diseño está conformado por cuatro títulos y seis columnas que a continuación se muestran:


BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS Al............de..........................de 200....

Expresado en bolivianos

r


51

Los títulos del informe están referidos a: 1. Razón social de la empresa 2. Nombre del informe, en este caso Balance de Comprobación de Sumas y Saldos 3. La fecha a la cual se elabora el documento y 4. Las unidades monetarias en las cuales se expresa el informe.

Las columnas del informe tienen el siguiente contenido:

a. El numero correlativo de las cuentas del libro mayor b. Títulos o nombres de las cuentas c. Importes totales de los débitos de las cuentas d. Importes totales de los créditos de las cuentas e. Saldos deudores cuando los débitos son mayores a los créditos, obtenido mediante diferencia entre ambos importes f. Saldos acreedores cuando los créditos son mayores a los débitos, mediante diferencia entre ambos importes

4.6.3 Forma de elaboración.- El Balance de Comprobación de sumas y saldos se elabora de la

siguiente forma:

1.- Obtener la sumatoria de importes de las columnas debe y haber de cada una de las cuentas del Libro Mayor. 2. Registrar los cuatro títulos siguientes: 1) Razón social de la empresa, 2) Nombre del informe, 3) Fecha a la cual se elabora y 4) Unidades monetarias en la cuales se expresa el informe. 3. En columnas correspondientes, anotamos de la cuenta su número correlativo, nombre; bajo el título de “Sumas” registramos los totales de los importes debitados y acreditados. 4. Continuado en el título “Sumas”, totalizamos los importes debitados y los acreditados, y luego comparamos con los totales de las columnas debe y haber del Libro Diario, debiendo igualar ambos. De ser así, proseguimos con el siguiente punto. 5. En la columna bajo el título de “Saldos”, se obtienen las diferencias entre sus columnas y su resultado constituye saldo deudor cuando los débitos son mayores a los créditos y saldo acreedor cuando los créditos son mayores a los débitos. 6. Si no cumple la condición establecida en el punto 4, es decir, que sumatorias de las columnas debe y haber se “Sumas” del Balance de comprobación no igualan con los totales correspondientes del Libro Diario, entonces debemos revisar el proceso de registro de cuentas en ambos libros, buscando su error o errores, hasta encontrar la igualdad de los importes de dichos registros.

4.6.4 Lo que no demuestra el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos.- Este documento

adolece de las siguientes deficiencias:

a) Correcta apropiación de cuentas.- No demuestra si al registrar una partida hemos apropiado correctamente la cuenta que debió ser usada en el Libro Diario.

b) Omisión de asiento.- Significa que una operación no ha sido registrada el Libro Diario o comprobantes de diario.


52

c) Duplicidad de asientos.- Se presenta cuando se registra el asiento dos veces en el Libro Diario.

d) Pases al Libro Mayor de cuentas equivocadas.-

Como ejemplo podemos indicar si en lugar de debitar la cuenta de Equipo de Computación con Bs.6.000.- cargamos dicho importe a la cuenta Equipos e Instalaciones.

e) Registro erróneo de importes.- Si adquirimos Muebles y enseres en Bs. 800.- y anotamos en Libro Diario Bs. 8.000.-.

4.7 Hoja de trabajo de seis columnas.-

4.7.1 Concepto.- Es un informe financiero auxiliar, elaborado a determinada fecha en base a un

balance de saldos y un proceso de distribución de cuentas de resultados y de balance. Permite saber a intervalos regulares si sus transacciones han producido ganancias y pérdidas

4.7.2 Diseño.- La hoja de trabajo de seis columnas en su conformación tiene el siguiente diseño:

RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA HOJA DE TRABAJO DE SEIS COLUMNAS

Al............de..........................de 200.... Expresado en bolivianos

No. Cuentas Balance de saldos Debe Haber

Estado de Resultados Gastos Ingresos

Balance General Activos Pasivos

a.

b.

c.

d.

e.

f.

g.

h.

La hoja de trabajo diseñada, que se encuentra ya en hojas preimpresas o modelos electrónicos, consta en realidad de ocho columnas, sin embargo para su nominación se considera solo la cantidad de columnas con datos monetarios.

4.7.3 Procedimientos para su elaboración.- A continuación detallamos los pasos a seguir para

elaborar la hoja de trabajo de seis columnas:

1. Dentro de los títulos, verificamos la fecha del informe

2. En la columna a. anotamos el número correlativo de las cuentas que tienen saldos en el balance de comprobación de sumas y saldos.

3. En la columna b. anotamos los nombres o títulos de las cuentas que tienen saldos.


53

4. En la columna c. anotamos los saldos deudores de cuentas que tengan movimiento en el balance de comprobación.

5. En la columna d. anotamos los saldos acreedores de cuentas que tengan movimiento en el balance de comprobación.

6. Obtenemos los totales de los saldos de las columnas c. y d. deudores y acreedores, y comparamos con los saldos del balance de comprobación de sumas y saldos. Si así fuere continuamos con los siguientes pasos, y en caso contrario debemos revisar los pasos 3. 4. y 5. hasta obtener la igualdad.

7. Clasificamos los saldos de las cuentas en las columnas bajo los títulos: Estado de Resultados y Balance General.

8. Totalizamos de las cuentas: gastos, ingresos, activos y pasivos con la intención de determinar la utilidad o pérdida de las operaciones en la empresa. Se tratará de utilidad cuando los ingresos son mayores a los gastos y en caso contrario pérdida 9. En caso de obtener utilidad, dicho importe se sumará al total de gastos y al total de pasivo, debiendo igualar gastos con ingresos y activos y pasivos.

En caso de obtener perdida, su importe se incrementará a las cuentas de ingresos y

activos, para igualar gastos con ingresos y activos con pasivos.

10. Concluida la elaboración de la hoja de trabajo, en el lado inferior firmaran: inicialmente el contador y luego el representante de organización, con sus respectivos sellos.

4.8 Libro de compras y ventas .

De la implementación del impuesto al valor agregado IVA mediante Ley 843 reglamentado con Decreto Supremo No. 21530 y Resolución Administrativa No. 05-82-87 de la entonces Dirección General de la Renta Interna, se establece en los numerales 15 y 17 la obligación de llevar los libros de “Ventas IVA” y Compras IVA. Su numeral 18 establece textualmente lo siguiente: “Conforme a las prescripciones de los Arts. 40, 41 y 42 del Código de Comercio, los libros VENTAS IVA Y COMPRAS IVA que se establecen por la presente resolución, deberán ser encuadernados y foliados y, antes de su utilización estar autorizados por Notario de Fe Pública, quién dejará constancia en el primer folio de cada libro del uso que tendrá, el número de folios que contiene y sellará todas las hojas”. Ejercicios de aplicación se tienen en la Unidad 5.

4.9 Ejemplo No 1.-

El señor Oscar Álvarez propietario de la Comercial Continental, inicia sus actividades el 4

de enero del 2004 con los saldos que se detallan en el siguiente plan de cuentas:


54

PLAN DE CUENTAS

1.- Activos 1.1 Banco

20.000.-

3.- Patrimonio

3.1 O. Álvarez, Capital

100.000.- 1.2 Edificios 1.3 Muebles y enseres 1.4 Vehículos

56.800.-

25.000.-.

4.- Ingresos 4.1 Comisiones ganadas 5.- Gastos

1.5 Inversiones 4.400.- 5.1 Sueldos pagados

2.- Pasivos 2.1 Cuentas por pagar 2.1.1 Toyosa Ltda.

5.000.-

5.2 Alquileres pagados 5.3 Gastos de vehículo

2.1.2 Mueblería El Roble 2.1.3 Garaje Romero

800.- 400.-

La administración de la Comercial Continental, realizó las siguientes transacciones comerciales durante el mes de enero de 2004.

Enero 7.- Recibió Bs. 30.000.- de comisiones ganadas por venta de una casa según factura No.1. Enero 10.- Pagó Bs. 1.000 por concepto de alquiler del mes de enero con cheque No. 1 Enero 13.- Compró un juego de living para uso de oficina con cheque No.2 en Bs. 3.700.- Enero 17.- Canceló las siguientes obligaciones: 50% a Toyosa Ltda. con cheque No. 3 y total del Garaje Romero con cheque No. 4. Enero 20.- Recibió Bs. 8.000.- de comisiones por venta de un departamento según factura No. 2. Enero 25.- Pagó Bs. 700.- por consumo de gasolina y aceite para el automóvil Toyota con cheque No. 5. Enero 31.- Canceló la planilla de sueldos de enero por Bs. 6.000.- con cheque No. 6.

Trabajo a realizar al 31/01/2004:

a) Balance inicial b) Libro Diario c) Libro Mayor d) Balance de Comprobación de Sumas y Saldos e) Hoja de trabajo de seis columnas

Solución

a) El balance inicial fue registrado en la unidad 3

b) Libro diario.- Con fines didácticos utilizaremos el libro diario tradicional:


55

LIBRO DIARIO Pagina No.1 FECHA DETALLE REF. DEBE HABER

2000 Enero 4 Enero 7 Enero 10 Enero 13 Enero 17 Enero 20 Enero 25

-- 1 -- Bancos Edificios Vehículos Inversiones

Cuentas por pagar - Toyosa Ltda. 5.000 - Mueblería El Roble 800 - Garaje Romero 400 O. Álvarez, Capital

Asiento inicial de la Comercial Continental.

-- 2 – Bancos

Comisiones ganadas Recepción de comisiones por venta De una casa según factura No. 1

-- 3 -- Alquileres pagados

Bancos Pago de alquiler de enero con ch. 1

-- 4 -- Muebles y enseres

Bancos Compra de un juego de living con cheque No. 2.

-- 5 -- Cuentas por pagar - Toyosa Ltda.. 2.500.- - Garaje Romero 400.-

Bancos Pago a Toyosa Ltda. 50% deuda con Ch. No.3 y Garaje Romero con ch.4

-- 6 -- Bancos

Comisiones ganadas Comisiones obtenidas por venta de un departamento.

-- 7 -- Gastos de vehículo

Bancos Pago consumo de gasolina y aceite de automóvil con cheque No. 5.

1.1 1.2 1.4 1.5 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 3.1 1.1 4.1 5.2 1.1

1.3 1.1 2.1 2.1.1 2.1.2 1.1 1.1 4.1 5.3 1.1

20.000.- 56.800.- 25.000.-

4.400.-

30.000.-

1.000.-

3.700.-

2.900.-

8.000.-

700.-

6.200.-

100.000.-

30.000.-

1.000.-

3.700.-

2.900.-

8.000.-

700.-


56

Enero 31 -- 8 – Sueldos pagados

Bancos Pago sueldos de enero con ch. No. 6 Total

5.1 1.1

6.000.-

6.000.-

158.500.- 158.500.-

Debe

Haber

(1) 20.000.- (2) 30.000.- (6) 8.000.-

1.000.- (3) 3.700.- (4) 2.900.- (5)

700.- (7) 6.000.- (8)

58.000.- 14.300.-

======= =======

c) Libro Mayor.-

1) Con cuentas en T

COMERCIAL CONTINENTAL Pagina No.1 La Paz - Bolivia

LIBRO MAYOR

BANCOS EDIFICIOS

Debe Haber (1) 56.800.-

VEHÍCULOS INVERSIONES

Debe Haber Debe Haber (1) 25.000.- (1) 4.400.-

CUENTAS POR PAGAR O. ÁLVAREZ, CAPITAL

Debe Haber Debe Haber (5) 2.900.- 6.200.- (1) 100.000.- (1)

COMISIONES GANADAS ALQUILERES PAGADOS

Debe Haber Debe Haber 30.000.- (2) (3) 1.000.-

8.000.- (6) 38.000.


57

MUEBLES Y ENSERES GASTOS DE VEHÍCULO Debe Haber Debe Haber

(4) 3.700.- (7) 700.-

SUELDOS PAGADOS Debe Haber

(8) 6.000.-

Nota.- Al lado de los importes que se debitan y se acreditan se anota el numero de asiento del libro diario, para verificar el movimiento de las cuentas en caso de encontrar diferencia en sus saldos.

i. Con cuentas de seis columnas

COMERCIAL CONTINENTAL La Paz - Bolivia No.1 CUENTA: BANCOS Código: 1.1

Fecha

Descripción

Ref.

Debe

Haber

Saldo

2004 Enero 4 Enero 7 Enero 10 Enero 13 Enero 17 Enero 20 Enero 25 Enero 31

Asiento inicial Comisiones ganadas Alquileres pagados Muebles y enseres Cuentas por pagar Comisiones ganadas Gastos de vehículo Sueldos pagados

1 2 3 4 5 6 7 8

20.000.- 30.000.-

8.000.-

1.000.- 3.700.- 2.900.-

700.-

6.000.-

20.000.- 50.000.- 49.000.-

45.300.- 42.400.- 50.400.- 49.700.- 43.700.-

58.000.- 14.300.-

COMERCIAL CONTINENTAL La Paz - Bolivia No.2 CUENTA: EDIFICIOS Código: 1.2

Fecha Descripción Ref. Debe Haber Saldo

2004 Enero 4

Asiento inicial

1

56.800.-

56.800.-


58

Fecha Descripción Ref. Debe Haber Saldo 2004 Enero 4

Asiento inicial

1

100.000.-

100.000

COMERCIAL CONTINENTAL La Paz - Bolivia No.3 CUENTA: VEHÍCULOS Código: 1.4

Fecha Descripción Ref. Debe Haber Saldo 2004

Enero 4 Asiento inicial

1

25.000.-

25.000.-

COMERCIAL CONTINENTAL La Paz - Bolivia No.4 CUENTA: INVERSIONES Código: 1.5

Fecha Descripción Ref. Debe Haber Saldo 2004

Enero 4 Asiento inicial

1

4.400.-

4.400.-

COMERCIAL CONTINENTAL La Paz - Bolivia No.5 CUENTA: CUENTAS POR PAGAR Código: 2.1

Fecha Descripción Ref. Debe Haber Saldo

2004 Enero 4 Enero 17

Asiento inicial Bancos

1 5

2.900.-

6.200.-

-

6.200.- 3.300.-

2.900.- 6.200.

COMERCIAL CONTINENTAL La Paz-Bolivia

===============

No.6 CUENTA: O. ÁLVAREZ, CAPITAL Código: 3.1

COMERCIAL CONTINENTAL La Paz - Bolivia No.7 CUENTA: COMISIONES CANADAS Código: 4.1

Fecha Descripción Ref. Debe Haber Saldo 2004 Enero 7 Enero 20

Bancos Bancos

2 6

30.000.-

8.000.- 38.000.-

30.000 38.000

=======


59

COMERCIAL CONTINENTAL La Paz - Bolivia No.8 CUENTA: ALQUILERES PAGADOS Código: 5.2


Bancos

3

1.000.-

1.000.-

COMERCIAL CONTINENTAL La Paz - Bolivia No.9 CUENTA: MUEBLES Y ENSERES Código: 1.3


Bancos

4

3.700.-

3.700.-

COMERCIAL CONTINENTAL La Paz - Bolivia No.10 CUENTA: GASTOS DE VEHÍCULO Código: 5.3


Bancos

4

700.-

700.-

COMERCIAL CONTINENTAL La Paz - Bolivia No.11 CUENTA: SUELDOS PAGADOS Código: 5.1


Bancos

8

6.000.-

6.000.-


60

d) Balance de Comprobación de Sumas y Saldos

COMERCIAL CONTINENTAL BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS

Al 31 de enero de 2004 Expresado en bolivianos

No

. Cuentas

Sumas Saldos Debe Haber Deudor Acreedor

1.- 2.- 3.- 4.- 5.- 6.- 7.- 8.- 9.-

10.-11.-

Bancos Edificios Vehículos Inversiones Cuentas por pagar O. Álvarez, Capital Comisiones Ganadas Alquileres pagados Muebles y enseres Gastos de vehículos Sueldos pagados Totales

58.000.-56.800.-25.000.-

4.400.-2.900.-

1.000.- 3.700.-

700.- 6.000.-

14.300.-

6.200.- 100.000.-

38.000.-

43.700.- 56.800.- 25.000.- 4.400.-

1.000.- 3.700.-

700.- 6.000.-

3.300.- 100.000.-

38.000.-

158.500.- 158.500.- 141.300.- 141.300.-

5) Hoja de trabajo de seis columnas:

COMERCIAL CONTINENTAL

HOJA DE TRABAJO DE SEIS COLUMNAS Al 31 de enero de 2004 Expresado en bolivianos

No

. Cuentas

Balance de saldos Estado de Result. Balance General Deudor Acreedo r Gastos Ingresos Activos Pasivos

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

10. 11.

Bancos Edificios Vehículos Inversiones Cuentas por pagar O. Alvarez, capital Comisiones ganadas Alquileres pagados Muebles y enseres Gastos de vehículos Sueldos pagados

Totales Utilidad del periodo

43.700.-56.800.-25.000.-

4.400.-

1.000.-3.700.-

700.-6.000.-

3.300.-100.000.-

38.000.-

1.000.-

700.-6.000.-

38.000.-

43.700.- 56.800.- 25.000.-

4.400.-

3.700.-

3.300.- 100.000.-

141.300.-

141.300.-

7.700.-

30.300.-

38.000.-

133.600.-

103.300.-

30.300.-

38.000.-

38.000.- 133.600.-

133.600.-


61

Ejemplo No. 2.- La administración del Micro Market Rodríguez para el registro de sus transacciones en el libro diario emplea el siguiente Plan de Cuentas:

PLAN DE CUENTAS

1.- Activos 3.- Patrimonio 1.1 Caja 3.1 J. Rodríguez, Capital 1.2 Banco Mercantil 4.- Ingresos 1.3 Cuentas por cobrar 4.1 Ventas 1.4 Edificios 5.- Gastos 1.5 Mobiliario de oficina 5.1 Compras 1.6 Vehículos 5.2 Sueldos pagados 1.7 Equipo de computación 5.3 Gastos generales 2.- Pasivos 2.1 Cuentas por pagar 2.2 Impuestos por pagar

El negocio realizó las siguientes operaciones en el mes de junio de 2004. Junio 5 Aperturó una cuenta corriente en el Banco Mercantil con un depósito inicial de Bs. 25.000.-

Junio 8 Adquiere una tienda para distribuir sus productos en Bs. 48.000.- pagando 50% al contado y el saldo al crédito a 30 días plazo.

Junio 13 Adquirió mercaderías en Bs. 28.000.- al contado mediante factura No. 0743.- de la importadora Ruiz.

Junio 16 Compró una computadora personal en Bs. 6.300.- para uso de oficina con cheque No.1 según factura No. 02014.

Junio 19 Vendió mercaderías por Bs.32.000.- con factura No. 01, 80% al contado y el saldo al crédito a 60 días plazo.

Junio 20 La recaudación de operación anterior depositó en cuenta bancaria.

Junio 23 Amortizó sus deudas como sigue: Importadora Ruiz 40% con cheque No.2 y Servicio de Impuestos 100% con cheque No. 3.

Junio 27 Por publicidad pagó al periódico La Razón Bs. 1.800.- con cheque No.5

Trabajo a realizar al 27.06.04.- Libro Diario


62

LIBRO DIARIO Folio No 1

FECHA DETALLE REF. DEBE HABER 2004 Junio 1 Junio 5 Junio 8 Junio 13 Junio 16 Junio 19 Junio 20

-- 1 -- Caja Mobiliario de oficina Vehículos Equipo de computación

Cuentas por pagar - Importadora Ruiz Impuestos por pagar J. Rodríguez, Capital

Asiento inicial del Micro Market Rodríguez.

-- 2 -- Banco Mercantil

Caja Apertura de cuenta corriente.

-- 3 -- Edificios

Caja Cuentas por pagar

Adquisición de una tienda 50% al Contado y el saldo al crédito.

-- 4 -- Compras

Caja Por compra de mercaderías de Imp. Ruiz según factura No. 0743.

-- 5 -- Equipo de computación

Banco Mercantil Compra de una computadora personal Según factura 02014 con cheque 01

-- 6 -- Caja Cuentas por cobrar

Ventas Por venta de mercaderías con fact.1 80% al contado y el saldo al crédito.

-- 7 – Banco Mercantil

Caja Depósito de recaudación de 19/06/04 Pasa al folio

1.1 1.5 1.6 1.7 2.1 2.1.1 2.2 3.1

1.2 1.1

1.4 1.1 2.1

5.1 1.1

1.7 1.2 1.1 1.3 4.1 1.2 1.1

92.670.-

2.300.- 27.000.-

4.500..-

25.000.-

48.000.-

28.000.-

6.300.-

25.600.- 6.400.-

25.600.-

6.000.-

470.- 120.000.-

25.000.-

24.000.- 24.000.-

28.000.-

6.300.-

32.000.-

25.600.-

291.370.-

291.370.-


63

LIBRO DIARIO Folio No. 2

FECHA DETALLE REF. DEBE HABER Junio 23

Pago a Junio 27

Viene del folio 1 -- 8 –

Cuentas por pagar - Importadora Ruiz Impuestos por pagar

Banco Mercantil Importadora Ruiz 40% ch 02, Servicio de Impuestos 100% ch.03.

-- 9 -- Gastos Generales

Banco Mercantil Pago por publicidad a periódico La Razón con cheque 04. Total

2.1 2.2 1.2 5.3 1.2

291.370.-

2.400.-

470.-

1.800.-

291.370.-

2.870.-

1.800.-

296.040.- 296.040.-

Luego, como práctica el alumno efectuará: Libro mayor, balance de comprobación de sumas y saldos y la hoja de trabajo de 6 columnas

4.10 Lectura: Código de Comercio vigente, artículos del 36 al 52.

4.11 Ejercicios

No. 1: CONTROL DE LECTURA

Desarrollar en tres líneas los siguientes términos contables: 1.- Libros contables auxiliares

_ _

_

2.- Art.37 Clases de libros: _ _

_

3.- Art. 41 Idioma y Moneda _ _

_

4.- Art. 43 Sanciones _ _

_ 5.- Art. 44 Registro en los libros diario y mayor


64

_ _

_

6.- Periodicidad de la información contable _ _ _ _ _ _ _

Ejercicio No. 2

I.- Practica

Utilizando el siguiente: Plan de cuentas 1.- Activos 1.1 Caja 3.- Patrimonio 1.2 Banco Mercantil 3.1 J. Ramírez, Capital 1.3 Cuentas por cobrar 4.- Ingresos 1.4 Edificios 4.1 Ventas 1.5 Inversiones 4.2 (Devolución en ventas) 1.6 Crédito Fiscal IVA 5.- Gastos 2.- Pasivos 5.1 Gastos Generales 2.1 Cuentas por pagar 5.2 Compras 2.2 Préstamo bancario 5.3 Propaganda y publicidad 2.3 Impuesto a las transacciones 5.4 Impuesto a las transacciones 2.4 Débito fiscal IVA

El señor Joaquín Ramírez, comienza las operaciones de su negocio "Ferretería El Clavo de Oro" como sigue: 2/09/04 Inicia sus actividades con capital en efectivo de Bs. 100.000.- 3/09/04 Contrae un préstamo bancario de Bs. 20.000 del Banco. Mercantil con un plazo de 6 meses, apertura cuenta corriente en el mismo banco. 5/09/04 Adquiere material de ferretería en Bs. 39.000.- de la Importadora FERRUM con factura 01234, pagando 70% al contado y el saldo al crédito a cancelar el 30/09/04. 10/09/04 Adquiere una línea telefónica de COTEL en Bs. 5.200 mediante el cheque No. 0051 del Banco Mercantil. 15/09/04 Vende material en Bs. 38.000, 50% al contado y saldo al crédito a 15 días plazo al señor Alfredo Ramos según factura No.0100. 16/09/04 El señor Ramos devuelve mercaderías de la factura No. 0100 por valor de Bs.1.200.- 30/09/04 El cliente Ramos cancela su deuda en el plazo estipulado con un cheque del Banco Mercantil. Asimismo el negocio cancela su deuda contraída el 5/09/04


65

Trabajo a realizar: a) Balance de Apertura b) Libro diario c) Libro Mayor d) Balance de comprobación de sumas y saldos f) Hoja de trabajo de 6 columnas

II.- Teoría Desarrollar los conceptos de los incisos del punto I

Nota: Responder I y II en orden y con buena letra


66

UNIDAD 5.- TRATAMIENTO CONTABLE IMPOSITIVO

Competencia.- El estudiante debe saber que las empresas realizan sus operaciones de compra y venta bienes y servicios aplicando impuestos.

5.1 Introducción.- Hasta el capítulo anterior, hemos visto por razones didácticas transacciones

comerciales sencillas sin aplicación impositiva, ahora para que el alumno pueda tener un conocimiento completo del registro de las operaciones, consideraremos el tratamiento contable de los siguientes impuestos:

Impuesto al valor agregado, IVA Impuesto a las transacciones, IT.

Estos impuestos tienen como fundamento a las siguientes disposiciones legales:

Ley No. 843 de 20 de mayo de 1986 que creó el IVA Ley No. 1606 del 22 de diciembre de 1994 que modifica la Ley No. 843, y su

reglamento D. S. No.24049 del 29 de junio de 1995. D. S. No. 26077 de 19 de febrero de 2001, texto ordenado a la Ley No. 843.

Es muy importante que los alumnos lean y analicen estas disposiciones, para que logren el registro adecuado de las operaciones de una organización.

5.2 Impuesto al valor agregado.- 5.2.1 Operaciones gravadas por el IVA.- El IVA grava el total de los ingresos obtenidos por

todas las personas, organizaciones y empresas que realicen cualquiera de las operaciones que se detallan a continuación: La venta habitual de bienes muebles situados o colocados en el territorio nacional, Contratos de obras llevados a cabo en el territorio nacional (construcciones) Servicios técnicos y profesionales llevados a cabo en el territorio nacional, Servicios públicos y privados llevados a cabo en el territorio nacional, Importaciones definitivas, Alquiler de muebles o inmuebles, Arrendamiento financiero de bienes muebles.

5.2.2 Operaciones excluidas y exentas del IVA.- Se encuentran excluidas del IVA los ingresos

provenientes de las siguientes operaciones: Operaciones financieras en las que se generen ingresos por concepto de Intereses

(créditos o depósitos de entidades financieras). Operaciones de compra-venta de deventures, títulos, valores y acciones y títulos de

crédito. Ventas o transferencias como consecuencia de reorganizaciones de empresas o

aportes de capital.

Están exentas del IVA: Las importaciones efectuadas por diplomáticos acreditados en el país o por

instituciones que tengan dicho estatus.


67

Las importaciones “bona fide” de los viajeros que lleguen al país por un monto máximo de $US. 1.000.-

5.2.3 Nacimiento del hecho imponible.

En las ventas a contado o crédito en el momento de entrega de bien que suponga

transferencia de dominio, la percepción parcial o total del precio o de la facturación, lo que ocurra primero.

En los contratos de obra o prestación de servicios desde el momento que finalice la ejecución o prestación o desde la percepción total o parcial del precio o la facturación, entre éstos el que fuere anterior.

En los contratos de obra de construcción respecto de cada certificado de avance de obra a la percepción de cada pago.

En la fecha que se produzca la incorporación de bienes muebles en el caso de contratos de obra y prestación de servicios o se produzca el retiro de bienes de la actividad de los sujetos pasivos y se destinen a uso particular del único dueño o socios.

En el momento de despacho aduanero, en los casos de importaciones definitivas e inclusive importaciones de emergencia.

En el arrendamiento financiero en el momento de vencimiento de cada cuota y el pago final del saldo (de la opción de compra)

5.2.4 Base imponible.- La base imponible del impuesto está constituida por el precio neto de la

venta de muebles, de los contratos de obras y de prestación de servicios y toda otra prestación, cualquiera fuere su naturaleza consignados en la factura, nota fiscal o documento equivalente. En el caso de las importaciones la base imponible estará dada por el valor CIF aduanero determinando con arreglo a la legislación pertinente, más los derechos, cargos aduaneros y toda otra erogación necesaria para efectuar el despacho aduanero. Para los efectos se considera precio neto de venta el que resulta de deducir del precio total los siguientes conceptos: Bonificaciones y descuentos hechos al comprador de acuerdo a las costumbres del

mercado. Valor de envases retornables. El impuesto a los consumos específicos ICE y el impuesto especial a los

hidrocarburos y sus derivados IEHD Asimismo, se establece que son integrantes del precio neto de venta gravado los siguientes conceptos: Los servicios prestados juntamente con la operación gravada o como consecuencia

de la misma (transporte, limpieza, embalaje, seguro, garantía, colocación, mantenimiento y similares)

Los gastos financieros entendiéndose por éstos los que tengan origen en pagos diferidos (intereses de financiamiento).


68

5.2.5 Tasa.- La tasa por concepto del IVA es de 13%. Este impuesto representa:

Para el vendedor un “Debito Fiscal”, deuda a favor del fisco. También generan débito fiscal las devoluciones, descuento y bonificaciones sobre compras;

Y para el comprador o importador un “Crédito Fiscal”, deuda a favor del contribuyente, significa un pago anticipado del impuesto para posteriormente ser compensado con débito fiscal. También generan crédito fiscal las devoluciones, descuentos y bonificaciones sobre ventas.

5.2.6 Periodo Fiscal de liquidación.- Los importadores pagan en el momento del despacho

aduanero; los otros sujetos pasivos del impuesto, en forma mensual, con vencimiento en función del último digito de NIT (número de identificación tributaria) del contribuyente como sigue:

No. Término NIT Fecha de Vencimiento 0 hasta el 13 de cada mes 1 hasta el 14 de cada mes 2 hasta el 15 de cada mes 3 hasta el 16 de cada mes 4 hasta el 17 de cada mes 5 hasta el 18 de cada mes 6 hasta el 19 de cada mes 7 hasta el 20 de cada mes 8 hasta el 21 de cada mes 9 hasta el 22 de cada mes

5.3 Impuesto a las transacciones.- 5.3.1 Objeto del impuesto.- Este impuesto grava el ejercicio en el territorio nacional, del

comercio, industria, profesión, oficio, negocio, alquiler de bienes, obras o servicios, o de cualquier otra actividad, lucrativa o no.

Asimismo, el IT grava las transferencias de dominio a título gratuito de bienes muebles, inmuebles y derechos, situados o colocados en el país.

No están incluidos en el objeto del impuesto: Las transferencias por reorganización de empresas y los aportes de capital. Las ventas no habituales de vehículos e inmuebles (las ventas en forma directa por el

propietario o a través de terceros, que hubiesen estado inscritos al momento de su transferencia en los registros municipales respectivos, están gravados por el impuesto municipal a las transferencias IMT) salvo que el vendedor sea el importador (ej. vehículos) en cuyo caso se debe pagar el IT.

Los ingresos provenientes de las colocaciones en el exterior o de servicios prestados fuera del territorio nacional.

Están exentos del impuesto: El trabajo personal en relación de dependencia. El desempeño de cargos públicos.


69

Las exportaciones Los servicios prestados por el Estado, excepto los de las empresas públicas. Los intereses de depósitos en cajas de ahorro, cuentas corrientes a plazo fijo y de

títulos valores. Los establecimientos educacionales privados incorporados a los planes oficiales de

enseñanza. Los servicios de misiones diplomáticas y organismos internacionales extranjeros. La edición, importación de libros, diarios, publicaciones informativas en general,

periódicos y revistas, en todo su proceso de creación. La compra-venta de acciones, deventures, títulos valores y de crédito. En el caso de operaciones de Lease back, la primera transferencia. La venta de minerales, hidrocarburos y gas. Las ganancias de capital

5.3.2 Sujeto pasivo del impuesto.- Son responsables del pago del impuesto las personas

naturales, jurídicas, empresas públicas y privadas, sociedades con o sin personalidad jurídica, empresas unipersonales, cualquiera sea la naturaleza del sujeto que realice el acto gravado. Es decir que, en el caso de la venta de bienes muebles, inmuebles y derechos sujetos a registro, el Banco es responsable por el cumplimiento de dicha obligación tributaria.

5.3.3 Hecho imponible.- La obligación de pagar el impuesto nace a partir de las siguientes

situaciones, que se señalan para cada caso: Venta de bienes muebles: en el momento de la entrega del bien o facturación lo que

ocurra primero. Prestación de servicios: a la finalización de la ejecución, la percepción total o parcial

del precio o la facturación, lo que ocurra primero. Contratación de obras: en el momento de la aceptación del certificado de obra parcial

o total, a la percepción total o parcial del precio o la facturación, lo que ocurra primero.

Intereses: en el momento de la facturación o liquidación, lo que ocurra primero. Leasing Financiero: al vencimiento de cada cuota y en el pago del saldo del precio o

valor residual del bien al formalizar la opción de compra. 5.3.4 Base imponible del impuesto.- La base imponible del impuesto es el ingreso bruto

devengado. No están incluidos en la base del impuesto: Los descuentos y bonificaciones. El reintegro de gastos realizados por cuenta de terceros. El reintegro de impuestos a los exportadores. El impuesto a los Consumos Específicos y el IEHD,

En el caso del Leasing Financiero, la base imponible del impuesto es: El valor total de cada cuota menos el capital financiero contenido en la misma. El monto de la transferencia o valor residual del bien.


70

5.3.5 Alícuota y liquidación del impuesto.- La alícuota general y única es del 3%. Aplicable

sobre los ingresos brutos devengados. El periodo de liquidación es mensual. El impuesto a las utilidades, es considerado como pago a cuenta del impuesto a las transacciones IT, a partir del mes siguiente, a aquel en el que se cumplió con su declaración y correspondiente pago.

5.3.6 Retención a personas naturales.- Cuando las personas jurídicas públicas o privadas y las

instituciones y organismos del estado que acrediten a efectúen pagos a personas naturales y sucesiones indivisas, por conceptos gravados por el impuesto a las transacciones, que no estén respaldados por la nota fiscal correspondiente, definida en las normas administrativas, deberán retener la alícuota, sobre el monto total de la operación sin lugar a deducción alguna y empozar dicho monto hasta el día según último dígito del NIT del contribuyente detallado en el punto 7.2.6, en cualquiera de los bancos autorizados del sistema financiero.

5.4 Ejemplo No.1 La Comercial Metrópoli, realizó al contado las siguientes operaciones en la

gestión 2005: 5 de enero, para su uso compró un juego de living de la mueblería El Roble, en

Bs.2.400 según factura No. 019143. 15 de enero, adquirió para usar una computadora personal de la firma LATINDATA

Bolivia Ltda. en Bs.11.600.- mediante factura No. 018418. 20 de enero, procedió a la venta de artículos de primera necesidad en Bs.20.000.- con

factura No 0148, según el siguiente detalle: 50 qq de azúcar a Bs.80 y 100 qq de arroz a Bs.160.-

31 de enero, efectuó el cobro de alquileres por Bs1455 correspondiente al mes de enero/01 de una tienda alquilada en la zona central de nuestra ciudad.

Nota: La cuenta “Crédito fiscal IVA” al 31/12/04 tenía un saldo de Bs.560.-. La Comercial Metrópoli tiene NIT cuyo último dígito es el número 2.

Trabajo a realizar al 31/01/05: 1) Asientos de diario 2) Liquidación del IVA 3) Pago del IVA e IT

Solución

Antes de realizar los asientos contables veremos para fines didácticos las facturas que sirven de respaldo a las operaciones con datos importantes, una de gastos y otra de ingresos como sigue:


71

COMERCIAL METRÓPOLI La Paz – Bolivia

FACTURA No. 0148 NIT:

No. de Orden: Fecha: 20 de enero de 2005 Nombre: X. X.

CANTIDAD DETALLE P. U. Bs. VAL. TOTAL Bs 50 qq.

100 qq. Por venta de azúcar Por venta de arroz

80.- 160.-

4.000.- 16.000.-

Total 20.000.- Son: Veinte mil 00/100 bolivianos

MUEBLERÍA EL ROBLE La Paz – Bolivia

Factura No. 019143 NIT:

No. de orden Fecha: 5 de enero de 2005 Nombre: N. N.

_CANTIDAD DETALLE P. U. Bs. VAL TOTAL Bs.

1 Compra de juego de living 2.400.- 2.400.-

Son: Dos mil, cuatrocientos 00/100 bolivianos

Como se puede apreciar en la gráfica, la factura hace referencia solo a un importe de Bs. 2.400.-, le mismo que según la Ley 843 y demás disposiciones legales se compone como sigue: Crédito fiscal IVA 13%/factura Bs312.- Valor neto del bien 87%/factura Bs.2.088.-

.

Del importe total de la factura se determinan: Débito fiscal IVA 13% = Bs.2.600.- Valor neto de los artículos 87% = Bs.17.400.- Impuesto a las transacciones 3% = Bs. 600.-


72

LIBRO DIARIO

Fecha Detalle Debe Haber__ 2005 -- x1 -- Enero 5 Muebles y enseres 2.088.-

Crédito Fiscal IVA 312.- Caja 2.400.-

Por compra de 1 juego de living según Factura No. 019143.

Enero 15 -- x2 -- Equipo de computación 10.092.- Crédito Fiscal IVA 1.508.-

Caja 11.600.- Por adquisición de 1 computara personal Según factura No. 018418

Enero 20 -- x3 – Caja 20.000.- Impuesto a las Transacciones 600.-

Ventas 17.400.- Débito Fiscal IVA 2.600.- I. T. por pagar 600.-

Por venta de artículos de primera necesidad Según factura No.0148

Enero 31 -- x4 – Caja 1.455.- Impuesto a las transacciones 45.-

Alquileres cobrados 1.266.- Débito Fiscal IVA 189.- I.T. por pagar 45.-

Por cobro de alquileres del mes de enero de la gestión 2001.

Para efectuar la liquidación del IVA e IT, procederemos a mayorizar sus cuentas de la siguiente manera:

Crédito Fiscal IVA Débito Fiscal IVA I. T. por pagar Saldo al 31/12/00 560.- 2.600 (x3) 600 (x3)

(x1) 312.- 189 (x4) 45 (x4) (x2) 1.508.- 2.789 645

2.380.-

LIQUIDACIÓN DEL IVA Del mes de enero

Débito Fiscal IVA Bs.2,789.- Menos: Crédito Fiscal IVA Bs.2.380.- IVA por pagar Bs. 409.-

=======


73

Luego efectuamos el asiento la liquidación del IVA

Enero.31 -- x5 – Débito Fiscal IVA 2.789.-

Crédito Fiscal IVA 2.380.- IVA por pagar 409.-

Asiento de liquidación del IVA por enero.

Luego el asiento por pago del IVA e Impuesto a las Transacciones se realiza el 15 de febrero según dígito terminado del NIT del negocio.

Febrero 15 -- x6 –

IVA por pagar 409.- I. T. por pagar 645.-

Caja. 1.054.- Por pago de liquidación del IVA e I T . del mes de enero de 2005

Ejemplo No.2 La Comercializadora “LA PREFERIDA”, con NIT 86964974 y domicilio en Av. 20 de Octubre No. 2845, de propiedad de Alfredo López, efectuó las siguientes transacciones comerciales, correspondiente al mes de mayo/2005:

1) Mayo 1. Compró mercaderías por un valor de Bs. 2.000.- con factura No. 10063 de la

importadora “Los Sauces” con NIT 12345678, pagando al contado. 2) Mayo 2. Compró mercaderías al crédito de la importadora “El Álamo” por un valor de

Bs. 2.500.- según factura No. 36076 y NIT 18564148. 3) Mayo 6. Vendió mercaderías por Bs. 1.400.- según factura No. 24586, al señor Luís

Carrasco con NIT 23456763 al contado. 4) Mayo 10. Vendió mercaderías al contado por Bs. 1.000.- a la “Casa Luna” con NIT

48698752 según factura 24587. 5) Mayo 15. Adquirió mercaderías de la importadora “Los Sauces” por Bs. 1.500.- al

contado según factura No. 10074. 6) Mayo 20. Vendió mercaderías al contado por Bs. 1.600.- al señor Juan Loza de NIT

35689721 según factura 24588, 7) Mayo 23. Compró mercaderías de la importadora “Los Sauces” según factura No. 10700

por el importe de Bs. 1.000.- al crédito. 8) Mayo 26. Vendió mercaderías al crédito por Bs.2.000.- al señor Juan Loza según factura

No. 24589. 9) Mayo 31. Vendió mercaderías al contado por un valor de Bs. 2.000.- a Luís Carrasco

según factura No. 24590. Nota.- Al 30.04.05 la cuenta de “Crédito Fiscal IVA tenía un saldo de Bs. 500.-

Trabajo a realizar

1.- Asientos contables 2.- Libros de Compra y Venta IVA 3.- Liquidación del IVA del mes de mayo/2005


74

FECHA DETALLE CODIGO DEBE HABER 2005 1

May-01 Compras 1.740,00 Crédito fiscal IVA 260,00 Caja 2.000,00 Compra de mercaderías según factura No. 10063 May-02 2 Compras 2.175,00 Crédito fiscal IVA 325,00 Cuentas por pagar 2.500,00 Compra de mercaderías según factura No. 36076 May-06 3 Caja 1.400,00 Impuesto a las transacciones 42,00 Ventas 1.218,00 Debito Fiscal IVA 182,00 IT por pagar 42,00 Ventas de mercaderías según factura No. 24586 May-10 4 Caja 1.000,00 Impuesto a las transacciones 30,00 Ventas 870,00 Debito Fiscal IVA 130,00 IT por pagar 30,00 Ventas de mercaderías según factura No. 24587 May-15 5 Compras 1.305,00 Crédito fiscal IVA 195,00 Caja 1.500,00 Compra de mercaderías según factura No 10074 May-20 6 Caja 1.600,00 Impuesto a las transacciones 48,00 Ventas 1.392,00 Debito Fiscal IVA 208,00 IT por pagar 48,00 Ventas de mercaderías según factura No. 24588 May-23 7 Compras 870,00 Crédito fiscal IVA 130,00 Caja 1.000,00 Compra de mercaderías según factura No 10700

Solución

COMECIALIZADORA LA BARATA LIBRO DIARIO


75

May-26 8 Caja 2.000,00 Impuesto a las transacciones 60,00 Ventas 1.740,00 Debito Fiscal IVA 260,00 IT por pagar 60,00 Ventas de mercaderías según factura No. 24589 May-31 9 Caja 2.000,00 Impuesto a las transacciones 60,00 Ventas 1.740,00 Debito Fiscal IVA 260,00 IT por pagar 60,00 Ventas de mercaderías según factura No. 24590 15.240,00 15.240,00 10 May-31 Débito Fiscal IVA 1040 Crédito Fiscal IVA 1040 Por liquidación del IVA del mes de Mayo/2005 Jun-21 11

IT por pagar 240 Caja 240 Pago de Impuesto a las transac. de mayo/05.

LIBRO DE VENTAS IVA COMERCIALIZADORA LA BARATA MES: MAYO NIT: 86964974 DIRECCION: AV. 20 DE OCTUBRE No. 1845 CODIGO DE CONTROL: No, de F-300

CIFRAS EN BOLIVIANOS

Fecha No. de NIT

No.Factura

Razón Social o Nombre Cliente

Importe Facturado

A

Importe ICE B

Importes Exentos

C

Importe neto Sujeto al IVA

A+B+C

Débito Fiscal

Generado May-06 2345676 24586 Luís Carrasco 1400 1400 182 May-10 4569875 24587 Casa Luna 1000 1000 130 May-20 3568972 24588 Juan Loza 1600 1500 195 May-26 3568972 24589 Juan Loza 2000 2000 260 May-31 2345676 24590 Luís Carrasco 1800 2000 260

7800 7900 1027


76

Debe Haber 500,00 260,00 325,00 195,00

LIBRO DE COMPRAS IVA COMERCIALIZADORA LA BARATA MES: MAYO NIT: 86964974 DIRECCION: AV. 20 DE OCTUBRE No. 1845 CODIGO DE CONTROL: No, de F-300

CIFRAS EN BOLIVIANOS

Fecha No. de NIT

No.Factura

Razón Social o Importe Facturado

A

Importe ICE B

Importes Exentos

C

Importe neto Sujeto al IVA

A+B+C

Crédito Fiscal

Generado No. Orden Nombre Cliente

May-01 12345678 10063 Los Sauces 2000 2000 260 May-02 18564148 36076 El Álamo 2500 2500 325 May-15 12345678 10743 Los Sauces 1500 1500 195 May-23 12345678 10700 Los Sauces 1000 1000 130

Total 7000 7000 910

CREDITO FISCAL IVA DÉBITO FISCAL IVA I T POR PAGAR Debe Haber Debe Haber

1 182,00 3 42,00 3 2 130,00 4 30,00 4 3 208,00 6 48,00 6 7 260,00 8 60,00 8

130,00 260,00 9 60,00 9 1410,00 1040,00 240,00

LIQUIDACIÓN DEL IVA MES DE ENERO 2005 Expresado en bolivianos

Crédito Fiscal IVA 1410 Menos: Débito Fiscal IVA

1040

Saldo a favor 370

5.5 Lectura: Decreto Supremo No. 26077 de 19 de febrero de 2001, texto ordenado a la Ley No. 843.

5.6 Ejercicio.- La Comercial “Continental”, realizó al contado las siguientes operaciones:

2005


77

Febrero 5, adquirió para su uso un automóvil Wolkswagen de Hansa Ltda. En Bs. 52.400.- mediante factura No. 91432. Febrero 15, pagó a la empresa Aguas del Illimani la factura No. 8418 de Bs. 1.500.-, por servicios de agua potable utilizados en el mes de enero. Febrero 20, procedió a la venta: 90 qq de azúcar c/u a Bs. 100.- y 120 qq de arroz c/u a Bs. 180.-, mediante factura No. 150. Febrero 28, mediante recibo oficial efectuó el cobro de alquileres por Bs. 1.800.- del presente mes de un departamento alquilado en la zona sur de nuestra ciudad.

Nota: La cuenta “Crédito Fiscal IVA” al 31.01.05 tenía un saldo de Bs. 960. El negocio tiene su NIT cuyo último dígito es el número 3.

Trabajo a realizar 1.- Facturas o notas fiscales que respalda a cada transacción 2.- Asientos de diario incluyendo el pago de impuestos 3.- Liquidación de IVA


78

UNIDAD 6.- ASIENTOS DE AJUSTE

Competencia.- El estudiante debe tener la capacidad para procesar reportes contables con información confiable aplicando una contabilidad a base devengado.

ASIENTOS DE AJUSTE

Son

Los que se efectúan al finalizar un periodo contable, con el fin de actualizar todas las cuentas sobre una contabilidad a base de devengado,

Se clasifican en:

Ingresos acumulados

Gastos acumulados

Ingresos diferidos

Gastos diferidos

Actualización de activos y pasivos

Depreciaciones de activos fijos

Previsión cuentas incobrables


79

6.1. Introducción.- Sabemos que los estados contables de una empresa deben contener

información confiable útil para la toma de decisiones de sus usuarios. Entonces considero necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

El principio de contabilidad generalmente aceptado EJERCICIO: sostiene que “En las empresas en marcha es necesario medir el resultado de la gestión tiempo en tiempo, ya sea para satisfacer razones de administración, legales, fiscales o para cumplir con compromisos financieros, etc. Es una condición que los ejercicios sean de igual duración, para que los resultados de dos mas ejercicios sean comparables entre si.”

De acuerdo al Art. 39 del D. S. 24051 a partir de la gestión 1995 inclusive, se establecen la siguiente fecha de cierre de gestión según el tipo de actividad:

Empresas industriales y petroleras: 31 de marzo. Empresas gomeras, castañeras, agrícolas, ganaderas y agroindustriales: 30 de junio. Empresas mineras: 30 de septiembre. Empresas bancarias, seguros, comerciales, de servicios y otras no contempladas en

las fechas anteriores: 31 de diciembre.

En el caso de una empresa comercial, si nos ubicamos al 31 de diciembre de una gestión “x”, y tomamos del libro mayor entre otras las siguientes cuentas con sus saldos respectivos:

Servicios Generales Sueldos pagados 11.000.- 88.000.-

Consideramos que en la cuenta de Servicios Generales, registramos los gastos por consumo de servicios de agua, luz y teléfono.

Sin hacer análisis profundo, podemos afirmar que los saldos de las cuentas de referencia, no son confiables por ser incompletos, puestos que no incluyen las operaciones del mes de diciembre, ya que por una parte las facturas mensuales por consumo de agua, luz y teléfono son emitidas por las empresas de servicios aproximadamente a partir de la segunda quincena del próximo mes; la cancelación de planillas de haberes especialmente en las entidades estatales son realizadas los primeros días del siguiente mes.

Los negocios para el pago de impuesto sobre las utilidades de las empresas (IUE), tienen un plazo hasta 120 días posteriores al cierre de su gestión fiscal, entonces para efectuar y presentar estados financieros poseen ese lapso para realizar todos sus asientos de ajustes y tener cuentas con saldos confiables.

. Hasta la unidad anterior, vimos en los libros de contabilidad el registro de transacciones comerciales de compra y venta de bienes y servicios al contado y al crédito. Sin embargo, dentro de la actividad económica de los negocios, no solo estas influyen en los estados financieros elaborados a una determinada fecha, ya que existen también otras operaciones que afectan tales como: ingresos acumulados y diferidos, gastos acumulados y diferidos, depreciaciones de bienes de uso, actualización de activos y pasivos, etc., por lo que deben ser tomadas en cuenta en el proceso contable.


80

6.2 Contabilidad a base de efectivo y a base de devengado

Contabilidad a base de efectivo.- La contabilidad a base de efectivo es aquella que registra operaciones que producen ingresos o egresos de efectivo independientemente del momento en que se hayan originado. Cuando los estados financieros a determinada fecha son elaborados en base a saldos obtenidos del libro mayor, sin efectuar asientos de ajuste, se dice que han practicado en Base de Efectivo.

Contabilidad a base de devengado.- Esta contabilidad considera que las operaciones de ingresos y gastos de la empresa deben ser registrados en el periodo contable correspondiente, independiente de la fecha en que efectivamente se cobren o se paguen. Los principios de contabilidad generalmente aceptados: Realización y Devengado constituyen su fundamento. Cuando los estados financieros son efectuados considerando, la base de efectivo más los asientos de ajuste, se dice que se han practicado una contabilidad a Base a Devengado, que resulta la mas usual y confiable.

6.3 Concepto.- Los asientos de ajuste, son los que se efectúan al finalizar un periodo contable,

con el fin de actualizar todas las cuentas sobre una contabilidad a base de devengado, de manera que se puedan formular estados financieros confiables o correctos, útiles para la toma de decisiones de los usuarios.

6.4 Características: Los asientos de ajuste, tienen las siguientes características:

a) Son elaborados sobre la base del PCGA Devengado que sostiene “las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer el resultado económico son las que competen a un ejercicio sin entrar a considerar si se han cobrado o pagado”.

b) Incorporan a transacciones comerciales pendientes de registro a una fecha determinada. c) Efectúan modificación o corrección de saldos de dos o más cuentas, que a una fecha

determinada presentan operaciones incompletas o deformadas. d) Se preparan periódicamente, siendo lo más aconsejable mensualmente. e) Se registran en comprobantes de diario traspaso, puesto que no existe movimiento de

efectivo. f) Se reconocen operaciones emergentes de la aplicación de disposiciones legales como

sociales y tributarias. 6.5 Clasificación.- Los asientos de ajuste para alcanzar estados financieros con saldos confiables

de cuenta, clasificaremos como sigue: a) Ingresos acumulados o ingresos ganados y no cobrados. b) Gastos acumulados o gastos incurridos y no pagados. c) Ingresos diferidos o ingresos cobrados por adelantado. d) Gastos diferidos o gastos pagados por adelantado e) Por actualización de activos y pasivos aplicando el D. S. 24051 en su Art. 38. f) Depreciación de bienes de uso. g) Previsión para cuentas incobrables.

a) Ingresos acumulados.- Los asientos de ajuste de este tipo se presentan cuando al finalizar un periodo contable se han devengado ingresos los cuales no fueron registrados en asientos


81

de operación, entonces se debe aplicar el siguiente procedimiento: debitar a una cuenta del activo y acreditando a una cuenta de ingresos del periodo.

Ejemplo: Al 31/12/00 La Comercial La Paz tiene ingresos pendientes de cobro del Banco Mercantil como sigue:

1) Intereses Bs. 1400.- sobre fondos depositados en Caja de Ahorros 2) Comisiones Bs. 800.- por la intermediación de un departamento

Los asientos de ajuste son los siguientes:

2000 --- A --- Dic.31 Intereses por cobrar 1.400.-

Intereses ganados 1.400.- Por intereses devengados de fondos de Caja de Ahorros en el Banco Mercantil.

--- A --- Dic.31 Comisiones por cobrar 800.-

Impuesto a las transacciones 24.- Comisiones ganadas 696.- Débito fiscal IVA 104.- I.T. por pagar 24.-

De comisiones devengadas por Intermediación de un departamento.

b) Gastos acumulados.- Al finalizar el periodo contable, las empresas tienen gastos incurridos los cuales no fueron pagados, es decir, no registrados en el libro diario. Para regularizar esta situación se deberá aplicar el siguiente procedimiento: debitar a una cuenta de gastos y acreditar a una cuenta de pasivo.

Ejemplo: Al 31/12/00 la Comercial La Paz tiene gastos incurridos y no pagados del mes de diciembre como sigue:

1) Factura de Aguas del Illimani Bs.2.000.- 2) Factura de COTEL Bs.1.700.-

Los asientos de ajuste son los siguientes: Dic.31 --- A ---

Servicios Generales 1.740.- - Agua Potable Crédito Fiscal IVA 260.-

Cuentas por pagar 2.000.- Ajuste de factura de Agua del Illimani Pendiente de pago.

Dic.31 --- A --- Servicios Generales 1.479.- - Comunicación Crédito fiscal IVA 221.-

Cuentas por pagar 1.700.- Registro de factura de COTEL de dic. pendiente de pago.


82

c) Ingresos diferidos.- Este caso de ajustes se presenta cuando la empresa ha efectuado cobros anticipados de cuentas de ingresos que aun no fueron ganadas. Para regularizar esta situación, se aplicará el siguiente procedimiento: debitar a una cuenta de ingreso diferido (pasivo) y acreditar a otra cuenta de ingreso, o ajustar según la naturaleza del asiento original.

Ejemplo: Al 31/12/00 La Comercial La Paz, tiene ingresos cobrados por adelantado, por concepto de alquilar inmuebles de su propiedad como sigue:

1) Cobró Bs.12000.- el 1/10/00 de alquiler por tres meses. 2) Por una oficina el 1/11/00 percibió Bs.10.000.- correspondiente a 4 meses.

Antes de hacer los asientos de ajuste, se toma en cuenta los asientos originales como sigue:

1) Asiento original Oct.01 --- x--- Caja 12.000.- Impuesto a las transacciones

Alquileres cobrados por adelantado 360.-

10.440.- Débito fiscal IVA

I. T. por pagar 1.560.-

360.- Registro de alquileres percibidos del 1/10 al 31/12/00

El asiento de ajuste es el siguiente: Dic.31 --- A --- Alquileres cobrados por adelantado

Alquileres ganados 10.440.-

10.440.- Ajuste de periodo vencido de alquileres

2) Asiento original Nov.1 --- x ---

Caja 10.000.- Impuesto a las transacciones 250.-

Alquileres cobrados por adelantado 8.700.- Débito fiscal IVA 1.300.- I.T. por pagar 250.-

Registro de alquileres percibidos del 1/11/00 al 28/02/01

Luego el asiento de ajuste es el siguiente: Dic.31 --- A ---

Alquileres cobrados por adelantado 4.350.- Alquileres ganados 4.350.-

Ajuste de periodo vencido de alquileres De los meses de noviembre y diciembre/00.

d) Gastos diferidos.- Este caso se presenta cuando la empresa ha efectuado pagos anticipados para la compra de un bien o servicio. Para efectuar el asiento de ajuste se deberá utilizar el siguiente procedimiento: debitar a una cuenta de gasto y acreditar a otra cuenta del gasto diferido (activo), o ajustar según la naturaleza del asiento original.


83

Ejemplo. La Comercial La Paz, al 31/12/00 efectuó los siguientes gastos diferidos en efectivo:

1) Para protección de su automóvil contra robos, 1/07/00 compro una póliza de seguros de la Cía. Unión de Seguros S. A en Bs. 8.000.-, con vigencia de 1 año.

2) Por un trabajo de asesoramiento financiero pagó anticipadamente el 1/11/00 a la Consultora Alfa Ltda. Bs.5.000.- con entrega dentro de 90 días.

Antes de hacer los asientos de ajuste, se toma en cuenta los asientos originales como sigue:

1) Asiento original 2000 --- x --- Julio1 Seguros pagados por adelantado 6.960.-

Crédito Fiscal IVA 1.040.- Caja 8.000.-

Compra de una póliza de la Cía. Unión de Seguros S. A.

Luego el asiento de ajuste es el siguiente:

Dic. 31 --- A --- Seguros Pagados 3.480.-

Seguros pagados por adelantado 3.480.- Ajuste de la póliza de seguros por el Periodo vencido del 1/7 al 31/12/00

2) Asiento original

--- x ---

Nov.1 Honorarios profesionales anticipados 4.350.- Crédito fiscal IVA. 650.-

Caja 5.000.- Pago por servicios de asesoramiento a la Consultora Alfa Ltda. por 90 días

El asiento de ajuste será el siguiente:

Dic.31 --- A --- Honorarios profesionales 2.900.-

Horarios profesionales anticipados 2.900.- Ajuste de servicios de asesoramiento Del 1/11 al 31/12/00.

e) Actualización de cuentas de activos, pasivos y patrimonio.- La contabilidad tradicional, por suponer la inmutabilidad del poder adquisitivo de la moneda, expone los rubros del balance general a una fecha dada, en moneda de distinto poder adquisitivo y no muestra correctamente, los resultados provenientes de mantener en el patrimonio determinados activos y pasivos afectados por los cambios en el poder adquisitivo de la moneda de curso legal.


84

Al respecto el D. S. 24051 en su artículo 38 (Expresión de Valores en Moneda Constante) sostiene lo siguiente: “ Los Estados Financieros de la gestión fiscal, base para la determinación de la base imponible del IUE, serán expresados en moneda constante admitiéndose únicamente, a los fines de este impuesto, la actualización por la variación de la cotización del Dólar Estadounidense aplicando el segundo párrafo del Apartado 6 de la Norma No. 3 (Estados Financieros a Moneda Constante –Ajuste por Inflación) del Consejo Técnico Nacional de Auditoria y Contabilidad del Colegio de Auditores de Bolivia”. Veremos mediante ejemplos los siguientes casos:

Actualización de activos

1) Disponibilidad en moneda extranjera Ejemplo: La Comercial La Paz al 31/12/00 mostraba su cuenta “Caja Moneda Extranjera” con un saldo de Bs.18.846.- y la siguiente composición:

Tipo de Fecha Detalle Sus. Cambio Bs. 9/10 Compra 1 1.800.- 6.27 11.286.- 1/11 Compra 2 1.200.- 6.30 7.560.-

3.000.- 18.846.- Además el tipo de cambio al 31/12/00 fue de Bs. 6.38/Sus.

Solución

La actualización de la cuenta, se determina como sigue: $us. 3.000.- por Bs.6.38 = Bs. 19.140.- Luego, realizamos la siguiente operación:

Valor actual = Bs. 19.140.- Menos: Valor según libros = Bs. 18.846.- Diferencia a ajustar = Bs. 294.-

=========

Entonces, el asiento de ajuste será el siguiente: 2000 ------ A ------ Dic. 31

Caja Moneda Extranjera 294.- Ajuste por Inflación y Tenencia de Bienes 294.-

Por actualización de valor al 31/12/00

Además las cuentas corrientes en M/E al igual que “Caja Moneda Extranjera”, están sujetas a la actualización a moneda constante al final de cada periodo o gestión contable.

2) Créditos en Moneda Nacional con Mantenimiento de Valor o en Moneda Extranjera Ejemplo: Al 31/12/00, la Comercial La Paz, presentó en su cuenta “Documentos por Cobrar” saldo de Bs. 25.120.- respaldado con una letra de cambio aceptado a su cliente Ángel Andrade por $us. 4.000.-. Al cierre de ejercicio el tipo de cambio de nuestra moneda respecto al dólar estadounidense fue de Bs. 6.38.-


85

Solución

Valor actual al 31/12 $us. 4.000 * 6.38 = Bs.25.520.- Valor contabilizado al 10/10 $us. 4.000 * 6.28 = Bs.25.120.- Diferencia a ajustar Bs. 400.-

========= 2000 ------ A ------- Dic.31 Documentos por Cobrar 400.-

Ángel Andrade Ajuste por Inflación y Tenencia de Bienes 400.-

Por actualización de valor al 31/12/00

3) Bienes de cambio.- Según el Art. 9 del D. S. 24051, los bienes de cambio son actualizados de acuerdo a los siguientes criterios de valuación: A costo de reposición o valor de mercado, el que sea menor. Se entiende por valor de reposición al representado por el costo que fuera necesario incurrir para la adquisición o producción de los bienes a la fecha de cierre de gestión. Por valor de mercado debe entenderse el valor neto que obtendría por la venta de bienes en términos comerciales normales, a esa misma fecha, deducidos los gastos directos en que se incurriría para su comercialización.

Ejemplo: La Comercial La Paz al 31/12/00 posee 2.500 piezas del artículo A con un costo unitario de Bs.15, costo de reposición de Bs.18 c/u y valor de mercado de Bs.20.-. Efectuar el asiento de ajuste.

Solución

Elegiremos el valor mas bajo entre el costo de reposición y el valor de mercado. Precio Unitario Bs. Importe

Artículo Cantidad Al costo De reposición Diferencia Bs. A 2.500 15 18 3 7.500.-

El asiento de ajuste por la actualización por el método perpetuo será el siguiente: 2000 ----- A ----- Dic. 31 Inventario de mercaderías 7.500.-

Ajuste por Inflación y Tenencia de Bienes 7.500.- Por ajuste al costo de reposición

4) Bienes de uso.- Los bienes de uso denominados también activos fijos, son aquellos adquiridos para uso en las operaciones propias del giro habitual de la empresa. Ejemplo: Al 31/12/00 La Comercial La Paz, presenta su cuenta “Equipo de Computación“ adquirido el 8/10/00 con un saldo de Bs. 6.280.-

Datos Valor contable = VC = Bs. 6.280.-

Solución

Tipo de cambio inicial = Tci al 8/10 = Bs.6.28 Tipo de cambio final = Tcf al 31/12 = Bs.6.38


86

Valor actual = VA = VC * Tcf / Tci Incremento de valor = IV = VA - VC

VA = Bs. 6.280 x 6.38/6.28 = Bs.6.380.- IV = Bs.(6.380 – 6.280) = Bs.100.-

El asiento de ajuste es el siguiente: 2000 ---- A ---- Dic.31 Equipo de computación 100.-

Ajuste por Inflación y Tenencia de Bienes 100.- Por actualización de valor

Actualización de pasivos.- De la misma manera que los activos, también existen cuentas de pasivos en Moneda Nacional con Mantenimiento de Valor o en M/E sujetos a la actualización de valor, de las cuales tomaremos el siguiente caso.

Ejemplo: Al 31/12/00 la Comercial La Paz, tiene la cuenta “Prestamos por pagar”, contraído del Banco Mercantil por Bs. 12.560.- equivalente a $us.2.000.-

Solución

Datos VA = Bs.12.560.- x 6.38 / 6.28 VC = Bs. 12.560.- VA = Bs.12.760.- Tcf = Bs. 6.38/$us. IV = Bs. (12.760 – 12.560) Tci = Bs. 6.28/$us. IV = Bs.200.-

El asiento contable será el siguiente: 2000 ---- A ---- Dic.31 Ajuste por Inflación y Tenencia de Bienes 200.-

Prestamos por pagar 200.- Por actualización al 31.12.00

Actualización del patrimonio.- Del patrimonio, tomaremos la cuenta “Capital”, cuyo importe para fines de exposición en los Estados Financieros a cierre de gestión será actualizado. Ejemplo: La Comercial La Paz, inició sus actividades el 1/10/00 con un capital de Bs.100.000.-.

Datos

Solución

VC = Bs. 100.000.- VA = Bs.100.000 x 6.38 / 6.28 Tcf = Bs. 6.38/$us. VA = Bs.101.592,36 Tci = Bs. 6.28/$us. IV = Bs.(101.592.36 – 100.000.-)

IV = Bs.1.592.36 El asiento contable será el siguiente: 2000 ---- A ---- Dic.31 Ajuste por Inflación y Tenencia de Bienes 1.592.36

Ajuste Global del Patrimonio 1.592.36 Por actualización del capital al 31/12/00


87

Nota: La cuenta de “Ajuste por Inflación y Tenencia de Bienes es una cuenta de resultados y la de “Ajuste Global del Patrimonio” es de patrimonio

f) Depreciación de bienes de uso.- Depreciación, constituye la pérdida de valor útil que sufren en el tiempo los bienes de uso, tales como Edificaciones, Muebles y Enseres, Maquinaría en General, etc., como consecuencia del servicio que prestan a la empresa en su giro habitual autorizado. También es necesario mencionar que la depreciación es el prorrateo sistemático del costo actualizado del bien menos su valor residual o de salvamento, si existiese, dividido entre el número de años de vida estimados. Existen varios métodos para calcular de depreciación de los activos fijos, en esta oportunidad aplicaremos lo que dispone el Art. 22 del D. S. 24051. Conforme a la disposición contenida en el primer párrafo del Art.22, las depreciaciones del activo fijo se computaran sobre el costo de depreciación, según el Art.21 de este reglamento, y de acuerdo a su vida útil en los siguientes porcentajes:

Años de Bienes Edificaciones

vida útil 40 años

Coeficiente 2.5%

Muebles y enseres de oficina 10 años 10.0% Maquinaria en general 8 años 12.5% Equipos e instalaciones 8 años 12.5% Barcos y lanchas en general 10 años 10.0% Vehículos automotores 5 años 20.0% Aviones 5 años 20.0% Maquinaria para la construcción 5 años 20.0% Maquinaria agrícola 4 años 25.0% Animales de trabajo 4 años 25.0% Herramientas en general 4 años 25.0% Reproductores y hembras de Pedigrí o puros por cruza

8 años

12.5%

Equipos de computación 4 años 25.0% Canales de regadío y pozos 20 años 5.0% Estanques, bañaderos y abrevaderos 10 años 10.0% Alambrados, tranqueras y vallas 10 años 10.0% Viviendas para el personal 20 años 5.0% Muebles y enseres en las viviendas para el personal 10 años 10.0% Silos, almacenes y galpones 20 años 5.0% Tinglados y coberturas de madera 5 años 20.0% Tinglados y cobertizos de metal 10 años 10.0% Instalaciones de electrificación y telefonía rurales 10 años 10.0% Caminos interiores 10 años 10.0% Caña de azúcar 5 años 20.0% Vides 8 años 12.5% Frutales 10 años 10.0% Otras plantaciones, según experiencia del contribuyente


88

Pozos petroleros (ver inciso II del Art. 18 de este reglamento) 5 años 20.0% Líneas de recolección de la industria petrolera 5 años 20.0% Equipos de campo de la industria petrolera 8 años 12.5% Plantas de procesamiento de la industria petrolera 8 años 12.5% Ductos de la industria petrolera 10 años 10.0%

Según el Art. 26 del D. S. 24051, la depreciación de inmuebles, se sujetará a las siguientes condiciones: a) Los documentos de compra o transferencia de inmuebles, además de estar debidamente

contabilizados, deberán estar a nombre de la empresa, caso contrario no serán deducibles las depreciaciones pertinentes ni tampoco serán computables los gastos de mantenimiento.

b) En todos los casos, la depreciación acumulada no podrá ser superior al costo contabilizado del inmueble, ya sea de origen o por revalúos técnicos.

Ejemplo: Al 31/12/00 La Comercial La Paz, presenta su cuenta “Equipo de Computación“ adquirido el 8/10/00 con un saldo de Bs. 6.280.-. Efectuar la depreciación del bien de uso.

Solución

Inicialmente se determina el valor actual del bien: VA = Bs. 6.280 x 6.38/6.28 = Bs.6.380.-

Datos para determinar la depreciación: VA = Bs. 6.380.- % Depreciación = 25% anual Periodo de uso aplicando el Art.22 DS 24051 = 3 meses

Depreciación = Bs.6.380 * 25% / 12 * 3 = Bs.398.75

Luego, el asiento de ajuste será el siguiente: 2000 ---- A ---- Dic. 31 Depreciación Equipo de Computación 398.75

Dep. Acumulada Equipo de Computación 398.75 Por depreciación

Nota.- La cuenta de “Depreciación Equipo de Computación” es una cuenta de gastos administrativos y la cuenta de “Depreciación Acumulada Dep. Equipo de Computación ” es una cuenta reguladora del activo, cuyo importe resta al bien de uso para obtener su valor neto.

g) Previsión para cuentas incobrables.- Para la determinación del importe de la cuenta, se aplica el punto 2 del inciso c) del Art. 17 del D. S. 24051. Ejemplo: Al 31/12/00, la empresa Multiactiva Ltda. con el objeto para determinar la “Previsión de cuentas incobrables”, proporciona la siguiente información:


89

Saldos a fines de gestión Año Cuentas por Cobrar Créditos incobrables Bs. Bs. 1997 170.000.- 6.880.- 1998 128.000.- 8.320.- 1999 180.000.- 8.100.- 2000 220.000.-

El saldo al 31/12/00 de la cuenta “Previsión de cuentas incobrables” fue de Bs.9.440.-

Determinar: el importe de la previsión necesaria y el asiento de ajuste correspondiente de la cuenta “Previsión de cuentas incobrables”.

Solución

a) Obtenemos la suma de: Cuentas por cobrar y Créditos incobrables, de las tres gestiones como sigue:

Saldos a fines de gestión

Año Cuentas por Cobrar Créditos incobrables Bs. Bs. 1997 170.000.- 6.880.- 1998 128.000.- 8.320.- 1999 180.000.- 8.100.- Total 478.000.- 23.220.-

=====================

b) Aplicamos la siguiente formula: Suma de créditos incobrables reales de las 3 últimas gestiones x 100

Suma de saldos de créditos al final de cada una de 3 últimas gestiones Reemplazando datos tenemos: Bs. 23.220 x 100 / Bs. 478.000 = 4.86%

c) Determinar el importe de la previsión necesaria al 31/12/00 como sigue:

4.86% x Bs.220.000.- = Bs.10.692.-

d) Obtener la diferencia existente al 31/12/00 de “Previsión de cuentas incobrables”, entre su saldo en libros y la previsión necesaria, de la siguiente manera:

Previsión necesaria al 31/12/00 Bs.10.692.- Menos: Saldo al 31/12/00 según libros Bs. 9.440.- Diferencia ajustar Bs. 1.252.-

======== El asiento de ajuste será el siguiente: 2000 ---- A ---- Dic.31 Perdida en cuentas incobrables 1.252.-

Previsión para cuentas incobrables 1.252.- Para ajustar la previsión necesaria al 31/12/00


90

6.6 Hoja de trabajo con base devengado. Concepto.- La hoja de trabajo con base devengado, es

un informe financiero resumido auxiliar, elaborado a fines de un periodo contable, referido a la situación patrimonial y financiera y los resultados de la empresa, aplicando asientos de ajuste. Esta hoja de trabajo constituye un registro preparatorio para elaborar estados financieros.

6.7 Clasificación.- De acuerdo a los requerimientos y necesidades de información de unas

empresas, las hojas de trabajo se clasifican en: a) Hoja de trabajo de 10 columnas b) Hoja de trabajo de 12 columnas c) Hoja de trabajo de 14 columnas d) Hoja de trabajo de 16 columnas

La cantidad de columnas que titulan estas hojas de trabajo, esta referida a columnas que registran importes monetarios de las cuentas. Explicaremos las dos primeras hojas de trabajo.

a) Hoja de trabajo de 10 columnas.- Este registro tiene el siguiente diseño:

Razón social de la empresa Hoja de trabajo de 10 columnas

Al __de _de 200x Expresado en bolivianos

N. Cuentas

Bal. de saldos Deudor Acreed.

Ajustes Debe Haber

Saldos Ajustad. Deudor Acreed.

Estado Resultad Gastos Ingresos

Balance Genera Activo Pas.+Pat

a

b

c

d

E

f

g

H

i

j

k

l

Esta hoja de trabajo en su diseño tiene 12 columnas con funciones específicas, que se detallan a continuación: a) Registra el código o número de las cuentas b) Registra los títulos de las cuentas c) Registra cuentas que tienen saldo deudor d) Registra cuentas que tienen saldo acreedor e) Registra débitos de los asientos de ajuste f) Registra créditos de las asientos de ajuste g) Registra saldos ajustados deudores de las cuentas h) Registra saldos ajustados acreedores de las cuentas i) Registra saldos de cuentas de costo y gasto j) Registra saldos de cuentas de ingreso k) Registra saldos de cuenta de activo l) Registra saldos de cuentas de pasivo y patrimonio


91

b) Hoja de trabajo de 12 columnas.- Esta hoja de trabajo cumple el concepto mencionado en el punto 6.6. y tiene el siguiente diseño

Razón social de la empresa

Hoja de trabajo de 12 columnas Al __de _de 200x

Expresado en bolivianos

N Cuentas Balance saldos Deudor Acree

Ajuste Debe Haber

Saldos Ajustad Deudor Acree

Estado Resul. Gasto Ingreso

Result. acum. Debe Haber

Bal. General Activo Pas.Pat

a

b

c

d

e

F

g

h

I

j

k

l

m

n

Esta hoja de trabajo en su diseño tiene 14 columnas con funciones específicas, que se detallan a continuación: Incisos de a) hasta j) ídem de hoja de trabajo de 10 columnas k) y l) Registran la cuantificación los resultados acumulados de gestiones anteriores mas el resultado actual, para exponer el saldo de la cuenta a la fecha. m) Registra saldos de cuenta de activo n) Registra saldos de cuentas de pasivo y patrimonio

Ejemplo:

La empresa MULTIACTIVA NOVEDADES MIL de propiedad del señor Fernando Perales, al 31.12.01 presenta el siguiente Balance de Saldos:

Detalle Importe Bs. Caja 28.270.- Banco Mercantil 11.350.- Cuentas por cobrar 20.540.- Seguros pagados por adelantado 2.500.- Cuentas por pagar 21.935.- Fernando Perales, Capital 150.000.- Ventas 152.300.- Inventario Inicial Mercaderías 4.080.- Compras 95.700.- Devolución y rebajas en compras 2.050.- Alquileres pagados por adelantado 4.000.- Sueldos pagados 10.500.- Gastos Misceláneos 2.030.- Vehículos 53.000.- Edificios 94.315.-

Los saldos proporcionados al 31.12.01 deben ser ajustados en base a la siguiente información:


92

a) La póliza de seguros fue adquirida el 1.04.01 en $us. con una vigencia de 1 año. b) Determinar la depreciación de los bienes de uso: edificios y vehículos considerando su

adquisición el 01.02.01 y 16.03.01 respectivamente. c) Los alquileres fueron anticipados el 1.11.01 por cuatro meses. d) Tiene pendiente de pago sueldos de diciembre Bs.1.800.- e) El inventario final de mercaderías asciende a Bs.12.000.- f) Los tipos de cambio de nuestra moneda respecto al dólar americano son: 1.01.01 Bs.

6.40, 1.02.01 Bs. 6.43, 16.03.01 Bs. 6.48, 1/04/01 Bs.6.49 y 31.12.01 Bs.6.83

Trabajo a realizar al 31.12.01.- Obtener el resultado económico del negocio procesando la siguiente información contable:

1. Asientos de ajuste 2. Hoja de trabajo de diez columnas.


93

MULTIACTIVA NOVEDADES MIL

ASIENTOS DE AJUSTE Fecha Detalle Ref Debe Haber

2001 A1 Dic-31 Seguros pagados por adelantado 126,92

Ajuste por Inflación y tenencia de bs. 126,92 Por actualización de la poliza en base a cotización del dólar americano: 2.500*(6.83/6.50 - 1) = 126.92 A2

Dic-31 Seguros pagados 1.970,19 Seguros pagados por adelantado 1.970,19 Ajuste del periodo vencido de la poliza de seguros: 2.626.92*9/12 = 1970.19 A3

Dic-31 Edificios 5.867.18 Vehículos 2.862,65 Ajuste por Inflación y tenencia de bs. 8.729,83 Por actualización de los activos fijos Edificio: 94315*(6.83/6.43 -1) = 5867,18 Veh.: 53.000*(6.83/6.48 -1) = 2862,65

Dic-31 A4 Depreciacion edificios 2.295,84 Depreciacion vehículos 9.310,44 Dep. acumulada edificios 2.295,84 Dep. acumulada vehículos 9.310,44 Por depreciación de activos fijos: Edif.: D=100182,18*2.5%/12*11=2295,84 Veh:D=55862,65*20%/12*10 = 9310,44

Dic-31 A5 Alquileres 2.000,00 Alquileres pagados por adelantado 2.000,00 Ajuste de alquileres diferidos por los meses de nov.y dic: 4000/4*2 = 2000

Dic-31 A6 Sueldos pagados 1.800,00 Sueldos por pagar 1.800,00 Ajuste de haberes de dic, pendiente de pago

Dic 31 A7 Inventario final de mercaderías 12.000,00 Costo de ventas 85.730,00 Devol.y rebajas en compras 2.050,00 Inventario inicial de mercaderías 4.080,00 Compras 95.700,00 Registro del inventario practicado al 31.12.01

Dic-31 A8 Ajuste por inflación y tenencia de bienes 10.078,12 Ajuste global del patrimonio 10.078,12 Actualización en base a cotización del dólar americano: 150000*(6.83/6.40 - 1) = 10078,12 Total 136.091,34 136.091,34


MULTIACTIVA NOVEDADES MIL

HOJA DE TRABAJO DE 10 COLUMNAS No. Cuentas Saldos a ajustar Ajustes Saldos ajustados Estado de Resultados Balance General

Deudor Acreedor Debe Haber Deudor Acreedor Gastos Ingresos Activos Pasivos 1 Caja 28270 28,270.00 28,270.00 2 Banco Mercantil 11,350.00 11,350.00 11,350.00 3 Cuentas por cobrar 20,540.00 20,540.00 20,540.00 4 Seguros pagados por adel. 2,500.00 A1 126.92 1,970.19 A2 656.73 656.73 5 Cuentas por pagar 21,935.00 21,935.00 21,935.00 6 Fernando Perales, Capital 150,000.00 150,000.00 150,000.00 7 Ventas 152,300.00 152,300.00 152,300.00 8 Inventario inicial mercad. 4,080.00 4,080.00 A7 0.00 0.00 9 Compras 95,700.00 95,700.00 A7 0.00 0.00

10 Devol. y rebajas en compr. 2,050.00 A7 2,050.00 0.00 0.00 11 Alquileres pag. por adelant. 4,000.00 2,000.00 A5 2,000.00 2,000.00 12 Sueldos pagados 10,500.00 A6 1,800.00 12,300.00 12,300.00 13 Gastos miscelaneos 2,030.00 2,030.00 2,030.00 14 Vehículos 53,000.00 A3 2,862.65 55,862.65 55,862.65 15 Edificios 94,315.00 A3 5,867.18 100,182.18 100,182.18

326,285.00 326,285.00 16 Ajuste por inflación y t de b A8 10,078.12 8,856.75 A1+A3 1,221.37 1,221.37 17 Seguros pagados A2 1,970.19 1,970.19 1,970.19 18 Depreciacion edificios A4 2,295.84 2,295.84 2,295.84 19 Depreciacion vehículos A4 9,310.44 9,310.44 9,310.44 20 Dep. acumulada edificios 2,295.84 A4 2,295.84 .. 2,295.84 21 Dep. acumulada vehiculos 9,310.44 A4 9,310.44 9,310.44 22 Alquileres A5 2,000.00 2,000.00 2,000.00 23 Sueldos por pagar 1,800.00 A6 . 1,800.00 1,800.00 24 Inventario final mercaderías A7 12,000.00 12,000.00 12,000.00 25 Costo de ventas A7 85,730.00 85,730.00 85,730.00 26 Ajuste global del patrimion. 10,078.12 A8 10,078.12 10,078.12

136,091.34 136,091.34 347,719.40 347,719.40 116,857.84 152,300.00 230,861.56 195,419.40 UTILIDAD IMPONIBLE 35,442.16 35,442.16 152,300.00 152,300.00 230,861.56 230,861.56

IUE 25% 8,860.54 UTILIDAD NETA 26,581.62

95


6.8 Lectura: Decreto Supremo No. 24051 de 29 de Junio de 1995.

6.9 Ejercicio.- La empresa IBM Bolivia Ltda., de propiedad del Sr. Enrique Sánchez, dedicada a

la comercialización de equipos de computación, presenta el siguiente balance de saldos al 31/12/02:

Cuentas Saldos en Bs. 1. Banco 53.000.- 2. Caja 11.000.- 3. Edificios 70.000.- 4. Inversiones 10.000.- 5. Compras 250.000.- 6. Ventas 300.000.- 7. Cuentas por Pagar 17.900.- 8. Débito Fiscal IVA. 6.000.- 9. Alquileres Percibidos 24.000.- 10. E. Sánchez, Capital 137.000.- 11. Gastos Generales 900.- 12. Vehículos 40.000.- 13. Muebles y Enseres 15.000.- 14. Seguros Pagados p/ Adelantado 30.000.- 15. Crédito Fiscal IVA 5.000.-

Los saldos anteriores ajustar al 31 de diciembre de 2002, en base a la siguiente información: a) Depreciar los bienes de uso considerando las fechas de adquisición: Edificio el 2/01/02,

Vehículo el 1/03/02 y Muebles y Enseres el 1/02/02. b) Adeuda por diciembre de 2002, las siguientes facturas: COTEL Bs. 150, consumo de

agua Bs. 80 y ElectroPaz Bs.170.- c) La Póliza de Seguro de protección a vehículos contra robos, fue adquirida el 1/06/02 con

vigencia de un año. d) Efectuar la liquidación del Impuesto al Valor Agregado.

Trabajo a realizar al 31/12/02

1.- Asientos de ajuste 2.- Determinar la utilidad o pérdida de la empresa mediante la hoja de trabajo de 10 columnas.

96


97

UNIDAD 7.- INVENTARIOS

Competencia.- Entender que las empresas para el control de sus inventarios de sus bienes de cambio usan sistemas y métodos.

INVENTARIOS

Es Recuento físico de: mercaderías, productos terminados, productos en proceso, productos defectuosos y de materias primas.

Sus la

Naturaleza de la Características cuenta

Son: es la siguiente :

Cuenta significativa de activos

Fuente que genera ingresos

Se debita por compras y actualizaciones

Valorados a costo de adquisición

Realizados en el corto plazo

Objeto de actualización

Acredita por costo de ventas, bajas y cierre de registros. Saldo deudor

Los

SISTEMAS DE INVENTARIOS

Son y:

PERIODICO PERPETUO

Sus métodos son:

Primeros en entrar son primeros en salir. Últimos en entrar, son primeros en salir. Costo de promedios ponderados.


98

7.1. Concepto.- Los inventarios llamados también bienes de cambio, son conjuntos o existencias

de productos terminados disponibles para la venta mercaderías y productos en proceso de fabricación, los mismos que según su naturaleza podemos clasificar como sigue: Inventarios de mercaderías Productos terminados Productos en proceso Productos defectuosos Materia prima Los inventarios tienen como objetivo lograr un adecuado control sobre el movimiento de las existencias de la empresa, que permita contar con información oportuna y confiable, mediante la aplicación de un sistema y método de valuación de inventarios.

7.2 Características.- Los inventarios tienen las siguientes características:

Las existencias de mercaderías constituyen uno de los elementos más importantes dentro de Activos Corrientes de la empresa ya que gran parte de sus recursos están invertidos en este rubro.

Es la fuente principal que genera los ingresos del negocio. Los inventarios están valorados al costo de adquisición. Las existencias de productos disponibles para su venta, se presupone que serán

realizadas en el corto plazo, es decir, un año. Las fluctuaciones del dólar americano respecto a nuestra moneda por la dinámica de la

economía, contablemente deben ser reconocidas en las existencias para exponerlas a valores actualizados.

7.3 Naturaleza de la cuenta.- La naturaleza de la cuenta está referida a los siguientes aspectos:

Movimiento de la cuenta y exposición en los estados financieros. La cuenta de Inventarios obedece al siguiente comportamiento: Esta cuenta se carga por el monto de las adquisiciones efectuadas y por actualización de valores; se abona por la determinación del costo de ventas, por bajas y por cierre de registros a fin de ejercicio; su saldo es deudor. La cuenta de inventarios debe exponerse en el grupo de activos y rubro de activos corrientes.

7.4 Control de inventarios.- Control de inventarios llamado también control de existencias, es la

acción que se ejerce sobre las mercaderías y productos en proceso de fabricación, en sus distintas etapas, como ser: requerimiento, cotización, compras, almacenamiento y comercialización, es parte de un sistema de control interno de la empresa, que es el conjunto normas y procedimientos destinados a salvaguardar estos activos, orientados a obtener información confiable y apta para la toma de decisiones.

7.5. Sistemas de Inventarios.- Se denomina sistemas de inventarios al conjunto de

procedimientos contables destinados a: control del movimiento de existencias, registro de las operaciones contables aplicando un método de valuación, y su exposición en los estados financieros de acuerdo a normas de contabilidad. Dichos sistemas son los siguientes:

1) Sistema de inventarios periódico 2) Sistema de inventarios perpetuo o continuo


99

7.5.1 Sistema de inventario periódico.- Es el sistema mediante el cual para conocer el costo y

contabilización de las mercaderías vendidas se debe determinar previamente la valuación del inventario final, y ambos puede obtener cada cierto tiempo que puede ser mensual, bimestral, semestral o anualmente. Bajo este método se utilizan las siguientes cuentas: Inventario inicial de mercaderías Compras Recargo sobre compras Fletes sobre compras Devolución y descuento en compras Bonificación sobre compras Inventario final de mercaderías Costo de ventas

Métodos de valuación.- Los métodos de valuación de inventarios usados normalmente son Primeros en entrar son primeros en salir, PEPS Últimos en entrar son primeros en salir, UEPS Costo de promedios móvil , CPM

El método PEPS consiste en valuar los consumos o salidas de mercaderías, a los precios de las primeras compras, o sea que se supone que las primeras compras que se efectúan teóricamente deben ser las que se consumen primero aunque en la práctica no sea así. En sentido contrario los inventarios al final de un periodo se supone que sean los de las últimas adquisiciones.

El método UEPS consiste en valorizar las salidas de mercaderías conforme a los precios de las últimas entradas, relegando para el stock los valores de las compras más antiguas, este método es considerado como un método conservador por el cual se mantiene stock a precios bajos, mientras que los consumos salen a costos actuales y altos.

El método CPM, consiste en valuar las salidas de mercaderías, en base de un costo promedio ponderado, el requisito fundamental del sistema obligan que en cada de caso de ingreso se tenga que establecer un nuevo costo promedio móvil. Los consumos entonces se costean a base del último costo promedio móvil, el cual puede ir variando conforme varían los costos de adquisición.

Estos métodos serán explicados en el ejercicio practico de la Ferretería San Carlos.

Tratamiento contable.- El sistema periódico considerando un periodo determinado, registra los siguientes asientos: a) Las existencias de mercaderías verificadas a momento de inicio de actividades se debitan

a la cuenta “Inventario inicial de mercaderías” b) Las compras realizadas de existencias, son debitadas a la cuenta de “Compras” c) Las operaciones de ventas de mercaderías son acreditadas a la cuenta de “Ventas” d) El inventario de mercaderías practicado a fines del ejercicio contable, es debitado en la

cuenta “Inventario final de mercaderías”.


100

Ejemplo.- La Ferretería San Carlos de propiedad del señor Carlos Ramírez presenta las siguientes transacciones comerciales: 2001

Junio 2 Inicia sus actividades con un capital de Bs.100.000.- en efectivo.

Junio 5 Adquiere al contado 500 unidades del artículo “A” en Bs.30.000.- de Volcán S.A., según factura No. 02591.

Junio 10 Efectúa una segunda compra de 1.000 unidades del artículo “A” en Bs.64.000.- de la Cía. Ferrum con factura No.43182, 50% al contado y el saldo al crédito firmando un pagaré a efectivizarse dentro de un mes.

Junio 16 Realiza la venta de 1.100 unidades del artículo “A” en Bs. 99.000.- en efectivo con factura No. 0001

Junio 20 La administración del negocio efectúa pagos en efectivo como sigue: * Periódico La Razón Bs.1.500.- por publicidad según factura No. 19141. * Mueblería El Roble Bs. 1800.- por compra de un juego de Living f. 7562.

Junio 30 El inventario practicado al 30/06/01 determinó la existencia de 400 unidades del artículo “A”.

Trabajo a realizar al 30/06/01: Usando el sistema de inventarios periódico y el método

PEPS, efectuar: 1. Asientos de diario 2. Costo de venta 3. Libro mayor 4. Balance de comprobación de sumas y saldos 5. Hoja de trabajo de 6 columnas 6.- Estado de Resultados con métodos PEPS, UEPS, CPM (cuadro comparativo)

Solución


101

1.- LIBRO DIARIO Folio No.1

Fecha Detalle Ref. Debe Haber 2001 Junio 2

- 1 - Caja

Capital Asiento inicial

100.000.-

100.000.-

Junio 5 - 2 - Compras Crédito fiscal IVA Caja Adquisición de 500 u de artículo A Según factura No. 2591.

26.100.-

3.900.-

30.000.-

Junio 10 - 3 - Compras Crédito fiscal IVA

Caja Documentos por pagar

Compra de 1.000 u de articulo A según factura No. 43182.

55.680.-

8320.-

32.000.- 32.000.-

Junio 16 - 4 - Caja Impuesto a las transacciones

Ventas Débito fiscal IVA IT por pagar

Por venta de 1.100 u de artículo A con factura No.0001.

99.000.-

2.970.-

86.130.- 12.870.-

2.970.-

Junio 20 - 5 - Gastos de publicidad Muebles y enseres Crédito fiscal IVA

Caja Pagos en efectivo a: La Razón f.19141, Mueblería el Roble f.7562.

1.305.- 1.566.-

429.-

3.300.-

Junio 30 - 6 - Inventario Final Mercaderías Costo de ventas

Compras Por Inventario y Costo de ventas de art.A practicados al 31.12.01.

22.272.- 59.508.-

81.780.-


102

Total 381.056.- 381.056.-

2.- Determinación del Costo de Ventas

Método PEPS Cantidad P. Unitario Total

Inventario Inicial Mercaderías 0.- 0.- 0.- Mas: Compra 1 500.- 52.20 26.500.-

Compra 2 1.000.- 55.68 55.680.- Mercadería disponible para la venta 1.500.- 81.780.-

Menos: Inventario Final de Mercaderías 400.- 55.68 22.272.- Costo de ventas 500.- 52.20 26.100.-

600.- 55.68 33.408.- 1.100.- 59.508.-

Método UEPS

Cantidad P. Unitario Total Inventario Inicial Mercaderías 0.- 0.- 0.-

Mas: Compra 1 500.- 52.20 26.500.- Compra 2 1.000.- 55.68 55.680.- Mercadería disponible para la venta 1.500.- 81.780.-

Menos: Inventario Final de Mercaderías 400.- 52.20 20.880.- Costo de ventas 100.- 52.20 5.220.-

1.000.- 55.68 55.680.- 1.100.- 60.900.-

Método CPM

Cantidad P. Unitario Total

Inventario Inicial Mercaderías 0.- 0.- 0.- Mas: Compra 1 500.- 52.20 26.500.-

Compra 2 1.000.- 55.68 55.680.- Mercadería disponible para la venta 1.500.- 81.780.-

Menos: Inventario Final de Mercaderías 400.- 54.52 22.808.- Costo de ventas 1.100.- 54.52 59.972.-

81.780.- Costo promedio móvil = ----------- = 54.52

1.500.-


103

Debe Haber 100.000.-

99.000.- 30.000.- 32.000.- 3.300.-

199.000.- 65.300.-

Debe Haber 100.000.-

Debe Haber 26.100.- 55.680.-

81.780.-

81.780.- Impuesto a las transaccione s

81.780.-

Debe Haber 2.970.-

Debe Haber 3.900.- 8.320.-

429.-

12.649.- Ventas

Debe Haber 86.130.-

Debe Haber 32.000.-

Debe Haber 12.870.-

Debe Haber 2.970.-

Debe Haber

1.305.-

Debe Haber 1.566.-

Debe Haber 22.272.-

Costo de ventas

Debe Haber 59.508.-

3 .- LIBRO MAYOR Caja Capital Compras

1) 2) 1) 2) 6) 4) 3) 3)

5)

Crédito fiscal IVA Documentos por pagar

2) 3) 4) 3) 5)

Débito Fiscal IVA IT por pagar

4) 4) 4)

Gastos de publicidad Muebles y enseres Inventario Final Mercaderías

5) 5) 6)

6)


104

No.

Cuentas

Saldos Estado de Resultados Balance General Deudor Acreedor Gastos Ingresos Activos Pasivos

1Caja 133,700 133,700 2Capital 100,000 100,000 3Crédito fiscal IVA 12,649 12,649 4Documentos por pagar 32,000 32,000 5Impuesto a las transacciones. 2,970 2,970 6Ventas 86,130 86,130 7Débito fiscal IVA 12,870 12,870 8IT por pagar 2,970 2,970 9Gastos de publicidad 1,305 1,305

10 Muebles y enseres 1,566 1,566 11 Inventario final mercaderías 22,272 22,272 12 Costo de ventas 59,508 59,508

233,970 233,970 63,783 86,130 170,187 147,840 22,347 22,347

4.- Balance de Comprobación de Sumas y Saldos No.

Cuentas

Sumas Saldos Debe Haber Deudor Acreedor

1Caja 199,000 65,300 133,700 2Capital 100,000 100,000 3Compras 81,780 81,780 0 4Crédito fiscal IVA 12,649 12,649 5Documentos por pagar 32,000 32,000 6Impuesto a las transacc. 2,970 2,970 7Ventas 86,130 86,130 8Débito fiscal IVA 12,970 12,870 9IT por pagar 2,970 2,970

10 Gastos de publicidad 1,305 1,305 11 Muebles y enseres 1,566 1,566 12 Inventario final mercaderías 22,272 22,272 13 Gastos de ventas 59,508 59,508

Totales 381,050 381,150 233,970 233,970

5.- Hoja de trabajo de seis columnas

Utilidad del mes 86,130 86,130 170,187 170,187


105

PEPS UEPS CPM 86,130 86,130 86,130

6.- Cuadro comparativo Estado de Resultados con métodos PEPS, UEPS, CPM

Métodos: Ventas

Menos

FERRETERÍA SAN CARLOS Estado de Resultados

Del 2 al 30 de junio de 2001 Expresado en bolivianos

Costo de ventas 59,508 60,820 59,572 Utilidad bruta 26,622 25,310 26,558

Menos Gastos de operación Gastos de publicidad 1,305 Impuesto a las transac. 2,970 4,275 4,275 4,275 Utilidad del mes 22,347 21,035 22,283

7.5.2 Sistema de Inventarios Perpetuo.- Se denomina sistema de inventario perpetuo, por que la

valuación del “inventario final” y contabilización del “costo de ventas” se determina por cada venta que se realiza y de acuerdo con el método de valuación implantado en la empresa. Este sistema se caracteriza por: Se utilizan dos cuentas matrices para su registro: Inventarios y ventas Se conoce y se registra el costo de ventas por cada operación de venta de mercaderías

efectuadas. Necesariamente requiere el uso de tarjetas valoradas y de almacenes para el control de

inventarios.

El tratamiento contable bajo este sistema radica en apropiar dos cuentas separadas para las operaciones, es decir: Las mercaderías encontradas a inicio de actividad se cargaran en la cuenta de

“Inventario de mercaderías” Las compras de existencias se cargarán en la cuenta “Inventario de mercaderías” Las ventas de existencias se abonarán en la cuenta de “Ventas” Para cada venta se cuantifica el costo de la mercadería vendida, cargando la cuenta

“Costo de ventas” con abono a la cuenta de “Inventario de mercaderías”

Métodos de valuación.- Los métodos de valuación de inventarios usados comúnmente son también: Primeros en entrar son primeros en salir, PEPS Últimos en entrar son primeros en salir, UEPS Costo de promedios móvil, CPM

Tarjetas valoradas.- Las tarjetas valoradas de inventarios, son los registros que usa la unidad de contabilidad para proporcionar información en cantidades e importes, de entradas o compras, de salidas o ventas y saldos de mercaderías, por cada operación según el método de valuación aplicado en la empresa.


106

Ejemplo.- Utilizando la información de la ferretería San Carlos realizar al 30/06/01 y usando el sistema de inventarios Perpetuo y el método PEPS, efectuar:

1. Libro de diario 2. Tarjeta valorada de inventario 3. Libro mayor 4. Balance de comprobación de sumas y saldos 5. Hoja de trabajo de 6 columnas

Solución

1.- LIBRO DIARIO FOLIO 1 FECHA

D E T A L L E

REF

D E B E

H A B E R

2001 _ 1 _ Jun-02 Caja 100,000

Capital 100,000 Inicio de actividades

5 _ 2 _ Inventario de Mercaderías 26,100 Crédito Fiscal IVA 3,900 Caja 30,000 Adquisición de 500 U. de Art. A s/g Fact. Nº 2591

10 _ 3 _ Inventario de Mercaderías 55,680 Crédito Fiscal IVA 8.32 Caja 32,000 Documentos por Pagar 32,000 Por compra de 1000 u. de Art. A s/g Fact. Nº 43182

16 _ 4 _ Caja 99,000 Impuesto a las transacciones 2,970 Ventas 86,130 Débito Fiscal IVA 12,870 I.T. por Pagar 2,970 Por venta de 1100 u. de Art. A s/g factura. N.001

16 _ 5 _ Costo de Ventas 59,508 Inventario de Mercaderías 59,508 Sale del almacén 1.100 u. por venta s/g factura N. 0001

20

_ 6 _


107

Gastos de Publicidad 1,305 Muebles y Enseres 1,566 Crédito Fiscal IVA 429 Caja 3,300 Pagos en efectivo: al periódico La Razón s/g fact. N. 19141 y mueblería el Roble s/g fac. N. 7562 TOTAL 358,778 358,778

2.- TARJETA DE INVENTARIO PERPETUO USANDO METODO PEPS

Nombre del Artículo "A" Hoja 1 Código Existencia Mínima Unidad de medida Piezas Existencia máxima

Fecha

D E T A L L E

Costo Unit.

ENTRADAS

S A L I D A S

S A L D O S

Cant. Importe Cant. Importe Cant. Importe 2001

Jun-05 Compra 1 c/f N 2591 52.2 500 26,100 500 26,100 10Compra 2 c/f N 43182 55.68 1,000 55,680 1,500 81,780 16Venta c/f N 0001 52.2 500 26,100 1,000 55,680

55.68 600 33,408 400 22,272 1100 59,500

3. LIBRO MAYOR

C a j a C a p I t a l Inventario de Mercaderías

1. 100.000 30.000 2. 100.00'0 1. 2. 26.100 59.508 5. 4. 99.000 32.000 3. 3. 55.680

3,300 81,780 59.508 . 199,000 65,300

Crédito Fiscal IVA Documentos por Pagar Imp. a las Transacciones 2. 3.900 32.000 3. 4. 2.970 3. 8.320 6. 429

12,649

V e n t a s Débito Fiscal I V A Imp. Trans. por Pagar 86.130 4. 12.870 4. 2.970 4.

Costo de Ventas Gasto de Publicidad Muebles y Enseres 5. 59.508 6. 1.305 6. 1.566


108

4.- BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS N.

C U E N T A S

S U M A S

S A L D O S

Debe Haber Deudor Acreedor 1Caja 199,000 65,300 133,700 2Capital 100,000 100,000 3Inventario de Mercaderías 81,780 59,508 22,272 4Crédito Fiscal IVA 12,649 12,649 5Documentos por Pagar 32,000 32,000 6Impuesto a las transacciones 2,970 2,970 7Ventas 86,130 86,130 8Débito Fiscal IVA 12,870 12,870 9I.T. por Pagar 2,970 2,970

10 Costo de ventas 59,508 59,508 11 Gastos de Publicidad 1,305 1,305 12 Muebles y Enseres 1,566 1,566

T O T A L E S 358,778 358,778 233,970 233970

5.- HOJA DE TRABAJO DE SEIS COLUMNAS

N.

C U E N T A S S A L D O S

ESTADO DE RESULTADOS

BALANCE GENERAL

Deudor Acreedor Gastos Ingresos Activo Pasivo 1Caja 133,700 133,700 2Capital 100,000 100,000 3Inventario de Mercaderías 22,272 22,272 4Crédito Fiscal IVA 12,649 12,649 5Documentos por Pagar 32,000 32,000 6Impuesto a las transacciones 2,970 2,970 7Ventas 86,130 86,130 8Débito Fiscal IVA 12,870 12,870 9I.T. por Pagar 2,970 2,970

10 Costo de ventas 59,508 59,508 11 Gastos de Publicidad 1,305 1,305 12 Muebles y Enseres 1,566 1,566

233,970 233970 63,783 86130 170,187 147840 Utilidad del Mes 22,347 22,347

86,130 86,130 170187 170187

7.6 Lectura: Gonzalo Terán Gandarillas “Temas de contabilidad básica”. Impresiones Alianza 1996. Pgs. 226 a 282.

7.7 Ejercicio

La empresa Multiactiva Ltda.: presenta la siguiente información contable:


109

01.12.03 Inició sus actividades con las siguientes posesiones: Efectivo Bs.12.000., 200 unidades del artículo “B” cada una a Bs. 100, según factura No. 00387. 08/12/03 Efectuó la compra de 300 unidades del artículo “B” cada una a Bs. 110.- con factura No.654 de la Importadora “VOLCAN”, cancelando 20% al contado y por el saldo suscribió una letra de cambio a 45 días plazo. 15/12/03 Realizó la venta de 350 unidades del artículo “B” cada una a Bs. 140 al contado, según factura No. 6634. 12/12/03 Efectuó al contado los siguientes pagos: Bs.4.000 por concepto de haberes al personal, Bs.2.000.- por alquileres según recibo oficial No. 876. 31/12/03 Mediante recuento físico de encontraron en depósito 150 unidades del artículo “B”.

Trabajo a realizar al 31/12/03.- Utilizando el sistema de inventarios periódico y el método de valuación UEPS, efectuar: a) Libro diario b) Libro mayor c) Costo de ventas d) Balance de Comprobación de sumas y saldos e) Hoja de trabajo de 6 columnas


110

Son

a:

Informes resumidos elaborados a determinada fecha aplicando normas contables

UNIDAD 8.- ESTADOS FINANCIEROS Competencia.- Entender que los Estados Financieros de las empresas son informes resumidos elaborados a determinada fecha, que exponen información contable, apta para la toma de decisiones de sus usuarios.

ESTADOS FINANCIEROS

son

Sus CARACTERISTICAS

Son: Elaborados por contador público

Toma información de hoja de trabajo preparatoria de Estados Financieros

Aplica normas legales

Periódicamente se presentan a organismos de fiscalización

Sirven para la toma de decisiones

Los estados son: y Estado de Result. Balance General

Expone Expone

Ingresos Gastos Pasivos

menos Activos igual

Utilidad o pérdida =

Patrimonio +

sirven para :

Tomar decisiones


111

8.1. Concepto.- Los estados financieros son informes contables resumidos, elaborados

periódicamente a determinada fecha, aplicando normas contables y disposiciones legales, que se utilizan para la toma de decisiones en las empresas.

8.2 Características.- Los estados financieros tienen las siguientes características:

a) Son elaborados por un Contador Público con título en provisión nacional. b) Considera información de la hoja de trabajo preparatoria de estados financieros. c) Son elaborados en base a normas contables emitidas por el Consejo Técnico de

Auditoria y Contabilidad del Colegio de Auditores de Bolivia. d) Aplica normas legales establecidas por: El Código de Comerció, Código Tributario,

Ley General del Trabajo; Ley 843, Ley 1606 y sus decretos reglamentarios. e) Periódicamente son presentados a organismos de fiscalización y control impositivo. f) Es un informe utilizado para la toma de decisiones de los usuarios internos y

externos de la empresa. 8.3 Periodicidad de los estados financieros.- Los estados financieros deben ser elaborados en

periodos cortos tal que su información contable sea oportuna y ventajosa para la toma de decisiones. En un sistema contable manual se sugiere que los estados financieros deben ser elaborados mensualmente, aunque en un sistema contable computarizado es posible procesar en forma diaria

8.4 Clasificación.- De acuerdo al artículo 36 del Decreto Supremo No. 24051, los sujetos

obligados a llevar registros contables, deberán presentar junto a su declaración jurada en formulario oficial, los siguientes estados financieros:

a) Balance General b) Estado de Resultados c) Estado de Resultados Acumulados (Dentro de Estado de Evolución de Patrim. d) Estado de Cambios de la Situación Financiera o de Origen y Aplicación de Fon.) e) Notas a los Estados Financieros

Además, el Balance General lleva adjunto como respaldo, estados resumidos de: Cuentas por cobrar, Inventarios, Cuentas por pagar, Bienes de uso, etc.

De acuerdo a su naturaleza, los estados financieros se clasifican en: Dinámicos, son aquellos que exponen los resultados obtenidos durante un periodo, como son: El Estado de Resultados y el Estado de Resultados Acumulados Estáticos, son aquellos que representan una situación financiera a determinada fecha, como son: El Balance General y el Estado de Cambios de la Situación Financiera.

8.5 Estado de Resultados.- El Estado de Resultados llamado también Estado de Ganancias y

Pérdidas, es un informe periódico elaborado a determinada fecha, para obtener el resultado económico de las operaciones, utilidad o pérdida, que obtiene la empresa mediante una clasificación de cuentas de ingresos y de gastos.

8.5.1 Procedimiento para elaborar.- El Estado de Resultados se elabora en base a los datos de la

hoja de trabajo preparatoria de Estados Financieros, con los siguientes pasos:


112

a) En la parte superior del informe, registramos los siguientes cuatro títulos: Razón Social de la empresa Nombre del Informe Fecha a la cual se elabora el informe Moneda de cuenta

b) Luego, tomando como ejemplo el caso de empresas comerciales e industriales,

exponemos la siguiente información monetaria:

Ventas Netas.- Bajo este título, registramos los ingresos brutos obtenidos por ventas de mercaderías efectuadas, a cuyo importe restamos: las devoluciones y rebajas sobre ventas, para obtener las ventas netas. Mediante formula expresamos como sigue:

VN = VB – (D + R)

Donde: VN = Ventas netas, VB = Ventas Brutas,

D = Devoluciones en ventas o compras, R = Rebajas en ventas o compras

Costo de ventas.- Al importe de ventas netas retamos el costo de ventas como sigue: La determinación del costo de ventas, varía de acuerdo al sistema de inventario utilizado periódico o perpetuo. Este costo incluye todos aquellos gastos incurridos en la compra o fabricación de los artículos vendidos. Cuando el sistema de inventario utilizado es periódico, el costo de ventas se obtiene como sigue:

CV = II + CN – IF (1) y

CN = CB + F – (D + R) (2) Donde:

CV = Costo de ventas, II = Inventario inicial de mercaderías, CN = Compras netas, IF = Inventario final de mercaderías,

CB = Compras brutas, F = Fletes y acarreos sobre compras,

(2) Reemplazamos en (1) CV = II + CB + F – (D + R) – IF

Por otro lado: CMDV = II + CV

Donde CMDV = Costo de la mercadería disponible para la venta

Utilidad Bruta.- La utilidad bruta UB se obtiene como sigue:

UB = VN – CV

Gastos de Operación.- Los gastos de operación, son todos los gastos necesarios y efectuados para el funcionamiento normal de la empresa, como son los de administración, ventas y financieros. Mediante formula se puede expresar:

GO = GA + GV + GF

Donde:


113

GO = Gastos de Operación, GA = Gastos de administración, GV = Gastos de venta, GF = Gastos financieros

Luego el total de gastos operativos se resta de la utilidad bruta, para obtener la utilidad o pérdida en operaciones UO como sigue:

UO = UB – GO

Si UB es mayor a GO, se obtiene utilidad Si UB es menor a GO, se obtiene perdida

Otros ingresos u otros gastos.- Las empresas dentro de un ejercicio contable, obtienen ingresos y gastos extraordinarios distintos de sus operaciones normales y como ejemplo podemos citar: comisiones ganadas, alquileres ganados, ajuste por inflación y tenencia de bienes, .ganancia en venta de bienes de uso, pérdida en ventas de bienes de uso, pérdida por siniestro, etc.

Utilidad o pérdida de la gestión.- Entonces, la utilidad o pérdida de la gestión resulta de sumar otros ingresos y restar otros gastos, a la utilidad o pérdida en operaciones, es decir:

Resumen.-

UG o PG = UO + OI - OG Donde:

UG = Utilidad de la gestión, PG = Perdida de la Gestión, OI = Otros ingresos, OG = Otros gastos

UG o PG = VN – CV – GO + OI - OG

Utilidad Neta.- La utilidad neta resulta de restar al importe de la utilidad de la gestión, el Impuesto de Utilidades de Empresas (IUE), es decir, aplicar la alícuota del 25% de acuerdo al artículo 33 del D. S. No. 24051.

UN = UG – (25%) (UG)

Donde UN = Utilidad neta 8.6 Balance General.- El Balance General denominado también Estado de Situación

Patrimonial, es un informe financiero resumido elaborado a determinada fecha, con cuentas de Activos, Pasivos y Patrimonio de la empresa, en base a normas contables y disposiciones legales.

8.6.1 Contenido.- El Balance General empieza con los siguientes títulos: a) Razón Social de la

empresa, b) Nombre del informe financiero, c) Fecha en la cual se elabora y d) Unidades monetarias en las que se expresa el informe, y tiene el siguiente contenido:

El Balance General se divide en dos partes: Una corresponde a los activos y la segunda a los pasivos y patrimonio. Expone a las cuentas bajo dos clasificaciones:

Tradicional.- clasificación tiene la siguiente conformación:


114

Activos.- Los activos tradicionalmente se clasifican en: Activos Circulantes, Activos Fijos y Otros Activos. Los activos circulantes están conformados por cuentas de disponibilidades, derechos de cobro e inventarios de bienes de cambio, ejemplo: Caja, Bancos, Cuentas por Cobrar, Inventarios de existencias. Los activos fijos son bienes tangibles con duración superior a un año, usados en la empresa para desarrollar sus actividades habituales y no están destinados a la venta. Por el servicio que prestan al negocio están sujetos a la determinación de Depreciación o pérdida de su vida útil. Están clasificados de acuerdo a la duración de vida útil, van del mas al menos duradero según el anexo del artículo 22 del D. S. No. 24051. En Otros activos se clasifican las inversiones permanentes y cargos diferidos. Pasivos.- Los pasivos se clasifican en: Pasivos Circulantes y Pasivos a Largo Plazo. Los pasivos circulantes son las obligaciones o deudas a ser canceladas en el corto plazo, es decir en periodos menor a un año. Como ejemplo podemos citar las partidas: Cuentas por pagar, Sueldos por pagar, Alquileres por pagar, Impuestos por pagar, etc. Los pasivos a largo plazo, son obligaciones a cancelarse en periodos que superan a un año, por ejemplo Prestamos Bancarios, Previsión para indemnización, etc. Patrimonio.- El Patrimonio significa el valor neto de las posesiones de la empresa a una fecha determinada, que resulta del importe total de los activos menos el total de los pasivos. Bajo el título de Patrimonio se agrupan las cuentas que representan: aportes de capital, reservas, resultados anuales de la empresa, que para mejor comprensión detallamos como sigue:

Capital Reservas Ajuste global del patrimonio Resultados acumulados

Funcional detallada.- El Balance General en sus rubros de: activos, pasivos y patrimonio, tiene la siguiente clasificación:

Clasificación de los activos.- Clasifica en Activos Corrientes y No Corrientes.

Activos Corrientes.- Los activos corrientes son aquellos rubros susceptibles de convertirse en efectivo en el corto plazo, su ordenamiento se efectúa de acuerdo al grado decreciente de liquidez como sigue:

Disponibilidades Inversiones temporales Créditos (cuentas y documentos por cobrar) Bines de cambio Gastos pagados por adelantado en el corto plazo

a) Disponibilidades.- Son aquellos que tienen poder de pago legal. Incluyen entre otros,

los siguientes: Dinero en efectivo en caja o depositado a la vista en cuentas corrientes en bancos o instituciones financieras, en moneda nacional o extranjera; y Cheques, giros y valores similares a la vista en caja.


115

b) Inversiones temporales.- Son aquellas colocaciones efectuadas con la finalidad de obtener una renta u otro beneficio, que sean de fácil realización y no formen parte de la estructura comercial o industrial normal de la empresa. Incluye entre otras, las siguientes: Títulos valores, depósitos a plazo fijo en bancos e instituciones financieras y préstamos.

c) Créditos.- Son aquellos derechos, o cuentas por cobrar comerciales y otras cuentas por cobrar, que la empresa tiene contra terceros para percibir sumas de dinero y otros bienes o servicios. Deben exponerse separadamente: aquellos que provienen de las prestaciones que constituyen los objetos principales de la empresa y aquellos que provienen de otras operaciones.

d) Bienes de cambio o inventarios.- Son aquellos bienes destinados para su venta dentro la actividad principal de la empresa, o que se encuentran en proceso de producción o comercialización. Por la naturaleza de sus actividades, las empresas pueden contar con existencias de: Materias primas Productos en proceso Productos terminados Mercaderías de reventa Materiales y suministros Activos fijos desafectados destinados a su venta

e) Gastos pagados por adelantado.- Son aquellos gastos cancelados anticipadamente para recibir un servicio determinado posteriormente, como las operaciones por: “Alquileres pagados por adelantado”, Seguros pagados por adelantado, etc.

Activos no corrientes.- El ordenamiento de los rubros debe hacerse de acuerdo a: su grado creciente de liquidez y su importancia cuantitativa, como se detalla como sigue:

Créditos no corrientes (o cuentas por cobrar comerciales y otras cuentas por cobrar no corrientes)

Bienes de cambio no corrientes Inversiones permanentes Bienes de uso Bienes intangibles Cargos diferidos

a) Créditos no corrientes.- Son aquellos créditos que por su plazo de realización no pueden considerarse corrientes.

b) Bienes de cambio no corrientes.- Son aquellos bienes de cambio, que por su plazo de realización no pueden ser considerados corrientes.

c) Bienes de uso.- Son los bienes tangibles que se utilizan en la actividad de la empresa que tengan una vida útil estimada superior a un año y que no estén destinados a la venta. A las cada cuenta de estos bienes, se le resta el monto de las depreciaciones acumuladas para obtener su valor neto.

d) Inversiones permanentes.- Son aquellas colocaciones efectuadas a plazo mayor a un año, con la finalidad de obtener una renta o beneficio. Podemos citar las siguientes: Títulos valores y participaciones en otras empresas Sociedades controlantes, controladas y vinculadas Prestamos


116

Inmuebles y propiedades e) Bienes intangibles.- Son los bienes que representan franquicias, privilegios y otros

valores cuya existencia depende de la posibilidad futura de producir ingresos o ganancias. Incluyen entre otros los siguientes: Derecho de propiedad intelectual Patentes, marca, licencias, etc. Llave del negocio Gastos de organización Gastos de investigación Impuestos diferidos

Se deducen las amortizaciones acumuladas, exponiéndose el monto de las mismas y el valor neto.

f) Cargos diferidos.- Son las cuentas que contabilizan los gastos o cargos que inciden en

el ejercicio siguiente o ejercicios futuros, tales como los gastos de organización sujetos a amortización periódica, pero no se asemejan a derechos de propiedad, patentes, llaves o concesiones que son intangibles.

Clasificación de los pasivos.- Clasifica a los pasivos de acuerdo a su naturaleza en Pasivos Corrientes y Pasivos No Corrientes. Pasivos Corrientes.- Son las obligaciones a efectivizarse dentro de un ejercicio contable. Los rubros principales se distinguen por su origen como sigue:

Proveedores Bancos e instituciones financieras Remuneraciones y cargas sociales Impuestos Dividendos Impuestos diferidos Cobros anticipados

Se deducen los intereses no devengados. Pasivos No Corrientes.- El ordenamiento de los rubros se efectúa en función de la certeza de su determinación: a) Deudas no corrientes.- Son obligaciones cuyo plazo de vencimiento se produce después

de un año de la fecha de balance. b) Previsiones.- Son partidas que representan a la fecha a la que se elaboran los estados

contables, estimaciones contingentes que pueden originar obligaciones para la empresa, a favor de terceros, que deben cargarse a los resultados de la gestión o ejercicio en que se producen. Comprende entre otras, las siguientes: Para indemnizaciones del personal Para garantías de producción Para reparaciones

Clasificación del patrimonio.- En el patrimonio las cuentas son agrupadas de acuerdo a su naturaleza. Su ordenamiento se efectúa según el grado creciente de posibilidad de su distribución, como sigue:


117

Capital social Reserva legal Reservas estatutarias Prima en emisión de acciones Incremento por revalorización de activos fijos Ajuste global del patrimonio Resultados acumulados

a) Capital social.- Es el valor del capital emitido en la empresa, en cuotas o en acciones,

etc. En el caso de sociedades por acciones se distinguen las clases de estos valores en circulación.

b) Reserva legal.- Es la que se constituye por disposición legal, segregando una porción de la utilidad líquida de los ejercicios para formar u fondo de reserva que debe llegar hasta el 50% de su capital pagado, para responder a los casos de quiebra o disolución de la sociedad.

c) Reservas estatutarias.- Son las reservas constituidas por requerimiento estatutario o también por decisión de los accionistas o socios, establecidas con cargo a utilidades netas anuales de las empresas.

d) Prima en emisión de acciones.- Resultan de la emisión y venta de acciones de capital por encima de “la par”.

e) Incremento por revalorización de activos fijos.- Es la contrapartida del mayor valor asignado a los bienes de uso por efecto del revalúo técnico de los mismos.

f) Ajuste global del patrimonio.- Son las actualizaciones efectuadas a la expresión monetaria del patrimonio neto, mediante asientos de ajustes integrales de los estados financieros a fines del ejercicio, para reflejar las variaciones en el poder adquisitivo de la moneda a esa fecha.

g) Resultados acumulados.- Son las ganancias o pérdidas que incluyen los resultados del ejercicio, retenidas por voluntad social o mediante estatutos, que pueden ser desafectadas por los mismos niveles de decisión.

8.6.2 Formas de presentación.- El Balance General tiene dos alternativas de presentación:

1) Forma de cuenta u horizontal 2) Forma de informe o reporte

La forma de cuenta, presenta el Balance General con los activos en el lado izquierdo y los pasivos y el patrimonio en el lado derecho. La forma de informe, expone a los activos en la parte superior y a los pasivos y patrimonio en la parte inferior


8.7 Ejemplo: No. 1 Considerando la hoja de trabajo de la empresa Multiactiva Novedades Mil elaborar sus estados financieros.

HOJA DE TRABAJO DE 10 COLUMNAS No. Cuentas Saldos a ajustar Ajustes Saldos ajustados Estado de Resultados Balance General

Deudor Acreedor Debe Haber Deudor Acreedor Gastos Ingresos Activos Pasivos 1Caja 28270 28,270.00 28,270.00 2Banco Mercantil 11,350.00 11,350.00 11,350.00 3Cuentas por cobrar 20,540.00 20,540.00 20,540.00 4Seguros pagados por adelant. 2,500.00 A1 126.92 1,970.19 A2 656.73 656.73 5Cuentas por pagar 21,935.00 21,935.00 21,935.00 6Fernando Perales, Capital 150,000.00 150,000.00 150,000.00 7Ventas 152,300.00 152,300.00 152,300.00 8Inventario inicial mercad. 4,080.00 4,080.00 A7 0.00 0.00 9Compras 95,700.00 95,700.00 A7 0.00 0.00

10 Devol. Y rebajas en com pras 2,050.00 A7 2,050.00 0.00 0.00 11 Alquileres pag. por adelantado. 4,000.00 2,000.00 A5 2,000.00 2,000.00 12 Sueldos pagados 10,500.00 A6 1,800.00 12,300.00 12,300.00 13 Gastos misceláneos 2,030.00 2,030.00 2,030.00 14 Vehículos 53,000.00 A3 2,862.65 55,862.65 55,862.65 15 Edificios 94,315.00 A3 5,867.18 100,182.18 100,182.18

326,285.00 326,285.00 16 Ajuste por inflación y t de b A8 10,078.12 8,856.75 A1+A3 1,221.37 1,221.37 17 Seguros pagados A2 1,970.19 1,970.19 1,970.19 18 Depreciación edificios A4 2,295.84 2,295.84 2,295.84 19 Depreciación vehículos A4 9,310.44 9,310.44 9,310.44 20 Dep. acumulada edificios 2,295.84 A4 2,295.84 .. 2,295.84 21 Dep. acumulada vehículos 9,310.44 A4 9,310.44 9,310.44 22 Alquileres A5 2,000.00 2,000.00 2,000.00 23 Sueldos por pagar 1,800.00 A6 . 1,800.00 1,800.00 24 Inventario final m ercaderías A7 12,000.00 12,000.00 12,000.00 25 Costo de ventas A7 85,730.00 85,730.00 85,730.00 26 Ajuste global del patrimonio. 10,078.12 A8 10,078.12 10,078.12

136,091.34 136,091.34 347,719.40 347,719.40 116,857.84 152,300.00 230,861.56 195,419.40 UTILIDAD IMPONIBLE 35,442.16 35,442.16 152,300.00 152,300.00 230,861.56 230,861.56

IUE 25% 8,860.54 UTILIDAD NETA 26,581.62

118


119

Solución

MULTIACTIVA NOVEDADES MIL ESTADO DE RESULTADOS

Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2001 Expresado en bolivianos

Menos Ventas 152,300.00 Costo de ventas Inventario inicial mercaderías 4,080.00 Mas compras 95700 - Devolución y rebajas 2050 Compras netas 93,650.00 Mercadería disponible para la venta 97,730.00 Menos inventario final de mercaderías 12,000.00 Costo de ventas 85,730.00 Utilidad Bruta 66,570.00

Menos Gastos de operación Sueldos pagados 12,300.00 Gastos misceláneos 2,030.00 Seguros pagados 1,970.19 Depreciación edificios 2,295.84 Depreciación vehículos 9,310.44 Alquileres 2,000.00 29,906.47

36,663.53 Menos Otros egresos

Ajuste por inflación y tenencia de bienes

1,221.37 Utilidad imponible 35,442.16 IUE 8,860.54 Utilidad neta 26,581.62

Forma Tradicional MULTIACTIVA NOVEDADES MIL

BALANCE GENERAL Al 31 de diciembre de 2001

Expresado en bolivianos A. Circulante P. a Corto Plazo Caja 28,270.00 Cuentas por pagar 21,935.00 Banco Mercantil 11,350.00 Sueldos por pagar 1,800.00 Cuentas por cobrar 20,540.00 IUE por pagar 8,860.54 Inventario final de mercaderías 12,000.00 Total Pasivo 32,595.54 Seguros pagados por adelantado 656.73 Alquileres pagados por adelantado A. Fijo

2,000.00 Patrimonio F. Perales, Capital 150000 Ajuste Global Pat.10078.12

Vehículos 55,862.65 Dep. Acumulada 9,310.44

46,552.21

Utilidad neta 26581.62 186,659.74

Edificios 100,182.18 Dep. Acumulada 2,295.84 97,886.34 Total Activo 219,255.28 Total Pasivo y Patrimonio 219,255.28


120

Forma Detallada MULTIACTIVA NOVEDADES MIL

BALANCE GENERAL Al 31 de diciembre de 2001 Expresado en bolivianos

ACTIVO CORRIENTE PASIVO CORRIENTE Disponible Caja 28,270.00 Cuentas por pagar 21,935.00 Banco Mercantil 11,350.00 Sueldos por pagar 1,800.00 Cuentas por cobrar 20,540.00 IUE por pagar 8,860.54 Bienes de cambio Total Pasivo 32,595.54 Inventario final de mercaderías 12,000.00 Diferidos PATRIMONIO Seguros pagados por adelantado 656.73 F. Perales, capital 150000 Alquileres pagados por adel. 2,000.00 Ajuste Global Pat.10078.12 ACTIVO NO CORRIENTE Utilidad neta 26581.62 186,659.74 Bienes de uso Vehículos 55,862.65 Dep. Acumulada. 9,310.44 46,552.21 Edificios 100,182.18 Dep. Acumulada 2,295.84 97,886.34 Total Activo 219,255.28 Total Pasivo y Patrimonio 219,255.28

8.8 Lectura: Juan Funes Orellana. ABC de la Contabilidad. Centro de investigaciones empresariales Pena del Villar 2000. Pgs. 289 a 301.

8.9 Ejercicio: Elaborar los estados financieros de la Empresa IBM Bolivia Ltda., punto 6.9 de la Unidad Nº 6.


121

UNIDAD 9.- ASIENTOS DE CIERRE

Competencia.- El alumno debe entender que los saldos de cuenta del Libro Mayor de la empresa, a fines de gestión deben se objeto de cierre contable para evitar incorporaciones de operaciones indebidas.

9.1 Introducción.- Sabemos que los productos terminados del proceso contable a fines de

gestión, son los estados financieros, elaborados para la toma de decisiones de sus ejecutivos. Los estados más importantes son el Estado de Resultados y el Balance General. El Estado de Resultados tiene por finalidad establecer a una fecha determinada la utilidad o pérdida del negocio mediante una clasificación de cuentas de ingresos y gastos. El Balance General es un informe resumido preparado también a determinada fecha, que muestra la situación financiera de la empresa con una exposición de cuentas de activos, pasivos y de patrimonio.

Concluido el periodo contable, luego de haberse elaborado los estados financieros, sus cuentas deben ser cerradas dejando sus saldos en cero, para que luego sean re- aperturadas en la siguiente gestión.

9.2 Concepto.- Los asientos de cierre son aquellos registrados con el objeto de cerrar

definitivamente a fines de gestión los saldos de todas las cuentas que tuvieron movimiento durante el periodo. El objetivo fundamental de practicar los asientos de cierre, es no permitir la posterior incorporación de transacciones u operaciones y eliminar definitivamente las cuentas de resultados: costo, gastos e ingresos y transitoriamente las cuentas de balance: activos, pasivos y de patrimonio.

Los asientos de cierre toman como base de información las hojas de trabajo.

9.3 Clases de asientos de cierre.- Los asientos de cierre más usados en cualquier sistema

contable son los siguientes:

9.3.1 Asiento para cerrar cuentas de costo y de gastos.- Este asiento consiste en dejar en cero saldos de las cuentas de costo y de gastos, debitando a la cuenta de “Pérdidas y ganancias por el importe total de la columna de gastos de la hoja de trabajo de 10 columnas, y acreditando a las cuentas correspondientes de costo y de gastos.

Dic 31 - C1 - Pérdidas y ganancias xxxxx

Cuentas de gastos y costo xxxxx Para cerrar las cuentas de gastos y Costo por la gestión 200X


122

9.3.2 Asiento para cerrar cuentas de ingreso.- Este asiento tiene el objetivo de saldar las cuentas de ingreso, debitando las mismas y acreditando a la cuenta de “Perdidas y ganancias” por la suma de ingresos, que debe coincidir con el total de la columna correspondiente de la hoja de trabajo de 10 columnas.

Dic 31 - C2 -

Cuentas de ingreso xxxxx Pérdidas y ganancias xxxxx

Para cerrar las cuentas de ingreso de la gestión 200X

9.3.3 Asiento para registrar el resultado del periodo.- El tercer asiento tiene por finalidad

determinar el resultado económico obtenido a fines de gestión en la empresa: utilidad o pérdida. En caso de obtener utilidad: debitar la cuenta de “Pérdidas y ganancias” por el importe de la utilidad imponible y acreditar a las siguientes cuentas: “Impuesto a las utilidades por pagar” (25% sobre la utilidad imponible), “Reserva legal” y otras autorizadas por el código de comercio y “Resultados acumulados” el importe de la utilidad neta.

Dic 31 - C3 - Pérdidas y ganancias

xxxxx

Impuesto a las utilidades por pagar Reserva Legal

xxxxx xxxxx

Resultados acumulados xxxxx Para registrar el resultado de la gestión 200X.

En la situación de obtener perdida, se debe debitar a la cuenta de “Resultados acumulados” por el importe de la pérdida determinada y acreditar a la cuenta de “Perdidas y ganancias”.

9.3.4 Asiento para cerrar cuentas de balance.- El cuarto asiento tiene por objetivo cerrar

transitoriamente los saldos de las cuentas de balance como sigue: Debitar cada una de las cuentas de: pasivo, patrimonio y reguladoras de activo y acreditar cada una de las cuentas: de activo y reguladoras de pasivo.

Dic 31 - C4 - Cuentas de pasivo xxxxx Cuentas reguladoras de activo xxxxx Cuentas de activo xxxxx Cuentas reguladoras de pasivo xxxxx

Para cerrar las cuentas de balance. Luego, los asientos de cierre deben ser mayorizados.

9.4 Ejemplo.- Efectuar los asientos de cierra del negocio Multiactiva Novedades Mil en

base a su hoja de trabajo de 10 columnas:


123

Solución

2001 - C1 – Dic.31 Perdidas y Ganancias 116.857.84

Sueldos pagados 12.300.- Gastos misceláneos 2.030.- Ajuste por inflación y ten. de bienes 1.221.37 Seguros pagados 1.970.19 Depreciación edificios 2.295.84 Depreciación vehículos 9.310.44 Alquileres 2.000.- Costo de ventas 85.730.-

Para cerrar las cuentas de gastos y costo de la gestión 2001.

Dic.31 - C2 -

Ventas 152.300.- Pérdidas y Ganancias 152.300.-

Para cerrar cuentas de ingreso de la Gestión 2001.

Dic.31 - C3 – Pérdidas y ganancias 35.442.16

IUE por pagar 8.860.54 Resultados acumulados 26.581.62

Para registrar el resultado de la Gestión 2001.

Dic.31 - C4 – Cuentas por pagar 21.935.- F. Perales, Capital 150.000.- Depreciación acumulada edificios 2.295.84 Depreciación acumulada vehículos 9.310.44 Sueldos por pagar 1.800.- Ajuste global del patrimonio 10.078.12 IUE por pagar 8.860.54 Resultados acumulados 26.581.62

Caja 28.270.- Banco Mercantil 11.350.- Cuentas por cobrar 20.540.- Seguros pagados por adelantado 656.73 Alquileres pagados por adelantado 2.000.- Vehículos 55.862.65 Edificios 100.182.18 Inventario final de mercaderías 12.000.-

Para cerrar cuentas de balance por la Gestión 2001.

Entonces, se procede a mayorizar, quedando en cero los saldos de las cuentas.


124

9.5 Lectura: Gonzalo Terán Gandarillas. Temas de contabilidad básica. Impresiones Alianza 1996. Pgs. 141 a 150.

9.6 Ejercicio.-

En base a la hoja de trabajo de 10 columnas de la Empresa Multiactiva Novedades Mil, planteada en la Unidad 6, realizar los asientos de cierre.


125

UNIDAD 10.- SISTEMAS DE CONTABILIDAD DE COSTOS

Competencia.- Entender que las empresas que transforman materia prima o materiales directos, deben elaborar Estado de Costo a determinada fecha, para tomar decisiones.

10.1 Introducción.- La contabilidad financiera o general se ocupa de la clasificación,

anotación e interpretación de las transacciones económicas de manera de elaborarse periódicamente estados resumidos que expongan adecuadamente los resultados históricos de esas operaciones o la situación financiera de la empresa a una fecha determinada y al cierre de ejercicio económico. La contabilidad de costos proporciona a la dirección de la empresa el costo total de fabricar un producto o de suministrar un servicio.

Entonces, fue necesario expandir los procedimientos de la contabilidad de manera que sea posible, por lo tanto, determinar el costo de producir y vender cada artículo o de prestar un servicio, no al final del periodo de operaciones, sino al mismo tiempo que se lleva a cabo la fabricación del producto o se presta el servicio. La gerencia sólo puede ejercer un control efectivo teniendo a su disposición inmediatamente las cifras detalladas del costo de los materiales, mano de obra y los gastos de fabricación o carga fabril, así como los gastos de venta y de administración, de cada producto.

10.2 Concepto de Contabilidad de Costos.- La contabilidad de Costos es una parte o fase

de la Contabilidad General por medio de la cual se registran, clasifican, resumen y presentan las operaciones pasadas o futuras relativas a lo que cuesta adquirir, explotar, producir, y distribuir un articulo o un servicio.

10.3 Diferencia entre Costo y Gasto

COSTO es el valor adquirido por un bien tangible (producto) al incurrir en él, una serie de gastos. El costo de un satisfactor será la suma de lo gastado para producirlo”.

GASTO es la inversión que se efectúa, ya sea de una forma directa o indirecta; necesariamente, para la consecución de un bien tangible (producto). Ahora bien, tomando en cuenta el estudio matemático como es la “teoría de conjuntos”. Costo Es un conjunto de gastos, o sea, el universo, y Gasto es una partícula o parte del costo.

10.4 Elementos del Costo.- El costo de producción generalmente, esta formado por tres

elementos, que son: Materia prima y/o material directo Mano de obra directa Gastos de fabricación o costos indirectos de producción.

Materia Prima.- Son los elementos extraídos en su estado natural, necesarios para satisfacer necesidades humanas o convertirse en el primer elemento del costo para las empresas industriales. Se puede citar como ejemplos: el hierro de un estado natural, el


126

algodón de una fábrica de hilo o telas, los callapos o bolillos para la obtención de madera en los aserraderos, etc. En las empresas tornadas como ejemplo se puede denominar el primer elemento de costo como “Materia Prima”.

Material Directo.- Se llama así los elementos que fueron sometidos a uno o varios procesos de transformación por otra empresa, los cuales serán sometidos a otros procesos hasta convertirlos en un producto acabado apto para satisfacer las necesidades humanas, ejemplo: La madera en la industria de muebles, el hilo en la tejedura, harina en la industria panificadora, la tela en la fabrica de prendas de vestir, etc. Se hace esta diferenciación debido a que se tiene una confusión al usar en forma descaminada el denominado de “Materia Prima”, por tanto será costo de “Materia Prima2 para todas las empresas que utilizan los elementos que aun no han sido sometidos a procesos de transformación, y para aquellas que utilizan como principal elemento de transformación los productos sometidos a proceso de manufactura por otra entidad, se denominara “Material directo”.

Mano de Obra Directa.- Para transformar la materia prima o material directo en un producto terminado es necesario, además de la maquinaria y equipo, la participación de personas (trabajadores) con esfuerzo mental y manual a cambio de una remuneración que se llama salario.

Gastos de Fabricación o Costos indirectos de producción.- Dentro del proceso productivo, hay costos que no pueden identificarse con unidades especificas de producción o con un departamento o proceso especifico, tales como: la depreciación de bienes de uso, luz y fuerza, combustibles, lubricantes, repuestos y accesorios, seguros, etc.; por los que se denominan: “Servicios de planta”, “Gastos indirectos de fabricación”, “Gastos indirectos de producción”, etc. Estos están constituidos por todos los desembolsos o aplicaciones necesarios para llevar a cabo la producción, los cuales por su naturaleza, no son aplicables directamente al costo de un producto.

10.5 Clasificación de los Costos.- La clasificación de los costos es necesaria a objeto de

determinar el método mas adecuado para su acumulación y asignación de los mismos. A continuación presentamos la clasificación funcional de costos:

Costos de Adquisición Costos de explotación Costos de producción o de transformación Costos de operación Otros costos extraordinarios

Costos de adquisición.- Son aquellos que tienen por objeto determinar el costo unitario de adquisición de artículos acabados (mercaderías en la empresa comercial y materiales en la industria).


127

Costos de explotación.- Son aquellos que tienen por objeto determinar el costo unitario de explotación o extracción de recursos naturales renovables y no renovables.

Costos de producción. Son costos aplicables a empresas de transformación y que están integrados por los tres elementos del costo: Costo de materiales, sueldos y salarios directos y costos indirectos de la producción. Costos de operación.- Son aquellos que tienen por objeto determinar lo que cuesta: administrar, vender y financiar un producto o un servicio; a su vez puede ser: Costo de Administración, de Distribución (ventas) y Financieros. Costos extraordinarios.- Son aquellos costos no ordinarios, ejemplo: Perdida en venta de activos fijos, perdida por siniestros, etc.

10.6 Ejemplo.- La empresa industrial DIXI Ltda. al 30/06/02 presenta la siguiente

información contable:

Clientes Bs. 40.000.- Inventario de Art. en Proceso Bs. 32.000.- Inventario de Art. Terminados 16.000 unidades c/u a Bs.31.- Inventario de Materia Primas Material A 4.000 unidades c/u a Bs.11.- Material B 3.000 unidades c/u a Bs. 6.- Maquinaria y equipo Bs. 400.000.- Bancos Bs. 800.000.- Vehículos Bs. 200.000.-

Movimiento económico del 1º de julio al 31 de diciembre de 2002 Primera compra al crédito Material A 3.000 unidades c/u a Bs.12.- Material B 3.000 unidades c/u a Bs. 8.- Segunda compra, al contado Material A 2.000 unidades c/u a Bs.10.- Material B 2.000 unidades c/u a Bs. 7.- Pagos efectuados en el semestre Sueldos y jornales a los obreros Bs.166.000.- Energía eléctrica Bs. 21.000.- Un año de alquiler Bs. 24.000.- Ventas al contado 18.000 unidades c/u a Bs.100.- Inventarios Finales Artículos en proceso Bs. 12.000.- Materias primas: Material A 2.000 unidades Material B 1.000 unidades Artículos terminados: 3.000


128

Trabajo a efectuar al 31/12/02 Mediante el método de inventarios UEPS determinar:

1 Asientos de Diario 2 Pases al Mayor 3 Hoja de trabajo 4 Estados Financieros

1.- Asientos de diario Solución

Fecha Detalle Ref Debe Haber 2'002 1

Jun-30 Clientes 40,000 Inventario de art. en proceso 32,000 Inventario de art. terminados 496,000 16000 u a Bs. 31.- Inventario de materias primas 62,000 Mat. A 4000 u a Bs.11 = 44000 Mat. B 3000 u a Bs. 6 = 18000 Maquinaria u equipo 400,000 Bancos 800,000 Vehículos 200,000 Capital 2,030,000 Asiento inicial de DIXI Ltda. 2 Inventario de materias primas 60,000 Mat.A 3.000 u a Bs.12 = 36000 Mat.B 3.000 u a Bs. 8 = 24000 Cuentas por pagar 60,000 Compra de materia primas al Crédito 3 Inventario de materias primas 34,000 Mat. A 2000 u a Bs.10 = 20000 Mat. B 2000 u a Bs. 7 = 14000 Bancos 34,000 Compra de materia primas al Contado 4 Mano de obra directa 166,000 Sueldos y jornales Gasto de fabricación 33,000 Energía eléctrica Bs.21000 Alquileres Bs.12.000 Alquileres anticipados 12,000 Bancos 211,000 Pagos efectuados en el semestre


129

496000 393000

558000

889000 558000

5 Gasto de fabricación 45,000 Dep. Máq. y Equipo 25,000 Dep. Vehículos 20,000 Dep. acum.. Máq. y Equipo 25,000 Dep. acum.. Vehículos 20,000 Depreciación de activos fijos del segundo semestre/2002 6 Inventario artículos en proceso 373,000 Inventario materias primas 129,000 Mat. A 7000 u. =79,000 Mat. B 7000 u. =50,000 Mano de obra indirecta 166,000 Gastos de fabricación 78,000 Traspaso a productos en proces 7 Inventario artículos terminados 393,000 5000 u. A Bs. 70.60 c/u Inventario artículos proceso 393,000 Transferencia a prod. Terminados 8 Bancos 1,800,000 Ventas 1,800,000 Por venta 18,000 u a Bs. 100 c/u 9 Costo de ventas 558,000 Inventario art. terminados 558,000 Por venta 18,000 unidades Totales 5,504,000 5,504,000

2.- Pases al mayor

Libro Mayor

Clientes Inv. Art. en Proceso Inv Art. Terminados 1 40000 1 32000 393000 7 1 6

6 373000 405000

Inventario Materia Prima Mat. A Mat. B 1 62000 129000 6 1 44000 79000 6 1 18000 50000 6 2 60000 2 36000 2 24000 2 34000 3 20000 3 14000


130

Maquinaria y Equipo Bancos Capital 1 400000 1 800000 34000 3 2030000 1

2 1800000 211000 4 2600000 475000

Mano de Obra Directa Gatos de Fabricación Alquileres anticipados 4 166000 166000 6 4 33000 78000 4 12000

5 45000 78000 78000

Dep. acum. Máq. y Eq. Dep. acum. Vehículos Ventas 25000 5 20000 5 1800000 8

Costo de Ventas Cuentas por Pagar 9 558000 60000 2

3.- Estado de costos

1. MATERIALES

EMPRESA INDUSTRIAL DIXI LTDA.

Estado de costos al 31/12/02

(Expresado en Bolivianos)

Material A: Inventario Inicial 4000 u a Bs. 11 44,000 + Compras 1 3000 u a Bs. 12 36,000

Compras 2 2000 u a Bs. 10 20,000 - M. A Disponible 9000 10,000 Inventario Final 2000 u a Bs. 11 22,000 MP A Utilizada 7000 78,000

Material B: Inventario Inicial 3000 u a Bs. 6 18,000 + Compras 1 3000 u a Bs. 8 24,000

Compras 2 2000 u a Bs. 7 14,000 - M. B Disponible 8000 56,000 Inventario Final 1000 u a Bs. 6 6,000 MP B Utilizada 7000 50,000 Mat. Prima total Utilizada 128,000


131

2. MANO DE OBRA DIRECTA Sueldos y jornales 166,000

COSTO PRIMO 295,000

3. GASTOS DE FABRICACIÓN Energía eléctrica 21,000 Alquiler 12,000 Dep. Maquinaria y Equipo 25,000 Dep. Vehículos 2,000 78,000 Mas Productos en Proceso Inventario Inicial 32,000

- Inventario Final 12,000 20,000 Costo de Fabricación 392,000

Calculo de unidades Fab. En el proceso Inventario Final 3,000

+ Ventas 18,000 21,000 - Inventario Inicial 16,000 Unid. Fabricadas en el Periodo 5,000

10.7 Lectura: Contabilidad de Costos de Juan Funes Orellana

10.8 Ejercicio

I.- Teoría.- Desarrollar los siguientes términos contables con letra legible:

a. Empresa b. Clasificación de empresas c. Elementos de costos d. Diferencia entre materia prima y materiales directos e. Contabilidad de Costos

II.- Práctica Usando el método de inventarios UEPS la Cía. CZ, dedicada a fabricar pedales para bicicletas, al 31.12.04 proporciona los siguientes datos:

1.- Inventario de Materias Primas

Inicial 1600 unidades Bs. 37.000.- Final 800 unidades Bs. 16.100.-

2.- Compra de materias primas Bs.191.100.- 9800 unidades a Bs. 19.50

3.- Inventario de Productos Terminados

Inicial 4.700 unidades a Bs. 65.00 Final 2.350 unidades a Bs.


132

4.- Inventario de productos en proceso: Inicial Bs. 21.000.- Final Bs. 18.000.-

5.- Mano de obra directa Bs.198.700.- 6.- Gastos indirectos de fabricación Bs. 57.300.- 7.- Comisiones de agentes vendedores Bs.155.000.- 8.- Por sueldos administrativos Bs. 18.000.- 9.- Alquileres y otros gastos de sucursales Bs. 59.000.- 10.- Maquinarias y planta Bs.500.800.- 11.- Total ventas de la gestión: 16.000 unidades por un monto de Bs.2.560.000.-

Determinar al 31.12.04:

i. Número de pedales fabricados ii. Estado de costos

iii. Estado de resultados


133

UNIDAD 11.- PRESUPUESTO

Competencia.- Entender que los administradores de empresas, para tomar decisiones eficientes requieren conocimiento de presupuestos financieros de sus actividades.

11.1 Antecedentes

Puede decirse que siempre ha existido en la mente de la humanidad la idea de presupuestar, lo demuestra el hecho de que los egipcios hacían estimaciones para pronosticar los resultados de sus cosechas de trigo, con objeto de prevenir los años de escasez, y que los romanos estimaban las posibilidades de pago de los pueblos conquistados, para exigirles el tributo correspondiente. Sin embargo, no fue hasta fines del siglo XVIII cuando el presupuesto comenzó a utilizarse como ayuda en la Administración Publica, al someter el Ministro de Finanzas de Inglaterra a la consideración del Parlamento, sus planes de gastos para el periodo fiscal inmediato siguiente, incluyendo un resumen de gastos del año anterior, y un programa de impuestos y recomendaciones para la aplicación.

Cuando Francia adopta el procedimiento del presupuesto (1820) seguida de varios países Europeos y por los Estados Unidos (1821) todavía se destacaba la idea del control de gastos que los funcionarios encargados del presupuesto gubernamental, consideraban necesaria para el correcto desarrollo de sus actividades.

Es, hasta principios del siglo XX, cuando la iniciativa privada comienza a utilizar el presupuesto como un medio para controlar sus gastos; ampliando posteriormente su campo de acción, al emplearlo para pronosticar en forma razonable las ventas y su costo de producción. Estableciendo con ello el concepto de presupuesto que se conoce actualmente.

11.2 Etimología y Concepto de Presupuesto

1. Etimología

La palabra “presupuesto” se compone de dos raíces latinas: PRE = que significa “antes de, o delante de”

LATÍN ESPAÑOL SUPONER SUPUESTO HECHO

Facio Fictus Factum

Hacer Hecho, formado

Por lo tanto “presupuesto” significa “antes de lo hecho”. Debido a que la técnica presupuestal representa hoy en día un instrumento importante para las empresas, el vocablo “presupuestal” se popularizo, pero a pesar de ello la Real Academia Española de la Lengua, durante muchos años no lo acepto, y mantuvo el criterio que debía usarse el verbo presuponer, para indicar lo referente a la formación de un presupuesto; sin


134

embargo, en la décima novena edición del Diccionario Académico, aparece incluido el verbo presupuestar; por lo que esta bien dicho, por ejemplo: “Estado de Resultados Presupuestado”, por ser participio pasado.

2. Etimología y concepto de Presupuesto

En términos generales, la palabra presupuesto adoptada por la Economía Industrial, es:

La técnica de planeación y predeterminación de cifras sobre bases estadísticas y apreciaciones de hechos y fenómenos aleatorios.

Refiriéndose al Presupuesto como herramienta de la Administración, se le puede conceptuar, como:

La estimación programada, en forma sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado.

En suma, el presupuesto es un conjunto de pronósticos referentes a un periodo futuro determinado

11.3 Requisitos

Hablar del éxito de un presupuesto no quiere decir necesariamente que los resultados logrados hayan sido idénticos a los estimados, seria suficiente él haber obtenido una mejoría en el grado de eficiencia y seguridad con que se condujo la Entidad. Sin embargo, para que un presupuesto cumpla en forma adecuada con las funciones que del se esperan, es indispensable basarlo en determinadas condiciones que obligatoriamente deben observarse en su estructuración, como son:

1. Conocimiento de la empresa

Los prepuestos van siempre ligados al tipo de empresa, a sus objetivos, a su organización, y a sus necesidades; su contenido y forma, varían de una entidad a otra, principalmente en el grado de análisis requerido, por lo cual es indispensable el conocimiento amplio de la empresa en que se hayan de aplicar.

La preparación del presupuesto se basa en el principio de que todas sus transacciones de la entidad están íntimamente relacionadas entre sí, de suerte que si una determinada parte del plan pudiera ser tomada como punto de partida, el resto del mismo podría ser establecido con un grado razonable de seguridad y certeza, permitiendo a la gerencia tomar decisiones adecuadas. Por ejemplo: si se pueden determinar las ventas con cierta exactitud, podría estimarse también el volumen de producción adecuado, lo que permitiría a la gerencia normar su criterio respecto a los límites del inventario que desee mantener. Todo eso no seria factible sin ese amplio conocimiento de la empresa que se ha mencionado.


135

2. Exposición del plan o política El conocimiento del criterio de los directivos de la empresa en cuanto a los objetivos que se busca con la implantación del presupuesto, deberá exponerse en forma clara y concreta por medio de manuales o instructivos, cuyo propósito será, además de lo anterior, uniformar el trabajo y coordinar las funciones de las personas encargadas de la preparación y ejecución del presupuesto, definiendo las responsabilidades y los limites de autoridad de cada uno de ellos.

En dichos manuales se incluirá también la información sobre los presupuestos que forman el sistema aprobado; el periodo que abarcará el presupuesto; el diseño de las formas especificas que hayan de usarse, con instrucciones sobre el manejo y contenido; y toda la información que se juzgue conveniente incluir para llenar las necesidades especificas de la empresa de que se trate.

3. Coordinación para la ejecución del plan o política

Debe existir un Director del Presupuesto que actuará como coordinador de todos los departamentos que intervienen en la ejecución del plan. La sincronización de las diferentes actividades se hará elaborando un calendario, en que se precisen las fechas en que cada departamento deberá tener disponible la información necesaria, para que las demás secciones puedan desarrollar sus estimaciones.

De esta manera, será necesario también que toda la información obtenida y las estimaciones realizadas, sean enviadas al director del presupuesto, centralizándose en la programación de actividades; así las fechas del calendario estarán referidas al momento en que este reciba o envíe algo. La responsabilidad de la preparación del presupuesto recae sobre el mismo, pero los funcionarios de los diversos departamentos tendrán la obligación de proporcionarle los informes y estudios necesarios para su elaboración. De ahí la necesidad de delimitar al campo de acción de cada uno, su autoridad, responsabilidad y jerarquía.

4. Fijación del periodo presupuestal

Otro de los requisitos que deberán tomarse en cuenta la integración del Control Presupuestal, es la fijación del lapso que comprenden las estimaciones. La determinación de este periodo opera en función de diversos factores, tales como: estabilidad o inestabilidad de las operaciones de la empresa, el periodo del proceso productivo, las tendencias del mercado, ventas de temporada, etc.

Por ejemplo, una empresa estable en sus operaciones, les será mas fácil hacer sus presupuestos los periodos más largos que otra que no lo sea; las industrias de temporada, como la de juguetes, tendrán de necesidad de almacenar existencias suficientes para la época de mayor consumo, etc.

Otros factores que incluyen en la fijación del periodo presupuestal, son las características propias del renglón; por ejemplo los activos fijos y los financiamientos, pueden estimase para lapsos mayores que las partidas de operación.


136

Normalmente se hacen coincidir los periodos de las estimaciones con los de los resultados, para poder efectuar con mayor facilidad las comparaciones entre los misma y hacer las correcciones necesarias.

Se podría concluir, aconsejando no establecer el periodo del presupuesto largo en forma rigurosa, ya que este suele variar constantemente según sea la estabilidad o inestabilidad de las operaciones que se realicen, la practica más aceptable podría ser la de estimar las operaciones de la empresa en los periodos de un año, dividiendo este en trimestres, que a su vez se subdividirán en meses; posteriormente se irían elaborando estimaciones futuras por los mismos lapsos, tomando como base las experiencias adquiridas, con objeto de lograr el establecimiento de un presupuesto continuo.

5. Dirección y vigilancia

Una vez aprobado el plan, cada uno de los departamentos recibirá la delegación de elaborar los presupuestos que les correspondan, con las instrucciones o recomendaciones que ayudaran a los jefes a poner en práctica dichos planes. El siguiente paso será hacer un estudio minucioso de las desviaciones que surjan de la comparación de los datos reales con los predeterminados, revisar periódicamente las estimaciones y de ser necesarios, modificarlas en función con la entidad a la que pertenecen, etc.

Según puede apreciarse, un buen sistema de presupuestos requiere de un trabajo continuo y minucioso, estudio de las circunstancias que pudieran modificarlo; que la persona que haya de encargarse de él posea conocimientos y tiempo necesarios para vigilar tanto su cumplimiento como los posibles cambios; solo así podrá el presupuesto ser un verdadero instrumento de control para la administración.

6. Apoyo directivo

La voluntad en la implantación del Presupuesto por parte de lo directivos y su respaldo, es indispensable para su buena realización y desarrollo, lo cual da al presupuesto un uso no solamente informativo, sino que convierte en un plan de acción operativa, y de patrón de medida con lo ejecutado.

Resumiendo, se puede decir que el presupuesto debe tener, cuando menos, los siguientes puntos primordiales: 1. Una planificación general previa, que integra la determinación de políticas y

objetivos futuros generales, a gran nivel. 2. La formación de programas, detallados, o analíticos, que conviertan los objetivos

generales, en planes de operación. 3. La cuantificaron, en términos monetarios, de los planes operativos. 4. El control, o sea que la realización de los planes presupuestados se cumplan, o se

superen, pero en todo caso con un análisis de las variaciones, conocimiento de sus causas, y sus posibles rectificaciones o ajustes.


137

11.4 Características

1. De Formulación 1.1 Adaptación a la empresa La formulación de un presupuesto debe ir en función directiva con las características de la empresa, debiendo adaptarse a las finalidades de la misma en todos y cada uno de sus aspectos; esto es, la adaptación de un sistema de control presupuestario no puede hacerse siguiendo un patrón determinado, aplicable a todo tipo de empresas; además el presupuesto no solo es solo simple estimación, su implementaron requiere del estudio minucioso, sobre las bases pseudo científicas (en ciertos casos) de las operaciones pasadas de la empresa en que desea implantar, del conocimiento de otras empresas similares a ella, y del pronostico de las operaciones futuras, de acuerdo con la:

1.2 Planeación, coordinación, y control de funciones. Todos los actos en la vida, aun los más sencillos, antes de realizarse han estado basados en un plan; así por ejemplo, planea la familia sus vacaciones, el artista sus cuadros, el fabricante sus productos, etc.; quien haya de formular un presupuesto debe por lo tanto partir de un plan preconcebido, por otro lado, dicha planeación no resultaría eficaz si no se llevara a cabo formalmente, los planes no se realizan en el momento en que deben tener una proyección futura y ser encaminados hacia un objetivo claramente definido; para lograrlo es imprescindible coordinas y controlar todas las funciones que conducen a alcanzar dicho objetivo. Entre los aspectos recomendables respecto a este inciso, para el mejor funcionamiento del presupuesto están: a) Seccionar en tantas partes el presupuesto, como responsables en función hayan en la

empresa, con autoridad precisa e individual de los interesados en el control y cumplimiento del presupuesto de tal forma, que cada área de responsabilidad deba ser controlada por un presupuesto específico.

b) Los presupuestos deben operar dentro de un mecanismo contable, para que sean fácilmente comprobables, con el fin compararlos con lo operado, determinar, y analizar variaciones.

c) No dejar oportunidad a malas interpretaciones o discusiones. d) Elaborar los presupuestos en condiciones de poder ser alcanzables.

2. De Presentación

Los presupuestos si se utilizan como herramientas de la Administración (Pública o privada) tienen como requisito de presentación indispensable el ir de acuerdo con las Normas Contables y Económicas (periodo mercado, oferta y demanda, ciclo económico, etc.) y de acuerdo con la estructuración contable.

3. De Aplicación

Las constantes fluctuaciones del mercado y la fuerte presión a que actualmente se ven sometidas las empresas, debido a la competencia, obligan a los dirigentes a efectuar considerables cambios en sus planes, en plazos relativamente breves, de ahí que sea preciso que los presupuestos sean aplicados con elasticidad y criterio, debiendo estos


138

aceptar cambios en el mismo sentido en que varíen las ventas la producción, las necesidades, el ciclo económico, etc.

11.5 Preparación de un presupuesto de caja.- Para preparar un presupuesto de caja se

necesitan tres datos: Saldo de caja al comienzo del periodo; ingresos esperados durante el periodo y egresos esperados durante el periodo.

Saldo de caja al comienzo del periodo.- Todas las formas de dinero disponible se deben tener en cuenta, siempre y cuando que sean significativas. Las cantidades insignificantes se deben desechar. Para una empresa pequeña, estas cantidades insignificantes pueden ser algo así como Bs. 200 que se encuentra en caja.

Ingresos esperados.- Los principales ingresos de una empresa provienen de las ventas al contado y a crédito. Las ventas a crédito se materializan cuando los deudores pagan. En los ingresos del ciclo del capital de trabajo, predominan las actividades de ventas. También puede haber ingresos de largo plazo, como ejemplo, la venta de un activo fijo o un aumento de capital, pero esto no es típico.

Egresos esperados.- En el lado del capital de trabajo, los pagos también tienden a estar dominados por dos elementos: los pagos a proveedores y los pagos de los sueldos y salarios. Aunque hay muchas variaciones de una a otra empresa, en general se puede decir que las materias primas y los sueldos y salarios representan el 70 u 80 por ciento de los gastos presupuestados. Por esta razón, en estos rubros se deben concentrar los esfuerzos si se desea tener un presupuesto de caja preciso. Los otros gastos también pueden requerir una atención detallada, aunque a veces es posible llegar a una estimación global bastante aproximada de ellos cuando el ejercicio del presupuesto ya se ha realizado a través de varios periodos. Sin embargo, puede haber sorpresas muy desagradables con estos rubros, por ejemplo, cuando se vencen ciertos pagos anuales como los del seguro. Las exigencias tributarias también pueden ser difíciles si no se ha previsto.

Necesidades a corto y a largo plazo.- Tanto desde el punto de vista de los ingresos, como de los egresos, el trabajo de estimación tiende a concentrarse en las necesidades actuales, es decir, en el capital de trabajo, por la misma razón de que el capital de trabajo entra y sale continuamente. Además, estas necesidades surgen de las operaciones normales y de rutina de una empresa, de modo que hay un impulso generado por las operaciones y que se refleja precisamente en el flujo de dinero.

Excedente – el saldo al final del periodo.- A partir de los tres datos, el saldo de caja al comienzo del periodo, más los ingresos esperados, menos los egresos esperados, se llega al resultado del presupuesto de caja: el excedente o saldo de caja al final del periodo. Como esa cantidad es un pronóstico basado de diferentes suposiciones, será posible considerar, con antelación, si el excedente es suficiente para satisfacer las necesidades. Si es así, todo está bien y se puede entonces considerar si, en realidad, el excedente es muy alto. En ese caso se planeará como invertir ese excedente cuando ocurra. Si el excedente es muy pequeño para satisfacer las necesidades, entonces se debe tomar las medidas para garantizar que se dispondrá de una cantidad adecuada.


139

Los datos básicos – la hoja de datos.- Como primer paso al elaborar un presupuesto de caja, se debe diseñar una hoja de datos. Al principio esto exige bastante esfuerzo, pero posteriormente viene a ser un cuadro muy familiar y que facilita la tarea de preparar el presupuesto de caja. No existe una forma estándar de hoja de datos. En el cuadro siguiente aparece una forma sencilla de hoja de datos.

HOJA DE DATOS PARA EL PRESUPUESTO DE CAJA

XYZ Ltda. Preparado por: Pedro Pérez Presupuesto para el periodo enero a marzo de 2003 Fecha: Diciembre 31 de 2003 Periodicidad Mensual Rubros Cantidad

Bs. Tiempo Condiciones y flexibilidad

Sección 1 Sección 2

Saldo inicial Dinero disponible Dinero en bancos

Ingresos Ventas de contado Ventas de crédito. Dic.

Ene. Feb. Mar.

800

1,200

10,000 20,000 24,000 16,000 30,000 30000)

11,680

17,000 13,000 20,000

1,400

Mensual dentro de un mes

Mensual

pagadero dentro de 10 días Mensual

Un descuento extra por pronto pago podría ayudar a que se recibiera más pronto un 20% del valor Puede demorarse un mes y se perdería un descuento del 2 % por pronto pago Gastos generales Bs.1.600 menos Depreciación de Bs. 200

Bs.1.400

(Cuentas por cobrar al final de marzo Sección 3 Egresos

Sueldos y salarios Proveedores de materias Primas: Ene.

Feb. Mar.

Otros gastos

Presupuesto de caja a corto plazo.- Para hacer un presupuesto de caja a corto plazo se necesita una relación minuciosa de los ingresos y de los egresos para cada periodo que se desea presupuestar. Al saldo inicial se le suman los ingresos y se le restan los egresos. El resultado es el excedente o saldo final, que se utiliza como saldo inicial del siguiente periodo. Este método es el mas práctico para planificación diaria de caja. Asimismo, abre las puertas para una completa comprensión de los problemas de presupuestación y control de caja en las empresas.

11.6 Ejemplo:

La hoja de datos de XYZ Ltda. contiene datos para un presupuesto que cubra los tres primeros meses de 2003, en forma mensual.


140

Sección 1 El saldo inicial es Bs.2.000, de los cuales Bs.1.200 están en el banco y Bs. 800 en caja.

Sección 2 Los ingresos provienen de ventas al contado por Bs. 10.000.- mensuales y recaudos de cuentas por cobrar. Las ventas a crédito son variables, de modo que en la hoja se indica el valor que se espera por las ventas de cada mes. Asimismo, como el dinero se recibe de recibe después de un retraso de un mes, se incluyen las ventas de diciembre. El total de los ingresos por ventas para cada mes aparece en el siguiente cuadro:

XYZ Ltda... Ingresos de caja

_ Por ventas Por ventas Total Al contado al crédito

Bs. Bs. Bs. _ _ Enero 10.000 20.000 30.000 Febrero 10.000 24.000 34.000 Marzo 10.000 16.000 26.000 _

En relación con la columna final se observa que sería posible apresurar los pagos de los deudores si se concede un descuento adicional, pero solamente el 20% de los deudores pagarían más pronto. La mayoría de los deudores, de todos modos se demorarían un mes por pagar.

Sección 3 Las materias primas y los sueldos y salarios constituyen la mayor parte de los gastos. Los sueldos y salarios totalizan Bs. 11.680 mensuales y no hay flexibilidad en estos pagos. El costo de las materias primas equivale el 50% del valor de las ventas del mes y esto se debe pagar en el curso de 10 días. Sin embargo, el pago de las materias primas se puede demorar un mes, pero perdiendo un descuento del 2 por ciento. Los pagos se han calculado como se indica a continuación:

XYZ Ltda. Pagos por materias primas

Ventas Bs.

Costo de materias primas

50% de las ventas Bs.

Enero 34.000 17.000 Febrero 26.000 13.000 Marzo 40.000 20.000

Las ventas de cada mes son las ventas al contado, Bs. 10.000 mensuales, mas las ventas a crédito del mes.


141

Se observa también que al final de marzo las cuentas por cobrar serán de Bs.30.000, pues todavía no se habrá recaudado lo de las ventas a crédito del mes anterior. Además de las materias primas y de los sueldos y salarios, es necesario pagar en efectivo otros gastos de Bs.1.400 por mes. Los gastos generales son Bs.1.600 mensuales, de los cuales se han deducido, correctamente Bs.200 de depreciación.

Costos promedio. Una cifra promedio puede ser muy exacta para el año, pero puede ser muy engañosa si se utiliza en determinado mes. Normalmente, no se deben utilizar los promedios sino para cantidades pequeñas. En el ejemplo, los otros gastos no son un rubro significativo: Bs. 4.200 para los tres meses.

Solución

Habiendo recogido la información, se puede preparar el presupuesto de caja como sigue:

PRESUPUESTO DE CAJA XYZ Ltda. Preparado por: Pedro Pérez Presupuesto para el periodo de enero a Fecha: 31 de diciembre de 2003 marzo de 2003 Periodicidad Enero Febrero Marzo Rubros Bs. Bs. Bs.

Sección 1 Saldo de caja al comienzo del mes

Sección 2 Ingresos Ventas al contado Recaudos de cartera (cuentas por cobrar) Total disponible en caja

Sección 3 Egresos Sueldos y salarios Proveedores de materias primas Otros gastos Total egresos Sección 4 Saldo al final del mes

2,000

10,00020,000

1,920

10,00024,000

9,840

10,00016,000

32,000 35,920 35,840

11,68017,0001,400

11,68013,0001,400

11,68020,0001,400

30,080 26,080 33,080

1,920

9,840

2,760

11.7 Lectura: Técnica presupuestal México 1977, autor Cristóbal del Río Gonzáles.

11.8 Ejercicio.- En base a la información contenida en la siguiente hoja de datos, efectuar el presupuesto de caja de la Comercial La Paz, por los meses de enero, febrero y marzo de la gestión 2004:


142

HOJA DE DATOS PARA EL PRESUPUESTO DE CAJA

Comercial Preparado por: Eduardo Chávez La Paz Presupuesto para el periodo enero a marzo de 2004 Fecha: Diciembre 31 de 2004 Periodicidad Mensual Rubros Cantidad

Bs. Tiempo Condiciones y flexibilidad

Sección 1 Sección 2

Saldo inicial Dinero disponible Dinero en bancos

Ingresos Ventas de contado Ventas de crédito. Dic.

Ene. Feb. Mar.

1.600 2,400

20,000 40,000 48,000 32,000 60,000 60000)

23,360

34,000 26,000 40,000

2,800

Mensual dentro de un mes

Mensual

pagadero dentro de 10 días Mensual

Un descuento extra por pronto pago podría ayudar a que se recibiera más pronto un 20% del valor Puede demorarse un mes y se perdería un descuento del 2 % por pronto pago Gastos generales Bs.3.200 menos Depreciación de Bs. 400

Bs.2.800

(Cuentas por cobrar al final de marzo Sección 3 Egresos

Sueldos y salarios Proveedores de materias Primas: Ene.

Feb. Mar.

Otros gastos


143

BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA

1.- Contabilidad General 1, Editorial Cultural S.A. 1987, autor Alberto Ziuarriz Belsurregui

2.- Organización del Sistema Contable, autor Enrique Fowler Newton, Ediciones Macchi.

3.- El ABC de la Contabilidad de Juan Funes Orellana.

4.- Contabilidad de Costos, Principios y Práctica, autor John J. W. Neuner

5.- Contabilidad y Estados Contables, autor Guillermo Alcázar Jiménez

6.- Temas de Contabilidad, autor Gonzalo Terán Gandarillas

7.- Técnica presupuestal México 1977, autor Cristóbal del Río Gonzáles

8.- Código de Comercio

9.- Decreto Supremo 24051 de 29 de Junio de 1995

10.- Decreto Supremo 26077 de 19 de Febrero de 2001


144

Glosario por "A" Actividades

GLOSARIO

Activo

Acciones que realiza el personal del programa para alcanzar las metas del mismo. Cualquier objeto de valor que ayude a la organización a proporcionar un servicio a sus clientes, por ejemplo: efectivo, terrenos, edificios, equipo, inventarios (para suministros, como resultado de una operación de venta), mobiliario y cuentas por cobrar.

Activo circulante (Activos a corto plazo) Activo que se usa comúnmente dentro de un mismo año, tal como la disponibilidad de dinero y suministros de oficina y médicos.

Activo fijo o bien duradero Bienes tangibles que tienen una vida útil de más de un año, tales como terrenos, edificios, mobiliario y equipo pesado.

Glosario por "B" Balance de fondos (también conocido como capital contable)

En una organización sin fines de lucro, éste representa el valor de los ingresos menos los egresos.

Balance general Informe financiero que resume el valor de los activos, pasivos y capital contable (o reservas, en organizaciones sin fines de lucro) de una organización en un determinado momento.

Glosario por "C" Catálogo de cuentas

Llamado también plan de cuentas, es el documento dentro de un sistema de contabilidad que clasifica y codifica a las cuentas a ser utilizadas en el libro diario de la empresa.

Comprobantes Registros que documentan los movimientos de recursos (humanos, financieros, materiales) que permiten identificar a qué cuentas deben asignarse y poder rastrear tales movimientos.

Conciliación bancaria Ajuste al saldo de la cuenta bancaria para reflejar los depósitos y los cheques que han sido girados, pero aún no cobrados.

Costos de inversión (gastos de capital) Gastos que se generan por la adquisición, construcción y renovación de bienes duraderos, tales como terrenos, edificios y equipo pesado.

Costos o gastos fijos Gastos que no varían de acuerdo a la cantidad de personas a las cuales se da servicio, o el número de servicios proporcionados, tales como gastos de la oficina matriz, seguros, rentas o interés de una hipoteca.

Costos o gastos indirectos ("overhead") Costos operativos de una organización los cuales no pueden ser cargados directamente a un proyecto (por ej. los gastos y mantenimiento de un edificio).


145

Costos o gastos variables Gastos que varían de acuerdo con el nivel de servicio proporcionado o del número de personas atendidas. Los costos por anticonceptivos, por ejemplo, varían dependiendo del número de usuarios de cada método.

Cronograma (también conocido como Gráfica de Gantt) Resumen de un plan de trabajo, en forma gráfica, que muestra las actividades más importantes en orden cronológico, así como la semana o mes en que se llevarán a cabo y la persona que es responsable de efectuarlas. A veces incluye los recursos necesarios para realizarlas.

Cuentas por cobrar Dinero que se le adeuda a la organización correspondiente a facturas que haya emitido.

Cuentas por pagar Dinero que adeuda la organización a terceras personas correspondiente a facturas que estas hayan emitido.

Glosario por "D" Depreciación

Es la pérdida de valor útil que sufren los activos fijos como consecuencia del servicio que prestan a la empresa. La práctica de cargar, como un gasto anual, la porción de vida útil de un bien duradero que es utilizado cada año (disminuyendo su valor). Por ejemplo, un vehículo con valor de Bs.2.000 con un tiempo de vida estimado de diez años, generará una depreciación anual de Bs.2,000.

Glosario por "E" Estado de ingresos y egresos (también conocido como estado de pérdidas y ganancias)

Resumen periódico de ingresos y egresos, mostrando un superávit (utilidad) o déficit (pérdida) dentro del período que cubre el informe.

Estados financieros Informe que cubre un período (mes o año) y que resume los ingresos y gastos ("Informe de ingresos y egresos") y de activo y pasivo ("Balance general").

Evaluación Proceso mediante el cual se reúne y analiza información para determinar si un programa lleva a cabo las actividades que planteó y el contexto en que está logrando sus objetivos (por medio de estas actividades). La evaluación es una herramienta que se utiliza para conocer si el programa es lo más efectivo posible o si deben realizarse modificaciones.

Existencias (suministros/stock) de PF Se refiere a todos los anticonceptivos, productos médicos y equipo que está disponible para dar servicios de planificación familiar.

Glosario por "F" Fecha de vencimiento

Fecha límite de la empresa para pagar una obligación. Flujo de fondos (efectivo)

Informe que pronostica y da seguimiento a los ingresos y las erogaciones.


146

Glosario por "G" Gastos recurrentes (también conocidos como gastos operativos)

Gastos que se generan regularmente, año tras año.

Glosario por "I" Información contable

Información contenida en los registros contables como: Libro Diario, Libro Mayor, Inventarios y Estados Financieros.

Informe de ejecución del presupuesto Informe que compara los ingresos y gastos actuales con aquellos proyectados en el presupuesto.

Informe por uso de vehículos En contabilidad de caja, este término se refiere al efectivo recibido. Es todo dinero o su equivalente recibido por la venta, servicios, honorarios y donaciones. En el caso de las donaciones, solamente la porción que ha sido erogada se considera un ingreso; el saldo debe ser devuelto al donante. En sistemas de acumulación, los ingresos son registrados cuando se devengan y no cuando se recibe el bien o el efectivo.

Glosario por "L" Lista de "asuntos pendientes"

Lista informal de las actividades y tareas que deben realizarse en un período corto, generalmente menos de un mes. Debe revisarse continuamente para incorporar nuevas actividades y para verificar las que ya se realizaron.

Local o punto de distribución Sitio final de entrega en el cual los usuarios reciben sus anticonceptivos (clínica, farmacia, trabajadores.

Glosario por "M" Manual del personal

Documento que detalla las políticas de personal y los procedimientos administrativos de una organización, incluyendo una descripción de la estructura de la organización (organigrama) y las obligaciones del personal.

Metas Son objetivos muy específicos a corto plazo y que pueden ser medidos en términos numéricos. Deben ser medibles, apropiadas, temporales, específicas y realistas y pertenecen a un componente específico del programa.

Metodología Medios y procedimientos lógicos mediante los cuales un programa o enfoque se pone en ejecución, tales como, la capacitación en servicio contra la capacitación formal.

Glosario por "N" Número de lote

Código que se asigna a un producto farmacéutico para diferenciarlo cuando éste se fabrica en diferentes fechas.


147

Nivel máximo de existencias Es la mayor cantidad de reservas que el programa debe tener, generalmente expresada mediante el número de meses de abastecimiento. Corresponde a la existencia mínima más la cantidad de anticonceptivos utilizada entre órdenes de reabastecimiento.

Nivel mínimo de existencias (también conocido como nivel de reabastecimiento) Cantidad mínima de reservas que un programa debe tener o el nivel que una vez alcanzado inicia un proceso de reabastecimiento. Se expresa generalmente por el número de meses de producto disponible. Es la cantidad de anticonceptivos utilizada entre la solicitud y el recibo de un pedido, más la reserva de emergencia.

Glosario por "O" Objetivos específicos

Resultados esperados o expectativas de un programa; representan cambios en el conocimiento, actitudes o conductas de los usuarios del programa; describen en términos medibles e indican un período específico dentro del cual se obtendrán.

Objetivos generales Beneficios a largo plazo del programa para una determinada población, definidos en los principios generales.

Glosario por "P" Perdida

Considerando el estado de resultados de la empresa, cuando los gastos son mayores a los ingresos.

Pasivos Obligaciones o deudas contraídas con los proveedores, empleados, bancos o el gobierno.

Plazo Tiempo designado en el que se llevarán a cabo las actividades y su secuencia cronológica.

Presupuesto consolidado Documento que integra la información de los ingresos y egresos proyectados de todos los donantes, programas o instalaciones dentro de la misma institución

Glosario por "R" Recursos

Medios disponibles para efectuar las actividades planeadas, tales como personal, equipos y dinero.

Remuneración Pago por los servicios que se prestan a una institución.

Reserva de emergencia Cantidad de productos (número de meses de abastecimiento), por debajo del nivel mínimo que sirve como un colchón contra fluctuaciones en las demandas de métodos anticonceptivos o retrasos inesperados de los embarques.


148

Glosario por "S" Sistema

Grupo de componentes discretos e interdependientes, diseñados para alcanzar objetivos específicos.

Sistema continuo (perpetuo) de inventario (también conocido como sistema de pedido de intervalo variable)

Sistema de control de inventario y reabastecimiento en el cual los niveles de existencias son revisados constantemente y los pedidos se hacen cuando la existencia baja o supera un nivel predeterminado. En este sistema los reabastecimientos se hacen generalmente por cantidades estándares pero no se llevan a cabo en fechas establecidas de antemano.

Glosario por "T" Transacción comercial

Denominada también operación, son cambios registrados en el activo, pasivo y en el patrimonio de la empresa, expresados en términos de dinero, que da como resultado la transferencia de valores entre partes que intervienen. Las transacciones comerciales también son actos que realiza el comerciante con fines de lucro.

Tareas Actividades divididas en acciones o responsabilidades específicas.

Tarjeta de control de inventarios (TCI) Forma que registra información sobre todas las entradas y salidas así como los ajustes de los inventarios físicos, para un tipo de suministro en particular o un método anticonceptivo.

Tasa Medida de un evento (numerador) dividida por una población específica (denominador) en un punto específico en el tiempo..

Glosario por "U" Utilidad

Cuando en el estado de resultados de la empresa los ingresos son mayores a los gastos.

Glosario por "V" Vida útil

Medida de tiempo en que un anticonceptivo está disponible para el uso, durante el cual el fabricante garantiza su eficacia.


149

universidad salesiana de bolivia - aula...

Documents