universidad tecnolÓgica equinoccial carrera contabilidad …
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
CARRERA CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y
AUDITORÍA.
TEMA: “AUDITORÍA DE GESTIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN DEL
TERMINAL TERRESTRE DE LA EMPRESA MUNICIPAL TERMINAL
TERRESTRE QUEVEDO”.
NYNA MIREYA CAMPUZANO CARRIEL
DIRECTORA DE TESIS: DRA. MARÍA ANGÉLICA GARCÍA SALAZAR
MDE
QUITO - ECUADOR
ii
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE TESIS
Egresada Nyna Mireya Campuzano Carriel, certifico que soy la legítima
autora del documento de la tesis del tema “Auditoría de Gestión en la
Administración del Terminal Terrestre de la Empresa Municipal Terminal
Terrestre Quevedo”.
El tema anteriormente mencionado, no se encuentra registrado por otros
autores, en un trabajo de tesis universitaria o de maestría por la
Universidades de la Republica del Ecuador.
Atentamente
Nyna M. Campuzano Carriel
EGRESADA
iii
C E R T I F I C A C I Ó N
Certifico que el presente trabajo que lleva por título “Auditoría de Gestión en
la Administración del Terminal Terrestre de la Empresa Municipal Terminal
Terrestre Quevedo”, que, para aspirar al título de Licenciatura en
Contabilidad y Auditoría, fue desarrollado por Nyna Mireya Campuzano
Carriel, bajo mi dirección y supervisión, en la Facultad de Ciencias
Administrativas; y cumple con las condiciones requeridas por el reglamento
de Trabajos de Titulación artículos 18 y 25.
___________________
Dra. María Angélica García Salazar MDE
DIRECTORA DEL TRABAJO
C.I.0603139148
iv
DEDICATORIA
Para mí este trabajo representa, el esfuerzo la dedicación y constancia para
lograr obtener este título de Lcda. en Contabilidad y Auditoría, por lo tanto
está dedicado con mucho amor a una mujer especial; mi madre, esa mujer
fuerte luchadora y perseverante, que siempre estuvo al lado de sus hijos,
madre que nunca dio consejos; pero que su modo de vida es un ejemplo
para sus hijos y nietos y a mi padre que aun recuerdo sus deseos; “que
estudie contabilidad”.
Nyna Campuzano
EGRESADA
v
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios Todopoderoso que permitirme estar aquí; a los Sres.
Profesores de la Universidad Tecnológica Equinoccial por su profesionalismo
para impartir sus conocimientos a nosotros los estudiantes. A mi Directora
de Tesis la Dra. María Angélica García por su dedicación y asesoramiento
para que este trabajo se desarrolle con técnica y en su contenido y de
acuerdo a las normas establecidas.
A una persona que fue muy especial en vida, Juan, quien me motivo y apoyo
para cumplir este sueño, de estudiar la carrera que me gusta en la
Universidad que yo quería y ser una buena profesional.
A mis hermanas y sobrinos por estar a mi lado, acompañándome y hacerme
sentir ese calor familiar que toda persona necesita para seguir adelante a
pesar de las dificultades que se nos presentan en la vida.
Nyna Campuzano
EGRESADA
vi
RESUMEN EJECUTIVO
Toda empresa de cualquier tipo que fuere, ya sea pública o privada de
cualquier tipo de actividad que desarrolle, debería someterse al examen
especial de una auditoría de gestión para poder determinar la situación real,
si está cumpliendo o no con la misión visón y los objetivos para los cuales se
constituyo la empresa y tomar decisiones que vayan a lograr un mejor
desempeño de la organización.
El capítulo I de este trabajo investigativo está relacionado con el problema
de la EMTTQ, comprende el planteamiento del problema, justificación e
importancia de realizar la Auditoría a la Gestión de la EMTTQ, además se
plantea los objetivos a lograr con la aplicación de la auditoria.
El capítulo II resumen una serie de conceptos teóricos relacionados con los
diferentes temas que están direccionando la administración de la empresa y
temas teóricos que tienen que ver con el proceso que comprende una
auditoría.
El capítulo III comprende el diagnóstico situacional de la empresa para lo
cual se investigo el proceso funcional de la empresa, documentos de
creación y se realizo el FODA de la empresa.
El capítulo IV comprende la aplicación de auditoría a la gestión de la
EMTTQ; examen que se aplico a la gestión de los departamentos
comercialización, administración financiera y a la Gerencia General.
El capítulo V comprende las conclusiones y recomendaciones del trabajo
investigativo realizado.
vii
Con la realización de esta investigación Auditoría de Gestión en la
Administración del Terminal Terrestre de la Empresa Municipal Terminal
Terrestre Quevedo, es una contribución de la investigadora al mejoramiento
de la administración de la empresa, ya que podemos determinar si la
empresa está operando de manera eficiente y efectiva apegada en las
normas legales y mejorar los niveles productivos, competitivos y de calidad
de la empresa.
viii
Í N D I C E CONTENIDO
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE TESIS .………………………….…… ii
CERTIFICACIÓN………….……………………………………………………… iii
DEDICATORIA……………………………………………………………………. iv
AGRADECIMIENTO…..………………………………………………….………. v
RESUMEN EJECUTIVO..……………………………………………………….. vi
ÍNDICE CONTENIDO…….……………………………………………………… vii
CAPÍTULO I………………………………………………………………………..1
1. EL PROBLEMA…………………………………………………………………1
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA…………………………………… 1
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA……………………………………… .4
1.3 IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN……………………………………… 4
1.4 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA…………………………………. 5
1.5 OBJETIVO……………………………………………………..…………… 6
1.5.1 OBJETIVO GENERAL………………………………………………..… 6
1.5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS…………………………………………… .6
CAPÍTULO II………………………………………………………………..…… 8
2. MARCO TEÓRICO…………………………………………………………… 8
2.1. LA AUDITORÍA……………………………………………………………. 8
2.1.1 DEFINICIÓN………………………………………………………………. 8
2.1.2 TIPOS DE AUDITORÍA………………………………………………… ..8
ix
2.1.3 NORMAS DE AUDITORÍA……………… …………..…………………. 9
2.2 CLASIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA…………..……………………….. 11
2.2.1 AUDITORÍA EXTERNA……………………………………….…………..11
2.2.2 AUDITORÍA INTERNA…………………………………………..………..11
2.3 AUDITORÍA DE GESTIÓN………………………………………………. 12
2.3.1 DEFINICIÓN DE AUDITORÍA DE GESTIÓN……………………….. 12
2.3.2 ENFOQUE DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN…………………….. 13
2.3.3 PROPÓSITO GENERAL……………………………………………… 15
2.3.4 ANTECEDENTES…………………………………………………………15
2.3.5 ALCANCE………………………………………………………………….19
2.3.6 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN………………..……..20
2.3.7 HERRAMIENTAS………………………………………..………………..22
2.3.8 FASES DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN…………...……………… 24
2.3.8.1 FASE I ……………………………………………….. ……………….24
2.3.8.2 FASE II………………………………………………………………….25
2.3.8.3 FASE III……………………………………………………………….…29
2.3.8.4 FASE IV …………………………………………………………………32
2.3.8.5 FASE V …………………………………………………………………34
2.3.9 COMPONENTES DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN………..……...35
2.3.10 PROCESO DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN………………………36
2.4 INDICADORES DE GESTIÓN………………………………………….…37
2.4.1 CARACTERÍSTICAS QUE DEBE REUNIR UN INDICADOR……….38
2.4.2 ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA FORMULACIÓN DE LOS
INDICADORES…………………………………………………………………..39
2.4.3 NIVELES DE APLICACIÓN DE LOS INDICADORES……………….40
x
2.4.4 DIMENSIONES A EVALUAR POR MEDIO DE INDICADORES…..42
2.4.5 INDICADORES DE EJECUCIÓN DE AUDITORÍA DE GESTIÓN .43
2.5 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO…………………………….44
2.6 MEDICIÓN DE RIESGO DE AUDITORÍA………………………… ..…51
2.7 OBTENCIÓN DE HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA………………….53
2.8 ANÁLISIS INTERNO……………………………………………………..56
2.8.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO……………………………………..56
2.9 ANÁLISIS EXTERNO…………………………………………………….57
2.9.1 INFLUENCIAS MACROECONÓMICAS……………………………..58
2.9.1.1 INCIDENCIA DEL FACTOR POLÍTICO……………………………58
2.9.1.2 INCIDENCIA DEL FACTOR ECONÓMICO………………………..58
2.9.2 INFLUENCIAS MICROECONÓMICA…………………………………59
2.9.2.1 CLIENTES……………………………………………………………..59
2.9.2.2 PROVEEDORES………………………………………………………59
2.9.2.3 COMPETENCIA……………………………………………………….60
2.9.2.4 PRECIO…………………………………………………………………60
CAPÍTULO III……………………………………………………………………61
3. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL……………………………………………61
3.1 LA EMPRESA………………………………………………………………61
3.1.1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA…………………………………61
3.1.2 BASE LEGAL DE LA EMPRESA………………………………………62
3.1.3 OBJETIVOS DE LA EMPRESA.……………………………………….62
3.1.4 RESEÑA HISTÓRICA…………………………………………………..62
3.1.5 ORGANIGRAMA………………………………………………………...64
xi
3.1.6 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL…………………………………… 64
3.1.7 ORGANIGRAMA FUNCIONAL…………………………………………65
3.1.8 ORGANIGRAMA PERSONAL………………………………………….70
3.2 MISIÓN……………………………………………………….…………….71
3.3 VISIÓN………………………………………………………….…………..71
3.4 OBJETIVOS…………………………………………………….………….71
3.5 POLÍTICAS………………………………………………………………...72
3.6 ESTRATEGIAS………………………………………………….………...72
3.7 PRINCIPIOS Y VALORES……………………………………….…….…72
3.8 INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA……………………….….…..72
3.9 SERVICIOS QUE PRESTA LA EMPRESA……………………….……73
3.10 DIAGNÓSTICO FODA…………………………………………….……78
CAPÍTULO IV…………………………………………………………….…….80
4. CASO PRÁCTICO; AUDITORÍA DE GESTIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN
DEL TERMINAL TERRESTRE DE LA EMTTQ……………………………80
4.1. FASE I PLANIFICACIÓN PRELIMINAR……………………………….82
4.1.1 ORDEN DE TRABAJO…………………………………………………82
4.1.2 CONTRATO DEL SERVICIO………………………………………….84
4.1.3 CARTA DE COTIZACIÓN……………………………………………..86
4.1.4 INFORME DE VISITA PREVIA………………………………………..87
4.1.5 CONFORMACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO……………………91
4.2 FASE II EJECUCIÓN……………………………………………………..93
4.2.1 PROGRAMA DE TRABAJO O DE AUDITORÍA……………………..93
4.2.2 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD………………………………………………………………..94
xii
4.2.3 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO APLICADO A LA
GERENCIA GENERAL……………………………………………………….…96
4.2.4 MATRIZ DE RIESGO……………………………………………………..97
4.2.5 MEDICIÓN DE LOS RIESGOS DE AUDITORÍA……………………..100
4.2.6 PAPELES DE TRABAJO………………………………………….…….102
4.2.7 CÉDULAS NARRATIVAS……………………………………………….113
4.2.8 HOJA DE HALLAZGOS…………………………………………………123
4.3 INFORME DE AUDITORÍA DE GESTIÓN………………………………134
CAPÍTULO V…………………………………………………………………….154
5. CONCLUSIONES Y RESULTADOS………………………………………154
5.1 CONCLUSIONES…………………………………………………………..154
5.2 RECOMENDACIONES…………………………………………………….155
BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………….156
1
CAPÍTULO I
1. EL PROBLEMA
TEMA: AUDITORÍA DE GESTIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN DEL
TERMINAL TERRESTRE DE LA EMPRESA MUNICIPAL TERMINAL
TERRESTRE QUEVEDO”.
1.4 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La Administración del servicio en la actualidad cuenta con un bajo nivel
productivo de las inversiones socioeconómicas, donde se evidencia una
administración con enfoque tradicional con trámites burocráticos y un
presupuesto reducido en base al cobro de tasas y de los arrendamientos de
los locales a las empresas donde venden los boletos de viaje y además de
los pequeños negocios que existen.
Sin embargo, en la administración de los servicios a los usuarios del
transporte, en la actualidad presenta el síntoma “bajo nivel productivo de las
inversiones socioeconómicas”, donde se evidencian las deficiencias en lo
relacionado con el sistema de calidad, control financiero contable, ingeniería
de la transportación y atención al cliente por los empresarios transportistas,
solución que amerita ser investigada en el campo de la Auditoría de Gestión,
con el propósito de diseñar una propuesta de mejoramiento integral del
conjunto de servicios, con la participación de distintos sectores de servidores
y usuarios, para aportar a un mayor desarrollo socioeconómico y de manera
especial a la generación de trabajo productivo y empleo.
La tarea de la Administración es coordinar el itinerario de las empresas de
transporte intercantonal e interprovincial y no considera tareas de aporte al
2
desarrollo del transporte, especialmente no se evidencia un enfoque
relacionado con el turismo que está ligado a la transportación y el enfoque
comercial que complementa a la actividad turística.
De lo anteriormente expuesto se desprende que a las autoridades directivas
y ejecutivas les falta visión empresarial competitiva para proyectar la
“EMTTQ” hacia las acciones de crecimiento y desarrollo, a través de
iniciativas y propuestas que generen la ejecución de programas y proyectos
rentables.
La Empresa Municipal Terminal Terrestre de Quevedo “EMTTQ”, es una
empresa donde el Presidente del Directorio es el Alcalde de la ciudad de
Quevedo, lo que es de vital importancia para apoyar al mayor desarrollo de
las diversas empresas de Transporte, que en su mayoría están conformadas
por Cooperativas de Transporte.
La finalidad fundamental del Terminal Terrestre, es la prestación de un
Servicio de Transporte masivo, parroquial, cantonal e interprovincial, donde
por una parte las personas que viajan se benefician de un trato adecuado; y
por otro lado los empresarios reciban el pago del pasajero a un precio que
aporta margen de contribución controlado por el Estado. Esto implica que en
la actualidad existe un marco legal, y políticas de las autoridades, por las
cuales se debe realizar la Administración de los servicios de transporte de
pasajeros en el Cantón Quevedo y demás cantones.
En síntesis, entre las principales autoridades de la EMTTQ que ejecutan
políticas de transportes en el Cantón Quevedo, se encuentran el Comisión
de Transito del Ecuador, el Municipio de Quevedo, el Directorio del Terminal
Terrestre y la Policía de Transito dentro de la ciudad. Sin embargo, a pesar
de las acciones de las autoridades anteriormente mencionadas, los usuarios
3
expresan insatisfacción por el servicio de transporte de la gran mayoría de
las empresas de transporte de pasajero, tanto local como de las que
pertenecen a otros cantones o provincia, pero tienen oficina de paso en el
Terminal Terrestre de Quevedo.
Los servicios que presta la EMTTQ, para los fines de comercialización, se
clasifican en los siguientes grupos:
a) Oficinas y Locales Comerciales
b) Llegada y salida de vehículos de Transporte
c) Estacionamiento
d) Confort y seguridad a los Pasajeros
De lo expresado anteriormente se desprende que los directivos y ejecutivos,
esperan obtener los ingresos presupuestarios del arrendamiento de locales,
oficinas, andenes y estacionamientos de vehículos que requieren las
empresas de transporte para realizar sus actividades de transportar
personas entre cantones y provincias. Sin embargo en la forma como se ha
planteado la estructura organizacional, se puede percibir que la EMTTQ
espera ingresos presupuestarios de prestación de servicios de lo que
poseen sus actuales instalaciones, pero como la ubicación física del terminal
esta a una distancia relativamente larga de otros puntos de mayor
conveniencia tanto para las personas como los buses sea en dirección norte
o sur, la demanda de pasajeros se reduce al punto que la mayoría de las
empresas eluden la entrada y la salida a dicho terminal terrestre. Este es un
aspecto de estrategia empresarial de las empresas de transporte
relacionada con los incrementos de costos y de competencia para ganar la
aceptación de los pasajeros, pero también es un asunto que compete al nivel
directivo y gerencial de la EMTTQ, porque en la actual situación
presupuestaria, los ingresos no cubren los costos mínimos de operaciones
4
del terminal. Esto quiere decir la situación de deficiencia del estancamiento
de la EMTTQ, por falta de eficiencia en el manejo administrativo que seguirá
por mucho tiempo más, por la falta de visión empresarial en el manejo de los
mecanismos de planificación, gestión y control de las operaciones
gerenciales del terminal terrestre, sin una fiscalización por parte del nivel
directivo, por falta de adecuada auditoría de gestión en los procesos
administrativos y procesos técnicos.
En síntesis la manera como está estructurada la prestación de servicios al
estilo tradicional, de la gerencia del terminal terrestre de esperar y creer que
tanto las personas y las unidades de transporte debe utilizar las
instalaciones de transporte, porque supuestamente es lo que más les
conviene, seguirá presente por largo tiempo, porque para solucionarla se
requiere de una visión empresarial del nivel directivo con una unidad de
auditoría de gestión que a través de reportes de información relevante para
tomar las decisiones correctivas y aplicadas por el nivel ejecutivo gerencial.
Los cambios se podrían obtener por acciones empresarial de planificación,
gestión y control adecuado coherente con una auditoría de fiscalización
integral que obligue al nivel ejecutivo gerencial a la rendición de cuentas a
nivel directivo, y este a la comunidad del Cantón Quevedo.
1.5 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Qué factores están provocando la deficiencia en relación a la calidad de
servicio, control financiero contable, reingeniería de la transportación y
atención a clientes por los empresarios transportistas de la “EMTTQ”.?
1.6 IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN
Con el Diseño del Sistema de Auditoría de Gestión en la Administración del
Servicio del Terminal Terrestre de la EMTTQ Cantón Quevedo, se pretende
5
aportar con un instrumento de supervisión y control estratégico por medio
de auditorías de enfoque integral, que permita contar con información
relevante para la toma de decisiones y contar con un nivel de mejoramiento
en la utilización de los recursos económicos y además formular y ejecutar
proyectos de inversión en convenios o alianzas con empresas del sector
privado que les permitan lograr el crecimiento y desarrollo en la Terminal
Terrestre del Cantón Quevedo. En esta propuesta se incluirá mecanismos
para informar y transparentar el manejo de fondos y gastos para que
conozcan los usuarios de manera directa por medio de la auditoría de
gestión en los reportes al Presidente de la “EMTTQ”.
Por medio de la propuesta Auditoría de Gestión se quiere lograr dinamizar el
proceso administrativo gerencial y los procesos técnicos operativos. Analizar
el cumplimiento de los objetivos y metas en el marco de la visión de la
EMTTQ; medir el nivel de eficacia, eficiencia, economía y efectividad
mediante indicadores. Las autoridades podrán implementar un programa de
incentivo al personal, premiando el cumplimiento y sancionando la
irresponsabilidad de los incumplidos.
La propuesta Auditoría de Gestión en la Administración del Servicio del
Terminal Terrestre de la EMTTQ Cantón Quevedo, se establecerá como
herramienta de asesoría, fiscalización, consultoría, control y reportes de
información que le servirá a los directivos para la toma de decisiones de gran
efectividad para que sean ejecutadas por la gerencia para poder lograr el
crecimiento y desarrollo de la Empresa.
1.4 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA
6
El problema anteriormente enunciado afecta a la totalidad de población que
hace uso del Terminal Terrestre del Cantón Quevedo por lo que a través
investigación del objeto de estudio pretendo a través de la mecanismos
como la observación estudiar y analizar el proceso de planificación,
ejecución y control de las auditorías realizadas en años anteriores en la
Empresa Municipal Terminal Terrestre del Cantón Quevedo.
Buscar buenas opciones para diseñar un modelo de Auditoría de Gestión
que permita mejorar la administración de recursos con enfoque empresarial
y lograr un mejor servicio al usuario del Terminal Terrestre de Quevedo.
1.5 OBJETIVO
1.5.1 OBJETIVO GENERAL
Proponer a las autoridades de la “EMTTQ” la realización de una Auditoría de
Gestión en la Administración del Servicio del Terminal terrestre de la EMTTQ
Cantón Quevedo.
1.5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Desarrollar los contenidos de los complementos de la propuesta
Auditoría de Gestión en la Administración del Servicio del Terminal
terrestre de la EMTTQ Cantón Quevedo.
Realizar un diagnostico situacional del Servicio del Terminal terrestre
de la EMTTQ Cantón Quevedo.
7
Aplicar las etapas de la auditoría de Gestión en la Administración del
Terminal Terrestre de la EMTTQ del Cantón Quevedo.
8
CAPÍTULO II
2. MARCO TEÓRICO
2.1. LA AUDITORÍA
2.1.1 DEFINICIÓN
La auditoría es un examen integral o parcial que se realiza a una
organización o empresa con el fin de contar con información relevante que
nos permita precisar el nivel de desempeño y establecer correctivos o
mejoras.
2.1.2 TIPOS DE AUDITORIA
1Las auditorías que generalmente conocemos son:
Auditorías de estados financieros: La auditoría a los estados financieros
está relacionada con el balance general, estado de resultado, estado de
ganancias retenidas y flujos de efectivo. Tiene que ver con el análisis para
determinar si estos estados están acordes con los principios de contabilidad.
Quienes requieren de este tipo de auditoría son la gerencia, los
inversionistas, los banqueros, los acreedores, los analistas financieros y las
instancias gubernamentales.
Auditorías de cumplimiento: Estas auditorías tienen como fin determinar si
la información es verificable de acuerdos con los criterios o normas
reconocidas como son las leyes, políticas y procedimientos de una entidad.
Este tipo de auditorías puede ser requerido por el Servicio de Rentas
1 Auditoría Un Enfoque Integral 12ª. Edición PP. 9 (2003)
9
Internas para verificar si la declaración de Impuesto a la Renta de una
empresa u organización está de acuerdo a la ley.
Auditorías operacionales: este tipo de auditoría se aplica a una unidad,
área o programa de la empresa para determinar el desempeño, la eficiencia
que tuvo dicha área en un periodo para determinar si cumplió con las metas
fijadas.
2.1.3 NORMAS DE AUDITORÍA
Es importante seguir las normas de auditorías para conservar el cuidado,
juicio profesional y prestigio del Auditor a continuación detallamos las
siguientes:
2Normas Generales
a) La auditoría debe ser realizada por personas que tengan capacitación
técnica adecuada e idoneidad como auditores.
b) En los asuntos relacionados con la labor asignada, los auditores
deben mantener una actitud mental de independencia.
c) Debe ejercerse el debido cuidado profesional en la planeación y el
desempeño de la auditoría y la preparación del informe.
Normas del Trabajo de Campo
2 Auditoría Un Enfoque Integral 12ª edición PP.27(2003)
10
a) El trabajo deber ser planeado adecuadamente y los asistentes, si
existen deben ser supervisados apropiadamente.
b) Para planear y determinar la naturaleza, periodicidad y medida de las
pruebas que deben realizar, la auditoría debe obtener una
comprensión suficiente del control interno.
c) Debe obtenerse suficiente evidencia competente o valida a través de
la inspección, la observación, las indagaciones y las confirmaciones
para proporcionar una base razonable que permita dar una opinión
adecuada relacionada con los estados financieros bajo auditoría.
Normas de los Informes
a) El informe debe establecer si los estados financieros han sido
presentados de acuerdo con los principios de contabilidad
generalmente aceptados.
b) El informe debe indicar aquellas circunstancias bajo las cuales dichos
principios no han sido observados consistentemente en el periodo
actual en relación con el periodo anterior.
c) Debe considerarse si las revelaciones informativas en los estados
financieros son razonablemente adecuadas, a menos que en el
informe se especifique lo contrario.
d) El informe debe contener bien sea la expresión de una opinión
relacionada con los estados financieros, tomados como un todo, o
una declaración en el sentido de que no es posible expresar una
11
opinión. Cuando no es posible expresar una opinión global, deben
establecerse las razones para ello. En todos los casos en los cuales
el nombre de un auditor esté asociado con los estados financieros, el
informe debe contener una indicación inequívoca clara de la clase de
trabajo del auditor, si existe, y del grado de responsabilidad que está
aceptado.
2.2 CLASIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA3
2.2.1 AUDITORÍA EXTERNA
La auditoría externa es el examen o evaluación que se realiza a una
empresa o sistema para emitir un criterio sobre la misma, que es realizado
por un profesional que no tiene vínculos laborales con esa empresa u
organización.
Esta auditoría tiene mayor validez cuando se pretende publicar los
resultados, ya que da mayor autenticidad a la información emitida por un
auditor independiente por que le permite al usuario una mayor confiabilidad
en relación a esta información.
La auditoría externa debe hacerla un auditor o una firma independiente con
capacidad profesional reconocida, que ofrezca información imparcial y
experta acerca de los resultados.
2.2.2 AUDITORÍA INTERNA
3 http://www.monografias.com/administracionyfinanzas/contabilidad
12
La auditoría interna es el examen o evaluación que se realiza a una empresa
o sistema que es realizado por un profesional que mantiene vínculos
laborales con la empresa, con la finalidad de emitir informes y sugerencias
que son utilizados por los miembros de la empresa u organización, para
mejoramiento de la misma. Estos informes son internos de la organización y
no trascienden a instituciones o personas particulares.
El auditor interno tiene una constante evaluación de las transacciones u
operaciones de la empresa y realiza las sugerencias para el mejoramiento
de los procesos de control interno para obtener un resultado más eficiente y
eficaz.
2.3 AUDITORÍA DE GESTIÓN
2.3.1 DEFINICIÓN DE AUDITORÍA DE GESTIÓN
4 Auditoría de Gestión es la acción fiscalizadora dirigida a examinar y evaluar
el control interno y la gestión, utilizando recursos humanos de carácter
multidisciplinario, el desempeño de una institución, ente contable, o la
ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho
desempeño o ejecución, se está realizando, o se ha realizado, de acuerdo a
principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia. Este tipo de
auditoría examinará y evaluará los resultados originalmente esperados y
medidos de acuerdo con los indicadores institucionales y de desempeño
pertinentes.
Constituirán objeto de la auditoría de gestión: el proceso administrativo, las
actividades de apoyo, financieras y operativas; la eficiencia, efectividad y
4 Según el Art. 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. PP.7(Ley
No.2002-73)
13
Economía en el empleo de los recursos humanos, materiales, financieros,
ambientales, tecnológicos y de tiempo; y, el cumplimiento de las
atribuciones, objetivos y metas institucionales.
A diferencia de la auditoría financiera, el resultado de la fiscalización
mediante la auditoría de Gestión no implica la emisión de una opinión
profesional, sino la elaboración de un informe amplio con los comentarios,
conclusiones y recomendaciones pertinentes.
En síntesis, la Auditoría de Gestión constituye una herramienta fundamental
para impulsar el crecimiento y desarrollo de la empresa, porque permite que
se revele en qué áreas se requiere de un estudio más profundo, que
acciones se pueden tomar para mejorar deficiencias, como superar
obstáculos, como imprimir mayor cohesión al funcionamiento de cada
proceso y, sobre todo, análisis causa-efecto que concilie en forma
congruente los hechos con las ideas.
2.3.2 ENFOQUE DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
5Sostiene que los trabajos de auditoría en sus diferentes acepciones son
tantos y tan variados que solo es posible estudiar los más significativos y los
más difundidos para establecer un punto de partida. El tema de la Auditoría
de Gestión o Administrativa, es innegable por su aportación y la
preocupación por abordarla por diferentes enfoques, por lo cual, podemos
esperar que la generación de obras en torno a la Auditoría, continuara
acrecentándose. La definición de este autor establece: La auditoría
administrativa es el examen integral o parcial de una organización con el
propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.
5 Franklin Enrique Benjamín Fincowsky. Auditoría Administrativa .PP.12.(2001).
14
De lo anterior se desprende que la auditoría administrativa o de gestión, se
origina como una necesidad de evaluar el comportamiento integral de una
organización, asociada en particular con los aspectos de control. De hecho,
muchos de los pensadores más sobresalientes la han incluido en sus obras
lo que se ha traducido en que actualmente se la considere una herramienta
fundamental para las organizaciones.
La Auditoría Administrativa o de Gestión, puede ser definida como el
examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar
su nivel de desempeño y oportunidades de mejoramiento. A partir de este
enfoque, se puede definir los objetivos para enmarcarla, siendo los más
representativos los de supervisión, de control, productividad, organización,
servicio, calidad, cambio, aprendizaje y para la toma de decisiones.
El alcance de una Auditoría de esta naturaleza, abarca la totalidad de una
organización, como su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación.
De esta manera se toma en cuenta sus características particulares en
cuanto a estilo de administración, ámbito de operación, número de
empleados, sistemas de información y comunicación, en el nivel de
desempeño, entre otros aspectos.
En síntesis, uno de los procesos más importantes en la labor de una
Auditoría de Gestión, es el desarrollo de oportunidades de mejoramiento de
las principales actividades que ejecuta una entidad u organización. Esta
Auditoría puede ser considerada una herramienta idónea para examinar el
desempeño de una organización y detectar oportunidades de mejoramiento.
En su ejecución permite visualizar una organización en su conjunto,
considerando sus características particulares y campo de trabajo, lo que le
convierte en un factor estratégico para el cambio.
15
2.3.3 PROPÓSITO GENERAL
6La Auditoría de Gestión tiene como propósito evaluar la eficiencia y eficacia
con que se manejan los recursos de la empresa u organización, en forma
integral y contar con informes relevantes que nos permita establecer
correctivos para obtener oportunidades de mejora en la empresa u
organización.
2.3.4 ANTECEDENTES
7Sostiene que el término “auditoría” mencionado por Khandwalla, no es solo
una interpretación, sino que es consecuente con otros logros que se
produjeron en el transcurso de las investigaciones de otros autores, como
Charles Babbage en 1832, Daniel C. McCallum en 1856 y Henry Metcalfe en
1886, quienes realizaron valiosas contribuciones a la eficiencia operativa, al
uso de los organigramas y al estudio de la administración por medio de
procesos científicos y técnicos. El común denominador entre estos teóricos,
es que forman parte de la corriente denominada “Administración
Sistemática”, cuyo principal enfoque se centra en el diseño de
procedimientos y procesos para lograr una buena coordinación operativa, en
el manejo adecuado del personal e inventarios, y un estricto control
organizacional.
En 1935, James O. McKinsey sentó las bases para lo que él llamo “auditoría
administrativa”, la cual consistía en “una evaluación de una empresa en
todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable”. En
el enfoque estratégico, puede considerarse “auditoría de gestión”, por las
razones antes expuestas.
6 Manual de Auditoría de Gestión Contraloría General de Estado P.37
7 Franklin Enrique Benjamín Fincowsky. Auditoría Administrativa.PP.2. (2001)
16
En 1953, George R. Terry menciona la necesidad de evaluar una
organización a través de una auditoría. Es importante señalar que Terry
propone cuatro procedimientos para llevar a cabo esta evaluación.
1.- Apreciación de conjunto: análisis de la estructura para determinar si
cumple con las condiciones de eficacia requeridas.
2.- Apreciación informal: Efectuar preguntas para descubrir posibilidades
de mejoramiento.
3.- Apreciación por comparación: Comparar la estructura orgánica de la
empresa con las de otras similares o competidoras.
4.- Enfoque ideal: Imaginar una estructura ideal y compararla con la
estructura bajo revisión, anotando las mejoras que pueden hacerse.
El punto 3 coincide con la idea central de lo que ahora se conoce como
benchmarking, Terry insiste sobre este punto y lo denomina “Controles
Generales de Auditoría Administrativa”, pues señala que “la confrontación
periódica de la planeación organización, ejecución y control administrativo de
una compañía, con lo que se podría llamar el prototipo de una operación de
éxito, es el significado esencial de la auditoría administrativa”.
Posteriormente en 1955, Harold Koontz y Ciryl O’Donnell proponen la auto
auditoría una técnica de control del desempeño total que estaría destinada a
“evaluar la posición de la empresa para determinar donde se encuentra,
hacia donde va con los programas presentes, cuáles deberían ser sus
objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos”.
17
En este mismo año, A.G. Larke publica Autoauditoría para pequeñas
compañías; en este documento Larke plantea como deben visualizar y
aplicar la auditoría las compañías pequeñas, para que esta se constituya en
un elemento de decisión valioso acerca de su comportamiento. De esta
manera, de las diversas aportaciones, surgen los inicios de un enfoque que
se aproxime a lo que en la actualidad se entiende por auditoría de gestión.
En 1958 Alfred Klein y Nathan Grabinsky aborda “las causas de una baja
productividad para establecer las bases para mejorarla”
En 1962 William Leonard incorpora los conceptos fundamentales y
programas para la ejecución de la auditoría administrativa.
En 1965 Edward F. Norbeck establece la diferencia entre Auditoría
administrativa y auditoría financiera.
En 1975 Roy A. Lindberg y Theodore Cohn desarrollaron un marco
metodológico para instrumentar la auditoría de las operaciones que realiza la
empresa.
En 1989 Joaquín Rodríguez Valencia analiza ya aspectos teóricos y
prácticos de la auditoría administrativa y establece ya la diferencia con otros
tipos de auditoría incluyendo el procedimiento para llevarlos a cabo.
En 1987 Gabriel Sánchez Curiel establece ya un concepto de auditoría
operacional, la metodología para utilizarla y la evaluación de síntomas.
18
En 1994 Jack Fleitman establece conceptos fundamentales de la evaluación,
pasos y metodología para la aplicación, diseño y aplicación de cuestionarios
y cedulas en la auditoría administrativa.
Las primeras auditorías tenían como objetivo descubrir desfalcos y si las
personas que manejaban los recursos económicos, estaban actuando
responsablemente.
Luego surge la necesidad de medir los logros de la empresa en un periodo y
de poner en orden los recursos de la empresa para lograr un mejor
desempeño y productividad. Las primeras auditorías fueron revisiones a los
registros, hoy se busca información para juzgar la calidad administrativa.
De lo anteriormente expuesto, se desprende que la auditoría de gestión tuvo
su origen en la fiscalización y control sistemático de la Auditoría en los
modelos tradicionales, donde se hacía referencia a los índices para medir la
eficiencia, economía y efectividad de los resultados realizados respecto a lo
planeado, que se puede obtener en lapsos de tiempo. Sin embargo, el
manejo de una auditoría sistemática implica altos costos fijos en su
ejecución, con lo cual no se hace viable desde el punto de vista económico.
Sin embargo, la auditoría de gestión, es viable desde el punto de vista
técnico y económico porque es de costos similares a las auditorías
tradicionales, ya sea financiera u operativa.
En síntesis, la “Auditoría de Gestión”, se diferencia de la auditoría
administrativa porque su campo de acción es la medición a través de un
conjunto de indicadores de la eficacia, eficiencia, economía y efectividad se
relaciona con todas las áreas, procesos y procedimientos de toda la
organización o empresa, a un costo posible de ser realizada.
19
2.3.5 ALCANCE
8La auditoría de gestión cubre el área de influencia que comprende la
totalidad de una organización o empresa, en lo correspondiente a: su
estructura, niveles, relaciones y formas de actuación. Esta connotación
incluye aspectos tales como:
Naturaleza jurídica
Criterios de funcionamiento
Estilo de administración
Proceso administrativo
Sector de actividad
Ámbito de operación
Número de empleados
Relaciones de coordinación
Desarrollo tecnológico
Sistemas de comunicación e información
Nivel de desempeño
Trato a clientes internos y externos
Entorno
Productos y/o servicios
Sistemas de calidad
La Auditoría de Gestión se puede aplicar en todo tipo de organización
productiva, ya sea pública, privada o social. Por su extensión y complejidad,
es necesario entender como está ordenada la empresa para responder a las
8 Franklin Enrique Benjamín Fincowsky. Auditoría Administrativa.PP.14. (2001)
20
demandas de servicios de los directivos y usuarios del servicio, sobre todo,
para conocer de qué manera se articulan, lo cual obliga a precisar su
fisonomía, área de influencia y dimensión.
De lo anterior se deduce que la Auditoría de Gestión nace como una
necesidad de evaluar el comportamiento de la empresa, asociada en
particular con los aspectos de control que a lo largo de la historia han tenido
una importancia singular, de ahí que sean tantas y tan variadas las
contribuciones a su campo de estudio. De hecho muchos pensadores la han
incluido en sus obras, por lo que actualmente se la considera una
herramienta fundamental para las organizaciones altamente productivas.
El alcance de una auditoría de gestión abarca la totalidad de la empresa,
como su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación. En el proceso
investigativo tomar en cuenta sus características particulares en cuanto a
estilo de administración, ámbito de operación, número de empleados,
sistemas de información, comunicación y nivel de desempeño, entre otros.
En síntesis la auditoría de gestión es producto de una necesidad que ha
venido tomando forma a lo largo de la historia de la administración de las
organizaciones o empresas, porque se le considera una herramienta idónea
para examinar el desempeño de una organización y detectar oportunidades
de mejoramiento. Su ejecución le permite visualizar a una organización en
su conjunto de manera integral, considerando sus características
particulares y campo de trabajo, lo que la convierte en un factor estratégico
para el cambio organizacional y competitivo.
2.3.6 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
21
9Entre los objetivos más sobresalientes para lograr el propósito de la
organización o empresa se mencionan:
De organización
La auditoría apoya la determinación de la estructura, competencia,
funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de
autoridad y el trabajo en equipo.
De servicio
La auditoría de gestión puede constatar de qué manera la organización o
empresa, está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y
cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.
De productividad
Encauzan las acciones de la auditoría para optimizar el aprovechamiento de
los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la
organización.
De calidad
La auditoría de gestión tiende a elevar los niveles de actuación de la
organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y
servicios altamente competitivos.
De control
La auditoría de gestión tiene el poder de evaluar los esfuerzos orientados en
la aplicación del comportamiento organizacional en relación con estándares
preestablecidos, como son normas de cumplimiento.
9 Franklin Enrique Benjamín Fincowsky. Auditoría Administrativa.PP.13. (2001)
22
De cambio
La auditoría de gestión puede ser un instrumento de ayuda, que hace más
permeable y receptiva a la organización o empresa, a los cambios de
transformación e innovación de los procesos en la mejor utilización de los
recursos.
De aprendizaje
La auditoría de gestión puede transformarse en un mecanismo de
aprendizaje institucional, para que la organización o empresa asimile sus
experiencias y convertirlas en oportunidades de mejoramiento.
De toma de decisiones
La auditoría de gestión puede permitir la puesta en práctica de los
instrumentos de soporte al proceso de gestión de la organización o empresa,
para conseguir resultados sólidos en el cumplimiento de los objetivos y
metas planeadas.
2.3.7 HERRAMIENTAS
10Las Herramientas de la Auditoría de Gestión son:
Equipo de Auditores: de acuerdo a la naturaleza de la empresa, es
necesario contar con un equipo con experiencia, conocimientos y con
responsabilidad profesional que garantice que la información sea real y
oportuna.
10
Dra., María Belén Fiallos Celi UTA Auditoria IV 21/11/2009
23
Riesgos de la Auditoría de Gestión: es necesario tener identificados los
riesgos de la empresa; y por actividades, realizar un análisis de los riesgos
cuyo proceso incluye utilizar cuestionarios matrices combinaciones, etc.
Programas y procedimientos: Tenemos que contar con un listado de
procedimientos que debemos seguir y las actividades que realizamos en
cada uno de los aspectos de la gestión realizada.
Muestreo de la Auditoría de Gestión: nos permite determinar una muestra
representativa que nos permita concluir sobre un hallazgo en un universo de
operación. Tiene como objetivo obtener evidencias sobre el cumplimiento y
procedimientos establecidos en la empresa y sobre la veracidad de
operaciones de registro y control.
Evidencias suficientes y competentes: Son los elementos de prueba que
obtiene el Equipo Auditor sobre los parámetros examinados, las mismas que
deber ser suficientes ya que son el respaldo del examen de auditoría.
Técnicas utilizadas: las técnicas utilizadas pueden ser de diferentes clases
como por ejemplo físicas, testimoniales, documentales o analítica.
Papeles de trabajo: Es el conjunto de cedulas y documentos elaborados por
el auditor, producto de la aplicación de las técnicas y procedimientos de la
auditoria. Es la evidencia del trabajo realizado y de los resultados de la
auditoría.
Parámetros de indicadores de gestión: nos permite medir la eficacia y
economía en el manejo de los recursos, la eficiencia de los servicios
prestados y la satisfacción de la necesidad que recibe el cliente.
24
2.3.8 FASES DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
11Las Fases de la Auditoría de gestión son:
2.3.7.1 FASE I
Conocimiento Preliminar
Es la visita de observación a la entidad u organización, revisión de archivos,
papeles de trabajo. Determinar indicadores, detectar el FODA, evaluación de
estructura de control interno, conocer de misión, visión, objetivos y estrategia
de la Empresa.
El conocimiento preliminar tiene como finalidad, obtener la información
general de la empresa, sobre las actividades que realiza, para identificar de
manera general cuales son las condiciones de la misma para poder realizar
la auditoría de gestión, cumpliendo las normas establecidas para el efecto.
La planificación preliminar se inicia con la orden de trabajo, además
estableciendo una guía para una visita previa donde vamos a obtener la
información sobre la empresa.
En síntesis el Director de Auditoría designa el supervisor y jefe de equipo y
dispone la visita preliminar; el supervisor y jefe de equipo realizan la visita
preliminar para observar actividades, operaciones y funcionamiento; el
supervisor y Jefe de equipo revisan el archivo permanente y corriente de
papeles de trabajo; el supervisor y jefe de equipo obtienen información y
documentación de la entidad; el supervisor y jefe de equipo determinan y
evalúan la misión, visión, objetivos y metas; el supervisor y jefe de equipo
detecta riesgos y debilidades, fortalezas y amenazas; el supervisor y jefe de
11
Manual de Auditoría de Gestión Contraloría General de Estado P.129
25
equipo determina los componentes a examinarse así como el tipo de
auditores y otros profesionales que integrarían el equipo multidisciplinario; el
supervisor y jefe de equipo determina los parámetros e indicadores de
gestión; el supervisor y jefe de equipo determina los objetivos y estrategia
general de la auditoría; el director de la auditora emite la orden de trabajo.
2.3.7.2 FASE II
12Planificación
En la planificación se define que estrategias se van a seguir en el trabajo de
campo. Tiende a lograr una eficiente utilización de los recursos y a que se
cumpla con las metas y objetivos definidos en la auditoría. Se basa en la
utilización de la información obtenida en el conocimiento preliminar.
En la planificación se evalúa el control interno para con esta información
evaluar y calificar los riesgos de la auditoría y se definen los procedimientos
de auditoría que se aplicaran a cada componente en la fase de ejecución
mediante los programas respectivos.
Un Programa de Auditoría de Gestión, es un listado de procedimientos a
seguir respecto de las actividades a realizarse, en los aspectos
problemáticos existentes de los sistemas de gestión relacionados por la
administración de la empresa, los controles contra los criterios de auditoría, y
para recopilar evidencias que respalden las observaciones en el trabajo de
auditoría.
a) Las técnicas del programa de auditoría: se refieren a los
métodos utilizados por el auditor, para recolectar evidencias.
Incluyen entre otros, la revisión de la documentación, entrevistas,
diseño y aplicación de cuestionarios, análisis de datos y la
observación física.
12
Manual de Auditoría de Gestión Contraloría General de Estado P.153 - 155
26
b) Los procedimientos del programa de auditoría: se refiere a los
pasos de acción que desarrolla el auditor, para comprender la
actividad o el área investigada, en la recopilación de las evidencias
de auditoría que permitan respaldar una observación o hallazgo.
Los procedimientos permiten confirmar o discutir un hallazgo,
observación o recomendación a la administración de la entidad.
La preparación del programa de Auditoría de Gestión: la etapa de
planificación del trabajo de auditoría finaliza con la preparación y aprobación
de los programas de auditoría detallados por el auditor. La preparación del
programa de auditoría de gestión, tiene la finalidad de establecer la conexión
entre los objetivos y los procedimientos que seguirá en la fase de ejecución
o trabajo de campo.
La preparación del programa, es un esquema secuencial y lógico, pero que
permite ser modificado y que además facilita el seguimiento y supervisión de
las labores. Los programas de auditoría, son las líneas o guías de acción
durante la fase de la ejecución del trabajo de auditoría. Los programas de
auditoría contienen los procedimientos detallados de una auditoría por
costos de la recopilación efectiva de evidencias.
El propósito del programa de auditoría de gestión: el desarrollo del
programa para llevar a cabo trabajos de auditoría, es un vinculo clave entre
el cumplimiento de objetivos de auditoría y del contenido de un reporte
sustentable del trabajo del auditor. A este respecto, los programas de
auditoría sirven como:
27
Una guía para obtener evidencia competente, relevante y suficiente,
durante la fase de la ejecución de la auditoría de una manera efectiva.
Un marco de trabajo para asignar las tareas, entre los miembros del
equipo de auditoría.
Un medio de transferencia de conocimientos al personal nuevo.
Una base para documentar el trabajo realizado y el ejercicio de la
debida precaución en los informes.
Contenidos del programa de auditoría de gestión: los elementos de
mayor importancia de un programa de auditoría de gestión, las aplicaciones
del trabajo de campo, son los que se detallan a continuación:
Nombre de la entidad: se refiere al proyecto, programa, sector,
proceso, operación o dependencia sobre la cual se realiza el
programa..
Objetivo de auditoría: el objetivo de auditoría para el cual el
programa está diseñado; se refiere a que se pueden hacer diferentes
programas para diferentes objetivos.
Los criterios de la auditoría: los criterios de la auditoría para el
objetivo establecido, deben ser previamente investigados.
Los tipos de evidencias requeridas: se debe saber que se va a
buscar, a través de la aplicación de las técnicas y procedimientos que
se programaron.
Las fuentes probables de la evidencia: indican los libros, personas,
dependencias o lugares donde se recopilara la evidencia.
Las técnicas y procedimientos de auditoría o pasos de la acción:
con la indicación expresa de las referencias de papeles de trabajo y
28
del nombre del auditor y fecha en la cual se prevé la aplicación del
procedimiento.
Este conjunto de elementos y componentes descritos, conforman los
términos “las técnicas de auditoría” y “los procedimientos de auditoría”. En la
actualidad, las personas que desarrollan los programas de auditoría deben
tener una idea clara de cómo las técnicas de la auditoría son utilizadas en el
trabajo de campo y de cuándo deben ser utilizadas. Este conocimiento es
importante para desarrollar programas eficaces de auditoría.
El programa de auditoría es importante para asegurar que los medios y
técnicas de recolección de evidencia, concuerden con cada criterio
establecido, siguiendo el orden sistemático, así como para considerar el
costo de recoger la evidencia y asegurarse que solo sean aplicados
procedimientos rentables, datos informativos necesarios para determinar el
presupuesto de costos.
En el diseño de un programa de auditoría de gestión, se pueden diseñar
otros documentos o esquemas matrices para ser utilizados por el auditor o
equipo de auditores en su ejecución.
En síntesis en la fase de planificación el supervisor y jefe de equipo
multidisciplinario revisa y analiza la información y documentación recopilada;
el equipo multidisciplinario evalúa el control interno de cada componente; el
supervisor y jefe de equipo elabora el memorando de planificación; el
supervisor y jefe de equipo prepara los programas de auditoría; el
subdirector revisa el plan de trabajo y los programas por componentes; el
director revisa y aprueba el plan y los programas de auditoría.
29
2.3.7.3 FASE III
13EJECUCIÓN
Es en la ejecución que comprende la aplicación del programa de auditoría,
preparación de papeles de trabajo, hojas resumen, hallazgos por
componente, definición estructura del informe, papeles de Trabajo.
El desarrollo de un programa de auditoría: las personas responsables de
desarrollar el programa de auditoría de gestión, deben asegurarse, que
estén disponibles los medios enumerados contra cada estándar que utilicen
en la recolección de evidencias, el director de auditoría, también debe
considerar el costo económico de recoger evidencias, para asegurarse que
sean utilizados solo procedimientos que justifiquen el uso de recursos
monetarios.
Los objetivos y los criterios de auditoría serán probados con los Programas
de Auditorías, el cual incluye procedimientos y técnicas como las siguientes:
La observación física (puede incluir fotografías, audio y videos)
La entrevista a los involucrados
Los cuestionarios o encuestas de aplicación
El análisis de información
En el desarrollo de un programa de auditoría de gestión es importante que
los procedimientos consideren los siguientes aspectos:
13
Manual de Auditoría de Gestión Contraloría General de Estado P.184- 214
30
Que cuenten con los objetivos y criterios de auditoría; que permitan
que la evidencia relevante sea recopilada en casos que maximice el
impacto del trabajo de auditoría.
Establecimiento claro que incluya lo suficiente y que detalle los
aspectos de manera importante para ser leídos y entendidos
fácilmente por quienes realizan el trabajo de auditoría.
Organizar los procedimientos de manera lógica, que permita que el
examen de auditoría pueda conducirse en lo posible con eficacia y
eficiencia.
Formar un método eficiente de recolección de evidencias suficientes y
fundamentadas en pruebas adecuadas.
Considerar cualquier trabajo o investigación relacionado con el asunto
de auditoría.
Los programas de auditoría de gestión, necesitaran ser personalizados para
cada trabajo de auditoría. Los factores que deben ser considerados cuando
se desarrollan los programas, deben incluir:
La complejidad y tamaño
La dispersión geográfica
Procedimientos detallados
El ambiente de la auditoría de gestión
31
La complejidad y tamaño: los programas de auditoría, por lo general
aumentan el tamaño y complejidad, razón por la que los procedimientos
deben ser detallados, los cuestionarios simplificados. Es importante, una
revisión detallada y simplificada para evitar incrementos en el tamaño del
trabajo de auditoría.
La dispersión geográfica: la dispersión y localización de los sitios a ser
visitados afectaran el programa de auditoría.
Procedimientos detallados: se pueden requerir y asegurar la consistencia,
cuando diferentes personas están realizando la misma auditoría en diversas
localizaciones.
El ambiente de la auditoría de gestión: la receptividad de la gerencia a ser
auditada, por lo general es la primera auditoría del área y la sensibilidad en
la organización afectará la manera en la cual se desarrollan y se aplican los
procedimientos.
Estos cuatro factores, deben coordinarse por el equipo de auditoría con el
propósito de realizar las tareas de manera integral y crear condiciones
favorables en la realización del desempeño para cada uno de los integrantes
o auditores en la ejecución del programa específico.
Cuando desarrollar el Programa de Auditoría: Los programas de
auditoría, necesitan ser desarrollados, después de obtener una comprensión
de la entidad, de identificar las líneas de consulta, de definir los objetivos y
alcances de la auditoría y al haber establecido los criterios de la auditoría, es
cuando se dispone de información sobre análisis de resultados o de
desempeño interno de los procesos de trabajo. De esta manera, se
32
constituyen las entradas claves de un Programa de Auditoría. Al mismo
tiempo el Programa de Auditoría, debería ser detallado antes de proceder a
recolectar evidencias, de tal manera que el proceso de recolección de
evidencias, sea eficiente y eficaz. Sin embargo, se debe recordar que todos
los estados son repetitivos. En otras palabras, se tendría que tener que
revisar parcialmente o modificar los objetivos, alcances y criterios de
auditorías, mientras se desarrolle el Programa de Auditoría, para adaptar el
programa enfocado a la realidad de la entidad. Finalmente, se debe revisar
los programas de auditoría después de comenzar la fase de ejecución,
cuando se detecta que ciertas fuentes de la evidencia, indicada en las
técnicas de las auditorías sugeridas en los programas, resulten ser
inadecuadas.
Para cada objetivo o componente, se debe desarrollar un programa de
auditoría y para cada línea de consulta. Esto significa, que el programa de
auditoría incluye sub programas para cada hallazgo específico en el área
que debe ser auditada la entidad.
En síntesis el equipo multidisciplinario aplica los programas que incluyen
pruebas y procedimientos; el equipo multidisciplinario elabora papeles de
trabajo que contienen evidencias suficientes, competentes y pertinentes; el
jefe de equipo y supervisor elabora y revisa hojas resumen de hallazgos;
significativos por cada componente; el jefe de equipo y supervisor redacta y
revisa los comentarios, conclusiones y recomendaciones; el supervisor y jefe
de equipo comunica los resultados a los funcionarios de la entidad; el
supervisor y jefe de equipo define la estructura del informe de auditoría.
2.3.7.4 FASE IV
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS:
33
14Una vez concluido el proceso de la evaluación de las respectivas áreas de
la empresa y analizados los hallazgos, hay que proceder a la elaboración de
de los informes y comunicación de resultados encontrados. Esta es la etapa
más difícil, ya que hay que cuidar que la información llegue en forma clara y
precisa para que haya una comprensión mutua entre las partes.
El informe de auditoría debe contener los resultados obtenidos en cada área
objeto de la revisión, el tiempo que duro la información, el alcance de los
recursos utilizados y los métodos que fueron utilizados.
El informe de auditoría debe incorporar los hallazgos, conclusiones y
recomendaciones de la auditoría. En relación a los hallazgos también hay
que hacer constar con qué frecuencia se presentan, la cantidad de
transacción que se reviso, en relación a la actividad de la empresa.
Los hallazgos que consten en el informe deben estar respaldados por
evidencia competente y relevante y documentada en los respectivos papeles
de trabajo.
Los resultados, conclusiones y recomendaciones deberán contener una
visión imparcial de los hechos, fácil comprensión apegados a las normas de
calidad y acorde con el objeto y prioridades establecidas.
Previo a la presentación definitiva del informe de auditoría, se debe revisarlo
partiendo de las premisas acordadas para orientar las acciones que se
realizaron en la operación.
14
Manual de Auditoría de Gestión Contraloría General de Estado P.215-216
34
Luego de estructurar el informe, el supervisor y jefe de equipo se reúne con
el equipo multidisciplinario, para revisar el contenido del informe, para poder
determinar si existe algún aspecto susceptible o duda en algún componente
y proceder a realizar los respectivos ajustes y clarificar las dudas. Una vez
clarificadas las dudas se procederá a presentar el informe al subdirector para
su revisión y luego el director de auditoría previa revisión suscribe el informe.
luego planificación y evaluación institucional realizan un control de calidad
para qué director de auditoría remite el informe a la empresa auditada.
Para la presentación del informe el responsable de la auditoría se puede
apoyar en equipos de cómputo, láminas o material audiovisual, etc.
Resumiendo el supervisor y jefe de equipo elabora el borrador, síntesis y
memorando de antecedentes; el subdirector revisa el informe; el director
revisa el informe y autoriza realización de conferencia final; supervisor y jefe
de equipo convoca a involucrados a la lectura del borrador del informe; el
equipo multidisciplinario realiza conferencia final con funcionarios y
relacionados; el supervisor y jefe de equipo recepta puntos de vista y
documentación de funcionarios y terceros relacionados; supervisor y jefe de
equipo redacta el informe final, síntesis y memorando de antecedentes;
subdirector revisa el informe, síntesis y memorando de antecedentes; el
director de auditoría previa revisión suscribe el informe; la dirección de
planificación y evaluación institucional realiza el control de calidad del
informe, síntesis y memo de antecedentes; controlador y subcontrolador
aprueban el informe; el director de auditoría remite el informe a la entidad
auditada y el informe, síntesis y memorando de antecedentes a la dirección
de responsabilidades:
2.3.7.5 FASE V
SEGUIMIENTO
35
15Los auditores deben realizar seguimiento a las recomendaciones con el
propósito de:
Comprobar hasta qué punto la empresa recepto las recomendaciones
presentadas en el informe y realiza las correcciones al termino de la
auditoria.
Determinar responsabilidades por daños materiales y perjuicio económico y
comprobación de su resarcimiento.
El director de Auditoría solicita a los auditores externos realicen seguimiento
de la auditoría; el auditor asignado recaba de la administración la opinión
sobre los hallazgos conclusiones y recomendaciones y la entrega del
informe que se realizo; el auditor y los funcionarios de la empresa establecen
un cronograma de aplicación de recomendaciones y correctivos; el auditor
asignado, recepta de la entidad auditada la documentación que evidencia las
medidas correctivas tomadas y del cumplimiento de las recomendaciones y
evalúa sus resultados dejando constancia en papeles de trabajo; el auditor
designado prepara el informe y entrega al director de auditoría; el auditor
designado archiva en papeles de trabajo resultado de seguimiento;
2.3.8 COMPONENTES DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
16La auditoría de gestión contiene una serie de componentes en cada una de
sus fases, que nos permite tener el conocimiento sobre la propuesta en
estudio. Si halábamos de los componentes del control interno se consideran
un conjunto de normas que son utilizados para evaluar el control interno y
determinar su efectividad. En la actualidad se reconocen cinco componentes
relacionados entre sí del control interno son:
15
Manual de Auditoría de Gestión Contraloría General de Estado P.240-241 16
Manual de Auditoría de Gestión Contraloría General de Estado P. 45-53
36
Ambiente de control interno que tiene que ver con el personal de la entidad y
su entorno.
Valoración del sistema de riesgo: que tiene ver con los riesgos que enfrente
la empresa en el desarrollo de su actividad.
Las actividades de control que son las políticas que tienden a asegurar que
se cumplan las directrices de la empresa.
La información y comunicación que permita a la gente llevar a cabo su
responsabilidad
Las actividades de monitoreo y supervisión: que representan el proceso que
evalúa la calidad del control interno en el tiempo que permita reaccionar en
forma dinámica.
2.3.9 PROCESO DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
17Sostiene que la aplicación de la auditoría de gestión en la empresa puede
tomar diferentes cursos de acción, dependiendo de la estructura orgánica,
naturaleza de los productos y servicios, nivel de desempeño, delegación de
autoridad, el objeto, el capital. Cualquiera que sea el esquema
organizacional, la auditoría deberá seguir la ejecución en el orden siguiente:
planeación, instrumentación, examen, informe y seguimiento.
De lo anterior, se deduce que la metodología indicada es adecuada, con lo
cual se debe ejecutar el proceso completo, realizando las tareas por el
equipo auditor en cada etapa, desde la investigación preliminar, hasta la
elaboración del informe final y el seguimiento. Sin embargo, en la empresa
privada o pública, el proceso de Auditoría de Gestión en su realización debe
ajustarse a las disposiciones legales en cada caso.
17
Franklin Enrique Benjamín Fincowsky. Auditoria Administrativa.PP..414 - 415.(2001)
37
En síntesis, la ejecución de la Auditoría de Gestión en la empresa, deberá
seguir las pautas consideradas de la sede central, pero tomando en cuenta
la interdependencia de interrelación de coordinación con las unidades
operativas descentralizadas.
2.4 INDICADORES DE GESTIÓN
18Sostiene que el uso de indicadores en la auditoría de gestión cumple con
el objeto de establecer parámetros para evaluar los resultados de la gestión
de una organización o empresa, en un marco de referencia que permita
valorar los resultados.
Los indicadores expresan una relación cuantitativa entre dos cantidades de
un mismo proceso o procesos diferentes que permiten obtener un valor
porcentual del cual pueden derivarse rangos de evaluación aplicables a una
organización o empresa. Por sus características, tales como el ser
relevantes, factibles de medir e interpretar y verificables, son útiles para
apoyar los procesos de toma de decisiones.
En este sentido, aporta elementos sustanciales para promover el
mejoramiento continuo de los procesos, productos y servicios; así como el
empleo puntual de sus recursos, a la vez que abre la posibilidad de
instrumentar los cambios necesarios para lograr el efectivo cumplimiento de
su objetivo.
En virtud de lo anterior, se deduce que un indicador es un punto en una
estadística simple o compuesta que refleja algún rasgo importante de un
sistema operativo dentro de un contexto de interpretación, donde se
18
Franklin Enrique Benjamín Fincowsky. Auditoria Administrativa.PP..94 .(2001)
38
establece una relación cuantitativa entre dos cantidades que corresponden a
un mismo proceso o a medir un resultado realizados sobre lo esperado.
Los indicadores por si solos no son relevantes, adquieren importancia
cuando se les compara con otros de la misma naturaleza. A través de un
indicador se pretende caracterizar el éxito o la efectividad de un sistema
programa u organización, sirviendo como una medida aproximada de algún
componente o de la relación entre componentes.
Un sistema de indicadores permite medir la ejecución de un plan de
actividades con respecto a lo planeado y hacer comparaciones, elaborar
juicios, analizar tendencias y predecir cambios, con lo que se puede llegar a
conclusiones. Puede medir el desempeño de un individuo, de un sistema y
sus niveles, de una organización, las características del contexto, el costo y
la calidad de los insumos, la efectividad de los procesos, la relevancia de los
bienes y servicios producidos en relación con necesidades específicas.
Los indicadores son de primer orden si corresponden a razones numéricas
entre dos o más variables. El indicador es de segundo orden, si está
subordinado a un segundo indicador. Es conveniente contar con varios
indicadores para garantizar la exactitud de la medición, sin modificar la
síntesis de la información que conllevan.
En general, por cada aspecto de la actividad que se está evaluando, es
recomendable definir un máximo de 15 a 20 indicadores, para sea útil y
manejable la información del sistema de evaluación.
2.4.1 CARACTERÍSTICAS QUE DEBE REUNIR UN INDICADOR
39
19Para que los indicadores sean efectivos, deben reunir las siguientes
características:
Ser relevante o útil para la toma de decisiones
Factible de medir
Conducir fácilmente información de una parte o de otra
Ser altamente discriminativo
Verificable
Libre de sesgo estadístico o personal
Aceptado por la organización
Justificable en relación a su costo-beneficio
Fácil de interpretar
Utilizable con otros indicadores
Tener precisión matemática en los indicadores cuantitativos
Precisión conceptual en los indicadores cualitativos
2.4.2 ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA FORMULACIÓN DE LOS
INDICADORES 20
1. Es necesario definir el objetivo que se pretende alcanzar
2. Se deben considerar acciones para llevar a cabo su instrumentación
por el personal normativo y operativo, tomando en cuenta los factores
que faciliten su empleo.
3. Deben enfocarse preferentemente hacia la medición de resultados y
no hacia la descripción de procesos o actividades intermedias.
19
Franklin Enrique Benjamín Fincowsky. Auditoría Administrativa.PP..95 .(2001)
20Franklin Enrique Benjamín Fincowsky. Auditoría Administrativa.PP..95 .(2001)
40
4. Deben ser acordados mediamente un proceso participativo en el que
las personas que intervienen son tanto sujetos como objetos de
evaluación, a fin de mejorar conjuntamente la gestión de la
organización.
5. Se formulan mediante el método deductivo, se implementan por el
método inductivo, y se validan a través del establecimiento de
estándares de comportamiento de las partes del proceso que se están
midiendo.
6. Se recomienda designar a un responsable, encargado de validarlos,
verificarlos y de aplicar acciones inmediatas para evitar una desviación
negativa, así como de preparar el concentrado de información de los
mismos.
2.4.3 NIVELES DE APLICACIÓN DE LOS INDICADORES
21Por su nivel de aplicación, los indicadores se dividen en:
Estratégicos
De gestión
De servicio
Indicadores estratégicos
Permiten identificar:
La contribución al logro de los objetivos estratégicos en relación con
la misión de la unidad responsable
21Franklin Enrique Benjamín Fincowsky. Auditoría Administrativa.PP..96. . (2001)
41
Miden el cumplimiento de los objetivos en:
Actividades
Programas especiales
Proyectos organizacionales y de inversión
Indicadores de gestión
Informan sobre procesos y funciones clave. Se utilizan en el proceso
administrativo para:
Controlar las operaciones
Prevenir e identificar desviaciones que impiden el cumplimiento de los
objetivos estratégicos.
Determinar los costos unitarios por áreas y programas en la
elaboración y ejecución.
Verificar el logro de las metas e identificar desviaciones.
Indicadores de servicio
Miden el nivel de la calidad con que se generan los productos y servicios, en
función de estándares, así como del grado de satisfacción de clientes y
proveedores.
Se utiliza para:
Implantar acciones de mejoramiento
42
Elevar la calidad de atención a clientes
Permiten identificar
El nivel de desempeño o cumplimiento de los estándares de servicio
El grado de satisfacción o calidad que percibe el cliente sobre el
producto o servicio recibido.
2.4.4 DIMENSIONES A EVALUAR POR MEDIO DE INDICADORES
22Para que los indicadores puedan evaluar la dimensión de las acciones,
deben posibilitar la medición de:
Impacto
Mide el cumplimiento de los objetivos
Cuantifica valores y efectos en clientes
Mide el desarrollo de los procesos
.Cobertura
Informa sobre el alcance de las acciones
Eficiencia
Mide los costos unitarios y la productividad
22
Franklin Enrique Benjamín Fincowsky. Auditoría Administrativa.PP..97. (2001)
43
Cuantifica la optimización de recursos humanos, materiales, financieros y
tecnológicos, para obtener productos y servicios al menor costo y en el
menor tiempo posible.
Calidad
Mide el grado en que los productos y servicios satisfacen las
necesidades y expectativas de los clientes.
Cuantifica la satisfacción del cliente
2.4.5 INDICADORES DE EJECUCIÓN DE AUDITORÍA DE GESTIÓN
23Los indicadores son utilizados por los auditores en el trabajo de las
organizaciones o empresa para apoyar la evaluación cuantitativa de los
hallazgos que durante una auditoría de gestión se obtienen, y que sirven
para determinar las relaciones y tendencias de los hechos. Está claro que su
adecuada utilización se subordina al correcto conocimiento de su significado
y alcance.
Para poder ubicarlos en función de su campo de aplicación y utilización se
clasifican en indicadores de:
Rentabilidad
Liquidez
Financiamiento
Ventas
Producción
Abastecimiento
Fuerza laboral
23
Franklin Enrique Benjamín Fincowsky. Auditoría Administrativa.PP..98. (2001)
44
En cada caso, los indicadores se presentan en un formato que incluye la
numeración consecutiva, el nombre u objeto del indicador y la fórmula para
su aplicación. De esta manera, su consulta y uso puede efectuarse en forma
accesible.
2.5 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
24El auditor deberá contar con el conocimiento y comprensión de la base
legal, los planes, la organización, los sistemas de trabajo normales y
sistemas computarizados que tiene la EMTTQ y establecer el grado de
confiabilidad del control interno de las áreas que va a auditar, para planificar
la auditoría, con el fin de poder determinar el alcance de los procedimientos
a aplicar y preparar el informe de los resultados de dicha evaluación y poner
en conocimiento de los administradores de la empresa auditada.
Los auditores al evaluar el control interno pueden hacerlo con cuestionarios,
descripciones narrativas, diagramas de flujo, según lo requiera o a su vez
hacerlo en forma combinada para documentar y evidenciar este trabajo.
La documentación que utilice el auditor depende del proceso de la auditoría
y de la forma que se quiera presentar la información obtenida, además del
criterio del auditor.
Algunos de los métodos generales que se pueden utilizar para evaluar el
control interno son:
24
Manual de Auditoría Gubernamental P.P. 85-98
45
a) Los cuestionarios de control interno: contienen un listado de
preguntas orientadas a comprobar si se está cumpliendo con las
normas de control interno.
b) Descripciones narrativas o cuestionario descriptivo: este método está
compuesto por un conjunto de preguntas, que se diferencian de los
cuestionarios anteriores, porque en las respuestas se describen
aspectos significativos de los controles establecidos en la empresa.
c) Diagramas de flujo: este método se compone de gráficos
secuenciales de las operaciones que realiza la empresa en una
determinada área.
Estos métodos para evaluar los controles internos se encuentran
establecidos en los manuales de la empresa.
Al tener identificada la información en base a las disposiciones legales,
manuales, reglamentos, estatutos, objetivos, metas y estructura organizativa
de los procesos productivos se cuenta ya, con un conocimiento general de
la empresa o evaluarse, y esto facilita y orienta al auditor en la selección de
cada proceso, cuando se trata de realizar el análisis de cada una de las
áreas y determina en cual debe ponerse mayor énfasis.
La información recopilada se analiza con visión sistémica de la empresa
para facilitar la visualización de los siguientes procesos:
Los procesos esenciales o medulares: son los que tienen que ver con
generación de bienes o servicios y que constituye el objetivo principal de la
empresa.
46
Los procesos de apoyo: que son los que tiene que ver con la gestión
productiva y que se llevan adelante para la materialización de la misión de
la empresa.
Una vez definidos los procesos antes mencionados y establecidos los
lineamientos y de contar con los recursos para realizar la evaluación, hay
que definir si la auditoria se aplicara a toda la empresa, o a una determinada
área y se definirá los objetivos estratégicos de actuación dirigidos a:
Determinar la capacidad de revisión, autocontrol y rectificación de
gestión y si se está cumpliendo con los objetivos y metas.
Tener identificadas las áreas que se considere críticas en su
desempeño.
Tener identificados los indicadores necesarios para controlar y
evaluar el sistema de control interno.
Una que se cuente con la información de la empresa y la misma haya sido
analizada por los evaluadores se procede a seleccionar el área que va a
evaluar el equipo de auditores, para ello es necesario que el equipo ya tenga
identificada la organización y los procesos funcionales.
Todas las áreas son importantes, por lo tanto deben ser analizadas en su
totalidad. Sin embargo una vez obtenidos los resultados puede darse mayor
énfasis a ciertas áreas que se considere que no están cumpliendo a
cabalidad con el logro de los objetivos y metas de la empresa, para en un
siguiente análisis dar prioridad a estas posibles áreas críticas, esto lo
determina evaluador basándose en los resultados del análisis de acuerdo a
su experiencia.
47
Sin embargo hay que priorizar aquellas áreas que sean decisivas en el
cumplimiento de la misión institucional, para lo cual el equipo de trabajo
debe comenzar preparando los cuestionarios de evaluación con preguntas
acorde al grado de desarrollo empresarial, al funcionamiento y al nivel
operativo de la empresa.
Identificadas las áreas a evaluarse, hay que tener en cuenta cuales son los
principios básicos para la preparación de los cuestionarios. Estos principios
básicos son los enunciados de las condiciones óptimas del desempeño en
relación a calidad, productividad, economía y legalidad que constituye la
eficiencia de la respectiva área.
Los principios básicos de cada área deben contener los atributos funcionales
de referencia que describen en forma sistemática y detallada los elementos
que caracterizan la gestión de cada área.
En cada atributo están implícitos los elementos de comprobación y
verificación de cada área; estos elementos facilitan el desarrollo de los
cuestionarios y se pueden aplicar mejor las pruebas que sean necesarias.
Los evaluadores seleccionaran los atributos de referencia que coincidan
con el desarrollo, complejidad y función de sistema operativo de la empresa
avaluada. A partir de cada atributo el auditor desarrollara las preguntas que
sean necesarias para la verificación, aplicando las respectivas pruebas, el
grado de gestión en relación a los elementos implícitos en cada atributo.
Una vez realizado el análisis, con esta información el auditor de acuerdo con
experiencia y criterio, emite el análisis de la situación objetiva y además las
conclusiones de cada área. Estas conclusiones de las áreas evaluadas le
48
permiten jerarquizar priorizando las áreas críticas, las que están afectando el
cumplimiento de los objetivos y metas de la empresa. En estas conclusiones
el evaluador hace constar los siguientes datos:
Identificación de cada área evaluada
La jerarquización
Este trabajo es exitoso si el evaluador lo desarrollo teniendo en cuenta los
siguientes aspectos:
Conocimiento claro de los principios básicos de cada área; además de
comprenderlos y que haya realizado una adecuada jerarquización de las
áreas críticas.
Si tuvo en cuenta los aspectos anteriores en la evaluación los productos
obtenidos le van a permitir:
Determinar la capacidad de autocontrol o revisión de la gestión del
proceso analizado.
Identificar las áreas críticas jerarquizadas
Obtener el informe parcial.
Además el auditor va contar con información adicional sobre la unidad
evaluada que va a permitir apoyar actuaciones en lo futuro.
Resultados de la evaluación de control interno: Una vez que se cuente
con la información obtenida en la evaluación, el auditor la ordenara de
acuerdo con la importancia de cada componente, rubro o áreas; asignando
un valor numérico que podría ser de 1, 2 o 3. Teniendo en cuenta el valor
asignado a cada pregunta el auditor calificara el funcionamiento de cada
control. Al final el evaluador totalizara las columnas: el estándar y la
49
calificación asignada y obtendrá dos cantidades. Estas cantidades se
transforman en términos porcentuales y tenemos la confiabilidad del control
interno y el nivel de riesgo.
Las pruebas a los componentes seleccionados para el examen y para cada
rubro lo establece la empresa tomando en cuenta los siguientes factores:
1) Importancia de las actividades y los hechos económicos y la
posibilidad que se manejen en forma no apropiada. Cuando hay
mayor riesgo; mayores serán las pruebas. El auditor debe determinar
el nivel de riesgo considerando las siguientes situaciones:
Mayor riesgo si: las operaciones se realizan en forma verbal; recibos
y pagos en efectivo, actividades no sujetas a auditoría.
Menor riesgo si: operaciones se realizan según orden escrita;
recibos y pagos con cheque; actividades sujetas a la auditoría.
2) Tamaño de las cifras
3) Rotación de personal
4) Frecuentes cambios en las prácticas administrativas
5) Conclusiones alcanzadas luego de probar la efectividad de los
proceso de control
6) Experiencia de auditorías anteriores
Se utilizara un formulario de resultados de la evaluación de control el mismo
que tendrá los siguientes aspectos:
Nombre de la entidad
Componente de evaluar
Valoración
Determinación de los niveles de riesgo
Apreciación preliminar de la evaluación del control interno
50
Actualización de la evaluación
Comunicación de resultados de la evaluación del control interno
La máxima autoridad de una programa o proceso debe realizar evaluaciones
periódicas para evaluar la eficiencia del control interno y comunicar estos
resultados a los responsables, ya que estos análisis periódicos de control
interno darán la tranquilidad de un adecuado funcionamiento o su vez tomar
las medidas para corregir estas falencias.
Un informe de control interno debe contener los resultados obtenidos en los
estudios realizados al ambiente de control, los sistemas de información y los
procedimientos de control.
Si se analizo y comprendió los controles internos y se identificaron que se
necesitan mejorar los controles para un correcto funcionamiento. Las
“pruebas de cumplimiento” son las que se utilizan para verificar el correcto
funcionamiento de los controles internos.
Estas pruebas de cumplimiento son parte de los programas de trabajo de
auditoría y se deben efectuar al inicio de la fase de ejecución del trabajo
para dar mayor claridad a los programas de auditoría.
Los alcances serán medidos de acuerdo a la documentación a revisar y de
los pasos para detectar las irregularidades. La detección de los errores o
irregularidades en la aplicación de las pruebas de cumplimiento, implica que
se aumenten las pruebas de cumplimiento de tareas. Si la conclusión es que
no se cumple en forma adecuada debe de modificarse los procedimientos de
auditoría por otras pruebas de tipo sustantivo. Por ello es importante realizar
estas pruebas con anticipación a la fecha de cierre del periodo a auditar, ya
51
que luego resulta problemático detectar debilidades de control y no poder
realizar correctivos.
2.6 MEDICIÓN DE RIESGO DE AUDITORÍA
25Existe el riesgo que una vez concluida la auditoría, haya errores que no
fueron detectados durante el examen. Este es un riesgo que el auditor debe
estar dispuesto a asumir al expresar su opinión en relación a la gestión de la
auditoría realizada, y que pude afectar:
El criterio profesional del auditor
Las regulaciones legales y profesionales.
Existen tres componentes de riesgo que debemos tener en cuenta y que
son:
El Riesgo Inherente: está relacionado con errores que se presentan por las
características de la empresa.
El Riesgo de Control: está relacionado con el control interno aplicado, que
este no pueda detectar errores o irregularidades significativas.
El Riesgo de Detección: que los errores detectados por el control interno no
hayan sido detectados por el auditor en forma oportuna.
Estos riesgos deben ser conocidos por el directorio y gerente de la EMTTQ,
cualquiera sea su estructura, naturaleza o sector al que pertenecen, para
poder hacer frente a estos riesgos ya sean internos o externos.
.
25
Manual de Auditoría Gubernamental P.P. 99
52
Los riesgos externos: tiene que ver con los avances tecnológicos; las
necesidades y expectativas de los clientes; otras empresas que compiten en
el medio; nuevas leyes y reglamentos que entran en vigencia, etc.
Los riesgos internos: tiene que ver son los sistemas informáticos que tiene la
empresa; la capacidad de los empleados y las motivaciones; los frecuentes
cambios de los directivos de la empresa, etc.
Cuando ya se han identificado los riesgos, se debe realizar un análisis
teniendo en cuenta que se debe incluir:
Estimar la importancia que tiene el riesgo
Evaluar con qué frecuencia se puede afectar el riesgo
Analizar con solvencia el riesgo señalando y qué medidas tomar.
Al avaluar los riesgos se debe conocer los riesgos propios de la actividad,
del entorno y la naturaleza de la información; revisar el diseño del sistema de
control interno y probar su eficacia. Una vez revisado del sistema de control
interno, analizar los procedimientos establecidos en el programa que se está
aplicando; extender hacia terceros la aplicación de las pruebas.
También se debe revisar algunos factores generalizados del riesgo de
control interno entre los cuales mencionamos:
Si el sistema de información es confiable; la experiencia del personal; la
detección tardía de los errores o desvío; el incumplimiento de los procesos
que están normalizados.
53
En relación a la protección de los bienes y la imagen pública hay que
considerar: probabilidad de fraudes; las quejas de los clientes y el público;
los riesgos externos que afectan el desenvolvimiento de la empresa; errores
que se pueden dar en los criterios que se aplican para tomar decisiones.
En el nivel organizativo revisar si existen rotación, crecimiento o reducción
de personal; reorganización de funciones del personal; establecimiento de
nuevos sistemas.
Revisar si existen ambientes complejos que provoquen errores que pasen
inadvertidos por: el tipo de actividades y la dispersión geográfica.
Hay que revisar la importancia del tamaño de la auditoría, considerando el
número de personas, tanto de la empresa auditada como el equipo de
auditores, la cantidad de documentación revisada, considerando que a
mayor tamaño de la empresa mayor riesgo.
Revisar la importancia que los directivos le dan a la auditoría, considerando
las facilidades otorgadas para desarrollar las tareas del equipo auditor.
2.7 OBTENCIÓN DE HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
26Los hallazgos son los resultados de la comparación entre un criterio y la
situación actual encontrada, durante el examen de auditoría aplicado a un
área.
Los hallazgos de auditoría deben:
26
Sonmer Garrido Día Publicación de 16-08-2008
54
Ser importantes que ameriten ser comunicados, basados en
evidencias que deben figurar en los papeles de trabajo.
Ser objetivos y convincentes para quienes no han participado en la
realización de la auditoría.
El auditor debe estar capacitado para poder examinar en forma objetiva los
hallazgos, para lo cual debe considerar los siguientes aspectos:
En qué condiciones ocurrió el hecho: el auditor al encontrar un
hallazgo debe considerar las circunstancias que rodearon el hecho,
mas no el momento que realiza el examen. Debe actuar con
objetividad, realismo y equidad y no emitir juicios si la empresa tomo
una decisión incorrecta o inapropiada en el momento de acuerdo a la
situación presentada.
La complejidad y magnitud del hecho: el auditor debe procurar la
eficiencia y eficacia en su trabajo y no es conveniente críticas de
acciones que no sean perfectas. Debe informar al directorio y gerente
de la empresa, los hallazgos que sean importantes, por lo tanto debe
realizar una evaluación convincente y responsable para que la
información que presente a los directivos sea clara, concreta y real.
El análisis crítico de cada hallazgo encontrado: el auditor debe
emitir un análisis crítico sobre cada hallazgo importante para poder
localizar posibles fallas o emitir su razonamiento de comparación
sobre la situación encontrada con el criterio que va a comparar.
Se podría establecer un plan de análisis con el cual uno de los
miembros del equipo presenta los argumentos sobre lo inaceptable
del hallazgo y otro miembro del grupo debate sobre la defensa y
aceptación del tema en discusión, definiendo al final una nueva
55
concepción del problema. Este ejercicio ayuda al auditor a actuar en
forma natural y racionalizar la interpretación de la situación
encontrada.
La labor del auditor debe ser completa: El auditor debe realizar su
tarea en forma suficiente y completa, esto le permite tener un soporte
adecuado de las observaciones y conclusiones y además demostrar
ante otras personas su racionalidad en términos convincentes.
Si la auditoría se realiza en áreas donde el auditor no es especialista,
se puede solicitar un consultor externo para poder garantizar el
trabajo realizado, cuando no se cuenta con especialistas en ciertas
áreas.
La legislación vigente: confiere cierto grado de discreción a las
operaciones que realiza la empresa y el auditor debe respetar estas
leyes. El auditor debe informar cuando la empresa no cumple con las
leyes y reglamentos y debe recomendar medidas para incurrir en
gastos innecesarios o asegurar la recuperación de estos valores a
través de correctivos que son dictados por la empresa.
Diferencias de opinión: en determinadas situaciones los directivos
de la empresa pudieron tomar decisiones con las cuales el auditor no
está de acuerdo. Estas fueron decisiones de acuerdo con los hechos
presentados en situaciones complejas; por lo tanto el auditor no debe
hacer críticas a estas decisiones a pesar de tener opiniones diferentes
al elaborar los hallazgos.
Para elaborar los hallazgos de auditoría hay que considerar algunos
aspectos, como que estén relacionados con situaciones relevantes y
deficientes para que se justifique el procedimiento de auditoría; debe contar
56
con suficiente información sobre todo en relación a los antecedentes para
que sean comprensibles en términos de eficiencia, efectividad y economía.
2.8 ANÁLISIS INTERNO
27Análisis Interno es un análisis que se realiza a un área de la empresa para:
Evaluar con que recursos cuenta la empresa y el estado en los que se
encuentran estos recursos.
Conocer las fortalezas y debilidades para buscar la forma de
potenciar estas fortalezas y contrarrestar las debilidades.
2.8.1 DESCRIPCIÓN DE PROCESO
Se puede realizar un análisis interno a través de diversas formas una de
ellas puede ser la siguiente:
a) Determinar qué información vamos a reunir en cada área de la
empresa por ejemplo:
En el área administrativa poder obtener información sobre los
objetivos, estrategias, estructura, organización, control, etc.
En el área de recursos humanos podemos obtener información sobre
contratación, capacitación, remuneración, liderazgo, medición de
desempeño, etc.
b) Determinar fuentes de información: una vez que tenemos definida
la información que requerimos, tenemos que establecer cuál es la
fuente de la que vamos a obtener esta información que pueden ser;
27
www.crecenegocios,com//
57
informes, reportes estados financieros, resultados de auditoría,
entrevistas a los empleados, etc.
c) Recolección de información: definidas las fuentes de información
pasamos a reunir la información.
d) Análisis de la información: recolectada la información procedemos
a analizar y evaluar la información para conocer la situación de la
empresa y detectar fortalezas y debilidades. Al determinar las
debilidades hay que diferenciar un síntoma y un problema.
Luego realizamos una lista de fortalezas y otra de debilidades según
la importancia de cada una.
e) Toma de decisiones: obtenidas las fortalezas y debilidades
procedemos a revisar los objetivos de la empresa en base a la
capacidad y tomamos decisiones para lo cual formulamos estrategias
que nos permitan aprovechar las fortalezas y eliminar las debilidades
que las iremos trabajando de acuerdo a la lista que realizamos según
su importancia.
2.9 ANÁLISIS EXTERNO
28El análisis externo detecta y evalúa acontecimientos que suceden en el
entorno de la empresa, que están fuera de su control y que de alguna
manera pueden beneficiarla o perjudicarla.
28
www.crecenegocios.com//
58
Se realiza para determinar oportunidades y amenazas; para plantear
estrategias que nos ayude a aprovechar las oportunidades y eliminar las
amenazas.
2.9.1 INFLUENCIAS MACROECONÓMICAS
Son las condiciones o fuerzas que afectan de la misma forma a todas las
empresas u organizaciones de un mismo sector o actividad y que son
decisivas en las actividades de las empresas de un país. Dentro de estas
condiciones están el factor político, y el factor económico.
2.9.1.1 INCIDENCIA DEL FACTOR POLÍTICO
El estado es el que establece las normas y reglamentos en las que se
desenvuelve las empresas del país.
El estado es el que regula la economía de un país por medio de políticas
monetaria y fiscal, también por regulaciones en el ámbito laboral y
mercados financieros.
Las influencias del estado son decisivas en algunos sectores. Los
empresarios tienen que cumplir con una serie de leyes, reglamentos y
mandatos judiciales tanto a nivel nacional, como provincial y local.
2.9.1.2 INCIDENCIA DEL FACTOR ECONÓMICO
El factor económico, tiene que ver con el entorno donde se encuentra la
empresa, organización, producción y distribución de los bienes y servicios, la
59
capacidad de consumo, el nivel de inflación que influye en el poder
adquisitivo de los consumidores, el tamaño de mercado, las tablas salariales,
son aspectos que la empresa no puede controlar y que afectan a la
empresa.
2.9.2 INFLUENCIA MICROECONÓMICA
La conforman todas las fuerzas o condiciones que afectan directamente a
las empresas u organización. Es decir afectan directamente a la empresa,
creando su entorno competitivo. Dentro de estas fuerzas o condiciones
podemos mencionar a los clientes, proveedores, competencias, precio.
2.9.2.1 CLIENTES
Los clientes son motivo de competencia entre las empresas y obligan a la
reducción de precios y a mejorar calidad. El poder de los clientes tiene que
ver con las preferencias, gustos, hábitos de consumo, comportamientos de
compras, perfil, etc.
La selección de clientes es la decisión estratégica que deben cuidar los
administradores para afectar en forma negativa a la empresa.
2.9.2.2 PROVEEDORES
Los proveedores influyen en la empresa, ya que ejercen presión en los
precios, en las cantidades ofertadas, por la escasez y especificidad en las
materias primas, lo que constituye una amenaza. La influencia de los
proveedores son condiciones que ejercen influencias que están fuera de
60
control de la empresa y que la misma puede plantearse estrategias para
contrarrestar esta amenaza.
2.9.2.3 COMPETENCIA
La competencia es una amenaza para la empresa ya que día a día se
incorporan al mercado, nuevos competidores y nuevos productos, que
sustituyen a los actuales. Al incorporarse nuevos competidores al mercado,
obligan a las empresas que ya estaban a bajar precios para afrontar a estos
nuevos competidores reduciendo su rentabilidad.
2.9.2.4 PRECIO
El precio es otra amenaza que no puede ser controlada directamente por la
empresa, ya que este puede variar ya sea por rebaja o aumento del precio
según la competencia que exista.
61
CAPÍTULO III
3.-DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
3.1- LA EMPRESA
3.1.1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
La Empresa Municipal Terminal Terrestre Quevedo ”EMTTQ”, se constituyó
por disposición de ordenanza del Ilustre Concejo Municipal del 27 de febrero
del año 2002, cuenta con una infraestructura en buenas condiciones, las que
fueron diseñadas y construidas por la Empresa Municipal Terminal Terrestre
Quevedo con fondos de tres fuentes: una parte por el Muy Ilustre Municipio
de Quevedo, otra por fondos propios y la diferencia por aportación del
Presupuesto del Estado, sobre la base de estudios técnicos por
profesionales especializados, con la finalidad de concentrar el conjunto de
actividades de las empresas de transportes en un solo lugar adecuado, que
permitiera la aplicación de políticas en las operaciones de un sistema de
transporte. La “EMTTQ” tiene autonomía para funcionar empresarialmente
por lo que se puede vincular con el sector privado ya que cuenta con base
legal y apoyo del Municipio, terrenos y capacidad para conseguir créditos del
Banco del Estado y de otras instituciones financieras, medios por los cuales
pueden realizar proyectos de construcciones y negocios rentables, pero esto
depende de la visión empresarial de los niveles directivos y ejecutivos
respectivamente.
De lo anteriormente expuesto y de acuerdo a la ordenanza municipal
respectiva, la Empresa Terminal Terrestre del Cantón Quevedo, tiene un
Directorio donde su presidente es el Alcalde como nivel directivo y un nivel
ejecutivo representado por el Administrador o Gerente General.
62
3.1.2 BASE LEGAL DE LA EMPRESA
Según Ordenanza del Municipio de Quevedo Art. 3 y 4. La Empresa
Municipal Terminal Terrestre de Quevedo “EMTTQ”, se constituyó por medio
de Ordenanza Municipal el 27 de Febrero del 2002, con domicilio en la
ciudad de Quevedo. Es la única institución autorizada legalmente para poner
en operación los diferentes servicios que mantiene el terminal terrestre,
como son: trabajos de adecuaciones, publicidad, mejoramientos en la
infraestructura física de andenes, oficinas, locales entre otras. Fijación y
cobro de tarifas, cuotas por servicios prestados, arrendamiento de locales,
espacios de estacionamientos para vehículos, ampliaciones en
construcciones, entre otros.
De lo anteriormente expuesto, se desprende que la EMTTQ dispone de una
base legal para funcionar como una empresa privada de alta competitividad.
3.1.3 OBJETIVOS DE LA EMPRESA
Garantizar la prestación del servicio del Terminal Terrestre en la ciudad de
Quevedo, en niveles de eficiencia, operativos, comerciales, organizacionales
y financieros que permitan su sostenibilidad y el cumplimiento de sus
obligaciones financieras respecto del endeudamiento adquirido para la
construcción de la infraestructura.
3.1.4 RESEÑA HISTÓRICA
El cantón Quevedo, con ubicación en la zona centro de nuestro país, ciudad
prospera, con un gran movimiento comercial; a través de los años tuvo la
necesidad de organizar y ordenar el transporte parroquial, cantonal y
63
provincial de pasajeros cuyas oficinas y estacionamiento estaban ubicadas
en el centro de la ciudad, y que cada vez mas congestionaban el transito.
Las autoridades municipales preocupadas por descongestionar el tránsito
vehicular, mejorar la imagen de la ciudad y desde luego brindar al usuario
un lugar seguro para abordar el transporte, consideran que es necesario
contar con un espacio para ubicar las cooperativas y compañías de
transportes de pasajeros. Es así que en sesión de concejo municipal crean
mediante ordenanza municipal una empresa que se encargue de los niveles
operativos, comerciales, organizacionales y financieros que permitan la
sostenibilidad y el cumplimiento de sus obligaciones, con plenos deberes y
atribuciones para supervisar, fiscalizar las actividades de personas,
naturales y jurídicas contratadas para la gestión del servicio. Es así que
comienzan a gestionar los recursos para la construcción de la infraestructura
y la ubicación de la misma.
La EMTTQ está ubicada en la parroquia 24 de Mayo Avenida. San Rafael y
abrió sus puertas para funcionamiento el 24 de Noviembre del 2002. El
terminal terrestre cuenta con una infraestructura con instalaciones que
fueron diseñadas y construidas por la EMTTQ en base a estudios técnicos
realizados por profesionales especializados, con la finalidad de concentrar el
conjunto de actividades de la empresa de transporte en un solo lugar
adecuado, que permitiera la aplicación de políticas en las operaciones de un
sistema de transporte.
En los primeros años de servicio a la comunidad fue notorio como los
usuarios se rehusaron a utilizar el servicio del terminal a pesar de la
exoneración de la tasa por servicio que paga el usuario lo cual ha provocado
un lento desarrollo de las actividades comerciales de la empresa. En el año
2011 el Directorio de la EMTTQ, resolvió iniciar la construcción de 4 mini
terminales en las principales salidas de la ciudad, para dar al usuario que se
64
sigue rehusando a utilizar el terminal, las facilidades de abordar el vehículo
en un solo lugar y fuera de la ciudad
3.1.5 ORGANIGRAMA
La EMTTQ al igual que cualquier otra empresa u organización, cuenta con
su organigrama en el cual se refleja la estructura departamental de la
empresa ya que permite dar a conocer las áreas que la integran, el nivel
jerárquico y el sistema de autoridad.
En el Titulo II de la Ordenanza Municipal de constitución de La Empresa
Municipal de Terminal Terrestre de Quevedo, en el Art. 9, establece como
está constituida la estructura orgánica de la Empresa.
3.1.6 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
El organigrama estructural nos da a conocer de forma objetiva, cuales son
las partes administrativas de la empresa, en el caso de la EMTTQ se refleja
de acuerdo a la siguiente estructura.
Fuente: Ordenanza Municipal del 27 de Febrero del 2002
DIRECTORIO
GERENCIA GENERAL
COMERCIALIZACIÓN Y
ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
APOYO LOGÍSTICO ASISTENTE SECRETARIA
65
3.1.7 ORGANIGRAMA FUNCIONAL
El organigrama funcional detalla las principales funciones de los funcionarios
de la empresa de acuerdo al organigrama estructural. En la EMTTQ están
reflejadas las funciones como vemos a continuación:
Fuente: Ordenanza Municipal del 27 de Febrero del 2002.
Funciones del Directorio
a) Cumplir y hacer cumplir la ordenanza, los reglamentos y demás
normas jurídicas pertinentes al giro de la empresa;
b) Determinar las políticas y metas de la empresa;
DIRECTORIO
- CONOCE - DETERMINA - APRUEBA
- AUTORIZA
GERENCIA GENERAL
- ADMINISTRA - SUPERVISA - CONTROLA
- INFORMA
ASISTENTE SECRETARIA
- CONTROLA - ARCHIVA - CUSTODIA - RECEPTA
COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
- CONTROLA - SUPERVISA - CUSTODIA - INFORMA
APOYO LOGÍSTICO
- SUPERVISA
- COORDINA
- INFORMA
66
c) Aprobar los programas de obras, mejoras y ampliaciones del servicio
de Terminal Terrestre;
d) Aprobar los reglamentos internos generales y específicos de la
empresa;
e) Conocer los proyectos de ordenanza que requiera la empresa, para
su posterior presentación al Concejo a fin de que dicte la ordenanza
correspondiente;
f) Presentar los pliegos tarifarios que se aplicarán a los usuarios por la
prestación de los servicios de Terminal Terrestre y remitirla al I.
Concejo Municipal, para su conocimiento y aprobación, de acuerdo
con la ley;
g) Presentar el presupuesto anual de la empresa y remitirlo al I. Concejo
Municipal, para su conocimiento y aprobación, de acuerdo con la ley;
h) Autorizar los traspasos, suplementos o reducciones de créditos entre
partidas de diferentes programas;
i) Conocer y aprobar los informes de Gerencia General;
j) Conceder licencia o declarar en comisión de servicios al Gerente
General por el tiempo que sea necesario;
k) Evaluar permanentemente la gestión de la empresa y los aspectos
contractuales con los operadores e informar al concejo.
l) Las demás que establezcan la ley, la presente ordenanza y demás
reglamentos.
Funciones de la Gerencia General
a) Cumplir y hacer cumplir los parámetros de eficiencia operativos,
administrativos, financieros y comerciales esperados en la gestión del
servicio.
67
b) Administrar la empresa, ejecutando y celebrando a nombre de ella
todos los actos y contratos que fueren necesarios de acuerdo con la
leyes, reglamentos y resoluciones del directorio;
c) Ejercer la representación judicial y extrajudicial de la empresa;
d) Elaborar la proforma del presupuesto anual de la empresa y
someterlo a consideración del Directorio para su aprobación;
e) Controlar la aplicación de las tarifas establecidas para los servicios
del Terminal terrestre
f) Autorizar los traspasos, suplementos y reducciones de créditos de las
partidas de un mismo programa;
g) Informar al Directorio de las gestiones administrativas, comerciales,
financieras y técnicas de los trabajos ejecutados;
h) Ejercer el control y supervisión de los procesos en que intervenga el
sector privado;
i) Cumplir y hacer cumplir todas las obligaciones emanadas de las
leyes, ordenanzas, resoluciones, acuerdos, contratos, actas de
negociación, y demás documentos que regulen prestación del servicio
y que sean de competencia de la empresa
j) Velar por la adecuada utilización de los recursos humanos,
materiales, tecnológicos y financieros de la empresa, de acuerdo con
la Ley;
k) Someter a consideración del Directorio hasta el 31 de enero de cada
año, los balances del ejercicio anterior;
l) Formular los proyectos de ordenanzas, resoluciones, acuerdos,
reglamentos e informes para someterlos a consideración del
Directorio a través del Presidente;
m) Actuar en el Directorio con voz informativa y convocar a sesiones o
reuniones de Directorio por disposición del Presidente;
68
n) Nombrar y remover a los trabajadores, excepto en los casos que
competen a otras autoridades, de conformidad con la ley y
reglamentos pertinentes; y,
o) Las demás que le confieran el Directorio, las leyes, ordenanzas y
reglamentos vigentes.
Funciones de la Asistente Secretaria
a) Manejo, elaboración y control de las comunicaciones recibidas y
enviadas en la entidad
b) Control del Archivo institucional
c) Labores de recepción
d) Custodio y manejo de valores de caja chica
e) Cumplir y hacer cumplir las Leyes, Ordenanzas, Manual de
Funciones, Reglamentos y demás normas que rigen la vida de la
empresa.
f) Cuidar los Bienes de propiedad de la Empresa y responsabilizarse
por aquellos que le hayan sido designados por escrito.
Funciones del Responsable de Apoyo Logístico
a) Controlar y verificar el cumplimiento de los puestos contratados en la
prestación de servicio de seguridad y vigilancia
b) Determinar el nivel de cumplimiento en cuanto a limpieza de
instalaciones y coordinar con empresa contratada las mejoras
necesarias.
69
c) Coordinar con la institución contratada para control y recaudación de
frecuencias de buses y tasas de pasajeros el correcto funcionamiento
de brazo electrónico y sistema informático.
d) Revisar el cumplimiento de ocupación de andenes designados a las
diferentes unidades de buses de cooperativas de transporte
e) Examinar la correcta distribución de servicios básicos (agua potable,
energía eléctrica) a los diferentes locales comerciales y oficinas que
funcionan dentro de las instalaciones de EMTTQ
f) Cumplir y hacer cumplir las Leyes, Ordenanzas, Manual de
Funciones, Reglamentos y demás normas que rigen la vida de la
empresa.
g) Cuidar los Bienes de propiedad de la Empresa y responsabilizarse
por aquellos que le hayan sido designados por escrito.
Funciones del Responsable de Comercialización y Administración
Financiera.
a) Elaboración de presupuesto institucional
b) Control de cuentas por cobrar de los clientes internos de EMTTQ
c) Control de nomina (elaboración, emisión y registro de roles de pagos),
de personal administrativo.
d) Elaboración de información financiero – contable
e) Cumplimiento de formalidades y requisitos que determina la sub
secretaria de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Economía
para empresas públicas.
f) Cumplir con las obligaciones tributarias que tiene la institución como
Agente de Retención ante la Administración Tributaria (SRI)
70
g) Elaboración de facturas por servicios de arriendo a clientes internos
de EMTTQ
h) Elaboración de Comprobantes de Ingresos por cancelación de
facturas de prestación de servicios de arriendo
i) Elaboración de comprobantes de ingresos por control y recaudación
de frecuencias de buses y tasas de pasajeros.
j) Registro, control y conciliación de libro bancos de Institución.
k) Elaboración de balances (general, de resultados, ejecución
presupuestaria, Flujo de caja
l) Elaboración de comprobantes de egresos para los diferentes pagos
que tiene que hacer la institución previo la autorización de autoridades
competentes
m) Cumplir y hacer cumplir las Leyes, Ordenanzas, Manual de
Funciones, Reglamentos y demás normas que rigen la vida de la
empresa.
n) Cuidar los Bienes de propiedad de la Empresa y responsabilizarse
por aquellos que le hayan sido designados por escrito
3.1.8 ORGANIGRAMA PERSONAL
El organigrama de personal representa la distribución de personal en cada
área de la empresa. Este organigrama indica la denominación del puesto la
clasificación en el caso de que haya varios funcionarios en un área y el
rango. La EMTTQ lo refleja de la siguiente manera:
71
Fuente: Ordenanza Municipal del 27 de Febrero del 2002
3.2 MISIÓN
Su misión es brindar diariamente y de manera permanente a la ciudadanía
del cantón, la provincia y del país un servicio eficiente de terminal terrestre.
3.3 VISIÓN
Ser la dependencia publica mejor administrada y organizada del país con un
sistema de transportación debidamente ordenado con personal capacitado,
infraestructura adecuada orientada a turistas nacionales y extranjeros.
3.4 OBJETIVOS
Garantizar la prestación servicio del Terminal Terrestre en la ciudad de
Quevedo, en niveles de eficiencia operativo, comercial, organizacional y
financieros, que permitan su sostenibilidad y el cumplimiento de sus
obligaciones financieras respecto del endeudamiento adquirido para la
construcción de la infraestructura.
DIRECTORIO:
EL ALCALDE DEL CANTÓN
1 CONCEJAL
1 FUNCIONARIO MUNICIPAL delegado por el Alcalde
GERENCIA GENERAL:
1 Profesional con Título en
administración de empresa.
APOYO LOGÍSTICO:
1 Profesional con
conocimiento en áreas
administrativas.
COMERCIALIZACIÓN Y
ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
1 Profesional titulado en
Contabilidad y Auditoría CPA.
ASISTENTE DE SECRETARIA:
1 Profesional con título en
Secretariado y conocimientos de
computación
72
3.5 POLÍTICAS
Las políticas son las reglas que deben seguir los funcionarios de la empresa
con el fin de mantener un orden y control de actividades en la misma. La
EMTTQ no tiene unas políticas establecidas. Los funcionarios se rigen solo
con las funciones establecidas en la ordenanza.
3.6 ESTRATEGIAS
La EMTTQ cuenta con un objetivo definido en la ordenanza municipal, pero
no existen estrategias claras establecidas para lograr este objetivo.
3.7 PRINCIPIOS Y VALORES
A pesar de cada funcionario manifiesta realizar su trabajo con honestidad,
respeto, solidaridad, no existe un reglamento donde se establezcan cuales
son los principios y valores que deben primar en la empresa.
3.8 INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA
La EMTTQ está asentada en un área total de 3 has de terrero, con una
edificación de 8 000 (ocho mil) mts2.
División de locales
La edificación está dividida en:
a) Boleterías sencillas: 15
b) Boleterías con espacio para oficina de encomiendas: 13
73
c) Locales comerciales:
Restaurantes: 4
Despensa: 1
Islas: 11
Locales de telefonía: 3
Kioscos: 16
Oficinas: 7
Otros locales: 1
d) Área de espera de pasajeros
La EMTTQ tiene tres áreas de espera de pasajeros:
Central: tiene una extensión de 12mts x 80 mts ( 960 mts2)
De andenes: 6mts x 50 mts (300 mts2)
De llegada : 7 mts x 10 mts (70 mts2)
e) Área de andenes
La EMTTQ cuenta con 30 andenes distribuidos en las diferentes
cooperativas de transporte.
3.9 SERVICIOS QUE PRESTA LA EMPRESA
Los servicios que ofrece la EMTTQ están planteados en su ordenanza como
un lugar de arrendamientos varios donde confluyen un sin número de
empresas a alquilar un lugar donde vender sus productos.
Esto conlleva a delegar la responsabilidad de incrementar la afluencia de
pasajeros a las compañías de transporte que tienen alquilados andenes y
oficinas para cumplir con la cuota mensual mínima de pasajeros asignada.
74
En el Art. 4 de la Ordenanza Municipal que regula el cobro de tasas `por los
servicios que presta el Terminal Terrestre de la Ciudad de Quevedo se
establece que la EMTTQ garantizará la prestación de los servicios de:
a) Andenes de llegada y salida y sus consiguientes frecuencias:
Lugar donde el pasajero toma el bus que lo lleva a su destino y donde
desembarcan los que llegan a la ciudad de Quevedo.
a) Andenes inter cantonales.- área que utilizan las cooperativas de
transporte para la salida y llegada de los buses de servicio
intercantonal.
b) Andenes interprovinciales, área que utilizan las cooperativas de
transporte para la salida y llegada de los buses de servicio
interprovincial, desde el terminal o de paso por este.
c) Ingreso de taxis, área que utilizan las cooperativas de taxis para el
servicio de los pasajeros que utilizan el Terminal
b) Los servicios de ocupación y uso de locales y oficinas
Espacios de diferentes medidas que están disponibles para las diferentes
personas naturales o jurídicas que deseen arrendarlos y cuyo fin está
establecido en la, de la siguiente manera:
Oficinas y Locales comerciales
a) Locales para oficinas de transporte intercantonal
b) Locales para oficinas de transporte interprovincial
c) Locales destinados a la venta de boletos
75
d) Locales comerciales para productos varios
e) Locales para restaurantes y cafeterías
f) Locales para servicios financieros
g) Locales para servicio de comunicaciones
h) Locales menores a kioscos para la venta de productos diversos.
i) Locales de baterías sanitarias.
c) Facturación y recaudación de tasas establecidas en la Ordenanza.
En el mandato 08 Anexo C, en la Segunda Disposición General está
establecido que se pueden efectuar contratos en forma civil, para esto está
contratada la Unión Provincial de Cooperativas de Transporte de Pasajeros
de Los Ríos.
Ellos tienen la responsabilidad de controlar y recaudar las tasas por
frecuencias de buses de transporte y tasas de pasajeros. Tienen la
obligación de presentar diariamente a la administración de la EMTTQ el
reporte de recaudación y la papeleta de depósito a la cuenta de la EMTTQ lo
correspondiente al valor recaudado.
Al final de cada mes se totaliza el valor recaudado y se les devuelve el 30%
de este total previo a la presentación de una factura por concepto de la
prestación de este servicio.
La EMTTQ no mantiene ninguna relación patronal con el personal que
labora en las empresas contratadas.
Tasa de buses
En la administración del Terminal terrestre existe un Software para el control
de este proceso, el mismo que previamente fue alimentado con la base de
76
datos de todas las frecuencias (turnos) que están ingresadas en el permiso
de operaciones que le otorgo exclusivamente el Consejo Nacional de
Transito a cada una de las cooperativas que salen, llegan o pasan por la
ciudad de Quevedo.
Para el control existe dos garitas, la primera funciona de la siguiente manera;
el bus llega a la hora establecida según la frecuencia que vaya a usar; el
operador constata en el sistema si coincide con el turno, ingresa con los
datos del bus como No. de disco y placas, inmediatamente el sistema
imprime un ticket con los datos ingresados, el conductor cancela el valor
correspondiente que responde a la siguiente tabla:
Valores de tasas
CONCEPTO VALOR
Cooperativas que inician su recorrido en el terminal y son interprovinciales. 1,50
Cooperativas que hacen sus recorridos locales (Quevedo y otros cantones de la provincia. 0,75
Cooperativas de transportes que hacen sus recorridos interprovinciales y están de paso por la ciudad de Quevedo 2,50
Luego que el bus cancela el valor de tasa de frecuencias se dirige hacia el
andén de estacionamiento que le corresponde donde va a permanecer entre
10 a 15 minutos para ser abordado por los pasajeros que hayan adquirido
boletos para ese recorrido.
77
El bus con los pasajeros a bordo se dirige a la segunda garita donde
operadores de la Unión de Cooperativas le hacen control del documento de
la frecuencia que compró previamente si corresponde al turno que se haya
adquirido, y se le ubica un sello adhesivo en la puerta para que no pueda
tomar pasajeros en el trayecto hasta llegar a sitios previamente
determinados de la ciudad donde habrá personal policial para que le sean
retirados los sellos de las puertas, el control del sello solo se lo lleva a cabo
desde las 6 hasta las 18 00 h, fuera de este tiempo los buses recorren sin
este medio de control.
Tasa de Pasajeros:
Dentro de las instalaciones de Terminal Terrestre existen 23 oficinas o
boleterías donde cada una contiene un equipo informático con software para
imprimir tickets de pasajeros por el que cada viajero cancela el valor de diez
centavos de dólar, el documento que se le entrega lo pasa por un capturador
de código de barras para que pueda acceder a los andenes donde están
estacionados los buses esperando su abordaje.
Para el control y reporte de ingresos la entidad contratada lo hace a través
de tres turnos diarios, al final de cada turno se realiza el correspondiente
cierre de caja, los valores recaudados los depositan en la cuenta bancaria de
Empresa Municipal de Terminal Terrestre de Quevedo y a esta
administración presentan el reporte de recaudación conjuntamente con la
correspondiente papeleta de depósito, al final de cada mes se establece el
total de recaudación por los dos conceptos mencionados y se le devuelve el
30% de lo recaudado previo a la presentación de una factura de prestación
de servicios. Esta modalidad de pago obedece a un contrato que ya se tiene
firmado donde se estipula el mínimo que deben de presentar de recaudación
el mismo que es de treinta y ocho mil dólares mensuales.
78
La Terminal terrestre de Quevedo se encuentra en una zona urbana de la
ciudad, no existen vías alternas o perimetrales para que los buses hagan sus
recorridos de llegada y salida, ellos tiene que pasar por el centro de la
ciudad y es fácil el acceso de los pasajeros es por este motivo que se optó
por esta modalidad de control y contratación con la Unión de Cooperativas
de Pasajeros de los Ríos.
Procesos de Apoyo
Seguridad y vigilancia: está contratada la empresa AMERIPRIV SA y
consiste en 5 puestos de guardianía durante las 24 horas durante los 365
días del año. Se cancelan facturas mensualmente por este servicio.
Limpieza: está contratada la empresa WINGO SA y su labor se extiende
dentro del cerramiento general de la Terminal terrestre sin incluir boleterías y
locales arrendados.
El control de la prestación de los servicios de seguridad, vigilancia y
limpieza se lo hace a través del funcionario de Apoyo Logístico y Gerencia
General de la entidad. Al final de cada mes las empresas contratadas
presentan su factura de prestación de servicio la misma que recibe el trámite
correspondiente de cancelación.
3.10 DIAGNÓSTICO FODA
79
FACTORES INTERNOS FACTORES EXTERNOS
FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDADES AMENAZAS
Contar con
funcionarios con
preparación
académica
superior según el
área en el que se
desenvuelven.
La empresa
cuenta con una
Infraestructura
funcional.
Existe estabilidad
de los funcionarios
en sus cargos
Los funcionarios
desconocen la
misión, visión,
objetivos,
estrategias y
políticas de la
empresa.
Falta de
capacitación al
personal de la
empresa en temas
nuevos.
No hay evaluación
de desempeño al
personal de la
empresa.
En el área
financiera una sola
funcionaria que
elabora
documentos, paga,
recauda, custodia
documentos, etc.
A nivel cantonal es
la única empresa
de esta actividad;
no hay
competencias.
Facultad de
establecer normas,
reglamentos,
políticas, tasas de
acuerdo a la
ordenanza
municipal.
Puede manejar y
contratar precios,
clientes,
proveedores ya
que no tiene
competencia-
La ubicación y
falta de vías de
acceso al terminal,
inciden en que los
vehículos de las
empresas de
transportes que
utilizan el terminal
y que no tienen
domicilio en la
ciudad evadan el
ingreso al terminal.
Pasajeros no
utilizan el servicio
del terminal y
aborden el bus de
pasajeros en
lugares no
apropiados con lo
cual estaría
perdiendo la tasa
que paga el
pasajero por uso
del terminal.
Emisión de leyes y
reglamentos
establecidas por el
estado
80
CAPÍTULO IV
4.- CASO PRÁCTICO: “AUDITORÍA DE GESTIÓN EN LA
ADMINISTRACIÓN DEL TERMINAL TERRESTRE DE LA EMPRESA
MUNICIPAL TERMINAL TERRESTRE QUEVEDO”.
En este capítulo se realizara la auditoría para determinar los niveles de
eficiencia, efectividad y economía en la Gerencia General y en el
Departamento de Comercialización y Administración Financiera de la
Empresa Municipal Terminal Terrestre Quevedo; para mediante la aplicación
de técnicas y procedimientos determinar el informe final de auditoría
Alcance.
La Auditoría de Gestión examinara en forma detallada cada aspecto de la
EMTTQ, por lo tanto deberá considerarse los siguientes aspectos:
Logro de objetivos
Verificación del cumplimiento de la normativa
Evaluación y economía en el uso de los recursos
Medición del grado de confiabilidad, calidad y credibilidad de la
información administrativa y contable
Atención a los procesos de las áreas de la Gerencia General y
Comercialización y Administración Financiera de la EMTTQ.
Planteamiento de los problemas
La EMTTQ desde su constitución el 27 de febrero del 2002, no ha
efectuado ningún cambio, en su estructura organizativa, además no
se ha realizado hasta la actualidad una auditoría a la gestión de la
empresa para determinar la eficiencia y efectividad en su nivel
administrativo.
81
Aplicar una auditoría de gestión a la EMTTQ, con el propósito de
obtener hallazgos que ayuden a determinar problemas existentes y
proponer las mejoras a los mismos.
Índices de Referencia
Los índices de referencia nos permiten determinar que junto a un
determinado dato, comentario o valor, por considerarse de importancia, se
señalará el índice del papel de trabajo del cual proviene o al que se lo pasa.
A continuación se presenta la referencia que se utilizará en la auditoría de
Gestión.
Departamento Referencia
Gerencia General GG
Comercialización y Administración
Financiera
CAF
Elaborado por: Nyna Campuzano
Marcas de Auditoría
Las marcas son signos o símbolos usados por el auditor para identificar un
tipo de procedimiento realizado en la ejecución del examen, estas marcas no
se encuentran estandarizadas sino que su uso es acorde al criterio del
auditor y su equipo de trabajo de la empresa mencionamos algunas marcas:
Revisado por el Auditor
--- Analizado
Ω Observación
© No cumple con el proceso
® Sin repuesta del personal
82
4.1. FASE I PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
Se realiza las visitas correspondientes para la entrevista con los directivos
de la empresa en este caso el Gerente General de la EMTTQ, para
conocimiento y comprensión de la situación administrativa, con el fin obtener
información del desempeño de la empresa y contar con los fundamentos de
entendimiento de su estructura y poder formular el programa de la auditoría
de gestión: inicie con la respectiva investigación preliminar. Para esta
primera entrevista tuve la información verbal y luego me proporcionaron
documentos como la ordenanza municipal y el manual de funciones de cada
uno de los funcionarios de la empresa, con los cuales pude conocer la
misión, visión y objetivos de la empresa, cual es la estructura orgánica y
funciones de cada funcionario.
De las entrevistas, observación a las diferentes áreas y revisión de los
documentos esta fase arroja resultados que deben ser expresados en el
respectivo informe preliminar.
4.1.1 ORDEN DE TRABAJO
Cuando la EMTTQ, contrata el servicio de una empresa auditora, una vez
realizada la planificación preliminar, la orden de trabajo es el primer
documento mediante el cual se dispone al jefe del grupo de auditores dar
inicio al proceso de la auditoria. Este documento debe estar estructurado de
la siguiente manera:
83
ORDEN DE TRABAJO
Orden: 001 Fecha de Emisión: 26/02/2013
DATOS DE LA EMPRESA AUDITADA
ENTIDAD: EMPRESA MUNICIPAL TERMINAL TERRESTRE QUEVEDO "EMTTQ"
DIRECCIÓN: Parroquia 24 de Mayo Av. San Rafael
Cantón: Quevedo
PROVINCIA: LOS RÍOS
TAREA A REALIZAR
TIPO DE AUDITORÍA: Auditoría de Gestión
Planificada: SI_____X______
NO ___________
Objetivo: Determinar si la "EMTTQ" está operando de manera eficiente y efectiva, apegada a las normas legales y mejorar sus niveles productivos, competitivos y de calidad de la empresa.
ALCANCE: La Auditoría de Gestión se aplicara al año 2012 y su proceso tendrá un duración de un mes
ÁREAS A APLICAR: A la Gerencia General y al departamento de Comercialización y Administración Financiera.
METODOLOGÍA: Conocimiento preliminar: visita a las instalaciones de la Empresa y realizar la
Evaluación de Control Interno.
Planificación: elaborar el Plan de Trabajo
Ejecución: aplicación del Plan de Trabajo
Comunicación de Resultados: Informe Final
Seguimiento para la implementación de recomendaciones
EQUIPO DE AUDITORÍA: El equipo que realiza la Auditoría está conformado por los profesionales Jefe de Equipo AUDITOR 1 Auditor Junior AUDITOR 2 Auxiliar de Auditoría Asesor Técnico
DP 01 - 1/2
84
4.1.2 CONTRATO DEL SERVICIO
En el contrato de servicio puede ir en los siguientes términos:
INFORMES
Al finalizar el trabajo de Auditoría se procederá a entregar el informe final al Presidente del Directorio, en el que se detallan las Hojas de Hallazgos, Resultados Obtenidos, Conclusiones y Recomendaciones y el Seguimiento.
HONORARIOS
Los Honorarios por servicios profesionales serán de $ 8000 más impuestos de ley.
El pago de efectuara el 50% a la firma de contrato y el 50% a la entrega del Informe Final.
Atentamente
Lcda. Nyna Campuzano
JEFE DE EQUIPO
DP 01 - 1/2
85
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES
En la ciudad de Quevedo a los 26 días del mes de Febrero del 2013, se acuerda suscribir el
presente contrato de servicios profesionales, entre el Dr. Patricio Araque Pazmiño, en nombre
y representación de la Empresa Municipal Terminal Terrestre de Quevedo “EMTTQ”, quien
para efectos de este contrato se denominara el contratante, y por otra parte la Lcda. Nyna
Mireya Campuzano Carriel Auditor 1, representante de la Corporación de Auditores NMCC,
quien para efectos del presente contrato se denominara el contratado, quienes libre y
voluntariamente celebran el presente contrato al tenor de las siguientes clausulas:
PRIMERA.- ANTECEDENTES: El contratante que requiere contratar los servicios profesiones
de una firma Auditora que realice una Auditoría a la Gestión de la EMTTQ, la contratada
Profesional con una amplia experiencia que ofrece los servicios en la rama de Auditoría,
Asesoría Contable y Tributación,
SEGUNDA.- OBJETO: el presente contrato tiene por objeto la realizar una auditoría de gestión
a los procesos administrativos y contables de la Empresa Municipal Terminal Terrestre de
Quevedo.
TERCERA.- REMUNERACIÓN Y FORMA DE PAGO: La remuneración total por la labor
contratada será de $ 8000.00 (OCHO MIL 00/100 DÓLARES) dicho valor no incluye el IVA,
que serán cancelados en dos partes; a la firma del presente contrato se entregara el 50%; y
una vez terminada la auditoría el otro 50%.
CUARTA.- DURACIÓN: El presente contrato tendrá una duración 30 días. Comprendidos
desde el 26 Febrero al 25 de marzo del 2013, siempre que el contratante facilite toda la
información necesaria para la realización del trabajo.
QUINTA.- TERMINACIÓN: El presente contrato terminara por las siguientes causas:
Vencimiento del plazo establecido en el presente contrato
Por mutuo acuerdo entre las partes debidamente firmado
DP 02 - 1/2
86
4.1.3 CARTA DE COTIZACIÓN
La carta de cotización es otro documento que la EMTTQ, debe considerar
para contratar los servicios de una firma auditora, la misma que puede ir en
los siguientes términos:
DP 02 -
1/2
SEXTA.- CONTROVERSIAS: Si se presentara alguna diferencia, disputa o controversia las
partes buscaran un arreglo de buena fe antes de acudir al trámite arbitral previsto. Si no
hubiera arreglo entre las partes, cualquiera de ellas dará inicio al arbitraje institucional que se
realizara en la ciudad de Quevedo de acuerdo a las leyes vigentes del Ecuador.
En señal de conformidad, las partes acuerdan firmar el presente contrato en la ciudad de
Quevedo a los 26 días del Febrero del 2013.
LA EMTTQ CORPORACIÓN DE AUDITORES NMCC
……………………………….. …………………………………………
Dr. Patricio Araque Pazmiño Lcda. Nyna Campuzano C
DP 02 - 2/2
87
4.1.4 INFORME DE VISITA PREVIA
Quevedo, 26 de Febrero de 2013
Lcda.
Nyna Campuzano
CORPORACIÓN DE AUDITORES NMCC
Ciudad.
De mis consideraciones:
Me complace agradecerle por su cotización para la realización de la Auditoría de Gestión a los procesos Administrativos y Contables de la Empresa Municipal Terminal Terrestre de Quevedo y a la vez comunicarle que su propuesta fue aceptada, por lo tanto necesitamos nos remita el borrador del contrato para legalizar dicho documento y que se inicie con el trabajo lo antes posible.
Además debo mencionar que la EMTTQ, proporcionará toda la información que usted requiera para que pueda realizar su trabajo, ya que su información será de mucha utilidad para el logro de objetivos de la empresa en el presente año.
Particular que comunico a usted para los fines consiguientes.
Atentamente,
Dr. Patricio Araque Pazmiño
GERENTE GENERAL DE LA EMTTQ
88
INFORME DE VISITA PREVIA
EMPRESA MUNICIPAL TERMINAL TERRESTRE DE QUEVEDO
Departamentos: Gerencia General, Comercialización y Administración
Financiera
Objetivo: Conocer las instalaciones de la Terminal y la actividad que
realiza la empresa.
Identidad de la Empresa: EMPRESA MUNICIPAL TERMINAL
TERRESTRE DE QUEVEDO “EMTTQ”.
Misión Su misión es brindar diariamente y de manera permanente a la
ciudadanía del cantón, la provincia y del país un servicio eficiente de
terminal terrestre.
Visión Ser la dependencia publica mejor administrada y organizada del
país con un sistema de transportación debidamente ordenado con personal
capacitado, infraestructura adecuada orientada a turistas nacionales y
extranjeros
Valores y Principios A pesar de cada funcionario manifiesta realizar su
trabajo con honestidad, respeto, solidaridad, no existe un reglamento
donde se establezcan cuales son los principios y valores que deben primar
en la empresa.
DP 03 - 1/3
89
Objetivos Garantizar la prestación servicio del Terminal Terrestre en la
ciudad de Quevedo, en niveles de eficiencia operativos, comerciales,
organizacionales y financieros, que permitan su sostenibilidad y el
cumplimiento de sus obligaciones financieras respecto del endeudamiento
adquirido para la construcción de la infraestructura.
Preguntas:
¿La EMTTQ cuenta con planificación estratégica?
La Empresa cuenta con un Plan Estratégico que solo es conocido por el
Gerente de la Empresa quien lo elabora pero los funcionarios de la
Empresa indican que no conocen que exista este Plan.
¿La EMTTQ cuenta con indicadores de gestión para poder medir
resultados y evaluar su gestión empresarial en términos de eficiencia,
eficacia y economía?
La EMTTQ no aplica ningún indicador de gestión que le permita medir
resultados, ni evaluar su gestión empresarial en términos de eficiencia,
eficacia y economía.
¿Cuál es número de empresas de transporte que hacen uso del
Terminal Terrestre actualmente?
Las empresas de transportes que hacen uso del Terminal Terrestre son 38
las mismas que alquilan su oficina de boletería y pagan su tasa de
frecuencia por el uso del Terminal Terrestre.
DP 03 - 2/3
90
¿Cuál es su actividad principal?
Los servicios que ofrece la EMTTQ están planteados en su ordenanza
como un lugar de arrendamientos varios donde confluyen un sin
número de empresas a alquilar un lugar donde vender sus productos.
Observación:
Se realiza la visita a la EMTTQ, por la Auditor Jefe y en conjunto con el
Gerente General se recorrió las instalaciones de la Empresa donde se
observa que sus departamentos mantienen un ambiente de limpieza y
orden. También se observo que la Empresa cuenta con su
organigrama definido, que comprende 4 funcionarios responsable
cada uno de su departamento y que cada uno realiza varias funciones
a la vez.
La Empresa contrata los servicios de limpieza, seguridad y
recaudación de frecuencias y tasas a través de Empresas u
Organizaciones por lo tanto con este personal no tiene ninguna
relación laboral.
La Empresa alquila oficinas a las Cooperativas de Transportes para
que ofrezcan sus servicios y son estas Cooperativas quienes tienen el
trato directo por los pasajeros que hacen uso del Terminal Terrestre.
DP 03 - 3/3
91
4.1.5 CONFORMACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO
AUDITORÍA DE GESTIÓN
CONFORMACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO
La auditoría de gestión a la Gerencia General y al Departamento de
Comercialización y Administración Financiera de la EMTTQ se realizara
con el siguiente equipo de trabajo:
Auditor Jefe
Auditor Operativo
Asesor Técnico
Auxiliar de Auditoría
El tiempo en cual se realizara la auditoría de gestión está definido así:
FASE TIEMPO EN DÍAS
Planificación Preliminar 1
Planificación Especifica 1
Ejecución de la Auditoría 15
Comunicación de Resultados 3
Seguimiento 10
TOTAL 30
DP 04 - 1/2
92
AUDITORÍA DE GESTIÓN
PRESUPUESTO DE TRABAJO
RECURSO HUMANO
DETALLE HONORARIOS
· Auditor Jefe 2200,00
· Auditor Operativo 1800,00
· Asesor Técnico 1500,00
Auxiliar de Auditoría 1400,00
TOTAL 6900,00
RECURSO MATERIAL
Alquiler de Oficina 500,00
Suministros de Oficina 80,00
Suministros de Computación 30,00
Movilización 200,00
Alimentación 220,00
Servicios Básicos 40,00
Internet 30,00
TOTAL 1100,00
SUMAN TOTAL 8000,00
ELABORADO POR: Nyna Campuzano
DP 04 - 1/2
93
4.2 FASE II: EJECUCIÓN
4.2.1 PROGRAMA DE TRABAJO O DE AUDITORÍA
Componente: EMTTQ
DP 05-1/1
Auditoría de Gestión a la EMTTQ
No ACTIVIDAD DÍAS
FECHA DE INICIO
FECHA DE FINALIZACIÓN RESPONSABLE LUGAR
1
Conocimiento preliminar
1 feb-26 feb-26 Auditor 1 y 2 EMTTQ
2 Planificación 1 feb-27 feb-27 Auditor 1 EMTTQ
3 Ejecución 15 feb-28 mar-
14 Auditor 1 y 2 EMTTQ
4
Elaboración del borrador del
informe
1 mar-15 mar-15
Auditor 1 y 2 EMTTQ
5
Revisión del borrador del
informe
½ mar-16 mar-16
Auditor 1 EMTTQ
6
Elaboración del informe final
½ mar-16 mar-16
Auditor 1 EMTTQ
6
Comunicación de Resultados
1 mar-17 mar-17
Auditor 1 EMTTQ
8
Seguimiento de recomendacione
s
10 mar-18 mar-27
Auditor 1 EMTTQ
94
4.2.2 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
DE 01 – 1/2
Auditoría de Gestión a la EMTTQ
Área Comercialización y Administración Financiera
SI NO PUNTUACIÓN
OBTENI
DA
PUNTAJ
E ÓPTIM
O
OBSERVACIONES
Nº Preguntas
1 ¿Los registros contables se los realiza con documentos originales de fuente?
X 10 10
2 ¿Los comprobantes de contables tienen la firma de la persona beneficiaria y la funcionaria responsable de la elaboración?
X 10 10
3 ¿Los registros del libro diario, son detallados en forma ordenada y registrados en el mayor general?
X 10 10
4 ¿Los comprobantes de egreso de ingreso y egreso tienen el sello de la empresa y la firma respectiva de aprobación?
X 8 10 Existen comprobantes
que falto firma y sello
5 ¿Los ajustes internos son realizados por el Jefe de Contabilidad?
X 10 10
6 ¿La Responsable de contabilidad mantiene el archivo de documentos ordenado por fecha y secuencia numérica?
X 7 10 Existen documentos que
no se encontraban en
el archivo.
7 ¿Cuándo se termina de realizar todo el proceso contable, se realiza los Estados Financieros?
X 10 10
8 ¿Se cierra el periodo contable anualmente y mensualmente?
X 10 10 Se cierra el periodo contable
anualmente
95
DE 01 - 2/2
Auditoría de Gestión a la EMTTQ
Área Comercialización y Administración Financiera
Nº SI NO PUNTUACIÓN
OBTENIDA PUNTAJE
OPTIMO
OBSERVACIONES
9
¿Cada cuenta se encuentra registrada en el mayor general con el nombre a la cual pertenece?
X 10 10
10 ¿Se realizan las conciliaciones bancarias cada mes?
X 9 10 Se realizan conciliacione
s pero atrasadas
T O T A L 94 100
REGULAR BUENO MUY BUENO EXCELENTE
0 – 50 51 - 70 71 – 90 90 - 100
94
En el cuestionario de control interno aplicado anteriormente podemos
observar que existe un buen manejo en el área de Comercialización y
Administración Financiera ya que la evaluación efectuada arroja una
puntuación del 94%, lo que indica que el control es excelente, lo que se
detecto es que existieron comprobantes de egreso que no contaban con la
firma y sello de aprobación del Sr. Gerente en un 20%, comprobantes que
no estuvieron archivados en forma secuencial y no se encontraban el archivo
de documentos en un 30%, conciliación bancaria que no estaba al día en un
10%. Los Estados Financieros son presentados anualmente o cuando los
miembros del Directorio lo requieran para tomar alguna decisión importante.
96
4.2.3 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO APLICADO A LA
GERENCIA GENERAL
DE 02 - 1/2
Auditoría de Gestión a la EMTTQ
Área GERENCIA GENERAL
SI NO PUNTUACIÓN
OBTENIDA
PUNTAJ
E ÓPTIMO
OBSERVACIONES
Nº PREGUNTAS
1 ¿La EMTTQ tiene bien definida la misión y la visión?
X 10 10 Tiene definida una misión que sus
funcionarios no la conocen
2 ¿La EMTTQ tiene definido objetivos estratégicos?
X 10 10 Tiene un objetivo general definido.
3 ¿La empresa tiene establecido planes de contingencia
X 0 10 Los funcionarios no conocen los planes
de contingencia
4 ¿La empresa cuenta con políticas definidas?
X 0 10 No existen políticas definidas.
5 ¿Los objetivos son cuantificables? X 10 10
6 ¿La EMTTQ tiene una organización formalmente establecida?
X 10 10
7 ¿Permite tanto la estructura como la organización el logro de los objetivos?
X 10 10
8 ¿Las funciones del personal están distribuidas de acuerdo a la estructura?
X 10 10
9 ¿La empresa tiene definido indicadores de gestión?
X 0 10 La empresa no realiza análisis
mediante la aplicación de indicadores
97
REGULAR BUENO MUY BUENO EXCELENTE
0 – 50 51 – 70 71 – 90 90 – 100
70
Aplicado el cuestionario de control interno a la Gerencia General que es quien
administra la empresa dio como resultado una puntuación del 70%; lo que nos
indica que la gestión de la EMTTQ es buena.
Podemos observar que está afectando a la gestión el hecho de no tener políticas
definidas, igual no existen planes de contingencias ni indicadores para medir la
gestión de la empresa. Igual existe la misión, visión, objetivo, estrategias que
están definidos pero que sus funcionarios no lo conocen, lo cual incide en la
obtención de los resultados favorables.
4.2.4 MATRIZ DE RIESGO
Mediante la aplicación de los cuestionarios de control interno se establecerá
el porcentaje del riesgo de control.
DE 02 - 2/2
Auditoría de Gestión a la EMTTQ
Área GERENCIA GENERAL
No
PREGUNTAS
SI
NO
PUNTUACIÓN
OBTENIDA
PUNTAJE
ÓPTIMO
OBSERVACIONES
10 ¿Existe una buena relación de trabajo con el personal de la empresa?
X 10 10
T O T A L 70 100
98
DE 03 - 1/1
MATRIZ DE RIESGO ÁREA COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
Nº Preguntas
PUNTUACIÓN OBTENIDA
PUNTAJE ÓPTIMO
OBSERVACIONES
1 ¿Los registros contables se los realiza con documentos originales de fuente?
10 10 Si lo cumple
2 ¿Los comprobantes de contables tienen la firma de la persona beneficiaria y la funcionaria responsable de la elaboración?
10 10 Si lo cumple
3 ¿Los registros del libro diario, son detallados en forma ordenada y registrados en el mayor general?
10 10 Si lo cumple
4 ¿Los comprobantes de egreso de ingreso y egreso tienen el sello de la empresa y la firma respectiva de aprobación?
8 10 Existen comprobantes que falto firma y sello
5 ¿Los ajustes internos son realizados por el Jefe de Contabilidad?
10 10 Si lo cumple
6 ¿La Responsable de contabilidad mantiene el archivo de documentos ordenado por fecha y secuencia numérica?
7 10 Existen documentos que no se encontraban en el
archivo.
7 ¿Cuándo se termina de realizar todo el proceso contable, se realiza los Estados Financieros?
10 10 Si lo cumple
8 ¿Se cierra el periodo contable anualmente y mensualmente?
10 10 Si lo cumple
9 ¿Cada cuenta se encuentra registrada en el mayor general con el nombre a la cual pertenece?
10 10 Si lo cumple
10 ¿Se realizan las conciliaciones bancarias cada mes?
9 10 Se realizan conciliaciones pero atrasadas
TOTAL 94 100
Riesgo de Control RC = 100 – 94
Ponderación: RC = 6%
99
DE 04 - 1/1
MATRIZ DE RIESGO ÁREA GERENCIA GENERAL
Nº PREGUNTAS PUNTUACIÓN OBTENIDA
PUNTAJE ÓPTIMO
OBSERVACIONES
1 ¿La EMTTQ tiene bien definida la misión y la visión?
10 10 Si cumple
2 ¿La EMTTQ tiene definido objetivos estratégicos?
10 10 Si cumple
3 ¿La empresa tiene establecido planes de contingencia
0 10 No tiene planes de
contingencia
4 ¿La empresa cuenta con políticas definidas? 0 10 No existen políticas
definidas.
5 ¿Los objetivos son cuantificables? 10 10 Si cumple
6 ¿La EMTTQ tiene una organización formalmente establecida?
10 10 Si cumple
7 ¿Permite tanto la estructura como la organización el logro de los objetivos?
10 10 Su cumple
8 ¿Las funciones del personal están distribuidas de acuerdo a la estructura?
10 10 Si cumple
9 ¿La empresa tiene definido indicadores de gestión?
0 10 La empresa no realiza análisis
mediante la aplicación de indicadores
10 ¿Existe una buena relación de trabajo con el personal de la empresa?
10 10 Si cumple
TOTAL 70 100
Riesgo de Control RC = 100 – 70
Ponderación: RC = 30%
100
4.2.5 MEDICIÓN DE LOS RIESGOS DE AUDITORÍA
A continuación realizaremos la medición de los riesgos que se manejan en la
empresa.
El auditor siempre deberá usar su juicio profesional para evaluar el riesgo y
proceder a diseñar procedimientos que aseguren que dicho riesgo se reduce
a un nivel aceptable bajo.
Riesgo Inherente.- por la naturaleza de su actividad existe un riesgo con el
cual la empresa siempre va a operar. La EMTTQ tiene un riesgo inherente
del 30%, con el cual vamos a medir los riesgos.
RI = 30%
Riesgo de Control.- es aquel riesgo que se detecta al momento de realizar
el cuestionario de control interno, en donde se obtuvo:
Área de comercialización y administración financiera = 6%
Gerencia General = 30%
Riesgo de Detección.- es el riesgo donde todos los procedimientos no
detectan una exposición errónea. Para el presente caso el riesgo de
detección vamos a tomar el 10%.
101
Riesgo de Auditoría Departamento Comercialización y Administración
Financiera
DE 05 - 1/1
RIESGO DE AUDITORÍA
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
Riesgo Comentario Porcentaje
Riesgo Inherente
Según lo observado hasta el momento se considera que existe un riesgo inherente en la EMTTQ de:
30%
Riesgo de Control
Según el respectivo formulario aplicado el riesgo de control es de:
6%
Riesgo de Detección
Vamos a tomar el referente de:
10%
Riesgo de Auditoría
RA = RI * RC * RD
18%
RA = 0.18
102
Riesgo de Auditoría Departamento Gerencia General
DE 06 - 1/1
RIESGO DE AUDITORÍA
ÁREA GERENCIA GENERAL
Riesgo Comentario Porcentaje
Riesgo Inherente
Según lo observado hasta el momento se considera que existe un riesgo inherente en la EMTTQ
30%
Riesgo de Control
Según el respectivo formulario aplicado el riesgo de control es de:
30%
Riesgo de Detección
10%
Riesgo de Auditoría
RA = RI * RC * RD
90%
RA = 0.90
4.2.6 PAPELES DE TRABAJO
103
PT 01 - 1/1
PAPELES DE TRABAJO
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Procedimiento Nº 01:
Verificación de los registros contables.
Solicite a la responsable del departamento de Comercialización y Administración Financiera quien lleva el archivo contable los documentos fuentes para de allí tomar una muestra de 10 registros contables.
Nº Verificación Observación
1 RC
2 RC
3 RC
4 RC
5 RC
6 RC
7 RC
8 RC
9 RC
10 RC
Marcas de Auditoría
RC = Registros Completos
RI = Registros Incompletos
Indicador de Gestión:
No. de Registros Completos____ 10
No. de Registros Verificados 10
Verificación de Muestras de Registros Contables 100%
Según la muestra tomada, el 100% de los registros analizados cumplen con lo estipulado para el registro contable.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Nyna Campuzano
104
PT 02 - 1/1
PAPELES DE TRABAJO
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Procedimiento Nº 02:
Verificación de firmas del beneficiario y del responsable de la elaboración en los comprobantes contables
Solicite a la responsable del Departamento de Comercialización y Administración financiera 5 comprobantes de ingresos y 5 comprobantes de egresos para la verificación de firma del beneficiario y del responsable de la elaboración
Nº Verificación Observación
1 CC
2 CC
3 CC
4 CC
5 CC
6 CC
7 CC
8 CC
9 CC
10 CC
MARCAS DE AUDITORÍA
CC = Comprobantes Completos
CI = Comprobantes Incompletos
Indicador de Gestión:
No. de Comprobantes Completos____ 10
No. de Comprobantes Verificados 10
Verificación de Muestras de Comprobantes Contables 100%
Según la muestra tomada, el 100% de los comprobantes analizados tienen sus firmas de responsabilidad en cada documento.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Nyna Campuzano
105
PT 03 - 1/1
PAPELES DE TRABAJO
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Procedimiento Nº 03:
Detalle de registros en el libro diario y mayor
Solicite a la responsable del Departamento de Comercialización y Administración Financiera los libros diarios y mayor y se tomo al azar 10 registro para comprobar que estuvieran debidamente registrados en libro diario y en el
libro mayor:
Nº Verificación Observación
1 RC
2 RC
3 RC
4 RC
5 RC
6 RC
7 RC
8 RC
9 RC
10 RC
Marcas de Auditoría
RC = Registros Correctos
RI = Registros Incompletos
Indicador de Gestión:
No. de Registros Correctos____ 10
No. de Registros Verificados 10
Verificación de Muestras de Registros Contables 100%
Según la muestra tomada, el 100% de los registros están registrados debidamente en libro diario y en el mayor general.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Nyna Campuzano
106
PT 04 - 1/1
PAPELES DE TRABAJO
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Procedimiento Nº 04:
Verificación de firma y sello de aprobación en los comprobantes contables
Solicite a la responsable del Departamento de Comercialización y Administración financiera 10 comprobantes de egreso tomados al azar para verificar que dichos
documentos tengan las firmas y sello correspondiente.
Nº Verificación Observación
1 CC
2 CC
3 CC
4 CI No tenía el sello de la empresa ni la firma de aprobación
5 CC
6 CC
7 CI No tenía el sello de la empresa ni la firma de aprobación
8 CC
9 CC
10 CC
Marcas de Auditoría
CC = Comprobantes Completos
CI = Comprobantes Incompletos
Indicador de Gestión:
No. de Comprobantes Completos____ 08
No. de Comprobantes Verificados 10
Verificación de Muestras de Comprobantes Contables 100%
Según la muestra tomada, el 80% de los comprobantes están con sus respectivas firmas y sello de la empresa.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Nyna Campuzano
107
PT 05 - 1/1
PAPELES DE TRABAJO
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Procedimiento Nº 05:
Verificación de ajustes internos si son realizados por el Departamento de Comercialización y Administración Financiera
Solicite a la responsable del Departamento de Comercialización y
Administración los ajustes internos realizados para tomar una muestra de 10 ajustes a los cuales se aplico la verificación.
Nº Verificación Observación
1 AC
2 AC
3 AC
4 AC
5 AC
6 AC
7 AC
8 AC
9 AC
10 AC
Marcas de Auditoría
AC = Ajustes Correctos
AI = Ajustes Incompletos
Indicador de Gestión:
No. de Ajustes Correctos____ 10
No. de Ajustes Verificados 10
Verificación de Muestras de Ajustes Contables 100%
Según la muestra tomada, el 100% de los ajustes internos son realizados por la responsable del departamento de Comercialización y Administración financiera.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Nyna Campuzano
108
PT 06 - 1/1
PAPELES DE TRABAJO
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Procedimiento Nº 06:
Verificación si el archivo de documentos contables esta ordenado por fecha y en secuencia numérica
Solicite a la responsable del Departamento de Comercialización y Administración Financiera el archivo de documentos del año 2012 y tome 10 registros para
verificar y estaban ubicados en orden de fecha y secuencia numérica.
Nº Verificación Observación
1 RC
2 RI No estaba en el folders de documentos
3 RC
4 RC
5 RI No estaba en el folders de documentos
6 RC
7 RI No estaba en el folders de documentos
8 RC
9 RC
10 RC
Marcas de Auditoría
RC = Registros Completos
RI = Registros Incompletos
Indicador de Gestión:
No. de Registros Completos____ 07
No. de Registros Verificados 10
Verificación de Muestras de Registros Contables 100%
Según la muestra tomada, el 70% de los registros constan en los archivos y un 30% estaban faltando ya que por las múltiples ocupaciones de la responsable del departamento aún no se encuentran archivados en el respectivo folders.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Nyna Campuzano
109
PT 07 - 1/1
PAPELES DE TRABAJO
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Procedimiento Nº 07:
Verificación de cumplimiento de elaboración Estados Financieros.
Solicite a la responsable del Departamento de Comercialización y Administración Financiera los estados financieros de los años 2010, 2011 y
2012 para verificar su presentación.
Nº Verificación Observación
1 EC
2 EC
3 EC
Marcas de Auditoría
EC = Estados Correctos
EI = Estados Incorrectos
Indicador de Gestión:
No. de Estados Correctos____ 03
No. de Estados Verificados 03
Verificación de Muestras de los Estados Financieros 100%
Según la muestra tomada, el 100% de los Estados Financieros analizados se encuentran bien elaborados.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Nyna Campuzano
110
PT 08 - 1/1
PAPELES DE TRABAJO
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Procedimiento Nº 08:
Verificación de tiempo de cierre de Balances.
Solicite a la responsable del Departamento de Comercialización y Administración Financiera la muestra de los 3 balances analizados
anteriormente para verificar las fechas de cierre del periodo contable.
Nº Verificación Observación
1 BC
2 BC
3 BC
Marcas de Auditoría
BC = Balance Correcto
BI = Balance Incorrecto
Indicador de Gestión:
No. de balances Correctos____ 03
No. de balances Verificados '03
Verificación de Muestras de Balances Contables 100%
Según la muestra tomada, el 100% de los balances tuvieron un periodo de cierre anual.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Nyna Campuzano
111
PT 09 - 1/1
PAPELES DE TRABAJO
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Procedimiento Nº 9:
Verificación de los nombres de las cuentas.
Solicite una muestra de 10 comprobantes para verificar su registro y el nombre de la cuenta utilizado.
Nº Verificación Observación
1 RC
2 RC
3 RC
4 RC
5 RC
6 RC
7 RC
8 RC
9 RC
10 RC
Marcas de auditoría
RC = Registros Completos
RI = Registros Incompletos
Indicador de Gestión:
No. de Registros Incorrectos____ 10
No. de Registros Verificados 10
Según la muestra tomada, el 100% de los comprobantes revisados se encuentran registrados y con el nombre respectivo.
Fuente: Investigación propia
112
Elaborado por: Nyna Campuzano
PT 10 - 1/1
PAPELES DE TRABAJO
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Procedimiento Nº 10:
Verificación de las conciliaciones bancarias
Solicite las conciliaciones bancarias y tome las 10 últimas.
Nº Verificación Observación
1 CC
2 CC
3 CC
4 CC
5 CC
6 CC
7 CC
8 CC
9 CC
10 CI No estaba realizada
Marcas de Auditoría
CC = Conciliación Completas
CI = Conciliación Incompletas
Indicador de Gestión:
No. de Conciliación Completa____ 03
No. de Conciliación Incompleta 03
Según la muestra tomada, el 100% de las conciliaciones revisadas el 90% estuvieron realizadas, el 10%
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Nyna Campuzano
113
PT 11 - 1/1
PAPELES DE TRABAJO
ÁREA GERENCIA GENERAL
Procedimiento Nº 11
Verificación de Objetivos Estratégicos
Solicite al Gerente General los objetivos Estratégicos que tiene planteado la Empresa.
Nº Verificación Observación
1 RC
2 RC
3 RC
Marcas de Auditoría
OC = Objetivos Correctos
OI = Objetivos Incorrectos
Indicador de Gestión:
No. de Objetivos Correctos____ 03
No. de Objetivos Verificados '03
Verificación de Muestras de Objetivos Estratégicos 100%
Según la muestra tomada, el 100% de los objetivos estuvieron bien elaborados de acuerdo al direccionamiento de la empresa.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Nyna Campuzano
4.2.7 CEDULAS NARRATIVAS
114
CN 01 - 1/1
CÉDULAS NARRATIVAS
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Procedimiento Nº 01:
Verificación de los registros contables
Tipo de trabajo: los registros contables si cumplen con lo estipulado, puesto que en la revisión se encontró que todas las transacciones tuvieron sus documentos de respaldo.
Alcance:
Durante la revisión se detecto que todos los registros estaban debidamente soportados con sus respectivos documentos.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Nyna Campuzano
CN 02 - 1/1
CÉDULAS NARRATIVAS
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Procedimiento Nº 02:
Cumplimiento de firmas de beneficiario y responsable de elaboración en los comprobantes contables
Tipo de trabajo: los comprobantes revisados estuvieron debidamente
legalizados con las firmas del beneficiario y la firma de responsable del departamento de comercialización y administración financiera quien elabora el comprobante.
Alcance:
Al momento de realizar la auditoría de Gestión, se detectó que todos los documentos estaban con sus respectivas firmas y sello.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Nyna Campuzano
115
CN 04 - 1/1
CÉDULAS NARRATIVAS
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Procedimiento Nº 04:
Verificación de firma y sello de aprobación en los comprobantes contables
Tipo de trabajo: Se encontró comprobantes contables que les faltaban firma y sello de aprobación.
Alcance:
Al momento de realizar la auditoría de Gestión, se encontró que de la muestra de 10; 2 comprobantes contables no tenían la firma y sello de aprobación del gerente.
El Responsable del departamento archivó los comprobantes sin revisar que faltaban las firmas de legalización.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Nyna Campuzano
CN 03 - 1/1
CÉDULAS NARRATIVAS
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Procedimiento Nº 03:
Detalle de registros en el libro diario y mayor
Tipo de trabajo: los registros del libro diario y mayor cumplen con lo estipulado para el registro contable.
Alcance:
Al momento de realizar la auditoría de Gestión, se detectó que todos los registros tomados como muestra se encuentran perfectamente ubicados tanto en el libro diario como en el mayor.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Nyna Campuzano
116
CN 05 - 1/1
CÉDULAS NARRATIVAS
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Procedimiento Nº 05:
Verificar ajustes internos si son realizados por el Departamento de Comercialización y Administración Financiera
Tipo de trabajo: Verificación de los ajustes internos, si son realizados por el Departamento de Comercialización y Administración Financiera.
Alcance:
Al momento de realizar la auditoría de Gestión, se examino una muestra de 10 ajustes y se detectó que el 100% de la muestra los realizo la responsable del departamento Comercialización y Administración Financiera.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Nyna Campuzano
117
CN 06 - 1/1
CÉDULAS NARRATIVAS
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Procedimiento Nº 06:
Verificación si el archivo de documentos contables esta ordenado por fecha y en secuencia numérica
Alcance:
Al momento de realizar la auditoría de Gestión, se detectó que de la muestra de 10 registros; 3 no estaban archivados donde corresponde.
El Responsable del Departamento guardo los documentos y con las múltiples ocupaciones se le olvido ubicarlo en el archivo en el respectivo orden.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Nyna Campuzano
118
CN 07 - 1/1
CÉDULAS NARRATIVAS
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Procedimiento Nº 07:
Verificación de cumplimiento de elaboración Estados Financieros.
Tipo de trabajo: los estados financieros cumplen con lo estipulado para
su presentación.
Alcance:
Al realizar la auditoría de Gestión, se detectó que el 100% de los estados financieros analizados se encuentran bien elaborados.
Al terminar el periodo contable el responsable Comercialización y Administración Financiera procede a elaborar los Estados Financieros.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Nyna Campuzano
119
CN 08 - 1/1
CÉDULAS NARRATIVAS
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Procedimiento Nº 08
Verificación de tiempo de cierre de Balances.
Tipo de trabajo: los balances cumplen con su fecha de cierre anual.
Alcance:
Realizando la auditoría de Gestión, se detectó que el 100% de los balances analizados cuentan con fecha de cierre anual.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Nyna Campuzano
120
CN 09 - 1/1
CÉDULAS NARRATIVAS
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Procedimiento Nº 9:
Verificación de los nombres de las cuentas.
Tipo de trabajo: las cuentas utilizadas se registran en el mayor general con el nombre correcto.
Alcance:
Realizando la auditoría de Gestión, se detectó que el 100% de los registros examinados utilizaron las cuentas que corresponde.
Se examino una muestra de 10 transacciones y las cuentas utilizadas fueron bien utilizadas.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Nyna Campuzano
121
CN 10 - 1/1
CÉDULAS NARRATIVAS
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Procedimiento Nº 10:
Verificación de las conciliaciones bancarias
Tipo de trabajo: se verifico una muestra de 10 conciliaciones bancarias últimas y encontramos que 9 estaban elaboradas y la última no se la había realizado.
Alcance:
Al realizar la auditoría de Gestión, se detectó que el 90% de las conciliaciones bancarias realizadas estaban correctas pero la del último mes aun no se la había realizado.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Nyna Campuzano
122
CN 11 - 1/1
CÉDULAS NARRATIVAS
ÁREA DE GERENCIA GENERAL
Procedimiento Nº 11:
Verificación de Objetivos Estratégicos
Tipo de trabajo: se reviso los objetivos estratégicos tomando como
base 3 objetivos.
Alcance:
Al realizar la auditoría de Gestión, se detectó que el 100% de los objetivos están elaborados de acuerdo al direccionamiento de la empresa
.
.
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Nyna Campuzano
123
4.2.8 HOJA DE HALLAZGO
HH 01 - 1/1
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA EMTTQ
HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO DEL ÁREA COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Verificación de Registros Contables
Condición Se tomó una muestra al azar de 10 registros contables, de los cuáles se evidenció que el 100% de los registros contables cuentan con el sustento en los documentos fuentes.
Criterio La EMTTQ, tiene establecido un proceso de registro contable sustentado en los documentos que dan origen a la transacción.
Causa Se evidencia que la persona responsable del departamento está realizado un trabajo minucioso y cuidadoso.
Efecto Esto es beneficioso para la Empresa ya que da credibilidad, seriedad y buen nombre a la Empresa.
Conclusión Con la aplicación del indicador de gestión, se puede evidenciar que el 100% de la muestra está bien ejecutada por lo que se concluye que se cumple con normas contables.
Recomendación Jefe de Comercialización y Administración Financiera
Siempre verificar que estén completos los documentos fuentes para poder seguir el proceso como se evidencio en la muestra.
Elaborado por: Nyna Campuzano
Fuente: Investigación propia
124
HH 02 - 1/1
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA EMTTQ
HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO DEL ÁREA COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Cumplimiento de firmas de beneficiario y responsable de elaboración en los comprobantes contables
Condición Se tomó una muestra al azar de 10 registros contables, de los cuáles se evidenció que el 100% de los comprobantes contables cuentan con la firma del beneficiario y de la persona responsable de su elaboración.
Criterio En la EMTTQ los comprobantes tienen 3 firmas; la del beneficiario; la del responsable de la elaboración y la del Gerente que aprueba.
Causa Se pudo observar que el responsable del departamento elabora los comprobantes y avala dicho comprobante con su firma y además con la firma del beneficiario.
Efecto Realizar su trabajo con responsabilidad evita que la empresa tenga problemas futuros.
Conclusión Con la aplicación de este indicador de gestión, se puede evidenciar que el 100% de la muestra cumple el requerimiento de firma del beneficiario y elaboración del comprobante.
Recomendación Jefe de Comercialización y Administración Financiera
Antes de archivar un comprobante verificar que tenga las firmas correspondientes.
Elaborado por: Nyna Campuzano
Fuente: Investigación propia
125
HH 03 - 1/1
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA EMTTQ
HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO DEL ÁREA COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Detalle de registros en el libro diario y mayor
Condición Se tomó una muestra al azar de 10 registros contables, de los cuáles se evidenció que el 100% de los registros contables se encuentran debidamente registrados en el libro diario y en el libro mayor.
Criterio En el sistema contable de la EMTTQ, establece que una transacción se registra en el libro diario y pasa luego al mayor general siguiendo el orden cronológico.
Causa Existe un trabajo minucioso por parte de la responsable del departamento de comercialización y administración financiera.
Efecto Realizar su trabajo con responsabilidad evita que la empresa tenga problemas futuros.
Conclusión Mediante la aplicación de este indicador de gestión, se puede evidenciar que el 100% de la muestra paso el examen ya que todos los registros examinados estuvieron asentados en el diario general y en el mayor.
Recomendación Jefe de Comercialización y Administración Financiera
Seguir realizando su trabajo con responsabilidad como se evidencio en este indicador.
Elaborado por: Nyna Campuzano
Fuente: Investigación propia
126
HH 04 - 1/1
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA EMTTQ
HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO DEL ÁREA COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Verificación de firma y sello de aprobación en los comprobantes contables
Condición Se tomó una muestra al azar de 10 registros contables, de los cuáles se evidenció que el 20% de los registros contables no contó con la firma y sello de aprobación del Gerente General.
Criterio Está establecido que todo comprobante contable debe llevar la firma del beneficiario, la firma de quien elabora el documento y la firma y sello del Gerente General que aprueba.
Causa Cómo posible causa se menciona que el Señor Gerente, no estuvo al momento que realizo el comprobante y lo guardo; posteriormente se olvido coger la firma por las múltiples funciones que tiene en su departamento.
Efecto Esto puede perjudicar la labor de la funcionaria, ya que están quedando documentos sin aprobación.
Conclusión Mediante la aplicación del indicador de gestión, se puede evidenciar que el 20% de la muestra posee algún defecto, por lo que se concluye que está incumpliendo con un proceso establecido.
Recomendación Jefe de Comercialización y Administración Financiera
No archivar un documento sin antes verificar que este con sus respectivas firmas.
Elaborado por: Nyna Campuzano
Fuente: Investigación propia
127
HH 05 - 1/1
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA EMTTQ
HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO DEL ÁREA COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Verificar ajustes internos si son realizados por el Departamento de Comercialización y Administración Financiera
Condición Se tomó una muestra al azar de 10 ajustes internos, de los cuáles se evidenció que el 100% de los ajustes contables son realizados por la responsable del departamento de comercialización y administración financiera
Criterio El procedimiento contable de la EMTTQ, establece claramente que el departamento de comercialización y administración financiera debe realizar los ajustes al finalizar cada periodo.
Causa Se evidencia que el responsable del departamento si realizo sus registros de ajustes como corresponde.
Efecto Esto beneficia a la Empresa ya que la finalizar un periodo contable los Estados Financieros refleja la situación real de la Empresa.
Conclusión Mediante la aplicación de este indicador de gestión, se puede evidenciar que el 100% de la muestra estuvo registrada correctamente, por lo que se está cumpliendo con este proceso contable.
Recomendación Jefe de Comercialización y Administración Financiera
Seguir con el proceso de ajustar las cuentas al finalizar el periodo contable.
Elaborado por: Nyna Campuzano
Fuente: Investigación propia
128
HH 06 - 1/1
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA EMTTQ
HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO DEL ÁREA COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Verificación si el archivo de documentos contables esta ordenado por fecha y en secuencia numérica
Condición Se tomó una muestra al azar de 10 registros contables, de los cuáles se evidenció que el 30% de los registros contables no estaban archivados en forma secuencial de acuerdo a lo establecido.
Criterio El procedimiento de la empresa es contar con un archivo ordenado por fecha y secuencialmente según se vayan presentando los movimientos contables.
Causa Se menciona como posible causa que por falta de la firma de aprobación quedo separado del archivo y luego por múltiples funciones se descuido en colocarlo en el lugar que corresponde.
Efecto Perjudicar a la Empresa al momento de la realización de una revisión de documentación y de igual manera la labor de la funcionaria.
Conclusión Mediante la aplicación del indicador de gestión, se puede evidenciar que el 30% de la muestra no estuvo en el archivo destinado para el efecto.
Recomendación Jefe de Comercialización y Administración Financiera
No descuidar el archivo de documentación.
Elaborado por: Nyna Campuzano
Fuente: Investigación propia
129
HH 07 - 1/1
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA EMTTQ
HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO DEL ÁREA COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Verificación de cumplimiento de elaboración Estados Financieros.
Condición Se tomó como muestra los 3 estados financieros, en el último de los cuáles se evidenció que el 100% de la muestra fue elaborado por la responsable del departamento de comercialización y administración financiera como corresponde.
Criterio En el procedimiento de la EMTTQ, está establecido que al concluir un periodo contable la contadora de la empresa debe elaborar los Estados Financieros.
Causa La responsable del departamento de Comercialización y Administración Financiera si elaboro los estados financieros correspondiente a cada periodo contable.
Efecto La Empresa está cumpliendo con sus obligaciones financieras como estable la ley.
Conclusión Mediante la aplicación del indicador de gestión, se puede evidenciar que el 100% de la muestra cumple con lo establecido.
Recomendación Jefe de Comercialización y Administración Financiera
Seguir con el proceso de elaboración de Estados Financieros como se lo ha venido realizando.
Elaborado por: Nyna Campuzano
Fuente: Investigación propia
130
HH 08 - 1/1
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA EMTTQ
HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO DEL ÁREA COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Verificación de tiempo de cierre de Balances.
Condición Se tomó la muestra de los 3 balances últimos, de los cuáles se evidenció que el 100% de los estados financieros tienen la fecha de cierre anual.
Criterio La Empresa tienen establecido el periodo contable el 1 de Enero al 31 de Diciembre
Causa Es un procedimiento establecido desde el inicio de las operaciones de la empresa.
Efecto Cumplir con la fecha de cierre establecida dentro de las políticas contables de la Empresa.
Conclusión Mediante la aplicación del indicador de gestión, se puede evidenciar que el 100% de la muestra cumple con la fecha de cierre establecida que es anualmente.
Recomendación Jefe de departamento Comercialización y Administración Financiera
Continuar cumpliendo con los procedimientos establecidos.
Elaborado por: Nyna Campuzano
Fuente: Investigación propia
131
HH 09 - 1/1
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA EMTTQ
HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO DEL ÁREA COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Verificación de los nombres de las cuentas.
Condición Se tomó una muestra al azar de 10 registros contables, de los cuáles se evidenció que el 100% de los nombres de las cuentas utilizadas están con sus nombres respectivos.
Criterio La EMTTQ tiene su plan de cuentas las mismas que son utilizadas por la contadora según la naturaleza de la transacción
Causa La responsable del departamento de Comercialización y Administración Financiera si utilizó las cuentas según lo estipulado en el Plan de Cuentas diseñado para la Empresa.
Efecto La Empresa está cumpliendo con sus obligaciones financieras como estable la ley.
Conclusión Mediante la aplicación del indicador de gestión, se puede evidenciar que el 100% de la muestra cumple con las normativas reglamentarias.
Recomendación Jefe de departamento Comercialización y Administración Financiera
Continuar cumpliendo con los procedimientos establecidos.
Elaborado por: Nyna Campuzano
Fuente: Investigación propia
132
HH 10 - 1/1
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA EMTTQ
HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO DEL ÁREA COMERCIALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Verificación de las conciliaciones bancarias
Condición Se tomó como muestra las 10 últimas conciliaciones bancarias y se evidencio que el 10% de las conciliaciones no se habían elaborado.
Criterio El procedimiento de la EMTTQ, es que cada fin de mes se debe realizar la conciliación bancaria.
Causa Cómo posible causa se puede mencionar que la jefe del departamento por múltiples razones fue postergando este trabajo.
Efecto Perjudica a la empresa ya que no se tiene una información real en el momento que se la requiera, y se incumpliendo con un procedimiento.
Conclusión Mediante la aplicación del indicador de gestión, se puede evidenciar que el 10% posee algún defecto, por lo que se concluye el incumplimiento de normativas reglamentarias de registro.
Recomendación Jefe de departamento Comercialización y Administración Financiera
Cumplir con los procedimientos establecidos en relación al tema.
Elaborado por: Nyna Campuzano
Fuente: Investigación propia
133
HH 11 - 1/1
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA EMTTQ
HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO ADMINISTRATIVO ÁREA GERENCIA GENERAL
Verificación de Objetivos Estratégicos
Condición Se tomó como muestra 3 objetivos estratégicos de la Empresa, de los cuáles se evidenció que el 100% están elaborados de acuerdo al direccionamiento de la empresa.
Criterio
El procedimiento administrativo de la empresa, establece claramente que se debe realizar la revisión de los objetivos estratégicos.
Causa La Gerencia General se ha preocupado de revisar los objetivos, con el propósito de encaminar a la empresa de mejor manera.
Efecto Los objetivos estratégicos elaborados de acuerdo a la misión de la empresa
Conclusión Mediante la aplicación del indicador de gestión, se puede evidenciar que el 100% están elaborados de acuerdo a la gestión de la empresa, por lo que se concluye que se está cumplimiento con la normativa reglamentaria.
Recomendación Gerente General
Revisión de cumplimiento de los objetivos estratégicos periódicamente.
Elaborado por: Nyna Campuzano
Fuente: Investigación propia
134
4.3 INFORME DE AUDITORÍA DE GESTIÓN
INFORME FINAL DE RESULTADOS
DE AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA A:
EMPRESA MUNICIPAL TERMINAL TERRESTRE
DE QUEVEDO
Marzo 2013
Quevedo Los Ríos Ecuador
135
INFORME FINAL DE AUDITORÍA
Capítulo I
1.1 OBJETIVO Y ALCANCE
Objetivo
Determinar si la "EMTTQ" está operando de manera eficiente y efectiva,
apegada a las normas legales y mejorar sus niveles productivos,
competitivos y de calidad de la empresa.
Alcance: La Auditoría de Gestión se aplicara al año 2012 y su proceso
tendrá una duración de un mes.
1.2 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Misión Su misión es brindar diariamente y de manera permanente a la
ciudadanía del cantón, la provincia y del país un servicio eficiente de terminal
terrestre.
Visión Ser la dependencia publica mejor administrada y organizada del país
con un sistema de transportación debidamente ordenado con personal
capacitado, infraestructura adecuada orientada a turistas nacionales y
extranjeros.
1.3 PROCEDIMIENTOS GENERALES
136
En la Auditoría de Gestión aplicada a los departamentos de
Comercialización y Administración Financiera y Gerencia General de la
EMTTQ se ejecutaron los siguientes puntos:
Planificación preliminar, que comprendió los siguientes puntos:
Entrevistas que permitieron conocer los aspectos importantes respecto de
los Procesos
Cuestionario de evaluación de Control Interno de la EMTTQ
Revisión de documentos, como ordenanza, manual de funciones, etc.
Planificación específica, donde se realizó los siguientes puntos:
Evaluación del Riesgo de los Procesos.
Indicadores de Gestión a aplicar
Criterios de evaluación
Ejecución del trabajo planificado.
1.4 HALLAZGOS
Verificación de Registros Contables
Condición
137
Se tomó una muestra al azar de 10 registros contables, de los cuáles se
evidenció que el 100% de los registros contables cuentan con el sustento en
los documentos fuentes.
Criterio
La EMTTQ, tiene establecido un proceso de registro contable sustentado
en los documentos que dan origen a la transacción
Causa
Se evidencia que la persona responsable del departamento está realizado
un trabajo minucioso y cuidadoso.
Efecto
Esto es beneficioso para la Empresa ya que da credibilidad, seriedad y buen
nombre a la Empresa.
Cumplimiento de firmas de beneficiario y responsable de elaboración
en los comprobantes contables
Condición
Se tomó una muestra al azar de 10 registros contables, de los cuáles se
evidenció que el 100% de los comprobantes contables cuentan con la firma
del beneficiario y de la persona responsable de su elaboración
Criterio
En la EMTTQ los comprobantes tienen 3 firmas; la del beneficiario; la del
responsable de la elaboración y la del Gerente que aprueba.
Causa
138
Se evidencia que la persona responsable del departamento está realizado
un trabajo minucioso y cuidadoso.
Efecto
Realizar su trabajo con responsabilidad evita que la empresa tenga
problemas futuros.
Detalle de registros en el libro diario y mayor
Condición
Se tomó una muestra al azar de 10 registros contables, de los cuáles se
evidenció que el 100% de los registros contables se encuentran
debidamente registrados en el libro diario y en el libro mayor.
Criterio
En el sistema contable de la EMTTQ, establece que una transacción se
registra en el libro diario y pasa luego al mayor general siguiendo el orden
cronológico.
Causa
Existe un trabajo minucioso por parte de la responsable del departamento de
comercialización y administración financiera.
Efecto
Realizar su trabajo con responsabilidad evita que la empresa tenga
problemas futuros.
Verificación de firma y sello de aprobación en los comprobantes
contables
Condición
139
Se tomó una muestra al azar de 10 registros contables, de los cuáles se
evidenció que el 20% de los registros contables no contó con la firma y sello
de aprobación del Gerente General.
Criterio
Está establecido que todo comprobante contable debe llevar la firma del
beneficiario, la firma de quien elabora el documento y la firma y sello del
Gerente General que aprueba.
Causa
Cómo posible causa se menciona que el Señor Gerente, no estuvo al
momento que realizo el comprobante y lo guardo; posteriormente se olvido
coger la firma por las múltiples funciones que tiene en su departamento.
Efecto
Esto puede perjudicar la labor de la funcionaria, ya que están quedando
documentos sin aprobación.
Verificación ajustes internos si son realizados por el Departamento de
Comercialización y Administración Financiera
Condición
Se tomó una muestra al azar de 10 ajustes internos, de los cuáles se
evidenció que el 100% de los ajustes contables son realizados por la
responsable del departamento de comercialización y administración
financiera
Criterio
El procedimiento contable de la EMTTQ, establece claramente que el
departamento de comercialización y administración financiera debe realizar
los ajustes al finalizar cada periodo.
Causa
140
Se evidencia que el responsable del departamento si realizo sus registros de
ajustes como corresponde.
Efecto
Esto beneficia a la Empresa ya que la finalizar un periodo contable los
Estados Financieros refleja la situación real de la Empresa.
Verificación si el archivo de documentos contables esta ordenado por
fecha y en secuencia numérica
Condición
Se tomó una muestra al azar de 10 registros contables, de los cuáles se
evidenció que el 30% de los registros contables no estaban archivados en
forma secuencial de acuerdo a lo establecido
Criterio
El procedimiento de la empresa es contar con un archivo ordenado por fecha
y secuencialmente según se vayan presentando los movimientos contables.
Causa
Se menciona como posible causa que por falta de la firma de aprobación
quedo separado del archivo y luego por múltiples funciones se descuido en
colocarlo en el lugar que corresponde.
Efecto
Perjudica a la Empresa al momento de la realización de una revisión de
documentación y de igual manera la labor de la funcionaria
Verificación de cumplimiento de elaboración Estados Financieros.
Condición
141
Se tomó como muestra los 3 estados financieros, últimos de los cuáles se
evidenció que el 100% de la muestra fue elaborado por la responsable del
departamento de comercialización y administración financiera como
corresponde.
Criterio
En el procedimiento de la EMTTQ, está establecido que al concluir un
periodo contable la contadora de la empresa debe elaborar los Estados
Financieros.
Causa
La responsable del departamento de Comercialización y Administración
Financiera si elaboro los estados financieros correspondiente a cada periodo
contable.
Efecto
La Empresa está cumpliendo con sus obligaciones financieras como estable
la ley.
Verificación de tiempo de cierre de Balances.
Condición
Se tomó la muestra de los 3 balances últimos, de los cuáles se evidenció
que el 100% de los estados financieros tienen la fecha de cierre anual.
Criterio
La Empresa tiene establecido el periodo contable el 1 de Enero al 31 de
Diciembre
Causa
Es un procedimiento establecido desde el inicio de las operaciones de la
empresa.
142
Efecto
Cumplir con la fecha de cierre establecida dentro de las políticas contables
de la Empresa.
Verificación de los nombres de las cuentas.
Condición
Se tomó una muestra al azar de 10 registros contables, de los cuáles se
evidenció que el 100% de los nombres de las cuentas utilizadas están con
sus nombres respectivos.
Criterio
La EMTTQ tiene su plan de cuentas las mismas que son utilizadas por la
contadora según la naturaleza de la transacción
Causa
La responsable del departamento de Comercialización y Administración
Financiera si utilizó las cuentas según lo estipulado en el Plan de Cuentas
diseñado para la Empresa.
Efecto
La Empresa está cumpliendo con sus obligaciones financieras como estable
la ley.
143
Verificación de las conciliaciones bancarias
Condición
Se tomó como muestra las 10 últimas conciliaciones bancarias y se
evidencio que el 10% de las conciliaciones no se habían elaborado.
Criterio
El procedimiento de la EMTTQ, es que cada fin de mes se debe realizar la
conciliación bancaria.
Causa
Cómo posible causa se puede mencionar que la jefe del departamento por
múltiples razones fue postergando este trabajo.
Efecto
Perjudica a la empresa ya que no se tiene una información real en el
momento que se la requiera y está incumpliendo con un procedimiento.
Verificación de Objetivos Estratégicos
Condición
Se tomó como muestra 3 objetivos estratégicos de la Empresa, de los cuáles
se evidenció que el 100% están elaborados de acuerdo al direccionamiento
de la empresa.
Criterio
El procedimiento administrativo de la empresa, establece claramente que se
debe realizar la revisión de los objetivos estratégicos.
Causa
La Gerencia General se ha preocupado de revisar los objetivos, con el
propósito de encaminar a la empresa de mejor manera.
144
Efecto
Los objetivos estratégicos elaborados de acuerdo a la misión de la empresa
1.5 INDICADORES DE GESTIÓN
A continuación se detalla los indicadores utilizados en la auditoría de
gestión a la EMTTQ.
Verificación de los registros contables.
Indicador de Gestión:
No. de Registros Completos____ 10
No. de Registros Verificados 10
Verificación de Muestras de Registros Contables 100%
Según la muestra tomada, el 100% de los registros analizados
cumplen con lo estipulado para el registro contable.
Verificación de firmas del beneficiario y del responsable de la
elaboración en los comprobantes contables
Indicador de Gestión:
No. de Comprobantes Completos____ 10
No. de Comprobantes Verificados 10
Verificación de Muestras de Comprobantes Contables 100%
145
Según la muestra tomada, el 100% de los comprobantes
analizados tienen sus firmas de responsabilidad en cada
documento.
Detalle de registros en el libro diario y mayor
Indicador de Gestión:
No. de Registros Correctos____ 10
No. de Registros Verificados 10
Verificación de Muestras de Registros Contables 100%
Según la muestra tomada, el 100% de los registros están
registrados debidamente en libro diario y en el mayor general.
Verificación de firma y sello de aprobación en los comprobantes
contables
Indicador de Gestión:
No. de Comprobantes Completos 08
No. de Comprobantes Verificados 10
Verificación de Muestras de Comprobantes Contables 100%
Según la muestra tomada, el 80% de los comprobantes están con
sus respectivas firmas y sello de la empresa.
Verificación de ajustes internos si son realizados por el Departamento
de Comercialización y Administración Financiera
146
Indicador de Gestión:
No. de Ajustes Correctos____ 10
No. de Ajustes Verificados 10
Verificación de Muestras de Ajustes Contables 100%
Según la muestra tomada, el 100% de los ajustes internos son
realizados por la responsable del departamento de
Comercialización y Administración financiera.
Verificación si el archivo de documentos contables esta ordenado por
fecha y en secuencia numérica
Indicador de Gestión:
No. de Registros Completos____ 07
No. de Registros Verificados 10
Verificación de Muestras de Registros Contables 100%
Según la muestra tomada, el 70% de los registros constan en los
archivos y un 30% estaban faltando ya que por las múltiples
ocupaciones de la responsable del departamento aún no se
encuentran archivados en el respectivo folders.
Verificación de cumplimiento de elaboración Estados Financieros.
Indicador de Gestión:
No. de Estados Correctos____ 03
No. de Estados Verificados 03
147
Verificación de Muestras de los Estados Financieros 100%
Según la muestra tomada, el 100% de los Estados Financieros
analizados se encuentran bien elaborados.
Verificación de tiempo de cierre de Balances.
Indicador de Gestión:
No. de balances Correctos____ 03
No. de balances Verificados '03
Verificación de Muestras de Balances Contables 100%
Según la muestra tomada, el 100% de los balances tuvieron un
periodo de cierre anual.
Verificación de los nombres de las cuentas.
Indicador de Gestión:
No. de Registros Incorrectos____ 10
No. de Registros Verificados 10
Según la muestra tomada, el 100% de los comprobantes
revisados se encuentran registrados y con el nombre respectivo.
Verificación de las conciliaciones bancarias
148
Indicador de Gestión:
No. de Conciliación Completa____ 03
No. de Conciliación Incompleta 03
Según la muestra tomada, el 100% de las conciliaciones
revisadas el 90% estuvieron realizadas, el 10%
Verificación de Objetivos Estratégicos
Indicador de Gestión:
No. de Objetivos Correctos____ 03
No. de Objetivos Verificados '03
Verificación de Muestras de Objetivos Estratégicos 100%
Según la muestra tomada, el 100% de los objetivos estuvieron
bien elaborados de acuerdo al direccionamiento de la empresa.
2. Capítulo II
2.1 Conclusiones
Verificación de Registros Contables
Con la aplicación del indicador de gestión, se puede evidenciar que el 100%
de la muestra está bien ejecutada por lo que se concluye que se cumple con
normas contables.
149
Cumplimiento de firmas de beneficiario y responsable de elaboración
en los comprobantes contables
Con la aplicación de este indicador de gestión, se puede evidenciar que el
100% de la muestra cumple el requerimiento de firma del beneficiario y
elaboración del comprobante.
Detalle de registros en el libro diario y mayor
Mediante la aplicación de este indicador de gestión, se puede evidenciar que
el 100% de la muestra paso el examen ya que todos los registros
examinados estuvieron asentados en el diario general y en el mayor.
Verificación de firma y sello de aprobación en los comprobantes
contables
Mediante la aplicación del indicador de gestión, se puede evidenciar que el
20% de la muestra posee algún defecto, por lo que se concluye que está
incumpliendo con un proceso establecido.
Verificación de ajustes internos si son realizados por el Departamento
de Comercialización y Administración Financiera
Mediante la aplicación de este indicador de gestión, se puede evidenciar
que el 100% de la muestra estuvo registrada correctamente, por lo que se
está cumpliendo con este proceso contable.
Verificación si el archivo de documentos contables esta ordenado por
fecha y en secuencia numérica
Mediante la aplicación de este indicador de gestión, se puede evidenciar que
el 30% de la muestra no estuvo en el archivo destinado para el efecto.
150
Verificación de cumplimiento de elaboración Estados Financieros.
Mediante la aplicación del indicador de gestión, se puede evidenciar que el
100% de la muestra cumple con lo establecido.
Verificación de tiempo de cierre de Balances.
Mediante la aplicación del indicador de gestión, se puede evidenciar que el
100% de la muestra cumple con la fecha de cierre establecida que es
anualmente.
Verificación de los nombres de las cuentas.
. Mediante la aplicación del indicador de gestión, se puede evidenciar que el
100% de la muestra cumple con las normativas reglamentarias.
Verificación de las conciliaciones bancarias
Mediante la aplicación del indicador de gestión, se puede evidenciar que el
10% posee algún defecto, por lo que se concluye el incumplimiento de
normativas reglamentarias de registro.
Verificación de Objetivos Estratégicos
Mediante la aplicación del indicador de gestión, se puede evidenciar que el
100% están elaborados de acuerdo a la gestión de la empresa, por lo que se
concluye que se está cumplimiento con la normativa reglamentaria.
2.2 Recomendaciones
151
Verificación de Registros Contables
Jefe de Comercialización y Administración Financiera
Verificar que estén completos los documentos fuentes para poder seguir el
proceso como se evidencio en la muestra.
Cumplimiento de firmas de beneficiario y responsable de elaboración
en los comprobantes contables
Jefe de Comercialización y Administración Financiera
Antes de archivar un comprobante verificar que tenga las firmas
correspondientes.
Detalle de registros en el libro diario y mayor
Jefe de Comercialización y Administración Financiera
Seguir realizando su trabajo con responsabilidad como se evidencio en este
indicador.
Verificación de firma y sello de aprobación en los comprobantes
contables
Jefe de Comercialización y Administración Financiera
No archivar un documento sin antes verificar que este con sus respectivas
firmas.
Verificación ajustes internos si son realizados por el Departamento de
Comercialización y Administración Financiera
Jefe de Comercialización y Administración Financiera
152
Seguir con el proceso de ajustar las cuentas al finalizar el periodo contable.
Verificación si el archivo de documentos contables esta ordenado por
fecha y en secuencia numérica
Jefe de Comercialización y Administración Financiera
No descuidar el archivo de documentación.
Verificación de cumplimiento de elaboración Estados Financieros.
Jefe de Comercialización y Administración Financiera
Seguir con el proceso de elaboración de Estados Financieros como se lo ha
venido realizando.
Verificación de tiempo de cierre de Balances.
Jefe de Comercialización y Administración Financiera
Continuar cumpliendo con los procedimientos establecidos.
Verificación de los nombres de las cuentas.
Jefe de Comercialización y Administración Financiera
Continuar cumpliendo con los procedimientos establecidos.
Verificación de las conciliaciones bancarias
153
Jefe de Comercialización y Administración Financiera
Cumplir con los procedimientos establecidos en relación al tema.
Verificación de Objetivos Estratégicos
Gerente General
Revisión de cumplimiento de los objetivos estratégicos periódicamente.
ABREVIATURAS
DP Documentos Preliminares
DE Documentos de Ejecución
PT Papeles de Trabajo
CN Cédulas Narrativas
HH Hoja de Hallazgo
GG Gerencia General
CAF Comercialización y Administración Financiera
154
CAPÍTULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 CONCLUSIONES
Para concluir con este trabajo investigativo debo indicar lo siguiente:
Se aplico la Auditoría de Gestión en la EMTTQ a los departamentos
Gerencia General y al Departamento de Comercialización y Administración
Financiera, con el objeto de medir la eficacia y eficiencia de los procesos que
desarrollan estos departamentos.
En la Auditoría se pudo detectar que EMTTQ, tiene definida su misión,
visión, objetivos. Que los funcionarios han logrado cumplir los objetivos de
manera empírica ya que cuando se les consulto del tema decían
desconocerlos.
Se logro establecer el riesgo de auditoría en el departamento de
Comercialización y Administración Financiera el 94% y en la Gerencia
General del 70%.
Se evidencio que el Departamento de Comercialización y Administración
Financiera a pesar de estar a cargo de una sola funcionaria ha logrado
alcanzar un buen rendimiento de acuerdo a la evidencia de las pruebas
aplicadas.
Esta investigación nació por iniciativa de la investigadora quien solicito a la
EMTTQ, la oportunidad de aportar con este trabajo investigativo, que podría
155
ayudar al crecimiento de la empresa, iniciativa que fue acogida por los
funcionarios de los departamentos auditados quienes me brindaron la
facilidad para realizar mi trabajo.
5.2 RECOMENDACIONES
Revisar y acoger las recomendaciones que se encuentran en el informe de
auditoría de gestión realizada, para de esta manera el evitarse problemas
futuros.
Con la finalidad de lograr mejores rendimientos eficientes y eficaces la alta
gerencia debe socializar y empoderar a los funcionarios sobre la misión,
visión y objetivos de la empresa.
La alta gerencia con su equipo de trabajo debe elaborar el plan de
contingencia de la empresa que actualmente no lo tiene y además definir las
políticas de empresa.
Establecer indicadores de gestión que le permita medir los resultados y
evaluar su gestión empresarial en términos de eficiencia y eficacia de los
procesos establecidos en la Empresa.
156
BIBLIOGRAFÍA
“AUDITORÍA Un Enfoque Integral” WHITTINGTON, O Ray & PANY,
Kurt. Editorial McGraw – Hill Interamericana Editores, S.A. Santafé de
Bogotá, Colombia 2000.
FRANKLIN, Enrique B. Auditoría Administrativa, Editorial McGraw Hill,
México 2000.
Enrique B. Franklin "Organización de Empresas" y Elio Rafael de
Zuani (en su libro "Introducción a la Administración de
Organizaciones")
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Registro Oficial
No. 595 del 12 de junio del 2002.
Manual de Auditoría de Gestión, Contraloría General del Estado
Republica del Ecuador
HERRAMIENTAS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN UTA Auditoría IV
Dra. María Belén Fiallos Celi 21-nov-09
AUDITORÍA DE GESTIÓN PARA EL ÁREA FINANCIERA DE LA
EMPRESA Autor: Lic. Yanela Gallart Molina sábado, 16 de agosto de
2008
157
Gestión y control Lcda. Sindy Mora Solano (boletín-4) Año XIII (I),
junio, 2008.
Normas, evidencia y programa de auditoría –Juan Carlos Mira
Navarro versión 2.0,22/05/2006
MALDONADO, Milton, “Auditoría de Gestión”, Tercera Edición, Quito 2006, p.62
Evaluación del Riesgo y Control interno”, Normas Internacionales de
Auditoría, p.45
Sonmer Garrido Díaz. Publicación 16/08/2008
Manual de Auditora Gubernamental
www.crecenegocios,com//
http://www.monografias.com/administracionyfinanzas/contabilidad.
158