novamedica.comnovamedica.com/files/tenders/rfp_it_open_tender-17.0… · web viewosal in relation...

ДОКУМЕНТАЦИЯна проведение открытого Запроса предложений

по выбору компаний-поставщиков ИТ оборудования и программного обеспечения для

нужд ОOО «НоваМедика»

1. Общие сведения о Запросе предложений1.1. Заказчик — ОOО «НоваМедика» (Российская Федерация, Москва, 107113, ул. Сокольнический Вал, д.38, пом. VII), далее по тексту - Общество. Вид запроса предложений – открытый Спецификация оборудования и программного обеспечения, а также все формы заявок будут выложены на сайте ОБЩЕСТВА, для доступа к ним всех желающих принять участие

После получения запросов предложений будет проводиться оценка и сопоставление заявок участников Запроса предложений по критериям документации, после чего будет произведен выбор компании поставщика.

Дата объявления Запроса предложений – 16.09.2013 г. Дата окончания подачи предложений (заявок) – 27.09.2013 года до 16 часов 00 минут Дата вскрытия конвертов с ценовыми предложениями - 30.09.2013.1.2. Контактное лицо со стороны Общества – Волконский Алексей Анатольевич, e-mail [email protected] , тел. + 7 916 039 01 24

2. Требования к предмету Запроса предложений2.1. Предметом Запроса предложений является выбор компании-поставщика ИТ оборудования и программного обеспечения для ОOО «НоваМедика».3. Требования к форме договора (далее – Договор)3.1. Требования к условиям исполнения Договора: Договор должен быть составлен на русском языке. В договоре должны быть закреплена за ООО «НоваМедика» стоимость поставки оборудования и ПО на срок не менее 1 года.4. Требования к участникам Запроса предложений

4.1. К участию в Запросе предложений приглашаются юридические лица (далее – Участники), которые должны соответствовать требованиям, предъявляемым в соответствии с законодательством Российской Федерации к лицам, осуществляющим выполнение работ/оказание услуг, являющихся предметом закупки, в том числе:

DOCUMENTATIONof open IT equipment and software provider Request of Proposal for LLC NovaMedica

1. General information about the Request for Proposal (RFP)1.1. Customer: NovaMedica LLC (office VII, 38, Sokolnicheskiy Val, Moscow 107113, Russian Federation), hereinafter referred to as “the Company” Type of Request of Proposal: open

Specification of equipment and software, as well as all application forms will be posted on the Company's website for access by everyone to participate.

After receiving requests of proposals of the RFP assessment and comparison of Proposals according to the documentation criteria will take place, after which we selection will be made .

Request of Proposal announcement date: 16/09/2013 The deadline for submitting proposals is September 27, 2013 at 4:00 p.m. Date of Commercial Bids opening : 30/09/2013.1.2. Contact person on behalf of NovaMedica: Volkonskiy Alex, e-mail: [email protected], phone: + 7 916 039 01 24.

2. Requirements to the subject of the Request of Proposal2.1. The subject of the Request of Proposal is to select a provider company of IT equipment and software for LLC NovaMedica.3. Contract (hereinafter “the Contract”) requirements

3.2. 3.1. Contract requirements are the following:The Contract shall be drawn up on Russian language.The price to equipment and software should be fixed for minimum 1 year in this contract.

4. Requirements to the Request of Proposal4.1. Legal entities (hereinafter referred to as Participants) are invited to participate in the Request of Proposal, provided that they comply with the requirements made in accordance with the legislation of the Russian Federation to persons performing works/providing services which are the scope of procurement, namely:

- Have experience in providing services for the sale of IT equipment;- provide a detailed cost outline;

1

29, 1-st Brestskaya Street,Moscow, 125047, Russiabusiness-center “Capital Tower”phone: + 7 495 545 39 12

mailto:[email protected]

- иметь опыт предоставления услуг по продаже ИТ оборудования;- предоставление детальной схемы оплаты услуг;- выделение персональных менеджеров;5. Требования к заявке Запроса предложений

5.1. Требования к содержанию и оформлению заявки Участника, а также к сроку ее действия приведены в Приложениях №№ 1,2.

6. Порядок подачи Заявок (предложений)6.1. Участник может подать только одну заявку в отношении предмета Запроса предложений в письменной форме. Предложения и заявка предоставляются в запечатанных конвертах в Секретариат ОOО «НоваМедика».6.2. На конверте указывается:Адрес приема заявок ООО «НоваМедика»: РФ, г. Москва, ул. 1-ая Брестская, д. 29наименование участника Запроса предложений «На Запрос предложений по выбору компании-поставщика ИТ оборудования и программного для нужд ООО «НоваМедика»

6.3. 6.3. Материалы, направленные в конвертах, оформленных ненадлежащим образом, или полученные после установленного времени, не вскрываются, не рассматриваются.

7. Отзыв (замена) Заявки7.1. Заявка может быть отозвана (заменена) Участником Запроса предложений письменным запросом в адрес Тендерного Комитета Общества, при этом запрос должен быть доставлен не позднее установленной даты окончания подачи заявок. На конверте указывается «Изменения предложения «По выбору компании-поставщика ИТ оборудования для нужд ООО «НоваМедика».

8. Запрос на разъяснение документации8.1. Все вопросы должны направляться в

письменном виде на адрес [email protected] не позднее, чем за 2 (Два) рабочих дня до даты окончания подачи предложений.

8.2. Ответы на заданные вопросы будут предоставлены в течение 2 рабочих дней с момента их получения.

8.3. Общество оставляет за собой право не отвечать на отдельные вопросы.

9. Внесение изменений в документацию9.1. 9.1. Общество вправе внести изменения в настоящую

документацию до истечения срока приема предложений, при необходимости с обязательным продлением срока приема предложений.

9.2. 9.2. Информация о внесении изменений, в т.ч. продлении срока подачи предложений, рассылается Участникам по e-

- provide account managers/assign individual managers;

5. Requirements to the Request for proposals5.2. Requirements to the contents and format of Request for

Proposals as well as its term of validity are specified in Annexes No 1, 2.

6. Proposals submission procedure6.1. Participnats are entitled to submit only one written Proposal in relation to the subject of the Request for Proposals. Proposals are submitted in sealed envelopes at the address of the secretariat of LLC NovaMedica.

6.4. 6.2. The inscription on the envelope must contain:6.5. Address of Proposals submission: LLC NovaMedica, 29 1st

Brestskaya street, Moscow, RussiaName of the Request for Proposals;Subject of the “IT equipment and software provider Request for Proposals for LLC NovaMedica.

6.6. 6.3. Any materials contained in envelopes which are improperly sealed/marked or received after the set deadline, will not be opened or examined.

7. Withdrawal (replacement) of a Proposal7.1. Participants may withdraw (replace) their Proposals by addressing a written request to the Company’s Tender Committee, which must be delivered before the set proposal submission deadline. The inscription on the envelope must contain: Modification of Proposal for “IT equipment provider Request for Proposals for LLC NovaMedica.

8. Request for Documentation explanation8.4. 8.1. Any questions shall be sent in written to the e-mail

address [email protected] no later than 2 (two) business days before the proposals submission deadline.8.2. Answers to the questions sent will be provided within 2 business days after receipt.

8.5. 8.3. The company reserves the right not to answer questions on its own discretion.

9. Modification of Request for Proposal Documentation

9.3. 9.1. The Company can modify this Request for Proposal Documentation before the Tender Proposals submission deadline, with obligatory extension of the Proposals submission deadline if necessary.

9.4. 9.2. Participants should be informed by e-mail on such

2


mailto:[email protected]

mail.

10. Прочие положения10.1. Проведение данного Запроса предложений не является конкурсом и не должно расцениваться в качестве объявления о проведении торгов или приглашения принять участие в торгах, а также не должно рассматриваться как оферта или приглашение делать оферты. Соответственно статьи 437, 447-449, 1057-1065 Гражданского кодекса Российской Федерации к проводимому отбору не применяются. Таким образом, данная процедура запроса предложений не накладывает на Организатора соответствующего объема гражданско-правовых обязательств.10.2. Тендерный комитет Общества может запросить у Участников разъяснения или дополнения их Предложений. Предоставленные Участником разъяснения и дополнения не должны изменять суть Предложения.10.3. Общество оставляет за собой право проводить с победителями Запроса предложений дополнительные переговоры по оптимизации стоимости продукции, являющейся предметом Запроса предложений.10.4. Общество обеспечивает конфиденциальность полученных от Участников сведений, в том числе содержащихся в Предложениях. Предоставление этой информации другим Участникам Запроса предложений или третьим лицам возможно только в случаях, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации и настоящей документацией. 10.5. Общество оставляет за собой право по собственному усмотрению отклонить любое или все представленные предложения. При этом Общество оставляет за собой право не объяснять участникам Запроса предложений причины отклонения их предложений.10.6. Общество не осуществляет возмещение участникам затрат, связанных с участием в Запросе предложений.

11. Критерии оценки участников11.1. 11.1. Тендерный комитет оценивает, сопоставляет

Предложения и проводит их предварительное ранжирование по степени предпочтительности для Общества, исходя из следующих критериев:

Стоимость услуг и условия договора; Условия оплаты; Сроки предоставления услуг;

11.2. 11.2. Победителями признаются Участники, которые представили лучшие предложения.

12. Подписание Договора12.1. С победителями Запроса предложений будут заключаться договоры сроком на один год с возможностью пролонгации на 1 год.

Приложения:Приложение № 1. Требования к оформлению и содержанию Заявки (Предложения)

modifications, including extension of the Proposals submission deadline.10. Other provisions10.1. This Request for Proposal is not a Tender and shall be considered neither as a call for bids or invitation to tender, nor as a request or invitation for proposals. Therefore, the articles 437, 447-449, 1057-1065 of the Russian Civil Law shall not be applied to this Request for Proposal.10.2. The Company’s Tender Committee can request from Participants any explanations or additions in relation to their Proposals. These explanations and additions provided by Participants should not change the essence of their Proposals.10.3. The Company reserves the right to carry additional negotiations with the Awardees about value optimization of the product under the Request for Proposal.10.4. The Company ensures confidentiality of the data transferred by Participants, including those contained in the Proposals. Such data cannot be disclosed to other Participants or third parties, unless required by the Russian laws or by this Documentation.10.5. The Company reserves the right to reject, on its own discretion, any or all submitted Proposal (-s). Moreover, the Company reserves the right not to explain the reason of such rejection to the rejected Participants.10.6. The Company will not reimburse to Participants any expenses related to their partaking in the Request for Proposal.

11. Proposal s’ evaluation criteria11.3. 11.1. The Tender Committee will evaluate and compare all

Proposals and pre-rank them by their priority for the Company, basing on the following criteria:

Price of services, terms and conditions of contract; Payment conditions; Time-frames of providing services;

11.4. 11.2. The Participants having submitted the best Proposals will be retained.

12. Contract signing12.1. The retained Participants will be awarded a one-year

contract with possible prolongation for another 1 year.

Annexes:Annex No 1. Requirements to the format and contents of Proposals

3


Приложение № 2. Анкета УчастникаПриложение № 3. Спецификация оборудования и ПО.Приложение № 1. Требования к оформлению и содержанию Заявки (Предложения)

Требования к оформлению и содержанию Заявки (Предложения)

Каждая группа документов должна быть прошита и пронумерована, на оборотной стороне последнего листа должно быть указано количество листов в данной группе документов, проставлена подпись руководителя (уполномоченного лица)1 и печать организации.

Заявка подается Участником в виде оформленных раздельно групп документов:Группа 1o Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ), выданная не ранее 4-х месяцев до даты подачи предложения, - заверенная нотариально либо органом, выдавшим соответствующий документ.

Группа 2 «Общие документы. Документы финансовой отчетности».o Анкета участника, составленная по форме (Приложение 2);o Справка, подписанная руководителем Участника, подтверждающая, что организация не находится в состоянии, ликвидации или банкротства, а также, подтверждающая, что на имущество организации не наложено ареста, и (или) ее экономическая деятельность, не приостановлена;o Справка должна быть заверена руководителем и главным бухгалтером организации и печатью участника.

Группа 3 «Документы о государственной регистрации. Учредительные документы».Для резидента:o Копии учредительных документов (Устав), включая все внесенные на момент подачи Конкурсной заявки изменения - заверенные нотариально либо органом, выдавшим

Annex No 2. Participant’s Application FormAnnex No 3. IT equipment and software specification.

Annex No 1. Requirements to the format and contents of Proposals

Format and contents of Proposals

Every dossier shall be stitched together and enumerated, and the reverse side of the last page should contain the number of pages in the dossier, bear the organization’s Director (or his attorney)2 signature and seal.

Participants shall submit their Proposals in several separate dossiers:Dossier 1o Extract from the Unified Register of Legal Entities (URLE), delivered within 4 months before the submission date, certified by a notary public or an authority having issued a corresponding document.

Dossier 2: General documents. Financial statements.o Participants’s form drawn upon the model of Form (Annex 2);o A certificate signed by the Participant’s Director, confirming that the organization is not being liquidated and has not become bankrupt, that the organization’s assets have not been seized and/or its activity has not been suspended;o This certificate shall be certified by the Director and Chief Accountant and shall bear the Participant’s seal.

Dossier 3: State registration documents. Constituent documents.For residents:o Copies of constituent documents (the Articles of Association), including all modifications as made on the date of Tender Proposal submission, certified by a notary public or

1При подписании (заверении) материалов для представления на Запрос предложений уполномоченным лицом следует приложить доверенность на соответствующие полномочия в группу 2 (Правоустанавливающие документы).

2While signing (certifying) documents to be provided for the Request for Proposal, the authorized persons shall provide a corresponding power of attorney within the Dossier 2 (Entitling documents).

4


соответствующий документ;o Копия решения уполномоченного органа об избрании руководителя организации и копия приказа о назначении его на должность - заверенная подписью руководителя (уполномоченного лица) и печатью организации;o Копия Свидетельства о государственной регистрации юридического лица (о внесении записи в ЕГРЮЛ) - заверенная подписью руководителя (уполномоченного лица) и печатью организации;Для нерезидента:Документы компаний-нерезидентов представляются в виде оригиналов или нотариально удостоверенных копий, легализованных или снабженных апостилем, с нотариально удостоверенным переводом на русский язык. При этом нотариальное заверение и текст документа скрепляются в один документ путем сшивания, на оборотной стороне последнего листа документа указывается количество листов и проставляется подпись и печать нотариуса.Документы должны быть датированы сроком не ранее 3 (трех) месяцев до даты подачи предложения.В целях подтверждения правоспособности и полномочий подписантов компании-нерезиденты представляют следующие правоустанавливающие документы:o Учредительные документы (Устав, Учредительный договор) зарегистрированные в соответствии с законодательством страны компании-нерезидента;o Свидетельство о регистрации юридического лица, в частности, Certificate of Incorporation;o Выписка из торгового реестра страны регистрации компании-нерезидента;o Сертификат о состоянии дел, иной документ подтверждающий, что юридическое лицо зарегистрировано в реестре юридических лиц, в частности, Certificate of Good standing;o Документы о зарегистрированном в Российской Федерации филиале/представительстве компании-нерезидента:- копия положения о филиале (представительстве);- копия Свидетельства об аккредитации и внесении в Государственный реестр филиалов (представительств) иностранных юридических лиц, аккредитованных на территории Российской Федерации;- копия Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе филиала (представительства);o Документы, подтверждающие полномочия директоров и иных лиц, имеющих право совершать сделки от имени Компании:- Сертификат, содержащий сведения о директорах и секретаре нерезидента;

an authority having issued a corresponding document;o A copy of the decision issued by a competent authority on the organization’s Director assignment and a copy of the order for his designation, bearing the organization’s Director (or his attorney) signature and seal;o A copy of the Certificate of State Registration (of inscription to URLE), bearing the organization’s Director (or his attorney) signature and seal;

For non-residents:Non-resident companies provide original documents or certified copies, legalized or apostilled with certified Russian translations. Notarization and text are stitched together, and the last page reverse side contains the number of pages and bears the notary’s signature and seal.Document must be dated within 3 (three) months before the submission date.

In order to certify the competence and authority of their signatories, non-resident companies shall provide the following entitling documents:o Constituent documents (Articles of Association, Memorandum of Association), filed according to the non-resident company’s country legislation;o Certificate of legal entity registration, such as a Certificate of Incorporation;o Extract from the non-resident company’s country Register of Companies;o Certificate of the company’s standing or any other document certifying that the company is filed in the register of legal entities, such as a Certificate of Good standing;o Documents concerning the non-resident company’s branch/representative office, registered in the Russian Federation:- copy of the branch (representative office) provision;- copy of the Certificate of accreditation and registration in the State Register of foreign legal entities’ branches (representative offices) accredited in Russia;- copy of the Certificate of the branch (representative office) registration by the tax authorities;o Documents certifying the authority of the company’s Directors or other persons authorized to deal on behalf of the Company:- Certificate containing information on the non-resident Directors and Secretary;- Protocols of the competent authorities’ meetings deciding on election (assignment) of Directors / other officers authorized to deal (or otherwise act) on behalf of the non-resident company,

5


- Протоколы заседаний уполномоченных органов об избрании (назначении) директоров / иных должностных лиц, имеющих право на совершение сделок (иных действий), и о предоставлении соответствующих полномочий;- Доверенность на лицо, имеющее право совершать сделки (иные действия) от имени нерезидента (при представлении доверенности – документы, подтверждающие полномочия лица, выдавшего доверенность);Общество оставляет за собой право дополнительно запросить иные документы, исходя из законодательства страны регистрации нерезидента и места осуществления его основной деятельности (места нахождения органа управления).

Группа 4 «Предложения об условиях исполнения договора. Квалификационные документы».o Заявка на участие в Запросе предложений;o Коммерческое предложение с указанием основных условий исполнения Договора, включая саму форму Договора (наименование услуг, цена предложения, условия оплаты и др.);Предложение должно сопровождаться описью документов.

Требования к сроку действия Заявки (предложения)

Заявка действительна в течение срока, указанного Участником в письме о подаче Заявки. В любом случае этот срок не должен быть менее, чем 60 календарных дней со дня, следующего за днем проведения процедуры вскрытия поступивших на конкурс конвертов с Конкурсными заявками.

Указание меньшего срока действия может служить основанием для отклонения Конкурсной заявки.

Требования к языку Заявки (предложения)

Все документы, входящие в Заявку, за исключением формы договора на оказание услуг и презентации, должны быть подготовлены на русском языке.

and on conferring of such authority;- Power of attorney under which such person is authorized to deal (or otherwise act) on behalf of the non-resident company (along with the documents certifying the authority of the principal of such power of attorney);The company reserves the right to request any other documents according to the legislation of the country of registration and main activity place of the non-resident company (location of the governing board).

Dossier 4 “Contract proposals. Qualification documents”.o Proposal form;o Commercial Offer with basic Contract terms and condition, including contract form itself (name of services, offer price, payment conditions, etc)An inventory of documents shall be provided as well.

Proposal validity termProposals shall be valid for the term indicated by the

Participants in their Proposal submission letter. This term in any way should not be less than 60 calendar days counting from the day after the opening procedure of the envelopes with Proposals.

Indication of a lesser validity term may result in rejection of such Proposal.

Proposal languageAll documents constituting the Proposal, excluding

the service contract form and the presentation, shall be made in Russian.

6


7


Приложение № 2. Анкета УчастникаAnnex No 2. Participant’s application form

Приложение №2 к письму о подаче Заявки (Предложения)от «____»_____________ г. №__________Annex 2 to the Tender submission letterdated «____»_____________ No.__________

Анкета Участника Запроса предложений/ Participant’s application form

№ п/п / Ser. No.

Наименование / Name Сведения об Участнике Запроса предложений

(заполняется Запроса предложений) / Data of the Participant (filled out by the

Participant)1. Организационно-правовая форма и фирменное

наименование Участника Запроса предложений / Organizational legal form and business name of the Participant

2. ИНН Участника Запроса предложений / Individual Taxpayer Number (INN) of the Participant

3. Юридический адрес / Registered address4. Почтовый адрес / Postal address5. Филиалы: перечислить наименования и почтовые адреса /

Branches: to specify names and postal addresses6. Банковские реквизиты (наименование и адрес банка, номер

расчетного счета Участника Запроса предложений в банке, телефоны банка, прочие банковские реквизиты) / Banking details (bank name and address, bank settlement account number of the Participant, bank telephones, other banking details)

7. Телефоны Участника Запроса предложений (с указанием кода города) / Telephones of the Participant (indicating area code)

8. Факс Участника Запроса предложений (с указанием кода города) / Fax of the Participant (indicating area code)

9. Адрес электронной почты Участника Запроса предложений / E-mail of the Participant

10. Фамилия, Имя и Отчество, дата рождения руководителя Участника Запроса предложений, имеющего право подписи согласно учредительным документам Участника Запроса предложений, с указанием должности и контактного телефона / Surname, Name and Patronymic, date of birth of the Head of Participant entitled to sign according to constituent documents of the Participant indicating position and contact phone

11. Фамилия, Имя и Отчество, дата рождения главного бухгалтера Участника Запроса предложений, с указанием контактного телефона / Surname, Name and Patronymic, date of birth of the chief accountant of the Participant indicating contact phone

8


№ п/п / Ser. No.

Наименование / Name Сведения об Участнике Запроса предложений

(заполняется Запроса предложений) / Data of the Participant (filled out by the

Participant)12. Фамилия, Имя и Отчество ответственного лица Участника

Запроса предложений с указанием должности и контактного телефона / Surname, Name and Patronymic of the responsible person of the Participant indicating position and contact phone

____________________________________(подпись, М.П./ signature, seal)

______________________________________________(фамилия, имя, отчество подписавшего, должность) / (subscriber’s surname, name, patronymic, position)

Инструкции по заполнению / Instruction on filling out Участник Запроса предложений приводит номер и дату письма о подаче Предложения, приложением к которому

является данная анкета. / The Participant should give a number and date of the Offer submission letter with an annex that is this form.

Участник Запроса предложений указывает свое фирменное наименование (в т.ч. организационно-правовую форму) и свой адрес. / The Participant should give its business name (including organizational legal form) and its address.

Участники конкурса должны заполнить приведенную выше таблицу по всем позициям. В случае отсутствия каких-либо данных указать слово «нет». / The Participant should fill out a table given above on all positions. In case of lack of any data to specify a word “No”.

В графе 8 «Банковские реквизиты…» указываются реквизиты, которые будут использованы при заключении Договора. / Details that will be used in concluding the Contract should be specified in the column 8 “Banking details”.

С уважением / Kind regards,

Алексей Волконский / Alex VolkonskiyРуководитель группы ИТ / Chief of IT group

9


Приложение №3 Спецификация оборудования и программного обеспечения.

Annex No3. Equipment specification

Приложение №3 к письму о подаче Заявки (Предложения) от «____»_____________ г. №__________

Annex 3 to the Tender submission letter dated «____»_____________ No.__________

Производитель серийный номер\модель цена за ед.Ноутбуки\Laptops

LENOVO

NZAJNRTNZAJMRT

33521P7N1BDXRT

Мониторы\Monitors

BENQVW2430HRL2240H

Наборы\ToolsLOGITECH 920-003169

Картриджи\Cartridges

HP

C505XCC530ACC531ACC532ACC533ACE400XCE400ACE401ACE402ACE403A

XEROX

106R01601106R01602106R01603106R01604

KYOCERA

TK-590YTK-590CTK-590KTK-590M

IP телефон\IP phoneCISCO CP-7931G

Программное обеспечение\Software

MicrosoftOffice Home and Business 2010Office Home and Business 2013

Adobe Acrobat pro XI10


Abby Finereader 11 CEAbby Finereader 11 PE

Просьба учитывать, что данный запрос проводиться в связи с расширением штата сотрудников компании на не менее чем 50 вакансий, соответственно, в течении года будет куплено порядка 50 единиц по каждой позиции по программному обеспечению и оборудованию, и из расчета на 100 рабочих мест расходных материалов (картриджей).

11
