Изменения в проекте changes in the project

Изменения в проекте

Changes in the projectJoint Technical Secretariat

Seminar for Beneficiaries

23-24 April 2013Pskov, Russia

Семинар для Бенефициаров Программы

23-24 апреля 2013г. Псков, Россия

Основные принципыMain principles

(Section 10 of Practical Guidelines)Changes can take place only when project

implementation has already started;

Changes should not question project objectives and results;

Changes may not be implemented retroactively;

Maximum amount of grant may not be increased;

Extension of project implementation period is limited to expiry of financial decision and end of the Programme on 31 December 2014;

Any change should be discussed in the partnership and communicated to all partners by the Beneficiary.

Exceptional nature of changes!

2

Изменения могут производиться только после старта проекта;

Изменения не должны ставить под вопрос цели и результаты проекта;

Изменения не могут производиться «задним числом»;

Нельзя превышать максимальную сумму гранта проекта;

Продление периода реализации проекта ограничено истечением срока финансового соглашения по программе (31 декабря 2014 г.);

Любое изменение в проекте обсуждается внутри партнерства, а Бенефициар доводит информацию об изменениях до каждого партнера.

Изменения в проекте – это исключение из правил!

Участники процесса – 1Involved parties

3

Actor /Участник

Role Роль

Beneficiary

Бенефициар

- Takes responsibility for changes and represents Project Partners;

- Drafts Notification/ Request for Addendum;

- Communicates with the Programme.

- Отвечает за изменения в проекте и представляет Партнеров Проекта;

- Готовит Уведомление/ Запрос на дополнение к контракту;

- Взаимодействует с Программой.

Joint Technical Secretariat

Объединенный Технический Секретариат

- Provides consultation to the project;

- Receives and reviews documents provided;

- Provides support to JMA;- Makes decision to

approve/disapprove minor changes.

- Консультация проекта;- Получает и проверяет

документацию;- Оказывает поддержку

СУО; - Принимает решение

одобрить/не одобрить малые изменения.

Участники процесса – 2Involved parties

4

Actor / Участник Role Роль

Joint Managing Authority

(Contracting Authority)

Совместный Управляющий Орган(Нанимающий Орган)

- Reviews requests for changes;

- Makes decision to approve/disapprove major changes.

- Проверяет запросы на изменения в проекте;

- Принимает решение одобрить/не одобрить значительные (крупные) изменения.

Joint Monitoring Committee

Совместный Мониторинговый

Комитет

- Gets involved in decision making in case of serious changes (contentious cases) proposed by the project.

- Привлекается к принятию решения по сложным (спорным) вопросам об изменениях в проекте.

Виды изменений Types of changes

(Section 10 of Practical Guidelines, p.40)

Minor changes (14 days)

“…may be implemented without receiving a prior agreement of the Contracting Authority, but the Contracting Authority should be notified about them”

Major modifications (30 days)

“…require a formal Addendum to the contract to be signed by the Contracting Authority and the Beneficiary before their implementation” 5

Малые изменения/ Коррективы (14 дней)

«…могут быть внесены без предварительного одобрения «Нанимающего Органа», однако, последний должен быть проинформирован о вносимых коррективах»

Значительные/ Крупные изменения (30 дней)

«…перед внесением изменений требуется Дополнение к контракту, подписанное «Нанимающим Органом» и Бенефициаром»

Не включаются в изменения Additionally to changes

Insignificant deviations can be reported to the JTS through the Interim Report and not included in the described procedures of the project changes.

List of appropriate deviationswill be given in next slides.

NB!!! To be consulted with your Project manager in JTS !!!

6

Незначительные отклонения Могут быть представлены в СТС в Промежуточном отчете вне рассматриваемой процедуры.

Список допустимых отклонения будет представлен на следующих слайдах.

ВНИМАНИЕ!!! Необходимо консультироваться с СТС!!!

Что считать коррективами? – 1What are minor changes?

Minor changes in project activities without budgetary implications:

Increase/strengthening of project outputs as set in Activity packages;

Extension of project activities as set in Activity packages;

Addition of new project activities and/or outputs, which are clearly linked and coherent with initial project activities.

7

Незначительные изменения в мероприятиях проекта без изменений в бюджете:

Увеличение/усиление результатов проекта в сравнении с Рабочими пакетами;

Расширение мероприятий проекта;

Добавление мероприятий/ результатов, которые четко связаны с запланирован-ными мероприятиями проекта.


Changes in the budget that do not affect basic purpose of the project and limited to :

Transfer within the Budget Heading;

Transfers between project partners under 10% of the Budget Heading;

Cancellation/introduction of the budget line;

8

Изменение бюджета, которые не затрагивают основной цели проекта и перечислены ниже:

Перемещение средств внутри Раздела Бюджета;

Перемещение средств между Партнерами проекта, не превышающее 10% от Раздела Бюджета;

Удаление/ создание новой бюджетной линии;


Changes in the budget that do not affect basic purpose of the project :

Transfer between the Budget Headings within the variation not exceeding 15% in relation to each Budget Heading considered.

9

Изменение бюджета, которые не затрагивают основной цели проекта :

Перемещение средств между Разделами Бюджета, не превышающее 15% от каждого затронутого Раздела Бюджета.


Minor changes in project activities without budgetary implications:

Change of the Beneficiary’s bank account;

Change of project staff and key experts linked to Budget Heading 1 and Budget Heading 5.

10

Незначительные изменения в мероприятиях проекта без изменений в бюджете:

Изменение банковского счета Бенефициара;

Замена персонала проекта и ключевых экспертов, указанных в Разделах Бюджета 1 или 5.

Как вносить коррективы?Minor changes. How to?

11

Официальное уведомление +

Сопроводительные документы(Annex 3, Practical Guidelines)

БенефициарМенеджер ПроектаКОНСУЛЬТАЦИЯ

ДА/НЕТ

по внесению желаемых коррективов перед подачей официального уведомления

Сов. Тех. Секретариат - проверяет документы - одобряет/не одобряет

коррективы

Сов. Тех. Секретариат - дает ответ Бенефициару- информирует

«Нанимающий Орган»

Информирует Бенефициара об одобрении коррективов в

письменной форме

Информирует Бенефициара о неодобрении коррективов в

письменной форме

Что считать крупными изменениями? What are major modifications? – 1

12

Extension/early closing of the Grant Contract;

Significant changes in activities affecting the basic purpose of the project, but not questioning the grant award decision and not conflicting the equal treatment of the applicants;

Transfer between the Budget Headings, which exceeds 15% in relation to each Budget Heading considered;

Продление/досрочное завершение грант-контракта;

Существенные изменения мероприятий, влияющих на основную цель проекта, но не ставящие под сомнение решение о присуждении гранта и не противоречащие принципу обеспечения равных возможностей для заявителей;

Перемещение средств между Разделами бюджета, превышающее 15% от каждого затронутого Раздела Бюджета;

13

Что считать крупными изменениями? What are major modifications? – 2

Transfer between project partners exceeding 10% of the Budget Headings;

Adding/deleting of the Budget Heading to/from the project budget;

Use of contingency reserve;

Change of the Auditor by the Beneficiary;

Change in the partnership (drop out, addition, replacement);

Extensive minor changes is under competence of JMA.

Перенос средств между партнерами свыше 10% от Разделов Бюджета;

Добавление/удаление Раздела Бюджета;

Использование резерва на непредвиденные расходы;

Замена аудитора Бенефициара;

Изменение в партнерстве (выход, добавление, замена Партнера Проекта);

Масштабные малые изменения в компетенции СОУ.

Согласование крупных измененийMajor modifications. How to?

14

БенефициарМенеджер

проектаКОНСУЛЬТАЦИЯ

по возможности желаемых изменений перед подачей запроса

на Дополнение к контракту

ДА/НЕТ

Запрос на Дополнение к контракту

(2+1 копии по почте, эл.почте)На английском языке

СТС проверяет:- описание/детали;- обоснование;- сопроводит. док.;- расчеты.

Может запросить доп. разъяснения

Представляет отчет «Нанимающему

Органу»

«Нанимающий Орган»:- проверяет запрос на Дополнение к контракту,

сопроводительные документы и отчет СТС;- принимает решение;- готовит и подписывает Дополнение к контракту;- проверяет расчеты.

Может запросить доп. разъяснения

В определенных случаях может привлечь СМК к принятию решения

Дополнение к контракту

(3 копии)

Письменное уведомление

Can be reported to the JTS through the Interim Report and not included in this procedure:

Contact information of Beneficiary or Project Partners;

Minor rescheduling of activities;

Deviations from spending targets (need consultation)

Minor adjustments of technical documentation;

15

Незначительные отклонения 1 Insignificant deviations

Могут быть представлены в СТС в Промежуточном отчете вне рассматриваемой процедуры:

Контактная информация Бенефициара и Партнеров Проекта;

Незначительный сдвиг графика мероприятий;

Отклонение в спецификации расходов;

Небольшая корректировка тех. документации;


Small deviations in specifications of outputs;

Changes in number of outputs up to 30% (like amount of visibility materials, events, etc.);

16



Небольшие отклонения в спецификации результатов;

Количественное изменение результатов до 30% (например, количество материалов, событий,...);


BUT EXCEPT elaboration of strategic and planning documents, feasibility studies, researchers, technical documentation, and other actions influencing the project results as planned.

17



ЗА ИСКЛЮЧЕНИЕМ подготовки стратегических и плановых документов, технико-экономических обоснований, исследований, технической документации и других действий, затрагивающих планируемые результаты проекта.

18

Изменения в бюджете – 1Changing budget

• Applicable both for minor changes and major modifications;

• Consolidated table to keep records and to submit together with request for changes throughout the project implementation;

• For showing calculations use templates in Annex 3 or Annex 4 to Practical Guidelines

• Применимы и к коррективам, и к крупным изменениям;

• Сводная таблица позволяет отслеживать изменения на протяжение реализации проекта; подается вместе с запросом;

• Используйте Приложение 3 и Приложение 4 из Практического Руководства для расчета финансовых изменений

Budget Heading

Раздел Бюджета

Original budget

Исходный бюджет

Budget minor changes / Addendum 1

Бюджет по коррективам / Доп.

по контр. 1

Budget minor changes / Addendum

2

Бюджет по коррективам / Доп.

по контр. 2

Budget of the last changes

Бюджет по последнему изменению

Human resourcesЧеловеческие ресурсы

Travel costsТранспортные расходы

Equipment and suppliesОборудование и материалы

Direct local office costsПрямые расходы на офис

Other costs and external servicesИные расходы и внешние договоры

InfrastructureИнфраструктура

Total eligible costsИтого приемлемых расходов

19

Изменения в бюджете – 2Changing budget

to respect deadlines informing the Programme about the minor changes and major modifications. Section 10 of Practical Guidelines p.41 and p.45;

that the Contracting Authority may disapprove minor changes in the project;

to submit additional documents required for minor changes and/or major modifications, ibid., p.42 and 44-45;

consult with the JTS prior to implementation of any changes;

inform the JTS and the Contracting Authority about any changes in the project using templates.

20

Необходимо помнить…Remember…

о соблюдении сроков информирования программы о коррективах и крупных изменениях. Раздел 10 Практического руководства, сс.41, 45;

что «Нанимающий Орган» может не одобрить коррективы, внесенные в проект;

о предоставлении сопроводительных документов на коррективы и/или крупные изменения, там же сс.42, 44-45;

о консультации с СТС перед внедрением каких-либо изменений;

об использовании шаблонов документов для информирования СТС и «Нанимающего Органа» о любых изменениях в проекте.

Совместный Технический СекретариатJoint Technical Secretariat

Спасибо!

Thank you!

21

Изменения в проекте changes in the project

Documents

project changes

project activities

project objectives

project manager

borders theme changes

exceptional nature of

changesmakes decision

jmamakes decision