DIMENSIONAMENTO DE PESSOAL TÉCNICO-ADMINISTRATIVO

UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁReitor: Prof. Dr. Carlos Augusto Moreira Junior

A administração pública está sendo forçada a A administração pública está sendo forçada a

redefinir seus papéis e responsabilidades. Para redefinir seus papéis e responsabilidades. Para

tanto, a PROGEPE entende ser de fundamental tanto, a PROGEPE entende ser de fundamental

importância da consolidação do programa de importância da consolidação do programa de

Dimensionamento de Pessoal Técnico-Dimensionamento de Pessoal Técnico-

Administrativo da UFPRAdministrativo da UFPR

A administração pública está sendo A administração pública está sendo

forçada a redefinir seus papéis e forçada a redefinir seus papéis e

responsabilidades. Para tanto, a responsabilidades. Para tanto, a

PROGEPE entende ser de fundamental PROGEPE entende ser de fundamental

importância da consolidação do importância da consolidação do

programa de Dimensionamento de programa de Dimensionamento de

Pessoal Técnico-Administrativo da UFPRPessoal Técnico-Administrativo da UFPR

Gestão Pública AtualGestão Pública Atual

Necessita rever e minimizar seus procedimentos burocráticos

Dimensionar racionalmente suas equipes de trabalho

Gerenciar a relação custo benefício

Avaliar seus resultados e sobretudo desenvolver o seu recurso principal: as pessoas

O objetivo geral do Projeto de O objetivo geral do Projeto de

Dimensionamento de Pessoal Técnico-Dimensionamento de Pessoal Técnico-

Administrativo é possibilitar a avaliação mais Administrativo é possibilitar a avaliação mais

consciente dos aspectos qualiquantitativos do consciente dos aspectos qualiquantitativos do

sistema organizacional, bem como a otimização sistema organizacional, bem como a otimização

dos Recursos Humanos, obtendo maior dos Recursos Humanos, obtendo maior

desempenhodesempenho

HISTÓRICOHISTÓRICO

O dimensionamento de Recursos O dimensionamento de Recursos

Humanos nas IFES tornou-se uma Humanos nas IFES tornou-se uma

questão estratégica devido à política questão estratégica devido à política

adotada pelo Governo Federal a partir adotada pelo Governo Federal a partir

do ano de 1995, quando ficou do ano de 1995, quando ficou

estabelecido :estabelecido :

Não reposição imediata das vagas abertas por

aposentadorias e exonerações

Extinção de cargos de apoio, como motoristas,

copeiros, pedreiros, etc.

Ampliação da contratação e terceirização de

atividades de apoio, ligadas a manutenção geral

e vigilância

Redução salarial, incentivando cada vez mais a

desocupação de vagas e desestimulando a

entrada de novos servidores no serviço público

HISTÓRICOHISTÓRICO

A Comissão de Dimensionamento de A Comissão de Dimensionamento de

Pessoal Técnico-Administrativo realizou Pessoal Técnico-Administrativo realizou

seus trabalhos no período de outubro seus trabalhos no período de outubro

1999 a maio 2002 atingindo toda a parte 1999 a maio 2002 atingindo toda a parte

setorial acadêmica.setorial acadêmica.

HISTÓRICOHISTÓRICO

No período de 2004 a 2006 foi realizado No período de 2004 a 2006 foi realizado

os trabalhos na unidades administrativas os trabalhos na unidades administrativas

da Administração Geral, Pró-Reitorias e da Administração Geral, Pró-Reitorias e

Sistema de BibliotecasSistema de Bibliotecas

METODOLOGIAMETODOLOGIA

AA metodologia desenvolvida une métodos metodologia desenvolvida une métodos

quantitativos e qualitativos para quantitativos e qualitativos para

dimensionar a força de trabalho de uma dimensionar a força de trabalho de uma

instituição capaz de atender às demandas instituição capaz de atender às demandas

atuais e futurasatuais e futuras

A metodologia desdobrou-se em A metodologia desdobrou-se em seguintes fases:seguintes fases:

Pesquisa de campo Levantamento de dados Estabelecimento de parâmetros Cálculo do índice variável Cálculo do quadro ideal Revisão dos cálculos Análise e avaliação de resultados Relatório final

Pesquisa de CampoPesquisa de Campo

Elaboração do Perfil Qualiquantitativo, a partir de:

entrevista;

preenchimento de instrumentais qualiquantitativos;

observação direta e indireta.

Perfil QualiquantitativoPerfil Qualiquantitativo Identificação do servidor Situação funcional Lotações anteriores Formação acadêmica do servidor Formação acadêmica do cônjuge Qualificação profissional Participação em atividades especiais Avaliação de desempenho em estágio probatório

Perfil QualiquantitativoPerfil Qualiquantitativo Adicionais de insalubridade, periculosidade e RX

Jornada de trabalho

Análise pessoal da organização

Situação sócio-ocupacional Atividades desenvolvidas pelo ocupante da função Levantamento de dados laboratoriais Observação direta e indireta

Levantamento de DadosLevantamento de Dados

Para compor o cenário a ser dimensionado, são

pesquisados os seguintes dados:

numéricos (acadêmicos / administrativos);

organograma da instituição;

documentos oficiais da instituição.

ESTABELECIMENTO DE PARÂMETROSESTABELECIMENTO DE PARÂMETROS

A produção de um parâmetro pode ser

medida quantitativa e qualitativamente,

através de variáveis. Em termos gerais,

esta variável está ligada ao tipo da

unidade organizacional e às atividades

por ela desenvolvidas

CÁLCULO DO ÍNDICE VARIÁVELCÁLCULO DO ÍNDICE VARIÁVEL

É determinado a partir do comparativo

entre as unidades organizacionais que

desempenham o mesmo tipo de trabalho,

onde se pode observar com maior clareza

onde temos uma demanda de trabalho

mais acentuada e onde temos uma

demanda de trabalho mais equilibrada

CÁLCULO DO QUADRO IDEALCÁLCULO DO QUADRO IDEAL

É determinado a partir das variáveis

estabelecidas e a relação entre as médias e

medianas obtidas nos parâmetros gerados do

índice variável

REVISÃO DOS CÁLCULOSREVISÃO DOS CÁLCULOS

Feita pela equipe e por representantes das

unidades organizacionais, sobre a apresentação

de simulações dos resultados do

dimensionamento.

Os resultados após esta revisão estarão

validados

Análise e Avaliação de ResultadosAnálise e Avaliação de Resultados

É realizada a análise dos dados observados, por

meio da elaboração de quadros demonstrativos e

mapeamento das estruturas física / funcional,

obtendo-se os indicadores qualiquantitativos.

RELATÓRIO FINAL RELATÓRIO FINAL

É a apresentação dos resultados de todo o

trabalho, a ser aprovado pela administração da

instituição.

Exemplificação do Mapeamento da Exemplificação do Mapeamento da

Estrutura Física e Servidores Estrutura Física e Servidores

Técnico-AdministrativosTécnico-Administrativos

Atividades Acadêmico-Administrativas Atividades Acadêmico-Administrativas

Organização de trabalhos e atividades de pessoal

Elaboração, digitação e emissão de documentos

Solicitação, recebimento e arquivamento de documentos

Atendimento / orientação ao discente Orientação e encaminhamento de normas e

regulamentos da instituição

Organograma RealOrganograma RealDIREÇÃO DO SETOR

DEPTO

40h 40h

LABORATÓRIO 2

40h

LABORATÓRIO 5

LABORATÓRIO 4LABORATÓRIO 4

LABORATÓRIO 2

LABORATÓRIO 3 LABORATÓRIO 3

PÓS-GRADUAÇÃO 1

40h 12h

PÓS-GRADUAÇÃO 2

40h 12h

LABORATÓRIO 1

12h

LABORATÓRIO 1

40h

N° IDEAL DE SERVIDORES

CÁLCULO MEDIANA MÉDIA ATUAL

DEPARTAMENTOS 1 1 2

LABORATÓRIOS 3 4 4

TA – Nível Superior TA – Nível Intermediário TA – Nível Apoio Bolsa Trabalho Desvio Função Servidor Estudante Servidor em Licença Terceirizado Chefe

TA = Técnico-Administrativo

Análise Quantitativa dos DadosAnálise Quantitativa dos Dados

Após a análise do cenário apresentado e com base

no levantamento de dados oficiais disponíveis no

Sistema Administrativo de Recursos Humanos e

Controle Acadêmico da UFPR, estabeleceram-se

variáveis acadêmicas a serem trabalhadas.

As Unidades Acadêmicas Foram As Unidades Acadêmicas Foram Divididas em Quatro Blocos:Divididas em Quatro Blocos:

Variáveis para departamentos acadêmicos

Variáveis para coordenações acadêmicas

Variáveis para programas de pós-graduação

Variáveis para laboratórios acadêmicos

Variáveis para Departamentos AcadêmicosVariáveis para Departamentos Acadêmicos

Total de servidores docentes

Total de turmas ofertadas

Total de processos administrativos

Total de disciplinas ofertadas

Os parâmetros utilizados para análise dos Os parâmetros utilizados para análise dos dados dos quadros a seguir foram:dados dos quadros a seguir foram:

MÉDIA: Valor médio das taxas, que é a razãoentre a somatória das taxas de umavariável e o número total dedepartamentos.

MEDIANA: Valor da mediana das taxas, que é onúmero central de um determinadoconjunto de números, eliminando-seos valores extremos.

I.V. Índice da Variável das taxas, que é arazão entre os valores das taxas deuma variável e a menor taxa doconjunto.

Var ( X)

I.V. = Menor

Variável (X)

Critérios para Simulação do Número IdealCritérios para Simulação do Número Ideal

Variável (X) Valor Ideal =

Parâmetro mediana da variável

Para o cálculo das colunas denominadas Valor Ideal,

foram utilizadas as variáveis docente, turmas,

disciplinas e processos administrativos, inseridas nas

seguintes fórmulas:

Variável (X)Valor Ideal =

Parâmetro média da variável

O Número Ideal de Servidores Técnico-O Número Ideal de Servidores Técnico-Administrativos é calculado com a seguinte Administrativos é calculado com a seguinte

fórmula:fórmula:

Somatória dos valoresideais das variáveisNum.Ideal =Número de variáveis

DEPARTAMENTOS

A B C D VARIÁVEL(X)/MEDIANA VARIÁVEL(X)/MÉDIA

QUADRO

ATUAL

DOC TOT

DISCIPLINA

STURMAS

PROCESSOS

VALOR IDEALNúmero

Ideal

Número

Ideal Arred.

VALOR IDEALNúmer

o Ideal

Número Ideal Arred.

DETÈCNIC

O- ADMINISTRATI

VOSA B C D A B C D

DEPTO 1 24 81 71 697 1,8 1,1 1,0 2,5 1,6 2 1,7 1,1 1,0 2,2 1,5 1 1

DEPTO 2 14 53 78 344 1,1 0,7 1,1 1,2 1,0 1 1,0 0,8 1,1 1,1 1,0 1 3

DEPTO 3 15 105 79 262 1,1 1,4 1,1 0,9 1,1 1 1,0 1,5 1,1 0,8 1,1 1 1

DEPTO 4 23 144 134 619 1,7 1,9 1,9 2,2 1,9 2 1,6 2,0 1,9 1,9 1,9 2 2

DEPTO 5 20 105 137 494 1,5 1,4 2,0 1,7 1,6 2 1,4 1,5 1,9 1,5 1,6 2 2

DEPTO 6 21 95 114 303 1,6 1,2 1,6 1,1 1,4 1 1,5 1,3 1,6 0,9 1,3 1 1

TOTAL                 8,7 9         8,4 8  

MEDIANA 13,3 76,5 69,8 282,5

QUADRO DE TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS: 10MÉDIA 14,4 70,5 70,9 322,2

Comparativo

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

4

4,5

DEPTO1

DEPTO2

DEPTO3

DEPTO4

DEPTO5

DEPTO6

DEPTO7

DEPTO8

DEPTO9

DEPTO10

DEPTO11

DEPTO12

DEPTO13

Departamentos

Serv

idor

es Quadro Atual

NumIdeal (Mediana)

NumIdeal(Média)

COMPOSIÇÃO ETÁRIA E AMBIENTE COMPOSIÇÃO ETÁRIA E AMBIENTE ORGANIZACIONALORGANIZACIONAL

O programa de Dimensionamento de Pessoal

permite estabelecer uma matriz que possa dar conta

da diversidade de unidades que compõem a UFPR, a

especificidade dos setores e dos ambientes

organizacionais

COMPOSIÇÃO ETÁRIA COMPOSIÇÃO ETÁRIA PRÓ-REITORIAS - FAIXA ETÁRIA - 2007

26

83

228

133

29

0

50

100

150

200

250

Nº

TA'S

20 a 30

31 a 40

41 a 50

51 a 60

61 a 70

COMPOSIÇÃO ETÁRIA COMPOSIÇÃO ETÁRIA

SETORES ACADÊMICOS - FAIXA ETÁRIA - 2007

28

130

303

128

29

0

50

100

150

200

250

300

350

N° T

A'S

20 A 3031 A 4041 A 5051 A 6061 A 70

AMBIENTE ORGANIZACIONALAMBIENTE ORGANIZACIONALPRÓ-REITORIAS - AMBIENTE ORGANIZACIONAL - 2007

222

1

40

2

85

16 23

96

014

0

50

100

150

200

250

Nº T

A'S

Adm inis trativo

Agropecuário

Artes , Com unicação eDifusão

Ciências Biológicas

Ciências da Saúde

Ciências Hum anas ,Jurídicas e Econôm icasInform ação

Infra-es trutura

Marítim o, Fluvial ou Lacus tre

Ciências Exatas e daNatureza ou Tecnológica

AMBIENTE ORGANIZACIONALAMBIENTE ORGANIZACIONAL

SETORES ACADÊMICOS- AMBIENTE ORGANIZACIONAL - 2007328

24 18

48

97

1022

10 2

59

0

50

100

150

200

250

300

350

N° TA

'S

Administrativo

Agropecuário

Artes, Comunicação e Difusão

Ciências Biológicas

Ciências da Saúde

Ciências Humanas, Jurídicas e Econômicas

Informação

Infra-estrutura

Marítimo, Fluvial ou Lacustre

Ciências Exatas e da Natureza ouTecnológica

1 - Instituir o revezamento de atividades nas

equipes de trabalho visando:

Exemplificação de PropostasExemplificação de Propostas

A racionalização do trabalho

A qualificação ampla do quadro de pessoal

A realização continuada das rotinas das unidades

organizacionais

2 - Institucionalização de Centros Administrativos

Laboratoriais vinculados aos Setores, para o

gerenciamento de carga horária, otimização de

espaço físico, equipamentos e recursos humanos.

3 - Considerando-se o levantamento de dados do

Dimensionamento de Recursos Humanos propõe-se:

Formalização dos organogramas reais das

unidades

Implementação nos sistemas computacionais

das unidades não cadastradas, facilitando a

localização e controle

Padronização de sinalização visual das unidades

4 - Capacitação continuada dos servidores técnico-

administrativos para o gerenciamento das unidades

de ensino bem como dos docentes, para o

gerenciamento das áreas pedagógicas.

5 - Identificação no Banco de Talentos da UFPR, de

servidores técnico-administrativos com perfil para

atuação nas diversas funções necessárias para a

gestão da instituição.

6 - Proposição de novos modelos de estrutura organizacional.

SECRETARIA ADMINISTRATIVA

Laboratórios

UNIDADE ACADÊMICA(A)

Laboratórios

UNIDADE ACADÊMICA(B)

COORDENAÇÃO DE PÓS GRADUAÇÃO

DIREÇÃO DO SETOR

6.1- Simulação da estrutura 1– Unificação das coordenações e departamentos acadêmicos por curso de graduação:

6.2- Simulação da estrutura 2– Unificação das coordenações em uma unidade administrativa de atendimento ao discente e os departamentos separados por curso de graduação:

(Diretor)Setor

Secretaria

(Chefe)Departamento ...

(Gestor Público)Unidade Administrativa eAtendimento ao Discente

(Chefe)Departamento A

(Chefe)Departamento C

(Chefe)Departamento B

6.3- Simulação da estrutura 3- Unificação dos

cursos de áreas afins em único espaço

físico:

Secretaria Administrativa

Coordenação daGraduação

Coordenação da Pós Graduação

DIREÇÃO DO SETOR

O RESULTADO DESTE PROGRAMA DEVERÁ O RESULTADO DESTE PROGRAMA DEVERÁ EXPRESSAR-SE, ENTRE OUTRAS, NAS EXPRESSAR-SE, ENTRE OUTRAS, NAS

SEGUINTES AÇÕES:SEGUINTES AÇÕES:

 Abertura de concurso público para reposição e

ampliação de pessoal buscando concretizar o

quadro ideal e o fim da terceirização e outras

formas de vínculo;

Redefinição de estrutura e competências de

órgãos;

Democratização das relações de trabalho;

Definição do papel e responsabilidades das

direções e chefias

Redistribuição de atividades e tarefas entre os

servidores

Melhoria das condições de trabalho

Racionalização dos processos de trabalho e

inovações tecnológicas cabíveis

Remoção interna dos servidores

Comissão responsável pelo desenvolvimento do projeto:

♦ Cirlene de Oliveira Pombo Schultz

♦ Elinéia do Rocio Pugsley Frohlich

♦ Helenice Maria Cardoso

♦ Lânia Virgínia Busnello Vaz

♦ Lauro Zacchi

♦ Sandra Regina Chiocca

♦ Antonio Rodrigues de Barros

“Pessoas são como estrelas, cabe a nós descobrir o brilho de cada uma delas”

“Dimensionar não é apenas contar pessoas, mas conhecer o íntimo de cada uma”

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